You are on page 1of 13

PROPOSAL PENAWARAN

SISTEM INFORMASI AKADEMAX

Contact Person :
Donal Siagian
phone : +62813 9793 2320
email : sgufakto@gmail.com
linkend : http://www.linked.com/in/donal-siagian-6519106a

GAMBARAN KHUSUS 4 2. SYARAT DAN KETENTUAN 12 4. Software as a Service DAFTAR ISI PENDAHULUAN 3 1. LAYANAN DAN SERVICE 5 3. RINCIAN BIAYA 13 2 .

Salah satu solusi untuk mewujudkan hal tersebut bagi suatu Perguruan Tinggi adalah melalui Sistem Informasi berbasis TIK(Teknologi Informasi dan Komunikasi) adalah salah satu solusi untuk dapat mewujudkan Transparansi. Keadaan tersebut terjadi karena saat ini kita telah memasuki era Revolusi Digital.go. Pendidikan Tinggi memiliki peran besar untuk mencetak lulusan yang berdaya saing dan memiliki kompetensi. namun harus disadari bahwa internal pendidikan tinggi. manfaat sosial. Kementrian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia. bisnis dan sektor pemerintahan. (Sugema. tepat dan akurat sehingga dapat memberikan kepuasan kepada masyarakat khususnya civitas akademika. Efisieni. yang kegiatannya meliputi: Komputerisasi administrasi akademik. Mengingat pentingnya kualitas lulusan yang berdaya saing dan kompetitif. Sistem Informasi yang handal akan dapat memberikan layanan yang cepat. Dirjen Pembelajaran dan Kemahasiswaan. Software as a Service PENDAHULUAN Perkembangan teknologi di era globalisasi berkembang semakin pesat. dan Akuntabilitas). tidak terkecuali juga pendidikan. semua aktivitas manusia menjadi lebih mudah dengan support teknologi. administrasi keuangan. oleh karenanya. Menurut World Economic Forum dampak hadirnya teknologi digital ini dapat membawa perubahan pada perkembangan pertumbuhan ekonomi. efisiensi. Pada sistem ini semua proses dilakukan secara 3 . Mutu bukan sesuatu yang didapatkan Universitas dari Pemerintah saja. (https://ristekdikti. akan dapat mencapai keunggulan bersaing dengan cara membangun tata kelola yang baik atau disebut dengan Good University Governance dalam bentuk (Transparansi. juga perlu diperhatikan oleh Universitas. administrasi sumberdaya manusia. Peningkatan Mutu tersebut dapat diwujudkan dengan memanfaatkan teknologi informasi atau teknologi digital dalam membantu proses kegiatan belajar mengajar dalam sebuah Institusi.id) Melalui dukungan teknologi digital. suatu Perguruan Tinggi. 2014) Berdasarkan Riset yang dilakukan oleh Sugema (2014) bahwa Sistem Informasi meliputi Sistem Informasi Administrasi Akademik dan Keuangan yang terintegrasi. efektifitas dan akuntabilitas Perguruan Tinggi. Intan Ahmad menyebutkan bahwa upaya peningkatan mutu program studi harus dimulai dari internal pendidikan tinggi itu sendiri. terutama dalam menghadapi era persaingan global atau yang dikenal dengan sebutan Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA). baik hardware seperti gadget maupun software berupa aplikasi-aplikasi desktop maupun mobile. baik dari segi kualitas dosen hingga sistem pembelajaran.

Keamanan data lebih terjamin karna data terletak di server dan penerapan logging activity. Adapun keuntungan dari penerapan teknologi ini. Terintegrasinya seluruh kegiatan dan kebutuhan Institusi Perguruan Tinggi dalam 1 aplikasi sistem. serta informasi lainnya yang terkait dengan administrasi akademik dan keuangan secara cepat. GAMBARAN KHUSUS Aplikasi dibangun dengan menggunakan teknologi yang kami namakan “SAAS (Software as a Service)”. efficiency dan effectivity. Sehingga masing-masing pengguna/user akan diatur hak aksesnya sesuai dengan wewenang yang diberikan. 4 . 8. serta grafik lainnya. Memberikan kemudahan dalam penyusunan borang guna persiapan akreditasi bagi Institusi Perguruan Tinggi. Mempermudah proses manajemen dengan terintegrasinya ke sistem BAN-PT dan Bank. diantaranya : 1. Sehingga tidak akan terjadi perubahan data oleh pengguna yang tidak berwenang. serta jaringan yang terkoneksi secara online. Kecepatan akses data tergantung server. 6. keuangan. seluruh kegiatan akademiknya akan dapat direkam dan dapat diakses secara terbuka. sehingga hardware apapun yang digunakan client dapat menjalankan aplikasi (compatibility). Mempermudah seluruh aktivitas Institusi Perguruan Tinggi yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Demikian juga dengan dosen. 7. dan mudah. grafik borang. 5. 4. dengan adanya dashboard yang menampilkan performa Institusi dan performa peningkatan penerimaan mahasiswa baru setiap tahunnya. 2. seluruh catatan administrasi. Maka Sistem Informasi ini akan sangat membantu bahkan menentukan terhadap pencapaian indikator Good University Governance terutama dalam indikator transparancy. Menyediakan produk yang melayani kebutuhan client (Institusi Perguruan Tinggi). Sistem ini secara otomatis akan dapat diakses secara langsung oleh seluruh civitas akademika dengan mudah dan cepat. Mahasiswa secara cepat akan mendapat akses informasi tentang prestasi akademik yang dicapai. Proses monitoring menjadi lebih mudah. tepat. Software as a Service komputerisasi dengan databases yang terpusat pada satu server di pusat sistem informasi. 3. serta accountability Perguruan Tinggi.

Jika proses penjadwalan dan input KRS telah selesai dilakukan. Pengaturan ini dilakukan oleh admin akademik. Pada modul ini juga terdapat pengaturan kurikulum dan penerapan penyetaraan matakuliah jika terjadi pergantian kurikulum. dengan rincian sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Akademik Sistem Informasi Akademik yang dikembangkan mencangkup seluruh kegiatan akademik. diantaranya: a. Software as a Service LAYANAN DAN SERVICE Aplikasi Akademax memiliki 19 fitur yang dapat digunakan. Dengan adanya fitur ini dapat mempermudah pihak Institusi dalam membuat jadwal pada setiap semesternya. Dalam fitur ini. maka admin akan melakukan rekap absensi untuk setiap kegiatan belajar-mengajar setiap harinya agar diakhir semester dapat dilaporkan pada setiap dosen pengampu untuk setiap matakuliah. Penjadwalan Dalam fitur ini. c. Tentunya proses Input KRS baru dapat dilakukan setelah admin membukan semester baru dalam menu kalender akademik. Tahap selanjutnya dari KRS adalah penyusunan jadwal yang dilakukan oleh admin. Setelah mahasiswa teregistrasi. Syarat utama dalam pembuatan jadwal adalah telah terinputnya matakuliah sesuai dengan kurikulum yang dipakai dan data dosen pengampu untuk masing-masing matakuliah. admin bertugas untuk meng-input-kan jadwal matakuliah yang akan diambil dalam proses belajar mengajar. Nilai / KHS (Kartu Hasil Studi) 5 . KRS (Kartu Rencana Studi) Dalam setiap Institusi Sekolah Tinggi / Perguruan Tinggi pastinya memiliki kegiatan Input KRS yang dilakukan oleh mahasiswa agar dapat melakukan proses kegiatan belajar-mengajar. selanjutnya mahasiswa dapat melakukan pengisian KRS yang nantinya akan disetujui oleh dosen wali masing-masing. proses pengisian KRS dimulai dari proses pembayaran iuran kuliah dan dilanjutkan dengan pendaftaran ulang pada setiap semester baru. b.

Jika syarat matakuliah untuk mahasiswa sudah memenuhi untuk mengambil Tugas Akhir / Skripsi. Data Dosen Data dosen tentunya sangat penting dalam kegiatan akademik. d. Pengajuan Pembimbing Fitur pengajuan pembimbing memungkinkan untuk setiap mahasiswa untuk melakukan pengajuan dosen pembimbing Skripsi dan Tugas Akhir. Data dosen tersebut nantinya akan dibuatkan akun masing- masing agar setiap dosen dapat mengelola data nilai mahasiswa dan melakukan persetujuan terhadap KRS yang diinput oleh mahasiswa setiap 6 . Nilai yang diberikan oleh dosen akan diinputkan kedalam Sistem Informasi Akademik untuk memperoleh nilai akhir semester yang laporannya di tampilkan dalam KHS Mahasiswa. f. misal untuk pengarus kehadiran dosen memberikan bobot penilaian 10%. Dalam proses penilaian terdapat indikator-indikator yang dijadikan sebagai acuan. e. pemberian bobot ini dapat di atur sesuai dengan kebiajakan masing-masing dosen di setiap matakuliah yang diajarkan. Bimbingan Skripsi / Tugas Akhir Fitur Tugas Akhir digunakan untuk mendata setiap mahasiswa yang sudah mengambil Tugas Akhir / Skripsi. UAS 50%. Dengan memberikan beberapa pilihan Dosen Pembimbing sesuai dengan bidang Tugas Akhir yang dikembangkan. yakni dosen tetap dan dosen honorer / dosen luar biasa. UTS 25%. Software as a Service Penginputan nilai selalu dilakukan pada akhir semester. Kuis 15%. Pada dasarnya status dosen ada 2 status. begitu juga pada sistem informasi akademik yang dikembangkan. Maka admin akan mendata mahasiswa tersebut dan merubah status mahasiswa kedalam bimbingan Tugas Akhir. Proses penginputan nilai dapat dilakukan di akhir semester jika proses belajar-mengajar telah selesai dilaksanakan yang ditandai dengan berakhirnya Ujian Akhir Semester (UAS). Sistem Informasi Akademik yang dikembangkan dapat menampung data dosen sesuai dengan jabatan fungsional serta status untuk menentukan besaran honor yang diperoleh sesuai dengan tanggung jawab dan hak masing-masing.

mahasiswa stop out / drop out. 2. Website akan dikembangkan di setiap fakultas dan jurusan serta UPM dan UKM agar masing-masing divisi dan jurusan memiliki website sendiri. mahasiswa berprestasi. Website Website adalah sebuah wadah yang menampung dan menampilkan profil dan kelengkapan dokumen tentang Institusi Pendidikan yang berisikan beberapa fitur berikut : . Mahasiswa baru. nilai mahasiswa yang selalu naik. izin mahasiswa. Visi Misi . Rencana Strategis . SIMPEG Simpeg adalah sistem informasi Kepegawaian yang mencakup beberapa fitur sebagai berikut : ▪ Data dosen dan karyawan ▪ Tunjangan karyawan ▪ Jabatan (Fungsional. Fasilitas Pendukung serta data-data lainnya : ✓ Data Dosen ✓ Data-Data Cumlaude ✓ Grafik monitoring data mahasiswa (mencakup keaktifan mahasiswa. karyawan tetap/tidak tetap) ▪ Sistem penggajian/payroll (Include jika ada pembiayaan diluar gaji seperti perjalanan dinas dan uang kerja lapangan). rata-rata nilai IPK dan lainnya). Prestasi yang dicapai . Penelitian . ▪ Manajemen cuti pegawai ▪ Manajemen penerimaan karyawan dan dosen 7 . Software as a Service semesternya. 3.

Selain fitur diatas. upload modul berupa video juga pemberin nilai secara otomatis secara sistem sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan oleh dosen masing-masing. e-Learning Sebuah metode yang bisa memanfaatkan fitur kuliah jarak jauh. Software as a Service ▪ Perhitungan absensi karyawan ▪ Dashboard yang menunjukkan kinerja karyawan dan Dosen (Hanya dalam bentuk sistem atau dalam perangkat lunak (software) jika include hardware seperti finger print absensi akan ada dana tambahan. Website e-Learning memiliki fitur utama seperti endorse peserta didik kedalam kelas virtual dan endorse dosen pengampu kedalam kelas sesuai mata kuliah yang diajar. 5. Pada Modul ini juga terdapat fitur Member Get Member yang berguna untuk memberikan diskon pada setiap calon mahasiswa yang berhasil membawa teman agar mendaftar dalam kampus berupa keringanan pembayaran uang kuliah sesuai dengan kesepakatan yang berlaku pada Institusi. Pada modul ini juga terdapat fitur dalam menentukan dosen wali untuk setiap mahasiswa yang dilakukan pada saat perubahan status dari calon mahasiswa menjadi mahasiswa baru dan pengaturan ini dilakukan oleh admin akademik. PMB PMB adalah Fitur Penerimaan Mahasiswa Baru yang berisi standard operasi yang berfungsi untuk menampung calon mahasiswa baru yang ingin menjadi mahasiswa. 6. membuat kuis. penginputan nilai test masuk dan generate NIM (Nomor Induk Mahasiswa) secara otomatis. membuat soal-soal UTS dan UAS serta fitur tambahan yang bersifat optional seperti membuat forum. bahkan UAS dengan fitur lengkap including website. upload modul-modul kuliah atau bahan ajar. Fitur ini mempermudah proses monitoring dan menjaga relasi dengan para alumni. 4. terdapat juga beberapa generate report calon mahasiswa baru yang telah mendaftar untuk mempermudah Top Level Management dalam melihat laporan- laporan mahasiswa baru. kuis. Alumni Fitur ini berfungsi untuk mendata setiap alumni pada Institusi pendidikan dilengkapi dengan data pribadi dan lokasi kerja jika alumni telah bekerja. Modul ini 8 . Modul ini dilengkapi dengan fitur pembayaran pendaftaran. chatting.

Fitur lainnya yang dapat ditemukan pada digilib ini adalah pencetakan kartu perpustakaan. Document Management System (DMS) Fitur DMS berfungsi untuk mengarsipkan seluruh dokumen-dokumen fisik institusi dalam bentuk soft copy yang akan di-scan dan disimpan kedalam aplikasi. 9. sehingga mempermudah pihak civitas akademik untuk melakukan pencarian arsip-arsip yang sudah lama jika diperlukan. e-Reset e-Reset adalah fitur penyimpanan dan pendataan hasil penelitian baik yang dilakukan mahasiswa maupun kumpulan penelitian yang dapat dimanfaatkan mahasiswa sebagai referensi tugas akhir. Memiliki fitur peminjaman dan pengembalian secara online. Software as a Service juga dapat menghasilkan laporan nilai mahasiswa untuk setiap mata kuliah yang diciptakan. 7. pencarian dapat dilakukan dengan pencarian dari website. notifikasi untuk setiap anggota perpustakaan yang melakukan peminjaman dan melewati batas waktu yang ditentukan. data peminjaman. Misalkan ada mahasiswa yang mau mencari sebuah buku. e-Library e-Library adalah perpustakaan online yang menangani transaksi peminjaman dan pengembalian buku secara online. Dimulai dari aset tetap dan tidak tetap serta aset-aset lainnya. data pengembalian dan data keanggotaan. 10. Untuk Top Level Management digilib dapat menyediakan laporan-laporan tentang data buku. Sebagai contoh mahasiswa memasukkan judul buku atau masukkan kode buku yang dicari pada form pencarian. 8. barcode. Apabila sudah ditemukan buku tersebut dapat diambil di perpustakaan tanpa perlu melakukan pencarian manual. Inventory System Inventory System merupakan aplikasi berbasis web yang mampu mengelola data- data tentang asset-asset yang ada pada sebuah Institusi Perguruan Tinggi. Sistem ini akan mempermudah kegiatan pendataan aset dan proses peminjaman aset dengan tujuan agar semua aset dapat tertata dan memonitor seluruh aset baik yang 9 .

12. Pembayaran Fitur pembayaran pada Sistem Informasi Akademik digunakan untuk menangani pembayaran kegiatan akademik oleh mahasiswa. 11. 13. Fitur ini bersifat dinamis. Terdapat 7 pilihan format laporan borang yang dapat digunakan serta di cetak. Aplikasi borang ini berfungsi untuk mempermudah proses pembuatan laporan borang untuk proses akreditasi. dapat di create dari menu keuangan. Seperti contohnya penilaian mahasiswa terhadap pola mengajar seorang dosen dalam matakuliah yang di tempu. pembayaran iuran tes masuk akademik. aplikasi ini akan menampilkan hasil dalam bentuk grafik yang lebih mudah untuk di analisis oleh Top Level Management dalam sebuah Institusi dalam membantu proses pengambilan keputusan. Borang merupakan suatu bahan dalam penilaian akreditasi. Dari pendataan yang diperoleh. Pada fitur ini ada beberapa tampilan grafik yang akan ditampilkan. format tersebut berdasarkan ketentuan yang diakui oleh BAN-PT. Angket atau Quisioner Aplikasi kepuasan mahasiswa dan dosen akan menghitung dan mendata kepuasan mahasiswa atau dosen terhadap kinerja yang dinilai. Seperti yang telah dijelaskan diawal tadi dashboard grafik data mahasiswa. pembayaran uang pembangunan. Tidak hanya itu saja. aplikasi ini juga dapat digunakan untuk memperoleh pendapat orang tua dari seluruh mahasiswa terhadap Institusi. dan pembayaran-pembayaran lainnya yang ada pada institusi. Borang Setiap Institusi Perguruan Tinggi membutuhkan akreditasi dari BAN-PT sebagai pengakuan eksternal terhadap mutu dari suatu lembaga pendidikan. juga sebaliknya. 14. Jika terdapat iuran-iuran lain selain iuran dasar akademik. mencakup total 10 . dengan kata lain dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan Institusi. pembayaran uang kuliah. dipindahkan serta pemeliharaan aset seperti gedung dan alat-alat elektronik. Dashboard Dashboard merupakan fitur tampilan grafik yang membantu proses monitoring. Dimulai dari pembayaran uang pendaftaran. Software as a Service dipinjam.

18. e-Book Corner e-Book corner merupakan fitur penyimpanan dan pengarsipan kumpulan e-Book modul dan buku-buku digital yang dapat diunduh oleh mahasiswa sebagai media pendukung pembelajaran. mahasiswa stop out / drop out. hingga pencatatan history transaksi. dengan menggunakan format yang sama sehingga penyusunan anggaran biaya akan konsisten dan mudah dipahami. maka diperlukannya kerja sama dengan suatu bank. Software as a Service mahasiswa. persetujuan dan proses pelaporan. pembuatan SPJ. kegiatan unit kerja dan program-program kerja yang dicanangkan oleh Institusi Perguruan Tinggi. 15. dan akuntansi. rata-rata nilai IPK dan lainnya. Akuntansi yakni proses rincian penerimaan. keaktifan mahasiswa. realisasi. Akademax mengintegrasikan 11 . perbandingan mahasiswa dengan dosen setiap jurusan/fakultas. Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Keuangan (SIKEU) adalah fitur aplikasi yang digunakan untuk menunjang proses admnistrasi keuangan di Institusi Perguruan Tinggi. Fitur ini memuat seluruh proses keuangan. mulai dari proses perencanaan hingga pelaporan dengan 3 kegiatan utama dalam pengelolaan keuangan. mahasiswa berprestasi. pengeluaran. Sistem Perencanaan Anggaran Sistem Perencanaan Anggaran adalah fitur ini melengkapi sistem informasi keuangan yang mana difokuskan untuk mempermudah penyusunan anggaran untuk kebutuhan. perencanaan anggaran dana dapat dikelola dengan baik dan efisien. yang memuat segala informasi berkaitan dengan borang akreditasi. mahasiswa baru. realisasi yakni meliputi transaksi kas masuk. izin mahasiswa. Dengan sistem ini. nilai mahasiswa yang selalu naik. kas keluar. Seperti program rutin dan operasional hingga program unggulan. Anggaran tahap penyusunan rencana program kerja. Untuk mempermudah pemantauan proses akreditasi terdapat pula grafik borang akreditas. Integrasi dengan Bank Untuk mendukung proses administrasi dan pembayaran uang kuliah mahasiswa. 16. anggaran. 17.

sehingga proses administrasi dan pembayaran uang kuliah mahasiswa dapat dilakukan dengan mudah. 19. 3. Sehingga seluruh rangkaian proses akreditasi menjadi lebih mudah dan efisien. 12 . SYARAT DAN KETENTUAN Ada beberapa poin penting yang perlu diketahui dan dipenuhi oleh pihak Institusi. Segala jenis feature baru pada sistem yang tim Akademax kembangkan kedepannya secara otomatis akan di dapatkan langsung oleh institusi perguruan tinggi dan secara langsung dapat dipakai tanpa adanya penambahan biaya. 5. Pihak Akademax berhak memboklir dan memutus kontrak secara sepihak dengan Institusi apabila pihak Institusi terlambat melakukan pembayaran sewa sistem Akademax sampai batas waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan bersama yang dimuat dalam kontrak kerjasama. Dengan catatan. Setiap Institusi yang telah berlangganan dengan Akademax berhak mengajukan customisasi modul sistem sesuai dengan kebijakan yang diterapkan pada Institusi. Pihak Institusi wajib menyediakan akomodasi untuk tim Akademax apabila diperlukan kunjungan ke Institusi dengan tujuan melakukan pelatihan dan kepentingan tentang pemakaian sistem. pihak Akademax dan Institusi yang bersangkutan telah sama-sama menyetujui metode pembayaran sesuai kesepakatan bersama. antara lain adalah sebagai berikut: 1. 7. Software as a Service sistem informasi institusi perguruan tinggi dengan bank. dengan syarat kebijakan yang diterapkan telah diakui oleh BAN-PT. 2. Perlu diketahui bahwa Akademax akan memberikan akses full ke dalam sistem dan memberikan seluruh feature tanpa ada batasan akses sesuai dengan akun Institusi Perguruan Tinggi. Integrasi dengan BAN-PT Sistem informasi yang terintegrasi dengan BAN-PT akan sangat membantu proses akreditasi suatu Instansi Perguruan Tinggi. 4. Pihak Institusi berhak melakukan pengajuan perbaikan sistem kepada customer service Akademax apabila terjadi trouble pada sistem yang sedang dipakai. 6. Kedepannya Akademax akan menerima biaya bulanan dari pihak institusi yang berkaitan tentang pembayaran sewa Akademax setiap bulan (sesuai kesepakatan berlangganan).

apabila diluar kota Palembang.8. Dengan syarat setelah 4 tahun pihak isntitusi berhak memiliki seluruh code program dan feature yang telah dikembangkan oleh pihak developer. 10. 2. Akademax terbuka untuk seluruh Institusi Pendidikan di Seluruh Indonesia. 2.000/bulan Paket sewa yang ditawarkan sudah termasuk biaya maintanance dan development. Dengan syarat setelah 3 tahun pihak isntitusi berhak memiliki seluruh code program dan feature yang telah dikembangkan oleh pihak developer.000/bulan Paket sewa yang ditawarkan sudah termasuk biaya maintanance dan development. Dengan syarat setelah 5 tahun pihak isntitusi berhak memiliki seluruh code program dan feature yang telah dikembangkan oleh pihak developer.7. Software as a Service RINCIAN BIAYA Berikut adalah perhitungan harga sewa sistem yang kami tawarkan. 3. 13 . Paket Sewa 3 Tahun Rp. terdapat 3 pilihan yang berikat dengan rincian sebagai berikut : 1.500.000/ bulan Paket sewa yang ditawarkan sudah termasuk biaya maintanance dan development. Harga sudah termasuk PPn dan PPh. Paket Sewa 4 Tahun Rp. NB : 1.000. Harga belum termasuk akomodasi.000. 3. Paket Sewa 5 Tahun Rp.