You are on page 1of 9

‫‪Issue: 1‬‬

‫‪Communication Procedure‬‬
‫‪Revision: 0‬‬
‫‪Date: September 2018‬‬
‫‪QH-P05‬‬

‫إجراء التواصل واإلتصاالت‬

‫‪QH-P05‬‬ ‫رقم الوثيقة‪:‬‬
‫هذه الوثيقة ملك لمجموعة ريتشموند مصر (‪ .)RGE‬يجب أال يتم نسخها أو استنساخها بأي شكل من األشكال دون‬
‫إذن مجموعة ريتشموند‪.‬‬

‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Page 1 of 9‬‬

‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪QH-P05‬‬ ‫التصديق علي الوثيقة واإلصدار (‪)Document and Version Control‬‬ ‫الموافقة علي إصدار اإلجراء‬ ‫معد الوثيقة‬ ‫اإلصدار‬ ‫التوقيع‬ ‫تاريخ‬ ‫االسم‬ ‫المنصب‬ ‫تاريخ‬ ‫االسم‬ ‫المنصب الوظيفي‬ ‫اإلصدار‬ ‫الوظيفي‬ ‫اإلصدار‬ ‫‪2018/9/1‬‬ ‫راندال باركس‬ ‫المدير‬ ‫‪2018/9/1‬‬ ‫سيد درويش‬ ‫مدير الجودة والصحة‬ ‫‪1‬‬ ‫التنفيذى‬ ‫والسالمة المهنية‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Page 2 of 9‬‬ .

‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪QH-P05‬‬ ‫فهرس المحتويات‪:‬‬ ‫‪ -1‬التوزيعات‬ ‫‪ -2‬الغرض من الوثيقة‬ ‫‪ -3‬نطاق اإلستخدام‬ ‫‪ -4‬المراجع‬ ‫‪ -5‬المصطلحات والتعريفات‬ ‫‪ -6‬مسئولية التطبيق‬ ‫‪ -7‬مسئولية التسجيل والحفظ‬ ‫‪ -8‬االجراءات و العمليات‬ ‫‪ -9‬الملفات الداعمة‬ ‫‪ -10‬المخاطر والفرص‬ ‫‪ -11‬تحسين العملية‬ ‫‪ -12‬الموارد المطلوبة‬ ‫‪ -13‬وسائل القياس‬ ‫‪ -14‬النقاط الحاكمة و مؤشرات األداء الرئيسية‬ ‫‪ -15‬سجــــل التعـــديـــالت‬ ‫‪ -16‬قائمة تــوزيـــع الــوثيقـــــة‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Page 3 of 9‬‬ .

‬‬ ‫‪ ‬سرعة وصول طلبات المنظمة من الموردين‪.‬‬ ‫‪ -4‬المراجع‬ ‫‪ ‬المواصفة القياسية الدولية ‪2015-9001‬‬ ‫‪ -5‬المصطلحات والتعريفات‬ ‫اليوجد‬ ‫‪ -6‬مسئولية التطبيق‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Page 4 of 9‬‬ .‬‬ ‫‪ ‬عدم وجود تاخير في وصول االوامر من االدار العليا الي االدارات المختلفة داخل المنظمة‪.‬‬ ‫‪ -2‬الغرض من الوثيقة‬ ‫و ضع أ سلوب موثق لعمليات االت صال الداخلي بين اإلدارات المختلفة بال شركة وكذا االت صاالت الخارجية سواء من‬ ‫‪‬‬ ‫العامــــــــــــــــــة أو الجهات المعنية بش ون الجود والسالمة والصحة المهنية بهدف المساهمة في حل المشاكل المرتبطة‬ ‫بالسالمة وكذلك التأكد من أن المعلومات المرتبطة بالجود والسالمة يتم توضيحها للعاملين بالشركة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬جميع االتصاالت الخارجية المعنية بش ون الجود والسالمة سواء كانت معلومات ‪ /‬استفسارات ‪ /‬شكاوى ‪ /‬مخالفات ‪/‬‬ ‫أستشارات‪.‬‬ ‫‪ ‬سرعة وصول طلبات العمالء الي المنظمة‪.‬‬ ‫‪ -3‬نطاق اإلستخدام‬ ‫جميع األنشطة المتعلقة بش ون الجود والسالمة والصحة المهنية‪.‬‬ ‫‪ ‬جميع األتصاالت او التعليمات التي يتم توصيلها الي الزا رين او مقاولي الباطن او المتعاملين مع الشركة‪. ‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪QH-P05‬‬ ‫‪ -1‬التوزيعات‬ ‫‪ ‬يتم التوزيع على جميع االقسام فى الشركة ‪.

‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬إعالم العاملين بالشركة بأسباب الحوادث واإلجراءات المتخذ لتالفي حدوثها مر أخري‪.‬‬ ‫‪ ‬التنسيق مع جهاز الدفاع المدني في حالة تنفيذ تدريب عملي علـى مخطط الطوارئ ‪.‬‬ ‫تلقي أي شكاوي خاصة بالسالمة والصحة المهنية وتسجيلها ومتابعة حلها‪.‬‬ ‫‪ -8‬االجراءات و العمليات‬ ‫‪ 8-1‬مدخالت ومخرجات العملية‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Page 5 of 9‬‬ .‬‬ ‫‪ ‬تلقي أي اتصاالت خارجية خاصة بالجود أو السالمة والصحة المهنية من وإلى الشركة ويقوم بتسجيلها ومتابعتها‪. ‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪QH-P05‬‬ ‫مدير الجود والسالمة والصحة المهنية هو مس ول هذا األجراء )‪ )PROCESS OWNER‬وكفاء تطبيقه‬ ‫‪6 -1‬‬ ‫ويكون مس وال عن‪:‬‬ ‫‪ ‬إعــداد سجل حالة البي ة والسالمة والصحة المهنية للشركة‪.‬‬ ‫‪ ‬عرض جميع حاالت االتصاالت الخارجية ونتا ج متابعتها خـالل اجتماعــات مراجعات اإلدار‬ ‫جميع مديري اإلدارات ومس ولي األقسام مس ولون عن‪:‬‬ ‫‪6 -2‬‬ ‫‪ ‬ومس ولو األقسام مسؤولون عن تلقي أي استفسارات ‪ /‬تساؤالت م ـن العاملي ـن والخاص ـة بالجود وإرسالها إلى مدير‬ ‫الجود للرد عليها وخاصة فيما يختص بأي استشارات أومشاركة نتيجة وجود تعديالت او تغييرات ممكنة‪.‬‬ ‫‪ ‬التنسيق مع مدير الجود والسالمة والصحة المهنية لتوعية العاملين بمخاطر العمل‪.‬‬ ‫‪ -7‬مسئولية التسجيل والحفظ‬ ‫تحفظ النسخة األصلية من هذه الوثيقة مع مس ول رقابة الوثا ق والبيانات وتوزع نسخة مرقمة ومختومة منها على‬ ‫مستخدمى الوثيقة طبقا ً لكشف التوزيع المرفق وتكون مس ولية الحفاظ عليها مس ولية مستلميها ‪.

‬‬ ‫‪ 8-2-2‬يقـــــــوم مديرو اإلدارات ومس ولو األقسام بتلقي أي استفسارات ‪ /‬تساؤالت مـــــــن العامليـــــــن والخاصـــــــة بالجود‬ ‫وإرســالها إلى مدير الجود للرد عليها وخاصــة فيما يختص بأي اســتشــارات أومشــاركة نتيجة وجود تعديالت او‬ ‫تغييرات تؤدي إلي التـــأثير علي ومن الممكن أن يتم بنـــاء علي ذلـــك إعـــاد تلقين عرض أو تعريف جميع‬ ‫الموضوعات المرتبطة بالجود ‪.‬‬ ‫‪ 8-2-3‬في حالة وجود حوادث يقوم مدير الجود بإعالم العاملين بالشـــركة بأســـباب الحوادث واإلجراءات المتخذ لتالفي‬ ‫حدوثها مر أخري وذلك طبقا إلجراءات اال ستعداد واال ستجابة للطوارئ كما يتم إعالمهم أثناء و ضع ومراجعة‬ ‫السياسة واألهداف‪.‬‬ ‫‪ 8-2-4‬جميع االتصاالت الداخلية تتم من خالل االلتزامات المختلفة كما هو منصوص عليه باإلجــراءات والتعليمـات‪.‬‬ ‫‪ 8-2‬اإلتصاالت الداخلية‪:‬‬ ‫‪ 8-2-1‬تتم هذه االتصاالت من خالل اجتماعات ممثـــــل اإلدار و مدير الجود مع مديـــــــــــــــراإلدارات ومس ولي األقسام‬ ‫لشــــــر السياســــــة واإلجــــــراءات المرتبطة بجود األعمال واألنشطة التي تنفذها الشركة وكيفية تحديد مخاطر‬ ‫العمل وإدار المخاطر وطرق مراقبتها والتأكد من فهمها والمؤثرات واألغـ ـــــــــــ ـراض وأهـــداف الجود وطرق‬ ‫تنفيذها وبالتالي اجتماع مديـري اإلدارات ومس ولي األقسام مع العاملين لتوصيل تلك المعلومات إليهم ‪. ‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪QH-P05‬‬ ‫‪ 8-1-1‬المدخالت ‪:‬‬ ‫‪ ‬حول ماذا سيتم االتصال؟‬ ‫‪ ‬متى يتم االتصال؟‬ ‫‪ ‬مع من يتم االتصال؟‬ ‫‪ ‬كيف سيتم التاصل؟‬ ‫‪ ‬من يقوم بالتواصل؟‬ ‫‪ 8-1-2‬المخرجات‪:‬‬ ‫‪ ‬االجابة على جميع المدخالت‪.‬‬ ‫‪ 8-3‬اإلتصاالت الخارجية‪:‬‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Page 6 of 9‬‬ .

‬‬ ‫‪ 8-3-3‬يقوم مدير الجود بعرض جميع حاالت االتصاالت الخارجية ونتا ج متابعتها خــــــــالل اجتماعــــــــــــــــات مراجعات‬ ‫اإلدار ‪.‬‬ ‫‪ 8-3-4‬يقوم مدير الجود بالتنسيق مع جهاز الدفاع المدني بالمحافظة التابعة في حالة تنفيذ تدريب عملي علـــــــــى مخطط‬ ‫الطوارئ (إذا لزم األمر)‪.‬‬ ‫‪ -9‬الملفات الداعمة‬ ‫‪ ‬نموذ اتصال عميل‬ ‫‪ ‬سجل اتصاالت العمالء‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Page 7 of 9‬‬ .‬‬ ‫‪ 8-3-5‬في حالة قيام أي من المقاولين بالعمل بمواقع الشـــــركة يتم تســـــليمهم تعليمات خاصـــــة يتم اتباعها اثناء تواجدهم‬ ‫بالشـــركة خاصـــة في األماكن التي تســـتلزم اتباع تعليمات الســـالمة والصـــحة المهنية الواجب أتباعها وفي بعض‬ ‫األحوال يتم أخذ رأي أو م شور المقاولين المتعاملين مع الشركة في أي تعديالت أو تغييرات ضرورية والزمة‬ ‫مؤثر باإليجاب علي الجود ‪. ‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪QH-P05‬‬ ‫‪ 8-3-1‬مدير الجود هو المس ول عن تلقــــــــى أي اتصاالت خارجية خاصة بالجود من والى الشركة ويقوم بتسجيلها في‬ ‫سجل متابعة االتصاالت الخارجية ‪.‬‬ ‫‪ 8-3-2‬ال تقوم الشركة بابالغ أي من المهتمين بنشاط أعمال الشركة عن أي مؤثرات بي ية هامة وإذا تم فإنة يتم توثيق‬ ‫وتسجيل أي ابالغ أما في حالة وجود شكوى خارجية يقوم مديــــــــــــــــــــــــر الجود بتحرير طلب تحسين وتطوير‬ ‫مع تحديد السبب ‪ /‬المس ول عن تنفيذ إزالة الشكوى وتاريخ االنتهـــاء منها ثم يقوم بمتابعة تنفيذها‬ ‫نمــــــــــــوذ‬ ‫علــى نفس سجـل متابعة االتصاالت الخارجية ‪.‬‬ ‫‪ 8-3-6‬في حالة قيام أي من الزا رين بالدخول الي الشركة يتم تسجيل توقيتات دخولهم وخروجهم من والي الشركة وذلك‬ ‫علي سجل دخول وخرو الزا رين و يتم تسليمهم تعليمات خاصة يتم إتباعها إثناء تواجدهم بالشركة خاصة في‬ ‫األماكن التي تستلزم اتباع تعليمات السالمة والصحة المهنية وكيفية التصرف في حالة حدوث طوارئ‪.

‬‬ ‫‪ -14‬النقاط الحاكمة و مؤشرات األداء الرئيسية‬ ‫‪ ‬الشروط الجزا ية التي تفرضها المنظمة على الموردين والوكاالت في حالة االخالل بالبنود المنصوص عليها‬ ‫بخصوص مواعيد التسليم‪.‬‬ ‫‪ ‬تقريرمتابعة مواعيد استالم المواد الخام من الموردين والخدمات من الوكاالت‪.‬‬ ‫‪ ‬المتابعة الدورية في صيانة وتحديث وسا ل االتصال لضمان جود الخدمات‪.‬‬ ‫‪ -11‬تحسين العملية‬ ‫‪ ‬يتم تحســـــــين العملية عن طريق نتا ج المراجعات على العملية وتنفيذ االجراءات التصـــــــحيحية في حالة وجود عدم‬ ‫مطابقات‪.‬‬ ‫‪ ‬يتم عمل )‪ (benchmarking‬المقارنه باالفضـــــــل كلما امكن وذلك لتحســـــــين مســـــــتوي االداء للعملية مع الجهات‬ ‫المناظر التي تنفذ عمليات مشابهة للحصول علي احسن ممارسات لتنفيذ العملية ‪.‬‬ ‫‪ ‬بيان بمواعيد وصول طلبات العمالء الى المنظمة ومطابقتها بالواقع‪.‬‬ ‫‪ -12‬الموارد المطلوبة‬ ‫‪ ‬إستخدام احدث وسا ل التكنولوجيا لتوفير سهولة ومرونة في االتصاالت‪.‬‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Page 8 of 9‬‬ . ‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪QH-P05‬‬ ‫‪ -10‬المخاطر والفرص‬ ‫‪ ‬عدم التواصل يؤدي الي تأخير االنتاجية مما يؤخر وصول المعدات واألدوات‬ ‫‪ ‬عدم مطابقة الخدمات مع متطلبات العمالء نتيجة سوء االتصاالت بين العمالء والمنظمة‪.‬‬ ‫‪ ‬ضعف قدر االدار على السيطر على المواقف الحرجة التى تتطلب رد فعل سريع منها ‪.‬‬ ‫‪ ‬سوء التنسيق والمرونة بين االدارات المختلفة يؤدي الى اهدار الجهد والوقت والتكلفة‪.‬‬ ‫‪ -13‬وسائل القياس‬ ‫‪ ‬تقريربشأن تاخيرات وصول االوامر من االدار العليا الى االدارات المختلفة داخل المنظمة‪.

‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪QH-P05‬‬ ‫‪ -15‬سجــــل التعـــديـــالت‬ ‫التعديل‬ ‫تاريخ التعديل‬ ‫رقم اإلصدار‬ ‫‪ -16‬قائمة تــوزيـــع الــوثيقـــــة‬ ‫اإلدارة‬ ‫المستلم‬ ‫رقم النسخة‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Communication Procedure‬‬ ‫‪Page 9 of 9‬‬ .