You are on page 1of 8

‫‪Issue: 1‬‬

‫‪Warehousing Procedure‬‬
‫‪Revision: 0‬‬
‫‪Date: September 2018‬‬
‫‪FI-P01‬‬

‫إجراء التخزين‬

‫‪QM-P01‬‬ ‫رقم الوثيقة‪:‬‬
‫هذه الوثيقة ملك لمجموعة ريتشموند مصر (‪ .)RGE‬يجب أال يتم نسخها أو استنساخها بأي شكل من األشكال‬
‫دون إذن مجموعة ريتشموند‪.‬‬

‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 1 of 8‬‬

‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪FI-P01‬‬ ‫التصديق علي الوثيقة واإلصدار (‪)Document and Version Control‬‬ ‫الموافقة علي إصدار اإلجراء‬ ‫معد الوثيقة‬ ‫اإلصدار‬ ‫التوقيع‬ ‫تاريخ‬ ‫االسم‬ ‫المنصب‬ ‫تاريخ‬ ‫االسم‬ ‫المنصب الوظيفي‬ ‫اإلصدار‬ ‫الوظيفي‬ ‫اإلصدار‬ ‫‪2018/9/1‬‬ ‫راندال باركس‬ ‫المدير‬ ‫‪2018/9/1‬‬ ‫سيد درويش‬ ‫مدير الجودة والصحة‬ ‫‪1‬‬ ‫التنفيذى‬ ‫والسالمة المهنية‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 2 of 8‬‬ .

‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪FI-P01‬‬ ‫فهرس المحتويات‪:‬‬ ‫‪ -1‬التوزيعات‬ ‫‪ -2‬الغرض من الوثيقة‬ ‫‪ -3‬نطاق اإلستخدام‬ ‫‪ -4‬المراجع‬ ‫‪ -5‬الهدف من العملية‬ ‫‪ -6‬مسئولية التطبيق‬ ‫‪ -7‬مسئولية التسجيل والحفظ‬ ‫‪ -8‬االجراءات و العمليات‬ ‫‪ -9‬الملفات الداعمة‬ ‫‪ -10‬المخاطر والفرص‬ ‫‪ -11‬تحسين العملية‬ ‫‪ -12‬الموارد المطلوبة‬ ‫‪ -13‬سجــــل التعـــديـــالت‬ ‫‪ -14‬قائمة تــوزيـــع الــوثيقـــــة‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 3 of 8‬‬ .

‬‬ ‫‪ ‬المنتجات يتم تحميلها ووصولها للعميل بالحالة التي تفي بالمتطلبات التعاقدية ‪.‬‬ ‫‪ -3‬نطاق اإلستخدام‬ ‫‪ ‬من استالم المخزونات (المواد ‪ /‬الخامات)من قسم المشتريات اومن المورد (الواردات) اومن خط االنتاج إلى‬ ‫تسليم المواد لخط اإلنتاج (خامات ) اوتسليمها للعميل (منتجات ) ‪.‬‬ ‫‪ -4‬المراجع‬ ‫‪ ‬المواصفة القياسية الدولية ‪2015-9001‬‬ ‫‪ -5‬الهدف من العملية‬ ‫‪ ‬حفظ المخزونات من التلف او السرقات وتحديد القيمه االقتصادية للمخزونات ‪.‬‬ ‫‪ -6‬مسئولية التطبيق‬ ‫‪ 6-1‬مسئول المخازن مسئول هذا اإلجراء (‪ )Process Owner‬وكفاءة تطبيقه ويكون مسئوال" عن‪:‬‬ ‫‪ ‬استالم ومراجعة األصناف فور ورودها للمخازن ‪.‬‬ ‫‪ ‬مراجعة طلبات الصرف ‪.‬‬ ‫‪ 2-6‬محاسب المخازن مسئول عن‪:‬‬ ‫‪ ‬الجرد الشهري والسنوي للمخزونات‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 4 of 8‬‬ .‬‬ ‫‪ ‬صرف المواد ‪ /‬المنتجات ‪ /‬الخامات طبقا لطلبات الصرف المعتمدة ‪.‬‬ ‫‪ ‬تخزين المواد والمنتجات والخامات طبقا لقواعد وشرط التخزين ‪. ‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪FI-P01‬‬ ‫‪ -1‬التوزيعات‬ ‫‪ ‬يتم التوزيع على جميع االقسام فى الشركة ‪.‬‬ ‫‪ -2‬الغرض من الوثيقة‬ ‫ضمان أن‪:‬‬ ‫‪ ‬المنتجات ‪ /‬المواد ‪ /‬الخامات يتم تخزينها بطريقة صحيحة بما يحقق الحفاظ علي مستوي جودتها ‪.

‬‬ ‫‪ 8-1-3‬عند ورود األصناف الي الشركة ‪ ،‬يقوم مسئول األمن بالشركة بإثبات بيانات السيارة ‪ /‬السيارات بدفتر‬ ‫حركة البوابة وساعة دخولها وخروجها وحمولة السيارة ‪.‬يقوم مندوب من الشركة بمعاينة األصناف بمخازن‬ ‫المورد قبل شحنها ( وذلك في بعض الحاالت التي تتطلب ذلك) ‪.‬‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 5 of 8‬‬ . ‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪FI-P01‬‬ ‫‪ -7‬مسئولية التسجيل والحفظ‬ ‫تحفظ النسخة األصلية من هذه الوثيقة مع مسئول رقابة الوثائق والبيانات وتوزع نسخة مرقمة ومختومة منها على‬ ‫مستخدمى الوثيقة طبقا ً لكشف التوزيع المرفق وتكون مسئولية الحفاظ عليها مسئولية مستلميها ‪.‬‬ ‫‪ -8‬االجراءات و العمليات‬ ‫يتم استخدام هذه الوثيقة في جميع إدارات وأقسام الشركة وتبدأ مراحل تطبيق هذه الوثيقة من مرحلة استالم المخزونات‬ ‫( األصناف ‪ /‬المواد ‪ /‬الخامات)من قسم المشتريات اومن المورد (الواردات) اومن خط االنتاج إلى مرحلة تسليم المواد‬ ‫لخط اإلنتاج (خامات ) اوتسليمها للعميل (منتجات )‪.‬‬ ‫‪ 8-1‬إستقبال وتفتيش المواد الموردة ( فحص الواردات ) ‪:‬‬ ‫‪ 8-1-1‬تقوم إدارة المشتريات بإرسال صورة من أمر التوريد إلى أمين المخزن ‪ /‬البوابة لتحديد التوريدات‬ ‫المتوقع وصولها وكمياتها وفي حالة الشراء باألمر المباشر يتم إبالغهم شفويا ‪.‬‬ ‫‪ 8-1-5‬إذا كانت االصناف الموردة عبارة عن (خامات أو مستلزمات انتاج) يتم ابالغ إدارة الجودة لفحص‬ ‫الواردات عن طريق نموذج فحص واردات (بدون كود) يوضح نتيجة الفحص – القرار المتخذ –التجاوز‬ ‫فى حالة الرفض ويتم ارفاق هذا النموذج مع محضر فحص أصناف‪.‬‬ ‫‪ 8-1-2‬قبل الميعاد المحدد لشحن األصناف ‪ /‬التوريدات ‪ .‬‬ ‫‪ 8-1-4‬يقوم مسئول المخازن باستالم األصناف الموردة وإبالغ مديرالجهة الطالبة لتحديد الشخص او األشخاص‬ ‫المسئولون عن التفتيش على األصناف ويتم حصر الكميات الموردة ومطابقتها مع صورة أمر التوريد أو‬ ‫ما تم اإلبالغ عنه شفويا وتحديد صالحيتها وتحرير والتوقيع علي محضر فحص أصناف ( واردات ) مع‬ ‫ذكر األسباب في حالة الرفض ووضع كارت ‪ /‬لوحة تمييز علي المرفوضات وإبالغ قسم المشتريات‬ ‫بصورة من محضر الفحص ‪.

‬‬ ‫‪ 8-4-2‬يقوم أمين المخزن بصرف األصناف ثم التسجيل في كارت الصنف‪. ‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪FI-P01‬‬ ‫‪ 8-1-6‬في حالة عدم قبول األصناف الموردة أو بعضها يقوم مسئول المشتريات بإعادة التوريدات إلى المورد‬ ‫لتوريد بدالً منها ‪.‬‬ ‫‪ 8-4-4‬يقوم مدير المخازن باعداد تقرير شهري خاص بتحليل ارصدة المخازن ‪.‬‬ ‫‪ 8-2-3‬يقوم مسئول المخازن بقيد أذن وارد مخازن بكارت صنف علي الحاسب األلي‪.‬‬ ‫‪ 8-3-2‬ويقوم مهندس الجودة ومهندس اإلنتاج بالتوقيع علي أذن اإلستالم وكذا مسئول المخازن‪.‬‬ ‫‪ 8-2-2‬يقوم مسئول الخازن بإرسال أصل إذن وارد مخازن وصورة محضر الفحص الي قسم الحسابات خالل‬ ‫‪ 48‬ساعة حتى يتم صرف قيمة الفاتورة الي المورد وصورة الي المخازن وصورة بالملفات وصورة‬ ‫حفظ بالدفتر‪.‬‬ ‫‪ 8-4-3‬يقوم أمين المخزن بإعداد تقرير أسبوعى عن حركة األصناف وتقديمه إلى مدير المخازن‪.‬‬ ‫‪ 8-2‬إضافة األصناف للمخازن ‪:‬‬ ‫‪ 8-2-1‬فى حالة قبول المواد ‪ /‬األصناف الموردة يقوم مسئول المخزن بتحرير إذن وارد مخازن واعتماده من‬ ‫مدير المخازن‪.‬‬ ‫‪ 8-3‬إضافة المنتج التام للمخازن ‪:‬‬ ‫‪ 8-3-1‬يقوم مسئول المخازن باستالم المنتج التام بعد فحصه بواسطة مراقبة الجودة ووضع األستيكر الخاص‬ ‫بقبول المنتج وبياناته وهي‪:‬‬ ‫‪ ‬تاريخ ورقم أذن االستالم والوردية‪.‬‬ ‫عدد األكياس ‪ /‬العبوة ‪ /‬عدد المنتجات‪.‬‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 6 of 8‬‬ .‬‬ ‫‪ ‬أسم المنتج ‪ /‬كود المنتج ‪ /‬اللون ‪ /‬رقم الماكينة ‪.‬‬ ‫‪ 8-4‬صرف األصناف من المخازن ‪:‬‬ ‫‪ 8-4-1‬فى حالة طلب صرف األصناف ‪ ،‬تقوم الجهة الطالبة بتحرير إذن صرف وتقديمه لمسئول المخازن‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪* ‬رقم أمر الشغل ‪ /‬رقم أمر البيع‪.

‬‬ ‫‪ ‬حماية المنتج من االفات وتطبيق نظام مكافحة الحشرات‪.‬‬ ‫‪ 8-5-2‬تقوم لجنة الجرد بالجرد الفعلي لكل األصناف الموجودة بالمخازن أو أماكن التخزين الخاصة بالخامات‬ ‫وتسجيل ذلك في خانة الكميات الفعلية بكشف الجرد وتسجيل الحالة الفنيةلها وصالحيتها في خانة‬ ‫المالحظات علي كشف جرد المخازن ‪. ‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪FI-P01‬‬ ‫‪ 8-5‬الجرد الشهري ‪ /‬السنوى ‪:‬‬ ‫‪ 8-5-1‬بناء على تعليمات رئيس مجلس اإلدارة تقوم اللجنة المشكلة للجرد بأعمال الجرد السنوي على كافة‬ ‫المخازن‪.‬‬ ‫‪ 8-5-5‬يقوم مراقب المخازن وأمين المخزن بالتوقيع على محضر الجرد ويعتمد من مدير عام الشركة‪.‬‬ ‫‪ ‬عمالة غير مدربة على استخدام معدات المخازن‪.‬‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 7 of 8‬‬ .‬‬ ‫‪ ‬الحماية من التلف المترتب على التخزين الغير سليم ‪.‬‬ ‫‪ 8-5-4‬إذا اتضحححححححح أنه يوجد اختالف في المطابقة فيتم بحه أسحححححححبابها وذلك بالرجوع إلى دفاتر مراقبة المخازن‬ ‫والتقارير األولية الم ستخرجة لأل صناف ‪،‬فإذا ات ضح أن الخطأ في الت سجيل فيتم الت صحيح والتنبيه على أمين‬ ‫المخزن وإنذاره وإذا كان االختالف بسبب أخطاء في التسليم فيتم توثيق ذلك في التقرير الذي يرفع إلى مدير‬ ‫عام الشركة إلتخاذ الالزم‪.‬‬ ‫‪ 8-5-3‬تقوم لجنة الجرد بمراجعة دفتر أستاذ الصنف مع قطع ( تقفيل) الصفحة الخاصة بكل صنف ومراجعة الرصيد‬ ‫ومطابقة األرصدة الدفترية على األرصدة الفعلية وتسجيل العجز أو الزيادة في الخانة المخصصة لها ‪.‬‬ ‫‪ -9‬الملفات الداعمة‬ ‫‪ ‬سجل التحكم في درجة الحرارة التخزين‬ ‫‪ -10‬المخاطر والفرص‬ ‫‪ ‬الحماية من الحرائق وتطبيق نظام االمن الصناعي‪.

‫‪Issue: 1‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Revision: 0‬‬ ‫‪Date: September 2018‬‬ ‫‪FI-P01‬‬ ‫‪ -11‬تحسين العملية‬ ‫‪ ‬يتم تحسين العملية عن طريق نتائج المراجعات على العملية وتنفيذ االجراءات التصحيحية في حالة وجود عدم‬ ‫مطابقات‪.‬‬ ‫‪ -12‬الموارد المطلوبة‬ ‫‪ ‬مكان ذا سعة كافية للتخزين‬ ‫‪ ‬مكان جيد التهوية‬ ‫‪ ‬أفراد مدربين‬ ‫‪ ‬معدات إطفاء وأجهزة حرائق‬ ‫‪ ‬وسائل نقل وتداول‬ ‫‪ -13‬سجــــل التعـــديـــالت‬ ‫التعديل‬ ‫تاريخ التعديل‬ ‫رقم اإلصدار‬ ‫‪ -14‬قائمة تــوزيـــع الــوثيقـــــة‬ ‫اإلدارة‬ ‫المستلم‬ ‫رقم النسخة‬ ‫‪QHSE Department‬‬ ‫‪Warehousing Procedure‬‬ ‫‪Page 8 of 8‬‬ .‬‬ ‫‪ ‬يتم عمل )‪ (benchmarking‬المقارنه باالفضل كلما امكن وذلك لتحسين مستوي االداء للعملية مع الجهات‬ ‫المناظرة التي تنفذ عمليات مشابهة للحصول علي احسن ممارسات لتنفيذ العملية ‪.