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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS

COMUNICACIONES

Microsoft Excel: Estructura, funcionamiento y generación de


información
SEMANA 8

SEMANA 1
APRENDIZAJE ESPERADO
 Realizar tabla dinámica como forma de
generación y síntesis de información en
Microsoft Excel.
APRENDIZAJE ESPERADO..................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. TABLAS DINÁMICAS COMO FORMA DE GENERACIÓN Y SÍNTESIS DE INFORMACIÓN.................... 5
1.1. CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES .............................................................................................. 5
2. TABLA DINÁMICA ............................................................................................................................ 8
2.1 AGREGAR DATOS Y SELECCIÓN DE CAMPOS............................................................................. 8
2.2 ELIMINAR DATOS Y EDICIÓN DE CAMPOS............................................................................... 12
3. PROMEDIO Y SUMA EN TABLA DINÁMICA .................................................................................... 17
COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................... 19
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 20
INTRODUCCIÓN
En esta semana se desarrollarán los conceptos datos. En dicho ítem es posible revisar qué
de tablas dinámicas desde tres aspectos elementos son esenciales al desarrollar una
fundamentales para su comprensión. En base de datos, aspecto muy útil que hay que
primer lugar es necesario conceptualizar en considerar en las tablas dinámicas. Por último,
qué consiste una tabla dinámica, comprender ya con nociones más claras respecto de las
sus alcances y limitaciones, aspectos que se tablas dinámicas, se revisará la forma en que
revisarán bajo el título de “Características y se desarrolla una tabla. En base a estos tres
funciones”. Posteriormente se analizará un ejes centrales se alcanzarán las nociones
aspecto íntimamente relacionado con la básicas de los elementos que componen una
confección de una tabla dinámica, el que tiene tabla dinámica y las capacidades necesarias
relación con las formalidades de una base de para generar sus propias tablas.
SEMANA 8 – TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

1. TABLAS DINÁMICAS COMO FORMA DE GENERACIÓN Y SÍNTESIS


DE INFORMACIÓN
Para comprender la funcionalidad de este tipo de tablas es necesario comprender en qué
consisten. Dichos elementos se pueden expresar como el resumen de un conjunto de datos, según
algún criterio de agrupación, expresado en una tabla de doble entrada, para facilitar el análisis de
los datos.

Una de sus ventajas es que facilita el resumen y análisis de una gran cantidad de información.
Dicha tabla se considera dinámica debido a que es posible obtener diferentes resultados, ya sea
aplicando filtros a los datos, cambiando la presentación de los mismos o bien
ocultando/visualizando los datos de origen, etc. Para ello será necesario arrastrar y soltar las
diferentes columnas que constituirán la tabla.

1.1. CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES


Las tablas dinámicas ayudan a resolver este tipo de problemática porque permiten desarrollar
reportes sin escribir una sola fórmula. Sin embargo, lo central es que se puede modificar el reporte
de forma dinámica, en función de las necesidades que se tengan.

Las tablas dinámicas nos sirven para resumir todos los datos que se presentan en una hoja de
cálculo. Puede variar el tipo de información que refleja en la medida que el usuario seleccione los
campos donde necesite sintetizar la información.

Como se ve en la imagen superior, una de las características más interesantes de las tablas
dinámicas en Excel es la capacidad de agrupar una gran cantidad de datos de formas diferentes,

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para obtener distintos resultados. Para ejemplificar de manera más clara, se propone la siguiente
situación, en donde se utilizará un color para representar los datos: se posee una tabla, la que
dispone de una gran cantidad de información sobre las ventas de la empresa, tal y como se
muestra en la imagen a continuación:

Una forma de desarrollo sería mediante el uso de fórmulas, pero, en este caso, se revisará el uso
de una tabla dinámica, la que permitirá hacer una comparación entre las diferentes columnas de la
tabla.
En primer lugar se debe especificar la información por comparar, en la que se tomará en primer
lugar las celdas de las ciudades.

El programa incluirá y agrupará los valores de ciudad en la tabla dinámica, colocando valores
únicos y eliminando los duplicados. Posteriormente será necesario hacer lo mismo para indicar las
columnas.

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Por último, se definirá una columna con los valores numéricos que serán calculados y resumidos
en la tabla dinámica.

De esta manera es posible generar un reporte para comparar las ciudades versus ítems. Además,
en cada combinación se obtendrá el total de ventas. Según estos mismos datos, es posible
desarrollar otras combinaciones de datos que ofrezcan nueva información y ese es el principal
beneficio del uso de tablas dinámicas.

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2. TABLA DINÁMICA
Para graficar mejor el procedimiento de creación de una tabla dinámica, se revisará el siguiente
ejemplo.

2.1 AGREGAR DATOS Y SELECCIÓN DE CAMPOS

En primera instancia es necesario seleccionar cualquier celda de la tabla de datos que se pretende
convertir en una tabla dinámica.

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Posteriormente será necesario dirigirse a la ficha Insertar → grupo Tablas y, finalmente, hacer clic
sobre el comando de Tabla dinámica.

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Con esto se abrirá el cuadro de diálogo llamado Crear tabla dinámica, en el cual es posible, en
caso de ser necesario, ajustar el rango de datos por considerar, para la formación de la tabla
dinámica. En caso de seleccionar la opción Seleccione una tabla o rango, será necesario definir
todas las celdas que participen, incluso las cabeceras. Además es posible crear una conexión con
otra aplicación, para obtener los datos desde una fuente externa a Excel.

En este caso, en la parte inferior del cuadro de diálogo, se indicará que el informe de tabla
dinámica se sitúe en una hoja de cálculo nueva.

Mediante un clic en el botón Aceptar, se creará una nueva tabla dinámica.

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El programa desplegará, en la sección izquierda del libro, la tabla dinámica, mientras que en la
sección derecha podrá observar la lista de campos, la que se encuentra dividida en dos secciones
principales. En primer lugar, y en la porción superior, podrá observar una lista de todos los
campos, donde junto a cada uno de ellos encontrará una casilla para seleccionarlos. En tanto, en la
porción inferior, encontrará una zona dividida en cuatro áreas: filtro de informe, etiquetas de
columna, etiquetas de fila y valores. La mecánica es bastante sencilla, porque bastará con
seleccionar uno o varios campos del área superior y arrastrarlos a las áreas inferiores, según el uso
que se le quiera dar, diferenciándolos entre columna, fila, valor o filtro.

En este caso se utilizará los campos producto, comuna y ventas en el siguiente orden:

Campo Producto → Columna.

Campo Comuna → Fila.

Campo Ventas → Valores.

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2.2 ELIMINAR DATOS Y EDICIÓN DE CAMPOS

Para eliminar una tabla dinámica bastará con seleccionar la tabla


completamente y luego presionar la tecla Supr.

Un tema importante por considerar es que si se cambian los datos de la tabla de origen, la tabla
dinámica no reflejará dichos cambios, a menos que se actualice. Para hacer esto se dispone de dos
alternativas:

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a) Actualización manual: para esto, se puede hacer clic en el botón Actualizar, ubicado en el
grupo Datos al interior de la ficha Opciones de las herramientas de la tabla dinámica
(siempre y cuando esté seleccionada alguna celda de la tabla dinámica para activar estas
opciones).

b) Actualización automática al abrir el archivo: para activar esta opción, será necesario
seleccionar la casilla de verificación ubicada al interior del cuadro de diálogo Opciones.
Para esto, en grupo Tabla dinámica hacemos clic en la ficha de opciones.
c) Posicionarse al interior de la tabla, accionar botón derecho y elegir actualizar de la lista
desplegable

En también en esta lista desplegable se puede seleccionar la alternativa “Opciones de tabla


DINÁMICA. Al interior de este cuadro es posible observar una gran cantidad de pestañas y
opciones. A continuación se revisarán las de mayor relevancia.

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Pestaña Diseño y formato.

Con la configuración indicada en la imagen, es posible obtener los siguientes resultados:


 De forma automática quedarán centrados los títulos. En caso que se desee alinear
manualmente las columnas, es posible conseguir resultados inesperados en términos
de alineación al actualizar la tabla.
 En caso que en la fila exista más de un campo por representar (datos en esquema o
jerarquía), los datos de menor categoría se observan con sangría de “x” caracteres,
para facilitar su comprensión.
 Para los casos en que existan valores nulos, se podrá visualizar como cero.
 Se permite modificar el ancho de columnas de manera manual, sin que la tabla se
redimensione cada vez que se actualice.

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Al configurar esta pestaña de la manera indicad, se permitirá una columna final con los totales de
cada una de las filas y, además, una fila final con los totales de cada columna.

Pestaña Mostrar

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Las opciones indicadas en la imagen permiten que, si existe más de un campo (esquema de
jerarquía), aparezcan botones mediante los cuales sea posible contraer o expandir los distintos
ítems; además, es posible mostrar las listas desplegables para filtrar las filas o las columnas.

Es posible controlar esta configuración directamente desde los comandos del grupo Mostrar de la
ficha de opciones.

Pestaña Datos

Configurando esta pestaña de la manera indicada en la imagen, se logra que:

 Al hacer doble clic en cualquier valor de la tabla dinámica, aparezca una hoja nueva con
una tabla de datos que expresa de dónde viene y cómo se ha calculado dicho valor.
 Al momento de abrir el libro de Excel se actualizará automáticamente la tabla dinámica.
 Esto permite conocer el origen del dato y actualizar la tabla cuando se modifique un dato.

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3. PROMEDIO Y SUMA EN TABLA DINÁMICA


Al momento de crear una tabla dinámica, la aplicación por defecto generará totales con
sumatoria. Es posible que le interese cambiar estas fórmulas por alguna otra (mínimo, máximos,
promedio, etc.) Para lograr esto, será necesario ubicarse en cualquier celda de la zona por
rectificar y, posteriormente, hacer clic en el botón derecho del ratón. Esto mostrará una ventana
emergente con diferentes opciones, de las cuales se elegirá “Configuración de campo de valor”.
Esta mostrará un cuadro de diálogo como el siguiente:

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Recuerde que igualmente Excel establece la función SUMA a los valores y la tabla dinámica a modo
de ejemplo arroja lo siguiente:

Nótese en la esquina superior izquierda el título de SUMA de ventas.

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COMENTARIO FINAL
Se han revisado los elementos que constituyen una tabla dinámica y la forma en que es posible
crearla. Desde la definición del concepto, los elementos integrantes de las tablas y las
posibilidades que ofrece para la generación y síntesis de información presentada en una hoja de
cálculo de Excel.

La idea de este documento es sentar las bases del concepto de tabla dinámica de la manera más
básica y clara posible, para que posteriormente se pueda profundizar y aumentar el nivel de
complejidad de este tipo de tablas, que ofrecen tantas posibilidades.

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REFERENCIAS
Microsoft Office (2016). Ayuda y aprendizaje de Office. Recuperado de:

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2017). Microsoft Excel: Estructura, funcionamiento y generación de

información. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Semana 8.

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