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Idéias para Economizar Tempo

Idéias práticas para resolver os maiores desperdiçadores de tempo

ÍNDICE Descrição Página X Reuniões 2 X Telefonemas 3 X Visitas Inesperadas 3 X Leitura 4 X Papéis e Documentos 4 X Crises e Soluções de Problemas 5 X Pensar e Analisar 6 X Objetivos e Prioridades 6 X Planejamento 7 X Delegação 7 X Indecisão 8 X Diversos 9 X Holland Consulting 11 1 .

ação e qualidade de vida. • Desaprove e descontinue reuniões desnecessárias. Mesmo você. • Esteja preparado para a reunião. e consciência da necessidade de objetivos balanceados na vida. Evite mudar de rumo. durante 20 anos. Consegue- se muito mais em pouco tempo. Distribua as minutas dentro de um prazo de 24 horas.INTRODUÇÃO Este livreto foi elaborado. por e-mail. Se bem administrado. • Leia um bom livro sobre como dirigir reuniões melhores. • Considere outras alternativas. em termos de trabalho. 2 . mais importante do que dicas práticas. fé. • Faça reuniões por vídeo conferência. • Gaste alguns minutos no final para comentar sobre a reunião que acabou de ser concluída. O livreto dá as dicas para não cair nas armadilhas de despediçadores de tempos. • Permita aos participantes vir e deixar as reuniões à medida em que as suas contribuições são necessárias e concluídas. quando todos estão abertos e descansados. • Estabeleça um limite de tempo. Sem saber bem o rumo que quer na vida. com inspiração nos materiais que o autor usou em treinamentos na Ernst & Young. • Faça reuniões estratégicas no início do expediente. Envie agenda e atachados previamente. • Prepare um plano de ação para follow-up a ser distribuído no final da reunião – cada um fica sabendo quem é responsável por cada ação e quando a mesma deve ser realizada. amor e lazer. • Faça reuniões por telefone. Comece no horário e termine no horário. por e-mail. Utilização de tempo sempre é uma questão de opções de preferências. Mantenha o curso. Envie agenda e atachados previamente. não há método de administração de tempo que funcione. • Minimize “conversas superficiais”. • Convide somente aqueles cuja presença é necessária e informe-os sobre o que se espera deles. Todavia. gera benefícios. procure fazê-las com todos em pé. são definições de foco do que quer na vida. tais como consultas telefônicas. Nunca tenha uma reunião se a decisão pode ser tomada individualmente. não contribua com conversas desnecessárias. • Tenha presente uma secretária que tome anotações concisas para qualquer eventualidade. São dicas para melhorar a utilização de tempo. objetivando melhorar a utilização do ativo valioso que todos têm: tempo. valha-se de uma agenda de trabalho e fique determinado a usá-la. • Pergunte qual é o propósito da reunião? Esta reunião é realmente necessária? • Tome decisões sem a necessidade de reuniões. • Para reuniões de acompanhamento de “crises”. REUNIÕES • Se precisar ter uma reunião.

procure saber o que está acontecendo no seu telefone. • Separe e agrupe seus telefonemas a serem feitos. • Faça um resumo dos tópicos a serem discutidos antes de você telefonar. • Programe um tempo para interrupções e eventualidades na sua programação diária. • Feche sua porta para ter momentos de tranqüilidade. • Diga àqueles cuja conversa nunca acaba que você tem um compromisso ou um prazo a cumprir. • Não interrompa os outros constantemente – junte você mesmo os itens. • Receba as visitas fora da sua sala de escritório.pode ser que seja a sua atitude que precisa ser reajustada. • Seja sincero quando alguém lhe pergunta: “Você tem um momento para mim?” Aprenda a dizer NÃO. pergunte àqueles que você chama quando eles preferem receber telefonemas. • Reorganize seu fluxo de trabalho ou o tempo de suas tarefas. • Faça com que os profissionais juntem vários itens e examine-os todos de uma vez só. • Agrupe seus telefonemas de forma que possa escolher a hora do dia quando as pessoas geralmente estão no escritório e desta forma evitar que você interrompa seu trabalho várias vezes durante o dia para fazer seus telefonemas. Vá logo ao assunto e mantenha-se nele. • Estabeleça horários tranqüilos durante os quais você prefere receber telefonemas. • Use aparelhos telefônicos com memória programada para fazer chamadas. 3 .TELEFONEMAS • Peça a sua assistente para encarregar-se de telefonemas recebidos sobre assuntos rotineiros e prestar assistência àqueles que telefonam. áreas de recepção ou em salas de conferência. • Mantenha as interrupções breves e você irá resolver metade de seus problemas. • Seja breve com “conversas sociáveis”. • Use secretárias eletrônicas quando adequado. VISITAS INESPERADAS • Compreenda que as interrupções fazem parte de seu trabalho . • Grave e analise suas chamadas telefônicas periodicamente. • Apoie a prática de encontro marcado ao invés de visitas não programadas. • Você pode se livrar facilmente das visitas enfadonhas se você em primeiro lugar nunca as convida a sentar. Tenha conversas nos corredores. procure arranjar um tempo próprio para os telefonemas. • Termine os telefonemas sem muita delonga. • Peça a sua assistente “procurar respostas” para quando você for retornar ligações. • Arrume seus móveis de forma que você não fique defronte do fluxo do vai e vem. procure desligar o telefone – enquanto você estiver falando. Nunca minta! • Como último recurso.

• Aprenda a controlar o controlável e aceitar o incontrolável. PAPÉIS E DOCUMENTOS • Peça a sua assistente para responder a maioria da correspondência rotineira. Treine sua memória. procure as idéias e detalhes de importância. • Mantenha a sua mesa limpa para qualquer finalidade de ação. • Assegure-se que sua empresa tem um política de uso profissionaal do correio eletrônico de proibição de filtros para e-mails indesejados. • Aprenda a ler de maneira mais dinâmica. • Escreva menos. Corte o fluxo de sua “caixa de entrada”. estc. • Cancele as assinaturas (de revistas. Livre-se da desordem. • Delete imediatamente e-mail indesejados. tais como durante uma viagem.. Não leia o livro ou revista se o que consta do índice não lhe interessa. Use o telefone mais. • Peça aos outros para ler por você sempre que for possível. jornais. • Verifique primeiro o índice. • Selecione sua leitura e suas fontes de informações. procure tratar de cada pedaço de papel um vez só. LEITURA • Divida com os outros a leitura e a troca de informações. Você precisa de informações e não material de leitura.. Deixe a sua assistente compor a carta. 4 . Procure a principal lógica da informação. • Obtenha a ajuda de um especialista de inteligência para definir juntos as melhores fontes de informações eletrônicas para a sua empresa e para você. Defina como quer receber as informações e sua periodicidade.• Vá até o escritório dos outros se eles precisam vê-lo. • Aprenda a ler de maneira mais inteligente e memorize mais.) desnecessárias. Não o ponha de lado sem ter tomado alguma ação. arquivar. Procure saber quais são as leituras mais aproveitáveis. • Após ter separado as coisas que você precisa. todavia esteja certo de saber a diferença. • Considere o uso de um bom sistema de informações para sua organização. Jogue fora tudo que for possível. • Use técnicas para leitura de jornais: examine. você terá maior controle de decidir quando ir embora. • Dite os pontos principais. • Peça para sua assistente examinar sua correspondência e jogar fora. • Faça com que os relatórios e outras informações sejam gravadas em vez de por escrito. Você pode escutar a gravação nas horas mais casuais. ou re- encaminhar itens apropriados.

• Descanse e relaxe-se por alguns minutos antes de tentar resolver problemas de crise. • Discuta prioridades com subordinados. • Ponha em prática o bom gerenciamento de tempo no meio de uma crise. chefes no sentido de localizar problemas que possam estar se formando. • O número de documentos nos seus arquivos pode ser cortado se você fizer cópias carbonadas das respostas à correspondência recebida no verso da carta recebida. desenvolvendo novos procedimentos e procurando melhores formas de fazer as coisas. • Evite crises que se repetem pois você terá mais tempo para tratar das originais. CRISES E SOLUÇÕES DE PROBLEMAS • Procure prever crises e elaborar planos de contigência. frases. respeite os prazos. • Comece tão logo seja possível assim você terá maior tempo entre a programação e a execução. • Pense antes de escrever ou ditar. • Estabeleça prazos para você mesmo e para os outros.• Questione seu propósito e o motivo de sua pendência. também. • Certifique-se que suas estimativas de tempo sejam realistas. tendo em mente a pessoa que for ler. • Tome seu tempo fazendo isso de maneira correta. • Use o melhor equipamento para ditar e os melhores sistemas de processamentos de palavra que estiverem à venda. Não crie um novo problema tentando resolver o primeiro. • Desenvolva melhor follow-up e melhores sistemas de feedback. Isso evita arquivar uma cópia carbonada. descubra por que as coisas não andam bem e corrija-as. conciso e objetivo. Prepare- se para um desempenho máximo. • Escreva usando uma linguagem e estilo claro. • Gere um mínimo de papel de trabalho possível. parágrafos desnecessários – não há nada de errado com cartas de apenas um parágrafo. • Pare de usar delongas e a maioria das crises irão desaparecer. • Se constantemente deparar-se com crises que se repetem. você não desperdiçará tempo refazendo-o . 5 . avaliadores. • Insista que as informações sejam transmitidas rapidamente o que é fundamental para tomar providências em tempo hábil. • Elimine palavras. • Faça de uma crise uma oportunidade tentando novas idéias. • Não faça revisões em excesso em nome da perfeição quando as vantagens adicionais possam ser pequenas ou não existir. • Verifique regularmente com subordinados. • Responda às cartas na margem da própria carta que você recebeu respondendo à mão e mandando-a de volta ao remetente. Faça um esboço do que você quer dizer.

realísticos. • Nunca atenda às solicitações de outros à custa de suas tarefas de máxima prioridade. certifique-se que você esteja conseguindo o que realmente quer de seu trabalho e de sua vida. obtenha esclarecimentos. 6 . • Não faça suposições desnecessárias. • Estabeleça pelo menos um objetivo significativo cada dia e torne hábito atingí-lo – todos os dias. • Alterne horas de “tranqüilidade” e horas “disponíveis” para você ter tempo de pensar. Anote suas idéias. quando faze-lo. • Pense sobre como melhorar os resultados de seu trabalho. Ponha esta hora de lado para os objetivos importantes. • Defina seus objetivos de longo prazo. Aprenda a dizer NÃO. enquanto que somente 20% aproveitável responde por 80% dos itens. Averigúe. 80% aproveitável responde por 20% dos itens. • Se algo precisa ser realizado. estabeleça sua prioridades.PENSAR E ANALISAR • Tire um tempo para meditar em vez de um tempo para o cafezinho • Leve consigo cartões para anotações. • Lembre-se que existe sempre tempo suficiente para fazer as coisas que são realmente importantes. mensuráveis e por escrito incluindo datas- alvo especificadas. pergunte-se como poderia ser realizado da melhor forma possível. Aprenda a se concentrar nos seus 20% de atividades aproveitáveis. À medida que você for se acostumando com isso. OBJETIVOS E PRIORIDADES • Procure fazer da primeira hora do seu dia de trabalho a hora mais produtiva. • Lembre-se da norma 80/20. Comece com 15 minutos por dia “deliberando”. ou mesa lembrando-se de seus objetivos. • Analise seu tempo para descobrir o que fazer. prioridades e planos. • Seus objetivos devem ser específicos. Não confie na sua memória. aumente gradualmente este tempo. firme e delicada. analise a causa e efeito. compromisso ou telefonema para você ou qualquer outra pessoa. • Aprenda a distinguir entre o que é importante e o que é somente urgente. • Identifique seu comportamento de hábitos e procure desenvolver melhores hábitos. de maneira lógica. • Todo trabalho de um gerente deveria incluir algum tempo cada dia dedicado à deliberação. • Discuta com sua assistente ou com os profissionais-chave logo pela manhã os objetivos. • Identifique sua “hora de vigor”. • Coloque avisos na sua sala. • Obtenha dados sobre desperdiçadores de tempo. • Procure estabelecer uma hora de tranqüilidade em alguma hora especial de cada dia quando não é programada nenhuma reunião. a hora durante o dia quando você realiza seu melhor trabalho. por que faze-lo.

• Desenvolva o hábito de planejar cada dia. certifique-se de mudar seus objetivos se necessário. 7 . Aquelas coisas que programamos tem amior chance de se realizar. a diferença entre o fracasso e o sucesso é duas horas por dia. • Não permita que subordinados deleguem seus problemas para cima de você. • Programe diariamente seu tempo. • O planejamento de tempo envolve responder a quatro perguntas: (1) o que quero realizar? (2) que atividades devem ser efetuadas para realizar este meu objetivo? (3) quais são as prioridades envolvidas? (4) quanto tempo cada atividade irá requerer? • O controle começa com o planejamento. Peça soluções não apenas problemas. Cada dia deverá incluir pelo menos 15 minutos para você dedicar a seus objetivos pessoais mais importantes. não atividades. • Planeje tempo para pausas na rotina de seu trabalho a fim de poder trabalhar revigorado. • Comece a agir antes em vez de sempre reagir. enão por causa dos métodos utilizados. não esqueça de estabelecer novos objetivos. • Certifique-se que sua lista diária das coisas que você deve fazer inclua prioridades e estimativas de tempo. • O planejamento das atividades do dia deve ser completado antes da hora que você chega ao escritório ou à fábrica.• Se as condições mudam. De outra forma você corre o risco de ficar preso nos acontecimentos do dia antes de ter tempo de pensar no assunto. • Reconheça que o sucesso é geralmente apesar dos métodos utilizados. • Planeje algum tempo durante o dia que seja só de você. em forma máxima. Lembre-se. PLANEJAMENTO • Semanalmente prepare um plano para realizações significativas. À medida que os objetivos são atingidos. DELEGAÇÃO • Tome o tempo necessário para treinar e desenvolver subordinados de maneira adequada para que você possa delegar mais. • Reconheça que o planejamento leva tempo mas o planejamento também economiza tempo. • Você nunca acabará definindo seus objetivos até que tenha determinado a prioridade relativa de cada um. Deixe seu subordinado à vontade para fazer o trabalho. • Enfatize resultados. • Tome o tempo necessário para dar boas instruções – use técnicas boas de feedback. mas continue verificando os ponto cruciais durante o curso do trabalho. Ajude-os a tomar boas decisões: deixe-os tomar a iniciativa. • Bons planejadores conseguem gralmente melhores resultados daqueles conseguidos por planejadores medíocres. • Sistemas de follow-up não quer dizer ficar no pé da pessoa.

Delegue. não para ser perfeitas. Use os erros como um processo de aprendizagem.• Não confunda atribuições de tarefas com delegação. estabeleça metas. não como uma desculpa para não lidar com ele. • Não perca seu tempo lamentando seus fracassos. não a delegue. • Reconheça que na maioria das vezes a indecisão é uma forma de protelação. pode pensar mais rápido e melhor. • Tome decisões mesmo quando alguns fatos estiverem faltando. • Tome o tempo necessário para criar um ambiente de motivação onde os subordinados serão incentivados a procurar e aceitar maior responsabilidade. Quando a hora é de agir. INDECISÃO • Não invista tempo ou energia na decisão mais do que ela mereça realmente. (4) exija um trabalho completo. • Melhore seus procedimentos de tomada de decisões. Algum risco é inevitável. • Delegue o direito de estar errado. • Tenha certeza de delegar autoridade suficiente para permitir que seus subordinados realizem o resultado planejado. • Passos para o sucesso da delegação: (1) esclareça o resultado desejado. você não está realizando nada de significativo. (3) crie um ambiente de motivação. • A melhor hora de tomar decisões importantes é durante sua “hora de vigor” – as horas quando você se encontra em forma máxima. salvando investimentos medíocres que deveriam ser apagados e esquecidos. Evite a tendência de “faze-lo” você mesmo”. • As pessoas são pagas para conseguir resultados. • Se você não está cometendo nenhum erro. Valha-se do passado como uma orientação para o futuro. investigue alternativas e conseqüências negativas. • Se você não pode controlar a autoridade. explicando as más. • Treine seus subordinados a se encarregar de mais responsabilidade. Delegue. aja com coragem. • Delegue. • Certifique-se que a carga de trabalho na sua área esteja bem distribuída. tome decisão e implante-a. • Um grande desperdiçador de tempo está lidando com o passado – apresentando sob nova forma antigas decisões. (2) defina a responsabilidade e a autoridade. • Valha-se de especialistas para ajudá-lo com problemas especiais. Consiga fatos. 8 . tem uma perspectiva clara. Existe uma hora para deliberação e uma hora para ação. • Melhore os procedimentos para a procura de fatos. (5) ofereça treinamento adequado e (6) estabeleça controles apropriados.

• Procure eliminar toda semana um desperdiçador de sua vida. tempo para viver. • Aprenda a não desperdiçar o tempo dos outros. vá até sua lista de pequenas tarefas e escolhe uma. • Pergunte-se continuamente: “Como posso usar meu tempo agora mesmo da melhor forma possível?” • Dedique algum tempo para você – tempo para sonhar. 9 . Suas anotações poderão revelar todo tipo de oportunidades e problemas escondidos. • Procure gostar das coisas que você está fazendo. • Não perca seu tempo se sentindo culpado por não ter conseguido realizar algo. tempo para relaxar. Se você não respeitar seu tempo. • Faça-o AGORA. • Mantenha uma lista de coisas que poderiam ser feitas em 5 minutos ou menos. não espere que os outros o façam. • Reconheça que inevitavelmente um pouco de seu tempo será desperdiçado. Sempre que você tiver alguns minutos e não souber o que fazer com eles. • Almoce levemente – sem tomar bebida alcoólica – Você não ficará com sono à tarde. • Procure sempre novas técnicas que ajudem a obter maior controle de seu tempo.DIVERSOS • Lembre-se. • Seja severo com seu tempo. você está disperdiçando seu tempo toda vez que você o gasta com alguma coisa menos importante quando você ao contrário poderia gastar seu tempo com algo mais importante.

MINHAS IDÉIAS PARA ECONOMIZAR TEMPO ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 10 .

sempre atuante em auditoria e consultoria para grandes empresas. através de assessoramento no planejamento empresarial. EUA.br. fechadas e abertas. CEP 05412-020. revisões e críticas. Autor de mais de 200 artigos sobre Planejamento Estratégico. para a obtenção de resultados. Foi Bolsista Fulbright. Foi Sócio Diretor da Ernst & Young até 2001. Palestrante habitual sobre os temas acima. Rua Miranda Montenegro.com. sugestões e críticas para charles@holland. no País.Tem MBA pela Wharton Business School. Economia. para serem incorporadas nas atualizações. e Ex-Presidente da ANEFAC – Associação Nacional de Executivos de Finanças. Website www. Auditoria e Contabilidade. É um dos Coordenadores “Chair” de um Grupo de CEOs (donos e Presidentes de empresas) pela TEC no Brasil. Telefone (11) 3872-8551.br São Paulo. Negócios.holland. Holland. 144. fax (11) 3865-3687 . Ética. Charles B. para melhoria deste livreto são bem vindas. governança corporativa e melhoria de gestão empresarial. Universidade da Pennsylvania.br. Membro do Conselho Editorial de revista técnica do CRC-SP. Favor encaminhar as revisões. E-mail charles@holland. Vice Presidente e Coordenador do Comitê de Governança Corporativa. 11 . Presidente do Comitê de Finanças da AMCHAM. capital.Holland Consulting Ltda é uma empresa focada no alinhamento de negócios e recursos. Administração e Contabilidade.com. Suas atividades profissionais atuais incluem: Membro de grupo técnico do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. publicados nos principais jornais e revistas técnicas do País. Tributação.com. é Sócio Diretor e fundador. Atua como Conselheiro de companhias. uma organização internacional de CEOs. e no exterior. xxx Avaliações Críticas: Todas as sugestões.