You are on page 1of 4

4/2/2018 3 Ways to Calculate Safety Stock ­ wikiHow

How to Calculate Safety Stock Expert
Reviewed
Three Methods: Determining Safety Stock from Demand Accounting for Lead Time Reducing the Need for Safety Stock

Safety stock, or buffer stock, is the amount of extra inventory you need to keep avoid a shortfall of materials. It is important to
calculate your safety stock carefully, because while too little stock will result in shortages, too much stock will inflate your
inventory costs. Luckily, there are ways to determine how much safety stock you will need on hand.

Quick Overview

To calculate your safety stock, look at the historic demand for a specific item. If you know you have a large order
for that item coming in, you should factor that in on top of your average demand. Since demand can fluctuate
dramatically, you should use a spreadsheet to calculate the standard deviation in demand over a period of time.
This will give you an idea of how much safety stock you need to protect against normal fluctuations in your
business. For tips on accounting for lead time, keep reading!
Did this summary help you? Yes No

Method
Determining Safety Stock from Demand
1

1 Look to historic demand and demand variability to determine how to avoid stockouts. The following
calculations will predict the stock necessary to achieve a certain cycle service level ­ i.e. the percentage of
supply cycles that will result in a stockout.[1]

2 Determine average demand. Average demand is the total quantity of a material or good required each
day over a fixed period. A common approach is to check the total usage of that item for a specified period,
such as one calendar month or the interval between ordering and delivery of stock, and then divide by the days
in that month to find usage per day. For many items — such as long­established brands in a grocery store —
historical demand will provide the best guide to calculating demand.[2]

3 Consider future demand for particular stock items. Sometimes it makes more sense to consider future
demand. For instance, if you manufacture car transmissions and have received a large order, you will want
to factor that order into demand. In this case, you might consider calculating average demand and then adding
in the demand created by the large order.[3]

4 Calculate demand variability. Average demand can only tell you so much. If demand fluctuates
dramatically from month to month or day to day, you will need to include that in your calculations so that
you will have enough stock to cover surges in demand. Start by using a spreadsheet to calculate the standard
deviation in demand (in Excel, enter all demand figures in their own cells, then the formula is = STDEV(the cells
in question)). Or use the following formula:[4]
Start with the average demand over a period of time (i.e. a week, month or year). For our example, let's
say it is 20 units per month.
Determine the absolute difference between each data point and the average. For example, if monthly
demand was 8, 28, 13, 7, 15, 25, 17, 33, 40, 9, 11, and 34 units, the differences from 20 would be: 12, 8,
7, 13, 5, 5, 3, 13, 20, 11, 9, and 14.
Square each difference. In our example, this would yield: 144, 64, 49, 169, 25, 25, 9, 169, 400, 121, 81,
and 196.
Calculate the average of the squares. E.g. 121
Take the square root of the average. This is your standard deviation of demand. E.g. 11

5
https://www.wikihow.com/Calculate­Safety­Stock 1/4
4/2/2018 3 Ways to Calculate Safety Stock ­ wikiHow

Determine your service factors, aka Z­scores. The service factor, or Z­score, is based on the standard
deviation of demand. A Z­score of 1 will protect you from 1 standard deviation of demand.[5] So in our example,
since the standard deviation of demand was 11, it would take 11 units of safety stock in addition to normal stock
to protect against one standard deviation, yielding a Z­score of 1. 22 units of safety stock would yield a Z­score
of 2.

6 Decide on the Z­score you are looking for. The higher your Z­score, the less likely you are to have a
stock­out. In choosing a Z­score, you will want to balance customer service and inventory cost. You will
want a higher Z­score for stocked units with greater value to your business. A Z­score of 1.65, satisfying
demand with a 95% confidence level, is generally regarded as acceptable even for important stock. In this case,
that would mean stocking approximately 18 units (the standard deviation of 11 x 1.65) of safety stock, or 38
units total (average demand + safety stock). Here are how Z­scores relate to the probability you can fulfill
demand:[6]
Z­Score of 1 = 84%
Z­Score of 1.28 = 90%
Z­Score of 1.65 = 95%
Z­Score of 2.33 = 99%

Method
Accounting for Lead Time
2

1 Factor in lead time to account for supply variability. The lead time is the time from when you decide to
produce or order an item until the time at which the item is on hand and ready for sale to the end customer.
[7] There are several factors that can cause lead time to vary:

Production delays — If your own production process is variable, this may impact the lead time. In
addition, the production process of the products you are ordering may vary.
Material defects — If you order 10 units and 2 are defective, you will have to wait for the additional 2
units.
Delivery delays — Shipping times can be expected to vary slightly at the best of times, and unexpected
events like natural disasters or strikes can further delay delivery.

2 Sync your stock with your supply delivery cycle. To do so, you will need to adjust your standard
deviation of demand to match the lead time period. Multiply your standard deviation of demand (calculated
in Part I, step 4) by the square root of the lead time.[8]
This means if you calculated standard deviation on a monthly basis, and lead time was 2 months, you
would multiply the standard deviation by the square root of two.
Using our previous example, this means: 11 x √2 = 15.56.
Make sure to convert lead time to the same unit of time measure that you used to determine standard
deviation of demand. For example, if you calculated standard deviation on a monthly basis and lead
time was 10 days, you would want to convert lead time to .329 months — i.e. 10 divided by 30.42 (the
average days in a month).

3 Put it all together. We can combine formulas to determine safety stock based on demand with lead time
factored in as follows:[9]
Safety stock = Z­score x √lead time x standard deviation of demand
In our example, to avoid stockouts 95% of the time, you would thus need 1.65 (the Z­score) x √2 (lead
time) x 11 (standard deviation of demand) = 25.67 units of safety stock.

4 Calculate safety stock differently if lead time is the primary variable. If demand is constant but lead
time variable, then you will need to calculate safety stock using the standard deviation of lead time. In this
case, the formula will be:[10]
Safety stock = Z­score x standard deviation of lead time x average demand
For example, if aiming for a Z­score of 1.65, with average demand constant at 20 units per month, and
lead times over a six month period being 2, 1.5, 2.3, 1.9, 2.1, and 2.8 months, then Safety Stock = 1.65
x .43 x 20 = 14.3 units.

https://www.wikihow.com/Calculate­Safety­Stock 2/4
4/2/2018 3 Ways to Calculate Safety Stock ­ wikiHow

5 Use a third equation to account for independent variation in both lead time and demand. If lead time
and demand vary independently of one another (i.e. the factors leading to variance are different for each),
then safety stock is the Z­score multiplied by the square root of the sum of the squares of demand and supply
variability, or:[11]
Safety stock = Z­score x √[(lead time x standard deviation of demand squared) + (standard deviation of
lead time squared x average demand squared)]
In our example: safety stock = 1.65 x √[(2 x 11squared) + (.43 x 20)squared] = 29.3 units.

6 Sum the calculations based on lead time and demand variability if the two factors vary dependently.
That is, if the same factors impact lead time and demand variability, you will need to sum the individual
safety stock calculations in order to assure yourself of adequate safety stock. In this case:[12]
Safety stock = (Z­score x √lead time x standard deviation of demand) + (Z­score x standard deviation of
lead time x average demand)
In our example: safety stock = 25.67 + 14.3 = 39.97 units.

Method
Reducing the Need for Safety Stock
3

1 Reduce the amount of safety stock you need to save money. Having too much stock on hand will
increase inventory costs, so it is ideal to run a lean supply chain. Remember: the goal is not to prevent all
stockouts, but to balance customer service goals and inventory costs.[13]

2 Monitor your use of safety stock. Is the model performing as expected? If so, you should be using safety
stock in about half of your supply cycles. If you are using safety stock less, you may be able to cut back on
how much you hold.

3 Decrease variability in demand. Demand tends to vary more than lead time and has a much greater
impact on the safety stock equation. Smoothing out demand variability will allow you to hold less safety
stock. Demand can be shaped through adjusting price, lead time, or the content of the products being produced.
[14]

4 Work to reduce lead time. If lead time were zero, then you would need no safety stock, as product could
be produced instantly upon demand. Of course, lead time can never be reduced to zero, but lowering it as
much as possible is the best way to run a leaner business. This means both tightening your supply chains and
your production processes.[15]

5 Shift customer service targets. If a high level of customer service is not required — i.e. stockouts will not
cause your business to lose customers — then you can adjust your Z­score downward to lower the amount
of safety stock you need on hand.

6 Implement an order­expediting process. This process allows you to more rapidly produce or deliver
goods in order to prevent stockouts. As a result, your company will not need to carry as much safety stock,
which is particularly helpful when the stock in question costs a lot to produce, and thus costs more to carry in
inventory.[16]

7 Consider shifting to a make­to­order (MTO) or finish­to­order (FTO) production process. If your
customers are willing to accept longer lead times, which is often the case for things they do not purchase
regularly, then MTO will allow you to eliminate most safety stock, while FTO will allow for less differentiation in
safety stock versus carrying finished inventory.[17]

https://www.wikihow.com/Calculate­Safety­Stock 3/4
4/2/2018 3 Ways to Calculate Safety Stock ­ wikiHow

You're helping people by reading wikiHow

wikiHow's mission is to help people learn, and we really hope this article helped you. Now you are helping
others, just by visiting wikiHow.
 
Barefoot College is a social enterprise with a mission to connect poor rural communities to technology and
education. By doing so, they empower individuals to contribute to the wellbeing of their communities.
 
Click below to let us know you read this article, and wikiHow will donate to Barefoot College on your behalf.
Thanks for helping us achieve our mission of helping people learn how to do anything.
 

Yes, I read the article

Tips

There are several other methods to calculate safety stock, but all are based upon using standard deviations to
determine demand and lead time variability. You can see some other formulas here.
Be sure you understand the formula you are using and check to make sure it is working properly. If you go three or
four months without dipping into safety stock, or conversely if you have two or more stockouts in a six month
period, then you should re­evaluate the amount of safety stock you carry.[18]

Sources and Citations

1. http://media.apics.org/omnow/Crack%20the%20Code.pdf
2. http://documentlibrary.qad.com/documentation/EE/2015/UG/index.html#page/LeanManufacturing_UG_v2015EE/03_kanba
n_intro.06.2.html#ww361825
3. http://documentlibrary.qad.com/documentation/EE/2015/UG/index.html#page/LeanManufacturing_UG_v2015EE/03_kanba
n_intro.06.2.html#ww361825

Show more... (15)

https://www.wikihow.com/Calculate­Safety­Stock 4/4