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Microsoft Word 2007 / 2016

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Microsoft Word 2007/2016: acciones básicas generales
En este apartado aprenderemos a realizar las acciones básicas para el uso del procesador de textos Word
de Microsoft. Con ellas conseguiremos darle a un texto un aspecto más “limpio” y ordenado, que resulte
más agradable y fácil de leer.

Partiremos del siguiente texto de prueba que no tiene ningún formato:

Las acciones que vamos a realizar serán:

1. Seleccionar todo el texto, para que se apliquen los cambios que haremos globalmente.
2. Escoger una fuente o tipo de letra que nos resulte más fácil de leer.
3. Darle a esa fuente o letra el tamaño que nos resulte más adecuado.
4. Justificar el texto, para que todas las líneas acaben de forma regular por la derecha. 5. Establecer
una separación de párrafos adecuada para que no esté todo tan pegado.

Nuestro primer paso entonces es seleccionar todo el texto. Esta es una acción previa y necesaria que hay
que realizar siempre, antes de realizar cualquier otra acción, pues de no hacerlo el procesador de texto
no sabrá qué partes debe modificar cuando se lo indiquemos pulsando botones de la barra de
herramientas.

Recuerda: si no seleccionas ninguna parte del texto previamente, los botones de la barra de herramientas no
funcionarán cuando los pulses.

Como las modificaciones a realizar queremos que se apliquen a todo el texto, tendremos que
seleccionarlo por completo antes de hacer ninguna otra cosa. Para ello, pulsamos la sección “Inicio” de
la parte superior y volvemos a pulsar en el botón “Seleccionar” – “Seleccionar todo” que aparece en la
parte derecha de la barra de herramientas.

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Sabremos que lo hemos hecho bien porque todo el texto quedará como sombreado:

Recuerda: si pulsas sobre un texto seleccionado, la selección desaparece (el sombreado dejará de verse)
y el procesador ya no sabrá dónde debe hacer los cambios que le indiques a partir de ese momento, por
lo que no hará nada. Por ello, si la selección desaparece por accidente, deberás realizarla nuevamente
antes de seguir tal y como hemos indicado en el punto anterior.

Ahora, con la selección ya realizada, vamos a por la primera modificación: cambiar el tipo de fuente o
letra para que el texto se lea mejor. Preferiremos aquellas fuentes más “redondeadas” pues son las más
fáciles de leer.

Para ello, pulsamos en “Inicio” y usamos el botón de fuentes (donde, en nuestro ejemplo, aparece ahora
el tipo de letra “Times New Roman”) para escoger otra. Haremos clic en la flechita negra que hay a la
derecha del botón de fuentes para que se despliegue la lista e iremos paseando la flecha del ratón por
encima de los distintos tipos que aparecen, viendo cómo cambia nuestro texto, hasta encontrar una que
nos guste. Haremos clic sobre el tipo de letra deseada de la lista para confirmar el cambio.

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Recuerda: podrás cambiar el tipo de letra después y tantas veces como quieras.

Recuerda: entre los tipos de letra hay algunas más “estándar” porque aparecen en todos los ordenadores y suelen
preferirse a las demás (por ejemplo, Arial), pero puedes usar cualquiera.

Una vez establecida la fuente o letra preferida, podemos adecuar su tamaño a nuestro gusto usando el
botón de tamaño de fuentes. Haremos clic en la flechita negra que hay a la derecha del botón de tamaño
de fuentes para que se despliegue la lista e iremos, como antes, paseando la flecha del ratón por encima
de los distintos tamaños, viendo como cambia el texto, hasta encontrar el más adecuado. Con un clic
sobre el tamaño escogido confirmaremos el cambio.

Nuestra siguiente acción será justificar el texto, para que las líneas de texto terminen de forma regular
por el lado derecho, tal como comienzan en el lado izquierdo.

Para ello, pulsaremos “Inicio” y, de los botones de alineación del texto de la barra de herramientas,
elegiremos el de justificar el texto perfectamente por ambos lados.

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Podrás ver que las líneas acaban ahora de forma regular por el lado derecho.

Nuestro último cambio será “darle más aire” al texto, aumentando el espacio de separación entre los
párrafos, para que el texto no aparezca tan junto.

Para esto, pulsamos sobre la sección “Diseño de página” en la barra de herramientas y hacemos unos
cuantos clics en la flechita que aumenta el espacio de separación de los párrafos por su parte inferior,
hasta llevarlo de cero hasta doce o dieciocho, que suele ser la separación estándar.

Con esto, habríamos terminado con las modificaciones básicas que deberíamos realizar a cualquier texto
para que luzca más ordenado y mejor estructurado para una fácil lectura.

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Microsoft Word 2007/2016: acciones básicas específicas
Continuando con nuestro ejemplo, veremos en esta sección algunas acciones básicas más, pero
que ya no suelen aplicarse a todo el texto sino únicamente a algunas partes del mismo, u otras
que sólo suponen cambios en el diseño final del documento.

Concretamente, las acciones que vamos a realizar comprenden:

1. Escribir un título para nuestro documento.


2. Cambiar características establecidas anteriormente.
3. Poner partes del texto en negrita, en cursiva o subrayarlas.
4. Numerar las páginas de nuestro documento.
5. Modificar los márgenes predefinidos.
6. Cambiar la orientación o el tamaño de la página.
7. Imprimir el resultado final.

Nuestra primera tarea en este epígrafe será pues añadir un título para nuestro texto.

Para ello, debemos tener en cuenta que el texto que aparece ya escrito, comienza en la parte
superior de la página y el espacio en blanco que vemos sobre él es el margen superior de la
página y está pensado para que quede en blanco o contenga partes deben repetirse en todas las
páginas, tales como membretes o elementos similares. Es por ello que ese espacio no se puede
usar para introducir el título del escrito (además de que, aparentemente, el procesador de textos
parece no dejarnos colocar el cursor del ratón en esa zona cuando hacemos clic sobre ella.

La forma correcta de proceder sería la siguiente: haremos clic delante de la primera página de
nuestro escrito (“Loren”, en este ejemplo) y veremos que el cursor (que es una rayita
parpadeante) aparece delante de dicha palabra.

Recuerda: siempre que quieras modificar alguna parte del texto tendrás que hacer clic
previamente, al principio o al final de la frase o párrafo que quieras modificar, para que el cursor
aparezca allí y poder comenzar la modificación.

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Ahora, con el cursor delante de la primera página del texto, pulsaremos la tecla “Intro” en el
teclado para provocar un salto de línea o punto y aparte. Con ello, la primera línea del escrito
bajará un espacio hacia abajo.

Ahora sí que podremos hacer clic sobre la primera línea del texto y el cursor aparecerá en la zona
en blanco que hemos creado. Sólo nos restará escribir el título que queramos (que para nuestro
ejemplo va a ser “Loren ipsum”)

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A continuación, veremos cómo modificar algunas de las características que vimos en apartados
anteriores para conseguir el efecto deseado en el texto.

Por ejemplo, en el caso del título que acabamos de escribir, nos interesaría que apareciera en
centro de la página y que el tamaño del texto fuese mayor para resaltarlo.

Nuestra primera tarea será seleccionar esa parte del texto para que el procesador entienda que
los cambios que vamos a realizar deben producirse únicamente en esa zona del título.

Para esto tendremos que realizar una selección manual de la siguiente manera: colocamos el
puntero del ratón al principio o al final del título, pulsamos el botón izquierdo del ratón y, sin
soltarlo, arrastramos hacia la derecha o la izquierda, respectivamente, para que el título quede
sombreado. Cuando lo hayamos logrado, ya podemos dejar de pulsar el botón del ratón. El título
habrá quedado seleccionado (sombreado) quedando el resto del texto sin seleccionar
(permanece sin sombrear).

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Ahora, sólo tenemos que usar los botones de la barra de herramientas que ya usamos
anteriormente para modificar la justificación del texto y el tamaño de la letra.

Pulsamos “Inicio” y en el botón de “centrar” del grupo de botones de justificación.


Veremos como el título se coloca en el centro de la página.

De igual forma, si pulsamos la flechita negra que aparece a la derecha del botón de tamaño de
fuentes, aparecerá la lista con los distintos tamaños y podremos pasearnos por ella hasta
encontrar el tamaño que más nos guste para nuestro título. Haremos clic sobre el número
escogido para confirmarlo.

Para continuar, vamos a ver otras características que podríamos introducir para mejorar el
aspecto de nuestro título y resaltarlo aún más: podríamos pulsar el botón de negrita, el de
cursiva y el de subrayado para cambiar aún más su aspecto.

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Si alguno de los efectos introducidos no nos gustase (por ejemplo, vamos a suponer que la letra
en cursiva no nos ha gustado) sólo tendríamos que volver a pulsar el botón correspondiente para
que el efecto se desactive.

Recuerda: de la misma forma que hemos visto aplicar estas modificaciones al título de nuestro
ejemplo, podrían igualmente aplicarse a cualquier otra parte o partes del texto, seleccionándolas
con el ratón previamente.

A continuación, vamos a ver algunas acciones que modifican el directamente el diseño de las
páginas en alguna de sus características.
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Para numerar las páginas haremos lo siguiente: pulsamos en la sección “Insertar” y volvemos a
hacer clic en el botón “Número de página”. Sólo nos quedará escoger en el listado que aparece
la zona en la que deseamos que aparezca dicha numeración (parte superior o inferior y a la
derecha, centro o izquierda).

Si hemos escogido, por ejemplo, la parte final de la página, en su lado derecho, tras hacer clic en
esa opción veremos cómo se nos lleva a visualizar esa zona escogida y veremos también aparecer
el número correspondiente a la página en la que nos encontremos (en nuestro ejemplo la “1”)
Dado que el número se sitúa en la sección del pie de página, es decir, en el margen inferior de la
página, observaremos que aparece esa diferenciación y que nos encontramos ahora dentro de
esa zona. Para salir de ella basta con hacer un doble clic fuera de esa zona, por ejemplo sobre el
texto de la página, para salir de ella y volver a la zona donde nos encontrábamos.

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Si deseáramos modificar esos márgenes para conseguir más espacio para nuestro texto principal
(o para aumentarlos y dejar más espacio en blanco alrededor de ese mismo texto) sólo
tendríamos que proceder del siguiente modo:

Pulsamos en “Diseño de página” y hacemos otro clic en el botón “Márgenes”. Podemos escoger
alguno de los tamaños prediseñados para los márgenes de la página o pulsar sobre la opción
“Márgenes personalizados” que aparece al final de la lista e introducir manualmente los valores
que deseemos.

De igual manera podríamos cambiar la orientación de la página que, por defecto, es vertical, por
la orientación horizontal o apaisada de la página pulsando sobre “Diseño de página” y, a
continuación, sobre el botón “Orientación”, escogiendo a continuación la opción deseada.

Finalmente, si estamos conformes con el resultado y deseamos imprimirlo en papel, podemos


hacerlo pulsando en “Archivo” y haciendo otro clic en “Imprimir”.

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Aparecerán distintas opciones que podemos modificar antes de lanzar la impresión pulsando el
botón “Imprimir”.

Nota: en el caso de la versión 2007 de Microsoft Word, en vez de aparecer la palabra “Archivo”,
encontramos un “botón de colores o botón home” que sirve para la misma función.

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Microsoft Word 2007/2016: trabajo con imágenes
En este epígrafe vamos a seguir trabajando con nuestro texto insertando alguna imagen que
mejore el aspecto visual del documento. Concretamente aprenderemos como realizar las
siguientes acciones:

1. Insertar imágenes prediseñadas y ajustarlas con respecto al texto.


2. Insertar imágenes recogidas de la red y ajustarlas con respecto al texto.

En nuestro primer puto vamos a ver cómo introducir imágenes de las llamadas prediseñadas.
Estas imágenes son las que pueden obtenerse directamente desde el procesador de texto Word
sin recurrir a otro tipo de aplicaciones.

En primer lugar, haremos un clic en el texto por la zona en la que deseamos insertar la imagen.
El cursor del ratón (la “rayita parpadeante”) debe poder verse por esa zona en este momento.

Hecho esto, haremos clic en la sección “Insertar” y volveremos a pulsar sobre el botón
“Imágenes prediseñadas” de la barra de herramientas.

El resultado de esto será la aparición de una sección nueva en la parte derecha de la pantalla.

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Desde esta sección podremos buscar imágenes para mejorar el aspecto visual de nuestro
documento. Sólo debemos escribir alguna palabra o palabras como término de búsqueda en la
casilla en blanco que encontramos en la parte superior y pulsar el botón “Buscar” para lanzar el
proceso.

Nota: en caso de que estemos utilizando versiones más nuevas de Microsoft Word, en vez de
aparecer el botón “Imágenes prediseñadas” veremos en su lugar otro llamado “Imágenes en
línea”

Al pulsar “Imágenes en línea” aparecerá una ventana en el centro de la pantalla con la que podremos buscar
imágenes escribiendo los términos de búsqueda en la caja de texto de Bing.

En la siguiente página verás cómo se utiliza la barra lateral de búsqueda de imágenes prediseñadas en Office
2007. La ventana de búsqueda de Bing que te acabamos de mostrar funcionaría exactamente igual, con la
salvedad de que la ventana aparecerá en el centro en vez en forma de barra en la parte derecha.

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Por ejemplo, para nuestro ejemplo, ya que estamos usando un texto en latín, vamos a buscar
“romano”. Al escribirlo en la casilla de búsqueda y pulsar el botón “Buscar”, obtendremos en
unos pocos segundos una colección de imágenes relacionadas con la palabra que hemos usado.

Ahora, buscaremos la imagen que más nos guste, fijándonos que hay una barra de
desplazamiento a la derecha que nos permite descender y ver el resto de imágenes que se
encuentran más abajo.

Al hacer clic sobre la imagen escogida, ésta se trasladará al texto.

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Nuestro último paso será ajustarla con respecto al texto y que quede mejor integrada junto a él.
Para esto, haremos clic en la sección “Herramientas de imagen” de la parte superior y, después,
haremos otro clic en el botón “Ajuste de texto”, y uno más en la opción “Cuadrado” podremos
ver entre otras opciones.

Por último, podremos cambiar el tamaño de la imagen arrastrando desde los círculos que
aparecen en sus esquinas y desplazarla al lugar que queramos arrastrándola desde el centro de
la imagen. El texto se adaptará automáticamente a los cambios que hagamos.

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Si finalmente pulsamos sobe el texto para ocultar el marco de la imagen, el resultado final será
algo así:

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Si la imagen no nos acabara de gustar, podríamos eliminarla de forma muy simple, haciendo un
clic sobre ella y pulsando el botón “Supr” del teclado.

Si ninguna de las imágenes prediseñadas nos gustase, podríamos buscar otra en internet y
trasladarla hasta nuestro texto. La forma más simple de hacerlo será copiar la imagen cuando la
tengamos en el navegador de internet y pegarla después sobre el texto.

Para buscar una imagen en internet, abriremos un navegador y cargaremos la página de algún
buscador como, por ejemplo, Google (www.google.es) Una vez allí, al igual que antes,
escribiremos alguna palabra o palabras que tengan relación con nuestro texto (vamos a usar
“romano” tal como hicimos anteriormente) y pulsaremos la tecla Intro en el teclado para lanzar
la búsqueda.

Nota: tal como veremos en las páginas siguientes el navegador escogido será el nuevo “Microsoft
Edge” que viene instalado en Windows 10, pero la forma de uso sería la misma que si utilizásemos
cualquier otro navegador como, por ejemplo, Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox
o similares.

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Escribimos la palabra “romano” como término de búsqueda y pulsamos la tecla “Intro” en el teclado para
lanzar la búsqueda.

Una vez aparezcan los resultados de la búsqueda pulsamos la sección “Imágenes” en la parte superior para
acceder a esa sección.

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Tras pulsar “Imágenes” obtendremos una colección en la que buscaremos la que nos resulte más
adecuada para nuestro texto.

Vamos a elegir, para nuestro ejemplo, el dibujo del soldado romano que aparece casi al final en
la segunda fila.

Al pulsar sobre esa imagen conseguiremos dejarla aislada del resto.

Ahora, para llevarla hasta nuestro texto, pulsamos sobre la imagen con el botón derecho del
ratón y, en el menú emergente que aparecerá, pulsaremos la opción “Copiar”.

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Con esto, el ordenador habrá memorizado esa imagen.

Para volver al texto, pulsaremos la marca de Word que aparece en la barra de Inicio de la parte
inferior de la pantalla.

Ahora, haremos clic con el botón derecho del ratón por la zona en la que queremos colocar la
imagen y, en el menú que aparecerá, pulsaremos la opción “Pegar” (si aparecen iconos, el que
buscamos tiene la forma de una pequeña pizarra con un lápiz o un pincel)

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La imagen aparecerá por la zona y sólo quedará repetir el ajuste con respecto al texto que ya
vimos antes con las imágenes prediseñadas: haremos clic en la sección “Herramientas de
imagen” de la parte superior y, después, haremos otro clic en el botón “Ajuste de texto”, y uno
más en la opción “Cuadrado” podremos ver entre otras opciones.

Después, si queremos, podremos modificar el tamaño y al posición de la imagen como vimos antes: tirando
de las esquinas para aumentar o reducir el tamaño y tirando del centro para desplazar la imagen a la
posición deseada, hasta que ésta se muestre de la forma que más nos guste.

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Microsoft Word 2007/2010: trabajo con imágenes II
En este apartado mostraremos un caso especial del trabajo con imágenes:

1. Imágenes encontradas en internet y que, aparentemente, no se nos permite copiar o


guardar para integrarlas en nuestro texto.
2. Herramientas de edición de imagen que implementa Microsoft Word, como la de recorte,
estilos, efectos artísticos,…

Por ejemplo, www.flickr.com es una web de fotografía muy interesante de la que podríamos
extraer material para nuestros textos. Accedemos a ella usando el navegador y escribimos el
término “romano” en su buscador:

Tras pulsar la tecla “Intro” en el teclado para lanzar la búsqueda, obtenemos los siguientes
resultados:

Seleccionaremos ahora una imagen que nos parezca apropiada para nuestro texto y pulsaremos
sobre ella para aislarla del resto:

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Ahora, si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen, tal como vimos en el
tema anterior, deberíamos encontrar la opción “Copiar” en el menú emergente, pero
descubrimos que en este caso no es así.

Al hacer clic con el botón derecho del ratón no aparecen en el menú emergente las opciones de
”Copiar” o de “Guardar como”.

Aparentemente, en este caso, no podríamos llevarnos esta imagen para integrarla en nuestro
texto por medio del procedimiento que hemos visto antes.
La solución pasaría por hacer lo siguiente:

Buscamos el botón “Impr pant” en el teclado de nuestro ordenador y, mientras se muestra en


pantalla la página web con la imagen que queríamos utilizar, pulsamos dicho botón. Aunque
aparentemente no haya sucedido nada, la pulsación de la tecla ha tomado una fotografía de lo
que se estaba viendo en pantalla. Algo así como si hubiésemos hecho un “Copiar” de lo que
estaba apareciendo en pantalla en el momento de la pulsación.
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Vamos ahora al texto, pulsamos con el botón derecho sobre la zona en la que deseamos insertar
la imagen y escogemos la opción “Pegar”.

El resultado es la aparición de una imagen que contiene toda la información que se veía en
pantalla, junto con la imagen que queríamos conseguir.

De la información que nos está mostrando esa nueva imagen sólo nos interesa la fotografía del
romano. Para poder dejar a la vista sólo ese detalle lo que haremos es recortar la imagen pero,
antes, vamos a ajustarla tal como vimos en los ejemplos anteriores.

Pulsamos sobre la imagen, hacemos un clic en “Herramientas de la imagen” y otro clic más en
“Ajuste de texto”, escogiendo la opción “Cuadrado”.

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Una vez ajustada la imagen, haremos clic en la herramienta “Recortar” y, acercándonos al lado
derecho de la fotografía haremos otro clic en el borde y, sin soltar el botón del ratón, iremos
arrastrando hacia la izquierda hasta llegar al borde de la imagen del romano.

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Repetiremos el proceso de recorte por los otros tres lados (por la izquierda, por arriba y por
abajo) hasta que hayamos ocultado toda la información que rodeaba la fotografía del romano.

Cuando esté terminado, pulsaremos sobre el texto de la página, en cualquier parte, para soltar
el botón de recorte. El resultado debería ser algo así:

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Ahora, si es necesario, tal como hicimos con las anteriores imágenes podremos hacer otro clic
sobre la imagen resultante y modificar su tamaño y posición de la forma que más nos guste.

Si queremos mejorar un poco más el aspecto visual de las imágenes, podemos aplicarles alguno
de los estilos disponibles en Word. Para ello, pulsamos sobre cualquiera de las dos imágenes,
hacemos clic en “Herramientas de la imagen” y vamos pulsando los botones de estilos hasta
encontrar uno que nos guste.

Recuerda: además de los estilos que ves en la barra, hay un botón a la derecha del último para
poder visualizar todos los disponibles.

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Microsoft Word 2007/2010: plantillas
En este apartado aprenderemos a:

1. Descargar plantillas prediseñadas.


2. Construir un modelo de documento personalizado a través de una de estas plantillas.

Partiremos de un documento nuevo pulsando en “Archivo” – “Nuevo” y podremos ver la cantidad de


plantillas prediseñadas tenemos a nuestra disposición. De toda esta colección, para nuestro ejemplo,
vamos a pinchar en “Prospectos”, aunque podríamos haber escogido cualquier otra que nos hubiese
interesado.

Dentro de la categoría “Prospectos” encontramos varias subcategorías. De ellas, vamos a hacer clic, por
ejemplo, sobre “Marketing”.

En el subgrupo “Marketing”, vamos a elegir para nuestro ejemplo un prospecto de varios colores y dos
páginas haciendo doble clic sobre él.

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En unos segundos, en cuanto el documento esté descargado de internet, tendremos a la vista la plantilla
para poder comenzar a modificarla a nuestro gusto.

La mayoría de las plantillas están creadas con “Cuadros de texto”, con lo que para modificar los
contenidos sólo hará falta ir pulsando por las distintas zonas y borrando los textos, para escribir
en su lugar lo que nosotros queramos.

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Por supuesto, no estamos obligados a rellenar todo el espacio que ocupa el texto de prueba y
podemos dejar partes de los cuadros de texto sin rellenar.

Otros cuadros de texto pueden no interesarnos en la posición en la que están y podemos


borrarlos completamente. De igual forma podemos eliminar las imágenes y colocar las nuestras.

Por ejemplo, vamos a eliminar la imagen de la primera página y el cuadro de texto que aparece
a su derecha. En su lugar colocaremos una imagen apaisada propia que ocupe ese espacio.

Para eliminar la imagen, haremos clic sobre ella y pulsaremos la tecla “Supr” del teclado.

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Para borrar el cuadro de texto de la derecha, haremos un clic sobre él y otro clic más sobre el
borde del cuadro. Hecho esto, como en el caso de la imagen, pulsaremos “Supr” para eliminarlo.

Los puntitos rojos que han quedado a la vista no formaban parte del texto sino que eran
imágenes sueltas. Para borrarlos procederemos como con la primera imagen: un clic sobre uno
de los puntos y “Supr” para borrarlo; lo repetiremos para cada punto.

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Una vez que hayamos limpiado ese espacio, para insertar nuestra propia imagen, recurriremos
por ejemplo a alguna que tengamos ya guardada en la carpeta “Mis imágenes” de nuestro
equipo (o, si fuese necesario, la buscaríamos en Internet como hemos visto en aparatados
anteriores)

Pulsamos la sección “Insertar” y, dentro de ésta, el botón “Imagen”. Después, escogemos la


imagen deseada de las que tenemos en nuestra carpeta de imágenes y hacemos un doble clic
sobre ella para que quede colocada en el documento.

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Como hemos hecho hasta ahora, ajustaremos la imagen y le daremos el tamaño y la posición
que más nos convenza.

De esta forma, podemos ir modificando todos los contenidos para personalizarlos hasta dejarlos
a nuestro gusto, hasta conseguir el documento deseado.

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Microsoft Word 2007/2010: combinar correspondencia con Excel y Word
Combinar correspondencia, es lo que hacemos cuando tenemos los datos de nuestros contactos
en un fichero, y un modelo de documento en otro, que queremos “alimentar” con dichos datos.
En ese caso, lo que haremos será combinar el modelo, con todos los contactos que tenemos en
el otro fichero.

Veámoslo de una forma simplificada, y con un ejemplo. Supongamos que tenemos en un


documento, una lista con los nombres, direcciones, y un montón de información más relativos a
nuestros clientes. Ahora supongamos que queremos mandarles a todos ellos una oferta, por la
cual si compran durante este mes, les haremos un descuento que será distinto dependiendo de
quién sea el cliente. Para mandar esas cartas a nuestros clientes con el mínimo esfuerzo y
máximas garantías, lo ideal es preparar una carta modelo, y seguir los pasos que se explican en
este ejemplo.

Para ejercicio, usaremos Excel como "base de datos", es decir, como fuente u origen donde
almacenaremos los datos de nuestros clientes (aunque podríamos usar Word, Access,…)
Imaginad que tenemos una tabla como esta, con los datos correspondientes a 8 clientes, aunque
podríamos haber puesto tantos como tengamos:

Ahora imaginemos que queremos mandarles esta carta a todos ellos, y que redactaremos en
Word:

Cómo veis, hay una zona de la parte superior del escrito coloreada en rojo, que corresponde al
nombre, domicilio, y demás datos que queramos incluir, relativos a nuestro cliente. En el texto,
tenemos también un dato que es el porcentaje de descuento que aplicaremos a ese cliente, y
que a efectos ilustrativos, para que sea más visible, figura en color rojo (evidentemente estos
datos de color rojo, deberán figurar en color negro en nuestro escrito).

Ahora nos queda el trabajo de combinar la correspondencia, es decir, de aplicar ese escrito a los
8 clientes que tenemos en nuestra tabla de Excel, de forma que obtengamos 8 cartas
personalizadas con nombres, apellidos, direcciones y demás, así como con el descuento también
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personalizado. Este libro de Excel que tendremos grabado en nuestro disco duro, lo llamaremos
Clientes, y la hoja del libro donde tendremos los datos, la llamaremos Datos de clientes. Para
combinar la correspondencia, abriremos Word, y redactaremos nuestra carta, dejando vacíos los
espacios que yo he puesto en color rojo, es decir, omitiremos el nombre del cliente, su dirección,
y el porcentaje de descuento.

Una vez tengamos redactado nuestro escrito, desde el propio Word, seleccionaremos el menú
Correspondencia, con lo que tendremos los siguientes iconos en la parte superior de la pantalla:

Ahora pulsaremos sobre el icono Seleccionar destinatarios de esa barra y Usar lista existente.

Aparecerá una ventana, para localizar el fichero de origen, es decir, el fichero donde tenemos
los datos de los clientes, y que se llama Clientes.xls. Tan solo deberemos localizarlo, hacer clic
sobre él y pulsar Abrir.

Seguidamente nos aparecerá una imagen como esta:

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Seleccionaremos la hoja donde tenemos los datos de los clientes (recordemos que antes
establecimos que, precisamente, la hoja del libro se llamaba así Datos de clientes), y pulsaremos
el botón aceptar, fijándonos que esté marcada con una muesca la opción que aparece al pie de
esa ventana y donde pone La primera fila de datos contiene encabezados de columna, pues en
la primera fila de la hoja de Excel es donde aparece el nombre de cada uno de los campos: cliente,
dirección, población, etc.

Ahora ya estaremos en disposición de empezar a combinar los datos de nuestros clientes, con
ese escrito. Para ello, nos situaremos en el encabezado del escrito, es decir, en la zona habilitada
para poner el nombre de nuestro cliente, y pulsaremos en Insertar campo combinado. Una vez
cliqueado ese icono, nos aparecerá una sección similar a la siguiente (con los campos
correspondientes de la tabla de Excel):

Como ya estamos situados en el encabezado del texto, pulsaremos en esa ventana, sobre el
Nombre, luego sobre Apellidos, y así hasta el final, aunque no incluiremos el País, por ser todos
nuestros clientes españoles. Una vez insertados los campos de combinación, veremos que en
pantalla aparece esto:

«Nombre»«Apellidos»«Dirección»«Población»«Código_postal»«Provincia»

Ahora solo tendremos que incluir un espacio entre el nombre y los apellidos, entre la población
y el código postal (para que no se junten los datos), y unos saltos de línea, pulsando Intro, entre
los campos, de tal forma que nos quede así:

«Nombre» «Apellidos»
«Dirección»
40
«Población» «Código_postal»
«Provincia»
Sólo nos quedará situar el cursor en la zona de texto donde informamos del porcentaje de
descuento correspondiente a ese cliente, y haremos lo mismo, insertando el campo combinado
correspondiente al descuento, de tal forma que el texto nos quedará así:

Ya tenemos lista la carta modelo, donde combinaremos los datos de todos nuestros clientes.

Podemos darle un vistazo a aspecto que tendrán las cartas personalizadas pulsando el botón
Vista previa de resultados y, usando las flechas de avanzar y retroceder, ir visualizando cada
una de las cartas.

Para finalizar, tan solo nos quedará pulsar el botón Finalizar y combinar y escoger Editar
documentos individuales.

Aparecerá esta ventanita final:

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Pulsaremos el botón Aceptar sin modificar nada y obtendremos un documento en el cada página
es una carta personalizada para cada uno de nuestros clientes.

Nota: En el ejemplo hemos optado por una “carta modelo”, pero podríamos haber elegido, por
ejemplo, “etiquetas”. El sistema sería el mismo, cambiando que, al principio, habríamos pulsado
el segundo botón de la sección Correspondencia, llamado Etiquetas, para elegir el modelo
exacto de etiqueta (con lo que nuestro documento aparecería ya dividido en las secciones
correspondientes a cada etiqueta).

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Microsoft Word 2007/2010: tablas

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se
puede insertar texto, números o gráficos.

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna
u ordenar una lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la
distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre
todo en la construcción de páginas Web para Internet.

Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las
tabulaciones u otros métodos.

Para crear una tabla accedemos siempre desde la


pestaña Insertar - Tabla. A llí encontraremos las tres
posibles formas de crear tablas:

1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que


simula una tabla . Cada cuadrado representa una
celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en
naranja la selección que realicemos. Al hac er clic
confirmamos que la selección se ha realizado y se
inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la
imagen estaríamos creando una tabla de 3x3.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite
especificar el número de filas y columnas para la tabla.

3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y
simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más lenta, pero puede
resultar muy útil para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.

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Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo
veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño -
Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar la distribución deseada
a la tabla.

El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a continuación pulsar
Dibujar tabla para empezar a dibujar.

Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del cursor
y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.

Una característica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una tabla
dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma independiente a la otra. Lo
único que deberemos tener en cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, también se
eliminará su contenido, y esto incluye las tablas anidadas que podamos haber creado.

¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra
tabla.

Hasta ahora hemos visto cómo crear la distribución de celdas, pero existe otro aspecto
importante: el estilo de la tabla, es decir, su formato.

Podemos aplicar estilos predefinidos con un sólo clic, eligiéndolos en la pestaña Diseño - Estilos
de tabla.

Al pasar el ratón sobre ellos verás cómo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo
definitivamente haremos clic sobre él. Luego, podrás retocar el resultado final, si lo deseas, con
las herramientas de Sombreado y Bordes.

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Además, los estilos se pueden ajustar según nuestra conveniencia en base a distintas opciones
que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla tiene o no
encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van
alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla.

Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en cuenta su
alineación con respecto a la página y con respecto al texto que la rodea.

Para conseguirlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las Herramientas
de tabla y, en la pestaña Presentación haremos clic en el botón Propiedades (o bien
seleccionamos Propiedades de tabla en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho
del ratón sobre ella)

Se abrirá la ventana que vemos en la imagen.

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Desde aquí, podemos especificar el Ajuste de texto (Ninguno o Alrededor) y la Alineación
(Izquierda, Centro o Derecha).

Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el de poder
moverla. Al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla, veremos que aparece un icono en la
esquina superior izquierda. Si hacemos clic en él y lo arrastramos lograremos mover la tabla y
cambiarla de posición.

También al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla, apreciaremos un icono en la esquina


inferior derecha. Si hacemos clic en él y lo arrastramos podremos modificar de forma sencilla y
visual el tamaño de la tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificará la
altura del borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta forma su posición no variará,
ya que el punto que indica la posición de la tabla es la esquina superior izquierda.

Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando
el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se coloreará.

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor
tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se
coloreará.

Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic
o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.

También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

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Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla de borrar,
Si sólo queremos borrar su contenido pulsaremos la tecla Supr. Al borrar una celda
Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.

En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que, por
ejemplo, una fila contenga una única celda que ocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien
para conseguir el efecto totalmente opuesto, que una celda se divida en dos o más celdas sin
afectar al resto.

Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaña Presentación > grupo Combinar.

El botón Combinar celdas sólo estará activo si hay más de una celda seleccionada en la tabla.
Esto es así, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cuáles queremos combinar.

Dividir celdas mostrará una ventana donde especificar en cuántas secciones dividir la celda
seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una división en dos columnas y una fila, pero
perfectamente podríamos haber realizado una división horizontal en dos filas y una columna.

Dividir tabla separará la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla aquella que se
encuentre seleccionada o con el punto de inserción.

Para poder alinear los elementos internos, es decir, la alineación del contenido de las celdas.

Lo haremos desde Presentación - Alineación.

Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las
combinaciones de alineación horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio
e inferior). Lo único que hay que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se
quiera aplicar la alineación estén seleccionadas con anterioridad.

Además de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imágenes, fotografías o
formas.

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Con el botón Dirección del texto lo que hacemos es que el texto aparezca en distintas
direcciones. Las posibilidades son tres:

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Microsoft Word 2007/2010: tabla de contenidos

Antes de comenzar este apartado, conviene definir lo que es una Tabla de contenidos en
Microsoft Word y lo que es un índice, pues en el idioma español, no significan exactamente lo
mismo.

En idioma español, cuando hablamos del índice de un libro o documento, nos estamos refiriendo
a esa sección que contiene los títulos y subtítulos de los distintos capítulos o apartados junto
con el número de página en que podemos encontrarlos. Esto, en Word, es en realidad lo que
llamaremos una Tabla de contenidos, mientras que la palabra índice, designa en este programa
a lo que en español vendría a ser un “glosario”, es decir, un listado de las palabras de mayor
interés o significación que se encuentran en el texto junto con la página o páginas en las que
podemos encontrarlas.

Una Tabla de contenidos está formada pues por los títulos de los apartados que aparecen en el
documento junto con el número de la página en que se encuentran.

Para crearla debemos seguir dos pasos:

1. Preparar la tabla de contenidos: que consiste en “marcar” los títulos y subtítulos que
deseamos que aparezcan en dicha tabla: para prepararla, usaremos los Estilos de título
(predefinidos por Word o creados por nosotros mismos) para que después se cree la
Tabla de contenidos a partir de ellos

2. Generar la tabla de contenidos: si hemos redactado un documento y le hemos ido


aplicando estilos de título personalizados, una vez estemos en la pestaña de Tabla de
contenido en el diálogo Tabla de contenido escoremos la típología de formato que
definirá cada nivel y crearemos la tabla.

Por ejemplo, supongamos que a lo largo de un documento hemos ido creando apartados y
subapartados en varios niveles (o capítulos y subcapítulos) y que, además, en cada uno de ellos
aparecen palabras que consideramos importantes de reseñar.

Para nuestro ejemplo, vamos a trabajar con una versión resumida que nos permitirá ver mejor
los resultados.

Tal como se muestra en la imagen siguiente, nuestro documento se compone de cinco capítulos,
algunos de cuales están a su vez divididos en subcapítulos (que a su vez también se pueden
subdividir en niveles menores). Además, en algunos aparecen palabras consideradas
importantes. Estos capítulos aparecen en distintas páginas.

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Nuestra primera tarea será ir “marcando” los distintos niveles de modo que cada uno comparta
el formato con aquellos que están a su misma altura y se diferencien ente ellos por usar formatos
distintos.

Podríamos utilizar los estilos predefinidos que Word nos muestra en la barra de herramientas de
la sección Inicio…

…pero aquí vamos a preferir crear algunos propios.

Para esto, seleccionamos el texto “Capítulo 1” y le damos el formato deseado (por ejemplo, Tipo
de letra Calibri, negrita, tamaño 16 y color Rojo, y se lo aplicamos también a los capítulos 2, 3, 4
y 5.

Ahora, pensamos en otro estilo para el primer nivel de subcapítulos (por ejemplo, letra Arial,
negrita, tamaño 12 y color verde) y se lo aplicamos a todos los subcapítulos de segundo nivel
(que en nuestro ejemplo serían el 2a, 2b, 4a y 4b)

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Finalmente, aplicamos otro estilo a los epígrafes de tercer nivel (4a.1, 4a.2 y 4ª.3), por ejemplo,
letra Calibri, negrita, tamaño 10 y color gris.

Llegados a este punto, vamos a pedirle a Word que guarde estos estilos que hemos credo de
modo que nos sirvan después para crear la Tabla de contenidos. Para ello, seleccionamos uno
de los títulos de primer nivel, pulsamos el botón de la barra de desplazamiento de la sección de
estilos y pulsamos sobre Guardar selección como nuevo estilo rápido, llamándolo, por ejemplo,
“Nivel1”.

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Repetimos con el resto de subtítulos, guardando los correspondientes estilos como “Nivel2” y
“Nivel3”.

Ahora, nos colocamos en la página de nuestro documento donde deseamos crear la Tabla de
contenidos (en nuestro ejemplo será la página 2, bajo el título 5) y pulsamos en el apartado
Referencias de la parte superior y, a continuación, en el botón Tabla de contenidos, para escoger
en ese desplegable la opción Insertar tabla de contenidos que aparece por el final de la lista.

Aparecerá una ventana como la que muestra la imagen siguiente:

Pulsaremos sobre el botón Opciones para acceder a una segunda ventana en la que
estableceremos que estilo es el que define cada nivel de contenidos, escribiendo el número
correspondiente al nivel en la casilla que proceda (en este caso, para nuestro ejemplo,
escribiríamos un 1 en la casilla del Nivel1, un 2 en la correspondiente al Nivel2 y, finamente, un
3 en la del Nivel3.

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Pulsaremos Aceptar en las dos ventanas que quedaron abiertas y la Tabla de contenidos, que
contiene los títulos de nuestro documento junto con el número de la página en la que se
encuentran, aparecerá de inmediato en el lugar en que nos habíamos posicionado.

Si lo deseamos, ahora, podemos cambiar el formato el formato de dicha Tabla de contenidos


como más nos guste (usando otros tipos de letra, tabulando más o menos los niveles, etc…)

La ventaja de esta herramienta consiste en que, si mientras vamos dando formato a nuestro
documento, nos acordamos de ir aplicando estilos iguales a los apartados de un mismo nivel y
guardando esos estilos como estilos rápidos, al terminar de formatear nuestro documento, la
Tabla de contenidos, donde aparece el número de página correspondiente a cada capítulo, se
crea fácilmente en unos pocos segundos.

Recuerda: lo que en idioma español llamamos un índice, en Word se llama una Tabla de
contenidos.

Microsoft Word 2007/2010: algunas opciones más de diseño de página


Columnas

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Podemos decidir que cualquier parte de nuestro texto aparezca en varias columnas sin más que
seleccionarlo, ir a la sección Diseño de página y pulsar el botón Columnas, escogiendo a
continuación el número que queremos.

Si deseamos hacer alguna variación más en ellas,


podemos pulsar en el apartado Más columnas que
aparece al final de las opciones del botón Columnas y se
nos mostrará una ventana donde podemos definir
mucho más detalladamente el formato de esas
columnas (el número concreto, el grosor de cada
columna, el espacio entre ellas, si deseamos que
aparezca una línea divisoria entre una y otra, etc…)

Márgenes

En la misma sección de Diseño de página, encontramos el


botón Márgenes que nos permitirá modificar el tamaño del
espacio en blanco que aparece a derecha e izquierda en
nuestro documento, así como el que también existe en la
parte superior e inferior de cada página.

Al pulsar el botón Márgenes aparecerá un desplegable con


algunos tamaños predefinidos. Si deseamos modificarlos de
forma más personalizada, podemos pulsar en la opción
Márgenes personalizados que aparece al final del
desplegable.

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En esta ventana podemos determinar el tamaño exacto y
alguna otra propiedad como por ejemplo la orientación de
la página (algo que también puede hacerse desde el botón
Orientación que se encuentra igualmente en la sección de
Diseño de página)

Microsoft Word 2007/2010 es una aplicación profesional con una cantidad de posibilidades
enorme, por lo que te recomendamos que, una vez que hayas adquirido cierta soltura en su
manejo básico, investigues por los distintos apartados de la barra de herramientas para ver todas
las posibilidades que puede ofrecerte en tu trabajo.

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