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Ingreso al sistema de trámite documentario:

Para ingresar al sistema de trámite documentario en modo administrador se deberá ingresar


en usuario ADMINISTRA y en password se deberá escribir la contraseña por defecto es la
misma que ADMINISTRA posteriormente usted podrá cambiar la contraseña.

Menú Principal:

A continuación se muestra el menú principal del sistema:

En la parte superior encontramos un menú en el cual se podrán llevar a cabo las configuraciones
previas del sistema, estos menús están restringidos conforme los privilegios que hayan sido
otorgado a cada usuario.
En el lado izquierdo se puede visualizar el menú rápido donde se facilita el acceso secuencial
para llevar a cabo los procesos de trámite documentario, así como de configuraciones
misceláneas de cambio de contraseña, ingreso de nuevos administrados etc.

CONFIGURANDO NUMERO DE EXPEDIENTE:

En la siguiente figura se muestra la configuración de correlativos de expedientes externos que


se recepcionan por mesa de partes, aquí se puede considerar el correlativo del año anterior
como expediente siguiente o elegir empezar desde el número 00000001, es de acuerdo al
criterio que maneje la municipalidad, del mismo modo se deberá realizar con el despacho.

CONFIGURAR UNIDADES ORGANICAS:

En esta parte se considerarán las unidades orgánicas de línea y de apoyo, los cuales se
relacionaran con ambientes de trabajo que están bajo su supervisión.

En el caso que la estructura orgánica no haya variado el año siguiente podrá escoger el botón
migrar de año anterior, para la migración automática de dichas unidades orgánicas para el
siguiente año.

AMBIENTES DE TRABAJO:

En esta parte es muy importante saber conque ambientes que son dependientes se tendrán que
relacionar las unidades orgánicas, por lo que en la figura siguiente se muestra como ejemplo la
unidad orgánica alcaldía se relaciona con los ambientes de: ALCALDIA, GERENCIA MUNICIPAL,
INSTITUTO VIAL PROVINCIAL, OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL y PROCURADORIA PUBLICA
MUNICIPAL. Del mismo modo sino hay cambio en los ambientes se podrá realizar la migración
del año anterior o en su defecto crear o suprimir ambientes para el año actual.

AMBIENTES Y USUARIOS DEL SISTEMA:

En este punto es muy importante tener en cuenta lo siguiente:

Al tratarse de un sistema integrado es muy importante primero registrar a la persona de manera


correcta es decir considerando sus datos correctamente es decir apellidos y nombres,
documento de identidad. La cual se realiza en el siguiente menú:

Al presionar el botón nuevo se nos despliega la venta anterior, en la cual se ingresarán todo los
datos de la persona a registrar, la opción de validación de datos de manera definitiva siempre
y cuando el número de documento de identidad se haya ingresado correctamente. Al validar
datos en ningún módulo del sistema se podrá realizar modificaciones.
El sistema informará en el caso que se trate de un homónimo o el Documento de identidad sea
de otra persona antes de llevar a cabo la grabación. En el caso que ya exista registrada la persona
se obviará este paso.

A continuación deberá ingresar en el siguiente menú el cual seleccionará para registrar al usuario
del sistema que tendrá acceso a los módulos que se le asigne y con los privilegios por menú que
le sean privilegiados.

Al presionar el botón nuevo se mostrará la siguiente ventana en la cual se seleccionará el módulo


de trámite documentario.

Seguidamente si el usuario ya existe bastará con escribir el nombre en apellidos y nombres en


el cual irá apareciendo según las coincidencias. En el caso que no esté aun registrado podrá
utilizar los botones siguientes:

El botón de la derecha es para registrar a un nuevo usuario que anteriormente lo habíamos


registrado como persona. Al hacer click se nos mostrará lo siguiente:
Ingresaremos el nombre que se había registrado anteriormente, y en usuario (alias) se pondrá
el usuario que identificará a ese usuario podemos considerar la primera letra del primer nombre
de la persona y posteriormente su primer apellido ejemplo: MAGAMA

Al guardar el usuario la contraseña por defecto que se generará será lo mismo que usuario.

En el caso de que sean usuarios que ya no estén laborando se seleccionará el check suspender
usuario.

En la grilla superior aparecen los accesos a los que el usuario tendrá acceso. A medida que vaya
seleccionando irán apareciendo en la grilla inferior. Para un usuario común podremos habilitarle
los siguientes accesos:

 Archivar/desarchivar documentos
 Cambiar contraseña de usuarios
 Documentos que se encuentran en buzón de usuario
 Elaborar despachos de expedientes recepcionados
 Guías de entrega y recepción de expedientes
 Historial de expedientes / consulta de expedientes
 Mantenimiento de personas/ administrados
 Mantenimiento de proveídos
 Mantenimiento de tipos de documentos de trámite documentario (esta opción se
recomienda que el administrador del sistema solo tenga acceso por lo que podrían crear
documentos de manera indiscriminada)
 Recepcionar expedientes enviados por otras áreas
 Reportes generales del sistema

La opción de registro de expedientes externos sólo debe ser habilitada para el personal
que se encarga de la recepción por mesa de partes.

Una vez conforme eligiéremos la opción guardar.


Una vez que le hayamos dado los accesos respectivos, procederemos a seleccionar el ambiente
de trabajo en el cual operará el usuario como responsable del movimiento y recepción de
documentos así como su derivación para el control de los plazos respectivos.

AMBIENTES Y USUARIOS DEL SISTEMA:

a continuación se muestra como relacionar a un usuario en un ambiente de trabajo:

seleccionamos ambientes y usuarios del sistema, del menú catálogos, luego presionaremos
nuevo en el cual ingresaremos la unidad orgánica, así como el ambiente de trabajo al que estará
asignado, y por ultimo solo digitamos el nombre del usuario y guardamos.

ASIGNACION DE PROCEDIMIENTOS (TUPA):

El sistema cuenta con integración de los procedimientos que la Municipalidad haya establecido,
es decir al momento de la recepción de un documento externo, es capaz de verificar los
requisitos que debe de cumplir los procedimientos exclusivos que realiza la entidad para ello
debemos ingresar a esta opción para alimentar la información contenida en nuestro tupa.
Como se puede observar en la imagen anterior, se puede apreciar los menús donde se
ingresaran los procesos y sub procesos contenidos en el TUPA de la Municipalidad. Así mismo
se podrá ingresar los requisitos exigidos en estos procedimientos:

Al seleccionar la opción de procedimientos principales (TUPA), podremos ir ingresando los


procedimientos ejemplo:

Certificado domiciliario, inscripción de nuevo contribuyente, licencia de construcción, licencia


de funcionamiento etc.

En la siguiente imagen podemos apreciar que se ha ingresado el procedimiento LICENCIA DE


FUNCIONAMIENTO y el ambiente que resuelve es DIVISION DE GESTION TRIBUTARIA Y RENTAS,
así como la casilla VIGENTE se encuentra marcada para que el sistema lo considere como un
procedimiento vigente si el procedimiento ya es derogado se deseleccionara dicho casillero.
En el siguiente menú Sub Procedimientos (TUPA) ingresaremos los sub procesos del
procedimiento principal ejemplo:

Procedimiento principal:

 Licencia de Funcionamiento

Sub procedimientos:

 Licencia de funcionamiento para categoría (a)


 Licencia de funcionamiento para categoría (b)
 Licencia de funcionamiento para categoría (c)

Como se muestra en la siguiente imagen, así mismo el % de la UIT asignado como tasa de pago
por dicho proceso.

Por ultimo escogeremos la última opción del menú Mantenimiento de Procedimientos (TUPA),
en la cual ingresaremos los requisitos de los procedimientos que hemos ingresado:
Se muestra además un checkbox REQ. NEC.? El cual seleccionaremos si dicho requisito es
obligatorio de presentar caso contrario no lo marcaremos.

Como podemos observar al seleccionar el procedimiento LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO se


observa en la grilla inferior los requisitos asociados y además las imágenes de más manitos
verdes significa que dichos requisitos son de carácter obligatorio presentarlos caso contrario las
manitos serán de color rojo.

CAMBIO DE CONTRASEÑA:

A continuación se muestra el cambio de contraseña personal que podrá efectuar cualquier


usuario ingresando a la siguiente opción

Bastará con ingresar el password actual, y a continuación el nuevo password que desee.
PROCEDIMIENTO COMUN REALIZADO POR MESA DE PARTES:

En este apartado vamos a indicar los procedimientos que llevará a cabo el área responsable
dedicada a la recepción de documentos externos es decir documentos que ingresan de
contribuyentes o usuarios que presenta todo tipo de expedientes. Desde donde iniciara el
conteo de plazos para la atención de dichos expedientes teniendo en cuenta los plazos
establecidos por cada procedimiento. Para ello el responsable de mesa de partes ingresara con
su usuario y contraseña proporcionada por el administrador de sistemas, la contraseña podrá
ser modificada por el usuario posteriormente si lo desea.

REGISTRANDO UN EXPEDIENTE:

En la figura anterior se muestra las partes del formulario de recepción de expedientes:

1. Leyenda del estado del expediente (la cual se puede visualizar en la grilla de recepción
de expedientes (3))
2. Puede llevar a cabo la ubicación rápida de un expediente en el caso que nuestra grilla
de ingresos tenga muchos expedientes.
3. Grilla de recepción de expedientes donde se muestra todo los expedientes que se van
recepcionando en la fecha actual.
4. Muestra los movimientos del expediente seleccionado en la grilla recepción de
expedientes. Las manitos rojas significan que el expediente ha sido enviado a dicha área
pero el usuario de dicha área aun no lo acepta por sistema. La manito verde significa
que ya lo aceptó.

Para registrar un nuevo expediente bastará con presionar el botón NUEVO de la parte inferior
de los botones de mantenimiento del formulario.
Se nos mostrará el siguiente formulario en el que iremos ingresando los datos según la
secuencia.

Podemos apreciar en el ejemplo cuando ingresamos al gestor (persona que presenta el


documento) que tiene dos expedientes presentados ante la municipalidad.

Además solicita en este caso licencia de funcionamiento para una caseta de informes, como
previamente ya se había alimentado los procesos TUPA el sistema automáticamente le informa
al encargado de mesa de partes que requisitos debe solicitar y el plazo en el que se debe resolver
dicho trámite.

En el ejemplo vemos que todos los requisitos son obligatorios o necesarios para iniciar el trámite
es decir si no se marca uno de ellos el sistema emitirá una esquela de observación.

Para el ejemplo hemos obviado un requisito porque la persona presentante no lo ha adjuntado,


en este caso el expediente se guardará pero con la salvedad que faltan requisitos mientras tanto
el expediente quedará en custodia de mesa de partes hasta que sea subsanado no generando
conteo de plazos. Para imprimir la esquela se indica en la siguiente imagen:
Al seleccionar el expediente observado podemos ver el icono al costado derecho que indica que
faltan requisitos. Presionaremos el botón rojo de la parte inferior observac. Con el cual se
imprimirá una esquela como se muestra en la siguiente imagen:

En la cual indica los requisitos que faltan además deberá ser notificado al momento para que el
contribuyente no tome como aceptado su trámite.

ELABORANDO DESPACHO DE EXPEDIENTES RECEPCIONADOS:

Una vez recepcionado los expedientes se procederá a realizar los despachos o movimiento de
expedientes a los ambientes responsables de resolver. Para ello seleccionamos el menú
ELABORAR DESPACHOS del menú rápido, luego elegiremos NUEVO.

Los despachos serán elaborados teniendo en cuenta primero el ambiente a donde vamos a
enviar el documento luego seleccionaremos en la grilla superior los expedientes que vamos a
enviar a dicho ambiente en la parte inferior se irán cargando los expedientes que vayamos
seleccionando, a continuación seleccionaremos el botón que aparece entre ASUNTO y
PROVEIDO de la grilla inferior. Para seleccionar el proveído o tipo de documento con el que se
está enviando a dicho ambiente:
Una vez seleccionado los proveídos, se presionará el botón guardar para terminar con el
proceso.

ELABORANDO GUIAS DE ENTREGA Y RECEPCION:

El área que ha generado despachos podrá generar guías de entrega y recepción, las cuales serán
generadas para poder hacer firmar los cargos respectivos a los usuarios de los ambientes que se
está remitiendo los expedientes, esta opción es de uso opcional por la institución.

Para ello seleccionaremos en el menú rápido GUIAS DE ENTREGA Y RECEPCION luego


seleccionaremos NUEVO con el cual se generará un número de guía para su llenado.

Se mostrara la pantalla de la figura, en la cual seleccionaremos el botón AGREGAR, al presionar


este botón se mostrarán todo los proveídos que hemos generado para las diferentes áreas y se
mostrará como en la siguiente imagen
Existe la posibilidad de ver todo los despachos sin guía así como escoger despachos de fecha
específica. Iremos seleccionando los despachos que contendrá la guía, para los trabajadores a
los que se les ha enviado.

Una vez seleccionado los despachos presionaremos el botón guardar con lo que se concluye la
creación de la guía.

Como vemos en la imagen anterior se han incluido dos despachos en la guía 630157, el despacho
41512017 y el despacho 41522017, podemos observar al seleccionar cada despacho vemos que
documentos contiene en la parte inferior.

Con esto se concluye la generación de guía solo presionamos salir para ir a la ventana principal
de las guías para poder imprimir y remitirnos a los ambientes correspondientes a hacer firmar
los cargos de recepción tanto físicos como por sistema.
Una vez generado y estando en la ventana principal de guías eligiéremos la opción IMPRIMIR
con la cual se nos mostrará la siguiente imagen:

Como se muestra en la figura al costado derecho de cada expediente aparece un cuadrito


REC/SIST el cual se marcará verificando que el usuario receptor haya recepcionado vía
sistema. Con el cual quedará constancia de su recepción tanto física como por sistema.

RECEPCIONANDO EXPEDIENTES ENVIADOS POR OTRAS AREAS:

Esta opción la vamos a usar para recepcionar expedientes que nos hayan enviado de otras áreas
u otros ambientes de trabajo, para ello el sistema cuenta con un detector de expedientes
enviados el cual se activa con una ventana emergente tipo Messenger al momento que otro
usuario haya enviado expedientes agrupados en despachos. Como el que se visualiza en la
siguiente imagen:

En el cual nos indica que tenemos 143 envíos pendientes, osea 143 despachos que nos han
enviado de diferentes áreas cada despacho puede contener n expedientes. Podemos
recepcionarlo de dos maneras:

Uno es haciendo click en la misma ventana emergente otro seleccionando la opción recepcionar
expedientes del menú rápido. En ambos casos nos dará acceso a una única ventana:

En la parte superior podemos ver un cuadro que listará los ambientes que estén haciendo
envíos, seleccionaremos los ambientes y luego presionaremos el botón inferior de RECIBIR.

Como se aprecia en la figura siguiente el usuario del ejemplo tiene despachos por recepcionar
de diferentes ambientes como son:

Gerencia de Administración y Finanzas

Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Local

Gerencia de Desarrollo Social


Tramite Documentario

Para ello el usuario ira seleccionando cada ambiente y verificando cada expediente para su
recepción.

Una vez recepcionado los despachos con sus respectivos expedientes la ventana emergente tipo
Messenger ya no saldrá hasta que nuevamente detecte otro envío.

NOTA: los plazos siguen corriendo así el usuario haya aceptado o no por sistema generando
reportes para control interno en caso haya hecho caso omiso a estos mensajes.

ARCHIVAR/DESARCHIVAR EXPEDIENTES:

En el caso que el responsable de atender el trámite haya concluido con dar trámite al expediente
procederá a realizar el archivo. Con el cual los plazos dejarán de correr y habremos concluido
satisfactoriamente con la atención de los expedientes.

Para ello seleccionamos la opción ARCHIVAR/DESARCHIVAR EXPEDIENTES del menú rápido.


Como se observa en la figura vemos una leyenda donde aparece una carpeta de color azul que
indica que el expediente aún está en trámite y un candado que indicará que el expediente está
cerrado o archivado.

Además en la parte inferior se muestra la leyenda de riesgos de incurrir en silencio


administrativo positivo de cada trámite por el tiempo transcurrido.

Para archivar un expediente tan solo seleccionaremos el expediente que hemos concluido y
luego seleccionaremos el botón ARCHIVAR.

Al presionar este botón se nos muestra la siguiente pantalla:

Lo único que debemos hacer es escribir en observaciones los documentos con los que se atendió
el trámite u otras observaciones que creamos conveniente.

Y por último daremos click en guardar.

Para desarchivar un expediente en el caso que sea un expediente que sea rehabierto por algún
motivo seleccionaremos el botón DESARCHIVAR y procederemos a realizar los mismos pasos
para archivar.

EXPEDIENTES DE MI BUZON:

Esta opción la usaremos para poder verificar de forma rápida los expedientes que tenemos en
nuestro poder y en qué estado se encuentran, podremos filtrarlos por riesgos de plazos u otros.
Haciendo click en el icono de las imágenes de la leyenda, así como imprimirlos presionando el
botón imprimir.

HISTORIAL DE EXPEDIENTES:

Esta opción nos sirve para poder averiguar cualquier expediente que haya sido ingresado por
mesa de partes no solamente del ambiente del cual somos responsables sino de cualquier
ambiente:

Esta es la ventana principal la cual se encuentra en blanco hasta que presionemos el botón
buscar el cual nos mostrará la siguiente ventana:
Como se puede ver las opciones de búsqueda son por N° de expediente, por gestor, o por asunto
además podemos seleccionar el año respectivo en el cual deseamos buscar.

Una vez que hayamos efectuado la búsqueda se nos visualizaran las coincidencias respectivas la
cual las seleccionaremos haciendo click en el expediente respectivo para ver su detalle.
REPORTES GENERALES:

Podemos obtener los reportes que el sistema nos brinda seleccionando el menú reportes,
reportes generales.

Podemos seleccionar los diversos criterios de impresión y reporte que se solicite.