Anwenderhandbuch

für die Produkte

ShakeHands Kontor Saldo 2010 ShakeHands Kontor Balance 2010

Inhalt

Kapitel 1

Einführung Über dieses Buch Die aktuelle Produktlinie

9 9 9 11 11 12 12 12 13 13 13 14 14 14 16 16 16 18 18 19 19 19 20 24 24 25 25 25 25 25 27 29 30 31 31 32 33 34 35 37 37 39 39

Kapitel 2

Die Arbeitsoberfläche im Überblick Die Infopalette Die Übersichtspalette Die Buchungsdialoge Das Fenster „Einnahmen/Ausgaben“ ! Erweiterte Tastatursteuerung in Eingabedialogen Checkbox ! Popupmenu! Button! Eingabefeld mit Werteliste (Combobox)! Eingabefeld mit Suchdialog! Listenanzeigen konfigurieren Abovorgänge Abovorgänge ausführen!

Kapitel 3

Die Druckausgabe Globale Papierformate einstellen! Dokumente drucken! Formulargebundenes Papierformat einstellen! Papierformate löschen!

Kapitel 4 Kapitel 5

Die Programmeinstellungen Einrichten der Firma Überlegungen vor dem Einrichten Firma neu anlegen Firma! Steuerbehörde! Steuerberater! Buchhaltung! Faktura! Vorlage auswählen! Stammdaten aus Vorlagen aktualisieren Nummernkreise Textbausteine Eigene Bankkonten Zahlungsbedingungen

Kapitel 6

Der Kontenplan Der BWA-Typenbaum Die Navigation im Kontenplan Neues Konto erfassen Konto bearbeiten Konto duplizieren

Konto löschen Mehrere Konten ändern Kontenplan drucken Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen Die Kontenstruktur Eine neue Kontenstruktur anlegen! Die Kontenfunktionen Kapitel 7 Die Mehrwertsteuer Steuersätze verwalten Wie kommen die Zahlen in die MwSt-Abrechnung? Umsatzsteuerbeträge über die Steuersätze! Bezugsteuerbeträge über die Steuersätze! Vorsteuerbeträge über die Steuersätze! Steuerbeträge über Kontensalden! Kapitel 8 Buchungen erfassen Der Dialog “Buchungen erfassen” Der Dialog “Einnahmen/Ausgaben erfassen” Die Buchungsliste Symbole in der Buchungszeile! Das Arbeiten mit Buchungen! Buchungen filtern oder suchen! Neue Buchung erfassen! Buchung bearbeiten oder korrigieren! Buchung duplizieren! Buchungen löschen oder stornieren! Mehrere Buchungen ändern! Buchungen endgültig verbuchen! Die Buchungsliste drucken! Den Buchungsdialog effektiv nutzen Einrichten der Arbeitsoberfläche! Schneller Kontentausch! Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen! Nutzung der Saldenanzeige! Nutzung der Summenanzeige! Nutzung der Übersichtspalette! Anpassen der Eingabefelder- Weniger Klicks!! Tastatursteuerung! Arbeiten mit grossen Datenmengen! Ausbuchen von offenen Posten Das Buchen mit Fremdwährungen Umrechnungsdifferenzen! Der Einsatz von Buchungsvorlagen Buchungsvorlagen bearbeiten! Abo-Buchungen (Periodische Ausführungen: Autobuchungen)! Bankauszüge Bereitstellen der Importdaten! Neuen Bankauszug anlegen! ESR- und BESR-Verfahren! Bankauszug verbuchen! Importdefinitionen anpassen oder neu erstellen!

40 40 41 41 41 42 44 47 48 51 53 53 55 55 57 58 61 62 63 64 65 65 65 66 66 66 67 67 67 68 68 68 68 68 69 69 70 71 71 72 73 73 73 75 75 76 77 79 80 81

Kapitel 9

Besonderheiten beim Buchen Arbeiten mit Splittbuchungen Beispiel 1: Rechnungen mit mehreren Steuersätzen! Beispiel 2: Skontobeträge verbuchen! Debitoren-/Kreditorenkonten bei Einnahmen/Überschuss-Rechnung nutzen Arbeiten mit Kostenstellen

82 82 82 83 84 84 86 86 87 90 91 91 91 91 91 92 93 94 94 95 96 97 98 98 99 100 100 100 103 103 103 103 104 104 104 104 104 104 105 106 107 107 108 109 111 111 111 111 111 112

Kapitel 10

Die Anlagenverwaltung Das Fenster Anlagegüter Neues Anlagegut erfassen Anlagegut bearbeiten Anlagegut duplizieren Anlagegut löschen Anlagegüter suchen Manuelle Anlagenbewegungen Die Anlagenbewegung Vollabgang! Die Anlagenbewegung Teilzugang! Die Anlagenbewegung Zuschreibung! Die Anlagenbewegung Manuelle Abschreibung! Die Anlagenbewegung Sonder-Abschreibung! Abschreibungsbuchungen erzeugen Den Buchungsexport zurücksetzen! Anlagenblatt und Anlagenverzeichnis drucken

Kapitel 11

Adressen - Kunden und Lieferanten Neue Adresse erfassen Kennzeichen! Rechnungsanschrift! Lieferanschrift! Kunde Faktura! Kunde Bank! Lieferant Faktura! Lieferant Bank! Notizen! Adresse bearbeiten Adresse duplizieren Adresse löschen E-Mail versenden Adressen drucken Mehrere Adressen ändern Vorgangs-Historie Adressen aus dem Mac OS X-Adressbuch übernehmen

Kapitel 12

Offene Posten Überlegungen vor dem Einsatz Offene Posten Debitoren Neuer Offener Posten erfassen! Offenen Posten bearbeiten! Offenen Posten duplizieren! Offenen Posten löschen! Rechnungsausgangsbuch drucken! OP-Zahlungen Debitoren Neue OP-Zahlung!

und BESR-Verfahren ESR einrichten. testen. erstellen und Zahlungen einlesen! 113 114 116 116 116 117 117 117 118 118 119 120 120 120 121 122 122 122 122 123 123 123 126 127 127 128 129 129 129 129 130 131 131 132 133 133 133 134 134 137 138 141 141 142 143 143 143 144 145 146 146 146 . Erfolgsrechnung (Ist-Versteuerung)! Gewinnermittlung Einnahmen-Überschussrechnung! Kapitel 13 Artikel und Leistungen Die Artikelverwaltung Artikelgruppen Neue Artikelgruppe anlegen! Die Gruppenhierarchie bearbeiten! Artikelgruppe bearbeiten! Artikelgruppe duplizieren! Artikelgruppe löschen! Artikel und Leistungen Neuen Artikel anlegen! Bereich „Kennzeichen“ ! Bereich „VK-Preise“ ! Bereich „Lager“ ! Bereich „Bilder“ ! Bereich „Infos“ ! Artikel bearbeiten! Artikel duplizieren! Artikel löschen! Mehrere Artikel ändern! Artikel.oder Preislisten drucken! Kapitel 14 Aufträge .Teilzahlungen erfassen! Zahlung mit Minderungen erfassen! Zahlung bearbeiten! Zahlung löschen! Zahlungsliste drucken! Offene Posten Kreditoren OP-Zahlungen Kreditoren Die Buchungen der OP-Verwaltung Gewinnermittlung BE mit Bilanz u.Vom Angebot zur Rechnung Die Auftragsverwaltung Aufträge filtern oder suchen! Bereich „Allgemein“ ! Bereich „Standard-Erlöskonten“ ! Die Bereiche „Angebot“ bis „Gutschrift“ ! Neuen Auftrag anlegen Kennzeichen! Kopf-/Fusstext ! Positionen! Alternativpositionen! Gesamtbeträge! Kreditrahmen-Prüfung! Auftrag bearbeiten Auftrag duplizieren Auftrag weiterführen Weiterführen als Sammelauftrag! Beleghistorie nutzen Auftrag löschen ESR. Erfolgsrechnung (Soll-Versteuerung)! Gewinnermittlung BE mit Bilanz u.

neu mit ESR-Formular 146 147 148 148 149 149 152 152 152 153 153 153 154 155 156 156 158 159 160 161 163 163 164 165 169 170 171 171 171 171 172 174 174 174 174 175 175 176 178 178 178 179 180 181 181 182 183 183 184 . Individuelle Mahngebühren! Mahnungen ausdrucken! Zinsberechnung anzeigen! Voraussetzungen für Mahnungen! Die Mahnstufen zurücksetzen! Mahntexte anpassen! Mehrwertsteuerabrechnung Mehrwertsteuer-Journal Betriebswirtschaftliche Auswertung Kostenstatistik (Erfolgsrechnung)! Bewegungsbilanz (Kapitalverwendungsrechnung)! Betriebswirtschaftliche Kennzahlen Kostenstellen Abschreibungsliste Verkaufsstatistik Lagerjournal Artikel.und Preislisten Vom Auftrag bis zur Gutschrift .ESR im Modul Eigene Bankkonten! ESR im Modul Aufträge! ESR im Modul Formulargenerator! ESR im Modul Bankauszüge! ESR im Modul Importdefinitionen! ESR im Modul Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben! Datenaustausch mit der Buchhaltung Auftrag drucken Der Druckstatus bei Aufträgen Auftrag importieren von Drittsoftware Merlin Voraussetzungen! Vorgehensweise! Aboaufträge Platzhalter definieren! Bestandsführung für Artikel Einstellungen! Lagerartikel verwalten! Aufträge mit Lagerartikeln! Kapitel 15 Auswertungen Toolbar-Funktionen Journal Kassenbuch Kontoauszüge Summen.und Saldenliste Eröffnungsbilanz Jahresabschluss drucken OP-Liste Fälligkeitslisten erstellen! Posten ausgleichen/bezahlen! OP-Kontoauszug OP-Mahnungen...

Kapitel 16 Der Jahresabschluss und Saldenvorträge Geschäftsjahre verwalten Neues Geschäftsjahr anlegen! Zwischen Geschäftsjahren wechseln! Einzelne Monate abschliessen! Der Saldenvortrag! Geschäftsjahr abschliessen! Valutaausgleich von Fremdwährungskonten! 186 186 186 187 187 188 190 191 194 194 194 195 197 199 199 201 201 203 203 203 203 204 205 205 207 208 Kapitel 17 Import und Export Grundlagen Importieren von Textdateien Importdefinitionen anlegen! Den Import durchführen! Exportieren von Textdateien Exportdefinitionen anlegen! Den Export durchführen! Exportieren für den Betriebsprüfer (GDPdU) Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte Der Administrator Die Benutzerverwaltung Administrator-Kennwort vergeben! Weitere Benutzer anlegen! Der Benutzer-Login! Zugriffsrechte vergeben! Benutzerrechte auf andere Benutzer übertragen! Kapitel 19 Support nach Mass .

ShakeHands® ist ein eingetragenes Warenzeichen der ShakeHands Software Ltd. Marken.oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.3555 Trubschachen Telefon: 0878 87 47 77 Fax: 034 495 70 25 . Kein Teil des Handbuchs oder der Software darf in irgendeiner Form ohne Zustimmung der Autoren kopiert. ShakeHands Faktura und ShakeHands Kontor. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Wir weisen darauf hin. vervielfältigt oder in elektronischen Medien publiziert werden. erfolgen jedoch ohne Gewähr. ShakeHands Budget. Anwenderhandbuch ShakeHands Kontor 2010 Ausgabe 7. Die beschriebene Software einschliesslich dieses Handbuchs ist urheberrechtlich geschützt. Änderungen in der Bedienung und Funktionalität des Programms gegenüber Angaben in dieser Beschreibung aufgrund technischer Weiterentwicklung bleiben ausdrücklich auch ohne Vorankündigung vorbehalten. Eine Ausnahme gilt für das Anfertigen von Sicherungskopien der Software zum eigenen Gebrauch sowie die Weitergabe des kompletten Programmpaketes in Form einer Testversion.Impressum Copyright © 2010 Rechtehalterin ist die Shakehands Software Ltd für die OEM Versionen ShakeHands Conto. dass die verwendeten Bezeichnungen und Markennamen anderer Firmen im allgemeinen Warenzeichen-. ProSaldo® und Mon(K)ey® sind eingetragene Warenzeichen der ProSaldo GmbH. Alle Angaben in diesem Handbuch wurden sorgfältig erarbeitet. je in den Ausführungen Saldo und Balance.1 Kontakt ShakeHands Software Ltd Sägerei Kröschenbrunnen CH . Copyright © 2010 Rechtehalterin für die Sourcen-Versionen ist die ProSaldo GmbH.

erste Schritte finden Sie im separaten Handbuch Buchführungsgrundlagen. ShakeHands Balance mit Fremdwährungen. ! Kapitel 1 Einführung! 9 . Hinweis: Sie werden zusätzliche Kenntnisse im Bereich Buchführung benötigen. ShakeHands Conto und ShakeHands Kontor wurden entwickelt. sowie Kosten und dienen damit als wichtige Kontroll. Aktuelle Versionen stehen Ihnen kostenlos als Download auf unserer Homepage zur Verfügung. Zur weiteren Abgrenzung. klare und einfache Finanzbuchhaltung. In die Entwicklung von ShakeHands Kontor und dem Schwesterprodukt ShakeHands Conto sind unsere langjährigen praktischen Erfahrungen in der Buchführung von kleineren Unternehmen ebenso eingeflossen wie viele Anregungen und Vorschläge von Kunden.1. Neben der Abwicklung der Geschäftsfälle mit Kunden und Lieferanten liefern sie einerseits die Grundlage für die Umsatz. Anderseits liefern sie dem Unternehmer bestimmte Kennzahlen zu Erträgen. welche hier nicht vermittelt werden können. Hinweis: Sie finden die für die Schweiz spezifischen Abschnitte jeweils unter der Marke: ✐. komfortable und aktuelle Lösung für Ihre Buchhaltung für Private.zur Zeit beachten Sie die Umstellungen zur neuen Mehrwertsteuer ab 1. Zu diesem (sehr grossen) Themenbereich finden Sie bei uns als auch im Buchhandel entsprechende und aktuelle Literatur. das Anwenderhandbuch ShakeHands Conto zudem das Zusammenarbeiten der jeweiligen Faktura und ShakeHands Conto Ausführung und zuletzt das Anwenderhandbuch zu ShakeHands Budget ist ein Auszug aus diesem Handbuch. Die Beispiele finden Sie beschrieben in unserer Musterfirma Solaris Ltd. insbesondere die (Server-)Installationen beschrieben sind. für Deutschland auf den Kontenplan DATEV SKR 03.und Gewinnbesteuerung. Sie werden möglicherweise zusätzliche Kenntnisse im Bereich Buchführung benötigen. Bei schwierigen Problemen sollten Sie sich in jedem Fall auch mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Treuhänderin abstimmen.Kapitel 1 Einführung Über dieses Buch Mit der Ihnen vorliegenden Version eines unserer Programme aus der ShakeHands Kontor-Linie verfügen Sie über eine leistungsfähige.2010 . Informieren Sie sich daher in jedem Fall auch aus aktuellen Veröffentlichungen über solche Änderungen. Kleinbetriebe und Vereine. ✐ Die aktuelle Produktlinie Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung sind zentrale Anwendungen in der Verwaltung eines jeden Unternehmens. wo technische Details. welche hier nicht vermittelt werden können. Die folgenden Programme gehören derzeit zur ShakeHands-Produktlinie je in zwei Ausführungsarten Saldo mit Basisfunktionen und Balance mit erweiterten Standardfunktionen: ShakeHands Conto 2010 Doppelte Finanzbuchhaltungen mit Anlagenverwaltung Saldo ist die robuste. Freiberufler.und Kreditorensystem.können wir die Aktualität der in diesem Handbuch erläuterten steuerlichen Regelungen oder Programmvoreinstellungen nicht immer gewährleisten. sowie offener Postenverwaltung für die anspruchsvolle Buchhaltung. Zudem führen wir für die technischen Fragen neu auch ein technisches Handbuch. Achtung: Aufgrund der oftmals kurzfristigen Änderungen im Steuerrecht . Dieses Handbuch beschreibt die Anwendung der Software im Hinblick auf die wichtigsten Aufgaben. Selbständige. dass Anwenderhandbuch ShakeHands Faktura beschreibt die spezifischen Faktura Teile. um genau diesen Anforderungen bei maximalem Komfort für den Anwender gerecht zu werden. Beispiele und gesetzliche Hinweise beziehen für die Schweiz auf den geltenden KMU-Kontenplan.und Planungsinstrumente. Debitoren.

4. inkl. Darüber hinaus ist die mehrsprachige Version (Teile der französischen und englischen Version sind schon verfügbar) in Planung. Detaillierte tabellarische Funktionsvergleiche finden Sie auf der Webseite von ShakeHands Software Ltd unter www. ShakeHands Faktura 2010 Auftragsverwaltung mit Kassenbuch in der Ausführung Balance mit Lagerverwaltung und Bestandesrechnung. ESR-Verfahren und neu mit Aboverwaltung und Lager. das Fensterlayout ist unter Windows aber identisch oder ähnlich.6 als auch für Windows XP. ShakeHands Netzwerkversion Die Versionen können nach Bedarf alle mit dem Real Server verwendet werden. Bildschirmfotos stammen aus der Mac-Version der Anwendung. so wird explizit darauf hingewiesen (Klammern bei Titeln). ShakeHands Kontor 2010 Auftragsverwaltung und Buchhaltung (Conto + Faktura kombiniert) im kaufmännischen Komplettpaket inklusive Artikelverwaltung und Dienstleistungsstamm. Alle Ausführungen sind funktionsgleich sowohl für Mac OS X 10. Sollte es an einer Stelle doch Unterschiede geben. ShakeHands Budget 2010 Kostenlos Kassenbuchhaltung mit einfachen Auswertungen und Budgetverwaltung (Freeware).com. Wir wünschen Ihnen viel Spass mit ShakeHands Kontor und viel Erfolg.5 und 10. Mahnungen und Verkaufsstatistik. da die Programme an vielen Stellen identisch sind.shakehands.. Ihr ShakeHands-Team ! Kapitel 1 Einführung! 10 . In diesem Handbuch wird im Allgemeinen nur der Begriff ShakeHands Kontor verwendet. Vista und 7 erhältlich. damit arbeiten Sie gleichzeitig an Ihrer Datenbank oder via Remote von beliebigen Punkten aus. 10.

.Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick Die meiste Zeit mit einem Buchhaltungsprogramm verbringen Sie natürlich beim eigentlichen Buchen von Belegen und Geschäftsfällen. ShakeHands Kontor unter Mac OS X: Menuzeile Eingabedialog (Buchungen erfassen) Übersichtspalette (zeigt die Details der markierten Buchung) Infopalette mit Summen und Salden- übersicht Die Infopalette ShakeHands Kontor öffnet nach dem Start automatisch die Infopalette am rechten Bildschirmrand. die Gewinnermittlungsart. den verwendeten Kontenplan sowie den Zugriffspfad zur Datenbank. Anlagenliste. Summen (ausgewählte Zeilen): Wenn Sie in diversen Listen (z.) eine oder mehrere Zeilen markieren. das aktive Geschäftsjahr. Auftragsliste usw. die Standardwährung. Journal. Wenn die Infopalette ausgeblendet ist. können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Info einblenden wieder anzeigen. die aktuell geöffnete Firma. dann finden Sie hier die jeweiligen Gesamtsumme aus diversen Betragsfeldern dieser Zeilen. Die Infopalette ist in drei Bereiche unterteilt: Allgemein: Hier sehen Sie jederzeit den angemeldeten Benutzer. die Versteuerungsart. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! . Durch die Mehrfenstertechnik in ShakeHands Kontor können Sie sich dabei Ihre Arbeitsoberfläche beliebig aufteilen. Salden der verwendeten Konten: Hier werden aktuelle Saldoinformationen zu den zuletzt verwendeten Konten angezeigt (optional).12 . nachfolgend sehen Sie Beispiele für beide Plattformen. Buchungsliste.B.

Journal. Diese sind jeweils aufgeteilt in den Eingabebereich (oben) und die Buchungsliste (unten). Löschen. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! . welche mit dem anderen Buchungsdialog erzeugt wurden. können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Übersicht einblenden wieder anzeigen. z. Die Übersichtspalette sollte während der Arbeit in den Buchungsdialogen immer geöffnet bleiben. Bank) geeignet.und Haben-Zuordnung der beteiligten Konten. also z.B.Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben. B. Kassenbuch. eine Umbuchung zwischen zwei Sachkonten oder eine Abschreibungsbuchung vorzunehmen. Beide Buchungsdialoge erzeugen identische Buchungszeilen und zeigen in der Liste auch alle Buchungen an.. Über das Eingabefeld Konto wird jetzt nur das gewünschte Gegenkonto eingegeben und die Art der Buchung festgelegt . Stornieren. welche besonders Anwendern mit wenig buchhalterischer Erfahrung entgegen kommt.und Habenkonto gearbeitet. Die jeweilige Buchungsliste dient sowohl der Ansicht als auch dem nachträglichen Bearbeiten von Buchungen. Die Übersichtspalette ShakeHands Kontor öffnet nach dem Start oder optional beim Öffnen bestimmter Eingabebereiche die Übersichtspalette am unteren Bildschirmrand. damit Sie jederzeit die Journalzeilen der ausgewählten bzw. Die Übersichtspalette ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Arbeit mit ShakeHands Kontor. sondern ein Finanzkonto (z. Beim Übernehmen dieser Buchung erzeugt ShakeHands Kontor selbständig die korrekte Soll. Sie stellt Ihnen jeweils zu der ausgewählten Zeile im aktuellen Fenster (Buchungsdialoge. Es ist damit aber nicht möglich. Korrigieren oder endgültig Verbuchen. Kontoauszüge. Offene Posten. Buchungsliste mit markierter Buchung Übersichtspalette mit Journal-Ausschnitt zur oben markierten Buchung Wichtig: Weitere Informationen zum Konfigurieren der Info.12 .also Einnahme oder Ausgabe (passiert normalerweise automatisch). Kostenstellen) die dazugehörige komplette Buchung dar. Kasse) fest voreingestellt.und der Übersichtspalette finden Sie im Kapitel Die Programmeinstellungen. Wenn die Übersichtspalette ausgeblendet ist. Für diese Zwecke muss der normale Buchungsdialog verwendet werden. aktuellen Buchung sehen können. Hier wird nicht mit Soll. Hinweis: Der Buchungsdialog „Einnahmen/Ausgaben“ ist für alle Buchungen auf Finanzkonten (Kasse.B. Das Fenster „Einnahmen/Ausgaben“ ShakeHands Kontor bietet Ihnen mit diesem Buchungsdialog eine vereinfachte Form der Buchungserfassung. Die Buchungsdialoge ShakeHands Kontor stellt Ihnen über das Menu Erfassen zwei verschiedene Eingabedialoge zum Eingeben von Buchungen zur Verfügung . Umsatzsteuer-Journal.

da die Returntaste hier einen Zeilenumbruch bewirkt.12 . Pfeil nach oben) wird das Menu geöffnet und der gewünschte Wert markiert. Über die Eingabe des Anfangsbuchstabens kann ein vorhandener Wert direkt angewählt werden. Die Feldweiterschaltung per Returntaste funktioniert nicht in mehrzeiligen Eingabefeldern.. ausgewählt wird die aktive Option mit der Leertaste. Zur Tastaturbedienung der oben aufgeführten Eingabeelemente stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Mac OS X Windows Checkbox Die einzelnen Optionsfelder sind über die normale Feldweiterschaltung erreichbar.oder Steuerelement in einem Dialog. muss die erweiterte Tastatursteuerung systemweit aktiviert werden. Öffnen Sie dazu in den Systemeinstellungen den Bereich Tastatur & Maus und hier die Seite Tastaturkurzbefehle. Details dazu finden Sie im Kapitel Die Programmeinstellungen. Pfeil nach oben) umgeschaltet. Shift-Taste gelangen Sie zum jeweils vorherigen Eingabeelement zurück. Wichtig: Um unter Mac OS X alle Eingabeelemente per Tastatur ansteuern zu können. Bestätigt wird die Auswahl mittels Leertaste. Alle drei Optionen lassen sich einzeln aktivieren. Wählen Sie jetzt im Bereich Steuerung durch die Tastatur die Option Alle Steuerungen aus. Zwischen den einzelnen Optionsfeldern wird direkt mit den Cursortasten (Pfeil nach unten. Entertaste oder Returntaste. die Entertaste und die Plustaste auf dem Ziffernblock die Feldweiterschaltung veranlassen. Erweiterte Tastatursteuerung in Eingabedialogen Die Eingabedialoge von ShakeHands Kontor wurden auf eine umfassende Tastatursteuerung optimiert. Mit gleichzeitigem drücken der Umschalttaste bzw. Mac OS X Popupmenu Über die Cursortasten (Pfeil nach unten. Bei ShakeHands 2009 können Sie optional (und zusätzlich) auch über die Returntaste. Die nachfolgende Abbildung zeigt einen Dialog mit den wichtigsten Eingabeelementen: Popupmenu Checkbox Button (nur per Maus bedienbar) Eingabefeld mit Suchdialog Eingabefeld Eingabefeld mit Werteliste (Combobox) Button (auch per Tastatur bedienbar) Standardmässig gelangen Sie sowohl unter Mac OS X als auch unter Windows durch Drücken der Tabulatortaste zum jeweils nächsten Eingabe. der zeitaufwändige Griff zur Maus ist dadurch nur selten notwendig. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! .

.B. Werte direkt einzutragen oder aus einer hinterlegten Werteliste auszuwählen: Bereits vorhandene Eingaben werden beim Eingeben automatisch vervollständigt. Ein vorhandener Wert kann ausserdem über die Eingabe des Anfangsbuchstabens angewählt werden.12 . Ohne Wertauswahl kann die Liste per ESC geschlossen werden. Button Die meisten Buttons (wie z. OK oder Abbrechen) lassen sich ebenfalls per Feldweiterschaltung erreichen: Der markierte Button kann mit der Leertaste ausgelöst werden. Mac OS X Eingabefeld mit Werteliste (Combobox) Comboboxen bieten die Möglichkeit. Pfeil nach oben) wird der gewünschte Wert direkt gewählt. Es öffnet sich der Dialog zur Kontenauswahl: ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! . Am Beispiel der Kontoeingaben im Buchungsdialog soll das verdeutlicht werden: Eingabefelder mit Suchdialog sind an einem rechts daneben befindlichen Button mit einem Pfeilsymbol erkennbar. ist auch hiermit das Auslösen des Default-Buttons möglich.B.und Sortierkriterien notwendig sind. Die Übernahme von Werten erfolgt per Tabulator. Wenn Sie jetzt z. optional kann diese auch über die Cursortaste (Pfeil nach unten) geöffnet werden. Windows Eingabefeld mit Suchdialog Separate Auswahldialoge werden überall dort verwendet.Windows Über die Leertaste oder die Cursortasten (Pfeil nach unten. ein Konto zum Verbuchen einer Mietzahlung auswählen möchten und Ihnen die Kontonummer nicht geläufig ist. Wenn die Returntaste nicht zur Feldweiterschaltung verwendet wird. Der Default-Button kann ausserdem jederzeit mit der Entertaste ausgelöst werden (dies gilt nicht. wo komplexere Auswahllisten darzustellen sind oder weitere Such.oder Returntaste. die Werteliste kann über die Cursortaste (Pfeil nach unten) geöffnet werden. wenn Enter zur Feldweiterschaltung konfiguriert ist). geben Sie im Feld Soll das Wort miete ein und drücken die Cursortaste (Pfeil nach unten). Bereits vorhandene Eingaben führen beim Eingeben zum automatischen Öffnen einer entsprechend eingeschränkten Werteliste. Die Übernahme von Werten erfolgt per Tabulatortaste.

Ohne Wertauswahl kann der Suchdialog per ESC-Taste geschlossen werden.bzw. Wenn Sie z. ein Konto aus dem Bereich der Personalkosten suchen. dann öffnen Sie im Typenbaum links den Bereich Betriebsausgaben und klicken hier auf Personalkosten. Mit den Cursortasten (Pfeil nach unten. wenn beim Schliessen des Dialogs mit OK kein Listeneintrag markiert ist. wird der aktuelle Suchtext in das aufrufende Eingabefeld übernommen. welche in der Vergangenheit bereits verwendet wurden. wird der Fokus automatisch in das nachfolgende Eingabefeld gesetzt. Bei der Kontenauswahl kann die Kontenliste zusätzlich zum Suchbegriff auch noch über den Kontotyp eingeschränkt werden. Ein markierter Listeneintrag kann mit der Returntaste. Die bereits im Kontofeld erfolgte Eingabe ist hier schon als Suchbegriff eingetragen und die Trefferliste entsprechend eingeschränkt. der Entertaste oder per Doppelklick übernommen werden: Wenn in den Programmeinstellungen die Option Übernahme aus Assistenzdialogen mit Feldweiterschaltung aktiviert ist.12 . ohne das Suchfeld darüber zu verlassen. STRG + Leertaste (Windows) geöffnet werden. Und mit der Option Benutzte Konten zeigt die Trefferliste nur noch die Konten aus dem Bereich Personalkosten an. Suchdialog kann auch durch Anklicken des Pfeilbuttons neben dem Eingabefeld oder über die Tastenkombination ALT + Leertaste (Mac) bzw. Der Auswahl.. Pfeil nach oben) können Sie in der Trefferliste blättern. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! .B.

Auswertungen oder Suchdialogen enthalten aus Gründen der besseren Übersicht oft noch mehrere Spalten. Zum Ausblenden nicht benötigter Spalten verringern Sie die entsprechende Spaltenbreite einfach auf 0. Um in einer solchen Liste alle vorhandenen Spalten einzublenden. Abovorgänge ausführen Für das Ausführen von fälligen Abovorgängen gibt es zwei Möglichkeiten: 1 Beim Öffnen einer Firma sucht das Programm automatisch nach fälligen Abovorgängen und listet diese im Dialog Heute zu erledigen auf. Umgekehrt können auch ausgeblendete Einzelspalten mit der Maus wieder sichtbar gemacht werden. Informationen zum Erstellen von Abo-Buchungen finden Sie im Abschnitt über die Buchungsvorlagen. klicken Sie einmal in die Liste. welche standardmässig aber nicht dargestellt werden. Bewegen Sie den Mauszeiger dazu in den Tabellenkopf und hier an den rechten Rand der zu verändernden Spalte. Hinweis: Produktiver Arbeiten Sie auch mit Shortcuts. Die Breite der meisten Spalten kann per Maus verändert werden. Listenanzeigen konfigurieren Die Bildschirmlisten von Eingabefenstern. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! . Der Mauszeiger ändert sein Aussehen in ein Symbol mit zwei Pfeilen. Drücken Sie jetzt die Maustaste und ändern Sie die Spaltenbreite mit gedrückter Maustaste nach Wunsch. um den Fokus darauf zu setzen und drücken dann die Tastenkombination <Umschalttaste/Shift>+<ESC>. Hinweis: Die Suchdialoge anderer Bereiche sind teilweise anders aufgebaut. Abovorgänge ShakeHands Conto enthält eine Verwaltung für Abovorgänge. Sie finden alle ShakeHands Short-Cuts für MacOS und Windows zusammengefasst in der separaten Dokumentation „KurzbefehleShakeHands2010“ Auf unseren Downloadseiten frei erhältlich. Sie können alle oder auch einzelne der gefundenen Vorgänge mit einem Mausklick ausführen oder aber die Ausführung auf später verschieben. damit lassen sich regelmässig wiederkehrende periodische Buchungen automatisch erstellen. vom Konzept her entsprechen sie der hier beschriebenen Kontoauswahl.12 ..

und den 25. etc. Bei Geschäftsjahr-übergreifenden Abozeiträumen müssen fällige Vorgänge im Vorjahr vollständig erledigt sein. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! . Im Beispiel oben wird eine Buchung für den 25. damit die Vorgänge im aktuellen Jahr weiter zur Verfügung stehen. wählen Sie dazu den Menubefehl Erfassen/Heute zu erledigen. Mit dem Button Ausführen veranlassen Sie das Erzeugen aller markierten Vorgänge. die erste Buchung am 25. erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Durch das Abwählen der Checkbox einer Zeile kann der entsprechende Vorgang von der automatischen Erzeugung ausgeschlossen werden.02.02. Es ist hier nicht möglich. Zu beachten ist hierbei.12 .01. Sollte dies nicht der Fall sein.. dennoch auszuführen.01. abzuwählen und die nachfolgende Buchung am 25. umgekehrt dagegen schon. 2 Auch bei geöffneter Firma lassen sich die fälligen Abovorgänge jederzeit manuell überprüfen. das fällige Vorgänge nur chronologisch ausgeführt werden können. als fällig aufgelistet.

so dass beim Drucken automatisch das Papierformat mit der passenden Ausrichtung gewählt wird. Ausserdem können Sie für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat definieren. welches dann automatisch für jedes zu druckende Dokument verwendet wird. Wichtig: Die Papierformat-Einstellung beinhaltet nicht nur die bedruckbaren Bereiche und Randeinstellungen. um Probleme beim Drucken zu vermeiden. ! Kapitel 3 Die Druckausgabe! 18 . sondern auch druckerspezifische Parameter wie Auflösung oder Farbfähigkeiten. ShakeHands Kontor erlaubt die globale Einstellung eines Papierformats. Aus diesem Grund muss bei jedem Druckerwechsel auch das Papierformat neu eingestellt werden.Kapitel 3 Die Druckausgabe Das Drucken von Auswertungen und Stammdaten erfordert das vorherige Einstellen des Papierformats. Anderenfalls können Ausdrucke zu klein. Es ist weiterhin möglich. Um die globalen Papierformate einzustellen. wählen sie jeweils den Menubefehl Ablage|Datei/Papierformat/Hoch bzw. für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat zu definieren. Globale Papierformate einstellen Die globalen Papierformate für die Ausrichtungen Hoch und Quer sollten auf jeden Fall nach dem ersten Start von ShakeHands Kontor eingestellt werden. des Papierformats DIN A4 sowie der Ausrichtung Hochformat oder Querformat. Ablage|Datei/Papierformat/Quer aus und stellen in den nachfolgenden Dialogen die entsprechenden Parameter ein: Wichtig ist hier die korrekte Angabe des für den Ausdruck verwendeten Druckers. Die Druckformulare von ShakeHands Kontor enthalten einen Parameter für die gewünschte Ausrichtung. zu gross oder komplett leer sein. welches dann anstelle der globalen Einstellung verwendet wird. Haben Sie Druckprobleme hilft oft in den Einstellungen folgender Parameter zu aktiveren 'Papierformate vor jedem Druck einstellen. dies wird aber in den seltensten Fällen nötig sein.

und bestätigen die nachfolgende Sicherheitsabfrage. Tipp: Wenn in Ihren Druckdialogen keine Formulare angezeigt werden. Dies kann bei verschiedenen Druckproblemen hilfreich sein. aus dem Aktionsmenu oder Kontextmenu der Liste. Es öffnet sich das Fenster Buchungsliste drucken: Die Liste zeigt alle für die Buchungsliste verfügbaren Druckformulare. 2 Wählen Sie den Befehl Drucken. so wurden diese beim Einrichten der Firma wahrscheinlich nicht aus den Vorlagen mit importiert. Klicken Sie dazu im oben dargestellten Druckdialog auf den Button Papierformat und wählen Sie hier die benötigten Einstellungen.. Wenn Sie beispielsweise eine Buchungsliste drucken möchten. Formulargebundenes Papierformat einstellen Sie können für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat definieren. Die Auswahl wird benutzerspezifisch gesichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt. und dann in der Liste Quelle den von Ihnen verwendeten Kontenplan aus den Vorlagen. Qualität. Jetzt markieren Sie in der Liste Bereich die Checkbox bei Formulare sowie dahinter die Checkbox Aktualisieren und starten den Import mit dem OK-Button.). 3 Starten Sie die Ausgabe des gewählten Formulars mit dem Button Drucken.und Formularspezifischen Papierformate zu löschen.. Weiterführende Formulare werden wir im separaten Handbuch Formulargenerator beschreiben. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. so gehen Sie folgendermassen vor: 1 Öffnen Sie einen Buchungsdialog und stellen Sie die gewünschte Auswahl für die Liste ein (Filter). ! Kapitel 3 Die Druckausgabe! 19 . Papiereinzug etc. wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Papierformat/Alle löschen.. Vor dem Ausdruck wählen Sie hier das gewünschte Formular. Papierformate löschen Um alle Drucker. Im Kapitel Aufträge wird beschrieben wie Sie firmenspezifische Formulare definieren. damit Ihre (Corporate Identidy=Auftreten) Belege dem Firmenauftritt entsprechen. Dokumente drucken Das Drucken von Dokumenten erfolgt grundsätzlich aus den entsprechenden Bildschirmlisten oder Auswertungen heraus. Vor dem Ausdruck öffnet sich der Dialog mit den Druckereinstellungen (Kopienzahl. Dieser bezieht sich immer auf das aktuelle Fenster... Sie können dies aber jederzeit nachholen: Wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Import/Vorlagen..

Hier können Sie das Programm in vielen Bereichen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.. Optionen des Bereichs “Allgemein” Meldungen mit akustischem Signal Toneffekte aktivieren Bei Fragen.. (Windows). Mit dem Button Standardeinstellungen können Sie die Herstellerwerte für alle Einstellungen reaktivieren. Warn.. Bearbeiten/Einstellungen. Bewirkt das erneute Aktivieren von abschaltbaren Warnmeldungen.oder Fehlermeldungen ertönt der Systemwarnton. wird eine kurze Hilfestellung dazu angezeigt (nicht überall verfügbar). Beim Betätigen verschiedener Elemente der Oberfläche (z. Wenn der Mauszeiger über einem Bedienelement steht. sollten Sie einen Blick in die Einstellungen werfen.B. Das Fenster Einstellungen erreichen Sie über den Menubefehl ShakeHands Kontor/ Einstellungen. (Mac) bzw. Listen) erfolgt eine dezente akustische Rückmeldung. Buttons. Quickinfos anzeigen Warnungen zurücksetzen ! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 20 ..Kapitel 4 Die Programmeinstellungen Bevor Sie anfangen mit ShakeHands Kontor zu arbeiten.

. dass die Taste Enter (auf dem Ziffernblock) wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld auslöst. die Übersichtspalette eingeblendet. Die Eingabe von Beträgen erfolgt ohne Dezimaltrennzeichen wie Komma oder Punkt. Beispiel: Der Betrag 5. dass beim Start nach einer neuen Programmversion gesucht wird. Die Sammelkonten können über den Menubefehl Verwalten/Kontenfunktionen eingestellt werden. Diese Option bewirkt. Diese Option bewirkt. für den Betrag 10.01 wird als 501 eingegeben. damit ist eine schnellere Eingabe möglich. Bei Eingaben in Felder des jeweiligen Bereichs (z.oder Artikelauswahl). bei der Adress. Buchungskonto) wird automatisch der Assistenzdialog geöffnet.Optionen des Bereichs “Eingabedialoge” Feldweiterschaltung per Return-Taste Diese Option bewirkt.-Assistent automatisch öffnen Übernahme aus Assistenzdialogen mit Feldweiterschaltung Optionen des Bereichs “Start” Zuletzt verwendete Firma öffnen Mit dieser Option wird nach der Anmeldung (Login) eines Benutzers automatisch die von diesem zuletzt verwendete Firma im zuletzt verwendeten Geschäftsjahr geöffnet. bei Verfügbarkeit werden dazu weitere Informationen angezeigt. dass die Infopalette beim Start immer geöffnet und an ihre Standardpositionen (rechts oben) gesetzt wird. dass die Übersichtspalette beim Start immer geöffnet und an ihre Standardpositionen (links unten) gesetzt wird. Diese Option bewirkt. Feldweiterschaltung per Enter-Taste Feldweiterschaltung per Plus-Taste (Ziffernblock) Kaufmännische Betragserfassung aktivieren . Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Buchungsdialogs wirksam. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Buchungsdialogs wirksam. dass die Taste Return wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld auslöst. Infopalette an Standardposition öffnen Übersichtspalette an Standardposition öffnen Im Internet nach neuer Version suchen Fenster (.) öffnen Optionen des Bereichs “Buchungseingabe” Infopalette/Übersichtspalette automatisch einblenden Das direkte Buchen auf Sammelkonten verbieten Beim Öffnen eines Buchungsdialogs wird die Infopalette bzw. ! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 21 . Die mit den Checkboxen bezeichneten Fenster können beim Öffnen bzw. Bei der Übernahme eines Wertes aus dem Assistenten wird der Cursor automatisch in das nachfolgende Eingabefeld gesetzt. das Sammelkonto Debitoren oder das Sammelkonto Kreditoren direkt zu bebuchen....B.B. Diese Option bewirkt. Bei verschiedenen Eingabebereichen ist dieses Verhalten immer aktiv (z. erhalten Sie eine Fehlermeldung. dass die Taste Plus (auf dem Ziffernblock) wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld auslöst. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Buchungsdialogs wirksam. Diese Option bewirkt. Beim Versuch.00 ist die Eingabe 1000 notwendig. falls diese bisher nicht sichtbar war. Wechseln eines Geschäftsjahres automatisch geöffnet werden.

Folgende Formate sind möglich: 9.B.999.999. Diese Option bewirkt beim Eingeben von Buchungen mit negativem Betrag einen automatischen Kontentausch. Mindestlänge für Kontonummern Beeinflusst die Anzeige von Kontonummern in Bildschirmlisten. Diese Option überprüft die Einhaltung der unter Verwalten/Kontenfunktionen definierten Bereiche für Debitoren.00H 9. Beeinflusst die Anzeige von Beträgen in Bildschirmlisten.999. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des betreffenden Fensters wirksam.999.Optionen des Bereichs “Buchungseingabe” Buchungsbetrag an die Summe der Splittzeilen anpassen Automatischer Kontentausch mit Vorzeichenumkehr bei negativen Beträgen Der Gesamtbuchungsbetrag (in der Hauptbuchung) wird beim Verlassen des Splittdialogs auf die Summe der Splittzeilen korrigiert.00 H Diese Einstellung kann bei sehr großen Datenmengen die Performance merklich beeinträchtigen und ist daher abschaltbar.oder Kreditorenzahlungen wird ein neuer Default-Button aktiviert.999.999. Buchungen für Einnahmen-/Ausgaben-Dialog markieren Ausbuchen von offenen Posten direkt aus dem Buchungsdialog Optionen des Bereichs “Kontenplan” Kontonummern-Bereiche beim Anlegen von Konten überprüfen Bereich “Listendarstellung” Im oberen Bereich legen Sie die Darstellung für diverse Listen fest (z.00+ / 9. Im Normalfall sollten im Journal keine negativen Beträge gebucht werden. Format für Betragsfelder Bei Mehrfachauswahl in der Auftragsliste alle Positionen zeigen Bereichs “Infopalette” Salden der verwendeten Konten einblenden Separator-Farbe Diese Option bewirkt die Darstellung der Salden der gerade verwendeten Konten in der Infopalette. neue Standardeinstellung schwarz).00 S / 9.00S / 9. Hier können Sie die Farbe der Trennfelder (Separatoren) für die Bereiche der Infopalette ändern (alte Standardeinstellung blau.999. Sie können die Hintergrundfarben (alternierend) sowie optionale Trennlinien einstellen. rot (Ausgabe) oder blau (Neutral) gekennzeichnet.00 / -9.und Kreditorenkonten. Hier sind Werte von 4 . welcher das direkte Ausbuchen eines OP ermöglicht. Die Beträge der für den Einnahmen-/Ausgaben-Buchungsdialog geeignete Buchungen werden grün (Einnahme). ! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 22 . Beim Eingeben von Debitoren. für alle Auswertungsfenster oder die Buchungsliste).999.00 9. kürzere Nummern werden mit führenden Nullen aufgefüllt.00 9. da dies die Fehlersuche behindert und auch bestimmte Verkehrszahlen in Auswertungen verfälscht werden.9 möglich. verbunden mit einem Vorzeichenwechsel.

die gespeicherten Papierformate und Druckereinstellungen werden nicht verwendet.Bereich “Drucken” Papierformate vor jedem Ausdruck einstellen Mit dieser Option erscheint vor jedem Ausdruck der Dialog Papierformat (Mac) bzw. Dies bewirkt u.U. Hiermit kann die Druckauflösung auf einen Maximalwert begrenzt werden. Maximale Druckauflösung Optionen des Bereichs “Backup” Hier legen Sie die Einstellungen für die regelmässige Datensicherung fest (Häufigkeit und Sicherungsort). Seite einrichten (Windows). kleinere Dateien beim Sichern als PDF (Mac). Dies kann bei Druckproblemen hilfreich sein. einen deutlich schnelleren Ausdruck bzw. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Datensicherungen finden Sie im Technischen Handbuch. ! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 23 .

Mit dem Menubefehl Ablage|Datei/Firmen öffnen Sie die Firmenverwaltung: Hier können Sie neue Firmen anlegen. da diese im Nachhinein nicht mehr geändert werden können. mehr Informationen dazu finden Sie im Technischen Handbuch. Buchen Sie ab dem ersten Belegdatum und erstellen Sie einen Zwischenabschluss für das angebrochene Rumpfwirtschaftsjahr. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 24 . Mandanten in derselben Datenbank verwalten. Weiterhin können Sie beliebig viele Datenbanken anlegen und zwischen diesen wechseln. vom Kalenderjahr abweicht. Es kann zu einem Zeitpunkt immer nur eine Firma zur Bearbeitung geöffnet sein. Sie können beliebig viele Firmen bzw. Überlegungen vor dem Einrichten Vor dem Einrichten einer neuen Firma sollten einige Angaben dazu gut überlegt werden.Kapitel 5 Einrichten der Firma ShakeHands Kontor ist unbegrenzt mandantenfähig. bedingt durch die unterjährige Firmengründung. Wenn nur das erste Geschäftsjahr. in dem gebucht werden soll? Verwendet die Firma ein abweichendes Geschäftsjahr? Bei Arbeiten mit mehreren Firmen. Firmendaten bearbeiten. Firmen löschen oder die aktive Firma wechseln. so spricht man von einem Rumpfwirtschaftsjahr: In diesem Fall darf kein abweichendes Geschäftsjahr eingerichtet werden. wenn dieses immer vom Kalenderjahr abweicht. das bedeutet. Im Einzelnen sind dies folgende Punkte: Welche Gewinnermittlungsart soll verwendet werden? Welche Versteuerungsart soll verwendet werden? Welcher Kontenrahmen soll als Grundlage für den betrieblichen Kontenplan dienen? Welche Standardwährung soll verwendet werden? Welches ist das erste Geschäftsjahr. soll diese in einer Datenbank abgelegt werden oder in mehreren? (Hinweise dazu finden Sie auch im technischen Handbuch) Achtung: Ein abweichendes Geschäftsjahr liegt nur dann vor.

a. hierüber werden im Programm viele Funktionen landesspezifisch angepasst. u. MwSt-Berechnung. Steuerbehörde Auf dieser Seite erfassen Sie die Daten des für die Mehrwertsteuer-Abrechnung zuständigen Kontakts. Steuerberater Auf dieser Seite erfassen Sie bei Bedarf die Daten ihrer Treuhänderin oder des Buchhalters. Achtung: Besonders wichtig ist die korrekte Einstellung des Landes. muss der Firmenname ausserdem eindeutig sein. wie Name und Anschrift.Hinweis: Arbeiten Sie mit ShakeHands Portemonnaie mit einer Gewinnermittlung EÜ und möchten nun auf die Gewinnermittlung Betriebsvermögensvergleich (Bilanz und Erfolgsrechnung) umstellen. Strasse. wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Firmen und klicken auf den Button Hinzufügen. wenn mehrere Firmen vorhanden sind. Firma neu anlegen Um eine neue Firma anzulegen. Name. exportieren Sie diese aus der Firma mit EÜ und importieren Sie diese in die neue Firma mit BV. da nach in einem weiteren Import die Konten. Ort werden in den Standardausdrucken im Kopfteil angedruckt. Plz. Wenn Sie auch Buchungen importieren möchten. beachten Sie folgenden Ablauf: Erstellen Sie die neue Firma und wählen Sie die neue Gewinnermittlungsart Betriebsvermögensvergleich. Im nachfolgenden Dialog 'Vorlage auswählen' klicken Sie abbrechen. Das Feld Name ist ein Pflichtfeld. Buchhaltung Hier erfolgen wichtige buchhalterische Grundeinstellungen für die neue Firma: ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 25 . Firma Hier geben Sie allgemeine Angaben zur Firma ein. Der folgende Dialog ist in mehrere Seiten aufgeteilt. Telefon oder Bankverbindung. Wechseln Sie nun in Ablage/Import/Vorlagen und importieren Sie einzeln: Kontengruppen und Kontenstruktur.

ist es einfacher dies bei der Eingabe entsprechend berücksichtigen. Ab der Version 5. Nach dem Anlegen der Firma müssen Sie die neue Währung unter dem Menupunkt Verwalten/Währungen mit genau diesem ISO-Kürzel anlegen. so wählen Sie diese Option und geben im Menu den ersten Monat des abweichenden Geschäftsjahres an. Standardwährung Diese Auswahl kann später nicht mehr geändert werden.2 ist es möglich weitere Geschäftsjahre vor diesem Jahr anzulegen (weiteres dazu beim Ablauf Geschäftsjahre anlegen). Abweichendes Geschäftsjahr Wenn das Geschäftsjahr der Firma vom Kalenderjahr abweicht. so wählen Sie Betriebsvermögensvergleich (BV). Gewinnermittlungsart Hier legen Sie hier die Art der Gewinnermittlung fest. Wenn Sie eine Währung benötigen. noch vergangene Jahre nachzubuchen. Wenn die Firma zum Aufstellen einer Bilanz mit Erfolgsrechnung verpflichtet ist. Weitere Hinweise dazu finden Sie im Abschnitt „Überlegungen vor dem Einrichten“. Die Gewinnermittlungsart einer Firma kann später nicht mehr geändert werden. von der EÜ-Rechnung zum Betriebsvermögensvergleich wechseln. die im Menu noch nicht vorhanden ist. Sollte also ein Unternehmen z. Erstes Geschäftsjahr Hier geben Sie das erste Geschäftsjahr ein. Wenn Sie also vorhaben. anderenfalls die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜ). so muss dafür eine neue Firma angelegt werden und die bisherigen Daten müssen via Export/Import oder Vorlagen Import eingelesen werden. Der Name des Kontenplans wird hier bei der Vorlagenübernahme automatisch eingetragen. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 26 . so geben Sie das ISO-Kürzel dieser Währung direkt ein.B. Kontenplan Dieses Feld ist beim Anlegen einer neuen Firma deaktiviert.

erfolgen keinerlei automatische Steuerbuchungen mehr.und Dienstleistungsstamm. können Sie hier auch mit der SOLL-Versteuerungsart buchen. erst beim Anlegen eines nachfolgenden Jahres kann zur anderen Versteuerungsart gewechselt werden. dass beim Buchen auf Konten. entsprechend wird in Aufträgen die Umsatzsteuer auf die Belegposition hinzugerechnet. ShakeHands Kontor Saldo/Portemonnaie Tipp: Da in ShakeHands Kontor Saldo und ShakeHands Kontor Portemonnaie keine Nebenbücher in der Buchhaltung automatisch geführt werden können. damit Sie die Abschlussbilanz erfassen können und gleich einen Jahresabschluss durchführen. Hinweis: Dies gilt nicht für die Vorgaben im Artikel. automatisch eine entsprechende Umsatzsteuerbuchung erfolgt.oder IstVersteuerung) für das oben angegebene erste Geschäftsjahr verwendet werden soll. unabhängig von den Einstellungen der Konten und Steuerschlüssel. Versteuerung im 1. Faktura Hier erfolgen die Grundeinstellungen für den Bereich der Auftragsverwaltung (ShakeHands Faktura oder ShakeHands Kontor): Beträge in Aufträgen Hiermit schalten Sie zwischen Brutto. Diese Vorlagen der Steuersätze müssen von Hand deaktiviert werden. damit haben Sie die Vorjahreszahlen für das aktuelle Jahre in der Bilanz und Erfolgsrechnung auch gleich mitgeführt. Das bedeutet. Die Versteuerungsart ist dann für dieses Geschäftsjahr nicht mehr änderbar. Bei Nettofakturierung (Standard) werden alle Preise in der Artikelverwaltung als Nettopreise interpretiert. GJahr Nur ShakeHands Kontor Balance: Hiermit legen Sie fest.und Nettofakturierung um. welche Versteuerungsart (Soll. Wenn die Option deaktiviert wird.Tipp: Wenn Sie die Vorjahreswerte einer Firma im aktuellen Geschäftsjahr mitführen möchten legen Sie das Geschäftsjahr um ein Jahr früher an. Bei Bruttofakturierung hin- ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 27 . welche einen Steuersatz hinterlegt haben. Mehrwertsteuerpflichtig Diese Option aktiviert die Steuerautomatik für diese Firma.

Die Änderung wirken sich nur auf neu erfasste Belegpositionen.oder Mengenangabe benötigen oder bei grossen Masseinheitengruppen wie (z. Mahnwesen Hier erfolgen die Grundeinstellungen für Mahnläufe. Textvorgaben Hier lassen sich. Dies ermöglicht die Fakturierung von Massenartikeln.gegen werden alle Artikelpreis als Bruttopreise angesehen. Beispiel: Sie haben in der Einstellung Netto einen Artikel mit einem Verkaufspreis von 100 CHF angelegt. verschiedene Vorgaben zur Übernahme bestimmter Daten in einen neuen Auftrag einstellen. Im Auftragstotal wird nun zum netto Belegpositionspreis von 100 CHF 7. alle Parameter lassen sich später für jeden Mahnlauf auch individuell abändern: ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 28 . Es erfolgt auch keine automatische Umrechnung der Artikelpreise. solange diese nicht erneut bearbeitet werden. für jede Auftragsart getrennt. in Aufträgen wird die Umsatzsteuer aus diesen Preisen automatisch hinzu. Standard-Auftragsart Die hier eingestellte Auftragsart wird beim Anlegen eines neuen Auftragsdokuments vorgegeben. 7.60 CHF Total Auftrags-Bruttopreis.B. Paletten in Stück oder Tonnen in Gramm). Artikel aus.06 Mehrwertsteuer. Das nachträgliche Ändern dieser Option hat keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge. Wenn Sie jetzt die Fakturierung auf Brutto umschalten.6% Umsatzsteuer hinzugerechnet = 107. 7. Über das Kontextmenu der Eingabefelder haben Sie Zugriff auf die vorhandenen Textbausteine: Die Textbausteine lassen sich unter Verwalten/Textbausteine bearbeiten. Nachkommastellen Einzelpreis und Menge Hiermit können Sie die Anzahl der Nachkommastellen in den Auftragspositionen bei den Feldern Einzelpreis und Menge auf bis zu vier erhöhen.oder abgerechnet.94 Nettopreis plus Fr. welche eine höhere Genauigkeit bei der Preis. wird im nächsten Auftrag gerechnet 100 CHF Brutto Belegposition inkl.6 % Umsatzsteuer = 100 CHF Total Auftrags-Bruttopreis oder 92.

Im Anschluss öffnet sich das Fenster Vorlage auswählen. Für die gebräuchlichen Kontenpläne KMU und Käfer stellt ShakeHands Kontor Ihnen bereits fertig konfigurierte Vorlagen für diese Stammdaten zur Verfügung. Zinssatz Wenn Sie in Ihren Mahnungen Verzugszinsen berechnen möchten.bzw. Mahnstufen Für die Mahnstufen 1-3 können Sie jeweils die Anzahl der Tage (basiert immer auf dem vorangegangenen Fälligkeits. Hinweis: Sie können mit ShakeHands Kontor beliebig viele Firmen (Mandanten) verwalten. Druckformulare. Import-/Exportdefinitionen und vieles mehr. Pflegeheime finden Sie in den Musterdaten auf unserer Homepage. Beim Programmstart wird die zuletzt geöffnete Firma automatisch wieder geöffnet. d. Mit dem Befehl Ablage|Datei/Firma wechseln können Sie jederzeit eine andere Firma öffnen. Vorlage auswählen Um mit ShakeHands Kontor arbeiten zu können. Die Mahnstufe 4 ist als Inkassostufe vorgesehen. Gliederungen für Auswertungen. Offene Posten mit einem Betrag bis zu dieser Grenze werden bei Mahnläufen nicht berücksichtigt. benötigen Sie einen umfangreichen Satz an Stammdaten.h. dann geben Sie hier den zu verwendenden Zinssatz ein. Weitere für Private. Mit dem OK-Button sichern Sie die Eingaben und die Firma wird angelegt. Bauern. Hinweise zum Ermitteln des Zinssatzes für Verzugszinsen finden Sie im Abschnitt Mahnwesen. Steuersätze. Weitere Zins. Die aktuell geöffnete Firma wird dabei immer in der Infopalette angezeigt. Mahndatum) und die Höhe einer optionalen Mahngebühr festlegen sowie die Berechnung von Verzugszinsen aktivieren. Dazu zählen Nummernkreise.und Gebührenberechnungen erfolgen dann auf diesem Wege. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 29 . Sie können jetzt eine dieser Vorlagen für die neue Firma auswählen: Wählen Sie in der Liste die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf den Button OK. Offene Beträge mahnen ab Hiermit können Sie eine so genannte Bagatellgrenze festlegen. offene Posten mit dieser Mahnstufe sollten einem Inkassodienst oder einem Rechtsanwalt zur weiteren Bearbeitung übergeben werden. Nach Abschluss der Datenübernahme wird die Firma automatisch geöffnet und Sie können mit der Arbeit beginnen. Kontenpläne.

Hinweise dazu finden Sie dann in den entsprechenden Updatebeschreibungen. dann die Kontenstruktur und anschliessend die Konten. Es öffnet sich das Fenster Vorlagen importieren). gehen Sie folgendermassen vor: 1 Erstellen Sie ein Backup Ihrer Datenbank (siehe Abschnitt Datensicherungen) 2 Wechseln Sie in die Firma. Kontenstruktur und Kontenfunktionen in eine leere Vorlage importieren. 4 Wählen Sie in der Liste Quelle die Vorlage aus. dann darf die Checkbox Aktualisieren hinter Konten nicht selektiert sein. Erstellen Sie daher vor einer Stammdatenaktualisierung unbedingt ein Backup (siehe Punkt 1). aus. In diesem Fall werden auch individuelle Änderungen an Standardkonten rückgängig gemacht (z. Ein Klick auf eine Checkbox mit gleichzeitig gedrückter Alt-Taste bewirkt das Auswählen oder Abwählen aller Checkboxen in der gleichen Spalte. muss die Checkbox Aktualisieren aktiv sein.. importieren Sie als erstes die Kontenfunktionen. Um z. Wenn Sie aber auch bereits vorhandene Konten aktualisieren möchten.B. 5 Selektieren Sie rechts den Bereich Konten. welche auch bei der Einrichtung der aktuellen Firma verwendet wurde. für welche der Kontenplan aktualisiert werden soll. Solche aktualisierten Vorlagen stehen nicht automatisch in den bereits angelegten Firmen zur Verfügung. Hinweis: Falls Sie Konten.B. eine geänderte Bezeichnung oder Steuereinstellung). Achtung: Wenn Sie hier eine falsche und nicht zum aktuellen Kontenplan passende Vorlage auswählen. 3 Wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Import/Vorlagen. die in der aktuellen Firma noch nicht vorhanden sind). kann die Buchhaltung dadurch unbrauchbar werden. einen erweiterten Kontenplan nutzen zu können. 7 Starten Sie den Import mit dem OK-Button. sondern müssen bei Bedarf erst importiert werden. Auf diese Weise können alle Stammdatenbereiche aktualisiert werden. Bei umgekehrter Reihenfolge können die Konten nicht gesichert werden. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 30 .. 6 Wenn Sie nur neue Einträge übernehmen möchten (also Konten. Stammdaten aus Vorlagen aktualisieren Neue Programmversionen enthalten oftmals auch erweiterte oder an gesetzliche Änderungen angepasste Stammdaten-Vorlagen.

wählen Sie den Menubefehl Verwalten/Textbausteine: ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 31 . Nummernkreise Der nächste Schritt nach dem Einrichten der Firma sollte das Anlegen der Nummernkreise sein. Diese Textbausteine lassen sich dann in den dafür vorgesehenen Eingabedialogen über Menus auswählen und einsetzen. wählen Sie den Menubefehl Verwalten/Nummernkreise: Die verfügbaren Nummernkreise für die verschiedenen Bereiche sind vordefiniert. Artikeln. Nummernkreise dienen dazu. Datum und Zähler). Das Beispiel zeigt einen Nummernkreis mit allen drei möglichen Bestandteilen (Text. festzulegen. Textbausteine Für immer wiederkehrende Texte in den Kopf.und Fussbereichen von Aufträgen lassen sich Textbausteine anlegen. Nummernkreise bestehen aus bis zu drei verschiedenen Bestandteilen. Um einen Nummernkreis zu bearbeiten. Zähler werden nach dem erfolgreichen Speichern eines davon abhängigen Datensatzes (z.B. markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf den Button Bearbeiten. alternativ funktioniert auch ein Doppelklick auf die Zeile. den Inhalt und das Format der automatisch vergebenen Nummern in Adressen. Um die Liste der Nummernkreise aufzurufen. einer Rechnung) automatisch um den Wert 1 erhöht. zwischen denen ein wählbares Trennzeichen platziert werden kann. Angeboten. Um Textbausteine zu bearbeiten. Rechnungen usw.

Arbeiten Sie mit dem ESR-Verfahren erfassen Sie zudem die ESR-Belegart (pro Art bitte ein Bankkonto anlegen). oder auch zur Verwendung des ESR-Verfahrens. Diese stehen Ihnen zum Erfassen von Bankkontenauszügen und dessen Import zur Verfügung. Näheres im Abschnitt Aufträge ESR. Erfassen Sie unter der Bezeichnung das Kürzel der Bank für deren Aufruf in ShakeHands Conto oder Kontor. die ESR-Teilnehmernummer und bei Bank ESR-Verfahren auch die Bank-Kunden-Nummer. Eigene Bankkonten Hier erfassen Sie Ihre Bankkonten. Die Bankleitzahl übernehmen Sie via Combobox vom hinterlegten Bankenstamm. Das Finanzkonto dient bei Importen von Bankkontoauszügen dem Defaultwert für die Buchungen. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 32 . Mit der Checkbox Standard legen Sie den Vorgabewert in den Listen vor.und BESR Verfahren.

daher sollten sie vor dem Beginn der Arbeit in diesen Bereichen angelegt werden. Bei Fällig Netto definieren Sie die Fälligkeit. Die Bezeichnung kann frei gewählt werden und dient der späteren Auswahl der gewünschten Zahlungsbedingung. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 33 . ausgehend vom jeweiligen Belegdatum kann hiermit beim Verwenden der Zahlungsbedingung der Kalendertag der Fälligkeit berechnet werden.B. welcher z. Zahlungsbedingungen ShakeHands Kontor und ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit. Die Zahlungsart ist derzeit eine rein informative Angabe. den Aufträgen und den Offenen Posten zugegriffen werden. Auf diese Zahlungsbedingungen kann in den Adressen. in einer Rechnung mit dieser Zahlungsbedingung erscheinen soll. Im Feld Zahlungstext definieren Sie den Text. welche immer Bezug auf das aktuelle Dokument nehmen. Weiterhin ist die Angabe einer Skonto-Regel möglich. Über das Menu Platzhalter lassen sich hier berechnete Werte einsetzen. Zum Anlegen einer neuen Zahlungsbedingungen wählen Sie den Menupunkt Verwalten/Zahlungsbedingungen und klicken auf den Button Hinzufügen. verschiedene Zahlungsbedingungen als Vorlagen zu definieren.

Die herstellerseitig getätigten Voreinstellungen sind an derzeit gültige Standards sowie häufige Arbeitsabläufe angelehnt. erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie können diesen über den Menubefehl Verwalten/Konten öffnen: Neues Konto Konto Liste duplizieren aktualisieren Direkt-Suchfeld Aktionsmenu Kontentypen Kontenliste Detailansicht für das ausgewählte Konto Sie sollten den von uns gelieferten Kontenplan immer als eine Vorlage betrachten. Es ist uns nicht möglich. Die meisten späteren Auswertungen Ihrer Daten beziehen sich direkt auf die Kontierung der Buchungen. Das Buchen eines Geschäftsfalles dient zuerst einmal dazu. Nach der Neueinrichtung einer Firma entsprechend dem vorherigen Kapitel ist bereits ein Kontenplan vorhanden. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 34 . welche Sie im Laufe der Arbeit selber an die eigenen Bedürfnisse anpassen (ähnlich wie eine Briefvorlage z. B. in Microsoft Word). Fehler beim Kontieren von Buchungen führen somit auch zu fehlerhaften oder nicht aussagekräftigen Auswertungen. diesen Geschäftsfall einem bestimmten Konto zuzuordnen und damit zu klassifizieren. für jeden denkbaren Anwendungsfall korrekte Steuersätze oder Auswertungskennzeichen als Voreinstellung zu setzen.Kapitel 6 Der Kontenplan Der Kontenplan ist das zentrale Ordnungskriterium innerhalb einer Buchhaltung.

und Betriebsstoffe Unfertige Erzeugnisse und Leistungen Fertige Erzeugnisse und Waren Geleistete Anzahlungen Bestandsveränderungen Sonstige Geleistete Anzahlungen Umlaufvermögen Aktive Rechnungsabgrenzung Kapital Gezeichnetes Kapital Gewinn. Neben dem BWA-Typenbaum haben wir in der Kontenstruktur die Kontengruppen. insbesondere erhalten Sie so eine richtige betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). das Sie diese Aktualisierungen nach einem Update automatisch in den Stammdaten Ihrer Firma wiederfinden. Gliederung der Kontentypen in ShakeHands Kontor: Alle Konten Bilanzkonten (Aktiven/Passiven oder Bestandskonten) Anlagevermögen Sachanlagen Finanzanlagen Geringwertige WG Firmenwert Sonstige Finanzen Kassenkonto Girokonto Schecks Sonstige Forderungen Laufzeit bis 1 Jahr Laufzeit 1 bis 5 Jahre Laufzeit über 5 Jahre Wechselforderungen Sonstige Vorräte Roh-. Dies bedeutet aber nicht. Weiter Hinweise dazu finden Sie in der jeweiligen Updatebeschreibung. Hilfs. Der BWA-Typenbaum Die Kontenverwaltung basiert zur Zeit auf einem fest definierten BWA-Typenbaum.und Verlustvortrag Gesetzliche Rücklagen Freie Rücklagen Sonstige Privat Einlagen Entnahmen ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 35 . ansonsten können bei verschiedenen Programmfunktionen oder Auswertungen Fehler auftreten. Jedes Konto muss einer Gruppe aus diesem Typenbaum zugeordnet sein. Diese hierarchische Gruppierung bildet lückenlos alle in einer standardisierten Buchhaltung (maximal) benötigten Kontentypen ab und dient somit vielen Programmfunktionen und Auswertungen als Grundlage. wo Sie beliebige Gruppen. Der Anwender ist also für die Pflege des Kontenplans nach der Ersteinrichtung selber verantwortlich.Hinweis: Neuere Programmversionen enthalten oft auch aktualisierte Kontenpläne oder andere Vorlagen. Klassen in beliebigen Ebenen frei definieren und benennen können. ShakeHands Kontor greift im Normalfall nicht in die Stammdaten bestehender Firmen ein.

Sonstige Rückstellungen Pensionsrückstellungen Steuerrückstellungen Sonstige Verbindlichkeiten Laufzeit bis 1 Jahr Laufzeit 1 bis 5 Jahre Laufzeit über 5 Jahre Wechselverbindlichkeiten Sonstige Erhaltene Anzahlungen Umsatzsteuer Umsatzsteuervorauszahlung Vorsteuer Passive Rechnungsabgrenzung Verrechnungen Darlehen Laufzeit bis 1 Jahr Laufzeit 1 bis 5 Jahre Laufzeit über 5 Jahre Sonstige Erfolgsrechnungs-Konten (Ertrag/Aufwand oder Erfolgskonten) Betriebseinnahmen Umsatzerlöse Bestandsveränderungen Eigenverbrauch Zinserträge Neutrale Erträge Anlagenverkäufe Sonstige Betriebsausgaben Wareneinkauf Personalkosten Fahrzeugkosten Reisekosten Bewirtungskosten Geschenke Telefonkosten Raumkosten Zinsen Neutrale Aufwendungen Betriebliche Steuern Sonstige Abschreibungen Sachanlagen Finanzanlagen Geringwertige WG Firmenwert Sonstige Neutrale Konten Saldovortrag Sachkonten Debitoren Kreditoren Sonstige Debitoren Kreditoren ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 36 .

welches dem benötigten Konto am ähnlichsten ist (Kontentyp. B. Wenn Sie dagegen ein komplett neues Konto anlegen möchten. Der markierte Typ inklusive aller Untertypen dient als Vorauswahl für die rechts daneben befindliche Kontenliste. mittels Kontengruppen können Sie aber die Darstellung für die Erfolgsrechnung oder Bilanz selber bestimmen. Neues Konto erfassen In der Praxis wird es vorkommen. Die Kontenliste zeigt jetzt nur noch die Konten dieses Typs an. Die Navigation im Kontenplan Der BWA-Typenbaum ist immer auf der linken Seite der Kontenverwaltung eingeblendet. Wenn Sie z. Tipp: Da heutige Kontenpläne oft mehrere hundert Konten enthalten und die komplette Kontenliste dadurch sehr lang ist. wenn Sie sich ein Konto heraussuchen. Das Arbeiten mit den Kontentypen hat auch den Vorteil. dann markieren Sie im Typenbaum die Gruppe Alle Konten/Bilanzkonten/Anlagekonten. In diesem Fall ist es am besten. Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Kontenliste verwenden. mit der Eingabe eines beliebigen Teils der Kontenbezeichnung im Suchfeld haben Sie die Liste blitzschnell weiter eingegrenzt. da Bezeichnungen ja im Kontenplan mehrfach vorkommen können. dann klicken Sie in der Kontenverwaltung auf den Button Neues Konto (+). Gesucht wird dabei in den Feldern Nummer. Veränderungen bei den Anlagekonten durchführen möchten. nach Nummer oder Bezeichnung sortieren. Und mit einem Mausklick in den entsprechenden Spaltenkopf können Sie die Kontenliste leicht z.) und duplizieren dieses und ändern die Nummer und die Bezeichnung. Steuersatz usw. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 37 . dass Verwechslungen der Konten vermieden werden. Der Typenbaum ist das zentrale betriebswirtschaftliche Ordnungskriterium. kann es die Bearbeitung spürbar erleichtern. Bezeichnung und Bemerkung. Diese Vorauswahl lässt sich über die Eingabe von Suchbegriffen im Direkt-Suchfeld noch verfeinern. wenn Sie nur die Konten des gewünschten Typs anzeigen lassen. dass Sie weitere als die vordefinierten Konten benötigen. B.

ab welchem dieses gültig ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 38 . Auf bereits bestehende Buchungen hat dies keinen Einfluss.B. Sie können in der Bezeichnung den Platzhalter #P# verwenden. nur eine Obergruppe ausgewählt) erscheint vor dem Popup-Menu ein Warnsymbol. das Konto wird in jedem Fall auch mit ausgewertet.0% U. Nur Fremdwährungskonten ermöglichen die Darstellung eines tatsächlichen Saldoverlaufs in einem Kontoauszug sowie das Führen von Eröffnungswerten in Fremdwährungen.6% U erhalten.0. Vorsteuer und Umsatzsteuer). Dies hat auch keinen Einfluss auf den Buchungsexport Tipp: Achten Sie beim Eingeben von Kontobezeichnungen auf eine gute Lesbarkeit in der Kontenliste. ist das Konto damit als Fremdwährungskonto definiert. nicht mehr lesen können. Nummer Die Nummer darf im Bereich 1-999999999 liegen und muss eindeutig sein. Dieser Platzhalter wird in allen Anzeigen der Kontobezeichnung durch den Prozentsatz des aktuell gültigen Steuersatzes ersetzt. jeweils mit einem Startdatum. Das bedeutet. Falls Sie mit Nebenbüchern arbeiten möchten. mehrere Kennzeichen anzulegen. Bezeichnung Die Kontenbezeichnung können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen (z. B. nur Vorsteuer. Beispiel: Sie haben im Konto 3000 die Steuersätze U76B (gültig ab 01. ShakeHands Balance Bemerkung Ein freies Eingabefeld für interne Anmerkungen zu diesem Konto. Die Kontobezeichnung lautet Erlöse #P# U dann wird das Konto in den Auswertungen vor 2011 die Bezeichnung Erlöse 7. ab 2011 aber die Bezeichnung Erlöse 8. Steuertyp Hier legen Sie fest. da ShakeHands diese sonst als Fremdwährung anschaut. sind die folgenden Kontengruppen reserviert für Sachkonten: 1-9999 Debitoren: 10000-69999 Kreditoren: 70000-99999 Buchungssperre Bei gesetzter Buchungssperre kann dieses Konto nicht mehr bebucht werden und erscheint auch nicht mehr im Eingabeassistenten. insbesondere für die Darstellung im Eingabeassistenten. und wenn sich mehrere Konten z. B. Es ist möglich. Währung Wird hier eine von der Standardwährung abweichende Währung gesetzt. welche Steuerarten auf diesem Konto gebucht werden dürfen (Keine. In Auswertungen wie Bilanz und Erfolgsmeldung werden Sie zudem bei fehlenden Zuordnungen gewarnt. Die Nummer eines bestehenden Kontos kann nicht mehr verändert werden. „Bank“ in „Raiffeisen“ umändern).und Auswertungskennzeichen für Buchungen auf diesem Konto. Buchungen für dieses Konto lassen sich nur noch in der Standardwährung und in der eingestellten Fremdwährung erfassen.2001) und U80B (gültig eventuell ab 01.01. erst ab dem fünfzigsten Zeichen unterscheiden. BWA-Typ Hier erfolgt die Zuordnung zum Typenbaum. werden Sie dies in der Liste evtl.2011 definiert. nur Umsatzsteuer. Die Spaltenbreite der Bezeichnung dort ist begrenzt. Bei einer fehlenden oder nicht korrekten Zuordnung (z. Hinweis: Für Konten in der Stammwährung der Firma dürfen keine Währungen angegeben werden und müssen leer bleiben. Kennzeichen (MwSt-Zeile des MwSt-Abrechnungsformulars) Hier definieren Sie Steuer.

Bei gewissen Konten unumgänglich. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. Dies ist nur für Sonderfälle notwendig. wenn Sie dieses nicht komplett neu anlegen. Hinweis: Aus dem Supportalltag erhalten wir die Rückmeldung. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.. muss bei Umsatz und bei Vorsteuer darauf geachtet werden. Einnahmen-Überschussrechnung mit ausgewertet werden und erscheint auch in der Saldenanzeige der Infopalette beim Buchen. Kreditor und Neutral ist das Eingeben von Steuertyp und Auswertungskennzeichen nicht möglich. solange das Konto ungenutzt ist. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). Konto bearbeiten Um ein vorhandenes Konto zu bearbeiten. Bei der Umsatzsteuer-Auswertung wird dann der Kontensaldo auf der entsprechenden Kennzahl mit aufsummiert. Dadurch können Sie eine Budget-Überschreitung schon bei der Buchungseingabe erkennen. die entsprechenden Eingabebereiche sind deaktiviert. Dieser kann beim Buchen manuell unterdrückt oder geändert werden. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.. Wichtig: Beim Bearbeiten von Konten ist das Ändern der Kontonummer nur möglich.ist. dass in der MwSt-Abrechnung Vorsteuerabzüge doppelt berechnet werden. Um ein vorhandenes Konto zu duplizieren.. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Kontenliste und wählen den Befehl Bearbeiten. hauptsächlich wird die MwSt-Abrechnung über die Einstellungen in den Steuersätzen konfiguriert. Wie kommt das? ShakeHands Kontor kann über die MwSt-Kz beim Konten und auch bei den Steuerschlüssel MwSt Kz über die Buchungen die MwSt-Salden für die Abrechnung bilden. Konto duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe eines Kontos ersparen. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.und Saldenliste oder in der Bilanz und Erfolgsrechnung bzw.Kz Hier kann eine Kennzahl für die Zuordnung zur MwSt-Abrechnung eingetragen werden. sondern ein ähnliches und bereits bestehendes Konto duplizieren. Budget Hier können Sie für das Konto ein Jahresbudget (für das aktuelle Geschäftsjahr) festlegen. dass Sie entweder beim Konten oder beim Steuerschlüssel das MwSt-Kz definieren. Nicht aber gleichzeitig. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 39 . Dieses kann in der Summen. Hinweis: Bei den Kontotypen Debitor. Beim Erfassen von Buchungen oder bei Auswertungen werden diese zeitabhängigen Kennzeichen dann automatisch berücksichtigt.. MwSt . Steuersatz Hier kann der voreingestellte Steuersatz für dieses Konto angegeben werden. Mit dem OK-Button sichern Sie das neue Konto und kehren zur Listendarstellung zurück. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Kontenliste und wählen den Befehl Duplizieren.

dem Anklicken der Checkbox Buchungssperre und dem anschliessenden Sichern eine Weile zu tun. Konto löschen Um Konten zu löschen. für einen Kontonummern-Bereich über 50 Konten die Buchungssperre setzen möchten. dann hätten Sie mit dem aufeinander folgenden Öffnen eines jeden Kontos. Das Besondere sind die Checkboxen vor den eigentlichen Eingabefeldern: Da es möglich sein muss. Nach dem Öffnen des Fensters sind alle Felder deaktiviert. im Aktionsmenu des Fensters bzw.. Wenn Sie nur ein Konto ausblenden möchten. müssen Sie diese Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. Mehrere Konten ändern Beim Bearbeiten von Kontenplänen kommt es häufig vor.B. indem Sie die Option Nur unbenutzte Konten anklicken. Wenn Sie z. Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Leertaste. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Kontenliste und wählen den Befehl Löschen. Um mehrere Konten gleichzeitig zu bearbeiten... im Kontextmenu der Zeile. Wenn Sie also wie im obigen Beispiel die Buchungssperre und die Bemerkung mehrerer Konten ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 40 . im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. damit wird es in den Auswahllisten unterdrückt. Dies gilt für alle Geschäftsjahre des Mandanten.. Es öffnet sich das Fenster Mehrere Konten ändern: Im rechten Teil finden Sie im Wesentlichen die gleichen Eingabemöglichkeiten wie beim direkten Bearbeiten eines Kontos. oder Sie drücken die Taste Backspace. wenn dieses Konto bereits für Buchungen oder andere Programmfunktionen verwendet wurden. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Konten gelöscht. dann setzen Sie für das betreffende Konto die Buchungssperre. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Kontenliste und wählen den Befehl Mehrere Ändern. um die Kontenauswahl übersichtlicher zu gestalten. Tipp: Sie können sich alle löschbaren Konten innerhalb einer Auswahl in der Kontenliste anzeigen lassen. Eleganter und sehr viel schneller geht dies mit dem Befehl Mehrere Ändern. damit würde sich beim Klick auf OK an den Konten nichts ändern. da der Kontenplan jahresübergreifend angelegt ist. nur bestimmte Felder der ausgewählten Konten zu ändern. Wichtig: Das Löschen eines Kontos ist nicht möglich. dass man bestimmte Eigenschaften mehrerer Konten ändern möchte.

überprüfen Sie diese bitte genau.ändern möchten. verwenden Sie die Kontenliste in Menu Auswerten 'Bilanz und Erfolgsrechnung' und da den Report 'Kontenliste gruppiert mir Überschriften A4 hoch'. welches nach dem Bestätigen des Dialogs direkt ins Eingabefeld übernommen wird. Der Aufbau einer funktionsfähigen Kontenstruktur ist eine umfangreiche Arbeit und nur dann nötig. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Kontenliste. Die deaktivierten Felder der Konten werden nicht geändert. Bilanz-Konten. Die Kontenstruktur kann über den Menubefehl Verwalten/Kontenstruktur aufgerufen werden. Das entsprechende Fenster ist in mehrere Registerkarten aufgeteilt: Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich Gruppen. beachten Sie die Filtereinstellungen.. das heisst. Wenn im Eingabefeld bereits ein gültiges Konto angegeben ist. Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen Die Eingabe von Kontonummern ist innerhalb von ShakeHands Kontor an vielen Stellen notwendig. Hier gibt es eine weitere Arbeitserleichterung: In jedem Eingabefeld für Kontonummern können Sie mit dem Tastaturkürzel <Ctrl|Strg>+<Leertaste> den Dialog Konto bearbeiten aufrufen. Erfolgskonten. Mit dem OK-Button können Sie die Änderung jetzt in die ausgewählten Konten übertragen. Ist das Eingabefeld leer oder enthält kein gültiges Konto. dann können Sie so ein neues Konto erstellen. Es werden die Konten gedruckt.. die Bezeichnung ändern. Tipp: Möchten Sie neben den Konten auch die Struktur mit drucken. Neutrale Konten ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 41 . welches gar nicht geändert werden soll. welche die zu ändernden Felder noch einmal anzeigt. Die Kontenstruktur Die Kontenstruktur definiert den Aufbau der Gliederung für die Bilanz/Erfolgsrechnung oder Einnahme-Überschussrechnung sowie die Kontenzuordnung zu den einzelnen Gliederungsgruppen. dann setzen Sie die Checkbox vor diesen Bezeichnungen. Bei den mitgelieferten Standardkontenplänen ist die Kontenstruktur bereits fertig definiert und braucht normalerweise nicht verändert zu werden. Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage. Bestandskonten. welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden. Das unbeabsichtigte Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld. Sie können den Ausdruck über die Vorauswahl im Typenbaum sowie den Suchbegriff einschränken. dann können Sie hier dieses Konto bearbeiten und z. Erfolgsrechnungs-Konten. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig zu machen. und damit sind die entsprechenden Eingabeelemente aktiv. Neutrale Konten Gewinnermittlung per EÜ-Rechnung Gruppen. wählen Sie den Befehl Drucken. wenn Sie einen komplett neuen Kontenplan entwickeln möchten. Kontenplan drucken Um einen Kontenplan zu drucken.B.

so ist die Gruppenliste zunächst leer. Wenn Sie keine Kontenstruktur aus einer Vorlage übernommen haben. Falls Sie eine bereits vorhandene Struktur komplett neu aufbauen möchten. Für die Gliederung einer Bilanz sind das die Gruppen: Bilanz Aktiva Bilanz Passiva Gewinn. Vorhandene Gruppen können auch direkt mit der Maus verschoben werden. Auf der Registerkarte Gruppen erfolgt die Definition der hierarchischen Gliederung der jeweiligen Gewinnermittlung. müssen Sie zunächst die Hauptgruppen anlegen. in dem Sie eine Gruppe markieren und auf den Button Neue Untergruppe klicken. Eine neue Kontenstruktur anlegen Wählen sie den Menubefehl Verwalten/Kontenstruktur. Um eine neue Struktur überhaupt sichern zu können. markieren Sie zunächst nacheinander alle Einträge und klicken jeweils auf den Button Entfernen.und Verlustrechnung Bei der Einnahmen-Überschussrechnung sind es diese Gruppen: Bestand Gewinnermittlung Diese Gruppen müssen in genau dieser Reihenfolge und exakt in dieser Schreibweise immer vorhanden sein! Mit dem Button Neue Gruppe können Sie jetzt alle benötigten Gruppen definieren. Untergruppen erzeugen Sie. Beim Anlegen einer neuen oder beim Bearbeiten einer bestehenden Gruppe öffnet sich der folgende Dialog: ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 42 . auf den anderen Registerkarten nehmen Sie die Zuordnung der einzelnen Konten zu den gewünschten Gruppen vor.

Bei Kontengruppen gibt es noch eine weitere Option: Sie können das Vorzeichen der Summe wechseln. Möchten Sie bei diesem Konto bei einem Haben-Saldo. Oberhalb der Liste befinden sich zwei Popup-Menus. dies ist für alle Gruppen aus dem Bereich Erfolgsrechnungs-Konten bzw. Eine Sonderstellung nimmt die Definition einer Gruppe als Bilanzergebnis ein (nur bei der Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich). Die Einstellung im Beispiel bedeutet. Diese Differenz wird der Bilanzgruppe zugewiesen. Buchhalterisch sprechen wir dann von einem Wechselkonto. Es kann nur eine Gruppe als Bilanzergebnis definiert werden. dass diese unter Bilanz Passiva erscheint definieren Sie eine entsprechende Gruppe. über welche die Zuordnung dieses Kontos zu den Bilanzgruppen eingestellt wird. eine bestehende anderweitige Definition wird bei dieser Zuweisung aufgehoben. um das sich bei der doppelten Buchführung ergebende umgekehrte Vorzeichen aller Erfolgskonten zu korrigieren. welche direkt Kontensalden zusammenfassen. Hier bestimmen Sie im Einzelnen. Beim Berechnen einer Bilanz ergibt sich das Bilanzergebnis aus der Differenz zwischen Aktiva. Im nachfolgenden Beispiel ist das Konto 1020 Bank markiert. Alle Gruppen. Fehlt eine Zuweisung erhalten Sie in der Bilanz und Erfolgsrechnungsdarstellung ein Warnhinweis. werden hier als Kontengruppe definiert. das bei einem Soll-Saldo das Konto in der Gruppe Flüssige Mittel und Wertschriften erscheint. da sie im Endeffekt auf die in der Gruppe enthaltenen Konten wirken. welche direkt Kontensalden zusammenfassen sollen oder andere Gruppen als Untergruppen enthalten. Bei allen in der Hierarchie übergeordneten Gruppen sollte sie deaktiviert sein.und Passivaseite (= Veränderung des Betriebsvermögens).oder als Passiva-Konto dargestellt. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 43 . Je nach Saldo wird dies als Aktiva. Diese Option ist nur bei Gruppen sinnvoll. welche als Bilanzergebnis definiert ist. welcher Kontensaldo in welcher Gruppe aufsummiert wird. Die Zuweisung von Konten zu einer Gruppe Nach dem Erstellen der entsprechenden Gruppenhierarchie wechseln Sie auf die Registerkarten für die Kontenzuweisungen. Gewinnermittlung erforderlich.

Um dies zu umgehen. Bei den Erfolgskonten sowie bei den Bestands. neue Konten durch Duplizieren von bereits vorhandenen ähnlichen Konten zu erzeugen. Wenn Sie einen der mitgelieferten Standard-Kontenpläne verwenden. Wenn Sie in diesem Fall aber die markierten Konten in eine andere Gruppe verschieben möchten. Bestandskonten und Erfolgskonten alle Konten eine Gruppenzuordnung haben (erkennbar an dem grünen Häkchen).Überschussrechnung. empfehlen wir.oder Passiva-Seite angeben. normalerweise sind dies nur die Saldovortragskonten. da beim Duplizieren die ursprüngliche Kontenzuordnung erhalten bleibt. Die richtigen Einstellungen an dieser Stelle sind wichtig für die korrekte Funktion der Buchhaltung in vielen Bereichen. Wichtig: Nach dem Abschluss der Zuordnung sollten innerhalb der Registerkarten Bilanz-Konten und Erfolgs-Konten bzw. Ein Konto lässt sich auch fest einer bestimmten Bilanzseite zuordnen. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 44 . so müssen Sie zuerst die bisherige Zuordnung aufheben. Die Kontenfunktionen Kontenfunktionen definieren die Konten für bestimmte Sonderaufgaben in der Buchhaltung.und Erfolgskonten der Einnahmen. welche abhängig vom Kontenplan sind und daher vom Programm nicht fest vorgegeben werden können. Wichtig: Nach dem Anlegen von neuen Sachkonten müssen Sie diese manuell in der Kontenstruktur in die gewünschten Auswertungsgruppen einfügen. Diese Konten erscheinen nicht in der Bilanz/Erfolgsrechnung oder der Einnahme-Überschussrechnung und können daher auch keiner Gruppe zugeordnet werden. nur Bilanzkonten haben zwei. Anderenfalls wird es bei der Berechnung der Bilanz/Erfolgsrechnung oder Einnahme-Überschussrechnung zu einer fehlerhaften Auswertung sowie einer entsprechenden Fehlermeldung kommen. indem Sie nur eine Gruppe auf der Aktiva. In der Liste Neutrale Konten werden alle Konten vom Typ Neutral aufgelistet. existiert jeweils nur eine Gruppenzuordnung. Sie können in der Kontenliste auch mehrere gleichartige Konten markieren und die Gruppenzuordnung gemeinsam setzen.

Nicht verwenden von Debitoren. alternativ funktioniert auch ein Doppelklick auf die Zeile. um den einzelnen Funktionen die richtigen Konten zuzuordnen. es ist nicht möglich. Sie können das Sammelkonto problemlos in einer laufenden Buchhaltung ändern. Um die Liste der Kontenfunktionen aufzurufen. ShakeHands Kontor sorgt dabei automatisch für eine entsprechende Umbuchung.und Kreditorenbüchern) dennoch nötig sein. ShakeHands Kontor bucht automatisch jede Bewegung auf einem Debitorenkonto auch auf dieses Sammelkonto und bildet damit die Nebenrechnung Debitorenbuchhaltung innerhalb des Sachkontenbereichs ab. Sammelkonto Debitoren Hier wird das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen des jeweiligen Kontenplanes eingetragen. lässt sich die entsprechende Überwachungsfunktion in den Einstellungen deaktivieren (Buchungseingabe/Das direkte Buchen auf Sammelkonten verbieten). ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 45 . Bei individuell angelegten Kontenplänen kontaktieren Sie im Zweifelsfall den Support des Herstellers. wählen Sie den Menubefehl Verwalten/Kontenfunktionen: Die angezeigten Kontenfunktionen können sich je nach Programmausführung. Sollte dies in bestimmtem Konstellationen (zB. Gewinnermittlungsart und Länderversion unterscheiden. Um eine Kontenfunktion zu bearbeiten. Achtung: Das manuelle Bebuchen eines Sammelkontos führt zu fehlerhaften Auswertungen und ist daher normalerweise nicht erlaubt. Sie können das Sammelkonto problemlos bei einer laufenden Buchhaltung ändern. Saldenvorträge Debitoren Dieses Konto definiert das Gegenkonto für den automatischen Saldovortrag der Debitorenkonten in das folgende Geschäftsjahr. markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf den Button Bearbeiten. ShakeHands Kontor bucht automatisch jede Bewegung auf einem Kreditorenkonto auch auf dieses Sammelkonto und bildet damit die Nebenrechnung Kreditorenbuchhaltung innerhalb des Sachkonten-Bereichs ab. Saldenvorträge Sachkonten Dieses Konto definiert das Gegenkonto für den automatischen Saldovortrag der Sachkonten in das folgende Geschäftsjahr. hier Einträge zu löschen oder weitere hinzuzufügen.sollten Sie hier keine Veränderungen vornehmen. Die Liste der verfügbaren Kontenfunktionen ist fest vorgegeben. Sammelkonto Kreditoren Hier wird das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen des jeweiligen Kontenplanes eingetragen. ShakeHands Kontor sorgt dabei automatisch für eine entsprechende Umbuchung.

können alle Auswertungen. es ist also nicht möglich. die dafür benötigten Korrekturkonten werden hier definiert. oder ein Debitorenkonto mit der Nummer 8777. Kontoauszug. Bereichseinstellungen beispielsweise ein Sachkonto mit der Nummer 10010 anzulegen. Vortrag Bilanzgewinn Dieses Konto wird für den Vortrag eines Bilanzgewinns in das folgende Geschäftsjahr benötigt. Der Vorgabe-Bereich für Debitorenkonten ist zur Zeit fix und umfasst die Konten 10000-69999. Differenzkonto Währungsumrechnung Beim Buchen von Fremdwährungsbeträgen kann es durch Rundungsdifferenzen dazu kommen. Ertragskonto/Aufwandskonto Kursdifferenzen Beim Saldenvortrag von Fremdwährungskonten kann es zu Differenzen zwischen dem rechnerischen Endsaldo in der Fremdwährung und dem tatsächlichen Startsaldo im neuen Jahr kommen (bedingt durch die Bewertung des Schlussbilanzkurses bei Fremdwährungskonten). ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 46 . welche Eröffnungssalden beinhalten (z. Kontenbereich Debitoren Hier wird der Nummernbereich für das Anlegen von Debitorenkonten festgelegt. fehlerhaft sein oder Splittbuchungen fehlerhaft in der Auswertung angezeigt werden. Vortrag Privatkonten Beim Saldovortrag werden alle Privatkonten in ShakeHands Kontor automatisch saldiert und der Gesamtsaldo über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr vorgetragen. Eine sich daraus ergebende Umsatzsteuerverbindlichkeit wird über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr vorgetragen. Hinweis: Beim Anlegen von Konten wird das Einhalten dieser Bereichsdefinitionen überprüft. Die Prüfung auf das Einhalten der Kontonummernbereiche lässt sich in den Einstellungen deaktivieren (Kontenplan/ Kontonummern-Bereiche beim Anlegen von Konten prüfen). Summenund Saldenliste. dass die Soll.oder Kreditorenkonten in der Buchführung verwendet werden. bei den o.B. Vortrag Vorsteuerforderung Beim Saldovortrag werden alle Umsatzsteuerkonten in ShakeHands Kontor automatisch saldiert. auch wenn beispielsweise gar keine Debitoren. Achtung: Wenn die Saldovortragskonten nicht definiert sind oder die angegebenen Konten nicht existieren. Eine sich daraus ergebende Vorsteuerforderung wird über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr vorgetragen.g. Bilanz usw. Kontenbereich Kreditoren Hier wird der Nummernbereich für das Anlegen von Kreditorenkonten festgelegt. Saldenvorträge Kreditoren Dieses Konto definiert das Gegenkonto für den automatischen Saldovortrag der Kreditorenkonten in das folgende Geschäftsjahr. Vortrag Umsatzsteuerverbindlichkeit Beim Saldovortrag werden alle Umsatzsteuerkonten in ShakeHands Kontor automatisch saldiert.). Diese Differenz wird im Rahmen des Valutaausgleichs durch eine automatische Buchung korrigiert. Alle Saldovortragskonten müssen also korrekt angegeben sein. ShakeHands Kontor erstellt in diesem Fall automatisch eine entsprechende Differenzbuchung auf das hier angegebene Konto (Erfolgskonto für Umrechnungsdifferenzen). Vortrag Bilanzverlust Dieses Konto wird für den Vortrag eines Bilanzverlusts in das folgende Geschäftsjahr benötigt. Der Vorgabe-Bereich für Kreditorenkonten ist zur Zeit fix und umfasst die Konten 70000-99999.und Habenseiten der Buchung nach der Umrechnung in die Standardwährung nicht mehr ausgeglichen sind.

In Release 7.06.0.1. Für Grenzüberschreitende Unternehmen bitten wir für Deutschland und Österreich entsprechende Umsatzsteuervoranmeldungen an. liefern wir auch überarbeitete Mehrwertsteuer-Templates mit.Checkliste nMwSt 2010‘ betrachten wir die rechtlichen und datentechnischen Auswirkungen auf ShakeHands Conto.1. In ShakeHands Budget ist die Mehrwertsteuer-Abrechnung nicht enthalten. Bitte beachten Sie die Hinweise und Tipps in der Checklisten-Dokumentation. Somit können wir das Layout des Formulars ab 1.2010 gültig verwenden. Hauptabteilung Mehrwertsteuer in Bern wird das Layout des Abrechnungsformulars per 1.2010 bis 30.2010 (Q3 und Q4).1. Weitere Änderungen sind aber hier ausdrücklich vorbehalten.0. Beachten Sie auch die neuen Steuerfälle wie die Bezugssteuer oder die Vorsteuerkürzungen.Kapitel 7 Die Mehrwertsteuer Am 1.2 ist nicht geeignet für die Saldosteuersatzmethode die eine Bruttomethode ist. Wichtig ist die Trennung von Umsatz und Steuer auf dem Erlös und deren Ausscheidung auf einzelne Konten bei Gebrauch von zwei Saldosteuersätzen gleichzeitig. Updates von älteren Versionen vor 7. Mai 2010 Mit dem neuen Release 7. auf bisherige Version 7.2 laden und die Anpassungen in den Steuersätzen von Hand vornehmen. Mit dem neuen Release 7.2010 ist in der Schweiz das neue Mehrwertsteuergesetz in Kraft getreten. Spezialfälle der Rückforderungen mit den Zusatzformularen und die automatische Berechnung via Firmenstammdaten folgen im Herbst/Winter 2010. Bei vielen Geschäftsfällen muss die Mehrwertsteuer berücksichtigt und gebucht werden. diese sind auf die neuen Versionen abgestimmt. Ergänzungen vom 26.0.2 unterstützen wir die neue Abrechnung wie auch die bisherige 2009er. sowie das zusätzlich neue für das dritte und vierte Quartal zu verwenden.1 unbedingt notwendig. In einer eigenen Dokumentation .0. unabhängig der Offenen Posten. Darin enthalten sind auch zwei Bugfixes im Rahmen der MwSt-Berechnung und die Umstellung der Bezugssteuer-Werte.7. Die Saldosteuermethode kann in Release 7.2 haben Sie die Möglichkeit das alte Formular und die neuen ab erstem Quartal 2010 und zweitem Quartal 2010. Ein Update ist jedoch auf jeden Fall für bisherige Versionen bis 7. Die Umsatzsteuer-Automatik beim Buchen der Belege ist aber uneingeschränkt nutzbar.1. Wir unterstützen das Abrechnungsformular per 1. Sie können den Release 7.1. Shakehands Conto 7. Als Vorgabe finden Sie neu auch das neue Saldosteuerformular als blanko Formular. Der Ausdruck als MwSt-Formular auf Blankopapier oder der Ausdruck der MwSt-Werte direkt in das personalisierte amtliche Formular ist möglich. Anbei erklären wir die Abläufe mit effektiver Methode mit den aktuellen Steuersätzen.1. einlesen und von Hand anpassen.0.2011 nicht angepasst. Diese Aufgabe übernimmt ShakeHands Conto im Normalfall automatisch und bucht die Steueranteile auf die dafür vorgesehenen Konten.2011) keine weitere Aktualisierung der Software. Die Folgen für die Umstellung auf die Buchhaltungssoftware ist gross.0. Gemäss telefonischer Auskunft der eidgenössischen Steuerbehörde. welche zum Normalsatz Eingang finden.0.2 via effektiver Methode gelöst werden. Gerne helfen wir oder Ihr Buchhalter und ihre Treuhändern in sich hier überschneidenden Fragen der Technik und Buchhaltung weiter. Laut ESTV Abteilung Revision wird bei der Saldosteuermethode auf das Hauptbuch und den Umsatz abgestellt.2 können die Templates via diese Checkliste aktualisieren.Formular per 1. ✐ ✐ ShakeHands Budget ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 47 . Die Mehrwertsteuererhöhung 2011 ist in den Vorlagedaten auch gleich berücksichtigt und braucht in diesem Fall (ausser eventuell einem neuen Mehrwertsteuer.7.2010 (Q1 und Q2) wie auch das im Sommer gültige neue Formular per 1.

2010 und 2011. Setzen Sie dazu im jeweiligen Steuerschlüssel die Buchungssperre auf aktiv. Die MwSt-Abrechnung können Sie verwenden. Anbei die Steuersatztabelle für die Jahre 2009 . ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 48 . Auch die Erstellung der MwSt-Abrechnung wird massgeblich über die Steuersätze beeinflusst. Hier können Sie neue Steuersätze anlegen sowie Steuersätze bearbeiten. Wenn eine Buchung unter Verwendung eines Steuersatzes eingegeben wird. ShakeHands Conto und die MwSt-Berechnung setzt auf die Abrechnung nach Normalsteuersätzen nach IST (vereinnahmte) oder SOLL (vereinbarte)-Methode. Die Steuersätze finden Sie unter dem Menupunkt Verwalten/Steuersätze. Verwenden Sie die Saldosteuersatz-Methode ist der Aufwand zu gross um die Automatik in Betrieb zu nehmen. Steuersätze verwalten Alle die Steuerautomatik betreffenden Funktionen werden über die Steuersätze definiert. duplizieren oder entfernen. Weitere Details finden Sie hierzu auch in der Checkliste nMwSt 2010 mit weiteren Tabellen für die Aktivierung oder Deaktivierung. Ab 2010 können einzelne (Screen unten aktiv gesperrte) und ab 2011 weitere Sätze deaktiviert werden. dann kann ShakeHands Conto auf Grund der Einstellungen in diesem Steuersatz die Umsatzsteuer berechnen und auf entsprechende Steuerkonten buchen. Die halbjährliche MwSt-Berechnen Sie ab Ihren Umsatzzahlen und setzen eine manuelle Umsatzsteuerbuchung. Deaktivieren Sie in den Firmeneinstellungen Karte Buchhaltung die Option mehrwertsteuerpflichtig. In den Vorlagen der Konten beachten Sie ebenfalls die Vorlage via neuen gültigen Satz mit einem neuen Gültigkeitsdatum den Vorgabewert zu berichtigen oder diese ganz zu entfernen. wenn Sie die MwSt-Zeichen auf Kontenstufen definieren. Das Löschen oder umbenennen von bereits verwendeten Steuersätzen ist nicht möglich. Weiteres dazu in diesem Kapitel.

Obige Tabelle zeigt alle gültigen Steuersätze der drei Jahre 2009. Achtung: Unbedachte Änderungen an den Steuersätzen können leicht zu fehlerhaften Buchungen oder Auswertungen führen. die vorhandenen Einstellungen abzuändern. 2010 und 2011. Normalerweise ist es nicht nötig. Konten und MwStKennzeichen unterteilt: ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 49 . Der Dialog zum Bearbeiten der Steuersätze ist in die Seiten Steuersatz. im Zweifelsfall sollten Sie hier den ShakeHands-Support konsultieren.

Beispiel: 8. Buchungssperre Nach dem Setzen dieser Option wird der Steuersatz nicht mehr in Auswahllisten angezeigt und kann auch nicht mehr in Buchungen verwendet werden. Berechnung Hier definieren Sie den Prozentsatz der Steuerberechnung sowie die Berechnungsart in Hundert oder von Hundert. Name Unter diesem Namen werden die Steuersätze beim Buchen angesprochen. Bezeichnung Eine verständliche kurze Beschreibung zur Art der Steuer (wird im Eingabeassistenten angezeigt). ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 50 . 8.0% in Hundert ergeben 7.0. Typ In diesem Popupmenu können Sie als Typ entweder Vorsteuer (Steuer auf Eingangsrechnungen) oder Umsatzsteuer (Steuer auf Ausgangsrechnungen) auswählen.407.0% von Hundert ergeben 8. der Name muss eindeutig sein.

Steuerbetrag 1 Hier wird das Kennzeichen aus dem MwSt-Abrechnung angegeben. Ab 2010 ist der halbe Steuersatz nicht mehr zulässig. so um zum Bespiel um einen Privatanteil auf ein anderes Konto zu Buchen. Nicht abziehbarer Nettobetrag Mit diesen Angaben ist es möglich.B. Wie kommen die Zahlen in die MwSt-Abrechnung? Die Auswertung Mehrwertsteuer-Abrechnung ist ähnlich dem entsprechenden amtlichen Formular aufgebaut. nicht abziehbaren Anteil zu berechnen und auf ein getrenntes Konto zu buchen. In diesem Fall muss der Steuertyp Umsatzsteuer verwendet und das Vorsteuerkonto im Feld Steuer 1 sowie das Umsatzsteuerkonto im Feld Steuer 2 angegeben werden. Setzen Sie auf halben Steuersätzen eine Buchungssperre in Karte Steuersatz. auf welches der Betrag von Steuer 1 bzw. Wird kein gesondertes Konto angegeben. Hier muss auf den gebuchten Nettobetrag sowohl eine Umsatzsteuer als auch eine Vorsteuer errechnet und verbucht werden. B. dessen Bemessungsgrundlage aufsummiert wird. Setzen Sie auf halben Steuersätzen eine Buchungssperre in Karte Steuersatz. einer Debitorenrechnung mit „IST-Versteuerung“ der errechnete Steueranteil gebucht. Steuer n(icht) fällig Auf das hier angegebene Konto wird beim Buchen z. vom errechneten Steuerbetrag einen bestimmten. bei den halben Vorsteuersätze wie Übernachtungen. Dienstleistungen aus dem Ausland). Ab 2010 ist der halbe Steuersatz nicht mehr zulässig. Steuer 2 Wird benötigt für die Steuerberechnung von kombinierten Steuersätzen (z. (z. ShakeHands Balance Hinweis: Nicht abziehbarer Nettobetrag wird häufig auch nicht für die Mehrwertsteuer gebraucht. Es gibt eine Zeilennummer und den Text der Zeile sowie die Betragsspalten ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 51 . Privatanteil Auto 25%. Der Betrag wird bei der Debitorenzahlung dann auf dem Transitkonto ausgebucht und auf das Steuerkonto gebucht.B. dann erfolgt die Buchung des nicht abziehbaren Anteils direkt auf das ursprüngliche Sachkonto dieser Buchungszeile. nicht abziehbaren Anteil zu berechnen und auf ein getrenntes Konto zu buchen. z. dessen Bemessungsgrundlage aufsummiert wird. Steuerbetrag 2 Hier wird das Kennzeichen aus dem MwSt-Abrechnung angegeben.B. auf welches der Betrag von Steuer 2 bzw. vom errechneten Nettobetrag einen bestimmten. Steuer 1 Auf das hier angegebene Konto wird beim Buchen der errechnete Steueranteil gebucht. Ab 2010 haben wir vorerst keine weitere Verwendung für diesen Wert. Nicht abziehbarer Steuerbetrag Mit diesen Angaben ist es möglich.

7. kann bis zu den Umsätzen jedoch ausgefüllt werden.7.oder aktivierung der alten/neuen Steuerschlüssel. per 1. 2010 200 200 bis 910.1. Beachten Sie die Umstellungen per 1.2010.1. Die jeweiligen Umstellungen in den Steuerschlüsseln und im Kontenplan müssen bis zur jeweils ersten Abrechnung erfolgen ausser die De.0. 341 und 381 hinzu.Grundlage und Steuer mit den jeweils davor stehenden Kennzahlen.2011.2010 und per 1.1. 311.2010 kommen zusätzlich die Ziffern 301. ab 1. Abrechnung 2009 Abrechnung ab 2010 und 2011 ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 52 . Die Saldosteuermethode wird in Release 7.2 nicht automatisch unterstützt und das Formular hat lediglich deklaratorischen Charakter. Es gilt für 2009 werden die bisherigen MwSt-Abrechnungszeilen 010 bis 160 verwendet und ab 1.

2 Für jeden Steuersatz aus dieser Liste werden im gewählten Zeitraum die Journalzeilen gesucht. Umsatzsteuerbeträge über die Steuersätze Bei Umsatzsteuerbeträgen wird in der Spalte Grundlage der Nettobetrag als Bemessungsgrundlage und in der Spalte Steuer die darauf entfallende Umsatzsteuer ausgewiesen. Hat der Steuerschlüssel Vorsteuer auf Materialaufwand VM7.B. Weitere Beispiele finden Sie in der Checkliste nMwSt 2010. Dies ist kein Programmfehler. Hinweis: Bitte beachten Sie für die korrekte Abrechnung. B. Bezugsteuerbeträge über die Steuersätze Ein Spezialfall ist die Bezugsteuer.2010 das Kennzeichen 400. wo die Steuer Kennzeichen per 1. Mai 2010) ist. Diese Änderungen bedingen. die jeweils für die Periode gültigen Zuweisungen der MwSt-Kennzeichen. sondern ergibt sich direkt aus dem gesetzlichen Umsatzsteuerrecht. Das führt immer zu geringfügigen Rundungsdifferenzen gegenüber den Zahlen auf den MwSt-Konten.2 unterstützt neu die drei Abrechnungsformulare: 2009. ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 53 . dass das Layout gemäss MwSt-Abrechnungsformular Q3 2010 bleibt und die nicht nutzbaren Felder per Balken eingeschwärzt werden. falls dies dem Steuersachverhalt entspricht und via Kennzahl auf die Vorsteuern auf Materialaufwand summiert.20111 wohl keine weiteren Formularanpassungen vorzunehmen. dass Sie die vorhergehenden Mehrwertsteuer-Quartale abschliessen vor der Erstellung des Neuen. welche diesen Steuersatz verwenden und die Gesamtsumme dieser Journalzeilen wird als Umsatz in die im Steuersatz hinterlegte Kennzahl eingetragen. Zum besseren Verständnis der Auswertung und möglicher Fehlerursachen ist es hilfreich. bei Kennzahl 301 existiert ein fester Prozentsatz von 8.1. Q1 und Q2 2010.1. Q3 und Q4 2010.1. Sie wird ähnlich der Umsatzsteuer definiert enthält jedoch einen zweiten Steuerwert „Steuer 1“ und „Steuer 2“. Q1 und Q2 2010. Das Layout per 1. Q3 und Q4 2010.1. Die Änderungen beziehen sich soweit nur auf die MwSt-Abrechnung. 3 In Steuer 1 wird zudem die Kennzahl für die Vorsteuer der Bezugssteuer errechnet.0.2010 geändert werden müssen um die MwSt-Abrechnung 2010 korrekt auszuweisen. Der neue Release 7.12. Die Ermittlung der Bemessungsgrundlage verläuft folgendermassen: 1 Es wird eine Liste aller Steuersätze vom Typ Umsatzsteuer erstellt. Dies ist eine provisorische Aussage und wir machen diese unverbindlich.0%). die Arbeitsweise der Berechnung zu kennen. Hinweis: Die tatsächliche Umsatzsteuer wird also auf Grundlage der Summe der Nettoerlöse ermittelt und nicht aus den gebuchten Umsatzsteuern.2011 entspricht dem Layout des Formulars Q2 2010 Der neue Stand heute (25. 2 Für jeden Steuersatz aus dieser Liste werden im gewählten Zeitraum die Journalzeilen gesucht. damit ist aber eine nachträgliche Ausgabe der MwSt-Abrechnung 2009 nicht mehr möglich. Aus Revisionssicht ist das Mehrwertsteuer-Journal jederzeit gleich. Es gibt Konten. welche diesen Steuersatz verwenden und die Gesamtsumme dieser Journalzeilen wird als Bezugsteuer in die im Steuersatz hinterlegte Kennzahl eingetragen. Der neue Release 7.2009 das Kennzeichen 110 und ab 1. Die Ermittlung der Bemessungsgrundlage verläuft folgendermassen: 1 Es wird eine Liste aller Steuersätze vom Typ Umsatzsteuer mit dem Kürzelwert B für die Bezugsteuer erstellt. Damit brauchen wir in dieser Sache per 1. 3 Sollte zu diesem Umsatz ein fester Steuerprozentsatz vorhanden sein (z.0.2 unterstützt alle drei Abrechnungsformulare: 2009.6B hat bis 31. z. dann wird der Steuerbetrag mit diesem Prozentsatz errechnet und in das Feld Steuer eingesetzt.

bei Kennzahl 301 existiert ein fester Prozentsatz von 8.0%). B. ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 54 . dann wird der Steuerbetrag mit diesem Prozentsatz errechnet und je in das Feld Steuer für den Vorsteuerbezug und die Bezugssteuer eingesetzt. 4 Sollte zu diesem Umsatz ein fester Steuerprozentsatz vorhanden sein (z.

die aber trotzdem für die Mehrwertsteuer relevant sind (nicht steuerbare Leistungen Ziff 200. z. eine Bemessungsgrundlage existiert hier nicht. Subventionen Ziff. direkt bei den Konten eine entsprechende Kennzahl für die Mehrwertsteuer zu hinterlegen. Die Ermittlung der Steuer verläuft folgendermassen: 1 Es wird eine Liste aller Steuersätze vom Typ Vorsteuer erstellt. welche ohne die Verwendung von Steuersätzen gebucht werden. 900. Steuerbeträge über Kontensalden Es gibt auch Buchungen. Meldeverfahren Ziff 230 und neu die anderen Mittel. Anbei eine Übersicht solcher Konten im Kontenplan KMU: Für diesen Fall ist es möglich.B. Anbei eine Übersicht der neuen Konten auf Grund des neuen Mehrwertsteuergesetzes 2010. auch dies in Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen. 2 Für jeden Steuersatz aus dieser Liste werden im gewählten Zeitraum die Salden der angegebenen Steuerkonten ermittelt und in die im Steuersatz hinterlegte Kennzahl eingetragen.Checkliste nMwSt 2010‘: ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 55 . Hinweis: Im Gegensatz zur Umsatzsteuer werden bei der Vorsteuer die tatsächlich gebuchten Vorsteuerbeträge eingesetzt. Vorsteuerbeträge über die Steuersätze Bei Vorsteuerbeträgen wird nur in der Spalte Steuer die entsprechende Vorsteuer ausgewiesen. Details finden Sie in der Dokumentation . Damit erscheint der Kontensaldo der ausgewählten Periode dann direkt auf der jeweiligen Mehrwertsteuer-Zeile.

Bei gewissen Konten unumgänglich. dass in der MwSt-Abrechnung Vorsteuerabzüge doppelt berechnet werden. Nicht aber gleichzeitig. muss bei Umsatz und bei Vorsteuer darauf geachtet werden. dass Sie entweder beim Konten oder beim Steuerschlüssel das MwSt-Kz definieren. ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 56 . Wie eben beschrieben können beide Abrechnungsarten definiert werden.Hinweis: Aus dem Supportalltag erhalten wir die Rückmeldung. Wie kommt das? ShakeHands Conto kann über die MwSt-Kz beim Konten und auch bei den Steuerschlüssel MwSt Kz über die Buchungen die MwSt-Salden für die Abrechnung bilden.

via Drag&Drop können beispielsweise Buchungen aus elektronische Bankkontoauszügen importiert werden. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 57 .und Habenkonten sind vom Benutzer einzugeben. Stornieren. Der Dialog Buchungen erfassen ist die „normale“ buchhalterische Erfassung für alle Arten von Geschäftsfällen. Hier wird nicht mit Soll. sondern ein Finanzkonto (z. Für diese Zwecke muss der normale Buchungsdialog verwendet werden. welche mit dem anderen Buchungsdialog erzeugt wurden und können beliebig im anderen Dialog bearbeitet werden.Kapitel 8 Buchungen erfassen Die meiste Zeit mit einem Buchhaltungsprogramm verbringen Sie natürlich beim Erfassen Ihrer Geschäftsfälle in Form von Buchungen. Soll. Die Buchungsdialoge von ShakeHands Kontor erreichen Sie unter den Menupunkten Erfassen/ Buchungen bzw.B. Erfahrene Anwender werden diesen Buchungsdialog daher bevorzugt einsetzen. Beide Buchungsdialoge erzeugen identische Buchungszeilen und zeigen in der Liste auch die Buchungen an. Kasse) wird fest voreingestellt. eine Umbuchung zwischen zwei Sachkonten oder eine Abschreibungsbuchung vorzunehmen. Zusätzlich sind diese beiden Dialoge für Sammelbuchungen (Splittbuchungen) ausgerüstet. Die jeweilige Buchungsliste dient als Übersicht und auch dem nachträglichen Bearbeiten von Buchungen. um den Zeitaufwand für das Eingeben einer Buchung so gering wie möglich zu halten. also z. Bank) geeignet. Hinweis: Der Buchungsdialog Einnahmen/Ausgaben erfassen ist für alle Buchungen auf Finanzkonten (Kasse. Mehr zu dieser eleganten Buchungsart im Kapital Import. Beim Übernehmen dieser Buchung erzeugt die Anwendung selbständig die korrekte Soll. zum Löschen.und Habenzuordnung der beteiligten Konten. Korrigieren oder endgültig Verbuchen. ShakeHands Kontor bietet Ihnen zwei unabhängige und hoch optimierte Buchungsdialoge an. Es ist damit aber nicht möglich. Erfassen/Einnahmen/Ausgaben. Erweitert werden die Buchungsdialoge über eine spezielle Importart.B. welche besonders Anwendern mit wenig buchhalterischer Erfahrung entgegen kommt. Der Dialog Einnahmen/Ausgaben erfassen ermöglicht eine vereinfachte Form der Buchungserfassung. Sie sind jeweils aufgeteilt in den Eingabebereich (oben) und die Buchungsliste (unten). B.also Einnahme oder Ausgabe (passiert normalerweise automatisch). z. Über das Eingabefeld Konto wird jetzt das gewünschte Gegenkonto eingegeben und die Art der Buchung festgelegt .und Habenkonto gearbeitet. im Gegensatz zur vereinfachten Buchungserfassung gibt es hier aber keine Beschränkungen auf bestimmte Buchungsarten.

Das Eingabedatum wird programmintern vergeben und kann nicht beeinflusst werden. Mit den Tasten <PageUp> und <PageDown> können Sie jeweils die Woche erhöhen oder vermindern und mit den Tasten <Home> und <End> erhöhen oder vermindern Sie den Monat. als Trennzeichen werden an Stelle eines Punktes auch Komma.12 möglich. Mit der Taste <ESC> setzen Sie das aktuelle Tagesdatum ein. die Eingabe 512 oder 0512 (ergibt beides den 05. Wichtig ist hierbei. Tipp: Die Datumseingabe kann auch verkürzt ohne Trennzeichen erfolgen. Der Dialog “Buchungen erfassen” Aktionsmenu Buchungsliste für Buchungseingabe Aktionsmenu Buchung für Buchungsliste duplizieren Filter für Liste aktualisieren Direkt-Suchfeld Buchungsliste Datum Zu einer ordnungsgemässen Buchung gehört ein Belegdatum und ein Buchungsdatum. Sie können das Datum mit den Tasten <Cursor hoch> oder <Cursor runter> um einen Tag erhöhen oder vermindern. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 58 . Ebenso ist die Eingabe 5/12. im aktuellen Geschäftsjahr).12. die Jahresangabe kann zweistellig erfolgen. Möglich ist z. Minuszeichen oder Schrägstrich akzeptiert. Sie können das Datum komplett über den Ziffernblock eingeben. dass der Monat immer zweistellig angegeben wird.B. Das Belegdatum muss innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres liegen und ist für die zeitliche Abgrenzung in allen Auswertungen massgeblich. 5-12 oder 5.

Wenn Sie eine Währung (alle Währungen ausser der Standardwährung) auswählen. Das Verwenden von Buchungsvorlagen erleichtert die Eingabe wiederkehrender Buchungen und hilft dabei. Nach dem Verlassen des Feldes (nach einer Eingabe) wird rechts daneben die jeweilige Kontenbezeichnung sowie der aktuelle Saldo angezeigt. wenn ein Konto Soll oder Haben ein Währungskonto ist (von der Firmenstammwährung abweichende Währung im Konto hinterlegt ist).B. Die Referenz ist eine Ergänzung zur Belegnummer und kann beliebige Zusatzinformationen aufnehmen (z. Dieses Feld ist auch nach dem endgültigen Verbuchen noch änderbar (über die Funktion Mehrere Ändern). beim Verlassen des Feldes ergänzt ShakeHands Kontor automatisch die nächste freie Nummer. dies wird später noch im Detail beschrieben. Über dieses Feld können Sie auch Buchungsvorlagen auswählen und übernehmen. sollte darauf nicht verzichtet werden. Die Beleggruppen können Sie unter dem Menupunkt Verwalten/Beleggruppen an Ihre Bedürfnisse anpassen. OP-Zahlungen und Anlagegütern direkt aus dem Buchungsdialog. Habenkonto der Buchung. BelegNr Die Verwendung von Belegnummern erleichtert das Wiederfinden des zu einer Buchung gehörenden Belegs erheblich und ist daher eine Voraussetzung für eine ordnungsgemässe Buchführung. die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. Weitere Informationen zum Buchen mit Fremdwährungen finden Sie in einem gesonderten Abschnitt in diesem Handbuch. Offenen Posten.oder Nettoeingabe wählen. einer Beleggruppe. Der jeweils aktive Modus (Manuell oder Auto) wird über dem Eingabefeld angezeigt und kann über das Kontextmenu des Feldes oder über die Taste <ESC> umgeschaltet werden. Details dazu finden Sie im Kapital Arbeitsoberfläche im Überblick. Ausserdem ist dieses Feld auch nach dem endgültigen Verbuchen noch änderbar (über die Funktion Mehrere Ändern).bzw. ShakeHands Balance ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 59 . Über den rechts daneben befindlichen Button können Sie zwischen Brutto. Aktionsmenu für Buchungseingabe Dieses Aktionsmenu ermöglicht das Anlegen von Adressen. Währung und Kurs Diese Felder sind standardmässig nicht aktiv und zeigen die Standardwährung der aktuellen Firma an. Die Konteneingabe wird über einen neuen Suchdialog unterstützt. Bei Verwendung von Beleggruppen können diese aus der hinterlegten Liste ausgewählt werden.Netto auch mit der Taste <ESC> vornehmen. Referenz Dieses Feld ist standardmässig nicht aktiv. kann aber über das Kontextmenu des Feldes wieder aktiviert werden. Da dieser jedoch das Verständnis der Buchungen verbessert (z. Soll/Haben Hier erfassen Sie das Soll. Fehler zu vermeiden. Dies ist nur möglich. Betrag Hier erfassen Sie den Buchungsbetrag. auch für einen Betriebsprüfer des Finanzamtes) und eine spätere Fehlersuche deutlich vereinfacht. Alternativ können Sie die Umschaltung Brutto . Mit der <Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. oder Anmerkung der Treuhänderin damit ein Set von Buchungen markiert werden kann).oder Belegkurs überschreiben. Buchungstext/Vorlage Die Eingabe eines Buchungstextes ist nicht zwingend vorgeschrieben. wobei der Normalfall die Bruttoeingabe ist. Tippen Sie die Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl. ShakeHands Kontor kann Belegnummern auf zwei verschiedene Arten verwalten: Entweder die Belegnummer wird komplett vom Anwender eingegeben und bleibt unverändert oder es erfolgt ein automatisches Hochzählen einer rein numerischen Belegnummer bzw. so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den hinterlegten Wechselkurs aktiviert. Erfassen Sie hier die Fremdwährung und den Kurs. Neben dem Kurs wird der umgerechnete Bruttobetrag der Buchung in Standardwährung angezeigt. die Kontoauszugs-Nr bei Bankbelegen.B. Diesen können Sie bei jeder Buchung mit einem aktuellen reziproken Tages.

wenn das betreffende Konto ausgewählt wird. nach Projekten/Aufträgen oder Abteilungen. wenn ein Konto der Buchung ein Erfolgsrechnungs und das andere Konto ein Bilanz. welche Sie mit einem anderen als dem voreingestellten Steuersatz buchen möchten. das ein Buchungsbetrag vorhanden und das Gegenkonto eingetragen ist. Alternativ funktioniert dies auch mit der <ESC>-Taste. Zum Arbeiten mit Kostenstellen folgen später noch detaillierte Erläuterungen. Kontenflip Tipp: Ein häufiger Eingabefehler ist das Vertauschen von Soll-Haben und umgekehrt. eingeschränkt: Steuertyp im Sollkonto Keine Steuer Umsatzsteuer oder Vorsteuer Steuertyp im Habenkonto Keine Steuer Keine Steuer Steuersatz in der Buchung Keine Steuer aus Sollkonto (änderbar) Steuer aus Habenkonto (änderbar) Keine Keine Steuer Umsatzsteuer oder Vorsteuer Umsatzsteuer oder Vorsteuer Umsatzsteuer oder Vorsteuer KoSt1/KoSt2 Diese Felder sind nicht aktiv. basierend auf den Einstellungen der betroffenen Konten. beliebige Steuersätze in einer Buchung einzugeben. können aber über ihre Kontextmenus wieder aktiviert werden. Notiz Dieses Feld ist standardmässig nicht aktiv.oder ein Bestandskonto (EÜ) ist. geben Sie im Feld Steuer das Zeichen „-“ (Minus) ein. Mit der Tastenkombination Cmd+T flippen Sie die Eingabe und tauschen die Konten von Soll ins Haben und umgekehrt. wird durch einige Regeln. können Sie im Anschluss aus der hinerlegten Liste den neuen Steuersatz auswählen. B. Die Notiz dient der Erfassung zusätzlicher Informationen zur Buchung und kann auch nach dem endgültigen Verbuchen noch bearbeitet werden. Hinweis: Kostenstellen können nur eingegeben werden.oder Vorsteuersatz bereits in der Definition des entsprechenden Kontos eingetragen. Tipp: Um die automatische Steuerberechnung eines entsprechend voreingestellten Kontos zu unterdrücken. Der errechnete Steuerbetrag wird rechts neben dem Feld dargestellt. Die Voraussetzungen zum Öffnen des Splitt-Dialogs ist in jedem Fall. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 60 .oder Sammelbuchungen Über den rechts neben dem Eingabefeld befindlichen Button können Sie den Splitt-Dialog für die jeweilige Kontenseite öffnen. Die Kostenstelle wird dann dem entsprechenden Erfolgskonto zugeordnet. Diese Voreinstellung trägt sich automatisch in das Feld Steuer ein. z. Splitt. Steuer Für die meisten Geschäftsfälle ist der dazugehörige Umsatz. Die Möglichkeit. kann aber über das Kontextmenu des Feldes wieder aktiviert werden. Hiermit können Sie eine oder zwei Kostenstellen zu dieser Buchung erfassen. Wenn Sie den voreingestellten Steuersatz im Eingabefeld löschen. Mit Kostenstellen lassen sich Kosten und Erlöse unabhängig von der Kontierung gruppieren und auswerten. Es wird aber immer Buchungen geben. Zum Arbeiten mit Splittbuchungen folgen in weiteren Abschnitten noch detaillierte Erläuterungen.

Beim Übernehmen dieser Buchung erzeugt das Programm selbständig die korrekte Soll. Der Buchungsdialog Einnahmen/Ausgaben ist für alle Buchungen auf Finanzkonten (Kasse. sondern ein Finanzkonto (z. Hier wird nicht mit Soll. Bank etc.und Haben-Zuordnung der beteiligten Konten. Kasse) fest voreingestellt.also Einnahme oder Ausgabe (passiert normalerweise automatisch). Wenn Sie eine Buchung aus der Buchungsliste bearbeiten (Doppelklick oder Leertaste). Geldkonto Aktions- eingabe Buchungsliste Menu für Buchungs- Aktionsmenu für Buchungsliste Buchung Filter für Liste Quittung DirektSuchfeld duplizieren Buchungsliste aktualisieren Drucken ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 61 . dann wechselt die Beschriftung des Buttons auf Ändern. Button Verwerfen Die Eingabefelder des Buchungsdialogs werden geleert und eine eventuelle Bearbeitung einer bestehenden Buchung wird abgebrochen. Das Datum bleibt allerdings auf dem aktuellen Stand.) geeignet. B. Der Dialog “Einnahmen/Ausgaben erfassen” ShakeHands Kontor stellt Ihnen mit diesem Buchungsdialog eine vereinfachte Form der Buchungserfassung zur Verfügung. eine Umbuchung zwischen zwei Sachkonten oder eine Abschreibungsbuchung vorzunehmen. Felder mit aktivierter Option Feld erhalten (Feld-Kontextmenu) bleiben ebenfalls unverändert. Für diese Zwecke muss der normale Buchungsdialog verwendet werden.und Habenkonto gearbeitet. B. Über das Eingabefeld Konto wird jetzt nur das gewünschte Gegenkonto eingegeben und die Art der Buchung festgelegt . welche besonders Anwendern mit wenig buchhalterischer Erfahrung entgegen kommt. Es ist dagegen nicht möglich. z. Die Buchung wird dabei unabhängig von der aktuellen Filtereinstellung und Sortierung ans Ende der Liste gestellt. erst nach dem Aktualisieren oder Umsortieren der Liste wird sie entsprechend einsortiert. Button Erfassen Hiermit übernehmen Sie die eingegebene Buchung in die Buchungsliste.

anderenfalls muss dies manuell über den rechts befindlichen Button oder über die Taste <ESC> erfolgen. Abweichende Felder zum Buchen-Dialogfenster sind: Finanzkonto Über dieses Popupmenu wählen Sie das Finanzkonto für die nächsten Buchungen. Um das gewünschte Quittungsformular zu setzen. Konto Hier erfassen Sie das entsprechende Gegenkonto der Buchung. wird die Art beim Verlassen des Kontofeldes automatisch richtig gesetzt. so wie er sich nach “aussen” darstellt. Die Konteneingabe wird über einen neuen Suchdialog unterstützt. Mit der <Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. Komplette Buchungen erscheinen hier jeweils als einzelne Zeile mit Datum. Dieser erlaubt das Drucken einer Quittung ohne vorherige Formularauswahl mit dem zuvor eingestellten Formular. Nach dem Verlassen des Feldes (nach einer Eingabe) wird rechts daneben die jeweilige Kontenbezeichnung sowie der aktuelle Saldo angezeigt. das ein Buchungsbetrag vorhanden und das Gegenkonto eingetragen ist. 3 Wählen Sie im Dialog Quittung drucken das gewünschte Druckformular aus der Liste und klicken Sie auf Drucken. Kontierung und Gesamtbetrag sowie einigen weiteren Angaben. Zum Arbeiten mit Splittbuchungen folgen in weiteren Abschnitten noch detaillierte Erläuterungen. Die Buchungsliste Der untere Bereich jedes Buchungsdialogs beinhaltet die Buchungsliste. Quittung (Eigenbelege) drucken Über diese Funktion des Einnahmen-Ausgaben-Dialogs können Sie schnell und einfach Bar-Quittungen erstellen. Für den Quittungsdruck kommen nur Buchungen mit einem Finanzkonto (Typ: Kassenkonto) in Frage.3 erneut durch.oder Sammelbuchungen Über den rechts neben dem Eingabefeld befindlichen Button können Sie den Splitt-Dialog für die jeweilige Kontenseite öffnen. ein Zahlungseingang auf der Bank. Tippen Sie die Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl. gehen Sie beim ersten Quittungsdruck folgendermassen vor: 1 Markieren Sie die gewünschten Zeile in der Buchungsliste. Dabei kann jede Buchung aus beliebig vielen Einzelzeilen bestehen. eine Ausgabe entsprechend eine Abbuchung oder Überweisung. 2 Wählen den Befehl Quittung drucken. führen Sie die Schritte 1 . im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Alternativ funktioniert dies auch mit der <ESC>-Taste. Nach diesen Schritten ist bei jedem weiteren Markieren einer entsprechenden Buchung in der Buchungsliste der Button Quittung drucken aktiviert. Es stehen alle Konten vom Typ Finanzen zur Verfügung (siehe Kontenverwaltung). Die Buchungsliste bietet damit eine kompakte Übersicht über den jeweiligen Geschäftsfall. Eine Unterscheidung nach Soll/ Haben ist nicht notwendig. Um das eingestellte Standard-Druckformular zu ändern. Wenn das eingegebene Konto vom Typ Erfolgsrechnung oder Erfolgskonto (EÜ) ist. Splitt. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 62 . Details dazu finden Sie im Kapital Arbeitsoberfläche im Überblick. B.. die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. Die Voraussetzungen zum Öffnen des Splitt-Dialogs ist in jedem Fall. Art Die Art der Buchung kann Einnahme oder Ausgabe sein und bezieht sich immer auf das Geldkonto. obwohl jede Buchung aus mindestens zwei oder mehr Journalzeilen besteht. diese einzelnen Zeilen repräsentieren das eigentliche Buchungsjournal oder die einzelnen Zeilen eines Kontos. Text.. BelegNr. Eine Einnahme ist also z.

diese werden in der Spalte 1 (Buchungsart) und Spalte 2 (Buchungsstatus) jeder Zeile eingeblendet. Über den Filter lässt sich die Auswahl der angezeigten Rechnungen nach Bedarf einschränken. Automatisch erzeugte Eröffnungsbuchung (aus Saldenvortrag).B. Mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie die standardmässig ausgeblendeten Spalten (z.oder Journalzeilen darstellen. Automatisch erzeugte Debitorenbuchung (aus Debitoren-/Kreditorenverwaltung). Die gleichen Symbole finden Sie in allen sonstigen Listen. diese Buchungen lassen sich nur über die entsprechenden Originaldatensätze ändern (per Doppelklick sind die Listen direkt aufrufbar). welche Buchungs. Automatisch erzeugte Anlagenbuchung (aus Anlagenverwaltung). Referenz oder Fremdwährungen) wieder einblenden. Debitoren. Automatisch erzeugte Kreditorenbuchung (aus Debitoren-/Kreditorenverwaltung). Symbole in der Buchungszeile Für die Kennzeichnung der Buchungszeilen existieren verschiedene Symbole. Buchung ist verbucht (nicht mehr änderbar). Da in diversen Screenshots noch die alten Symbole abgebildet sind. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 63 . markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Aktionsmenu Buchung Filter für Liste aktualisieren DirektSuchfeld der Buchungsliste duplizieren Buchungsliste Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Buchungen zu ermitteln. Buchung ist storniert (nicht mehr änderbar). Eröffnungsbuchungen und Anlagenbuchungen werden zwar automatisch erzeugt.und Kreditorenbuchungen sowie Anlagenbestandsbuchungen können nicht manuell bearbeitet werden. Buchungsstatus ShakeHands Kontor verwendet ab der Version V3 2007 neue Symbole für den Buchungsstatus. werden in der folgenden Tabelle jeweils beide dargestellt: Neu Alt Buchung ist erfasst (änderbar). Buchungsart Manuell eingegebene oder importierte Buchung. können aber über den Buchungsdialog bearbeitet werden (die Buchung wird danach als manuelle Buchung dargestellt).

Direkte Änderungen an einer solchen Buchung sind nicht mehr möglich. Die Gesamtsumme der Buchung addiert sich damit auf Null. In ShakeHands Kontor dagegen werden sowohl erfasste als auch endgültig verbuchte Buchungen gleichgestellt und lassen sich sowohl getrennt als auch zusammen auswerten. dass die erfassten und kontrollierten Buchungen verbucht werden. das Buchungssätze nicht ohne Protokollierung verändert werden dürfen. Buchungen mit dem Status Erfasst können beliebig oft geändert oder auch gelöscht werden und dienen somit als Vorerfassung. Das Arbeiten mit Buchungen Eine in ShakeHands Kontor eingegebene oder importierte Buchung hat zuerst grundsätzlich den Status Erfasst. Sinnvoll ist auch. dabei werden die Journalzeilen der Buchung dupliziert und dabei das Vorzeichen der Beträge umgekehrt (Generalumkehr). Wenn Sie die Buchung jetzt noch löschen möchten.: ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 64 . Dieser Forderung können Sie in ShakeHands Kontor dadurch entsprechen. Das Verbuchen bewirkt das endgültige Fixieren der betreffenden Zeilen im Journal. Hinweis: In anderen Buchhaltungsprogrammen finden Sie ein ähnliches Konzept oft unter dem Begriff Stapelbuchungen. ansonsten Sie auf die Stornofunktion zurückgreifen müssen. Der Zeitpunkt der Verbuchung bestimmen Sie. die Stornierung bleibt aber jederzeit nachvollziehbar. wobei dort ein Buchungsstapel in der Regel streng von den “echten” Journalbuchungen getrennt ist und nicht alle Bearbeitungs. Sie erkennen den Status einer Buchung an dem Symbol in der Statusspalte (S) der Buchungsliste. vor dem Verbuchen eine Datensicherung zu machen. Um Buchungen endgültig zu verbuchen.. Bei kleinen Buchhaltungen hat sich gezeigt. so ist dies nur über die Stornofunktion möglich. Die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung verlangen.und Auswertungsfunktionen erlaubt. markieren Sie diese in der Liste und wählen im Aktionsmenu den Befehl Verbuchen. die Verbuchung erst vor dem Jahresabschluss vorzunehmen..

Tipp: Wenn Sie einen Jahresabschluss durchführen wollen. der Taste <Enter> in die Buchungsliste übernehmen. Die mit den Filtereinstellungen gefundene Auswahl lässt sich über die Eingabe von Suchbegriffen im Direkt-Suchfeld noch verfeinern. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. bevor der Jahresabschluss durchgeführt werden kann. Steuersatz und Notiz. können Sie nach dem Öffnen des Dialogs sofort mit der Eingabe beginnen und die fertige Buchung mit dem Button Erfassen bzw. Neue Buchung erfassen Im Gegensatz zu allen anderen Eingabebereichen in ShakeHands Kontor gibt es in den Buchungsdialogen keinen Befehl Neu oder Hinzufügen. Referenz. Der Status Verbucht wird in der Liste mit dem entsprechenden Symbol angezeigt. Um eine solche Buchung zu bearbeiten. müssen alle Buchungen den Status 'Verbucht' haben. Gesucht wird dabei im Direkt-Suchfeld in den Feldern Belegnummer. Wenn Sie eine neue Buchung anlegen möchten. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.. wenn diese noch den Status Erfasst hat. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. Buchungen filtern oder suchen Um die in der Buchungsliste angezeigten Buchungen nach bestimmten Merkmalen zu filtern oder um Buchungen zu suchen klicken Sie auf den Button mit dem Filtersymbol unterhalb der Liste. Für einen Saldovortrag oder den Monatsabschluss ist der Status der Buchung unerheblich. Buchungsstatus und/oder Inhalt der gewünschten Buchungen festlegen. In dem sich öffnenden Dialog können Sie jetzt sehr detailliert den Zeitraum.. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Vorgang ausgeführt. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Buchungsliste und wählen den Befehl Bearbeiten. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 65 . Buchung bearbeiten oder korrigieren Das direkte Bearbeiten einer Buchung ist nur möglich. Text.

Mehrere Buchungen ändern Die Buchungsliste bietet die Möglichkeit.. wenn diese noch den Status Erfasst hat. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Buchungsliste und wählen den Befehl Duplizieren.. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. um diese Felder noch zu ändern... so lässt sich z. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.. Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Taste <BACKSPACE>. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. mehrere Buchungen gleichzeitig zu bearbeiten. bereits verbuchte oder stornierte Zeilen werden dabei übersprungen. Referenz und Notiz. die Stornierung bleibt aber jederzeit nachvollziehbar. Um eine vorhandene Buchung zu duplizieren. Bei einer Korrektur wird die Originalbuchung zuerst storniert und danach als Vorlage wieder in den Buchungsdialog gestellt. Sie markieren mehrere Zeilen und drücken die Leertaste. erfasste oder stornierte Zeilen werden dabei übersprungen.. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die markierten Buchungen storniert. sondern eine ähnliche und bereits bestehende Buchung duplizieren. Dies betrifft die buchhalterisch nicht relevanten Felder Buchungstext.. Die Gesamtsumme der Buchung addiert sich damit auf Null. Um solche Buchungen zu löschen. Sie können jetzt die gewünschten Änderungen vornehmen und die Buchung als neue Zeile erfassen. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren eine oder mehrere Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Mehrere Ändern.. Tipp: Das Duplizieren funktioniert auch bei einer bereits stornierten Buchung. Zum Korrigieren der Buchung gehen Sie wie folgt vor: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Buchungsliste und wählen den Befehl Korrigieren.. wenn Sie dieses nicht komplett neu anlegen. Zum Stornieren von Buchungen gehen Sie wie folgt vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Stornieren. Buchungen löschen oder stornieren Das direkte Löschen einer Buchung ist nur möglich.B. dann kann Sie nur storniert werden. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Löschen. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die markierten Buchungen gelöscht.. Wenn die zu löschende Buchung bereits endgültig verbucht ist. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). Dabei werden die Journalzeilen der Buchung dupliziert und dabei das Vorzeichen der Beträge umgekehrt (Generalumkehr). Wenn die Buchung bereits endgültig verbucht ist. Bei bereits verbuchten Zeilen ist dies gleichzeitig die einzige Möglichkeit. dann kann Sie nur korrigiert werden. Um diese Bearbeitungsmöglichkeit zu nutzen. Es öffnet sich das Fenster Mehrere Buchungen ändern: ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 66 . Buchung duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe einer Buchung ersparen. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. eine irrtümlich erfolgte Stornierung wieder berichtigen.

. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die markierten Buchungen verbucht. welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden.B eine Tabellenkalkulation. damit würde sich beim Klick auf OK an den Buchungen nichts ändern. das heisst. Das unbeabsichtigte Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld. Viele der Möglichkeiten sind aber (auch aus Gründen der Übersichtlichkeit) auf den ersten Blick nicht zu erkennen und werden daher im Folgenden näher erläutert. Die Buchungsliste drucken Um eine Buchungsliste zu drucken. Es werden die Buchungen gedruckt. Mit dem OK-Button können Sie die Änderung jetzt in die ausgewählten Buchungen übertragen... welches gar nicht geändert werden soll. Den Buchungsdialog effektiv nutzen Die ShakeHands Kontor-Buchungsdialoge sind hoch entwickelt und ermöglichen eine extrem schnelle und komfortable Buchungseingabe. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. das heisst Sie können Buchungszeilen Markieren/Kopieren und via Einfügen in ein anderes System übertragen z. Sie können den Ausdruck über den Filter der Buchungsliste einschränken. nur bestimmte Felder der ausgewählten Buchungen zu ändern. Wenn Sie also wie im obigen Beispiel die Notizen mehrerer Buchungen ändern möchten. gehen Sie wie folgt vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Verbuchen. bereits verbuchte oder stornierte Zeilen werden dabei übersprungen.. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 67 . führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig zu machen. wählen Sie den Befehl Drucken. Das Besondere sind die Checkboxen davor: Da es möglich sein muss. Buchungen endgültig verbuchen Um Buchungen endgültig zu verbuchen. Export mit Markieren & Kopieren & Einfügen ShakeHands Kontor erlaubt auch den einfachen Export. dann setzen Sie die Checkbox vor der Bezeichnung Notiz und aktivieren damit das entsprechende Eingabefeld. Im rechten Teil finden Sie Eingabefelder für die eigentlichen Feldinhalte. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Nach dem Öffnen des Fensters sind alle Felder deaktiviert. müssen Sie diese Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. welche die zu ändernden Felder noch einmal anzeigt. Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Buchungsliste. Die deaktivierten Felder der Buchungen werden nicht geändert. überprüfen Sie diese bitte genau.

bearbeiteten oder gelöschten Buchung betroffene Konto zeigt die Saldenanzeige in der Infopalette den resultierenden neuen Saldo an Nutzung der Summenanzeige Die Summenanzeige in der Infopalette bietet noch ein weiteres nützliches Feature. dann können Sie so ein neues Konto erstellen. können Sie mit dem Tastaturkürzel <Shift>+<Leertaste> den Dialog Konto bearbeiten aufrufen. dem Journal. der Auftragsliste. Dies funktioniert auch mit Splittbuchungen. dann zeigt die Summenanzeige verschiedene Gesamtsummen aus dem markierten Datenbereich an.eine Sammelzahlung an verschiedene Rechnungen zu kontrollieren. Schneller Kontentausch Über den Tastaturbefehl <Cmd|Strg>-<T> können Sie jederzeit einen Kontentausch herbeiführen (Austausch von Soll.B. Hiermit lassen sich sehr schnell beliebige Zeilen zur Kontrolle zusammenrechnen. welches nach dem Bestätigen des Dialogs ins Eingabefeld übernommen wird. ShakeHands Kontor bietet Ihnen hier die optimale Übersicht: Für jedes von einer eingegebenen. Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen Wenn sich der Cursor in einem Kontoeingabefeld befindet. wenn man die aktuellen Salden der betroffenen Konten im Blick hat. der Anlagenliste.bzw. Wenn im Eingabefeld bereits ein gültiges Konto angegeben ist. dann können Sie hier dieses Konto bearbeiten und z. Die Infopalette beinhaltet eine allgemeinen Firmenteil. der Offene Posten-Liste oder einer Rechnungs. Wenn die Übersichtspalette ausgeblendet ist. um z. im Kassenbuch. eine Summenanzeige (Summe mehrerer markierter Buchungen) sowie eine Saldenanzeige (Salden der verwendeten Konten).B. Zahlungsliste der OP-Verwaltung eine oder mehrere Zeilen markieren. Nutzung der Saldenanzeige Beim Erfassen von Buchungen ist es oft sehr nützlich.und Habenkonten). können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Übersicht einblenden wieder anzeigen. wenn der Fokus auf der Buchungsliste oder auf einem Button liegt. Die Übersichtspalette stellt Ihnen jeweils zu einer ausgewählten Buchungszeile die dazugehörigen Journalzeilen dar. Unter Windows ist diese Funktion nur aktiv. Wenn die Infopalette ausgeblendet ist. Wenn Sie in der Buchungsliste. in Kontoauszügen. die Bezeichnung ändern. Ist das Eingabefeld leer oder enthält kein gültiges Konto. Es ist also der gewünschte Buchungsdialog geöffnet sowie zusätzlich die Infopalette und die Übersichtspalette. können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Info einblenden wieder anzeigen. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 68 . Einrichten der Arbeitsoberfläche Beim Erfassen von Buchungen sollte die Arbeitsoberfläche ähnlich der Abbildung im Kapitel 4 (Die Arbeitsoberfläche im Überblick) aussehen.

Journal oder Kontoauszüge).oder Journalzeilen dargestellt werden (z. wie sich der Gesamtbetrag der Buchung auf die angesprochenen Konten verteilt. in denen einzelne Buchungs.Weniger Klicks! Die Eingabefelder der Buchungsdialoge lassen sich auf mehrere Arten an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. nach unten zeigenden Dreieck neben der Bezeichnung. Jede Journalzeile repräsentiert genau eine Betragsbuchung auf ein bestimmtes Konto. Es gibt hier jeweils ein Feld für Sollkonto. Tipp: Die Übersichtspalette arbeitet auch mit anderen Listen zusammen. Die Anpassung erfolgt über das Kontextmenu des jeweiligen Feldes. In der Buchungsliste wird nur eine Übersicht zu jeder Buchung in Form einer einzelnen Zeile angezeigt. Sie sehen hier exakt. Buchungsliste mit Markierter Buchung Übersichtspalette mit Journal-Ausschnitt zur oben markierter Buchung Zu der in der Buchungsliste (obere Liste) markierten Buchung werden in der Übersichtspalette (untere Liste) alle Journalzeilen angezeigt.B. Eingabefelder mit einem eigenen Kontextmenu erkennen Sie an dem kleinen. Erst durch das Nutzen der Übersichtspalette haben Sie den Geschäftsfall mit allen Einzelbeträgen komplett im Blickfeld. besteht eine Buchung aus mindestens zwei oder aber beliebig vielen Journalzeilen. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 69 . bei Splittbuchungen werden die entsprechenden Einträge durch die Angabe <div> ersetzt (diverse). Anpassen der Eingabefelder. Habenkonto und Steuer. Bei diesen Feldern können Sie das Kontextmenu durch einen normalen Mausklick in den Bereich über dem Feld (Bezeichnung) öffnen. Nutzung der Übersichtspalette Wie schon bei den Erläuterungen zur Buchungsliste erklärt.

Neu können Sie optional (und zusätzlich) auch über die Returntaste. Kostenstellen sind Wertlisten oder Popuplisten mit den Cursortasten (Hoch/Runter) auswählen. Haben. Details dazu finden Sie im unter den Programmeinstellungen. <Enter> oder <Plustaste auf Ziffernblock> bei entsprechend gesetzter Option Auswählen von Werten in den einzelnen Feldtypen: In den Feldern Buchungstext/Vorlage. um den Status kenntlich zu machen. Aus diesem Grund lassen sich die meisten Felder optional deaktivieren und damit aus der Tabulatorreihenfolge der Eingabe herausnehmen: Sie verschwenden keine Zeit mit dem Überspringen nicht benötigter Felder. Alle drei Optionen lassen sich einzeln aktivieren. Mit <Tab>. sofern dort ein Wert definiert ist. Standardmässig gelangen Sie sowohl unter Mac OS X als auch unter Windows durch Drücken der Tabulatortaste zum jeweils nächsten Eingabe. Feldinhalte erhalten Beim Eingeben mehrerer ähnlicher Belege kann es sinnvoll sein. Shift-Taste gelangen Sie zum jeweils vorherigen Eingabeelement zurück. Zum nächsten Eingabefeld springen: <Tab> oder auch <Return>. Konto (Einnahmen/Ausgaben. Ohne Auswahl zum Eingabefeld zurückspringen: Mit <ALT>+<Leertaste> unter Mac oder <Strg>+<Leertaste> unter Windows beenden Sie die Werteliste ohne Übernahme. Um einen Feldinhalt zu erhalten. den ständigen und zeitraubenden Wechsel zwischen Tastatur und Maus kann man sich daher sparen. <Return>. BelegNr) bieten über ihr Kontextmenu auch noch weitere Funktionen an. Mit gleichzeitigem drücken der Umschalttaste bzw. Hinweis: Die Feldweiterschaltung per Returntaste funktioniert nicht in mehrzeiligen Eingabefeldern. Um ein Feld zu deaktivieren. Auf dem gleichen Weg lassen sich die getroffenen Feldeinstellungen auch wieder rückgängig machen. Einige Felder (z.B.oder Steuerelement in einem Dialog. Soll. um sich die erneute Eingabe zu sparen. Neben den bereits bei den Eingabefeldern dargestellten Tastaturbefehlen gibt es die folgenden Möglichkeiten. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 70 . Felder deaktivieren Nicht für jeden Anwendungsfall werden alle Eingabefelder benötigt. die Entertaste und die Plustaste auf dem Ziffernblock die Feldweiterschaltung veranlassen. öffnen Sie dessen Kontextmenu und wählen den Befehl Feld erhalten. Bei der Verwendung von Buchungsvorlagen dagegen wird der Feldinhalt durch den Wert aus der Vorlage überschrieben. <Enter> oder <Plustaste auf Ziffernblock> bestätigen Sie die Auswahl und übernehmen diese ins Eingabefeld. da die Returntaste hier einen Zeilenumbruch bewirkt. den Inhalt bestimmter Felder nach dem Erfassen eines Belegs nicht zu löschen. Die Bezeichnung eines solchen Feldes wird unterstrichen dargestellt. Diese Einstellung wirkt sich auch auf den Befehl Verwerfen aus. Tastatursteuerung Die Buchungsdialoge von ShakeHands Kontor sind komplett über die Tatstatur bedienbar. öffnen Sie dessen Kontextmenu und wählen den Befehl Feld deaktivieren.

wird hier ein neuer Button OP eingeblendet (inaktiv): Der OP-Button wird beim Eingeben einer Buchung automatisch aktiviert und als Default markiert. Wenn die <Return>-Taste nicht zur Feldweiterschaltung verwendet wird. wenn die Kontierung sowohl ein Bilanzkonto (Bestandskonto bei EÜ) als auch ein Debitoren. ohne den Buchungsdialog dazu zu verlassen. Wenn der Buchungsbetrag jetzt noch mit einem vorhandenen Posten des Debitors oder Kreditors übereinstimmt. Grundsätzlich gibt es in ShakeHands Kontor keine in der Praxis erreichbaren Beschränkungen bei der Anzahl der Buchungen oder der Datenbankgrösse. Kreditorenzahlung. wenn das Programm eine mögliche OP-Zahlung erkennt. Arbeiten mit grossen Datenmengen Abschliessend noch ein Hinweis zum Arbeiten mit sehr grossen Datenmengen. Dies ist immer der Fall. Die Zeit für den Aufbau der Buchungsliste in den Buchungsdialogen kann aber bei mehreren zehntausend Buchungen im aktuellen Geschäftsjahr schon einige Sekunden betragen. wenn Enter zur Feldweiterschaltung konfiguriert ist). über den Filter Zeitraum immer nur den Monat anzuzeigen. welcher derzeit bearbeitet wird.oder Kreditorenkonto beinhaltet. Ausbuchen von offenen Posten Alle Programmausführungen mit OP-Verwaltung erlauben das direkte Ausbuchen von offenen Posten. Das Betätigen des Buttons OP öffnet den entsprechenden Dialog für eine Debitoren. Es ist hier in jedem Fall sinnvoll. wird dieser Posten auch automatisch selektiert. Voraussetzung dafür ist lediglich. Hinweis: Eine Liste aller ShakeHands Shortcuts finden Sie in der separaten Dokumentation „Kurzbefehle ShakeHands2010“. Tipp: Die Taste <Enter> befindet sich auf dem Ziffernblock rechts unten und ist auch auf Notebook-Tastaturen (an individuellen Positionen) vorhanden. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 71 . Wenn Sie jetzt einen Buchungsdialog öffnen. das in den Einstellungen auf der Seite Buchungseingabe die entsprechende Option aktiviert ist. ist auch hiermit das Auslösen des Erfassens möglich. Markierte Buchung löschen <Backspace> Markierte Buchung bearbeiten <Leertaste> Markierte Buchung duplizieren <Cmd|Strg>+<D> Buchungslisten-Filter öffnen <Cmd|Strg>+<F> Kontentausch <Cmd|Strg>-<T> Konto bearbeiten/neu anlegen (in Kontoeingabefeldern) <Shift>-<Leertaste> Alle Elemente in Listenfeldern zeigen <Umschalttaste/Shift>+<ESC>.. Buchung erfassen: Der Default-Button kann jederzeit mit der <Enter>-Taste ausgelöst werden (dies gilt nicht. so dass im Idealfall ein Bestätigen des Zahlungsdialogs den Geschäftsfall abschliesst.bzw. wobei alle relevanten Daten aus dem Buchungsdialog bereits vorgetragen sind.

diesen können Sie aber bei jeder Buchung mit einem aktuellen Tages. Details dazu finden Sie im Kapitel Offene Posten. Nicht benötigte Spalten lassen sich jetzt wieder ausblenden. setzen Sie den Fokus auf die Liste (Mausklick) und drücken Sie die Tastenkombination <Shift>+<ESC>. die Fremdwährungskonten entsprechend mit der Währung bestücken. falls Sie von den obigen Strukturen profitieren möchten. das Währungskennzeichen sowie der Umrechnungskurs der Buchung mit gespeichert.12054 wird so der Kurs 0. ShakeHands Balance Das Buchen mit Fremdwährungen Diese Funktionalität steht nur in ShakeHands Kontor Balance zur Verfügung. so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. Mit dieser Funktionalität lassen sich Kursangaben mit unterschiedlichen Bezugswährungen leichter verarbeiten. so dass die zusätzlichen Angaben auch sichtbar sind: Um die standardmässig ausgeblendeten Spalten einer Bildschirmliste sichtbar zu machen. zur Verfügung. Wenn Sie mit Fremdwährungen arbeiten.89243. Hinweis (Änderung): Beim Umstieg von Version V3 2006 oder V3 2007 müssen Sie Ihren Kontenplan unbedingt anpassen.oder Belegkurs überschreiben. indem Sie mit der Maus in die rechte Begrenzung des Spaltentitels klicken und die Spalte mit gedrückter Maustaste nach links verkleinern. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 72 . In der Standardversion erzeugte Fremdwährungsbuchungen können aber auch dort angezeigt und ausgewertet werden. aus 1. dann sollten Sie die Anzeige der Buchungsliste sowie der Übersichtspalette entsprechend ändern. Schon gebuchte Buchungen werden mit der neuen Methode nicht verändert. Die zu verwendenden Fremdwährungen müssen vor dem Buchen unter Verwalten/Währungen angelegt werden. Beim Eingeben einer Buchung können Sie diese Währungen über die hinterlegte Werteliste auswählen. Die Vorbelegung ist der in der Währungsverwaltung eingetragene Kurs. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung der Firma) auswählen. Neben dem Kurs wird der umgerechnete Bruttobetrag der Buchung in Standardwährung angezeigt. bis sie unsichtbar ist. Im Feld Kurs lässt sich der aktuell angezeigte Kurs mit der Taste <ESC> in seinen Reziprokwert umrechnen. In allen anderen Ausführungen sind die Felder zur Eingabe von Währung und Kurs deaktiviert. Nach dem Abschluss einer OP-Zahlung gelangen Sie wieder zum ursprünglichen Buchungsdialog zurück und können hier direkt mit dem Eingeben der nächsten Buchung beginnen. Sie müssen diese nochmals verbuchen und sichern. damit werden alle vorhandenen Spalten eingeblendet. Ist der Zahlungsbetrag nicht eindeutig zuzuordnen. Bei einer Fremdwährungsbuchung werden der Fremdwährungsbetrag. dann selektieren Sie den dazugehörigen OP manuell in der Liste: Jetzt stehen Ihnen bekannte Möglichkeiten zum Weiterführen der Differenz oder zum Ausbuchen als Skonto etc.

Sie können sich viel Arbeit ersparen.B. welche den Fehlbetrag ausgleicht. die Buchung kann so nicht gesichert werden. Mieteinnahmen oder Mietzahlungen.w. Hier können Sie neue Vorlagen anlegen sowie Vorlagen bearbeiten. z. EÜ-Rechnung dargestellt. wenn Sie für diese wiederkehrenden Buchungen Vorlagen anlegen. muss ein entsprechendes Konto vorhanden sein und die Kontenfunktion Differenzkonto Währungsumrechnung korrekt eingestellt sein.s. diese werden dann in regelmässigen Intervallen vom Programm zur Buchung vorgeschlagen.bzw. Abschnitt Anlegen der Kontenfunktion für Umrechnungsdifferenzen. duplizieren oder entfernen: Buchungsvorlagen bearbeiten Der Dialog zum Bearbeiten der Buchungsvorlagen ist folgendermassen aufgebaut: ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 73 .und Habenseite nicht identisch sind. Die Buchungsvorlagen finden Sie unter dem Menupunkt Verwalten/Buchungsvorlagen. Darlehen. Die Umrechnungsdifferenzen werden so erfolgswirksam in der Erfolgsrechnung. Das bedeutet. Damit lassen sich komplette Buchungen in wenigen Sekunden eingeben. Aboverträge wie Hosting. da die Beträge von Soll. Abo Märchenzeitung u. Ausserdem lassen sich über die Buchungsvorlagen auch Abo-Buchungen (periodisch wiederkehrende Buchungen) definieren. Der Einsatz von Buchungsvorlagen Ein grosser Teil der in einem Jahr anfallenden Buchungen sind immer wiederkehrende Geschäftsfälle. Damit dies funktioniert. Umrechnungsdifferenzen Bei der Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in die Standardwährung und Buchungen mit mehr als 2 Journalzeilen (oft bei Splittbuchungen) kann es zu geringfügigen Rundungsdifferenzen auf der Seite der Standardwährung kommen. die sich lediglich im Belegdatum und möglicherweise noch im Buchungsbetrag unterscheiden. Weitere Hinweise dazu finden Sie im Kapitel Installation. Hypothekarzahlungen.. In einem solchen Fall generiert ShakeHands Kontor automatisch eine Differenzzeile im Journal der betreffenden Buchung. Eine Buchungsvorlage kann im Buchungsdialog direkt aus dem Feld Buchungstext/Vorlage über den Eingabeassistenten abgerufen werden.

gehen Sie folgendermassen vor: Wenn sich der Cursor im Feld Soll befindet. dann wird die Belegnummer exakt aus des Vorlage übernommen. Es öffnet sich der Splittdialog: Tipp: Unter Mac OS X bewirkt das Tastenkürzel <Cmd>+<T> einen Kontentausch. Sie finden im oberen Teil die gleichen Eingabefelder wie im Buchungsdialog. klicken Sie auf das Splittsymbol rechts neben dem Eingabefeld oder drücken Sie die Taste <ESC>. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 74 . Um beispielsweise den Sollbetrag der Vorlage auf mehrere Konten aufzusplitten. Splittbuchungen Wenn die verwendete Ausführung von ShakeHands Conto Splittbuchungsvorlagen unterstützt. dann sind die Splittsymbole hinter der Kontenfeldern aktiviert. dann kann dieses Feld leer bleiben. Einige Besonderheiten der Eingabefelder werden nachfolgend erläutert: BelegNr-Automatik Ist die Checkbox nicht angewählt. Alle Eingaben (bis auf den Buchungstext) sind optional und können auch erst beim Buchen vervollständigt werden. Anderenfalls wird die Vorgabe im Buchungsdialog als Beleggruppe interpretiert und automatisch hochgezählt. Steuer Wenn die Default-Steuersätze der beteiligten Konten verwendet werden sollen.

XML-Dokumenten Import der Postfinance. Vierteljährlich. das ESR-Verfahren und die Zahlungserfassungs-Softwaren MacPay und PayMaker von DrittherstellerInnen. Das erste gewünschte Ausführungsdatum wird im Feld Beginnt am eingetragen. 2 Es öffne sich der Dialog zum Anlegen einer neuen Vorlage. dass Sie diese noch öfter benötigen werden. Allerdings ist es während der Laufzeit eines Abovorgangs möglich. Zweimonatlich. Buchungsvorlagen aus vorhandenen Buchungen erzeugen Die Buchungsvorlagen können während der normalen Belegerfassung quasi “nebenbei” erstellt werden. Weitere Informationen zu Abovorgängen finden Sie im Abschnitt Abovorgänge ausführen im Kapitel Die Benutzeroberfläche im Überblick. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Wenn Sie eine Buchung eingegeben haben und der Meinung sind.. Die Felder Zuletzt ausgeführt am und Bereits ausgeführt können Sie zunächst ignorieren. Bereits beim Import der Daten werden nach Möglichkeit automatisch die ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 75 . Weitere Formate können individuell angelegt werden. wobei die Felder schon mit den entsprechenden Werten aus der gewählten Buchung vorbelegt sind. Bankauszüge ShakeHands Conto bietet eine Importfunktion für Bank-Umsatzdaten (Bankkontoauszüge) aus verschiedenen Quellen: Direkt unterstützt werden aktuell die Exportformate von diversen e-Banking-Anwendungen. diese Angaben zu ändern und die weiteren Ausführungen damit zu beeinflussen. Endet Am oder Endet nach und ergänzen je nach Auswahl die darunter erscheinenden Angaben. Diese Daten werden automatisch beim Ausführen eines Abovorgangs aktualisiert. Wir stellen laufend weitere auf unserer Homepage zum freien Download zur Verfügung und werden bis zum nächsten Release diese einbauen.. Monatlich. Abo-Buchungen (Periodische Ausführungen: Autobuchungen) Im unteren Teil des Dialogs finden Sie die Einstellungen für die periodische Ausführung (Abo-Buchung): Nach dem Aktivieren der Option Abovorgang öffnet sich der folgende Dialog: Als Serienmuster stehen Täglich. Wöchentlich. Die importierten Umsatzdaten stehen als Einmal-Buchungsvorlagen zur manuellen oder halbautomatischen Verbuchung zur Verfügung. Halbjährlich und Jährlich zur Verfügung. dann definieren Sie die entsprechende Vorlage direkt aus der Buchungsliste: 1 Sie markieren die gewünschte Buchung in der Buchungsliste und wählen den Befehl Neue Buchungsvorlage. Bei Seriendauer wählen Sie Ohne Ende.

Debitoren- und Kreditorenkonten von offenen Posten zugewiesen, dies insbesondere bei der Verwendung von ESR-Daten. Über eine individuelle Erweiterung der Importskripte ist zudem das automatische Vervollständigen und Kontieren der Belege auf der Basis von Berechnungen und Bedingungen möglich. Stand der aktuellen Importdateien für Bankauszüge per Anfang Juni 2010:

Bereitstellen der Importdaten
Voraussetzung für das Importieren eines Bankauszugs ist das Bereitstellen der Daten aus der entsprechenden Quelle. Sie erstellen also in Ihrer Banking-Anwendung oder im Web-Portal Ihrer Bank eine Exportdatei des gewünschten Kontoauszugs oder holen da die ESR- oder BESR-Dateien. Webbanking Fast alle Banken bieten Online-Banking in Form des so genannten Webbanking an. Hierbei können Sie über Ihren Webbrowser und ohne weitere Software u.a. Kontoauszüge einsehen und in den meisten Fällen auch als Textdatei (z.B. CSV) sichern. Das Verfahren dazu sowie das Format dieser Dateien ist aber bei jeder Bank anders. Importdefinitionen können individuell erstellt und angepasst werden. Weitere Informationen dazu folgen später in diesem Kapitel. ESR/BESR-Verfahren Das schweizerische Debitorensystem für den vereinfachten Austausch von Debitorendaten wird unterstützt. Arbeiten Sie mit dem ESR-Verfahren, dann erzeugen Sie die Zahlungen via Modul Bankauszüge, ESR-Datei. Dabei werden Zahlungen automatisch in den offenen Posten abgetragen die vorher als Rechnung mit ESR erzeugt worden sind. Der EinzahlungsSchein mit Referenzzeile (ESR) hat neben Betrag, auch die Information Kundennummer und Rechnungsnummer in der Referenzzeile gespeichert, an Hand dessen wird der offene Posten erkannt und abgetragen. Den Ablauf und die Voraussetzungen für das ESR-Verfahren erklären wir im Kapitel Aufträge, Abschnitt ESR- und BESR-Verfahren. Kontodokumente im XML-Verfahren von PostFinance Die PostFinance stellt Ihre elektronischen Kontodokumente als XML-File zur Verfügung unter Windows erhalten Sie einen kostenlosen Dokumenten-Manager. Diesen können Sie nun für MacOS ersetzen durch die Funktion Bankauszüge importieren und verwalten. Hier lesen Sie Ihre Dokumente ein und verarbeiten diese gleich weiter.

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Neuen Bankauszug anlegen
Zum Importieren und Bearbeiten von Bankauszügen existiert ein eigener Bereich, Sie können diesen über den Menubefehl Erfassen/Bankauszüge öffnen:

Jeder importierte Bankauszug erscheint hier als separate Zeile. Das Importieren von Bankauszügen hat zuerst einmal keine Auswirkungen auf die Buchhaltung, die einzelnen Buchungen werden später direkt im Buchungsdialog als Journal- oder OP-Buchung weiter verarbeitet. Um einen neuen Bankauszug anzulegen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen (+) oder wählen den Befehl Neu... aus dem Aktions- bzw. Kontextmenu aus:

Zuerst wählen Sie jetzt das betreffende Bankkonto aus. Die Verwaltung der Bankkonten erreichen Sie unter dem Menubefehl Verwalten/Eigene Bankkonten, alternativ lassen sich Bankkonten auch direkt aus dem Dialog Neuer Bankauszug heraus anlegen und bearbeiten. Zum Anlegen eines neuen Bankkontos klicken Sie auf den Button Neu anlegen... neben dem Menu Bankkonto. Es öffnet sich der folgende Dialog:

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Hier können Sie alle Bankkonto-bezogenen Daten erfassen. Für den Import von Bankauszügen sind nur die Felder Bezeichnung und Finanzkonto von Bedeutung, für das ESR-Verfahren zudem die Felder ESR-Belegart, ESR Teilnehmer Nummer und Bank-Kunden-Nummer, alle anderen Felder werden für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs benötigt. Wichtig: Die folgenden Ausführungen verwenden eine UBS CSV Standard-Beispieldatei, welche die Kontenbezeichnung Bankkonto 'Gold und Silber' aus dem Demomandant Solaris beinhaltet.

Das Feld Bezeichnung (im Dialog Neuer Bankauszug) ist optional, hier kann eine Angabe zur leichteren Identifikation des Bankauszugs hinterlegt werden. Wenn das Feld beim Ausführen des Imports leer ist, wird automatisch der Name der Importdatei eingetragen. Nach dem Anlegen bzw. Auswählen des Bankkontos bestimmen Sie über die Auswahl einer Importdefinition das Format der zu importierenden Daten. Die zuletzt für ein Bankkonto gewählte Importdefinition wird gespeichert und beim nächsten Aufruf dieses Bankkontos automatisch voreingestellt.

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Klicken Sie jetzt auf den Button Ausführen. Es erscheint ein Dateiauswahl-Dialog, selektieren Sie hiermit die zuvor bereitgestellte Datei mit dem betreffenden Bankauszug. Die Daten werden den voreingestellten Datenfeldern zugewiesen und im Listenbereich dargestellt:

Die einzelnen Zeilen stellen jeweils eine Buchung dar, der Zugriff darauf erfolgt später aus dem Buchungsdialog über die Vorlagenauswahl. Die Positionsnummer und das Datum sind nicht änderbar, alle anderen Felder können beliebig editiert werden. Doppelklicken Sie dazu z.B. in das Feld BelegNr, im Eingabemodus können Sie sich mit TAB und SHIFT-TAB innerhalb der Tabelle vorwärts und rückwärts bewegen. In Feldern mit dem Doppelpfeil öffnen Sie mit der Cursortaste Pfeil runter ein Popupmenu zur Wertauswahl, im Feld Konto öffnen Sie mit der gleichen Taste den Kontoassistenten. Einzelne Zeilen des Bankauszugs können gelöscht werden, solange sie noch nicht gebucht sind. Markieren Sie dazu die betreffende Zeile und drücken Sie Backspace oder Entfernen. Nach dem Sichern mit dem OK-Button können die importierten Daten in den Buchungsdialogen weiter verarbeitet werden.

ESR- und BESR-Verfahren
Damit Debitorendaten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger als Rechnung und als Zahlung und via die Finanzdienstleister einfach ausgetauscht werden können, hat der Finanzplatz Schweiz das ESR-Verfahren entwickelt: Einzahlungsscheine mit Referenzzeilen. Sie können dieses Verfahren als Option in Shakehands Kontor und Faktura verwenden. Sie finden die entsprechenden Importdefinitionen als Vorlage. Weiteres zu diesem Verfahren finden Sie unter Kapital Aufträge, ESR-Verfahren.

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XML-Kontoauszug Postfinance Neben den standardisierten Textimporten (hier eben beschrieben) steht auch ein XML-Import für die Postfinance Kontoauszugs-Dokumente hier zur Verfügung. Sie können sich also ganz auf die Prüfung und Verarbeitung der Belegdaten konzentrieren und erhalten immer den nächsten Buchungsvorschlag bis zum Ende der Vorlagenliste. das Schließen des Buchungsdialogs. die Auswahl einer Buchung aus der Buchungsliste zum Bearbeiten oder Duplizieren usw. nur die Importdefinition ist eine eigene. Die Vorlagen aus Bankauszügen erreichen Sie durch das Öffnen des Eingabeassistenten im Feld Buchungstext/ Vorlage: Über das Menu Finanzkonto können Sie die Darstellung auf Buchungen für ein bestimmtes Konto beschränken. sei es durch den Button Verwerfen. Nach dem Sichern der Buchung und erneutem Aufruf der Vorlagenliste wird die gerade gesicherte Buchung nicht mehr aufgeführt. wählen Sie also entweder den Befehl Erfassen/Buchungen oder Erfassen/Einnahmen-Ausgaben. abbrechen können Sie die Automatik durch jedwede Unterbrechung der Weiterverarbeitung. Per Doppelklick auf eine Zeile oder nach Markierung und Bestätigung mit OK wird eine Vorlage in den Buchungsdialog übernommen. Der Ablauf ist der gleiche wie beim Textimport. Das bedeutet. die Zeilen sind nach Datum aufsteigend (Buchungsreihenfolge) sortiert. Nutzung der Vorlagenautomatik In der Praxis wird man meist alle Buchungen eines Bankauszugs hintereinander abarbeiten wollen. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 80 . lässt sich dieser Vorgang automatisieren: Markieren Sie in der Vorlagenliste die erste zu übernehmende Zeile und klicken Sie jetzt auf Automatik. Sie finden diese in den Importdefinitionen unter 'XML-Datei Postfinance XML'. Eine aktive Vorlagenautomatik wird im Buchungsdialog angezeigt. nach Auswahl einer solchen Vorlage und dem tatsächlichen Verbuchen wird die Vorlage automatisch als gebucht gekennzeichnet und aus der Vorlagenliste gelöscht. Um jetzt nicht nach jeder Buchung wieder die Vorlagenauswahl aufrufen zu müssen. dort lassen sich dann noch evtl. Nach dem Vervollständigen und Buchen des Belegs wird aber automatisch die nächste Zeile der Vorlagenliste abgerufen und im Buchungsdialog dargestellt. Das Buchen von Bankauszügen ist in beiden Buchungsdialogen möglich. Der Dialog wird geschlossen und die gewählte Vorlage zum Buchen übernommen. fehlende Buchungsdaten ergänzen. Bankauszug verbuchen Die in den importierten Bankauszügen enthaltenen Buchungen stehen in den Buchungsdialogen als Einmal-Buchungsvorlagen zur Verfügung. somit ist eine versehentliche Mehrfachbearbeitung ausgeschlossen.

Bei mehrdeutigen Merkmalen einer Zeile wird keine Kontonummer zugewiesen. Detaillierte Informationen dazu finden Sie im Handbuch ShakeHands Handbuch Importdefinitionen. um zusätzliche Formate für Bankauszüge zu unterstützen.und Kreditorenkonten von offenen Posten zugewiesen (im Bild oben zu sehen). Die zugewiesenen Kontonummern sind als wahrscheinlicher Vorschlag zu verstehen. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 81 . Weiterhin können neue Importdefinitionen angelegt werden. wird das entsprechende Symbol auch in der Übersicht der Bankauszüge angezeigt. Wenn alle Zeilen eines Bankauszugs gebucht sind. da die Erkennung in Abhängigkeit von den im Kontoauszug übermittelten Daten nicht immer sicher möglich ist. somit ist im Buchungsdialog über die Funktion der OP-Ausbuchung das vollständige Abarbeiten der Bankauszüge möglich. Den Buchungsstatus von Bankauszügen anzeigen Der Buchungsstatus der Einzelzeilen lässt sich durch erneutes Öffnen eines Bankauszugs überprüfen: Alle bereits gebuchten Zeilen erhalten ein Häkchen in der Spalte G und können danach nicht mehr bearbeitet werden. Über eine individuelle Erweiterung der Importskripte ist dieses Verhalten ebenso wie das automatische Vervollständigen und Kontieren der Belege auf der Basis von Berechnungen und Bedingungen möglich. Importdefinitionen anpassen oder neu erstellen Bereits beim Import der Daten werden automatisch die Debitoren.

Beispiel 1: Rechnungen mit mehreren Steuersätzen Sie erhalten von einem Lieferanten eine Eingangsrechnung (Wareneinkauf) über den Gesamtbetrag von 1.078. Zu diesem Zweck können Sie mit ShakeHands Kontor so genannte Splittbuchungen anlegen.6B (4200) + Wareneingang VM2.6% Umsatzsteuer und Waren für 522.4B (4201) an Kreditor oder Bank (1020) 1. dass ein Buchungsbetrag auf mehrere Konten aufgeteilt werden muss. 3 Geben Sie den Gesamtbetrag der Buchung 1. Der Buchungssatz dazu lautet: Wareneingang VM7. Die Lieferung beinhaltet Waren für 1.695.00 in das Feld Betrag ein.160. Eine Splittbuchung spricht auf einer Seite ein einzelnes Konto an und auf der anderen Seite beliebig viele Gegenkonten.oder Bankkonto ein.46 CHF netto zzgl. automatisch aus der OP-Verwaltung heraus erzeugt werden. Es öffnet sich der Dialog Sollsplitt: ! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 82 . 2 Geben Sie das Datum.00 535.07 CHF netto zzgl.00 Um diese Splittbuchung zu erzeugen. 5 Drücken Sie (im Feld Haben) die Taste <ESC> oder klicken Sie auf den Splitt-Button rechts neben dem Eingabefeld. 2. Hinweis: Die nachfolgenden Beispiele beziehen sich auf die Arbeit ohne die Nutzung der Offene-Posten-Verwaltung in ShakeHands Kontor.Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen Arbeiten mit Splittbuchungen In der Praxis kommt es nicht selten vor. 7. Dort können alle Buchungen. welche Rechnungen und Zahlungen von Debitoren oder Kreditoren betreffen.4% Umsatzsteuer. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Öffnen die den Dialog Buchungen erfassen. den Buchungstext und die Belegnummer wie gewohnt ein.695 CHF brutto.00 1. 4 Lassen Sie das Feld Soll frei und geben Sie im Feld Haben das Kreditoren.695.

Der Buchungssatz lautet in diesem Fall: Kreditor + Erhaltene Skonti VM7. Durch Drücken der Taste <ESC> oder Klick auf den Splitt-Button können Sie den Splittdialog auch wieder öffnen. 8 Der Restbetrag 535. und somit braucht auch keine Skontodifferenz ausgebucht werden. geben Sie jetzt noch das Konto 4201 ein und übernehmen Sie die Zeile.500. 11 Sichern Sie die komplette Buchung mit dem Button Erfassen. so erfolgt beim Verlassen des Splittdialogs automatisch eine Anpassung des Betrags in der Hauptbuchung. dass hier mehrere Konten angesprochen werden.00 steht bereits im Betragsfeld. Diese automatische Anpassung lässt sich in den Einstellungen zur Buchungseingabe deaktivieren.455. 9 Der Gesamtbetrag der beiden Zeilen entspricht dem Buchungsbetrag. also der tatsächlich gezahlte Betrag gebucht.00 -45. ! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 83 .00. Auch dazu benötigen Sie eine Splittbuchung.6B (4290) an Bank 1. 7 Ändern Sie den Betrag auf den ersten Teilbetrag 1. da ja auch die Eingangs. Mit dem OK-Button können Sie den Splittdialog verlassen.00. 6 Der noch zu verbuchende Betrag wird oben rechts im Dialog angezeigt und automatisch ins Feld Betrag übernommen (am Anfang ist dies der komplette Buchungsbetrag).500 CHF brutto unter Abzug von 3% Skonto.und Ausgangsrechnungen in der Fibu nicht erfasst werden. geben Sie das Konto 4200 ein und übernehmen Sie die Zeile mit dem entsprechenden Button. der offene Betrag ist 0.160. Beim Buchen einer entsprechenden Zahlung wird ja der Ist-Wert.00 1.00 Tipp: Bei der Gewinnermittlungsart Einnahmen-Überschussrechnung werden Skonti üblicherweise gar nicht gebucht. 10 Im Feld Soll des Buchungsfensters deutet jetzt die Angabe <Splitt> darauf hin. Beispiel 2: Skontobeträge verbuchen Sie bezahlen eine Eingangsrechnung über 1. Die Journalzeilen zu dieser Splittbuchung sehen dann so aus: Hinweis: Wenn der Gesamtbetrag der Splittzeilen vom Gesamtbuchungsbetrag abweicht.

00 1. die dazugehörenden Eingangs.00 1. nach Projekten/Aufträgen oder Abteilungen. ! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 84 .500. Debitoren-/Kreditorenkonten bei Einnahmen/Überschuss-Rechnung nutzen Bei der Gewinnermittlungsart Einnahmen-Überschussrechnung werden im Normalfall Einnahmen und Ausgaben erst bei der entsprechenden Zahlung direkt auf Erlös.und Ausgangsrechnungen werden dagegen nicht erfasst. Tipp: Wesentlich komfortabler und sicherer gestaltet sich das Arbeiten mit offenen Posten mit den in der ShakeHands Kontor Balance enthaltenen Funktionen dazu.00 Damit ist der Rechnungsbetrag erfolgs.500. Wenn Sie zur besseren Übersicht hier trotzdem die Debitoren-/Kreditorenkonten nutzen möchten so können Sie dies folgendermassen tun (Beispiel für eine Ausgangsrechnung).6B (4000) 1. Die Rechnung buchen Sie zum Lieferdatum gegen das Verrechnungskonto Ist-Versteuerung (1179). Hier können Sie auch ein anderes. Arbeiten mit Kostenstellen Mit Kostenstellen lassen sich Aufwendungen und Erlöse unabhängig von der Kontierung gruppieren und auswerten.00 Hiermit wird der Erlös erfolgs. z.und steuerneutral gebucht und erscheint im Saldo des betreffenden Debitors sowie auf dem Sammelkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. erfolgsneutrales Verrechnungskonto verwenden: Debitor an Verrechnungskonto Ist-Versteuerung (1179) 1.00 Bei Eingangsrechnungen und Kreditorenkonten ist entsprechend umgekehrt zu buchen.B.500. Jetzt muss noch der Offene Posten auf dem Debitorenkonto bereinigt werden: Verrechnungskonto Ist-Versteuerung (1179) an Debitor 1.500.500.500.und steuerwirksam erfasst und der Banksaldo aktualisiert. Nach dem Zahlungseingang müssen Sie die folgenden Buchungen erzeugen: Bank (1020) an Erlöse zu U7.00 1.oder Aufwandskonten gebucht. Kostenstellen sind also zur Beantwortung solcher oder ähnlicher Fragen geeignet: Wie hoch sind die gesamten Personalkosten? Wie hoch sind die Gesamtkosten aller Firmenfahrzeuge? Welches Ergebnis hat Projekt Messe Köln insgesamt erzielt? Zum Arbeiten mit Kostenstellen definieren Sie die benötigten Kostenstellen zunächst unter Verwalten/Kostenstellen.

müssen Sie eine Splittbuchung anlegen. Die einzelnen Splittzeilen können dabei die gleiche Kontierung verwenden. Die Kostenstelle wird dann dem entsprechenden Erfolgskonto zugeordnet. dann werden diese auch gleichzeitig ausgewertet. wenn ein Konto der Buchung ein Erfolgsrechnung-/Erfolgskonto und das andere Konto ein Bilanz-/Bestandskonto ist. Um einen Buchungsbetrag anteilig auf mehrere Kostenstellen zu verteilen. Danach aktivieren Sie im jeweiligen Buchungsfenster die Felder KoSt1 und/oder KoSt2 (siehe auch Kapitel Buchungen erfassen). Wenn eine Buchung zwei Kostenstellen erhält. aber unterschiedliche Kostenstellen zugewiesen bekommen. Jetzt können Sie jeder Buchung eine oder auch zwei entsprechende Kostenstellen zuweisen. ! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 85 . der volle Buchungsbetrag wird also in beiden Kostenstellen summiert. Hinweis: Kostenstellen können nur eingegeben werden.

Wichtig: Die Anlagenverwaltung ist eine so-genannte Nebenrechnung. Das Fenster Anlagegüter Aktionsmenu Neues Anlagegut Anlagegut Liste duplizieren aktualisieren Direkt-Suchfeld Liste der Anlagegüter Übersicht für das ausgewählte Anlagegut ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 86 . ein Anlagegut neu erfassen. der Berechnung der Abschreibungsbeträge und der Übergabe entsprechender Buchungen an die Finanzbuchhaltung. Ausserdem können Abschreibungs-Bewegungen wie Teilzugänge. ein Übertragen der Buchungen ins Journal erfolgt aber erst zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt per Menubefehl. Fahrzeuge oder Büroeinrichtungen und bietet alle notwendigen Funktionen zum Erfassen der Stammdaten eines Anlagegutes.Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung Die Anlagenverwaltung ist ein leistungsfähiges Hilfsmittel zur Verwaltung aller betrieblichen Anlagegüter wie Gebäude. wobei der optimale Übergang von degressiv auf linear vom Programm erkannt wird. eine Leistungs-Abschreibung oder manuelle Abschreibung kann hinterlegt werden. Wenn Sie also z. werden zwar die zukünftigen Abschreibungen sofort berechnet. B. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) lassen sich ebenso verwalten wie nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter. welche ohne Ihr Zutun nichts an der eigentlichen Buchführung ändert. technische Anlagen. Sonderabschreibungen und Zuschreibungen erfasst werden. Für die erfassten Anlagegüter werden automatisch Abschreibungen nach der linearen oder der degressiven Methode berechnet.

welches in drei Bereiche unterteilt ist. Neues Anlagegut erfassen Wenn Sie beim Buchen Ihrer Geschäftsfälle an einen Beleg über die Anschaffung eines Anlagegutes kommen. Im oberen Bereich befindet sich die Toolbar mit dem Aktionsmenu. den Buttons für häufig benötigte Aktionen sowie dem Direkt-Suchfeld. Es öffnet sich der entsprechende Eingabedialog: ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 87 . Wählen Sie einfach aus dem Aktionsmenu neben dem Datumsfeld den Befehl Neues Anlagegut aus: Alternativ öffnen Sie die Anlagenverwaltung unter Erfassen/Anlagegüter und klicken Sie auf den Button Neues Anlagegut. Darunter folgt die Liste der Anlagegüter und im unteren Bereich befindet sich die Übersicht sowie der Abschreibungs-Plan für das jeweils ausgewählte Anlagegut. dann müssen Sie den Buchungsdialog nicht verlassen. Mit dem Menubefehl Erfassen/Anlagegüter öffnen Sie das oben abgebildete Fenster.

Zusatzangaben Ein optionales Feld für Anmerkungen und Notizen zum Anlagegut. Über das Anlagenkonto wird auch die Vorsteuerberechnung der Zugangsbuchung gesteuert.B. Zuschreibungen gebucht. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 88 . Standort. wenn die entsprechende Option neben dem Eingabefeld gesetzt ist. auf welche alle Abschreibungen oder Zuschreibungen gebucht werden. Kostenstelle Hier kann eine Kostenstelle angegeben werden. Bei automatischer Vergabe besteht die Inventar-Nr aus dem Anlagenkonto und einer laufenden Nummer und erscheint erst vollständig nach Eingabe des Anlagenkontos. Seriennummer Dies sind optionale Angaben zur internen Verwaltung. Wenn beim Konto eine automatische Steuerberechnung hinterlegt ist. zuerst erfolgt die Eingabe der Stammdaten: Inventar-Nr Die Inventar-Nr muss eindeutig sein und wird vom Programm automatisch vergeben. wird diese auch bei einer automatischen Zugangsbuchung ausgeführt. AfA-Konto (Abschreibungskonto) Auf dem Abschreibungs-Konto (Kontotyp Abschreibungen) werden die Abschreibungen bzw. auf welchem das Anlagegut geführt werden soll. muss ein Anlagenkonto ohne Steuerberechnung eingerichtet werden (duplizieren). Um die Vorsteuerberechnung zu unterdrücken (. diese Bezeichnung erscheint auch in den Buchungstexten. Zugang steuerfrei Standardmässig wird beim automatischen Anlegen der Zugangsbuchung der im Anlagenkonto hinterlegte Steuersatz verwendet. beim Gebrauch-Kauf). Der Dialog ist in mehrere Seiten unterteilt. der Zugang wird also steuerfrei gebucht. Anlagen-Konto Hier muss das entsprechende Konto aus der Buchhaltung (Kontotyp Anlagevermögen) angegeben werden.z. Das Setzen dieser Option bewirkt ein Unterdrücken der Steuerberechnung. Bezeichnung Eine kurze Bezeichnung für das Anlagegut.

Degressiv (die Abschreibung erfolgt mit einem gleichbleibenden Prozentsatz ausgehend vom jeweiligen Restbuchwert). Abschreibungs-Beginn-Buchwert Wenn Sie dieses Feld frei lassen. Wenn sowohl das Verrechnungskonto als auch das Anlagenkonto angegeben ist. Nutzungsdauer Hier wird die voraussichtliche Nutzungsdauer in Monaten angegeben. die Bank oder ein Kreditor (beim Kauf auf Rechnung). setzt das Programm beim Sichern automatisch die Anschaffungskosten ein.B. Verrechnungskonto Dies ist das Gegenkonto für die Zugangsbuchung. setzt das Programm beim Sichern automatisch das Anschaffungsdatum ein. Bei degressiver Abschreibung muss weiterhin der ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 89 . wird beim Speichern des Anlageguts automatisch eine entsprechende Zugangsbuchung erzeugt. da sonst ältere. anderenfalls den Bruttobetrag.und Herstellungskosten immer den Nettobetrag ein. vielmehr kommt es auf den Beginn der tatsächlichen Nutzung des Anlagegutes an. dann geben Sie bei den Anschaffungs. Erinnerungswert Üblicherweise wird nur auf einen Erinnerungswert von 1 Franken abgeschrieben. welche schon voll abgeschrieben sind. Kosten netto (AH) Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. GWG (die Abschreibung erfolgt komplett im Jahr der Anschaffung) und GWG-Sammelposten (alle Sammelposten eines Anlagenkontos werden in der Abschreibungsliste gruppiert). Auf der Seite Zugang erfolgt die Eingabe der für die Anschaffung und Abschreibungs-Berechnung relevanten Daten: Datum Hier wird das Anschaffungsdatum des Anlagegutes eingetragen. Abschreibungs-Methode Hier haben Sie fünf Möglichkeiten zur Auswahl: Keine (es erfolgen keinerlei automatische Abschreibungen). Eine Änderung des Anfangsbuchwertes kommt nur in einigen Sonderfällen in Betracht. Abschreibungs-Beginn-Datum Wenn Sie dieses Feld frei lassen. also z. Der Abschreibungs-Beginn muss jedoch nicht zwingend mit der Anschaffung zusammenfallen. aber noch in Nutzung befindliche Wirtschaftsgüter. nicht mehr in der Bilanz auftauchen würden. Linear (die Abschreibung erfolgt mit einem gleichbleibenden Prozentsatz ausgehend vom Anfangsbuchwert).

alle anderen Daten können nur bei der Neuerfassung eingegeben werden. Auf der Seite Zugang ist nur noch das Verrechnungskonto änderbar. Wenn sich durch manuelle Eingriffe in den Abschreibungsverlauf dieser in einem Bereich ändert. Abschreibungs-Beträge ganzzahlig runden Mit dieser Option werden die berechneten jährlichen Abschreibungen auf ganze Zahlen gerundet. Wichtig: Beim Bearbeiten von Anlagegütern beachten Sie bitte das Folgende: 1. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Liste der Anlagegüter und wählen den Befehl Bearbeiten. wenn Sie von einem anderen Programm auf ShakeHands Kontor umgestiegen sind und die Anlagen von dort übernehmen).Prozentwert der Abschreibung angegeben werden. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 90 .B. Als historisch gekennzeichnete Anlagenbewegungen werden beim Erzeugen der Fibu-Buchungen ignoriert. 2. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. Zur Kontrolle des gewünschten Abschreibungsverlaufs können Sie sich diesen jetzt auf der Seite Bewegungen anschauen. Historisch Mit dieser Option kennzeichnen Sie die Übernahme von bereits bestehenden Anlagegütern (z.. der entstehende Differenzbetrag wird dann bei der letzten Abschreibung berücksichtigt. ausserdem kann der automatische Wechsel von degressiver auf lineare Abschreibung aktiviert werden. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.. In diesem Fall müssen die betreffenden Buchungen im Buchungsdialog manuell korrigiert werden. für welchen schon die Abschreibungsbuchungen erzeugt wurden. Mit dem OK-Button sichern Sie das neue Anlagegut und kehren zur Listendarstellung zurück. dann erhalten Sie beim Sichern der Änderungen eine Warnmeldung. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Anlagegut bearbeiten Um ein vorhandenes Anlagegut zu bearbeiten.

wenn Sie dieses nicht komplett neu anlegen. Denken Sie also daran. gehen dann auf die Seite Abgang und tragen hier die dazugehörigen Daten ein: ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 91 . Verschrottung oder Verlust. Automatisch erzeugte Zugangs. Anlagegüter suchen Zum Suchen von Anlagegütern gehen Sie in das Suchfeld über der Liste und geben dort einen (Teil-) Suchbegriff ein. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Liste der Anlagegüter und wählen den Befehl Löschen. Anlagegut löschen Um Anlagegüter zu löschen. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Anlagegüter gelöscht. Mit jedem eingetippten Buchstaben reduziert sich die Anlagenliste auf die entsprechend passenden Einträge. Bezeichnung.. Gesucht wird dabei in den Feldern Inventar-Nr. Wichtig: Beim Löschen eines Anlagegutes bleiben dessen bereits in die Buchhaltung übertragenen Abschreibungsbuchungen unverändert. dann nennt man dies einen Vollabgang. Anlagegut duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe eines Anlagegutes ersparen.00 CHF abgeschrieben. Diese Möglichkeiten werden im Folgenden beschrieben. Aus diesem Grund muss es auch Möglichkeiten geben.. Manuelle Anlagenbewegungen Nicht immer wird ein Anlagegut nach der Anschaffung mit dem planmässigen Abschreibungs-Verlauf bis zum Buchwert 0. sondern ein ähnliches und bereits bestehendes Anlagegut duplizieren. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Serien-Nr. Die Anlagenbewegung Vollabgang Wenn ein Anlagegut komplett aus dem Unternehmen ausscheidet. Um ein vorhandenes Anlagegut zu duplizieren. Kostenstelle und Zusatzangaben. diese Buchungen gegebenenfalls ebenso zu löschen oder zu stornieren. Um einen Vollabgang zu erfassen.oder Abgangsbuchungen dagegen werden auch automatisch gelöscht oder storniert. sei es durch Verkauf.. Standort. öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. den automatisch errechneten Abschreibungs-Verlauf durch manuelle Bewegungen zu verändern. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++).. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Liste der Anlagegüter und wählen den Befehl Duplizieren.

Verrechnungskonto Dies ist das Gegenkonto für die Abgangsbuchung. anderenfalls den Bruttobetrag. nach dem Abgangsdatum vorhandenen sonstigen Bewegungen werden automatisch entfernt. Ein Teilzugang wird rechnerisch immer so behandelt. wenn Sie von einem anderen Programm auf ShakeHands Kontor umgestiegen sind und die Anlagen von dort übernehmen). Datum Die Abschreibung für das Jahr des Abgangs wird monatsweise entsprechend dem hier eingegebenen Datum berechnet. Wenn sowohl das Anlagenkonto als auch das Abgangskonto angegeben ist. Um einen Teilzugang zu erfassen. Das Setzen dieser Option bewirkt ein Unterdrücken der Steuerberechnung. wird beim Speichern des Anlageguts automatisch eine entsprechende Abgangsbuchung erzeugt. Verkaufspreis Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. siehe dazu auch die Erläuterungen im Kapitel Grundlagen: Anlagegüter abschreiben). muss ein Erlöskonto ohne Steuerberechnung eingerichtet werden (duplizieren).B. einen Firmenwagen nachträglich mit einer Klimaanlage ausrüsten lassen. der nach der Abschreibung verbleibende Restbuchwert stellt den Abgangsbetrag dar. der Verkauf wird also steuerfrei gebucht. dann geben Sie beim Verkaufspreis immer den Nettobetrag ein. Historisch Mit dieser Option kennzeichnen Sie vergangene Anlagenbewegungen (z. wird beim Speichern des Anlageguts automatisch eine entsprechende Verkaufsbuchung erzeugt. so wird diese Werterhöhung über einen Teilzugang erfasst. Sie können damit den Verkauf des Anlagegutes abbilden und die dafür nötige Buchung generieren. Als historisch gekennzeichnete Anlagenbewegungen werden beim Erzeugen der FibuBuchungen ignoriert. Es öffnet sich der Dialog Neue Anlagenbewegung: ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 92 . Erlöskonto Hier erfassen Sie das Konto für den Erlös aus dem Anlagenverkauf (Typ Betriebsausgaben.B. Um die Umsatzsteuerberechnung zu unterdrücken. Hinweis: Mit einer Eingabe im Feld Datum wird der Vollabgang in der Liste der Bewegungen abgebildet. die Bank oder ein Debitor (beim Verkauf auf Rechnung).B. Wenn Sie z. Ein Vollabgang ist also immer die letzte Anlagenbewegung. also z. öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten. Mit Verkauf Mit dem Anklicken dieser Option werden die darunter befindlichen Eingabefelder aktiviert. Die Anlagenbewegung Teilzugang Durch einen Teilzugang wird für ein Anlagegut eine Werterhöhung realisiert. Abgangskonto Hier wird das Gegenkonto (Typ Betriebsausgaben) für das Ausbuchen des Anlagegutes vom Anlagenkonto angegeben. wird diese auch bei einer automatischen Abgangsbuchung ausgeführt. Verkauf steuerfrei Standardmässig wird beim automatischen Anlegen der Verkaufsbuchung der im Anlagenkonto hinterlegte Steuersatz verwendet. Alle evtl. welche sich ab diesem Zeitpunkt auch auf den jährlichen Abschreibungsbetrag auswirkt. Wenn beim Konto eine automatische Steuerberechnung hinterlegt ist. Über das Erlöskonto wird auch die Umsatzsteuerberechnung der Verkaufsbuchung gesteuert. gehen dann auf die Seite Bewegungen und klicken hier auf den Button Hinzufügen (+). als wäre er am Anfang des Geschäftsjahres aufgetreten. Wenn sowohl das Verrechnungskonto als auch das Erlöskonto angegeben ist.

den Betrag und die Beschreibung ein. In der Liste der Bewegungen sehen Sie jetzt die entsprechenden Änderungen im Abschreibungs-Verlauf: Die Anlagenbewegung Zuschreibung Mit Zuschreibungen machen Sie Abschreibungen der Vorjahre wieder rückgängig. Mit dem OK-Button übernehmen Sie den Teilzugang. um die ursprüngliche planmässige Abschreibung wieder zu erreichen. der erforderlich ist. wenn die Gründe dafür nicht mehr bestehen. dann können Sie diese ebenfalls angeben. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 93 . Es öffnet sich der Dialog Neue Anlagenbewegung. öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten. Wenn sich durch den Teilzugang die Restnutzungsdauer des Anlagegutes ändert (erhöht). den Betrag und die Beschreibung ein. Es ist hier der Betrag anzusetzen. Um eine Zuschreibung zu erfassen. Im Menu Art wählen Sie Teilzugang und geben danach das Datum des Zugangs. gehen dann auf die Seite Bewegungen und klicken hier auf den Button Hinzufügen (+). Dies betrifft in der Praxis hauptsächlich die Rückgängigmachung von ausserplanmässigen Abschreibungen oder Teilwertabschreibungen. Im Menu Art wählen Sie Zuschreibung und geben danach das Datum der Zuschreibung.

000 CHF -5. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 94 . Hinweis: Mit dem Eingeben einer manuellen Abschreibung erfolgt für das betreffende Jahr keine automatische Abschreibungs-Berechnung mehr. Kauf einer Solaranlage am 01.01. gehen dann auf die Seite Bewegungen und klicken hier auf den Button Hinzufügen (+).000 CHF Beim Ermitteln der Bemessungsgrundlage für die normale Abschreibung muss man bei der Sonderabschreibung zwischen zwei Zeiträumen unterscheiden. Innerhalb des Begünstigungszeitraumes ist die Bemessungsgrundlage für die normale Abschreibung der ursprüngliche Anschaffungs. Die Anlagenbewegung Sonder-Abschreibung Hiermit lassen sich Sonderabschreibungen erfassen. Im Menu Art wählen Sie Manuelle Abschreibung und geben danach das Datum der Abschreibung. Es sind aber pro Jahr mehrere manuelle Abschreibungs-Positionen für das betreffende Anlagegut möglich. Es öffnet sich der Dialog Neue Anlagenbewegung. daher werden die Abschreibungen auf das Konto Sonderabschreibungen Sachanlagen gebucht. Anwendungsfälle dafür sind z. die Leistungsabschreibung. Der so genannte Begünstigungszeitraum beträgt aktuell 5 Jahre vom Beginn der Herstellung oder Anschaffung.2008. im Beispiel oben wurde sie komplett im ersten Jahr geltend gemacht. Wenn sich durch die manuelle Abschreibung die Restnutzungsdauer des Anlagegutes ändert. öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten. Nutzungsdauer 10 Jahre.000 CHF 35. Sonder-Abschreibung 20% Abschreibung im Jahr 2008: Kaufpreis 20% Sonder-Abschreibung - Lineare Abschreibung Restbuchwert 2008 50. Die Anlagenbewegung Manuelle Abschreibung Mit der manuellen Abschreibung können Sie die für ein Geschäftsjahr ermittelte planmässige Abschreibung auf einen beliebigen Wert abändern.000 CHF 10. dann können Sie diese ebenfalls angeben. Innerhalb dieser 5 Jahre kann die maximal zulässige Sonder-Abschreibung beliebig verteilt werden. Um eine manuelle Abschreibung zu erfassen.B. Dieses Konto muss beim Erfassen der Anlagenbewegung im Feld AfA-Konto eingegeben werden.000 CHF. Die Sonder-Abschreibungen sollte in Auswertungen getrennt ausgewiesen werden. Die lineare Abschreibung der ersten 5 Jahre beträgt also jeweils 5. die manuelle Abschreibung ersetzt diese also komplett. den Betrag und die Beschreibung ein.oder Herstellungspreis. bei welcher die Jahres-Abschreibung nach der tatsächlichen Abnutzung des Anlagegutes bemessen wird oder ausserplanmässige Abschreibungen.

000 CHF Dieser zweite Teil des Abschreibungs-Verlaufs muss über manuelle Abschreibungs-Bewegungen nachgebildet werden. Um die Buchungen für alle noch offenen Anlagenbewegungen des aktuellen Geschäftsjahres auszuführen. alle Felder hier sind aber für Änderungen gesperrt.2017.000 CHF 3.. soweit diese noch nicht als Gebucht oder Historisch gekennzeichnet sind und stellt die resultierende Buchungsliste in einem normalen Importfenster dar: ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 95 . indem Sie sie markieren und den Button Entfernen (-) anklicken. ShakeHands Kontor erzeugt jetzt die Buchungssätze für die Anlagenbewegungen der markierten Wirtschaftsgüter.12. Anschliessend geben Sie die Anlagenbewegung mit der gewünschten Änderung neu ein.2013 Lineare Abschreibung(5 Jahre) 15.000 CHF und als neue Restnutzungsdauer 60 Monate ein. wählen Sie den Menubefehl Bearbeiten/Alles auswählen. löschen Sie diese zuerst. setzen den Typ der neuen Abschreibungs-Bewegung auf Abschreibung-manuell und geben als Abschreibungs-Betrag 3. Üblicherweise werden Abschreibungen erst im Zuge der Jahresabschlussarbeiten gebucht. 2 Markieren Sie die Anlagegüter. Die letzte Bewegung 2016 kann automatisch berechnet bleiben.12. klicken unten auf das Plus-Symbol. Um alle Einträge zu markieren. für welche Sie die Abschreibungsbuchungen erzeugen möchten. Abschreibungsbuchungen erzeugen Wie schon vorher erwähnt. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Wählen Sie den Menubefehl Erfassen/Anlagegüter (falls noch nicht geschehen). Manuelle Anlagenbewegungen bearbeiten Die einmal erfassten manuellen Anlagenbewegungen können nicht direkt bearbeitet werden. Nach Ablauf des Begünstigungszeitraumes wird der Restbuchwert auf die verbleibende Nutzungsdauer neu verteilt: Buchwert 31. werden die Abschreibungsbuchungen (und eventuelle manuelle Anlagenbewegungen) nicht automatisch gebucht und haben somit erst einmal keinen Einfluss auf die aktuelle Bilanz bzw.. Markieren Sie dazu die Bewegung Abschreibung normal am 31. Gewinnermittlung. Entsprechend verfahren Sie mit den Jahren 2014 . 3 Wählen Sie im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Liste den Befehl Abschreibungsbuchungen erzeugen. aus. Um eine manuelle Anlagenbewegung zu verändern. Mit einem Doppelklick auf die betreffende Zeile öffnet sich der Dialog Anlagenbewegung anzeigen.2012.

wenn Sie auf eine Zeile klicken. Die Buchungen können hier noch einmal kontrolliert und bei Bedarf auch korrigiert oder ergänzt werden . 3 Sichern Sie die Änderung mit OK. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 96 . Bei einem erneuten Buchungsexport werden alle Bewegungen mit diesem Kennzeichen ignoriert (ebenso wie Bewegungen mit dem Kennzeichen Historisch). Jetzt folgt noch der letzte Schritt: 4 Klicken Sie auf den Button Importieren. Die Art des Fehlers sehen Sie im unten eingeblendeten Protokollbereich. Wenn Sie die Buchung für eine Anlagenbewegung erneut ausführen möchten (Löschen oder Stornieren der alten Buchung vorher nicht vergessen). Nach dem fehlerfreien Import der Buchungen erhalten Sie eine entsprechende Meldung: Sollten Fehler aufgetreten sein. so können Sie die fehlerhaften Zeilen in der Importtabelle korrigieren. um die Buchungsliste in das Journal zu übernehmen. 2 Gehen Sie auf die Seite Bewegungen und nehmen Sie das Häkchen aus der Spalte G (Gebucht) der gewünschten Bewegung heraus. 4 Erzeugen Sie die Fibu-Buchungen erneut wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Den Buchungsexport zurücksetzen Nach dem Befehl Abschreibungsbuchungen erzeugen werden alle betroffenen Anlagenbewegungen als Gebucht gekennzeichnet.alle Zellen sind per Doppelklick editierbar. so gehen Sie folgendermassen vor: 1 Öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten.

wählen Sie den Befehl Drucken. Sie können die Auswahl über Suchbegriff einschränken. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 97 . Anlagenblatt und Anlagenverzeichnis drucken Um Anlagenblätter oder Anlagenverzeichnisse zu drucken.. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Anlagenliste. welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden. Es werden die Anlagen gedruckt. das heisst.. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden.

Ertrags.. alternativ lassen sich auch vorhandene Konten zuordnen oder die gewünschte neue Kontonummer vorgeben. Die Debitoren. Eine Adresse in ShakeHands Kontor kann gleichzeitig ein Kunde (Debitor) und ein Lieferant (Kreditor) sein. alle für das Rechnungswesen relevanten Stammdaten Ihrer Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) aufzunehmen und diese anderen Programmteilen zur Verfügung zu stellen.oder Aufwandskonten. Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen. Finanzkonten). alle dafür benötigten Angaben sind entsprechend doppelt vorhanden. Sie können die Adressverwaltung über den Menubefehl Erfassen/Adressen aufrufen: Aktionsmenu Neue Adresse Adresse Liste Filter- DirektSuchfeld duplizieren aktualisieren einstellungen Liste der Adressen Übersicht der aktiven Adresse Neue Adresse erfassen Wenn Sie eine neue Adresse anlegen möchten.und Kreditorenkonten können beim Anlegen einer neuen Adresse automatisch erzeugt werden. Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Adressliste verwenden oder Sie wählen den Befehl Neue Adresse. Bei einer vollständig geführten Adressverwaltung lassen sich Aufträge oder Ein.. welche über die Liste im linken Bereich ausgewählt werden können.Kunden und Lieferanten Die Adressverwaltung dient in erster Linie dazu. dann klicken Sie in der Adressverwaltung auf den Button Neue Adresse (+). Neben der Rechnungsanschrift sind dies insbesondere die zu verwendenden Kontonummern (Personenkonten. im AktionsMenu eines Buchungsdialogs. ! Kapitel 11 Adressen .und Ausgangsrechnungen in der Offene-Posten-Verwaltung in Sekundenschnelle eingeben. Der Dialog Adresse bearbeiten umfasst mehrere Seiten.Kunden und Lieferanten! 98 . Kostenstellen. da die meisten dort benötigten Daten bereits vorliegen und übernommen werden können.Kapitel 11 Adressen .

neben dem Eingabefeld wird der manuelle Eingabemodus aktiviert.und Auswahlkriterium für eine Adresse.. Er ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein. Durch einen Klick auf den Button . Der Vorschlag basiert auf den Einstellungen des Nummernkreises Adresse. Kategorie Kategorien sind frei definierbar und können einer Adresse in beliebiger Anzahl zugeordnet werden. Bei einer neuen Adresse sehen Sie den Vorschlag für die neue Adress-Nr im deaktivierten Eingabefeld. und Sie die darauf folgende. Wenn hier bei einer neuen Adresse nichts eingetragen wird..Kunden und Lieferanten! 99 . Kennzeichen Die Seite Kennzeichen beinhaltet allgemeine Ordnungskriterien einer Adresse. Hinweis: Haben Sie im Sinn in einer späteren Version mit Einzahlungsscheinen mit Referenzzeile zu arbeiten (ESR). Adress-Nr Die Adress-Nr ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein. dass die tatsächlich gesicherte Nummer nicht dem zuvor angezeigten Vorschlag entspricht. Die Anzeige ist nur eine Vorschau auf die nächste zu vergebende Adress-Nr zum Zeitpunkt des Befehls Neue Adresse. dann erzeugt das Programm beim Sichern automatisch einen Matchcode aus verschiedenen Feldern der Anschrift. Sie müssen jetzt manuell eine eindeutige Adress-Nr vergeben. Wenn ein anderer Benutzer jetzt eine neue Adresse sichert. Hinweis: Im Mehrbenutzerbetrieb kann es bei automatischer Vergabe einer Adress-Nr mit Zählerbestandteilen passieren. dann muss die Kundennummer zwingend einen numerische eindeutigen Teilbereich enthalten. Alle bereits eingegebenen Kategorien sind über den Eingabeassistenten abrufbar Die Definition ! Kapitel 11 Adressen . Matchcode Der Matchcode ist das zentrale Sortier. so wird er die bei Ihnen angezeigte AdressNr erhalten. damit die Adresse gesichert werden kann. die Nummernkreise lassen sich unter Verwalten/Nummernkreise bearbeiten. bevor Sie Ihre Eingaben bestätigen.

wenn die Option Lieferanschrift verwenden angehakt wurde. Ansprechpartner und Kommunikation. Rechnungsanschrift Die Seite Rechnungsanschrift beinhaltet die Angaben zu Anschrift. Ausserdem kann hier die StandardLieferart hinterlegt werden. Über das Menu Status können Sie den gewünschten Kundenstatus wählen. danach steht diese Kategorie in weiteren Adressen zur Verfügung. Diese wird im Lieferschein eingesetzt. ! Kapitel 11 Adressen . Kunde Faktura Diese Seiten beinhalten alle für die Buchhaltung relevanten Angaben eines Kunden.Kunden und Lieferanten! 100 . Lieferanschrift Hier kann eine separate Lieferanschrift hinterlegt werden. ausserdem ist diese Adresse in der Auftragsverwaltung oder bei der Eingabe von Offenen Posten nicht auswählbar.einer neuen Kategorie geschieht also einfach durch Eingabe in einer beliebigen Adresse. bei der Auswahl Kein Kunde sind alle weiteren Eingabefelder dieser Seiten deaktiviert.

anlegen und allen Kunden. Über das Popup-Menu vor dem Eingabefeld können Sie eins der folgenden Verfahren wählen: Neues Konto automatisch anlegen Das Eingabefeld ist deaktiviert. auf welches der Erlös einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll.Kunden und Lieferanten! 101 . Neues Konto manuell eingeben Vorhandenes Konto auswählen Sammelkonto Normalerweise ist ein Debitorenkonto exklusiv einer Adresse zugeordnet. So vermeiden Sie das Anlegen von hunderten oder gar tausenden Debitorenkonten. Dieses Konto wird nur bei der direkten Erfassung eines Offenen Postens verwendet. Beim Sichern der Adresse wird dieses Debitorenkonto automatisch angelegt. deren Name mit A beginnt. ! Kapitel 11 Adressen . Sie können jetzt eine noch nicht vergebene Kontonummer eintragen. welches dieser Adresse zugeordnet werden soll. Mit der Option Sammelkonto können Sie der aktuellen Adresse aber ein bereits einer anderen Adresse vergebenes Debitorenkonto zuweisen. wenn Sie sehr viele Kunden mit (im Einzelfall) wenigen Rechnungen haben. Debitorenkonten für die Kundenbereich A. das Debitorenkonto Diverse A zuweisen. Das Eingabefeld ist aktiviert. in der Auftragsverwaltung werden die Erlöskonten über die Artikelgruppen definiert. B. C usw. Debitorenkonto Hier wird das Debitorenkonto der Adresse angegeben. Das Eingabefeld ist aktiviert. Dies ist nützlich. Sie können jetzt z.B. Ertragskonto Hier tragen Sie das Konto ein. auf denen sich kaum Buchungen befinden. beim Sichern der Adresse wird automatisch ein neues Debitorenkonto angelegt und dieser Adresse zugewiesen. Sie können jetzt mit Hilfe des Eingabeassistenten ein bereits vorhandenes Debitorenkonto auswählen.

Dieser wird als Gesamtrabatt in einen neuen Auftrag übernommen (kann dort aber noch beliebig verändert werden). Ist die Schweizer Grenze dazwischen ist es eine Auslandlieferung. Bei einzelnen Kunden ohne Steuerpflicht sollte auch ein separates Erlöskonto ohne Mehrwertsteuerberechnung verwendet werden. dann sollte die entsprechende Angabe aber schon in den Firmeneinstellungen erfolgen und nicht bei jeder Adresse. wird bei Erlösbuchungen für diesen Kunden die Steuerberechnung unterdrückt. Finanzkonto Hier tragen Sie das Konto ein. Ist keine Preisliste angegeben. ebenso wird ein Lieferstopp bei der Auswahl dieser Adresse angezeigt. Somit kann ein und derselbe Artikel abhängig vom Leistungsort unterschiedlich besteuert werden. Lieferstopp Diese Angaben werden in der Auftragsverwaltung verwendet. Kreditrahmen. Bei Standard wird die globale Voreinstellung (aus den Fakturavorgaben) verwendet. Für diese Steuergebiete lassen sich in den Artikelgruppen jeweils eigene Erlöskonten und damit auch eigene Steuersätze definieren. EU-Ausland und Ausland. auf welche der Erlös einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll. Preisangabe Hiermit wird die Fakturierungsart (Brutto (Endkunden) oder Netto (Wiederverkauf mit Vorsteuerabzug)) für diesen Kunden voreingestellt. Nicht Mahnen Wenn diese Option gesetzt ist. Kostenstellen Hier tragen Sie die Kostenstellen ein. Wenn Ihr eigenes Unternehmen generell nicht steuerpflichtig ist. unter der Ihr eigenes Unternehmen bei diesem Kunden geführt wird. Zahlungsbedingungen Aus dem Popup-Menu können Sie eine der vordefinierten Zahlungsbedingungen auswählen. wird ein offener Posten zu diesem Kunden im automatischen Mahnwesen nicht berücksichtigt. dann wird die globale Standardpreisliste verwendet. wenn ich EU innergemeinschaftliche Lieferungen verrechne. ! Kapitel 11 Adressen .Kunden und Lieferanten! 102 . Preisliste Die hier hinterlegte Preisliste wird beim Erzeugen eines neuen Auftrags voreingestellt. Externe Nr Hier können Sie die Kunden-Nr angeben. auf welches im Normalfalle der Zahlungseingang einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll. Die Zahlungsbedingungen des Kunden werden bei neuen Aufträgen oder Offenen Posten entsprechend der Voreinstellung in Firmeneinstellungen (Bereich Faktura) übernommen. Das Überschreiten eines eingegebenen Kreditrahmens durch einen Auftrag oder eine Rechnung führt dann zu einer entsprechenden Warnung. Der Unterschied EU-Ausland und Ausland ist für Lieferungen aus der Schweiz nur relevant. Rabatt Hier legen Sie einen kundenspezifischen Auftragsrabatt fest. Steuergebiet Diese Angabe dient der Steuerung der Umsatzsteuerberechnung in Aufträgen. Die Zahlungsbedingungen lassen sich unter dem Menupunkt Verwalten/Zahlungsbedingungen anlegen und pflegen.oder Zahlungswährung bei Offenen Posten oder Aufträgen zu diesem Kunden verwendet. Es existieren drei Steuergebiete: Inland. Mehrwertsteuerpflicht Wenn diese Option nicht gesetzt ist. Das Mahnwesen ist in der aktuellen Version von ShakeHands Kontor noch nicht verfügbar. Währung Die hier angegebene Währung wird standardmässig als Rechnungs.

Diese Angabe ist für die Verwendung in späteren Programmversionen vorgesehen. Im Wesentlichen existieren hier die gleichen Eingabemöglichkeiten wie auf den entsprechenden Kundenseiten mit folgenden Unterschieden: Aufwandskonto An Stelle des Ertragskontos geben Sie das Aufwandskonto an. Kunde Bank Dies Angaben zur Bankverbindung und Kreditkarte werden zum Generieren der kundenspezifischen Zahlungsbedingungen benötigt und an die Stelle der entsprechenden Platzhalter eingefügt. Zahlungsbedingungen Sind reine Informationsfelder und werden in späteren Versionen umfassender verwendet. bei der Auswahl Kein Lieferant sind alle weiteren Eingabefelder dieser Seiten deaktiviert. Notizen Auf dieser Seite können Sie Notizen sowie eine individuelle Anrede und eine individuelle Grussformel für das Anschreiben (z. ausserdem ist diese Adresse in der Auftragsverwaltung oder bei der Eingabe von Offenen Posten nicht auswählbar. Über das Menu Status können Sie den gewünschten Lieferantenstatus wählen.Kunden und Lieferanten! 103 . Aufträge) hinterlegen. Lieferant Faktura Diese Seiten beinhalten alle für die Buchhaltung relevanten Angaben eines Lieferanten. Bleiben diese Felder frei. Lieferant Bank Bei einem Lieferenten existiert nur eine Bankverbindung (für Überweisungen). Rabatt. wird die Anrede bei Bedarf automatisch aus den vorhandenen Adressangaben gebildet. Externe Nr Hier können Sie die Kunden-Nr angeben. Mehrwertsteuerpflicht. Kreditrahmen. auf welches der Aufwand einer Eingangsrechnung von diesem Lieferanten gebucht werden soll.. unter der Ihr eigenes Unternehmen bei diesem Lieferanten geführt wird.B. ! Kapitel 11 Adressen .

Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Wichtig: Das Löschen einer Adresse ist nicht möglich. E-Mail versenden Um eine E-Mail an eine vorhandene Adresse zu senden. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Adressliste und wählen den Befehl Duplizieren. Dies gilt für alle Geschäftsjahre des Mandanten. wählen Sie den Befehl Drucken. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Adressliste und wählen den Befehl Mehrere Ändern.. Wenn Sie z. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. Adresse löschen Um Adressen zu löschen.. wenn zu dieser Adresse bereits Aufträge oder Offene Posten (Rechnungen oder Zahlungen) erfasst wurden.. ! Kapitel 11 Adressen . Um mehrere Adressen gleichzeitig zu bearbeiten... Sie können den Ausdruck über die Vorauswahl der Filtermenus sowie den Suchbegriff einschränken. Es werden die Adressen gedruckt.Kunden und Lieferanten! 104 . Mehrere Adressen ändern Beim Bearbeiten von Adressen kann es vorkommen. Sie klicken direkt auf den E-Mail-Button in der gewünschten Adresszeile. da die Adresse jahresübergreifend angelegt ist. Adresse bearbeiten Um eine vorhandene Adresse zu bearbeiten. im Aktionsmenu des Fensters bzw. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste oder die Returntaste. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Adressliste. das heisst. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeilen. im Kontextmenu der Zeile. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Adressliste und wählen den Befehl Löschen. dass man bestimmte Eigenschaften mehrerer Adressen gleichzeitig ändern möchte. welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden. Adressen drucken Um eine Adressliste oder Adressblätter (Übersicht zur Adresse) zu drucken. Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Adresse und kehren zur Listendarstellung zurück. Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Leertaste.. Adresse duplizieren Um eine vorhandene Adresse zu duplizieren. für alle aktiven Kunden die Lieferart ändern möchten. oder Sie drücken die Taste Backspace. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). dem Ändern der Lieferart und dem anschliessenden Sichern eine Weile zu tun. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Adressen gelöscht. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. dann hätten Sie mit dem aufeinander folgenden Öffnen einer jeden Kundenadresse..B.. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Adressliste und wählen den Befehl Bearbeiten. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Adressliste und wählen den Befehl E-Mail senden im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.. Eleganter und sehr viel schneller geht dies mit dem Befehl Mehrere Ändern.

Mit dem OK-Button können Sie die Änderung in die ausgewählten Adressen übertragen. Offene Posten oder OP-Zahlungen sein.Kunden und Lieferanten! 105 . müssen Sie diese Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. Vorgangs-Historie Der Bereich unter der Adressliste zeigt entweder Detailinformationen zur oben markierten Adresse oder aber die damit verknüpften Belege. führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig zu machen. Abhängig vom gewählten Bereich erscheinen eventuell noch weitere Optionen zum Filtern der angezeigten Ergebnisse. ! Kapitel 11 Adressen . dann setzen Sie die Checkbox vor der Bezeichnung Lieferart und tragen die neue Lieferart in das jetzt aktivierte Eingabefeld ein. Das Besondere sind die Checkboxen vor den eigentlichen Eingabefeldern: Da es möglich sein muss. Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage. damit würde sich beim Klick auf OK an den Adressen nichts ändern. nur bestimmte Felder der ausgewählten Adressen zu ändern. Dies können Aufträge. welche über Mehrere Ändern beeinflusst werden können. überprüfen Sie diese bitte genau! Das unbeabsichtigte Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld. Nach dem Öffnen des Fensters sind alle Felder deaktiviert. Es öffnet sich das Fenster Mehrere Adressen ändern: Im rechten Teil finden Sie alle Adress-Datenfelder. welche die zu ändernden Felder noch einmal anzeigt. Wenn Sie also wie im obigen Beispiel die Lieferart für die Adressen ändern möchten. welches gar nicht geändert werden soll. Die deaktivierten Felder der Adressen werden nicht geändert. Per Doppelklick auf einen Eintrag in der Vorgangs-Historie gelangen Sie direkt zum entsprechenden Beleg.

Kunden und Lieferanten! 106 . ! Kapitel 11 Adressen . Um die Daten konsistent zu halten. Es öffnet sich ein Dialog mit einer Listenansicht aller in der Gruppe MonKeyOffice gefundenen Adressen. Bei der Übernahme neuer Adressen sollte diesen im Anschluss ein Kunden. Bei einem erneuten Import werden die bereits vorhandenen Adressen mit dem Status Vorhanden gekennzeichnet und in diesem Fall nur die Daten abgeglichen. der umgekehrte Weg wird in einer späteren Version implementiert. Die Datenübernahme ist derzeit nur aus dem Adressbuch in die interne Adressverwaltung von ShakeHands Kontor möglich. dies kann komfortabel über den Befehl Mehrere Ändern (siehe vorheriger Abschnitt) erfolgen. Der Button Importieren startet die Datenübernahme. Jetzt öffnen Sie in ShakeHands Kontor die Adressverwaltung und wählen im Aktionsmenu den Befehl Aus Adressbuch übernehmen aus. Das nachträgliche Zuordnen vorhandener interner Adressen zu bereits im Adressbuch bestehenden ist nicht möglich.und/oder Lieferantenstatus zugeordnet werden. Das bedeutet. Die erste Spalte heisst Status und zeigt beim ersten Import für alle Adressen den Wert Neu. müssten diese also immer zuerst im Adressbuch geändert werden und anschliessend ein neuer Abgleich in ShakeHands Kontor erfolgen. alle Adressen werden in ShakeHands Kontor als neue Datensätze angelegt. Adressen aus dem Mac OS X-Adressbuch übernehmen Sie können Adressen aus dem Mac OS X-Adressbuch in die Adressverwaltung von ShakeHands Kontor übernehmen. Dazu muss im Adressbuch eine neue Gruppe MonKeyOffice angelegt werden und alle zum Abgleich vorgesehenen Adressen müssen dann dieser Gruppe hinzugefügt werden.

Auch wenn Sie ausserhalb der Auftragsverwaltung noch weitere Ausgangsrechnungen buchen möchten. Überlegungen vor dem Einsatz Da die Auftragsverwaltung in ShakeHands Kontor immer Offene Posten erzeugt. storniert werden. Konten.oder ausgängen und der dazugehörigen Zahlungen ausschliesslich über die OP-Verwaltung. dieser wiederum erzeugt automatisch die entsprechenden Buchungen. ob Sie die OP-Verwaltung nutzen möchten oder nicht. Die OPVerwaltung stellt dabei einen weitgehend eigenständigen Bereich dar (rot umrandet). ist das Verwenden der OP-Verwaltung im Debitorenbereich bereits vorgegeben. Aufträge (Rechnungen und Gutschriften) Adressen (Matchcode. Im Bereich der Kreditoren können Sie selbst entscheiden. Alle korrespondierenden Fibu-Buchungen werden dabei automatisch erzeugt. Direkte Buchungen auf Personenkonten werden ! Kapitel 12 Offene Posten! 107 . Rechnungsein. Diese Buchungen sind in den Buchungslisten und im Journal entsprechend gekennzeichnet und können nur über die OP-Verwaltung oder die Auftragsverwaltung geändert oder gelöscht bzw. Die folgende Grafik verdeutlicht den Zusammenhang zwischen den einzelnen Bereichen.und Ausgangsrechnungen und entsprechenden Zahlungsvorgänge. wobei die eigentlichen Journalbuchungen dabei automatisch im Hintergrund erzeugt werden. Die OP-Verwaltung unterstützt sowohl die Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich als auch per Einnahmen-Überschussrechnung.Kapitel 12 Offene Posten Der Bereich Offene Posten (OP) umfasst erweiterte und komfortable Möglichkeiten zum Erfassen von Ein. Auch das Anlegen einer Rechnung in der Auftragsverwaltung erzeugt einen Offenen Posten. Sie möchten die OP-Verwaltung nutzen Dann erfolgen alle Buchungen bzgl. Kostenstellen.und Ausgangsrechnungen sowie Zahlungen. sollte dies immer über die OP-Verwaltung erfolgen. Zahlungsbedingungen) Offene Posten Debitoren OP-Zahlungen Debitoren Offene Posten Kreditoren OP-Zahlungen Kreditoren OP-Liste (Debitoren) OP-Liste (Kreditoren) Buchungen Auf Grund dieser Konzeption als eigenständigen Bereich ergibt sich eine Besonderheit gegenüber vielen anderen Buchführungsprogrammen: Während dort ein Offener Posten zumeist durch das einfache Bebuchen eines Personenkontos angelegt wird. verhalten sich ansonsten aber wie manuell angelegte Buchungen. gibt es in ShakeHands Kontor eigene Verwaltungen (Listen und Eingabedialoge) für Ein.

Informationen zum Erstellen von Kundenrechnungen finden Sie im Kapitel Die Auftragsverwaltung (ShakeHands Kontor und ShakeHands Faktura). Aktionsmenu Neue Rechnung Rechnung Liste duplizieren aktualisieren Filtereinstellungen Hinweis: Die Verwaltung für Debitoren-Rechnungen dient nicht dem Anlegen von Kundenrechnungen wie bei einer Faktura bzw. bisher) über die normalen Buchungsdialoge durch direktes Bebuchen der Personenkonten. Die Struktur ähnelt einer Kundenrechnung allerdings stark. Sie möchten die OP-Verwaltung nicht nutzen In diesem Fall erfassen Sie alle Geschäftsfälle (wie evtl. Auftragsverwaltung. dass die Personenkonten nur über die OP-Verwaltung gebucht werden kann. Für alle Kunden und Lieferanten müssen Adressen angelegt werden. damit stellen Sie sicher. Tipp: In den Einstellungen. Die erweiterten Auswertungen für offene Posten sowie das Mahnwesen sind dann nicht nutzbar. muss zur Sicherheit die Option 'Das direkte Buchen auf Sammelkonten verbuchen' aktiv sein. Sie können die Debitoren-Rechnungen über den Menubefehl Erfassen/Debitoren-Rechnungen (OP) aufrufen. bereits verwendete Personenkonten können den entsprechenden Adressen auch nachträglich zugeordnet werden. Löschen und Anzeigen von Ausgangsrechnungen und Ausgangsgutschriften. Die Liste zeigt Ihnen alle wichtigen Daten. das Anlegen von Personenkonten erfolgt immer über die Adressverwaltung. ! Kapitel 12 Offene Posten! 108 . die Buchhaltung einer Firma durch einen Buchungsexport und -Import vollständig auf eine andere Datenbank zu übertragen. Alle Informationen über die Zuordnung von Buchungen zu offenen Posten sowie zur IstVersteuerung werden in diesem Fall nicht mit übertragen. mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie (wie in den meisten anderen Listen auch) die standardmässig ausgeblendeten Spalten anzeigen lassen. mehrere Positionen in einer Rechnung zu erfassen. Rechnungen mit mehreren Steuersätzen oder mit mehreren Erlöskonten oder mit wechselnden Kostenstellen zu erfassen. sondern dem Anlegen eines offenen Postens in der Buchhaltung. zumal es möglich ist. Hinweis: Bei Nutzung der OP-Verwaltung ist es nicht mehr möglich. Diese Möglichkeit wird aber insbesondere dazu benötigt. Bereich Buchungseingabe. Offene Posten Debitoren Die Verwaltung für Debitoren-Rechnungen dient dem Erfassen.jetzt zu Unstimmigkeiten zwischen den entsprechenden Kontensalden der Fibu und den Salden der OP-Verwaltung führen. Ändern. Über den Filter können Sie die Auswahl nach Bedarf einschränken. Offene Posten mit einem negativen Betrag werden in der Spalt Art als Gutschrift (GS) markiert und rot hervorgehoben.

Alle nicht oder selten benutzten Felder können deaktiviert werden. Somit kann eine komplette Rechnung ohne buchhalterische Kenntnisse mit nur vier Eingaben erfasst und gebucht werden.. Voraussetzung dafür ist natürlich. Mit der <Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. das Erlöskonto mit Steuersatz sowie die Kostenstellen werden sofort aus den hinterlegten Werten der Adresse übernommen. Im Normalfall bleibt nur noch die Eingabe des Rechnungsdatums. Debitor Hier wählen Sie den Rechnungsempfänger über den Matchcode der Adresse aus. die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen.. Das Debitoren-Konto. hier können Sie nahtlos weiter eingeben.Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Rechnungen zu ermitteln. Neuer Offener Posten erfassen Wenn Sie einen neuen Debitoren-OP erfassen möchten. die Zahlungsbedingungen. der Rechnungsnummer sowie des Gesamtbetrages und die Bestätigung mit OK oder OK & Weiter. somit ist eine schnelle Erfassung der Rechnungen gewährleistet (in der Regel schneller als im Buchungsdialog). dass die entsprechenden Informationen in der Adressverwaltung hinterlegt sind. dann klicken Sie auf den Button Neuen Offenen Posten anlegen (+). um die Trefferliste zu reduzieren. ! Kapitel 12 Offene Posten! 109 . Die Dialoge der OP-Verwaltung sind ähnlich konfigurierbar wie die Buchungsdialoge. Nach dem Eingeben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Adressauswahl. im OP-Menu eines Buchungsdialogs. die Währung. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Deb-Konto Das Debitoren-Konto wird nach der Auswahl eines Debitors zur Kontrolle angezeigt. Tippen Sie die Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl. ist aber nicht änderbar. Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Rechnungsliste verwenden oder Sie wählen den Befehl Neuer Offener Posten. Details zur effizienten Arbeit mit den Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick.

Erlöskonto Das Erlöskonto wird aus der Adresse übernommen.oder Leistungsdatum (Pflichtbestandteil einer korrekten Rechnung). Normalerweise das Liefer. je nach Einstellung (s. Referenz Die Referenz ist standardmässig deaktiviert. Mit dem Sichern der Rechnung wird diese automatisch im Journal gebucht. Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung negativ ist. ReNr Die Rechnungsnummer wird in der Buchung zur Belegnummer und sollte in jedem Fall eingegeben werden. wenn Sie die Übersichtspalette geöffnet haben. dann wird die Buchung dort entsprechend angezeigt: ShakeHands Balance ! Kapitel 12 Offene Posten! 110 . Buchungstext Der Buchungstext ist standardmässig deaktiviert und wird automatisch eingesetzt (Rechnungsart.o. Währung und Kurs Die Währung wird aus der Adresse übernommen und ist standardmässig deaktiviert. Die folgenden Felder beziehen sich auf die Rechnungspositionen. Zahlungsbedingungen Die Zahlungsbedingungen werden aus der Adresse übernommen und sind standardmässig deaktiviert. dann wird diese Rechnung als Gutschrift behandelt.oder Belegkurs überschreiben. Betrag Der Betrag der Position. Datum Hier ist das für die Buchung massgebliche Datum einzugeben. Debitor). Im Normalfall hat eine Rechnung als offener Posten genau eine Position.oder Nettobetrag. auf mehrere Erlöskonten aufgeteilt werden soll oder unterschiedliche Kostenstellen beinhaltet. Kostenstellen Die Kostenstellen werden aus der Adresse übernommen und sind standardmässig deaktiviert. Rechnungs-Nr. Steuer Das Steuerfeld ist standardmässig deaktiviert. wenn eine Rechnung mehrere Steuersätze beinhaltet. der Steuersatz wird aus dem Erlöskonto ermittelt und automatisch eingesetzt. Eingabeart Wie im Buchungsdialog kann über diesen Button zwischen der Betragsangabe Brutto oder Netto gewechselt werden. diesen können Sie aber bei jeder Rechnung mit einem aktuellen Tages. Die Vorbelegung ist der in der Währungsverwaltung eingetragene Kurs. Eingaben in diesem Feld werden unverändert an das Referenzfeld der Buchung weitergegeben. Diese Positionen in der OP-Verwaltung sind nicht identisch mit den Einzelpositionen (Artikeln oder Leistungen) einer Rechnung. Mehrere Positionen werden hier nur benötigt. so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. nämlich den Gesamtbetrag der Positionen.) als Brutto. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Firmen-Standardwährung) auswählen. Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Rechnung und kehren zur Listendarstellung zurück. Die Vorgaben können aber individuell für jede Rechnung überschrieben werden.

Sie können die Debitoren-Zahlungen über den Menubefehl Erfassen/OP-Zahlungen Debitoren aufrufen.. Löschen und Anzeigen von Zahlungseingängen. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Rechnungen gelöscht. OP-Zahlungen Debitoren Die Verwaltung für Debitoren-Zahlungen dient dem Erfassen. Wichtig: Das Bearbeiten oder Löschen eines offenen Postens ist nicht möglich. Minderungen (z.. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Rechnungsliste und wählen den Befehl Bearbeiten. Offenen Posten löschen Um einen offenen Posten zu löschen. Sie können den Ausdruck über die Filtereinstellungen nach Bedarf einschränken. ! Kapitel 12 Offene Posten! 111 . wenn zu diesem bereits Zahlungen erfasst wurden. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie (wie in den meisten anderen Listen auch) die standardmässig ausgeblendeten Spalten anzeigen lassen. Über den Filter können Sie die Auswahl der angezeigten Zahlungen nach Bedarf einschränken. Es werden die Posten gedruckt. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Rechnungsliste und wählen den Befehl Duplizieren. Rechnungsausgangsbuch drucken Um ein Rechnungsausgangsbuch zu drucken.. Skonti oder Verluste). Dies gilt für alle Geschäftsjahre des Mandanten. Aktionsmenu Neue Zahlung Liste Filtereinstellungen aktualisieren Die Zahlungsliste zeigt Ihnen alle Einzahlungen mit Betrag und evtl. da die offene Posten jahresübergreifend gültig sind.. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu. Offenen Posten bearbeiten Um einen vorhandenen Posten zu bearbeiten.. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. wählen Sie den Befehl Drucken.. Offenen Posten duplizieren Um einen vorhandenen posten zu duplizieren.. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). das heisst.B. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Rechnungsliste und wählen den Befehl Löschen. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. im Aktionsmenu des Fensters bzw. welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden. im Kontextmenu der Zeile.. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. oder Sie drücken die Taste Backspace.

Es wird automatisch die Rechnungsnummer der unten ausgewählten Rechnung eingesetzt. ! Kapitel 12 Offene Posten! 112 . Das Verfahren Zahlungen als ESR-Zahlungen einzulesen ist in einer späteren ShakeHands Kontor Version geplant.. Debitor Hier wählen Sie den Debitor über den Matchcode der Adresse aus. Nach dem Eingeben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Adressauswahl.. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Details zur effizienten Arbeit mit den Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick. hier können Sie nahtlos weiter eingeben. die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Zahlungsliste verwenden oder Sie wählen den Befehl Neue OP-Zahlung. somit ist eine schnelle Erfassung der Zahlungen gewährleistet (in der Regel schneller als im Buchungsdialog). dann klicken Sie auf den Button Neue OPZahlung (+). ReNr Die Rechnungsnummer ist standardmässig deaktiviert und wird in der Buchung zur Belegnummer. im OP-Menu eines Buchungsdialogs. Mit der <Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. ist aber nicht änderbar. Alle nicht oder selten benutzten Felder können deaktiviert werden. Deb-Konto Das Debitoren-Konto wird nach der Auswahl eines Debitors zur Kontrolle angezeigt. um die Trefferliste zu reduzieren. Neue OP-Zahlung Wenn Sie eine neue OP-Zahlung anlegen möchten. Die Dialoge der OP-Verwaltung sind ähnlich konfigurierbar wie die Buchungsdialoge.Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Zahlungen zu ermitteln. Tippen Sie die Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl.

Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung) auswählen. Wenn das Feld leer bleibt. Eingaben in diesem Feld werden unverändert an das Referenzfeld der Buchung weitergegeben. in diesem Fall gehen Sie bei der Erfassung folgendermassen vor: 1 Im Dialog Neue Debitoren-Zahlung geben Sie den Teilzahlungsbetrag manuell in das Betragsfeld ein und wählen danach die Posten (auch mehrere möglich) aus. ! Kapitel 12 Offene Posten! 113 . Zahlungsart Die Zahlungsart wird aus der Adresse übernommen und bei Auswahl einer Rechnung mit der dort angegebenen Zahlungsart überschrieben. Die Vorbelegung ist der in der Währungsverwaltung eingetragene Kurs. der OK-Button ändert seine Beschriftung in Weiter. Mit dem Sichern der Zahlung wird diese automatisch im Journal gebucht. dann wird der Betrag der unten ausgewählten Rechnung eingesetzt. Finanzkonto Das Finanzkonto wird aus der Adresse übernommen. Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Zahlung und kehren zur Listendarstellung zurück. Betrag Dies ist der tatsächliche Zahlungsbetrag. dann wird die Buchung dort entsprechend angezeigt: Teilzahlungen erfassen In der Praxis werden Rechnungen mitunter in mehreren Teilen bezahlt. so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. Die Gesamtsumme der ausgewählten Posten wird im Feld Betrag aktualisiert (nur solange dort keine manuelle Eingabe erfolgt ist). Nach der Auswahl eines Debitors werden in der Liste alle offenen Posten zu diesem Debitor angezeigt. wenn Sie die Übersichtspalette geöffnet haben. Währung und Kurs Die Währung wird aus der Adresse übernommen und ist standardmässig deaktiviert. diesen können Sie aber bei jeder Rechnung mit einem aktuellen Tages.oder Belegkurs überschreiben. Datum Hier ist das für die Buchung massgebliche Datum einzugeben. welche mit dieser Zahlung ausgeglichen werden sollen. ShakeHands Balance Referenz Die Referenz ist standardmässig deaktiviert. Manuelle Änderungen sind aber ebenso möglich. auf welche die Teilzahlung angerechnet werden soll. Unterhalb der OP-Liste wird jetzt die noch ausstehende Summe als Differenz angezeigt. Geben Sie das Zahlungsdatum ein und wählen Sie danach eine oder mehrere Rechnungen aus.

10 Skonto.manuell in das Betragsfeld ein und wählen danach die Posten (auch mehrere möglich) aus. Sie gelangen jetzt in den folgenden Dialog: 3 Wählen Sie hier die Option Weiterführen der Differenz als offenen Posten und bestätigen Sie mit OK. Zahlungsbetrag also 511. der OK-Button ändert seine Beschriftung in Weiter. 510.10 CHF): 1 Im Dialog Neue Debitoren-Zahlung geben Sie den tatsächlichen Zahlungsbetrag Fr. In diesem Fall gehen Sie bei der Erfassung folgendermassen vor (Beispiel wie vorher mit Fr. Zahlung mit Minderungen erfassen Ein weiterer häufiger Grund für von der Rechnungssumme abweichende Zahlungsbeträge sind Minderungen wie Skonti oder Nachlässe auf Grund von Mängeln in der Lieferung oder der Leistung. Unterhalb der OP-Liste wird jetzt die noch ausstehende Summe als Differenz angezeigt. 0. auf welche die Minderung angerechnet werden soll. ! Kapitel 12 Offene Posten! 114 . 2 Klicken Sie auf den Button Weiter..

4090 ein. Kto. ! Kapitel 12 Offene Posten! 115 . jedem Erlöskonto kann ein eigenes Minderungskonto zugewiesen werden. klicken Sie danach auf Weiter. Sie gelangen in den folgenden Dialog: Hier werden in der Liste alle Positionen der vorher ausgewählten Posten mit den dazugehörigen Erlöskonten angezeigt. 2 Klicken Sie auf den Button Weiter und wählen Sie im folgenden Dialog die Option Ausbuchen der Differenz als Minderung.4%. Jeder Position bzw. 3 Klicken Sie jetzt die erste Zeile an und geben Sie im Feld Mind-Konto das Konto für Gewährte Skonti U2. ebenso kann die Betragsaufteilung individuell angepasst werden.

. im Aktionsmenu des Fensters bzw. im Kontextmenu der Zeile. Zahlung bearbeiten Das nachträgliche Bearbeiten von Zahlungen ist nicht möglich. Die von den betroffenen Zahlungen ausgeglichenen offenen Posten sind danach wieder vorhanden. Das Programm merkt sich die gewählten Minderungskonten (basierend auf der Minderungsart und dem Steuersatz) und setzt diese beim nächsten Ausbuchen dieser Minderungsart automatisch ein. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Zahlungsliste und wählen den Befehl Löschen.. Diese Eingabe ist nur beim ersten Ausbuchen einer bestimmten Minderungsart notwendig. Es werden die Zahlungen gedruckt.. welche aktuell in ! Kapitel 12 Offene Posten! 116 . Wenn Änderungen notwendig sind.. dann muss die Zahlung gelöscht und neu angelegt werden. oder Sie drücken die Taste Backspace. Zahlungsliste drucken Um eine Zahlungsliste zu drucken. wählen Sie den Befehl Drucken. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Zahlungen gelöscht. da ja die von der Zahlung bereits ausgeglichenen Offenen Posten nicht mehr vorhanden sind. Zahlung löschen Um Zahlungen zu löschen. Die Minderung wird in der Zahlungsliste ausgewiesen und erscheint auch als entsprechende Buchung im Journal. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Zahlungsliste. 4 Bestätigen Sie mit OK.

Je nach verwendeter Gewinnermittlungsart unterscheiden sich die erzeugten Buchungen aber. Die Umsatzsteuer wird dabei automatisch entsprechend den Firmenvorgaben und Kontoeinstellungen gebucht. wie nachfolgend dargestellt. Die Buchungen der OP-Verwaltung Die eigentlichen Fibu-Buchungen der Offenen Posten werden beim Anlegen oder Ändern von Offenen Posten und der dazugehörigen Zahlungen automatisch erzeugt. OP-Zahlungen Kreditoren Die Arbeit mit OP-Zahlungen für Kreditoren entspricht dem Arbeiten im Bereich OP-Zahlungen für Debitoren und kann dort entsprechend nachgelesen werden.der Bildschirmliste angezeigt werden. Sie können den Ausdruck über die Filtereinstellungen nach Bedarf einschränken. Offene Posten Kreditoren Die Arbeit mit Kreditoren-OPs entspricht dem Arbeiten im Bereich Debitoren-OPs und kann dort entsprechend nachgelesen werden. ! Kapitel 12 Offene Posten! 117 . das heisst.

Erfolgsrechnung (Soll-Versteuerung) Buchung beim Rechnungsausgang (OP-Debitoren): Debitor an Erlös Buchung beim Zahlungseingang (Debitoren-Zahlung): Finanzkonto an Debitor Buchung beim Zahlungseingang mit Minderung (z. Skonto): Finanzkonto + Skontoaufwand an Debitor Buchung beim Rechnungseingang (OP-Kreditoren): Aufwand an Kreditor Buchung beim Zahlungsausgang (Kreditoren-Zahlung): Kreditor an Finanzkonto Buchung beim Zahlungsausgang mit Minderung (z. Erfolgsrechnung (Ist-Versteuerung) Buchung beim Rechnungsausgang (OP-Debitoren): Debitor an Erlös + Umsatzsteuer nicht fällig Buchung beim Zahlungseingang (Debitoren-Zahlung): Finanzkonto an Debitor Umsatzsteuer nicht fällig ! Kapitel 12 Offene Posten! 118 .B. Gewinnermittlung BE mit Bilanz u. Skonto): Kreditor an Finanzkonto + Skontoertrag Gewinnermittlung BE mit Bilanz u.B.

Skonto): Finanzkonto + Skontoaufwand an Erlös Buchung beim Rechnungseingang (Kreditoren-OP): Es erfolgt keine Buchung. Buchung beim Zahlungsausgang (Kreditoren-Zahlung): Aufwand an Finanzkonto Buchung beim Zahlungsausgang mit Minderung (z.B. Buchung beim Zahlungseingang (Debitoren-Zahlung): Finanzkonto an Erlös Buchung beim Zahlungseingang mit Minderung (z. an Umsatzsteuer Buchung beim Zahlungseingang mit Minderung (z. Skonto): Aufwand an Finanzkonto + Skontoertrag ! Kapitel 12 Offene Posten! 119 .B. Gewinnermittlung Einnahmen-Überschussrechnung Buchung beim Rechnungsausgang (Debitoren-OP): Es erfolgt keine Buchung. da der Rechnungseingang steuerlich nicht relevant ist. Skonto): Finanzkonto + Skontoaufwand an Debitor Umsatzsteuer nicht fällig an Umsatzsteuer Die Buchungen bei Kreditoren-OPs und -Zahlungen sind identisch mit den entsprechenden Buchungen bei Sollversteuerung. da der Rechnungsausgang steuerlich nicht relevant ist.B.

Durch das Markieren einer oder mehrerer Artikelgruppen wird die Artikelliste auf die Artikel und Leistungen eingeschränkt. den Zugriff auf vordefinierte Stammartikel oder -leistungen. welche zu den gewählten Gruppen gehören. Ausserdem existiert noch eine optionale Detailansicht für den gerade ausgewählten Artikel. Innerhalb dieser Vorauswahl lässt sich die Artikelliste noch weiter über die Eingabe eines Suchbegriffs einschränken.oder Leistungsgruppen gegliedert. darüber das Aktionsmenu zum Bearbeiten dieser Gruppen. Rechts wird die Artikelliste dargestellt.a. Sie erreichen die Artikelverwaltung unter dem Menubefehl Verwalten/Artikel und Leistungen: Aktionsmenu für Gruppen Aktionsmenu für Artikel Neuer Artikel Artikel Liste aktu- Direkt Suchfeld duplizieren alisieren Liste der Liste der Artikel Übersicht für den ausgewählten Artikel Artikelgruppen Im linken Bereich des Fensters befinden sich die hierarchisch gegliederten Artikelgruppen. Diese werden in der Artikelverwaltung erfasst und organisiert. Artikelgruppen Alle Artikel und Leistungen sind in hierarchische Artikel. Die Artikelgruppen erfüllen jedoch eine weitaus wichtigere Funktion: Sie stellen die Verbin- ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 120 . darüber das Aktionsmenu zum Bearbeiten der Artikel sowie weitere Buttons und das Feld für die Direktsuche in der Artikelliste.Kapitel 13 Artikel und Leistungen Die Artikelverwaltung Der Bereich Auftragsverwaltung in ShakeHands Faktura erlaubt beim Anlegen von Angeboten oder Rechnungen u. Dies dient auf den ersten Blick natürlich der besseren Organisation und Suche nach bestimmten Artikeln.

und damit auch die korrekte Umsatzbesteuerung der Verkäufe. Beide Arten werden in Listen mit eigenen Symbolen gekennzeichnet. eine Artikelgruppe (Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen können nicht der gleichen Gruppe zugeordnet werden). Kurzbezeichnung Die Kurzbezeichnung muss die Gruppe ebenfalls eindeutig kennzeichnen. Neue Artikelgruppe anlegen Um eine neue Artikel. programmseitig gibt es keine Unterschiede bei der weiteren Verwendung.dung der in Rechnungen fakturierten Artikel oder Leistungen zur Buchhaltung her. Bezeichnung Die Bezeichnung muss die Gruppe eindeutig kennzeichnen. dass in Aufträgen die richtige Umsatzsteuer berechnet wird und beim Speichern einer Rechnung der Umsatz korrekt verbucht wird. Das in der Gruppe hinterlegte Erlöskonto sorgt dafür. Wichtig: Da die Buchhaltung innerhalb von ShakeHands Faktura automatisch mit der Auftragsbearbeitung synchronisiert wird. brauchen Sie mindestens für jeden Steuersatz. welcher bei Ihren Verkaufsartikeln in Rechnung gestellt werden muss. Selbst wenn Sie keine weitergehende hierarchische Organisation Ihrer Artikelgruppen benötigen. ist ein Arbeiten ohne sinnvoll angelegte Artikelgruppen nicht möglich. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 121 . Über die Informationen in den Artikelgruppen (und nur darüber) wird die Zuordnung der Artikel zu den Erlöskonten der Buchhaltung festgelegt. wählen Sie in der Artikelverwaltung den Befehl Neue Gruppe im Aktionsmenu über der Gruppenliste oder im Kontextmenu. Art Hier wählen Sie zwischen Artikelgruppe und Leistungsgruppe. Die Unterscheidung dieser beiden Gruppenarten dient derzeit ausschliesslich der Organisation. Jeder Artikel muss einer Artikelgruppe zugeordnet werden.oder Leistungsgruppe anzulegen. ist allerdings erst für die Verwendung in späteren Versionen vorgesehen.

gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Gruppenliste und wählen den Befehl Gruppe löschen. Artikelgruppe duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe einer Artikelgruppe ersparen. in diesem Fall werden die benötigten Konten in den Fakturavorgaben gesucht und verwendet.. das Sie die Konten in der Artikelgruppe auch leer lassen können. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. sondern eine ähnliche und bereits bestehende Gruppe duplizieren. Wenn Sie also mit den dort definierten Standardkonten auskommen. Obergruppe Dieses Feld ist nicht erfassbar.. Neu ab der 2010er Version ist. Erlöskonto EU-Ausland Hier wird das Erlöskonto für Verkäufe im innergemeinschaftlichen Gebiet (EU) hinterlegt. Beschreibung Diese Angabe ist optional und dient der Aufnahme weiterer interner Informationen zu dieser Gruppe. Erlöskonten Beim Anlegen einer neuen Gruppe werden hier die Konten aus den Fakturavorgaben übernommen. oder Sie drücken die Taste Backspace... im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Zeile. die Konten in jeder Artikelgruppe einzeln zu pflegen. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Gruppenliste und wählen den Befehl Gruppe bearbeiten. im Aktionsmenu bzw. Innerhalb einer Gruppe werden die Positionen der Untergruppen über ihre alphabetische Sortierung festgelegt. sondern zeigt bei Zugehörigkeit zu einer übergeordneten Gruppe deren Bezeichnung an. im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Zeile. Die hierarchische Organisation der Artikelgruppen erfolgt direkt in der Gruppenliste per Drag & Drop mit der Maus. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 122 . Nach einer Sicherheitsabfrage wird die gewählte Gruppe gelöscht. Erlöskonto Ausland Hier wird das Erlöskonto für Verkäufe ins sonstige Ausland hinterlegt. Ist für Unternehmen mit Sitz nur in der Schweiz unerheblich. Um eine vorhandene Gruppe zu duplizieren. diese Position lässt sich per Drag & Drop nicht verändern. Erlöskonto Inland Hier wird das Erlöskonto für Verkäufe im Inland hinterlegt.. Klicken Sie dazu die gewünschte Gruppe an und verschieben Sie diese mit gedrückter Maustaste in eine andere Gruppe. Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Gruppe und kehren zur Listendarstellung zurück. ist es nicht notwendig. Mit dem entsprechenden Button können Sie diese Übernahme jederzeit aktualisieren.. Die Gruppenhierarchie bearbeiten Die hierarchische Organisation der Artikelgruppen erfolgt direkt in der Gruppenliste per Drag & Drop mit der Maus. Beim Verwenden von Artikeln dieser Gruppe in der Auftragsverwaltung werden die zum Buchen benötigten Konten aus der Liste Erlöskonten übernommen. Artikelgruppe bearbeiten Um eine vorhandene Artikelgruppe zu bearbeiten. Artikelgruppe löschen Um eine Artikelgruppe zu löschen. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. im Kontextmenu der Zeile. wenn Sie diese nicht komplett neu anlegen. Bei geöffneter Infopalette ist das Suchen und Auswählen des Konto direkt im Kontenplan möglich. markieren die gewünschte Zeile in der Gruppenliste und wählen den Befehl Gruppe duplizieren.

wenn ihr Artikel oder Leistungen zugeordnet sind oder wenn bereits Auftragspositionen zu dieser Gruppe existieren.Wichtig: Das Löschen einer Artikelgruppe ist nicht möglich. EAN-Code oder Gewicht). ob der Artikel beim Ausdrucken von Preislisten berücksichtigt wird oder nicht. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 123 . Artikel und Leistungen Die Artikelverwaltung in ShakeHands Faktura unterscheidet zwischen Artikeln und Leistungen. Bei Leistungen sind bestimmte Felder in der Artikelbearbeitung gesperrt (z. Es öffnet sich der Assistent zur Artikelbearbeitung: Bereich „Kennzeichen“ Art Hier wählen Sie zwischen Artikel und Leistung aus. jetzt bei der Artikelauswahl in einer neuen Rechnung aufgelistet. Neuen Artikel anlegen Wenn Sie einen neuen Artikel anlegen möchten. Details dazu finden Sie im vorherigen Abschnitt. Verkauf/Einkauf Diese Statusfelder dienen dem Zuordnen des Artikels zu den Bereichen Verkauf und/oder Einkauf und werden auch in den Artikellisten angezeigt. Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Artikelliste verwenden. Voraussetzung für das Erfassen von Artikeln ist das Anlegen der benötigten Artikelgruppen.B.B. In Preisliste aufnehmen Mit dieser Option steuern Sie. die Auswahllisten werden also übersichtlicher. wenn sie weitere Untergruppen enthält. dann klicken Sie in der Artikelverwaltung auf den Button Neuer Artikel (+). Der Einfachheit halber wird nachfolgend zumeist nur noch von Artikeln gesprochen. Nur Artikel mit dem Status Verkauf werden z. Bestehende Artikel erhalten bei der Datenkonvertierung von einer älteren Version automatisch beide Status.

auf welche die Buchung der entsprechenden Artikelumsätze erfolgt. Packung. Matchcode Der Matchcode ist das zentrale Sortier. um in Lieferscheinen unter Berücksichtigung der Liefermengen das Gesamtgewicht zu berechnen und anzuzeigen. Der Eingabeassistent listet als Hilfe alle bisher verwendeten Hersteller auf und ermöglicht eine schnelle Auswahl.B. Die nachfolgende Option Gewicht entspricht ist standardmässig auf 1 Mengeneinheit eingestellt. kann mehrfach verwendet werden.B. Artikelnummer Die Artikelnummer muss eindeutig sein und kann vom Programm automatisch vergeben werden. basierend auf dem jeweiligen Nummernkreis.250 kg eingegeben wurde. daraufhin wird das Feld Artikelnummer erfassbar. Die Artikelgruppen legen die Art der Umsatzbesteuerung und das Erlöskonto für diesen Artikel fest (siehe vorherigen Abschnitt). kg. in Aufträgen das korrekte Gewicht beim Verkauf identischer Artikel in unterschiedlichen Mengeneinheiten zu ermitteln.). Grösse /Verpackung Die Grösse wird optional auch in Auswahllisten dargestellt. Er ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein. Eine eindeutige Unterscheidung ist über den Matchcode gegeben. Kauft ein Kunde jetzt die Großpackung mit 1000 Blatt.und Auswahlkriterium für einen Artikel. die Einheit Stück ist und bei Gewicht 0. Der Eingabeassistent listet als Hilfe alle bisher verwendeten Einheiten auf und ermöglicht eine schnelle Auswahl. so deaktivieren Sie diese Option. in welcher der Artikel geliefert wird (z. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 124 . Beim Gewicht geben Sie 2. Beispiel: Sie verkaufen Kopierpapier. bei Gewicht entspricht die Standardpackungsgrösse von 500 (Blatt). wenn keine vorhanden ist. wird in Aufträgen die Bezeichnung an deren Stelle verwendet. Artikelgruppe Hiermit ordnen Sie den Artikel einer zuvor angelegten Artikelgruppe zu. vom Programm vergeben. Beschreibung Eine Artikelbeschreibung ist optional. wiegt ein Stück 250 g. Wenn Sie die Artikelnummer individuell vergeben möchten. dann erzeugt das Programm beim Sichern automatisch einen Matchcode aus verschiedenen Feldern des Artikels. Gewicht in kg Diese Angabe wird verwendet. dann wird die Artikelnummer. Wenn also z. Bezeichnung Die normale Bezeichnung des Artikels. errechnet das Programm trotzdem das korrekte Gesamtgewicht: Menge (1000) / Gewicht pro Mengeneinheit (500) * Gewicht (2. Wenn hier bei einem neuen Artikel nichts eingetragen wird. Liter. Es existieren separate Nummernkreise für Artikel und Leistungen. Wenn die Checkbox Automatisch neu erzeugen aktiviert ist. Voraussetzung dafür ist die entsprechende Einstellung der gewünschten Nummernkreise unter Verwalten/Nummernkreise.5 kg ein. Kostenstelle Hier ist die optionale Angabe einer Kostenstelle möglich. Stück. Hiermit haben Sie die Möglichkeit.5) = 5 kg Hersteller Optionale Angabe eines Herstellers für diesen Artikel. Stunden usw. Einheit Optionale Angabe der Einheit.

direkt auf die entsprechenden Produktinfos des Herstellers verlinken. alle anderen sind dann kalkulatorische berechnete Felder. wie die Anzahl Unternehmen die Preise kalkulieren. welcher vom Lieferanten berechnet wird. Optional lassen sich dann im Bereich VK-Preise beliebig viele weitere Verkaufspreise anlegen (Staffelpreise und Kundenpreise). d. Artikel ist gesperrt Gesperrte Artikel erscheinen nicht im Assistenten zur Artikelauswahl und lassen sich daher nicht in neue Aufträge übernehmen. die URL kann z. Hier bilden wir eine verständliche Version ab die mit festen Preisen oder %-Ansätzen vom Einkaufspreis bis zum Verkaufspreis eine durchgehende Kalkulation bilden. damit schalten Sie die Felder frei. Optional kann der Sperrgrund vermerkt werden. diese lassen sich unabhängig voneinander auf Netto. dass die Kalkulationsbasis heute von der Artikelwährung und der Mengeneinheit ausgeht.B. Steuersatz Dieses Feld ist nicht erfassbar. die Umsatzsteuer wird über die Angabe der Artikelgruppe des Artikels gesteuert. Die Preiskalkulation ist fast so vielfältig.oder Bruttobasis kalkulieren. die zur Erfassung möglich sind. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 125 . Die Angabe ist optional. Hersteller-Nr/Hersteller-URL Diese Angaben ermöglichen eine bessere Hersteller-Zuordnung. Preis EK Dies ist der direkte Einkaufspreis.h. Auf der zweiten Seite des Artikeldialogs erfassen Sie alle preisrelevanten Angaben: Bereich „Kalkulation“ Hier kalkulieren Sie die nominalen Einkaufs. EAN-Code EAN steht für International Article Number (früher European Article Number) und ist eine eindeutige Produktkennzeichnung für Handelsartikel. Wählen Sie die für Sie gültige kalkulatorische Stufe pro Artikel über die Radiobuttons links an der jeweiligen Zeile.und Verkaufspreise (EK und VK). In einer späteren Ausbaustufe werden wir die Masseinheiten und Währungen in der Kalkulation mitberücksichtigen.

welche sich über die Mengenangabe unterscheiden. Preislisten Das Anlegen von Preislisten (unter dem Menubefehl Verwalten/Preislisten) ist Voraussetzung für die Arbeit im Bereich VK-Preise. kann der Wert der Preisliste zudem vorgegeben werden. Beispiel VK: Sie verkaufen Kopierpapier. In einer weiteren Ausbaustufe werden Sie Preise Kundengruppen zuordnen können. Preise mit zugeordnetem Kunden werden nur bei diesem Kunden verwendet und bleiben ansonsten unberücksichtigt. errechnet das Programm den korrekten Gesamtpreis: Menge (1000) / Preis pro Mengeneinheit (500) * Preis (3.). Eine Preisliste ist eine Sammlung von Preisen zu einem oder mehreren Artikeln. Aufwand EK. neben der Bezeichnung definiert sie insbesondere die Berechnungsart (Brutto oder Netto) sowie die Art der Margenangabe (Betrag.50) = 7. Transportkosten. Über das Pfeilsymbol oder die Cursor-Taste Pfeil nach unten öffnen Sie den Eingabeassistenten für Adressen und können hier eine Adresse suchen und übernehmen. Kauft ein Kunde jetzt die Großpackung mit 1000 Blatt. Umverpackungen. Der VK-Gesamt beträgt 3. In beiden Fällen folgt der VK Gesamt einer Änderung des Einkaufspreises automatisch. bei Preis entspricht die Standardpackungsgröße von 500 (Blatt).00 CHF. EK Gesamt Das ist der kalkulatorische Gesamt-Einkaufspreis.und Verkaufsseite zu gewährleisten. Preise für alle Kunden einrichten. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 126 . Auf diese Weise können Sie beliebig viele Preise für alle Kunden oder für bestimmte Kunden anlegen. Verkaufspreise Über den Button + unterhalb der Liste fügen Sie eine Zeile für einen neuen VK-Preis hinzu. Eine Preisliste kann als Standard gekennzeichnet werden. Marge % Die Marge lässt sich als fester Betrag oder prozentual angeben. Wenn Sie das Feld Preis gilt für frei lassen. Prozent oder Endpreis) für alle gelisteten Preise. Marge. Beim Kunden in den Adressvorgaben. Verzollung o. so gilt der Preis für alle Kunden. Preis entspricht Diese Optionen sind standardmässig auf 1 Mengeneinheit eingestellt. Bereich „VK-Preise“ In diesem Bereich verwalten Sie spezielle Verkaufspreise zum aktuellen Artikel auf der Grundlage von Preislisten. Sie können Kundenpreise für einen einzelnen Kunden. diese wird automatisch beim Anlegen eines neuen Auftrags voreingestellt und gilt für die Preise dieses Auftrages. VK Gesamt Bei der Eingabe eines konkreten Verkaufspreises ist dieser unabhängig von Änderungen des Einkaufspreises.50 CHF pro Mengeneinheit 500 Blatt. Hiermit haben Sie die Möglichkeit.B. in Aufträgen auch den korrekten Preis beim Verkauf identischer Artikel in unterschiedlichen Mengeneinheiten zu ermitteln oder eine korrekte Margenberechnung bei unterschiedlichen Mengeneinheiten auf Einkaufs. Aufwand EK % Hier lässt sich ein zusätzlicher Aufwand in Verbindung mit dem Einkauf dieses Artikels abbilden (z. welcher als Basis für die Berechnung der Verkaufsmargen verwendet wird.ä.

die 2 Stück ist nur für den Kunden Alhambra Society Association gültig nicht für alle anderen Kunden). 10 Stück. Kontor Balance Bereich „Lager“ Dieser Bereich dient der Lagerverwaltung für diesen Artikel. Bereich „Bilder“ ShakeHands Faktura ermöglicht das Speichern beliebig vieler Bilder zu jedem Artikel. Das Beispiel oben zeigt einige Möglichkeiten: Die eingestellte Preisliste Hoch definiert zunächst einmal einen generellen Staffelpreis für alle Direktkunden (ab 1. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 127 . Buchen Sie eine Belegposition wird bei erreichen der Mengen automatisch der Mengenstaffelpreis in die Position übernommen und angezeigt. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Bestandsführung für Artikel. 5.

beliebige Notizen und Informationen zu diesem Artikel einzugeben. die Datenfelder dafür sind ART_Bild1.B. für spätere Versionen wird sich dieses voraussichtlich noch ändern. ob überhaupt ein Bild vorhanden ist. der Code zum Ausgeben des ersten Artikelbildes lautet z. Die Bildreferenz wird in den Datentyp Text umgewandelt und mit einem vorangestellten * als Bildname an DrawPicture übergeben. 10. Bereich „Infos“ Auf der letzten Seite des Artikeldialogs haben Sie die Möglichkeit. ART_Bild2 und ART_Bild3. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 128 . Das derzeitige Verfahren ist dabei als Übergangslösung anzusehen.: if ( ART_Bild1 <> 0 ) DrawPicture("*" + NumToText(ART_Bild1). Artikel mit Bildern werden in der Artikelliste gekennzeichnet. Sie haben im Druckformular Zugriff auf die ersten drei Bilder des Artikels. Die Möglichkeiten entsprechen der bereits vorhandenen Bildverwaltung für die Formularbilder. sonst gibt DrawPicture evtl. eine Fehlermeldung aus. Artikelbilder können nur innerhalb des Bereichs TableRow gedruckt werden. Erst beim tatsächlichen Verwenden eines Bildes in einem Zeichenbefehl wird das Bild über die Referenznummer identifiziert und aus der Datenbank geladen. sondern nur eine interne Referenznummer für dieses Bild. 10) endif Es muss geprüft werden. Artikelbilder können hier auch mit ausgedruckt werden (nur das jeweils erste Bild in der Liste). In diesen Feldern wird nicht das Bild selbst übergeben. Ausdrucken von Artikelbildern Artikelbilder können in Artikellisten ausgegeben werden. durch dieses Verfahren bleibt die Geschwindigkeit der Druckausgabe weitgehend unabhängig von der Anzahl und der Grösse der Bilder.

oder Sie drücken die Taste Backspace. Um einen vorhandenen Artikel zu duplizieren. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeilen.. Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Leertaste.. sondern einen ähnliche und bereits bestehenden Artikel duplizieren.B. dann hätten Sie mit dem aufeinander folgenden Öffnen eines jeden Artikels.. Wenn Sie z. wenn Sie diese nicht komplett neu anlegen... Artikel duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe neuer Artikel ersparen. dass man bestimmte Eigenschaften mehrerer Artikel gleichzeitig ändern möchte. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Artikelliste und wählen den Befehl Artikel löschen. Um mehrere Artikel gleichzeitig zu bearbeiten. Mehrere Artikel ändern Beim Bearbeiten von Artikeln kann es vorkommen. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Artikelliste und wählen den Befehl Artikel bearbeiten. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. für 40 Artikel eines Herstellers die Herstellerbezeichnung ändern möchten. Artikel bearbeiten Um einen vorhandenen Artikel zu bearbeiten. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der gewählte Artikel gelöscht. dem Ändern des Herstellers und dem anschliessenden Sichern eine Weile zu tun.. Artikel löschen Um einen Artikel zu löschen. Es öffnet sich das Fenster Mehrere Artikel ändern: ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 129 . Eleganter und sehr viel schneller geht dies mit dem Befehl Mehrere Ändern. Mit dem OK-Button sichern Sie den neuen Artikel und kehren zur Listendarstellung zurück.. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Artikelliste und wählen den Befehl Mehrere Ändern. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Artikelliste und wählen den Befehl Artikel duplizieren..

Im rechten Teil finden Sie alle Artikel-Datenfelder, welche über Mehrere Ändern beeinflusst werden können. Das Besondere sind die Checkboxen vor den eigentlichen Eingabefeldern: Da es möglich sein muss, nur bestimmte Felder der ausgewählten Artikel zu ändern, müssen Sie diese Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. Nach dem Öffnen des Fensters sind alle Felder deaktiviert, damit würde sich beim Klick auf OK an den Artikeln nichts ändern. Wenn Sie also wie im obigen Beispiel den Hersteller der Artikel ändern möchten, dann setzen Sie die Checkbox vor der Bezeichnung Hersteller und tragen den neuen Namen in das jetzt aktivierte Eingabefeld ein. Mit dem OK-Button können Sie die Änderung in die ausgewählten Artikel übertragen. Die deaktivierten Felder der Artikel werden nicht geändert. Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage, welche die zu ändernden Felder noch einmal anzeigt, überprüfen Sie diese bitte genau. Das unbeabsichtigte Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld, welches gar nicht geändert werden soll, führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig zu machen.

Artikel- oder Preislisten drucken
Um Artikel- oder Preislisten (nur Nominalpreise) zu drucken, wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Artikelliste und das gewünschte Druckformular. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Es werden die Artikel gedruckt, welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden, das heisst, Sie können den Ausdruck über die Vorauswahl nach Artikelgruppen sowie den Suchbegriff einschränken..

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Kapitel 13 Artikel und Leistungen!

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Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung

ShakeHands Faktura enthält einen eigenen Programmbereich zum Erstellen und Verwalten von Aufträgen. Der Begriff Auftrag ist dabei übergeordnet gemeint und bezeichnet alle Dokumente, welche zum Abwickeln eines kompletten Auftrags benötigt werden, in diesem Fall Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften. Der grosse Vorteil liegt in der nahtlosen Integration der Auftragsverwaltung in die Buchhaltung. Beim Anlegen einer Rechnung z.B. wird automatisch ein Offener Posten angelegt sowie der entsprechende Buchungssatz im Journal erzeugt. Auch komplexere steuerliche Anforderungen stellen für ShakeHands Faktura kein Problem dar: Eine Rechnung kann beliebig viele Steuersätze enthalten, ebenso können einzelne Artikel einer Rechnung auf unterschiedliche Erlöskonten und Kostenstellen gebucht werden. Aufträge können weitergeführt werden (aus einer Auftragsbestätigung wird z.B. eine Rechnung erzeugt), und diese Weiterführung kann über die Beleghistorie sichtbar gemacht werden. Stammdaten wie Adressen oder Artikel können direkt aus der Auftragserfassung heraus angelegt oder bearbeitet werden.

Aktionsmenu

Die Auftragsverwaltung
Sie erreichen die Auftragsverwaltung unter dem Menubefehl Erfassen/Aufträge: Neuer Auftrag Auftrag Liste Auftrag drucken Filter- Direktsuchfeld

duplizieren aktualisieren

einstellungen

Auftrag ist Entwurf

Vorbeleg vorhanden

Auftrag wurde weitergeführt

Positionen des markierten Auftrags

Die Auftragsliste zeigt Ihnen alle wichtigen Daten, mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie (wie in den meisten anderen Listen auch) die standardmässig ausgeblendeten Spalten anzeigen lassen. Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Aufträge zu ermitteln, markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

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Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung!

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Aufträge filtern oder suchen
Um die in der Auftragsliste angezeigten Aufträge nach bestimmten Merkmalen zu filtern oder um Aufträge zu suchen klicken Sie auf den Button mit dem Filtersymbol oberhalb der Liste. In dem sich öffnenden Dialog können Sie jetzt sehr detailliert den Zeitraum, Auftragsstatus und/oder Inhalt der gewünschten Aufträge festlegen. Die mit den Filtereinstellungen gefundene Auswahl lässt sich über die Eingabe von Suchbegriffen im Direkt-Suchfeld noch verfeinern. Gesucht wird dabei in den Feldern Auftragsnummer, Empfänger, Notiz, Artikel-Nr, Warengruppe, Hersteller, Matchcode, Beschreibung und Bezeichnung.

Fakturavorgaben

Unter dem Menubefehl Verwalten/Fakturavorgaben erreichen Sie die Grundeinstellungen für den Bereich der Auftragsverwaltung:

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Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung!

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Bereich „Allgemein“
Standardfakturierungsart Hiermit schalten Sie zwischen Brutto- und Nettofakturierung um. Diese Voreinstellung kann individuell in jedem Auftrag geändert werden, ausserdem lässt sich die Fakturierungsart für jeden Kunden separat hinterlegen. Nachkommastellen Einzelpreis und Menge Hiermit können Sie die Anzahl der Nachkommastellen in den Auftragspositionen bei den Feldern Einzelpreis und Menge auf bis zu vier erhöhen. Dies ermöglicht die Fakturierung von Massenartikeln, welche eine höhere Genauigkeit bei der Preis- oder Mengenangabe benötigen. Standard-Auftragsart Die hier eingestellte Auftragsart wird beim Anlegen eines neuen Auftragsdokuments vorgegeben.

Bereich „Standard-Erlöskonten“
Beim Anlegen von neuen Artikelgruppen können die Erlöskonten automatisch hinterlegt werden. Grundlage dafür ist die korrekte Einstellung der Standard-Erlöskonten in den Fakturavorgaben:

Der Button Standardkonten des aktuellen Kontenplans eintragen funktioniert nur für Käfer und KMU Kontenpläne. Wichtig: Nach dem Update von einer 2009er Version sollten Sie die Fakturavorgaben einmal öffnen und die Konteneinstellungen vornehmen. Dies geschieht nicht automatisch. Beim Anlegen einer neuen Firma dagegen werden die Standardeinstellungen aus der Vorlagendatenbank übernommen.

Die Bereiche „Angebot“ bis „Gutschrift“
Hier lassen sich, für jede Auftragsart getrennt, verschiedene Vorgaben zur Übernahme bestimmter Daten in einen neuen Auftrag einstellen. Über das Kontextmenu der Eingabefelder haben Sie Zugriff auf die vorhandenen Textbausteine. Die Textbausteine lassen sich unter Verwalten/Textbausteine bearbeiten oder via Kontextmenu (rechte Maustaste) übernehmen.

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Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 133

Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Auftragsliste verwenden. Neuen Auftrag anlegen Wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten. Es öffnet sich der Assistent zur Auftragsbearbeitung: Kennzeichen Auf dieser Seite werden vorwiegend die Angaben zur Auftragsart und zum Kunden erfasst: ! Kapitel 14 Aufträge . Kontor Balance Bereich „Bestandsführung“ Die hier angebotenen Einstellungen betreffen die Verwaltung des Lagers und werden im Zusammenhang mit den Erläuterungen zur Bestandsführung in diesem Handbuch beschrieben.Vom Angebot zur Rechnung! 134 . dann klicken Sie in der Auftragsverwaltung auf den Button Neuer Auftrag (+).

Danach muss mindestens ein Teil der Rechnungsnummer eine fortlaufende und eindeutige Zählung darstellen. hier können Sie nahtlos weiter eingeben. (Die ebenfalls angebotene Art Abschlagsrechnung ist in dieser Programmversion 6. dass die tatsächlich gesicherte Nummer nicht dem zuvor angezeigten Vorschlag entspricht. neben dem Eingabefeld wird der manuelle Eingabemodus aktiviert. so wird er die bei Ihnen angezeigte Auftrags-Nr erhalten. setzen Sie die Option Entwurf bis zur endgültigen Fertigstellung der Rechnung. dass beim Speichern des Auftrags kein Offener Posten und keine Buchung erzeugt wird.Vom Angebot zur Rechnung! 135 . Die tatsächliche Rechnung wird in diesem Fall per Duplizieren (nicht Weiterführen) erzeugt. Wenn ein anderer Benutzer jetzt einen neuen Auftrag sichert. Die Anzeige ist nur eine Vorschau auf die nächste zu vergebende Auftrags-Nr zum Zeitpunkt des Befehls Neuer Auftrag.) Die Vorgabe-Auftragsart bei neuen Aufträgen ist Angebot. bei umfangreichen Rechnungen. Empfänger Hier wählen Sie den Rechnungsempfänger über den Matchcode der Adresse aus. Eine Ausnahme stellt das erstmalige Sichern eines Auftrags im Status Entwurf dar: Hierbei wird keine automatische Auftrags-Nr vergeben. sofern der aktuelle Auftrag aus einer Weiterführung heraus entstanden ist. Durch einen Klick auf den Button . Tipp: Eine als Entwurf gekennzeichnete Rechnung ist auch ideal als Vorlage für immer wiederkehrende gleiche oder ähnliche Rechnungen verwendbar. Vorbeleg Hier wird die Auftragsart und AuftragsNr des Vorbelegs angezeigt. Wichtig: Bezüglich der Gestaltung der Nummernkreise für Rechnungen (und Gutschriften) beachten Sie bitte die Anforderungen an steuerlich korrekte Rechnungen. Die Auftrags-Nr ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein. Art Über dieses Menu bestimmen Sie die Auftragsart. Mögliche Auftragsarten sind Angebot. erst jetzt wird auch die Buchhaltung synchronisiert. als noch nicht fertig. Dies bewirkt bei Rechnungen und Gutschriften. Nr. die Nummernkreise lassen sich unter Verwalten/Nummernkreise bearbeiten. Nach dem Eingeben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Adressauswahl. Der Vorschlag basiert auf den Einstellungen der Nummernkreise für die gewählte Auftragsart.. Um das zu vermeiden. damit der Auftrag gesichert werden kann. Lieferschein.B. welche nicht sofort fertiggestellt werden können. Bei einem neuen Auftrag sehen Sie den Vorschlag für die neue Auftrags-Nr im deaktivierten Eingabefeld. Sie müssen jetzt manuell eine eindeutige Auftrags-Nr vergeben. Details zur effizienten ! Kapitel 14 Aufträge . Per <Leertaste> oder <Pfeilabwärts> öffnen Sie direkt eine Liste. Nützlich ist dies z. Danach entfernen Sie das Häkchen bei Entwurf und speichern erneut. um die Trefferliste zu reduzieren. Hinweis: Im Mehrbenutzerbetrieb kann es bei automatischer Vergabe einer Auftrags-Nr mit Zählerbestandteilen passieren.0 (März 2009) identisch mit Rechnung und sollte möglichst noch nicht verwendet werden.. Erst beim nochmaligen Öffnen des Auftrags und erneuten Sichern ohne Entwurfsstatus erfolgt das Zuweisen einer Auftrags-Nr. Auftragsbestätigung. Entwurf Mit dieser Option kennzeichnen Sie den Auftrag als Entwurf bzw. Hier würden sonst bei jedem Zwischenspeichern entsprechende Korrekturen in der Buchhaltung erfolgen. Rechnung und Gutschrift. und Sie die darauf folgende. bevor Sie Ihre Eingaben bestätigen. Diese Vorgabe definieren Sie in den Firmendaten im Bereich Faktura.

muss bei allen in diesem Auftrag vorkommenden Artikelgruppen auch das entsprechende Erlöskonto für steuerfreie Lieferungen hinterlegt sein.und Lieferanschrift Die Anschriften werden vollständig aus der Adresse übernommen. bei Bruttofakturierung ist die Umsatzsteuer in den Positionspreisen bereits enthalten (z. sondern betrifft nur die danach neu erfassten Positionen. Umsatzsteuer (z.B. Bei Nettofakturierung sind alle Positionspreise netto zzgl. Wichtig: Wenn Sie z. so wechselt die Beschriftung des Button auf Adresse bearbeiten. Für diese Steuergebiete lassen sich in den Artikelgruppen jeweils eigene Erlöskonten und damit auch eigene Steuersätze definieren.B. klicken Sie auf den Button Neue Adresse anlegen unterhalb des Empfänger-Feldes. Eine Anpassung der vorhandenen Positionen erreichen Sie mit der Funktion Preise der Stammartikel aktualisieren (über das Kontextmenu in der Positionsliste). anderenfalls immer die Rechnungsanschrift. UPS-Nachnahme) ist optional und wird aus der Adresse übernommen.Arbeit mit den Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick. Wichtig: Das Ändern der Preisliste führt nicht zum automatischen Anpassen der bereits vorhandenen Positionen. somit können Sie problemlos die Adressdaten aktualisieren ohne den Auftragsdialog zu verlassen. an Endkunden gemäss Preisanschreibeverordnung) und wird nur in den Gesamtsummen ausgewiesen. Die Art EU-Ausland ist für Rechnungen von Schweizer Unternehmen ins Ausland unerheblich. Es existieren drei Steuergebiete: Inland.Vom Angebot zur Rechnung! 136 . Preisgruppe Die hier angegebene Preisliste gilt für das Anlegen neuer Positionen und wird bei der Auswahl einer Adresse aus dieser übernommen. dann wird die Standardpreisliste eingestellt (sofern vorhanden). dann werden die im Artikel hinterlegten Nominalpreise (aus der Kalkulation) verwendet. Lieferanschrift verwenden Nur beim Setzen dieser Option wird eine vorhandene Lieferanschrift auch im Lieferschein verwendet. ! Kapitel 14 Aufträge . das Steuergebiet Ausland in einem Auftrag verwenden.B. Wenn in der Adresse als Preisliste Standard ausgewählt ist. Wenn Sie bereits eine Adresse übernommen haben.B. für Wiederverkauf an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen). Somit kann ein und derselbe Artikel abhängig vom Leistungsort unterschiedlich besteuert werden. Ist keine Preisliste voreingestellt.bzw. Empfänger. Anderenfalls erhalten Sie beim Sichern des Auftrags eine Fehlermeldung. Lieferart Die Lieferart (z. wobei sich die übernommenen Daten im Auftrag unabhängig von der Adresse ändern lassen. Preisangaben Hiermit wird die Fakturierungsart Netto oder Brutto festgelegt. Wenn Sie während der Auftragserfassung eine neue Adresse anlegen möchten. Lieferdatum Das Liefer. EU-Ausland und Ausland. Der Eingabeassistent listet als Hilfe alle bisher verwendeten Lieferarten auf und ermöglicht eine schnelle Auswahl. Steuergebiet Diese Angabe wird aus der Adresse übernommen und dient der Steuerung der Umsatzsteuerberechnung in Aufträgen. Leistungsdatum ist eine Pflichtangabe für steuerlich korrekte Rechnungen und sollte in jedem Fall angegeben werden. Datum Das Auftragsdatum muss innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres liegen und ist Grundlage für die korrekte Besteuerung sowie das Erzeugen der Buchungen und die zeitliche Zuordnung in den Auswertungen.

vorhandene Bestell-Nr. Sie erhalten im folgenden Abschnitt ESR/BESR-Verfahren unten weitere Informationen. diesen können Sie aber bei jedem Auftrag mit einem aktuellen Tageskurs überschreiben. Lieferscheine oder Rechnungen erfassen. Bank (Zahlungen) Wählen Sie hier die Bank aus die für diese Rechnung oder den Einzahlungsschein gültig sind. damit ist ein Erkennen ihres Auftrages aus Kundensicht einfacher. Hier können Sie eine evtl. Die Währung wird aus der Adresse übernommen und ist standardmässig deaktiviert. Für Rückfragen angeben Wenn diese Option aktiviert ist. Die Vorbelegung ist der in der Währungsverwaltung eingetragene Kurs. Falls der Benutzer eine eigene Signatur besitzt. Kopf-/Fusstext Auf dieser Seite werden die Kopftexte (oberhalb der Positionsliste) und Fusstexte (unterhalb der Positionsliste) des Auftrages bearbeitet: ! Kapitel 14 Aufträge .Vom Angebot zur Rechnung! 137 . so wird unter dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. Bestell-Nr. Bearbeiter Als Bearbeiter wird automatisch der aktuell angemeldete Benutzer eingetragen. so kann diese auf dem Auftrag ausgegeben werden. Die Benutzerliste lässt sich unter Ablage|Datei/Benutzer bearbeiten und erweitern. Sie steuern damit nicht nur die Bankkontoangaben sondern gleich auch die Optionen des Einzahlungsschein für das ESR-Verfahren: Einzahlungsschein mit Referenznummer. für Auftragsbestätigungen. Kontor Balance Währung und Kurs ShakeHands Kontor Balance ermöglicht das Anlegen von Aufträgen in Fremdwährungen. wird der angegebene Bearbeiter beim Ausdruck eines Auftragsformulars mit ausgegeben. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung) auswählen.

. die entsprechenden Texte ersetzen die aktuelle Auswahl im Textfeld. Positionen Auf dieser Seite erfolgt das Bearbeiten der eigentlichen Auftragspositionen: Im oberen Bereich befinden sich die Eingabefelder. Über die Kontextmenus in den Feldern Kopftext. in einen neuen Textbaustein umgewandelt werden. Ein (markierter) Text kann ebenso über den Befehl Als Vorlage definieren.. Fußext und Grußformel haben Sie Zugriff auf die vorhandenen Textbausteine. darunter die Positionsliste. Es existieren folgende Positionsarten: ! Kapitel 14 Aufträge .Vom Angebot zur Rechnung! 138 . Der Eingabebereich unterscheidet sich je nach der gewählten Positionsart.

! Kapitel 14 Aufträge . Position Diese Eingabe ist optional und ermöglicht das Überschreiben der automatisch vergebenen Positionsnummer. Mit der <Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie die Artikelliste. ebenso ist das direkte Anlegen neuer Artikel. Standardmässig werden alle Positionen von 1 beginnend fortlaufend nummeriert. Die Positionsnummer wird unterhalb der Zeilennummer in normaler Schrift angezeigt. Artikelgruppe Bei der Positionsart Stammartikel ist dieses Menu deaktiviert und zeigt zur Information die Artikelgruppe des gewählten Artikels an. hier können Sie nahtlos weiter eingeben. Matchcode und Bezeichnung Hier wählen Sie den Artikel über die Artikelnummer oder den Matchcode des Artikels aus. Leistungen oder das Bearbeiten vorhandener Artikel möglich. Stammartikel Alternativer Stammartikel Manueller Artikel Alternativer manueller Artikel Textposition Zwischensumme Seitenumbruch Kommentar Bei der Positionsart Stammartikel und Alternativer Stammartikel können Sie einen vorhandenen Artikel oder eine Leistung aus der Artikelverwaltung übernehmen. die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. Die Zeilennummer wird in der Positionsliste grau dargestellt. Nach dem Eingeben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Artikelauswahl. Tippen Sie den Suchwert oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl.Vom Angebot zur Rechnung! 139 . Details zur effizienten Arbeit mit den Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick. um die Trefferliste zu reduzieren. Es gibt hier folgende Eingabefelder: Artikelnummer.

daher müssen auch manuelle Artikel einer Artikelgruppe zugeordnet werden. Es werden alle Zeilen vom Anfang der Liste bis zur Zwischensumme summiert. Rabatt. Mit der Positionsart Manueller Artikel und Alternativer manueller Artikel können Sie einen neuen Artikel speziell für diesen Auftrag erfassen. danach folgt die Artikelbeschreibung. Um die Ausgabe der automatischen Positionsnummer im Ausdruck zu unterdrücken. Dieser Artikel wird nicht in der Artikelverwaltung hinterlegt und besitzt daher auch keine Artikelnummer. ist die Artikelgruppe Grundlage der Besteuerung und der automatischen Verbuchung der Aufträge. Die Positionsart Textposition ermöglicht das Anlegen einer aus reinem Text bestehenden Position. der Mengenstaffel aus den Artikeldaten ermittelt (ist jedoch überschreibbar). geben Sie dazu in der entsprechenden Position als manuelle Positionsnummer ein Leerzeichen ein. der Einzelpreis wird unter Berücksichtigung der Preisgruppe. mit einer Ausnahme: Das Menu Artikelgruppe ist jetzt aktiviert und ein Pflichtfeld.B. Alle sonstigen Eingabemöglichkeiten entsprechen denen eines Stammartikels. Die Auswahl eines vorhandenen Artikels ist nicht möglich. Mit der Positionsart Zwischensumme können Sie mehrere Positionen summieren und die Zwischensumme ausgeben. Zusätzlich kann im Textfeld eine Erläuterung zu der Zwischensumme eingegeben werden. oder aber bei mehreren Zwischensummen alle Zeilen zwischen zwei Zwischensummen. Auch dies kann nach Bedarf geändert oder ergänzt werden. ! Kapitel 14 Aufträge . Menge. für zusätzliche Erläuterungen im Auftrag. Text Nach der Artikelübernahme geben Sie nur noch die gewünschte Menge ein. Sie müssen also hier eine vorhandene Artikelgruppe auswählen. z. Weiterhin lässt sich hier ein Positionsrabatt eingeben. Preis. sowie evtl. Wie schon erläutert.Vom Angebot zur Rechnung! 140 .

Duplizieren und Löschen von Positionen sowie zum Aktualisieren der Liste. ! Kapitel 14 Aufträge . Gesamtbeträge Auf dieser Seite finden Sie die Gesamtbeträge und können einen Gesamtrabatt und die Zahlungsbedingungen einstellen. Nach dem Umwandeln (Weiterführen oder Duplizieren) eines solchen Angebots in jede andere Auftragsart müssen die Alternativpositionen aufgelöst werden. Positionen verschieben Die Positionen in der Liste können einfach per Drag & Drop mit der Maus verschoben werden. Entf gelöscht werden. entweder durch löschen oder durch Umwandeln in eine andere Positionsart. um die Reihenfolge zu ändern. Positionen aktualisieren Über das Kontextmenu der Positionsliste erreichen Sie zwei weitere Funktionen: Preise der Stammartikel aktualisieren bewirkt das erneute Laden und Berechnen der Artikelpreise aller Stammartikel sowie eine Aktualisierung der jeweils hinterlegten Warengruppen-Informationen. Wenn die Positionsliste den Eingabefokus hat. Und der Befehl Alle Berechnungen aktualisieren bewirkt das (rein numerische) Neuberechnen aller Positionen und Summen. ausserdem ist die Gesamtmarge ersichtlich. Die Positionsart Seitenumbruch wirkt sich ausschliesslich auf den Ausdruck aus und ermöglich einen gezielten Seitenumbruch vor der nächsten Position. Alternativpositionen Die alternativen Stammartikel und alternativen manuellen Artikel sind nur bei der Auftragsart Angebot zulässig. Mit dem Schieberegler können Sie die Anzahl der Textzeilen pro Position verändern und damit alternativ entweder mehr Artikeldetails oder mehr Positionen darstellen. eine markierte Position kann mit Backspace oder Delete bzw. lässt sich eine neue Position auch durch drücken der Taste + erzeugen. Unterhalb der Positionsliste finden Sie die Buttons zum Hinzufügen. die Darstellung in der Positionsliste erfolgt kursiv.Vom Angebot zur Rechnung! 141 . Die Positionsgesamtpreise werden nicht in den Endpreis des Angebots eingerechnet. Im rechten Bereich finden Sie die Anzeige für das Gesamtgewicht und den Gesamtpreis aller Positionen.

Die ausgewiesene Marge basiert auf den in den Stammartikeln hinterlegten Einkaufspreisen. Bearbeiten können Sie die Vorgaben unter Verwalten/Zahlungsbedingungen. das Deaktivieren erfolgt durch Löschen der Eingabe: ! Kapitel 14 Aufträge . indem im Bereich Kunde/Faktura im Feld Kreditrahmen ein entsprechender Grenzwert eingegeben wird. wobei die dort eingefügten Platzhalter jetzt durch die Werte des aktuellen Auftrags ersetzt werden. Mit dem OK-Button sichern Sie den Auftrag und kehren zur Listendarstellung zurück. Ein Überschreiten dieses Kreditrahmens führt dann beim Erfassen neuer Aufträge oder neuer Rechnungen zu einer entsprechenden Warnung mit der Option. Kreditrahmen-Prüfung Um das Ausfallrisiko für neue Forderungen zu begrenzen. Das Aktivieren der Kreditrahmen-Prüfung erfolgt in der Adressverwaltung. manuelle Artikel haben keine Einkaufspreise und werden daher immer mit einer Marge von 100% zu Grunde gelegt. Wenn die Option Nicht Mahnen gesetzt ist. Die Zahlungsbedingungen werden aus der Kundenadresse übernommen und können hier für jeden Auftrag geändert werden. beliebige Notizen zu diesem Auftrag einzugeben.als auch in Fremdwährung angezeigt. Bei einer Fremdwährungsrechnung werden die Gesamtsummen sowohl in Standard. können Sie bei Kunden einen Kreditrahmen hinterlegen. Auf der letzten Seite des Auftragsassistenten haben Sie die Möglichkeit.Vom Angebot zur Rechnung! 142 . den Vorgang abzubrechen. wird ein offener Posten zu diesem Kunden im automatischen Mahnwesen nicht berücksichtigt. Der Text entspricht dem in der Zahlungsbedingung hinterlegten Text.

die einem schon bestehenden Auftrag ähneln.. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile.. wird der Auftrag trotzdem gesichert. Beim Auftrag Sichern erhalten Sie beim Überschreiten der Kreditlimite eine Warnmeldung. Dabei wird ein neues Auf- ! Kapitel 14 Aufträge ... haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Auftragsliste und wählen den Befehl Bearbeiten. wenn zu dem dazugehörigen Offenen Posten bereits Zahlungen erfasst wurden und die Änderungen am Auftrag auch zu Änderungen des Offenen Posten führen würde. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile. anderenfalls verbleiben Sie in der Auftragserfassung und können den Vorgang abbrechen oder zuerst noch eine Rücksprache führen oder z.B. sondern einen ähnliche und bereits bestehenden Auftrag duplizieren. Auftrag bearbeiten Um einen vorhandenen Auftrag zu bearbeiten. Bestätigen Sie mit Ja. wenn Sie diese nicht komplett neu anlegen. die Zahlungskonditionen auf Vorauskasse ändern etc. Wichtig: Das Duplizieren sollte nur zum Erstellen von unabhängigen neuen Aufträgen verwendet werden. Um einen vorhandenen Auftrag zu duplizieren. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. Für das Weiterführen von Aufträgen ist die nachfolgend beschriebene Funktion vorgesehen.. dann nennt man dies den Auftrag weiterführen. Auftrag weiterführen Wenn Sie einem Kunden ein Angebot unterbreitet haben und jetzt daraus eine Auftragsbestätigung erstellen möchten.Vom Angebot zur Rechnung! 143 . Auftrag duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe neuer Aufträge ersparen. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Auftragsliste und wählen den Befehl Duplizieren. Es bestehen keinerlei Verknüpfungen zwischen dem Originalauftrag und dem Duplikat. Das Bearbeiten von Rechnungen oder Gutschriften ist nicht mehr möglich.

tragsdokument auf der Basis des ursprünglichen Angebotes erstellt.. über die Funktionen Beleghistorie anzeigen bzw. Im nachfolgenden Dialog lassen sich noch verschiedene Optionen für das Erstellen der neuen Rechnung anpassen: ! Kapitel 14 Aufträge . aus. Ebenso können beliebig viele Weiterführungen von ein und demselben Ausgangsdokument erstellt werden.Vom Angebot zur Rechnung! 144 . Es ist also auch möglich. dem Kunden ein weiteres modifiziertes Angebot als Weiterführung des ersten Angebots zu erstellen. Dazu markieren Sie die betreffenden Lieferscheine in der Auftragsliste und wählen im Aktionsmenu den Befehl Weiterführen als Sammel-Rechnung. Weiterführungen können von jedem Auftragsstatus zu jedem anderen oder gleichen Auftragsstatus angelegt werden. dieses bleibt dabei unverändert erhalten. diese können jetzt beliebig bearbeitet und angepasst werden. Um einen Auftrag weiterzuführen: Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Auftragsliste und wählen den entsprechenden Befehl im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile: Es öffnet sich der Auftragsassistent mit den Daten des weitergeführten Auftrags.. Der weitergeführte Auftrag wird dabei intern mit dem Ausgangsdokument verknüpft. Der Vorteil gegenüber dem Duplizieren oder dem direkten Ändern des alten Angebots liegt in einer gut nachvollziehbaren Historie. Weiterführen als Sammelauftrag Ein typisches Beispiel für diese Funktion: Sie haben an einen Kunden mehrere Lieferungen mit jeweils separatem Lieferschein ausgeführt und möchten jetzt eine entsprechende Gesamtrechnung erstellen. Beleghistorie markieren können diese Verknüpfungen auch im Nachhinein sichtbar gemacht werden.

Voraussetzung ist allerdings immer. Beleghistorie nutzen Alle über die Funktion Weiterführen als. Anschließend sortieren Sie die Liste durch einen Mausklick auf die Spalte V und erhalten eine lückenlose Aufstellung aller fakturierten und nicht fakturierten Lieferscheine. filtern Sie die Liste über das Popup-Menu oben rechts mit der Auswahl Lieferscheine. Aufträge. erstellten Dokumente sind miteinander verknüpft und bilden die Beleghistorie zu einem bestimmten Kundenauftrag.Vom Angebot zur Rechnung! 145 . unterschiedliche Auftragsarten in einem Sammelauftrag weiterzuführen. Dies lässt sich für vielfältige Übersichten nutzen: Um z. werden in der Spalte V (Vorbeleg vorhanden) mit einem Pfeilsymbol gekennzeichnet.. wenn dort Positionen mit unterschiedlichen Warengruppen oder Steuersätzen vorhanden sind. Verknüpfte Aufträge. indem Sie ein beliebiges dieser Dokumente markieren und aus dem Aktionsmenu oder dem Kontextmenu den Befehl Beleghistorie markieren auswählen: Mit diesem Befehl werden alle innerhalb der aktuellen Auftragsliste sichtbaren Dokumente markiert. welche zu dem ausgewählten Vorgang gehören. welche noch nicht fakturiert (berechnet) wurden. dass die Ausgangsdokumente alle der gleichen Adresse zugeordnet sind. nämlich dann.B.. ! Kapitel 14 Aufträge . Weitergeführte Aufträge erkennen Sie in der Auftragsliste an dem Pfeilsymbol in der Spalte W (Weitergeführt). alle Lieferscheine zu finden. Es ist sogar möglich. Unter Umständen werden aber auch mehrere Summenpositionen pro Ausgangsdokument gebildet. alle Angaben zum Beleg und zu den Einzelpositionen können dort noch frei bearbeitet werden. werden also nicht angezeigt. Nach Bestätigen mit OK gelangen Sie in den Dialog zur Auftragsbearbeitung. die auf Grund der Filtereinstellungen derzeit nicht in der Liste enthalten sind. Bei Wahl der Option Nur Gesamtsummen werden alle Positionen eines Ursprungslieferscheins als Summe in die Sammelrechnung übernommen. Sie können diese Verknüpfung sichtbar machen. welche aus einer Weiterführung heraus entstanden sind. Wichtig: Das Weiterführen als Sammelauftrag funktioniert von jeder Auftragsart zu jeder Auftragsart.

dem Kunden eine Nummer vergeben werden. ESR Teilnehmer-Nummer und die Bank-Kunden-Nummer. erstellen und Zahlungen einlesen Das ESR-Verfahren tüpft einige ShakeHands Module: Da muss eine Teilnehmer-Nummer bei der Bank eingerichtet werden.und BESR-Verfahren Damit Debitorendaten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger als Rechnung und als Zahlung und via die Finanzdienstleister einfach ausgetauscht werden können. Dieses Verfahren kann nur Zahlungen in Schweizer Franken verarbei- ! Kapitel 14 Aufträge . Sie erhalten die eigene Teilnehmernummer und bei den Banken zusätzlich eine Bank-Kundennummer. da werden die ESR-Daten als Typ 3 Zahlungen vom Geldinstitut angeliefert. Wenden Sie sich an Ihre Bank oder an Postfinance. Für die ESR-Files braucht es heute zusätzlich ein e-BankingVertrag. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Auftragsliste und wählen den Befehl Löschen. testen. Via e-Banking von den Banken bereitgestellt. ein Report erstellt werden. Die Daten werden heute i. wählen Sie statt Beleghistorie markieren den Befehl Beleghistorie anzeigen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der gewählte Auftrag gelöscht.R. Sie können dieses Verfahren als Option in Shakehands Kontor und Faktura einrichten und verwenden. leere ESR-Garnituren. die Sie mit ShakeHands Kontor mit den Debitoreninformationen andrucken und einen OCR-B fähigen Drucker. Auftrag löschen Um einen Auftrag zu löschen. ESR im Modul Eigene Bankkonten Teilnehmernummer und ESR-Beleg einrichten In Modul Eigene Bankkonten richten Sie eine neue Bank ein. Sie finden hier einen Ablauf und in den einzelnen Feldern im Handbuch die Detailinformationen für das Einrichten des ESR-Verfahrens. Voraussetzungen Für das Arbeiten mit ESR müssen Sie mit Ihrem Geldinstitut einen Vertrag abschliessen.d.. Einrichten und Testlauf Haben Sie dies alles müssen Sie in ShakeHands Kontor die Einstellungen vornehmen und ein Set Einzahlungsscheine andrucken und Ihrer Bank vorlegen. Erhalten Sie das OK können Sie den Betrieb des ESR-Verfahrens aktiv aufnehmen. Hiermit erhalten Sie eine Liste aller Belege zum aktuellen Vorgang: Im Modus Beleghistorie anzeigen ändert sich das Symbol des Filterbuttons in der Toolbar des Fensters in ein rotes Dreieck (Zurück-Funktion). ESR einrichten. Um wirklich eine vollständige Beleghistorie zu erhalten. oder Sie drücken die Taste Backspace. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile. mit welchem ein ESR-Beleg gedruckt werden kann. hat der Finanzplatz Schweiz das ESR-Verfahren entwickelt: EinzahlungsScheine mit Referenzzeilen. Die relevanten Felder für das ESRVerfahren sind ESR-Belegart. Durch Anklicken heben Sie die spezielle Anzeige der Beleghistorie auf und gelangen wieder zur letzten Listenansicht zurück. Besorgen Sie sich zudem vorgedruckte . sowie eine Definition und ein Layout wie die Referenzzeile angedruckt werden muss. ESR..Vom Angebot zur Rechnung! 146 . ESR-Belegart: Wir unterscheiden ESR und ESR+. Die ESR-Files von der Post oder der Bank müssen via Bankauszüge eingelesen und schliesslich im Buchungsfenster den einzelnen OP's zugewiesen und verbucht werden. ESR und B(ank)ESR sind Synonyme.

ESR+ als Unterart dient dazu einen Einzahlungsschein ohne Rechnungsbetrag aber mit Referenzzeile zu generieren.: Die Bank-Kunden-Nummer erhalten SIe von Ihrer Bank .: Die ESR-Teilnehmer-Nummer erhalten Sie von Ihrem Geldinstitut und muss im Format XX-YYYYY-Z erfasst werden. Hinweis: Beschaffen Sie sich eine entsprechende Testschablone für das Ausmessen des ESRs bei Postfinance. Wechseln Sie nun in das Modul Aufträge und erfassen Sie eine neue Rechnung und weisen Se die neuerstellte Bank zu. Im Druckdialog haben Sie das Formular ESR und für die Banken Variante BESR. Je nach Drucker und Druck-Einstellungen. Verwenden Sie diese.ten. wenn SIe EURO Einzahlungsscheine drucken möchten. Die nachfolgenden Ausführungen wenden sich an Anwender mit entsprechendem Wissen. muss nun die Ausrichtung des Formulars auf Ihre Druckumgebung eingerichtet werden. ESR-Teil. erfassen Sie je ein Bankkonto.B. z. Wird die Bank-Kunden-Nummer in der Referenzzeile anders als ab der ersten Stelle erfasst. Diese Zahlungsfile können gemischte Zahlungen CHF und EURO oder je nur einzeln enthalten. BkKdNr. ! Kapitel 14 Aufträge . Möchten Sie mit ESR und ESR+ arbeiten. Aufbau der Referenzzeile etc. Diese werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten geprüft und ob diese optisch in Scannern korrekt eingelesen werden können. ESR in Euro und ESR + in Euro sind Typ Zahlungen. Beim Erstellen der Rechnung weisen Sie dann das entsprechende Bankkonto dem Beleg zu. melden Sie sich bei unserem Support. Im obigen Bild sehen sie einen ESR in Euro für eine Typ4 Verarbeitung nicht geboxt. Erfassen Sie diese hier.Nr. Gerne sind unsere Techniker bereit. weil Sie dem Kunden eine Skonto-Option in den Zahlungsbedingungen einräumen. ESR im Modul Aufträge Für den Testlauf beim Geldinstitutes müssen Sie 5 bis 20 unterschiedliche ESR-Belege drucken und einreichen.Vom Angebot zur Rechnung! 147 . Wählen Sie das entsprechende Formular und drucken Sie dieses auf einen leeren ESR-Beleg. ESR-Beleg Die erstellte Rechnung wählen Sie nun an und gehen auf Drucken. Sie zu beraten.

ESR im Modul Bankauszüge Einlesen ESR-Datei (*. Die Dateiendung der meistverbreiteten Zahlungsfiles sind v11. hoehe+760.1 Millimeter und führen Sie einen Testdruck aus. 1370. Nachträgliche Änderungen werden erst aktiv. Die Werte sind in 0. plus die Valutadaten der getätigten Zahlung des Kunden und weitere Kontrollangaben. Kontrollieren Sie mit der Schablone. dass die ESR-Daten nach nachträglichen Änderungen in der Rechnung nicht aktuell sind. Im Template ESR/BESR haben wir unseren lokalen Font . Warten Sie das OK der Bank ab. In einem solchen Fall muss der Beleg neu erstellt werden. Hinweis: Im produktiven Umfeld und spätestens bei Druckerwechseln ist es unumgänglich die Layouts der ESR erneut zu kontrollieren oder neu zu justieren. Wiederholen Sie den Vorgang bis die ESR-Belege korrekt sind. Richten Sie diese gemäss Schablonen aus.Hinweis: Aus dem Supportalltag vernehmen wir oft.OCR-B 10 Pitch BT‘ ersetzen Sie diesen lokal mit einem eigenen OCR-B Font. Hinweis: Nicht im Lieferumfang ist die OCR-B Schrift. Die wichtigste Zeile für das elektronische Verarbeiten ist die Referenzzeile unten im Einzahlungsschein. Die Zahlungen der Kunden werden per Daten-File in ShakeHands Kontor im Modul Bankauszug eingelesen und können anschliessend bequem an den offenen Posten abgetragen und gleich verbucht werden.v11) Arbeiten Sie mit den orangen Einzahlungsscheinen mit Referenzzeile (ESR) verbuchen Sie Ihre Kundeneingangszahlungen bequem und automatisch periodisch mit der von der Post/Bank zur Verfügung gestellten ESR-Datei. wenn der Beleg neu erstellt wird. Das Einlesen von ESR-Dateien ! Kapitel 14 Aufträge . ESR im Modul Formulargenerator ESR-Formular anpassen: Im Handbuch Formulargenerator finden Sie die Scriptsprache und die Befehle beschrieben. Hinweise können Rejects bei der Verarbeitung beim Einlesen oder weitere Verarbeitungsspesen sein. Drucken Sie nun die Anzahl geforderten Testbelege aus und senden Sie diese ihrem Geldinstitut zum Test. Ändern Sie diese Werte auf die lokale Druckumgebung. ALIGN_RIGHT) ' zum Ausrichten der Referenzzeile Werte s4+40 und hoehe+760 anpassen (Werte in 0. Die Gutschriften der ESR-Records enthalten alle Zahlungsangaben. ESR-Datei Zahlungen können in ShakeHands Kontor als Typ3 und Typ4 Files verarbeitet werden. In unseren Templates finden Sie zwei erstellte Formulare: ESR und Variante BESR. s4+40. 150. Duplizieren Sie das entsprechende Formular ESR oder Variante BESR und geben Sie diesem neuen Formular einen Namen.Vom Angebot zur Rechnung! 148 . Die ESR relevanten Daten werden mit dem Sichern des Beleges angelegt. anbei der Ausschnitt aus dem Formularcode: ' Referenzzeile in OCRB ' -------------------------------------------------------------------------------------' Referenzzeile SetTextFont("OCR-B 10 Pitch BT") SetTextSize(12) DrawText(AUF_ESRNummer. die Sie in Ihrer Referenzzeile definiert haben. Weitere Ausrichtungen von anderen Feldern sind je nach Angaben und lokalen Druckeinstellungen notwendig. bevor Sie produktiv das ESR-Verfahren in Gang nehmen.1 Millimeter) SetTextSize(10) Im Formular ESR in der Zeile 237: DrawText haben Sie die Ausrichtung im Wert s4+40 für die Ausrichtung links und hoehe+760 für die Ausrichtung oben.

: Wenn Sie keine entsprechende Importdefinition haben oder die bestehende anpassen möchten um weitere Informationen und automatische Vervollständigungen zu programmieren. Näheres dazu im Abschnitt Bankauszug verbuchen via Vorlagen importieren. Typ4 sind CHF und EURO Buchungen. ESR im Modul Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben Buchen von importierten ESR-Bankkontoauszügen Wechseln Sie ins Modul Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben und lesen Sie via Buchungstext/ Vorlage. Fenster Vorlage auswählen/Bankauszüge die einzelne Buchung oder via Automatik die Zahlung ein..Vom Angebot zur Rechnung! 149 . Typ3 sind nur CHF. Duplizieren Sie diese und passen Sie das Script weiter an.. Ausführen. eine Importdefinition und natürlich ein ESRDatei von Ihrer Bank. Das Einlesen der ESR-Datei erfolgt via Modul Bankauszug. Für das Einlesen brauchen wir eine Bank mit gültigem hinterlegtem Teilnehmernummer. Importdefinitionen: Wählen Sie die Importdefinition eine der ESR-Datei Importdefinitionen je nach Filetyp den Sie einlesen möchten. ESR im Modul Importdefinitionen Verwalten. öffnen Sie die Importdefinition via diesen Knopf. Nach erfolgreichem Einlesen stehen Ihnen die Buchungszeilen zur weiteren Bearbeitung hier zur Verfügung.: Unter diesem Button öffnen Sie den Finder und wählen die ESR-Datei die Sie einlesen möchten und Lesen nun die ESR-Zeilen ein. wobei ein Typ4 auch nur CHF Buchungen enthalten kann. Details erhalten Sie im Handbuch Importfunktionen. Es stehen Ihnen nun die Templates der Importdefinitionen zur Auswahl.. ! Kapitel 14 Aufträge . Erstellen Sie einen neuen Bankauszug: Bankkonto: wählen Sie das Bankkonto von welchem Sie eine ESR-Datei erhalten haben.. Im letzten Schritt werden nun die ESR-Buchungen in Ihre Buchhaltung gebucht.

Wird der OP erkannt erscheint in Buchungen erfassen der Knopf OP aktiv.Vom Angebot zur Rechnung! 150 . ! Kapitel 14 Aufträge . Klicken Sie OP erscheint der OP-Zahlungsdialog mit der gültigen Rechnung.

Sie haben erfolgreich eine ESR-Zahlung an einen ESR-OP gebucht.Vom Angebot zur Rechnung! 151 . Nun ist die ESR-Zahlung gebucht. Überprüfen und mit OK bestätigen. Benutzen Sie hier für das Einlesen die Automatik. ! Kapitel 14 Aufträge . damit können Sie das Einlesen einer Serie besser automatisieren.

bei der EÜ-Rechnung eine Erlösbuchung erst mit Zahlungseingang erstellt wird. Die Nutzung dieser Funktion gewährleistet einen wirksamen Schutz gegen ungewollte nachträgliche ! Kapitel 14 Aufträge . Den Zahlungseingang eines Kunden verbuchen Sie also unter Erfassen/Debitoren-Zahlungen. Datenaustausch mit der Buchhaltung Angebote. für die bereits Zahlungen erfasst wurden. Dieser Status kann über das Aktionsmenu auch manuell vergeben oder zurückgesetzt werden. Sie finden diesen unter Erfassen/Debitoren-Rechnungen wieder. Sie möchten für eine offene Rechnung einen Zahlungseingang erfassen Die Verwaltung der Aussenstände und Zahlungen erfolgt in der Offene Posten-Verwaltung. Beachten Sie hier.. Nachfolgend werden die entsprechenden Abläufe dargestellt: Sie erfassen eine neue Rechnung oder Gutschrift in der Auftragsverwaltung Mit dem Speichern der Rechnung wird automatisch ein Offener Posten angelegt. Es besteht die Möglichkeit. muss zuvor der Druckstatus dieses Auftrags zurückgesetzt werden. Als gedruckt markierte Auftrage sind nicht mehr änderbar oder löschbar. so wird erst eine Stornobuchung angelegt und dann die korrigierte neue Buchung. Rechnungen. können nicht mehr geändert werden. dann ist es sinnvoll. Damit verhindern Sie die Übergabe der unfertigen Rechnung an die Buchhaltung. die Funktion zum Zurücksetzen des Druckstatus über die Rechteverwaltung benutzerspezifisch einzuschränken. Der Status Gedruckt bei einer Rechnung entspricht also dem Staus Verbucht bei einer Buchung. Der Offene Posten wiederum erzeugt automatisch die entsprechenden Buchungen im Journal. dass in diesem Fall für alle Aufträge das gleiche Druckformular verwendet wird. Mit der Zahlung wird automatisch eine entsprechende Journalbuchung generiert. Sollte dies notwendig sein. Sie möchten eine Liste der Ausstände (Offene Posten) Ihrer Kunden erstellen Dafür existiert eine Auswertung unter Auswerten/Offene Posten. Das Auftragsformular kann (wie alle Druckformulare) an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Sollte dies im Einzelfall gewünscht werden. Sie ändern eine Rechnung oder Gutschrift in der Auftragsverwaltung Der dazugehörige Offene Posten und ebenso auch die Journalbuchung werden automatisch korrigiert. Das automatische Vergeben des Druckstatus kann in den Fakturavorgaben bei Bedarf auch deaktiviert werden.. bei einer Bilanzierung dagegen schon beim Rechnungsausgang.Vom Angebot zur Rechnung! 152 . dann müssen zuerst die Zahlungen gelöscht und nach der Rechnungsänderung wieder neu eingegeben werden.B. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind für die Finanzbuchhaltung nicht relevant und haben dort keine Entsprechung. Der Druckstatus bei Aufträgen Aufträgen wird nach dem Ausdruck (und einer entsprechenden Abfrage) der Status Gedruckt zugewiesen. Rechnungen und Gutschriften dagegen werden in ShakeHands Faktura automatisch an die integrierte Buchhaltung übergeben und bei Änderungen auch automatisch korrigiert. indem Sie diese gleichzeitig markieren und dann den Befehl Drucken verwenden. dem Kontextmenu oder unter Ablage|Datei im Hauptmenu und anschliessend das gewünschte Druckformular. in der Rechnung den Status Entwurf zu setzen. Details dazu finden Sie im Kapitel Auswertungen. Sollte die Buchung bereits endgültig verbucht sein. Details dazu finden Sie im separaten Handbuch Formulargenerator. dass z. Details zu den OP-Buchungen finden Sie im Kapitel Offene Posten. Auftrag drucken Um einen Auftrag zu drucken. Beachten Sie aber bitte. markieren Sie diesen in der Auftragsliste und klicken auf den Button Drucken oder Sie wählen den Befehl Drucken. Wenn Sie umfangreiche Rechnungen bearbeiten und diese vor Fertigstellung zwischenspeichern möchten. Das Standardformular Auftragsformular universal A4 ist für alle Auftragsarten geeignet und enthält dafür jeweils spezielle Anpassungen. Sie können auch mehrere Aufträge auf einmal drucken. Details dazu finden Sie im Kapitel Offene Posten. aus dem Aktionsmenu.

Merlin ab Version 2.Vom Angebot zur Rechnung! 153 . Diese Schnittstelle ermöglicht das Erzeugen von Rechnungen mit ausgeführten Projektschritten direkt aus Merlin heraus. Voraussetzungen .B. wegen fehlenden Rechnungsnummern).Änderungen an steuerrelevanten Dokumenten und kann somit viel Ärger bei Revisionen vermeiden (z. Wichtig ist hier. Sowohl Merlin als auch ShakeHands Faktura sind geschlossen. 2.5. Die Rechnung kann jetzt beliebig bearbeitet werden.0 Vorgehensweise (Beschreibung am Beispiel von ShakeHands Faktura) 1. Markieren Sie die abzurechnenden Vorgänge und wählen Sie den Menubefehl Ablage/Senden an/ShakeHands Faktura 2008 aus.2 . Auftrag importieren von Drittsoftware Merlin Die Anwendungen ShakeHands Kontor und ShakeHands Faktura enthalten eine Schnittstelle zur Projektverwaltung Merlin von ProjectWizards. Öffnen Sie zuerst ShakeHands Faktura und wählen Sie hier die gewünschte Firma sowie das passende Geschäftsjahr aus. dass die den Vorgängen zugewiesenen Ressourcen mit Kosten hinterlegt sind und einen Erledigt-Status > 0% haben: 3.ShakeHands Kontor oder ShakeHands Faktura ab Version 5.6. auf der Seite Positionen finden Sie die aus Merlin übergebenen Projektvorgänge mit den entsprechenden Kosten ausgewiesen: ! Kapitel 14 Aufträge . Öffnen Sie Merlin und hier das entsprechende Projekt. Es dürfen keine weiteren Dialoge zum Bearbeiten irgendwelcher Daten geöffnet sein. ShakeHands Faktura kommt in den Vordergrund und öffnet einen Dialog Neue Rechnung. Auf der Seite Kennzeichen müssen Sie jetzt den Empfänger aus der Kundenliste auswählen: 4.

Wichtiger Hinweis: Es erfolgt keine Rückmeldung an Merlin über die tatsächlich abgerechneten Positionen. es besteht also kein Schutz gegen versehentliche Doppelabrechnungen bestimmter Vorgänge.Vom Angebot zur Rechnung! 154 . Voraussetzung für einen Aboauftrag ist das Erstellen einer entsprechenden Vorlage. z. regelmässig wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen. Erstellen Sie dazu einen neuen Auftrag in der benötigten Auftragsart.B.B. Kontor Balance Aboaufträge ShakeHands Faktura Balance ermöglicht das Anlegen von Aboaufträgen. Rechnung. damit lassen sich z. und aktivieren Sie die ! Kapitel 14 Aufträge .

Es öffnet sich der folgende Dialog: Als Serienmuster stehen Täglich.Option Entwurf/Vorlage. Kopftext. Halbjährlich und Jährlich zur Verfügung. Diese Platzhalter werden beim automatischen Generieren dieser Aufträge mit den jeweils aktuellen Entsprechungen ersetzt.Vom Angebot zur Rechnung! 155 . ! Kapitel 14 Aufträge . Weitere Informationen zu Abovorgängen finden Sie im Abschnitt Abovorgänge ausführen im Kapitel Die Benutzeroberfläche im Überblick. diese Angaben zu ändern und die weiteren Ausführungen damit zu beeinflussen. Endet Am oder Endet nach und ergänzen je nach Auswahl die darunter erscheinenden Angaben. Wöchentlich. Klicken Sie anschliessend auf Abovorgang. Das erste gewünschte Ausführungsdatum wird im Feld Beginnt am eingetragen. Vierteljährlich. Zweimonatlich. Diese Daten werden automatisch beim Ausführen eines Abovorgangs aktualisiert. Fusstext und der Positionsbeschreibung. Allerdings ist es während der Laufzeit eines Abovorgangs möglich. Platzhalter definieren Aboaufträge ermöglichen das Einsetzen von Platzhaltern in den Feldern Betreff. Monatlich. Die Felder Zuletzt ausgeführt am und Bereits ausgeführt können Sie zunächst ignorieren. Bei Seriendauer wählen Sie Ohne Ende.

Einstellungen Wenn Sie die Bestandsführung nutzen möchten. Die Platzhalter erreichen Sie über das Kontextmenu des jeweiligen Eingabefeldes.Vom Angebot zur Rechnung! 156 . Die aktuelle Ausgabe 01 2010. Diese programmseitige Kontrolle lässt sich ! Kapitel 14 Aufträge . mehr Lagerartikel auszuliefern. Der abgebildete Kopftext würde beim Ausführen des Aboauftrags für den Monat 01/2010 wie folgt lauten: Sie halten eine weitere Ausgabe von unserem Märchenmagazin in den Händen. als im Lager tatsächlich vorhanden sind. Es stehen folgende Platzhalter zur Verfügung: Kontor Balance Bestandsführung für Artikel ShakeHands Faktura Balance unterstützt die Lagerverwaltung und Bestandsführung für Artikel (der Bereich Einkauf/Bestellwesen ist noch nicht enthalten). die Rechnung lässt sich nicht speichern. genauso wie die Textbausteine. sollten Sie zuerst einen Blick in die diesbezüglichen Einstellungen unter Verwalten/Fakturavorgaben werfen: Negativen Lagerbestand zulassen Normalerweise ist es nicht möglich. Sie erhalten bei einem entsprechenden Versuch eine Fehlermeldung und der Lieferschein bzw.

h.Vom Angebot zur Rechnung! 157 .hier deaktivieren. Warnung beim Unterschreiten der Mindestbestände Diese Option wird im Gegensatz zu den davor beschriebenen benutzerspezifisch gespeichert. Lagerbuchung bei Rechnung statt Lieferschein Im Standardfall erfolgt die Aktualisierung der Bestände beim Speichern eines Lieferscheins. dann setzen Sie bitte diese Option. Lagerbuchung bei Gutschrift Mit dieser Option veranlassen Sie das generelle Zurückbuchen von gutgeschriebenen Lagerartikeln. das laut Lagerjournal nicht genügend Exemplare des Artikels vorrätig sind. ! Kapitel 14 Aufträge . Sie müssen jede Lageraktualisierung explizit bestätigen. Mit dieser Option veranlassen Sie eine Abfrage. ob der Anwender beim Unterschreiten von Mindestbeständen eine Warnmeldung erhält oder nicht. Lagerbuchung bestätigen Bei lagerrelevanten Auftragsarten (Lieferschein/Rechnung (Abgang) oder Gutschrift (Zugang)) erfolgen die notwendigen Lagerbuchungen automatisch. Das Programm informiert Sie jetzt lediglich darüber. d. Sollten Sie nicht mit Lieferscheinen arbeiten. Hiermit wird festgelegt. Um die Lagerbestände aktuell zu halten. Die Lagerbuchungen erfolgen jetzt statt dessen beim Speichern einer Rechnung. Unter Umständen wird es jedoch sinnvoller sein. müssen SIe sich also für eine der beiden Möglichkeiten entscheiden und diese konsequent anwenden. Gutschriften von Lagerbuchungen auszunehmen und die Bestände bei Bedarf manuell zu korrigieren. ob die Lagerbuchung tatsächlich ausgeführt werden soll.

Vom Angebot zur Rechnung! 158 . ShakeHands Faktura ist nicht Mehrlagerfähig.B.B. Zielbestand Derzeit rein informativ. Lagerartikel verwalten Um einen Lagerartikel anzulegen. Regalnummern o. öffnen Sie diesen in der Artikelverwaltung. Wenn Sie bei der Neuanlage des Artikels z. Lagerbewegungen können manuell veranlasst sein oder auf einem Verkaufsdokument basieren (Lieferschein. Lagerreferenz Ergänzende Angaben zum Lagerort (z. Mindestbestand Beim Unterschreiten des Mindestbestands durch einen Lieferschein oder eine Rechnung erhalten Sie eine entsprechende Warnung. Automatisch erzeugte Buchungen sind nicht löschbar. Zum Löschen markieren Sie die letzte Zeile und drücken die Taste Delete oder Backspace.). Die jeweils letzte Lagerbuchung kann gelöscht werden. rechtzeitig Ware nachzubestellen. tragen Sie die 20 bei Bestand: Zugang/Abgang ein.ä. einen Anfangsbestand von 20 Stück vorrätig haben. sofern es eine manuelle Buchung ist. beim Speichern des Artikels wird die Lagerbuchung erzeugt und ab sofort als Bestand geführt.B. Jetzt können Sie die Angaben in den entsprechenden Feldern eingeben: Lager Hier wird der Lagerort angegeben. ! Kapitel 14 Aufträge . Die Angabe ist vorerst nur informativ. Manueller Lagerabgleich Über die Felder Bestellt: Zugang/Abgang und Bestand: Zugang/Abgang können manuelle Änderungen der Lagermengen realisiert werden. auch das Abbrechen des gesamten Dialogs ändert daran nichts mehr. gehen danach auf die Seite Lager und aktivieren die Option Lagerartikel. Lagerjournal Listet in chronologischer Reihenfolge alle Lagerbewegungen zu diesem Artikel auf. Rechnung oder Gutschrift). um z. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Buchung sofort gelöscht. wird später für automatische Bestellvorschläge benötigt.

können Sie sich genauer über die betreffenden Artikel informieren: ! Kapitel 14 Aufträge . Ebenfalls von den Fakturavorgaben abhängig ist der Hinweis bei Unterschreiten der Mindestmengen im Lager: Unter Details. 5 Stück steht und diese 5 Stück werden geliefert.Vom Angebot zur Rechnung! 159 . Vorhandene Bestellmengen müssen beim Wareneingang entsprechend manuell gemindert werden: Wenn bei Bestellt z. erfolgt beim Speichern des Auftrags die Frage nach der Lagerbuchung: Bei Abbrechen wird der Auftrag trotzdem gesichert. aber eben keine Anpassung der Bestände vorgenommen. Aufträge mit Lagerartikeln Je nach Einstellung werden entweder bei Lieferscheinen oder bei Rechnungen für die enthaltenen Mengen von Lagerartikeln entsprechende Lagerbuchungen erstellt.B. tragen Sie bei Bestand: Zugang/Abgang eine 5 ein und bei Bestellt: Zugang/Abgang eine -5... Der verfügbare Bestand eines Artikels ist im Artikelassistenten sichtbar: Sofern die entsprechende Option in den Fakturavorgaben aktiviert ist. Auch sonstige Vorgänge wie Warenlieferungen oder -rückgaben werden über den manuellen Lagerabgleich erfasst.

Gutschrifts-Formular Adressliste und Stammblätter Verkaufsstatistik • • • Saldo • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Balance • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • ! Kapitel 15 Auswertungen! 160 .und Saldenliste Einnahmen-Überschussrechnung MwSt-Abrechnung MwSt-Journal Kostenstellen Anlagenverzeichnis Abschreibungsliste OP Liste.Kapitel 15 Auswertungen ShakeHands Kontor bietet Ihnen die Möglichkeit. je nach Programmversion. ShakeHands Kontor als: Kontenplan Buchungsliste Barquittungen Journal Kassenbuch Kontoauszüge Summen. Artikel. Fälligkeitsliste OP-Kontoauszug OP-Mahnungsliste Rechnungsein.und ausgang Zahlungsein. Dabei stehen. LS-. alle für die Buchhaltung und Statistik für Einkauf und Verkauf relevanten Auswertungen am Bildschirm darzustellen und auszudrucken.und ausgang Artikel und Leistungen.und Preislisten Lagerjournal Aufträge. Rechnungs-. universelles Auftrags-. Die meisten Auswertungen bieten weiterhin mehrere Druckformulare mit unterschiedlichen Ansichten zur Ausgabe an. unterschiedliche Auswertungen zur Verfügung.

Toolbar-Funktionen Alle Auswertungsfenster besitzen eine Toolbar. Periodenvergleiche darstellen. anzeigen lassen. nämlich die Einstellungen für die Zeitperiode (Monat. Dabei haben alle Filterdialoge einen identischen bzw. Einige Auswertungen erlauben auch eine tagesgenaue Angabe des gewünschten Zeitraumes: Einige Filterdialoge enthalten noch weitere Auswahlkriterien. Mit dem OK-Button übernehmen Sie die Einstellungen und die gewünschte Auswertung wird berechnet und in der Liste dargestellt. aber mit unterschiedlichen Filtereinstellungen. Jahr) und den Status der zu berücksichtigenden Buchungen (Erfasst.und Erfolgsrechnung Eröffnungsbilanz Betriebswirtschaftliche Auswertung Betriebswirtschaftliche Kennzahlen Kompletter Jahresabschluss Saldo • • • Balance • • • • • • Alle Auswertungen funktionieren dabei nach dem gleichen System: Nach dem Aufruf des jeweiligen Menubefehls öffnet sich das Auswertungsfenster und danach automatisch der Filterdialog. alle verbuchten Journalzeilen aus dem Monat Mai. Damit lassen sich z. Die einzelnen Filterkriterien wirken dabei kombiniert. welche das Konto 1200 betreffen und Beträge zwischen 150 und 200 enthalten. Quartal.B. Tipp: ShakeHands Faktura erlaubt es bei allen Auswertungen. Verbucht oder beides). zu öffnen.ShakeHands Kontor als: Bilanz. ähnlichen Teil. Sie könnten sich also im Journal z.B. wie hier am Beispiel des Journals zu sehen ist. welche weitgehend identisch aufgebaut ist: ! Kapitel 15 Auswertungen! 161 . Hier legen Sie die Auswahlkriterien für die gewünschte Auswertung fest. mehrere Fenster der selben Art.

Filterein- stellungen Auswertung aktualisieren Auswertung drucken Eingestellte Filterkriterien Filtereinstellungen Hiermit öffnen Sie erneut den Filterdialog der Auswertung. es öffnet sich der Dialog Formular drucken mit den weiteren Druckoptionen. wenn Sie z. ! Kapitel 15 Auswertungen! 162 . eine Auswertung nach einer Buchungseingabe aktualisieren möchten. Dies ist sehr nützlich.B. Die aktuellen Einstellungen werden rechts neben den Buttons in der Toolbar angezeigt. Auswertung drucken Hiermit können Sie die aktuell dargestellte Auswertung ausdrucken. Auswertung aktualisieren Die Auswertung wird mit den eingestellten Filterkriterien neu berechnet. um die Filterkriterien zu verändern.

alle Einnahmen und Ausgaben im gewählten Zeitraum. dahinter folgt die eindeutige. damit werden alle an einer Buchung beteiligten Journalzeilen dargestellt (Steuern und Splittzeilen). Das Kassenbuch enthält den Übertrag aus dem Vormonat. Kapitel Buchungen erfassen). Der Unterschied wird auf den folgenden Screenshots demonstriert: ! Kapitel 15 Auswertungen! 163 . Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Journalzeilen zu ermitteln. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und innerhalb dieser Zeit muss ein Zugriff zu Prüfungszwecken (im Zweifelsfall auch ohne elektronische Datenträger) jederzeit sichergestellt werden können. Per Doppelklick auf eine Zeile springen Sie direkt zur dazugehörigen Buchung in der Buchungsliste. Alternativ können Sie auch die gewünschte Journalzeile markieren und die Return-Taste oder die Leertaste drücken. sondern nur der Hinweis <div> (diverse) ausgegeben. Auch werden Steuerbuchungen und Kostenstellen in der Buchungsliste nicht detailliert dargestellt. die Angaben zum Gegenkonto und zur Mehrwertsteuer. Wichtig für das Ergebnis ist die Filteroption Alle Gegenkonten. Die Symbole für Buchungsart und -status entsprechen denen der Buchungsliste (vergl. Alternativ können Sie auch die gewünschte Journalzeile markieren und die Leertaste drücken. Kassenbuch Für alle Konten der Kategorie Kassenkonto können Sie ein Kassenbuch erstellen. beim Verbuchen vergebene Journalnummer. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Kapitel Buchungen erfassen). Per Doppelklick auf eine Zeile springen Sie direkt zur dazugehörigen Buchung in der Buchungsliste. Journal Das Journal ist das detaillierte Protokoll aller einzelnen Belegzeilen der Buchungen im gewählten Zeitraum. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Hinweis: Eine kompaktere Darstellung der Buchungen erhalten Sie mit der Buchungsliste (vergl. Kapitel Buchungen erfassen). das Journal für abgeschlossene Perioden auszudrucken. Wegen der einzeiligen Darstellung werden dort bei Splittbuchungen allerdings auf der gesplitteten Seite nicht die Einzelkonten. Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Kassenbuchungen zu ermitteln. sowie den laufenden Saldo nach jeder Buchung. Es empfiehlt sich auf jeden Fall. Die Symbole für Buchungsart und -status entsprechen denen der Buchungsliste (vergl.

bei Erfordernis die bisherigen Verkehrszahlen. Sie können im Filter ein einzelnes Konto oder auch einen Bereich von-bis angeben. der laufende Saldo nach jeder Buchung und der Endsaldo. Bei mehreren Konten werden diese in der Liste untereinander dargestellt. Kontoauszüge Ein Kontoauszug dokumentiert alle Journalzeilen. Für den Ausdruck der Darstellung mit Gegenkonten gibt es ein eigenes Druckformular. Es werden nur Konten berücksichtigt. Anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Druckvorgang. dieses muss manuell ausgewählt werden. welche ein bestimmtes Konto betreffen. auf welchen ein Anfangssaldo oder eine sonstige Bewegung im gewählten Zeitraum vorhanden ist. Ausserdem werden angezeigt der Anfangsbestand/Eröffnungssaldo. ! Kapitel 15 Auswertungen! 164 .

! Kapitel 15 Auswertungen! 165 . Summen. Alternativ können Sie auch die gewünschte Journalzeile markieren und die Leertaste drücken.und Habenwerte immer ausgleichen (bei Filtereinstellung Erfasst und Verbucht). Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Kontopositionen zu ermitteln. Per Doppelklick auf eine Zeile springen Sie direkt zur dazugehörigen Buchung in der Buchungsliste. Debitoren oder Kreditoren) für alle bebuchten und budgetierten Konten die Eröffnungswerte. die kumulierten Jahreswerte inklusive der aktuellen Endsalden sowie das Budget und den prozentualen Istwert (bezogen auf den Periodensaldo) aus. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. die Periodensummen für den gewählten Zeitraum. Tipp: Beim Ausdrucken von Kontoauszügen können Sie über das jeweils ausgewählte Druckformular bestimmen. Bei den Gesamtsummen aller Sachkonten müssen sich auf Grund des Systems der doppelten Buchführung die Soll. Kapitel Buchungen erfassen).und Saldenliste weist Ihnen im gewählten Kontenbereich (Sachkonten.und Saldenliste Die Summen. ob die Auszüge fortlaufend (papiersparend) gedruckt werden oder ob für jedes Konto eine neue Seite begonnen wird. Die Symbole für Buchungsart und -status entsprechen denen der Buchungsliste (vergl.

Per Doppelklick auf eine Zeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken.

Einnahmen-Überschussrechnung

Unter diesem Menupunkt stellt Ihnen ShakeHands Kontor eine detaillierte Gewinnermittlung in Form einer Einnahme-Überschussrechnung zur Verfügung. Mit dem Popupmenu rechts oben können Sie die Anzahl der dargestellten Gliederungsebenen festlegen.

Einzelne Auswertungsgruppen lassen sich durch Anklicken der Aufklappsymbole vor dem jeweiligen Namen bis auf die zu Grunde liegenden Kontensalden erweitern. Den Aufbau der Auswertung können Sie unter Verwalten/Kontenstruktur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt immer die komplette Darstellung der Gliederungsebenen mit allen Unterebenen, unabhängig von der Bildschirmansicht.

Im Filter der Auswertung gibt noch es weitere Optionen, um die Darstellung zu beeinflussen: Kumulierte Werte Berechnet die Werte immer vom Beginn des Geschäftsjahres bis zum Ende der eingestellten Periode, anderenfalls nur für die eingestellte Periode. Gruppen ohne Bewegung unterdrücken Unterdrückt alle Gliederungspunkte (Gruppen), in denen keine Konten mit Bewegungen vorhanden sind. Wenn in der Gruppe aber Konten enthalten sind, deren Gesamtsaldo 0 ergibt, dann wird die Gruppe trotzdem dargestellt. Konten anzeigen Führt auf der untersten Ebene einer Gruppe alle Einzelkonten auf, die zum entsprechenden Gruppensaldo beigetragen haben.

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Konten mit 0-Saldo unterdrücken Unterdrückt bei der Option Konten anzeigen alle Konten, deren Saldo im Auswertungszeitraum 0 ergibt. Vorjahreswerte anzeigen Blendet eine weitere Spalte mit den Zahlen des entsprechenden Vorjahrszeitraums ein (alternativ zur Option Budget anzeigen). Budget anzeigen Blendet eine weitere Spalte mit den Budgetwerten der jeweiligen Konten ein (alternativ zur Option Vorjahreswerte anzeigen). 0,00-Anzeige unterdrücken Unterdrückt die Anzeige von 0,00 zur besseren Übersicht (nur in der Bildschirmansicht). Tipp: Beim Ausdrucken der Einnahmen-Überschussrechnung können Sie über das jeweils ausgewählte Druckformular bestimmen, ob der Ausdruck nur die reine Auswertung enthält oder als Jahresabschluss mit Deckblatt und Schlussbemerkung erstellt wird.

Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken. Von da mit einem weiteren Doppelklick gleich auf die Buchung in der Buchungsliste.

Bilanz und Erfolgsrechnung
Die beiden Auswertungen Bilanz und Erfolgsrechnung werden kombiniert dargestellt, da sie durch das System der doppelten Buchführung eng aneinander gekoppelt sind. Die Gliederung entspricht einer ordentlichen Bilanzierung (sofern die zu Grunde liegende Gliederungsstruktur nicht verändert wurde).

Bei einer korrekten Bilanz müssen die Summen von Aktiva und Passiva exakt übereinstimmen. Weiterhin muss das Ergebnis der Erfolgsrechnung dem ermittelten Gewinn/Verlust in

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der Bilanz entsprechen. Wenn das nicht der Fall ist, so deutet dies auf eine nicht ausgeglichene Eröffnungsbilanz oder Fehler in der Kontenstruktur hin. Einzelne Auswertungsgruppen lassen sich durch Anklicken der Dreiecke vor dem jeweiligen Namen bis auf die zu Grunde liegenden Kontensalden erweitern. Den Aufbau der Auswertung können Sie unter Verwalten/Kontenstruktur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie sollten bei Veränderungen aber auf Übereinstimmung mit den aktuellen Bilanzierungsrichtlinien achten. Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt immer die komplette Darstellung der Gliederungsebenen mit allen Unterebenen, unabhängig von der Bildschirmansicht. Im Filter der Auswertung gibt noch weitere Optionen, um die Darstellung zu beeinflussen: Kumulierte Werte Berechnet die Werte immer vom Beginn des Geschäftsjahres bis zum Ende der eingestellten Periode, anderenfalls nur für die eingestellte Periode. Für die Zahlen der Bilanz ist das Deaktivieren dieser Option im Normalfall nicht sinnvoll, da die Bilanz nur als kumulierte Berechnung (also unter Einbeziehung der Eröffnungsbilanz) korrekt ist. Gruppen ohne Bewegung unterdrücken Unterdrückt alle Gliederungspunkte (Gruppen), in denen keine Konten mit Bewegungen vorhanden sind. Wenn in der Gruppe aber Konten enthalten sind, deren Gesamtsaldo 0 ergibt, dann wird die Gruppe trotzdem dargestellt. Konten anzeigen Führt auf der untersten Ebene einer Gruppe alle Einzelkonten auf, die zum entsprechenden Gruppensaldo beigetragen haben. Konten mit 0-Saldo unterdrücken Unterdrückt bei der Option Konten anzeigen alle Konten, deren Saldo im Auswertungszeitraum 0 ergibt. Vorjahreswerte anzeigen Blendet eine weitere Spalte mit den Zahlen des entsprechenden Vorjahrszeitraums ein (alternativ zur Option Budget anzeigen). Budget anzeigen Blendet eine weitere Spalte mit den Budgetwerten der jeweiligen Konten ein (alternativ zur Option Vorjahreswerte anzeigen). 0,00-Anzeige unterdrücken Unterdrückt die Anzeige von 0,00 zur besseren Übersicht (nur in der Bildschirmansicht). Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken. Tipp: Beim Ausdrucken der Bilanz und Erfolgsrechnung können Sie über das jeweils ausgewählte Druckformular bestimmen, ob der Ausdruck nur die reine Auswertung enthält oder als Jahresabschluss mit Deckblatt und Schlussbemerkung erstellt wird. Auch der getrennte Ausdruck von Bilanz und Erfolgsrechnung ist hier möglich. Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken.

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Tipp: Eine spezielle Auswertung finden Sie als Kontenliste mit Überschriften. Deaktivieren Sie alle Optionen im Filter ausser 'Konten anzeigen'. Sie erhalten damit einen gruppierten Kontenplan.

Eröffnungsbilanz
Die Eröffnungsbilanz zeigt die Bestände an Vermögen sowie Forderungen und Verbindlichkeiten zum Beginn des aktuellen Geschäftsjahres. Im ersten Geschäftsjahr ergibt sich die Eröffnungsbilanz aus den manuell eingegebenen Eröffnungswerten der Bestandskonten (siehe Kontenverwaltung). In allen nachfolgenden Geschäftsjahren erstellen bzw. aktualisieren Sie die Eröffnungsbilanz mit dem automatischen Saldovortrag von ShakeHands Kontor (Erfassen/Geschäftsjahre/Saldovortrag).

Tipp: Ab Version 5.2. Können Sie nachträglich ein Geschäftsjahr vor dem ersten Geschäftsjahr erfassen und da die eine Saldobilanz und die Daten via Geschäftsabschluss übertragen. Resultat Sie haben ab erstem aktuellen Geschäftsjahr einen Vorjahresvergleich zur Verfügung.

Bei einer korrekten Eröffnungsbilanz müssen die Summen von Aktiva und Passiva exakt übereinstimmen. Wenn dies nicht der Fall ist, ergibt sich in jedem Fall auch eine entsprechende Abweichung in der Ermittlung des Jahresergebnisses zwischen der Bilanz und der Erfolgsrechnung. Einzelne Auswertungsgruppen lassen sich durch Anklicken der Aufklappsymbole vor dem jeweiligen Namen bis auf die zu Grunde liegenden Kontensalden erweitern. Den Aufbau der Auswertung können Sie unter Verwalten/Kontenstruktur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie sollten bei Veränderungen aber auf Übereinstimmung mit den aktuellen Bilanzierungsrichtlinien achten.

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bzw. Wenn in der Gruppe aber Konten enthalten sind. deren Gesamtsaldo 0 ergibt. deren Saldo im Auswertungszeitraum 0 ergibt.. Kreditorenaufstellung (Debitoren mit Sollsaldo + Kreditoren mit Sollsaldo.. unabhängig von der Bildschirmansicht.Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt immer die komplette Darstellung der Gliederungsebenen mit allen Unterebenen.00-Anzeige unterdrücken Unterdrückt die Anzeige von 0. Alle Bestandteile ausser der Gewinnermittlung lassen sich über die Ausgabeoptionen deaktivieren. öffnet sich der nachfolgend abgebildete Dialog: Im Gegensatz zu den Druckformularen für Jahresabschlüsse. Vorjahreswerte anzeigen Blendet eine weitere Spalte mit den Zahlen des entsprechenden Vorjahrszeitraums ein (alternativ zur Option Budget anzeigen). Konten mit 0-Saldo unterdrücken Unterdrückt bei der Option Konten anzeigen alle Konten. erhalten Sie bei dieser reinen Druckauswertung zusätzlich eine Debitoren. Kreditoren mit Habensaldo + Debitoren mit Habensaldo) und eine in die laufende Seitennummerierung integrierte Abschreibungsliste. um die Darstellung zu beeinflussen: Gruppen ohne Bewegung unterdrücken Unterdrückt alle Gliederungspunkte (Gruppen). die zum entsprechenden Gruppensaldo beigetragen haben. Im Filter der Auswertung gibt es noch weitere Optionen. dann wird die Gruppe trotzdem dargestellt. in denen keine Konten mit Bewegungen vorhanden sind. Konten anzeigen Führt auf der untersten Ebene einer Gruppe alle Einzelkonten auf. ! Kapitel 15 Auswertungen! 170 . Mit dem Menubefehl Auswerten/Jahresabschluss drucken. Jahresabschluss drucken Hiermit können Sie einen Jahresabschluss in einer optisch ansprechenden Form als zusammenhängendes Dokument ausdrucken. welche Sie direkt aus den Gewinnermittlungen (Bilanz oder EÜ-Rechnung) aufrufen können. 0.00 zur besseren Übersicht (nur in der Bildschirmansicht).

Im Gegensatz zum normalen (journalbasierten) Kontoauszug funktioniert dies auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung und jahresübergreifend. dann müssen Sie also für jede gewünschte Währung eine eigene OP-Liste erstellen. Neue Kreditoren-Zahlung. Die OP-Liste kann nur Posten in der im Filter angegebenen Währung ausweisen.oder Kreditorenkontoauszug. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken. Um sie sichtbar zu machen. bis sie unsichtbar ist. Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer offener Posten zu ermitteln. Einige dieser Spalten sind aber standardmässig ausgeblendet. indem Sie mit der Maus in die rechte Begrenzung des Spaltentitels klicken und die Spalte mit gedrückter Maustaste nach links verkleinern. Fälligkeitslisten erstellen Mit der Auswertung Offene Posten ist es möglich. Die Spalte Fällig Netto zeigt dazu das Datum der Fälligkeit bezogen auf das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel ohne Skonto. Per Doppelklick auf eine OP-Zeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Posten. wenn Sie mit Fremdwährungen arbeiten. unabhängig vom Vorhandensein korrekter Saldenvorträge. OP-Liste Die Offene-Posten-Liste (OP-Liste) zeigt alle offenen Rechnungen einer Art (Debitoren oder Kreditoren) bis zu einem bestimmten Stichtag. Es öffnet sich der Dialog Neue Debitoren-Zahlung bzw. Nicht benötigte Spalten lassen sich jetzt wieder ausblenden. OP-Kontoauszug Der OP-Kontoauszug ist ein vollständig auf den Daten der Offene Posten-Verwaltung basierender Debitoren. Über den Filter können Sie die Liste mit weiteren Kriterien einschränken. damit werden alle vorhandenen Spalten eingeblendet. setzen Sie den Fokus auf die Liste (Mausklick) und drücken Sie die Tastenkombination <Shift>+<ESC>. Dabei erscheinen auch offene Rechnungen aus früheren Geschäftsjahren. wobei alle verfügbaren Daten des offenen Postens bereits eingetragen sind und Sie die Zahlung gleich verbuchen können. Markieren Sie die gewünschte Rechnung dazu und wählen Sie anschliessend aus dem Kontextmenu der Zeile oder aus dem Aktionsmenu des Fensters den Befehl Zahlung erstellen. Posten ausgleichen/bezahlen In der OP-Liste ausgewiesene offene Rechnungen können von hier aus direkt ausgeglichen werden. Er zeigt in chronologischer Reihenfolge alle Rechnungen und Zahlungen für ein bestimmtes Personenkonto. In der Spalte Tage Fällig sehen Sie die verbleibenden Tage bis zur vorgenannten Fälligkeit. ! Kapitel 15 Auswertungen! 171 . bei einem negativen Wert ist die Rechnung die genannte Anzahl Tage überfällig. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Für das Zahlungsziel Skonto existiert eine weitere Spalte mit den entsprechenden Angaben. Fälligkeitslisten zu erstellen.

temporär für diesen Mahnlauf angepasst werden. welche die Übergabe der Forderung an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt beinhaltet. Im unteren Bereich des Fensters finden Sie die wichtigsten Adress-Stammdaten für den ausgewählten Debitor/Kreditor. Die dort eingestellten Werte werden bei einem neuen Mahnlauf übernommen und können jetzt noch individuell.... Nach Aufruf des Menubefehls Auswerten/OP-Mahnungen. Per Doppelklick auf eine Zeile gelangen Sie zum jeweiligen Beleg (OP-Rechnung oder OP-Zahlung).. OP-Mahnungen. ! Kapitel 15 Auswertungen! 172 . Es sind vier Mahnstufen vorgesehen. öffnet sich der nachfolgend abgebildete Dialog: Die Grundparameter für Mahnläufe können Sie in den Firmeneinstellungen hinterlegen (Ablage|Datei/Firmen).h. beim Erreichen dieser Mahnstufe wird eine Mitteilung an den Debitor generiert. wobei die vierte Mahnstufe als Inkassostufe fungiert. d. Hiermit erstellen Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen für offene Debitoren-Forderungen.

und Gebührenberechnungen erfolgen dann auf diesem Wege. Sammelmahnungen Wenn Sie diese Option aktivieren. Über den Button Weiter gelangen Sie zur Vorschlagsliste für alle Mahnungen. dann geben Sie hier den zu verwendenden Zinssatz ein. für die hiermit markierten Mahnungen erfolgt der Ausdruck entsprechend der gewählten Aktion im ! Kapitel 15 Auswertungen! 173 . Mahnstufen Für die Mahnstufen 1-3 können Sie jeweils die Anzahl der Tage (basiert immer auf dem vorangegangenen Fälligkeits. offene Posten mit dieser Mahnstufe sollten einem Inkassodienst oder einem Rechtsanwalt zur weiteren Bearbeitung übergeben werden.h. dann werden mehrere offene Posten eines Kunden in einer Sammelmahnung zusammengefasst. in Währung EIn Mahnlauf kann immer nur Belege mit einer identischen Währung auswerten. d. Offene Posten mit einem Betrag bis zu dieser Grenze werden bei Mahnläufen nicht berücksichtigt.bzw. dass eventuell vorhandene Gutschriften mit aufgeführt und bei der offenen Gesamtsumme berücksichtigt werden. Mahndatum) und die Höhe einer optionalen Mahngebühr festlegen sowie die Berechnung von Verzugszinsen aktivieren. welche den eingestellten Kriterien entsprechen: Gutschriften werden in der Liste rot gekennzeichnet. Die Höhe der Verzugszinsen ist nach langjähriger und konstanter Praxis des Bundesgerichts maximal 5%. Die Mahnstufe 4 ist als Inkassostufe vorgesehen. Vor jeder Zeile befindet sich eine Checkbox. Vorhandene Gutschriften berücksichtigen Diese Option ist nur bei gleichzeitig aktivierten Sammelmahnungen möglich und bewirkt. Weitere Zins. Offene Rechnungen zum Hier legen Sie den Stichtag für den Mahnlauf fest. anderenfalls werden einzelne Mahnungen für jeden Posten erstellt. Es werden alle Rechnungen und Zahlungen bis zu einschliesslich diesem Stichtag berücksichtigt. Beträge mahnen ab Hiermit können Sie eine so genannte Bagatellgrenze festlegen. muss der Mahnlauf für jede vorkommende Währung separat ausgeführt werden. Zinssatz Wenn Sie in Ihren Mahnungen Verzugszinsen berechnen möchten. Wenn Sie also Ausgangsrechnungen in unterschiedlichen Währungen ausstellen.

müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt werden: 1 Rechnungsart Die zu mahnende Rechnung muss aus dem Bereich Debitoren-Rechnungen stammen (direkt erfasst oder über die Auftragsverwaltung). klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste (bzw. Diese Eingaben sind abschliessend für den aktuellen Mahnungslauf und nur für diesen gültig. Daher können Sie sich die Berechnung der Tageszinsen anzeigen lassen. Nach der Ausgabe der Mahnschreiben erfolgt eine Abfrage. dann wird die Mahnstufe jeweils um eins erhöht. ob die Mahnstufen der gedruckten Mahnungen aktualisiert werden sollen: Wählen Sie hier Aktualisieren. so wählen Sie vorher die entsprechende Option im Popupmenu unten aus.Popupmenu unterhalb der Liste: Alle markierten Mahnungen ausdrucken oder Eine Vorschlagsliste für alle markierten Mahnungen ausdrucken. Die in der Liste mit einem roten Dreieck markierten Felder lassen sich per Doppelklick bearbeiten. Zinsberechnung anzeigen Die Berechnung der Verzugszinsen erfolgt tagesgenau. Wenn Sie nur die angezeigte Vorschlagsliste ausdrucken möchten . Ebenfalls werden nun alle Mahngebühren. Insbesondere wenn Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt sind. Die Gesamtsumme dieser Tageszinsen wird in der Mahnliste ausgewiesen. ! Kapitel 15 Auswertungen! 174 . mit gedrückter Ctrl-Taste beim Mac) auf eine Zeile in der Liste und wählen Sie im Kontextmenu den Befehl Zinsberechnung anzeigen: Die erscheinende Liste weist für jeden Tag seit Fälligkeit der Rechnung den offenen Betrag und den darauf entfallenden Verzugszins aus. ist es mitunter schwierig nachzuvollziehen. Voraussetzungen für Mahnungen Damit offene Rechnungen in einem Mahnlauf berücksichtigt werden können. Individuelle Mahngebühren Der automatische Mahnlauf berechnet die Gebühren und Zinsen entsprechend den zuvor eingestellten Parametern für alle Mahnungen einheitlich. wie die ausgewiesene Zinssumme ermittelt wurde. die Berechnung der Zinsen und der Gesamtsumme wird beim Verlassen des Feldes jeweils aktualisiert. Die Mahngebühren und der Verzugszinssatz lässt sich vor dem Ausdruck aber noch für einzelne Mahnungen anpassen. Mahnungen ausdrucken Über den Drucken-Button werden die markierten Mahnungen als Mahnschreiben ausgegeben. Ein Klick auf eine Checkbox mit gleichzeitig gedrückter Alt-Taste bewirkt das Auswählen oder Abwählen aller Zeilen. Dadurch erfolgt die nächste Mahnung erst nach Ablauf der eingestellten Tagesfrist für die nächste Mahnstufe. Verzugszinsen auf dem OP nachgetragen.

in diesem Fall werden alle offenen Rechnungen dieses Kunden von den Mahnungen ausgeschlossen. 5 Nicht Mahnen Rechnungen. an welcher die ! Kapitel 15 Auswertungen! 175 . und wählen Sie dann im Kontextmenu der Liste (rechte Maustaste bzw.11. bei der Adresse im Bereich Kunde Faktura setzen. Mahntexte anpassen Sofern notwendig. Das Kennzeichen Nicht Mahnen lässt sich z. Die Mahnstufen zurücksetzen Die gesetzten Mahnstufen und das Datum der jeweiligen Mahnung werden in der OP-Liste angezeigt (evtl. würde die erste Mahnung ab dem Stichtag 21. Geben Sie dem Druckformular einen neuen Namen und scrollen Sie im Quelltext des Formulars bis zu der Stelle. werden nicht berücksichtigt. Das folgende Beispiel soll das kurz verdeutlichen: Beispiel: Eine Rechnung wird am 11. 4 Bagatellgrenze Rechnungen mit offene Beträgen bis zur eingestellten Bagatellgrenze werden nicht berücksichtigt. '<Ctrl>+<Klick>' beim Mac) oder im Aktionsmenu des Fensters den entsprechenden Befehl aus..B.12.2009 erfolgen usw. die Mahnstufen zurückzusetzen: Markieren Sie dazu alle Posten. wenn die Optionen Sammelmahnungen und Gutschriften berücksichtigen angewählt sind. 7 Mahnfristen Das Erreichen bzw. müssen Sie erst alle Felder einblenden mit <Shift>+<ESC>). bei denen das Kennzeichen Nicht Mahnen aktiviert ist. mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen.12.2009 geschrieben. Hier besteht auch die Möglichkeit.2009. 2 Zahlungsart Rechnungen mit den Zahlungsarten Keine. Dies erfolgt direkt aus dem Druckdialog der Mahnungen heraus: Markieren Sie hier das StandardDruckformular und klicken Sie danach auf den Button Duplizieren. 3 Gutschrift Gutschriften werden nur aufgenommen. Wenn die Mahnstufe 1 mit einer Frist von 10 Tagen angegeben ist. Sie können die Mahnstufe um jeweils eine Stufe zurücksetzen oder komplett auf 0. In diesen Fällen wird nur die betreffende Rechnung von der Mahnung ausgeschlossen.12. Bei weiteren 10 Tagen Frist für die Mahnstufe 2 würde die zweite Mahnung ab dem Stichtag 31. können die Texte in den Mahnschreiben an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. EC-Karte oder Kreditkarte werden nicht berücksichtigt. Weiterhin kann das Kennzeichen Nicht Mahnen auch beim Erfassen von Aufträgen auf der Seite Gesamtbeträge gesetzt werden oder beim direkten Erfassen von offenen Posten im Bereich Zahlungsbedingungen. Der Rechnungsbetrag ist damit fällig am 11.2009 erfolgen. deren Mahnstufe Sie zurücksetzen möchten. Überschreiten der eingestellten Mahnfristen ist die letzte Voraussetzung. 6 Inkassostufe Nach Erreichen der Mahnstufe 4 (Inkassostufe) werden Rechnungen bei weiteren Mahnläufen nicht mehr berücksichtigt. Lastschrift.

Mahntexte definiert werden. Sie können diese jetzt beliebig abändern und das angepasste Formular mit dem OK-Button sichern.

Detaillierte Informationen zum Anpassen von Druckformularen finden Sie im Handbuch Formulargenerator.

Mehrwertsteuerabrechnung
ShakeHands Kontor erstellt selbständig die komplette, abgabefertige Mehrwertsteuerabrechnung für die Schweiz, wie auch Deutschland und Österreich. Die Auswahl der passenden Länderversion wird über die Angabe Land (Registerkarte Finanzamt) in den Firmeneinstellungen gesteuert. Zur Ausgabe existieren dabei je nach Landeseinstellung folgende Möglichkeiten: Schweiz Ausdruck des amtlichen MwSt-Abrechnungs-Formular auf Blankopapier Ausdruck direkt in die amtlichen und personalisierten MwSt-Formulare

Ab Release 7.0.2 haben Sie die Abrechnung nach effektiver Methode 2001-2009, die Abrechnung Q1 und Q2 2010 und Q3 und Q4 2010, sowie die jeweiligen Saldosteuersatzformulare. Neu können Sie auch taggenaue MwSt-Abrechnungen erstellen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie z.B. In Spezialperioden abrechnen oder einzelne Tage ausschliessen möchten z.B. Eröffnungstag.

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Konsolidierung mehrerer MwSt-Abrechnungen
ShakeHands Conto bietet die Möglichkeit, MwSt-Abrechnungen von mehreren Firmen bzw. Mandanten zusammenzufassen (zu gruppieren). Diese Möglichkeit sieht das neue Mehrwertsteuergesetz seit 01.01.2010 vor.

Um eine konsolidierte Umsatzsteuerabrechnung zu erstellen, gehen Sie folgendermassen vor: 1 Wechseln Sie in die Firma, mit deren Steuernummer und zu deren Finanzamt die Anmeldung der MwSt-Abrechnung erfolgen soll. 2 Wählen Sie den Menubefehl Auswerten/MwSt-Abrechnung. 3 Stellen Sie im Filter den gewünschten Zeitraum und Buchungsstatus ein. 4 Wählen Sie in der Liste Konsolidierung mit die Firmen aus, deren Buchungen entsprechend den getroffenen Filtereinstellungen in die Berechnung einfliessen sollen. 5 Klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Enter-Taste. Hinweis: In der Auswahlliste Konsolidierung mit werden nur Firmen angezeigt, welche bei den Parametern Land und Währung mit der aktuellen Firma übereinstimmen und die ein angelegtes Geschäftsjahr haben, welches dem der aktuellen Firma entspricht.

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Mehrwertsteuer-Journal
Das Umsatzsteuer-Journal listet im gewünschten Zeitraum alle Buchungen auf, welche mit mindestens einem Steuersatz gebucht wurden. Es werden weiterhin die laufenden Summen für die Bemessung und den Steuerbetrag - gruppiert nach Steuersatz - ausgegeben. Im Anschluss an die Auswertung nach Steuersätzen werden alle Buchungen auf Konten mit MwSt-Kennzeichen gruppiert - aufgelistet. Diese Auswertung ermöglicht eine effektive Fehlersuche (z.B. in der MwStAbrechnung) und hilft bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses oder einer Revision.

Betriebswirtschaftliche Auswertung
Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist im Aufbau an die DATEV-Standard-BWA 01 angelehnt und enthält die Seiten A. Kostenstatistik und B. Bewegungsbilanz. Für jede Kontengruppe lassen sich durch Anklicken des davor befindlichen Dreiecks oder über das Ebenenmenu die Einzelkonten einblenden, welche in den Saldo der Gruppe eingeflossen sind. Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Kontentypen, welche in der Kontenverwaltung zugewiesen sind. Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt die Darstellung der Gliederungsebenen exakt wie auf dem Bildschirm. Wenn Sie also bestimmte Ebenen oder einzelne Gruppen ausgeblendet haben, so werden diese auch nicht gedruckt.

Kostenstatistik (Erfolgsrechnung)
Die Kostenstatistik I zeigt in den Spalten eins und zwei eine gruppierte Saldenliste der Erfolgskonten der eingestellten Periode. Als wichtige Zwischensummen erhalten Sie hier: 1 die Gesamtleistung (Umsatzerlöse plus Bestandsveränderungen) 2 den betrieblichen Rohertrag (Gesamtleistung minus Material- /Wareneinsatz plus sonstige Erlöse) 3 die Gesamtkosten 4 das Betriebsergebnis (betrieblichen Rohertrag minus Gesamtkosten)

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5 das vorläufige Ergebnis (Betriebsergebnis plus/minus neutrale Aufwendungen und Erträge) Die Beträge in der Saldenspalte werden dann in den folgenden drei Spalten in prozentuale Beziehungen gesetzt: 1 zur Gesamtleistung (GL) 2 zu den Gesamtkosten (GK) 3 zu den Personalkosten (PK) In der Spalte fünf (Aufschlag) lässt sich z.B. der durchschnittliche Kalkulationsaufschlag ablesen (Rohertrag / Materialeinsatz). Diese fünf Spalten folgen im Anschluss noch einmal, diesmal jedoch mit den kumulierten Jahreswerten zum Vergleich.

Bewegungsbilanz (Kapitalverwendungsrechnung)
In der Bewegungsbilanz werden die Kapitalflüsse des Jahres bis (einschliesslich) zur eingestellten Periode dargestellt, damit lassen sich Rückschlüsse auf die Kapitalverwendung und Kapitalherkunft ableiten. Auf der linken Seite finden Sie die Mittelverwendung (MV), also den Zugang von Aktivposten (z.B. Anlagevermögen) oder die Minderung von Passivposten (z.B. Verbindlichkeiten). Auf der rechten Seite finden Sie die Mittelherkunft (MH), also die Minderung von Aktivposten oder den Zugang von Passivposten.

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In der links angeordneten hierarchischen Liste werden alle zur Auswahl stehenden Auswertungen dargestellt. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken. welches zu jeder Auswertung eine kurze Hilfe anzeigt. In dieser Auswertung existiert kein Filter zum Eingrenzen der Perioden oder Kontenbereiche. beim Aufruf werden statt dessen automatisch die entsprechenden Werte für alle Monate des aktuellen Geschäftsjahres berechnet und stehen so für alle Unterauswertungen zur Verfügung. Die Art der Grafik lässt sich über das Popupmenu oben rechts beeinflussen.und Saldenlisten. Die Auswertung basiert auf den Werten der BWA sowie der Summen. Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Durch Anklicken einer solchen Auswertung werden rechts daneben die entsprechenden Monatswerte sowie die dazugehörige grafische Darstellung eingeblendet. ! Kapitel 15 Auswertungen! 180 . Mit dem Info-Button können Sie ein Informationsfenster öffnen. Betriebswirtschaftliche Kennzahlen Die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ermöglichen Ihnen kompakte und übersichtliche Bewertungen und Gegenüberstellungen von Unternehmen.

Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt die Darstellung der Gliederungsebenen exakt wie auf dem Bildschirm. welche in der Anlagen-Verwaltung erfasst sind und die im aktuellen Jahr noch im Bestand sind. so werden diese auch nicht gedruckt. Es werden alle Anlagegüter aufgeführt. Bei einem Vollabgang verschwindet ein Anlagegut im darauf folgenden Jahr aus der Abschreibungsliste. auf Ebene 2 die betreffenden Kontensalden und auf Ebene 3 die dazugehörigen Einzelbuchungen. Kostenstellen Die Kostenstellenauswertung ist hierarchisch gegliedert. ein Filter für die Zeitraumauswahl existiert hier nicht. Abschreibungsliste Die Abschreibungsliste stellt immer die Zahlen des aktuellen Geschäftsjahres dar. im Filter lassen sich die gewünschten Kostenstellen auswählen. ! Kapitel 15 Auswertungen! 181 . Wenn Sie also bestimmte Ebenen oder einzelne Gruppen ausgeblendet haben. Auf Ebene 1 wird jeweils die Summe der Kostenstelle im Auswertungszeitraum dargestellt.

Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Abschreibungs-Zeilen zu ermitteln. Die Auswertung lässt sich je nach gewähltem Bereich weiter auf einzelne oder mehrere Kunden bzw. Die Option GWG-Sammelposten gruppieren bewirkt das Zusammenfassen aller als Sammelposten deklarierten Anlagegüter eines Geschäftsjahres in einer Zeile. Artikel oder Artikelgruppen einschränken: Die Auswertung kann wahlweise in tabellarischer Form oder als Balken. Sie können zwei beliebige Perioden gegenüberstellen und die Anzahl der auszuwertenden Positionen festlegen (Top X-Funktion). markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.bzw. Liniengrafik dargestellt werden: ! Kapitel 15 Auswertungen! 182 . Verkaufsstatistik Die Verkaufsstatistik liefert verschiedene Auswertungen über Artikelumsätze und -stückzahlen sowie über Kundenumsätze.

Es lässt sich eine aktuelle Bestandsliste anzeigen (1 Ebene) oder ein Lagerjournal wie in der Artikelbearbeitung (2 Ebenen). Listen die in den jeweiligen Modulen zum auswerten sind: Kontor Balance Lagerjournal Unter Verwalten/Lagerjournal finden Sie eine neue lagerbezogene Auswertung.und Preislisten können Sie mit dem integrierten Formulargenerator Ihren Bedürfnissen anpassen: Tipp: Wir werden auf unserer Homepage laufend weitere Listen veröffentlichen. Artikel.und Preislisten Unsere Vorgabelisten für Artikel. die Potential haben von allgemeinem Nutzen zu sein. ! Kapitel 15 Auswertungen! 183 . Die Liste kann auf einen oder mehrere Artikel und auf einzelne Vorgangsarten eingeschränkt werden. Wir programmieren auch nach Auftrag entsprechende Listen. Sie finden unter Templates und weitere Formulare Weiterentwicklungen.

über Lieferschein. Öffnen Sie den Paketinhalt Ihrer Anwendung und kopieren Sie Ihr JPG-Bild in Mindestauflösung 300 dpi. Vom Auftrag bis zur Gutschrift .0 können Sie Alternativ Logos im Menu Bilder ablegen.0 steht Ihnen auch eine Rundungsprozedure zur Verfügung und zwei Auftragsformulare universal mit gerundeten Belegtotalen der zweiten Nachkommastelle auf 5 oder 0. in den Ordner Bilder als logo. Ab Release 6. Stellen Sie Ihre eigenen Formulare entsprechend um oder verwenden Sie die neuen Formulare und passen Sie diese entsprechend an. Unter Windows legen Sie die Datei in den Ordner Bilder im ShakeHands-Ordner. Im Handbuch Formulargenerator finden Sie Details zum Erstellen eigener Formulare für alle Belege rund um Ihre Kunden. diese stehen Ihnen dann in den Auswertungen zur Auswahl.2. Andere Rundungen auf Position oder anderen Totalen unterstützen wir nicht. Rechnung bis zur Gutschrift ausdrucken. Tipp: Ab Version 6. ! Kapitel 15 Auswertungen! 184 . Wir haben zwei Templates ESR und BESR in den Vorlagendatenbanken für Sie bereitgestellt Tipp: Einfügen von Bildern in die Formulare.tif.neu mit ESR-Formular Mit dem universalen Formular können Sie alle Auftragsarten von Auftrag . Neu ab der Version 6. können Sie ESR-Formulare bedrucken.

Pos. Bezeichnung Menge Steuer Einzelpreis CHF Total CHF 1 SDC7M / ShakeHands Conto Saldo für MacOS X und 1.10 15.6%: 15.com Konto: 30-2345-7 Blz: 9999 Bank: Gold und Silber IBAN: CH10 1234 1234 1234 BIC: 345 678 ! Kapitel 15 Auswertungen! 185 .27 Danke für Ihren Auftrag.: Datum: Lieferdatum: Zahlungsziel: Rückfragen an: Telefon: Email: Seite: ADR-8 31.00 224. R-2010-1011 Sehr geehrte Frau Löwenzahn.solaris.2010 30 Tage System 1 Rechnung Nr.10 Umsatzsteuer zu 7.6B 249.27 CHF Gesamt Brutto CHF: Gesamt Steuer CHF: Gesamt Netto CHF: 224.2010 31. Solaris AG (KMU) nMWSTG MwStNr: 123 456 Sägerei Sonnmatt 3555 Kröschenbrunnen Telefon: 0878 87 47 77 Fax: 034 495 70 25 Email: support@solaris. Netto: 208.83 208.00 Stk ShakeHands Conto Saldo für MacOS X und Windows. inkl 6 Monate kostenlose Updateservice als CD U7. robuste doppelte Buchhaltung.com Internet: www.83 CHF.07.Solaris AG (KMU) nMWSTG • Sägerei Sonnmatt • 3555 Kröschenbrunnen Löwenzahn Ltd Frau Monika Löwenzahn Postfach 43 3490 Goldbach Kunden-Nr.07.

In den letzten Spalten sehen Sie eine Statistik zum entsprechenden Jahr. exportiert diese wieder. Diese erstellt jetzt die Abschlussbuchungen. Diese Arbeitsschritte werden nachfolgend beschrieben. Umbuchungen..m. Nach einer entsprechenden Auswahl wird ein neues Jahr entweder im Anschluss an das letzte oder vor das erste bereits vorhandene angelegt. klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Diese Arbeiten können Sie bei entsprechenden Kenntnissen selbst vornehmen oder Sie beauftragen damit Ihre Treuhänderin. nämlich jeweils die Anzahl der Buchungen.als auch mit IstVersteuerung arbeiten kann. heisst.v. also auch in mehreren Jahren parallel arbeiten.). dass in diesem Geschäftsjahr noch gearbeitet werden kann. Bestandsveränderungen u. auch mehrfach) und dem endgültigen Abschliessen des alten Jahres. Sie können jederzeit zwischen diesen Jahren wechseln. bedeutet. Bei Einnahmen-Überschussrechnung erscheint diese Option nicht. OP-Zahlungen und Aufträge. ShakeHands Balance. Neues Geschäftsjahr anlegen Um ein neues Geschäftsjahr anzulegen.. Der technische Jahresabschluss beinhaltet dagegen die programminternen Tätigkeiten zum Anlegen eines neuen Geschäftsjahres. dieses Jahr wurde bereits endgültig abgeschlossen. Saldo ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 186 . OP-Rechnungen. Abgeschl. Über den Menubefehl Erfassen/Geschäftsjahre öffnen Sie die Liste der vorhandenen Geschäftsjahre der aktuellen Firma: Den aktuellen Status eines Jahres sehen Sie in der vierten Spalte: Offen. dem Saldenvortrag in das neue Jahr (evtl. Geschäftsjahre verwalten ShakeHands Kontor kann für jede Firma beliebig viele Geschäftsjahre verwalten. wird bei dieser eine entsprechende Option zum Wechsel der Versteuerungsart beim Anlegen eines neuen Jahres eingeblendet.Kapitel 16 Der Jahresabschluss und Saldenvorträge Der Begriff Jahresabschluss beschreibt in der Finanzbuchhaltung zwei unterschiedliche Tätigkeiten: Der buchhalterische Jahresabschluss beinhaltet das Abstimmen der Konten und das Erzeugen der Abschlussbuchungen (Abschreibungen. hier sind keine Buchungen mehr möglich. Da ShakeHands Kontor beim Betriebsvermögensvergleich sowohl mit Soll. Sie importieren die Buchungen per Import. Sie können Daten einsehen und Auswertungen Drucken. In diesem Fall können Sie alle Buchungen des Jahres exportieren und übergeben.

Sie wählen das gewünschte Jahr aus dem Menu in der Infopalette: Einzelne Monate abschliessen ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren das gewünschte Jahr in der Liste im Fenster Geschäftsjahre und klicken auf den Button Wechseln. Es öffnet sich der folgende Dialog: ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 187 . Zwischen Geschäftsjahren wechseln Um zwischen den vorhandenen Geschäftsjahren zu wechseln. dass Sie das richtige Geschäftsjahr geöffnet haben und wählen Sie das Menu Erfassen/Geschäftsjahre aus. einzelne Monate eines Geschäftsjahres vor steuerlich relevanten Veränderungen zu schützen. Markieren Sie das aktuelle Geschäftsjahr und klicken Sie auf den Button Monatsabschluss. Sie wählen das gewünschte Jahr aus dem Menu Erfassen/Geschäftsjahr wechseln. Stellen Sie dazu sicher.

die Voreinstellungen können über den Menubefehl Verwalten/Kontenfunktionen bearbeitet werden. den Sie vor Veränderungen schützen möchten und bestätigen Sie mit OK. Um einen Saldenvortrag für ein bestimmtes Jahr auszuführen. 3 Klicken Sie auf den Button Wechseln. Sollte der Jahresabschluss also später einmal rückgängig gemacht werden. Der Monatsabschluss kann auf dem gleichen Weg beliebig oft verändert oder rückgängig gemacht werden. ein weiteres (nachfolgendes) Jahr vorhanden ist. Saldenvortrag bei Einnahme-Überschussrechnung: Neben einer optionalen Beleggruppe für die Eröffnungsbuchungen geben Sie hier die Gegenkonten für die Saldenvorträge der Sachkonten. Die nachfolgenden Dialoge unterscheiden sich jetzt in Abhängigkeit von der Gewinnermittlungsart der Firma. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung betrifft dies alle Bestandskonten (ausser Privatkonten). beim Betriebsvermögensvergleich alle Bilanzkonten. Debitoren und Kreditoren. Wenn Sie den Jahresabschluss für ein Geschäftsjahr durchführen. damit vermeiden Sie das Anlegen mehrerer Eröffnungsbuchungen auf einem Konto. ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 188 . dass für das Geschäftsjahr. hier beginnen die Salden zum Anfang eines jeden Geschäftsjahres bei 0. Dieser Vorgang ist bei ShakeHands Kontor beliebig oft wiederholbar. dessen Salden Sie vortragen möchten. die Endsalden bestimmter Konten als Eröffnungswerte in das nachfolgende Geschäftsjahr vorzutragen. sowie für Kursgewinne und Verluste an. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Stellen Sie sicher. Beim automatischen Saldenvortrag werden die Eröffnungswerte als normale Buchungen zum ersten Tag des folgenden Jahres gegen die entsprechenden Saldovortragskonten erzeugt. vorhandene Monatsabschlüsse automatisch deaktiviert. Da die Eröffnungsbuchungen zunächst im Status Erfasst vorliegen. Diese Konten sind im Normalfall voreingestellt in den Kontenfunktionen. lassen sich alle Monate des Jahres wieder bearbeiten. Der Saldenvortrag Der Saldenvortrag dient dazu. werden evtl. das Programm berücksichtigt bereits vorhandene Eröffnungswerte und erstellt dann entsprechende Differenzbuchungen. Der Saldenvortrag kann selbständig kein neues Geschäftsjahr anlegen. falls das ausgewählte Jahr nicht das aktuelle Geschäftsjahr ist. können Sie vor einer Saldenaktualisierung auch die alten Buchungen löschen. dessen Salden Sie vortragen möchten. Erfolgs-/Erfolgsrechnungs-Konten werden nicht vorgetragen. 4 Klicken Sie auf den Button Saldenvortrag. 2 Wählen Sie den Menubefehl Erfassen/Geschäftsjahre und markieren Sie das Jahr. Wählen Sie hier die Checkbox für jeden Monat aus. Der Saldenvortrag ist immer nur im aktuellen Geschäftsjahr möglich.

die Voreinstellungen können über den Menubefehl Verwalten/Kontenfunktionen bearbeitet werden. 5 Mit dem Button Weiter veranlassen Sie die Berechnung der vorzutragenden Kontensalden. eine Statusmeldung informiert Sie anschliessend über das Ergebnis. das Ergebnis wird zur Kontrolle noch einmal angezeigt: 6 Mit dem Button Fertigstellen starten Sie jetzt den Saldenvortrag. Diese Konten sind im Normalfall voreingestellt. ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 189 . Saldenvortrag bei Betriebsvermögensvergleich: Zusätzlich zu den eben beschriebenen und vorhandenen Feldern finden Sie hier noch weitere Felder mit den Konten für den Vortrag des Bilanzergebnisses: Den Vortrag des Umsatzsteuersaldos sowie den Privatkontenvortrag.

danach wird das abgeschlossene Jahr für weitere Buchungen gesperrt. ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 190 . 5 Mit dem Button Weiter veranlassen Sie die Berechnung der vorzutragenden Kontensalden. Geschäftsjahr abschliessen Beim endgültigen Abschluss eines Geschäftsjahres erfolgt zunächst ein Saldenvortrag wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. das Ergebnis wird zur Kontrolle noch einmal angezeigt: 6 Mit dem Button Fertigstellen starten Sie jetzt den Saldenvortrag. eine Statusmeldung informiert Sie anschliessend über das Ergebnis. dass keine Änderungen nachträglich in den Daten gemacht werden. wenn Sie sicherstellen. Sie bestimmen den Zeitpunkt des definitiven Jahresabschlusses. Sie können die Buchhaltung auch immer im Status offen belassen.

4 Die weiteren Schritte entsprechen denen beim Saldenvortrag. das Sie abschliessen möchten. Der Jahresabschluss ist immer nur im aktuellen Geschäftsjahr möglich. Informationen zum endgültigen Verbuchen finden Sie im Kapitel Buchungen erfassen. erscheint im Saldovortrags-Assistenten nach dem Bestätigen der Vortragskonten eine weitere Seite. Möglicherweise erhalten Sie jetzt die folgende Fehlermeldung: Das Abschliessen eines Jahres ist also nur möglich. ShakeHands Kontor kann diese Differenz beim Saldenvortrag automatisch ausgleichen. Wenn das Jahr erfolgreich abgeschlossen wurde. Details dazu finden Sie im Abschnitt Kontenfunktionen. 2 Klicken Sie auf den Button Wechseln. Voraussetzung für den automatischen Valutaausgleich ist die korrekte Angabe der beiden Kontenfunktionen für Kurserträge und Kursverluste. Im dargestellten Beispiel wurde eine verwendete Fremdwährungen innerhalb der Saldovortragskonten gefunden: ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 191 . wenn alle Buchungen verbucht sind. Um ein Geschäftsjahr endgültig abzuschliessen. erhalten Sie folgende Meldung: ShakeHands Balance Valutaausgleich von Fremdwährungskonten Beim Buchen auf ein Fremdwährungskonto mit unterschiedlichen Wechselkursen ergibt sich das Problem. 3 Klicken Sie auf den Button Jahresabschluss. Die entsprechenden Konten für die Standardkontenpläne lauten: KMU Erträge aus Kursdifferenzen Aufwendungen aus Kursdifferenzen 3096 4096 Käfer 4223 6666 Wenn ein Valutaausgleich notwendig ist. dass der Endsaldo des Kontos in Firma-Standardwährung umgerechnet nicht dem tatsächlichen Eröffnungssaldo in Standardwährung entspricht. indem für jedes betroffene Konto eine ValutaAusgleichsbuchung erzeugt wird. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Wählen Sie den Menubefehl Erfassen/Geschäftsjahre und markieren Sie das Jahr. falls das ausgewählte Jahr nicht das aktuelle Geschäftsjahr ist.

R. klicken Sie auf den Button Weiter. dass die Kurse der kantonalen Steuerämter für die Bewertung der Fremdwährungen zum Abschluss beiziehen i.d. Das Aktualisieren erfolgt durch Doppelklick auf den Wert und Eingabe des neuen Wertes. Finden Sie im Internet. dass der Kurs auch hier reziprok erfasst werden muss. Es erscheint eine weitere Seite mit einer Liste der berechneten Differenzen für jedes einzelne Fremdwährungskonto: Nach einer Prüfung der Werte klicken Sie auf Buchen. Für diese Fremdwährungen werden die zuletzt verwendeten Kurse aufgelistet und müssen hier mit den aktuellen Tageskursen aktualisiert werden. Wenn alle Kursangaben aktuell sind. Tipp: Beachten Sie. Jetzt werden die entsprechenden Kursdifferenzen am letzten Tag des alten Geschäftsjahres gegen die entsprechenden Differenzkonten gebucht. Beachten Sie weiter. ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 192 .

ohne den Saldovortrag auszuführen. Tipp: Wenn Sie nur die Kursdifferenzbuchungen erstellen möchten. dann brechen Sie den Saldovortrags-Assistenten an dieser Stelle ab. Nach einer Statusmeldung erscheint die bereits bekannte Seite des Assistenten mit der Auflistung der eigentlichen Saldenvorträge. Im Anschluss können Sie sich die erzeugten Kursdifferenz-Buchungen in der Buchungsliste ansehen: ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 193 .

exportiert diese in eine Datei. Feldreihenfolge usw. Festgelegt werden muss in jedem Fall noch das Datenformat für den Export (z.B.B. Diese sind schreibgeschützt und können vom Anwender nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Und da kaufmännische Anwendungen oft sehr unterschiedlich aufgebaut sind und mit komplexen internen Datenstrukturen arbeiten. Nach Auswahl des Menubefehls Ablage|Datei/Import/Textdateien öffnet sich das Fenster Importieren mit einer Liste der gespeicherten Importdefinitionen: Die in der Listenspalte S markierten Einträge sind mitgelieferte Importdefinitionen für bestimmte Anwendungszwecke. Textformat. In vielen Fällen kann bzw.B. Die grundsätzliche Vorgehensweise ist dabei oftmals identisch: Das Programm. der Import als fehlerhaft abgebrochen werden.B. beim Export ein Kunde mit der Kategorie “K” und ein Lieferant mit der Kategorie “L” versehen wird und das importierende Programm Kunden mit einer “1” und Lieferanten mit einer “2” erwartet. kann dieses Problem einen Datenaustausch sehr erschweren oder auch unmöglich machen. Müller und Schulz. Buchungsdaten und Konten und Anlagegüter aus Textdateien zu importieren. Sie können eine solche Importdefinition aber duplizieren und das Duplikat als Vorlage für eine eigene neue Definition benutzen. dann wird hier eine sinnvolle Zuordnung nichtmöglich sein bzw. muss der Inhalt der Exportdatei ebenfalls vom Benutzer definiert werden. welches die Daten zur Verfügung stellt. Sie können die notwendigen Einstellungen wie Importdatei. Vorname. Ohne exakte Übereinstimmungen in diesen Parametern wird ein erfolgreicher Datenaustausch nicht möglich sein.B. Felder mit Tabulator getrennt. Lehmann. Beliebig viele dieser Importdefinitionen können Sie speichern und so wiederkehrende Importvorgänge einfach per Mausklick ausführen. aber nicht Friedrich und Meier). Für den Import in ein anderes Programm muss dieses also wissen. Auch muss die Art der Daten (wie z. Importieren von Textdateien ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit. Statusfelder) den Anforderungen des importierenden Programms genügen. dies betrifft einerseits die enthaltenen Datenfelder (z. Trennzeichen. Geburtsdatum) und andererseits die enthaltenen Datensätze (z. in welchem Datenformat und mit welchen Datenfeldern diese aufgebaut ist.Kapitel 17 Import und Export Grundlagen Mit Import. wobei der Name und Speicherort dieser Exportdatei zumeist vom Benutzer festgelegt wird. ! Kapitel 17 Import und Export! 194 . wo sich die zu importierende Datei befindet. Wenn also z. vornehmen und daraus eine Importdefinition erstellen. Datensätze mit Zeilenumbruch getrennt).und Exportfunktionen werden Daten zwischen verschiedenen Programmen ausgetauscht. Name.

Es öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten von Importdefinitionen: Zuerst definieren Sie einige grundlegende Eigenschaften: Name Der Name der Importdefinition für die Listendarstellung (muss eindeutig sein). Mit den folgenden Einstellungen legen Sie fest. Importdefinitionen anlegen Zum Anlegen einer neuen Importdefinition klicken Sie im Fenster Importieren auf den Button Hinzufügen. ! Kapitel 17 Import und Export! 195 . Ordner Der Ordner der gewählten Importdatei. Beim Import von Anlagegütern können nur die Stammdaten sowie Zugang und Abgang übernommen werden. Wenn Sie den Dateinamen vor dem Sichern der Importdefinition wieder entfernen. welche Datei importiert werden soll und welche Trennzeichen und Feldzuordnungen verwendet werden sollen. aber hier einen Ordner angeben. ob dies eine systemeigene Importdefinition (schreibgeschützt) ist. Wenn Sie den Dateinamen vor dem Sichern der Importdefinition wieder entfernen. möglich sind hier Buchungen. Konten und Anlagegüter. anderenfalls wird die eingestellte Datei verwendet. Das resultierende Importergebnis wird direkt im Vorschaubereich unten angezeigt: Datei Über den Button öffnen Sie direkt die gewünschte Importdatei. System Die Checkbox ist im Normalfall nicht selektierbar und zeigt an. Bereich Hiermit bestimmen Sie die Art der Importdaten. Die Datei wird geladen und im Vorschaubereich angezeigt (max. so öffnet sich die Dateiauswahl beim späteren Import im voreingestellten Ordner. 50 Zeilen). so öffnet sich beim späteren Ausführen des Imports eine Dateiauswahl zur Selektion der Importdatei. Das Importieren von Anlagenbewegungen ist nicht möglich.

Ein Steuersatz in der Importzeile wird ignoriert. in der ersten Zeile die Feldnamen. die Daten aus der Spalte werden in das gewählte Feld importiert. fehlende Kontonummern) ist nur mit dieser Option möglich. um die erste Zeile zu ignorieren. damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden. so erscheint ein Popupmenu mit allen noch verfügbaren Feldern des gewählten Importbereichs. dass beim Importieren von Buchungen die auf den angesprochenen Konten eingestellte Steuerautomatik verwendet wird. Wenn z. Möglich ist hier CR. Das Importarchiv finden Sie an folgendem Ort: Benutzer/Library/ProSaldo/Importarchiv/ Dokumente und Einstellungen/Benutzer/Anwendungsdaten/ProSaldo/Importarchiv/ Weiterhin existieren noch einige Einstellungen. Viele Programme exportieren z. d. Wenn Sie alle Einstellungen ausgeführt haben. Wenn Sie die Option Importdatei in Archivordner verschieben setzen. welche von der Art der Importdaten abhängig sind: Buchungen Steuerautomatik Diese Option bewirkt. Wenn Sie eine Spalte nicht importieren möchten oder ein Feld für die Zuordnung in einer anderen Spalte freigeben möchten. Möglich ist hier Mac OS X. mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind.h. wenn Sie regelmässig Daten aus einem anderen Programm übernehmen. mehrzeilige Buchungen zu erkennen. können Sie die Importdefinition mit dem OK-Button sichern. Feldzuordnungen Wenn Sie in der Vorschauliste in einen Spaltentitel klicken (nur bei geladener Importdatei). dass beim Import nicht versucht wird. MacOS X Windows Konten ! Kapitel 17 Import und Export! 196 . Zeichensatz für Hiermit können Sie die Zeichensatz-Kodierung der Importdatei festlegen. ordnen Sie die jeweilige Spalte diesem Feld zu. Vorhandene Konten aktualisieren Hiermit veranlassen Sie.B. Der Import von unvollständigen Buchungen (z. Möglich ist hier Tab. eine Faktura ihre Buchungsdaten periodisch in einen bestimmten Ordner exportiert. ob Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind. dann entstehen hier mehrere Importdateien. so wählen Sie Kein Import. dies ist z. welcher für ShakeHands Kontor als Importordner definiert ist. Möglich ist hier Keine. Trennzeichen für Datensätze Das Zeichen.B. Einzeilig Diese Option bewirkt. LF oder CRLF. Text in Anführungszeichen Hiermit legen Sie optional fest. Dateien versehentlich mehrfach zu importieren.B. Windows und Linux. bei CSV-Dateien der Fall. Komma oder Semikolon. Indem Sie hier ein Feld auswählen.B. Trennzeichen für Felder Das Zeichen. Ein Buchungssatz wird also immer nur aus den Informationen einer Importzeile gebildet. mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind. in diesem Fall setzen Sie diesen Wert auf 2. Einfach ‘ oder Doppelt “. Importdatei in Archivordner verschieben Dies ist besonders nützlich. dass beim Import vorhandene Konten mit der gleichen Kontonummer mit den Daten aus der Importzeile aktualisiert werden. Es besteht jetzt die Gefahr. dann wird jede durch einen Importvorgang verarbeitete Datei anschliessend in den Ordner Importarchiv verschoben und ein mehrfacher Import damit vermieden. Importieren ab Zeile Hier legen Sie die erste tatsächliche Importzeile fest.

Sie sehen nur noch die verbleibenden Datensätze. Die Fehler dazu erscheinen im unteren Protokollfeld: ! Kapitel 17 Import und Export! 197 . hier können Sie den Import auch jederzeit über den Button Stopp unterbrechen. bereits in dem voreingestellten Ordner). Falls in der Importdefinition eine Datei mit Name und Ordner angegeben wurde und diese Datei auch vorhanden ist. Die Liste ist editierbar. nach einem Doppelklick auf eine Zelle können Sie den Inhalt (als Text) bearbeiten. Bei Fehlern können Sie sich die Fehlermeldungen zu jedem einzelnen Datensatz ansehen. Ist die Datei nicht vorhanden oder nicht angegeben. Um den Importvorgang zu starten. klicken Sie jetzt auf den Button Importieren. Alle korrekt importierten Datensätze hat ShakeHands Kontor bereits aus der Liste entfernt. so wird sie automatisch geöffnet und eingelesen. Return Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Importdefinition in der Liste. die Importdaten vor dem Einfügen in die Datenbank noch einmal zu überprüfen und gegebenenfalls auch kleine Korrekturen direkt hier vorzunehmen. Hier selektieren Sie die zu importierende Datei manuell und klicken auf den Button Öffnen. Um einen Import durchzuführen. oder nachdem Fehler aufgetreten sind. Jetzt wird die Datei eingelesen und im Fenster dargestellt: Sie haben hier die Möglichkeit. Ein Statusfenster informiert Sie über den Fortschritt des Vorgangs. Bei einem Abbruch des Importvorgangs. indem Sie die Zeile anklicken. befinden Sie sich wieder im Fenster Import. Den Import durchführen Der Datenimport in ShakeHands Kontor läuft in mehreren Schritten ab: Zuerst wählen Sie eine passende Importdefinition aus. Artikel und Anlagen ist die Importdefinition erst in Vorbereitung. so öffnet sich eine Dateiauswahl (sofern möglich. danach werden die Daten eingelesen und im Importfenster tabellarisch zur Kontrolle und Korrektur dargestellt und zuletzt in den jeweils ausgewählten Bereich importiert. Für die Bereiche Adressen. Basisfelder sind möglich zu importieren. Es öffnet sich jetzt das Fenster Import. wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: Markieren Sie die gewünschte Importdefinition in der Liste und klicken Sie auf den Button Ausführen oder drücken Sie die Taste Enter bzw.

Wenn Sie bestimmte Zeilen nicht importieren möchten. Diese Kaskadenbearbeitung wiederholen Sie so oft als nötig. Mehrere markierte Zeilen lassen sich diesbezüglich über die Befehle im Aktionsmenu auch gleichzeitig ändern. ! Kapitel 17 Import und Export! 198 . Nach einer manuellen Korrektur der Fehler können Sie den Importvorgang für die verbleibenden Datensätze erneut starten. so können Sie diese durch Abwählen der Checkbox in der ersten Spalte vom Import ausschliessen.

Exportdefinitionen anlegen Zum Anlegen einer neuen Exportdefinition klicken Sie im Fenster Exportieren auf den Button Hinzufügen. Diese sind schreibgeschützt und können vom Anwender nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Exportieren von Textdateien ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit. Nach Auswahl des Menubefehls Ablage|Datei/Export/Textdateien öffnet sich das Fenster Exportieren mit einer Liste der gespeicherten Exportdefinitionen: Die in der Listenspalte S markierten Einträge sind mitgelieferte Exportdefinitionen für bestimmte Anwendungszwecke. Trennzeichen. vornehmen und daraus eine Exportdefinition erstellen. Konten und Anlagegüter als Textdateien zu exportieren. Beliebig viele dieser Exportdefinitionen können Sie speichern und so wiederkehrende Exportvorgänge einfach per Mausklick ausführen. Sie können eine solche Exportdefinition aber duplizieren und das Duplikat als Vorlage für eine eigene neue Definition benutzen. Es öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten von Exportdefinitionen: Zuerst definieren Sie einige grundlegende Eigenschaften: ! Kapitel 17 Import und Export! 199 . Sie können die notwendigen Einstellungen wie Exportdatei. Feldreihenfolge usw. Buchungen.

Ordner Der Ordner der gewählten Exportdatei. Trennzeichen für Felder Das Zeichen. in welche Datei exportiert werden soll und welche Trennzeichen und Feldzuordnungen verwendet werden sollen: Datei Über den Button können Sie direkt die gewünschte Exportdatei angeben. Das Exportieren von Anlagenbewegungen ist nicht möglich. Möglich ist hier Keine. dass die Exportdatei in der ersten Zeile die Liste der Feldnamen enthält. Feldnamen im ersten Datensatz Mit dieser Option legen Sie fest. Beim Export von Anlagegütern können nur die Stammdaten sowie Zugang und Abgang ausgegeben werden. Name Der Name der Exportdefinition für die Listendarstellung (muss eindeutig sein). Über die beiden Listen im Bereich Exportfelder legen Sie die zu exportierenden Felder und die Reihenfolge in der Ausgabedatei fest: Felder in der Liste Kein Export werden nicht exportiert. Trennzeichen für Datensätze Das Zeichen. anderenfalls wird die eingestellte Datei verwendet. Sie können in den Listen ein oder mehrere Felder markieren und per Drag & Drop in die jeweils andere Liste ziehen. Möglich ist hier Mac OS X. System Die Checkbox ist im Normalfall nicht selektierbar und zeigt an. Text in Anführungszeichen Hiermit legen Sie optional fest. Einfach ‘ oder Doppelt “. aber hier einen Ordner angeben. so öffnet sich beim späteren Ausführen des Exports eine Dateiauswahl zur Angabe der Exportdatei. Komma oder Semikolon. Möglich ist hier Tab. ob dies eine systemeigene Exportdefinition (schreibgeschützt) ist. Anlagegüter. Mit den folgenden Einstellungen legen Sie fest. LF oder CRLF. Innerhalb der Liste Export können Sie die Felder mit der Maus verschieben und so die Reihenfolge der Ausgabe beeinflussen. dies ist z.B. Dies ist für eine leichtere manuelle Zuordnung beim Import zu Fremdanwendungen immer zu empfehlen. damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden. Zeichensatz für Hiermit können Sie die Zeichensatz-Kodierung der Exportdatei festlegen. Die meisten Programme können die Feldnamen beim Import optional unterdrücken. Bereich Hiermit bestimmen Sie die Art der Exportdaten. Felder in der Liste Export werden exportiert. ob Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind. Windows und Linux. Wenn hier keine Datei angegeben ist. Konten. damit diese nicht fälschlicherweise als Datensatz interpretiert werden. bei CSV-Dateien der Fall. Über die Einstellungen im Bereich Exportdaten können Sie die zu exportierenden Datensätze je nach Bereich eingrenzen: ! Kapitel 17 Import und Export! 200 . mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind. so öffnet sich die Dateiauswahl beim späteren Export im voreingestellten Ordner. mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind. Wenn Sie keinen Dateinamen festlegen. Adressen und Artikel. auch das bewirkt das Verschieben der ausgewählten Felder in die jeweils andere Liste. oder Sie drücken nach dem Markieren die Leertaste. Möglich ist hier CR. möglich sind hier Buchungen.

). Den Export durchführen Um einen Export durchzuführen. Ist die Datei nicht angegeben. es werden alle vorhandenen Anlagegüter exportiert. Der Export wird jetzt ausgeführt. ShakeHands Kontor enthält eine GDPdU-EU-konforme Datenschnittstelle. Diese wertet der Prüfer mit speziellen Programmen auf seinem eigenen Rechner aus. wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: Markieren Sie die gewünschte Exportdefinition in der Liste und klicken Sie auf den Button Ausführen oder drücken Sie die Taste Enter bzw. 2 Wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Export/GDPdU (Betriebsprüfung). bereits in dem voreingestellten Ordner). Quartal. CDs. Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird damit ein einmaliger Standard gesetzt. Jahr) und den Buchungsstatus (Erfasst. ! Kapitel 17 Import und Export! 201 . Return Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Exportdefinition in der Liste. können Sie die Exportdefinition mit dem OK-Button sichern. Hier geben Sie den Speicherort und -namen für die Exportdatei manuell an und klicken auf den Button Sichern. Exportieren für den Betriebsprüfer (GDPdU) Das ist ein Export-Standard der sich in Europa durchsetzt und den wir unseren schweizerischen Kunden auch anbieten. Auf diesen sind steuerrelevante Daten und beschreibende Daten enthalten. Um einen GDPdUExport auszuführen. Steuerrelevante Daten können nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) in digitaler Form bereitgestellt werden. Wenn Sie alle Einstellungen ausgeführt haben. eine Fortschrittsanzeige informiert Sie über den Verlauf des Exports. Artikel und Adressen Hier existieren keine Auswahlkriterien. Falls in der Exportdefinition eine Datei mit Name und Ordner angegeben wurde. so öffnet sich eine Dateiauswahl (sofern möglich. 1000-2999) einstellen. so wird sie automatisch für diesen Export verwendet. alle Bestandskonten) und innerhalb des gewählten Typs optional noch einen Kontonummern-Bereich (z. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Wechseln Sie in die entsprechende Firma. erhält er vom Unternehmen oder dessen Steuerberater Datenträger (Disketten. Es öffnet sich der Betriebsprüfungs-Assistent. in wenigen Schritten alle steuerrelevanten Daten in einem zugelassenen Format zu exportieren und damit einen Datenträger für die Datenträgerüberlassung zu erzeugen. Buchungen Beim Exportieren von Buchungen können Sie hier die Zeitperiode (Monat. Zu denken ist an Revisionen: Bekommt ein Betriebsprüfer den Auftrag. Der Exportvorgang startet sofort. ein Unternehmen zu prüfen. Anlagegüter. welcher die benötigten Einstellungen abfragt und im Anschluss den Export durchführt.B. für die der Export erzeugt werden soll. Konten Beim Exportieren von Konten können Sie hier den Kontotyp (z.B. Verbucht oder Beides) einstellen. DVDs etc. Diese ermöglicht es Ihnen.

4 Diesen Ordner brennen Sie jetzt z. Dies bedeutet. um Buchhaltungsdaten in einer allgemeinen lesbaren. Zusätzlich sollten aber mindestens die Jahresabschlüsse (Bilanzen oder EÜ-Rechnungen) in gedruckter Form ebenfalls archiviert werden.B. am 05.2008 um 10:52:49 Uhr durchgeführt. 3 Der GDPdU-Export erzeugt an dem im Assistenten ausgewählten Ort einen neuen Ordner in dieser Form: GDPdU 2008-01-05 10-52-49. Ein GDPdU-Export kann von ShakeHands Kontor selbst nicht mehr geöffnet oder eingelesen werden. auf eine CD und übergeben diese dem Betriebsprüfer oder Ihrem Steuerberater.B. ! Kapitel 17 Import und Export! 202 .01. der Export wurde z. Tipp: Der GDPdU-Export kann auch verwendet werden. Alle enthaltenen Daten und Beschreibungen sind im Textoder XML-Format abgelegt. elektronischen und betriebssystemunabhängigen Darstellung über die vorgeschrieben 10 Jahre zu archivieren.

seine Emailadresse sowie ein individueller Grusstext ausgegeben werden. beim Start der Anwendung erfolgt jedoch eine Kennwortabfrage. das Namenskürzel) und das Kennwort muss eingegeben werden. damit kann z. Rechte und Zugriffe sind allumfassend.Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte ShakeHands Kontor bietet eine umfassende Verwaltungsmöglichkeit für Benutzer. und für diesen ist ein Kennwort vergeben In diesem Fall arbeiten Sie immer als Administrator. aber kein Kennwort vergeben In diesem Fall arbeiten Sie komplett ohne Zugriffsbeschränkungen als Administrator. Der Administrator Nach dem Anlegen einer neuen Datenbank erstellt das Programms automatisch den Benutzer Administrator (Namenszeichen admin). in Auftragsformularen neben dem Namen des Bearbeiters auch dessen direkte Telefonnummer. löschen oder Zugriffsrechte zuweisen. beim Start der Anwendung erfolgt keine Kennwortabfrage.und Zugriffsrechte. Der eingeloggte Benutzer hat die vom Administrator zugewiesenen Rechte und Zugriffe. Administrator-Kennwort vergeben Wählen Sie hierzu den Befehl Ablage|Datei/Benutzer und öffnen Sie den Administrator per Doppelklick auf den Listeneintrag: ! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 203 . Der Benutzername (bzw. Die Benutzerverwaltung Je nach Bedarf wird die Zugriffsbeschränkung auf Programmfunktionen in verschiedenen Stufen realisiert werden: 1 Es ist nur der Administrator vorhanden. Der Administrator kann weder dupliziert noch gelöscht werden. welche Firmen er überhaupt bearbeiten darf und welche Funktionen er innerhalb der zulässigen Firmen nutzen darf. Alle anderen Benutzer können lediglich das eigene Kennwort und die eigenen Signaturdaten bearbeiten. Nur der Administrator kann weitere Benutzer anlegen. 3 Es sind weitere Benutzer vorhanden In diesem Fall erfolgt beim Start der Anwendung immer ein Benutzer-Login. Die Benutzerverwaltung erreichen Sie unter Ablage|Datei/Benutzer. Der Administrator hat immer alle Rechte. Für jeden Benutzer kann detailliert festgelegt werden.B. 2 Es ist nur der Administrator vorhanden. Zudem kann jeder Benutzer seine persönlichen Signaturdaten hinterlegen. Rechte und Zugriffe sind allumfassend.

seine E-Mail-Adresse sowie einen Grußtext (Signaturtext) hinterlegen. Abteilung und Funktion sind optional und rein informativ. Geschlecht. Geschlecht. Diese Daten stehen dann in Druckformularen zur Verfügung: ! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 204 . Weitere Benutzer anlegen Zum Anlegen weiterer Benutzer klicken Sie in der Benutzerverwaltung auf den Button Hinzufügen. Wenn die Benutzerdaten auch für Signaturen von Druckformularen verwendet werden sollen. als Benutzernamen den jeweiligen Vor.und Zunamen einzutragen. tragen Sie hier auf der Seite Identifikation die entsprechenden Daten ein. da diese Angabe auch so gedruckt wird. empfiehlt es sich. Die Felder Benutzername. Auf der Seite Signatur kann jeder Benutzer seine Telefon-Durchwahl. muss aber eindeutig sein. Es öffnet sich der Dialog Neuer Benutzer. Abteilung und Funktion sind beim Administrator nicht änderbar. Sichern Sie die Eingaben mit OK. Namenszeichen. Beim nächsten Start der Anwendung muss das neue Kennwort beim Login erfasst werden. Das Namenszeichen kann frei gewählt werden. Aktivieren Sie die Option Eigenes Kennwort und tragen Sie ein Kennwort ein.

so erscheint beim Bestätigen des Login-Dialogs mit Kennwort noch die Abfrage. die Zugriffsrechte der anderen Benutzer einzuschränken. hat der Administrator die Möglichkeit. Zugriffsrechte vergeben Wie schon erwähnt. Alle Einstellungen dazu finden Sie beim Bearbeiten eines Benutzers auf der Seite Zugriffsrechte: ! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 205 . so wird das Kennwort beim nächsten Login-Versuch mit diesem Benutzernamen automatisch eingetragen. Der Benutzer-Login Beim Programmstart und aktiviertem Benutzer-Login erscheint der folgende Dialog: Im Feld Benutzer kann der vollständige Benutzername oder das Namenskürzel eingetragen werden. ob das Kennwort im MacOS X-Schlüsselbund abgelegt werden soll: Bestätigen Sie diese Frage mit Ja. Ist ein Kennwort vergeben. Arbeiten Sie mit MacOS X. so muss dieses ebenfalls eingegeben werden.

01. Es öffnet sich der folgende Dialog: Hier können Sie einzeln für jede aufgelistete Funktion die dargestellten Rechte aktivieren oder deaktivieren.2009 .2009 zugewiesen wird. Wenn einem Benutzer z. Auswertungen sind auch nur über diese Periode möglich.31. in welcher der Benutzer arbeiten darf.B. die in Ihrer Programmversion gar nicht verfügbar sind. Klicken Sie dazu nach Auswahl der Firma auf den Button Zugriffsrechte festlegen.01. Beim Status Eingeschränkter Zugriff gibt es noch weitere Optionen: Den Button Zugriffsrechte festlegen und die Eingabefelder für den zu bearbeitenden Datumsbereich. Im oberen Bereich sehen Sie eine Liste aller in der aktuellen Datenbank vorhandenen Firmen. sehr nützlich bei einer Betriebsprüfung. darf er nur Buchungen und Aufträge in dieser Periode erfassen und/oder bearbeiten. ! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 206 . den Zeitbereich 01.a. Zugriff auf Programmfunktionen einschränken Hier geben Sie die Programmzugriffe auf einzelne Module und Bereiche frei. können Sie im unteren Bereich die Zugriffsrechte für diese Firma einstellen. Der Revisor erhält nur Einblick in die freigegebene Periode. Der Grund dafür ist. dass die Datenbank für alle ShakeHands -Anwendungen identisch ist und diese Bereiche in der Datenbank immer vorhanden sind. In der Spalte Zugriff wird der allgemeine Zugriffsstatus des Benutzers für diese Firma über ein Farbsymbol dargestellt: = Kein Zugriff (der Benutzer darf diese Firma nicht öffnen) = Voller Zugriff (der Benutzer hat Vollzugriff in dieser Firma) = Eingeschränkter Zugriff (der Benutzer darf die freigegebenen Funktionen verwenden) Wenn Sie in der Liste eine Firma markieren. Möglicherweise werden hier auch Programmbereiche aufgelistet. Diese zeitliche Einschränkung ist u. Periode für Benutzer einschränken Bei Benutzern mit eingeschränktem Zugriff können Sie die Periode erfassen.

Benutzerrechte auf andere Benutzer übertragen Um die kompletten Zugriffsrechte eines Benutzers auf andere Benutzer zu übertragen. Zugriffsrechte auf andere Firmen übertragen Um die Zugriffsrechte eines Benutzers innerhalb einer Firma auf andere Firmen zu übertragen. markieren Sie den Benutzer in der Benutzerliste und klicken auf den Button Zugriffsrechte kopieren. markieren Sie die Ausgangsfirma in der Firmenliste und klicken auf den Button Zugriffsrechte kopieren. Anschliessend markieren Sie eine oder mehrere andere Firmen und klicken auf den Button Zugriffsrechte zuweisen. Anschliessend markieren Sie einen oder mehrere andere Benutzer und klicken auf den Button Zugriffsrechte zuweisen. ! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 207 .

shakehands. ShakeHands ERP-Lösungen Schulungsort: Bern. die sich nicht telefonisch lösen lassen.Kapitel 19 Support nach Mass Nicht immer funktioniert Software so reibungslos. Aber auch in diesem Fall versuchen wir Ihnen so schnell wie möglich weiterzuhelfen. Falls Ihre Buchhaltung repariert werden muss und es sich nicht um einen Programmfehler handelt. Support via Fernzugriff auf Ihren lokalen Rechner bieten wir mit Teamviewer an.com Email: support-de@shakehands. Bevor Sie den Support beanspruchen. ob Sie vor Auftreten des Problems Änderungen an Ihrer Hardoder Softwarekonfiguration vorgenommen haben. fordern Sie unseren Servicemitarbeiter für einen einen Vor-Ort-Service an. versuchen Sie das Problem bitte mit Hilfe der entsprechenden Dokumentation zu lösen. Wir greifen dann direkt auf Ihren Rechner zu. Wir rechnen über die Hotlinegebühr ab. Bitte versuchen Sie vor Kontaktaufnahme das Problem zu reproduzieren und die genaue Art und Weise des Zustandekommens (unter welchen Bedingungen) zu beschreiben. wie der Anwender dies erwartet.com Telefon Hotline/Fernwartung Schweiz: 0900 57 52 38 (CHF 2. Support/Service Produktregistrierung/Supportanfrage/Feedback Hotline Erreichbar über Internet: www. ob die Anfrage weniger als eine Viertelstunde in Anspruch nimmt. Überlegen Sie auch. Laden Sie die Zugriffssoftware ab unserer Partnerseite (Anleitung auf unseren Webseiten unter Support beachten) und rufen Sie uns via Hotline an und melden Sie uns ID-Nummer und Passwort. Yverdon Kursdauer: 4 Stunden Teilnehmerzahl: 2 bis 4 Personen Programme: ShakeHands Buchhaltungen. Voraussetzung ist die vorher erfolgte Registrierung als Anwender für das betreffende Produkt. Für technische Probleme. können Sie defekte Mandanten-Daten an unsere Support-Abteilung senden. Programme: ShakeHands Buchhaltungen. Der ShakeHands-Support erfolgt über unsere Hotline. Die erste Viertelstunde ist gleich auch die Grundtaxe unabhängig.50 pro Minute) Fax Hotline Schweiz: 034 495 70 25 Technischer Support per Email und Reparatur Service Supportanfragen via Email verrechnen wir in ViertelstundenTakten. ShakeHands ERP-Lösungen Schulungsort: in Ihrem Unternehmen Kursdauer: ein halber Tag Teilnehmerzahl: bis 4 MitarbeiterInnen Technischer Support per Fernzugriff Technischer Support per Vororteinsatz Anwenderkurse Einzelschulung nach Mass ! Kapitel 19 Support! 208 .

shakehands.php ! Kapitel 19 Support! 209 . wie auch Wissen um die doppelte Buchführung im kostenlosen Ratgeber ‚Buchführungsgrundlagen. In den Bereichen Technik und Anwendungen finden Sie informative Einträge und können da eigene Fragen stellen.html Kostenlose Dienstleistungen FaQ FaQ: Fragen und Antworten von allgemeinen Standardauskünften finden Sie in unserer FaQ-Datenbank.Support/Service Kostenlose Dienstleistungen Handbücher Erreichbar über Handbücher: Der Einsteiger findet in unseren Anwenderhandbüchern Hilfe. Der Bereich Buchhaltung und Steuern werden wir nach Nachfrage 2011 als eigene Sektion implementieren.com/de/faq/index. http://www.monkey-office.de/forum/index.html Kostenlose Dienstleistungen: Forum Forum: Für unsere Buchhaltungsprodukte führen wir gemeinsam mit Deutschland und Oesterreich ein AnwenderInnen-Forum. Versuchen Sie bitte mit Hilfe der Handbücher und Dokumentationen das Problem zu lösen.shakehands. http://www. Sie sind in allen Produkten als PDF enthalten oder unter unseren Downloads frei verfügbar. http://www.com/de/download/index. Der Profi und die Buchhalterin findet in Checklisten und Formularhandbüchern wertvolle Tipps und Tricks.