Anwenderhandbuch

für die Produkte

ShakeHands Kontor Saldo 2010 ShakeHands Kontor Balance 2010

Inhalt

Kapitel 1

Einführung Über dieses Buch Die aktuelle Produktlinie

9 9 9 11 11 12 12 12 13 13 13 14 14 14 16 16 16 18 18 19 19 19 20 24 24 25 25 25 25 25 27 29 30 31 31 32 33 34 35 37 37 39 39

Kapitel 2

Die Arbeitsoberfläche im Überblick Die Infopalette Die Übersichtspalette Die Buchungsdialoge Das Fenster „Einnahmen/Ausgaben“ ! Erweiterte Tastatursteuerung in Eingabedialogen Checkbox ! Popupmenu! Button! Eingabefeld mit Werteliste (Combobox)! Eingabefeld mit Suchdialog! Listenanzeigen konfigurieren Abovorgänge Abovorgänge ausführen!

Kapitel 3

Die Druckausgabe Globale Papierformate einstellen! Dokumente drucken! Formulargebundenes Papierformat einstellen! Papierformate löschen!

Kapitel 4 Kapitel 5

Die Programmeinstellungen Einrichten der Firma Überlegungen vor dem Einrichten Firma neu anlegen Firma! Steuerbehörde! Steuerberater! Buchhaltung! Faktura! Vorlage auswählen! Stammdaten aus Vorlagen aktualisieren Nummernkreise Textbausteine Eigene Bankkonten Zahlungsbedingungen

Kapitel 6

Der Kontenplan Der BWA-Typenbaum Die Navigation im Kontenplan Neues Konto erfassen Konto bearbeiten Konto duplizieren

Konto löschen Mehrere Konten ändern Kontenplan drucken Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen Die Kontenstruktur Eine neue Kontenstruktur anlegen! Die Kontenfunktionen Kapitel 7 Die Mehrwertsteuer Steuersätze verwalten Wie kommen die Zahlen in die MwSt-Abrechnung? Umsatzsteuerbeträge über die Steuersätze! Bezugsteuerbeträge über die Steuersätze! Vorsteuerbeträge über die Steuersätze! Steuerbeträge über Kontensalden! Kapitel 8 Buchungen erfassen Der Dialog “Buchungen erfassen” Der Dialog “Einnahmen/Ausgaben erfassen” Die Buchungsliste Symbole in der Buchungszeile! Das Arbeiten mit Buchungen! Buchungen filtern oder suchen! Neue Buchung erfassen! Buchung bearbeiten oder korrigieren! Buchung duplizieren! Buchungen löschen oder stornieren! Mehrere Buchungen ändern! Buchungen endgültig verbuchen! Die Buchungsliste drucken! Den Buchungsdialog effektiv nutzen Einrichten der Arbeitsoberfläche! Schneller Kontentausch! Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen! Nutzung der Saldenanzeige! Nutzung der Summenanzeige! Nutzung der Übersichtspalette! Anpassen der Eingabefelder- Weniger Klicks!! Tastatursteuerung! Arbeiten mit grossen Datenmengen! Ausbuchen von offenen Posten Das Buchen mit Fremdwährungen Umrechnungsdifferenzen! Der Einsatz von Buchungsvorlagen Buchungsvorlagen bearbeiten! Abo-Buchungen (Periodische Ausführungen: Autobuchungen)! Bankauszüge Bereitstellen der Importdaten! Neuen Bankauszug anlegen! ESR- und BESR-Verfahren! Bankauszug verbuchen! Importdefinitionen anpassen oder neu erstellen!

40 40 41 41 41 42 44 47 48 51 53 53 55 55 57 58 61 62 63 64 65 65 65 66 66 66 67 67 67 68 68 68 68 68 69 69 70 71 71 72 73 73 73 75 75 76 77 79 80 81

Kapitel 9

Besonderheiten beim Buchen Arbeiten mit Splittbuchungen Beispiel 1: Rechnungen mit mehreren Steuersätzen! Beispiel 2: Skontobeträge verbuchen! Debitoren-/Kreditorenkonten bei Einnahmen/Überschuss-Rechnung nutzen Arbeiten mit Kostenstellen

82 82 82 83 84 84 86 86 87 90 91 91 91 91 91 92 93 94 94 95 96 97 98 98 99 100 100 100 103 103 103 103 104 104 104 104 104 104 105 106 107 107 108 109 111 111 111 111 111 112

Kapitel 10

Die Anlagenverwaltung Das Fenster Anlagegüter Neues Anlagegut erfassen Anlagegut bearbeiten Anlagegut duplizieren Anlagegut löschen Anlagegüter suchen Manuelle Anlagenbewegungen Die Anlagenbewegung Vollabgang! Die Anlagenbewegung Teilzugang! Die Anlagenbewegung Zuschreibung! Die Anlagenbewegung Manuelle Abschreibung! Die Anlagenbewegung Sonder-Abschreibung! Abschreibungsbuchungen erzeugen Den Buchungsexport zurücksetzen! Anlagenblatt und Anlagenverzeichnis drucken

Kapitel 11

Adressen - Kunden und Lieferanten Neue Adresse erfassen Kennzeichen! Rechnungsanschrift! Lieferanschrift! Kunde Faktura! Kunde Bank! Lieferant Faktura! Lieferant Bank! Notizen! Adresse bearbeiten Adresse duplizieren Adresse löschen E-Mail versenden Adressen drucken Mehrere Adressen ändern Vorgangs-Historie Adressen aus dem Mac OS X-Adressbuch übernehmen

Kapitel 12

Offene Posten Überlegungen vor dem Einsatz Offene Posten Debitoren Neuer Offener Posten erfassen! Offenen Posten bearbeiten! Offenen Posten duplizieren! Offenen Posten löschen! Rechnungsausgangsbuch drucken! OP-Zahlungen Debitoren Neue OP-Zahlung!

Erfolgsrechnung (Soll-Versteuerung)! Gewinnermittlung BE mit Bilanz u.oder Preislisten drucken! Kapitel 14 Aufträge . erstellen und Zahlungen einlesen! 113 114 116 116 116 117 117 117 118 118 119 120 120 120 121 122 122 122 122 123 123 123 126 127 127 128 129 129 129 129 130 131 131 132 133 133 133 134 134 137 138 141 141 142 143 143 143 144 145 146 146 146 .und BESR-Verfahren ESR einrichten.Teilzahlungen erfassen! Zahlung mit Minderungen erfassen! Zahlung bearbeiten! Zahlung löschen! Zahlungsliste drucken! Offene Posten Kreditoren OP-Zahlungen Kreditoren Die Buchungen der OP-Verwaltung Gewinnermittlung BE mit Bilanz u. Erfolgsrechnung (Ist-Versteuerung)! Gewinnermittlung Einnahmen-Überschussrechnung! Kapitel 13 Artikel und Leistungen Die Artikelverwaltung Artikelgruppen Neue Artikelgruppe anlegen! Die Gruppenhierarchie bearbeiten! Artikelgruppe bearbeiten! Artikelgruppe duplizieren! Artikelgruppe löschen! Artikel und Leistungen Neuen Artikel anlegen! Bereich „Kennzeichen“ ! Bereich „VK-Preise“ ! Bereich „Lager“ ! Bereich „Bilder“ ! Bereich „Infos“ ! Artikel bearbeiten! Artikel duplizieren! Artikel löschen! Mehrere Artikel ändern! Artikel. testen.Vom Angebot zur Rechnung Die Auftragsverwaltung Aufträge filtern oder suchen! Bereich „Allgemein“ ! Bereich „Standard-Erlöskonten“ ! Die Bereiche „Angebot“ bis „Gutschrift“ ! Neuen Auftrag anlegen Kennzeichen! Kopf-/Fusstext ! Positionen! Alternativpositionen! Gesamtbeträge! Kreditrahmen-Prüfung! Auftrag bearbeiten Auftrag duplizieren Auftrag weiterführen Weiterführen als Sammelauftrag! Beleghistorie nutzen Auftrag löschen ESR.

.ESR im Modul Eigene Bankkonten! ESR im Modul Aufträge! ESR im Modul Formulargenerator! ESR im Modul Bankauszüge! ESR im Modul Importdefinitionen! ESR im Modul Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben! Datenaustausch mit der Buchhaltung Auftrag drucken Der Druckstatus bei Aufträgen Auftrag importieren von Drittsoftware Merlin Voraussetzungen! Vorgehensweise! Aboaufträge Platzhalter definieren! Bestandsführung für Artikel Einstellungen! Lagerartikel verwalten! Aufträge mit Lagerartikeln! Kapitel 15 Auswertungen Toolbar-Funktionen Journal Kassenbuch Kontoauszüge Summen. Individuelle Mahngebühren! Mahnungen ausdrucken! Zinsberechnung anzeigen! Voraussetzungen für Mahnungen! Die Mahnstufen zurücksetzen! Mahntexte anpassen! Mehrwertsteuerabrechnung Mehrwertsteuer-Journal Betriebswirtschaftliche Auswertung Kostenstatistik (Erfolgsrechnung)! Bewegungsbilanz (Kapitalverwendungsrechnung)! Betriebswirtschaftliche Kennzahlen Kostenstellen Abschreibungsliste Verkaufsstatistik Lagerjournal Artikel.neu mit ESR-Formular 146 147 148 148 149 149 152 152 152 153 153 153 154 155 156 156 158 159 160 161 163 163 164 165 169 170 171 171 171 171 172 174 174 174 174 175 175 176 178 178 178 179 180 181 181 182 183 183 184 ..und Saldenliste Eröffnungsbilanz Jahresabschluss drucken OP-Liste Fälligkeitslisten erstellen! Posten ausgleichen/bezahlen! OP-Kontoauszug OP-Mahnungen.und Preislisten Vom Auftrag bis zur Gutschrift .

Kapitel 16 Der Jahresabschluss und Saldenvorträge Geschäftsjahre verwalten Neues Geschäftsjahr anlegen! Zwischen Geschäftsjahren wechseln! Einzelne Monate abschliessen! Der Saldenvortrag! Geschäftsjahr abschliessen! Valutaausgleich von Fremdwährungskonten! 186 186 186 187 187 188 190 191 194 194 194 195 197 199 199 201 201 203 203 203 203 204 205 205 207 208 Kapitel 17 Import und Export Grundlagen Importieren von Textdateien Importdefinitionen anlegen! Den Import durchführen! Exportieren von Textdateien Exportdefinitionen anlegen! Den Export durchführen! Exportieren für den Betriebsprüfer (GDPdU) Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte Der Administrator Die Benutzerverwaltung Administrator-Kennwort vergeben! Weitere Benutzer anlegen! Der Benutzer-Login! Zugriffsrechte vergeben! Benutzerrechte auf andere Benutzer übertragen! Kapitel 19 Support nach Mass .

ShakeHands Budget. Copyright © 2010 Rechtehalterin für die Sourcen-Versionen ist die ProSaldo GmbH. Marken. Änderungen in der Bedienung und Funktionalität des Programms gegenüber Angaben in dieser Beschreibung aufgrund technischer Weiterentwicklung bleiben ausdrücklich auch ohne Vorankündigung vorbehalten. Alle Rechte bleiben vorbehalten.oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Anwenderhandbuch ShakeHands Kontor 2010 Ausgabe 7. ShakeHands® ist ein eingetragenes Warenzeichen der ShakeHands Software Ltd. Wir weisen darauf hin. erfolgen jedoch ohne Gewähr. Alle Angaben in diesem Handbuch wurden sorgfältig erarbeitet. Kein Teil des Handbuchs oder der Software darf in irgendeiner Form ohne Zustimmung der Autoren kopiert.Impressum Copyright © 2010 Rechtehalterin ist die Shakehands Software Ltd für die OEM Versionen ShakeHands Conto. vervielfältigt oder in elektronischen Medien publiziert werden. Eine Ausnahme gilt für das Anfertigen von Sicherungskopien der Software zum eigenen Gebrauch sowie die Weitergabe des kompletten Programmpaketes in Form einer Testversion. dass die verwendeten Bezeichnungen und Markennamen anderer Firmen im allgemeinen Warenzeichen-. ShakeHands Faktura und ShakeHands Kontor. ProSaldo® und Mon(K)ey® sind eingetragene Warenzeichen der ProSaldo GmbH. Die beschriebene Software einschliesslich dieses Handbuchs ist urheberrechtlich geschützt. je in den Ausführungen Saldo und Balance.3555 Trubschachen Telefon: 0878 87 47 77 Fax: 034 495 70 25 .1 Kontakt ShakeHands Software Ltd Sägerei Kröschenbrunnen CH .

✐ Die aktuelle Produktlinie Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung sind zentrale Anwendungen in der Verwaltung eines jeden Unternehmens. sowie offener Postenverwaltung für die anspruchsvolle Buchhaltung. erste Schritte finden Sie im separaten Handbuch Buchführungsgrundlagen. insbesondere die (Server-)Installationen beschrieben sind. Achtung: Aufgrund der oftmals kurzfristigen Änderungen im Steuerrecht . Bei schwierigen Problemen sollten Sie sich in jedem Fall auch mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Treuhänderin abstimmen. Sie werden möglicherweise zusätzliche Kenntnisse im Bereich Buchführung benötigen. Anderseits liefern sie dem Unternehmer bestimmte Kennzahlen zu Erträgen. Zu diesem (sehr grossen) Themenbereich finden Sie bei uns als auch im Buchhandel entsprechende und aktuelle Literatur. ! Kapitel 1 Einführung! 9 . welche hier nicht vermittelt werden können. klare und einfache Finanzbuchhaltung.zur Zeit beachten Sie die Umstellungen zur neuen Mehrwertsteuer ab 1. ShakeHands Balance mit Fremdwährungen.Kapitel 1 Einführung Über dieses Buch Mit der Ihnen vorliegenden Version eines unserer Programme aus der ShakeHands Kontor-Linie verfügen Sie über eine leistungsfähige. Debitoren. Zur weiteren Abgrenzung. Freiberufler.und Kreditorensystem. das Anwenderhandbuch ShakeHands Conto zudem das Zusammenarbeiten der jeweiligen Faktura und ShakeHands Conto Ausführung und zuletzt das Anwenderhandbuch zu ShakeHands Budget ist ein Auszug aus diesem Handbuch. für Deutschland auf den Kontenplan DATEV SKR 03.und Planungsinstrumente. In die Entwicklung von ShakeHands Kontor und dem Schwesterprodukt ShakeHands Conto sind unsere langjährigen praktischen Erfahrungen in der Buchführung von kleineren Unternehmen ebenso eingeflossen wie viele Anregungen und Vorschläge von Kunden. Hinweis: Sie finden die für die Schweiz spezifischen Abschnitte jeweils unter der Marke: ✐. komfortable und aktuelle Lösung für Ihre Buchhaltung für Private. Zudem führen wir für die technischen Fragen neu auch ein technisches Handbuch. Selbständige. ShakeHands Conto und ShakeHands Kontor wurden entwickelt. Kleinbetriebe und Vereine. Neben der Abwicklung der Geschäftsfälle mit Kunden und Lieferanten liefern sie einerseits die Grundlage für die Umsatz. wo technische Details. Beispiele und gesetzliche Hinweise beziehen für die Schweiz auf den geltenden KMU-Kontenplan. um genau diesen Anforderungen bei maximalem Komfort für den Anwender gerecht zu werden. Die Beispiele finden Sie beschrieben in unserer Musterfirma Solaris Ltd.2010 .und Gewinnbesteuerung. Informieren Sie sich daher in jedem Fall auch aus aktuellen Veröffentlichungen über solche Änderungen. Die folgenden Programme gehören derzeit zur ShakeHands-Produktlinie je in zwei Ausführungsarten Saldo mit Basisfunktionen und Balance mit erweiterten Standardfunktionen: ShakeHands Conto 2010 Doppelte Finanzbuchhaltungen mit Anlagenverwaltung Saldo ist die robuste. Dieses Handbuch beschreibt die Anwendung der Software im Hinblick auf die wichtigsten Aufgaben. sowie Kosten und dienen damit als wichtige Kontroll. welche hier nicht vermittelt werden können. Hinweis: Sie werden zusätzliche Kenntnisse im Bereich Buchführung benötigen. dass Anwenderhandbuch ShakeHands Faktura beschreibt die spezifischen Faktura Teile.können wir die Aktualität der in diesem Handbuch erläuterten steuerlichen Regelungen oder Programmvoreinstellungen nicht immer gewährleisten. Aktuelle Versionen stehen Ihnen kostenlos als Download auf unserer Homepage zur Verfügung.1.

ShakeHands Netzwerkversion Die Versionen können nach Bedarf alle mit dem Real Server verwendet werden. Mahnungen und Verkaufsstatistik. damit arbeiten Sie gleichzeitig an Ihrer Datenbank oder via Remote von beliebigen Punkten aus. Detaillierte tabellarische Funktionsvergleiche finden Sie auf der Webseite von ShakeHands Software Ltd unter www. inkl.6 als auch für Windows XP.5 und 10. ShakeHands Kontor 2010 Auftragsverwaltung und Buchhaltung (Conto + Faktura kombiniert) im kaufmännischen Komplettpaket inklusive Artikelverwaltung und Dienstleistungsstamm. ShakeHands Budget 2010 Kostenlos Kassenbuchhaltung mit einfachen Auswertungen und Budgetverwaltung (Freeware). Sollte es an einer Stelle doch Unterschiede geben. ShakeHands Faktura 2010 Auftragsverwaltung mit Kassenbuch in der Ausführung Balance mit Lagerverwaltung und Bestandesrechnung. Wir wünschen Ihnen viel Spass mit ShakeHands Kontor und viel Erfolg. Darüber hinaus ist die mehrsprachige Version (Teile der französischen und englischen Version sind schon verfügbar) in Planung. 10. Vista und 7 erhältlich.com. Bildschirmfotos stammen aus der Mac-Version der Anwendung.4. so wird explizit darauf hingewiesen (Klammern bei Titeln). ESR-Verfahren und neu mit Aboverwaltung und Lager.shakehands. In diesem Handbuch wird im Allgemeinen nur der Begriff ShakeHands Kontor verwendet. da die Programme an vielen Stellen identisch sind.. Ihr ShakeHands-Team ! Kapitel 1 Einführung! 10 . Alle Ausführungen sind funktionsgleich sowohl für Mac OS X 10. das Fensterlayout ist unter Windows aber identisch oder ähnlich.

Salden der verwendeten Konten: Hier werden aktuelle Saldoinformationen zu den zuletzt verwendeten Konten angezeigt (optional). Die Infopalette ist in drei Bereiche unterteilt: Allgemein: Hier sehen Sie jederzeit den angemeldeten Benutzer. Durch die Mehrfenstertechnik in ShakeHands Kontor können Sie sich dabei Ihre Arbeitsoberfläche beliebig aufteilen. Wenn die Infopalette ausgeblendet ist. das aktive Geschäftsjahr. Anlagenliste.. die Versteuerungsart. können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Info einblenden wieder anzeigen. Auftragsliste usw.12 . Journal. die Gewinnermittlungsart.Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick Die meiste Zeit mit einem Buchhaltungsprogramm verbringen Sie natürlich beim eigentlichen Buchen von Belegen und Geschäftsfällen. ShakeHands Kontor unter Mac OS X: Menuzeile Eingabedialog (Buchungen erfassen) Übersichtspalette (zeigt die Details der markierten Buchung) Infopalette mit Summen und Salden- übersicht Die Infopalette ShakeHands Kontor öffnet nach dem Start automatisch die Infopalette am rechten Bildschirmrand. die aktuell geöffnete Firma. die Standardwährung. den verwendeten Kontenplan sowie den Zugriffspfad zur Datenbank. Summen (ausgewählte Zeilen): Wenn Sie in diversen Listen (z. dann finden Sie hier die jeweiligen Gesamtsumme aus diversen Betragsfeldern dieser Zeilen. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! . Buchungsliste.B. nachfolgend sehen Sie Beispiele für beide Plattformen.) eine oder mehrere Zeilen markieren.

Kontoauszüge.12 . Buchungsliste mit markierter Buchung Übersichtspalette mit Journal-Ausschnitt zur oben markierten Buchung Wichtig: Weitere Informationen zum Konfigurieren der Info.und der Übersichtspalette finden Sie im Kapitel Die Programmeinstellungen. Beide Buchungsdialoge erzeugen identische Buchungszeilen und zeigen in der Liste auch alle Buchungen an. Kassenbuch.B. z. Die Übersichtspalette ShakeHands Kontor öffnet nach dem Start oder optional beim Öffnen bestimmter Eingabebereiche die Übersichtspalette am unteren Bildschirmrand. aktuellen Buchung sehen können. Für diese Zwecke muss der normale Buchungsdialog verwendet werden. Die Übersichtspalette ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Arbeit mit ShakeHands Kontor.und Haben-Zuordnung der beteiligten Konten. Über das Eingabefeld Konto wird jetzt nur das gewünschte Gegenkonto eingegeben und die Art der Buchung festgelegt . Hier wird nicht mit Soll. Stornieren.Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben. Kasse) fest voreingestellt. B. Offene Posten. Die Übersichtspalette sollte während der Arbeit in den Buchungsdialogen immer geöffnet bleiben. Die Buchungsdialoge ShakeHands Kontor stellt Ihnen über das Menu Erfassen zwei verschiedene Eingabedialoge zum Eingeben von Buchungen zur Verfügung . welche besonders Anwendern mit wenig buchhalterischer Erfahrung entgegen kommt. Wenn die Übersichtspalette ausgeblendet ist. Diese sind jeweils aufgeteilt in den Eingabebereich (oben) und die Buchungsliste (unten). eine Umbuchung zwischen zwei Sachkonten oder eine Abschreibungsbuchung vorzunehmen. Es ist damit aber nicht möglich. sondern ein Finanzkonto (z. damit Sie jederzeit die Journalzeilen der ausgewählten bzw. Beim Übernehmen dieser Buchung erzeugt ShakeHands Kontor selbständig die korrekte Soll.B. welche mit dem anderen Buchungsdialog erzeugt wurden. Umsatzsteuer-Journal. Das Fenster „Einnahmen/Ausgaben“ ShakeHands Kontor bietet Ihnen mit diesem Buchungsdialog eine vereinfachte Form der Buchungserfassung. Korrigieren oder endgültig Verbuchen.also Einnahme oder Ausgabe (passiert normalerweise automatisch). Hinweis: Der Buchungsdialog „Einnahmen/Ausgaben“ ist für alle Buchungen auf Finanzkonten (Kasse. also z.. Kostenstellen) die dazugehörige komplette Buchung dar. Bank) geeignet. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! . Die jeweilige Buchungsliste dient sowohl der Ansicht als auch dem nachträglichen Bearbeiten von Buchungen. Journal. können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Übersicht einblenden wieder anzeigen.und Habenkonto gearbeitet. Sie stellt Ihnen jeweils zu der ausgewählten Zeile im aktuellen Fenster (Buchungsdialoge. Löschen.

Wählen Sie jetzt im Bereich Steuerung durch die Tastatur die Option Alle Steuerungen aus. Mit gleichzeitigem drücken der Umschalttaste bzw. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! . Wichtig: Um unter Mac OS X alle Eingabeelemente per Tastatur ansteuern zu können. Zwischen den einzelnen Optionsfeldern wird direkt mit den Cursortasten (Pfeil nach unten. der zeitaufwändige Griff zur Maus ist dadurch nur selten notwendig. Bei ShakeHands 2009 können Sie optional (und zusätzlich) auch über die Returntaste. Die nachfolgende Abbildung zeigt einen Dialog mit den wichtigsten Eingabeelementen: Popupmenu Checkbox Button (nur per Maus bedienbar) Eingabefeld mit Suchdialog Eingabefeld Eingabefeld mit Werteliste (Combobox) Button (auch per Tastatur bedienbar) Standardmässig gelangen Sie sowohl unter Mac OS X als auch unter Windows durch Drücken der Tabulatortaste zum jeweils nächsten Eingabe. Entertaste oder Returntaste. Pfeil nach oben) wird das Menu geöffnet und der gewünschte Wert markiert. da die Returntaste hier einen Zeilenumbruch bewirkt. Öffnen Sie dazu in den Systemeinstellungen den Bereich Tastatur & Maus und hier die Seite Tastaturkurzbefehle. Bestätigt wird die Auswahl mittels Leertaste. Mac OS X Popupmenu Über die Cursortasten (Pfeil nach unten. Die Feldweiterschaltung per Returntaste funktioniert nicht in mehrzeiligen Eingabefeldern. ausgewählt wird die aktive Option mit der Leertaste. Zur Tastaturbedienung der oben aufgeführten Eingabeelemente stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Mac OS X Windows Checkbox Die einzelnen Optionsfelder sind über die normale Feldweiterschaltung erreichbar. Pfeil nach oben) umgeschaltet. muss die erweiterte Tastatursteuerung systemweit aktiviert werden.. Über die Eingabe des Anfangsbuchstabens kann ein vorhandener Wert direkt angewählt werden. die Entertaste und die Plustaste auf dem Ziffernblock die Feldweiterschaltung veranlassen. Erweiterte Tastatursteuerung in Eingabedialogen Die Eingabedialoge von ShakeHands Kontor wurden auf eine umfassende Tastatursteuerung optimiert.oder Steuerelement in einem Dialog. Details dazu finden Sie im Kapitel Die Programmeinstellungen. Shift-Taste gelangen Sie zum jeweils vorherigen Eingabeelement zurück. Alle drei Optionen lassen sich einzeln aktivieren.12 .

Windows Eingabefeld mit Suchdialog Separate Auswahldialoge werden überall dort verwendet. Die Übernahme von Werten erfolgt per Tabulator. wenn Enter zur Feldweiterschaltung konfiguriert ist).oder Returntaste.12 . Wenn die Returntaste nicht zur Feldweiterschaltung verwendet wird. wo komplexere Auswahllisten darzustellen sind oder weitere Such. Bereits vorhandene Eingaben führen beim Eingeben zum automatischen Öffnen einer entsprechend eingeschränkten Werteliste. Werte direkt einzutragen oder aus einer hinterlegten Werteliste auszuwählen: Bereits vorhandene Eingaben werden beim Eingeben automatisch vervollständigt.. die Werteliste kann über die Cursortaste (Pfeil nach unten) geöffnet werden. Ohne Wertauswahl kann die Liste per ESC geschlossen werden. Die Übernahme von Werten erfolgt per Tabulatortaste. Wenn Sie jetzt z. OK oder Abbrechen) lassen sich ebenfalls per Feldweiterschaltung erreichen: Der markierte Button kann mit der Leertaste ausgelöst werden.und Sortierkriterien notwendig sind. Am Beispiel der Kontoeingaben im Buchungsdialog soll das verdeutlicht werden: Eingabefelder mit Suchdialog sind an einem rechts daneben befindlichen Button mit einem Pfeilsymbol erkennbar. optional kann diese auch über die Cursortaste (Pfeil nach unten) geöffnet werden. ist auch hiermit das Auslösen des Default-Buttons möglich. Pfeil nach oben) wird der gewünschte Wert direkt gewählt. Der Default-Button kann ausserdem jederzeit mit der Entertaste ausgelöst werden (dies gilt nicht. Mac OS X Eingabefeld mit Werteliste (Combobox) Comboboxen bieten die Möglichkeit. ein Konto zum Verbuchen einer Mietzahlung auswählen möchten und Ihnen die Kontonummer nicht geläufig ist. geben Sie im Feld Soll das Wort miete ein und drücken die Cursortaste (Pfeil nach unten).B.B.Windows Über die Leertaste oder die Cursortasten (Pfeil nach unten. Button Die meisten Buttons (wie z. Ein vorhandener Wert kann ausserdem über die Eingabe des Anfangsbuchstabens angewählt werden. Es öffnet sich der Dialog zur Kontenauswahl: ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! .

welche in der Vergangenheit bereits verwendet wurden.B. wird der aktuelle Suchtext in das aufrufende Eingabefeld übernommen. ein Konto aus dem Bereich der Personalkosten suchen. Wenn Sie z. Mit den Cursortasten (Pfeil nach unten. Ein markierter Listeneintrag kann mit der Returntaste. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! .12 . ohne das Suchfeld darüber zu verlassen. Ohne Wertauswahl kann der Suchdialog per ESC-Taste geschlossen werden.. der Entertaste oder per Doppelklick übernommen werden: Wenn in den Programmeinstellungen die Option Übernahme aus Assistenzdialogen mit Feldweiterschaltung aktiviert ist. Suchdialog kann auch durch Anklicken des Pfeilbuttons neben dem Eingabefeld oder über die Tastenkombination ALT + Leertaste (Mac) bzw.bzw. Bei der Kontenauswahl kann die Kontenliste zusätzlich zum Suchbegriff auch noch über den Kontotyp eingeschränkt werden. wenn beim Schliessen des Dialogs mit OK kein Listeneintrag markiert ist. STRG + Leertaste (Windows) geöffnet werden. Und mit der Option Benutzte Konten zeigt die Trefferliste nur noch die Konten aus dem Bereich Personalkosten an. Pfeil nach oben) können Sie in der Trefferliste blättern. dann öffnen Sie im Typenbaum links den Bereich Betriebsausgaben und klicken hier auf Personalkosten. wird der Fokus automatisch in das nachfolgende Eingabefeld gesetzt. Der Auswahl. Die bereits im Kontofeld erfolgte Eingabe ist hier schon als Suchbegriff eingetragen und die Trefferliste entsprechend eingeschränkt.

Um in einer solchen Liste alle vorhandenen Spalten einzublenden. Listenanzeigen konfigurieren Die Bildschirmlisten von Eingabefenstern. Abovorgänge ShakeHands Conto enthält eine Verwaltung für Abovorgänge.12 . klicken Sie einmal in die Liste. Abovorgänge ausführen Für das Ausführen von fälligen Abovorgängen gibt es zwei Möglichkeiten: 1 Beim Öffnen einer Firma sucht das Programm automatisch nach fälligen Abovorgängen und listet diese im Dialog Heute zu erledigen auf. Drücken Sie jetzt die Maustaste und ändern Sie die Spaltenbreite mit gedrückter Maustaste nach Wunsch. damit lassen sich regelmässig wiederkehrende periodische Buchungen automatisch erstellen. Die Breite der meisten Spalten kann per Maus verändert werden. um den Fokus darauf zu setzen und drücken dann die Tastenkombination <Umschalttaste/Shift>+<ESC>. Auswertungen oder Suchdialogen enthalten aus Gründen der besseren Übersicht oft noch mehrere Spalten. Hinweis: Produktiver Arbeiten Sie auch mit Shortcuts. vom Konzept her entsprechen sie der hier beschriebenen Kontoauswahl. Sie finden alle ShakeHands Short-Cuts für MacOS und Windows zusammengefasst in der separaten Dokumentation „KurzbefehleShakeHands2010“ Auf unseren Downloadseiten frei erhältlich. Umgekehrt können auch ausgeblendete Einzelspalten mit der Maus wieder sichtbar gemacht werden. Hinweis: Die Suchdialoge anderer Bereiche sind teilweise anders aufgebaut. Sie können alle oder auch einzelne der gefundenen Vorgänge mit einem Mausklick ausführen oder aber die Ausführung auf später verschieben. Der Mauszeiger ändert sein Aussehen in ein Symbol mit zwei Pfeilen. Informationen zum Erstellen von Abo-Buchungen finden Sie im Abschnitt über die Buchungsvorlagen. Zum Ausblenden nicht benötigter Spalten verringern Sie die entsprechende Spaltenbreite einfach auf 0. welche standardmässig aber nicht dargestellt werden. Bewegen Sie den Mauszeiger dazu in den Tabellenkopf und hier an den rechten Rand der zu verändernden Spalte. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! ..

das fällige Vorgänge nur chronologisch ausgeführt werden können. die erste Buchung am 25..02. erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.01. Durch das Abwählen der Checkbox einer Zeile kann der entsprechende Vorgang von der automatischen Erzeugung ausgeschlossen werden. damit die Vorgänge im aktuellen Jahr weiter zur Verfügung stehen. Im Beispiel oben wird eine Buchung für den 25. dennoch auszuführen.01. Bei Geschäftsjahr-übergreifenden Abozeiträumen müssen fällige Vorgänge im Vorjahr vollständig erledigt sein. Sollte dies nicht der Fall sein. 2 Auch bei geöffneter Firma lassen sich die fälligen Abovorgänge jederzeit manuell überprüfen. und den 25. umgekehrt dagegen schon. Es ist hier nicht möglich. Mit dem Button Ausführen veranlassen Sie das Erzeugen aller markierten Vorgänge.12 . als fällig aufgelistet. abzuwählen und die nachfolgende Buchung am 25. Zu beachten ist hierbei. wählen Sie dazu den Menubefehl Erfassen/Heute zu erledigen. ! Kapitel 2 Die Arbeitsoberfläche im Überblick! .02. etc.

Ablage|Datei/Papierformat/Quer aus und stellen in den nachfolgenden Dialogen die entsprechenden Parameter ein: Wichtig ist hier die korrekte Angabe des für den Ausdruck verwendeten Druckers. welches dann automatisch für jedes zu druckende Dokument verwendet wird. Anderenfalls können Ausdrucke zu klein. so dass beim Drucken automatisch das Papierformat mit der passenden Ausrichtung gewählt wird. dies wird aber in den seltensten Fällen nötig sein. zu gross oder komplett leer sein.Kapitel 3 Die Druckausgabe Das Drucken von Auswertungen und Stammdaten erfordert das vorherige Einstellen des Papierformats. um Probleme beim Drucken zu vermeiden. des Papierformats DIN A4 sowie der Ausrichtung Hochformat oder Querformat. ShakeHands Kontor erlaubt die globale Einstellung eines Papierformats. Haben Sie Druckprobleme hilft oft in den Einstellungen folgender Parameter zu aktiveren 'Papierformate vor jedem Druck einstellen. sondern auch druckerspezifische Parameter wie Auflösung oder Farbfähigkeiten. Die Druckformulare von ShakeHands Kontor enthalten einen Parameter für die gewünschte Ausrichtung. Um die globalen Papierformate einzustellen. wählen sie jeweils den Menubefehl Ablage|Datei/Papierformat/Hoch bzw. ! Kapitel 3 Die Druckausgabe! 18 . Ausserdem können Sie für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat definieren. Globale Papierformate einstellen Die globalen Papierformate für die Ausrichtungen Hoch und Quer sollten auf jeden Fall nach dem ersten Start von ShakeHands Kontor eingestellt werden. Es ist weiterhin möglich. welches dann anstelle der globalen Einstellung verwendet wird. für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat zu definieren. Aus diesem Grund muss bei jedem Druckerwechsel auch das Papierformat neu eingestellt werden. Wichtig: Die Papierformat-Einstellung beinhaltet nicht nur die bedruckbaren Bereiche und Randeinstellungen.

Klicken Sie dazu im oben dargestellten Druckdialog auf den Button Papierformat und wählen Sie hier die benötigten Einstellungen. so wurden diese beim Einrichten der Firma wahrscheinlich nicht aus den Vorlagen mit importiert. Papierformate löschen Um alle Drucker. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Tipp: Wenn in Ihren Druckdialogen keine Formulare angezeigt werden. und bestätigen die nachfolgende Sicherheitsabfrage. Dokumente drucken Das Drucken von Dokumenten erfolgt grundsätzlich aus den entsprechenden Bildschirmlisten oder Auswertungen heraus. 3 Starten Sie die Ausgabe des gewählten Formulars mit dem Button Drucken. wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Papierformat/Alle löschen.und Formularspezifischen Papierformate zu löschen. Vor dem Ausdruck wählen Sie hier das gewünschte Formular. so gehen Sie folgendermassen vor: 1 Öffnen Sie einen Buchungsdialog und stellen Sie die gewünschte Auswahl für die Liste ein (Filter). Die Auswahl wird benutzerspezifisch gesichert und beim nächsten Aufruf wiederhergestellt.. und dann in der Liste Quelle den von Ihnen verwendeten Kontenplan aus den Vorlagen. Formulargebundenes Papierformat einstellen Sie können für jedes Druckformular ein eigenes Papierformat definieren. Dies kann bei verschiedenen Druckproblemen hilfreich sein.. Qualität. Dieser bezieht sich immer auf das aktuelle Fenster. Sie können dies aber jederzeit nachholen: Wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Import/Vorlagen. Papiereinzug etc. Es öffnet sich das Fenster Buchungsliste drucken: Die Liste zeigt alle für die Buchungsliste verfügbaren Druckformulare. Jetzt markieren Sie in der Liste Bereich die Checkbox bei Formulare sowie dahinter die Checkbox Aktualisieren und starten den Import mit dem OK-Button.. ! Kapitel 3 Die Druckausgabe! 19 . 2 Wählen Sie den Befehl Drucken. aus dem Aktionsmenu oder Kontextmenu der Liste... Wenn Sie beispielsweise eine Buchungsliste drucken möchten. Im Kapitel Aufträge wird beschrieben wie Sie firmenspezifische Formulare definieren.).. Weiterführende Formulare werden wir im separaten Handbuch Formulargenerator beschreiben. Vor dem Ausdruck öffnet sich der Dialog mit den Druckereinstellungen (Kopienzahl. damit Ihre (Corporate Identidy=Auftreten) Belege dem Firmenauftritt entsprechen.

. Bewirkt das erneute Aktivieren von abschaltbaren Warnmeldungen.B. wird eine kurze Hilfestellung dazu angezeigt (nicht überall verfügbar). Beim Betätigen verschiedener Elemente der Oberfläche (z.. Optionen des Bereichs “Allgemein” Meldungen mit akustischem Signal Toneffekte aktivieren Bei Fragen. Warn.. Quickinfos anzeigen Warnungen zurücksetzen ! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 20 . Wenn der Mauszeiger über einem Bedienelement steht.Kapitel 4 Die Programmeinstellungen Bevor Sie anfangen mit ShakeHands Kontor zu arbeiten. Hier können Sie das Programm in vielen Bereichen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Buttons. (Mac) bzw. Listen) erfolgt eine dezente akustische Rückmeldung. sollten Sie einen Blick in die Einstellungen werfen. Bearbeiten/Einstellungen. (Windows)..oder Fehlermeldungen ertönt der Systemwarnton. Das Fenster Einstellungen erreichen Sie über den Menubefehl ShakeHands Kontor/ Einstellungen. Mit dem Button Standardeinstellungen können Sie die Herstellerwerte für alle Einstellungen reaktivieren.

Die Sammelkonten können über den Menubefehl Verwalten/Kontenfunktionen eingestellt werden. Bei der Übernahme eines Wertes aus dem Assistenten wird der Cursor automatisch in das nachfolgende Eingabefeld gesetzt. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Buchungsdialogs wirksam.. Diese Option bewirkt. dass die Übersichtspalette beim Start immer geöffnet und an ihre Standardpositionen (links unten) gesetzt wird. Diese Option bewirkt. ! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 21 .) öffnen Optionen des Bereichs “Buchungseingabe” Infopalette/Übersichtspalette automatisch einblenden Das direkte Buchen auf Sammelkonten verbieten Beim Öffnen eines Buchungsdialogs wird die Infopalette bzw. Diese Option bewirkt.00 ist die Eingabe 1000 notwendig. Buchungskonto) wird automatisch der Assistenzdialog geöffnet. dass die Taste Return wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld auslöst.oder Artikelauswahl). dass die Taste Plus (auf dem Ziffernblock) wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld auslöst. Bei Eingaben in Felder des jeweiligen Bereichs (z. Diese Option bewirkt. Feldweiterschaltung per Enter-Taste Feldweiterschaltung per Plus-Taste (Ziffernblock) Kaufmännische Betragserfassung aktivieren . bei Verfügbarkeit werden dazu weitere Informationen angezeigt. falls diese bisher nicht sichtbar war. dass die Infopalette beim Start immer geöffnet und an ihre Standardpositionen (rechts oben) gesetzt wird.01 wird als 501 eingegeben.. Wechseln eines Geschäftsjahres automatisch geöffnet werden. Beispiel: Der Betrag 5. Die Eingabe von Beträgen erfolgt ohne Dezimaltrennzeichen wie Komma oder Punkt. Beim Versuch. Diese Option bewirkt. Die mit den Checkboxen bezeichneten Fenster können beim Öffnen bzw. für den Betrag 10. dass die Taste Enter (auf dem Ziffernblock) wie die Tabulatortaste den Sprung in das nächste Eingabefeld auslöst. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Buchungsdialogs wirksam. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Buchungsdialogs wirksam.. dass beim Start nach einer neuen Programmversion gesucht wird. das Sammelkonto Debitoren oder das Sammelkonto Kreditoren direkt zu bebuchen. Bei verschiedenen Eingabebereichen ist dieses Verhalten immer aktiv (z.B. damit ist eine schnellere Eingabe möglich. bei der Adress. erhalten Sie eine Fehlermeldung. die Übersichtspalette eingeblendet..Optionen des Bereichs “Eingabedialoge” Feldweiterschaltung per Return-Taste Diese Option bewirkt.B.-Assistent automatisch öffnen Übernahme aus Assistenzdialogen mit Feldweiterschaltung Optionen des Bereichs “Start” Zuletzt verwendete Firma öffnen Mit dieser Option wird nach der Anmeldung (Login) eines Benutzers automatisch die von diesem zuletzt verwendete Firma im zuletzt verwendeten Geschäftsjahr geöffnet. Infopalette an Standardposition öffnen Übersichtspalette an Standardposition öffnen Im Internet nach neuer Version suchen Fenster (.

Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des betreffenden Fensters wirksam. Format für Betragsfelder Bei Mehrfachauswahl in der Auftragsliste alle Positionen zeigen Bereichs “Infopalette” Salden der verwendeten Konten einblenden Separator-Farbe Diese Option bewirkt die Darstellung der Salden der gerade verwendeten Konten in der Infopalette. Hier können Sie die Farbe der Trennfelder (Separatoren) für die Bereiche der Infopalette ändern (alte Standardeinstellung blau. für alle Auswertungsfenster oder die Buchungsliste). Beim Eingeben von Debitoren.999.999.00H 9.B.oder Kreditorenzahlungen wird ein neuer Default-Button aktiviert.00+ / 9. Sie können die Hintergrundfarben (alternierend) sowie optionale Trennlinien einstellen. Hier sind Werte von 4 . verbunden mit einem Vorzeichenwechsel.00 / -9.Optionen des Bereichs “Buchungseingabe” Buchungsbetrag an die Summe der Splittzeilen anpassen Automatischer Kontentausch mit Vorzeichenumkehr bei negativen Beträgen Der Gesamtbuchungsbetrag (in der Hauptbuchung) wird beim Verlassen des Splittdialogs auf die Summe der Splittzeilen korrigiert. kürzere Nummern werden mit führenden Nullen aufgefüllt. da dies die Fehlersuche behindert und auch bestimmte Verkehrszahlen in Auswertungen verfälscht werden. Diese Option bewirkt beim Eingeben von Buchungen mit negativem Betrag einen automatischen Kontentausch.999. Diese Option überprüft die Einhaltung der unter Verwalten/Kontenfunktionen definierten Bereiche für Debitoren.999.00 9.999.00 S / 9. Beeinflusst die Anzeige von Beträgen in Bildschirmlisten.00 9.und Kreditorenkonten. Die Beträge der für den Einnahmen-/Ausgaben-Buchungsdialog geeignete Buchungen werden grün (Einnahme). welcher das direkte Ausbuchen eines OP ermöglicht.00 H Diese Einstellung kann bei sehr großen Datenmengen die Performance merklich beeinträchtigen und ist daher abschaltbar.999.999. Mindestlänge für Kontonummern Beeinflusst die Anzeige von Kontonummern in Bildschirmlisten. neue Standardeinstellung schwarz). Buchungen für Einnahmen-/Ausgaben-Dialog markieren Ausbuchen von offenen Posten direkt aus dem Buchungsdialog Optionen des Bereichs “Kontenplan” Kontonummern-Bereiche beim Anlegen von Konten überprüfen Bereich “Listendarstellung” Im oberen Bereich legen Sie die Darstellung für diverse Listen fest (z. rot (Ausgabe) oder blau (Neutral) gekennzeichnet.999.00S / 9. ! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 22 .9 möglich. Folgende Formate sind möglich: 9. Im Normalfall sollten im Journal keine negativen Beträge gebucht werden.

! Kapitel 4 Die Programmeinstellungen! 23 . Seite einrichten (Windows). die gespeicherten Papierformate und Druckereinstellungen werden nicht verwendet. Maximale Druckauflösung Optionen des Bereichs “Backup” Hier legen Sie die Einstellungen für die regelmässige Datensicherung fest (Häufigkeit und Sicherungsort). Hiermit kann die Druckauflösung auf einen Maximalwert begrenzt werden. einen deutlich schnelleren Ausdruck bzw. Dies bewirkt u. Dies kann bei Druckproblemen hilfreich sein.U. kleinere Dateien beim Sichern als PDF (Mac).Bereich “Drucken” Papierformate vor jedem Ausdruck einstellen Mit dieser Option erscheint vor jedem Ausdruck der Dialog Papierformat (Mac) bzw. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Datensicherungen finden Sie im Technischen Handbuch.

bedingt durch die unterjährige Firmengründung. Firmen löschen oder die aktive Firma wechseln. Sie können beliebig viele Firmen bzw. so spricht man von einem Rumpfwirtschaftsjahr: In diesem Fall darf kein abweichendes Geschäftsjahr eingerichtet werden. da diese im Nachhinein nicht mehr geändert werden können. soll diese in einer Datenbank abgelegt werden oder in mehreren? (Hinweise dazu finden Sie auch im technischen Handbuch) Achtung: Ein abweichendes Geschäftsjahr liegt nur dann vor. in dem gebucht werden soll? Verwendet die Firma ein abweichendes Geschäftsjahr? Bei Arbeiten mit mehreren Firmen. Mandanten in derselben Datenbank verwalten. Überlegungen vor dem Einrichten Vor dem Einrichten einer neuen Firma sollten einige Angaben dazu gut überlegt werden. Firmendaten bearbeiten. Mit dem Menubefehl Ablage|Datei/Firmen öffnen Sie die Firmenverwaltung: Hier können Sie neue Firmen anlegen. vom Kalenderjahr abweicht. Weiterhin können Sie beliebig viele Datenbanken anlegen und zwischen diesen wechseln. Buchen Sie ab dem ersten Belegdatum und erstellen Sie einen Zwischenabschluss für das angebrochene Rumpfwirtschaftsjahr. das bedeutet. wenn dieses immer vom Kalenderjahr abweicht. Im Einzelnen sind dies folgende Punkte: Welche Gewinnermittlungsart soll verwendet werden? Welche Versteuerungsart soll verwendet werden? Welcher Kontenrahmen soll als Grundlage für den betrieblichen Kontenplan dienen? Welche Standardwährung soll verwendet werden? Welches ist das erste Geschäftsjahr. Es kann zu einem Zeitpunkt immer nur eine Firma zur Bearbeitung geöffnet sein. mehr Informationen dazu finden Sie im Technischen Handbuch.Kapitel 5 Einrichten der Firma ShakeHands Kontor ist unbegrenzt mandantenfähig. Wenn nur das erste Geschäftsjahr. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 24 .

wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Firmen und klicken auf den Button Hinzufügen. beachten Sie folgenden Ablauf: Erstellen Sie die neue Firma und wählen Sie die neue Gewinnermittlungsart Betriebsvermögensvergleich. MwSt-Berechnung. Wenn Sie auch Buchungen importieren möchten. Plz. Strasse. Das Feld Name ist ein Pflichtfeld. exportieren Sie diese aus der Firma mit EÜ und importieren Sie diese in die neue Firma mit BV. Name. hierüber werden im Programm viele Funktionen landesspezifisch angepasst.Hinweis: Arbeiten Sie mit ShakeHands Portemonnaie mit einer Gewinnermittlung EÜ und möchten nun auf die Gewinnermittlung Betriebsvermögensvergleich (Bilanz und Erfolgsrechnung) umstellen. Der folgende Dialog ist in mehrere Seiten aufgeteilt. Buchhaltung Hier erfolgen wichtige buchhalterische Grundeinstellungen für die neue Firma: ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 25 . Achtung: Besonders wichtig ist die korrekte Einstellung des Landes. wenn mehrere Firmen vorhanden sind. Steuerberater Auf dieser Seite erfassen Sie bei Bedarf die Daten ihrer Treuhänderin oder des Buchhalters. Telefon oder Bankverbindung. Firma Hier geben Sie allgemeine Angaben zur Firma ein. Im nachfolgenden Dialog 'Vorlage auswählen' klicken Sie abbrechen. Ort werden in den Standardausdrucken im Kopfteil angedruckt. muss der Firmenname ausserdem eindeutig sein. da nach in einem weiteren Import die Konten. Steuerbehörde Auf dieser Seite erfassen Sie die Daten des für die Mehrwertsteuer-Abrechnung zuständigen Kontakts. wie Name und Anschrift. Wechseln Sie nun in Ablage/Import/Vorlagen und importieren Sie einzeln: Kontengruppen und Kontenstruktur. Firma neu anlegen Um eine neue Firma anzulegen. u.a.

Die Gewinnermittlungsart einer Firma kann später nicht mehr geändert werden. Abweichendes Geschäftsjahr Wenn das Geschäftsjahr der Firma vom Kalenderjahr abweicht. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 26 . Erstes Geschäftsjahr Hier geben Sie das erste Geschäftsjahr ein. so wählen Sie Betriebsvermögensvergleich (BV). noch vergangene Jahre nachzubuchen. Nach dem Anlegen der Firma müssen Sie die neue Währung unter dem Menupunkt Verwalten/Währungen mit genau diesem ISO-Kürzel anlegen. die im Menu noch nicht vorhanden ist. Ab der Version 5. Weitere Hinweise dazu finden Sie im Abschnitt „Überlegungen vor dem Einrichten“. so wählen Sie diese Option und geben im Menu den ersten Monat des abweichenden Geschäftsjahres an. so geben Sie das ISO-Kürzel dieser Währung direkt ein. ist es einfacher dies bei der Eingabe entsprechend berücksichtigen. Wenn die Firma zum Aufstellen einer Bilanz mit Erfolgsrechnung verpflichtet ist. Sollte also ein Unternehmen z. Standardwährung Diese Auswahl kann später nicht mehr geändert werden. Kontenplan Dieses Feld ist beim Anlegen einer neuen Firma deaktiviert. so muss dafür eine neue Firma angelegt werden und die bisherigen Daten müssen via Export/Import oder Vorlagen Import eingelesen werden. Gewinnermittlungsart Hier legen Sie hier die Art der Gewinnermittlung fest.2 ist es möglich weitere Geschäftsjahre vor diesem Jahr anzulegen (weiteres dazu beim Ablauf Geschäftsjahre anlegen). Der Name des Kontenplans wird hier bei der Vorlagenübernahme automatisch eingetragen. von der EÜ-Rechnung zum Betriebsvermögensvergleich wechseln.B. Wenn Sie also vorhaben. Wenn Sie eine Währung benötigen. anderenfalls die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜ).

dass beim Buchen auf Konten. können Sie hier auch mit der SOLL-Versteuerungsart buchen. GJahr Nur ShakeHands Kontor Balance: Hiermit legen Sie fest. ShakeHands Kontor Saldo/Portemonnaie Tipp: Da in ShakeHands Kontor Saldo und ShakeHands Kontor Portemonnaie keine Nebenbücher in der Buchhaltung automatisch geführt werden können. Faktura Hier erfolgen die Grundeinstellungen für den Bereich der Auftragsverwaltung (ShakeHands Faktura oder ShakeHands Kontor): Beträge in Aufträgen Hiermit schalten Sie zwischen Brutto. damit Sie die Abschlussbilanz erfassen können und gleich einen Jahresabschluss durchführen. erst beim Anlegen eines nachfolgenden Jahres kann zur anderen Versteuerungsart gewechselt werden. Bei Nettofakturierung (Standard) werden alle Preise in der Artikelverwaltung als Nettopreise interpretiert. unabhängig von den Einstellungen der Konten und Steuerschlüssel. Bei Bruttofakturierung hin- ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 27 .und Dienstleistungsstamm. automatisch eine entsprechende Umsatzsteuerbuchung erfolgt.und Nettofakturierung um. Diese Vorlagen der Steuersätze müssen von Hand deaktiviert werden. Mehrwertsteuerpflichtig Diese Option aktiviert die Steuerautomatik für diese Firma. damit haben Sie die Vorjahreszahlen für das aktuelle Jahre in der Bilanz und Erfolgsrechnung auch gleich mitgeführt.Tipp: Wenn Sie die Vorjahreswerte einer Firma im aktuellen Geschäftsjahr mitführen möchten legen Sie das Geschäftsjahr um ein Jahr früher an. welche Versteuerungsart (Soll. entsprechend wird in Aufträgen die Umsatzsteuer auf die Belegposition hinzugerechnet. Versteuerung im 1. Hinweis: Dies gilt nicht für die Vorgaben im Artikel. erfolgen keinerlei automatische Steuerbuchungen mehr. Wenn die Option deaktiviert wird. Das bedeutet. welche einen Steuersatz hinterlegt haben.oder IstVersteuerung) für das oben angegebene erste Geschäftsjahr verwendet werden soll. Die Versteuerungsart ist dann für dieses Geschäftsjahr nicht mehr änderbar.

welche eine höhere Genauigkeit bei der Preis. Mahnwesen Hier erfolgen die Grundeinstellungen für Mahnläufe. Die Änderung wirken sich nur auf neu erfasste Belegpositionen.gegen werden alle Artikelpreis als Bruttopreise angesehen. Wenn Sie jetzt die Fakturierung auf Brutto umschalten.B.94 Nettopreis plus Fr. Paletten in Stück oder Tonnen in Gramm). 7.6% Umsatzsteuer hinzugerechnet = 107. für jede Auftragsart getrennt. Über das Kontextmenu der Eingabefelder haben Sie Zugriff auf die vorhandenen Textbausteine: Die Textbausteine lassen sich unter Verwalten/Textbausteine bearbeiten. Es erfolgt auch keine automatische Umrechnung der Artikelpreise. alle Parameter lassen sich später für jeden Mahnlauf auch individuell abändern: ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 28 . 7. solange diese nicht erneut bearbeitet werden. Im Auftragstotal wird nun zum netto Belegpositionspreis von 100 CHF 7.06 Mehrwertsteuer. Dies ermöglicht die Fakturierung von Massenartikeln.oder abgerechnet. in Aufträgen wird die Umsatzsteuer aus diesen Preisen automatisch hinzu. Standard-Auftragsart Die hier eingestellte Auftragsart wird beim Anlegen eines neuen Auftragsdokuments vorgegeben. Beispiel: Sie haben in der Einstellung Netto einen Artikel mit einem Verkaufspreis von 100 CHF angelegt.6 % Umsatzsteuer = 100 CHF Total Auftrags-Bruttopreis oder 92. Textvorgaben Hier lassen sich. Das nachträgliche Ändern dieser Option hat keine Auswirkung auf bereits bestehende Aufträge. verschiedene Vorgaben zur Übernahme bestimmter Daten in einen neuen Auftrag einstellen.oder Mengenangabe benötigen oder bei grossen Masseinheitengruppen wie (z. wird im nächsten Auftrag gerechnet 100 CHF Brutto Belegposition inkl. Nachkommastellen Einzelpreis und Menge Hiermit können Sie die Anzahl der Nachkommastellen in den Auftragspositionen bei den Feldern Einzelpreis und Menge auf bis zu vier erhöhen. Artikel aus.60 CHF Total Auftrags-Bruttopreis.

Die aktuell geöffnete Firma wird dabei immer in der Infopalette angezeigt. Sie können jetzt eine dieser Vorlagen für die neue Firma auswählen: Wählen Sie in der Liste die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf den Button OK. Mahnstufen Für die Mahnstufen 1-3 können Sie jeweils die Anzahl der Tage (basiert immer auf dem vorangegangenen Fälligkeits. benötigen Sie einen umfangreichen Satz an Stammdaten. Für die gebräuchlichen Kontenpläne KMU und Käfer stellt ShakeHands Kontor Ihnen bereits fertig konfigurierte Vorlagen für diese Stammdaten zur Verfügung. Mit dem OK-Button sichern Sie die Eingaben und die Firma wird angelegt.bzw. Vorlage auswählen Um mit ShakeHands Kontor arbeiten zu können. Weitere für Private. Druckformulare. Nach Abschluss der Datenübernahme wird die Firma automatisch geöffnet und Sie können mit der Arbeit beginnen. Dazu zählen Nummernkreise. dann geben Sie hier den zu verwendenden Zinssatz ein. Mahndatum) und die Höhe einer optionalen Mahngebühr festlegen sowie die Berechnung von Verzugszinsen aktivieren. Bauern. Offene Beträge mahnen ab Hiermit können Sie eine so genannte Bagatellgrenze festlegen. d. Mit dem Befehl Ablage|Datei/Firma wechseln können Sie jederzeit eine andere Firma öffnen.und Gebührenberechnungen erfolgen dann auf diesem Wege. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 29 . Gliederungen für Auswertungen. Im Anschluss öffnet sich das Fenster Vorlage auswählen.h. Hinweis: Sie können mit ShakeHands Kontor beliebig viele Firmen (Mandanten) verwalten. offene Posten mit dieser Mahnstufe sollten einem Inkassodienst oder einem Rechtsanwalt zur weiteren Bearbeitung übergeben werden. Weitere Zins. Offene Posten mit einem Betrag bis zu dieser Grenze werden bei Mahnläufen nicht berücksichtigt. Zinssatz Wenn Sie in Ihren Mahnungen Verzugszinsen berechnen möchten. Import-/Exportdefinitionen und vieles mehr. Beim Programmstart wird die zuletzt geöffnete Firma automatisch wieder geöffnet. Die Mahnstufe 4 ist als Inkassostufe vorgesehen. Pflegeheime finden Sie in den Musterdaten auf unserer Homepage. Hinweise zum Ermitteln des Zinssatzes für Verzugszinsen finden Sie im Abschnitt Mahnwesen. Kontenpläne. Steuersätze.

Um z. die in der aktuellen Firma noch nicht vorhanden sind). muss die Checkbox Aktualisieren aktiv sein. für welche der Kontenplan aktualisiert werden soll. In diesem Fall werden auch individuelle Änderungen an Standardkonten rückgängig gemacht (z. aus. Hinweis: Falls Sie Konten. einen erweiterten Kontenplan nutzen zu können. dann die Kontenstruktur und anschliessend die Konten. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 30 . 6 Wenn Sie nur neue Einträge übernehmen möchten (also Konten. sondern müssen bei Bedarf erst importiert werden.B. Ein Klick auf eine Checkbox mit gleichzeitig gedrückter Alt-Taste bewirkt das Auswählen oder Abwählen aller Checkboxen in der gleichen Spalte. 5 Selektieren Sie rechts den Bereich Konten. importieren Sie als erstes die Kontenfunktionen. dann darf die Checkbox Aktualisieren hinter Konten nicht selektiert sein. welche auch bei der Einrichtung der aktuellen Firma verwendet wurde. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Erstellen Sie ein Backup Ihrer Datenbank (siehe Abschnitt Datensicherungen) 2 Wechseln Sie in die Firma. Auf diese Weise können alle Stammdatenbereiche aktualisiert werden. Hinweise dazu finden Sie dann in den entsprechenden Updatebeschreibungen. kann die Buchhaltung dadurch unbrauchbar werden. Stammdaten aus Vorlagen aktualisieren Neue Programmversionen enthalten oftmals auch erweiterte oder an gesetzliche Änderungen angepasste Stammdaten-Vorlagen.. Bei umgekehrter Reihenfolge können die Konten nicht gesichert werden.. Kontenstruktur und Kontenfunktionen in eine leere Vorlage importieren. Wenn Sie aber auch bereits vorhandene Konten aktualisieren möchten. Achtung: Wenn Sie hier eine falsche und nicht zum aktuellen Kontenplan passende Vorlage auswählen. 7 Starten Sie den Import mit dem OK-Button. Es öffnet sich das Fenster Vorlagen importieren). Erstellen Sie daher vor einer Stammdatenaktualisierung unbedingt ein Backup (siehe Punkt 1). 4 Wählen Sie in der Liste Quelle die Vorlage aus. 3 Wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Import/Vorlagen. Solche aktualisierten Vorlagen stehen nicht automatisch in den bereits angelegten Firmen zur Verfügung. eine geänderte Bezeichnung oder Steuereinstellung).B.

wählen Sie den Menubefehl Verwalten/Textbausteine: ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 31 . Zähler werden nach dem erfolgreichen Speichern eines davon abhängigen Datensatzes (z. Rechnungen usw. Angeboten. Datum und Zähler). alternativ funktioniert auch ein Doppelklick auf die Zeile. Textbausteine Für immer wiederkehrende Texte in den Kopf. markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf den Button Bearbeiten. wählen Sie den Menubefehl Verwalten/Nummernkreise: Die verfügbaren Nummernkreise für die verschiedenen Bereiche sind vordefiniert. Um einen Nummernkreis zu bearbeiten. Artikeln. einer Rechnung) automatisch um den Wert 1 erhöht. zwischen denen ein wählbares Trennzeichen platziert werden kann.und Fussbereichen von Aufträgen lassen sich Textbausteine anlegen. Diese Textbausteine lassen sich dann in den dafür vorgesehenen Eingabedialogen über Menus auswählen und einsetzen. Um Textbausteine zu bearbeiten. Das Beispiel zeigt einen Nummernkreis mit allen drei möglichen Bestandteilen (Text. Nummernkreise Der nächste Schritt nach dem Einrichten der Firma sollte das Anlegen der Nummernkreise sein. Nummernkreise dienen dazu. Nummernkreise bestehen aus bis zu drei verschiedenen Bestandteilen. Um die Liste der Nummernkreise aufzurufen. festzulegen. den Inhalt und das Format der automatisch vergebenen Nummern in Adressen.B.

Erfassen Sie unter der Bezeichnung das Kürzel der Bank für deren Aufruf in ShakeHands Conto oder Kontor. Das Finanzkonto dient bei Importen von Bankkontoauszügen dem Defaultwert für die Buchungen. Arbeiten Sie mit dem ESR-Verfahren erfassen Sie zudem die ESR-Belegart (pro Art bitte ein Bankkonto anlegen). Mit der Checkbox Standard legen Sie den Vorgabewert in den Listen vor. Näheres im Abschnitt Aufträge ESR. Eigene Bankkonten Hier erfassen Sie Ihre Bankkonten.und BESR Verfahren. Diese stehen Ihnen zum Erfassen von Bankkontenauszügen und dessen Import zur Verfügung. oder auch zur Verwendung des ESR-Verfahrens. die ESR-Teilnehmernummer und bei Bank ESR-Verfahren auch die Bank-Kunden-Nummer. Die Bankleitzahl übernehmen Sie via Combobox vom hinterlegten Bankenstamm. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 32 .

Über das Menu Platzhalter lassen sich hier berechnete Werte einsetzen.B. welche immer Bezug auf das aktuelle Dokument nehmen. in einer Rechnung mit dieser Zahlungsbedingung erscheinen soll. daher sollten sie vor dem Beginn der Arbeit in diesen Bereichen angelegt werden. Bei Fällig Netto definieren Sie die Fälligkeit. Die Bezeichnung kann frei gewählt werden und dient der späteren Auswahl der gewünschten Zahlungsbedingung. ! Kapitel 5 Einrichten der Firma! 33 . Im Feld Zahlungstext definieren Sie den Text. Zahlungsbedingungen ShakeHands Kontor und ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit. ausgehend vom jeweiligen Belegdatum kann hiermit beim Verwenden der Zahlungsbedingung der Kalendertag der Fälligkeit berechnet werden. Weiterhin ist die Angabe einer Skonto-Regel möglich. Auf diese Zahlungsbedingungen kann in den Adressen. Die Zahlungsart ist derzeit eine rein informative Angabe. den Aufträgen und den Offenen Posten zugegriffen werden. Zum Anlegen einer neuen Zahlungsbedingungen wählen Sie den Menupunkt Verwalten/Zahlungsbedingungen und klicken auf den Button Hinzufügen. verschiedene Zahlungsbedingungen als Vorlagen zu definieren. welcher z.

Nach der Neueinrichtung einer Firma entsprechend dem vorherigen Kapitel ist bereits ein Kontenplan vorhanden.Kapitel 6 Der Kontenplan Der Kontenplan ist das zentrale Ordnungskriterium innerhalb einer Buchhaltung. B. Die herstellerseitig getätigten Voreinstellungen sind an derzeit gültige Standards sowie häufige Arbeitsabläufe angelehnt. Die meisten späteren Auswertungen Ihrer Daten beziehen sich direkt auf die Kontierung der Buchungen. welche Sie im Laufe der Arbeit selber an die eigenen Bedürfnisse anpassen (ähnlich wie eine Briefvorlage z. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 34 . diesen Geschäftsfall einem bestimmten Konto zuzuordnen und damit zu klassifizieren. Fehler beim Kontieren von Buchungen führen somit auch zu fehlerhaften oder nicht aussagekräftigen Auswertungen. Sie können diesen über den Menubefehl Verwalten/Konten öffnen: Neues Konto Konto Liste duplizieren aktualisieren Direkt-Suchfeld Aktionsmenu Kontentypen Kontenliste Detailansicht für das ausgewählte Konto Sie sollten den von uns gelieferten Kontenplan immer als eine Vorlage betrachten. für jeden denkbaren Anwendungsfall korrekte Steuersätze oder Auswertungskennzeichen als Voreinstellung zu setzen. erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es ist uns nicht möglich. in Microsoft Word). Das Buchen eines Geschäftsfalles dient zuerst einmal dazu.

Jedes Konto muss einer Gruppe aus diesem Typenbaum zugeordnet sein. Gliederung der Kontentypen in ShakeHands Kontor: Alle Konten Bilanzkonten (Aktiven/Passiven oder Bestandskonten) Anlagevermögen Sachanlagen Finanzanlagen Geringwertige WG Firmenwert Sonstige Finanzen Kassenkonto Girokonto Schecks Sonstige Forderungen Laufzeit bis 1 Jahr Laufzeit 1 bis 5 Jahre Laufzeit über 5 Jahre Wechselforderungen Sonstige Vorräte Roh-. das Sie diese Aktualisierungen nach einem Update automatisch in den Stammdaten Ihrer Firma wiederfinden. ShakeHands Kontor greift im Normalfall nicht in die Stammdaten bestehender Firmen ein.und Betriebsstoffe Unfertige Erzeugnisse und Leistungen Fertige Erzeugnisse und Waren Geleistete Anzahlungen Bestandsveränderungen Sonstige Geleistete Anzahlungen Umlaufvermögen Aktive Rechnungsabgrenzung Kapital Gezeichnetes Kapital Gewinn. Klassen in beliebigen Ebenen frei definieren und benennen können. Hilfs. ansonsten können bei verschiedenen Programmfunktionen oder Auswertungen Fehler auftreten.Hinweis: Neuere Programmversionen enthalten oft auch aktualisierte Kontenpläne oder andere Vorlagen. wo Sie beliebige Gruppen. insbesondere erhalten Sie so eine richtige betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Diese hierarchische Gruppierung bildet lückenlos alle in einer standardisierten Buchhaltung (maximal) benötigten Kontentypen ab und dient somit vielen Programmfunktionen und Auswertungen als Grundlage.und Verlustvortrag Gesetzliche Rücklagen Freie Rücklagen Sonstige Privat Einlagen Entnahmen ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 35 . Der BWA-Typenbaum Die Kontenverwaltung basiert zur Zeit auf einem fest definierten BWA-Typenbaum. Der Anwender ist also für die Pflege des Kontenplans nach der Ersteinrichtung selber verantwortlich. Weiter Hinweise dazu finden Sie in der jeweiligen Updatebeschreibung. Dies bedeutet aber nicht. Neben dem BWA-Typenbaum haben wir in der Kontenstruktur die Kontengruppen.

Sonstige Rückstellungen Pensionsrückstellungen Steuerrückstellungen Sonstige Verbindlichkeiten Laufzeit bis 1 Jahr Laufzeit 1 bis 5 Jahre Laufzeit über 5 Jahre Wechselverbindlichkeiten Sonstige Erhaltene Anzahlungen Umsatzsteuer Umsatzsteuervorauszahlung Vorsteuer Passive Rechnungsabgrenzung Verrechnungen Darlehen Laufzeit bis 1 Jahr Laufzeit 1 bis 5 Jahre Laufzeit über 5 Jahre Sonstige Erfolgsrechnungs-Konten (Ertrag/Aufwand oder Erfolgskonten) Betriebseinnahmen Umsatzerlöse Bestandsveränderungen Eigenverbrauch Zinserträge Neutrale Erträge Anlagenverkäufe Sonstige Betriebsausgaben Wareneinkauf Personalkosten Fahrzeugkosten Reisekosten Bewirtungskosten Geschenke Telefonkosten Raumkosten Zinsen Neutrale Aufwendungen Betriebliche Steuern Sonstige Abschreibungen Sachanlagen Finanzanlagen Geringwertige WG Firmenwert Sonstige Neutrale Konten Saldovortrag Sachkonten Debitoren Kreditoren Sonstige Debitoren Kreditoren ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 36 .

Gesucht wird dabei in den Feldern Nummer. nach Nummer oder Bezeichnung sortieren. Und mit einem Mausklick in den entsprechenden Spaltenkopf können Sie die Kontenliste leicht z. Veränderungen bei den Anlagekonten durchführen möchten. mittels Kontengruppen können Sie aber die Darstellung für die Erfolgsrechnung oder Bilanz selber bestimmen. dass Verwechslungen der Konten vermieden werden. wenn Sie nur die Konten des gewünschten Typs anzeigen lassen. dass Sie weitere als die vordefinierten Konten benötigen. Der Typenbaum ist das zentrale betriebswirtschaftliche Ordnungskriterium. welches dem benötigten Konto am ähnlichsten ist (Kontentyp. dann klicken Sie in der Kontenverwaltung auf den Button Neues Konto (+). B. Der markierte Typ inklusive aller Untertypen dient als Vorauswahl für die rechts daneben befindliche Kontenliste. da Bezeichnungen ja im Kontenplan mehrfach vorkommen können. Wenn Sie dagegen ein komplett neues Konto anlegen möchten. B. In diesem Fall ist es am besten. Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Kontenliste verwenden. Diese Vorauswahl lässt sich über die Eingabe von Suchbegriffen im Direkt-Suchfeld noch verfeinern. Wenn Sie z. Das Arbeiten mit den Kontentypen hat auch den Vorteil. wenn Sie sich ein Konto heraussuchen. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 37 . mit der Eingabe eines beliebigen Teils der Kontenbezeichnung im Suchfeld haben Sie die Liste blitzschnell weiter eingegrenzt. Neues Konto erfassen In der Praxis wird es vorkommen. Bezeichnung und Bemerkung. kann es die Bearbeitung spürbar erleichtern. Die Navigation im Kontenplan Der BWA-Typenbaum ist immer auf der linken Seite der Kontenverwaltung eingeblendet. dann markieren Sie im Typenbaum die Gruppe Alle Konten/Bilanzkonten/Anlagekonten.) und duplizieren dieses und ändern die Nummer und die Bezeichnung. Die Kontenliste zeigt jetzt nur noch die Konten dieses Typs an. Steuersatz usw. Tipp: Da heutige Kontenpläne oft mehrere hundert Konten enthalten und die komplette Kontenliste dadurch sehr lang ist.

01.0. erst ab dem fünfzigsten Zeichen unterscheiden. „Bank“ in „Raiffeisen“ umändern).6% U erhalten. Buchungen für dieses Konto lassen sich nur noch in der Standardwährung und in der eingestellten Fremdwährung erfassen. BWA-Typ Hier erfolgt die Zuordnung zum Typenbaum. B. ist das Konto damit als Fremdwährungskonto definiert.B.und Auswertungskennzeichen für Buchungen auf diesem Konto. nicht mehr lesen können. Vorsteuer und Umsatzsteuer). Auf bereits bestehende Buchungen hat dies keinen Einfluss. Dies hat auch keinen Einfluss auf den Buchungsexport Tipp: Achten Sie beim Eingeben von Kontobezeichnungen auf eine gute Lesbarkeit in der Kontenliste. Beispiel: Sie haben im Konto 3000 die Steuersätze U76B (gültig ab 01. ShakeHands Balance Bemerkung Ein freies Eingabefeld für interne Anmerkungen zu diesem Konto.2001) und U80B (gültig eventuell ab 01. Die Nummer eines bestehenden Kontos kann nicht mehr verändert werden. welche Steuerarten auf diesem Konto gebucht werden dürfen (Keine. B. Falls Sie mit Nebenbüchern arbeiten möchten. Währung Wird hier eine von der Standardwährung abweichende Währung gesetzt. insbesondere für die Darstellung im Eingabeassistenten. nur Umsatzsteuer. ab welchem dieses gültig ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 38 . Bei einer fehlenden oder nicht korrekten Zuordnung (z. In Auswertungen wie Bilanz und Erfolgsmeldung werden Sie zudem bei fehlenden Zuordnungen gewarnt.0% U. da ShakeHands diese sonst als Fremdwährung anschaut. Nur Fremdwährungskonten ermöglichen die Darstellung eines tatsächlichen Saldoverlaufs in einem Kontoauszug sowie das Führen von Eröffnungswerten in Fremdwährungen. Die Spaltenbreite der Bezeichnung dort ist begrenzt. Sie können in der Bezeichnung den Platzhalter #P# verwenden. Dieser Platzhalter wird in allen Anzeigen der Kontobezeichnung durch den Prozentsatz des aktuell gültigen Steuersatzes ersetzt. nur eine Obergruppe ausgewählt) erscheint vor dem Popup-Menu ein Warnsymbol. das Konto wird in jedem Fall auch mit ausgewertet. sind die folgenden Kontengruppen reserviert für Sachkonten: 1-9999 Debitoren: 10000-69999 Kreditoren: 70000-99999 Buchungssperre Bei gesetzter Buchungssperre kann dieses Konto nicht mehr bebucht werden und erscheint auch nicht mehr im Eingabeassistenten. Es ist möglich. ab 2011 aber die Bezeichnung Erlöse 8. mehrere Kennzeichen anzulegen. Steuertyp Hier legen Sie fest. nur Vorsteuer. Bezeichnung Die Kontenbezeichnung können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen (z. Das bedeutet. Hinweis: Für Konten in der Stammwährung der Firma dürfen keine Währungen angegeben werden und müssen leer bleiben.2011 definiert. Die Kontobezeichnung lautet Erlöse #P# U dann wird das Konto in den Auswertungen vor 2011 die Bezeichnung Erlöse 7. Nummer Die Nummer darf im Bereich 1-999999999 liegen und muss eindeutig sein. und wenn sich mehrere Konten z. werden Sie dies in der Liste evtl. Kennzeichen (MwSt-Zeile des MwSt-Abrechnungsformulars) Hier definieren Sie Steuer. jeweils mit einem Startdatum.

MwSt . Dieser kann beim Buchen manuell unterdrückt oder geändert werden. Budget Hier können Sie für das Konto ein Jahresbudget (für das aktuelle Geschäftsjahr) festlegen. hauptsächlich wird die MwSt-Abrechnung über die Einstellungen in den Steuersätzen konfiguriert..Kz Hier kann eine Kennzahl für die Zuordnung zur MwSt-Abrechnung eingetragen werden. Nicht aber gleichzeitig. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 39 . dass in der MwSt-Abrechnung Vorsteuerabzüge doppelt berechnet werden. Dadurch können Sie eine Budget-Überschreitung schon bei der Buchungseingabe erkennen. Wichtig: Beim Bearbeiten von Konten ist das Ändern der Kontonummer nur möglich. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Kontenliste und wählen den Befehl Bearbeiten. Steuersatz Hier kann der voreingestellte Steuersatz für dieses Konto angegeben werden. die entsprechenden Eingabebereiche sind deaktiviert.ist. Hinweis: Bei den Kontotypen Debitor. Bei gewissen Konten unumgänglich. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. Um ein vorhandenes Konto zu duplizieren. Beim Erfassen von Buchungen oder bei Auswertungen werden diese zeitabhängigen Kennzeichen dann automatisch berücksichtigt. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.und Saldenliste oder in der Bilanz und Erfolgsrechnung bzw. dass Sie entweder beim Konten oder beim Steuerschlüssel das MwSt-Kz definieren. Bei der Umsatzsteuer-Auswertung wird dann der Kontensaldo auf der entsprechenden Kennzahl mit aufsummiert.. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. sondern ein ähnliches und bereits bestehendes Konto duplizieren.. solange das Konto ungenutzt ist. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). Dies ist nur für Sonderfälle notwendig.. wenn Sie dieses nicht komplett neu anlegen. Kreditor und Neutral ist das Eingeben von Steuertyp und Auswertungskennzeichen nicht möglich. Dieses kann in der Summen. Konto duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe eines Kontos ersparen. Hinweis: Aus dem Supportalltag erhalten wir die Rückmeldung. Mit dem OK-Button sichern Sie das neue Konto und kehren zur Listendarstellung zurück. muss bei Umsatz und bei Vorsteuer darauf geachtet werden. Konto bearbeiten Um ein vorhandenes Konto zu bearbeiten. Wie kommt das? ShakeHands Kontor kann über die MwSt-Kz beim Konten und auch bei den Steuerschlüssel MwSt Kz über die Buchungen die MwSt-Salden für die Abrechnung bilden. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Kontenliste und wählen den Befehl Duplizieren. Einnahmen-Überschussrechnung mit ausgewertet werden und erscheint auch in der Saldenanzeige der Infopalette beim Buchen.

Dies gilt für alle Geschäftsjahre des Mandanten. Wenn Sie also wie im obigen Beispiel die Buchungssperre und die Bemerkung mehrerer Konten ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 40 . Um mehrere Konten gleichzeitig zu bearbeiten.B. um die Kontenauswahl übersichtlicher zu gestalten. Mehrere Konten ändern Beim Bearbeiten von Kontenplänen kommt es häufig vor. Das Besondere sind die Checkboxen vor den eigentlichen Eingabefeldern: Da es möglich sein muss. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Konten gelöscht. damit würde sich beim Klick auf OK an den Konten nichts ändern. indem Sie die Option Nur unbenutzte Konten anklicken. dem Anklicken der Checkbox Buchungssperre und dem anschliessenden Sichern eine Weile zu tun. nur bestimmte Felder der ausgewählten Konten zu ändern. Nach dem Öffnen des Fensters sind alle Felder deaktiviert. wenn dieses Konto bereits für Buchungen oder andere Programmfunktionen verwendet wurden. müssen Sie diese Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Kontenliste und wählen den Befehl Mehrere Ändern. für einen Kontonummern-Bereich über 50 Konten die Buchungssperre setzen möchten. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.. Wenn Sie nur ein Konto ausblenden möchten. da der Kontenplan jahresübergreifend angelegt ist. damit wird es in den Auswahllisten unterdrückt. Konto löschen Um Konten zu löschen.. dann setzen Sie für das betreffende Konto die Buchungssperre. Tipp: Sie können sich alle löschbaren Konten innerhalb einer Auswahl in der Kontenliste anzeigen lassen. Wichtig: Das Löschen eines Kontos ist nicht möglich. Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Leertaste. Es öffnet sich das Fenster Mehrere Konten ändern: Im rechten Teil finden Sie im Wesentlichen die gleichen Eingabemöglichkeiten wie beim direkten Bearbeiten eines Kontos. Eleganter und sehr viel schneller geht dies mit dem Befehl Mehrere Ändern. dann hätten Sie mit dem aufeinander folgenden Öffnen eines jeden Kontos. im Kontextmenu der Zeile.. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Kontenliste und wählen den Befehl Löschen. Wenn Sie z. im Aktionsmenu des Fensters bzw. oder Sie drücken die Taste Backspace.. dass man bestimmte Eigenschaften mehrerer Konten ändern möchte.

ändern möchten. wenn Sie einen komplett neuen Kontenplan entwickeln möchten.. Tipp: Möchten Sie neben den Konten auch die Struktur mit drucken. welches nach dem Bestätigen des Dialogs direkt ins Eingabefeld übernommen wird. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Kontenliste. überprüfen Sie diese bitte genau. verwenden Sie die Kontenliste in Menu Auswerten 'Bilanz und Erfolgsrechnung' und da den Report 'Kontenliste gruppiert mir Überschriften A4 hoch'. Erfolgskonten. Mit dem OK-Button können Sie die Änderung jetzt in die ausgewählten Konten übertragen. Bestandskonten. Kontenplan drucken Um einen Kontenplan zu drucken. Sie können den Ausdruck über die Vorauswahl im Typenbaum sowie den Suchbegriff einschränken. Die Kontenstruktur kann über den Menubefehl Verwalten/Kontenstruktur aufgerufen werden. Wenn im Eingabefeld bereits ein gültiges Konto angegeben ist. das heisst. dann setzen Sie die Checkbox vor diesen Bezeichnungen. Es werden die Konten gedruckt. welche die zu ändernden Felder noch einmal anzeigt. dann können Sie hier dieses Konto bearbeiten und z.B. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. die Bezeichnung ändern. Das entsprechende Fenster ist in mehrere Registerkarten aufgeteilt: Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich Gruppen. führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig zu machen. wählen Sie den Befehl Drucken. Bilanz-Konten. Erfolgsrechnungs-Konten. Das unbeabsichtigte Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld. Ist das Eingabefeld leer oder enthält kein gültiges Konto. Neutrale Konten ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 41 . beachten Sie die Filtereinstellungen. Die deaktivierten Felder der Konten werden nicht geändert. Bei den mitgelieferten Standardkontenplänen ist die Kontenstruktur bereits fertig definiert und braucht normalerweise nicht verändert zu werden. welches gar nicht geändert werden soll. Der Aufbau einer funktionsfähigen Kontenstruktur ist eine umfangreiche Arbeit und nur dann nötig.. Die Kontenstruktur Die Kontenstruktur definiert den Aufbau der Gliederung für die Bilanz/Erfolgsrechnung oder Einnahme-Überschussrechnung sowie die Kontenzuordnung zu den einzelnen Gliederungsgruppen. und damit sind die entsprechenden Eingabeelemente aktiv. Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen Die Eingabe von Kontonummern ist innerhalb von ShakeHands Kontor an vielen Stellen notwendig. Neutrale Konten Gewinnermittlung per EÜ-Rechnung Gruppen. Hier gibt es eine weitere Arbeitserleichterung: In jedem Eingabefeld für Kontonummern können Sie mit dem Tastaturkürzel <Ctrl|Strg>+<Leertaste> den Dialog Konto bearbeiten aufrufen. welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden. Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage. dann können Sie so ein neues Konto erstellen.

in dem Sie eine Gruppe markieren und auf den Button Neue Untergruppe klicken. Falls Sie eine bereits vorhandene Struktur komplett neu aufbauen möchten. müssen Sie zunächst die Hauptgruppen anlegen. Untergruppen erzeugen Sie. Eine neue Kontenstruktur anlegen Wählen sie den Menubefehl Verwalten/Kontenstruktur.und Verlustrechnung Bei der Einnahmen-Überschussrechnung sind es diese Gruppen: Bestand Gewinnermittlung Diese Gruppen müssen in genau dieser Reihenfolge und exakt in dieser Schreibweise immer vorhanden sein! Mit dem Button Neue Gruppe können Sie jetzt alle benötigten Gruppen definieren. markieren Sie zunächst nacheinander alle Einträge und klicken jeweils auf den Button Entfernen. Wenn Sie keine Kontenstruktur aus einer Vorlage übernommen haben. Vorhandene Gruppen können auch direkt mit der Maus verschoben werden. Für die Gliederung einer Bilanz sind das die Gruppen: Bilanz Aktiva Bilanz Passiva Gewinn. so ist die Gruppenliste zunächst leer. Beim Anlegen einer neuen oder beim Bearbeiten einer bestehenden Gruppe öffnet sich der folgende Dialog: ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 42 . Auf der Registerkarte Gruppen erfolgt die Definition der hierarchischen Gliederung der jeweiligen Gewinnermittlung. auf den anderen Registerkarten nehmen Sie die Zuordnung der einzelnen Konten zu den gewünschten Gruppen vor. Um eine neue Struktur überhaupt sichern zu können.

Alle Gruppen. Die Einstellung im Beispiel bedeutet. Fehlt eine Zuweisung erhalten Sie in der Bilanz und Erfolgsrechnungsdarstellung ein Warnhinweis. um das sich bei der doppelten Buchführung ergebende umgekehrte Vorzeichen aller Erfolgskonten zu korrigieren. werden hier als Kontengruppe definiert. Gewinnermittlung erforderlich. das bei einem Soll-Saldo das Konto in der Gruppe Flüssige Mittel und Wertschriften erscheint. Im nachfolgenden Beispiel ist das Konto 1020 Bank markiert. welche direkt Kontensalden zusammenfassen. Bei allen in der Hierarchie übergeordneten Gruppen sollte sie deaktiviert sein. Beim Berechnen einer Bilanz ergibt sich das Bilanzergebnis aus der Differenz zwischen Aktiva.oder als Passiva-Konto dargestellt. Es kann nur eine Gruppe als Bilanzergebnis definiert werden. welche als Bilanzergebnis definiert ist. Buchhalterisch sprechen wir dann von einem Wechselkonto. Diese Differenz wird der Bilanzgruppe zugewiesen. dies ist für alle Gruppen aus dem Bereich Erfolgsrechnungs-Konten bzw. über welche die Zuordnung dieses Kontos zu den Bilanzgruppen eingestellt wird. Möchten Sie bei diesem Konto bei einem Haben-Saldo. Eine Sonderstellung nimmt die Definition einer Gruppe als Bilanzergebnis ein (nur bei der Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich). Diese Option ist nur bei Gruppen sinnvoll.und Passivaseite (= Veränderung des Betriebsvermögens). ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 43 . Bei Kontengruppen gibt es noch eine weitere Option: Sie können das Vorzeichen der Summe wechseln. Die Zuweisung von Konten zu einer Gruppe Nach dem Erstellen der entsprechenden Gruppenhierarchie wechseln Sie auf die Registerkarten für die Kontenzuweisungen. eine bestehende anderweitige Definition wird bei dieser Zuweisung aufgehoben. Oberhalb der Liste befinden sich zwei Popup-Menus. Je nach Saldo wird dies als Aktiva. Hier bestimmen Sie im Einzelnen. da sie im Endeffekt auf die in der Gruppe enthaltenen Konten wirken. dass diese unter Bilanz Passiva erscheint definieren Sie eine entsprechende Gruppe. welcher Kontensaldo in welcher Gruppe aufsummiert wird. welche direkt Kontensalden zusammenfassen sollen oder andere Gruppen als Untergruppen enthalten.

existiert jeweils nur eine Gruppenzuordnung. Anderenfalls wird es bei der Berechnung der Bilanz/Erfolgsrechnung oder Einnahme-Überschussrechnung zu einer fehlerhaften Auswertung sowie einer entsprechenden Fehlermeldung kommen. Ein Konto lässt sich auch fest einer bestimmten Bilanzseite zuordnen. welche abhängig vom Kontenplan sind und daher vom Programm nicht fest vorgegeben werden können. Wenn Sie einen der mitgelieferten Standard-Kontenpläne verwenden. Die richtigen Einstellungen an dieser Stelle sind wichtig für die korrekte Funktion der Buchhaltung in vielen Bereichen. indem Sie nur eine Gruppe auf der Aktiva. Um dies zu umgehen. Wichtig: Nach dem Anlegen von neuen Sachkonten müssen Sie diese manuell in der Kontenstruktur in die gewünschten Auswertungsgruppen einfügen.oder Passiva-Seite angeben. neue Konten durch Duplizieren von bereits vorhandenen ähnlichen Konten zu erzeugen.und Erfolgskonten der Einnahmen. Diese Konten erscheinen nicht in der Bilanz/Erfolgsrechnung oder der Einnahme-Überschussrechnung und können daher auch keiner Gruppe zugeordnet werden. empfehlen wir. Bestandskonten und Erfolgskonten alle Konten eine Gruppenzuordnung haben (erkennbar an dem grünen Häkchen). Wenn Sie in diesem Fall aber die markierten Konten in eine andere Gruppe verschieben möchten. Die Kontenfunktionen Kontenfunktionen definieren die Konten für bestimmte Sonderaufgaben in der Buchhaltung. In der Liste Neutrale Konten werden alle Konten vom Typ Neutral aufgelistet. Wichtig: Nach dem Abschluss der Zuordnung sollten innerhalb der Registerkarten Bilanz-Konten und Erfolgs-Konten bzw.Überschussrechnung. da beim Duplizieren die ursprüngliche Kontenzuordnung erhalten bleibt. Sie können in der Kontenliste auch mehrere gleichartige Konten markieren und die Gruppenzuordnung gemeinsam setzen. nur Bilanzkonten haben zwei. normalerweise sind dies nur die Saldovortragskonten. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 44 . so müssen Sie zuerst die bisherige Zuordnung aufheben. Bei den Erfolgskonten sowie bei den Bestands.

markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf den Button Bearbeiten. Sie können das Sammelkonto problemlos in einer laufenden Buchhaltung ändern. alternativ funktioniert auch ein Doppelklick auf die Zeile. Gewinnermittlungsart und Länderversion unterscheiden. Um die Liste der Kontenfunktionen aufzurufen. Saldenvorträge Debitoren Dieses Konto definiert das Gegenkonto für den automatischen Saldovortrag der Debitorenkonten in das folgende Geschäftsjahr. Sammelkonto Debitoren Hier wird das Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen des jeweiligen Kontenplanes eingetragen. hier Einträge zu löschen oder weitere hinzuzufügen.und Kreditorenbüchern) dennoch nötig sein. Um eine Kontenfunktion zu bearbeiten. Sollte dies in bestimmtem Konstellationen (zB. Sammelkonto Kreditoren Hier wird das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen des jeweiligen Kontenplanes eingetragen. Bei individuell angelegten Kontenplänen kontaktieren Sie im Zweifelsfall den Support des Herstellers. Die Liste der verfügbaren Kontenfunktionen ist fest vorgegeben. Nicht verwenden von Debitoren. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 45 . Sie können das Sammelkonto problemlos bei einer laufenden Buchhaltung ändern. ShakeHands Kontor bucht automatisch jede Bewegung auf einem Debitorenkonto auch auf dieses Sammelkonto und bildet damit die Nebenrechnung Debitorenbuchhaltung innerhalb des Sachkontenbereichs ab. ShakeHands Kontor bucht automatisch jede Bewegung auf einem Kreditorenkonto auch auf dieses Sammelkonto und bildet damit die Nebenrechnung Kreditorenbuchhaltung innerhalb des Sachkonten-Bereichs ab. wählen Sie den Menubefehl Verwalten/Kontenfunktionen: Die angezeigten Kontenfunktionen können sich je nach Programmausführung. um den einzelnen Funktionen die richtigen Konten zuzuordnen. Achtung: Das manuelle Bebuchen eines Sammelkontos führt zu fehlerhaften Auswertungen und ist daher normalerweise nicht erlaubt. es ist nicht möglich. ShakeHands Kontor sorgt dabei automatisch für eine entsprechende Umbuchung.sollten Sie hier keine Veränderungen vornehmen. ShakeHands Kontor sorgt dabei automatisch für eine entsprechende Umbuchung. Saldenvorträge Sachkonten Dieses Konto definiert das Gegenkonto für den automatischen Saldovortrag der Sachkonten in das folgende Geschäftsjahr. lässt sich die entsprechende Überwachungsfunktion in den Einstellungen deaktivieren (Buchungseingabe/Das direkte Buchen auf Sammelkonten verbieten).

bei den o. die dafür benötigten Korrekturkonten werden hier definiert. es ist also nicht möglich. Die Prüfung auf das Einhalten der Kontonummernbereiche lässt sich in den Einstellungen deaktivieren (Kontenplan/ Kontonummern-Bereiche beim Anlegen von Konten prüfen). Achtung: Wenn die Saldovortragskonten nicht definiert sind oder die angegebenen Konten nicht existieren. oder ein Debitorenkonto mit der Nummer 8777. welche Eröffnungssalden beinhalten (z. Kontenbereich Kreditoren Hier wird der Nummernbereich für das Anlegen von Kreditorenkonten festgelegt. Vortrag Umsatzsteuerverbindlichkeit Beim Saldovortrag werden alle Umsatzsteuerkonten in ShakeHands Kontor automatisch saldiert. auch wenn beispielsweise gar keine Debitoren. Hinweis: Beim Anlegen von Konten wird das Einhalten dieser Bereichsdefinitionen überprüft. Vortrag Bilanzgewinn Dieses Konto wird für den Vortrag eines Bilanzgewinns in das folgende Geschäftsjahr benötigt. Differenzkonto Währungsumrechnung Beim Buchen von Fremdwährungsbeträgen kann es durch Rundungsdifferenzen dazu kommen. Saldenvorträge Kreditoren Dieses Konto definiert das Gegenkonto für den automatischen Saldovortrag der Kreditorenkonten in das folgende Geschäftsjahr. Der Vorgabe-Bereich für Debitorenkonten ist zur Zeit fix und umfasst die Konten 10000-69999. Bilanz usw.g. Vortrag Vorsteuerforderung Beim Saldovortrag werden alle Umsatzsteuerkonten in ShakeHands Kontor automatisch saldiert.und Habenseiten der Buchung nach der Umrechnung in die Standardwährung nicht mehr ausgeglichen sind. Vortrag Privatkonten Beim Saldovortrag werden alle Privatkonten in ShakeHands Kontor automatisch saldiert und der Gesamtsaldo über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr vorgetragen. Vortrag Bilanzverlust Dieses Konto wird für den Vortrag eines Bilanzverlusts in das folgende Geschäftsjahr benötigt.). Summenund Saldenliste. Der Vorgabe-Bereich für Kreditorenkonten ist zur Zeit fix und umfasst die Konten 70000-99999. ! Kapitel 6 Der Kontenplan! 46 . Diese Differenz wird im Rahmen des Valutaausgleichs durch eine automatische Buchung korrigiert.oder Kreditorenkonten in der Buchführung verwendet werden. fehlerhaft sein oder Splittbuchungen fehlerhaft in der Auswertung angezeigt werden. Bereichseinstellungen beispielsweise ein Sachkonto mit der Nummer 10010 anzulegen. Ertragskonto/Aufwandskonto Kursdifferenzen Beim Saldenvortrag von Fremdwährungskonten kann es zu Differenzen zwischen dem rechnerischen Endsaldo in der Fremdwährung und dem tatsächlichen Startsaldo im neuen Jahr kommen (bedingt durch die Bewertung des Schlussbilanzkurses bei Fremdwährungskonten). können alle Auswertungen.B. Eine sich daraus ergebende Vorsteuerforderung wird über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr vorgetragen. dass die Soll. Kontoauszug. Kontenbereich Debitoren Hier wird der Nummernbereich für das Anlegen von Debitorenkonten festgelegt. Eine sich daraus ergebende Umsatzsteuerverbindlichkeit wird über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr vorgetragen. Alle Saldovortragskonten müssen also korrekt angegeben sein. ShakeHands Kontor erstellt in diesem Fall automatisch eine entsprechende Differenzbuchung auf das hier angegebene Konto (Erfolgskonto für Umrechnungsdifferenzen).

Mit dem neuen Release 7. ✐ ✐ ShakeHands Budget ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 47 .0. Darin enthalten sind auch zwei Bugfixes im Rahmen der MwSt-Berechnung und die Umstellung der Bezugssteuer-Werte. In ShakeHands Budget ist die Mehrwertsteuer-Abrechnung nicht enthalten.0. Diese Aufgabe übernimmt ShakeHands Conto im Normalfall automatisch und bucht die Steueranteile auf die dafür vorgesehenen Konten.0. Spezialfälle der Rückforderungen mit den Zusatzformularen und die automatische Berechnung via Firmenstammdaten folgen im Herbst/Winter 2010. Für Grenzüberschreitende Unternehmen bitten wir für Deutschland und Österreich entsprechende Umsatzsteuervoranmeldungen an.7. Anbei erklären wir die Abläufe mit effektiver Methode mit den aktuellen Steuersätzen.2011 nicht angepasst.2010 (Q3 und Q4). Laut ESTV Abteilung Revision wird bei der Saldosteuermethode auf das Hauptbuch und den Umsatz abgestellt.0.2 unterstützen wir die neue Abrechnung wie auch die bisherige 2009er. Der Ausdruck als MwSt-Formular auf Blankopapier oder der Ausdruck der MwSt-Werte direkt in das personalisierte amtliche Formular ist möglich. Ein Update ist jedoch auf jeden Fall für bisherige Versionen bis 7.0. Somit können wir das Layout des Formulars ab 1. Sie können den Release 7. unabhängig der Offenen Posten. Mai 2010 Mit dem neuen Release 7. auf bisherige Version 7.Kapitel 7 Die Mehrwertsteuer Am 1. In einer eigenen Dokumentation .2 laden und die Anpassungen in den Steuersätzen von Hand vornehmen.2010 bis 30. Als Vorgabe finden Sie neu auch das neue Saldosteuerformular als blanko Formular.2 haben Sie die Möglichkeit das alte Formular und die neuen ab erstem Quartal 2010 und zweitem Quartal 2010.1. Shakehands Conto 7.0. Die Folgen für die Umstellung auf die Buchhaltungssoftware ist gross. sowie das zusätzlich neue für das dritte und vierte Quartal zu verwenden. Ergänzungen vom 26. Die Umsatzsteuer-Automatik beim Buchen der Belege ist aber uneingeschränkt nutzbar.2 können die Templates via diese Checkliste aktualisieren.06. welche zum Normalsatz Eingang finden. Die Mehrwertsteuererhöhung 2011 ist in den Vorlagedaten auch gleich berücksichtigt und braucht in diesem Fall (ausser eventuell einem neuen Mehrwertsteuer.1. Weitere Änderungen sind aber hier ausdrücklich vorbehalten.Checkliste nMwSt 2010‘ betrachten wir die rechtlichen und datentechnischen Auswirkungen auf ShakeHands Conto. Die Saldosteuermethode kann in Release 7. Bei vielen Geschäftsfällen muss die Mehrwertsteuer berücksichtigt und gebucht werden. Wir unterstützen das Abrechnungsformular per 1. diese sind auf die neuen Versionen abgestimmt.2010 gültig verwenden.7.1. Bitte beachten Sie die Hinweise und Tipps in der Checklisten-Dokumentation.2010 ist in der Schweiz das neue Mehrwertsteuergesetz in Kraft getreten. liefern wir auch überarbeitete Mehrwertsteuer-Templates mit. Beachten Sie auch die neuen Steuerfälle wie die Bezugssteuer oder die Vorsteuerkürzungen.2 via effektiver Methode gelöst werden.1.2011) keine weitere Aktualisierung der Software.Formular per 1. einlesen und von Hand anpassen. Updates von älteren Versionen vor 7.2 ist nicht geeignet für die Saldosteuersatzmethode die eine Bruttomethode ist. Gerne helfen wir oder Ihr Buchhalter und ihre Treuhändern in sich hier überschneidenden Fragen der Technik und Buchhaltung weiter. Gemäss telefonischer Auskunft der eidgenössischen Steuerbehörde.1 unbedingt notwendig.1.0. In Release 7.1. Wichtig ist die Trennung von Umsatz und Steuer auf dem Erlös und deren Ausscheidung auf einzelne Konten bei Gebrauch von zwei Saldosteuersätzen gleichzeitig.2010 (Q1 und Q2) wie auch das im Sommer gültige neue Formular per 1. Hauptabteilung Mehrwertsteuer in Bern wird das Layout des Abrechnungsformulars per 1.

Die Steuersätze finden Sie unter dem Menupunkt Verwalten/Steuersätze. Deaktivieren Sie in den Firmeneinstellungen Karte Buchhaltung die Option mehrwertsteuerpflichtig. Weiteres dazu in diesem Kapitel. Weitere Details finden Sie hierzu auch in der Checkliste nMwSt 2010 mit weiteren Tabellen für die Aktivierung oder Deaktivierung. Das Löschen oder umbenennen von bereits verwendeten Steuersätzen ist nicht möglich. ShakeHands Conto und die MwSt-Berechnung setzt auf die Abrechnung nach Normalsteuersätzen nach IST (vereinnahmte) oder SOLL (vereinbarte)-Methode. ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 48 . Ab 2010 können einzelne (Screen unten aktiv gesperrte) und ab 2011 weitere Sätze deaktiviert werden. Wenn eine Buchung unter Verwendung eines Steuersatzes eingegeben wird. In den Vorlagen der Konten beachten Sie ebenfalls die Vorlage via neuen gültigen Satz mit einem neuen Gültigkeitsdatum den Vorgabewert zu berichtigen oder diese ganz zu entfernen.2010 und 2011. Auch die Erstellung der MwSt-Abrechnung wird massgeblich über die Steuersätze beeinflusst. Die halbjährliche MwSt-Berechnen Sie ab Ihren Umsatzzahlen und setzen eine manuelle Umsatzsteuerbuchung. Hier können Sie neue Steuersätze anlegen sowie Steuersätze bearbeiten. wenn Sie die MwSt-Zeichen auf Kontenstufen definieren. Anbei die Steuersatztabelle für die Jahre 2009 . duplizieren oder entfernen. Setzen Sie dazu im jeweiligen Steuerschlüssel die Buchungssperre auf aktiv. Die MwSt-Abrechnung können Sie verwenden. dann kann ShakeHands Conto auf Grund der Einstellungen in diesem Steuersatz die Umsatzsteuer berechnen und auf entsprechende Steuerkonten buchen. Verwenden Sie die Saldosteuersatz-Methode ist der Aufwand zu gross um die Automatik in Betrieb zu nehmen. Steuersätze verwalten Alle die Steuerautomatik betreffenden Funktionen werden über die Steuersätze definiert.

Obige Tabelle zeigt alle gültigen Steuersätze der drei Jahre 2009. im Zweifelsfall sollten Sie hier den ShakeHands-Support konsultieren. Achtung: Unbedachte Änderungen an den Steuersätzen können leicht zu fehlerhaften Buchungen oder Auswertungen führen. Konten und MwStKennzeichen unterteilt: ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 49 . die vorhandenen Einstellungen abzuändern. Normalerweise ist es nicht nötig. Der Dialog zum Bearbeiten der Steuersätze ist in die Seiten Steuersatz. 2010 und 2011.

Buchungssperre Nach dem Setzen dieser Option wird der Steuersatz nicht mehr in Auswahllisten angezeigt und kann auch nicht mehr in Buchungen verwendet werden. 8. Typ In diesem Popupmenu können Sie als Typ entweder Vorsteuer (Steuer auf Eingangsrechnungen) oder Umsatzsteuer (Steuer auf Ausgangsrechnungen) auswählen. Berechnung Hier definieren Sie den Prozentsatz der Steuerberechnung sowie die Berechnungsart in Hundert oder von Hundert. Beispiel: 8. ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 50 .0% in Hundert ergeben 7. Bezeichnung Eine verständliche kurze Beschreibung zur Art der Steuer (wird im Eingabeassistenten angezeigt).0% von Hundert ergeben 8. der Name muss eindeutig sein.0.407. Name Unter diesem Namen werden die Steuersätze beim Buchen angesprochen.

Setzen Sie auf halben Steuersätzen eine Buchungssperre in Karte Steuersatz. Wie kommen die Zahlen in die MwSt-Abrechnung? Die Auswertung Mehrwertsteuer-Abrechnung ist ähnlich dem entsprechenden amtlichen Formular aufgebaut. Ab 2010 ist der halbe Steuersatz nicht mehr zulässig. Setzen Sie auf halben Steuersätzen eine Buchungssperre in Karte Steuersatz. Steuerbetrag 1 Hier wird das Kennzeichen aus dem MwSt-Abrechnung angegeben. einer Debitorenrechnung mit „IST-Versteuerung“ der errechnete Steueranteil gebucht. vom errechneten Steuerbetrag einen bestimmten.B. Ab 2010 ist der halbe Steuersatz nicht mehr zulässig. nicht abziehbaren Anteil zu berechnen und auf ein getrenntes Konto zu buchen. Steuer 1 Auf das hier angegebene Konto wird beim Buchen der errechnete Steueranteil gebucht. Wird kein gesondertes Konto angegeben. Ab 2010 haben wir vorerst keine weitere Verwendung für diesen Wert. auf welches der Betrag von Steuer 1 bzw. nicht abziehbaren Anteil zu berechnen und auf ein getrenntes Konto zu buchen. Steuer n(icht) fällig Auf das hier angegebene Konto wird beim Buchen z. dessen Bemessungsgrundlage aufsummiert wird. Nicht abziehbarer Steuerbetrag Mit diesen Angaben ist es möglich. Dienstleistungen aus dem Ausland).B. Nicht abziehbarer Nettobetrag Mit diesen Angaben ist es möglich. auf welches der Betrag von Steuer 2 bzw. vom errechneten Nettobetrag einen bestimmten. bei den halben Vorsteuersätze wie Übernachtungen. z. Steuer 2 Wird benötigt für die Steuerberechnung von kombinierten Steuersätzen (z. Steuerbetrag 2 Hier wird das Kennzeichen aus dem MwSt-Abrechnung angegeben. Der Betrag wird bei der Debitorenzahlung dann auf dem Transitkonto ausgebucht und auf das Steuerkonto gebucht. (z. dann erfolgt die Buchung des nicht abziehbaren Anteils direkt auf das ursprüngliche Sachkonto dieser Buchungszeile. In diesem Fall muss der Steuertyp Umsatzsteuer verwendet und das Vorsteuerkonto im Feld Steuer 1 sowie das Umsatzsteuerkonto im Feld Steuer 2 angegeben werden. dessen Bemessungsgrundlage aufsummiert wird. Hier muss auf den gebuchten Nettobetrag sowohl eine Umsatzsteuer als auch eine Vorsteuer errechnet und verbucht werden. B. Es gibt eine Zeilennummer und den Text der Zeile sowie die Betragsspalten ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 51 . so um zum Bespiel um einen Privatanteil auf ein anderes Konto zu Buchen.B. Privatanteil Auto 25%. ShakeHands Balance Hinweis: Nicht abziehbarer Nettobetrag wird häufig auch nicht für die Mehrwertsteuer gebraucht.

per 1.7.2010 kommen zusätzlich die Ziffern 301.1.Grundlage und Steuer mit den jeweils davor stehenden Kennzahlen. 2010 200 200 bis 910.0. kann bis zu den Umsätzen jedoch ausgefüllt werden.7.1.1.2 nicht automatisch unterstützt und das Formular hat lediglich deklaratorischen Charakter.oder aktivierung der alten/neuen Steuerschlüssel. Die jeweiligen Umstellungen in den Steuerschlüsseln und im Kontenplan müssen bis zur jeweils ersten Abrechnung erfolgen ausser die De.2011. Die Saldosteuermethode wird in Release 7.2010. Beachten Sie die Umstellungen per 1. Abrechnung 2009 Abrechnung ab 2010 und 2011 ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 52 . Es gilt für 2009 werden die bisherigen MwSt-Abrechnungszeilen 010 bis 160 verwendet und ab 1.2010 und per 1. ab 1. 341 und 381 hinzu. 311.

1. dass das Layout gemäss MwSt-Abrechnungsformular Q3 2010 bleibt und die nicht nutzbaren Felder per Balken eingeschwärzt werden. Umsatzsteuerbeträge über die Steuersätze Bei Umsatzsteuerbeträgen wird in der Spalte Grundlage der Nettobetrag als Bemessungsgrundlage und in der Spalte Steuer die darauf entfallende Umsatzsteuer ausgewiesen. wo die Steuer Kennzeichen per 1.2009 das Kennzeichen 110 und ab 1. Die Ermittlung der Bemessungsgrundlage verläuft folgendermassen: 1 Es wird eine Liste aller Steuersätze vom Typ Umsatzsteuer mit dem Kürzelwert B für die Bezugsteuer erstellt. B. damit ist aber eine nachträgliche Ausgabe der MwSt-Abrechnung 2009 nicht mehr möglich.0.B.1. Q3 und Q4 2010. Die Änderungen beziehen sich soweit nur auf die MwSt-Abrechnung.20111 wohl keine weiteren Formularanpassungen vorzunehmen. dass Sie die vorhergehenden Mehrwertsteuer-Quartale abschliessen vor der Erstellung des Neuen. Dies ist eine provisorische Aussage und wir machen diese unverbindlich. Q1 und Q2 2010. z. 3 Sollte zu diesem Umsatz ein fester Steuerprozentsatz vorhanden sein (z. Zum besseren Verständnis der Auswertung und möglicher Fehlerursachen ist es hilfreich. Der neue Release 7. Hat der Steuerschlüssel Vorsteuer auf Materialaufwand VM7.6B hat bis 31. bei Kennzahl 301 existiert ein fester Prozentsatz von 8. Das Layout per 1. welche diesen Steuersatz verwenden und die Gesamtsumme dieser Journalzeilen wird als Umsatz in die im Steuersatz hinterlegte Kennzahl eingetragen. Q3 und Q4 2010.1.2010 das Kennzeichen 400.2 unterstützt neu die drei Abrechnungsformulare: 2009.2011 entspricht dem Layout des Formulars Q2 2010 Der neue Stand heute (25.12. 2 Für jeden Steuersatz aus dieser Liste werden im gewählten Zeitraum die Journalzeilen gesucht. sondern ergibt sich direkt aus dem gesetzlichen Umsatzsteuerrecht.2 unterstützt alle drei Abrechnungsformulare: 2009. Hinweis: Die tatsächliche Umsatzsteuer wird also auf Grundlage der Summe der Nettoerlöse ermittelt und nicht aus den gebuchten Umsatzsteuern. Hinweis: Bitte beachten Sie für die korrekte Abrechnung. Aus Revisionssicht ist das Mehrwertsteuer-Journal jederzeit gleich. dann wird der Steuerbetrag mit diesem Prozentsatz errechnet und in das Feld Steuer eingesetzt. Die Ermittlung der Bemessungsgrundlage verläuft folgendermassen: 1 Es wird eine Liste aller Steuersätze vom Typ Umsatzsteuer erstellt. Es gibt Konten. Q1 und Q2 2010. Sie wird ähnlich der Umsatzsteuer definiert enthält jedoch einen zweiten Steuerwert „Steuer 1“ und „Steuer 2“.1. falls dies dem Steuersachverhalt entspricht und via Kennzahl auf die Vorsteuern auf Materialaufwand summiert. 2 Für jeden Steuersatz aus dieser Liste werden im gewählten Zeitraum die Journalzeilen gesucht. Weitere Beispiele finden Sie in der Checkliste nMwSt 2010. Das führt immer zu geringfügigen Rundungsdifferenzen gegenüber den Zahlen auf den MwSt-Konten. die jeweils für die Periode gültigen Zuweisungen der MwSt-Kennzeichen. Diese Änderungen bedingen.0%). Bezugsteuerbeträge über die Steuersätze Ein Spezialfall ist die Bezugsteuer.2010 geändert werden müssen um die MwSt-Abrechnung 2010 korrekt auszuweisen. 3 In Steuer 1 wird zudem die Kennzahl für die Vorsteuer der Bezugssteuer errechnet. Mai 2010) ist. Damit brauchen wir in dieser Sache per 1.0. Dies ist kein Programmfehler. ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 53 . welche diesen Steuersatz verwenden und die Gesamtsumme dieser Journalzeilen wird als Bezugsteuer in die im Steuersatz hinterlegte Kennzahl eingetragen. Der neue Release 7. die Arbeitsweise der Berechnung zu kennen.

dann wird der Steuerbetrag mit diesem Prozentsatz errechnet und je in das Feld Steuer für den Vorsteuerbezug und die Bezugssteuer eingesetzt. 4 Sollte zu diesem Umsatz ein fester Steuerprozentsatz vorhanden sein (z.0%). bei Kennzahl 301 existiert ein fester Prozentsatz von 8. ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 54 . B.

2 Für jeden Steuersatz aus dieser Liste werden im gewählten Zeitraum die Salden der angegebenen Steuerkonten ermittelt und in die im Steuersatz hinterlegte Kennzahl eingetragen. Anbei eine Übersicht solcher Konten im Kontenplan KMU: Für diesen Fall ist es möglich. eine Bemessungsgrundlage existiert hier nicht. welche ohne die Verwendung von Steuersätzen gebucht werden. Vorsteuerbeträge über die Steuersätze Bei Vorsteuerbeträgen wird nur in der Spalte Steuer die entsprechende Vorsteuer ausgewiesen. auch dies in Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen.B. Steuerbeträge über Kontensalden Es gibt auch Buchungen. 900. Hinweis: Im Gegensatz zur Umsatzsteuer werden bei der Vorsteuer die tatsächlich gebuchten Vorsteuerbeträge eingesetzt. direkt bei den Konten eine entsprechende Kennzahl für die Mehrwertsteuer zu hinterlegen. Anbei eine Übersicht der neuen Konten auf Grund des neuen Mehrwertsteuergesetzes 2010. Damit erscheint der Kontensaldo der ausgewählten Periode dann direkt auf der jeweiligen Mehrwertsteuer-Zeile. die aber trotzdem für die Mehrwertsteuer relevant sind (nicht steuerbare Leistungen Ziff 200. Details finden Sie in der Dokumentation . Die Ermittlung der Steuer verläuft folgendermassen: 1 Es wird eine Liste aller Steuersätze vom Typ Vorsteuer erstellt. Subventionen Ziff. Meldeverfahren Ziff 230 und neu die anderen Mittel. z.Checkliste nMwSt 2010‘: ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 55 .

muss bei Umsatz und bei Vorsteuer darauf geachtet werden.Hinweis: Aus dem Supportalltag erhalten wir die Rückmeldung. ! Kapitel 7 Die Umsatzsteuer! 56 . dass Sie entweder beim Konten oder beim Steuerschlüssel das MwSt-Kz definieren. dass in der MwSt-Abrechnung Vorsteuerabzüge doppelt berechnet werden. Wie kommt das? ShakeHands Conto kann über die MwSt-Kz beim Konten und auch bei den Steuerschlüssel MwSt Kz über die Buchungen die MwSt-Salden für die Abrechnung bilden. Bei gewissen Konten unumgänglich. Nicht aber gleichzeitig. Wie eben beschrieben können beide Abrechnungsarten definiert werden.

zum Löschen.B. Hier wird nicht mit Soll. Der Dialog Buchungen erfassen ist die „normale“ buchhalterische Erfassung für alle Arten von Geschäftsfällen. welche besonders Anwendern mit wenig buchhalterischer Erfahrung entgegen kommt. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 57 . Der Dialog Einnahmen/Ausgaben erfassen ermöglicht eine vereinfachte Form der Buchungserfassung. Hinweis: Der Buchungsdialog Einnahmen/Ausgaben erfassen ist für alle Buchungen auf Finanzkonten (Kasse.und Habenkonten sind vom Benutzer einzugeben. Erfassen/Einnahmen/Ausgaben. Erweitert werden die Buchungsdialoge über eine spezielle Importart. eine Umbuchung zwischen zwei Sachkonten oder eine Abschreibungsbuchung vorzunehmen. Stornieren. Für diese Zwecke muss der normale Buchungsdialog verwendet werden.also Einnahme oder Ausgabe (passiert normalerweise automatisch).und Habenkonto gearbeitet. Die Buchungsdialoge von ShakeHands Kontor erreichen Sie unter den Menupunkten Erfassen/ Buchungen bzw. Sie sind jeweils aufgeteilt in den Eingabebereich (oben) und die Buchungsliste (unten). via Drag&Drop können beispielsweise Buchungen aus elektronische Bankkontoauszügen importiert werden. Bank) geeignet. Zusätzlich sind diese beiden Dialoge für Sammelbuchungen (Splittbuchungen) ausgerüstet. Über das Eingabefeld Konto wird jetzt das gewünschte Gegenkonto eingegeben und die Art der Buchung festgelegt .B. im Gegensatz zur vereinfachten Buchungserfassung gibt es hier aber keine Beschränkungen auf bestimmte Buchungsarten. Beim Übernehmen dieser Buchung erzeugt die Anwendung selbständig die korrekte Soll. Soll. Es ist damit aber nicht möglich. Beide Buchungsdialoge erzeugen identische Buchungszeilen und zeigen in der Liste auch die Buchungen an.Kapitel 8 Buchungen erfassen Die meiste Zeit mit einem Buchhaltungsprogramm verbringen Sie natürlich beim Erfassen Ihrer Geschäftsfälle in Form von Buchungen. Kasse) wird fest voreingestellt. um den Zeitaufwand für das Eingeben einer Buchung so gering wie möglich zu halten. ShakeHands Kontor bietet Ihnen zwei unabhängige und hoch optimierte Buchungsdialoge an. B. Die jeweilige Buchungsliste dient als Übersicht und auch dem nachträglichen Bearbeiten von Buchungen. sondern ein Finanzkonto (z. welche mit dem anderen Buchungsdialog erzeugt wurden und können beliebig im anderen Dialog bearbeitet werden.und Habenzuordnung der beteiligten Konten. z. Korrigieren oder endgültig Verbuchen. Mehr zu dieser eleganten Buchungsart im Kapital Import. also z. Erfahrene Anwender werden diesen Buchungsdialog daher bevorzugt einsetzen.

als Trennzeichen werden an Stelle eines Punktes auch Komma. Wichtig ist hierbei. Möglich ist z.12 möglich. Das Eingabedatum wird programmintern vergeben und kann nicht beeinflusst werden. Tipp: Die Datumseingabe kann auch verkürzt ohne Trennzeichen erfolgen. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 58 . 5-12 oder 5. die Eingabe 512 oder 0512 (ergibt beides den 05. Der Dialog “Buchungen erfassen” Aktionsmenu Buchungsliste für Buchungseingabe Aktionsmenu Buchung für Buchungsliste duplizieren Filter für Liste aktualisieren Direkt-Suchfeld Buchungsliste Datum Zu einer ordnungsgemässen Buchung gehört ein Belegdatum und ein Buchungsdatum. Sie können das Datum mit den Tasten <Cursor hoch> oder <Cursor runter> um einen Tag erhöhen oder vermindern. Mit der Taste <ESC> setzen Sie das aktuelle Tagesdatum ein. dass der Monat immer zweistellig angegeben wird.12. Minuszeichen oder Schrägstrich akzeptiert. Mit den Tasten <PageUp> und <PageDown> können Sie jeweils die Woche erhöhen oder vermindern und mit den Tasten <Home> und <End> erhöhen oder vermindern Sie den Monat. die Jahresangabe kann zweistellig erfolgen. im aktuellen Geschäftsjahr). Das Belegdatum muss innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres liegen und ist für die zeitliche Abgrenzung in allen Auswertungen massgeblich. Ebenso ist die Eingabe 5/12. Sie können das Datum komplett über den Ziffernblock eingeben.B.

einer Beleggruppe. Wenn Sie eine Währung (alle Währungen ausser der Standardwährung) auswählen. so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den hinterlegten Wechselkurs aktiviert. OP-Zahlungen und Anlagegütern direkt aus dem Buchungsdialog. Bei Verwendung von Beleggruppen können diese aus der hinterlegten Liste ausgewählt werden. Fehler zu vermeiden. Der jeweils aktive Modus (Manuell oder Auto) wird über dem Eingabefeld angezeigt und kann über das Kontextmenu des Feldes oder über die Taste <ESC> umgeschaltet werden. Ausserdem ist dieses Feld auch nach dem endgültigen Verbuchen noch änderbar (über die Funktion Mehrere Ändern).B. beim Verlassen des Feldes ergänzt ShakeHands Kontor automatisch die nächste freie Nummer. sollte darauf nicht verzichtet werden. Buchungstext/Vorlage Die Eingabe eines Buchungstextes ist nicht zwingend vorgeschrieben. Referenz Dieses Feld ist standardmässig nicht aktiv. Tippen Sie die Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl. Aktionsmenu für Buchungseingabe Dieses Aktionsmenu ermöglicht das Anlegen von Adressen. dies wird später noch im Detail beschrieben. Da dieser jedoch das Verständnis der Buchungen verbessert (z. Die Konteneingabe wird über einen neuen Suchdialog unterstützt. ShakeHands Balance ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 59 .B. die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. Währung und Kurs Diese Felder sind standardmässig nicht aktiv und zeigen die Standardwährung der aktuellen Firma an.oder Nettoeingabe wählen.bzw. Über den rechts daneben befindlichen Button können Sie zwischen Brutto. Mit der <Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. Offenen Posten. Nach dem Verlassen des Feldes (nach einer Eingabe) wird rechts daneben die jeweilige Kontenbezeichnung sowie der aktuelle Saldo angezeigt. Diesen können Sie bei jeder Buchung mit einem aktuellen reziproken Tages. Neben dem Kurs wird der umgerechnete Bruttobetrag der Buchung in Standardwährung angezeigt. auch für einen Betriebsprüfer des Finanzamtes) und eine spätere Fehlersuche deutlich vereinfacht. Alternativ können Sie die Umschaltung Brutto . Betrag Hier erfassen Sie den Buchungsbetrag. Das Verwenden von Buchungsvorlagen erleichtert die Eingabe wiederkehrender Buchungen und hilft dabei. Dies ist nur möglich. Über dieses Feld können Sie auch Buchungsvorlagen auswählen und übernehmen. die Kontoauszugs-Nr bei Bankbelegen. Details dazu finden Sie im Kapital Arbeitsoberfläche im Überblick. Die Referenz ist eine Ergänzung zur Belegnummer und kann beliebige Zusatzinformationen aufnehmen (z.oder Belegkurs überschreiben. Dieses Feld ist auch nach dem endgültigen Verbuchen noch änderbar (über die Funktion Mehrere Ändern). ShakeHands Kontor kann Belegnummern auf zwei verschiedene Arten verwalten: Entweder die Belegnummer wird komplett vom Anwender eingegeben und bleibt unverändert oder es erfolgt ein automatisches Hochzählen einer rein numerischen Belegnummer bzw. Die Beleggruppen können Sie unter dem Menupunkt Verwalten/Beleggruppen an Ihre Bedürfnisse anpassen. BelegNr Die Verwendung von Belegnummern erleichtert das Wiederfinden des zu einer Buchung gehörenden Belegs erheblich und ist daher eine Voraussetzung für eine ordnungsgemässe Buchführung. oder Anmerkung der Treuhänderin damit ein Set von Buchungen markiert werden kann). wobei der Normalfall die Bruttoeingabe ist. Erfassen Sie hier die Fremdwährung und den Kurs. wenn ein Konto Soll oder Haben ein Währungskonto ist (von der Firmenstammwährung abweichende Währung im Konto hinterlegt ist). Habenkonto der Buchung. kann aber über das Kontextmenu des Feldes wieder aktiviert werden. Weitere Informationen zum Buchen mit Fremdwährungen finden Sie in einem gesonderten Abschnitt in diesem Handbuch.Netto auch mit der Taste <ESC> vornehmen. Soll/Haben Hier erfassen Sie das Soll.

B. Zum Arbeiten mit Splittbuchungen folgen in weiteren Abschnitten noch detaillierte Erläuterungen.oder Sammelbuchungen Über den rechts neben dem Eingabefeld befindlichen Button können Sie den Splitt-Dialog für die jeweilige Kontenseite öffnen. z. Es wird aber immer Buchungen geben. kann aber über das Kontextmenu des Feldes wieder aktiviert werden. wenn das betreffende Konto ausgewählt wird. Hiermit können Sie eine oder zwei Kostenstellen zu dieser Buchung erfassen. geben Sie im Feld Steuer das Zeichen „-“ (Minus) ein. Notiz Dieses Feld ist standardmässig nicht aktiv. wird durch einige Regeln. Kontenflip Tipp: Ein häufiger Eingabefehler ist das Vertauschen von Soll-Haben und umgekehrt. Hinweis: Kostenstellen können nur eingegeben werden. Diese Voreinstellung trägt sich automatisch in das Feld Steuer ein. Alternativ funktioniert dies auch mit der <ESC>-Taste.oder Vorsteuersatz bereits in der Definition des entsprechenden Kontos eingetragen. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 60 . beliebige Steuersätze in einer Buchung einzugeben. Der errechnete Steuerbetrag wird rechts neben dem Feld dargestellt. können aber über ihre Kontextmenus wieder aktiviert werden. Mit Kostenstellen lassen sich Kosten und Erlöse unabhängig von der Kontierung gruppieren und auswerten. Splitt. Steuer Für die meisten Geschäftsfälle ist der dazugehörige Umsatz. basierend auf den Einstellungen der betroffenen Konten. Die Voraussetzungen zum Öffnen des Splitt-Dialogs ist in jedem Fall. eingeschränkt: Steuertyp im Sollkonto Keine Steuer Umsatzsteuer oder Vorsteuer Steuertyp im Habenkonto Keine Steuer Keine Steuer Steuersatz in der Buchung Keine Steuer aus Sollkonto (änderbar) Steuer aus Habenkonto (änderbar) Keine Keine Steuer Umsatzsteuer oder Vorsteuer Umsatzsteuer oder Vorsteuer Umsatzsteuer oder Vorsteuer KoSt1/KoSt2 Diese Felder sind nicht aktiv. können Sie im Anschluss aus der hinerlegten Liste den neuen Steuersatz auswählen. nach Projekten/Aufträgen oder Abteilungen. welche Sie mit einem anderen als dem voreingestellten Steuersatz buchen möchten. Mit der Tastenkombination Cmd+T flippen Sie die Eingabe und tauschen die Konten von Soll ins Haben und umgekehrt. Zum Arbeiten mit Kostenstellen folgen später noch detaillierte Erläuterungen. Die Notiz dient der Erfassung zusätzlicher Informationen zur Buchung und kann auch nach dem endgültigen Verbuchen noch bearbeitet werden. das ein Buchungsbetrag vorhanden und das Gegenkonto eingetragen ist. Die Kostenstelle wird dann dem entsprechenden Erfolgskonto zugeordnet. wenn ein Konto der Buchung ein Erfolgsrechnungs und das andere Konto ein Bilanz. Die Möglichkeit.oder ein Bestandskonto (EÜ) ist. Tipp: Um die automatische Steuerberechnung eines entsprechend voreingestellten Kontos zu unterdrücken. Wenn Sie den voreingestellten Steuersatz im Eingabefeld löschen.

Button Erfassen Hiermit übernehmen Sie die eingegebene Buchung in die Buchungsliste. dann wechselt die Beschriftung des Buttons auf Ändern. Die Buchung wird dabei unabhängig von der aktuellen Filtereinstellung und Sortierung ans Ende der Liste gestellt. B. Bank etc. Der Dialog “Einnahmen/Ausgaben erfassen” ShakeHands Kontor stellt Ihnen mit diesem Buchungsdialog eine vereinfachte Form der Buchungserfassung zur Verfügung. Für diese Zwecke muss der normale Buchungsdialog verwendet werden. Es ist dagegen nicht möglich. B.und Haben-Zuordnung der beteiligten Konten. Über das Eingabefeld Konto wird jetzt nur das gewünschte Gegenkonto eingegeben und die Art der Buchung festgelegt . welche besonders Anwendern mit wenig buchhalterischer Erfahrung entgegen kommt. sondern ein Finanzkonto (z. Das Datum bleibt allerdings auf dem aktuellen Stand. eine Umbuchung zwischen zwei Sachkonten oder eine Abschreibungsbuchung vorzunehmen.und Habenkonto gearbeitet. Kasse) fest voreingestellt. z.) geeignet. Button Verwerfen Die Eingabefelder des Buchungsdialogs werden geleert und eine eventuelle Bearbeitung einer bestehenden Buchung wird abgebrochen. Der Buchungsdialog Einnahmen/Ausgaben ist für alle Buchungen auf Finanzkonten (Kasse. Beim Übernehmen dieser Buchung erzeugt das Programm selbständig die korrekte Soll. Felder mit aktivierter Option Feld erhalten (Feld-Kontextmenu) bleiben ebenfalls unverändert.also Einnahme oder Ausgabe (passiert normalerweise automatisch). Wenn Sie eine Buchung aus der Buchungsliste bearbeiten (Doppelklick oder Leertaste). Geldkonto Aktions- eingabe Buchungsliste Menu für Buchungs- Aktionsmenu für Buchungsliste Buchung Filter für Liste Quittung DirektSuchfeld duplizieren Buchungsliste aktualisieren Drucken ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 61 . erst nach dem Aktualisieren oder Umsortieren der Liste wird sie entsprechend einsortiert. Hier wird nicht mit Soll.

das ein Buchungsbetrag vorhanden und das Gegenkonto eingetragen ist. Es stehen alle Konten vom Typ Finanzen zur Verfügung (siehe Kontenverwaltung). wird die Art beim Verlassen des Kontofeldes automatisch richtig gesetzt. obwohl jede Buchung aus mindestens zwei oder mehr Journalzeilen besteht. Nach dem Verlassen des Feldes (nach einer Eingabe) wird rechts daneben die jeweilige Kontenbezeichnung sowie der aktuelle Saldo angezeigt. Die Buchungsliste bietet damit eine kompakte Übersicht über den jeweiligen Geschäftsfall. diese einzelnen Zeilen repräsentieren das eigentliche Buchungsjournal oder die einzelnen Zeilen eines Kontos. Komplette Buchungen erscheinen hier jeweils als einzelne Zeile mit Datum. Eine Unterscheidung nach Soll/ Haben ist nicht notwendig.3 erneut durch. Eine Einnahme ist also z. Tippen Sie die Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl. anderenfalls muss dies manuell über den rechts befindlichen Button oder über die Taste <ESC> erfolgen. Mit der <Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. Konto Hier erfassen Sie das entsprechende Gegenkonto der Buchung. Splitt. eine Ausgabe entsprechend eine Abbuchung oder Überweisung. Dabei kann jede Buchung aus beliebig vielen Einzelzeilen bestehen. Alternativ funktioniert dies auch mit der <ESC>-Taste. Nach diesen Schritten ist bei jedem weiteren Markieren einer entsprechenden Buchung in der Buchungsliste der Button Quittung drucken aktiviert. Details dazu finden Sie im Kapital Arbeitsoberfläche im Überblick.. Die Buchungsliste Der untere Bereich jedes Buchungsdialogs beinhaltet die Buchungsliste. 2 Wählen den Befehl Quittung drucken. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 62 . BelegNr. Um das gewünschte Quittungsformular zu setzen. gehen Sie beim ersten Quittungsdruck folgendermassen vor: 1 Markieren Sie die gewünschten Zeile in der Buchungsliste. führen Sie die Schritte 1 . Text. Für den Quittungsdruck kommen nur Buchungen mit einem Finanzkonto (Typ: Kassenkonto) in Frage. Um das eingestellte Standard-Druckformular zu ändern. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.. Art Die Art der Buchung kann Einnahme oder Ausgabe sein und bezieht sich immer auf das Geldkonto. Zum Arbeiten mit Splittbuchungen folgen in weiteren Abschnitten noch detaillierte Erläuterungen. Quittung (Eigenbelege) drucken Über diese Funktion des Einnahmen-Ausgaben-Dialogs können Sie schnell und einfach Bar-Quittungen erstellen. Abweichende Felder zum Buchen-Dialogfenster sind: Finanzkonto Über dieses Popupmenu wählen Sie das Finanzkonto für die nächsten Buchungen. Wenn das eingegebene Konto vom Typ Erfolgsrechnung oder Erfolgskonto (EÜ) ist.oder Sammelbuchungen Über den rechts neben dem Eingabefeld befindlichen Button können Sie den Splitt-Dialog für die jeweilige Kontenseite öffnen. Die Voraussetzungen zum Öffnen des Splitt-Dialogs ist in jedem Fall. 3 Wählen Sie im Dialog Quittung drucken das gewünschte Druckformular aus der Liste und klicken Sie auf Drucken. Die Konteneingabe wird über einen neuen Suchdialog unterstützt. Kontierung und Gesamtbetrag sowie einigen weiteren Angaben. B. so wie er sich nach “aussen” darstellt. Dieser erlaubt das Drucken einer Quittung ohne vorherige Formularauswahl mit dem zuvor eingestellten Formular. die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. ein Zahlungseingang auf der Bank.

Über den Filter lässt sich die Auswahl der angezeigten Rechnungen nach Bedarf einschränken. Buchungsstatus ShakeHands Kontor verwendet ab der Version V3 2007 neue Symbole für den Buchungsstatus. welche Buchungs. werden in der folgenden Tabelle jeweils beide dargestellt: Neu Alt Buchung ist erfasst (änderbar). Automatisch erzeugte Debitorenbuchung (aus Debitoren-/Kreditorenverwaltung). Mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie die standardmässig ausgeblendeten Spalten (z.B. Buchungsart Manuell eingegebene oder importierte Buchung. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Buchung ist verbucht (nicht mehr änderbar). Buchung ist storniert (nicht mehr änderbar). Referenz oder Fremdwährungen) wieder einblenden. Da in diversen Screenshots noch die alten Symbole abgebildet sind. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 63 . Aktionsmenu Buchung Filter für Liste aktualisieren DirektSuchfeld der Buchungsliste duplizieren Buchungsliste Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Buchungen zu ermitteln. Automatisch erzeugte Anlagenbuchung (aus Anlagenverwaltung). Automatisch erzeugte Eröffnungsbuchung (aus Saldenvortrag). Debitoren. Symbole in der Buchungszeile Für die Kennzeichnung der Buchungszeilen existieren verschiedene Symbole. können aber über den Buchungsdialog bearbeitet werden (die Buchung wird danach als manuelle Buchung dargestellt).und Kreditorenbuchungen sowie Anlagenbestandsbuchungen können nicht manuell bearbeitet werden. diese Buchungen lassen sich nur über die entsprechenden Originaldatensätze ändern (per Doppelklick sind die Listen direkt aufrufbar). diese werden in der Spalte 1 (Buchungsart) und Spalte 2 (Buchungsstatus) jeder Zeile eingeblendet. Automatisch erzeugte Kreditorenbuchung (aus Debitoren-/Kreditorenverwaltung). Eröffnungsbuchungen und Anlagenbuchungen werden zwar automatisch erzeugt. Die gleichen Symbole finden Sie in allen sonstigen Listen.oder Journalzeilen darstellen.

markieren Sie diese in der Liste und wählen im Aktionsmenu den Befehl Verbuchen. In ShakeHands Kontor dagegen werden sowohl erfasste als auch endgültig verbuchte Buchungen gleichgestellt und lassen sich sowohl getrennt als auch zusammen auswerten. Die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung verlangen. dabei werden die Journalzeilen der Buchung dupliziert und dabei das Vorzeichen der Beträge umgekehrt (Generalumkehr). ansonsten Sie auf die Stornofunktion zurückgreifen müssen. Sie erkennen den Status einer Buchung an dem Symbol in der Statusspalte (S) der Buchungsliste. Dieser Forderung können Sie in ShakeHands Kontor dadurch entsprechen.. dass die erfassten und kontrollierten Buchungen verbucht werden.und Auswertungsfunktionen erlaubt. Die Gesamtsumme der Buchung addiert sich damit auf Null.: ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 64 . so ist dies nur über die Stornofunktion möglich. Das Arbeiten mit Buchungen Eine in ShakeHands Kontor eingegebene oder importierte Buchung hat zuerst grundsätzlich den Status Erfasst. die Verbuchung erst vor dem Jahresabschluss vorzunehmen. die Stornierung bleibt aber jederzeit nachvollziehbar. Sinnvoll ist auch. Das Verbuchen bewirkt das endgültige Fixieren der betreffenden Zeilen im Journal.. Bei kleinen Buchhaltungen hat sich gezeigt. Wenn Sie die Buchung jetzt noch löschen möchten. wobei dort ein Buchungsstapel in der Regel streng von den “echten” Journalbuchungen getrennt ist und nicht alle Bearbeitungs. Um Buchungen endgültig zu verbuchen. Buchungen mit dem Status Erfasst können beliebig oft geändert oder auch gelöscht werden und dienen somit als Vorerfassung. Der Zeitpunkt der Verbuchung bestimmen Sie. vor dem Verbuchen eine Datensicherung zu machen. das Buchungssätze nicht ohne Protokollierung verändert werden dürfen. Direkte Änderungen an einer solchen Buchung sind nicht mehr möglich. Hinweis: In anderen Buchhaltungsprogrammen finden Sie ein ähnliches Konzept oft unter dem Begriff Stapelbuchungen.

Die mit den Filtereinstellungen gefundene Auswahl lässt sich über die Eingabe von Suchbegriffen im Direkt-Suchfeld noch verfeinern. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Buchungsliste und wählen den Befehl Bearbeiten. müssen alle Buchungen den Status 'Verbucht' haben. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.. Um eine solche Buchung zu bearbeiten. können Sie nach dem Öffnen des Dialogs sofort mit der Eingabe beginnen und die fertige Buchung mit dem Button Erfassen bzw. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 65 . Neue Buchung erfassen Im Gegensatz zu allen anderen Eingabebereichen in ShakeHands Kontor gibt es in den Buchungsdialogen keinen Befehl Neu oder Hinzufügen. Der Status Verbucht wird in der Liste mit dem entsprechenden Symbol angezeigt. Steuersatz und Notiz. Referenz. Tipp: Wenn Sie einen Jahresabschluss durchführen wollen. In dem sich öffnenden Dialog können Sie jetzt sehr detailliert den Zeitraum. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. der Taste <Enter> in die Buchungsliste übernehmen. Text. Buchungsstatus und/oder Inhalt der gewünschten Buchungen festlegen. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. Buchungen filtern oder suchen Um die in der Buchungsliste angezeigten Buchungen nach bestimmten Merkmalen zu filtern oder um Buchungen zu suchen klicken Sie auf den Button mit dem Filtersymbol unterhalb der Liste. Für einen Saldovortrag oder den Monatsabschluss ist der Status der Buchung unerheblich. Gesucht wird dabei im Direkt-Suchfeld in den Feldern Belegnummer. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Vorgang ausgeführt. Wenn Sie eine neue Buchung anlegen möchten.. wenn diese noch den Status Erfasst hat. bevor der Jahresabschluss durchgeführt werden kann. Buchung bearbeiten oder korrigieren Das direkte Bearbeiten einer Buchung ist nur möglich.

im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. sondern eine ähnliche und bereits bestehende Buchung duplizieren. Es öffnet sich das Fenster Mehrere Buchungen ändern: ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 66 . haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Buchungsliste und wählen den Befehl Duplizieren. so lässt sich z.. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Löschen. Sie können jetzt die gewünschten Änderungen vornehmen und die Buchung als neue Zeile erfassen. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Um eine vorhandene Buchung zu duplizieren. Dabei werden die Journalzeilen der Buchung dupliziert und dabei das Vorzeichen der Beträge umgekehrt (Generalumkehr). haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren eine oder mehrere Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Mehrere Ändern. Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Taste <BACKSPACE>. wenn Sie dieses nicht komplett neu anlegen. Bei bereits verbuchten Zeilen ist dies gleichzeitig die einzige Möglichkeit. Zum Korrigieren der Buchung gehen Sie wie folgt vor: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Buchungsliste und wählen den Befehl Korrigieren. die Stornierung bleibt aber jederzeit nachvollziehbar. eine irrtümlich erfolgte Stornierung wieder berichtigen. Tipp: Das Duplizieren funktioniert auch bei einer bereits stornierten Buchung. Die Gesamtsumme der Buchung addiert sich damit auf Null. Zum Stornieren von Buchungen gehen Sie wie folgt vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Stornieren. dann kann Sie nur storniert werden. Sie markieren mehrere Zeilen und drücken die Leertaste. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die markierten Buchungen storniert. Buchung duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe einer Buchung ersparen.. wenn diese noch den Status Erfasst hat. Wenn die Buchung bereits endgültig verbucht ist... Nach einer Sicherheitsabfrage werden die markierten Buchungen gelöscht. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.B. Bei einer Korrektur wird die Originalbuchung zuerst storniert und danach als Vorlage wieder in den Buchungsdialog gestellt. Wenn die zu löschende Buchung bereits endgültig verbucht ist. dann kann Sie nur korrigiert werden. Mehrere Buchungen ändern Die Buchungsliste bietet die Möglichkeit.. bereits verbuchte oder stornierte Zeilen werden dabei übersprungen. Um solche Buchungen zu löschen. Um diese Bearbeitungsmöglichkeit zu nutzen.. erfasste oder stornierte Zeilen werden dabei übersprungen. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Buchungen löschen oder stornieren Das direkte Löschen einer Buchung ist nur möglich. mehrere Buchungen gleichzeitig zu bearbeiten... Dies betrifft die buchhalterisch nicht relevanten Felder Buchungstext.. um diese Felder noch zu ändern.. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). Referenz und Notiz.

Mit dem OK-Button können Sie die Änderung jetzt in die ausgewählten Buchungen übertragen. müssen Sie diese Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren.. Sie können den Ausdruck über den Filter der Buchungsliste einschränken. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die markierten Buchungen verbucht. Die Buchungsliste drucken Um eine Buchungsliste zu drucken. führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig zu machen. Buchungen endgültig verbuchen Um Buchungen endgültig zu verbuchen. gehen Sie wie folgt vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Buchungsliste und wählen den Befehl Verbuchen. Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage. damit würde sich beim Klick auf OK an den Buchungen nichts ändern. welches gar nicht geändert werden soll.. Das Besondere sind die Checkboxen davor: Da es möglich sein muss. das heisst. Das unbeabsichtigte Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Buchungsliste. Nach dem Öffnen des Fensters sind alle Felder deaktiviert. Im rechten Teil finden Sie Eingabefelder für die eigentlichen Feldinhalte. Den Buchungsdialog effektiv nutzen Die ShakeHands Kontor-Buchungsdialoge sind hoch entwickelt und ermöglichen eine extrem schnelle und komfortable Buchungseingabe. überprüfen Sie diese bitte genau. Wenn Sie also wie im obigen Beispiel die Notizen mehrerer Buchungen ändern möchten. wählen Sie den Befehl Drucken.B eine Tabellenkalkulation. Es werden die Buchungen gedruckt. bereits verbuchte oder stornierte Zeilen werden dabei übersprungen. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Viele der Möglichkeiten sind aber (auch aus Gründen der Übersichtlichkeit) auf den ersten Blick nicht zu erkennen und werden daher im Folgenden näher erläutert. dann setzen Sie die Checkbox vor der Bezeichnung Notiz und aktivieren damit das entsprechende Eingabefeld.. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 67 . das heisst Sie können Buchungszeilen Markieren/Kopieren und via Einfügen in ein anderes System übertragen z. Export mit Markieren & Kopieren & Einfügen ShakeHands Kontor erlaubt auch den einfachen Export. welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden. welche die zu ändernden Felder noch einmal anzeigt.. Die deaktivierten Felder der Buchungen werden nicht geändert. nur bestimmte Felder der ausgewählten Buchungen zu ändern.

um z. Zahlungsliste der OP-Verwaltung eine oder mehrere Zeilen markieren. Wenn die Infopalette ausgeblendet ist. eine Summenanzeige (Summe mehrerer markierter Buchungen) sowie eine Saldenanzeige (Salden der verwendeten Konten).bzw. Die Übersichtspalette stellt Ihnen jeweils zu einer ausgewählten Buchungszeile die dazugehörigen Journalzeilen dar. wenn man die aktuellen Salden der betroffenen Konten im Blick hat. dann können Sie so ein neues Konto erstellen. Es ist also der gewünschte Buchungsdialog geöffnet sowie zusätzlich die Infopalette und die Übersichtspalette. bearbeiteten oder gelöschten Buchung betroffene Konto zeigt die Saldenanzeige in der Infopalette den resultierenden neuen Saldo an Nutzung der Summenanzeige Die Summenanzeige in der Infopalette bietet noch ein weiteres nützliches Feature. Nutzung der Saldenanzeige Beim Erfassen von Buchungen ist es oft sehr nützlich. wenn der Fokus auf der Buchungsliste oder auf einem Button liegt.B.eine Sammelzahlung an verschiedene Rechnungen zu kontrollieren. können Sie mit dem Tastaturkürzel <Shift>+<Leertaste> den Dialog Konto bearbeiten aufrufen. im Kassenbuch. der Offene Posten-Liste oder einer Rechnungs. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 68 . Dies funktioniert auch mit Splittbuchungen. Unter Windows ist diese Funktion nur aktiv. Einrichten der Arbeitsoberfläche Beim Erfassen von Buchungen sollte die Arbeitsoberfläche ähnlich der Abbildung im Kapitel 4 (Die Arbeitsoberfläche im Überblick) aussehen.B.und Habenkonten). Wenn die Übersichtspalette ausgeblendet ist. der Anlagenliste. Hiermit lassen sich sehr schnell beliebige Zeilen zur Kontrolle zusammenrechnen. Schneller Kontentausch Über den Tastaturbefehl <Cmd|Strg>-<T> können Sie jederzeit einen Kontentausch herbeiführen (Austausch von Soll. Wenn im Eingabefeld bereits ein gültiges Konto angegeben ist. Ist das Eingabefeld leer oder enthält kein gültiges Konto. dann können Sie hier dieses Konto bearbeiten und z. der Auftragsliste. Konto direkt bearbeiten oder neu anlegen Wenn sich der Cursor in einem Kontoeingabefeld befindet. welches nach dem Bestätigen des Dialogs ins Eingabefeld übernommen wird. können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Übersicht einblenden wieder anzeigen. in Kontoauszügen. die Bezeichnung ändern. dem Journal. Die Infopalette beinhaltet eine allgemeinen Firmenteil. dann zeigt die Summenanzeige verschiedene Gesamtsummen aus dem markierten Datenbereich an. Wenn Sie in der Buchungsliste. ShakeHands Kontor bietet Ihnen hier die optimale Übersicht: Für jedes von einer eingegebenen. können Sie sie über den Menubefehl Fenster/Info einblenden wieder anzeigen.

Eingabefelder mit einem eigenen Kontextmenu erkennen Sie an dem kleinen. Jede Journalzeile repräsentiert genau eine Betragsbuchung auf ein bestimmtes Konto. Anpassen der Eingabefelder. besteht eine Buchung aus mindestens zwei oder aber beliebig vielen Journalzeilen. Habenkonto und Steuer. Buchungsliste mit Markierter Buchung Übersichtspalette mit Journal-Ausschnitt zur oben markierter Buchung Zu der in der Buchungsliste (obere Liste) markierten Buchung werden in der Übersichtspalette (untere Liste) alle Journalzeilen angezeigt. in denen einzelne Buchungs. bei Splittbuchungen werden die entsprechenden Einträge durch die Angabe <div> ersetzt (diverse). Tipp: Die Übersichtspalette arbeitet auch mit anderen Listen zusammen. wie sich der Gesamtbetrag der Buchung auf die angesprochenen Konten verteilt. In der Buchungsliste wird nur eine Übersicht zu jeder Buchung in Form einer einzelnen Zeile angezeigt. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 69 . nach unten zeigenden Dreieck neben der Bezeichnung. Sie sehen hier exakt.oder Journalzeilen dargestellt werden (z. Bei diesen Feldern können Sie das Kontextmenu durch einen normalen Mausklick in den Bereich über dem Feld (Bezeichnung) öffnen. Nutzung der Übersichtspalette Wie schon bei den Erläuterungen zur Buchungsliste erklärt. Erst durch das Nutzen der Übersichtspalette haben Sie den Geschäftsfall mit allen Einzelbeträgen komplett im Blickfeld. Journal oder Kontoauszüge).B. Es gibt hier jeweils ein Feld für Sollkonto.Weniger Klicks! Die Eingabefelder der Buchungsdialoge lassen sich auf mehrere Arten an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Die Anpassung erfolgt über das Kontextmenu des jeweiligen Feldes.

Tastatursteuerung Die Buchungsdialoge von ShakeHands Kontor sind komplett über die Tatstatur bedienbar.oder Steuerelement in einem Dialog. Haben.B. BelegNr) bieten über ihr Kontextmenu auch noch weitere Funktionen an. Feldinhalte erhalten Beim Eingeben mehrerer ähnlicher Belege kann es sinnvoll sein. die Entertaste und die Plustaste auf dem Ziffernblock die Feldweiterschaltung veranlassen. <Enter> oder <Plustaste auf Ziffernblock> bei entsprechend gesetzter Option Auswählen von Werten in den einzelnen Feldtypen: In den Feldern Buchungstext/Vorlage. sofern dort ein Wert definiert ist. <Return>. Mit <Tab>. da die Returntaste hier einen Zeilenumbruch bewirkt. öffnen Sie dessen Kontextmenu und wählen den Befehl Feld deaktivieren. Mit gleichzeitigem drücken der Umschalttaste bzw. Details dazu finden Sie im unter den Programmeinstellungen. Die Bezeichnung eines solchen Feldes wird unterstrichen dargestellt. Hinweis: Die Feldweiterschaltung per Returntaste funktioniert nicht in mehrzeiligen Eingabefeldern. Alle drei Optionen lassen sich einzeln aktivieren. Kostenstellen sind Wertlisten oder Popuplisten mit den Cursortasten (Hoch/Runter) auswählen. Konto (Einnahmen/Ausgaben. Auf dem gleichen Weg lassen sich die getroffenen Feldeinstellungen auch wieder rückgängig machen. Diese Einstellung wirkt sich auch auf den Befehl Verwerfen aus. Bei der Verwendung von Buchungsvorlagen dagegen wird der Feldinhalt durch den Wert aus der Vorlage überschrieben. Standardmässig gelangen Sie sowohl unter Mac OS X als auch unter Windows durch Drücken der Tabulatortaste zum jeweils nächsten Eingabe. Neu können Sie optional (und zusätzlich) auch über die Returntaste. den ständigen und zeitraubenden Wechsel zwischen Tastatur und Maus kann man sich daher sparen. den Inhalt bestimmter Felder nach dem Erfassen eines Belegs nicht zu löschen. Einige Felder (z. Neben den bereits bei den Eingabefeldern dargestellten Tastaturbefehlen gibt es die folgenden Möglichkeiten. Ohne Auswahl zum Eingabefeld zurückspringen: Mit <ALT>+<Leertaste> unter Mac oder <Strg>+<Leertaste> unter Windows beenden Sie die Werteliste ohne Übernahme. öffnen Sie dessen Kontextmenu und wählen den Befehl Feld erhalten. um sich die erneute Eingabe zu sparen. Felder deaktivieren Nicht für jeden Anwendungsfall werden alle Eingabefelder benötigt. Shift-Taste gelangen Sie zum jeweils vorherigen Eingabeelement zurück. Zum nächsten Eingabefeld springen: <Tab> oder auch <Return>. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 70 . Soll. Aus diesem Grund lassen sich die meisten Felder optional deaktivieren und damit aus der Tabulatorreihenfolge der Eingabe herausnehmen: Sie verschwenden keine Zeit mit dem Überspringen nicht benötigter Felder. Um ein Feld zu deaktivieren. um den Status kenntlich zu machen. Um einen Feldinhalt zu erhalten. <Enter> oder <Plustaste auf Ziffernblock> bestätigen Sie die Auswahl und übernehmen diese ins Eingabefeld.

Dies ist immer der Fall. wenn die Kontierung sowohl ein Bilanzkonto (Bestandskonto bei EÜ) als auch ein Debitoren.bzw. Das Betätigen des Buttons OP öffnet den entsprechenden Dialog für eine Debitoren. Tipp: Die Taste <Enter> befindet sich auf dem Ziffernblock rechts unten und ist auch auf Notebook-Tastaturen (an individuellen Positionen) vorhanden. Arbeiten mit grossen Datenmengen Abschliessend noch ein Hinweis zum Arbeiten mit sehr grossen Datenmengen. wird dieser Posten auch automatisch selektiert. Hinweis: Eine Liste aller ShakeHands Shortcuts finden Sie in der separaten Dokumentation „Kurzbefehle ShakeHands2010“.. wird hier ein neuer Button OP eingeblendet (inaktiv): Der OP-Button wird beim Eingeben einer Buchung automatisch aktiviert und als Default markiert. wenn Enter zur Feldweiterschaltung konfiguriert ist). Wenn der Buchungsbetrag jetzt noch mit einem vorhandenen Posten des Debitors oder Kreditors übereinstimmt. Grundsätzlich gibt es in ShakeHands Kontor keine in der Praxis erreichbaren Beschränkungen bei der Anzahl der Buchungen oder der Datenbankgrösse. ist auch hiermit das Auslösen des Erfassens möglich. ohne den Buchungsdialog dazu zu verlassen. Markierte Buchung löschen <Backspace> Markierte Buchung bearbeiten <Leertaste> Markierte Buchung duplizieren <Cmd|Strg>+<D> Buchungslisten-Filter öffnen <Cmd|Strg>+<F> Kontentausch <Cmd|Strg>-<T> Konto bearbeiten/neu anlegen (in Kontoeingabefeldern) <Shift>-<Leertaste> Alle Elemente in Listenfeldern zeigen <Umschalttaste/Shift>+<ESC>. Kreditorenzahlung. so dass im Idealfall ein Bestätigen des Zahlungsdialogs den Geschäftsfall abschliesst. das in den Einstellungen auf der Seite Buchungseingabe die entsprechende Option aktiviert ist. Die Zeit für den Aufbau der Buchungsliste in den Buchungsdialogen kann aber bei mehreren zehntausend Buchungen im aktuellen Geschäftsjahr schon einige Sekunden betragen. Buchung erfassen: Der Default-Button kann jederzeit mit der <Enter>-Taste ausgelöst werden (dies gilt nicht. Wenn Sie jetzt einen Buchungsdialog öffnen. welcher derzeit bearbeitet wird. wobei alle relevanten Daten aus dem Buchungsdialog bereits vorgetragen sind. wenn das Programm eine mögliche OP-Zahlung erkennt.oder Kreditorenkonto beinhaltet. Voraussetzung dafür ist lediglich. Ausbuchen von offenen Posten Alle Programmausführungen mit OP-Verwaltung erlauben das direkte Ausbuchen von offenen Posten. Es ist hier in jedem Fall sinnvoll. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 71 . Wenn die <Return>-Taste nicht zur Feldweiterschaltung verwendet wird. über den Filter Zeitraum immer nur den Monat anzuzeigen.

! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 72 . Schon gebuchte Buchungen werden mit der neuen Methode nicht verändert. so dass die zusätzlichen Angaben auch sichtbar sind: Um die standardmässig ausgeblendeten Spalten einer Bildschirmliste sichtbar zu machen. Hinweis (Änderung): Beim Umstieg von Version V3 2006 oder V3 2007 müssen Sie Ihren Kontenplan unbedingt anpassen. Im Feld Kurs lässt sich der aktuell angezeigte Kurs mit der Taste <ESC> in seinen Reziprokwert umrechnen. die Fremdwährungskonten entsprechend mit der Währung bestücken. Beim Eingeben einer Buchung können Sie diese Währungen über die hinterlegte Werteliste auswählen. Sie müssen diese nochmals verbuchen und sichern. Mit dieser Funktionalität lassen sich Kursangaben mit unterschiedlichen Bezugswährungen leichter verarbeiten.oder Belegkurs überschreiben. das Währungskennzeichen sowie der Umrechnungskurs der Buchung mit gespeichert.89243. Nicht benötigte Spalten lassen sich jetzt wieder ausblenden. Neben dem Kurs wird der umgerechnete Bruttobetrag der Buchung in Standardwährung angezeigt. indem Sie mit der Maus in die rechte Begrenzung des Spaltentitels klicken und die Spalte mit gedrückter Maustaste nach links verkleinern. Die zu verwendenden Fremdwährungen müssen vor dem Buchen unter Verwalten/Währungen angelegt werden. damit werden alle vorhandenen Spalten eingeblendet. setzen Sie den Fokus auf die Liste (Mausklick) und drücken Sie die Tastenkombination <Shift>+<ESC>. Nach dem Abschluss einer OP-Zahlung gelangen Sie wieder zum ursprünglichen Buchungsdialog zurück und können hier direkt mit dem Eingeben der nächsten Buchung beginnen. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung der Firma) auswählen. Ist der Zahlungsbetrag nicht eindeutig zuzuordnen. Wenn Sie mit Fremdwährungen arbeiten.12054 wird so der Kurs 0. dann selektieren Sie den dazugehörigen OP manuell in der Liste: Jetzt stehen Ihnen bekannte Möglichkeiten zum Weiterführen der Differenz oder zum Ausbuchen als Skonto etc. In allen anderen Ausführungen sind die Felder zur Eingabe von Währung und Kurs deaktiviert. aus 1. ShakeHands Balance Das Buchen mit Fremdwährungen Diese Funktionalität steht nur in ShakeHands Kontor Balance zur Verfügung. diesen können Sie aber bei jeder Buchung mit einem aktuellen Tages. In der Standardversion erzeugte Fremdwährungsbuchungen können aber auch dort angezeigt und ausgewertet werden. zur Verfügung. so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. Details dazu finden Sie im Kapitel Offene Posten. falls Sie von den obigen Strukturen profitieren möchten. dann sollten Sie die Anzeige der Buchungsliste sowie der Übersichtspalette entsprechend ändern. Bei einer Fremdwährungsbuchung werden der Fremdwährungsbetrag. Die Vorbelegung ist der in der Währungsverwaltung eingetragene Kurs. bis sie unsichtbar ist.

. Die Umrechnungsdifferenzen werden so erfolgswirksam in der Erfolgsrechnung.B. Weitere Hinweise dazu finden Sie im Kapitel Installation. In einem solchen Fall generiert ShakeHands Kontor automatisch eine Differenzzeile im Journal der betreffenden Buchung. z. die Buchung kann so nicht gesichert werden. Sie können sich viel Arbeit ersparen. duplizieren oder entfernen: Buchungsvorlagen bearbeiten Der Dialog zum Bearbeiten der Buchungsvorlagen ist folgendermassen aufgebaut: ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 73 .w.bzw. Umrechnungsdifferenzen Bei der Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in die Standardwährung und Buchungen mit mehr als 2 Journalzeilen (oft bei Splittbuchungen) kann es zu geringfügigen Rundungsdifferenzen auf der Seite der Standardwährung kommen. Hier können Sie neue Vorlagen anlegen sowie Vorlagen bearbeiten. Eine Buchungsvorlage kann im Buchungsdialog direkt aus dem Feld Buchungstext/Vorlage über den Eingabeassistenten abgerufen werden. Damit lassen sich komplette Buchungen in wenigen Sekunden eingeben. die sich lediglich im Belegdatum und möglicherweise noch im Buchungsbetrag unterscheiden.s. Abo Märchenzeitung u. diese werden dann in regelmässigen Intervallen vom Programm zur Buchung vorgeschlagen. wenn Sie für diese wiederkehrenden Buchungen Vorlagen anlegen. da die Beträge von Soll. EÜ-Rechnung dargestellt. Darlehen. Abschnitt Anlegen der Kontenfunktion für Umrechnungsdifferenzen. Der Einsatz von Buchungsvorlagen Ein grosser Teil der in einem Jahr anfallenden Buchungen sind immer wiederkehrende Geschäftsfälle. Damit dies funktioniert. Das bedeutet. Ausserdem lassen sich über die Buchungsvorlagen auch Abo-Buchungen (periodisch wiederkehrende Buchungen) definieren. Die Buchungsvorlagen finden Sie unter dem Menupunkt Verwalten/Buchungsvorlagen. muss ein entsprechendes Konto vorhanden sein und die Kontenfunktion Differenzkonto Währungsumrechnung korrekt eingestellt sein. Hypothekarzahlungen.und Habenseite nicht identisch sind. Mieteinnahmen oder Mietzahlungen. welche den Fehlbetrag ausgleicht. Aboverträge wie Hosting.

dann wird die Belegnummer exakt aus des Vorlage übernommen. klicken Sie auf das Splittsymbol rechts neben dem Eingabefeld oder drücken Sie die Taste <ESC>. Sie finden im oberen Teil die gleichen Eingabefelder wie im Buchungsdialog. Um beispielsweise den Sollbetrag der Vorlage auf mehrere Konten aufzusplitten. Steuer Wenn die Default-Steuersätze der beteiligten Konten verwendet werden sollen. dann kann dieses Feld leer bleiben. gehen Sie folgendermassen vor: Wenn sich der Cursor im Feld Soll befindet. dann sind die Splittsymbole hinter der Kontenfeldern aktiviert. Splittbuchungen Wenn die verwendete Ausführung von ShakeHands Conto Splittbuchungsvorlagen unterstützt. Anderenfalls wird die Vorgabe im Buchungsdialog als Beleggruppe interpretiert und automatisch hochgezählt. Einige Besonderheiten der Eingabefelder werden nachfolgend erläutert: BelegNr-Automatik Ist die Checkbox nicht angewählt. Alle Eingaben (bis auf den Buchungstext) sind optional und können auch erst beim Buchen vervollständigt werden. Es öffnet sich der Splittdialog: Tipp: Unter Mac OS X bewirkt das Tastenkürzel <Cmd>+<T> einen Kontentausch. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 74 .

Wöchentlich. Abo-Buchungen (Periodische Ausführungen: Autobuchungen) Im unteren Teil des Dialogs finden Sie die Einstellungen für die periodische Ausführung (Abo-Buchung): Nach dem Aktivieren der Option Abovorgang öffnet sich der folgende Dialog: Als Serienmuster stehen Täglich. Zweimonatlich. Weitere Formate können individuell angelegt werden.. 2 Es öffne sich der Dialog zum Anlegen einer neuen Vorlage. Weitere Informationen zu Abovorgängen finden Sie im Abschnitt Abovorgänge ausführen im Kapitel Die Benutzeroberfläche im Überblick. Bereits beim Import der Daten werden nach Möglichkeit automatisch die ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 75 . Wenn Sie eine Buchung eingegeben haben und der Meinung sind. Wir stellen laufend weitere auf unserer Homepage zum freien Download zur Verfügung und werden bis zum nächsten Release diese einbauen. wobei die Felder schon mit den entsprechenden Werten aus der gewählten Buchung vorbelegt sind. Die importierten Umsatzdaten stehen als Einmal-Buchungsvorlagen zur manuellen oder halbautomatischen Verbuchung zur Verfügung. diese Angaben zu ändern und die weiteren Ausführungen damit zu beeinflussen. Allerdings ist es während der Laufzeit eines Abovorgangs möglich. Bankauszüge ShakeHands Conto bietet eine Importfunktion für Bank-Umsatzdaten (Bankkontoauszüge) aus verschiedenen Quellen: Direkt unterstützt werden aktuell die Exportformate von diversen e-Banking-Anwendungen. XML-Dokumenten Import der Postfinance. dann definieren Sie die entsprechende Vorlage direkt aus der Buchungsliste: 1 Sie markieren die gewünschte Buchung in der Buchungsliste und wählen den Befehl Neue Buchungsvorlage. Halbjährlich und Jährlich zur Verfügung. Bei Seriendauer wählen Sie Ohne Ende. Vierteljährlich. das ESR-Verfahren und die Zahlungserfassungs-Softwaren MacPay und PayMaker von DrittherstellerInnen. Diese Daten werden automatisch beim Ausführen eines Abovorgangs aktualisiert.. Die Felder Zuletzt ausgeführt am und Bereits ausgeführt können Sie zunächst ignorieren. Monatlich. Buchungsvorlagen aus vorhandenen Buchungen erzeugen Die Buchungsvorlagen können während der normalen Belegerfassung quasi “nebenbei” erstellt werden. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Endet Am oder Endet nach und ergänzen je nach Auswahl die darunter erscheinenden Angaben. Das erste gewünschte Ausführungsdatum wird im Feld Beginnt am eingetragen. dass Sie diese noch öfter benötigen werden.

Debitoren- und Kreditorenkonten von offenen Posten zugewiesen, dies insbesondere bei der Verwendung von ESR-Daten. Über eine individuelle Erweiterung der Importskripte ist zudem das automatische Vervollständigen und Kontieren der Belege auf der Basis von Berechnungen und Bedingungen möglich. Stand der aktuellen Importdateien für Bankauszüge per Anfang Juni 2010:

Bereitstellen der Importdaten
Voraussetzung für das Importieren eines Bankauszugs ist das Bereitstellen der Daten aus der entsprechenden Quelle. Sie erstellen also in Ihrer Banking-Anwendung oder im Web-Portal Ihrer Bank eine Exportdatei des gewünschten Kontoauszugs oder holen da die ESR- oder BESR-Dateien. Webbanking Fast alle Banken bieten Online-Banking in Form des so genannten Webbanking an. Hierbei können Sie über Ihren Webbrowser und ohne weitere Software u.a. Kontoauszüge einsehen und in den meisten Fällen auch als Textdatei (z.B. CSV) sichern. Das Verfahren dazu sowie das Format dieser Dateien ist aber bei jeder Bank anders. Importdefinitionen können individuell erstellt und angepasst werden. Weitere Informationen dazu folgen später in diesem Kapitel. ESR/BESR-Verfahren Das schweizerische Debitorensystem für den vereinfachten Austausch von Debitorendaten wird unterstützt. Arbeiten Sie mit dem ESR-Verfahren, dann erzeugen Sie die Zahlungen via Modul Bankauszüge, ESR-Datei. Dabei werden Zahlungen automatisch in den offenen Posten abgetragen die vorher als Rechnung mit ESR erzeugt worden sind. Der EinzahlungsSchein mit Referenzzeile (ESR) hat neben Betrag, auch die Information Kundennummer und Rechnungsnummer in der Referenzzeile gespeichert, an Hand dessen wird der offene Posten erkannt und abgetragen. Den Ablauf und die Voraussetzungen für das ESR-Verfahren erklären wir im Kapitel Aufträge, Abschnitt ESR- und BESR-Verfahren. Kontodokumente im XML-Verfahren von PostFinance Die PostFinance stellt Ihre elektronischen Kontodokumente als XML-File zur Verfügung unter Windows erhalten Sie einen kostenlosen Dokumenten-Manager. Diesen können Sie nun für MacOS ersetzen durch die Funktion Bankauszüge importieren und verwalten. Hier lesen Sie Ihre Dokumente ein und verarbeiten diese gleich weiter.

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Neuen Bankauszug anlegen
Zum Importieren und Bearbeiten von Bankauszügen existiert ein eigener Bereich, Sie können diesen über den Menubefehl Erfassen/Bankauszüge öffnen:

Jeder importierte Bankauszug erscheint hier als separate Zeile. Das Importieren von Bankauszügen hat zuerst einmal keine Auswirkungen auf die Buchhaltung, die einzelnen Buchungen werden später direkt im Buchungsdialog als Journal- oder OP-Buchung weiter verarbeitet. Um einen neuen Bankauszug anzulegen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen (+) oder wählen den Befehl Neu... aus dem Aktions- bzw. Kontextmenu aus:

Zuerst wählen Sie jetzt das betreffende Bankkonto aus. Die Verwaltung der Bankkonten erreichen Sie unter dem Menubefehl Verwalten/Eigene Bankkonten, alternativ lassen sich Bankkonten auch direkt aus dem Dialog Neuer Bankauszug heraus anlegen und bearbeiten. Zum Anlegen eines neuen Bankkontos klicken Sie auf den Button Neu anlegen... neben dem Menu Bankkonto. Es öffnet sich der folgende Dialog:

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Hier können Sie alle Bankkonto-bezogenen Daten erfassen. Für den Import von Bankauszügen sind nur die Felder Bezeichnung und Finanzkonto von Bedeutung, für das ESR-Verfahren zudem die Felder ESR-Belegart, ESR Teilnehmer Nummer und Bank-Kunden-Nummer, alle anderen Felder werden für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs benötigt. Wichtig: Die folgenden Ausführungen verwenden eine UBS CSV Standard-Beispieldatei, welche die Kontenbezeichnung Bankkonto 'Gold und Silber' aus dem Demomandant Solaris beinhaltet.

Das Feld Bezeichnung (im Dialog Neuer Bankauszug) ist optional, hier kann eine Angabe zur leichteren Identifikation des Bankauszugs hinterlegt werden. Wenn das Feld beim Ausführen des Imports leer ist, wird automatisch der Name der Importdatei eingetragen. Nach dem Anlegen bzw. Auswählen des Bankkontos bestimmen Sie über die Auswahl einer Importdefinition das Format der zu importierenden Daten. Die zuletzt für ein Bankkonto gewählte Importdefinition wird gespeichert und beim nächsten Aufruf dieses Bankkontos automatisch voreingestellt.

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Klicken Sie jetzt auf den Button Ausführen. Es erscheint ein Dateiauswahl-Dialog, selektieren Sie hiermit die zuvor bereitgestellte Datei mit dem betreffenden Bankauszug. Die Daten werden den voreingestellten Datenfeldern zugewiesen und im Listenbereich dargestellt:

Die einzelnen Zeilen stellen jeweils eine Buchung dar, der Zugriff darauf erfolgt später aus dem Buchungsdialog über die Vorlagenauswahl. Die Positionsnummer und das Datum sind nicht änderbar, alle anderen Felder können beliebig editiert werden. Doppelklicken Sie dazu z.B. in das Feld BelegNr, im Eingabemodus können Sie sich mit TAB und SHIFT-TAB innerhalb der Tabelle vorwärts und rückwärts bewegen. In Feldern mit dem Doppelpfeil öffnen Sie mit der Cursortaste Pfeil runter ein Popupmenu zur Wertauswahl, im Feld Konto öffnen Sie mit der gleichen Taste den Kontoassistenten. Einzelne Zeilen des Bankauszugs können gelöscht werden, solange sie noch nicht gebucht sind. Markieren Sie dazu die betreffende Zeile und drücken Sie Backspace oder Entfernen. Nach dem Sichern mit dem OK-Button können die importierten Daten in den Buchungsdialogen weiter verarbeitet werden.

ESR- und BESR-Verfahren
Damit Debitorendaten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger als Rechnung und als Zahlung und via die Finanzdienstleister einfach ausgetauscht werden können, hat der Finanzplatz Schweiz das ESR-Verfahren entwickelt: Einzahlungsscheine mit Referenzzeilen. Sie können dieses Verfahren als Option in Shakehands Kontor und Faktura verwenden. Sie finden die entsprechenden Importdefinitionen als Vorlage. Weiteres zu diesem Verfahren finden Sie unter Kapital Aufträge, ESR-Verfahren.

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Eine aktive Vorlagenautomatik wird im Buchungsdialog angezeigt. wählen Sie also entweder den Befehl Erfassen/Buchungen oder Erfassen/Einnahmen-Ausgaben. dort lassen sich dann noch evtl. XML-Kontoauszug Postfinance Neben den standardisierten Textimporten (hier eben beschrieben) steht auch ein XML-Import für die Postfinance Kontoauszugs-Dokumente hier zur Verfügung. fehlende Buchungsdaten ergänzen. Nach dem Vervollständigen und Buchen des Belegs wird aber automatisch die nächste Zeile der Vorlagenliste abgerufen und im Buchungsdialog dargestellt. Per Doppelklick auf eine Zeile oder nach Markierung und Bestätigung mit OK wird eine Vorlage in den Buchungsdialog übernommen. Nach dem Sichern der Buchung und erneutem Aufruf der Vorlagenliste wird die gerade gesicherte Buchung nicht mehr aufgeführt. Der Dialog wird geschlossen und die gewählte Vorlage zum Buchen übernommen. nach Auswahl einer solchen Vorlage und dem tatsächlichen Verbuchen wird die Vorlage automatisch als gebucht gekennzeichnet und aus der Vorlagenliste gelöscht. nur die Importdefinition ist eine eigene. Um jetzt nicht nach jeder Buchung wieder die Vorlagenauswahl aufrufen zu müssen. Bankauszug verbuchen Die in den importierten Bankauszügen enthaltenen Buchungen stehen in den Buchungsdialogen als Einmal-Buchungsvorlagen zur Verfügung. Der Ablauf ist der gleiche wie beim Textimport. sei es durch den Button Verwerfen. Sie können sich also ganz auf die Prüfung und Verarbeitung der Belegdaten konzentrieren und erhalten immer den nächsten Buchungsvorschlag bis zum Ende der Vorlagenliste. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 80 . somit ist eine versehentliche Mehrfachbearbeitung ausgeschlossen. die Zeilen sind nach Datum aufsteigend (Buchungsreihenfolge) sortiert. Nutzung der Vorlagenautomatik In der Praxis wird man meist alle Buchungen eines Bankauszugs hintereinander abarbeiten wollen. das Schließen des Buchungsdialogs. Sie finden diese in den Importdefinitionen unter 'XML-Datei Postfinance XML'. die Auswahl einer Buchung aus der Buchungsliste zum Bearbeiten oder Duplizieren usw. Das bedeutet. Das Buchen von Bankauszügen ist in beiden Buchungsdialogen möglich. Die Vorlagen aus Bankauszügen erreichen Sie durch das Öffnen des Eingabeassistenten im Feld Buchungstext/ Vorlage: Über das Menu Finanzkonto können Sie die Darstellung auf Buchungen für ein bestimmtes Konto beschränken. abbrechen können Sie die Automatik durch jedwede Unterbrechung der Weiterverarbeitung. lässt sich dieser Vorgang automatisieren: Markieren Sie in der Vorlagenliste die erste zu übernehmende Zeile und klicken Sie jetzt auf Automatik.

Bei mehrdeutigen Merkmalen einer Zeile wird keine Kontonummer zugewiesen. Weiterhin können neue Importdefinitionen angelegt werden. somit ist im Buchungsdialog über die Funktion der OP-Ausbuchung das vollständige Abarbeiten der Bankauszüge möglich. da die Erkennung in Abhängigkeit von den im Kontoauszug übermittelten Daten nicht immer sicher möglich ist. Den Buchungsstatus von Bankauszügen anzeigen Der Buchungsstatus der Einzelzeilen lässt sich durch erneutes Öffnen eines Bankauszugs überprüfen: Alle bereits gebuchten Zeilen erhalten ein Häkchen in der Spalte G und können danach nicht mehr bearbeitet werden. ! Kapitel 8 Buchungen erfassen! 81 . um zusätzliche Formate für Bankauszüge zu unterstützen. Über eine individuelle Erweiterung der Importskripte ist dieses Verhalten ebenso wie das automatische Vervollständigen und Kontieren der Belege auf der Basis von Berechnungen und Bedingungen möglich. Die zugewiesenen Kontonummern sind als wahrscheinlicher Vorschlag zu verstehen. wird das entsprechende Symbol auch in der Übersicht der Bankauszüge angezeigt. Importdefinitionen anpassen oder neu erstellen Bereits beim Import der Daten werden automatisch die Debitoren.und Kreditorenkonten von offenen Posten zugewiesen (im Bild oben zu sehen). Wenn alle Zeilen eines Bankauszugs gebucht sind. Detaillierte Informationen dazu finden Sie im Handbuch ShakeHands Handbuch Importdefinitionen.

Dort können alle Buchungen.00 Um diese Splittbuchung zu erzeugen. Hinweis: Die nachfolgenden Beispiele beziehen sich auf die Arbeit ohne die Nutzung der Offene-Posten-Verwaltung in ShakeHands Kontor.00 in das Feld Betrag ein. 5 Drücken Sie (im Feld Haben) die Taste <ESC> oder klicken Sie auf den Splitt-Button rechts neben dem Eingabefeld.46 CHF netto zzgl.695 CHF brutto.4% Umsatzsteuer.07 CHF netto zzgl.078. 3 Geben Sie den Gesamtbetrag der Buchung 1.00 1. Eine Splittbuchung spricht auf einer Seite ein einzelnes Konto an und auf der anderen Seite beliebig viele Gegenkonten.695. Der Buchungssatz dazu lautet: Wareneingang VM7. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Öffnen die den Dialog Buchungen erfassen. Die Lieferung beinhaltet Waren für 1.oder Bankkonto ein. den Buchungstext und die Belegnummer wie gewohnt ein. 2.695. Es öffnet sich der Dialog Sollsplitt: ! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 82 .160.6B (4200) + Wareneingang VM2.4B (4201) an Kreditor oder Bank (1020) 1. automatisch aus der OP-Verwaltung heraus erzeugt werden. 2 Geben Sie das Datum. dass ein Buchungsbetrag auf mehrere Konten aufgeteilt werden muss.00 535. welche Rechnungen und Zahlungen von Debitoren oder Kreditoren betreffen. 7. 4 Lassen Sie das Feld Soll frei und geben Sie im Feld Haben das Kreditoren.Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen Arbeiten mit Splittbuchungen In der Praxis kommt es nicht selten vor. Beispiel 1: Rechnungen mit mehreren Steuersätzen Sie erhalten von einem Lieferanten eine Eingangsrechnung (Wareneinkauf) über den Gesamtbetrag von 1.6% Umsatzsteuer und Waren für 522. Zu diesem Zweck können Sie mit ShakeHands Kontor so genannte Splittbuchungen anlegen.

6 Der noch zu verbuchende Betrag wird oben rechts im Dialog angezeigt und automatisch ins Feld Betrag übernommen (am Anfang ist dies der komplette Buchungsbetrag).500 CHF brutto unter Abzug von 3% Skonto. und somit braucht auch keine Skontodifferenz ausgebucht werden.500. Die Journalzeilen zu dieser Splittbuchung sehen dann so aus: Hinweis: Wenn der Gesamtbetrag der Splittzeilen vom Gesamtbuchungsbetrag abweicht. Beispiel 2: Skontobeträge verbuchen Sie bezahlen eine Eingangsrechnung über 1.00 -45.00.160. Auch dazu benötigen Sie eine Splittbuchung. 9 Der Gesamtbetrag der beiden Zeilen entspricht dem Buchungsbetrag. 7 Ändern Sie den Betrag auf den ersten Teilbetrag 1. Diese automatische Anpassung lässt sich in den Einstellungen zur Buchungseingabe deaktivieren. geben Sie jetzt noch das Konto 4201 ein und übernehmen Sie die Zeile. 11 Sichern Sie die komplette Buchung mit dem Button Erfassen. da ja auch die Eingangs.und Ausgangsrechnungen in der Fibu nicht erfasst werden.455. so erfolgt beim Verlassen des Splittdialogs automatisch eine Anpassung des Betrags in der Hauptbuchung.00 1. ! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 83 .6B (4290) an Bank 1. Durch Drücken der Taste <ESC> oder Klick auf den Splitt-Button können Sie den Splittdialog auch wieder öffnen. Mit dem OK-Button können Sie den Splittdialog verlassen. Der Buchungssatz lautet in diesem Fall: Kreditor + Erhaltene Skonti VM7. der offene Betrag ist 0.00 steht bereits im Betragsfeld. geben Sie das Konto 4200 ein und übernehmen Sie die Zeile mit dem entsprechenden Button. dass hier mehrere Konten angesprochen werden. also der tatsächlich gezahlte Betrag gebucht. Beim Buchen einer entsprechenden Zahlung wird ja der Ist-Wert.00. 10 Im Feld Soll des Buchungsfensters deutet jetzt die Angabe <Splitt> darauf hin. 8 Der Restbetrag 535.00 Tipp: Bei der Gewinnermittlungsart Einnahmen-Überschussrechnung werden Skonti üblicherweise gar nicht gebucht.

Die Rechnung buchen Sie zum Lieferdatum gegen das Verrechnungskonto Ist-Versteuerung (1179). Arbeiten mit Kostenstellen Mit Kostenstellen lassen sich Aufwendungen und Erlöse unabhängig von der Kontierung gruppieren und auswerten.500. ! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 84 .00 1.00 1. Wenn Sie zur besseren Übersicht hier trotzdem die Debitoren-/Kreditorenkonten nutzen möchten so können Sie dies folgendermassen tun (Beispiel für eine Ausgangsrechnung). Kostenstellen sind also zur Beantwortung solcher oder ähnlicher Fragen geeignet: Wie hoch sind die gesamten Personalkosten? Wie hoch sind die Gesamtkosten aller Firmenfahrzeuge? Welches Ergebnis hat Projekt Messe Köln insgesamt erzielt? Zum Arbeiten mit Kostenstellen definieren Sie die benötigten Kostenstellen zunächst unter Verwalten/Kostenstellen. nach Projekten/Aufträgen oder Abteilungen.500.00 Damit ist der Rechnungsbetrag erfolgs.00 1. Nach dem Zahlungseingang müssen Sie die folgenden Buchungen erzeugen: Bank (1020) an Erlöse zu U7.500.500.oder Aufwandskonten gebucht.00 Hiermit wird der Erlös erfolgs. die dazugehörenden Eingangs. erfolgsneutrales Verrechnungskonto verwenden: Debitor an Verrechnungskonto Ist-Versteuerung (1179) 1. Tipp: Wesentlich komfortabler und sicherer gestaltet sich das Arbeiten mit offenen Posten mit den in der ShakeHands Kontor Balance enthaltenen Funktionen dazu.00 Bei Eingangsrechnungen und Kreditorenkonten ist entsprechend umgekehrt zu buchen.und steuerwirksam erfasst und der Banksaldo aktualisiert. Hier können Sie auch ein anderes.500. z.500.und steuerneutral gebucht und erscheint im Saldo des betreffenden Debitors sowie auf dem Sammelkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.B. Jetzt muss noch der Offene Posten auf dem Debitorenkonto bereinigt werden: Verrechnungskonto Ist-Versteuerung (1179) an Debitor 1.6B (4000) 1.und Ausgangsrechnungen werden dagegen nicht erfasst. Debitoren-/Kreditorenkonten bei Einnahmen/Überschuss-Rechnung nutzen Bei der Gewinnermittlungsart Einnahmen-Überschussrechnung werden im Normalfall Einnahmen und Ausgaben erst bei der entsprechenden Zahlung direkt auf Erlös.

aber unterschiedliche Kostenstellen zugewiesen bekommen. Wenn eine Buchung zwei Kostenstellen erhält. Die Kostenstelle wird dann dem entsprechenden Erfolgskonto zugeordnet. wenn ein Konto der Buchung ein Erfolgsrechnung-/Erfolgskonto und das andere Konto ein Bilanz-/Bestandskonto ist. Danach aktivieren Sie im jeweiligen Buchungsfenster die Felder KoSt1 und/oder KoSt2 (siehe auch Kapitel Buchungen erfassen). müssen Sie eine Splittbuchung anlegen. Die einzelnen Splittzeilen können dabei die gleiche Kontierung verwenden. Hinweis: Kostenstellen können nur eingegeben werden. der volle Buchungsbetrag wird also in beiden Kostenstellen summiert. dann werden diese auch gleichzeitig ausgewertet. Um einen Buchungsbetrag anteilig auf mehrere Kostenstellen zu verteilen. ! Kapitel 9 Besonderheiten beim Buchen! 85 . Jetzt können Sie jeder Buchung eine oder auch zwei entsprechende Kostenstellen zuweisen.

Wichtig: Die Anlagenverwaltung ist eine so-genannte Nebenrechnung. ein Übertragen der Buchungen ins Journal erfolgt aber erst zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt per Menubefehl. B. Ausserdem können Abschreibungs-Bewegungen wie Teilzugänge. Fahrzeuge oder Büroeinrichtungen und bietet alle notwendigen Funktionen zum Erfassen der Stammdaten eines Anlagegutes. werden zwar die zukünftigen Abschreibungen sofort berechnet. Sonderabschreibungen und Zuschreibungen erfasst werden. technische Anlagen. wobei der optimale Übergang von degressiv auf linear vom Programm erkannt wird. ein Anlagegut neu erfassen. Wenn Sie also z. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) lassen sich ebenso verwalten wie nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter. eine Leistungs-Abschreibung oder manuelle Abschreibung kann hinterlegt werden. welche ohne Ihr Zutun nichts an der eigentlichen Buchführung ändert.Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung Die Anlagenverwaltung ist ein leistungsfähiges Hilfsmittel zur Verwaltung aller betrieblichen Anlagegüter wie Gebäude. der Berechnung der Abschreibungsbeträge und der Übergabe entsprechender Buchungen an die Finanzbuchhaltung. Das Fenster Anlagegüter Aktionsmenu Neues Anlagegut Anlagegut Liste duplizieren aktualisieren Direkt-Suchfeld Liste der Anlagegüter Übersicht für das ausgewählte Anlagegut ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 86 . Für die erfassten Anlagegüter werden automatisch Abschreibungen nach der linearen oder der degressiven Methode berechnet.

Mit dem Menubefehl Erfassen/Anlagegüter öffnen Sie das oben abgebildete Fenster. Darunter folgt die Liste der Anlagegüter und im unteren Bereich befindet sich die Übersicht sowie der Abschreibungs-Plan für das jeweils ausgewählte Anlagegut. dann müssen Sie den Buchungsdialog nicht verlassen. Im oberen Bereich befindet sich die Toolbar mit dem Aktionsmenu. Neues Anlagegut erfassen Wenn Sie beim Buchen Ihrer Geschäftsfälle an einen Beleg über die Anschaffung eines Anlagegutes kommen. welches in drei Bereiche unterteilt ist. Es öffnet sich der entsprechende Eingabedialog: ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 87 . den Buttons für häufig benötigte Aktionen sowie dem Direkt-Suchfeld. Wählen Sie einfach aus dem Aktionsmenu neben dem Datumsfeld den Befehl Neues Anlagegut aus: Alternativ öffnen Sie die Anlagenverwaltung unter Erfassen/Anlagegüter und klicken Sie auf den Button Neues Anlagegut.

Das Setzen dieser Option bewirkt ein Unterdrücken der Steuerberechnung. wird diese auch bei einer automatischen Zugangsbuchung ausgeführt. Standort. Zusatzangaben Ein optionales Feld für Anmerkungen und Notizen zum Anlagegut. zuerst erfolgt die Eingabe der Stammdaten: Inventar-Nr Die Inventar-Nr muss eindeutig sein und wird vom Programm automatisch vergeben. Über das Anlagenkonto wird auch die Vorsteuerberechnung der Zugangsbuchung gesteuert. Bezeichnung Eine kurze Bezeichnung für das Anlagegut. Zugang steuerfrei Standardmässig wird beim automatischen Anlegen der Zugangsbuchung der im Anlagenkonto hinterlegte Steuersatz verwendet. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 88 . der Zugang wird also steuerfrei gebucht. Der Dialog ist in mehrere Seiten unterteilt.B. Kostenstelle Hier kann eine Kostenstelle angegeben werden. Seriennummer Dies sind optionale Angaben zur internen Verwaltung. Anlagen-Konto Hier muss das entsprechende Konto aus der Buchhaltung (Kontotyp Anlagevermögen) angegeben werden. wenn die entsprechende Option neben dem Eingabefeld gesetzt ist. muss ein Anlagenkonto ohne Steuerberechnung eingerichtet werden (duplizieren). Um die Vorsteuerberechnung zu unterdrücken (. auf welchem das Anlagegut geführt werden soll. Zuschreibungen gebucht. auf welche alle Abschreibungen oder Zuschreibungen gebucht werden. Wenn beim Konto eine automatische Steuerberechnung hinterlegt ist. AfA-Konto (Abschreibungskonto) Auf dem Abschreibungs-Konto (Kontotyp Abschreibungen) werden die Abschreibungen bzw. diese Bezeichnung erscheint auch in den Buchungstexten. Bei automatischer Vergabe besteht die Inventar-Nr aus dem Anlagenkonto und einer laufenden Nummer und erscheint erst vollständig nach Eingabe des Anlagenkontos.z. beim Gebrauch-Kauf).

wird beim Speichern des Anlageguts automatisch eine entsprechende Zugangsbuchung erzeugt. Nutzungsdauer Hier wird die voraussichtliche Nutzungsdauer in Monaten angegeben. vielmehr kommt es auf den Beginn der tatsächlichen Nutzung des Anlagegutes an. setzt das Programm beim Sichern automatisch die Anschaffungskosten ein. Bei degressiver Abschreibung muss weiterhin der ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 89 . dann geben Sie bei den Anschaffungs. Der Abschreibungs-Beginn muss jedoch nicht zwingend mit der Anschaffung zusammenfallen. aber noch in Nutzung befindliche Wirtschaftsgüter. Eine Änderung des Anfangsbuchwertes kommt nur in einigen Sonderfällen in Betracht. Degressiv (die Abschreibung erfolgt mit einem gleichbleibenden Prozentsatz ausgehend vom jeweiligen Restbuchwert). GWG (die Abschreibung erfolgt komplett im Jahr der Anschaffung) und GWG-Sammelposten (alle Sammelposten eines Anlagenkontos werden in der Abschreibungsliste gruppiert). Verrechnungskonto Dies ist das Gegenkonto für die Zugangsbuchung. anderenfalls den Bruttobetrag. Wenn sowohl das Verrechnungskonto als auch das Anlagenkonto angegeben ist.und Herstellungskosten immer den Nettobetrag ein. also z. Auf der Seite Zugang erfolgt die Eingabe der für die Anschaffung und Abschreibungs-Berechnung relevanten Daten: Datum Hier wird das Anschaffungsdatum des Anlagegutes eingetragen. welche schon voll abgeschrieben sind. Abschreibungs-Beginn-Datum Wenn Sie dieses Feld frei lassen. die Bank oder ein Kreditor (beim Kauf auf Rechnung). Kosten netto (AH) Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Erinnerungswert Üblicherweise wird nur auf einen Erinnerungswert von 1 Franken abgeschrieben. Abschreibungs-Beginn-Buchwert Wenn Sie dieses Feld frei lassen. Linear (die Abschreibung erfolgt mit einem gleichbleibenden Prozentsatz ausgehend vom Anfangsbuchwert). setzt das Programm beim Sichern automatisch das Anschaffungsdatum ein. da sonst ältere. nicht mehr in der Bilanz auftauchen würden.B. Abschreibungs-Methode Hier haben Sie fünf Möglichkeiten zur Auswahl: Keine (es erfolgen keinerlei automatische Abschreibungen).

2.. Historisch Mit dieser Option kennzeichnen Sie die Übernahme von bereits bestehenden Anlagegütern (z. In diesem Fall müssen die betreffenden Buchungen im Buchungsdialog manuell korrigiert werden.B. Auf der Seite Zugang ist nur noch das Verrechnungskonto änderbar. alle anderen Daten können nur bei der Neuerfassung eingegeben werden. Als historisch gekennzeichnete Anlagenbewegungen werden beim Erzeugen der Fibu-Buchungen ignoriert.. Abschreibungs-Beträge ganzzahlig runden Mit dieser Option werden die berechneten jährlichen Abschreibungen auf ganze Zahlen gerundet. Mit dem OK-Button sichern Sie das neue Anlagegut und kehren zur Listendarstellung zurück. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Liste der Anlagegüter und wählen den Befehl Bearbeiten. für welchen schon die Abschreibungsbuchungen erzeugt wurden. Zur Kontrolle des gewünschten Abschreibungsverlaufs können Sie sich diesen jetzt auf der Seite Bewegungen anschauen. dann erhalten Sie beim Sichern der Änderungen eine Warnmeldung. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 90 . Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. ausserdem kann der automatische Wechsel von degressiver auf lineare Abschreibung aktiviert werden. der entstehende Differenzbetrag wird dann bei der letzten Abschreibung berücksichtigt. Anlagegut bearbeiten Um ein vorhandenes Anlagegut zu bearbeiten.Prozentwert der Abschreibung angegeben werden. wenn Sie von einem anderen Programm auf ShakeHands Kontor umgestiegen sind und die Anlagen von dort übernehmen). Wichtig: Beim Bearbeiten von Anlagegütern beachten Sie bitte das Folgende: 1. Wenn sich durch manuelle Eingriffe in den Abschreibungsverlauf dieser in einem Bereich ändert. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.

Wichtig: Beim Löschen eines Anlagegutes bleiben dessen bereits in die Buchhaltung übertragenen Abschreibungsbuchungen unverändert. wenn Sie dieses nicht komplett neu anlegen. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Liste der Anlagegüter und wählen den Befehl Duplizieren. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). Standort. Anlagegut löschen Um Anlagegüter zu löschen.. Automatisch erzeugte Zugangs. Verschrottung oder Verlust. Serien-Nr. Mit jedem eingetippten Buchstaben reduziert sich die Anlagenliste auf die entsprechend passenden Einträge.. Aus diesem Grund muss es auch Möglichkeiten geben. Um ein vorhandenes Anlagegut zu duplizieren. Diese Möglichkeiten werden im Folgenden beschrieben. gehen dann auf die Seite Abgang und tragen hier die dazugehörigen Daten ein: ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 91 . Manuelle Anlagenbewegungen Nicht immer wird ein Anlagegut nach der Anschaffung mit dem planmässigen Abschreibungs-Verlauf bis zum Buchwert 0. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Anlagegüter gelöscht. Anlagegut duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe eines Anlagegutes ersparen.. Denken Sie also daran. Um einen Vollabgang zu erfassen. diese Buchungen gegebenenfalls ebenso zu löschen oder zu stornieren. Anlagegüter suchen Zum Suchen von Anlagegütern gehen Sie in das Suchfeld über der Liste und geben dort einen (Teil-) Suchbegriff ein.00 CHF abgeschrieben. Die Anlagenbewegung Vollabgang Wenn ein Anlagegut komplett aus dem Unternehmen ausscheidet. Kostenstelle und Zusatzangaben. öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten. Gesucht wird dabei in den Feldern Inventar-Nr. Bezeichnung.oder Abgangsbuchungen dagegen werden auch automatisch gelöscht oder storniert. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Liste der Anlagegüter und wählen den Befehl Löschen.. dann nennt man dies einen Vollabgang. sondern ein ähnliches und bereits bestehendes Anlagegut duplizieren. sei es durch Verkauf. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. den automatisch errechneten Abschreibungs-Verlauf durch manuelle Bewegungen zu verändern.

Die Anlagenbewegung Teilzugang Durch einen Teilzugang wird für ein Anlagegut eine Werterhöhung realisiert. Verrechnungskonto Dies ist das Gegenkonto für die Abgangsbuchung. welche sich ab diesem Zeitpunkt auch auf den jährlichen Abschreibungsbetrag auswirkt. dann geben Sie beim Verkaufspreis immer den Nettobetrag ein. die Bank oder ein Debitor (beim Verkauf auf Rechnung). öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten. Sie können damit den Verkauf des Anlagegutes abbilden und die dafür nötige Buchung generieren. Um die Umsatzsteuerberechnung zu unterdrücken. der Verkauf wird also steuerfrei gebucht. der nach der Abschreibung verbleibende Restbuchwert stellt den Abgangsbetrag dar. nach dem Abgangsdatum vorhandenen sonstigen Bewegungen werden automatisch entfernt. Abgangskonto Hier wird das Gegenkonto (Typ Betriebsausgaben) für das Ausbuchen des Anlagegutes vom Anlagenkonto angegeben. Mit Verkauf Mit dem Anklicken dieser Option werden die darunter befindlichen Eingabefelder aktiviert. Alle evtl. Hinweis: Mit einer Eingabe im Feld Datum wird der Vollabgang in der Liste der Bewegungen abgebildet. Erlöskonto Hier erfassen Sie das Konto für den Erlös aus dem Anlagenverkauf (Typ Betriebsausgaben. muss ein Erlöskonto ohne Steuerberechnung eingerichtet werden (duplizieren). Ein Teilzugang wird rechnerisch immer so behandelt. wenn Sie von einem anderen Programm auf ShakeHands Kontor umgestiegen sind und die Anlagen von dort übernehmen). Wenn beim Konto eine automatische Steuerberechnung hinterlegt ist. gehen dann auf die Seite Bewegungen und klicken hier auf den Button Hinzufügen (+). Das Setzen dieser Option bewirkt ein Unterdrücken der Steuerberechnung. also z. Wenn sowohl das Verrechnungskonto als auch das Erlöskonto angegeben ist. wird beim Speichern des Anlageguts automatisch eine entsprechende Verkaufsbuchung erzeugt. Wenn Sie z.B. Über das Erlöskonto wird auch die Umsatzsteuerberechnung der Verkaufsbuchung gesteuert.B. Um einen Teilzugang zu erfassen. Historisch Mit dieser Option kennzeichnen Sie vergangene Anlagenbewegungen (z. so wird diese Werterhöhung über einen Teilzugang erfasst. Verkaufspreis Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. anderenfalls den Bruttobetrag. Ein Vollabgang ist also immer die letzte Anlagenbewegung. Wenn sowohl das Anlagenkonto als auch das Abgangskonto angegeben ist. wird beim Speichern des Anlageguts automatisch eine entsprechende Abgangsbuchung erzeugt. einen Firmenwagen nachträglich mit einer Klimaanlage ausrüsten lassen. Verkauf steuerfrei Standardmässig wird beim automatischen Anlegen der Verkaufsbuchung der im Anlagenkonto hinterlegte Steuersatz verwendet. Datum Die Abschreibung für das Jahr des Abgangs wird monatsweise entsprechend dem hier eingegebenen Datum berechnet. Es öffnet sich der Dialog Neue Anlagenbewegung: ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 92 . siehe dazu auch die Erläuterungen im Kapitel Grundlagen: Anlagegüter abschreiben). Als historisch gekennzeichnete Anlagenbewegungen werden beim Erzeugen der FibuBuchungen ignoriert. wird diese auch bei einer automatischen Abgangsbuchung ausgeführt. als wäre er am Anfang des Geschäftsjahres aufgetreten.B.

Wenn sich durch den Teilzugang die Restnutzungsdauer des Anlagegutes ändert (erhöht). Im Menu Art wählen Sie Zuschreibung und geben danach das Datum der Zuschreibung. gehen dann auf die Seite Bewegungen und klicken hier auf den Button Hinzufügen (+). ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 93 . um die ursprüngliche planmässige Abschreibung wieder zu erreichen. In der Liste der Bewegungen sehen Sie jetzt die entsprechenden Änderungen im Abschreibungs-Verlauf: Die Anlagenbewegung Zuschreibung Mit Zuschreibungen machen Sie Abschreibungen der Vorjahre wieder rückgängig. Im Menu Art wählen Sie Teilzugang und geben danach das Datum des Zugangs. Mit dem OK-Button übernehmen Sie den Teilzugang. öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten. wenn die Gründe dafür nicht mehr bestehen. den Betrag und die Beschreibung ein. Dies betrifft in der Praxis hauptsächlich die Rückgängigmachung von ausserplanmässigen Abschreibungen oder Teilwertabschreibungen. Es öffnet sich der Dialog Neue Anlagenbewegung. der erforderlich ist. Es ist hier der Betrag anzusetzen. dann können Sie diese ebenfalls angeben. Um eine Zuschreibung zu erfassen. den Betrag und die Beschreibung ein.

Es öffnet sich der Dialog Neue Anlagenbewegung.000 CHF -5. Die Anlagenbewegung Sonder-Abschreibung Hiermit lassen sich Sonderabschreibungen erfassen. Sonder-Abschreibung 20% Abschreibung im Jahr 2008: Kaufpreis 20% Sonder-Abschreibung - Lineare Abschreibung Restbuchwert 2008 50. Hinweis: Mit dem Eingeben einer manuellen Abschreibung erfolgt für das betreffende Jahr keine automatische Abschreibungs-Berechnung mehr.B. Kauf einer Solaranlage am 01. im Beispiel oben wurde sie komplett im ersten Jahr geltend gemacht. Innerhalb des Begünstigungszeitraumes ist die Bemessungsgrundlage für die normale Abschreibung der ursprüngliche Anschaffungs. Der so genannte Begünstigungszeitraum beträgt aktuell 5 Jahre vom Beginn der Herstellung oder Anschaffung.01. öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten. Um eine manuelle Abschreibung zu erfassen.000 CHF Beim Ermitteln der Bemessungsgrundlage für die normale Abschreibung muss man bei der Sonderabschreibung zwischen zwei Zeiträumen unterscheiden. gehen dann auf die Seite Bewegungen und klicken hier auf den Button Hinzufügen (+). Die Sonder-Abschreibungen sollte in Auswertungen getrennt ausgewiesen werden. Innerhalb dieser 5 Jahre kann die maximal zulässige Sonder-Abschreibung beliebig verteilt werden. Nutzungsdauer 10 Jahre. bei welcher die Jahres-Abschreibung nach der tatsächlichen Abnutzung des Anlagegutes bemessen wird oder ausserplanmässige Abschreibungen. Dieses Konto muss beim Erfassen der Anlagenbewegung im Feld AfA-Konto eingegeben werden. den Betrag und die Beschreibung ein. die Leistungsabschreibung. Anwendungsfälle dafür sind z.000 CHF 35. Es sind aber pro Jahr mehrere manuelle Abschreibungs-Positionen für das betreffende Anlagegut möglich. Die lineare Abschreibung der ersten 5 Jahre beträgt also jeweils 5.2008.000 CHF. die manuelle Abschreibung ersetzt diese also komplett. daher werden die Abschreibungen auf das Konto Sonderabschreibungen Sachanlagen gebucht.oder Herstellungspreis. dann können Sie diese ebenfalls angeben. Im Menu Art wählen Sie Manuelle Abschreibung und geben danach das Datum der Abschreibung. Wenn sich durch die manuelle Abschreibung die Restnutzungsdauer des Anlagegutes ändert.000 CHF 10. Die Anlagenbewegung Manuelle Abschreibung Mit der manuellen Abschreibung können Sie die für ein Geschäftsjahr ermittelte planmässige Abschreibung auf einen beliebigen Wert abändern. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 94 .

12. ShakeHands Kontor erzeugt jetzt die Buchungssätze für die Anlagenbewegungen der markierten Wirtschaftsgüter. Um alle Einträge zu markieren. Die letzte Bewegung 2016 kann automatisch berechnet bleiben.. wählen Sie den Menubefehl Bearbeiten/Alles auswählen. aus. Üblicherweise werden Abschreibungen erst im Zuge der Jahresabschlussarbeiten gebucht. Anschliessend geben Sie die Anlagenbewegung mit der gewünschten Änderung neu ein. Abschreibungsbuchungen erzeugen Wie schon vorher erwähnt. werden die Abschreibungsbuchungen (und eventuelle manuelle Anlagenbewegungen) nicht automatisch gebucht und haben somit erst einmal keinen Einfluss auf die aktuelle Bilanz bzw.2012. Mit einem Doppelklick auf die betreffende Zeile öffnet sich der Dialog Anlagenbewegung anzeigen. setzen den Typ der neuen Abschreibungs-Bewegung auf Abschreibung-manuell und geben als Abschreibungs-Betrag 3. Gewinnermittlung. indem Sie sie markieren und den Button Entfernen (-) anklicken. Um die Buchungen für alle noch offenen Anlagenbewegungen des aktuellen Geschäftsjahres auszuführen. 3 Wählen Sie im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Liste den Befehl Abschreibungsbuchungen erzeugen.2017.2013 Lineare Abschreibung(5 Jahre) 15.12. soweit diese noch nicht als Gebucht oder Historisch gekennzeichnet sind und stellt die resultierende Buchungsliste in einem normalen Importfenster dar: ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 95 .000 CHF 3. Entsprechend verfahren Sie mit den Jahren 2014 . Markieren Sie dazu die Bewegung Abschreibung normal am 31.000 CHF und als neue Restnutzungsdauer 60 Monate ein. 2 Markieren Sie die Anlagegüter. Nach Ablauf des Begünstigungszeitraumes wird der Restbuchwert auf die verbleibende Nutzungsdauer neu verteilt: Buchwert 31. klicken unten auf das Plus-Symbol. alle Felder hier sind aber für Änderungen gesperrt. für welche Sie die Abschreibungsbuchungen erzeugen möchten. löschen Sie diese zuerst. Manuelle Anlagenbewegungen bearbeiten Die einmal erfassten manuellen Anlagenbewegungen können nicht direkt bearbeitet werden. Um eine manuelle Anlagenbewegung zu verändern.. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Wählen Sie den Menubefehl Erfassen/Anlagegüter (falls noch nicht geschehen).000 CHF Dieser zweite Teil des Abschreibungs-Verlaufs muss über manuelle Abschreibungs-Bewegungen nachgebildet werden.

Jetzt folgt noch der letzte Schritt: 4 Klicken Sie auf den Button Importieren. 3 Sichern Sie die Änderung mit OK. Nach dem fehlerfreien Import der Buchungen erhalten Sie eine entsprechende Meldung: Sollten Fehler aufgetreten sein. so können Sie die fehlerhaften Zeilen in der Importtabelle korrigieren. Die Art des Fehlers sehen Sie im unten eingeblendeten Protokollbereich. Wenn Sie die Buchung für eine Anlagenbewegung erneut ausführen möchten (Löschen oder Stornieren der alten Buchung vorher nicht vergessen). Die Buchungen können hier noch einmal kontrolliert und bei Bedarf auch korrigiert oder ergänzt werden . 4 Erzeugen Sie die Fibu-Buchungen erneut wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Bei einem erneuten Buchungsexport werden alle Bewegungen mit diesem Kennzeichen ignoriert (ebenso wie Bewegungen mit dem Kennzeichen Historisch). so gehen Sie folgendermassen vor: 1 Öffnen Sie das entsprechende Anlagegut zum Bearbeiten. Den Buchungsexport zurücksetzen Nach dem Befehl Abschreibungsbuchungen erzeugen werden alle betroffenen Anlagenbewegungen als Gebucht gekennzeichnet. wenn Sie auf eine Zeile klicken. um die Buchungsliste in das Journal zu übernehmen. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 96 .alle Zellen sind per Doppelklick editierbar. 2 Gehen Sie auf die Seite Bewegungen und nehmen Sie das Häkchen aus der Spalte G (Gebucht) der gewünschten Bewegung heraus.

wählen Sie den Befehl Drucken.. Anlagenblatt und Anlagenverzeichnis drucken Um Anlagenblätter oder Anlagenverzeichnisse zu drucken. Es werden die Anlagen gedruckt. das heisst. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Anlagenliste.. Sie können die Auswahl über Suchbegriff einschränken. ! Kapitel 10 Die Anlagenverwaltung! 97 .

Kunden und Lieferanten Die Adressverwaltung dient in erster Linie dazu. alternativ lassen sich auch vorhandene Konten zuordnen oder die gewünschte neue Kontonummer vorgeben. Neben der Rechnungsanschrift sind dies insbesondere die zu verwendenden Kontonummern (Personenkonten. Sie können die Adressverwaltung über den Menubefehl Erfassen/Adressen aufrufen: Aktionsmenu Neue Adresse Adresse Liste Filter- DirektSuchfeld duplizieren aktualisieren einstellungen Liste der Adressen Übersicht der aktiven Adresse Neue Adresse erfassen Wenn Sie eine neue Adresse anlegen möchten.. Kostenstellen. dann klicken Sie in der Adressverwaltung auf den Button Neue Adresse (+). Finanzkonten). welche über die Liste im linken Bereich ausgewählt werden können.. ! Kapitel 11 Adressen . im AktionsMenu eines Buchungsdialogs. Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen.und Ausgangsrechnungen in der Offene-Posten-Verwaltung in Sekundenschnelle eingeben.Kunden und Lieferanten! 98 . Ertrags. alle dafür benötigten Angaben sind entsprechend doppelt vorhanden. Eine Adresse in ShakeHands Kontor kann gleichzeitig ein Kunde (Debitor) und ein Lieferant (Kreditor) sein. alle für das Rechnungswesen relevanten Stammdaten Ihrer Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) aufzunehmen und diese anderen Programmteilen zur Verfügung zu stellen.Kapitel 11 Adressen . Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Adressliste verwenden oder Sie wählen den Befehl Neue Adresse. Bei einer vollständig geführten Adressverwaltung lassen sich Aufträge oder Ein.oder Aufwandskonten. da die meisten dort benötigten Daten bereits vorliegen und übernommen werden können. Der Dialog Adresse bearbeiten umfasst mehrere Seiten. Die Debitoren.und Kreditorenkonten können beim Anlegen einer neuen Adresse automatisch erzeugt werden.

Kennzeichen Die Seite Kennzeichen beinhaltet allgemeine Ordnungskriterien einer Adresse. damit die Adresse gesichert werden kann. Er ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein. Alle bereits eingegebenen Kategorien sind über den Eingabeassistenten abrufbar Die Definition ! Kapitel 11 Adressen . dann erzeugt das Programm beim Sichern automatisch einen Matchcode aus verschiedenen Feldern der Anschrift. und Sie die darauf folgende. die Nummernkreise lassen sich unter Verwalten/Nummernkreise bearbeiten. so wird er die bei Ihnen angezeigte AdressNr erhalten. Hinweis: Haben Sie im Sinn in einer späteren Version mit Einzahlungsscheinen mit Referenzzeile zu arbeiten (ESR). Der Vorschlag basiert auf den Einstellungen des Nummernkreises Adresse. neben dem Eingabefeld wird der manuelle Eingabemodus aktiviert. dann muss die Kundennummer zwingend einen numerische eindeutigen Teilbereich enthalten. dass die tatsächlich gesicherte Nummer nicht dem zuvor angezeigten Vorschlag entspricht. bevor Sie Ihre Eingaben bestätigen.. Durch einen Klick auf den Button . Sie müssen jetzt manuell eine eindeutige Adress-Nr vergeben..und Auswahlkriterium für eine Adresse. Matchcode Der Matchcode ist das zentrale Sortier. Wenn ein anderer Benutzer jetzt eine neue Adresse sichert.Kunden und Lieferanten! 99 . Kategorie Kategorien sind frei definierbar und können einer Adresse in beliebiger Anzahl zugeordnet werden. Hinweis: Im Mehrbenutzerbetrieb kann es bei automatischer Vergabe einer Adress-Nr mit Zählerbestandteilen passieren. Die Anzeige ist nur eine Vorschau auf die nächste zu vergebende Adress-Nr zum Zeitpunkt des Befehls Neue Adresse. Bei einer neuen Adresse sehen Sie den Vorschlag für die neue Adress-Nr im deaktivierten Eingabefeld. Wenn hier bei einer neuen Adresse nichts eingetragen wird. Adress-Nr Die Adress-Nr ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein.

bei der Auswahl Kein Kunde sind alle weiteren Eingabefelder dieser Seiten deaktiviert. Kunde Faktura Diese Seiten beinhalten alle für die Buchhaltung relevanten Angaben eines Kunden. Über das Menu Status können Sie den gewünschten Kundenstatus wählen. Lieferanschrift Hier kann eine separate Lieferanschrift hinterlegt werden. Ansprechpartner und Kommunikation. Diese wird im Lieferschein eingesetzt. ! Kapitel 11 Adressen . wenn die Option Lieferanschrift verwenden angehakt wurde. Ausserdem kann hier die StandardLieferart hinterlegt werden.Kunden und Lieferanten! 100 . Rechnungsanschrift Die Seite Rechnungsanschrift beinhaltet die Angaben zu Anschrift.einer neuen Kategorie geschieht also einfach durch Eingabe in einer beliebigen Adresse. ausserdem ist diese Adresse in der Auftragsverwaltung oder bei der Eingabe von Offenen Posten nicht auswählbar. danach steht diese Kategorie in weiteren Adressen zur Verfügung.

anlegen und allen Kunden. in der Auftragsverwaltung werden die Erlöskonten über die Artikelgruppen definiert. Mit der Option Sammelkonto können Sie der aktuellen Adresse aber ein bereits einer anderen Adresse vergebenes Debitorenkonto zuweisen. Dies ist nützlich. Debitorenkonten für die Kundenbereich A.Kunden und Lieferanten! 101 . auf welches der Erlös einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll. Ertragskonto Hier tragen Sie das Konto ein. deren Name mit A beginnt. Das Eingabefeld ist aktiviert. Beim Sichern der Adresse wird dieses Debitorenkonto automatisch angelegt. Sie können jetzt z. auf denen sich kaum Buchungen befinden. wenn Sie sehr viele Kunden mit (im Einzelfall) wenigen Rechnungen haben. C usw. beim Sichern der Adresse wird automatisch ein neues Debitorenkonto angelegt und dieser Adresse zugewiesen. Sie können jetzt eine noch nicht vergebene Kontonummer eintragen. Neues Konto manuell eingeben Vorhandenes Konto auswählen Sammelkonto Normalerweise ist ein Debitorenkonto exklusiv einer Adresse zugeordnet. Über das Popup-Menu vor dem Eingabefeld können Sie eins der folgenden Verfahren wählen: Neues Konto automatisch anlegen Das Eingabefeld ist deaktiviert. Debitorenkonto Hier wird das Debitorenkonto der Adresse angegeben. ! Kapitel 11 Adressen . Sie können jetzt mit Hilfe des Eingabeassistenten ein bereits vorhandenes Debitorenkonto auswählen. Dieses Konto wird nur bei der direkten Erfassung eines Offenen Postens verwendet. B. welches dieser Adresse zugeordnet werden soll. So vermeiden Sie das Anlegen von hunderten oder gar tausenden Debitorenkonten. Das Eingabefeld ist aktiviert. das Debitorenkonto Diverse A zuweisen.B.

Kostenstellen Hier tragen Sie die Kostenstellen ein. Die Zahlungsbedingungen lassen sich unter dem Menupunkt Verwalten/Zahlungsbedingungen anlegen und pflegen. ebenso wird ein Lieferstopp bei der Auswahl dieser Adresse angezeigt. Nicht Mahnen Wenn diese Option gesetzt ist. Die Zahlungsbedingungen des Kunden werden bei neuen Aufträgen oder Offenen Posten entsprechend der Voreinstellung in Firmeneinstellungen (Bereich Faktura) übernommen. dann sollte die entsprechende Angabe aber schon in den Firmeneinstellungen erfolgen und nicht bei jeder Adresse. Das Mahnwesen ist in der aktuellen Version von ShakeHands Kontor noch nicht verfügbar. Kreditrahmen. auf welches im Normalfalle der Zahlungseingang einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll. Ist die Schweizer Grenze dazwischen ist es eine Auslandlieferung. EU-Ausland und Ausland. Preisliste Die hier hinterlegte Preisliste wird beim Erzeugen eines neuen Auftrags voreingestellt. Preisangabe Hiermit wird die Fakturierungsart (Brutto (Endkunden) oder Netto (Wiederverkauf mit Vorsteuerabzug)) für diesen Kunden voreingestellt. wird ein offener Posten zu diesem Kunden im automatischen Mahnwesen nicht berücksichtigt. Bei einzelnen Kunden ohne Steuerpflicht sollte auch ein separates Erlöskonto ohne Mehrwertsteuerberechnung verwendet werden. Das Überschreiten eines eingegebenen Kreditrahmens durch einen Auftrag oder eine Rechnung führt dann zu einer entsprechenden Warnung.oder Zahlungswährung bei Offenen Posten oder Aufträgen zu diesem Kunden verwendet. wird bei Erlösbuchungen für diesen Kunden die Steuerberechnung unterdrückt. Ist keine Preisliste angegeben. Währung Die hier angegebene Währung wird standardmässig als Rechnungs. dann wird die globale Standardpreisliste verwendet. Rabatt Hier legen Sie einen kundenspezifischen Auftragsrabatt fest. unter der Ihr eigenes Unternehmen bei diesem Kunden geführt wird. Lieferstopp Diese Angaben werden in der Auftragsverwaltung verwendet. Es existieren drei Steuergebiete: Inland. Steuergebiet Diese Angabe dient der Steuerung der Umsatzsteuerberechnung in Aufträgen. Externe Nr Hier können Sie die Kunden-Nr angeben. Mehrwertsteuerpflicht Wenn diese Option nicht gesetzt ist. Somit kann ein und derselbe Artikel abhängig vom Leistungsort unterschiedlich besteuert werden. Wenn Ihr eigenes Unternehmen generell nicht steuerpflichtig ist. Für diese Steuergebiete lassen sich in den Artikelgruppen jeweils eigene Erlöskonten und damit auch eigene Steuersätze definieren.Kunden und Lieferanten! 102 . Zahlungsbedingungen Aus dem Popup-Menu können Sie eine der vordefinierten Zahlungsbedingungen auswählen. Der Unterschied EU-Ausland und Ausland ist für Lieferungen aus der Schweiz nur relevant. Finanzkonto Hier tragen Sie das Konto ein. ! Kapitel 11 Adressen . auf welche der Erlös einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll. wenn ich EU innergemeinschaftliche Lieferungen verrechne. Bei Standard wird die globale Voreinstellung (aus den Fakturavorgaben) verwendet. Dieser wird als Gesamtrabatt in einen neuen Auftrag übernommen (kann dort aber noch beliebig verändert werden).

Bleiben diese Felder frei. Aufträge) hinterlegen. bei der Auswahl Kein Lieferant sind alle weiteren Eingabefelder dieser Seiten deaktiviert. unter der Ihr eigenes Unternehmen bei diesem Lieferanten geführt wird. ! Kapitel 11 Adressen . Kunde Bank Dies Angaben zur Bankverbindung und Kreditkarte werden zum Generieren der kundenspezifischen Zahlungsbedingungen benötigt und an die Stelle der entsprechenden Platzhalter eingefügt. Rabatt. Mehrwertsteuerpflicht. Im Wesentlichen existieren hier die gleichen Eingabemöglichkeiten wie auf den entsprechenden Kundenseiten mit folgenden Unterschieden: Aufwandskonto An Stelle des Ertragskontos geben Sie das Aufwandskonto an. Externe Nr Hier können Sie die Kunden-Nr angeben. Kreditrahmen. Über das Menu Status können Sie den gewünschten Lieferantenstatus wählen. Notizen Auf dieser Seite können Sie Notizen sowie eine individuelle Anrede und eine individuelle Grussformel für das Anschreiben (z.Kunden und Lieferanten! 103 . wird die Anrede bei Bedarf automatisch aus den vorhandenen Adressangaben gebildet.. Diese Angabe ist für die Verwendung in späteren Programmversionen vorgesehen. auf welches der Aufwand einer Eingangsrechnung von diesem Lieferanten gebucht werden soll.B. Lieferant Bank Bei einem Lieferenten existiert nur eine Bankverbindung (für Überweisungen). ausserdem ist diese Adresse in der Auftragsverwaltung oder bei der Eingabe von Offenen Posten nicht auswählbar. Zahlungsbedingungen Sind reine Informationsfelder und werden in späteren Versionen umfassender verwendet. Lieferant Faktura Diese Seiten beinhalten alle für die Buchhaltung relevanten Angaben eines Lieferanten.

E-Mail versenden Um eine E-Mail an eine vorhandene Adresse zu senden. im Kontextmenu der Zeile. Adresse duplizieren Um eine vorhandene Adresse zu duplizieren... dass man bestimmte Eigenschaften mehrerer Adressen gleichzeitig ändern möchte. Sie können den Ausdruck über die Vorauswahl der Filtermenus sowie den Suchbegriff einschränken.. Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Adresse und kehren zur Listendarstellung zurück. Adressen drucken Um eine Adressliste oder Adressblätter (Übersicht zur Adresse) zu drucken.. Mehrere Adressen ändern Beim Bearbeiten von Adressen kann es vorkommen. ! Kapitel 11 Adressen . haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Adressliste und wählen den Befehl Bearbeiten. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). das heisst. Sie klicken direkt auf den E-Mail-Button in der gewünschten Adresszeile. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Adressliste und wählen den Befehl Mehrere Ändern. im Aktionsmenu des Fensters bzw. oder Sie drücken die Taste Backspace. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Adressen gelöscht. Es werden die Adressen gedruckt. Adresse löschen Um Adressen zu löschen.. für alle aktiven Kunden die Lieferart ändern möchten. welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile.. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. Wichtig: Das Löschen einer Adresse ist nicht möglich..Kunden und Lieferanten! 104 . haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Adressliste und wählen den Befehl Duplizieren. dem Ändern der Lieferart und dem anschliessenden Sichern eine Weile zu tun. Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Leertaste. wenn zu dieser Adresse bereits Aufträge oder Offene Posten (Rechnungen oder Zahlungen) erfasst wurden. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Adressliste. Dies gilt für alle Geschäftsjahre des Mandanten. wählen Sie den Befehl Drucken. Eleganter und sehr viel schneller geht dies mit dem Befehl Mehrere Ändern. dann hätten Sie mit dem aufeinander folgenden Öffnen einer jeden Kundenadresse. Wenn Sie z. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Adressliste und wählen den Befehl Löschen. Adresse bearbeiten Um eine vorhandene Adresse zu bearbeiten.. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste oder die Returntaste. da die Adresse jahresübergreifend angelegt ist.. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Um mehrere Adressen gleichzeitig zu bearbeiten.. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Adressliste und wählen den Befehl E-Mail senden im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeilen.B.

dann setzen Sie die Checkbox vor der Bezeichnung Lieferart und tragen die neue Lieferart in das jetzt aktivierte Eingabefeld ein. Dies können Aufträge. Es öffnet sich das Fenster Mehrere Adressen ändern: Im rechten Teil finden Sie alle Adress-Datenfelder. Abhängig vom gewählten Bereich erscheinen eventuell noch weitere Optionen zum Filtern der angezeigten Ergebnisse. Nach dem Öffnen des Fensters sind alle Felder deaktiviert. welche die zu ändernden Felder noch einmal anzeigt. Offene Posten oder OP-Zahlungen sein. welches gar nicht geändert werden soll.Kunden und Lieferanten! 105 . ! Kapitel 11 Adressen . Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage. Mit dem OK-Button können Sie die Änderung in die ausgewählten Adressen übertragen. Die deaktivierten Felder der Adressen werden nicht geändert. damit würde sich beim Klick auf OK an den Adressen nichts ändern. müssen Sie diese Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. Vorgangs-Historie Der Bereich unter der Adressliste zeigt entweder Detailinformationen zur oben markierten Adresse oder aber die damit verknüpften Belege. Das Besondere sind die Checkboxen vor den eigentlichen Eingabefeldern: Da es möglich sein muss. überprüfen Sie diese bitte genau! Das unbeabsichtigte Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld. führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig zu machen. Wenn Sie also wie im obigen Beispiel die Lieferart für die Adressen ändern möchten. nur bestimmte Felder der ausgewählten Adressen zu ändern. welche über Mehrere Ändern beeinflusst werden können. Per Doppelklick auf einen Eintrag in der Vorgangs-Historie gelangen Sie direkt zum entsprechenden Beleg.

Dazu muss im Adressbuch eine neue Gruppe MonKeyOffice angelegt werden und alle zum Abgleich vorgesehenen Adressen müssen dann dieser Gruppe hinzugefügt werden. müssten diese also immer zuerst im Adressbuch geändert werden und anschliessend ein neuer Abgleich in ShakeHands Kontor erfolgen. dies kann komfortabel über den Befehl Mehrere Ändern (siehe vorheriger Abschnitt) erfolgen. Jetzt öffnen Sie in ShakeHands Kontor die Adressverwaltung und wählen im Aktionsmenu den Befehl Aus Adressbuch übernehmen aus. Die Datenübernahme ist derzeit nur aus dem Adressbuch in die interne Adressverwaltung von ShakeHands Kontor möglich.und/oder Lieferantenstatus zugeordnet werden. Das nachträgliche Zuordnen vorhandener interner Adressen zu bereits im Adressbuch bestehenden ist nicht möglich. Bei einem erneuten Import werden die bereits vorhandenen Adressen mit dem Status Vorhanden gekennzeichnet und in diesem Fall nur die Daten abgeglichen. Das bedeutet. Die erste Spalte heisst Status und zeigt beim ersten Import für alle Adressen den Wert Neu. Bei der Übernahme neuer Adressen sollte diesen im Anschluss ein Kunden. alle Adressen werden in ShakeHands Kontor als neue Datensätze angelegt. der umgekehrte Weg wird in einer späteren Version implementiert. ! Kapitel 11 Adressen . Es öffnet sich ein Dialog mit einer Listenansicht aller in der Gruppe MonKeyOffice gefundenen Adressen.Kunden und Lieferanten! 106 . Adressen aus dem Mac OS X-Adressbuch übernehmen Sie können Adressen aus dem Mac OS X-Adressbuch in die Adressverwaltung von ShakeHands Kontor übernehmen. Der Button Importieren startet die Datenübernahme. Um die Daten konsistent zu halten.

Konten. Auch das Anlegen einer Rechnung in der Auftragsverwaltung erzeugt einen Offenen Posten. Die OP-Verwaltung unterstützt sowohl die Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich als auch per Einnahmen-Überschussrechnung. Aufträge (Rechnungen und Gutschriften) Adressen (Matchcode. Direkte Buchungen auf Personenkonten werden ! Kapitel 12 Offene Posten! 107 . Die folgende Grafik verdeutlicht den Zusammenhang zwischen den einzelnen Bereichen. storniert werden. gibt es in ShakeHands Kontor eigene Verwaltungen (Listen und Eingabedialoge) für Ein. Diese Buchungen sind in den Buchungslisten und im Journal entsprechend gekennzeichnet und können nur über die OP-Verwaltung oder die Auftragsverwaltung geändert oder gelöscht bzw. Alle korrespondierenden Fibu-Buchungen werden dabei automatisch erzeugt.oder ausgängen und der dazugehörigen Zahlungen ausschliesslich über die OP-Verwaltung. ist das Verwenden der OP-Verwaltung im Debitorenbereich bereits vorgegeben. Zahlungsbedingungen) Offene Posten Debitoren OP-Zahlungen Debitoren Offene Posten Kreditoren OP-Zahlungen Kreditoren OP-Liste (Debitoren) OP-Liste (Kreditoren) Buchungen Auf Grund dieser Konzeption als eigenständigen Bereich ergibt sich eine Besonderheit gegenüber vielen anderen Buchführungsprogrammen: Während dort ein Offener Posten zumeist durch das einfache Bebuchen eines Personenkontos angelegt wird. ob Sie die OP-Verwaltung nutzen möchten oder nicht. dieser wiederum erzeugt automatisch die entsprechenden Buchungen. Sie möchten die OP-Verwaltung nutzen Dann erfolgen alle Buchungen bzgl. Auch wenn Sie ausserhalb der Auftragsverwaltung noch weitere Ausgangsrechnungen buchen möchten. Die OPVerwaltung stellt dabei einen weitgehend eigenständigen Bereich dar (rot umrandet). sollte dies immer über die OP-Verwaltung erfolgen. wobei die eigentlichen Journalbuchungen dabei automatisch im Hintergrund erzeugt werden.und Ausgangsrechnungen sowie Zahlungen. Rechnungsein. verhalten sich ansonsten aber wie manuell angelegte Buchungen. Im Bereich der Kreditoren können Sie selbst entscheiden. Kostenstellen.und Ausgangsrechnungen und entsprechenden Zahlungsvorgänge.Kapitel 12 Offene Posten Der Bereich Offene Posten (OP) umfasst erweiterte und komfortable Möglichkeiten zum Erfassen von Ein. Überlegungen vor dem Einsatz Da die Auftragsverwaltung in ShakeHands Kontor immer Offene Posten erzeugt.

Rechnungen mit mehreren Steuersätzen oder mit mehreren Erlöskonten oder mit wechselnden Kostenstellen zu erfassen. zumal es möglich ist. Offene Posten Debitoren Die Verwaltung für Debitoren-Rechnungen dient dem Erfassen. Aktionsmenu Neue Rechnung Rechnung Liste duplizieren aktualisieren Filtereinstellungen Hinweis: Die Verwaltung für Debitoren-Rechnungen dient nicht dem Anlegen von Kundenrechnungen wie bei einer Faktura bzw. bereits verwendete Personenkonten können den entsprechenden Adressen auch nachträglich zugeordnet werden. mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie (wie in den meisten anderen Listen auch) die standardmässig ausgeblendeten Spalten anzeigen lassen. Auftragsverwaltung. sondern dem Anlegen eines offenen Postens in der Buchhaltung. muss zur Sicherheit die Option 'Das direkte Buchen auf Sammelkonten verbuchen' aktiv sein. Über den Filter können Sie die Auswahl nach Bedarf einschränken. Die Liste zeigt Ihnen alle wichtigen Daten. Offene Posten mit einem negativen Betrag werden in der Spalt Art als Gutschrift (GS) markiert und rot hervorgehoben. mehrere Positionen in einer Rechnung zu erfassen. Tipp: In den Einstellungen. dass die Personenkonten nur über die OP-Verwaltung gebucht werden kann. Sie können die Debitoren-Rechnungen über den Menubefehl Erfassen/Debitoren-Rechnungen (OP) aufrufen. Informationen zum Erstellen von Kundenrechnungen finden Sie im Kapitel Die Auftragsverwaltung (ShakeHands Kontor und ShakeHands Faktura). Alle Informationen über die Zuordnung von Buchungen zu offenen Posten sowie zur IstVersteuerung werden in diesem Fall nicht mit übertragen. Ändern. Die erweiterten Auswertungen für offene Posten sowie das Mahnwesen sind dann nicht nutzbar. Sie möchten die OP-Verwaltung nicht nutzen In diesem Fall erfassen Sie alle Geschäftsfälle (wie evtl. ! Kapitel 12 Offene Posten! 108 . Diese Möglichkeit wird aber insbesondere dazu benötigt. bisher) über die normalen Buchungsdialoge durch direktes Bebuchen der Personenkonten. Für alle Kunden und Lieferanten müssen Adressen angelegt werden. Die Struktur ähnelt einer Kundenrechnung allerdings stark. Bereich Buchungseingabe. die Buchhaltung einer Firma durch einen Buchungsexport und -Import vollständig auf eine andere Datenbank zu übertragen. das Anlegen von Personenkonten erfolgt immer über die Adressverwaltung. Hinweis: Bei Nutzung der OP-Verwaltung ist es nicht mehr möglich. Löschen und Anzeigen von Ausgangsrechnungen und Ausgangsgutschriften. damit stellen Sie sicher.jetzt zu Unstimmigkeiten zwischen den entsprechenden Kontensalden der Fibu und den Salden der OP-Verwaltung führen.

Nach dem Eingeben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Adressauswahl. das Erlöskonto mit Steuersatz sowie die Kostenstellen werden sofort aus den hinterlegten Werten der Adresse übernommen. Voraussetzung dafür ist natürlich. somit ist eine schnelle Erfassung der Rechnungen gewährleistet (in der Regel schneller als im Buchungsdialog). Details zur effizienten Arbeit mit den Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick. Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Rechnungsliste verwenden oder Sie wählen den Befehl Neuer Offener Posten. um die Trefferliste zu reduzieren. Somit kann eine komplette Rechnung ohne buchhalterische Kenntnisse mit nur vier Eingaben erfasst und gebucht werden. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Im Normalfall bleibt nur noch die Eingabe des Rechnungsdatums. Die Dialoge der OP-Verwaltung sind ähnlich konfigurierbar wie die Buchungsdialoge... dass die entsprechenden Informationen in der Adressverwaltung hinterlegt sind. hier können Sie nahtlos weiter eingeben. Neuer Offener Posten erfassen Wenn Sie einen neuen Debitoren-OP erfassen möchten. die Währung. Mit der <Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. Tippen Sie die Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl. die Zahlungsbedingungen. Das Debitoren-Konto. ! Kapitel 12 Offene Posten! 109 . im OP-Menu eines Buchungsdialogs. dann klicken Sie auf den Button Neuen Offenen Posten anlegen (+). Debitor Hier wählen Sie den Rechnungsempfänger über den Matchcode der Adresse aus. ist aber nicht änderbar. Deb-Konto Das Debitoren-Konto wird nach der Auswahl eines Debitors zur Kontrolle angezeigt. Alle nicht oder selten benutzten Felder können deaktiviert werden. der Rechnungsnummer sowie des Gesamtbetrages und die Bestätigung mit OK oder OK & Weiter.Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Rechnungen zu ermitteln.

Mehrere Positionen werden hier nur benötigt. dann wird diese Rechnung als Gutschrift behandelt.) als Brutto. Diese Positionen in der OP-Verwaltung sind nicht identisch mit den Einzelpositionen (Artikeln oder Leistungen) einer Rechnung. Mit dem Sichern der Rechnung wird diese automatisch im Journal gebucht. Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung negativ ist. wenn Sie die Übersichtspalette geöffnet haben. Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Rechnung und kehren zur Listendarstellung zurück. Betrag Der Betrag der Position. diesen können Sie aber bei jeder Rechnung mit einem aktuellen Tages.oder Nettobetrag. Die folgenden Felder beziehen sich auf die Rechnungspositionen. Rechnungs-Nr. Die Vorbelegung ist der in der Währungsverwaltung eingetragene Kurs.o. Normalerweise das Liefer. auf mehrere Erlöskonten aufgeteilt werden soll oder unterschiedliche Kostenstellen beinhaltet. Referenz Die Referenz ist standardmässig deaktiviert. Eingaben in diesem Feld werden unverändert an das Referenzfeld der Buchung weitergegeben.oder Leistungsdatum (Pflichtbestandteil einer korrekten Rechnung). nämlich den Gesamtbetrag der Positionen. der Steuersatz wird aus dem Erlöskonto ermittelt und automatisch eingesetzt. je nach Einstellung (s. ReNr Die Rechnungsnummer wird in der Buchung zur Belegnummer und sollte in jedem Fall eingegeben werden. Eingabeart Wie im Buchungsdialog kann über diesen Button zwischen der Betragsangabe Brutto oder Netto gewechselt werden. Zahlungsbedingungen Die Zahlungsbedingungen werden aus der Adresse übernommen und sind standardmässig deaktiviert. so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. dann wird die Buchung dort entsprechend angezeigt: ShakeHands Balance ! Kapitel 12 Offene Posten! 110 . Währung und Kurs Die Währung wird aus der Adresse übernommen und ist standardmässig deaktiviert. wenn eine Rechnung mehrere Steuersätze beinhaltet. Debitor). Im Normalfall hat eine Rechnung als offener Posten genau eine Position. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Firmen-Standardwährung) auswählen. Kostenstellen Die Kostenstellen werden aus der Adresse übernommen und sind standardmässig deaktiviert.oder Belegkurs überschreiben. Steuer Das Steuerfeld ist standardmässig deaktiviert. Buchungstext Der Buchungstext ist standardmässig deaktiviert und wird automatisch eingesetzt (Rechnungsart. Datum Hier ist das für die Buchung massgebliche Datum einzugeben. Erlöskonto Das Erlöskonto wird aus der Adresse übernommen. Die Vorgaben können aber individuell für jede Rechnung überschrieben werden.

B. Offenen Posten löschen Um einen offenen Posten zu löschen. Minderungen (z. oder Sie drücken die Taste Backspace. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Offenen Posten bearbeiten Um einen vorhandenen Posten zu bearbeiten. welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden. Dies gilt für alle Geschäftsjahre des Mandanten. Sie können den Ausdruck über die Filtereinstellungen nach Bedarf einschränken. Offenen Posten duplizieren Um einen vorhandenen posten zu duplizieren. Wichtig: Das Bearbeiten oder Löschen eines offenen Postens ist nicht möglich. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Rechnungsliste und wählen den Befehl Duplizieren. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile.. OP-Zahlungen Debitoren Die Verwaltung für Debitoren-Zahlungen dient dem Erfassen. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu. Es werden die Posten gedruckt. Über den Filter können Sie die Auswahl der angezeigten Zahlungen nach Bedarf einschränken. ! Kapitel 12 Offene Posten! 111 . Aktionsmenu Neue Zahlung Liste Filtereinstellungen aktualisieren Die Zahlungsliste zeigt Ihnen alle Einzahlungen mit Betrag und evtl. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Skonti oder Verluste). Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). wählen Sie den Befehl Drucken.. wenn zu diesem bereits Zahlungen erfasst wurden.. im Aktionsmenu des Fensters bzw. im Aktionsmenu des Fensters oder im Kontextmenu der Zeile. Sie können die Debitoren-Zahlungen über den Menubefehl Erfassen/OP-Zahlungen Debitoren aufrufen. Löschen und Anzeigen von Zahlungseingängen. Rechnungsausgangsbuch drucken Um ein Rechnungsausgangsbuch zu drucken. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Rechnungen gelöscht.. da die offene Posten jahresübergreifend gültig sind... im Kontextmenu der Zeile. mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie (wie in den meisten anderen Listen auch) die standardmässig ausgeblendeten Spalten anzeigen lassen.. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Rechnungsliste und wählen den Befehl Löschen. das heisst. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Rechnungsliste und wählen den Befehl Bearbeiten.

! Kapitel 12 Offene Posten! 112 . Deb-Konto Das Debitoren-Konto wird nach der Auswahl eines Debitors zur Kontrolle angezeigt. Tippen Sie die Kontonummer oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl. Das Verfahren Zahlungen als ESR-Zahlungen einzulesen ist in einer späteren ShakeHands Kontor Version geplant. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Alle nicht oder selten benutzten Felder können deaktiviert werden. Details zur effizienten Arbeit mit den Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick.Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Zahlungen zu ermitteln. ist aber nicht änderbar.. um die Trefferliste zu reduzieren. Nach dem Eingeben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Adressauswahl.. Mit der <Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie den Kontenplan. dann klicken Sie auf den Button Neue OPZahlung (+). hier können Sie nahtlos weiter eingeben. im OP-Menu eines Buchungsdialogs. Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Zahlungsliste verwenden oder Sie wählen den Befehl Neue OP-Zahlung. Die Dialoge der OP-Verwaltung sind ähnlich konfigurierbar wie die Buchungsdialoge. Es wird automatisch die Rechnungsnummer der unten ausgewählten Rechnung eingesetzt. somit ist eine schnelle Erfassung der Zahlungen gewährleistet (in der Regel schneller als im Buchungsdialog). Neue OP-Zahlung Wenn Sie eine neue OP-Zahlung anlegen möchten. Debitor Hier wählen Sie den Debitor über den Matchcode der Adresse aus. die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. ReNr Die Rechnungsnummer ist standardmässig deaktiviert und wird in der Buchung zur Belegnummer.

wenn Sie die Übersichtspalette geöffnet haben. Unterhalb der OP-Liste wird jetzt die noch ausstehende Summe als Differenz angezeigt. der OK-Button ändert seine Beschriftung in Weiter. Währung und Kurs Die Währung wird aus der Adresse übernommen und ist standardmässig deaktiviert. auf welche die Teilzahlung angerechnet werden soll. Geben Sie das Zahlungsdatum ein und wählen Sie danach eine oder mehrere Rechnungen aus. Betrag Dies ist der tatsächliche Zahlungsbetrag. Mit dem Sichern der Zahlung wird diese automatisch im Journal gebucht. welche mit dieser Zahlung ausgeglichen werden sollen. Datum Hier ist das für die Buchung massgebliche Datum einzugeben. Die Vorbelegung ist der in der Währungsverwaltung eingetragene Kurs. dann wird die Buchung dort entsprechend angezeigt: Teilzahlungen erfassen In der Praxis werden Rechnungen mitunter in mehreren Teilen bezahlt. Eingaben in diesem Feld werden unverändert an das Referenzfeld der Buchung weitergegeben. diesen können Sie aber bei jeder Rechnung mit einem aktuellen Tages. Finanzkonto Das Finanzkonto wird aus der Adresse übernommen. so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. ShakeHands Balance Referenz Die Referenz ist standardmässig deaktiviert. Nach der Auswahl eines Debitors werden in der Liste alle offenen Posten zu diesem Debitor angezeigt. ! Kapitel 12 Offene Posten! 113 . Zahlungsart Die Zahlungsart wird aus der Adresse übernommen und bei Auswahl einer Rechnung mit der dort angegebenen Zahlungsart überschrieben.oder Belegkurs überschreiben. in diesem Fall gehen Sie bei der Erfassung folgendermassen vor: 1 Im Dialog Neue Debitoren-Zahlung geben Sie den Teilzahlungsbetrag manuell in das Betragsfeld ein und wählen danach die Posten (auch mehrere möglich) aus. dann wird der Betrag der unten ausgewählten Rechnung eingesetzt. Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Zahlung und kehren zur Listendarstellung zurück. Wenn das Feld leer bleibt. Manuelle Änderungen sind aber ebenso möglich. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung) auswählen. Die Gesamtsumme der ausgewählten Posten wird im Feld Betrag aktualisiert (nur solange dort keine manuelle Eingabe erfolgt ist).

! Kapitel 12 Offene Posten! 114 . Zahlungsbetrag also 511. Zahlung mit Minderungen erfassen Ein weiterer häufiger Grund für von der Rechnungssumme abweichende Zahlungsbeträge sind Minderungen wie Skonti oder Nachlässe auf Grund von Mängeln in der Lieferung oder der Leistung. 2 Klicken Sie auf den Button Weiter.10 Skonto. Unterhalb der OP-Liste wird jetzt die noch ausstehende Summe als Differenz angezeigt. Sie gelangen jetzt in den folgenden Dialog: 3 Wählen Sie hier die Option Weiterführen der Differenz als offenen Posten und bestätigen Sie mit OK. 0. auf welche die Minderung angerechnet werden soll.manuell in das Betragsfeld ein und wählen danach die Posten (auch mehrere möglich) aus.10 CHF): 1 Im Dialog Neue Debitoren-Zahlung geben Sie den tatsächlichen Zahlungsbetrag Fr. 510.. In diesem Fall gehen Sie bei der Erfassung folgendermassen vor (Beispiel wie vorher mit Fr. der OK-Button ändert seine Beschriftung in Weiter.

klicken Sie danach auf Weiter. 2 Klicken Sie auf den Button Weiter und wählen Sie im folgenden Dialog die Option Ausbuchen der Differenz als Minderung.4%. jedem Erlöskonto kann ein eigenes Minderungskonto zugewiesen werden. ebenso kann die Betragsaufteilung individuell angepasst werden. ! Kapitel 12 Offene Posten! 115 . Sie gelangen in den folgenden Dialog: Hier werden in der Liste alle Positionen der vorher ausgewählten Posten mit den dazugehörigen Erlöskonten angezeigt. Jeder Position bzw. Kto. 4090 ein. 3 Klicken Sie jetzt die erste Zeile an und geben Sie im Feld Mind-Konto das Konto für Gewährte Skonti U2.

oder Sie drücken die Taste Backspace. aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Zahlungsliste. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Zahlungsliste und wählen den Befehl Löschen. welche aktuell in ! Kapitel 12 Offene Posten! 116 . wählen Sie den Befehl Drucken. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die gewählten Zahlungen gelöscht. Zahlung bearbeiten Das nachträgliche Bearbeiten von Zahlungen ist nicht möglich. dann muss die Zahlung gelöscht und neu angelegt werden. 4 Bestätigen Sie mit OK. Zahlung löschen Um Zahlungen zu löschen. Das Programm merkt sich die gewählten Minderungskonten (basierend auf der Minderungsart und dem Steuersatz) und setzt diese beim nächsten Ausbuchen dieser Minderungsart automatisch ein. Die von den betroffenen Zahlungen ausgeglichenen offenen Posten sind danach wieder vorhanden. Es werden die Zahlungen gedruckt. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden... Wenn Änderungen notwendig sind.. Diese Eingabe ist nur beim ersten Ausbuchen einer bestimmten Minderungsart notwendig. im Aktionsmenu des Fensters bzw. im Kontextmenu der Zeile.. da ja die von der Zahlung bereits ausgeglichenen Offenen Posten nicht mehr vorhanden sind. Die Minderung wird in der Zahlungsliste ausgewiesen und erscheint auch als entsprechende Buchung im Journal. Zahlungsliste drucken Um eine Zahlungsliste zu drucken.

Die Buchungen der OP-Verwaltung Die eigentlichen Fibu-Buchungen der Offenen Posten werden beim Anlegen oder Ändern von Offenen Posten und der dazugehörigen Zahlungen automatisch erzeugt. Je nach verwendeter Gewinnermittlungsart unterscheiden sich die erzeugten Buchungen aber. OP-Zahlungen Kreditoren Die Arbeit mit OP-Zahlungen für Kreditoren entspricht dem Arbeiten im Bereich OP-Zahlungen für Debitoren und kann dort entsprechend nachgelesen werden. wie nachfolgend dargestellt. ! Kapitel 12 Offene Posten! 117 . Die Umsatzsteuer wird dabei automatisch entsprechend den Firmenvorgaben und Kontoeinstellungen gebucht.der Bildschirmliste angezeigt werden. Sie können den Ausdruck über die Filtereinstellungen nach Bedarf einschränken. Offene Posten Kreditoren Die Arbeit mit Kreditoren-OPs entspricht dem Arbeiten im Bereich Debitoren-OPs und kann dort entsprechend nachgelesen werden. das heisst.

Gewinnermittlung BE mit Bilanz u.B. Erfolgsrechnung (Ist-Versteuerung) Buchung beim Rechnungsausgang (OP-Debitoren): Debitor an Erlös + Umsatzsteuer nicht fällig Buchung beim Zahlungseingang (Debitoren-Zahlung): Finanzkonto an Debitor Umsatzsteuer nicht fällig ! Kapitel 12 Offene Posten! 118 . Erfolgsrechnung (Soll-Versteuerung) Buchung beim Rechnungsausgang (OP-Debitoren): Debitor an Erlös Buchung beim Zahlungseingang (Debitoren-Zahlung): Finanzkonto an Debitor Buchung beim Zahlungseingang mit Minderung (z. Skonto): Kreditor an Finanzkonto + Skontoertrag Gewinnermittlung BE mit Bilanz u. Skonto): Finanzkonto + Skontoaufwand an Debitor Buchung beim Rechnungseingang (OP-Kreditoren): Aufwand an Kreditor Buchung beim Zahlungsausgang (Kreditoren-Zahlung): Kreditor an Finanzkonto Buchung beim Zahlungsausgang mit Minderung (z.B.

B.B. an Umsatzsteuer Buchung beim Zahlungseingang mit Minderung (z. Buchung beim Zahlungseingang (Debitoren-Zahlung): Finanzkonto an Erlös Buchung beim Zahlungseingang mit Minderung (z. Buchung beim Zahlungsausgang (Kreditoren-Zahlung): Aufwand an Finanzkonto Buchung beim Zahlungsausgang mit Minderung (z. da der Rechnungsausgang steuerlich nicht relevant ist. da der Rechnungseingang steuerlich nicht relevant ist. Skonto): Aufwand an Finanzkonto + Skontoertrag ! Kapitel 12 Offene Posten! 119 . Gewinnermittlung Einnahmen-Überschussrechnung Buchung beim Rechnungsausgang (Debitoren-OP): Es erfolgt keine Buchung. Skonto): Finanzkonto + Skontoaufwand an Debitor Umsatzsteuer nicht fällig an Umsatzsteuer Die Buchungen bei Kreditoren-OPs und -Zahlungen sind identisch mit den entsprechenden Buchungen bei Sollversteuerung.B. Skonto): Finanzkonto + Skontoaufwand an Erlös Buchung beim Rechnungseingang (Kreditoren-OP): Es erfolgt keine Buchung.

Durch das Markieren einer oder mehrerer Artikelgruppen wird die Artikelliste auf die Artikel und Leistungen eingeschränkt.oder Leistungsgruppen gegliedert. Ausserdem existiert noch eine optionale Detailansicht für den gerade ausgewählten Artikel. Sie erreichen die Artikelverwaltung unter dem Menubefehl Verwalten/Artikel und Leistungen: Aktionsmenu für Gruppen Aktionsmenu für Artikel Neuer Artikel Artikel Liste aktu- Direkt Suchfeld duplizieren alisieren Liste der Liste der Artikel Übersicht für den ausgewählten Artikel Artikelgruppen Im linken Bereich des Fensters befinden sich die hierarchisch gegliederten Artikelgruppen. welche zu den gewählten Gruppen gehören. Artikelgruppen Alle Artikel und Leistungen sind in hierarchische Artikel. Die Artikelgruppen erfüllen jedoch eine weitaus wichtigere Funktion: Sie stellen die Verbin- ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 120 . Diese werden in der Artikelverwaltung erfasst und organisiert. Rechts wird die Artikelliste dargestellt.Kapitel 13 Artikel und Leistungen Die Artikelverwaltung Der Bereich Auftragsverwaltung in ShakeHands Faktura erlaubt beim Anlegen von Angeboten oder Rechnungen u.a. Dies dient auf den ersten Blick natürlich der besseren Organisation und Suche nach bestimmten Artikeln. den Zugriff auf vordefinierte Stammartikel oder -leistungen. Innerhalb dieser Vorauswahl lässt sich die Artikelliste noch weiter über die Eingabe eines Suchbegriffs einschränken. darüber das Aktionsmenu zum Bearbeiten dieser Gruppen. darüber das Aktionsmenu zum Bearbeiten der Artikel sowie weitere Buttons und das Feld für die Direktsuche in der Artikelliste.

dass in Aufträgen die richtige Umsatzsteuer berechnet wird und beim Speichern einer Rechnung der Umsatz korrekt verbucht wird. welcher bei Ihren Verkaufsartikeln in Rechnung gestellt werden muss. Bezeichnung Die Bezeichnung muss die Gruppe eindeutig kennzeichnen. programmseitig gibt es keine Unterschiede bei der weiteren Verwendung. Art Hier wählen Sie zwischen Artikelgruppe und Leistungsgruppe. brauchen Sie mindestens für jeden Steuersatz. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 121 .dung der in Rechnungen fakturierten Artikel oder Leistungen zur Buchhaltung her. eine Artikelgruppe (Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen können nicht der gleichen Gruppe zugeordnet werden). und damit auch die korrekte Umsatzbesteuerung der Verkäufe. Beide Arten werden in Listen mit eigenen Symbolen gekennzeichnet. ist allerdings erst für die Verwendung in späteren Versionen vorgesehen. wählen Sie in der Artikelverwaltung den Befehl Neue Gruppe im Aktionsmenu über der Gruppenliste oder im Kontextmenu.oder Leistungsgruppe anzulegen. Jeder Artikel muss einer Artikelgruppe zugeordnet werden. Neue Artikelgruppe anlegen Um eine neue Artikel. Selbst wenn Sie keine weitergehende hierarchische Organisation Ihrer Artikelgruppen benötigen. Wichtig: Da die Buchhaltung innerhalb von ShakeHands Faktura automatisch mit der Auftragsbearbeitung synchronisiert wird. ist ein Arbeiten ohne sinnvoll angelegte Artikelgruppen nicht möglich. Über die Informationen in den Artikelgruppen (und nur darüber) wird die Zuordnung der Artikel zu den Erlöskonten der Buchhaltung festgelegt. Das in der Gruppe hinterlegte Erlöskonto sorgt dafür. Kurzbezeichnung Die Kurzbezeichnung muss die Gruppe ebenfalls eindeutig kennzeichnen. Die Unterscheidung dieser beiden Gruppenarten dient derzeit ausschliesslich der Organisation.

Neu ab der 2010er Version ist. Die hierarchische Organisation der Artikelgruppen erfolgt direkt in der Gruppenliste per Drag & Drop mit der Maus. Die Gruppenhierarchie bearbeiten Die hierarchische Organisation der Artikelgruppen erfolgt direkt in der Gruppenliste per Drag & Drop mit der Maus.. Artikelgruppe bearbeiten Um eine vorhandene Artikelgruppe zu bearbeiten.. Obergruppe Dieses Feld ist nicht erfassbar.. sondern zeigt bei Zugehörigkeit zu einer übergeordneten Gruppe deren Bezeichnung an. Klicken Sie dazu die gewünschte Gruppe an und verschieben Sie diese mit gedrückter Maustaste in eine andere Gruppe. Erlöskonten Beim Anlegen einer neuen Gruppe werden hier die Konten aus den Fakturavorgaben übernommen. Ist für Unternehmen mit Sitz nur in der Schweiz unerheblich. im Kontextmenu der Zeile. im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Zeile. oder Sie drücken die Taste Backspace. Beschreibung Diese Angabe ist optional und dient der Aufnahme weiterer interner Informationen zu dieser Gruppe.. Beim Verwenden von Artikeln dieser Gruppe in der Auftragsverwaltung werden die zum Buchen benötigten Konten aus der Liste Erlöskonten übernommen. Mit dem OK-Button sichern Sie die neue Gruppe und kehren zur Listendarstellung zurück. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 122 . Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. ist es nicht notwendig. Erlöskonto Ausland Hier wird das Erlöskonto für Verkäufe ins sonstige Ausland hinterlegt. Erlöskonto EU-Ausland Hier wird das Erlöskonto für Verkäufe im innergemeinschaftlichen Gebiet (EU) hinterlegt. Um eine vorhandene Gruppe zu duplizieren. Artikelgruppe duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe einer Artikelgruppe ersparen. in diesem Fall werden die benötigten Konten in den Fakturavorgaben gesucht und verwendet. Bei geöffneter Infopalette ist das Suchen und Auswählen des Konto direkt im Kontenplan möglich. Wenn Sie also mit den dort definierten Standardkonten auskommen. im Aktionsmenu bzw. die Konten in jeder Artikelgruppe einzeln zu pflegen. sondern eine ähnliche und bereits bestehende Gruppe duplizieren. Artikelgruppe löschen Um eine Artikelgruppe zu löschen. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. wenn Sie diese nicht komplett neu anlegen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die gewählte Gruppe gelöscht. Mit dem entsprechenden Button können Sie diese Übernahme jederzeit aktualisieren. im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Zeile. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Gruppenliste und wählen den Befehl Gruppe löschen. Erlöskonto Inland Hier wird das Erlöskonto für Verkäufe im Inland hinterlegt.. Innerhalb einer Gruppe werden die Positionen der Untergruppen über ihre alphabetische Sortierung festgelegt. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Gruppenliste und wählen den Befehl Gruppe bearbeiten. markieren die gewünschte Zeile in der Gruppenliste und wählen den Befehl Gruppe duplizieren. diese Position lässt sich per Drag & Drop nicht verändern.. das Sie die Konten in der Artikelgruppe auch leer lassen können.

Voraussetzung für das Erfassen von Artikeln ist das Anlegen der benötigten Artikelgruppen. Details dazu finden Sie im vorherigen Abschnitt. Artikel und Leistungen Die Artikelverwaltung in ShakeHands Faktura unterscheidet zwischen Artikeln und Leistungen. dann klicken Sie in der Artikelverwaltung auf den Button Neuer Artikel (+). EAN-Code oder Gewicht). Bei Leistungen sind bestimmte Felder in der Artikelbearbeitung gesperrt (z. Nur Artikel mit dem Status Verkauf werden z. Es öffnet sich der Assistent zur Artikelbearbeitung: Bereich „Kennzeichen“ Art Hier wählen Sie zwischen Artikel und Leistung aus. Neuen Artikel anlegen Wenn Sie einen neuen Artikel anlegen möchten. Der Einfachheit halber wird nachfolgend zumeist nur noch von Artikeln gesprochen. ob der Artikel beim Ausdrucken von Preislisten berücksichtigt wird oder nicht. Bestehende Artikel erhalten bei der Datenkonvertierung von einer älteren Version automatisch beide Status. die Auswahllisten werden also übersichtlicher. Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Artikelliste verwenden.B. wenn ihr Artikel oder Leistungen zugeordnet sind oder wenn bereits Auftragspositionen zu dieser Gruppe existieren.Wichtig: Das Löschen einer Artikelgruppe ist nicht möglich. In Preisliste aufnehmen Mit dieser Option steuern Sie.B. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 123 . Verkauf/Einkauf Diese Statusfelder dienen dem Zuordnen des Artikels zu den Bereichen Verkauf und/oder Einkauf und werden auch in den Artikellisten angezeigt. wenn sie weitere Untergruppen enthält. jetzt bei der Artikelauswahl in einer neuen Rechnung aufgelistet.

so deaktivieren Sie diese Option. dann wird die Artikelnummer. in welcher der Artikel geliefert wird (z.5 kg ein. Einheit Optionale Angabe der Einheit. Liter. Artikelnummer Die Artikelnummer muss eindeutig sein und kann vom Programm automatisch vergeben werden. dann erzeugt das Programm beim Sichern automatisch einen Matchcode aus verschiedenen Feldern des Artikels. Wenn hier bei einem neuen Artikel nichts eingetragen wird. Der Eingabeassistent listet als Hilfe alle bisher verwendeten Hersteller auf und ermöglicht eine schnelle Auswahl. kann mehrfach verwendet werden. kg. Matchcode Der Matchcode ist das zentrale Sortier. Bezeichnung Die normale Bezeichnung des Artikels. basierend auf dem jeweiligen Nummernkreis.250 kg eingegeben wurde. Die nachfolgende Option Gewicht entspricht ist standardmässig auf 1 Mengeneinheit eingestellt. Die Artikelgruppen legen die Art der Umsatzbesteuerung und das Erlöskonto für diesen Artikel fest (siehe vorherigen Abschnitt). die Einheit Stück ist und bei Gewicht 0. Grösse /Verpackung Die Grösse wird optional auch in Auswahllisten dargestellt. bei Gewicht entspricht die Standardpackungsgrösse von 500 (Blatt). Der Eingabeassistent listet als Hilfe alle bisher verwendeten Einheiten auf und ermöglicht eine schnelle Auswahl.). Es existieren separate Nummernkreise für Artikel und Leistungen. Wenn Sie die Artikelnummer individuell vergeben möchten. auf welche die Buchung der entsprechenden Artikelumsätze erfolgt. Eine eindeutige Unterscheidung ist über den Matchcode gegeben. Packung. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 124 . Artikelgruppe Hiermit ordnen Sie den Artikel einer zuvor angelegten Artikelgruppe zu. Wenn also z. daraufhin wird das Feld Artikelnummer erfassbar. Beispiel: Sie verkaufen Kopierpapier. Gewicht in kg Diese Angabe wird verwendet.B. Voraussetzung dafür ist die entsprechende Einstellung der gewünschten Nummernkreise unter Verwalten/Nummernkreise. Stück. Beschreibung Eine Artikelbeschreibung ist optional. Kauft ein Kunde jetzt die Großpackung mit 1000 Blatt. Hiermit haben Sie die Möglichkeit. Stunden usw. wird in Aufträgen die Bezeichnung an deren Stelle verwendet.und Auswahlkriterium für einen Artikel. Wenn die Checkbox Automatisch neu erzeugen aktiviert ist. errechnet das Programm trotzdem das korrekte Gesamtgewicht: Menge (1000) / Gewicht pro Mengeneinheit (500) * Gewicht (2. in Aufträgen das korrekte Gewicht beim Verkauf identischer Artikel in unterschiedlichen Mengeneinheiten zu ermitteln. wiegt ein Stück 250 g. um in Lieferscheinen unter Berücksichtigung der Liefermengen das Gesamtgewicht zu berechnen und anzuzeigen. Beim Gewicht geben Sie 2. vom Programm vergeben. Kostenstelle Hier ist die optionale Angabe einer Kostenstelle möglich.5) = 5 kg Hersteller Optionale Angabe eines Herstellers für diesen Artikel. wenn keine vorhanden ist. Er ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein.B.

B. Hier bilden wir eine verständliche Version ab die mit festen Preisen oder %-Ansätzen vom Einkaufspreis bis zum Verkaufspreis eine durchgehende Kalkulation bilden. die Umsatzsteuer wird über die Angabe der Artikelgruppe des Artikels gesteuert. Wählen Sie die für Sie gültige kalkulatorische Stufe pro Artikel über die Radiobuttons links an der jeweiligen Zeile. EAN-Code EAN steht für International Article Number (früher European Article Number) und ist eine eindeutige Produktkennzeichnung für Handelsartikel. wie die Anzahl Unternehmen die Preise kalkulieren. Optional lassen sich dann im Bereich VK-Preise beliebig viele weitere Verkaufspreise anlegen (Staffelpreise und Kundenpreise).h. Die Preiskalkulation ist fast so vielfältig.und Verkaufspreise (EK und VK). die zur Erfassung möglich sind. Hersteller-Nr/Hersteller-URL Diese Angaben ermöglichen eine bessere Hersteller-Zuordnung. damit schalten Sie die Felder frei. Preis EK Dies ist der direkte Einkaufspreis. Die Angabe ist optional. In einer späteren Ausbaustufe werden wir die Masseinheiten und Währungen in der Kalkulation mitberücksichtigen. d. dass die Kalkulationsbasis heute von der Artikelwährung und der Mengeneinheit ausgeht. Optional kann der Sperrgrund vermerkt werden. Steuersatz Dieses Feld ist nicht erfassbar. welcher vom Lieferanten berechnet wird. direkt auf die entsprechenden Produktinfos des Herstellers verlinken. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 125 . alle anderen sind dann kalkulatorische berechnete Felder. Artikel ist gesperrt Gesperrte Artikel erscheinen nicht im Assistenten zur Artikelauswahl und lassen sich daher nicht in neue Aufträge übernehmen. diese lassen sich unabhängig voneinander auf Netto.oder Bruttobasis kalkulieren. Auf der zweiten Seite des Artikeldialogs erfassen Sie alle preisrelevanten Angaben: Bereich „Kalkulation“ Hier kalkulieren Sie die nominalen Einkaufs. die URL kann z.

In einer weiteren Ausbaustufe werden Sie Preise Kundengruppen zuordnen können. Beispiel VK: Sie verkaufen Kopierpapier.50 CHF pro Mengeneinheit 500 Blatt. Transportkosten. Aufwand EK. welcher als Basis für die Berechnung der Verkaufsmargen verwendet wird. Marge % Die Marge lässt sich als fester Betrag oder prozentual angeben. neben der Bezeichnung definiert sie insbesondere die Berechnungsart (Brutto oder Netto) sowie die Art der Margenangabe (Betrag. Eine Preisliste kann als Standard gekennzeichnet werden.00 CHF.und Verkaufsseite zu gewährleisten.50) = 7. Marge. In beiden Fällen folgt der VK Gesamt einer Änderung des Einkaufspreises automatisch. Aufwand EK % Hier lässt sich ein zusätzlicher Aufwand in Verbindung mit dem Einkauf dieses Artikels abbilden (z. errechnet das Programm den korrekten Gesamtpreis: Menge (1000) / Preis pro Mengeneinheit (500) * Preis (3. Umverpackungen. Beim Kunden in den Adressvorgaben. Sie können Kundenpreise für einen einzelnen Kunden. Verkaufspreise Über den Button + unterhalb der Liste fügen Sie eine Zeile für einen neuen VK-Preis hinzu. diese wird automatisch beim Anlegen eines neuen Auftrags voreingestellt und gilt für die Preise dieses Auftrages. Wenn Sie das Feld Preis gilt für frei lassen. Hiermit haben Sie die Möglichkeit. Eine Preisliste ist eine Sammlung von Preisen zu einem oder mehreren Artikeln. in Aufträgen auch den korrekten Preis beim Verkauf identischer Artikel in unterschiedlichen Mengeneinheiten zu ermitteln oder eine korrekte Margenberechnung bei unterschiedlichen Mengeneinheiten auf Einkaufs. so gilt der Preis für alle Kunden. Preise mit zugeordnetem Kunden werden nur bei diesem Kunden verwendet und bleiben ansonsten unberücksichtigt. Preislisten Das Anlegen von Preislisten (unter dem Menubefehl Verwalten/Preislisten) ist Voraussetzung für die Arbeit im Bereich VK-Preise. Auf diese Weise können Sie beliebig viele Preise für alle Kunden oder für bestimmte Kunden anlegen. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 126 . Verzollung o.). Kauft ein Kunde jetzt die Großpackung mit 1000 Blatt.B.ä. Über das Pfeilsymbol oder die Cursor-Taste Pfeil nach unten öffnen Sie den Eingabeassistenten für Adressen und können hier eine Adresse suchen und übernehmen. bei Preis entspricht die Standardpackungsgröße von 500 (Blatt). Preis entspricht Diese Optionen sind standardmässig auf 1 Mengeneinheit eingestellt. EK Gesamt Das ist der kalkulatorische Gesamt-Einkaufspreis. VK Gesamt Bei der Eingabe eines konkreten Verkaufspreises ist dieser unabhängig von Änderungen des Einkaufspreises. welche sich über die Mengenangabe unterscheiden. Prozent oder Endpreis) für alle gelisteten Preise. kann der Wert der Preisliste zudem vorgegeben werden. Bereich „VK-Preise“ In diesem Bereich verwalten Sie spezielle Verkaufspreise zum aktuellen Artikel auf der Grundlage von Preislisten. Der VK-Gesamt beträgt 3. Preise für alle Kunden einrichten.

Bereich „Bilder“ ShakeHands Faktura ermöglicht das Speichern beliebig vieler Bilder zu jedem Artikel. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 127 . 5. Buchen Sie eine Belegposition wird bei erreichen der Mengen automatisch der Mengenstaffelpreis in die Position übernommen und angezeigt. Kontor Balance Bereich „Lager“ Dieser Bereich dient der Lagerverwaltung für diesen Artikel. die 2 Stück ist nur für den Kunden Alhambra Society Association gültig nicht für alle anderen Kunden). Das Beispiel oben zeigt einige Möglichkeiten: Die eingestellte Preisliste Hoch definiert zunächst einmal einen generellen Staffelpreis für alle Direktkunden (ab 1. 10 Stück. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Bestandsführung für Artikel.

Sie haben im Druckformular Zugriff auf die ersten drei Bilder des Artikels. sonst gibt DrawPicture evtl. 10) endif Es muss geprüft werden. Ausdrucken von Artikelbildern Artikelbilder können in Artikellisten ausgegeben werden. ob überhaupt ein Bild vorhanden ist. der Code zum Ausgeben des ersten Artikelbildes lautet z. ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 128 . Artikel mit Bildern werden in der Artikelliste gekennzeichnet. Artikelbilder können hier auch mit ausgedruckt werden (nur das jeweils erste Bild in der Liste). In diesen Feldern wird nicht das Bild selbst übergeben.: if ( ART_Bild1 <> 0 ) DrawPicture("*" + NumToText(ART_Bild1). Artikelbilder können nur innerhalb des Bereichs TableRow gedruckt werden. 10. Die Bildreferenz wird in den Datentyp Text umgewandelt und mit einem vorangestellten * als Bildname an DrawPicture übergeben. beliebige Notizen und Informationen zu diesem Artikel einzugeben. durch dieses Verfahren bleibt die Geschwindigkeit der Druckausgabe weitgehend unabhängig von der Anzahl und der Grösse der Bilder. die Datenfelder dafür sind ART_Bild1. Die Möglichkeiten entsprechen der bereits vorhandenen Bildverwaltung für die Formularbilder.B. sondern nur eine interne Referenznummer für dieses Bild. ART_Bild2 und ART_Bild3. Das derzeitige Verfahren ist dabei als Übergangslösung anzusehen. Erst beim tatsächlichen Verwenden eines Bildes in einem Zeichenbefehl wird das Bild über die Referenznummer identifiziert und aus der Datenbank geladen. Bereich „Infos“ Auf der letzten Seite des Artikeldialogs haben Sie die Möglichkeit. eine Fehlermeldung aus. für spätere Versionen wird sich dieses voraussichtlich noch ändern.

oder Sie drücken die Taste Backspace..B.. Artikel duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe neuer Artikel ersparen. sondern einen ähnliche und bereits bestehenden Artikel duplizieren. Mehrere Artikel ändern Beim Bearbeiten von Artikeln kann es vorkommen. Mit dem OK-Button sichern Sie den neuen Artikel und kehren zur Listendarstellung zurück. dann hätten Sie mit dem aufeinander folgenden Öffnen eines jeden Artikels. gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Artikelliste und wählen den Befehl Artikel löschen. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschten Zeilen in der Artikelliste und wählen den Befehl Mehrere Ändern. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der gewählte Artikel gelöscht. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Artikelliste und wählen den Befehl Artikel bearbeiten. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste.. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). Um einen vorhandenen Artikel zu duplizieren. Sie markieren die gewünschten Zeilen und drücken die Leertaste. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. wenn Sie diese nicht komplett neu anlegen. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Artikelliste und wählen den Befehl Artikel duplizieren. für 40 Artikel eines Herstellers die Herstellerbezeichnung ändern möchten.. dass man bestimmte Eigenschaften mehrerer Artikel gleichzeitig ändern möchte. Artikel bearbeiten Um einen vorhandenen Artikel zu bearbeiten. Es öffnet sich das Fenster Mehrere Artikel ändern: ! Kapitel 13 Artikel und Leistungen! 129 . im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeilen. Artikel löschen Um einen Artikel zu löschen.. Wenn Sie z.. Um mehrere Artikel gleichzeitig zu bearbeiten. Eleganter und sehr viel schneller geht dies mit dem Befehl Mehrere Ändern. dem Ändern des Herstellers und dem anschliessenden Sichern eine Weile zu tun... im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile.

Im rechten Teil finden Sie alle Artikel-Datenfelder, welche über Mehrere Ändern beeinflusst werden können. Das Besondere sind die Checkboxen vor den eigentlichen Eingabefeldern: Da es möglich sein muss, nur bestimmte Felder der ausgewählten Artikel zu ändern, müssen Sie diese Felder mit den Checkboxen zuerst aktivieren. Nach dem Öffnen des Fensters sind alle Felder deaktiviert, damit würde sich beim Klick auf OK an den Artikeln nichts ändern. Wenn Sie also wie im obigen Beispiel den Hersteller der Artikel ändern möchten, dann setzen Sie die Checkbox vor der Bezeichnung Hersteller und tragen den neuen Namen in das jetzt aktivierte Eingabefeld ein. Mit dem OK-Button können Sie die Änderung in die ausgewählten Artikel übertragen. Die deaktivierten Felder der Artikel werden nicht geändert. Achtung: Vor dem Ausführen der Aktion erscheint eine Sicherheitsabfrage, welche die zu ändernden Felder noch einmal anzeigt, überprüfen Sie diese bitte genau. Das unbeabsichtigte Setzen einer Aktivierungs-Checkbox bei einem Feld, welches gar nicht geändert werden soll, führt zum Löschen des Feldinhaltes in allen ausgewählten Datensätzen und ist nicht rückgängig zu machen.

Artikel- oder Preislisten drucken
Um Artikel- oder Preislisten (nur Nominalpreise) zu drucken, wählen Sie den Befehl Drucken... aus dem Aktionsmenu oder aus dem Kontextmenu der Artikelliste und das gewünschte Druckformular. Alternativ können Sie auch den Drucken-Befehl aus der Menuzeile der Anwendung verwenden. Es werden die Artikel gedruckt, welche aktuell in der Bildschirmliste angezeigt werden, das heisst, Sie können den Ausdruck über die Vorauswahl nach Artikelgruppen sowie den Suchbegriff einschränken..

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Kapitel 13 Artikel und Leistungen!

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Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung

ShakeHands Faktura enthält einen eigenen Programmbereich zum Erstellen und Verwalten von Aufträgen. Der Begriff Auftrag ist dabei übergeordnet gemeint und bezeichnet alle Dokumente, welche zum Abwickeln eines kompletten Auftrags benötigt werden, in diesem Fall Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften. Der grosse Vorteil liegt in der nahtlosen Integration der Auftragsverwaltung in die Buchhaltung. Beim Anlegen einer Rechnung z.B. wird automatisch ein Offener Posten angelegt sowie der entsprechende Buchungssatz im Journal erzeugt. Auch komplexere steuerliche Anforderungen stellen für ShakeHands Faktura kein Problem dar: Eine Rechnung kann beliebig viele Steuersätze enthalten, ebenso können einzelne Artikel einer Rechnung auf unterschiedliche Erlöskonten und Kostenstellen gebucht werden. Aufträge können weitergeführt werden (aus einer Auftragsbestätigung wird z.B. eine Rechnung erzeugt), und diese Weiterführung kann über die Beleghistorie sichtbar gemacht werden. Stammdaten wie Adressen oder Artikel können direkt aus der Auftragserfassung heraus angelegt oder bearbeitet werden.

Aktionsmenu

Die Auftragsverwaltung
Sie erreichen die Auftragsverwaltung unter dem Menubefehl Erfassen/Aufträge: Neuer Auftrag Auftrag Liste Auftrag drucken Filter- Direktsuchfeld

duplizieren aktualisieren

einstellungen

Auftrag ist Entwurf

Vorbeleg vorhanden

Auftrag wurde weitergeführt

Positionen des markierten Auftrags

Die Auftragsliste zeigt Ihnen alle wichtigen Daten, mit dem Tastenkürzel <Shift>+<ESC> können Sie (wie in den meisten anderen Listen auch) die standardmässig ausgeblendeten Spalten anzeigen lassen. Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Aufträge zu ermitteln, markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

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Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung!

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Aufträge filtern oder suchen
Um die in der Auftragsliste angezeigten Aufträge nach bestimmten Merkmalen zu filtern oder um Aufträge zu suchen klicken Sie auf den Button mit dem Filtersymbol oberhalb der Liste. In dem sich öffnenden Dialog können Sie jetzt sehr detailliert den Zeitraum, Auftragsstatus und/oder Inhalt der gewünschten Aufträge festlegen. Die mit den Filtereinstellungen gefundene Auswahl lässt sich über die Eingabe von Suchbegriffen im Direkt-Suchfeld noch verfeinern. Gesucht wird dabei in den Feldern Auftragsnummer, Empfänger, Notiz, Artikel-Nr, Warengruppe, Hersteller, Matchcode, Beschreibung und Bezeichnung.

Fakturavorgaben

Unter dem Menubefehl Verwalten/Fakturavorgaben erreichen Sie die Grundeinstellungen für den Bereich der Auftragsverwaltung:

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Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung!

132

Bereich „Allgemein“
Standardfakturierungsart Hiermit schalten Sie zwischen Brutto- und Nettofakturierung um. Diese Voreinstellung kann individuell in jedem Auftrag geändert werden, ausserdem lässt sich die Fakturierungsart für jeden Kunden separat hinterlegen. Nachkommastellen Einzelpreis und Menge Hiermit können Sie die Anzahl der Nachkommastellen in den Auftragspositionen bei den Feldern Einzelpreis und Menge auf bis zu vier erhöhen. Dies ermöglicht die Fakturierung von Massenartikeln, welche eine höhere Genauigkeit bei der Preis- oder Mengenangabe benötigen. Standard-Auftragsart Die hier eingestellte Auftragsart wird beim Anlegen eines neuen Auftragsdokuments vorgegeben.

Bereich „Standard-Erlöskonten“
Beim Anlegen von neuen Artikelgruppen können die Erlöskonten automatisch hinterlegt werden. Grundlage dafür ist die korrekte Einstellung der Standard-Erlöskonten in den Fakturavorgaben:

Der Button Standardkonten des aktuellen Kontenplans eintragen funktioniert nur für Käfer und KMU Kontenpläne. Wichtig: Nach dem Update von einer 2009er Version sollten Sie die Fakturavorgaben einmal öffnen und die Konteneinstellungen vornehmen. Dies geschieht nicht automatisch. Beim Anlegen einer neuen Firma dagegen werden die Standardeinstellungen aus der Vorlagendatenbank übernommen.

Die Bereiche „Angebot“ bis „Gutschrift“
Hier lassen sich, für jede Auftragsart getrennt, verschiedene Vorgaben zur Übernahme bestimmter Daten in einen neuen Auftrag einstellen. Über das Kontextmenu der Eingabefelder haben Sie Zugriff auf die vorhandenen Textbausteine. Die Textbausteine lassen sich unter Verwalten/Textbausteine bearbeiten oder via Kontextmenu (rechte Maustaste) übernehmen.

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Kapitel 14 Aufträge - Vom Angebot zur Rechnung! 133

Kontor Balance Bereich „Bestandsführung“ Die hier angebotenen Einstellungen betreffen die Verwaltung des Lagers und werden im Zusammenhang mit den Erläuterungen zur Bestandsführung in diesem Handbuch beschrieben. Es öffnet sich der Assistent zur Auftragsbearbeitung: Kennzeichen Auf dieser Seite werden vorwiegend die Angaben zur Auftragsart und zum Kunden erfasst: ! Kapitel 14 Aufträge . Neuen Auftrag anlegen Wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten. dann klicken Sie in der Auftragsverwaltung auf den Button Neuer Auftrag (+).Vom Angebot zur Rechnung! 134 . Alternativ können Sie den Befehl Neu im Aktionsmenu oder im Kontextmenu der Auftragsliste verwenden.

Hier würden sonst bei jedem Zwischenspeichern entsprechende Korrekturen in der Buchhaltung erfolgen. dass beim Speichern des Auftrags kein Offener Posten und keine Buchung erzeugt wird. Die Anzeige ist nur eine Vorschau auf die nächste zu vergebende Auftrags-Nr zum Zeitpunkt des Befehls Neuer Auftrag.Vom Angebot zur Rechnung! 135 . neben dem Eingabefeld wird der manuelle Eingabemodus aktiviert. Danach muss mindestens ein Teil der Rechnungsnummer eine fortlaufende und eindeutige Zählung darstellen. bei umfangreichen Rechnungen. Danach entfernen Sie das Häkchen bei Entwurf und speichern erneut. Auftragsbestätigung. erst jetzt wird auch die Buchhaltung synchronisiert. Wenn ein anderer Benutzer jetzt einen neuen Auftrag sichert. bevor Sie Ihre Eingaben bestätigen. hier können Sie nahtlos weiter eingeben. Die Auftrags-Nr ist ein Pflichtfeld und muss eindeutig sein. Die tatsächliche Rechnung wird in diesem Fall per Duplizieren (nicht Weiterführen) erzeugt. Art Über dieses Menu bestimmen Sie die Auftragsart. Erst beim nochmaligen Öffnen des Auftrags und erneuten Sichern ohne Entwurfsstatus erfolgt das Zuweisen einer Auftrags-Nr. Per <Leertaste> oder <Pfeilabwärts> öffnen Sie direkt eine Liste. um die Trefferliste zu reduzieren. Um das zu vermeiden. Wichtig: Bezüglich der Gestaltung der Nummernkreise für Rechnungen (und Gutschriften) beachten Sie bitte die Anforderungen an steuerlich korrekte Rechnungen. damit der Auftrag gesichert werden kann. und Sie die darauf folgende. Dies bewirkt bei Rechnungen und Gutschriften. Mögliche Auftragsarten sind Angebot.. setzen Sie die Option Entwurf bis zur endgültigen Fertigstellung der Rechnung. Der Vorschlag basiert auf den Einstellungen der Nummernkreise für die gewählte Auftragsart. Tipp: Eine als Entwurf gekennzeichnete Rechnung ist auch ideal als Vorlage für immer wiederkehrende gleiche oder ähnliche Rechnungen verwendbar. Nützlich ist dies z.0 (März 2009) identisch mit Rechnung und sollte möglichst noch nicht verwendet werden. Durch einen Klick auf den Button . Sie müssen jetzt manuell eine eindeutige Auftrags-Nr vergeben. Hinweis: Im Mehrbenutzerbetrieb kann es bei automatischer Vergabe einer Auftrags-Nr mit Zählerbestandteilen passieren.B. Nr. als noch nicht fertig. Lieferschein.. Rechnung und Gutschrift. Empfänger Hier wählen Sie den Rechnungsempfänger über den Matchcode der Adresse aus. (Die ebenfalls angebotene Art Abschlagsrechnung ist in dieser Programmversion 6. so wird er die bei Ihnen angezeigte Auftrags-Nr erhalten. Vorbeleg Hier wird die Auftragsart und AuftragsNr des Vorbelegs angezeigt. Entwurf Mit dieser Option kennzeichnen Sie den Auftrag als Entwurf bzw. Eine Ausnahme stellt das erstmalige Sichern eines Auftrags im Status Entwurf dar: Hierbei wird keine automatische Auftrags-Nr vergeben. sofern der aktuelle Auftrag aus einer Weiterführung heraus entstanden ist. welche nicht sofort fertiggestellt werden können. Nach dem Eingeben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Adressauswahl. Details zur effizienten ! Kapitel 14 Aufträge . Bei einem neuen Auftrag sehen Sie den Vorschlag für die neue Auftrags-Nr im deaktivierten Eingabefeld. dass die tatsächlich gesicherte Nummer nicht dem zuvor angezeigten Vorschlag entspricht.) Die Vorgabe-Auftragsart bei neuen Aufträgen ist Angebot. die Nummernkreise lassen sich unter Verwalten/Nummernkreise bearbeiten. Diese Vorgabe definieren Sie in den Firmendaten im Bereich Faktura.

UPS-Nachnahme) ist optional und wird aus der Adresse übernommen. wobei sich die übernommenen Daten im Auftrag unabhängig von der Adresse ändern lassen. dann werden die im Artikel hinterlegten Nominalpreise (aus der Kalkulation) verwendet. so wechselt die Beschriftung des Button auf Adresse bearbeiten. Preisangaben Hiermit wird die Fakturierungsart Netto oder Brutto festgelegt. ! Kapitel 14 Aufträge .B. Datum Das Auftragsdatum muss innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres liegen und ist Grundlage für die korrekte Besteuerung sowie das Erzeugen der Buchungen und die zeitliche Zuordnung in den Auswertungen. Lieferdatum Das Liefer. Lieferanschrift verwenden Nur beim Setzen dieser Option wird eine vorhandene Lieferanschrift auch im Lieferschein verwendet. Empfänger. Für diese Steuergebiete lassen sich in den Artikelgruppen jeweils eigene Erlöskonten und damit auch eigene Steuersätze definieren.B. das Steuergebiet Ausland in einem Auftrag verwenden. anderenfalls immer die Rechnungsanschrift. Der Eingabeassistent listet als Hilfe alle bisher verwendeten Lieferarten auf und ermöglicht eine schnelle Auswahl. Wichtig: Wenn Sie z. für Wiederverkauf an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen). muss bei allen in diesem Auftrag vorkommenden Artikelgruppen auch das entsprechende Erlöskonto für steuerfreie Lieferungen hinterlegt sein. Die Art EU-Ausland ist für Rechnungen von Schweizer Unternehmen ins Ausland unerheblich.B. somit können Sie problemlos die Adressdaten aktualisieren ohne den Auftragsdialog zu verlassen. Umsatzsteuer (z. Wenn in der Adresse als Preisliste Standard ausgewählt ist. Wenn Sie bereits eine Adresse übernommen haben.bzw. Steuergebiet Diese Angabe wird aus der Adresse übernommen und dient der Steuerung der Umsatzsteuerberechnung in Aufträgen. an Endkunden gemäss Preisanschreibeverordnung) und wird nur in den Gesamtsummen ausgewiesen. Es existieren drei Steuergebiete: Inland. dann wird die Standardpreisliste eingestellt (sofern vorhanden).Vom Angebot zur Rechnung! 136 . Lieferart Die Lieferart (z. Wenn Sie während der Auftragserfassung eine neue Adresse anlegen möchten. Bei Nettofakturierung sind alle Positionspreise netto zzgl.und Lieferanschrift Die Anschriften werden vollständig aus der Adresse übernommen. Preisgruppe Die hier angegebene Preisliste gilt für das Anlegen neuer Positionen und wird bei der Auswahl einer Adresse aus dieser übernommen. bei Bruttofakturierung ist die Umsatzsteuer in den Positionspreisen bereits enthalten (z. Wichtig: Das Ändern der Preisliste führt nicht zum automatischen Anpassen der bereits vorhandenen Positionen. Leistungsdatum ist eine Pflichtangabe für steuerlich korrekte Rechnungen und sollte in jedem Fall angegeben werden.B. Anderenfalls erhalten Sie beim Sichern des Auftrags eine Fehlermeldung. EU-Ausland und Ausland. klicken Sie auf den Button Neue Adresse anlegen unterhalb des Empfänger-Feldes. Eine Anpassung der vorhandenen Positionen erreichen Sie mit der Funktion Preise der Stammartikel aktualisieren (über das Kontextmenu in der Positionsliste).Arbeit mit den Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick. Somit kann ein und derselbe Artikel abhängig vom Leistungsort unterschiedlich besteuert werden. sondern betrifft nur die danach neu erfassten Positionen. Ist keine Preisliste voreingestellt.

wird der angegebene Bearbeiter beim Ausdruck eines Auftragsformulars mit ausgegeben. Lieferscheine oder Rechnungen erfassen. Sie steuern damit nicht nur die Bankkontoangaben sondern gleich auch die Optionen des Einzahlungsschein für das ESR-Verfahren: Einzahlungsschein mit Referenznummer. Kopf-/Fusstext Auf dieser Seite werden die Kopftexte (oberhalb der Positionsliste) und Fusstexte (unterhalb der Positionsliste) des Auftrages bearbeitet: ! Kapitel 14 Aufträge . Bestell-Nr. so kann diese auf dem Auftrag ausgegeben werden. diesen können Sie aber bei jedem Auftrag mit einem aktuellen Tageskurs überschreiben. Hier können Sie eine evtl. Sie erhalten im folgenden Abschnitt ESR/BESR-Verfahren unten weitere Informationen. Kontor Balance Währung und Kurs ShakeHands Kontor Balance ermöglicht das Anlegen von Aufträgen in Fremdwährungen. vorhandene Bestell-Nr. Für Rückfragen angeben Wenn diese Option aktiviert ist. Die Währung wird aus der Adresse übernommen und ist standardmässig deaktiviert. Bearbeiter Als Bearbeiter wird automatisch der aktuell angemeldete Benutzer eingetragen. Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung) auswählen. so wird unter dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs aktiviert. Falls der Benutzer eine eigene Signatur besitzt. Die Benutzerliste lässt sich unter Ablage|Datei/Benutzer bearbeiten und erweitern. Die Vorbelegung ist der in der Währungsverwaltung eingetragene Kurs.Vom Angebot zur Rechnung! 137 . damit ist ein Erkennen ihres Auftrages aus Kundensicht einfacher. Bank (Zahlungen) Wählen Sie hier die Bank aus die für diese Rechnung oder den Einzahlungsschein gültig sind. für Auftragsbestätigungen.

. die entsprechenden Texte ersetzen die aktuelle Auswahl im Textfeld. Der Eingabebereich unterscheidet sich je nach der gewählten Positionsart. Ein (markierter) Text kann ebenso über den Befehl Als Vorlage definieren.. Fußext und Grußformel haben Sie Zugriff auf die vorhandenen Textbausteine. darunter die Positionsliste. Es existieren folgende Positionsarten: ! Kapitel 14 Aufträge . Über die Kontextmenus in den Feldern Kopftext. in einen neuen Textbaustein umgewandelt werden. Positionen Auf dieser Seite erfolgt das Bearbeiten der eigentlichen Auftragspositionen: Im oberen Bereich befinden sich die Eingabefelder.Vom Angebot zur Rechnung! 138 .

Vom Angebot zur Rechnung! 139 . Standardmässig werden alle Positionen von 1 beginnend fortlaufend nummeriert. Die Positionsnummer wird unterhalb der Zeilennummer in normaler Schrift angezeigt. Tippen Sie den Suchwert oder Bezeichnung ein erhalten Sie die Auswahl. Leistungen oder das Bearbeiten vorhandener Artikel möglich. Position Diese Eingabe ist optional und ermöglicht das Überschreiben der automatisch vergebenen Positionsnummer. hier können Sie nahtlos weiter eingeben. ! Kapitel 14 Aufträge . Es gibt hier folgende Eingabefelder: Artikelnummer. Matchcode und Bezeichnung Hier wählen Sie den Artikel über die Artikelnummer oder den Matchcode des Artikels aus. Stammartikel Alternativer Stammartikel Manueller Artikel Alternativer manueller Artikel Textposition Zwischensumme Seitenumbruch Kommentar Bei der Positionsart Stammartikel und Alternativer Stammartikel können Sie einen vorhandenen Artikel oder eine Leistung aus der Artikelverwaltung übernehmen. Details zur effizienten Arbeit mit den Suchdialogen finden Sie im Kapitel Die Arbeitsoberfläche im Überblick. Nach dem Eingeben des ersten Buchstabens öffnet sich automatisch der Suchdialog zur Artikelauswahl. um die Trefferliste zu reduzieren. Mit der <Pfeiltaste abwärts> oder Klick auf das Pfeilsymbole öffnen Sie die Artikelliste. die Sie per <ENTER> oder anderer Taste ins Kontofeld übernehmen. Die Zeilennummer wird in der Positionsliste grau dargestellt. Artikelgruppe Bei der Positionsart Stammartikel ist dieses Menu deaktiviert und zeigt zur Information die Artikelgruppe des gewählten Artikels an. ebenso ist das direkte Anlegen neuer Artikel.

Zusätzlich kann im Textfeld eine Erläuterung zu der Zwischensumme eingegeben werden.Vom Angebot zur Rechnung! 140 . mit einer Ausnahme: Das Menu Artikelgruppe ist jetzt aktiviert und ein Pflichtfeld. für zusätzliche Erläuterungen im Auftrag. der Mengenstaffel aus den Artikeldaten ermittelt (ist jedoch überschreibbar). danach folgt die Artikelbeschreibung. Dieser Artikel wird nicht in der Artikelverwaltung hinterlegt und besitzt daher auch keine Artikelnummer. Die Positionsart Textposition ermöglicht das Anlegen einer aus reinem Text bestehenden Position. geben Sie dazu in der entsprechenden Position als manuelle Positionsnummer ein Leerzeichen ein. oder aber bei mehreren Zwischensummen alle Zeilen zwischen zwei Zwischensummen. Weiterhin lässt sich hier ein Positionsrabatt eingeben. Preis.B. der Einzelpreis wird unter Berücksichtigung der Preisgruppe. ! Kapitel 14 Aufträge . Auch dies kann nach Bedarf geändert oder ergänzt werden. Menge. sowie evtl. z. Die Auswahl eines vorhandenen Artikels ist nicht möglich. daher müssen auch manuelle Artikel einer Artikelgruppe zugeordnet werden. Text Nach der Artikelübernahme geben Sie nur noch die gewünschte Menge ein. ist die Artikelgruppe Grundlage der Besteuerung und der automatischen Verbuchung der Aufträge. Sie müssen also hier eine vorhandene Artikelgruppe auswählen. Mit der Positionsart Manueller Artikel und Alternativer manueller Artikel können Sie einen neuen Artikel speziell für diesen Auftrag erfassen. Es werden alle Zeilen vom Anfang der Liste bis zur Zwischensumme summiert. Alle sonstigen Eingabemöglichkeiten entsprechen denen eines Stammartikels. Wie schon erläutert. Um die Ausgabe der automatischen Positionsnummer im Ausdruck zu unterdrücken. Rabatt. Mit der Positionsart Zwischensumme können Sie mehrere Positionen summieren und die Zwischensumme ausgeben.

lässt sich eine neue Position auch durch drücken der Taste + erzeugen. Wenn die Positionsliste den Eingabefokus hat. Und der Befehl Alle Berechnungen aktualisieren bewirkt das (rein numerische) Neuberechnen aller Positionen und Summen. eine markierte Position kann mit Backspace oder Delete bzw. ausserdem ist die Gesamtmarge ersichtlich. Positionen aktualisieren Über das Kontextmenu der Positionsliste erreichen Sie zwei weitere Funktionen: Preise der Stammartikel aktualisieren bewirkt das erneute Laden und Berechnen der Artikelpreise aller Stammartikel sowie eine Aktualisierung der jeweils hinterlegten Warengruppen-Informationen. ! Kapitel 14 Aufträge . Unterhalb der Positionsliste finden Sie die Buttons zum Hinzufügen. Gesamtbeträge Auf dieser Seite finden Sie die Gesamtbeträge und können einen Gesamtrabatt und die Zahlungsbedingungen einstellen. entweder durch löschen oder durch Umwandeln in eine andere Positionsart. Positionen verschieben Die Positionen in der Liste können einfach per Drag & Drop mit der Maus verschoben werden. Nach dem Umwandeln (Weiterführen oder Duplizieren) eines solchen Angebots in jede andere Auftragsart müssen die Alternativpositionen aufgelöst werden. Entf gelöscht werden. Alternativpositionen Die alternativen Stammartikel und alternativen manuellen Artikel sind nur bei der Auftragsart Angebot zulässig. um die Reihenfolge zu ändern. die Darstellung in der Positionsliste erfolgt kursiv. Im rechten Bereich finden Sie die Anzeige für das Gesamtgewicht und den Gesamtpreis aller Positionen. Mit dem Schieberegler können Sie die Anzahl der Textzeilen pro Position verändern und damit alternativ entweder mehr Artikeldetails oder mehr Positionen darstellen. Die Positionsart Seitenumbruch wirkt sich ausschliesslich auf den Ausdruck aus und ermöglich einen gezielten Seitenumbruch vor der nächsten Position. Duplizieren und Löschen von Positionen sowie zum Aktualisieren der Liste.Vom Angebot zur Rechnung! 141 . Die Positionsgesamtpreise werden nicht in den Endpreis des Angebots eingerechnet.

Kreditrahmen-Prüfung Um das Ausfallrisiko für neue Forderungen zu begrenzen. Wenn die Option Nicht Mahnen gesetzt ist. wird ein offener Posten zu diesem Kunden im automatischen Mahnwesen nicht berücksichtigt. Die ausgewiesene Marge basiert auf den in den Stammartikeln hinterlegten Einkaufspreisen. wobei die dort eingefügten Platzhalter jetzt durch die Werte des aktuellen Auftrags ersetzt werden. können Sie bei Kunden einen Kreditrahmen hinterlegen. den Vorgang abzubrechen.Vom Angebot zur Rechnung! 142 . manuelle Artikel haben keine Einkaufspreise und werden daher immer mit einer Marge von 100% zu Grunde gelegt. Der Text entspricht dem in der Zahlungsbedingung hinterlegten Text. Auf der letzten Seite des Auftragsassistenten haben Sie die Möglichkeit. beliebige Notizen zu diesem Auftrag einzugeben. Das Aktivieren der Kreditrahmen-Prüfung erfolgt in der Adressverwaltung. Mit dem OK-Button sichern Sie den Auftrag und kehren zur Listendarstellung zurück. indem im Bereich Kunde/Faktura im Feld Kreditrahmen ein entsprechender Grenzwert eingegeben wird. Die Zahlungsbedingungen werden aus der Kundenadresse übernommen und können hier für jeden Auftrag geändert werden. Bei einer Fremdwährungsrechnung werden die Gesamtsummen sowohl in Standard.als auch in Fremdwährung angezeigt. Ein Überschreiten dieses Kreditrahmens führt dann beim Erfassen neuer Aufträge oder neuer Rechnungen zu einer entsprechenden Warnung mit der Option. Bearbeiten können Sie die Vorgaben unter Verwalten/Zahlungsbedingungen. das Deaktivieren erfolgt durch Löschen der Eingabe: ! Kapitel 14 Aufträge .

.Vom Angebot zur Rechnung! 143 . wenn zu dem dazugehörigen Offenen Posten bereits Zahlungen erfasst wurden und die Änderungen am Auftrag auch zu Änderungen des Offenen Posten führen würde. Auftrag weiterführen Wenn Sie einem Kunden ein Angebot unterbreitet haben und jetzt daraus eine Auftragsbestätigung erstellen möchten. Beim Auftrag Sichern erhalten Sie beim Überschreiten der Kreditlimite eine Warnmeldung.. Sie markieren die gewünschte Zeile und klicken auf den Button Duplizieren (++). sondern einen ähnliche und bereits bestehenden Auftrag duplizieren.B. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Auftragsliste und wählen den Befehl Duplizieren. die einem schon bestehenden Auftrag ähneln. Es bestehen keinerlei Verknüpfungen zwischen dem Originalauftrag und dem Duplikat. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile. wird der Auftrag trotzdem gesichert. anderenfalls verbleiben Sie in der Auftragserfassung und können den Vorgang abbrechen oder zuerst noch eine Rücksprache führen oder z.. Um einen vorhandenen Auftrag zu duplizieren. Auftrag bearbeiten Um einen vorhandenen Auftrag zu bearbeiten. Für das Weiterführen von Aufträgen ist die nachfolgend beschriebene Funktion vorgesehen. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile. Sie markieren die gewünschte Zeile und drücken die Leertaste. Das Bearbeiten von Rechnungen oder Gutschriften ist nicht mehr möglich. Sie machen einen Doppelklick auf die gewünschte Zeile. Wichtig: Das Duplizieren sollte nur zum Erstellen von unabhängigen neuen Aufträgen verwendet werden. wenn Sie diese nicht komplett neu anlegen. dann nennt man dies den Auftrag weiterführen. die Zahlungskonditionen auf Vorauskasse ändern etc. Auftrag duplizieren Sie können sich einige Arbeit bei der Eingabe neuer Aufträge ersparen. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren die gewünschte Zeile in der Auftragsliste und wählen den Befehl Bearbeiten.. Dabei wird ein neues Auf- ! Kapitel 14 Aufträge . Bestätigen Sie mit Ja..

Dazu markieren Sie die betreffenden Lieferscheine in der Auftragsliste und wählen im Aktionsmenu den Befehl Weiterführen als Sammel-Rechnung. über die Funktionen Beleghistorie anzeigen bzw. diese können jetzt beliebig bearbeitet und angepasst werden. Um einen Auftrag weiterzuführen: Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Auftragsliste und wählen den entsprechenden Befehl im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile: Es öffnet sich der Auftragsassistent mit den Daten des weitergeführten Auftrags..tragsdokument auf der Basis des ursprünglichen Angebotes erstellt. Ebenso können beliebig viele Weiterführungen von ein und demselben Ausgangsdokument erstellt werden.. dieses bleibt dabei unverändert erhalten. aus. Der weitergeführte Auftrag wird dabei intern mit dem Ausgangsdokument verknüpft. Es ist also auch möglich.Vom Angebot zur Rechnung! 144 . Im nachfolgenden Dialog lassen sich noch verschiedene Optionen für das Erstellen der neuen Rechnung anpassen: ! Kapitel 14 Aufträge . dem Kunden ein weiteres modifiziertes Angebot als Weiterführung des ersten Angebots zu erstellen. Beleghistorie markieren können diese Verknüpfungen auch im Nachhinein sichtbar gemacht werden. Der Vorteil gegenüber dem Duplizieren oder dem direkten Ändern des alten Angebots liegt in einer gut nachvollziehbaren Historie. Weiterführungen können von jedem Auftragsstatus zu jedem anderen oder gleichen Auftragsstatus angelegt werden. Weiterführen als Sammelauftrag Ein typisches Beispiel für diese Funktion: Sie haben an einen Kunden mehrere Lieferungen mit jeweils separatem Lieferschein ausgeführt und möchten jetzt eine entsprechende Gesamtrechnung erstellen.

Anschließend sortieren Sie die Liste durch einen Mausklick auf die Spalte V und erhalten eine lückenlose Aufstellung aller fakturierten und nicht fakturierten Lieferscheine. Sie können diese Verknüpfung sichtbar machen. Es ist sogar möglich. werden in der Spalte V (Vorbeleg vorhanden) mit einem Pfeilsymbol gekennzeichnet. Aufträge. welche noch nicht fakturiert (berechnet) wurden.. indem Sie ein beliebiges dieser Dokumente markieren und aus dem Aktionsmenu oder dem Kontextmenu den Befehl Beleghistorie markieren auswählen: Mit diesem Befehl werden alle innerhalb der aktuellen Auftragsliste sichtbaren Dokumente markiert. nämlich dann. Nach Bestätigen mit OK gelangen Sie in den Dialog zur Auftragsbearbeitung. alle Lieferscheine zu finden. Voraussetzung ist allerdings immer. unterschiedliche Auftragsarten in einem Sammelauftrag weiterzuführen. die auf Grund der Filtereinstellungen derzeit nicht in der Liste enthalten sind. alle Angaben zum Beleg und zu den Einzelpositionen können dort noch frei bearbeitet werden. welche zu dem ausgewählten Vorgang gehören. ! Kapitel 14 Aufträge . Beleghistorie nutzen Alle über die Funktion Weiterführen als. Unter Umständen werden aber auch mehrere Summenpositionen pro Ausgangsdokument gebildet. Weitergeführte Aufträge erkennen Sie in der Auftragsliste an dem Pfeilsymbol in der Spalte W (Weitergeführt). werden also nicht angezeigt. welche aus einer Weiterführung heraus entstanden sind.Vom Angebot zur Rechnung! 145 .. Bei Wahl der Option Nur Gesamtsummen werden alle Positionen eines Ursprungslieferscheins als Summe in die Sammelrechnung übernommen. dass die Ausgangsdokumente alle der gleichen Adresse zugeordnet sind. wenn dort Positionen mit unterschiedlichen Warengruppen oder Steuersätzen vorhanden sind.B. erstellten Dokumente sind miteinander verknüpft und bilden die Beleghistorie zu einem bestimmten Kundenauftrag. Verknüpfte Aufträge. Dies lässt sich für vielfältige Übersichten nutzen: Um z. Wichtig: Das Weiterführen als Sammelauftrag funktioniert von jeder Auftragsart zu jeder Auftragsart. filtern Sie die Liste über das Popup-Menu oben rechts mit der Auswahl Lieferscheine.

hat der Finanzplatz Schweiz das ESR-Verfahren entwickelt: EinzahlungsScheine mit Referenzzeilen. Auftrag löschen Um einen Auftrag zu löschen. Einrichten und Testlauf Haben Sie dies alles müssen Sie in ShakeHands Kontor die Einstellungen vornehmen und ein Set Einzahlungsscheine andrucken und Ihrer Bank vorlegen. ESR im Modul Eigene Bankkonten Teilnehmernummer und ESR-Beleg einrichten In Modul Eigene Bankkonten richten Sie eine neue Bank ein. Voraussetzungen Für das Arbeiten mit ESR müssen Sie mit Ihrem Geldinstitut einen Vertrag abschliessen. Dieses Verfahren kann nur Zahlungen in Schweizer Franken verarbei- ! Kapitel 14 Aufträge . gehen Sie folgendermassen vor: Sie markieren die gewünschte Zeilen in der Auftragsliste und wählen den Befehl Löschen. Die relevanten Felder für das ESRVerfahren sind ESR-Belegart. Um wirklich eine vollständige Beleghistorie zu erhalten. sowie eine Definition und ein Layout wie die Referenzzeile angedruckt werden muss. da werden die ESR-Daten als Typ 3 Zahlungen vom Geldinstitut angeliefert. ESR Teilnehmer-Nummer und die Bank-Kunden-Nummer. oder Sie drücken die Taste Backspace. Die ESR-Files von der Post oder der Bank müssen via Bankauszüge eingelesen und schliesslich im Buchungsfenster den einzelnen OP's zugewiesen und verbucht werden. Sie erhalten die eigene Teilnehmernummer und bei den Banken zusätzlich eine Bank-Kundennummer. wählen Sie statt Beleghistorie markieren den Befehl Beleghistorie anzeigen. Besorgen Sie sich zudem vorgedruckte . Sie finden hier einen Ablauf und in den einzelnen Feldern im Handbuch die Detailinformationen für das Einrichten des ESR-Verfahrens. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der gewählte Auftrag gelöscht. ESR. die Sie mit ShakeHands Kontor mit den Debitoreninformationen andrucken und einen OCR-B fähigen Drucker. leere ESR-Garnituren.d. Durch Anklicken heben Sie die spezielle Anzeige der Beleghistorie auf und gelangen wieder zur letzten Listenansicht zurück.R. Wenden Sie sich an Ihre Bank oder an Postfinance. Für die ESR-Files braucht es heute zusätzlich ein e-BankingVertrag. Via e-Banking von den Banken bereitgestellt. Erhalten Sie das OK können Sie den Betrieb des ESR-Verfahrens aktiv aufnehmen. mit welchem ein ESR-Beleg gedruckt werden kann. ESR-Belegart: Wir unterscheiden ESR und ESR+.und BESR-Verfahren Damit Debitorendaten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger als Rechnung und als Zahlung und via die Finanzdienstleister einfach ausgetauscht werden können. ESR und B(ank)ESR sind Synonyme. dem Kunden eine Nummer vergeben werden. ein Report erstellt werden. ESR einrichten.Vom Angebot zur Rechnung! 146 .. Sie können dieses Verfahren als Option in Shakehands Kontor und Faktura einrichten und verwenden. im Aktionsmenu der Liste oder im Kontextmenu der Zeile. Hiermit erhalten Sie eine Liste aller Belege zum aktuellen Vorgang: Im Modus Beleghistorie anzeigen ändert sich das Symbol des Filterbuttons in der Toolbar des Fensters in ein rotes Dreieck (Zurück-Funktion). erstellen und Zahlungen einlesen Das ESR-Verfahren tüpft einige ShakeHands Module: Da muss eine Teilnehmer-Nummer bei der Bank eingerichtet werden.. testen. Die Daten werden heute i.

ESR-Beleg Die erstellte Rechnung wählen Sie nun an und gehen auf Drucken. melden Sie sich bei unserem Support. ESR+ als Unterart dient dazu einen Einzahlungsschein ohne Rechnungsbetrag aber mit Referenzzeile zu generieren. weil Sie dem Kunden eine Skonto-Option in den Zahlungsbedingungen einräumen. muss nun die Ausrichtung des Formulars auf Ihre Druckumgebung eingerichtet werden. Je nach Drucker und Druck-Einstellungen. Wird die Bank-Kunden-Nummer in der Referenzzeile anders als ab der ersten Stelle erfasst. Diese Zahlungsfile können gemischte Zahlungen CHF und EURO oder je nur einzeln enthalten. erfassen Sie je ein Bankkonto. Im obigen Bild sehen sie einen ESR in Euro für eine Typ4 Verarbeitung nicht geboxt. BkKdNr.Vom Angebot zur Rechnung! 147 . Möchten Sie mit ESR und ESR+ arbeiten. wenn SIe EURO Einzahlungsscheine drucken möchten.ten. Wechseln Sie nun in das Modul Aufträge und erfassen Sie eine neue Rechnung und weisen Se die neuerstellte Bank zu.: Die ESR-Teilnehmer-Nummer erhalten Sie von Ihrem Geldinstitut und muss im Format XX-YYYYY-Z erfasst werden.B. Die nachfolgenden Ausführungen wenden sich an Anwender mit entsprechendem Wissen. ESR im Modul Aufträge Für den Testlauf beim Geldinstitutes müssen Sie 5 bis 20 unterschiedliche ESR-Belege drucken und einreichen. ESR in Euro und ESR + in Euro sind Typ Zahlungen.Nr. Im Druckdialog haben Sie das Formular ESR und für die Banken Variante BESR. Sie zu beraten. Gerne sind unsere Techniker bereit.: Die Bank-Kunden-Nummer erhalten SIe von Ihrer Bank . z. ESR-Teil. Erfassen Sie diese hier. Hinweis: Beschaffen Sie sich eine entsprechende Testschablone für das Ausmessen des ESRs bei Postfinance. Wählen Sie das entsprechende Formular und drucken Sie dieses auf einen leeren ESR-Beleg. ! Kapitel 14 Aufträge . Beim Erstellen der Rechnung weisen Sie dann das entsprechende Bankkonto dem Beleg zu. Aufbau der Referenzzeile etc. Diese werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten geprüft und ob diese optisch in Scannern korrekt eingelesen werden können. Verwenden Sie diese.

ESR-Datei Zahlungen können in ShakeHands Kontor als Typ3 und Typ4 Files verarbeitet werden. Hinweis: Im produktiven Umfeld und spätestens bei Druckerwechseln ist es unumgänglich die Layouts der ESR erneut zu kontrollieren oder neu zu justieren. s4+40. Kontrollieren Sie mit der Schablone. Wiederholen Sie den Vorgang bis die ESR-Belege korrekt sind. die Sie in Ihrer Referenzzeile definiert haben. 150. bevor Sie produktiv das ESR-Verfahren in Gang nehmen. ALIGN_RIGHT) ' zum Ausrichten der Referenzzeile Werte s4+40 und hoehe+760 anpassen (Werte in 0.1 Millimeter und führen Sie einen Testdruck aus. dass die ESR-Daten nach nachträglichen Änderungen in der Rechnung nicht aktuell sind. Das Einlesen von ESR-Dateien ! Kapitel 14 Aufträge . In einem solchen Fall muss der Beleg neu erstellt werden. Hinweise können Rejects bei der Verarbeitung beim Einlesen oder weitere Verarbeitungsspesen sein. wenn der Beleg neu erstellt wird. Duplizieren Sie das entsprechende Formular ESR oder Variante BESR und geben Sie diesem neuen Formular einen Namen. hoehe+760. Die ESR relevanten Daten werden mit dem Sichern des Beleges angelegt. ESR im Modul Formulargenerator ESR-Formular anpassen: Im Handbuch Formulargenerator finden Sie die Scriptsprache und die Befehle beschrieben. Ändern Sie diese Werte auf die lokale Druckumgebung. Richten Sie diese gemäss Schablonen aus. Weitere Ausrichtungen von anderen Feldern sind je nach Angaben und lokalen Druckeinstellungen notwendig. Warten Sie das OK der Bank ab.Hinweis: Aus dem Supportalltag vernehmen wir oft. Nachträgliche Änderungen werden erst aktiv.v11) Arbeiten Sie mit den orangen Einzahlungsscheinen mit Referenzzeile (ESR) verbuchen Sie Ihre Kundeneingangszahlungen bequem und automatisch periodisch mit der von der Post/Bank zur Verfügung gestellten ESR-Datei. anbei der Ausschnitt aus dem Formularcode: ' Referenzzeile in OCRB ' -------------------------------------------------------------------------------------' Referenzzeile SetTextFont("OCR-B 10 Pitch BT") SetTextSize(12) DrawText(AUF_ESRNummer.Vom Angebot zur Rechnung! 148 . Im Template ESR/BESR haben wir unseren lokalen Font . Drucken Sie nun die Anzahl geforderten Testbelege aus und senden Sie diese ihrem Geldinstitut zum Test. Die Werte sind in 0. 1370.OCR-B 10 Pitch BT‘ ersetzen Sie diesen lokal mit einem eigenen OCR-B Font. Hinweis: Nicht im Lieferumfang ist die OCR-B Schrift. Die wichtigste Zeile für das elektronische Verarbeiten ist die Referenzzeile unten im Einzahlungsschein. Die Dateiendung der meistverbreiteten Zahlungsfiles sind v11. Die Gutschriften der ESR-Records enthalten alle Zahlungsangaben. plus die Valutadaten der getätigten Zahlung des Kunden und weitere Kontrollangaben. ESR im Modul Bankauszüge Einlesen ESR-Datei (*. Die Zahlungen der Kunden werden per Daten-File in ShakeHands Kontor im Modul Bankauszug eingelesen und können anschliessend bequem an den offenen Posten abgetragen und gleich verbucht werden. In unseren Templates finden Sie zwei erstellte Formulare: ESR und Variante BESR.1 Millimeter) SetTextSize(10) Im Formular ESR in der Zeile 237: DrawText haben Sie die Ausrichtung im Wert s4+40 für die Ausrichtung links und hoehe+760 für die Ausrichtung oben.

Näheres dazu im Abschnitt Bankauszug verbuchen via Vorlagen importieren. Fenster Vorlage auswählen/Bankauszüge die einzelne Buchung oder via Automatik die Zahlung ein. ESR im Modul Importdefinitionen Verwalten. Importdefinitionen: Wählen Sie die Importdefinition eine der ESR-Datei Importdefinitionen je nach Filetyp den Sie einlesen möchten. Typ3 sind nur CHF.: Wenn Sie keine entsprechende Importdefinition haben oder die bestehende anpassen möchten um weitere Informationen und automatische Vervollständigungen zu programmieren. wobei ein Typ4 auch nur CHF Buchungen enthalten kann. Es stehen Ihnen nun die Templates der Importdefinitionen zur Auswahl. eine Importdefinition und natürlich ein ESRDatei von Ihrer Bank... Im letzten Schritt werden nun die ESR-Buchungen in Ihre Buchhaltung gebucht.: Unter diesem Button öffnen Sie den Finder und wählen die ESR-Datei die Sie einlesen möchten und Lesen nun die ESR-Zeilen ein.. öffnen Sie die Importdefinition via diesen Knopf. Erstellen Sie einen neuen Bankauszug: Bankkonto: wählen Sie das Bankkonto von welchem Sie eine ESR-Datei erhalten haben. ESR im Modul Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben Buchen von importierten ESR-Bankkontoauszügen Wechseln Sie ins Modul Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben und lesen Sie via Buchungstext/ Vorlage. Für das Einlesen brauchen wir eine Bank mit gültigem hinterlegtem Teilnehmernummer. Details erhalten Sie im Handbuch Importfunktionen.Vom Angebot zur Rechnung! 149 . ! Kapitel 14 Aufträge . Duplizieren Sie diese und passen Sie das Script weiter an. Ausführen.. Nach erfolgreichem Einlesen stehen Ihnen die Buchungszeilen zur weiteren Bearbeitung hier zur Verfügung. Typ4 sind CHF und EURO Buchungen. Das Einlesen der ESR-Datei erfolgt via Modul Bankauszug.

Vom Angebot zur Rechnung! 150 . ! Kapitel 14 Aufträge . Wird der OP erkannt erscheint in Buchungen erfassen der Knopf OP aktiv. Klicken Sie OP erscheint der OP-Zahlungsdialog mit der gültigen Rechnung.

Nun ist die ESR-Zahlung gebucht. Sie haben erfolgreich eine ESR-Zahlung an einen ESR-OP gebucht.Vom Angebot zur Rechnung! 151 . ! Kapitel 14 Aufträge . Überprüfen und mit OK bestätigen. damit können Sie das Einlesen einer Serie besser automatisieren. Benutzen Sie hier für das Einlesen die Automatik.

Es besteht die Möglichkeit.B. Details zu den OP-Buchungen finden Sie im Kapitel Offene Posten. Sollte die Buchung bereits endgültig verbucht sein. für die bereits Zahlungen erfasst wurden. dass z. dann ist es sinnvoll. Details dazu finden Sie im Kapitel Auswertungen. so wird erst eine Stornobuchung angelegt und dann die korrigierte neue Buchung. dem Kontextmenu oder unter Ablage|Datei im Hauptmenu und anschliessend das gewünschte Druckformular. markieren Sie diesen in der Auftragsliste und klicken auf den Button Drucken oder Sie wählen den Befehl Drucken. Sie können auch mehrere Aufträge auf einmal drucken. die Funktion zum Zurücksetzen des Druckstatus über die Rechteverwaltung benutzerspezifisch einzuschränken. Rechnungen und Gutschriften dagegen werden in ShakeHands Faktura automatisch an die integrierte Buchhaltung übergeben und bei Änderungen auch automatisch korrigiert. Sollte dies im Einzelfall gewünscht werden. Datenaustausch mit der Buchhaltung Angebote. Wenn Sie umfangreiche Rechnungen bearbeiten und diese vor Fertigstellung zwischenspeichern möchten. aus dem Aktionsmenu. können nicht mehr geändert werden. Mit der Zahlung wird automatisch eine entsprechende Journalbuchung generiert. Details dazu finden Sie im Kapitel Offene Posten. Als gedruckt markierte Auftrage sind nicht mehr änderbar oder löschbar.. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind für die Finanzbuchhaltung nicht relevant und haben dort keine Entsprechung.. bei der EÜ-Rechnung eine Erlösbuchung erst mit Zahlungseingang erstellt wird. Das Auftragsformular kann (wie alle Druckformulare) an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.Vom Angebot zur Rechnung! 152 . Beachten Sie hier. dass in diesem Fall für alle Aufträge das gleiche Druckformular verwendet wird. in der Rechnung den Status Entwurf zu setzen. muss zuvor der Druckstatus dieses Auftrags zurückgesetzt werden. Rechnungen. Sie möchten für eine offene Rechnung einen Zahlungseingang erfassen Die Verwaltung der Aussenstände und Zahlungen erfolgt in der Offene Posten-Verwaltung. Beachten Sie aber bitte. bei einer Bilanzierung dagegen schon beim Rechnungsausgang. Der Offene Posten wiederum erzeugt automatisch die entsprechenden Buchungen im Journal. indem Sie diese gleichzeitig markieren und dann den Befehl Drucken verwenden. Die Nutzung dieser Funktion gewährleistet einen wirksamen Schutz gegen ungewollte nachträgliche ! Kapitel 14 Aufträge . Sie möchten eine Liste der Ausstände (Offene Posten) Ihrer Kunden erstellen Dafür existiert eine Auswertung unter Auswerten/Offene Posten. Der Druckstatus bei Aufträgen Aufträgen wird nach dem Ausdruck (und einer entsprechenden Abfrage) der Status Gedruckt zugewiesen. dann müssen zuerst die Zahlungen gelöscht und nach der Rechnungsänderung wieder neu eingegeben werden. Das Standardformular Auftragsformular universal A4 ist für alle Auftragsarten geeignet und enthält dafür jeweils spezielle Anpassungen. Der Status Gedruckt bei einer Rechnung entspricht also dem Staus Verbucht bei einer Buchung. Sie ändern eine Rechnung oder Gutschrift in der Auftragsverwaltung Der dazugehörige Offene Posten und ebenso auch die Journalbuchung werden automatisch korrigiert. Nachfolgend werden die entsprechenden Abläufe dargestellt: Sie erfassen eine neue Rechnung oder Gutschrift in der Auftragsverwaltung Mit dem Speichern der Rechnung wird automatisch ein Offener Posten angelegt. Dieser Status kann über das Aktionsmenu auch manuell vergeben oder zurückgesetzt werden. Sollte dies notwendig sein. Den Zahlungseingang eines Kunden verbuchen Sie also unter Erfassen/Debitoren-Zahlungen. Sie finden diesen unter Erfassen/Debitoren-Rechnungen wieder. Das automatische Vergeben des Druckstatus kann in den Fakturavorgaben bei Bedarf auch deaktiviert werden. Details dazu finden Sie im separaten Handbuch Formulargenerator. Auftrag drucken Um einen Auftrag zu drucken. Damit verhindern Sie die Übergabe der unfertigen Rechnung an die Buchhaltung.

6. 2. Öffnen Sie zuerst ShakeHands Faktura und wählen Sie hier die gewünschte Firma sowie das passende Geschäftsjahr aus. Öffnen Sie Merlin und hier das entsprechende Projekt. Sowohl Merlin als auch ShakeHands Faktura sind geschlossen.0 Vorgehensweise (Beschreibung am Beispiel von ShakeHands Faktura) 1.ShakeHands Kontor oder ShakeHands Faktura ab Version 5. auf der Seite Positionen finden Sie die aus Merlin übergebenen Projektvorgänge mit den entsprechenden Kosten ausgewiesen: ! Kapitel 14 Aufträge . Auf der Seite Kennzeichen müssen Sie jetzt den Empfänger aus der Kundenliste auswählen: 4. ShakeHands Faktura kommt in den Vordergrund und öffnet einen Dialog Neue Rechnung.Änderungen an steuerrelevanten Dokumenten und kann somit viel Ärger bei Revisionen vermeiden (z.Vom Angebot zur Rechnung! 153 . wegen fehlenden Rechnungsnummern). dass die den Vorgängen zugewiesenen Ressourcen mit Kosten hinterlegt sind und einen Erledigt-Status > 0% haben: 3. Die Rechnung kann jetzt beliebig bearbeitet werden.Merlin ab Version 2. Markieren Sie die abzurechnenden Vorgänge und wählen Sie den Menubefehl Ablage/Senden an/ShakeHands Faktura 2008 aus. Auftrag importieren von Drittsoftware Merlin Die Anwendungen ShakeHands Kontor und ShakeHands Faktura enthalten eine Schnittstelle zur Projektverwaltung Merlin von ProjectWizards. Wichtig ist hier.5. Voraussetzungen .2 . Diese Schnittstelle ermöglicht das Erzeugen von Rechnungen mit ausgeführten Projektschritten direkt aus Merlin heraus.B. Es dürfen keine weiteren Dialoge zum Bearbeiten irgendwelcher Daten geöffnet sein.

Kontor Balance Aboaufträge ShakeHands Faktura Balance ermöglicht das Anlegen von Aboaufträgen. Rechnung. Erstellen Sie dazu einen neuen Auftrag in der benötigten Auftragsart. damit lassen sich z. es besteht also kein Schutz gegen versehentliche Doppelabrechnungen bestimmter Vorgänge. und aktivieren Sie die ! Kapitel 14 Aufträge .Wichtiger Hinweis: Es erfolgt keine Rückmeldung an Merlin über die tatsächlich abgerechneten Positionen.Vom Angebot zur Rechnung! 154 .B.B. regelmässig wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen. z. Voraussetzung für einen Aboauftrag ist das Erstellen einer entsprechenden Vorlage.

Allerdings ist es während der Laufzeit eines Abovorgangs möglich. Halbjährlich und Jährlich zur Verfügung. ! Kapitel 14 Aufträge . Bei Seriendauer wählen Sie Ohne Ende. Endet Am oder Endet nach und ergänzen je nach Auswahl die darunter erscheinenden Angaben. Kopftext. Zweimonatlich. Diese Platzhalter werden beim automatischen Generieren dieser Aufträge mit den jeweils aktuellen Entsprechungen ersetzt. Das erste gewünschte Ausführungsdatum wird im Feld Beginnt am eingetragen. Monatlich. Weitere Informationen zu Abovorgängen finden Sie im Abschnitt Abovorgänge ausführen im Kapitel Die Benutzeroberfläche im Überblick.Option Entwurf/Vorlage. diese Angaben zu ändern und die weiteren Ausführungen damit zu beeinflussen. Wöchentlich. Platzhalter definieren Aboaufträge ermöglichen das Einsetzen von Platzhaltern in den Feldern Betreff. Vierteljährlich. Diese Daten werden automatisch beim Ausführen eines Abovorgangs aktualisiert. Die Felder Zuletzt ausgeführt am und Bereits ausgeführt können Sie zunächst ignorieren. Klicken Sie anschliessend auf Abovorgang. Fusstext und der Positionsbeschreibung. Es öffnet sich der folgende Dialog: Als Serienmuster stehen Täglich.Vom Angebot zur Rechnung! 155 .

Sie erhalten bei einem entsprechenden Versuch eine Fehlermeldung und der Lieferschein bzw. sollten Sie zuerst einen Blick in die diesbezüglichen Einstellungen unter Verwalten/Fakturavorgaben werfen: Negativen Lagerbestand zulassen Normalerweise ist es nicht möglich. genauso wie die Textbausteine. Die aktuelle Ausgabe 01 2010. als im Lager tatsächlich vorhanden sind. Einstellungen Wenn Sie die Bestandsführung nutzen möchten. mehr Lagerartikel auszuliefern. die Rechnung lässt sich nicht speichern. Es stehen folgende Platzhalter zur Verfügung: Kontor Balance Bestandsführung für Artikel ShakeHands Faktura Balance unterstützt die Lagerverwaltung und Bestandsführung für Artikel (der Bereich Einkauf/Bestellwesen ist noch nicht enthalten). Der abgebildete Kopftext würde beim Ausführen des Aboauftrags für den Monat 01/2010 wie folgt lauten: Sie halten eine weitere Ausgabe von unserem Märchenmagazin in den Händen. Diese programmseitige Kontrolle lässt sich ! Kapitel 14 Aufträge . Die Platzhalter erreichen Sie über das Kontextmenu des jeweiligen Eingabefeldes.Vom Angebot zur Rechnung! 156 .

ob der Anwender beim Unterschreiten von Mindestbeständen eine Warnmeldung erhält oder nicht. Hiermit wird festgelegt. Um die Lagerbestände aktuell zu halten. Warnung beim Unterschreiten der Mindestbestände Diese Option wird im Gegensatz zu den davor beschriebenen benutzerspezifisch gespeichert. Die Lagerbuchungen erfolgen jetzt statt dessen beim Speichern einer Rechnung. Unter Umständen wird es jedoch sinnvoller sein. Lagerbuchung bei Rechnung statt Lieferschein Im Standardfall erfolgt die Aktualisierung der Bestände beim Speichern eines Lieferscheins. müssen SIe sich also für eine der beiden Möglichkeiten entscheiden und diese konsequent anwenden. Gutschriften von Lagerbuchungen auszunehmen und die Bestände bei Bedarf manuell zu korrigieren. Das Programm informiert Sie jetzt lediglich darüber. Sie müssen jede Lageraktualisierung explizit bestätigen. Lagerbuchung bestätigen Bei lagerrelevanten Auftragsarten (Lieferschein/Rechnung (Abgang) oder Gutschrift (Zugang)) erfolgen die notwendigen Lagerbuchungen automatisch. das laut Lagerjournal nicht genügend Exemplare des Artikels vorrätig sind.Vom Angebot zur Rechnung! 157 . ob die Lagerbuchung tatsächlich ausgeführt werden soll. d. Mit dieser Option veranlassen Sie eine Abfrage. dann setzen Sie bitte diese Option. Sollten Sie nicht mit Lieferscheinen arbeiten.h. Lagerbuchung bei Gutschrift Mit dieser Option veranlassen Sie das generelle Zurückbuchen von gutgeschriebenen Lagerartikeln.hier deaktivieren. ! Kapitel 14 Aufträge .

ShakeHands Faktura ist nicht Mehrlagerfähig. öffnen Sie diesen in der Artikelverwaltung.B. Lagerartikel verwalten Um einen Lagerartikel anzulegen. ! Kapitel 14 Aufträge . gehen danach auf die Seite Lager und aktivieren die Option Lagerartikel. Rechnung oder Gutschrift). Zum Löschen markieren Sie die letzte Zeile und drücken die Taste Delete oder Backspace.B. tragen Sie die 20 bei Bestand: Zugang/Abgang ein. Jetzt können Sie die Angaben in den entsprechenden Feldern eingeben: Lager Hier wird der Lagerort angegeben. Zielbestand Derzeit rein informativ. Lagerreferenz Ergänzende Angaben zum Lagerort (z. beim Speichern des Artikels wird die Lagerbuchung erzeugt und ab sofort als Bestand geführt.Vom Angebot zur Rechnung! 158 . wird später für automatische Bestellvorschläge benötigt.). rechtzeitig Ware nachzubestellen. Manueller Lagerabgleich Über die Felder Bestellt: Zugang/Abgang und Bestand: Zugang/Abgang können manuelle Änderungen der Lagermengen realisiert werden. Wenn Sie bei der Neuanlage des Artikels z. um z. auch das Abbrechen des gesamten Dialogs ändert daran nichts mehr. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Buchung sofort gelöscht. Lagerbewegungen können manuell veranlasst sein oder auf einem Verkaufsdokument basieren (Lieferschein. Die Angabe ist vorerst nur informativ. Die jeweils letzte Lagerbuchung kann gelöscht werden. Regalnummern o. Mindestbestand Beim Unterschreiten des Mindestbestands durch einen Lieferschein oder eine Rechnung erhalten Sie eine entsprechende Warnung. Lagerjournal Listet in chronologischer Reihenfolge alle Lagerbewegungen zu diesem Artikel auf. einen Anfangsbestand von 20 Stück vorrätig haben. sofern es eine manuelle Buchung ist.ä.B. Automatisch erzeugte Buchungen sind nicht löschbar.

5 Stück steht und diese 5 Stück werden geliefert.. Vorhandene Bestellmengen müssen beim Wareneingang entsprechend manuell gemindert werden: Wenn bei Bestellt z. Ebenfalls von den Fakturavorgaben abhängig ist der Hinweis bei Unterschreiten der Mindestmengen im Lager: Unter Details. Auch sonstige Vorgänge wie Warenlieferungen oder -rückgaben werden über den manuellen Lagerabgleich erfasst.. tragen Sie bei Bestand: Zugang/Abgang eine 5 ein und bei Bestellt: Zugang/Abgang eine -5. aber eben keine Anpassung der Bestände vorgenommen.Vom Angebot zur Rechnung! 159 . erfolgt beim Speichern des Auftrags die Frage nach der Lagerbuchung: Bei Abbrechen wird der Auftrag trotzdem gesichert. Der verfügbare Bestand eines Artikels ist im Artikelassistenten sichtbar: Sofern die entsprechende Option in den Fakturavorgaben aktiviert ist.B. Aufträge mit Lagerartikeln Je nach Einstellung werden entweder bei Lieferscheinen oder bei Rechnungen für die enthaltenen Mengen von Lagerartikeln entsprechende Lagerbuchungen erstellt. können Sie sich genauer über die betreffenden Artikel informieren: ! Kapitel 14 Aufträge .

Die meisten Auswertungen bieten weiterhin mehrere Druckformulare mit unterschiedlichen Ansichten zur Ausgabe an. alle für die Buchhaltung und Statistik für Einkauf und Verkauf relevanten Auswertungen am Bildschirm darzustellen und auszudrucken. unterschiedliche Auswertungen zur Verfügung. Dabei stehen. LS-. je nach Programmversion. ShakeHands Kontor als: Kontenplan Buchungsliste Barquittungen Journal Kassenbuch Kontoauszüge Summen.und ausgang Zahlungsein. Gutschrifts-Formular Adressliste und Stammblätter Verkaufsstatistik • • • Saldo • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Balance • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • ! Kapitel 15 Auswertungen! 160 . Rechnungs-. Artikel.und ausgang Artikel und Leistungen.und Saldenliste Einnahmen-Überschussrechnung MwSt-Abrechnung MwSt-Journal Kostenstellen Anlagenverzeichnis Abschreibungsliste OP Liste. Fälligkeitsliste OP-Kontoauszug OP-Mahnungsliste Rechnungsein.Kapitel 15 Auswertungen ShakeHands Kontor bietet Ihnen die Möglichkeit.und Preislisten Lagerjournal Aufträge. universelles Auftrags-.

ShakeHands Kontor als: Bilanz. ähnlichen Teil. Die einzelnen Filterkriterien wirken dabei kombiniert. Verbucht oder beides). Damit lassen sich z. wie hier am Beispiel des Journals zu sehen ist. Sie könnten sich also im Journal z. Quartal. Dabei haben alle Filterdialoge einen identischen bzw. welche das Konto 1200 betreffen und Beträge zwischen 150 und 200 enthalten. Jahr) und den Status der zu berücksichtigenden Buchungen (Erfasst. welche weitgehend identisch aufgebaut ist: ! Kapitel 15 Auswertungen! 161 . aber mit unterschiedlichen Filtereinstellungen. Tipp: ShakeHands Faktura erlaubt es bei allen Auswertungen. Periodenvergleiche darstellen. Einige Auswertungen erlauben auch eine tagesgenaue Angabe des gewünschten Zeitraumes: Einige Filterdialoge enthalten noch weitere Auswahlkriterien. anzeigen lassen.B. alle verbuchten Journalzeilen aus dem Monat Mai. mehrere Fenster der selben Art. Toolbar-Funktionen Alle Auswertungsfenster besitzen eine Toolbar.und Erfolgsrechnung Eröffnungsbilanz Betriebswirtschaftliche Auswertung Betriebswirtschaftliche Kennzahlen Kompletter Jahresabschluss Saldo • • • Balance • • • • • • Alle Auswertungen funktionieren dabei nach dem gleichen System: Nach dem Aufruf des jeweiligen Menubefehls öffnet sich das Auswertungsfenster und danach automatisch der Filterdialog. zu öffnen. Mit dem OK-Button übernehmen Sie die Einstellungen und die gewünschte Auswertung wird berechnet und in der Liste dargestellt. nämlich die Einstellungen für die Zeitperiode (Monat. Hier legen Sie die Auswahlkriterien für die gewünschte Auswertung fest.B.

wenn Sie z. Auswertung aktualisieren Die Auswertung wird mit den eingestellten Filterkriterien neu berechnet. um die Filterkriterien zu verändern. eine Auswertung nach einer Buchungseingabe aktualisieren möchten. Filterein- stellungen Auswertung aktualisieren Auswertung drucken Eingestellte Filterkriterien Filtereinstellungen Hiermit öffnen Sie erneut den Filterdialog der Auswertung.B. ! Kapitel 15 Auswertungen! 162 . Dies ist sehr nützlich. es öffnet sich der Dialog Formular drucken mit den weiteren Druckoptionen. Die aktuellen Einstellungen werden rechts neben den Buttons in der Toolbar angezeigt. Auswertung drucken Hiermit können Sie die aktuell dargestellte Auswertung ausdrucken.

markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Es empfiehlt sich auf jeden Fall. Die Symbole für Buchungsart und -status entsprechen denen der Buchungsliste (vergl. Wichtig für das Ergebnis ist die Filteroption Alle Gegenkonten. beim Verbuchen vergebene Journalnummer. Auch werden Steuerbuchungen und Kostenstellen in der Buchungsliste nicht detailliert dargestellt. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und innerhalb dieser Zeit muss ein Zugriff zu Prüfungszwecken (im Zweifelsfall auch ohne elektronische Datenträger) jederzeit sichergestellt werden können. Per Doppelklick auf eine Zeile springen Sie direkt zur dazugehörigen Buchung in der Buchungsliste. sowie den laufenden Saldo nach jeder Buchung. das Journal für abgeschlossene Perioden auszudrucken. damit werden alle an einer Buchung beteiligten Journalzeilen dargestellt (Steuern und Splittzeilen). dahinter folgt die eindeutige. Alternativ können Sie auch die gewünschte Journalzeile markieren und die Return-Taste oder die Leertaste drücken. alle Einnahmen und Ausgaben im gewählten Zeitraum. Journal Das Journal ist das detaillierte Protokoll aller einzelnen Belegzeilen der Buchungen im gewählten Zeitraum. Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Kassenbuchungen zu ermitteln. Wegen der einzeiligen Darstellung werden dort bei Splittbuchungen allerdings auf der gesplitteten Seite nicht die Einzelkonten. Kassenbuch Für alle Konten der Kategorie Kassenkonto können Sie ein Kassenbuch erstellen. Die Symbole für Buchungsart und -status entsprechen denen der Buchungsliste (vergl. Kapitel Buchungen erfassen). Der Unterschied wird auf den folgenden Screenshots demonstriert: ! Kapitel 15 Auswertungen! 163 . Alternativ können Sie auch die gewünschte Journalzeile markieren und die Leertaste drücken. Hinweis: Eine kompaktere Darstellung der Buchungen erhalten Sie mit der Buchungsliste (vergl. Das Kassenbuch enthält den Übertrag aus dem Vormonat. Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Journalzeilen zu ermitteln. Kapitel Buchungen erfassen). die Angaben zum Gegenkonto und zur Mehrwertsteuer. Kapitel Buchungen erfassen). Per Doppelklick auf eine Zeile springen Sie direkt zur dazugehörigen Buchung in der Buchungsliste. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. sondern nur der Hinweis <div> (diverse) ausgegeben.

Es werden nur Konten berücksichtigt. Ausserdem werden angezeigt der Anfangsbestand/Eröffnungssaldo. Für den Ausdruck der Darstellung mit Gegenkonten gibt es ein eigenes Druckformular. bei Erfordernis die bisherigen Verkehrszahlen. auf welchen ein Anfangssaldo oder eine sonstige Bewegung im gewählten Zeitraum vorhanden ist. welche ein bestimmtes Konto betreffen. der laufende Saldo nach jeder Buchung und der Endsaldo. Anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Druckvorgang. Kontoauszüge Ein Kontoauszug dokumentiert alle Journalzeilen. ! Kapitel 15 Auswertungen! 164 . Bei mehreren Konten werden diese in der Liste untereinander dargestellt. dieses muss manuell ausgewählt werden. Sie können im Filter ein einzelnes Konto oder auch einen Bereich von-bis angeben.

die Periodensummen für den gewählten Zeitraum. Bei den Gesamtsummen aller Sachkonten müssen sich auf Grund des Systems der doppelten Buchführung die Soll. die kumulierten Jahreswerte inklusive der aktuellen Endsalden sowie das Budget und den prozentualen Istwert (bezogen auf den Periodensaldo) aus.und Habenwerte immer ausgleichen (bei Filtereinstellung Erfasst und Verbucht). Tipp: Beim Ausdrucken von Kontoauszügen können Sie über das jeweils ausgewählte Druckformular bestimmen. Die Symbole für Buchungsart und -status entsprechen denen der Buchungsliste (vergl. ob die Auszüge fortlaufend (papiersparend) gedruckt werden oder ob für jedes Konto eine neue Seite begonnen wird.und Saldenliste Die Summen. Summen. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Alternativ können Sie auch die gewünschte Journalzeile markieren und die Leertaste drücken.und Saldenliste weist Ihnen im gewählten Kontenbereich (Sachkonten. Debitoren oder Kreditoren) für alle bebuchten und budgetierten Konten die Eröffnungswerte. Kapitel Buchungen erfassen). ! Kapitel 15 Auswertungen! 165 . Per Doppelklick auf eine Zeile springen Sie direkt zur dazugehörigen Buchung in der Buchungsliste. Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Kontopositionen zu ermitteln.

Per Doppelklick auf eine Zeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken.

Einnahmen-Überschussrechnung

Unter diesem Menupunkt stellt Ihnen ShakeHands Kontor eine detaillierte Gewinnermittlung in Form einer Einnahme-Überschussrechnung zur Verfügung. Mit dem Popupmenu rechts oben können Sie die Anzahl der dargestellten Gliederungsebenen festlegen.

Einzelne Auswertungsgruppen lassen sich durch Anklicken der Aufklappsymbole vor dem jeweiligen Namen bis auf die zu Grunde liegenden Kontensalden erweitern. Den Aufbau der Auswertung können Sie unter Verwalten/Kontenstruktur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt immer die komplette Darstellung der Gliederungsebenen mit allen Unterebenen, unabhängig von der Bildschirmansicht.

Im Filter der Auswertung gibt noch es weitere Optionen, um die Darstellung zu beeinflussen: Kumulierte Werte Berechnet die Werte immer vom Beginn des Geschäftsjahres bis zum Ende der eingestellten Periode, anderenfalls nur für die eingestellte Periode. Gruppen ohne Bewegung unterdrücken Unterdrückt alle Gliederungspunkte (Gruppen), in denen keine Konten mit Bewegungen vorhanden sind. Wenn in der Gruppe aber Konten enthalten sind, deren Gesamtsaldo 0 ergibt, dann wird die Gruppe trotzdem dargestellt. Konten anzeigen Führt auf der untersten Ebene einer Gruppe alle Einzelkonten auf, die zum entsprechenden Gruppensaldo beigetragen haben.

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Konten mit 0-Saldo unterdrücken Unterdrückt bei der Option Konten anzeigen alle Konten, deren Saldo im Auswertungszeitraum 0 ergibt. Vorjahreswerte anzeigen Blendet eine weitere Spalte mit den Zahlen des entsprechenden Vorjahrszeitraums ein (alternativ zur Option Budget anzeigen). Budget anzeigen Blendet eine weitere Spalte mit den Budgetwerten der jeweiligen Konten ein (alternativ zur Option Vorjahreswerte anzeigen). 0,00-Anzeige unterdrücken Unterdrückt die Anzeige von 0,00 zur besseren Übersicht (nur in der Bildschirmansicht). Tipp: Beim Ausdrucken der Einnahmen-Überschussrechnung können Sie über das jeweils ausgewählte Druckformular bestimmen, ob der Ausdruck nur die reine Auswertung enthält oder als Jahresabschluss mit Deckblatt und Schlussbemerkung erstellt wird.

Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken. Von da mit einem weiteren Doppelklick gleich auf die Buchung in der Buchungsliste.

Bilanz und Erfolgsrechnung
Die beiden Auswertungen Bilanz und Erfolgsrechnung werden kombiniert dargestellt, da sie durch das System der doppelten Buchführung eng aneinander gekoppelt sind. Die Gliederung entspricht einer ordentlichen Bilanzierung (sofern die zu Grunde liegende Gliederungsstruktur nicht verändert wurde).

Bei einer korrekten Bilanz müssen die Summen von Aktiva und Passiva exakt übereinstimmen. Weiterhin muss das Ergebnis der Erfolgsrechnung dem ermittelten Gewinn/Verlust in

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der Bilanz entsprechen. Wenn das nicht der Fall ist, so deutet dies auf eine nicht ausgeglichene Eröffnungsbilanz oder Fehler in der Kontenstruktur hin. Einzelne Auswertungsgruppen lassen sich durch Anklicken der Dreiecke vor dem jeweiligen Namen bis auf die zu Grunde liegenden Kontensalden erweitern. Den Aufbau der Auswertung können Sie unter Verwalten/Kontenstruktur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie sollten bei Veränderungen aber auf Übereinstimmung mit den aktuellen Bilanzierungsrichtlinien achten. Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt immer die komplette Darstellung der Gliederungsebenen mit allen Unterebenen, unabhängig von der Bildschirmansicht. Im Filter der Auswertung gibt noch weitere Optionen, um die Darstellung zu beeinflussen: Kumulierte Werte Berechnet die Werte immer vom Beginn des Geschäftsjahres bis zum Ende der eingestellten Periode, anderenfalls nur für die eingestellte Periode. Für die Zahlen der Bilanz ist das Deaktivieren dieser Option im Normalfall nicht sinnvoll, da die Bilanz nur als kumulierte Berechnung (also unter Einbeziehung der Eröffnungsbilanz) korrekt ist. Gruppen ohne Bewegung unterdrücken Unterdrückt alle Gliederungspunkte (Gruppen), in denen keine Konten mit Bewegungen vorhanden sind. Wenn in der Gruppe aber Konten enthalten sind, deren Gesamtsaldo 0 ergibt, dann wird die Gruppe trotzdem dargestellt. Konten anzeigen Führt auf der untersten Ebene einer Gruppe alle Einzelkonten auf, die zum entsprechenden Gruppensaldo beigetragen haben. Konten mit 0-Saldo unterdrücken Unterdrückt bei der Option Konten anzeigen alle Konten, deren Saldo im Auswertungszeitraum 0 ergibt. Vorjahreswerte anzeigen Blendet eine weitere Spalte mit den Zahlen des entsprechenden Vorjahrszeitraums ein (alternativ zur Option Budget anzeigen). Budget anzeigen Blendet eine weitere Spalte mit den Budgetwerten der jeweiligen Konten ein (alternativ zur Option Vorjahreswerte anzeigen). 0,00-Anzeige unterdrücken Unterdrückt die Anzeige von 0,00 zur besseren Übersicht (nur in der Bildschirmansicht). Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken. Tipp: Beim Ausdrucken der Bilanz und Erfolgsrechnung können Sie über das jeweils ausgewählte Druckformular bestimmen, ob der Ausdruck nur die reine Auswertung enthält oder als Jahresabschluss mit Deckblatt und Schlussbemerkung erstellt wird. Auch der getrennte Ausdruck von Bilanz und Erfolgsrechnung ist hier möglich. Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken.

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Tipp: Eine spezielle Auswertung finden Sie als Kontenliste mit Überschriften. Deaktivieren Sie alle Optionen im Filter ausser 'Konten anzeigen'. Sie erhalten damit einen gruppierten Kontenplan.

Eröffnungsbilanz
Die Eröffnungsbilanz zeigt die Bestände an Vermögen sowie Forderungen und Verbindlichkeiten zum Beginn des aktuellen Geschäftsjahres. Im ersten Geschäftsjahr ergibt sich die Eröffnungsbilanz aus den manuell eingegebenen Eröffnungswerten der Bestandskonten (siehe Kontenverwaltung). In allen nachfolgenden Geschäftsjahren erstellen bzw. aktualisieren Sie die Eröffnungsbilanz mit dem automatischen Saldovortrag von ShakeHands Kontor (Erfassen/Geschäftsjahre/Saldovortrag).

Tipp: Ab Version 5.2. Können Sie nachträglich ein Geschäftsjahr vor dem ersten Geschäftsjahr erfassen und da die eine Saldobilanz und die Daten via Geschäftsabschluss übertragen. Resultat Sie haben ab erstem aktuellen Geschäftsjahr einen Vorjahresvergleich zur Verfügung.

Bei einer korrekten Eröffnungsbilanz müssen die Summen von Aktiva und Passiva exakt übereinstimmen. Wenn dies nicht der Fall ist, ergibt sich in jedem Fall auch eine entsprechende Abweichung in der Ermittlung des Jahresergebnisses zwischen der Bilanz und der Erfolgsrechnung. Einzelne Auswertungsgruppen lassen sich durch Anklicken der Aufklappsymbole vor dem jeweiligen Namen bis auf die zu Grunde liegenden Kontensalden erweitern. Den Aufbau der Auswertung können Sie unter Verwalten/Kontenstruktur an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie sollten bei Veränderungen aber auf Übereinstimmung mit den aktuellen Bilanzierungsrichtlinien achten.

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Alle Bestandteile ausser der Gewinnermittlung lassen sich über die Ausgabeoptionen deaktivieren. Wenn in der Gruppe aber Konten enthalten sind. öffnet sich der nachfolgend abgebildete Dialog: Im Gegensatz zu den Druckformularen für Jahresabschlüsse. welche Sie direkt aus den Gewinnermittlungen (Bilanz oder EÜ-Rechnung) aufrufen können. dann wird die Gruppe trotzdem dargestellt. Kreditorenaufstellung (Debitoren mit Sollsaldo + Kreditoren mit Sollsaldo.bzw.Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt immer die komplette Darstellung der Gliederungsebenen mit allen Unterebenen. Mit dem Menubefehl Auswerten/Jahresabschluss drucken. Jahresabschluss drucken Hiermit können Sie einen Jahresabschluss in einer optisch ansprechenden Form als zusammenhängendes Dokument ausdrucken. 0. Konten anzeigen Führt auf der untersten Ebene einer Gruppe alle Einzelkonten auf. Vorjahreswerte anzeigen Blendet eine weitere Spalte mit den Zahlen des entsprechenden Vorjahrszeitraums ein (alternativ zur Option Budget anzeigen). deren Gesamtsaldo 0 ergibt. erhalten Sie bei dieser reinen Druckauswertung zusätzlich eine Debitoren.. in denen keine Konten mit Bewegungen vorhanden sind. die zum entsprechenden Gruppensaldo beigetragen haben.00-Anzeige unterdrücken Unterdrückt die Anzeige von 0.. um die Darstellung zu beeinflussen: Gruppen ohne Bewegung unterdrücken Unterdrückt alle Gliederungspunkte (Gruppen).00 zur besseren Übersicht (nur in der Bildschirmansicht). Im Filter der Auswertung gibt es noch weitere Optionen. ! Kapitel 15 Auswertungen! 170 . Konten mit 0-Saldo unterdrücken Unterdrückt bei der Option Konten anzeigen alle Konten. deren Saldo im Auswertungszeitraum 0 ergibt. Kreditoren mit Habensaldo + Debitoren mit Habensaldo) und eine in die laufende Seitennummerierung integrierte Abschreibungsliste. unabhängig von der Bildschirmansicht.

Die Spalte Fällig Netto zeigt dazu das Datum der Fälligkeit bezogen auf das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel ohne Skonto. Markieren Sie die gewünschte Rechnung dazu und wählen Sie anschliessend aus dem Kontextmenu der Zeile oder aus dem Aktionsmenu des Fensters den Befehl Zahlung erstellen. unabhängig vom Vorhandensein korrekter Saldenvorträge. Posten ausgleichen/bezahlen In der OP-Liste ausgewiesene offene Rechnungen können von hier aus direkt ausgeglichen werden. ! Kapitel 15 Auswertungen! 171 . bei einem negativen Wert ist die Rechnung die genannte Anzahl Tage überfällig. wobei alle verfügbaren Daten des offenen Postens bereits eingetragen sind und Sie die Zahlung gleich verbuchen können. Die OP-Liste kann nur Posten in der im Filter angegebenen Währung ausweisen. Über den Filter können Sie die Liste mit weiteren Kriterien einschränken. wenn Sie mit Fremdwährungen arbeiten. Es öffnet sich der Dialog Neue Debitoren-Zahlung bzw. Um sie sichtbar zu machen. Dabei erscheinen auch offene Rechnungen aus früheren Geschäftsjahren. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken. Einige dieser Spalten sind aber standardmässig ausgeblendet. Neue Kreditoren-Zahlung. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette. Fälligkeitslisten zu erstellen. Fälligkeitslisten erstellen Mit der Auswertung Offene Posten ist es möglich. OP-Kontoauszug Der OP-Kontoauszug ist ein vollständig auf den Daten der Offene Posten-Verwaltung basierender Debitoren.oder Kreditorenkontoauszug. indem Sie mit der Maus in die rechte Begrenzung des Spaltentitels klicken und die Spalte mit gedrückter Maustaste nach links verkleinern. OP-Liste Die Offene-Posten-Liste (OP-Liste) zeigt alle offenen Rechnungen einer Art (Debitoren oder Kreditoren) bis zu einem bestimmten Stichtag. setzen Sie den Fokus auf die Liste (Mausklick) und drücken Sie die Tastenkombination <Shift>+<ESC>. Er zeigt in chronologischer Reihenfolge alle Rechnungen und Zahlungen für ein bestimmtes Personenkonto. Nicht benötigte Spalten lassen sich jetzt wieder ausblenden. dann müssen Sie also für jede gewünschte Währung eine eigene OP-Liste erstellen. In der Spalte Tage Fällig sehen Sie die verbleibenden Tage bis zur vorgenannten Fälligkeit. Im Gegensatz zum normalen (journalbasierten) Kontoauszug funktioniert dies auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung und jahresübergreifend. Per Doppelklick auf eine OP-Zeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Posten. Für das Zahlungsziel Skonto existiert eine weitere Spalte mit den entsprechenden Angaben. bis sie unsichtbar ist. Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer offener Posten zu ermitteln. damit werden alle vorhandenen Spalten eingeblendet.

. Nach Aufruf des Menubefehls Auswerten/OP-Mahnungen.h. wobei die vierte Mahnstufe als Inkassostufe fungiert. d. welche die Übergabe der Forderung an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt beinhaltet.. Es sind vier Mahnstufen vorgesehen. öffnet sich der nachfolgend abgebildete Dialog: Die Grundparameter für Mahnläufe können Sie in den Firmeneinstellungen hinterlegen (Ablage|Datei/Firmen). ! Kapitel 15 Auswertungen! 172 . temporär für diesen Mahnlauf angepasst werden. Per Doppelklick auf eine Zeile gelangen Sie zum jeweiligen Beleg (OP-Rechnung oder OP-Zahlung).. OP-Mahnungen.. Hiermit erstellen Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen für offene Debitoren-Forderungen. Die dort eingestellten Werte werden bei einem neuen Mahnlauf übernommen und können jetzt noch individuell. beim Erreichen dieser Mahnstufe wird eine Mitteilung an den Debitor generiert. Im unteren Bereich des Fensters finden Sie die wichtigsten Adress-Stammdaten für den ausgewählten Debitor/Kreditor.

Die Höhe der Verzugszinsen ist nach langjähriger und konstanter Praxis des Bundesgerichts maximal 5%. Vor jeder Zeile befindet sich eine Checkbox.h. dann geben Sie hier den zu verwendenden Zinssatz ein. in Währung EIn Mahnlauf kann immer nur Belege mit einer identischen Währung auswerten. offene Posten mit dieser Mahnstufe sollten einem Inkassodienst oder einem Rechtsanwalt zur weiteren Bearbeitung übergeben werden. anderenfalls werden einzelne Mahnungen für jeden Posten erstellt.bzw. Vorhandene Gutschriften berücksichtigen Diese Option ist nur bei gleichzeitig aktivierten Sammelmahnungen möglich und bewirkt. muss der Mahnlauf für jede vorkommende Währung separat ausgeführt werden.und Gebührenberechnungen erfolgen dann auf diesem Wege. Über den Button Weiter gelangen Sie zur Vorschlagsliste für alle Mahnungen. welche den eingestellten Kriterien entsprechen: Gutschriften werden in der Liste rot gekennzeichnet. d. Weitere Zins. Mahnstufen Für die Mahnstufen 1-3 können Sie jeweils die Anzahl der Tage (basiert immer auf dem vorangegangenen Fälligkeits. Wenn Sie also Ausgangsrechnungen in unterschiedlichen Währungen ausstellen. Beträge mahnen ab Hiermit können Sie eine so genannte Bagatellgrenze festlegen. Offene Rechnungen zum Hier legen Sie den Stichtag für den Mahnlauf fest. Zinssatz Wenn Sie in Ihren Mahnungen Verzugszinsen berechnen möchten. Sammelmahnungen Wenn Sie diese Option aktivieren. Mahndatum) und die Höhe einer optionalen Mahngebühr festlegen sowie die Berechnung von Verzugszinsen aktivieren. dann werden mehrere offene Posten eines Kunden in einer Sammelmahnung zusammengefasst. Offene Posten mit einem Betrag bis zu dieser Grenze werden bei Mahnläufen nicht berücksichtigt. für die hiermit markierten Mahnungen erfolgt der Ausdruck entsprechend der gewählten Aktion im ! Kapitel 15 Auswertungen! 173 . Die Mahnstufe 4 ist als Inkassostufe vorgesehen. Es werden alle Rechnungen und Zahlungen bis zu einschliesslich diesem Stichtag berücksichtigt. dass eventuell vorhandene Gutschriften mit aufgeführt und bei der offenen Gesamtsumme berücksichtigt werden.

Nach der Ausgabe der Mahnschreiben erfolgt eine Abfrage. ist es mitunter schwierig nachzuvollziehen. wie die ausgewiesene Zinssumme ermittelt wurde. Voraussetzungen für Mahnungen Damit offene Rechnungen in einem Mahnlauf berücksichtigt werden können. Die Gesamtsumme dieser Tageszinsen wird in der Mahnliste ausgewiesen. Ein Klick auf eine Checkbox mit gleichzeitig gedrückter Alt-Taste bewirkt das Auswählen oder Abwählen aller Zeilen. Mahnungen ausdrucken Über den Drucken-Button werden die markierten Mahnungen als Mahnschreiben ausgegeben. Diese Eingaben sind abschliessend für den aktuellen Mahnungslauf und nur für diesen gültig. ob die Mahnstufen der gedruckten Mahnungen aktualisiert werden sollen: Wählen Sie hier Aktualisieren. Verzugszinsen auf dem OP nachgetragen. müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt werden: 1 Rechnungsart Die zu mahnende Rechnung muss aus dem Bereich Debitoren-Rechnungen stammen (direkt erfasst oder über die Auftragsverwaltung). die Berechnung der Zinsen und der Gesamtsumme wird beim Verlassen des Feldes jeweils aktualisiert. Individuelle Mahngebühren Der automatische Mahnlauf berechnet die Gebühren und Zinsen entsprechend den zuvor eingestellten Parametern für alle Mahnungen einheitlich. Wenn Sie nur die angezeigte Vorschlagsliste ausdrucken möchten . Die in der Liste mit einem roten Dreieck markierten Felder lassen sich per Doppelklick bearbeiten. Insbesondere wenn Teilzahlungen zu einem Posten erfolgt sind. so wählen Sie vorher die entsprechende Option im Popupmenu unten aus. mit gedrückter Ctrl-Taste beim Mac) auf eine Zeile in der Liste und wählen Sie im Kontextmenu den Befehl Zinsberechnung anzeigen: Die erscheinende Liste weist für jeden Tag seit Fälligkeit der Rechnung den offenen Betrag und den darauf entfallenden Verzugszins aus. Dadurch erfolgt die nächste Mahnung erst nach Ablauf der eingestellten Tagesfrist für die nächste Mahnstufe. Ebenfalls werden nun alle Mahngebühren.Popupmenu unterhalb der Liste: Alle markierten Mahnungen ausdrucken oder Eine Vorschlagsliste für alle markierten Mahnungen ausdrucken. Daher können Sie sich die Berechnung der Tageszinsen anzeigen lassen. Die Mahngebühren und der Verzugszinssatz lässt sich vor dem Ausdruck aber noch für einzelne Mahnungen anpassen. Zinsberechnung anzeigen Die Berechnung der Verzugszinsen erfolgt tagesgenau. klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste (bzw. ! Kapitel 15 Auswertungen! 174 . dann wird die Mahnstufe jeweils um eins erhöht.

Der Rechnungsbetrag ist damit fällig am 11. Geben Sie dem Druckformular einen neuen Namen und scrollen Sie im Quelltext des Formulars bis zu der Stelle. an welcher die ! Kapitel 15 Auswertungen! 175 .2009 erfolgen. werden nicht berücksichtigt. 7 Mahnfristen Das Erreichen bzw. In diesen Fällen wird nur die betreffende Rechnung von der Mahnung ausgeschlossen.B.2009.11. 3 Gutschrift Gutschriften werden nur aufgenommen. 6 Inkassostufe Nach Erreichen der Mahnstufe 4 (Inkassostufe) werden Rechnungen bei weiteren Mahnläufen nicht mehr berücksichtigt. Die Mahnstufen zurücksetzen Die gesetzten Mahnstufen und das Datum der jeweiligen Mahnung werden in der OP-Liste angezeigt (evtl. 5 Nicht Mahnen Rechnungen. Sie können die Mahnstufe um jeweils eine Stufe zurücksetzen oder komplett auf 0.12. Lastschrift. Dies erfolgt direkt aus dem Druckdialog der Mahnungen heraus: Markieren Sie hier das StandardDruckformular und klicken Sie danach auf den Button Duplizieren.2009 geschrieben. EC-Karte oder Kreditkarte werden nicht berücksichtigt. '<Ctrl>+<Klick>' beim Mac) oder im Aktionsmenu des Fensters den entsprechenden Befehl aus. 2 Zahlungsart Rechnungen mit den Zahlungsarten Keine. Hier besteht auch die Möglichkeit. bei denen das Kennzeichen Nicht Mahnen aktiviert ist. in diesem Fall werden alle offenen Rechnungen dieses Kunden von den Mahnungen ausgeschlossen. Mahntexte anpassen Sofern notwendig. 4 Bagatellgrenze Rechnungen mit offene Beträgen bis zur eingestellten Bagatellgrenze werden nicht berücksichtigt. Das folgende Beispiel soll das kurz verdeutlichen: Beispiel: Eine Rechnung wird am 11.. können die Texte in den Mahnschreiben an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. bei der Adresse im Bereich Kunde Faktura setzen. und wählen Sie dann im Kontextmenu der Liste (rechte Maustaste bzw. Wenn die Mahnstufe 1 mit einer Frist von 10 Tagen angegeben ist. Weiterhin kann das Kennzeichen Nicht Mahnen auch beim Erfassen von Aufträgen auf der Seite Gesamtbeträge gesetzt werden oder beim direkten Erfassen von offenen Posten im Bereich Zahlungsbedingungen.2009 erfolgen usw. müssen Sie erst alle Felder einblenden mit <Shift>+<ESC>). deren Mahnstufe Sie zurücksetzen möchten. Bei weiteren 10 Tagen Frist für die Mahnstufe 2 würde die zweite Mahnung ab dem Stichtag 31. die Mahnstufen zurückzusetzen: Markieren Sie dazu alle Posten. Das Kennzeichen Nicht Mahnen lässt sich z. wenn die Optionen Sammelmahnungen und Gutschriften berücksichtigen angewählt sind.12.12. mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen. würde die erste Mahnung ab dem Stichtag 21. Überschreiten der eingestellten Mahnfristen ist die letzte Voraussetzung.

Mahntexte definiert werden. Sie können diese jetzt beliebig abändern und das angepasste Formular mit dem OK-Button sichern.

Detaillierte Informationen zum Anpassen von Druckformularen finden Sie im Handbuch Formulargenerator.

Mehrwertsteuerabrechnung
ShakeHands Kontor erstellt selbständig die komplette, abgabefertige Mehrwertsteuerabrechnung für die Schweiz, wie auch Deutschland und Österreich. Die Auswahl der passenden Länderversion wird über die Angabe Land (Registerkarte Finanzamt) in den Firmeneinstellungen gesteuert. Zur Ausgabe existieren dabei je nach Landeseinstellung folgende Möglichkeiten: Schweiz Ausdruck des amtlichen MwSt-Abrechnungs-Formular auf Blankopapier Ausdruck direkt in die amtlichen und personalisierten MwSt-Formulare

Ab Release 7.0.2 haben Sie die Abrechnung nach effektiver Methode 2001-2009, die Abrechnung Q1 und Q2 2010 und Q3 und Q4 2010, sowie die jeweiligen Saldosteuersatzformulare. Neu können Sie auch taggenaue MwSt-Abrechnungen erstellen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie z.B. In Spezialperioden abrechnen oder einzelne Tage ausschliessen möchten z.B. Eröffnungstag.

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Konsolidierung mehrerer MwSt-Abrechnungen
ShakeHands Conto bietet die Möglichkeit, MwSt-Abrechnungen von mehreren Firmen bzw. Mandanten zusammenzufassen (zu gruppieren). Diese Möglichkeit sieht das neue Mehrwertsteuergesetz seit 01.01.2010 vor.

Um eine konsolidierte Umsatzsteuerabrechnung zu erstellen, gehen Sie folgendermassen vor: 1 Wechseln Sie in die Firma, mit deren Steuernummer und zu deren Finanzamt die Anmeldung der MwSt-Abrechnung erfolgen soll. 2 Wählen Sie den Menubefehl Auswerten/MwSt-Abrechnung. 3 Stellen Sie im Filter den gewünschten Zeitraum und Buchungsstatus ein. 4 Wählen Sie in der Liste Konsolidierung mit die Firmen aus, deren Buchungen entsprechend den getroffenen Filtereinstellungen in die Berechnung einfliessen sollen. 5 Klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Enter-Taste. Hinweis: In der Auswahlliste Konsolidierung mit werden nur Firmen angezeigt, welche bei den Parametern Land und Währung mit der aktuellen Firma übereinstimmen und die ein angelegtes Geschäftsjahr haben, welches dem der aktuellen Firma entspricht.

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Mehrwertsteuer-Journal
Das Umsatzsteuer-Journal listet im gewünschten Zeitraum alle Buchungen auf, welche mit mindestens einem Steuersatz gebucht wurden. Es werden weiterhin die laufenden Summen für die Bemessung und den Steuerbetrag - gruppiert nach Steuersatz - ausgegeben. Im Anschluss an die Auswertung nach Steuersätzen werden alle Buchungen auf Konten mit MwSt-Kennzeichen gruppiert - aufgelistet. Diese Auswertung ermöglicht eine effektive Fehlersuche (z.B. in der MwStAbrechnung) und hilft bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses oder einer Revision.

Betriebswirtschaftliche Auswertung
Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist im Aufbau an die DATEV-Standard-BWA 01 angelehnt und enthält die Seiten A. Kostenstatistik und B. Bewegungsbilanz. Für jede Kontengruppe lassen sich durch Anklicken des davor befindlichen Dreiecks oder über das Ebenenmenu die Einzelkonten einblenden, welche in den Saldo der Gruppe eingeflossen sind. Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Kontentypen, welche in der Kontenverwaltung zugewiesen sind. Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt die Darstellung der Gliederungsebenen exakt wie auf dem Bildschirm. Wenn Sie also bestimmte Ebenen oder einzelne Gruppen ausgeblendet haben, so werden diese auch nicht gedruckt.

Kostenstatistik (Erfolgsrechnung)
Die Kostenstatistik I zeigt in den Spalten eins und zwei eine gruppierte Saldenliste der Erfolgskonten der eingestellten Periode. Als wichtige Zwischensummen erhalten Sie hier: 1 die Gesamtleistung (Umsatzerlöse plus Bestandsveränderungen) 2 den betrieblichen Rohertrag (Gesamtleistung minus Material- /Wareneinsatz plus sonstige Erlöse) 3 die Gesamtkosten 4 das Betriebsergebnis (betrieblichen Rohertrag minus Gesamtkosten)

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5 das vorläufige Ergebnis (Betriebsergebnis plus/minus neutrale Aufwendungen und Erträge) Die Beträge in der Saldenspalte werden dann in den folgenden drei Spalten in prozentuale Beziehungen gesetzt: 1 zur Gesamtleistung (GL) 2 zu den Gesamtkosten (GK) 3 zu den Personalkosten (PK) In der Spalte fünf (Aufschlag) lässt sich z.B. der durchschnittliche Kalkulationsaufschlag ablesen (Rohertrag / Materialeinsatz). Diese fünf Spalten folgen im Anschluss noch einmal, diesmal jedoch mit den kumulierten Jahreswerten zum Vergleich.

Bewegungsbilanz (Kapitalverwendungsrechnung)
In der Bewegungsbilanz werden die Kapitalflüsse des Jahres bis (einschliesslich) zur eingestellten Periode dargestellt, damit lassen sich Rückschlüsse auf die Kapitalverwendung und Kapitalherkunft ableiten. Auf der linken Seite finden Sie die Mittelverwendung (MV), also den Zugang von Aktivposten (z.B. Anlagevermögen) oder die Minderung von Passivposten (z.B. Verbindlichkeiten). Auf der rechten Seite finden Sie die Mittelherkunft (MH), also die Minderung von Aktivposten oder den Zugang von Passivposten.

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Per Doppelklick auf eine Kontozeile gelangen Sie direkt zum dazugehörigen Kontoauszug. Die Art der Grafik lässt sich über das Popupmenu oben rechts beeinflussen. ! Kapitel 15 Auswertungen! 180 . Durch Anklicken einer solchen Auswertung werden rechts daneben die entsprechenden Monatswerte sowie die dazugehörige grafische Darstellung eingeblendet. Alternativ können Sie auch die gewünschte Zeile markieren und die Leertaste drücken. In der links angeordneten hierarchischen Liste werden alle zur Auswahl stehenden Auswertungen dargestellt. beim Aufruf werden statt dessen automatisch die entsprechenden Werte für alle Monate des aktuellen Geschäftsjahres berechnet und stehen so für alle Unterauswertungen zur Verfügung. Mit dem Info-Button können Sie ein Informationsfenster öffnen.und Saldenlisten. Betriebswirtschaftliche Kennzahlen Die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ermöglichen Ihnen kompakte und übersichtliche Bewertungen und Gegenüberstellungen von Unternehmen. In dieser Auswertung existiert kein Filter zum Eingrenzen der Perioden oder Kontenbereiche. welches zu jeder Auswertung eine kurze Hilfe anzeigt. Die Auswertung basiert auf den Werten der BWA sowie der Summen.

auf Ebene 2 die betreffenden Kontensalden und auf Ebene 3 die dazugehörigen Einzelbuchungen. Wenn Sie also bestimmte Ebenen oder einzelne Gruppen ausgeblendet haben. im Filter lassen sich die gewünschten Kostenstellen auswählen. Es werden alle Anlagegüter aufgeführt. ! Kapitel 15 Auswertungen! 181 . ein Filter für die Zeitraumauswahl existiert hier nicht. Bei einem Vollabgang verschwindet ein Anlagegut im darauf folgenden Jahr aus der Abschreibungsliste. Hinweis: Beim Ausdruck erfolgt die Darstellung der Gliederungsebenen exakt wie auf dem Bildschirm. Auf Ebene 1 wird jeweils die Summe der Kostenstelle im Auswertungszeitraum dargestellt. Abschreibungsliste Die Abschreibungsliste stellt immer die Zahlen des aktuellen Geschäftsjahres dar. Kostenstellen Die Kostenstellenauswertung ist hierarchisch gegliedert. welche in der Anlagen-Verwaltung erfasst sind und die im aktuellen Jahr noch im Bestand sind. so werden diese auch nicht gedruckt.

Tipp: Um die Gesamtsummen mehrerer Abschreibungs-Zeilen zu ermitteln. Die Auswertung lässt sich je nach gewähltem Bereich weiter auf einzelne oder mehrere Kunden bzw. Sie können zwei beliebige Perioden gegenüberstellen und die Anzahl der auszuwertenden Positionen festlegen (Top X-Funktion).bzw. Die Option GWG-Sammelposten gruppieren bewirkt das Zusammenfassen aller als Sammelposten deklarierten Anlagegüter eines Geschäftsjahres in einer Zeile. Liniengrafik dargestellt werden: ! Kapitel 15 Auswertungen! 182 . Verkaufsstatistik Die Verkaufsstatistik liefert verschiedene Auswertungen über Artikelumsätze und -stückzahlen sowie über Kundenumsätze. Artikel oder Artikelgruppen einschränken: Die Auswertung kann wahlweise in tabellarischer Form oder als Balken. markieren Sie diese mit der Maus und nutzen Sie die Summenanzeige in der Infopalette.

und Preislisten Unsere Vorgabelisten für Artikel. ! Kapitel 15 Auswertungen! 183 . die Potential haben von allgemeinem Nutzen zu sein. Sie finden unter Templates und weitere Formulare Weiterentwicklungen. Die Liste kann auf einen oder mehrere Artikel und auf einzelne Vorgangsarten eingeschränkt werden. Wir programmieren auch nach Auftrag entsprechende Listen.und Preislisten können Sie mit dem integrierten Formulargenerator Ihren Bedürfnissen anpassen: Tipp: Wir werden auf unserer Homepage laufend weitere Listen veröffentlichen. Listen die in den jeweiligen Modulen zum auswerten sind: Kontor Balance Lagerjournal Unter Verwalten/Lagerjournal finden Sie eine neue lagerbezogene Auswertung. Es lässt sich eine aktuelle Bestandsliste anzeigen (1 Ebene) oder ein Lagerjournal wie in der Artikelbearbeitung (2 Ebenen). Artikel.

! Kapitel 15 Auswertungen! 184 . Wir haben zwei Templates ESR und BESR in den Vorlagendatenbanken für Sie bereitgestellt Tipp: Einfügen von Bildern in die Formulare. Öffnen Sie den Paketinhalt Ihrer Anwendung und kopieren Sie Ihr JPG-Bild in Mindestauflösung 300 dpi. Rechnung bis zur Gutschrift ausdrucken. Stellen Sie Ihre eigenen Formulare entsprechend um oder verwenden Sie die neuen Formulare und passen Sie diese entsprechend an. Im Handbuch Formulargenerator finden Sie Details zum Erstellen eigener Formulare für alle Belege rund um Ihre Kunden.0 können Sie Alternativ Logos im Menu Bilder ablegen. Vom Auftrag bis zur Gutschrift . Ab Release 6.2. über Lieferschein.neu mit ESR-Formular Mit dem universalen Formular können Sie alle Auftragsarten von Auftrag .0 steht Ihnen auch eine Rundungsprozedure zur Verfügung und zwei Auftragsformulare universal mit gerundeten Belegtotalen der zweiten Nachkommastelle auf 5 oder 0. können Sie ESR-Formulare bedrucken.tif. in den Ordner Bilder als logo. Neu ab der Version 6. diese stehen Ihnen dann in den Auswertungen zur Auswahl. Unter Windows legen Sie die Datei in den Ordner Bilder im ShakeHands-Ordner. Tipp: Ab Version 6. Andere Rundungen auf Position oder anderen Totalen unterstützen wir nicht.

R-2010-1011 Sehr geehrte Frau Löwenzahn.00 Stk ShakeHands Conto Saldo für MacOS X und Windows.83 CHF.10 15.com Konto: 30-2345-7 Blz: 9999 Bank: Gold und Silber IBAN: CH10 1234 1234 1234 BIC: 345 678 ! Kapitel 15 Auswertungen! 185 . Netto: 208.com Internet: www.27 Danke für Ihren Auftrag. robuste doppelte Buchhaltung.07.2010 31.Solaris AG (KMU) nMWSTG • Sägerei Sonnmatt • 3555 Kröschenbrunnen Löwenzahn Ltd Frau Monika Löwenzahn Postfach 43 3490 Goldbach Kunden-Nr. Bezeichnung Menge Steuer Einzelpreis CHF Total CHF 1 SDC7M / ShakeHands Conto Saldo für MacOS X und 1.07. Solaris AG (KMU) nMWSTG MwStNr: 123 456 Sägerei Sonnmatt 3555 Kröschenbrunnen Telefon: 0878 87 47 77 Fax: 034 495 70 25 Email: support@solaris.6%: 15.10 Umsatzsteuer zu 7. inkl 6 Monate kostenlose Updateservice als CD U7. Pos.00 224.6B 249.: Datum: Lieferdatum: Zahlungsziel: Rückfragen an: Telefon: Email: Seite: ADR-8 31.27 CHF Gesamt Brutto CHF: Gesamt Steuer CHF: Gesamt Netto CHF: 224.2010 30 Tage System 1 Rechnung Nr.solaris.83 208.

Nach einer entsprechenden Auswahl wird ein neues Jahr entweder im Anschluss an das letzte oder vor das erste bereits vorhandene angelegt. Umbuchungen.. Sie können Daten einsehen und Auswertungen Drucken. Der technische Jahresabschluss beinhaltet dagegen die programminternen Tätigkeiten zum Anlegen eines neuen Geschäftsjahres. OP-Zahlungen und Aufträge. nämlich jeweils die Anzahl der Buchungen. Geschäftsjahre verwalten ShakeHands Kontor kann für jede Firma beliebig viele Geschäftsjahre verwalten..als auch mit IstVersteuerung arbeiten kann. exportiert diese wieder. hier sind keine Buchungen mehr möglich. dem Saldenvortrag in das neue Jahr (evtl. Saldo ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 186 . Sie importieren die Buchungen per Import. auch mehrfach) und dem endgültigen Abschliessen des alten Jahres. Diese erstellt jetzt die Abschlussbuchungen. dieses Jahr wurde bereits endgültig abgeschlossen.Kapitel 16 Der Jahresabschluss und Saldenvorträge Der Begriff Jahresabschluss beschreibt in der Finanzbuchhaltung zwei unterschiedliche Tätigkeiten: Der buchhalterische Jahresabschluss beinhaltet das Abstimmen der Konten und das Erzeugen der Abschlussbuchungen (Abschreibungen. Bei Einnahmen-Überschussrechnung erscheint diese Option nicht. heisst. also auch in mehreren Jahren parallel arbeiten. ShakeHands Balance. Da ShakeHands Kontor beim Betriebsvermögensvergleich sowohl mit Soll.m. bedeutet. Sie können jederzeit zwischen diesen Jahren wechseln. dass in diesem Geschäftsjahr noch gearbeitet werden kann. In den letzten Spalten sehen Sie eine Statistik zum entsprechenden Jahr. Diese Arbeiten können Sie bei entsprechenden Kenntnissen selbst vornehmen oder Sie beauftragen damit Ihre Treuhänderin.v. Bestandsveränderungen u. Diese Arbeitsschritte werden nachfolgend beschrieben. Abgeschl.). Neues Geschäftsjahr anlegen Um ein neues Geschäftsjahr anzulegen. Über den Menubefehl Erfassen/Geschäftsjahre öffnen Sie die Liste der vorhandenen Geschäftsjahre der aktuellen Firma: Den aktuellen Status eines Jahres sehen Sie in der vierten Spalte: Offen. klicken Sie auf den Button Hinzufügen. wird bei dieser eine entsprechende Option zum Wechsel der Versteuerungsart beim Anlegen eines neuen Jahres eingeblendet. In diesem Fall können Sie alle Buchungen des Jahres exportieren und übergeben. OP-Rechnungen.

Es öffnet sich der folgende Dialog: ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 187 . Stellen Sie dazu sicher. Sie wählen das gewünschte Jahr aus dem Menu in der Infopalette: Einzelne Monate abschliessen ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit. Sie wählen das gewünschte Jahr aus dem Menu Erfassen/Geschäftsjahr wechseln. haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie markieren das gewünschte Jahr in der Liste im Fenster Geschäftsjahre und klicken auf den Button Wechseln. Markieren Sie das aktuelle Geschäftsjahr und klicken Sie auf den Button Monatsabschluss. einzelne Monate eines Geschäftsjahres vor steuerlich relevanten Veränderungen zu schützen. Zwischen Geschäftsjahren wechseln Um zwischen den vorhandenen Geschäftsjahren zu wechseln. dass Sie das richtige Geschäftsjahr geöffnet haben und wählen Sie das Menu Erfassen/Geschäftsjahre aus.

dass für das Geschäftsjahr. ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 188 . damit vermeiden Sie das Anlegen mehrerer Eröffnungsbuchungen auf einem Konto. falls das ausgewählte Jahr nicht das aktuelle Geschäftsjahr ist. 4 Klicken Sie auf den Button Saldenvortrag. Da die Eröffnungsbuchungen zunächst im Status Erfasst vorliegen. das Programm berücksichtigt bereits vorhandene Eröffnungswerte und erstellt dann entsprechende Differenzbuchungen. Der Saldenvortrag kann selbständig kein neues Geschäftsjahr anlegen. hier beginnen die Salden zum Anfang eines jeden Geschäftsjahres bei 0. Debitoren und Kreditoren. Wählen Sie hier die Checkbox für jeden Monat aus. Erfolgs-/Erfolgsrechnungs-Konten werden nicht vorgetragen. Dieser Vorgang ist bei ShakeHands Kontor beliebig oft wiederholbar. die Voreinstellungen können über den Menubefehl Verwalten/Kontenfunktionen bearbeitet werden. dessen Salden Sie vortragen möchten. Um einen Saldenvortrag für ein bestimmtes Jahr auszuführen. Die nachfolgenden Dialoge unterscheiden sich jetzt in Abhängigkeit von der Gewinnermittlungsart der Firma. Der Saldenvortrag Der Saldenvortrag dient dazu. können Sie vor einer Saldenaktualisierung auch die alten Buchungen löschen. beim Betriebsvermögensvergleich alle Bilanzkonten. 2 Wählen Sie den Menubefehl Erfassen/Geschäftsjahre und markieren Sie das Jahr. Beim automatischen Saldenvortrag werden die Eröffnungswerte als normale Buchungen zum ersten Tag des folgenden Jahres gegen die entsprechenden Saldovortragskonten erzeugt. sowie für Kursgewinne und Verluste an. lassen sich alle Monate des Jahres wieder bearbeiten. werden evtl. Der Saldenvortrag ist immer nur im aktuellen Geschäftsjahr möglich. vorhandene Monatsabschlüsse automatisch deaktiviert. dessen Salden Sie vortragen möchten. Wenn Sie den Jahresabschluss für ein Geschäftsjahr durchführen. die Endsalden bestimmter Konten als Eröffnungswerte in das nachfolgende Geschäftsjahr vorzutragen. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Stellen Sie sicher. Saldenvortrag bei Einnahme-Überschussrechnung: Neben einer optionalen Beleggruppe für die Eröffnungsbuchungen geben Sie hier die Gegenkonten für die Saldenvorträge der Sachkonten. ein weiteres (nachfolgendes) Jahr vorhanden ist. Diese Konten sind im Normalfall voreingestellt in den Kontenfunktionen. den Sie vor Veränderungen schützen möchten und bestätigen Sie mit OK. 3 Klicken Sie auf den Button Wechseln. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung betrifft dies alle Bestandskonten (ausser Privatkonten). Sollte der Jahresabschluss also später einmal rückgängig gemacht werden. Der Monatsabschluss kann auf dem gleichen Weg beliebig oft verändert oder rückgängig gemacht werden.

die Voreinstellungen können über den Menubefehl Verwalten/Kontenfunktionen bearbeitet werden. 5 Mit dem Button Weiter veranlassen Sie die Berechnung der vorzutragenden Kontensalden. eine Statusmeldung informiert Sie anschliessend über das Ergebnis. ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 189 . das Ergebnis wird zur Kontrolle noch einmal angezeigt: 6 Mit dem Button Fertigstellen starten Sie jetzt den Saldenvortrag. Saldenvortrag bei Betriebsvermögensvergleich: Zusätzlich zu den eben beschriebenen und vorhandenen Feldern finden Sie hier noch weitere Felder mit den Konten für den Vortrag des Bilanzergebnisses: Den Vortrag des Umsatzsteuersaldos sowie den Privatkontenvortrag. Diese Konten sind im Normalfall voreingestellt.

danach wird das abgeschlossene Jahr für weitere Buchungen gesperrt. Sie bestimmen den Zeitpunkt des definitiven Jahresabschlusses. ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 190 . das Ergebnis wird zur Kontrolle noch einmal angezeigt: 6 Mit dem Button Fertigstellen starten Sie jetzt den Saldenvortrag. 5 Mit dem Button Weiter veranlassen Sie die Berechnung der vorzutragenden Kontensalden. Geschäftsjahr abschliessen Beim endgültigen Abschluss eines Geschäftsjahres erfolgt zunächst ein Saldenvortrag wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. eine Statusmeldung informiert Sie anschliessend über das Ergebnis. Sie können die Buchhaltung auch immer im Status offen belassen. dass keine Änderungen nachträglich in den Daten gemacht werden. wenn Sie sicherstellen.

dass der Endsaldo des Kontos in Firma-Standardwährung umgerechnet nicht dem tatsächlichen Eröffnungssaldo in Standardwährung entspricht. Voraussetzung für den automatischen Valutaausgleich ist die korrekte Angabe der beiden Kontenfunktionen für Kurserträge und Kursverluste. 4 Die weiteren Schritte entsprechen denen beim Saldenvortrag. falls das ausgewählte Jahr nicht das aktuelle Geschäftsjahr ist. erhalten Sie folgende Meldung: ShakeHands Balance Valutaausgleich von Fremdwährungskonten Beim Buchen auf ein Fremdwährungskonto mit unterschiedlichen Wechselkursen ergibt sich das Problem. das Sie abschliessen möchten. Wenn das Jahr erfolgreich abgeschlossen wurde. Die entsprechenden Konten für die Standardkontenpläne lauten: KMU Erträge aus Kursdifferenzen Aufwendungen aus Kursdifferenzen 3096 4096 Käfer 4223 6666 Wenn ein Valutaausgleich notwendig ist. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Wählen Sie den Menubefehl Erfassen/Geschäftsjahre und markieren Sie das Jahr. Möglicherweise erhalten Sie jetzt die folgende Fehlermeldung: Das Abschliessen eines Jahres ist also nur möglich. Um ein Geschäftsjahr endgültig abzuschliessen. Der Jahresabschluss ist immer nur im aktuellen Geschäftsjahr möglich. ShakeHands Kontor kann diese Differenz beim Saldenvortrag automatisch ausgleichen. Details dazu finden Sie im Abschnitt Kontenfunktionen. wenn alle Buchungen verbucht sind. indem für jedes betroffene Konto eine ValutaAusgleichsbuchung erzeugt wird. erscheint im Saldovortrags-Assistenten nach dem Bestätigen der Vortragskonten eine weitere Seite. 2 Klicken Sie auf den Button Wechseln. 3 Klicken Sie auf den Button Jahresabschluss. Im dargestellten Beispiel wurde eine verwendete Fremdwährungen innerhalb der Saldovortragskonten gefunden: ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 191 . Informationen zum endgültigen Verbuchen finden Sie im Kapitel Buchungen erfassen.

dass der Kurs auch hier reziprok erfasst werden muss. Tipp: Beachten Sie. dass die Kurse der kantonalen Steuerämter für die Bewertung der Fremdwährungen zum Abschluss beiziehen i. Jetzt werden die entsprechenden Kursdifferenzen am letzten Tag des alten Geschäftsjahres gegen die entsprechenden Differenzkonten gebucht. Es erscheint eine weitere Seite mit einer Liste der berechneten Differenzen für jedes einzelne Fremdwährungskonto: Nach einer Prüfung der Werte klicken Sie auf Buchen.d. Wenn alle Kursangaben aktuell sind. Für diese Fremdwährungen werden die zuletzt verwendeten Kurse aufgelistet und müssen hier mit den aktuellen Tageskursen aktualisiert werden. klicken Sie auf den Button Weiter. Finden Sie im Internet.R. Das Aktualisieren erfolgt durch Doppelklick auf den Wert und Eingabe des neuen Wertes. Beachten Sie weiter. ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 192 .

Tipp: Wenn Sie nur die Kursdifferenzbuchungen erstellen möchten. ohne den Saldovortrag auszuführen. Im Anschluss können Sie sich die erzeugten Kursdifferenz-Buchungen in der Buchungsliste ansehen: ! Kapitel 16 Der Jahresabschluss! 193 . dann brechen Sie den Saldovortrags-Assistenten an dieser Stelle ab. Nach einer Statusmeldung erscheint die bereits bekannte Seite des Assistenten mit der Auflistung der eigentlichen Saldenvorträge.

Felder mit Tabulator getrennt. Auch muss die Art der Daten (wie z. muss der Inhalt der Exportdatei ebenfalls vom Benutzer definiert werden. Sie können eine solche Importdefinition aber duplizieren und das Duplikat als Vorlage für eine eigene neue Definition benutzen. exportiert diese in eine Datei. ! Kapitel 17 Import und Export! 194 .Kapitel 17 Import und Export Grundlagen Mit Import. Sie können die notwendigen Einstellungen wie Importdatei. Datensätze mit Zeilenumbruch getrennt). beim Export ein Kunde mit der Kategorie “K” und ein Lieferant mit der Kategorie “L” versehen wird und das importierende Programm Kunden mit einer “1” und Lieferanten mit einer “2” erwartet. dann wird hier eine sinnvolle Zuordnung nichtmöglich sein bzw.B.B. wobei der Name und Speicherort dieser Exportdatei zumeist vom Benutzer festgelegt wird. Diese sind schreibgeschützt und können vom Anwender nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Name. Importieren von Textdateien ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit. aber nicht Friedrich und Meier). Die grundsätzliche Vorgehensweise ist dabei oftmals identisch: Das Programm. Für den Import in ein anderes Programm muss dieses also wissen. Feldreihenfolge usw. in welchem Datenformat und mit welchen Datenfeldern diese aufgebaut ist. Lehmann. Buchungsdaten und Konten und Anlagegüter aus Textdateien zu importieren. dies betrifft einerseits die enthaltenen Datenfelder (z.B. Geburtsdatum) und andererseits die enthaltenen Datensätze (z. Statusfelder) den Anforderungen des importierenden Programms genügen. Und da kaufmännische Anwendungen oft sehr unterschiedlich aufgebaut sind und mit komplexen internen Datenstrukturen arbeiten. Festgelegt werden muss in jedem Fall noch das Datenformat für den Export (z. Trennzeichen. Wenn also z. wo sich die zu importierende Datei befindet. Textformat. Beliebig viele dieser Importdefinitionen können Sie speichern und so wiederkehrende Importvorgänge einfach per Mausklick ausführen.B. kann dieses Problem einen Datenaustausch sehr erschweren oder auch unmöglich machen.B. Ohne exakte Übereinstimmungen in diesen Parametern wird ein erfolgreicher Datenaustausch nicht möglich sein. Nach Auswahl des Menubefehls Ablage|Datei/Import/Textdateien öffnet sich das Fenster Importieren mit einer Liste der gespeicherten Importdefinitionen: Die in der Listenspalte S markierten Einträge sind mitgelieferte Importdefinitionen für bestimmte Anwendungszwecke.und Exportfunktionen werden Daten zwischen verschiedenen Programmen ausgetauscht. der Import als fehlerhaft abgebrochen werden. In vielen Fällen kann bzw. welches die Daten zur Verfügung stellt. Müller und Schulz. vornehmen und daraus eine Importdefinition erstellen. Vorname.

Mit den folgenden Einstellungen legen Sie fest. Bereich Hiermit bestimmen Sie die Art der Importdaten. Beim Import von Anlagegütern können nur die Stammdaten sowie Zugang und Abgang übernommen werden. Es öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten von Importdefinitionen: Zuerst definieren Sie einige grundlegende Eigenschaften: Name Der Name der Importdefinition für die Listendarstellung (muss eindeutig sein). so öffnet sich die Dateiauswahl beim späteren Import im voreingestellten Ordner. aber hier einen Ordner angeben. Die Datei wird geladen und im Vorschaubereich angezeigt (max. welche Datei importiert werden soll und welche Trennzeichen und Feldzuordnungen verwendet werden sollen. Konten und Anlagegüter. System Die Checkbox ist im Normalfall nicht selektierbar und zeigt an. Das Importieren von Anlagenbewegungen ist nicht möglich. Ordner Der Ordner der gewählten Importdatei. Importdefinitionen anlegen Zum Anlegen einer neuen Importdefinition klicken Sie im Fenster Importieren auf den Button Hinzufügen. anderenfalls wird die eingestellte Datei verwendet. Das resultierende Importergebnis wird direkt im Vorschaubereich unten angezeigt: Datei Über den Button öffnen Sie direkt die gewünschte Importdatei. ob dies eine systemeigene Importdefinition (schreibgeschützt) ist. so öffnet sich beim späteren Ausführen des Imports eine Dateiauswahl zur Selektion der Importdatei. ! Kapitel 17 Import und Export! 195 . Wenn Sie den Dateinamen vor dem Sichern der Importdefinition wieder entfernen. Wenn Sie den Dateinamen vor dem Sichern der Importdefinition wieder entfernen. möglich sind hier Buchungen. 50 Zeilen).

in diesem Fall setzen Sie diesen Wert auf 2. Viele Programme exportieren z. können Sie die Importdefinition mit dem OK-Button sichern. Wenn Sie alle Einstellungen ausgeführt haben. Indem Sie hier ein Feld auswählen. Einfach ‘ oder Doppelt “. LF oder CRLF. fehlende Kontonummern) ist nur mit dieser Option möglich.B. Wenn Sie die Option Importdatei in Archivordner verschieben setzen. dies ist z. so wählen Sie Kein Import. dass beim Import nicht versucht wird. Trennzeichen für Felder Das Zeichen. Feldzuordnungen Wenn Sie in der Vorschauliste in einen Spaltentitel klicken (nur bei geladener Importdatei). Wenn Sie eine Spalte nicht importieren möchten oder ein Feld für die Zuordnung in einer anderen Spalte freigeben möchten. Zeichensatz für Hiermit können Sie die Zeichensatz-Kodierung der Importdatei festlegen. Ein Buchungssatz wird also immer nur aus den Informationen einer Importzeile gebildet. Möglich ist hier CR.B. Möglich ist hier Keine. Das Importarchiv finden Sie an folgendem Ort: Benutzer/Library/ProSaldo/Importarchiv/ Dokumente und Einstellungen/Benutzer/Anwendungsdaten/ProSaldo/Importarchiv/ Weiterhin existieren noch einige Einstellungen. eine Faktura ihre Buchungsdaten periodisch in einen bestimmten Ordner exportiert. dann entstehen hier mehrere Importdateien. Windows und Linux. Text in Anführungszeichen Hiermit legen Sie optional fest. dann wird jede durch einen Importvorgang verarbeitete Datei anschliessend in den Ordner Importarchiv verschoben und ein mehrfacher Import damit vermieden. bei CSV-Dateien der Fall. wenn Sie regelmässig Daten aus einem anderen Programm übernehmen. dass beim Import vorhandene Konten mit der gleichen Kontonummer mit den Daten aus der Importzeile aktualisiert werden. um die erste Zeile zu ignorieren. Trennzeichen für Datensätze Das Zeichen. Es besteht jetzt die Gefahr.B. damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden.h. Einzeilig Diese Option bewirkt. MacOS X Windows Konten ! Kapitel 17 Import und Export! 196 . mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind. ob Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind. Dateien versehentlich mehrfach zu importieren. Vorhandene Konten aktualisieren Hiermit veranlassen Sie. Importieren ab Zeile Hier legen Sie die erste tatsächliche Importzeile fest.B. die Daten aus der Spalte werden in das gewählte Feld importiert. Möglich ist hier Mac OS X. Importdatei in Archivordner verschieben Dies ist besonders nützlich. welcher für ShakeHands Kontor als Importordner definiert ist. Wenn z. mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind. ordnen Sie die jeweilige Spalte diesem Feld zu. d. Ein Steuersatz in der Importzeile wird ignoriert. dass beim Importieren von Buchungen die auf den angesprochenen Konten eingestellte Steuerautomatik verwendet wird. Der Import von unvollständigen Buchungen (z. so erscheint ein Popupmenu mit allen noch verfügbaren Feldern des gewählten Importbereichs. Möglich ist hier Tab. Komma oder Semikolon. in der ersten Zeile die Feldnamen. mehrzeilige Buchungen zu erkennen. welche von der Art der Importdaten abhängig sind: Buchungen Steuerautomatik Diese Option bewirkt.

Artikel und Anlagen ist die Importdefinition erst in Vorbereitung. Hier selektieren Sie die zu importierende Datei manuell und klicken auf den Button Öffnen. Die Fehler dazu erscheinen im unteren Protokollfeld: ! Kapitel 17 Import und Export! 197 . wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: Markieren Sie die gewünschte Importdefinition in der Liste und klicken Sie auf den Button Ausführen oder drücken Sie die Taste Enter bzw. Die Liste ist editierbar. Falls in der Importdefinition eine Datei mit Name und Ordner angegeben wurde und diese Datei auch vorhanden ist. Return Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Importdefinition in der Liste. Basisfelder sind möglich zu importieren. Bei einem Abbruch des Importvorgangs. Es öffnet sich jetzt das Fenster Import. Ist die Datei nicht vorhanden oder nicht angegeben. Den Import durchführen Der Datenimport in ShakeHands Kontor läuft in mehreren Schritten ab: Zuerst wählen Sie eine passende Importdefinition aus. Ein Statusfenster informiert Sie über den Fortschritt des Vorgangs. Alle korrekt importierten Datensätze hat ShakeHands Kontor bereits aus der Liste entfernt. bereits in dem voreingestellten Ordner). befinden Sie sich wieder im Fenster Import. Jetzt wird die Datei eingelesen und im Fenster dargestellt: Sie haben hier die Möglichkeit. hier können Sie den Import auch jederzeit über den Button Stopp unterbrechen. klicken Sie jetzt auf den Button Importieren. die Importdaten vor dem Einfügen in die Datenbank noch einmal zu überprüfen und gegebenenfalls auch kleine Korrekturen direkt hier vorzunehmen. Um einen Import durchzuführen. indem Sie die Zeile anklicken. nach einem Doppelklick auf eine Zelle können Sie den Inhalt (als Text) bearbeiten. so öffnet sich eine Dateiauswahl (sofern möglich. danach werden die Daten eingelesen und im Importfenster tabellarisch zur Kontrolle und Korrektur dargestellt und zuletzt in den jeweils ausgewählten Bereich importiert. so wird sie automatisch geöffnet und eingelesen. Um den Importvorgang zu starten. Sie sehen nur noch die verbleibenden Datensätze. oder nachdem Fehler aufgetreten sind. Bei Fehlern können Sie sich die Fehlermeldungen zu jedem einzelnen Datensatz ansehen. Für die Bereiche Adressen.

Nach einer manuellen Korrektur der Fehler können Sie den Importvorgang für die verbleibenden Datensätze erneut starten. Mehrere markierte Zeilen lassen sich diesbezüglich über die Befehle im Aktionsmenu auch gleichzeitig ändern. ! Kapitel 17 Import und Export! 198 . Diese Kaskadenbearbeitung wiederholen Sie so oft als nötig. so können Sie diese durch Abwählen der Checkbox in der ersten Spalte vom Import ausschliessen. Wenn Sie bestimmte Zeilen nicht importieren möchten.

vornehmen und daraus eine Exportdefinition erstellen. Nach Auswahl des Menubefehls Ablage|Datei/Export/Textdateien öffnet sich das Fenster Exportieren mit einer Liste der gespeicherten Exportdefinitionen: Die in der Listenspalte S markierten Einträge sind mitgelieferte Exportdefinitionen für bestimmte Anwendungszwecke. Diese sind schreibgeschützt und können vom Anwender nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Es öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten von Exportdefinitionen: Zuerst definieren Sie einige grundlegende Eigenschaften: ! Kapitel 17 Import und Export! 199 . Exportieren von Textdateien ShakeHands Kontor bietet die Möglichkeit. Beliebig viele dieser Exportdefinitionen können Sie speichern und so wiederkehrende Exportvorgänge einfach per Mausklick ausführen. Sie können die notwendigen Einstellungen wie Exportdatei. Trennzeichen. Exportdefinitionen anlegen Zum Anlegen einer neuen Exportdefinition klicken Sie im Fenster Exportieren auf den Button Hinzufügen. Feldreihenfolge usw. Buchungen. Sie können eine solche Exportdefinition aber duplizieren und das Duplikat als Vorlage für eine eigene neue Definition benutzen. Konten und Anlagegüter als Textdateien zu exportieren.

Wenn hier keine Datei angegeben ist. damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden. dass die Exportdatei in der ersten Zeile die Liste der Feldnamen enthält. Über die beiden Listen im Bereich Exportfelder legen Sie die zu exportierenden Felder und die Reihenfolge in der Ausgabedatei fest: Felder in der Liste Kein Export werden nicht exportiert. Sie können in den Listen ein oder mehrere Felder markieren und per Drag & Drop in die jeweils andere Liste ziehen. möglich sind hier Buchungen. Name Der Name der Exportdefinition für die Listendarstellung (muss eindeutig sein). so öffnet sich die Dateiauswahl beim späteren Export im voreingestellten Ordner. Beim Export von Anlagegütern können nur die Stammdaten sowie Zugang und Abgang ausgegeben werden. Ordner Der Ordner der gewählten Exportdatei.B. Trennzeichen für Felder Das Zeichen. ob dies eine systemeigene Exportdefinition (schreibgeschützt) ist. Feldnamen im ersten Datensatz Mit dieser Option legen Sie fest. anderenfalls wird die eingestellte Datei verwendet. bei CSV-Dateien der Fall. Das Exportieren von Anlagenbewegungen ist nicht möglich. Möglich ist hier Mac OS X. Zeichensatz für Hiermit können Sie die Zeichensatz-Kodierung der Exportdatei festlegen. damit diese nicht fälschlicherweise als Datensatz interpretiert werden. LF oder CRLF. Anlagegüter. oder Sie drücken nach dem Markieren die Leertaste. ob Textfelder in Anführungszeichen eingeschlossen sind. Möglich ist hier Tab. Felder in der Liste Export werden exportiert. Komma oder Semikolon. Wenn Sie keinen Dateinamen festlegen. Mit den folgenden Einstellungen legen Sie fest. System Die Checkbox ist im Normalfall nicht selektierbar und zeigt an. Möglich ist hier Keine. aber hier einen Ordner angeben. mit dem die einzelnen Datenfelder getrennt sind. Die meisten Programme können die Feldnamen beim Import optional unterdrücken. Bereich Hiermit bestimmen Sie die Art der Exportdaten. Möglich ist hier CR. Trennzeichen für Datensätze Das Zeichen. Text in Anführungszeichen Hiermit legen Sie optional fest. Konten. Windows und Linux. Einfach ‘ oder Doppelt “. auch das bewirkt das Verschieben der ausgewählten Felder in die jeweils andere Liste. in welche Datei exportiert werden soll und welche Trennzeichen und Feldzuordnungen verwendet werden sollen: Datei Über den Button können Sie direkt die gewünschte Exportdatei angeben. mit dem die einzelnen Datensätze getrennt sind. Innerhalb der Liste Export können Sie die Felder mit der Maus verschieben und so die Reihenfolge der Ausgabe beeinflussen. Über die Einstellungen im Bereich Exportdaten können Sie die zu exportierenden Datensätze je nach Bereich eingrenzen: ! Kapitel 17 Import und Export! 200 . dies ist z. so öffnet sich beim späteren Ausführen des Exports eine Dateiauswahl zur Angabe der Exportdatei. Dies ist für eine leichtere manuelle Zuordnung beim Import zu Fremdanwendungen immer zu empfehlen. Adressen und Artikel.

B. ! Kapitel 17 Import und Export! 201 . so öffnet sich eine Dateiauswahl (sofern möglich. DVDs etc. eine Fortschrittsanzeige informiert Sie über den Verlauf des Exports. Den Export durchführen Um einen Export durchzuführen. gehen Sie folgendermassen vor: 1 Wechseln Sie in die entsprechende Firma. Wenn Sie alle Einstellungen ausgeführt haben. Verbucht oder Beides) einstellen. Return Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Exportdefinition in der Liste. alle Bestandskonten) und innerhalb des gewählten Typs optional noch einen Kontonummern-Bereich (z. Jahr) und den Buchungsstatus (Erfasst. Steuerrelevante Daten können nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) in digitaler Form bereitgestellt werden. für die der Export erzeugt werden soll. Es öffnet sich der Betriebsprüfungs-Assistent. 1000-2999) einstellen. so wird sie automatisch für diesen Export verwendet. Um einen GDPdUExport auszuführen. Artikel und Adressen Hier existieren keine Auswahlkriterien. Hier geben Sie den Speicherort und -namen für die Exportdatei manuell an und klicken auf den Button Sichern. welcher die benötigten Einstellungen abfragt und im Anschluss den Export durchführt. können Sie die Exportdefinition mit dem OK-Button sichern. Auf diesen sind steuerrelevante Daten und beschreibende Daten enthalten. 2 Wählen Sie den Menubefehl Ablage|Datei/Export/GDPdU (Betriebsprüfung).B. Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird damit ein einmaliger Standard gesetzt. ShakeHands Kontor enthält eine GDPdU-EU-konforme Datenschnittstelle. Zu denken ist an Revisionen: Bekommt ein Betriebsprüfer den Auftrag. Konten Beim Exportieren von Konten können Sie hier den Kontotyp (z. bereits in dem voreingestellten Ordner). erhält er vom Unternehmen oder dessen Steuerberater Datenträger (Disketten.). Quartal. Buchungen Beim Exportieren von Buchungen können Sie hier die Zeitperiode (Monat. es werden alle vorhandenen Anlagegüter exportiert. Ist die Datei nicht angegeben. in wenigen Schritten alle steuerrelevanten Daten in einem zugelassenen Format zu exportieren und damit einen Datenträger für die Datenträgerüberlassung zu erzeugen. Diese wertet der Prüfer mit speziellen Programmen auf seinem eigenen Rechner aus. wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: Markieren Sie die gewünschte Exportdefinition in der Liste und klicken Sie auf den Button Ausführen oder drücken Sie die Taste Enter bzw. Exportieren für den Betriebsprüfer (GDPdU) Das ist ein Export-Standard der sich in Europa durchsetzt und den wir unseren schweizerischen Kunden auch anbieten. Anlagegüter. Der Export wird jetzt ausgeführt. CDs. ein Unternehmen zu prüfen. Diese ermöglicht es Ihnen. Der Exportvorgang startet sofort. Falls in der Exportdefinition eine Datei mit Name und Ordner angegeben wurde.

Zusätzlich sollten aber mindestens die Jahresabschlüsse (Bilanzen oder EÜ-Rechnungen) in gedruckter Form ebenfalls archiviert werden. Alle enthaltenen Daten und Beschreibungen sind im Textoder XML-Format abgelegt.B.2008 um 10:52:49 Uhr durchgeführt. ! Kapitel 17 Import und Export! 202 . am 05.01. 4 Diesen Ordner brennen Sie jetzt z. um Buchhaltungsdaten in einer allgemeinen lesbaren. 3 Der GDPdU-Export erzeugt an dem im Assistenten ausgewählten Ort einen neuen Ordner in dieser Form: GDPdU 2008-01-05 10-52-49. Tipp: Der GDPdU-Export kann auch verwendet werden. Dies bedeutet.B. Ein GDPdU-Export kann von ShakeHands Kontor selbst nicht mehr geöffnet oder eingelesen werden. elektronischen und betriebssystemunabhängigen Darstellung über die vorgeschrieben 10 Jahre zu archivieren. der Export wurde z. auf eine CD und übergeben diese dem Betriebsprüfer oder Ihrem Steuerberater.

und Zugriffsrechte. welche Firmen er überhaupt bearbeiten darf und welche Funktionen er innerhalb der zulässigen Firmen nutzen darf. Der Administrator Nach dem Anlegen einer neuen Datenbank erstellt das Programms automatisch den Benutzer Administrator (Namenszeichen admin). 3 Es sind weitere Benutzer vorhanden In diesem Fall erfolgt beim Start der Anwendung immer ein Benutzer-Login. aber kein Kennwort vergeben In diesem Fall arbeiten Sie komplett ohne Zugriffsbeschränkungen als Administrator. Der Administrator kann weder dupliziert noch gelöscht werden. Nur der Administrator kann weitere Benutzer anlegen. damit kann z. beim Start der Anwendung erfolgt keine Kennwortabfrage. Alle anderen Benutzer können lediglich das eigene Kennwort und die eigenen Signaturdaten bearbeiten. löschen oder Zugriffsrechte zuweisen. Für jeden Benutzer kann detailliert festgelegt werden. Administrator-Kennwort vergeben Wählen Sie hierzu den Befehl Ablage|Datei/Benutzer und öffnen Sie den Administrator per Doppelklick auf den Listeneintrag: ! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 203 . Zudem kann jeder Benutzer seine persönlichen Signaturdaten hinterlegen. Rechte und Zugriffe sind allumfassend. Der Administrator hat immer alle Rechte. in Auftragsformularen neben dem Namen des Bearbeiters auch dessen direkte Telefonnummer. Der Benutzername (bzw. Die Benutzerverwaltung erreichen Sie unter Ablage|Datei/Benutzer. und für diesen ist ein Kennwort vergeben In diesem Fall arbeiten Sie immer als Administrator. Rechte und Zugriffe sind allumfassend.Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte ShakeHands Kontor bietet eine umfassende Verwaltungsmöglichkeit für Benutzer. Der eingeloggte Benutzer hat die vom Administrator zugewiesenen Rechte und Zugriffe. das Namenskürzel) und das Kennwort muss eingegeben werden.B. beim Start der Anwendung erfolgt jedoch eine Kennwortabfrage. Die Benutzerverwaltung Je nach Bedarf wird die Zugriffsbeschränkung auf Programmfunktionen in verschiedenen Stufen realisiert werden: 1 Es ist nur der Administrator vorhanden. seine Emailadresse sowie ein individueller Grusstext ausgegeben werden. 2 Es ist nur der Administrator vorhanden.

muss aber eindeutig sein.und Zunamen einzutragen. Die Felder Benutzername. Aktivieren Sie die Option Eigenes Kennwort und tragen Sie ein Kennwort ein. Namenszeichen. Es öffnet sich der Dialog Neuer Benutzer. Wenn die Benutzerdaten auch für Signaturen von Druckformularen verwendet werden sollen. empfiehlt es sich. Diese Daten stehen dann in Druckformularen zur Verfügung: ! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 204 . da diese Angabe auch so gedruckt wird. Abteilung und Funktion sind beim Administrator nicht änderbar. Geschlecht. tragen Sie hier auf der Seite Identifikation die entsprechenden Daten ein. Abteilung und Funktion sind optional und rein informativ. Auf der Seite Signatur kann jeder Benutzer seine Telefon-Durchwahl. Das Namenszeichen kann frei gewählt werden. Beim nächsten Start der Anwendung muss das neue Kennwort beim Login erfasst werden. seine E-Mail-Adresse sowie einen Grußtext (Signaturtext) hinterlegen. Sichern Sie die Eingaben mit OK. Weitere Benutzer anlegen Zum Anlegen weiterer Benutzer klicken Sie in der Benutzerverwaltung auf den Button Hinzufügen. als Benutzernamen den jeweiligen Vor. Geschlecht.

Der Benutzer-Login Beim Programmstart und aktiviertem Benutzer-Login erscheint der folgende Dialog: Im Feld Benutzer kann der vollständige Benutzername oder das Namenskürzel eingetragen werden. so muss dieses ebenfalls eingegeben werden. die Zugriffsrechte der anderen Benutzer einzuschränken. so erscheint beim Bestätigen des Login-Dialogs mit Kennwort noch die Abfrage. Zugriffsrechte vergeben Wie schon erwähnt. Ist ein Kennwort vergeben. ob das Kennwort im MacOS X-Schlüsselbund abgelegt werden soll: Bestätigen Sie diese Frage mit Ja. Alle Einstellungen dazu finden Sie beim Bearbeiten eines Benutzers auf der Seite Zugriffsrechte: ! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 205 . so wird das Kennwort beim nächsten Login-Versuch mit diesem Benutzernamen automatisch eingetragen. Arbeiten Sie mit MacOS X. hat der Administrator die Möglichkeit.

Im oberen Bereich sehen Sie eine Liste aller in der aktuellen Datenbank vorhandenen Firmen.31. Periode für Benutzer einschränken Bei Benutzern mit eingeschränktem Zugriff können Sie die Periode erfassen.01.2009 . darf er nur Buchungen und Aufträge in dieser Periode erfassen und/oder bearbeiten. Der Revisor erhält nur Einblick in die freigegebene Periode. den Zeitbereich 01. die in Ihrer Programmversion gar nicht verfügbar sind.2009 zugewiesen wird. können Sie im unteren Bereich die Zugriffsrechte für diese Firma einstellen. sehr nützlich bei einer Betriebsprüfung. In der Spalte Zugriff wird der allgemeine Zugriffsstatus des Benutzers für diese Firma über ein Farbsymbol dargestellt: = Kein Zugriff (der Benutzer darf diese Firma nicht öffnen) = Voller Zugriff (der Benutzer hat Vollzugriff in dieser Firma) = Eingeschränkter Zugriff (der Benutzer darf die freigegebenen Funktionen verwenden) Wenn Sie in der Liste eine Firma markieren. Diese zeitliche Einschränkung ist u. Zugriff auf Programmfunktionen einschränken Hier geben Sie die Programmzugriffe auf einzelne Module und Bereiche frei.a. Wenn einem Benutzer z. ! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 206 . Beim Status Eingeschränkter Zugriff gibt es noch weitere Optionen: Den Button Zugriffsrechte festlegen und die Eingabefelder für den zu bearbeitenden Datumsbereich. Der Grund dafür ist. Möglicherweise werden hier auch Programmbereiche aufgelistet. Es öffnet sich der folgende Dialog: Hier können Sie einzeln für jede aufgelistete Funktion die dargestellten Rechte aktivieren oder deaktivieren. dass die Datenbank für alle ShakeHands -Anwendungen identisch ist und diese Bereiche in der Datenbank immer vorhanden sind. in welcher der Benutzer arbeiten darf.B. Auswertungen sind auch nur über diese Periode möglich. Klicken Sie dazu nach Auswahl der Firma auf den Button Zugriffsrechte festlegen.01.

markieren Sie den Benutzer in der Benutzerliste und klicken auf den Button Zugriffsrechte kopieren. Anschliessend markieren Sie einen oder mehrere andere Benutzer und klicken auf den Button Zugriffsrechte zuweisen. ! Kapitel 18 Benutzer und Zugriffsrechte! 207 . Benutzerrechte auf andere Benutzer übertragen Um die kompletten Zugriffsrechte eines Benutzers auf andere Benutzer zu übertragen. Zugriffsrechte auf andere Firmen übertragen Um die Zugriffsrechte eines Benutzers innerhalb einer Firma auf andere Firmen zu übertragen. Anschliessend markieren Sie eine oder mehrere andere Firmen und klicken auf den Button Zugriffsrechte zuweisen. markieren Sie die Ausgangsfirma in der Firmenliste und klicken auf den Button Zugriffsrechte kopieren.

com Email: support-de@shakehands. Für technische Probleme. Support via Fernzugriff auf Ihren lokalen Rechner bieten wir mit Teamviewer an.com Telefon Hotline/Fernwartung Schweiz: 0900 57 52 38 (CHF 2. Wir rechnen über die Hotlinegebühr ab. Aber auch in diesem Fall versuchen wir Ihnen so schnell wie möglich weiterzuhelfen. Falls Ihre Buchhaltung repariert werden muss und es sich nicht um einen Programmfehler handelt. Laden Sie die Zugriffssoftware ab unserer Partnerseite (Anleitung auf unseren Webseiten unter Support beachten) und rufen Sie uns via Hotline an und melden Sie uns ID-Nummer und Passwort. Yverdon Kursdauer: 4 Stunden Teilnehmerzahl: 2 bis 4 Personen Programme: ShakeHands Buchhaltungen. versuchen Sie das Problem bitte mit Hilfe der entsprechenden Dokumentation zu lösen.Kapitel 19 Support nach Mass Nicht immer funktioniert Software so reibungslos. Bitte versuchen Sie vor Kontaktaufnahme das Problem zu reproduzieren und die genaue Art und Weise des Zustandekommens (unter welchen Bedingungen) zu beschreiben. Überlegen Sie auch.shakehands. Bevor Sie den Support beanspruchen.50 pro Minute) Fax Hotline Schweiz: 034 495 70 25 Technischer Support per Email und Reparatur Service Supportanfragen via Email verrechnen wir in ViertelstundenTakten. können Sie defekte Mandanten-Daten an unsere Support-Abteilung senden. Programme: ShakeHands Buchhaltungen. ShakeHands ERP-Lösungen Schulungsort: in Ihrem Unternehmen Kursdauer: ein halber Tag Teilnehmerzahl: bis 4 MitarbeiterInnen Technischer Support per Fernzugriff Technischer Support per Vororteinsatz Anwenderkurse Einzelschulung nach Mass ! Kapitel 19 Support! 208 . Support/Service Produktregistrierung/Supportanfrage/Feedback Hotline Erreichbar über Internet: www. ShakeHands ERP-Lösungen Schulungsort: Bern. Wir greifen dann direkt auf Ihren Rechner zu. die sich nicht telefonisch lösen lassen. ob die Anfrage weniger als eine Viertelstunde in Anspruch nimmt. ob Sie vor Auftreten des Problems Änderungen an Ihrer Hardoder Softwarekonfiguration vorgenommen haben. wie der Anwender dies erwartet. fordern Sie unseren Servicemitarbeiter für einen einen Vor-Ort-Service an. Voraussetzung ist die vorher erfolgte Registrierung als Anwender für das betreffende Produkt. Der ShakeHands-Support erfolgt über unsere Hotline. Die erste Viertelstunde ist gleich auch die Grundtaxe unabhängig.

com/de/faq/index. Der Profi und die Buchhalterin findet in Checklisten und Formularhandbüchern wertvolle Tipps und Tricks.Support/Service Kostenlose Dienstleistungen Handbücher Erreichbar über Handbücher: Der Einsteiger findet in unseren Anwenderhandbüchern Hilfe. http://www.shakehands. wie auch Wissen um die doppelte Buchführung im kostenlosen Ratgeber ‚Buchführungsgrundlagen. Der Bereich Buchhaltung und Steuern werden wir nach Nachfrage 2011 als eigene Sektion implementieren. Sie sind in allen Produkten als PDF enthalten oder unter unseren Downloads frei verfügbar. In den Bereichen Technik und Anwendungen finden Sie informative Einträge und können da eigene Fragen stellen.monkey-office.de/forum/index.shakehands. Versuchen Sie bitte mit Hilfe der Handbücher und Dokumentationen das Problem zu lösen. http://www.com/de/download/index. http://www.html Kostenlose Dienstleistungen FaQ FaQ: Fragen und Antworten von allgemeinen Standardauskünften finden Sie in unserer FaQ-Datenbank.html Kostenlose Dienstleistungen: Forum Forum: Für unsere Buchhaltungsprodukte führen wir gemeinsam mit Deutschland und Oesterreich ein AnwenderInnen-Forum.php ! Kapitel 19 Support! 209 .