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Lo que el Director de la DIAN le diría sobre 1

Factura Electrónica
Si usted tuviera tiempo…

¡FACTURA ELECTRÓNICA DIAN OBLIGATORIA,
ENERO 1 DE 2019!

¿Sabía usted?
Usted tiene esta obligación:
Las facturas en papel o las facturas por computador tradicionales no serán válidas a
partir de Enero de 2019. La DIAN exige adoptar la FACTURA ELECTRÓNICA. No
hacerlo implica multas o hasta el cierre del establecimiento.

GBS, La Casa Colombiana
de Software es una firma con
17 años de experiencia,
premiada como #1 en
Innovación, certificada
internacionalmente y ha
HABILITADO EL
SOFTWARE FACTURA
ELECTRÓNICA DE GBS
ANTE DIAN.

En el presente documento queremos compartirle una INFORMACIÓN PRELIMINAR:
SOBRE FACTURA ELECTRÓNICA:

TEMA PÁGINA
1. ¿QUÉ ES? ¿QUÉ NO ES? -Ejemplos- ¿QUÉ SÍ ES? -Ejemplos- 2
2. ¿CUÁNDO? 4
3. ¿DÓNDE? 4
4. ¿QUIÉN? 5
5. ¿POR QUÉ? 5
6. ¿CÓMO? 6
7. ¿CUÁNTO? 6
8. MODELO DE PROYECTO DE FACTURA ELECTRÓNICA 7

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Factura Electrónica
Si usted tuviera tiempo…

¡Lo que Usted debe saber y hacer hoy mismo
sobre Factura Electrónica!

 ¿QUÉ ES? ¿QUÉ NO ES? ¿QUÉ SÍ ES? -Ejemplos-

La Factura Electrónica ¡Es una factura!. La Factura Electrónica tiene los mismos
efectos legales que una factura en papel. La Factura Electrónica se expide y se recibe
en formato electrónico. Es decir, Factura Electrónica es un documento que soporta
transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través
de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas y/o "Software", permitiendo el
cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo,
rechazo y conservación.

Leer más: Recomendamos leer el documento "abc de la Factura Electrónica" publicado
por la DIAN, puede descargar el documento: aquí https://softwaregbs.co/wp-
content/uploads/Factura-Electronica-abc-DIAN.pdf

QUÉ NO ES -Ejemplos-
Si usted hace sus facturas manualmente en un formato de papel, lo firma con
lapicero y la entrega a sus clientes. NO ES Factura Electrónica.

Si usted hace sus facturas en un computador en una hoja de EXCEL, la imprime y
la firma con lapicero y la entrega a sus clientes. NO ES Factura Electrónica.

Si usted hace sus facturas en un computador en un programa contable como
"SIIGO", "GBS" u otros, la imprime y la firma con lapicero y la entrega a sus clientes.
NO ES Factura Electrónica.

Si usted hace sus facturas en un computador en un programa contable como
"SIIGO", "GBS" u otros, le agrega una imagen con la firma del Gerente de la

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Factura Electrónica
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empresa, genera un documento PDF y lo manda por correo a sus clientes. NO ES
Factura Electrónica.

¿QUE SÍ ES -Ejemplos-?
Si usted:

 Hace sus facturas en un
computador en un programa
contable como "SIIGO", "GBS" u
otros,

 LA FIRMA DIGITALMENTE
UTILIZANDO UN CERTIFICADO
DIGITAL O "FIRMA DIGITAL" ( en
vez de firmar con lapicero o
agregar una imagen con la firma
del Gerente de la empresa),

 Genera un documento PDF que
INCLUYA UN CÓDIGO ÚNICO
DE FACTURA ELECTRÓNICA
cuya sigla es "CUFE" y AGREGA
UNA IMAGEN QR DEL "CUFE" ,
y,

 Además envía esa FACTURA
ELECTRÓNICA EN PDF por
correo a sus clientes y
simultáneamente envía LA
FACTURA ELECTRÓNICA EN
FORMATO "XML" A LA DIAN, en
las siguientes 48 horas de expedir
la factura.

¡SÍ ES Factura
Electrónica!

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2. ¿CUÁNDO?
¡YA! ¡HOY MISMO!

La Factura Electrónica es obligatoria en Colombia a partir de Enero 1 de 2019. Ya no
son válidas las facturas en papel o las facturas por computador que NO CUMPLAN con
todos los requisitos de Factura Electrónica.

Teniendo en cuenta que la preparación de una empresa para implementar el nuevo
modelo de facturación tarda 3 meses, es ideal comenzar antes de Octubre 1 de 2018.

Leer más: Recomendamos leer el documento "Factura-Electronica-Decreto2242-de-
2015" publicado por Ministerio de Hacienda, puede descargar aquí:
https://softwaregbs.co/wp-content/uploads/Factura-Electronica-Decreto2242-de-
2015.pdf

3. ¿DÓNDE?
La Factura Electrónica es obligatoria en todo el territorio nacional.

¿DÓNDE obtener más información sobre Facturación Electrónica de la DIAN?

Por favor dirigirse a la DIAN:
WEB:
https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsul
ta/FacturaElectronica/Paginas/default.aspx
EMAIL: sd_fistrib_facturaelectronica@dian.gov.co

TELÉFONO DIAN Bogotá:
6079999 Ext: 907439 - 907441 – 907442

SOPORTE FACTURA ELECTRÓNICA
Soporte TI – Fiscalización Tributaria Factura Electrónica -
Nivel Central
Carrera 7 # 6C – 54, piso 8° 6079999 Ext 907439
sd_fistrib_facturaelectronica@dian.gov.co
Bogotá, D. C.

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4. ¿QUIÉN?
La Factura Electrónica es obligatoria para quienes sean responsables del IMPUESTO
IVA y/o del IMPUESTO AL CONSUMO en Colombia. De un lado están los obligados a
facturar seleccionados por la DIAN -mediante resolución de carácter general-; por otro,
están quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.

5. ¿POR QUÉ?
La Factura Electrónica es una apuesta del País. “El presidente de Colombia, Iván
Duque, apuesta por la implementación de la facturación electrónica como mecanismo
para reducir la evasión de impuestos. Tal como lo manifestó en su propuesta, “reducir la
evasión de impuestos de renta e IVA es una de mis metas: el fortalecimiento de la Dian
debe tener como objetivo mejorar la fiscalización. Para ello, el empleo de la factura
electrónica, la mayor densidad de funcionarios de fiscalización y la presencia regional
de la Dian deben tener como meta mínima la reducción en 50 por ciento de la evasión
en los dos impuestos de mayor recaudo”.

6. ¿CÓMO?

La Factura Electrónica es un nuevo modelo de negocios que exige cambios en lo
ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y CONTABLE de las empresas. Los empresarios con
carácter inmediato deben abordar un proyecto de evaluación del impacto y adaptación
al nuevo modelo. Estos son los requisitos mínimos que debe cumplir:

 Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la
DIAN.
 Llevar la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
 Cumplir los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo
cuando es del caso.
 Incluir la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no
repudio de la factura electrónica, de acuerdo
con la política de firma adoptada por la DIAN.
 Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE

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 La Factura Electrónica es un documento que usted debe ELABORAR, FIRMAR
DIGITALMENTE, ENVIAR A SU CLIENTE, ENVIAR A LA DIAN Y CONSERVAR
DURANTE AL MENOS 5 AÑOS. ES SU OBLIGACIÓN CONSERVARLA, LA
DIAN SE LA EXIGIRÁ EN CUALQUIER MOMENTO.

7. ¿CUÁNTO?

La Factura Electrónica: LOS TIEMPOS.
Implementar un proyecto de Factura Electrónica puede tardar entre 3 y 6 meses
dependiendo del tamaño de la empresa, del nivel de madurez tecnológica y de la
dedicación al proyecto.

La Factura Electrónica: LOS COSTOS.
Implementar un proyecto de Factura Electrónica implica inversiones que pueden ser:

 Actualizar su sistema contable actual con el mismo proveedor con que trabaja
actualmente. Es lo recomendado. Siempre que el proveedor del software que
tiene la empresa esté debidamente ACTUALIZADO Y HABILITADO POR LA
DIAN.

 Comprar un nuevo sistema contable si su proveedor actual no le ofrece una
solución, o si el costo resulta muy elevado. Por ejemplo, algunas firmas de
software arrienda el software contable por unos 100 mil pesos al mes, unos 1,2
millones al año, lo cual se traduce en pagos por más de 18 millones de pesos en
arriendos en un escenario de 10 años. Estos análisis son los que el empresario
debe abordar.

 Comprar un certificado digital. Recuerde que las facturas se deben firmar
digitalmente. En vez de "lapicero", usted firma con un "certificado digital" que
puede costar unos 800 mil pesos por cada año. Revise con su proveedor del
software contable si le puede facilitar uno sin costo, o con menores costos.

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8. ¿Cómo GBS le puede ayudar?

En las siguientes páginas, un modelo de proyecto para Implementar
Factura Electrónica en su Empresa:

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Página Tópico de la Propuesta

10 1. Beneficios: de implementar Factura Electrónica con el Sistema GBS

11 2. Propuesta Económica

13 3. Requisitos Preliminares: Que el cliente debe cumplir antes de implementar
Factura Electrónica con el Sistema GBS

14 4. Software y Servicios Complementarios opcionales: Que el cliente
puede requerir al implementar Factura Electrónica con el Sistema GBS

15 5. Modelo de Factura Electrónica: formato de presentación estándar en
formato PDF

16 6. Modelo de Factura Electrónica: formato de presentación estándar en
formato XML.

Quedamos a la espera de una respuesta positiva para trabajar en conjunto por la
mejora de la gestión de su empresa, específicamente, actualizando el Sistema de
Información a las nuevas normas internacionales.

Cordialmente,

LUZ DARY ARÉVALO GALVÁN
Gerente General GBS
(7) 6475596 (317) 4269429

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1. Beneficios: de implementar Factura Electrónica GBS

¡GBS lo hace por usted! ¡Con un CLIC!

 Facture, Convierta en XML, Firme Digitalmente sus Facturas Electrónicas, Envíe
a la DIAN, Confirme el recibido de sus Facturas en línea

 Envíe el correo a su cliente (adquiriente) adjuntando el PDF de su Factura
Electrónica con el código CUFE y la imagen QR, así como la Factura Electrónica
en formato XML firmada digitalmente

 Lleve su Contabilidad, Inventarios, Cartera, Normas Internacionales.

 GBS incluye un Asistente que le ayuda con el proceso de HABILITACIÓN de su
empresa ante la DIAN ¡Automático!

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2. Propuesta Económica: Implementación de Factura Electrónica
GBS

Descripción del Software y Servicios para la Implementación de Valor
Factura Electrónica GBS

Incluye:

1. Licencia del Software GBS Factura Electrónica para un
computador, para un único NIT de Facturador Electrónico.
2. Servicio WEB para envío de facturas electrónicas a la DIAN en
proceso de HABILITACIÓN: Ilimitadas facturas enviadas, hasta
obtener la verificación del Software para un único NIT de
Facturador Electrónico.
3. Servicio WEB para envío de facturas electrónicas a la DIAN en
proceso de PRODUCCIÓN: Hasta 1200 facturas al año, para un
único NIT de Facturador Electrónico.
4. Acompañamiento en el proceso de HABILITACIÓN: GBS ofrece 1
hora de capacitación virtual, envío de facturas de prueba hasta
obtener 3 validaciones exitosas. El cliente por su cuenta enviará
facturas adicionales hasta superar las 100 facturas exitosas,
logrando la verificación del software que permite empezar el
proceso de PRODUCCIÓN para enviar facturas reales.
5. Capacitación sobre el uso del
Software GBS Factura Electrónica: GBS ofrece 2 horas de
capacitación virtual, una vez cumplida el proceso de
HABILITACIÓN por parte del cliente.
6. Soporte remoto, telefónico: 1 año
7. Actualizaciones a futuras versiones del software: 1 año
8. GBS provee un Certificado Digital Gratuito a sus clientes, el cual
puede ser usado en el proceso de HABILITACIÓN como facturador
electrónico, así como en la fase de PRODUCCIÓN para enviar
facturas reales firmadas a la DIAN siempre y cuando la plataforma
de la DIAN lo acepte. Si al enviar las facturas electrónicas
firmadas con el Certificado Digital Gratuito la plataforma no acepta
esas firmas, el cliente deberá adquirir por su cuenta su propio

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Certificado Digital.
9. Modelo de factura electrónica único: GBS incluye un formato
estándar único de factura electrónica con el CUFE (Código Único
de Factura Electrónica) e imagen QR del CUFE. No se incluye
servicio de personalización de facturas por cada cliente.

NO Incluye:
 Asesoría tributaria o fiscal sobre Factura Electrónica (Consulte a su
Contador)

Forma de pago : Contado

Tiempo de Entrega: Inmediato

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3. Requisitos Preliminares: Que el cliente debe cumplir antes de
implementar Factura Electrónica con el Sistema GBS
El cliente de GBS debe por su cuenta realizar las siguientes actividades:

 Actualizar su Sistema GBS a la última versión y contar con el módulo de Gestión
Comercial o Punto de Venta. El Software GBS Factura Electrónica es un
complemento del Software Facturación de Ventas de GBS.
 Realizar el trámite administrativo de registrarse y habilitarse ante la DIAN como
Facturador Electrónico
 Adquirir un Certificado Digital para firmar las facturas electrónicas. GBS
recomienda el Certificado Digital de la empresa " Andes Servicios de
Certificación Digital S.A " (https://www.andesscd.com.co/). GBS provee un
Certificado Digital Gratuito a sus clientes, el cual puede ser usado en el proceso
de HABILITACIÓN como facturador electrónico, así como en la fase de
PRODUCCIÓN para enviar facturas reales firmadas a la DIAN siempre y
cuando la plataforma de la DIAN lo acepte. Si al enviar las facturas electrónicas
firmadas con el Certificado Digital Gratuito la plataforma no acepta esas firmas, el
cliente deberá adquirir por su cuenta su propio Certificado Digital.
 Recomendado: crear una cuenta de GMAIL.com por ejemplo
"FacturaElectrnica_123456789@gmail.com" con el único propósito de usar esa
cuenta para enviar las facturas electrónicas a los clientes (Adquirientes) desde
esa cuenta, manteniendo una copia en la nube (GMAIL.COM) de las facturas
enviadas. Es ideal mantener una cuenta de correo especializada y separada
pues se deben almacenar esos correos junto con los PDF y XMLS por al menos
5 años. Esta cuenta separada facilita el control, auditoría, el reenvío de facturas y
la conservación de sus facturas en forma organizada y segura.

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4. Software y Servicios Complementarios opcionales: Que el cliente
puede requerir al implementar Factura Electrónica con el Sistema
GBS

OPCIONES CON VALOR ADICIONALES

 Proceso de HABILITACIÓN ante la DIAN, realizado por GBS en vez de realizado
por el cliente.
 Licencias Adicionales del Software GBS Factura Electrónica para un
computador adicional, en la misma red o vía Acceso Remoto, para el mismo NIT
de Facturador Electrónico.
 Licencias Adicionales del Software GBS Factura Electrónica para un NIT
diferente del mismo cliente.
 Servicio WEB para envío de facturas electrónicas a la DIAN en proceso de
PRODUCCIÓN: Paquetes de envío de 1200 facturas al año.
 El Software no incluye el servicio de envío de facturas para Facturadores de
otros países, solo de Colombia.
 El Software no incluye servicio de personalización del formato de factura.
Algunos modelos de facturas de clientes que actualmente están parametrizados
en el Sistema de Facturación GBS no se pueden convertir al formato de factura
electrónica. El sistema incluye un formato estándar de factura electrónica, es
decir, la representación gráfica en formato PDF es estándar y puede no
corresponder con el formato que la empresa usaba en las versiones anteriores.
La razón técnica por la cual NO ES POSIBLE convertir los formatos de factura
anterior a factura electrónica es por la necesidad normativa de incluir un código
QR que es una imagen que NO ES POSIBLE incluirla en la mayoría de los
formatos de factura anteriores. Solo en el nuevo formato de factura electrónica es
posible CUMPLIR CON TODOS LOS REQUISITOS DE LA DIAN.

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5. Modelo de Factura Electrónica: formato de presentación estándar en
formato PDF: Así se verán sus facturas

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6. Modelo de Factura Electrónica: formato de presentación estándar en
formato XML: Así se verán sus facturas en el formato XML, corresponde
a la misma factura pero como lo exige la DIAN, con su respectiva firma
digital: Así se envía a la DIAN

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Factura Electrónica
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Factura Electrónica
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