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PROCESSO OPERACIONAL –Gestão de Stocks (3.

4-2)

PO 3.4 Gestão de Stocks

Elaborado (denominação): Miguel Antunes / Elisabete Freitas

Aprovado (rubrica):

Após impressão não se garante a sua actualização


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1. Finalidade

Este Fluxograma descreve em detalhe o processo Gestão de Stocks, nomeadamente a Descarga,


Recepção, Manuseamento, Preservação, Armazenamento, Movimentação de materiais e Expedição
dos Produtos.

2. Âmbito

Este Fluxograma é válido para todos os Materiais que entram na IBFlock, Indústria Ibérica de
Flocagem, S.A. e produtos expedidos pela mesma.

3. Definições

FIFO- “First IN First OUT”- Primeiras entradas são sempre as primeiras saídas.

4. Descrição do Processo Operacional


ENTRADAS

2.3 Compras

Necessidade de Materiais
4. Descrição do Processo Operacional

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Responsável Interfaces Notas

1.1. 1.2

Após a recepção dos pedidos do Cliente são verificadas


as existências de flocos, primário, cola. Esta verificação
é assegurada pelo RAP mediante confrontação entre a
informação constante no ficheiro excel “Cálculo de
Necessidades” e base de dados de “Gestão de
Stock’s”, tendo este cálculo uma margem minima de
segurança de uma semana. O RAP introduz os pedidos
no ficheiro “Cálculo de Necessidades”, identificando
a necessidade ou não de aprovisionamento mediante o
2.3
Compras
resultado obtido, se negativo procede à encomenda.

2.2
Gestão Esta é formalizada ao fornecedor através da
RAP de “Encomenda ao Fornecedor/Order to Supplier” , do
Projectos Programa Gestão Comercial Primavera onde se
descreve claramente a referência dos materiais,
quantidades e prazos de entrega, sendo a sua emissão
e envio controlado e gerido pelo RAP.

Nos casos especificos das peças ,o RAP envia para os


Clientes /Fornecedores e Subcontratados, em ficheiro
excel e por email um pedido actual e provisional , sendo
só formalizada a encomenda após a recepção do
material ,através da “Encomenda ao
Fornecedor/Order to Supplier” , do Programa Gestão
Comercial Primavera

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Responsável Interfaces Notas

2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6

A recepção das encomendas é evidenciada com a


2.3
Compras emissão do “ILN – Incoming Logistic Notification “,
RAP pelo RAP, o qual confronta os dados do pedido com a
entrega, sendo esta informação a considerar na
3.3 Aval.
TQ dos Fornec. avaliação dos fornecedores e evidenciada na base de
e Subc. dados “Avaliação de Fornecedores”. Em
simultâneo, é emitida uma etiqueta verde de entrada
de Material (EM) que é colocada nas embalagens
pelo RAP ou Fiel de Armazém, se o material não
TQ constar da Lista de Produtos em Controlo de
RAP 3.6 Testes e
Medições
Qualidade Reforçado. Se constar da Lista acima
referida, o RAP alerta a Qualidade, e só cola as
etiquetas de EM após aprovação da Qualidade. A
verificação na vertente da qualidade dos materiais é
assegurada de acordo com descrito no PO 3.6
Testes e Medições. A colocação da etiqueta antes
referida, despoleta a entrada dos materiais em
armazém. A rastreabilidade de todos os materiais
relevantes para o produto, é assegurada através da
IT 3.4.1 Identificação e Rastreabilidade. Sempre
2.2 Gestão
RAP Projectos que detectar danos na embalagem o RAP segrega as
Gamas de Embalagem e alerta por escrito o Cliente,
ficando depois as acções a desencadear de acordo
com o estipulado com o Cliente.

3.1

RAP A organização e arrumação é garantida de acordo


FA com o descrito na IT 3.4.2 Lay-Out dos Armazéns.
De seguida, procede-se à actualização da informação
na base de dados “Gestão de Stock´s”. Perante a
necessidade de material, o RAP ou Fiel de armazém
procede à disponibilização do material nas áreas a
2.2 Gestão Aguardar Produção, conforme descrito na instrução
de Projectos anterior.

3.2

A preservação dos materiais é assegurada através do


cumprimento das práticas definidas nas gamas de
CT embalagem.

2.4 3.3, 3.4


Produção
Série Sempre que retira o Material dos Armazéns de
materiais, o RAP/Fiel de armazém dá baixa na BD
Gestão de Stocks, de modo a ter os stocks
actualizados e o Fifo cumprido. Se o RAP ou o Fiel de
Armazém por alguma razão não se encontrarem nas
Instalações da Fábrica, cabe ao Chefe de Turno fazer
a movimentação dos materiais para a Produção,
registando no FM 3.4.1 Saída de Stock a baixa no
stock e no FM 3.4.2 Entrada de Stock, as
reposições, caso estas se verifiquem. Este registo é
colocado num separador específico no Gabinete do

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Responsável
ResponsávelInterfaces
Interfaces Notas
Notas

4.1

A Produção embala os materiais respeitando as Gamas


de Embalagem definidas pelo Cliente e as Gamas de
Acondicionamento elaboradas internamente.

2.2 4.2, 4.3


Gestão de
Projectos
O modo de Etiquetagem dos materiais em fases de
produção intermédia e do Produto Acabado encontra-se
descrito na IT 3.4.1 Identificação e Rastreabilidade, ou
na Gama de Embalagem, se exigido pelo cliente, no
caso do Produto acabado.
RAP 4.4
FA
TQ
Após a Identificação, o Produto é colocado no Armazém
3.6 Testes e de Produto Acabado a Aguardar Inspecção Final. O
Medições produto Final é verificado conforme descrito no PO 3.6
Testes e Medições. O RAP ou o FA só expedem se o
produto tiver o carimbo de aprovação da Qualidade.

5.1, 5.2
O RAP faz acompanhamento das datas de entrega de
2.4
Produção Produtos através de consulta dos Pedidos dos Clientes,
Série evidenciado no Quadro Planeamento Cargas.

Se o stock de peças existentes, não for suficiente para


3.2 satisfazer a encomenda na data de entrega prevista, o
RAP Satisfação
do Cliente
RAP, entra em contacto com o cliente para obter um
possível acordo (uma nova data de entrega, entregar
apenas a mercadoria existente, …).
FA 0.2 O Fiel de Armazém prepara a Expedição, utilizando
Acções sempre o sistema FIFO.
Correctivas
e
Preventivas 5.3
Durante o carregamento é verificado a etiquetagem das
unidades, o estado das Gamas de Embalagem e
RAP/
FA preenchido FM 3.4.3 Lista de Verificação Cargas,
sempre que detectar danos na embalagem o RAP
segrega as Gamas de Embalagem e alerta por escrito o
RAP
Cliente, ficando depois as acções a desencadear de
acordo com o estipulado com o Cliente.

5.4
O RAP, elabora as Guias de Remessa, das quais entrega
o original e duplicado, ao transportador, e o triplicado das
RAP
mesmas, é posteriormente entregue ao RAF para
executar a facturação.
O Quadruplicado é mantido em arquivo no Gabinete do
RAP, devidamente assinado pelo transportador.
As guias de transporte relacionadas com reposições de
peças, uma cópia são arquivadas na Qualidade contendo
sempre a assinatura do transportador, actividade esta
gerida pelo RAP.
6.
RAP Semestralmente o RAP e/ ou o FA faz a contagem física
FA do inventário, de modo a corrigir eventuais desvios.

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Aprovisionamentos, Entregas Qualificação de Fornecedores


SAÍDAS

2.4 Produção Série 3.2 Satisfação Cliente 3.3 Avaliação de Fornecedores e Subcontratados

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