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Problemas comuns na modelagem de processos em BPMN – I –

Atividades de transferência do processo


Carlos Eduardo Mortari - 24 de outubro de 2017
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Vamos iniciar hoje uma série de artigos que pretendemos publicar ao longo dos próximos meses,
falando especificamente de erros, problemas e inconsistências básicas de modelagem, comuns de
ocorrer quando começamos a modelar processos e ainda não conhecemos muito bem a notação
BPMN.

Pra começar, vamos falar de uma questão muito frequente, que se refere ao encaminhamento de um
papel do processo para outro. Vamos imaginar um processo de Viagens, que foi descrito pela área de
negócio da seguinte forma:

1. Um colaborador solicita a viagem


2. Solicitação de viagem é encaminhada (atenção especial ao uso desta palavra) para uma área
interna chamada “Administrativo”, que tem a responsabilidade de pesquisar e mandar
cotações da viagem para o solicitante
3. Cotações são então encaminhadas de volta para o Solicitante avaliar
4. Se a cotação for aprovada, processo é direcionado novamente para setor Administrativo
comprar os tickets, do contrário processo é direcionado de volta para o setor Administrativo
refazer as cotações
Agora veja como o modelador decidiu, inicialmente, representar este processo:

Note que no caso da primeira transferência do processo, do papel “Solicitante” para o papel
“Administrativo”, foram criadas 2 atividades:

 Uma atividade na raia do “Solicitante”, chamada “Encaminhar Viagem para Cotação para
Administrativo”
 Uma atividade na raia do “Administrativo”, chamada “Receber Viagem para Cotação do
Solicitante”
O mesmo comportamento foi modelado posteriormente, na transferência do papel “Administrativo”
para o papel “Solicitante”, com as atividades “Encaminhar Cotações para Solicitante” e “Receber
Cotações do Administrativo”, respectivamente.

Este trecho do processo não está errado do ponto de vista da notação BPMN. Mas o que temos aqui,
no entanto, são atividades que na prática não precisariam existir. O modelador optou por explicitar
a passagem de bastão de um papel a outro através de atividades de transferência do processo, mas
isso não é necessário: em BPMN, o próprio fluxo de sequencia já tem o papel de
representar/realizar esta transferência de responsabilidade dentro do processo. Neste caso, como
ficaria o desenho do processo ajustado? Veja a seguir:

Perceba que com esta mudança, deixamos o processo mais simples e limpo, ao mesmo tempo
mantemos o comportamento esperado.
O conceito de utilizar apenas fluxos de sequência para representar a transferência de atividades
dentro do processo costuma se aplicar mesmo que exista, de fato, um encaminhamento físico sendo
realizado. Por exemplo, este processo de viagens poderia ser realizado em papel, implicando que o
solicitante tivesse que levar fisicamente a solicitação impressa e assinada para o setor
Administrativo. Mas mesmo neste caso não seria necessário modelar as atividades de transferência.
Caso fosse necessário ressaltar este aspecto de encaminhamento físico de algo, poderiam ser
utilizados outros recursos para representar, como adicionar uma anotação ao processo ou
documentar esta característica do processo nos procedimentos das atividades.

Um cenário em que poderia ser necessária uma atividade para encaminhar ou receber o processo
seria num caso em que as atividades são reconhecidamente manuais, realizadas no plano físico, e
que possuem procedimentos adicionais, como protocolar a chamada do documento esperado,
carimbar, etc. Por exemplo, num processo logístico poderíamos ter uma atividade da área de
“Recebimento” chamada “Enviar material para Estoque”, onde “Estoque” é uma área da
organização:
Note que, em linhas gerais, continuamos falando do mesmo exemplo citado no Processo de Viagens:
a passagem de bastão de uma área para outra. Se o ato de encaminhamento físico do material de um
lugar para outro envolve procedimentos adicionais e tem um tempo de execução relevante (vamos
imaginar neste caso uma grande planta industrial, em que seria necessário percorrer a distância entre
um setor para outro), ou seja, a atividade consome efetivamente recursos, então neste caso faria mais
sentido criar uma atividade de transferência.

Fique ligado para outros artigos desta série no futuro! ;-)

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