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Tipos de documentos Aplicando lo consignado en la Norma incotec NTC185.

La finalidad de esta norma es facilitar la gestión de documentos; aplicándolo tanto en las


entidades gubernamentales como el sector privado. Con el fin de orientar sus procesos
archivísticos hacia una mejora continúa haciéndolo cada vez más competitivo.

Cartas: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En
algunas entidades se denomina oficio.

La expedición de cartas está a cargo de funcionarios autorizados mediante acto


administrativo en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las cartas en
formato carta, oficio oA4, con logo, membrete y pie de página

La carta se compone de:

 Código
 Lugar de origen y fecha de elaboración
 Destinatario
 Denominación o título académico
 Nombre del destinatario
 Cargo
 Organización
 Dirección
 Nombre del lugar de origen
 País
 Asunto
 Saludo
 Texto

INFORMES: El informe es un Documentos de importante valor administrativo, se basa en


información muy completa, clara y confiable, por lo general está basado en una
investigación metodológicamente estructurada para garantizar la confianza del contenido.

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados,


mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se
elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la
organización.

Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes


administrativos, ya sea que se envíen por intranet o correo electrónico. Cuando existan
anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación.
Memorando: Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,
orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

Características De Redacción Y Presentación:


 Utilizar los formatos normalización en los manuales de cada organización
 Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal en primera
persona en plural
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
 Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

Utilización: Informar sobre un hecho de forma breve; expresar necesidades; hacer
requerimientos; regular o aclarar una situación; tramitar, desarrollar o diligenciar un
asunto; Dar respuesta a una comunicación recibida; Retirar información, requerimiento o
solicitud urgente; Conocer detalles sobre un aspecto determinado; Impugnar o corregir
una situación; Confirmar eventos ocurridos o pendientes; Solicitar o remitir información,
documentos u objetivos; Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
Hacer llamados de atención, etc;

Partes:
 Encabezado
 Denominación del documento
 Código
 Fecha
 Encabezamiento
 Destinatario y remitente
 Asunto
 Texto
 Despedida
 Remitente y firmas responsables
 Líneas especiales

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