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MANUAL

DEL BUEN GOBIERNO


CORPORATIVO

Mercadeo V-14
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MANUAL DEL BUEN GOBIERNO


CORPORATIVO

MARZO 2013
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PRESENTACIÓN.

El presente Manual de Buen Gobierno constituye el conjunto de dis-


posiciones, políticas y criterios adoptados por ICONTEC en virtud de
un proceso de autorregulación, a partir del cual se busca orientar la
gestión de la entidad dentro de los parámetros y lineamientos de las
mejores prácticas administrativas, la eficiencia corporativa y la trans-
parencia institucional, a fin de garantizar la defensa de los intereses
grupales, sectoriales, empresariales e individuales de todos aquellos
quienes con su labor o participación contribuyen al desarrollo de la
entidad.

Las disposiciones contenidas en el presente manual, reflejan la nece-


sidad de ICONTEC por alcanzar los más altos estándares de calidad
en el marco de las siempre cambiantes tendencias y exigencias de
orden nacional e internacional, razón por la que resulta indispensable
promover un marco normativo que refleje su compromiso con la inde-
pendencia y la calidad en el desarrollo de su objeto social, dentro de
un contexto de responsabilidad social y sostenibilidad empresarial.

En desarrollo de los pactos internacionales y demás acuerdos norma-


tivos de la entidad, se adopta el presente manual como un desarrollo
reglamentario y vinculante de las disposiciones estatutarias y demás
disposiciones normativas de la entidad, las cuales harán parte inte-
gral del presente Manual de Buen Gobierno.
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ÍNDICE

1. Objetivo y principios del manual.


1. Objetivo.
2. Principios.

2. Identificación del Instituto.


1. Domicilio.
2. Naturaleza de la entidad.
3. Organización empresarial de ICONTEC.

3. Orientación estratégica.
1. Cumplimiento de las políticas institucionales.
2. Principios institucionales.
3. Partes interesadas.
4. Valores institucionales.
5. Misión.
6. Visión.
7. Política de calidad.
8. Competencias institucionales.

4. Estructura corporativa del Instituto.


1. Órganos de dirección y administración.
1. Asamblea de Afiliados.
1. Derechos de los afiliados.
2. Deberes y obligaciones de los afiliados.
3. Procedimiento afiliación.
4. Perdida de la calidad de miembro afiliado.
5. Convocatoria para la Asamblea de Afiliados.
6. Verificación previa a la Asamblea de Afiliados.

2. Consejo Directivo.
1. Composición.
2. Forma de elección.
3. Requisitos previos a la elección.
4. Perfil de los miembros.
5. Reuniones.
6. Funciones y responsabilidades de los miembros del
Consejo Directivo.
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3. Dirección Ejecutiva.
1. Funciones del Director Ejecutivo.
2. Requisitos y procedimiento para la elección del Director
Ejecutivo.

2. Órganos consultivos. Comisiones.


1.Comisiones adscritas al Consejo Directivo.
2.Comisión de ética y buen gobierno.

5. Políticas de buen gobierno corporativo para la gestión de la enti-


dad.
1. Premisas estratégicas.
2. Compromiso con la integralidad.
3. Compromiso con la erradicación de prácticas corruptas.
4. Colaboración interinstitucional en la erradicación de prácti-
cas corruptas.
5. Compromiso por la defensa de la propiedad industrial y dere-
chos de autor.
6. Compromiso con la protección y el desarrollo del talento hu-
mano.
7. Compromiso con el manejo de la información.

1. Comunicación organizacional.
2. Comunicación confidencial.
3. Divulgación de la información.
4. Divulgación de la información financiera.
5. Revelación de información no financiera.
8. Compromiso con la calidad.
9. Compromiso con la Responsabilidad Social Empresarial.
10. Responsabilidad social en el marco de los compromisos interna-
cionales.
1. Derechos humanos.
2. Estándares laborales.
3. Medio ambiente.
4. Anticorrupción.
11. Responsabilidad social frente a los diferentes partes interesa-
das de ICONTEC.
12. Conflictos de interés.
1. Compromiso frente a los conflictos de interés.
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2. Prácticas que deben evitarse para la prevención de conflictos de


interés.
3. Deberes del equipo humano relacionados con los conflictos de
interés.
4. Procedimiento de resolución y divulgación de conflictos de inte-
rés.
6. Políticas de buen gobierno para la administración de riesgos.
1. Objetivos frente a la administración de riesgos.
2. Valoración de riesgos.
3. Manejo de riesgos.
4. Evaluación de la gestión de los riesgos.
5. Declaración de riesgo.
7. Políticas de buen gobierno para la administración y resolu-
ción de controversias.
8. Indicadores de gestión del manual de buen gobierno.
9. Vigencia del manual de buen gobierno.
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1. OBJETIVO Y PRINCIPIOS DEL MANUAL.

1. Objetivo:

Adoptar las mejores prácticas institucionales, mediante el estableci-


miento de condiciones que permitan la continua evolución y el desa-
rrollo sostenible de ICONTEC, en un marco de integridad, transparen-
cia y competitividad empresarial, de conformidad con los estándares
y retos internacionales y regionales.

2. Principios que orientan el Manual:

1. Jerarquía.

El presente manual constituye, junto con los Estatutos, el cuerpo nor-


mativo de mayor jerarquía en el Instituto. Por lo tanto, el presente do-
cumento primará sobre los demás que para cualquier efecto existan
o se creen en el Instituto.

Los principios y reglas establecidos en el presente manual, nutrirán y


complementarán todos los documentos, reglamentos, etc., que en el
Instituto se creen.

2. Alcance.

El presente manual, deberá ser aplicado y respetado por todas las


partes interesadas y personas, jurídicas o naturales que, bajo cual-
quier modalidad, incluso no contractual, tengan algún tipo de vínculo
o relación con ICONTEC y/o sus subsidiarias.

3. Integralidad.

En virtud del este principio, este manual debe:

• Integrar en un cuerpo normativo coherente y práctico, los crite-


rios, políticas y disposiciones derivadas de los procesos de auto-
rregulación institucional, que permiten la constante evolución y el
desarrollo sostenible de ICONTEC.
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• Adoptar de forma vinculante las disposiciones y los avances in-


ternacionales relacionados con el desarrollo e implementación de
la responsabilidad social empresarial, como un presupuesto del
desarrollo sostenible y como pilar fundamental de la ejecución del
objeto social de ICONTEC.

• Garantizar a la sociedad en general, a las partes interesadas y


a las personas individualmente consideradas, el respeto de sus
intereses y el fiel acatamiento de las disposiciones normativas y
misionales de ICONTEC, dentro de un marco de transparencia e
independencia.

• Actualización.

El presente manual deberá mantenerse actualizado en el tiempo,


para lo cual, el Consejo Directivo de ICONTEC, único órgano habili-
tado para reformar el presente documento, deberá, cada dos años,
analizar la vigencia y pertinencia de las disposiciones aquí conteni-
das.

5. Reforma del manual de buen gobierno.

Las modificaciones o ajustes que se le hagan al Manual de Buen Go-


bierno deben ser aprobados por el Consejo Directivo.

El Director ejecutivo de ICONTEC informará los respectivos ajustes a


todos los miembros y empleados de la entidad, contratistas, estudian-
tes en pasantía y demás personas que por cualquier circunstancia
tengan un vínculo con el Instituto.

6. Divulgación del manual de buen gobierno.

El Manual de Buen Gobierno se divulgará a todos los miembros afi-


liados y vinculados a la entidad, contratistas, estudiantes en pasan-
tía y aliados estratégicos de ICONTEC, utilizando para ello todos los
medios materiales, tecnológicos e informáticos a disposición de la
entidad.
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2. IDENTIFICACIÓN DEL INSTITUTO.

1. Domicilio.

El domicilio principal de ICONTEC es la ciudad de Bogotá D.C., sin


perjuicio de la existencia y futura constitución de subsidiarias, sucur-
sales y agencias en el territorio nacional y en el exterior.

2. Naturaleza de la entidad.

ICONTEC es una entidad de derecho privado, sin ánimo de lucro,


organizada de conformidad con las normas colombianas de Derecho
común, constituida como una organización que trabaja para fomentar
la calidad mediante el desarrollo de la normalización, evaluación de la
conformidad, formación, metrología y gestión de la calidad en Colom-
bia y en el exterior, de conformidad con las acreditaciones, convenios
y autorizaciones nacionales e internacionales.

3. Organización empresarial de ICONTEC.

ICONTEC consolidará con sus agencias, sucursales, filiales o subsi-


diarias, una situación de control empresarial que permita adoptar por
cada una de estas, las medidas específicas respecto a las políticas
de gobierno, dirección, conducta y revelación de información, de con-
formidad con los lineamientos establecidos en el presente Manual de
Buen Gobierno.

En este orden de ideas y procurando garantizar la consolidación de


una unidad de propósito y dirección, ICONTEC dispondrá que las de-
más agencias o entidades subordinadas adopten de forma vinculante
las mejores prácticas de gobierno corporativo y demás disposiciones
reglamentarias en él implementadas, sin perjuicio de la autonomía
comercial e independencia jurídica que cada una de estas entidades
puede detentar de conformidad con el ordenamiento nacional o inter-
nacional.
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3. ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ENTIDAD.

1. Fundamentos y filosofía de ICONTEC.

Las siguientes ideas definen la filosofía y ratifican los principios del


instituto y de sus colaboradores. Representan la razón de ser de
ICONTEC como organización y van más allá de la Planeación y el
Direccionamiento Estratégico, porque de hecho son el soporte de es-
tos últimos.

La Misión y Visión del instituto están orientadas a servir los sectores


público, productivo y social para mejorar su competitividad y contri-
buir directa e indirectamente al mejoramiento del nivel de vida de
la sociedad a través de nuestro trabajo en calidad. ICONTEC es un
excelente apoyo para el desarrollo integral del país a través de las
Normas Técnicas Colombianas NTC que son grandes generadoras
de innovación y transferencia de tecnología para el mejoramiento y
desarrollo del país. Nuestros procesos de normalización y calidad se
fundamentan en la concertación y el consenso, y la amplia y abier-
ta participación de todos los intereses económicos y sociales y en
la transparencia, haciendo de ICONTEC una organización única en
Colombia.

ICONTEC es una entidad orientada al servicio al cliente generan-


do los productos y la innovación necesaria para atender un mercado
cambiante. Nos basamos en la imparcialidad, la capacidad técnica
y la orientación internacional para la generación de conocimiento.
Nuestra labor es esencial para la competitividad de las empresas y
del país a través de nuestros comités de normalización y los comi-
tés científicos registrados en Colciencias. Nuestra participación en
entidades nacionales e internacionales nos permite crear redes de
conocimiento.

ICONTEC desde su fundación se ha distinguido por ser el “Gestor de


la Calidad” en Colombia. En este sentido somos el organismo asesor
del gobierno nacional en materia de normalización y calidad. Ade-
más somos una entidad con orientación a la internacionalización de
sus servicios con el objetivo de ser la mejor alternativa en Latinoa-
mérica en cuanto a Capacitación y Evaluación de la Conformidad.
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Tenemos una definida orientación al servicio de los otros organismos


de normalización del continente para apoyarlos en sus necesidades.
De este modo transferimos conocimiento y tecnología a los sectores
industriales y gubernamentales de los países donde tenemos pre-
sencia

Los colaboradores de ICONTEC se distinguen por sus competencias,


valores y principios, vocación y voluntad de servicio, coherencia de
vida, compromiso, y orientación al cliente; se esfuerzan constante-
mente por el desarrollo y crecimiento rentable y sostenible del Insti-
tuto, donde también encuentran un espacio de realización personal y
profesional. Esperamos que nuestra gente trascienda y con su com-
promiso personal y con el instituto den lo mejor de ellos mismos para
satisfacer plenamente a nuestros afiliados y clientes. El crecimiento
en principios y valores de nuestra gente debe reflejarse en el creci-
miento personal, de sus familias y de la sociedad en general.

El accionar de ICONTEC gira alrededor de dos principios institucio-


nales: La Ética y la Integridad. Los valores del instituto: Respeto, Con-
fiabilidad, Flexibilidad, Compromiso, comunicación, Servicio y Efi-
ciencia son la guía de nuestros colaboradores en el día a día. Somos
respetuosos del cumplimiento de las leyes y las normas, actuando
con honestidad, lealtad y coherencia. Somos una empresa que cree y
practica la Responsabilidad Social entendida como la contribución al
desarrollo sostenible. Por nuestro compromiso social, hacemos parte
del Pacto Global de las Naciones Unidas y respetamos y desplega-
mos los diez principios del mismo.

Hoy ICONTEC es una empresa dinámica del régimen especial de


entidad sin ánimo de lucro; orientado a generar los excedentes nece-
sarios para su crecimiento ya que todas las utilidades se reinvierten
en el objeto social. Por esta razón ICONTEC debe ser una entidad
altamente competitiva y productiva

2. Cumplimiento de las políticas institucionales.

Las políticas y criterios institucionales definidos por ICONTEC, pro-


ducto de su proceso de autorregulación, son decisiones corporativas
mediante las cuales se definen los criterios y los marcos de actuación
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que orientan la gestión de todos los niveles de la entidad en sus as-


pectos más específicos, en tal sentido, una vez adoptadas, se con-
vierten en pautas de comportamiento no negociables y de obligatorio
cumplimiento, cuyo propósito es reducir la incertidumbre y canalizar
todos los esfuerzos hacia la realización del objeto social de la enti-
dad, para así preservar el conocimiento y asegurar la sostenibilidad
del Instituto.

Para lo anterior, el Instituto ha definido los siguientes pilares de su


orientación estratégica:

1. ICONTEC es una empresa centrada en el crecimiento del talento


humano a través de su CULTURA basada en principios y valores.

2. GENERAMOS VALOR integral a los clientes con nuestros pro-


ductos y servicios.

3. Somos una empresa que seguirá trabajando en su INTERNA-


CIONALIZACIÓN.

4. Nuestros productos y servicios brindan herramientas para la


COMPETITIVIDAD de nuestros clientes.

5. La INNOVACIÓN en nuestros productos y servicios es una carac-


terística fundamental que hace de ICONTEC una empresa com-
petitiva con enfoque en el mercado, para satisfacer sus necesida-
des.

6. La Responsabilidad Social y el desarrollo sostenible son funda-


mentales en nuestro desarrollo, en tal virtud, nos adherimos al
Pacto Global.

3. Principios institucionales.

1. Ética: En el ICONTEC la ejecución de todas las actividades se


hace bajo criterios de confidencialidad y profesionalismo, y se
fundamenta en el cumplimiento de las leyes, políticas y normas
legales y sociales.
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2. Integridad: Las actuaciones de los colaboradores y el personal


subcontratado obedecen a parámetros de lealtad, honestidad,
confianza y coherencia tanto con el cliente interno como con el
externo, preservando en todo momento la imagen del instituto.

4. Partes interesadas.

ICONTEC reconoce como sus partes interesadas a las distintas orga-


nizaciones, sin distingo de su tipo o naturaleza, a los usuarios y con-
sumidores de los bienes y servicios brindados por ICONTEC, a las
organizaciones afiliadas, a los empleados, colaboradores y asesores
de la entidad; a las organizaciones internacionales relacionadas di-
rectamente con el objeto social de ICONTEC, a los proveedores y a la
sociedad colombiana en cuanto al cumplimiento de las expectativas
de la función asumida por la entidad.

5. Valores institucionales.

Los valores que inspiran y soportan la gestión de ICONTEC son:

• SERVICIO: convicción que tiene cada colaborador de ICONTEC


de que es un honor servir con calidad, calidez y pasión a nues-
tros clientes, a partir de entender y atender sus necesidades de
manera oportuna, eficaz y positiva. El trabajo se realiza con
excepcional cuidado y con dimensión humana y trascendente.

• EFICIENCIA: entrega con calidad de los productos y servicios,


haciendo uso óptimo de los recursos de ICONTEC, para satisfa-
cer las necesidades de los clientes internos y externos.

• CONFIABILIDAD: credibilidad en el trabajo de nuestros colabora-


dores realizado con calidad, responsabilidad y ética.

• RESPETO: capacidad de reconocer las diferencias y valorar las


cualidades, opiniones y el tiempo de las personas, teniendo pre-
sente sus valores, virtudes y metas, para lograr el fortalecimiento
de las relaciones interpersonales.
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• FLEXIBILIDAD: capacidad de adaptarse y anticiparse a los cam-


bios del entorno, de los grupos y de las personas. Es recibir con
agrado y buena disposición ideas novedosas que nos permitan
estar a la vanguardia en el mercado.

• COMPROMISO: deber de defender y trabajar continuamente por


los intereses del Instituto y la identificación de todos los colabora-
dores con la filosofía y los objetivos estratégicos de ICONTEC.

• COMUNICACIÓN: actitud de escuchar activamente y expresar


las ideas y posiciones de manera clara, amable, oportuna y posi-
tiva, de acuerdo con hechos reales y demostrables.

6. Misión.

Somos una empresa multinacional de servicios que contribuye a la


generación de confianza en la sociedad y al desarrollo sostenible en
las organizaciones; a través de la innovación en normalización, en
educación, en evaluación de la conformidad y en metrología, gene-
rando valor agregado con nuestro talento humano.

7. Visión.

Para 2020, seremos líderes del mercado latinoamericano; recono-


cidos por la gestión integral de lo humano, por nuestros servicios
innovadores, la gestión del conocimiento, la responsabilidad social y
la eficiencia en la prestación de servicios que generen confianza en
los usuarios y desarrollo sostenible para nuestros clientes.

8. Política de calidad.

Con una cultura de servicio, ICONTEC responde oportunamente a


las necesidades de sus clientes, a través de procesos ágiles y senci-
llos, y mejorando continuamente la gestión.

9. Competencias institucionales.

1. Liderazgo: habilidad necesaria para inspirar, motivar y orientar las


acciones de los grupos humanos en una dirección determinada,
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con canales de comunicación acertados, sinergia grupal, valor


agregado que anticipe escenarios de desarrollo y crecimiento de
las personas, basado en el concepto de comunidad empresarial.

2. Orientación al cliente: sensibilidad y disposición para atender las


necesidades y las expectativas de los clientes externos e internos
con oportunidad, concediendo la mayor importancia a su satis-
facción, para lograr su fidelidad.

3. Trabajo en equipo y voluntad de servicio: capacidad de participar


activamente en la búsqueda y el logro de metas comunes, ali-
neando los objetivos y capacidades personales con los del equi-
po y, a su vez, con los objetivos estratégicos del Instituto.

4. Orientación al logro: capacidad para actuar con agilidad y oportu-


nidad logrando el resultado esperado, para atender las necesida-
des del cliente, mejorar a la organización y superar a la competen-
cia.

4. ESTRUCTURA CORPORATIVA DEL INSTITUTO.

1. Órganos de dirección y administración.

1. ASAMBLEA DE AFILIADOS.

Las organizaciones afiliadas a ICONTEC bajo los criterios y las mo-


dalidades previstas en las disposiciones estatutarias, cumplen una
función determinante en el direccionamiento de la entidad, razón por
la cual, sus actuaciones y gestiones deben estar sometidas a las pre-
rrogativas, derechos, deberes y obligaciones que sin perjuicios de
las demás disposiciones estatutarias, se establecen en el presente
manual.

La Asamblea General de afiliados llevará a cabo sus reuniones de


forma obligatoria conforme lo dispone la Ley colombiana, siendo ne-
cesario realizar por lo menos una Asamblea por año.
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1. Derechos de los Afiliados.

1. Participar en las deliberaciones de la Asamblea General de Afi-


liados y votar en ellas para la toma de las decisiones que corres-
ponden a la misma, incluyendo la designación de los órganos y
personas a quienes, de acuerdo con la ley y los estatutos socia-
les, les corresponda elegir y, de ser necesario, contar con meca-
nismos efectivos para ser representados en dichas Asambleas.

2. Tener acceso a la información pública de la entidad en tiempo


oportuno y en forma integral e inspeccionar libremente los libros y
demás documentos sobre los que no recaiga reserva profesional
o industrial, dentro de los (15) días hábiles anteriores a las reunio-
nes de la Asamblea en las que se consideren los estados finan-
cieros u otras decisiones relacionadas con el control patrimonial
o disposición presupuestal de la entidad.

3. Hacerse representar mediante escrito en el cual expresen los


nombres del apoderado y del poderdante, el documento de iden-
tidad de cada uno, la extensión del mandato y la reunión para la
cual se ha previsto el encargo, siendo objeto de verificación pre-
via por parte del área jurídica, con antelación a la realización de la
asamblea, de forma que su presentación deberá hacerse con la
suficiente antelación para garantizar la efectividad de lo dispuesto
en el presente literal, so pena de no poder hacer válido uso del
mandato conferido.

4. Hacer recomendaciones sobre la implementación, modificación o


supresión de disposiciones relacionadas con el presente manual
de Buen Gobierno, al Comité de Ética y Buen Gobierno de con-
formidad con las reglas previstas en el presente manual.

5. Solicitar al Comité de Ética y Buen Gobierno, previa justificación,


la autorización para encargar a su costa y bajo su responsabili-
dad, auditorías especializadas.

6. Hacer reclamaciones ante el comité de Ética y Buen Gobierno so-


bre la vulneración o incumplimiento de las medidas establecidas
en el presente manual, en los términos del mismo.
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7. Gozar de las prerrogativas establecidas por ICONTEC, entre las


cuales se encuentra la inscripción al servicio de normas sectori-
zadas, así como recibir información de ICONTEC a través de los
medios institucionales establecidos.

8. Participar en el proceso de normalización nacional regional y


mundial en los sectores de interés, a través de la información
recibida por el Instituto y de acuerdo con la reglamentación res-
pectiva.

9. Solicitar con la debida justificación la elaboración, adopción, rea-


probación, anulación o actualización de cualquier norma, de con-
formidad con los procedimientos y requisitos establecidos por los
organismos de normalización.

10. Someter a consideración del Comité de Ética y Buen Gobierno


para su oportuna resolución, cualquier situación o circunstancia
que represente una controversia o conflicto de cualquier natura-
leza que se presenten frente a otro afiliado, el personal de ICON-
TEC, o cualquier otra persona natural o jurídica, con incidencia o
con ocasión del ejercicio del objeto social de la entidad.

11. Todos los afiliados tendrán Derecho a ser tratados de forma equi-
tativa y justa, sin perjuicio de las diferencias concretas que se
realicen para cada modalidad de afiliado de conformidad con las
disposiciones estatutarias y reglamentos de ICONTEC.

2. Deberes y obligaciones de los Afiliados.

1. Acogerse a las disposiciones estatutarias y reglamentarias dis-


puestas por ICONTEC, respetando las decisiones tomadas por
los órganos competentes, tramitando y gestionando sus incon-
formidades únicamente por los mecanismos previstos para tal fin
por ICONTEC.

2. Respetar la independencia técnica y profesional de todo el perso-


nal externo o interno de ICONTEC, evitando interferir en la ges-
tión y el normal funcionamiento de tales áreas, desconociendo
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los mecanismos previstos en el presente manual y en las demás


disposiciones normativas.

3. Acogerse a los procedimientos previstos por ICONTEC en el pre-


sente manual para acreditar su condición de afiliado de la entidad.

4. Revelar al Comité de Ética y Buen Gobierno cualquier eventual


conflicto de interés latente o sobreviniente que se desarrolle en
el normal ejercicio de las funciones de la entidad, de conformidad
con los procedimientos previstos en el presente manual.

5. Participar de forma activa en las reuniones de asamblea previstas


por la entidad para los fines establecidos en la ley o en las dispo-
siciones reglamentarias de ICONTEC.

6. Participar de forma activa y en coordinación con las disposiciones


del Consejo Directivo y el Director Ejecutivo de ICONTEC, en la
materialización de las políticas y programas institucionales.

7. Someterse a los controles y colaborar con las verificaciones y


requerimientos que realicen los órganos de ICONTEC, con el ob-
jeto de garantizar la imparcialidad, independencia y el adecuado
control de las prácticas corruptas e ilegales que puedan afectar el
buen nombre y la imagen empresarial de ICONTEC.

8. Actuar con lealtad frente a ICONTEC, absteniéndose de partici-


par en actos o conductas que de manera particular pongan en
riesgo los intereses de la entidad o implique la divulgación de
información privilegiada de la misma.

9. Aceptar y permitir la verificación de sus datos y antecedentes, de


todo tipo, por parte de ICONTEC y/o por el servicio que para este
efecto contrate el Instituto, en las bases de datos y /o registros
que para este efecto existan.

10. Abstenerse de participar, promover, etc., prácticas o conductas


contrarias a la Ley, a la buena costumbre y a las sanas prácticas
comerciales y éticas, so pena de perder su calidad de afiliado.
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3. Procedimiento para la afiliación.

Sin perjuicio de las disposiciones y procedimientos contenidos en las


demás disposiciones reglamentarias de ICONTEC, ante la solicitud
de afiliación de una empresa a esta entidad, deberá realizarse el si-
guiente procedimiento:

a. Ante la solicitud de afiliación de una entidad o empresa a ICON-


TEC, corresponderá a la Dirección Ejecutiva, con el apoyo del
Área jurídica, realizar las siguientes verificaciones y controles:

a. Verificar que la entidad o la empresa no se encuentra reportada


en los listados de advertencia o de requerimientos internaciona-
les de lavados de activos, financiación del terrorismo u otros afi-
nes.

b. Requerir la documentación correspondiente para verificar los


antecedentes penales, fiscales y disciplinarios del representante
legal de la entidad, a partir de los cuales se deberá emitir un con-
cepto de viabilidad para cada caso en concreto, y para el cual se
tendrán en cuenta las circunstancias particulares del solicitante y
la conveniencia de ICONTEC.

c. Verificar el cumplimiento de los requisitos estatutarios y regla-


mentarios por parte de la entidad solicitante.

d. La entidad o empresa, para quedar formalmente afiliada, debe


cancelar la cuota de afiliación.

e. La entidad o empresa que solicite la afiliación, solo quedará for-


malmente afiliada en el momento en el que el Consejo Directivo
apruebe la afiliación.

vi. Constatar la suscripción por parte de la entidad solicitante del Có-


digo de Ética de ICONTEC, de conformidad con las disposiciones
que para el efecto establezca este Instituto.
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4. Pérdida de la calidad de miembro afiliado.

La calidad de miembro afiliado se pierde en los siguientes casos:

1. Por disolución y liquidación de las personas jurídicas que tengan


el carácter de miembro.

2. Por retiro voluntario expresado por escrito ante el Consejo Di-


rectivo.

3. Por incumplimiento de los deberes de los miembros, calificado


por el Consejo Directivo, en los términos del reglamento de Afilia-
dos que para tal efecto haya expedido el Consejo.

4. Por incumplir en el pago de la cuota anual de afiliación o sosteni-


miento.

5. Por decisión del Consejo Directivo adoptada de acuerdo con el


reglamento de afiliados, que para tal efecto haya adoptado el mis-
mo Consejo Directivo.

6. Por decisión del Comité de Ética y Buen Gobierno, como conse-


cuencia de la vulneración o el desconocimiento por parte del afi-
liado de los principios, disposiciones y requisitos del presente ma-
nual, especialmente aquellos relacionados con los requerimientos
para acreditar la condición de miembro afiliado de ICONTEC.

7. Por la no suscripción del Código de Ética, o por el desconoci-


miento de las disposiciones relacionadas con el ejercicio de la
responsabilidad social de ICONTEC.

8. Por realizar actividades que induzcan al error a los consumidores,


utilizando para ello el nombre, sellos, logosímbolos, enseñas y
marcas del Instituto.

9. Por incidir o intervenir en los procesos de normalización, certifica-


ción o cualquier otro servicio de ICONTEC, en beneficio propio,
desconociendo los mecanismos previstos para tal fin en el pre-
sente manual.
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5. Convocatoria para la Asamblea de Afiliados.

Sin perjuicio de las disposiciones legales y estatutarias relacionadas


con las formalidades necesarias para la realización de la convocato-
ria para la Asamblea General de Afiliados, se tendrán en cuenta las
siguientes reglas:

1. Se cumplirá con lo dispuesto en el Artículo 22 de los Estatutos de


ICONTEC.

2. La Administración recordará a los afiliados nacionales y no resi-


dentes sobre el aviso de convocatoria mediante la página elec-
trónica de ICONTEC www.icontec.org, al correo electrónico del
afiliado o a cualquier medio idóneo que considere ICONTEC per-
tinente.

6. Verificación previa a la Asamblea de Afiliados

Con la antelación que determinará la Dirección Ejecutiva de ICON-


TEC, la cual será incluida en la notificación de la convocatoria de la
junta de la Asamblea, los miembros afiliados deberán someterse al
siguiente procedimiento de verificación:

1. Verificación por parte del área jurídica del alcance y el cumpli-


miento de los requisitos formales del poder mediante el cual los
miembros afiliados deleguen su participación en la reunión de la
Asamblea.

2. Verificación de la vigencia de la condición de miembro afiliado a


ICONTEC y la situación de cartera respectiva.

Sin acreditar el cumplimiento del referido procedimiento, el


miembro afiliado no podrá participar en la Asamblea General de
Afiliados.

2. DEL CONSEJO DIRECTIVO.

En la jerarquía de los órganos de la entidad, el Consejo Directivo ocu-


pa el segundo lugar después de la Asamblea General de Afiliados.
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El Consejo Directivo de ICONTEC es el órgano de administración


superior y actúa en función de los Derechos de los afiliados, el creci-
miento sostenible de la entidad, el debido control a la gestión de los
directivos y empleados del Instituto, y la eficaz ejecución del objeto
social de ICONTEC, en el marco de su responsabilidad social y con-
forme a lo establecido en el presente manual.

El Consejo Directivo actuará de buena fe y con la información sufi-


ciente para ejercer sus Derechos y obligaciones, pero ante todo sus
miembros evitarán incurrir en situaciones que configuren conflictos
de interés, se comprometerán a manejar con prudencia la informa-
ción confidencial de uso interno a la que tengan acceso en ejercicio
de su cargo y promoverán el mejor trato y atención a los afiliados,
empleados, clientes y demás grupos de interés.

1. Composición.

Sin perjuicio de las disposiciones estatutarias y lo dispuesto en el re-


glamento del Consejo Directivo, este órgano estará conformado por
quince (15) miembros principales, cada uno con su suplente personal,
elegido en la siguiente forma:

1. Diez (10) miembros principales con sus respectivos suplentes,


elegidos por la Asamblea General.

2. Cinco (5) miembros principales elegidos con sus respectivos su-


plentes, nombrados por el Gobierno Nacional.

El Consejo podrá tener en sus reuniones invitados permanentes o


transitorios, de acuerdo con el interés que tenga el Instituto en man-
tener relaciones con entidades públicas o privadas. Dichos invitados
no tendrán derecho a voto.

Los miembros del Consejo Directivo elegidos por la Asamblea es-


tarán en su cargo por el término de dos (2) años. Estos miembros
podrán ser reelegidos. Anualmente se hará la renovación de la mitad
de tales miembros.
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Los delegados del Gobierno serán de libre nombramiento y remoción


del Presidente de la República.

Anualmente, del seno de este órgano corporativo, se elegirán un Pre-


sidente y un Vicepresidente, por un periodo de un año, con opción de
reelección inmediata. El proceso de elección se efectuará mediante
la simple postulación de los candidatos en la reunión de Consejo Di-
rectivo posterior a la celebración de la Asamblea en la que se elijan
miembros del Consejo Directivo. No se requerirá de mayoría califi-
cada para la elección, siendo en consecuencia suficiente, la simple
mayoría.

El Presidente y Vicepresidente electos, deben cumplir con la función


de representación institucional de ICONTEC, así como con las de-
más funciones y obligaciones establecidas en la Ley y en los Esta-
tutos.

2. Forma de elección.

El proceso de elección de todos los miembros del Consejo Directivo


deberá hacerse de conformidad con el perfil establecido en el pre-
sente manual y los demás principios que rigen al mismo.

3. Requisitos previos al nombramiento.

De forma previa al nombramiento y posesión en firme de los miem-


bros del Consejo Directivo, deberá realizarse con cada uno de los
aspirantes, el procedimiento previsto para avalar la solicitud de afilia-
ción a ICONTEC.

4. Perfiles de los miembros.

Los miembros del Consejo Directivo deben estar comprometidos con


la visión institucional de ICONTEC y deberán cumplir por lo menos
con los siguientes requisitos:

1. Conocer las actividades y funcionamiento de ICONTEC.


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2. Haber demostrado aptitudes o competencias en la actividad in-


dustrial y/o comercial, financiera, administrativa, jurídica o disci-
plinas afines que permitan el adecuado desarrollado de las fun-
ciones encomendadas.

3. Gozar de buen nombre y reconocimiento por su idoneidad profe-


sional e integridad personal.

4. No tener sentencia o condena en contra, debidamente ejecutoria-


da, en temas relacionados con responsabilidad fiscal, disciplina-
ria o penal.

La verificación de estas condiciones estará a cargo de la Comisión


de Garantías del Consejo Directivo, no obstante, cualquier miembro
de la Asamblea de ICONTEC podrá presentar objeciones a la postu-
lación de cualquier candidato cuando considere que no cumple con
el perfil o las cualidades descritas en el presente manual. Dicha ob-
jeción será objeto de estudio por parte del Comité de Ética y Buen
Gobierno, la cual deberá ser resuelta hasta en un periodo máximo de
(10) días hábiles de presentada la objeción, periodo durante el cual,
de ser elegido el candidato se suspenderá su nombramiento efectivo
hasta el momento de la decisión del comité.

Como resultado del estudio de la objeción, el comité podrá excluir


o ratificar al candidato para miembro de Consejo Directivo, decisión
que admitirá recurso de reposición el cual será tramitado de confor-
midad con las disposiciones del reglamento interno del Comité de
Ética y Buen Gobierno.

5. Reuniones.

El Consejo Directivo sesionará ordinariamente una vez al mes. Podrá


ser convocado en cualquier oportunidad por iniciativa del Presidente
del Consejo Directivo, Director Ejecutivo o a petición de al menos
la tercera parte de sus miembros titulares, debiendo en este último
caso realizase la reunión dentro de los diez (10) días siguientes a la
solicitud.
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Las reuniones del Consejo Directivo podrán ser no presenciales o


virtuales cuando así lo decida el mismo Consejo o lo convoque el
Director Ejecutivo o el Presidente del Consejo, en tal sentido.

En todos los casos y para estas reuniones, se seguirá el procedi-


miento establecido en la Ley, cuyas normas para tal efecto se consi-
deran incorporadas a los presentes estatutos.

6. Funciones y responsabilidades de los miembros del Consejo Di-


rectivo.

Sin perjuicio de lo establecido en las disposiciones estatutarias y de-


más reglamentos de ICONTEC, se consideran como funciones y res-
ponsabilidades de los miembros del Consejo Directivo las siguientes:

1. Orientar y supervisar la marcha del Instituto, de acuerdo con los


lineamientos de la Asamblea General de Afiliados y los fines mi-
sionales y estratégicos previstos en el presente manual.

2. Designar y remover libremente al Director Ejecutivo y a sus su-


plentes mediante decisión motivada a la luz de las disposiciones
normativas y los principios que rigen el presente manual.

3. Aprobar las políticas y reglamentos necesarios para la organiza-


ción y administración del Instituto.

4. Aprobar los reglamentos correspondientes a cada uno de los ser-


vicios de ICONTEC.

5. Determinación de su propio reglamento de conformidad con las


disposiciones del presente manual y la ley, así como el deber de
determinar la composición y reglamentar el funcionamiento de las
comisiones asesoras que requiera el Consejo Directivo.

6. Ratificar, reaprobar y anular las normas y Guías Técnicas Colom-


bianas, previo concepto del máximo órgano técnico competente
para cada caso en concreto.
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7. Aprobar el presupuesto anual del Instituto y presentar a la Asam-


blea anual ordinaria el informe, el balance general y las cuentas
de ingresos y egresos. Lo anterior como resultado de un proceso
de concertación entre los distintos estamentos de la entidad, el
cual se desarrollará dentro del marco de la participación reglada,
la transparencia y los demás principios y políticas empresariales
que rigen el presente manual.

8. Autorizar al Director Ejecutivo para adquirir, hipotecar, transferir


toda clase de bienes, o enajenarlos a titulo oneroso y eventual-
mente a título gratuito, pero solo a favor de personas jurídicas,
con fines de utilidad común o interés social.

9. Autorizar al Director Ejecutivo para suscribir convenios y contra-


tos con entidades nacionales o internacionales, públicas o priva-
das, con el fin de efectuar compras, inversiones u obtener recur-
sos financieros reembolsables y no reembolsables, cuya cuantía
sea superior a la señalada en el Consejo Directivo.

10. Establecer domicilios, sedes regionales, centros de actividad, su-


cursales y oficinas en el país o corresponsales, sucursales, re-
presentantes o agencias en el exterior.

11. Acordar proyectos de reforma de los estatutos para ser someti-


dos a la aprobación de la Asamblea de Afiliados.

12. Aceptar o rechazar legados o donaciones.

13. Designar a los miembros honorarios, cuando sea el caso.

14. Nombrar al Consejo Técnico de Normalización, Junta de Acre-


ditación en Salud y demás comisiones, de conformidad con los
procedimientos y requisitos establecidos en los procedimientos
internos de ICONTEC.

15. Ratificar el otorgamiento, renovación, suspensión o cancelación


de las certificaciones, según recomendación presentada por el
comité correspondiente.
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16. Dar aprobación cuando se considere procedente, a las solicitudes


de afiliación y en igual forma suspender o cancelar la afiliación,
por alguna de las causales contempladas en el presente manual
o en el correspondiente reglamento.

17. Participar con voz y voto en las reuniones del Consejo Directivo
y en los comités asesores del mismo, sin perjuicio del deber de
abstención de cada miembro ante la evidencia de un conflicto de
interés o impedimento sobreviniente. No obstante, no podrán los
miembros del Consejo abstenerse de su deber de participación
con ocasión de la naturaleza pública o privada del ente o institu-
ción que representan a instancias del comité, siendo necesario
justificar para cada en concreto la disposición Constitucional, legal
o reglamentaria que sea vulnerada con la eventual participación,
la cual será sometida a estudio por parte de los demás miembros
del comité y previo concepto del área jurídica de ICONTEC.

18. Atender las demás funciones que le asignen estos estatutos, los
reglamentos, el presente manual o la Asamblea de Afiliados.

3. DIRECTOR EJECUTIVO.

El cargo de Director Ejecutivo de ICONTEC será designado por el


Consejo Directivo de conformidad con lo previsto en el presente ma-
nual y en las demás disposiciones estatutarias y reglamentarias, es-
tableciendo para el efecto los siguientes requisitos habilitantes: (i) Na-
cionalidad colombiana; (ii) Título universitario acreditado legalmente
en el país, y; (iii) Acreditar el cumplimiento del perfil previsto para los
miembros del Consejo Directivo.

Dicho Director tendrá dos (2) suplentes de libre nombramiento y re-


moción, los cuales serán elegidos por el Consejo Directivo del seno
del Comité de Dirección, a fin de remplazar al titular del cargo ante
sus eventuales faltas temporales o accidentales y en el caso de falta
absoluta mientras se provee el cargo.
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1. Funciones del Director Ejecutivo.

Sin perjuicio de las disposiciones estatutarias y reglamentarias de


ICONTEC, serán funciones del Director Ejecutivo:

1. Representar legalmente al Instituto y firmar todos los actos, con-


tratos, convenios o documentos que por su naturaleza le corres-
pondan, de acuerdo con los límites y cuantías establecidos por el
Consejo Directivo.

2. Dirigir, con sujeción a las disposiciones del Consejo Directivo y la


Asamblea General de afiliados, las actividades del Instituto para
el cumplimiento de su Misión Institucional y vigilar el cumplimiento
del presente manual dentro del marco de sus competencias fun-
cionales.

3. Adoptar y ejecutar las políticas y disposiciones que definen el


marco de acción de la entidad frente a la Responsabilidad Social
de ICONTEC, en coordinación con el Comité de Ética y Buen Go-
bierno y de conformidad con los acuerdos internacionales y los
consensos definidos por la entidad en general.

4. Someter a consideración del Consejo Directivo, los planes, pro-


gramas e iniciativas específicas para el logro de los objetivos ins-
titucionales, de conformidad con los criterios y principios empre-
sariales y de buen gobierno de la entidad.

5. Firmar los acuerdos y convenios nacionales e internacionales


relacionados con las funciones del Instituto y procurar la partici-
pación activa en los mismos, de acuerdo con las directrices defi-
nidas por el Consejo Directivo.

6. Realizar las modificaciones de la organización administrativa in-


terna del Instituto que sean necesarias para el cumplimiento de
los objetivos propuestos y aprobar la creación o supresión de car-
gos.

7. Aprobar la contratación y remoción del personal de conformidad


con los criterios de eficiencia, austeridad y calidad del servicio.
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8. Presentar al consejo directivo para su aprobación, de acuerdo


con la periodicidad establecida, los estados financieros, la ejecu-
ción presupuestal y el respectivo informe de actividades y garan-
tizar su adecuada divulgación y socialización.

9. Participar y presentar los informes correspondientes, en las reu-


niones de las comisiones asesoras del Consejo Directivo.

10. Ordenar las citaciones para las reuniones del Consejo Directivo y
las diferentes comisiones asesoras.

11. Velar por el cumplimiento de las disposiciones estatutarias y re-


glamentos de la entidad, en todos los actos, negocios o activida-
des.

12. Las demás funciones que por la naturaleza de su cargo le corres-


ponden o le sean asignadas por el Consejo Directivo.

13. Procurar dirimir cualquier conflicto de interés o controversia entre


cualquiera de los miembros afiliados o empleados de la entidad,
utilizando los mecanismos e instancias previstos en el presente
manual.

2. Requisitos y procedimientos para la elección del director ejecutivo.

Para la efectiva elección del Director Ejecutivo por parte del Consejo
Directivo, es necesario además de los procedimientos previstos en
los estatutos y demás reglamentos de la entidad, la realización del
procedimiento de verificación de independencia y de viabilidad jurí-
dica establecida en el presente manual y previsto para la aceptación
de los miembros afiliados de conformidad con lo dispuesto en el pre-
sente Manual.

En adición, deberá contratarse una empresa especialista en proce-


sos de selección de personal para que sea ésta, quien de manera
objetiva, aplique las pruebas requeridas para suplir el cargo, confor-
me a los requerimientos establecidos en el perfil establecido por el
Instituto. Esta empresa de selección, la cual debe ser de reconocida
idoneidad en el mercado colombiano, debe proponer por lo menos
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tres candidatos, los cuales serán presentados para elección en el


seno del Consejo Directivo.

2. ÓRGANOS CONSULTIVOS - COMISIONES.

En virtud del Artículo 26 del Reglamento del Consejo Directivo de


ICONTEC, el Consejo Directivo ha creado las siguientes comisiones:

• Comisión de Finanzas.
• Comisión de Desarrollo y Gestión del Riesgo.
• Comisión de Mercadeo.
• Comisión de Ratificación.
• Comisión de Reglamentos.
• Comisión Internacional.

Sin perjuicio de las anteriores, y con el objeto de garantizar el cum-


plimiento, acatamiento y ejecución de las disposiciones del presente
manual, mediante el presente documento se constituye la comisión
de (i) Ética y Buen Gobierno. Sus funciones, composición y organi-
zación así como de las ya constituidas, se determinarán a partir de
los reglamentos internos desarrollados por cada comisión, de confor-
midad con lo establecido en las disposiciones del presente manual:

• Comisiones adscritas al Consejo Directivo.

Tal y como se estableció en el punto anterior, el Consejo Directivo,


en virtud de lo establecido en el Artículo 26 del Reglamento del Con-
sejo Directivo de ICONTEC, puede crear las comisiones de apoyo y
gestión que considere conveniente. Estas comisiones pueden ser re-
ceptoras de funciones delegadas, así como de responsabilidades es-
pecíficas, en pro de los principios de desconcentración y delegación.

• Comisión de ética y buen gobierno.

La Comisión de Ética y Buen Gobierno es un órgano multidisciplina-


rio, participativo y representativo de los principales ámbitos, sectores
e intereses de la Entidad, cuyo objeto es promover el desarrollo de
los principios, postulados, normas y criterios contenidos en el presen-
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te manual, así como prevenir, asesorar y recomendar en última ins-


tancia los conflictos y controversias de naturaleza ética, profesional,
laboral o de independencia surgido al interior de ICONTEC por parte
de sus empleados, directivos, administradores, asesores, clientes y
afiliados. Esta comisión tendrá, de igual manera, la responsabilidad
de efectuar seguimiento a los indicadores establecidos en el Capítulo
V del presente documento.

1. Composición

Esta Comisión estará compuesta por un total de siete (7) miembros,


cinco (5) con derecho a voz y voto y dos (2) con voz pero sin voto,
elegidos por decisión mayoritaria de cada uno de los sectores repre-
sentados, los cuales serán distribuidos de la siguiente forma:

a. El Director Ejecutivo, quien presidirá las reuniones del Comité.


(Voz y voto).

b. Dos miembros del Consejo Directivo. (Voz y voto).

c. Un (1) miembro representante de los empleados no directivos de


la entidad. Este miembro será elegido por los empleados. (Voz y
voto).

d. Un empleado directivo de ICONTEC, escogido del seno del Co-


mité de Dirección de ICONTEC. (Voz y voto).

e. El Asesor Jurídico quien además desarrollará las funciones de


secretario de la Comisión, de conformidad con las disposiciones
del reglamento que la misma desarrolle. Tendrá derecho a voz
más no a voto.

f. La Directora de Desarrollo Humano. Tendrá derecho a voz más


no a voto.

2. Funciones y facultades de la Comisión.

a. Elaborar su propio reglamento de conformidad con las disposicio-


nes generales establecidas en el presente manual.
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b. Conocer, tramitar y administrar, de conformidad con los principios


y criterios establecidos en el presente manual, los conflictos de
interés que se presenten entre los funcionarios directivos, em-
pleados, administradores, clientes y afiliados con relación al nor-
mal desenvolvimiento del objeto social de la entidad.

c. Conocer, tramitar y efectuar recomendaciones, de conformidad


con los principios, criterios y metodologías generales de la reso-
lución alternativa de conflictos, todas aquellas controversias que
no puedan ser solucionadas directamente por las partes o por el
Director Ejecutivo de ICONTEC, partiendo de los procedimientos
y mecanismos previstos en su reglamento interno.

d. Evaluar el cumplimiento y acatamiento de las disposiciones con-


tenidas en el presente manual, así como adoptar las medidas per-
tinentes tendientes a la prevención, mitigación o corrección de
cualquier circunstancia que pueda afectar el normal acatamiento
de las disposiciones contenidas en el presente manual.

e. Promover la defensa de los intereses de cada uno de los secto-


res y grupos de interés relacionados con la entidad mediante la
recepción, análisis y decisión de las solicitudes y requerimientos
que se eleven ante este comité de conformidad con los procedi-
mientos y mecanismos establecidos para tal en fin en su regla-
mento interno.

f. Las demás funciones específicas establecidas en el presente Ma-


nual.

3. Prohibiciones.

La Comisión de Ética y Buen Gobierno no podrá interferir con las


funciones o facultades expresamente señalas a otro órgano de la en-
tidad ni realizar actos, gestiones o tomar decisiones que vulneren las
disposiciones estatutarias o reglamentarias de la entidad.

Para todos los efectos, las Comisiones son aquellos cuerpos cole-
giados en los que el Consejo Directivo, los Estatutos y/o el presente
documento, radican funciones decisorias y o de asesoría de primer
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nivel. La creación, funcionamiento, etc., de estos órganos, está supe-


ditado a las reglas que para tal efecto establezca el Consejo Directivo.

Por otra parte, siempre y cuando medie aprobación expresa del


Director Ejecutivo y aprobación del reglamento respectivo, pueden
crearse comités de gerencia y/o operativos con el objeto de apoyar a
la administración en su gestión.

5. ORGANISMO NACIONAL DE NORMALIZACIÓN.

En el Subsistema Nacional de Calidad, ICONTEC es el Organismo


Nacional de Normalización de Colombia, según el Decreto 2269 de
1993, en virtud de lo cual lidera los procesos de normalización na-
cional e internacional para solucionar las necesidades en materia de
calidad y productividad y para mejorar las posibilidades de competiti-
vidad de las organizaciones y entidades del país.

En esta línea es responsable por:

• Cumplir las disposiciones establecidas en el Código de Buena


Conducta para la Elaboración, Adopción y Aplicación de Normas,
Anexo 3 del Acuerdo OTC/OMC y en el Reglamento del Servicio
de Normalización Nacional, aprobado por el Consejo Directivo de
ICONTEC.

• Participar y representar al país en organismos y foros internacio-


nales de normalización.

• Asesorar al gobierno en lo concerniente a la normalización técni-


ca y en la definición de políticas nacionales y en Acuerdos inter-
nacionales relacionados.

• Elaborar, aprobar y ejecutar el plan nacional de normalización


técnica de acuerdo con las necesidades nacionales y las deri-
vadas de los Acuerdos comerciales del país y las orientaciones
internacionales.
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• Coordinar y asesorar las actividades de las Unidades Sectoriales


de Normalización.

• Elaborar, publicar, promocionar y poner a disposición del público


las Normas Técnicas Colombianas y demás documentos norma-
tivos.

• Apoyar la elaboración de reglamentos técnicos.

• Coordinar acciones con los demás componentes del Subsiste-


ma Nacional de Calidad y el Sistema Nacional de Competitividad,
donde sea procedente.

6. POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO PARA LA


GESTIÓN DE LA ENTIDAD.

1. Premisas estratégicas para el buen gobierno corporativo.

Los órganos de dirección y administración de ICONTEC, tienen el


deber de fomentar y garantizar el desarrollo del objeto social y el
cumplimiento de los objetivos misionales dentro del marco de un mo-
delo gestión que se destaque por la planeación con un modelo de
operación por procesos, por el control y fomento de la calidad, y por
un sistema de evaluación y control que propenda por el mejoramiento
continúo. Para ello, ICONTEC cumple con siete las siguientes premi-
sas estratégicas sobre las cuales fundamenta su accionar:

• Acatamiento y sujeción a los principios institucionales para


ser coherente con sus postulados, otorgándoles real aplicación

• Acatamiento de la normatividad fortaleciendo el control sobre


las operaciones y procesos diarios del Instituto, estando acorde
con las disposiciones legales, estatutarias y auto regulatorias, de
conformidad con los requerimientos de los órganos de control in-
ternos y externos.

• Coherencia institucional entre las gestiones, actuaciones y pro-


cesos de ICONTEC frente al marco estratégico de la entidad.
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• Fomentar las relaciones y alianzas estratégicas con organis-


mos, entidades e instituciones nacionales e internacionales, a fin
de encausar la gestión institucional dentro del contexto de los
estándares de gestión.

• Excelencia del talento humano con un modelo de gobierno efi-


ciente, basado en competencias y dotado de control y claridad en
cuanto a líneas de comunicación y dependencia, con sistemas
de remuneración justos y equiparables con otras entidades del
sector, con funcionarios motivados, inmersos en un alto sentido
de pertenencia y que actúen según una cultura organizacional
común, decididamente volcados a la obtención de resultados y
coordinados mediante estrategias.

• Excelencia en el servicio, con transparencia para los usuarios


y oportunidad en la información, con tiempos de respuesta medi-
bles y competitivos, soportados en acuerdos de servicio internos.

• Comunicación institucional para hacer pública toda la informa-


ción de interés general y además, poniendo en oportuna eviden-
cia de los órganos y personas interesadas los asuntos que a ellos
competan.

• Con óptima administración de recursos financieros, con alto


énfasis en la sostenibilidad dentro del marco misional y garanti-
zando la preservación de los recursos y creación de valor de la
entidad.

• Excelencia operacional por medio de procesos eficientes y


flexibles, diseñados de acuerdo a las necesidades actuales y fu-
turas de la entidad que sean desarrollados mediante procesos
auto controlados desde la gestión, con soporte tecnológico efi-
ciente y planificado y con productos acordes con las necesidades
presentes y futuras de los beneficiarios.
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2. Compromiso con la integridad.

ICONTEC manifiesta su clara disposición de auto-regularse, para lo


cual se compromete a encaminar sus actividades de conformidad
con los principios enunciados en la Constitución, las demás normas
vigentes, en los estatutos y en el presente Manual de Buen Gobierno,
orientados hacia una gestión íntegra, con principios y valores éticos
frente a todos sus grupos de interés.

3. Compromiso para la erradicación de prácticas corruptas.

Preservando la moralidad, integridad y ética en las actuaciones y


gestiones de la entidad mediante el desarrollo proactivo de prácticas
tendientes a erradicar la corrupción administrativa ICONTEC se com-
promete a luchar contra la corrupción, para lo cual creará compro-
misos tendientes a lograr este objetivo por parte de sus empleados,
directivos y contratistas, a ejercer la vigilancia y el control que estén
a su alcance, y a tomar en forma oportuna las decisiones, sanciones
y denuncias que la situación amerite.

En el marco de lo expuesto, todos aquellos que se vinculen directa


o indirectamente con el Instituto firmarán el Código de Ética esta-
blecido para tal efecto, el cual contempla, entre otras disposiciones,
la prohibición de aceptar y/o ofrecer sobornos o cualquier práctica
corrupta.

Igualmente la Entidad se compromete a capacitar a sus altos direc-


tivos y demás equipo humano - y cuando lo crea conveniente a sus
grupos de interés - en políticas y acciones anticorrupción.

En este orden de ideas, ICONTEC está en contra de toda práctica co-


rrupta. Para impedir, prevenir o combatir estos fenómenos, adoptará
como mínimo las siguientes medidas:

1. Dar publicidad a la promulgación de normas éticas y advertir so-


bre la determinación inquebrantable de cumplirlas en el giro ordi-
nario de sus actividades.
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2. Promover la suscripción de pactos de integridad y transparencia


en su interior y con otros entes del orden nacional e internacional.

3. Velar por que todos los procedimientos sean claros, equitativos,


viables y transparentes, con un enfoque de gestión del riesgo.

4. Denunciar las conductas irregulares ante los órganos internos de


la entidad y en especial, ante el Comité de Ética y Buen Gobierno,
así como a los órganos de control externos.

5. Capacitar al personal en materia de ética ciudadana y responsa-


bilidad social en todos los niveles.

6. En materia de contratación, implementar y adoptar las normas


vigentes.

7. Colaborar con las autoridades judiciales y administrativas en la


prevención del lavado de activos y demás delitos de que tenga
conocimiento con ocasión del ejercicio de su actividad, propor-
cionando de manera oportuna y eficaz la información relacionada
con ICONTEC que soliciten las instancias de control correspon-
dientes y cualquier interesado, sin perjuicio de las reservas que
establezcan y las regulaciones sobre manejo de la información y
secretos técnicos e industriales.

4. Colaboración interinstitucional en la erradicación de prácticas


corruptas.

ICONTEC, con el fin de combatir la corrupción, se compromete a me-


jorar los sistemas de Comunicación e información, sosteniendo una
comunicación fluida con otras instituciones de naturaleza pública, pri-
vada y demás entes gremiales, estableciendo pactos Éticos frente al
desempeño de la función gerencial, la contratación y todos los demás
aspectos institucionales, con el gran objetivo de construir cadenas
éticas que vayan configurando unas buenas prácticas de integridad,
transparencia y eficiencia en el ejercicio de su función.
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ICONTEC colabora interinstitucionalmente suministrando la informa-


ción necesaria y obligatoria, así como dando respuesta a los requeri-
mientos o solicitudes que en ese sentido se realicen.

5. Compromiso por la defensa de la propiedad industrial y derechos


de autor.

ICONTEC velará porque se respeten las normas de protección a


la propiedad intelectual y los derechos de autor, estableciendo una
política antipiratería. En ella la entidad se compromete a excluir el
uso de cualquier tipo de software o archivo de audio y video que no
esté debidamente licenciado. Los Software deben ser debidamente
instalados por el personal competente, promoviendo estándares de
seguridad y control. En particular ICONTEC velará por el respeto a
los derechos de autor de las Normas Técnicas Colombianas en su
calidad de Organismo Nacional de Normalización y dado el interés
público de las mismas. Igualmente velará por los derechos de las
publicaciones técnicas que desarrolla.

6. Compromiso con la protección y el desarrollo del talento humano.

ICONTEC se compromete con el desarrollo del Talento Humano


incorporando los principios constitucionales de justicia, equidad,
imparcialidad y transparencia al realizar los procesos de selec-
ción, inducción, formación, bienestar, desarrollo y gestión del
desempeño. En este sentido, la Entidad propende por la vincula-
ción de los más capaces e idóneos para cada uno de los procesos
y gestiones de la entidad.

7. Compromiso con el manejo de la información.

ICONTEC se compromete a asumir la comunicación y la información


como bienes Estratégicos, orientados hacia el fortalecimiento de la
identidad institucional y expansión de la capacidad productiva de los
miembros de la entidad, para lo cual las acciones comunicativas se
efectuarán de acuerdo con los parámetros que establezcan los pro-
cesos comunicacionales y el plan de comunicación de la entidad que
será desarrollado mediante consenso de cada uno de los sectores de
ICONTEC.
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En este orden de ideas, se establecen los siguientes criterios genera-


les que deberán ser tenidos en cuenta para el desarrollo del referido
plan de comunicación de la entidad:

1. Comunicación organizacional.

La comunicación organizacional estará orientada a la construcción


de sentido de pertenencia y al establecimiento de relaciones de diálo-
go y colaboración entre los colaboradores, empleados y contratistas
de la Entidad; para ello la Administración establecerá procesos y me-
canismos comunicativos que garanticen la interacción y la construc-
ción de visiones comunes.

Comunicación institucional basada en la veracidad, la transparencia


y la sencillez de la información, trasmitida en forma amable y opor-
tuna, orientada a la generación de confianza, el aporte genuino a las
necesidades de los interesados y el logro de los principios, objetivos
y metas institucionales.

2. Comunicación confidencial.

Es deber de los miembros del Consejo Directivo, los órganos de di-


rección y administración, y de los miembros de ICONTEC en general,
velar porque la información privilegiada a la cual tenga acceso no sea
utilizada de manera indebida. Correspondiendo de forma concreta
al Director Ejecutivo de ICONTEC como órgano de administración y
dirección, crear y ejecutar los mecanismos para prevenir el uso inde-
bido de información privilegiada.

Todos los empleados o miembros de ICONTEC que utilicen los re-


cursos informáticos, tienen la responsabilidad de velar por la integri-
dad, confidencialidad, disponibilidad y confiabilidad de la información
que manejen, especialmente si dicha información está protegida por
reserva profesional, técnica o industrial y ha sido clasificada como
confidencial y/o crítica; cuando un funcionario detecte el mal uso de la
información privilegiada de la entidad, tiene la obligación de reportar
el hecho ante el grupo de control interno y en última instancia al Co-
mité de Ética y Buen Gobierno de conformidad con las disposiciones
de su reglamento interno.
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La información de políticas, normas y procedimientos de seguridad,


se deben revelar únicamente a funcionarios y entes externos compe-
tentes cuando así lo requieran.

3. Divulgación de la Información.

ICONTEC establecerá una política de comunicación informativa ade-


cuada para establecer un contacto permanente y correlativo con sus
grupos de interés. Por lo cual se adoptan mecanismos para que la
información llegue a sus grupos de manera integral, oportuna, actua-
lizada, clara, veraz y confiable, bajo políticas efectivas de producción,
manejo y circulación de la información.

Para éste efecto, el vocero oficial del Instituto será su Director Ejecu-
tivo, quien determinará los mejores medios o mecanismos para esta
labor, pudiendo pedir concepto favorable al Consejo Directivo si el
caso lo amerita.

Así mismo, el asesor jurídico, previa solicitud del Director Ejecutivo,


deberá manifestar su posición y brindar el apoyo que se requiera para
que la información sea complete, oportuna e inteligible.

En cuanto al trámite de peticiones, quejas y reclamos, el Instituto


se compromete a establecer políticas encaminadas a dar respuesta
oportuna y de fondo a las peticiones planteadas por la comunidad y
por los clientes.

1. Divulgación de la información financiera.

Serán destinatarios de la información financiera los miembros afi-


liados, los miembros del Consejo Directivo, los revisores fiscales y
auditores del Instituto. Igualmente se revelará esta información a los
grupos de interés para los que se considere relevante, de acuerdo a
la relación con la entidad.

Con relación a los reportes de situación financiera, estos deberán in-


cluir cuando menos el balance general, el estado de ingresos y egre-
sos, el estado de cambios en el fondo social, el estado de cambios en
la situación financiera, el estado de flujos en efectivo, y las notas a los
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estados financieros. Estos reportes deberán estar acompañados por


un informe anual del revisor fiscal. De la misma manera, el Director
Ejecutivo presentará un informe anual de gestión, de conformidad
con las disposiciones estatutarias y reglamentarías.

2. Revelación de información no financiera.

ICONTEC velará por la adopción de mecanismos de comunicación


idóneos y de fácil acceso, promoviendo el desarrollo de los medios
tecnológicos e informáticos como el desarrollo y actualización de su
página web, correos electrónicos entre otros.

Se considerara información no financiera todos los asuntos que di-


recta e indirectamente estén relacionados con:

i. Objetivos, misión y visión de la sociedad.

ii. Estructura de Gobierno Corporativo.

iii. Derechos y procedimientos de votación de las decisiones de la


Asamblea de Afiliados.

iv. Información relevante no financiera tales como: (i) Procesos de


reorganización empresarial, (ii) Cambios en la imagen corpora-
tiva, (iii) y toda aquella que eventualmente determine el Consejo
Directivo.

v. Sistema de control interno y auditoría.

8. Compromiso con la calidad.

ICONTEC se compromete a orientar su gestión a la obtención de


beneficios y resultados de calidad para la comunidad, por lo cual se
obliga a implantar el sistema de gestión de calidad, el cual promue-
ve el mejoramiento continuo en todos los niveles de la entidad, con
un equipo humano altamente calificado y orientado a satisfacer las
necesidades de los distintos sectores económicos, técnicos y empre-
sariales del país.
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9. Compromiso con la responsabilidad social y el desarrollo sos-


tenible.

ICONTEC reconoce y asume la Responsabilidad Social como un fac-


tor indispensable para el fortalecimiento institucional y la generación
de bienestar en su entorno social, económico y ambiental.

En este sentido, la Responsabilidad Social no es solo el conjunto de


principios y comportamientos éticos de una institución, sino que es
el resultado de forzar la creatividad, el ingenio y el esfuerzo de cada
persona y órgano, en procura de identificar factores sociales gravo-
sos junto con el correlativo desarrollo de soluciones como elemento
necesario para su sostenibilidad.

En este orden de ideas, la estructura organizacional de ICONTEC


propenderá por el desarrollo de sinergias y esfuerzos coordinados de
cada uno de sus organismos y miembros vinculados a la entidad para
la definición de los elementos (i) organizacionales, (ii) operacionales,
y (iii) evaluativos que constituirán el Sistema de Gestión Integral de
Responsabilidad Social

Para lo anterior, la entidad definirá mediante el consenso de todas


sus partes interesadas y a través de la coordinación del Comité de
Ética y Buen Gobierno y el Consejo Directivo, las disposiciones re-
glamentarias para la materialización y ejecución de las políticas y
programas de la responsabilidad social, para lo cual se tendrán en
cuenta los siguientes aspectos fundamentales.

1. Lineamientos para los elementos estructurales.

a. Establecer de forma clara y objetiva el contenido de los Com-


promisos de los miembros y directivos de ICONTEC frente a la
Responsabilidad Social.

b. Determinar mediante el consenso la política de Responsabilidad


Social, haciendo énfasis en la efectiva incidencia de los aspectos
ambientales, económicos y sociales desarrollados más adelante.
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c. Determinar los niveles de responsabilidad de la dirección de


ICONTEC frente a la ejecución y cumplimiento de las políticas y
programas de Responsabilidad Social.

d. Cuantificar y disponer de los recursos presupuestales necesarios


para el desarrollo de las políticas y programas de Responsabili-
dad Social de conformidad con los criterios de planeación técnica
y sostenibilidad empresarial.

e. Desarrollar las competencias y responsabilidades necesarias pa-


ra garantizar el mejoramiento continuo de las políticas y progra-
mas de Responsabilidad Social.

2. Elementos operacionales.

a. Identificar y definir los factores de la Responsabilidad social que


serán objeto de desarrollo en el marco de los ámbitos económi-
cos, ambientales y sociales.

b. Definir los procedimientos operativos para el desarrollo de los


factores de Responsabilidad Social.

c. Establecer los plazos, metas y cronogramas para la Implemen-


tación de los factores de Responsabilidad Social identificados y
definidos.

d. Definir los mecanismos de retroalimentación.

3. Elementos de mantenimiento.

i. Establecer las estrategias para desarrollar programas de forma-


ción y entrenamiento a las partes interesadas con relación al te-
ma de Responsabilidad Social.

ii. Establecer los criterios y estrategias para el Monitoreo y evalua-


ción o Revisión de los programas y planes de Responsabilidad
Social.

iii. Coordinación con las partes interesadas.


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iv. Permitir participación de una tercera parte independiente a la en-


tidad en la verificación de los planes y programas de Responsa-
bilidad Social de ICONTEC, cuando sea necesario.

x. La revisión, seguimiento y evaluación del desarrollo y eficacia de


la responsabilidad social de ICONTEC, estará a cargo del Conse-
jo Directivo y de la Dirección Ejecutiva. Responsabilidad social en
el marco de los compromisos internacionales.

ICONTEC dentro del contexto de sus relaciones con los órganos y


entidades internacionales, ha suscrito diferentes acuerdos y conve-
nios cuyo objeto se centra en la materialización de los postulados de
la Responsabilidad Social, principalmente a través del programa del
Pacto Global de las Naciones Unidas, cuya adopción y aplicación
se hace imperativa dentro de los postulados y políticas del presente
manual.

En este orden de ideas, ICONTEC a través de sus distintas partes o


públicos de interés, enfocará el desarrollo de su Sistema Integral de
Gestión de la Responsabilidad Social hacia el efectivo desarrollo de
las personas, de los Derechos Humanos, Medio Ambiente, Estánda-
res Laborales y Anticorrupción.

1. Derechos Humanos.

Será obligación de ICONTEC promover el apoyo y respeto a la pro-


tección de los derechos humanos fundamentales reconocidos univer-
salmente, dentro del ámbito de influencia del desarrollo de su objeto
social, tanto a nivel nacional como internacional, garantizando a su
vez que su organización no es cómplice de la vulneración de los De-
rechos Humanos.

En este sentido ICONTEC asume la salvaguarda de los parámetros


básicos de protección a la vida, a la libertad, a la igualdad, a la dig-
nidad humana, a la intimidad, al libre desarrollo de la personalidad,
a la libertad de conciencia y de cultos, a la información, al trabajo, a
la asociación, al respeto a la naturaleza, a la intervención ciudadana
activa, y a la solidaridad, entre otros. Todo encaminado al logro de
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los fines del Estado consagrados en el artículo 2 de la Constitución


Nacional.

2. Estándares Laborales.

ICONTEC apoyará la libertad de Asociación y el reconocimiento efec-


tivo del derecho a la negociación colectiva de sus trabajadores de
conformidad con las disposiciones legales vigentes en el país, sin
utilizar mecanismos para estropear o sabotear los Derecho laborales
de los trabajadores.

En este mismo sentido, ICONTEC eliminará y proscribirá toda tipo de


trabajo forzoso o realizado bajo coacción física, psicológica o emo-
cional, combatiendo a su vez todas las formas de abuso y discrimi-
nación laboral.

3. Medio Ambiente.

ICONTEC mantendrá un enfoque preventivo que favorezca el medio


ambiente mediante la implementación de estrategias que permitan
adaptar los procesos y gestiones de la entidad a los estándares de
sostenibilidad ambiental y respeto al entorno.

De igual forma, ICONTEC promoverá a partir del desarrollo de su


objeto social las medidas y soportes normativos indispensables para
implementar y desarrollar una cultura de respeto por el medio am-
biente, las cuales deberán ser objeto de constante y permanente ac-
tualización.

En este orden de ideas ICONTEC se compromete a respetar los pro-


cesos naturales, protegiendo el medio ambiente en general, estable-
ciendo lineamientos en esta materia que comprendan: Mecanismos
de educación y promoción; Uso de tecnologías limpias; Manejo de
desechos; y Uso de recursos no renovables.

4. Anticorrupción.

ICONTEC trabajará en contra de la corrupción en todas sus formas


de conformidad con los criterios expuestos en el presente Manual.
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11. Responsabilidad social frente a las diferentes partes interesadas


de Icontec.

ICONTEC establece y revisa periódicamente sus compromisos con


todos y cada una de las partes interesadas relevantes, en los que se
tienen en cuentas sus percepciones, necesidades, expectativas, así
como las necesidades, criterios y orientaciones estratégicas de la
Entidad. De esta manera se busca el alineamiento entre los objetivos
corporativos y las necesidades y expectativas de las partes interesa-
das, a través de compromisos viables y verificables.

En este sentido los compromisos de ICONTEC frente a sus partes


interesadas son:

1. Afiliados: ICONTEC asegura el ejercicio de una gestión transpa-


rente y responsable mediante el desarrollo de su objeto social en
procura de los fortalecimientos de los distintos sectores producti-
vos, económicos y empresariales en general.

2. Empleados: ICONTEC promoverá unas relaciones de confianza y


respeto en sus vínculos laborales y contractuales, dentro del mar-
co del mutuo beneficio, asegurando el respeto y promoviendo la
calidad de vida de sus empleados.

3. Clientes: ICONTEC asegurará la satisfacción del cliente con ex-


celencia en el servicio, caracterizado por la profesionalidad, inde-
pendencia e innovación frente a los retos de la cotidianidad.

4. Proveedores: ICONTEC no contratará con quienes irrespeten los


derechos humanos; así mismo, no impondrá condiciones injustas
en las negociaciones y contratos que celebre.

5. Sociedad: ICONTEC propenderá siempre por el respeto a los De-


rechos Humanos.
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12. Conflictos de interés.

1. Compromiso frente a los conflictos de interés.

Se entenderá por conflicto de interés cuando cualquier colaborador,


contratista, funcionario, asesor o empleado de ICONTEC, o cualquier
miembro de los órganos directivos de ICONTEC, deba tomar una de-
cisión o participar en ella, y puedan escoger entre el interés de la En-
tidad, relacionado con la situación presentada, y su interés propio o
el de un tercero, de manera que de optar por cualquiera de éstos dos
últimos, obtendría o generaría para sí o para el tercero una ventaja
o un beneficio pecuniario y/o extra-económico que de otra forma no
se produciría.

En ICONTEC, serán situaciones que dan lugar a conflictos de interés,


entre otras y sin limitarse a estas, las siguientes:

1. Cuando existan intereses contrapuestos entre un Administrador,


Contratista, Colaborador o cualquier empleado del Instituto y los
intereses de ICONTEC, que pueden llevar a aquel a adoptar deci-
siones o a ejecutar actos que van en beneficio propio o de terce-
ros y en detrimento de los intereses de la Sociedad.

2. Cuando exista cualquier circunstancia que pueda restarle inde-


pendencia, equidad u objetividad a la actuación de un Administra-
dor, Contratista, Colaborador o cualquier empleado de ICONTEC,
y ello pueda ir en detrimento de los intereses del Instituto.

3. Los contratistas, empleados, colaboradores y estudiantes en pa-


santía, no podrán, en ningún caso, realizar actividades de comer-
cio ni operaciones con o sin ánimo de lucro iguales o similares
a las que realiza la entidad en desarrollo de su objeto legal, ni
aprovechar el ejercicio de su cargo en ICONTEC para favorecer
a terceros.

La Comisión de Ética y Buen Gobierno de la Entidad velará por el


cumplimento de la política, normas y demás lineamientos dirigidos
a la prevención de los conflictos de interés, manejo, divulgación y
resolución de los mismos.
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Para los efectos del presente Código, son administradores las per-
sonas definidas como tales en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995.

2. Prácticas que deben evitarse para la prevención de conflictos de


interés.

ICONTEC rechaza, condena y prohíbe que el Director Ejecutivo, la


alta gerencia, los miembros del Consejo Directivo, los miembros de
los comités, los administradores, colaboradores, contratistas y de-
más empleados del Instituto, incurran o desarrollen cualquiera de las
siguientes prácticas:

1. Recibir directa o indirectamente remuneración, dádivas, agasa-


jos, regalos, favores o cualquier otro tipo de beneficios, compen-
sación en dinero o especie por parte de cualquier persona jurídi-
ca o natural, en razón del trabajo o servicio prestado al Instituto o
a sus grupos de interés.

2. Abusar de su condición de directivo, administrador, empleado,


funcionario o colaborador de ICONTEC para obtener beneficios,
para sí o para terceros, relacionados con los productos o ser-
vicios que presta la Icontec o sus subsidiarias, o para obtener
beneficios personales de proveedores, contratistas, clientes o
usuarios.

3. Otorgar compensaciones no autorizadas por las normas perti-


nentes.

4. Utilizar indebidamente información privilegiada o confidencial pa-


ra obtener provecho o salvaguardar intereses individuales pro-
pios o de terceros.

5. Realizar proselitismo político o religioso aprovechando su cargo,


posición o relaciones con ICONTEC, no pudiendo comprometer
recursos económicos para financiar campañas políticas; tampoco
generará burocracia a favor de políticos o cualquier otra persona
natural o jurídica.
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6. Todas aquellas prácticas que atenten contra la integridad y la


transparencia de la gestión del Instituto y en contra del buen uso
de los recursos de la misma.

7. Todo tráfico de influencias para privilegiar trámites.

8. Contratar y/o sugerir o promover la contratación, bajo cualquier


modalidad, de familiares hasta tercer grado de consanguinidad,
segundo civil y primero de afinidad.

9. Participar por sí o por interpuesta persona en interés personal


o de terceros, en actividades que impliquen competencia con el
Instituto o en actos respecto de los cuales se configure un con-
flicto de interés. En estos casos, los implicados suministrarán al
Consejo Directivo o en su defecto al Comité de Ética y Buen Go-
bierno toda la información que sea relevante para la toma de la
decisión.

10. Participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a la


ley y/o a los intereses de ICONTEC.

11. Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en senti-


mientos de amistad o enemistad.

12. Realizar cualquier operación que dé lugar a conflicto de interés


en razón de la información privilegiada a la que tenga acceso en
el ejercicio de sus funciones.

13. Desarrollar cualquier acto del giro ordinario de los negocios de


ICONTEC motivado por cualquier tipo de preferencia económica
que esté por fuera de los parámetros y políticas establecidas por
el Instituto para las diferentes operaciones que realice.

14. Todo colaborador, empleado y/o administrador de ICONTEC con


acceso a información privilegiada, tiene el deber legal de abste-
nerse de realizar cualquier operación que dé lugar a conflicto de
interés en razón de tal información.
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15. Los colaboradores, empleados y/o administradores de ICONTEC,


quedan completamente inhabilitados para otorgar compensacio-
nes extraordinarias a los miembros del Consejo Directivo.

16. Todo colaborador, empleado y/o administrador de ICONTEC,


debe declararse impedido para actuar en asuntos cuando ten-
ga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o
decisión, o lo que tuviere su cónyuge, compañero permanente, o
alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguini-
dad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de
hecho o de derecho.

ICONTEC y/o sus subsidiarias, no podrán contratar con personas na-


turales si las mismas tienen vínculo filial hasta tercer grado de con-
sanguinidad, segundo civil y primero de afinidad con algún adminis-
trador de ICONTEC y/o sus subsidiarias. De igual manera, la anterior
prohibición aplica para personas jurídicas, si sus socios y/o adminis-
tradores, ostentan las calidades filiales antes descritas. Verificar el
cumplimiento de lo anterior, será responsabilidad del administrador
que ostente el conflicto de interés y del administrador que se encar-
gue de solicitar y suscribir el contrato respectivo. El incumplimiento
de lo anterior, será justa causa para desvincular al administrador de
su cargo y de la empresa.

El Consejo Directivo será el único órgano corporativo habilitado para


autorizar la contratación en casos de mayor cuantía en presencia de
un conflicto de interés. No obstante, el Director Ejecutivo podrá au-
torizar dicho negocio jurídico para casos de mínima cuantía, pero en
casos que superen la menor cuantía, debe contar con la autorización
expresa de la Comisión de Ética y Buen Gobierno.

3. Deberes del equipo humano relacionados con los conflictos de


interés.

Sin perjuicio de otros deberes reglamentarios, frente al conflicto de


interés los deberes de los empleados de ICONTEC son:

1. Revelar a tiempo y por escrito a los entes competentes cualquier


posible conflicto de interés o inhabilidad que crea tener.
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2. Contribuir a que se permita la adecuada realización de las funcio-


nes encomendadas a los órganos de control interno y externo de
la Entidad.

3. Guardar y proteger la información que la normatividad interna ha-


ya definido como de carácter reservado ò privilegiado.

4. De acuerdo con la legislación vigente, los integrantes del Con-


sejo Directivo y los Directivos de ICONTEC y sus servidores, de-
berán abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona
en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen
competencia con el Instituto o en actos respecto de los cuales se
configure un conflicto de interés.

5. En toda situación en la cual sea imposible evitar un conflicto de


interés con respecto a ICONTEC, los directivos y/o empleados
a quienes corresponda adoptar la respectiva decisión, deberán
abstenerse de celebrar el respectivo acto o contrato o de realizar
la operación que genera dicha situación, salvo autorización ex-
presa del Consejo Directivo o en su Defecto del Comité de Ética
y Buen Gobierno de conformidad con el reglamento interno de
este Comité.

4. Procedimiento de resolución y divulgación de conflictos de intere-


ses.

Las personas involucradas, incursas o que crean que otro de ellos


está inmersa en situaciones de conflicto de interés deberán revelarlo,
informando al jefe inmediato y en su defecto al Comisión de Ética
y Buen Gobierno de conformidad con los procedimientos y criterios
que determine el reglamento interno de este Comité.

Los grupos de interés deberán consultar con la Comisión de Ética y


Buen Gobierno los eventos que puedan ofrecer dudas en relación con
un posible conflicto de interés o manejo de información privilegiada.
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7. POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA ADMINISTRA-


CIÓN DE RIESGOS.

La política de riesgos del Instituto, será fijada por la comisión de ges-


tión del riesgo.

1. Objetivos frente a la administración de riesgos.

1. Lograr una adecuada gestión del riesgo que permita realizar ope-
raciones propias del negocio con niveles de riesgo aceptables.
2. Implementar políticas, lineamientos generales y metodologías de
identificación, medición, monitoreo y control de los diferentes ti-
pos de riesgos a que está expuesto ICONTEC.

3. Aplicar prácticas de administración de riesgos consistentes con


las recomendaciones formuladas por los estándares internacio-
nales y normatividad local.

2. Valoración de riesgos.

Con el fin de enfocar las acciones y los recursos para el manejo de


los riesgos que se han identificado, se han priorizado los riesgos con-
siderando su probabilidad de ocurrencia y el impacto que puede tener
sobre los siguientes aspectos de ICONTEC: (i) Económico; (ii) huma-
no; (iii) imagen corporativa; (iv) legal, y; (v) medio ambiente.

Con lo anterior, los órganos directivos y en especial la Comisión de


Gestión del Riesgo desarrollarán y actualizarán la gestión del riesgo
corporativo para así visualizar y gestionar los riesgos de acuerdo con
su vulnerabilidad. Esto facilita priorizar las acciones, el análisis de los
riesgos, el seguimiento, monitoreo y el control de los mismos.

3. Manejo de riesgos.

ICONTEC aplicará diferentes estrategias que le permiten llevar sus


riesgos hacia niveles tolerables. Para cada riesgo se seleccionará
la alternativa que represente la mejor relación entre el beneficio es-
perado y el costo que se debe incurrir para su aseguramiento. Entre
las estrategias posibles se encuentran las de evitar los riesgos, mi-
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tigarlos, compartirlos, transferirlos, aceptarlos y aprovecharlos para


mejorar.

4. Evaluación de la gestión de los riesgos.

El Consejo Directivo, con la asesoría de la Comisión de Gestión del


Riesgo, realizará con una periodicidad de cada dos años una reu-
nión con el objeto de analizar los distintos riesgos, recomendar y/o
aprobar las acciones para la gestión de los riesgos y asignar los re-
cursos pertinentes, teniendo una visión integral de la Sociedad y de
la sostenibilidad de ICONTEC. De igual forma, el Consejo Directivo
definirá los niveles de tolerancia y políticas de retención, validación
del mapa de riesgos y la realización del seguimiento y evaluación de
los sistemas de gestión de riesgos.

5. Declaración del riesgo.

Conforme a lo expuesto, ICONTEC manifiesta que en el desarrollo


de sus actividades se presentan amenazas de ocurrencia de ries-
gos, por lo cual se compromete a adoptar mecanismos y acciones
necesarias para la gestión integral de los mismos, propendiendo por
prevenir o minimizar su impacto. Lo cual se llevará a cabo a través
del Consejo Directivo con la asesoría de la Comisión de Gestión del
Riesgo.

8. POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA ADMINISTRA-


CIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.

ICONTEC se compromete a adoptar sistemas para la prevención, ad-


ministración y resolución de controversias como un mecanismo para
promover la transparencia, las relaciones con la ciudadanía, con el
sector privado y las organizaciones civiles, y para garantizar la sos-
tenibilidad financiera y económica de la entidad, así como su imagen
corporativa.
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El Comité de Ética y Buen Gobierno se encargará de definir el proce-


dimiento con el cual se resolverán los conflictos que surjan de su Ma-
nual de Buen Gobierno, de acuerdo con el evento presentado. Para la
resolución y administración de una controversia derivada del Manual
de Buen Gobierno, atenderá las normas constitucionales, legales y
reglamentarias establecidas, los principios éticos asumidos por la En-
tidad, el espíritu contenido en el presente Manual de Buen Gobierno
y los principios generales de la resolución alternativa de conflictos.

9. INDICADORES DE GESTIÓN DEL MANUAL DE BUEN


GOBIERNO.

1. Indicadores de gestión.

ICONTEC se compromete a desarrollar los siguientes indicadores


para la medición de su gestión y desempeño, así:

1. Índice de integridad y transparencia, para medir la credibilidad y


el reconocimiento de la entidad por sus grupos de interés.

2. Índice para medir los resultados de la gestión en comunicación,


a fin de lograr una interrelación transparente, con sus grupos de
interés.

3. Índice de satisfacción del cliente externo, para medir la percep-


ción que terceros tienen sobre la imagen de integridad, transpa-
rencia y eficiencia de la entidad, en tratándose de la gestión de
sus recursos y prestación de sus servicios.

10. VIGENCIA DEL MANUAL DE BUEN GOBIERNO.

El Manual de Buen Gobierno entrará en vigencia a partir de su apro-


bación por parte del Consejo Directivo de ICONTEC.
MANUAL
DEL BUEN GOBIERNO
CORPORATIVO

Mercadeo V-14