BCCI INTER‐MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT  COMPETITION 

   

A PROJECT ON   
 

“HOW DO WE IMPROVE EMPLOYABILITY IN THE  CURRENT BUSINESS SCENARIO”      PREPARED BY 
Ms. BHUMIKA JOSHI  Mr. VISHAL MATALE  Mr. PUSHKAR REDKAR 

  PROJECT GUIDE 
Mr. Atul Gawand 
Head ‐ Human Resources   Greatship (India) Limited   

  LATE NARAYAN MEGHAJI LOKHANDE  MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES,   PAREL, MUMBAI. 

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

ACKNOWLEDGEMENTS 
 

We take this opportunity to thank innumerable people who have extended their full  support and co‐operation during the course of this project. We are highly obliged that  BCCI  gave  us  this  enlightening  opportunity  to  participate  in  the  Inter‐Management  Institute Project Competition.  First  and  foremost  we  would  like  to  thank  our  mentor  Mr.  Atul  Gawand  who  was  generous  with  his  time  and  freely  shared  his  views,  his  active  guidance  and  encouragement for our project.  Our special Thanks to Dr. R. M. Tungare, our institute’s Director and also to the other  faculty members, Mr. C.S Ghabak, Dr. P.M. Kadukar, Mr. Sanjeev Parkar and Mrs. A.D  Kori for their valuable inputs.  We are grateful to all the respondents from industries who have contributed sincerely  towards the empirical study.       

Regards,  Team MILS (Part 1)  Ms. Bhumika Joshi  Mr. Vishal Matale  Mr. Pushkar Redkar 

2

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

FOREWORD   
In  today’s  business  environment  which  is  characterized  primely  by  rapid  pace  and  technological advancement, certain concepts have gained renewed relevance from the  employers as well as national perspective. Especially as the east emerges to be the hub  of global economic activities, for population based heavy Asian regions, Employability  is the leveraging factor to catapult in the Super Power league.  Employability’s  two  constituent  components  viz  Employ  and  Ability  constitute  the  crux  of  the  quality  of  employment  when  married  together  in  the  concept  of  employability.   As  the  patrons  of  one  of  the  state  run  institutions  dedicated  to  labor  studies,  the  project on “How do we improve employability in the current business scenario”  imparted us with the privileged opportunity to align our perspective.   

3

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

CONTENTS
Abstract……………………………………………………………………………………….………5 Objective of the study………………………………………………………………….……6 Scope of the study……………………………………………………………………….…….7 Approach……………………………………………………………………………………….…….8 Employability –a concept………………………………………………………………....9 Definition………………………………………………………………………………….………..9 Employee’s perspective on employability……………………………….…….10 Employer’s perspective on employability………………………………….….10 Importance of employability in current business scenario……….…11 Interrelation between business and employability……………………...12 Hypothesis………………………………………………………………………………………...12 Roadmap…………………………………………………………………………………………...13 Conceptual framework……………………………………………………………………. 20 Research methodology……………………………………………………………………..23 Limitation of research……………………………………………………………………..23 Data analysis …………………………………………………………………………………...24 Conclusion………….……………………………………………………………………………….29 Recommendation ……………………………………………………………………………..30 References ……………………………………………………………………………………....32 Annexure I………………………………………………………………………………………….33 Annexure II………………………………………………………………………………………..37

4

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

ABSTRACT 
  This paper endeavors to throw light on an organizational challenge that involves the  workforce and the ability to keep its workforce employable in upcoming years. The  challenge is much like an approaching tsunami that is not visible over the horizon as  you look seaward from the beach. This challenge can be termed as Employability.   The current workforce that position themselves to address this challenge and capture  the opportunities that can be accrued with a positive and results oriented action plan  will be able to weather the tsunami of change and come out on the other side stronger  and more viable.  It also discusses the current business scenario and importance of employability in this  scenario. Business is dynamic in nature, and hence the organizations have to struggle  hard to survive in market. Existing employees will remain employable within the  organization only when organization survives and their skills, knowledge and  aspirations get aligned with organizations goals.   Organizations have to emphasize on its sustenance and growth along with the growth  of the employees. Being profit oriented alone will not ensure sustenance of an  organization. Employee orientation also plays an important part in it.   Finally, the paper will analyze and suggest some practical approaches for; improving  employability of the workforce in order to survive in the future.                         

5

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

  OBJECTIVES OF THE STUDY: 
  • To grasp the concept of employability in the current business and economic  scenario.    To assimilate the outlook of employers towards the current and future business  situations/ trends and investigate into the measures adopted by the  organization/ to be adopted by the organization in the future to mitigate the  risks produced by the external business environment in order to remain  employable.    To investigate into the measures adopted by the organization to align its  workforce towards his business needs.    To understand the measures taken by the employees in order to remain  employable in future.    To gain insights into synchronization between the employers’ business needs   and strategies with the employee aspirations resulting into employability.    To recommend the measures to improve / enhance employability in the current  business scenario. 

•                  

 

6

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

SCOPE OF THE STUDY: 
This project report covers the meaning of EMPLOYABILITY.  It elucidates the   CURRENT BUSINESS SCENARIO.     This project throws a light on the analysis OF EMPLOYER’S AND EMPLOYEE’S views  regarding  EMPLOYABILITY.  Also  it  consists  of  survey  of  Manufacturing  Sector.  And  lastly  we  have  find  out  the  indispensable  of  employability  in  current  and  future  business needs.   

WHY MANUFACTURING SECTOR…?   
In the process of designing the periphery of research, Manufacturing Sector was  considered and finalized.   The crux criteria for selection were: 

 
• The contribution of Manufacturing Sector in Indian GDP is approximately  18.4% (According to the latest budget announced)    • The manpower involved in the Manufacturing Sector out of total workforce is  nearly 23%.    • Manufacturing Sector shows rapid changes in technology, hence the  employability plays a vital role in this particular sector.    • Lower Attrition Rate    • Width of gap induced in the nature of work post introduction of technology.    • Diversity of the workforce considering the skill domain of the sector.    • Most importantly the Pivotal position of the sector in economic scenario.    Based on the unique features pertaining to product profile and markets the  following companies were shortlisted:    1. Larsen & Toubro    2. Hindalco (Aaditya Birla Group)    3. Mahindra & Mahindra    4. Mukand Ltd    5. Emerson India ltd. 

7

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

OUR APPROACH: 
EMPLOYABILITY – A CONCEPT  A review of the literature suggests that employability is about work and the ability to  be employed, such as: 

the ability to gain initial employment; hence the interest in ensuring that ‘key  skills’,  careers  advice  and  an  understanding  about  the  world  of  work  are  embedded in the education system   the  ability  to  maintain  employment  and  make  ‘transitions’  between  jobs  and  roles within the same organization to meet new job requirements, and   the ability to obtain new employment if required, i.e. to be independent in the  labor  market  by  being  willing  and  able  to  manage  their  own  employment  transitions between and within organizations.  

  It is also about the quality of such work or employment. People may be able to obtain  work  but  it  may  be  below  their  level  of  skill,  or  in  low  paid,  undesirable  or  unsustainable jobs, and so forth. Therefore, it is the capacity and capability of gaining  and maintaining productive work over the period of one's working life. (WIKIPEDIA)    Employability stresses the need to equip people with the skills and competences they  require to be employable or to create their own job and enterprises with the qualified,  motivated and committed workforce they require to remain competitive and grow.    

     

8

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

DEFINITIONS:   
• “...the combination of factors and processes which enable people to progress  towards, or get into employment, to stay in employment and to move on in  the workplace…”                                                     …….  Scottish Executive, 2006                             • “…the possession by an individual of the qualities and competences required  to meet  the changing needs of employers and customers and thereby help  to  realise  his  or  her  aspirations  and  potential  in  work…”                                           ……. Confederation of British Industries, 1999                       “…a set of achievements‐ skills, understandings and attributes ‐ that make  individuals more likely to gain employment and be successful in their  chosen occupations…”                                                  ……. Learning to Work, SFC‐2004    Employability is, ‘Labour Force trained in activities for which there will be  future demand for labour.  This would mean, if the future demand for  labour is going to be in activities which require much more skills, much  more education, much more specific training and so on, are we providing  them? …perhaps, we are not’                                                   ……. T N Srinivasan, B L April 23,07   

                 

9

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

  As people change, ideas and views change: 
The  whole  concept  of  employability  majorly  revolves  around  the  axis  poled  by  Employer on one side and Employee on the other and propelled by market forces.    Employees’ perspectives on employability:   
Knowledge, skills and attitudes  Deployment of above assets 

          

                       Presentation                                                                Employed 
Fig. 1.1 

  Employable 

Employers’ perspective on employability:  Stiff competition, cut throat pace and technological leaps flavor today’s environment  revolving  around  business.  In  this  wake  of  events  employers  treasure  following  aspects:                                                         Labour        flexibility  Innovation 

                                                        Multi skills 

     Employer 

 
   

Result  Oriented 

Fig. 1.2 

   

10

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

WHY THE TERM EMPLOYABILITY GAINED GROUND IN  CORPORATE WORLD? 
Few  decades  ago  people  feared  that  technology  would  reduce  the  need  for  educated  workers, leaving the large segment of population unemployed. The opposite occurred.   In  fact,  the  demand  for  skilled  and  knowledge  workers  exceeds  the  supply.  In  the  current  business  scenario,  companies  are  competing  in  two  markets,  one  for  its  products  and  services  and  one  for  the  talent  require  in  developing  and  delivering  them. Recruitment and retention are now as important as production and distribution  in corporate business strategies. 

  IMPORTANCE OF EMPLOYABILITY IN THE CURRENT BUSINESS  SCENARIO: 
The  current  business  scenario  is  characterized  by  cut  throat  competition,  rapidly  changing technology, high performance work systems, development of new products  &  service  etc.  The  needs  of  the  consumers  have  also  undergone  a  sea  change.  The  customers now are more demanding and they know exactly what they want.   The  new  technological  advancements  give  a  company  a  competitive  advantage,  but  their  competitors  can  easily  catch  up  by  implementing  and  improving  on  the  new  technology.   However, there are a number of shifting demographics that companies can plan for  today. Sweeping shifts in worker attitude, availability and accessibility are happening  now, and can be turned into advantage for businesses with proactive human capital  management policies. It is clear that many traditional aspects of the work  environment are changing.   In order to succeed in this fast‐paced, dynamic landscape, companies must be agile,  forward‐looking, and ready for new paradigms in talent management that will be  required to achieve future plans.    The dependency of an organization to succeed in the current business scenario is to a  great extent on the knowledge, skills and abilities of its employees. To be successful in  today’s market, companies need an extremely capable, flexible and dedicated  workforce.     In  recent  times  the  organizations  have  undergone  a  lot  of  changes.  There  has  been  more  emphasis  on lean  processes,  flatter  organization  structures  which  derecognizes  the earlier hierarchal systems. Outsourcing activities have also come to the fore front  recently. These activities affect the employability of the employees in the organization. 

   

11

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

INTER‐RELATION BETWEEN BUSINESS AND EMPLOY+ABILITY: 
Recruiting  outstanding  technical  talent  in  the  organization  is  critical,  but  it’s  not  enough  since  the  business  knowledge  which  is  organization  specific  can  only  be  developed  within  organization.  Thus  the  development  and  coordination  of  modern  workforce requires an integrated set of practices that addresses attracting, developing,  organizing, motivating and retaining outstanding individuals.  Business  heads  are  also  thinking  about  accessibility  to  various  resources,  customer  satisfaction  and  improving  skills  of  their  work  force  to  sustain  the  change.  The  organizations want continued growth and in turn facilitate the workforce as individual  in his career advancement.   The priorities of the workforce are shifting as well. Younger workers are far more likely  to respond that they “Work to live” rather than “Live to work.” Motivating this next  generation of workers will require more than simple monetary rewards. The days of  working one job for 30 years are clearly over, and the new generation of workers  demands not only that they are rewarded for their work, but also that they enjoy it.    Over the past two decades, the easiest way for large organizations to downsize has  been to layoff or offer voluntary retirement packages to their most senior experts and  managers. But within a short span of time these individuals reappear as outside  consultants‐as the organization recognizes that these are the only people with a key  set of skills or the company‐specific knowledge that they need.  In order to fill the talent pipeline, businesses will turn to specialized education to  ensure that they have workers with the right skills. The smartest companies will  manage their attrition, planning for succession and avoid costly knowledge and skill  gaps within their workforce.    The  above  mentioned  explanation  provides  us  with  a  fair  understanding  of  the  term  employability  and  its  importance  in  the  current  business  environment.  The  interrelation  of  employability  with  the  business  and  employee  aspirations  has  led  to  the evolution of two hypotheses. 

HYPOTHESES: 
1) Employability is the resultant of the efficient alignment between business  strategies and organizational processes.    2) Employability is the resultant of synchronization between individual employee  aspirations and organizational processes. 

12

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

ROADMAP: 
The  term  employability  i.e.  employ  +  ability  is  gaining  importance  in  current  business  practices.  The  term  employ  reflects  three  different  words  viz.  employer,  employee and employment.    

Employ 

Employer 
   

Employee 
Fig. 1.3

  Employment 

There  are  two  critical  components  which  result  into  employability  viz  Employers/  Organization  and  the  Employees.  Employers  are  the  revenue  and  job  generation  machines and the employees are the tools that leverage this machine.   In  this  approach  we  have  tried  to  look  at  the  employability  parameters  that  an  organization  has  to  look  into  to  remain  employable  in  future  and  the  employability  parameters that an employee has to look into in order to maintain his employability  with the organization in future. It also tries to gain insights into how do the two forces  co relate or affect or interact with each other.  Employability can be considered only when there is existence of an organization  sustaining their growth and be able to provide employment to their existing  workforce.   Simply put, if there is no organization in future, there would be no employment for  employee and hence the term employability will loose its relevance.  

A) Journey towards first hypothesis: 
If someone asked you, what do you do for living?  Typically, you might describe your  job with a list of functional responsibilities, but there’s probably a lot more to it than  that, some larger purpose linked to the goals of the organization.     Perhaps a more appropriate question is: How do you contribute to your company’s  overall business success? This line of questioning better captures the essence of  what you actually do, because it delves into the “Why?”, and not just the “What?”       

13

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

Survival of the organization ensures the employees survival. The capacity of the  organization to provide employment to its employees and the ability of its employees  to maintain and sustain their employment are the two sides of same coin.   Here in the first hypothesis we are focusing on the employers’ side. The employer can  provide job opportunities to new entrants and job securities to existing employees  only when the current business grows.   The employer should be aware of his competitors, his business strategies and the  implementing policies. The business will survive only when the business heads/  employers have a futuristic orientation towards their business.     Planning & designing the goals to be met in future is the first step towards strategic  planning for organization’s survival. To be in a position to take advantage of the  opportunities and mitigate the risks arising out of the volatile market conditions in  future, it has to devise business strategies. Only devising the business strategies would  not serve the purpose. They also need to consider the availability resources that they  have and plan for the resources to be acquired to meet the future requirements.   Knowing  and  understanding  the  current  business  parameters  are  essential  for  benchmarking the current position of the organization. It also helps in reviewing the  position of an organization and measure its progress. To facilitate the achievement of  the  established  goals  for  the  future,  business  strategies  of  an  organization  revolves  around  the  aspects  of  Finance,  Research  &  Development,  Sales  ,Marketing,  Production, Human Resources and Information Technology.  Once the strategies are devised, there should be certain implementation plans in  process. To implement those process plans, one has to consider the knowledge  required in developing the products as per market demands with proper utilization of  available resources. The process plans also consists of Shewhart Deming improvement  cycle (Plan‐Do‐Check‐Act). Top management reviews are also essential to upgrade  current business with required changes. These all link to its future business and its  survival. 

14

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

Our study is based on….   

      Fig. 1.4

 
Current Business Parameters:  To Benchmark the current position of the  organization.     Future Plans: It indicates the vision of the organization towards the market it  operates in and the strategies they would consider for adapting to the dynamic  business environment.  The first questionnaire investigates into the business strategies which an organization  mainly focuses on like Products, Knowledge, Market & Resources.     Implementation Plan: This parameter deals with organizational processes through  which an organization intends to implement its strategies, their plans to allocate  resources to the intended strategies and skilling, re skilling and multi skilling their  employees.    It tries to capture the outlook of the employers that whether and how are they aligned  to dynamic business environment enabling them to remain employable in future.      

15

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

According  to  People  Capability  Maturity  Model,  Employability  is  the  efficient  alignment  between  the  business  activities  and  workforce,  which  experiences  the  business practices.  1. In  mature  organizations,  employability  is  directly  related  to  business  performance.  2. Employability is a competitive issue and a source of strategic advantage.  3. Employability  must  be  defined  in  relation  to  the  organization’s  strategic  business objectives.  4. An  organization  should  invest  in  improving  the  Employability  of  those  workforce  competencies  that  are  critical  to  core  competencies  required  business.   5. The  organization  is  responsible  for  providing  improvement  opportunities,  while individuals are responsible for taking advantage of them.  Hence in our first hypothesis, based on above information, we are assuming that the  employability  is  the  resultant  of  efficient  alignment  between  business  activities  and  the process 

  HYPOTHESIS 1: Employability is the resultant of efficient  alignment between the business strategies and the organizational  processes 
 

B) Journey towards second hypothesis:   
Human resource is one of the crucial resources of an organization. It plays a  vital role in achieving the objectives of the business/ an organization. Without  its employees the organization cannot exist.   Employees  are  to  be  nurtured  in  order  to  get  maximum  productivity  from  them. The performance of these resources will only determine the success of an  organization.  The  effectiveness  of  such  plans  will  be  dependent  on  the  commitment  of  all  the  participants  in  the  organization  and  their  own  motivation to adapt themselves to the changing environment.   The  need  of  the  hour  for  an  employer  is  to  develop  a  psychological  contract  with  the  employee.  This  will  drive  an  employee  towards  commitment to the organization.      

16

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

The  employer’s  expectation  from  its  employees  needs  to  be  communicated  to  them. An organization needs to help an employee understand the demands of  the organization and urge him/her to look into the future prospects of his/her  role in the organization.   The employer has to take initiatives to identify the critical skill sets that an  employee needs to possess in order to be employable with the organization in  future.      Employees have to be upgraded with the necessary skills & knowledge in order  to remain employable. Thus it becomes very essential on his/her part, to take  initiatives to develop oneself and acquire skills & knowledge that would help  him/her to perform his/her current role more efficiently and also be prepared  for the future role.    Employee aspirations play a very important part in determining his  employability. Employee aspirations when aligned with the organizational goals  results in mutual benefit.  

 

  Mentioned in above diagram are the parameters on which the second hypothesis is  based.  These parameters affect the employability of an individual in the organization. This  hypothesis tries to capture the organizational lead interventions and Individual driven  initiatives to maintain employability in the organization.   

17

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

The importance of these parameters is as follows:  • • • Skill Inventory: Skill inventory becomes essentially important as identifying the  right person for the right job is the need of the hour.  Multi skill plan: An organization needs to have multi skilling plan in order to  have a multi tasking work force.  Learning & development: These initiatives ensure that the workforce is  equipped with the required knowledge in order to perform well on current  their current and future roles.  Resource allocation & rewards: Resource allocation for the achievement of  KRA’s facilitates their easy accomplishment. Rewards in turn motivate the  employees to sustain their existing employment and grow with the  organization.  Goal Setting: Clear goal setting helps to achieve role clarity. This would result  in more productivity.  Communication Plan: This parameter captures the processes through which  communication relating to organizations plans, employee career perspectives  etc. are communicated to them.   Individual Aspirations: According to McGhee and Thayer model of  organizational analysis, man analysis and task analysis, the needs of an  individual in the organization must be in congruence with needs of the  organization in order to make the best possible utilization of the available  human resources in the organization.  Individual Development Plan: To enable an employee survive and grow with  the organization, it is very essential to draw a systematic developmental plan,  which will let him know about the future viability of his role with the  organization. Hence his skills will be best utilized.   Line of sight to KRA’s: Line of sight connects the company goals and results to  what employees do each day. This aspect can be captured through the system  of goal setting and reviewing those goals.  Role Clarity: It is an important parameter as ambiguity of role would lead to  diversion of the energies and skills & knowledge of an employee into  unproductive events. 

• •

Here we try to put in perspective the aspects of employability for an employee and  gauge his/her knowledge on the business plan of the organization, the alignment of  their aspirations to the business goals, individual initiatives, and role clarity.      

18

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

  Hence based on the above understanding, our second hypothesis is:   

HYPOTHESIS 2: Employability is the resultant of synchronization  between individual employee aspirations and organizational  processes 
     Employability in the organizational context refers to integration of the employee  developmental needs with the needs & future plans of the organization, which will  result in optimum utilization of the skills & knowledge of an employee.   This results in a mutual benefit. The skills and knowledge need to be developed in  tune with what is going on in the market so that the skills do not become obsolete.               

19

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

Our Conceptual frame‐work:  
 
Employer holds the compass that dictates the path of the voyage to suit the waves of  the market.  Mentioned below is the gradual concept development and the approach undertaken to  analyze the sample specified:  

 
           T1         
Currently    employable  Existence of plan  to achieve the  long term Employees’  initiatives 

                                      T1 

Long term  strategies 

BUSINESS

           
B

                                               

                     T0                                                        A    
KEYS:  Fig. 1.5

   T1  Absence of 

alignment  between  business goals &  individual  aspirations 

A: people currently employed with the organization but equipped with skills and knowledge  lower than that required in current business  B: people currently employed with the organization but equipped with skills and knowledge  higher than that required in current business   T0 to T1 is the time phase indicating current business needs (T0) and future demands (T1)           An arrow shows the alignment of employees’ aspirations with business goals 

       

 

20

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

Explanation of the concept: 
In  the  above  diagram,  the  organization  is  currently  at  level  T0  which  represents  the  current business environment and the skill level required by the employees to survive  in this market and meet the current needs of the organization.     At the same time the employee is also at the same level T0 as he is employed with the  organization. It is shown by green horizontal line connecting business and employees’  initiatives. This ensures that his skills are matching to the needs & requirements of the  organization.     The orange box labeled as A reflects those employees who are currently working but  are below average in the requirement of skills and knowledge to meet current needs.  Also the violet box labeled as B reflects those workers who are working but have skills  and  knowledge  exceeding  those  currently  required  by  the  organization.  In  second  case,  highly  skilled  employees  are  more  in  demand  as  their  employability  within  organization is enhanced.     Now the organization wants to reach level T1 in the near future. This depicts the future  prospects of the business. For planning into the uncertain future, organization has to  have  some  business  strategies  in  place.  But  only  formulation  of  business  strategies  would not serve the purpose of the organization.     To  support  these  strategies  the  organizational  processes  have  to  be  in  place  and  the  resources  to  be  allocated  accordingly.  To  match  the  level  to  skills  required  by  the  employees  when  the  organization  is  at  level  T1  the  employer  needs  to  take  proactive  steps  in  order  to  upgrade  the  employees  enabling  them  employable  with  the  organization and at the same time the employee is also liable to keep himself updated  with the skills and knowledge required to be adaptable to the changes taking place in  his surroundings.     The employed people at level T0 may not remain employable at T1, if their skills and  knowledge do not match with that of the needs of the organization at that level. At the  same level T1, the employees’ personal aspirations and view towards the organization  should  align  with  business  goals  and  strategies.  This  has  been  shown  by  an  arrow  which  moves  in  the  upward  right  direction.  Unless  the  employees  align  with  the  business goals and processes, the growth of the organization as well as the employee  will be below average.    Let us understand it more clearly with help of hypothetical example. The passenger  vehicle sales in India crossed the one million mark in 2005. This segment grows at 10‐ 15% annually. There are only three cars in India for 1000 people as compared to the  other extreme 500 cars for 1000 people in the United States. Goldman Sachs has  predicted that India will have the maximum number of cars on the planet by 2050  overtaking the United States.  

21

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

This research statement makes the clear understanding about present and future  scenario of automobile sector in India. In 2009, considered as T0 timeframe, the  automobile companies are making petrol/ diesel cars. This is the current need and  demand of market. Those employees who are working right now in any automobile  industry are employable today to meet current demand. In 2020, considered as T1  timeframe, the market will be demanding Hybrid Cars instead of those petrol/ diesel  cars.   Here the employer should be aware of this change, and then only employer can  sustain his business and survive in external market. If employer has clear futuristic  vision in 2009 that he has to make Hybrid cars till 2020, then only his current  employees will remain employable within the organization and labour market too.   At level T1 to make a Hybrid car, employer will require workforce whose skills are not  only matching with needs of T1 market demands, but also there should be alignment  between business strategies & goals with the employed workforce.   The workforce who is currently employed and skilled in making petrol/ diesel cars  will remain employable till 2020 only when their skills are raised to level T1 to make  Hybrid car. This is what employability means with relation to Employer’s business and  employees’ perspectives.   

Diagrammatic representation of an example: 
Alignment between  business goals &                                                                              individual                         Yr 2020 T1                                                    T1 (Hybrid car)                                                                                                  Business strategies  Employable                                                                                               & planning  Employer Employe in T1                                                                        e                                                                                                              Yr 2009 T0                                            Employable  in TO                 T0 (petrol/ diesel car)  Absence of  alignment between  business goals &  individual 

    22
LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

RESEARCH METHODOLOGY: 
The research methodology followed in this project:  1) Collection of Primary data through questionnaires:  To capture the essence of employability with reference to parameters that offer  us a judgmental point of view on the facets of employability two questionnaires  were designed in order to gain insights into the outlook in a dual flavor viz  Employers & Employees.    2) Secondary Data:  Through review of literature from various sources like books, reports, internet  etc.    Sample Size: 100 Respondents, 5 Companies.  Sampling Method:  Stratified sampling method has been followed in this research.    The target group is divided into two homogenous group viz. Employer & Employee.  Out of 100 respondents, we have targeted 20from employer’s side and 80 from  employee’s side. This is done by random sampling.    Employers – Represented by the Head of the Departments  Employees – Represented by the Middle Management  

  LIMITATIONS OF THE RESEARCH: 
• • The research is restricted to the White collar workers  Intra‐industry  would  give  us  better  understanding  and  hence  we  are  limiting  our research or study to one sector only i.e. Manufacturing Sector.         

       

23

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

ANALYSIS OF DATA: 
For the purpose of analysis of the data, the two questionnaires have been combined  based on certain important parameters affecting employability.   The analysis for the purpose of our research has been divided into parts viz Data  Analysis & Trend Analysis. Data Analysis represents the current position of the  organization relating to the different parameters. Trend analysis investigates into the  future trends observed from the available data. 

 

DATA ANALYSIS 
A) Understanding of future landscape  

100 80 60 40 20 0 Understanding of Implementation Plan of the organization Processes aimed  at future capacity building Processes aimed at synchronization of individual aspiration &  organizational process Employers  Responses Employees  Responses

 

In the above diagram we have depicted the percentage of favorable responses obtained  on the Y axis versus the parameters mentioned on the X axis. It captures the  employers as well as the employees responses.  1) Understanding of implementation plan of the organization: The above  chart depicts that 80% of the respondents in the employers’ category have  responded in a favorable manner and 47% of the employees have responded in  a favorable manner. A difference of opinion to the extent of 33% is observed.   Thus, this captures that the organizations are reaching out to the employees  for making them aware of their strategies and implementation plans. But more  efforts are to be taken on this front as the communication does not reach to the  employees as intended. More and more employees need to be made aware of  the business goals, strategies adopted and to be adopted by the organization.    

24

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

2) Processes aimed at future capacity building: It can be observed that on this  parameter 100% of employers have responded favorably and 80% of the  employees have responded favorably. A difference to the extent of 20% is  observed.  Thus, this gives us an insight that the organizations has certain processes  like  cross functional training, multiskilling etc. and it aims at developing the  potential of their employees.    3) Processes aimed at synchronization of Individual aspirations &  Organizational Processes: It can be seen that the around 90% of employers  have positively responded and 70% employees have responded positively. Thus  there is difference of around 20%.  This parameter captures that the organizations have been taking steps to take  into consideration the employee aspirations and help them align to the  organizational goals, through various processes like Goal Setting & Key Result  Areas, Role Clarity, Career Development etc.      B)  Understanding of current situation 

100 80 60 40 20 0 Effective utilization of PMS for  developing future capability Rewards &  Recognition needs  to facilitate employee development Business Process improvement is an  investment for the future and not current expense Employers  Responses Employees  Responses

 

In the above diagram, % of responses has been measured on the Y axis and the  parameters on the X axis.    

25

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

1. Effective Utilization of Performance Management System for developing  future capability:  The above diagram indicates that 90% of the employers/ organizations say that  PMS is the only method used for identifying the future needs for developing the  employees in tune with the business demands.  70% of the employees also  agree to it. Hence a difference of around 20% is observed.   This shows that the organizations have a scope for further improvement in  their Performance Management system.    2. Rewards & Recognition needs to facilitate employee development:  It can be observed that 80% of employers have responded positively. But only  50% of the employees have responded in the same manner. There is a  difference of around 30%.  This indicates that the organization has to emphasize more on the rewards and  recognition aspects as the employees have higher expectations in return of the  contributions made by them towards the organization.    3. Business Process improvement is an investment for the future and not  current expense:  It can be clearly seen that 70% of the employers/ organizations consider  business process improvement from an investment view point as it would lead  to enhanced productivity. The employees also hold the same view.  The organizations have taken various steps towards business process  improvements through knowledge acquisition, function specific trainings,  focus on new technology & innovation etc.                         

26

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

C) HIGHEST PRIORITY ITEMS WHICH COULD LEAD TO EMPLOYABILITY –  (EMPLOYEE RESPONSES ONLY) 
100% 100 80% 80 60 40 20 75% 60% 90%

0 Importance  of Strategic Plans with  Long Term Focus Enhancing  Productivity & Learning avenues Skill Development Flexibility Individual Aspiration  are important for retention

  In the above chart, on the x axis the highest priority items are listed which could lead  to employability and the y axis denotes the percentage of respondents.  Thus it can be analyzed from the above information that skill development is  considered to be the most important factor in employability. Access to learning  avenues and process and productivity improvement techniques are accounted to be  one of the critical factors leading to employability.   Flexibility as an aspect has been given a low priority and hence it shows that the  employees need to be more flexible. Individual aspirations play a very important role  in order to retain the employees. Focus now needs to be shifted towards better  understanding of the strategic long term plans of the organization.   

   
     

27

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

  TREND ANALYSIS: 
  1) Utilization of conventional training techniques for enhancing employee  effectiveness.    Most of the employers are looking for campus hirings to meet the increase in  the required manpower. Nearly 10% increase every year is predicted. The  currently prevailing training techniques would have a limited impact as the  percentage of inducted in the organization increases.    2) Mergers & Acquisitions seems to be the most preferred route for the  organizational expansion.     The commensurate strategies to aid this expansion would have to be more  facilitating.  Goal Setting and PMS will be the pivotal processes which will play a crucial role  in effectiveness.    3) Organizations have identified skill gap to be a factor affecting business  policies and growth rate.    The most preferred instruments to lessen the skill gap seem to be Multiskilling  & Automization.    4) The organizations have realized the change in the profile of the  workforce needed for the new economy and hence are investing in  processes to retain & develop the talent.      5) There seems to be a positive shift in the employees’ attitudes towards  Multiskilling & cross functional training.             

28

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

CONCLUSION: 
The alignment of business and the workforce determines the employability quotient in  an organization. Throughout the study it has been depicted that Employers/  Organizations & Employees are the two important aspects which one needs to  consider in understanding employability.   The business strategies and processes when effectively planned for & implemented will  result in employability as the organization would be able to adapt to the market  changes. Hence in the organizations where there are efficient business strategies  supported by commensurate organizational processes to implement these strategies,  the organization would be high on employability quotient. In addition to this the  career needs, aspirations, motivational levels & skill utilization of employees are to be  given due importance. The employees have to focus on flexibility and acquiring more  knowledge & skills, to remain employable. They need to understand not only their  functional requirements but also the business of the organization.   Our study indicates that there is a need for current performance management system  to focus on creating different career avenues for its employees. Identifying career  needs of the individuals will play a critical part in enhancing their effectiveness and  productivity. Employee developmental initiatives taken by an organization mainly  revolve around functional & cross functional training. Hardly, any emphasis is given to  Mentorship and Coaching. Networking with the mentors or coaches can help the  employees gain helpful insights from these experienced persons as they carry with  them the necessary expertise and experience.  Most of the organizations are looking at lateral hiring & campus hiring as the sources  to meet the increase in the additional manpower required in the future. The internal  sources of recruitments also need to be given due consideration. Internal sources  could be internal job postings, promotions, special assignments, lateral moves etc.  In conclusion, the organizations will have to develop thinking/ processes insulated  from the current operational environment and concentrate on the future existence of  the organization.   

29

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

OUR RECOMMENDATIONS:   
1) Linkage between Strategic planning and Human resource planning:  Planning for utilization and development of human resources in an  organization depends on corporate planning. Human resource needs must be  planned for strategically, with the growth of the organization.  This aspect  needs to be emphasized upon.    2) Meeting the expectation of the employees:  The expectations of managers and workers have undergone a sea change. To  plan for the improvement this work force, is not just to be concerned with their  well being, productivity etc., but to take cognizance of the hopes, ambitions,  fears and achievements of individuals at work and leisure.    3) Strong need for improvement in Organizational Communication:  No organization can expect its employees to support objectives about which  they have little knowledge, understanding or involvement. Through our  research we have found that most of the employees are communicated of the  business plans only through their superiors .Other mechanisms to reinforce  these communications should be emphasized upon such as Formal  Announcements by the HR, through circulars, emails, newsletters, periodic  town hall meetings addressing the issues, concerns & plans of the organization.  This would urge the employees to look into the future that the organization  will have and how would he be able to contribute towards it.      4) Succession Planning and Leadership Development ought to be two sides  of the same coin:  From our research it was evident that most of the companies plan for their key  positions either through succession planning or  at times by recruiting  experienced personnel. Succession management system needs to be evolved  which would focus on development, identify the linchpin positions, create  transparency, measure progress regularly and maintain flexibility.    5) Skill Matrix to be developed:  Through research it was observed that most of the organizations do not  articulate skill mapping exercise. Identification of skills is done only through  the training needs identification or performance review. One of the main focus  of skill matrix should be on employability skills such as Leadership, Teamwork,  Technology, Communication etc.   

30

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

    6) Reward & Recognition System:  Appropriate compensation, special incentives systems to be designed, non  monetary performance rewards to be given to let the employees know about  their contributions towards the organizations success etc.      7) Commitment Systems:  Commitment systems need to be developed in the organizations. Commitment  systems aimed at shaping desired employee behavior & attitudes by forging  psychological links between employee & organization goals. This can be  achieved by inculcating the sense of belongingness to the organization in each  and every employee right from the day an employee enters into the  organization. This could be done through inductions, periodic meetings,  investing in human capital through training, employee engagement activities,  job clarity etc.                           

          31
LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

REFERENCES   
Business Strategy – Michael Porter  Human capital magazines  People capability maturity model   Harvard Business Review Magazines  Talent Management – Peter Cappelli  Wikipedia  Career Development‐ Employability Dimensions – Norman. E Amundson  University of British Columbia  Emerging issues in Human Resource Management                             

    32
LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

ANNEXURE I: (Employer’s questionnaire)  SURVEY FOR EMPLOYABILITY WITH RESPECT TO CURRENT BUSINESS SCENARIO
Instructions: • • Kindly TICK or HIGHLIGHT the box corresponding to your opinion. Respondents can choose multiple options.

A)
Name of the respondent: _____________________________________________________ Name of the Company: ______________________________________________________ Department & Designation of the respondent: ___________________________________ Expected turnover of the current FY 2009/10: ___________________________________ Growth rate observed in current FY 2009/10: ___________________________________ Labour turnover of the FY 2008/09: ___________________________________________ Current Employee Strength in the Organization: ________________________________

B)
1) What would be the numerical increase or decrease in the growth rate over period of next five years? a) b) c) d) e) Arithmetic increase No increase - No decrease Exponential increase Decrease Don’t know

2) Three years down the line, for achieving desired goals, which of the following strategies would you be focusing on? a) Mergers & Acquisitions b) Diversification into new product line c) Organic Growth d) Don’t know

33

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

3) What would be the % increase or decrease in budgetary allocations as compared to the budget allocated last year on the following parameters? Aspects Production Employee cost Marketing R&D Operations a) 0 to 5% d) 15% and above Options

b) 5 to 10% e) don’t know

c) 10 to 15%

4) What would be the estimated % increase in the manpower required to achieve the long term goals of the business? a) 0 to 5% d) 5 to 10 % b) 10 to 15% c) Don’t require additional manpower e) 15% and above f) Outsourcing the activities

5) What will be the sources for hiring for the expected requirement of manpower with requisite skills & knowledge? a) Campus hiring b) Lateral Hiring c) Internal Job Postings

6) Do you conduct any Process Improvement methodologies to achieve current business goals? a) Yes b) No

If YES, please enlist the processes which has been implemented a) _____________________________________________________________________ b) _____________________________________________________________________ c) _____________________________________________________________________

34

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

7) What would be the composition of freshers vs. experienced persons hired in the organization to mitigate business needs? Current: Fresher’s ______________ Experienced ______________ Future: Fresher’s ___________ Experienced ___________

8) Kindly do a SWOT of the parameters given below in relevance with your future business plans: Put TICK on appropriate box Strength Weakness Opportunities Threats Qualitative Manpower Access to Technology Access to Finance Market Share Labor Unrest Customer Expectations

9) How frequently do you review your business strategies? a) Quarterly b) Half yearly c) Yearly d) As per needs e) Don’t know 10) How does the business strategy get communicated? a) ______________________________________________________________________ b) ______________________________________________________________________ c) ______________________________________________________________________

11) Does the Skill Gap affect the business policies and the growth rate? a) YES b) NO If YES, kindly list the interventions taken by the organization to reduce the Skill Gap a) Multi Skilling b) Apprenticeship or Hiring Trainees c) Atomization

35

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

12) How frequently do you conduct a cross functional training for your manpower? a) Once in year b) Twice in year c) As per requirement d) Don’t carry out any cross functional training 13) List the Knowledge Acquisition tools currently employed to achieve your business goals a) ____________________________________________________________________ b) ____________________________________________________________________ c) ____________________________________________________________________ d) ____________________________________________________________________ 14) Do you consider your existing manpower as an Active Resource that will be responsible for the progress of the business year on year? a) YES b) NO

If YES, enlist the measures that are being adopted to align them with the business goals a) _____________________________________________________________________ b) _____________________________________________________________________ c) _____________________________________________________________________ d) _____________________________________________________________________ 15) How do you plan for the Key positions in the organization? a) Succession Planning b) Leadership Development c) Recruitment of experienced personnel 16) Do you think your current customers & their needs will change over the period of next three years?
a) YES b) NO

If YES, which actions you are/ will be taking to sustain your business a) Targeting multiple customers for same product b) Improving the quality of product as per changing need c) Don’t know

      36
LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

ANNEXURE II: (Employee’s questionnaire)  Survey on Employability
Instructions: • • Kindly Tick or Highlight the box corresponding to your opinion. Respondents can choose multiple options, if required

Name of the respondent (Optional): ____________________________________________ Name of the Organization: ___________________________________________________ Department & Designation: __________________________________________________ No. of years serves in the organization: _________________________________________

1. How were you communicated of the organizations vision and mission? a) Induction b) Meetings / Through superiors / HOD’s c) Circulars / Newsletters/ E Mails d) Informal Channels e) not communicated

2. What is the current business situation faced by the organization? a) Recession b) Recovery / Growth c) Competitive Market d) Don’t Know

3. How was the business plan for the current year communicated to you? a) Through superiors b) Through goal setting / KRA’s c) Not communicated

37

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

4. Do you know about the future business plans of the organization? a) YES b) NO If YES, how are you communicated a) Meetings with HOD / Immediate Superior b) Formal announcements by HR c) Informal Channels d) Not communicated 5. How often do you have the business review meetings? ( To communicate the pace at which business is growing) a) Quarterly b) Half Yearly c) Yearly d) No business review meetings are conducted 6. How often do your Key Result Areas (KRA’s)/ goals get reviewed by the immediate superior? a) Quarterly b) Half Yearly c) Yearly d) Does not get reviewed 7. Do you have any budgetary sanctions for achievement of your KRA’s? a) YES b) NO 8. How are you communicated about the critical areas of your job? a) Induction b) Performance reviews c) Training need identification d) No communication 9. How would you rate the utilization of your skills in your current job profile? ( 1 - lowest, 5 - Highest ) a) 1 b) 2 c) 3 d) 4 e) 5

38

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

10. What are the skill enhancement techniques deployed by your organization? a) Internal / External Training b) Mentorship c) Coaching d) Educational / Professional Courses e) Other (Please Specify) _____________________ f) Not imparted 11. What is the frequency of the function specific training programs? a) Monthly b) Quarterly c) Yearly d) Not conducted 12. How do the critical skills required for your role get assessed? a) Skill Mapping exercise b) Competency Mapping c) Training needs identification d) Performance appraisals e) Does not get assessed 13. On which of the following aspects have you been trained by the organization? a) Leadership skills b) Communication Skills c) Technology Skills d) Teamwork e) None of the above 14. How would you rate your flexibility to move to other functional areas? (1- Least Flexible, 5 – Most Flexible) a) 1 b) 2 c) 3 d) 4 e) 5 15. Which of the other functions (except for your own function) have you been exposed to? a) Finance b) Production c) Operations d) Others (Please Specify) ______________________ e) None

39

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

BCCI INTER MANAGEMENT INSTITUTE PROJECT COMPETITION 

16. How do you upgrade yourself professionally for the current and future requirements of your role? a) Reading related articles, periodicals etc b) Enrolling in professional courses c) Attending Seminars / Forums d) Other (Please Specify) _______________________ e) None of the above 17. How is the compensation structure rewarding your contributions to the organization? a) More than adequately b) Adequately c) Not adequately d) Very poor 18. Which are the various career development methods used in the organization? a) Promotions b) Job posting / Lateral Moves c) Special Assignment d) Job Redesign e) Don’t Know 19. How is the career development path planned in the organizations? a) Performance Appraisals b) Career Counseling c) Mentoring Or Coaching d) None of the above 20. Does your personal goal align with organizational goals? a) YES b) NO 21. How would you rate the Performance Management (Performance Appraisal) System of the organization? ( 1 – lowest , 5 – Highest ) a) 1 b) 2 c) 3 d) 4 e) 5

 

40

LATE N M LOKHANDE MAHARASHTRA INSTITUTE OF LABOUR STUDIES

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful