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GESTIÓN DE PRESUPUESTOS

El presupuesto de un proyecto es la suma total de dinero asignado con el propósito de cubrir
todos los gastos del este mismo durante un periodo de tiempo específico. A la vez es un plan
integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y
recursos que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los
objetivos fijados por la alta gerencia.
Presupuesto es un análisis sistemático que analiza el futuro y presente de un proceso productivo
y financiero de una empresa, calculando los inputs y los outputs de los recursos, siendo los recursos
dinero, tiempo, materiales, uso de maquinarias y de espacio, entre otros. El presupuesto debe
entregar como resultado indicadores financieros sobre la cantidad y el costo de los recursos
requeridos para desarrollar el producto, incluyendo el proceso productivo, así como datos
concretos sobre su rentabilidad, la utilidad esperada, el flujo de efectivo y los indicadores
financieros. (Rincón Soto, 2011)
Este plan de acción tiene como meta cumplir un objetivo previsto, expresada en términos
financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. Por
otra parte, el presupuesto puede desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la
organización.
Importancia
La gestión de presupuestos es importante porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organización. Por medio de este, se mantiene el plan de operaciones de la
empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y
estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción; las
partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un
determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan
completado los planes y programas. Todo presupuesto está orientado a: la planeación, la
coordinación, la dirección y el control.
También facilita la correcta toma de decisiones relacionadas con sus recursos disponibles,
generar un ambiente de bienestar organizacional y el cumplimiento de metas y objetivos planeados
con eficiencia y eficacia de orden económico y financiero se debe realizar a través de una correcta
determinación de los presupuestos de ingresos y egresos en un periodo de corto o de largo plazo
en una organización grande, mediana o pequeña.
Gestión de Presupuestos
La asignación del presupuesto del proyecto se ejecuta en las estas iniciales de la planificación
del mismo, y usualmente a la par con el desarrollo del cronograma del proyecto. Los pasos
asociados con la asignación son altamente dependientes tanto para la duración estimada de las
tareas como para los recursos asignados al proyecto.
La asignación sirve como un mecanismo de control con el cual los costos reales pueden ser
comparados con el presupuesto. Este a menudo un parámetro en la ejecución del proyecto. Cuando
el cronograma empieza a retrasarse, el costo es proporcionalmente afectado. Cuando los costos del
proyecto empiezan a incrementarse, el gerente del proyecto tiene que revisar el plan de proyecto
para determinar si lo que necesita es un ajuste en el alcance, el presupuesto o el cronograma.
Para desarrollar el presupuesto, los factores de costos aplicables asociados con las tareas son
identificados. El desarrollo de los costos para cada tarea debe ser simple y directo. El costo de
ejecutar una tarea está directamente relacionado al personal asignado a la tarea, la duración y el
costo de cualquier otro servicio o recursos requeridos para esa tarea. (Díaz, 2009)
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La gestión presupuestaria está referida a las acciones que hay que llevar a cabo, aplicando la
herramienta presupuestal como termómetro en el desarrollo de las diferentes actividades
operacionales y financieras, a las que se le han asignado recursos para el cumplimiento de los
objetivos trazados por la organización. (Rodríguez Medina, Vilchez, & Urdaneta Espinosa, 2006)
La elaboración de un excelente presupuesto es fundamental ya que en ellos incluyen todos los
planes que se tienen para la empresa proyectada a largo plazo, mediano o corto plazo.
La gestión de presupuestos consiste en una serie de tareas y pasos diseñados para ayudar a
manejar los costos del proyecto, estos pasos son:
 Estimar los Costos
 Definir el Presupuesto
 Controlar los Costos
Estos procesos interactúan entre sí. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso
puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo
menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté
dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aquí como componentes diferenciados con
interfaces bien definidas, en la práctica se superponen e interactúan de formas que no se detallan
aquí.
Produciendo un plan de gestión de costos que determina el formato y establece los criterios
necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto.
Los procesos de gestión de los costos del proyecto, así como sus herramientas y técnicas asociadas,
se seleccionan generalmente durante la definición del ciclo de vida del proyecto y se documentan
en el plan de gestión de costos. Por ejemplo, el plan de gestión de costos puede establecer lo
siguiente:
 Nivel de exactitud: Las estimaciones del costo de las actividades se ajustarán a un
redondeo de datos según una precisión establecida (p.ej., S/ 100, S/ 1.000), dependiendo
del alcance de las actividades y de la magnitud del proyecto.
 Unidades de medida: Todas las unidades que se utilizan en las mediciones (tales como
las horas o días de trabajo del personal, la semana laboral o la suma global) se definen
para cada uno de los recursos.
 Umbrales de control: Para monitorear el desempeño de los costos, pueden definirse
umbrales de variación que establecen una cantidad acordada de variación permitida
antes de que sea necesario realizar una acción. Los umbrales se expresan habitualmente
como un porcentaje de desviación con respecto a la línea base del plan.
 Formatos de los informes: Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de
los diferentes informes de costos.
(Arnulfo López, 2016)
Pasos para la Gestión de Presupuesto:
Estimar costos
Estimar costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.
La estimación de costos es una predicción basada en la información disponible en un momento
dado. Incluye la identificación y consideración de diversas alternativas de cómputo de costos para
iniciar y completar el proyecto. Para lograr un costo óptimo para el proyecto, deben tomarse en
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cuenta las concesiones entre costos y riesgos, tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en
lugar de alquilar, y el intercambio de recursos. Por lo general, la estimación de costos se expresa
en unidades monetarias (dólar, euro, yen, etc.), aunque en algunos casos pueden emplearse otras
unidades de medida, como las horas o los días de trabajo del personal para facilitar las
comparaciones, eliminando el efecto de las fluctuaciones de las divisas.
La estimación de costos debe refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los
detalles adicionales a medida que éstos se hacen disponibles. La exactitud de la estimación del
costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. Por
consiguiente, la estimación de costos es un proceso iterativo de fase en fase.
Los costos se estiman para todos los recursos que se asignarán al proyecto. Esto incluye, entre
otros, el trabajo, los materiales, el equipo, los servicios y las instalaciones, así como categorías
especiales tales como una asignación por inflación o un costo por contingencia. Una estimación
de costos es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para
completar la actividad.
Definir el presupuesto
Definir el presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Esta línea
base incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye a las reservas de gestión. Los
presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. El
desempeño de los costos del proyecto se medirá con respecto al presupuesto autorizado.
Controlar los costos
Controlar los Costos es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para
actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. La actualización
del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha. Cualquier
incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo puede aprobarse mediante el proceso de
Realizar el Control Integrado de Cambios El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el
valor del trabajo que se está realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el
proyecto, más allá de permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro del financiamiento
autorizado. De esta manera, gran parte del esfuerzo del control de costos implica analizar la
relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos.
La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la línea base aprobada de desempeño
de costos y de los cambios a esa línea base.
El control de costos del proyecto incluye:
 Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.
 Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna.
 Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
 Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto,
etc.