¿QUÉ FUNCIÓN DESEMPEÑA COMPRAS?

Para la realización de las actividades de la empresa esta tiene que comprar, almacenar y distribuir
materiales y servicios y a la misma vez administrar y supervisar los productos que entran y salen.

La coordinación del departamento de compras con el de producción es sumamente importante pues permite
aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras representan unas cantidades importantes para
ella y condiciona seriamente la calidad del producto final porque si se adquieren las materias primas y
auxiliares adecuadas para el proceso de producción este se realizará con eficacia.
 PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA
INSUMOS
Datos internos
*Planes operativos
*Proyeccionesde los
participantes en el programa, de
demanda e ingresos
*Distribuciones reales
*Inventario
*Suministros entrantes
*Especificaciones técnicas para
productos usados con frecuencia
Datos externos
*Situación del mercado actual
*Politicas y directrices nacionales
*Condiciones ambientales
*Transporte y capacidad de
almacenamiento
ROLES DE LA
ORGANIZACIÓN PUNTOS DE INTEGRACIÓN
PRODUCTOS *Los gerentes de *Unidad de Finanzas:
*Proyecciones de asignación de presupuesto y
presupuestos y programas
bienes, materiales y dirigen el proceso de disponibilidad de fondos
serviciosrequeridos planificación de la demanda
* Unidad de Compras:
* Los directores ejecutivos información previa de
aprueban las proyecciones suministro
de la demanda
* Unidad de Logística:
* Los funcionarios de información de logística e
Logística proporcionan
información logística inventario, calendarios
usuales de entrega
*Consideración de los
registros de proveedores de * Movilización de recursos:
compras y suministros información sobre las
anteriores proyecciones de recursos
* Los donadores proveen
información sobre los
posibles recursos
 PLANIFICACIÓN DEL SUMINISTRO
INSUMOS
Donador nuevo o información del
Proyección del suministro
subsidio
Proyección de la demanda
Base de datos maestra del proveedor
Información de mercado o base de
datos de losproveedores
PRODUCTOS ROLES EN LA ORGANIZACIÓN
Dirección del proceso
revisión y apruebación del proceso de
Calendario de pedidos
planificación del suministro
Información de planificación, como
Informe de brechas las fechas, de suministro más
próximas, la disponibilidad de
materiales, etc.
Plan de inventario Los donadores proporcionan
información sobre los posibles
recursos
Plan de contingencia
PUNTOS DE INTEGRACIÓN
Programa: disponibilidad,
especificaciones, etc.
Compras: proporciona información,
datos de la situación actual del
mercado y posibles desafíos par los
productos incluidos en el plan
Manejo de inventario y logística:
proporciona información sobre la
cadena de suministros y los requisitos
de inventario
Gestión financiera presupuestaria:
planificación de presupuesto,
verificación de asignación de costos y
pericia contable
 EQUILIBRIO DEL SUMINISTRO Y LA DEMANDA
INSUMOS
• Plan de la demanda
• Borrador de proyección del
suministro
• Información presupuestaria y
recaudación de fondos
• Información de proveedores
PUNTOS DE INTEGRACIÓN
-Funcionario de Finanzas: Alinea la planificación
financiera con el proceso de Compras
- Funcionario administrativo: Lleva a cabo la
selección oportuna del proveedor de servicios y
las contrataciones; maneja la administración de
contratos
PRODUCTOS
• Suministro de compras y
proceso de distribución del
consumo
• Informe y conciliación de la
brecha de suministro
ROLES
• El funcionario de Compras prepara el
calendario de los materiales conforme a las
necesidades de planificación
• Los gerentes de presupuesto y de programas
revisa y aprueban el proceso de planificación
• Un funcionario ejecutivo de la organización
o la junta de directores aprueban el proceso
• El funcionario de Finanzas proporciona
información y aportes al proceso de
proyección
• El funcionario administrativo facilita la
función de suministro
 SOLICITUD DE SUMINISTRO

PUNTOS DE
INSUMOS PRODUCTOS ROLES INTEGRACIÓN

• Solicitante • El solicitante presenta la

• Especificaciones del • .Formulario de solicitud • Dueño del presupuesto o solicitud
producto, incluidas las aprobado jefe de unidad Funcionario • El dueño del presupuesto
descripciones de cantidad de Compras o jefe de la unidad es
y calidad • Funcionario de Finanzas quien aprueba el sistema
• Se requiere el destino de • El funcionario de Compras
los productos y los uso recibe la solicitud
previstos • El funcionario de Finanzas
recibe copias de la
solicitud
PROCESOS DE LA COMPRA
INSUMOS
• Política de compras
• Planificación y proceso de suministro y demanda
aprobados
• Formularios de solicitud aprobados
• Lista de proveedores aprobados
• Lista de las especificaciones aprobadas permisibles de
los artículos
• Muestras o plantillas de contratos de compras
• Para las compras que se repiten, el contrato existente,
incluido el costo unitario negociado que se usó
previamente
PRODUCTOS
• Solicitud de cotizaciones (SC)
• Informe del análisis de la licitación
• Orden de compra o contrato aprobados
PUNTOS DE INTEGRACIÓN
1. Unidad solicitante: inicia el formulario de solicitud
2. Unidad de Finanzas: proporciona los códigos de las
cuentas y la información del flujo de caja
3. Comité de compras, incluido el personal de las
diferentes unidades: atestigua el proceso desde la
solicitud de cotizaciones hasta el pedido
4. Funcionario de logística: ingresa los productos en el
sistema de gestión de inventario
5. Unidad de Cumplimiento: revisa los acuerdos de
compras
6. Dirección de la organización: aprobaciones de los
subsidios
ROLES
• El solicitante
• Funcionario de Compras
• Comité de Compras
• Proveedores
• Autoridad del gobierno local (si es necesario)
 ORGANIZACIÓN DEL TRANSPORTE

INSUMOS ROLES DE LA PUNTOS DE

PRODUCTOS
ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN

1.Capacidad y condiciones 1.Órdenes y contratos de 1.Funcionario de Transportistas: suministran

de los almacenes de transporte Compras o encargado información sobre losenvíos
recepción de logística entrantes esperados, el tiempo
de entrega y los términos y
2. Cartas de porte o notas de condiciones
2. Cantidad, calidad y los bienes recibidos 2. Parte que decepciona
requisitos de espacio (funcionario de almacén o
gerente de presupuesto o 2. Proveedores:
3. Bienes recibidos en programa)
buenas condiciones proporcionan los detalles de
3. Plazo previsto para el los envíos
almacenamiento y tasa de uso
3. Transportistas y
4. Informe de inspección proveedores
4. Cotizaciones, orden de de la entrega 3. Parte solicitante:
compra o certificado de proporciona información
4. Otros proveedores de de entrega
donación servicios, como agentes de
5. Reclamos por
pérdidas y daños aduanas, inspecctores u
5. Fechas de entrega, términos obreros
y condiciones

6. Información del transportista y

duración del viaje
 GESTIÓN DE PAGOS

• Solicitudes de compra
• Orden de compra
• Nota de los bienes recibidos
INSUMOS • Factura
• Informes de inspección y otros informes de análisis

• Solicitud de pago
PRODUCTO • Documentación de pago (Finanzas)
S

• Proveedores
• Encargado de Compras
• Gerente de almacén
ROLES • Funcionario de Finanzas
• Director de la organización

• Unidad de Finanzas: verifica y procesa el pago

PUNTOS DE • Base de datos de los proveedores/sistema de información de
INTEGRACIÓ mercado: lleva a cabo la verificación del proveedor y del
N desempeño del producto
 GESTIÓN DE LOS PROVEEDORES

PRODUCTOS
1. Base de datos de información
de mercado (producto y
proveedor)
2. Informes de desempeño de los
proveedores
ROLES
1. Encargado de Compras
2. Funcionario de almacén
3. Actualizador
4. Director de la organización

INSUMOS PUNTOS DE INTEGRACIÓN

1. Formulario de información de 1. Sistemas financieros
proveedores 2. Sistema de gestión de
2. Informes de inspección de inventario
mercado 3. Información de mercado
3. Revisión de desempeño del compartida entre las unidades
proveedor específico funcionales
4. Aprobación en el proceso de 4. Dirección de la organización
preselección
GESTIÓN DE encargada de las
PROVEEDORES relaciones con los proveedores
INTEGRANTES:
*ACHATA RODRIGUEZ, MARÍA LOURDES
*SIFUENTES VÁSQUEZ DEYRISBET DANANCIT