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1 Conceptos contables básicos y ciclo contable

Según Warren (2010), “la contabilidad puede definirse como un sistema que proporciona datos, a
los interesados, sobre las actividades y situación económica de una empresa”.

La contabilidad financiera debe proveer información financiera relevante para la toma de


decisiones de las empresas. Sin embargo, dado su carácter histórico y general, es considerada
de mayor utilidad para terceros que se relacionan con la empresa: clientes, proveedores,
accionistas, gobierno, bancos.

Elementos básicos de la definición de contabilidad:

La información contable y la toma de decisiones en los negocios:

Para conocer cómo se lleva cabo el proceso de toma de decisiones, en la siguiente figura se
presenta el proceso que integra 3 etapas, cada una de éstas se explican a continuación (Mallach,
2009):

 Inteligencia (situación): las decisiones que tienen que ver con la forma en que deben ser
usados los recursos de la empresa.
 Diseño (proceso): utilizando el sentido común, experiencia, herramientas técnicas e
información, se diseñan las alternativas que la empresa puede utilizar.
 Solución: consiste en evaluar las alternativas que desarrollamos en la fase de diseño, y
escoger una de ellas. El producto final de esta fase es la decisión que llevaremos a cabo.

Figura 1.1 Proceso de toma de decisiones (Mallach, 2009).

Dentro de la empresa, es necesario que se tomen decisiones que ayuden a alcanzar las metas
organizacionales. Entre los principales tipos de decisiones se presentan las siguientes:
La actividad financiera se presenta en diversos tipos de empresas, cada una de ellas tiene una
implicación contable. Para conocer los detalles, revisa la siguiente tabla (Guajardo, 2010):

Según su
Descripción Implicación contable
actividad

Son todas las empresas que se Este tipo de empresas por lo general:
constituyen con el fin de proveer
algún tipo de servicio a sus  No tienen ningún tipo de
clientes. Por ejemplo, inventario, y cuando los llegan a
instituciones financieras (bancos y tener no son para la venta, sino
casas de bolsa), hospitales, para el consumo interno.
Servicios transporte, despachos (jurídicos,  Los costos relacionados con los
contables, administrativos), ingresos son difíciles de
teléfonos, mensajería, entre otras. identificar en forma directa, por
lo que muchas empresas de
servicios no manejan costos,
sino cuentas de gastos
generales.

Son todas las empresas que Generalmente:


tienen como objetivo principal la
compraventa de bienes, en este  Mantienen inventarios
tipo de empresas no existe disponibles para su venta.
Comerciales transformación. Por ejemplo,
 Requieren inversiones para el
supermercados, mueblerías, mercadeo de sus productos y,
papelerías, agencias de en ocasiones, costos de
automóviles, librerías, entre otras. distribución.

Son todas las empresas que En este tipo de empresas se manejan


Industriales
compran materia en estado tres tipos de inventarios:
primario, mediante ciertos
procesos la transforman en un  Materiales: todo lo que se
producto distinto del original y, requiere para la producción.
finalmente, lo venden. Por  Producción en proceso: se
ejemplo, restaurantes, fábricas, refiere a la producción pendiente
refinerías, industria agrícola, entre de terminar al final de un
otras. periodo.
 Productos terminados:
producción terminada y lista
para su venta.

Tabla 1.1 Tipo de empresas (Guajardo, 2010).

La tabla anterior te presenta todas las posibles empresas que pueden existir, de acuerdo al giro
que cada una de ellas tiene.

“Las actividades de un negocio de servicios son diferentes a las de una empresa comercial o
mercantil. En las primeras, sus ingresos implican la prestación de servicios a los clientes por lo que
para conocer su utilidad, los gastos que efectúan para proporcionar dichos servicios se restan de
los ingresos. En contraste, las actividades de ingresos de una empresa comercial involucran la
compra y venta de mercancías. Las ventas son sus ingresos y el costo de dichas mercancías se
reconoce como un gasto, que se conoce como costo de ventas. Este costo de ventas se resta de
las ventas para conocer la utilidad antes de los gastos de operación. Normalmente las empresas
comerciales manejan inventarios, mientras que las de servicios no lo hacen”. (Warren, Reeve y
Duchac, 2010).

En la tabla 1.2 verás el tipo de empresas, de acuerdo a su forma de organización:

Según su
forma de Descripción Implicaciones contables
organización
Tienen reconocimiento legal, son
entes jurídicos independientes, y
pueden realizar transacciones y
contratos.

 Personas físicas: cualquier Por disposiciones


Con individuo. gubernamentales, legales o
personalidad  Personas morales: de control, deben llevar
jurídica cualquier persona registro de sus transacciones
propia constituida bajo el marco financieras e informar sobre
legal de sociedad, su estado financiero.
asociación u otro distinto.
Reconocida como tal por el
Código civil, Ley General
de Sociedades Mercantiles,
cooperativas u algún otro
ordenamiento legal.
No tienen reconocimiento legal,
son entes creados mediante
alguna forma legal, pero sin
personalidad propia o por
necesidades de la sociedad.
Para fines de control o por
Sin  Fideicomisos: forma de necesidades propias,
personalidad organización que permite registran sus transacciones
jurídica administrar bienes o financieras y estructuran
propia recursos. reportes financieros.
 Grupos corporativos:
órganos corporativos que
agrupan un conjunto de
empresas con objetivos
comunes, dueños afines,
entre otros.
Tabla 1.2 Tipo de empresas de acuerdo a su organización (Guajardo, 2010).

Dentro de las características de la información contable, se tienen conceptos específicos. La figura


1.2 te permite visualizarlo:

Figura 1.2. Características de la información contable.

Partiendo de la figura anterior, verás que la información contable tiene tres características
principales, entre las que se encuentran la utilidad, confiabilidad y provisionalidad de la
información. A continuación, entenderás cada uno de los conceptos.
Que la información sea útil al usuario para la toma de decisiones, está en función del
contenido informativo y la oportunidad.

 Contenido informativo: desde este punto de vista, para que un estado financiero sea
adecuado, debe cumplir con las siguientes pautas:
o Significación: se refiere a que tan fielmente se representa el ente económico
mediante números y palabras.
o Relevancia: se refiere a que tan importante es para el usuario lo que se va a
representar. Es la cualidad de seleccionar los elementos de la información
financiera que mejor permitan al usuario captar el mensaje, de los reportes
financieros, para lograr sus objetivos.
o Veracidad: en los estados financieros deben incluirse hechos que realmente
hayan sucedido y que estén bien cuantificados.
o Comparabilidad: un estado financiero puede ser comparado con otro estado
financiero de la misma empresa, o bien con los de otras empresas (estos
deben estar elaborados con las mismas bases).
 Oportunidad: se refiere al tiempo en que debe ser presentada la información
financiera. Si la información financiera se tiene a tiempo para tomar las decisiones, se
dice que fue oportuna.

Esta característica está en función del usuario de la información, ya que él decide si confía o
no en la misma. Para ello, se apoya en las siguientes pautas:

o Estabilidad: se refiere a que las normas, principios, reglas, métodos,


sistemas, procedimientos, entre otros, sean utilizados en forma consistente
para la elaboración de los informes financieros.
o Objetividad: se refiere a que el usuario sienta que la información financiera
está representando la realidad del ente económico.
o Verificabilidad: se refiere a que se puedan aplicar pruebas que sirvan para
comprobar que la información es correcta (dentro de la contaduría, Auditoría
es el área encargada de esta función).

La información siempre es provisional, si no sería información financiera terminal, la cual se da sólo


en los casos de un ente liquidado.

Como notarás en los comentarios y explicaciones anteriores, la información que se requiere en una
empresa para tomar decisiones necesita cubrir múltiples aspectos, de no hacerlo, la información no
sería de utilidad.

El papel de la contabilidad, en cualquier empresa, representa una gran responsabilidad. Como se


puede apreciar en el caso de la empresa MCI WorldCom, donde el manejo de la información
financiera relativa a sus ingresos, gastos y deuda fue realizado de forma inadecuada, de tal forma
que provocó una situación fraudulenta en demerito de inversionistas y empleados. Si deseas
conocer más información sobre este caso, puedes revisar la liga que se encuentra en la sección de
para aprender mas.

Ciclo operativo-contable

Figura 1.3. Ciclo contable

1.2 Estados financieros

Los estados financieros básicos son los que proporcionan la información esencial acerca de la
situación financiera de una empresa, así como los resultados de su operación durante un periodo y
los cambios que se dan respecto a su situación financiera.

De esto derivan los estados financieros básicos o principales: balance general, estado de
resultados, estado de cambios en la situación financiera y estado de modificaciones en el capital
contable (Guajardo, 2010).

A continuación se presenta la información financiera de los mismos:

Balance general (estado de posición financiera)

Este estado financiero muestra la situación financiera de una empresa en una fecha determinada;
es decir, se muestran los valores que se tienen en un periodo determinado. Los diversos rubros
que lo conforman son los siguientes:

 Activo: es el conjunto de rubros que representan los bienes y derechos que pertenecen a
la empresa. Se puede clasificar en circulante, no circulante y otros activos.
o Circulante: representa todos los bienes y derechos que pueden ser convertidos
en efectivo, en un plazo no mayor a un año. Ejemplos: caja, bancos, clientes,
almacén (inventario), deudores, entre otros.
o No circulante: representa los bienes tangibles, propiedad de la empresa, los
cuales son utilizados para su operación normal. Además, se consideran los
derechos cuyo plazo de conversión a efectivo excede un año. Por ejemplo,
préstamos otorgados a otras empresas a plazos mayores de un año.
o Otros activos: se integran por los cargos diferidos (gastos pagados por
anticipado, cuya repercusión corresponde a más de un periodo y activos
intangibles, es decir, bienes incorpóreos que son aprovechables por la empresa:
franquicias, licencias, entre otros).
 Pasivo: es el conjunto de rubros que representan las obligaciones que tiene una empresa
con terceros.
o Corto plazo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa y cuyo
plazo de liquidación no es mayor de un año.
o Largo plazo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa y cuyo
plazo de liquidación es mayor de un año. Por ejemplo, un crédito contratado con
un banco a plazo de 5 años.
 Capital: es el conjunto de rubros que representan las aportaciones y ganancias (pérdidas)
que pertenecen a los dueños o accionistas de la empresa.

Conociendo los elementos anteriores, podemos integrarlos dentro de la ecuación contable, la cual
te indica la relación entre los elementos anteriores.

De la ecuación anterior se derivan las siguientes:

A continuación, un ejemplo de un balance general:

Empresa X, S.A.B.
Balance general
Al 31 de diciembre de 2011
(millones de pesos)

ACTIVO PASIVO
Circulante $150.00 Corto Plazo $100.00
Largo Plazo $100.00
No circulante $500.00
CAPITAL
Otros activos $50.00 Social $500.00
Total $700.00 Total $700.00

Estado de resultados

En este estado financiero están los resultados de operación de una empresa durante un periodo
determinado. Es decir, en este estado se muestran los valores que han acumulado los diversos
rubros que lo forman durante un periodo. Los grupos que lo conforman son los siguientes:

 Ingresos: se derivan de la realización de las actividades propias de la empresa, por lo


general provienen de la venta de mercancías o artículos manufacturados, o bien de la
contraprestación de los servicios que son proporcionados.
 Costos: se derivan de los diversos conceptos relacionados en forma directa con la
actividad principal de la empresa.
 Gastos: principalmente, corresponden a todos los conceptos relacionados con la
operación normal de la empresa.
A continuación, un ejemplo de un estado de resultados:

Empresa X, S.A.B.
Estado de resultados
Del 1° de enero al 31 de diciembre de 2011
(millones de pesos)

Ventas $1,000.00
Costo de ventas $500.00
Utilidad bruta $500.00
Gastos de operación $200.00
Utilidad de operación $300.00
Gastos financieros $100.00
Utilidad antes de
impuestos $200.00
Impuestos $100.00
Utilidad neta $100.00

Estado de cambios en la situación financiera:También conocido como estado de flujo de


efectivo, muestra los cambios en la situación financiera de una empresa durante un periodo
determinado. Toma como punto de partida las utilidades netas de una empresa, y les aumenta o
disminuye los recursos generados o utilizados durante el periodo para operación, financiamiento e
inversión.Ejemplo de un estado de cambios en la situación financiera:

Empresa X, S.A.
Estado de cambios en la situación financiera
Del 1° de enero al 31 de diciembre de 2011
(millones de pesos)

Operación
Utilidad neta $1,000.00
Partidas aplicadas a resultados que
no requirieron la utilización de
recursos $1,000.00
Recursos generados por la
operación $500.00
Recursos utilizados en actividades
de
financiamiento $700.00
Recursos utilizados en actividades
de
Inversión $1,300.00
Aumento de efectivo $500.00
Efectivo al inicio del periodo $200.00
Efectivo al final del
periodo $700.00
1.3 Normas contables

Un aspecto relevante de la información contable es la confianza que los terceros puedan tener
para que les sea de utilidad. Por esto, se ha buscado proveer una serie de regulaciones de
carácter oficial (leyes y reglamentos) y privado (normas, políticas, entre otras) que aseguren a los
terceros la confianza en dicha información.

La información contable requiere de esas regulaciones asegurar la utilidad y confiabilidad de la


información de los informes financieros, que son un elemento de vital importancia para los
responsables de la toma de decisiones. Por ello, la actividad contable en los últimos años ha visto
enriquecida su normatividad, de tal forma que pueda asegurarse tanto la utilidad como la
confiabilidad de dicha información.

Actualmente, con los procesos de globalización de las empresas y de la información, se hace


necesario que no sólo se disponga de normativas de carácter local o regional, sino de carácter
internacional. Diversos organismos tienen encomendadas estas tareas.

A continuación, te presento los principales, así como la fuente donde podrás obtener mayor
información de ellos (Guajardo, 2010):

 International Accounting Standards Board (IASB): publica las normas de información


financiera que se adoptan en muchos países.
 Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera
(CINIF): en México establece las normas de información financiera confiables que ayudan
a preparar información financiera útil para la toma de decisiones.
 Financial Accounting Standards Board (FASB): en Estados Unidos tiene como
responsabilidad principal desarrollar principios contables.

Referencias bibliográficas:

 Guajardo, G. (2010). LS-eBook Contabilidad financiera (5ª ed.). México: McGraw-Hill.


 Lehman, B. (2003). Misinterpretation of fraud statute led WorldCom case dismissal.
Recuperado de
http://edition.cnn.com/2003/LAW/09/05/findlaw.analysis.lehman.worldcom/index.html
 Mallach, E. (2000). Decision Support and Data Warehouse System. Singapore. McGraw-
Hill.
Warren, C. y Reeve, J. (2010). Contabilidad financiera (11ª ed.). México: Cengage Learning

Conceptos principales en este tema:

 Conceptos contables básicos y ciclo contable.


 Estados financieros.
Normas contable