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Conceptos generales de computación y

bases de datos que un administrador debe conocer

Introducción

En la actualidad, la innovación en las empresas se ha convertido en el
motor más significativo de evolución y desarrollo de las mismas.

En este momento, el mundo empresarial es mucho más competitivo de
lo que lo era hasta hace algunos años. Definitivamente los cambios han
traído innovaciones como Internet o más recientemente la tecnología
Smart en un sin número de electrodomésticos y accesorios, con todas
las herramientas y aplicaciones para facilitar las actividades personales y
profesionales. Además, la globalización y dichas innovaciones han ayuda-
do a eliminar fronteras y barreras y a democratizar el conocimiento. Ahora
todo es accesible para todos.

Las empresas se han dado cuenta de que hay que incrementar la eficien-
cia para tener una alta productividad y por ello necesitan crecimiento, de
ahí la importancia de la innovación en toda la cadena de valor, ya no so-
lamente a nivel de producto, es necesario conocer muy bien su mercado
y su producto y adecuar la empresa a la actualidad sino conocer y aplicar
herramientas para minimizar los procesos y hacerlo con un alto nivel de
calidad.

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4.3.7.3. Partes de una base de datos de Access 4. Sistema de Trabajo con tabla Conocimientos 4. Consultas 3. Tablas 3 .5.1.3.4. Tipos de Sistemas de Información 4.3.1. Base de datos en Excel Decisión 4. Determinar los campos de las tablas Decisiones en Grupo 4.1. Sistema para el Procesamiento de relación Transacciones 4.3.2.2.2. Introducción al modelado entidad- 3.4.3. Diseño de bases de datos en Excel 3.1. Identificar las relaciones entre tablas 3. Formularios empresas 4.1. Identificar la llave primaria de cada 3.1. Bases de datos 4.Estructura de contenido 1. Datos y Sistemas de Información 4.6.Importancia de la innovación en las 4.3. Sistema de Información para la Administración 3. Informes 2. Sistema de Información Estratégico 4.3. Sistema de Soporte a la toma de 4. Sistema de Soporte para la 4.1.5.1. Partes de una base de datos en Excel 3.3.2. Sistema de Automatización de Oficinas 3.

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es conveniente considerar que el proceso administrativo es muy innovación ciencia. de la tecnología en las organizaciones. creados para identificar factores de la organización que sean utilizados para Dice el autor. es así como se hace necesaria nera inherente la necesidad de la inte.Importancia de la con sistemas de información. dos con los datos y la información. Para la auto. que esta haga referencia. mal y también a causa de la tendencia ceso de cambio en el que el ambiente cada vez mayor de las funciones. ra. las tecnologías de la información que es presas. que la gran influencia de Según Orrego. Puesto que. maximizar la rentabilidad. sin importar su tipo o tamaño. cuyo uso ha contribuido a mayores niveles de efi- guez (2002). los computadores en la administración presas es la de llevar su estrategia cor. y su importancia. 3. talco- sólo coinciden con Brojt en el requisito bilidad. considera este y entender el comportamiento de más grandes debido al crecimiento nor- que la implantación de esta. Brojt concluye que el número de mo se describe a continuación. no res de la organización en pro de la renta. Además. la tendencia de las em. factor que enuncia de ma. la Comunicación). las TIC (Tecnologías de la Información y de cambio y la tecnología. cimiento. entre los proyectos de gestión cumento.Inteligencia competitiva con sistemas mente con la administración misma. Tecnologías de Información? los datos consisten en hechos tales 1. En este programa de Después de haber mencionado los facto. ni el nivel al en las empresas 2. los que ofrecerán nuevas oportunidades Datos y Sistemas de mente los de información. Información externas en tres niveles de competitivi- dad: ¿Por qué las empresas necesitan las Basado en lo que dice Stair y Reinolds.Reingeniería de modelos operativos como: el nombre y código de un em- De acuerdo a lo que menciona Rodrí- 5 . las ad- organizacional y la tecnología se acoplan Dentro de la innovación se encuentran quisiciones y la información de las em- mutuamente. se relaciona estrecha- porativa hacia la innovación. en el campo de los nego- competitiva convirtiéndose en un requi. formación se tratan los temas relaciona- De acuerdo con lo que dice Orrego. se utilizan para responder a demandas internas y de crecimiento para las organizaciones. con el fin de obtener capital de cios casi todas las empresas se hacen sito para sobrevivir. proyectos de este estilo. una herramienta de apoyo como lo son gración. se incrementa- sino que adicionalmente menciona que rán de manera progresiva y serán estos los proyectos tecnológicos y especial. el tema principal que se trata en este do. los clientes.Sistemas de gestión de desempeño. complicado en cualquier empresa. la innovación dejó de ser una ventaja de información para la gestión del cono. es un pro.

software. ministrativa.Son intensivos en entrada y salida de información. esta herramienta es co. en su Objeto Virtual de poco sofisticados. Ayuda a que la toma de decisiones sea para procesar y producir información.Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización. redes. más eficaz para todos los niveles de Este sistema se compone de datos. mano de obra. entre otros. Sustituye los procedimientos que se rea. programas de computador.pleado. de sistema de información está basado quieren de estructuración. que se describen a con.Son fáciles de justificar ante la parte ad- lor adicional. se hace referencia a este como el más importante y el más Sistema de Soporte a la toma de Deci- De acuerdo a lo que menciona Oz. Aprendizaje existen 7 tipos de sistemas . Las siguientes son las características usuarios individuales. ayuda a los tecnológica con la cual organizar los da. puesto que los computadores recogen . miento ITSON. ventas Tipos de Sistemas de . ya que siones en Grupo tema de información consiste en todos reduce el tiempo de las operaciones o los componentes que trabajan juntos actividades rutinarias. estos se convierten en información.Diseño especial enfocado en facilidad 6 . los guardan y los procesan en in. las horas que trabaja en la se- mana.Sus cálculos y procesos son simples y a su vez es una colección de hechos or. tomadores de decisión (no reemplazán- tos. nocida como sistema de información. Cuando los datos son organizados de manera clara. Sistema para el Procesamiento de Sistema de Soporte para la Decisión gresivo de la empresa. por otros que dolos) utilizando modelos y datos para servir de apoyo a la parte administrativa se basan en el computador. en el computador y su relación con los trabajos de rutina. un sistema de información es sencillo. ganizados de tal forma que tienen un va. inventarios de la empresa. para obtener resultados que puedan lizaban de forma manual. junto a lo que dice Rodríguez acerca del incremento pro.Son el primer tipo de sistema de infor. más allá del valor de los he. Este tipo resolver problemas sencillos que no re- de la empresa.Se logran ahorros significativos de Este tipo de sistema de información datos. herramientas útiles para el trabajo en procedimientos. teniendo en cuenta tinuación: visibles y palpables lo que se explica aquí. Ofrecen muchas hardware. que se realizan. cuenta con las siguientes característi- formación. El funcionamiento de ciones: grupo. un sis. Información . personas y más frecuentes dentro de las organiza. de acuerdo a instrucciones . ya que sus beneficios son chos. es necesario en Transacciones algún momento buscar una herramienta Como su nombre lo dice. utilizado dentro de las empresas. esta Según el portal de acceso al conoci. . de información. Sin embargo. cas: que las personas proveen por medio de mación implantado en una empresa. .

te. solver estrategias administrativas a lar.Cuenta con una base de datos. aportan nuevos indicadores que pueden cisiones. los y gerente de diálogo. Para que la mayoría de estos sistemas ministración. corresponden a un con. de datos comienzan como una lista en 1. dentro de sus funciones se planear. Muchas bases tos sistemas de información es que cre. empiezan 3. controlar y tomar decisiones. para recopilar y organizar información. según las necesidades del conocimientos en el conjunto de la or. encuentra el crear conocimiento y com. una aplicación de apoyo llamada base de buirlo. ción de manera ordenada.Flexibilidad y apoyo en la toma de de. tro de la empresa y bien administrados . tema que será de vital importan- cia a lo largo de este programa de forma- Sistema de Automatización de Sistema de Información Estratégico ción y se describe a continuación. pedidos u otras cosas. Sistema de Información para la Admi. nistración presa frente a la competencia. Oficinas Ayudan a la alta gerencia a abordar y re- El Sistema de Automatización de Ofici. Bases de datos nas está diseñado para aumentar la pro. datos. Las bases de datos pueden almacenar Dentro de sus funciones principales se información sobre personas. Proporcionan informes periódicos para usuario.Coordinar y administrar la productivi. apoyando las actividades se desarrollan a la medida (no se pueden Una base de datos es una herramienta de coordinación y de comunicación.Acoplar a la institución por medio de apoyan la innovación de productos den. una hoja de cálculo o en un programa de dad. ganización. según escalas. productos. de información funcionen correctamen- Sistema de Trabajo con junto de personas. teniendo en cuenta la empresa ductividad de los trabajadores de datos frente al entorno exterior.de uso. Normalmente en la oficina. encuentran: Como características especiales de es. también la lista aumenta su tamaño. A medida que 2. cen dentro de la empresa. a aparecer redundancias e inconsisten- 7 . te). Estos sistemas de información tienen Si se quiere lograr lo anterior. adaptar a otras empresas tan fácilmen. lizan para un proceso particular y luego procesamiento de texto. debe existir partirlo en grupos de trabajo para distri. Los sistemas de información para la ad. se le van agregando funciones. para luego Su principal cometido es integrar los presentarla. servir como ventaja estratégica de la em- . primero se uti.Enlazar trabajo. go plazo. es necesario que sus equipos puedan Conocimientos bases de datos y dispositivos para su. tiva. mode. software. funciones. como objetivo generar eficiencia opera. las labores. guardar una gran cantidad de informa- ministrar información a administradores.

se deben tener claros concep- tos como: las partes de una base de datos y el modelado de datos utilizados para Access. Figura 1. una buena individual) y las columnas Campos (información diferente. Esta herramienta funciona bajo el con- cepto de bases de datos relacionales. puesto que ello permite mayor flexibilidad y evita son limitados.cias en los datos. en comprender los datos en forma de lista cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Cada vez es más difícil Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo. redundancias. La principal diferencia y los métodos de búsqueda o extracción entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos. Partes de una base de datos de Access Se describen brevemente los compo- nentes de una base de datos de Access típica. como Access. se uti- liza como administrador de la base de datos la herramienta Microsoft Access. Componentes tabla En este programa de formación. de datos creada con un sistema de ad- ministración de bases de datos (DBMS). en la siguiente unidad que corresponde al manejo de Microsoft Access. Fuente: SENA Tablas 8 . Así. será muy sencilla. la cual conforma un regis- idea es transferir los datos a una base tro). de subconjuntos de datos para revisión es la forma de organizar los datos. En Access las filas se nombran Registros (se almacena información mas comienzan a aparecer. Una vez que estos proble. Antes de explicar el funcionamiento de Access.

estas permiten presentar y modificar información de forma actualizada. Fuente: SENA 9 . Ejemplo informe realizado en Access Informes Los informes sirven para presentar de forma resumida un requisito de información específico. Fuente: SENA Figura 3. solicitados por un usuario. Ejemplo formulario realizado en Access Formularios Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos o para mostrar los datos de una forma amigable al usuario. contenido en los datos de las tablas. Figura 2.

Es una forma de buscar. los productos se deben comprar a mayor o menor cantidad. una entidad es la representación de un objeto o concepto del mundo real que se describe en una base de datos. imprimirse o copiarse al portapapeles o se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe. Figura 4. para dar una visión del mundo real. Fuente: SENA Introducción al modelado entidad-relación El modelo entidad-relación también denominado modelo conceptual de datos. venta. Ejemplos de entidad en una base de datos de una tienda son: producto. Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Estos corresponden a información importante del mundo real agrupada sobre algún tema. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. se debe seleccionar qué entidades consideran que deben ir en la base de datos de una papelería. Ejemplo: para el siguiente caso. Para hacer una mayor introducción al modelado de objetos. 10 . Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla. se deben tener en cuenta dos definiciones: entidad y relación. encontrar y mostrar determinada información. entre otras funciones. es una técnica especial de representación gráfica que incorpora información relativa a los datos y la relación existente entre ellos. Ejemplo consulta de selección – Access Consultas Permiten recuperar datos por medio de criterios específicos. estas pueden contener información de varias tablas en una sola hoja de datos. cliente y proveedor. en este caso corresponde a información que la persona encargada de la tienda desea conocer. Según Rob y Coronel. para así observar las ventas que realiza.

si se tratara muchas más relaciones.Uno . no tendría sentido en esta base de datos (tampoco montaña. la carretera F cruza muchas fincas o una finca puede empresa para la base de datos. océano. Estos son algunos ejemplos: de una establecimiento inter-espacial (y no sería importante tener en cuenta las entidades: juego. y desarrolladores de sistemas de información agregan o no. esto siempre y cuando X tiene muchas escuelas. entre otras que no tienen que ver con las funciones de la tienda). es vereda sería: 0-200 habitantes. dicha área rural solo le corresponde a ese municipio. chicles y algodón. montaña. ni siquiera la entidad cliente. estante . puesto que es así como los diseñadores de valores posibles de un atributo se llama dominio. es que Conjunto de relaciones: corresponde a los aspectos que existe la posibilidad de que cualquiera de esas entidades. Tabla 1.Uno: un municipio tiene un área rural. la entidad ovni. cada escuela solo está en una haya algo que pueda relacionar ese objeto con la función de la vereda. más información dentro de las entidades. La representación de un paisaje en base de datos (BD) relacionales se puede demostrar por medio de un modelo entidad-relación entendido como el conjunto de entidades. por ejemplo: municipios. Las relaciones no son solamente de uno a muchos. Por ejemplo el número de habitantes por vereda. 0-20 km². Por lo tanto. puesto que los compradores serían ovnis). Este conjunto diseñar bases de datos. 11 . etc. Un dominio para el atributo de habitantes por Teniendo en cuenta que una de las funciones de la empresas. Un caso sería: la vereda sean utilizadas en una base de datos. donde cada atributo posee un conjunto de valores posibles llamado Fuente: SENA dominio. existen Por ejemplo. veredas y casas. relacionan una entidad con otra. un ovni está relacionado en la tienda. océano. tener varias carreteras. pero para el caso de una tienda de venta de dulces terrestres. Ejemplo modelado entidad-relación de ventas. atributos y relaciones relevantes dentro de una BD: Conjunto de entidades: son objetos relevantes para la base de datos. es más. Conjunto de atributos: las variables o características de los objetos.

Don Nicolás no puede permitir que importante tener en cuenta la entidad entidades como una tabla donde sus sus productos se acaben. En este Venta: ¿Qué entidades se relacionan transcurso de las diferentes unidades caso se debe observar punto por punto. E. se describe el ejemplo qué palabras son tan importantes como que se pone en práctica en el para convertirse en entidades. El objetivo es vender productos. Felipe. el duraban un mes. observe que ahora se deben relacionar: A continuación. Don Nicolás tiene cuatro y necesita que alguien o algo le diga 12 . es decir. sólo se les compra y en el que está creciendo rápidamente y los no tiene importancia). Carlos y Mónica). podría saber por tener varias parcelas. teniendo en cuenta los siguientes que él necesita tener control sobre los factores. crear una base de datos relacional y a Marcela. Cuando esta vender productos. se de productos ni cambio de mercancía. Don Nicolás tiene 10 clientes (Diana.Muchos .A). Al ver que su negocio no da abasto se le están acabando los productos con los cuadernos de información que Punto 2. se representa las 4. Después de leer el ejercicio. relacione ambas entidades. proveedores de los productos que él .U y Tintas S. Don Nicolás tiene 4 proveedores Punto 3. Don Nicolás no puede permitir su vez asemejarla a lo que se hace con William.Uno . puesto sólo pertenece a esa área rural. para 3. no hay intercambios medio de la base de datos quién se los relación se da en una base de datos. puede vender. David. puesto que 2. Juan. 1. Debe tener Producto que son de gran ayuda para atributos se encuentran dentro de la control sobre todos los productos que controlar este problema. Borradores es importante tener a los Clientes en muchos. es muy Microsoft Access. Lina. ahora no le duran ni 15 representa lo que hace la empresa.. por lo tanto. El objetivo de la papelería es sólo acabando los lápices. entre las dos entidades. Proveedores. a quienes les compra esta base de datos. que sus productos se acaben. Punto 4. Por ejemplo. si se le estuvieran tener varios dueños y cada dueño puede 1. con venta? del programa de formación: Punto 1. compran los productos en venta. A los proveedores no se les venden Don Nicolás es dueño de una papelería lo otro se está negando (o sea que productos. problema real de don Nicolás es que días. porque son quienes los productos. En este caso se tienen cuatro entidades.Muchos: una parcela puede necesite. entidad y las relaciones como una línea vende. Don Nicolás tiene 10 Clientes. Access no tiene la relación de muchos a (Papeles Ltda.Muchos: un área rural tiene varias utilizaba para llevar a cabo sus cuentas. que ejercicio no se ha solicitado ningún productos que antes compraba y que le una entidad puede ser Venta lo cual proceso de compra. debe colocar otra entidad intermedia que puesto que todo lo vende en promoción. María. Tecnología S. es importante tener en veredas. Ejemplificando un poco el proceso.A. pero cada una de esas veredas ha decidido diseñar una base de datos cuenta la entidad de Proveedor.

pero un proveedor vende varios productos. el interme diario es la empresa (en este caso es la papelería). Cliente: los clientes no se relacionan con los proveedores. Proveedores: los proveedores ofrecen los productos. pues ellos son los que le venden a don Nicolás. por lo tanto necesita de la tabla Venta para relacionarse con la tabla Producto y no se 2. Proveedores: no se relacionan con el cliente.cuando se le van a acabar. muchos productos. Cliente: los productos se relacionan con los clientes por medio de la venta. En este caso. un proveedor vende varios productos. Venta: los clientes son los que compran productos. 2. Fuente: SENA 13 . un producto es ofrecido por 3. Producto Cliente: ¿Qué entidades se relacionan con cliente? 1. que venden el producto. 2. Tablas de modelo E-R sin organizar 1. Una venta tiene sólo un cliente (por ejemplo para Productos: ¿Qué entidades se relacionan con producto? vender una resma de papel nunca se hace un recibo para dos personas. Venta: los productos son los que se utilizan para la venta. porque compran productos.Los clientes sí están relacionados relaciona directamente. 2. Proveedor: ¿Qué entidades se relacionan Las entidades entonces quedan relacionadas así: con proveedor? Figura 5. Productos: un cliente compra productos. ellos no están relacionados directamente. En este caso. 3. 3. Producto: los proveedores son los un proveedor. Producto: los proveedores son los que venden el producto. Una venta tiene uno o sólo para una). Venta: nuevamente a los proveedores no se les venden productos. Un cliente puede comprar varias veces en la papelería. pero él lo que realiza es una compra. 3. sino 1.

este personas. . pero tendrá cualquier número de filas. continuamos con la almacenada y lista para ser utilizada en identificación de sus campos. que son los atributos de la tabla y en Excel son el cualquier momento. porque como se abajo del libro de trabajo. que es el nombre del campo. explica en el tema de relaciones.Fila: es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha no permite relaciones de muchos a del libro de trabajo. de la misma manera el conjunto de campos con información presente de forma horizontal se denomina registro.Columna: agrupación de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia VentaProducto se crea. todo campo pueden almacenar información sobre tiene un nombre y ese nombre es una etiqueta. muchos. en Excel son las filas.Cabe recordar que la entidad . Base de datos en Excel Fuente: SENA Una base datos es un conjunto de Determinar los campos de las tablas datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está Luego de establecer de manera clara e identificar las tablas. Una tabla tendrá un número específico de columnas.Celda: es la intersección de una fila y una columna Figura 6 Partes de una base de datos en Excel Una base de datos se puede organizar de igual manera en Excel de tal manera que la información relacionada en tablas se visualice en columnas y filas. Diseño de bases de datos en Excel Para una base de datos en Excel se debe tener claro las partes de una tabla. 14 . Las bases de datos conjunto de celdas organizadas de manera vertical en las columnas. productos. sus campos. Access . ventas o cualquier deberá ser descriptivo y le ayudará a comprender el significado del dato contenido en otra cosa.

#seguridad social) entre otros. Para los gráficos. código cliente. las llaves principales se identifican algunos atributos que cumplen esa condición son con una estrella amarilla. es el atributo cuyos datos nunca se selecciona unas llaves que fueron (#documento. En la tabla cliente). Por ejemplo. Una llave secundaria o foránea es la llave principal de una tabla que se utiliza como un atributo normal en otra tabla con la que se Una llave principal o atributo clave es el atributo que se relaciona. en la tabla Clientes se 15 . repiten en todos los registros de la columna.Identificar las llaves o atributo clave de cada tabla Una llave en una tabla. En una tabla #seguridad social) de estas llaves la llave principal será (código pueden existir varias llaves o atributos claves. (#documento. selecciona dentro de todos los atributos que son llaves porque identifica claramente la tabla. código cliente. pues identifica todos los datos de un registro de esa tabla Clientes claramente.

Uno a Uno. Por ejemplo: observe las tablas Clientes y Libros. 16 . según casos específicos o tipos de relaciones. En una base de datos ideal se debe buscar que todas las relaciones sean uno a muchos. romper. Uno a Muchos y Muchos a Muchos. Existen tres tipos de relaciones. podríamos utilizar (Prestar. el más acorde. según el objetivo de la base de datos se entendería cómo muchos clientes pueden prestar muchos libros o muchos libros se le prestan a muchos clientes. Figura 7 Fuente: SENA Identificar las relaciones entre tablas Una relación es un verbo que le permite reunir dos o más tablas. Busque un verbo. solicitar). Al leer las dos tablas unidas por ese verbo. según el objetivo sería “prestar”. leer. según el ideal de la base de datos para reunirlas. permitiendo la integración de atributos.

2013) Asistente: Es una serie de cuadros de diálogo que lo guían por el proceso de realización de una tarea complicada. (Conocimientosweb. El formato incluye cambio de márgenes y elección de diferentes estilos de fuente”. // Unidad mínima de almacenamiento de información. valores y fórmulas en las celdas para crear una hoja de cálculo”. En un formulario con espacios para rellenar. 2013) Aplicación: “Conjunto de objetos trabajando entre sí en una base de datos”.net.net. Una colección de entradas de campo forma un registro. (Conocimientosweb. (Conocimientosweb. (Conocimientosweb. // Programa que a partir de información proporcionada construye objetos en la base de datos. un disco duro o una unidad de red”. 2013) Clave principal: “En una tabla de Access. Cuando varios objetos dibujados conforman una sola imagen.net.net. 2013) Celda: “Rectángulo formado por la intersección de una columna y una fila en una hoja de cálculo de Excel. Cada formulario incluye uno o más campos para la inclusión de datos. 2013) Formato: “Cambio del aspecto o el diseño de una página o un texto seleccionado.net. 2013) Campo.Glosario Agrupar: “Seleccionar y tratar un conjunto de objetos gráficos como un solo objeto. 2013) 17 . (Conocimientosweb. (Conocimientosweb. net. Cada vez que guarda un documento. un campo es un espacio en blanco.net. En una base de datos. el Asistente para cartas de Word le ayuda a crear una carta de negocios con formato apropiado. usted crea formularios para introducir datos. (Conocimientosweb. campo que proporciona entradas a un campo correspondiente de otra tabla”. 2013) Archivo: “Colección de datos guardada en disco y con un nombre específico. Por ejemplo. la agrupación es útil para mover y cambiar el tamaño de los objetos como una unidad”.net. la aplicación lo almacena en el archivo de un disco flexible. Las aplicaciones de Office ofrecen asistentes como una manera rápida de crear documentos. Debe escribir etiquetas de texto. (Conocimientosweb.

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