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MANUAL

ELECTRONICO
COMPRAS
Starsoft
SISTEMA GOLD EDITION 2011

STARSOFT
Calle Tiahuanaco 146 - Urb. Maranga -
San Miguel - Lima
451-9770 / 452-2993
ÍNDICE

Pág.

A. INTRODUCCIÓN 4
A.1. Finalidad 4
A.2. Botones utilizados en el sistema 5
A.3. Ingreso al sistema 6

1. BASE DE DATOS 6

1.1. Artículos 6
1.2. Logística 8
1.3. Proveedores 9
1.4. Tablas de relación 11
1.4.1. Proveedor – clase
1.4.2. Clase – proveedor
1.4.3. Clase - artículos
1.5. Tablas de ayuda 12

2. LISTADOS 23

2.1. Catálogo de artículos 23

2.2. Catálogo de proveedores 24

3. GESTIÓN COMPRAS 25

3.1. Requisiciones 25
3.1.1. Requisiciones de compras
3.1.2. Requisiciones de servicio
3.2. Cotizaciones 28
3.2.1. Emisión de Solicitud de Cotización
3.2.2. Actualiza Solicitud de Cotización
3.2.3. Registro de cotizaciones
3.2.4. Imprime cuadro comparativo
Pág.

3.3. Ordenes de Compra 31


3.3.1. Emisión de orden de compra
3.3.2. Actualizar estado de orden de compra
3.4. Ordenes de Servicio 35
3.4.1. Emisión de orden de servicio

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3.4.2. Actualizar estado de orden de servicio
3.4.3. Nota de ingreso por servicio
3.5. Liquidaciones de compra 38

4. FACTURAS 40

4.1. Registro de facturas 41

4.2. Asiento Contable 43

4.3. Registro de guía de servicio 44

5. CONSULTAS 45

5.1. Cotizaciones 45

5.2. Órdenes de compra 47

5.3. Órdenes de servicio 48

6. REPORTES 50

6.1. Requisiciones 50
6.2. Órdenes de compra 50
6.3. Facturas de compras 52
6.4. Guías por proveedor 52
6.5. Estadísticas de ingresos por compras 52
6.6. Listado de documentos 55
6.7. Registro de compras 56
6.8. Registro de compras por proveedor 56
6.9. Consistencia de asientos 57
Pg.

7. CONFIGURACIÓN 57

7.1. Crear 57
7.1.1. Empresa
7.1.2. Usuario
7.1.3. Administrador
7.2. Formateo de documentos 61
7.3. Cambiar empresa activa 61
7.4. Cambiar fecha del sistema 62
7.5. Fondo de pantalla 62

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8. HERRAMIENTAS 63

8.1. Verificar base de datos 63

8.2. Verificar menú 63

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INTRODUCCIÓN

A.1 FINALIDAD
La presente guía de Operación del Software STARSOFT GOLD EDITION 2011 -
COMPRAS, tiene por finalidad explicar, de una manera fácil y didáctica el manejo del
Sistema, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fácilmente todas las
bondades que tiene este moderno Sistema de información.
A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA
Los botones de ejecución usados en el sistema son los siguientes:
Botón para ingreso de registros

Botón para modificar registros

Botón para eliminar registros

Botón para cerrar la ventana

Botón para llenar una ficha técnica de un artículo.

Botón para grabar los datos ingresados.

Botón para aceptar los reportes.

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Botón para imprimir o visualizar reporte.

Botón para ingresar o visualizar las líneas de las Familias.

Botón para ingresar o visualizar los grupos de las líneas.

Botón para consultar una orden de compra.

Botón para agregar artículos a una orden de compra.

Botón para quitar artículos a una orden de compra.

Botón para anular la orden de compra.

A.3. INGRESO AL SISTEMA


A.3.1.INGRESO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
Al abrirse el Software StarSoft - COMPRAS, la primera ventana que se abre en el sistema
es la de SEGURIDAD A NIVEL DE ADMINISTRADORES, donde el "Administrador del
Programa”, digitará su código de administrador, e ingresará su contraseña, para luego dar
un “click” en el Botón de aceptar.

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OBSERVACIÓN.- Se debe tomar en cuenta la nota en el recuadro, dentro de la figura.

Luego se da un click en: Botón para confirmar la


operación.

1. BASE DE DATOS
Esta opción del Menú Principal sirve para actualizar la Base de Datos requeridos
para efectuar el Proceso de Compras. Se cuenta con los siguientes sub. menús:

1.1. ARTÍCULOS

En este sub. menú se registra todos los datos de los artículos. Cada artículo es
identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de crear
el artículo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem. Se
puede registrar todo tipo de artículos: Materias primas, productos en proceso,
productos terminados, mercaderías, repuestos, suministros y servicios.

La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualización de


datos- Generales, es una BROWSE con la relación de artículos, mostrando en la
parte superior un FILTRO que nos ayudará a seleccionar sólo los artículos que
deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del código o nombre de los
artículos deseados. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan
a los caracteres digitados. El Filtro usualmente está ordenado por código, pero
puede ser modificado y ordenarlo de acuerdo a lo que desea buscar el usuario.

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1.1.1. ACTUALIZA DATOS GENERALES DE ARTÍCULOS

Es importante indicar que antes de registrar los datos de los artículos se tiene que
haber completado el registro de las Tablas de ayuda, ya que el registro de artículos
requiere datos de estas tablas; tales como unidad de medida, código de grupo, etc.
Es muy importante reconocer e identificar la finalidad de cada una de las teclas de
función, las cuales siempre se indican en la última línea de la pantalla. La
explicación de la finalidad de cada tecla de función se encuentra en la Introducción
del presente manual

Para simplificar e! registro de datos siempre se cuenta con Ayudas en línea - HELP.
Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos
dé datos, éstos se toman de las tablas de Ayuda correspondientes, por este motivo
antes de registrar los datos de los artículos es importante verificar que las tablas de
ayuda estén completas con los datos requeridos.

Durante Actualización de Datos Generales es posible crear artículos nuevos,


modificar los datos de tos artículos ya existentes (excepto el código), eliminar los
artículos que no hayan tenido movimiento de almacén y no tengan stock, o consultar
cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los
siguientes campos:

• Código: Registra el código interno, asignado por la empresa. Su ingreso es


obligatorio. Se puede ingresar hasta 20 caracteres alfanuméricos.

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•Cód. Fabricante: Registra el código del articulo asignado por el proveedor. Su uso
es opcional. Se puede ingresar hasta 15 caracteres alfanuméricos.

• Descripción: Registra el nombre del artículo, permite hasta 50 caracteres.

• Descrip. Alterna: Registra la descripción complementaria de los artículos,

• Unidad Medida: Registra la unidad de medida, debe existir en la tabla de ayuda.

• Familia: Registra la familia del articulo, debe existir en la tabla de ayuda

• Línea: Registra la línea del artículo, debe existir en la tabla de ayuda

• Grupo: Registra al grupo del articulo, debe existir en la tabla de ayuda.

• Tipo articulo: Tipo al cual pertenece el articulo, debe existir en la tabla de ayuda

Nota.- Así mismo podemos registrar una ficha técnica de los artículos que
descripción más detallada. Para ello necesitamos ingresar a la opción FICHA.

1.2. LOGÍSTICA

En este sub menú se puede modificar o consultar toda la logística de la empresa.


La logística esta dividida por almacenes y se puede efectuar una búsqueda tanto
por descripción del artículo como por el código de este.

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Durante la modificación de los artículos en el mantenimiento de datos logísticos, se
puede modificar la clasificación del artículo, el tipo de compra, el stock mínimo y el
máximo, el punto pedido y el punto reposición.

1.3 PROVEEDORES

Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de los Proveedores de la


empresa. Cada proveedor es identificado mediante un código que es asignado por
única vez momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, ni
reasignado para otro proveedor.

La primera pantalla que se presenta a) seleccionar la opción de Actualización de


datos Generales, es una BROWSE con la relación de proveedores, mostrando en
la parte superior un FILTRO que nos ayudará a seleccionar solo a los proveedores
que deseamos visualizar; digitando tos primeros caracteres del código o nombre
de! proveedor deseado el sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se
igualan a los caracteres digitados. El Filtro está ordenado por Código, o Razón
Social.

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1.3.1. ACTUALIZA DATOS GENERALES DEL PROVEEDOR

Para simplificar el registro de datos siempre se cuenta con Ayudas en línea - HELP.
Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos
de datos, éstos se toman de las tablas de Ayuda correspondientes, por este motivo
antes de registrar los datos a los artículos es importante verificar que las tablas de
ayuda estén completas con los datos requeridos.

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar proveedores nuevos,


modificar los datos de los proveedores ya existentes (excepto el código), anular o
consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta
con la siguiente información:

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• Código: Registra el código del proveedor, asignado por la empresa. Consta de 11
caracteres alfanuméricos. Es obligatorio

• RUC: Registra el No de RUC del proveedor.

• Nombre: Registra la Razón Social del proveedor.

• Dirección: Registra la dirección del proveedor.

• Localidad: Registra la ubicación del proveedor.

• País Procedencia: Registra el país de origen del proveedor.

• Teléfono: Registra el número telefónico del proveedor.

• Fax: Registra el número de facsímil del proveedor.

• Representante: Registra al Representante legal del proveedor.

• Cargo del Representante: Registra el Cargo en la empresa del Representante


Legal

• Telf. Representante: Registra el No telefónico del Representante Legal.

1.4. TABLAS DE RELACIÓN

Es la Base de Datos donde se registra la relación de los proveedores que


abastecen a la empresa con determinados productos.

1.4.1 PROVEEDOR - CLASE

Listado de los proveedores en relación a la clase de artículos que proveen.

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1.4.2. CLASE - PROVEEDOR

Listado de las clases de artículos en relación a los proveedores que los proveen.

1.4.3. CLASE - ARTÍCULO

Listado de las clases de artículos en relación a los artículos que pertenecen a estas
clases.

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1.5. TABLAS DE AYUDA

Mediante esta tabla elaboramos la Base de Datos para obtener la ayuda requerida
por el usuario en la creación de la Base de Datos de proveedores, artículos, etc.
Estas tablas están disponibles presionando la tecla [F1].

Podemos crear, eliminar o modificar elementos contenidos en estas tablas.


Contiene los siguientes elementos:

1.5.1. ÁREA

Es la Base de Datos donde se registran todas las áreas contables de la empresa.


Se pueden editar las áreas actuales, eliminarlas, o creas nuevas. Estos códigos no
pueden ser cambiados o asignados a otras áreas.

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1.5.1.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas áreas,


modificar los datos ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier
dato requerido a las diferentes áreas.

1.5.2. CENTRO DE COSTOS

Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de las Centro de Costos
que registrará cada compra realizada por la empresa, Cada centro de costos es
identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de
registrar al código de cuenta, este código no puede ser modificado, ni reasignado
para otro ítem.

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1.5.2.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos Centros de


Costos, modificar los datos de los centros de costos ya existentes (excepto el
código), anular o consultar cualquier dato requerido de los centros de costos. Para
cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

• Código Centro C. : Registra el código del centro de costo.

• Descripción : Registra la descripción de! Centro de Costos.

1.5.3 UNIDAD DE MEDIDA

En la primera pantalla encontramos la relación de las unidades de medida


ingresadas las cuales podemos consultar por Código o Descripción. Registra el tipo
de unidades de medida que contabilizarán los articules que se comprarán.

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1.5.3.1. ACTUALIZA DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas Unidades de


Medidas, modificar los datos de las unidades de medidas ya existentes (excepto el
código), anular o consultar cualquier dato requerido de las unidades de medida; al
mismo tiempo se puede ingresar los datos equivalentes a las unidades de
referencia. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente
información:

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• Código : Se ingresa el código de (a unidad a registrar. Contiene hasta 6
caracteres.

• Descripción: Descripción de cada elemento de la tabla. Registra hasta 20


caracteres

1.5.4. FAMILIA DE ARTÍCULOS

En !a primera pantalla encontramos la relación de las Familias de los artículos, las


cuales podemos consultar por Código o Descripción. Registra el tipo de familias de
los artículos que se ingresen al almacén.

1.5.4.1. ACTUALIZA DATOS GENERALES

En estas tablas se puede crear nuevos elementos de ayuda, modificar, eliminar,


consultar, imprimir u observar los datos correspondientes a las Familias de los
articules. Cuenta con los siguientes campos:

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• Código : Se ingresa el código de la unidad a registrar. Contiene hasta 4
caracteres.

• Nombre: Descripción de cada elemento de la tabla. Registra hasta 45


caracteres.

1.5.5 TIPO DE ARTÍCULO

Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes al tipo de artículo.
Cada tipo de artículo es identificado mediante un código, que es asignado por única
vez al momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, ni reasignado
para otro ítem.

1.5.5.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos tipos de


artículo, modificar los datos ya existentes (excepto el código), anular o consultar

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cualquier dato requerido del tipo de artículo. Para cualquiera de estas opciones se
cuenta con la siguiente información:

• Código: Registra el código del tipo de articulo. Contiene 8 caracteres


alfanuméricos

• Descripción: Registra la descripción del tipo de articulo.

1.5.6. CLASE DE ARTÍCULOS

Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a la clase de


artículo. Cada clase de artículo es identificado mediante un código, que es asignado
por única vez al momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, ni
reasignado para otro ítem.

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1.5.6.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas clases de


artículo, modificar los datos ya existentes (excepto el código), anular o consultar
cualquier dato requerido de la clase de artículo.

1.5.7. PERSONAL SOLICITANTE

Es la Base de Datos donde se registran al personal autorizado para realizar órdenes


de compra. Cada personal solicitante es identificado mediante un código, que es
asignado por única vez al momento de registrarlo, este código no puede ser
modificado, ni reasignado para otro personal solicitante.

1.5.7.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevo personal


solicitante, modificar los datos del personal solicitante ya existentes (excepto el
código), anular o consultar cualquier dato requerido del personal existente. Para
cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

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• Código: Registra el código del personal que solicita la compra.

• Personal Autorizado: Registra al nombre del personal autorizado de realizar las


solicitudes de compra.

1.5.8. TIPO DE CAMBIO

Este sub. Menú es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes
al tipo de cambio. Nos permite ingresar, modificar o eliminar tipos de cambio, de
compra y venta en dólares americanos.

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1.5.8.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos tipos de


cambios, modificar los datos ya existentes (excepto la fecha), o consultar cualquier
dato requerido del tipo de cambio.

1.5.9. CUENTA COMPRAS

Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a la cuenta de


registro de compras. Cada cuenta de registro de compra es identificada mediante
un código, que es asignado por única vez, este código no puede ser modificado, ni
reasignado para otro ítem. También se le asigna una cuenta contable, que es
editable.

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1.5.9.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevas


descripciones, modificar los datos (excepto el código).

1.5.10. ESTADO DE ORDEN DE COMPRA

Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a los Estados de
Orden de Compra.

1.5.11. RESPONSABLE DE COMPRAS

Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a los


responsables de compras. Cada responsable es identificado mediante un código,

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que es asignado por única vez al momento de ingresar al responsable, este código
no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem.

1.5.11.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible modificar el nombre de los


responsables ya existentes.

1.5.12 CONCEPTOS GENERALES

Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a las tablas de
conceptos generales. Cada concepto es identificado mediante un código, que es
asignado por única vez al momento de ingresar el concepto, este código no puede
ser modificado, ni reasignado para otro ítem.

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1.5.12.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos conceptos,


modificar los datos ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier
dato requerido.

Nota : Los conceptos generales existentes deben modificarse teniendo en cuenta


las indicaciones del consultor de STARSOFT.

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1.5.13. ESTADO DE DOCUMENTOS

Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a los estados de
documentos. Cada estado es identificado mediante un código, que es asignado por
única vez al momento de ingresar el estado, este código no puede ser modificado,
ni reasignado para otro ítem.

2. LISTADOS

Esta opción del Menú Principal sirve para visualizar los listados requeridos para
facilitar cualquier duda o información que se requiera acerca de los artículos o los
proveedores. Se cuenta con los siguientes sub. Menús:

2.1. CATÁLOGO DE ARTÍCULOS

Este listado de artículos contiene los siguientes parámetros de tipo de búsqueda o


de tipo de catálogo:

Por código interno


Por descripción
Por familia
Por código de fabricante
Por cuenta contable
Por tipo de artículo
Por tipo de ubicación

También cuenta con la opción de listar todo, colocando de que artículo hasta que
artículo se quiere realizar la búsqueda y formación del catálogo.

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2.2. CATÁLOGO DE PROVEEDORES

Este listado de proveedores contiene los siguientes parámetros de tipo de


búsqueda o de tipo de catálogo:

Catálogo por código


Catálogo por nombre
Catálogo por RUC
Catálogo por clase

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3. GESTIÓN COMPRAS
En este menú se realizan todos los procesos referidos a las transacciones a realizar
por el departamento de compras.

3.1. REQUISICIONES

3.1.1. REQUISICIONES DE COMPRA

En este sub. Menú se ingresan los pedidos de artículos a comprar. La primera


pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualización de datos
Generales, es un BROWSE con la relación de las requisiciones de compra,
mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudará a seleccionar sólo los
documentos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del
número de la requisición de compra deseada. El sistema nos mostrará sólo aquellos
registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro está ordenado por No
de requisición, centro de costos, solicitante, fecha de requisición.

La pantalla mostrada tendrá la siguiente información:

3.1.1.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas requisiciones


de compra, modificar los datos de las requisiciones ya existentes (excepto el
código), o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se
cuenta con la siguiente información:

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• No Requisición: Registra de forma automática el No de requisición

• Fecha: Registra la fecha de la requisición, por defecto es la fecha actual.

• Solicitante: Registra a la persona que está solicitando el artículo. Se obtendrá


ayuda presionando la tecla [F1].

• Glosa: Registra una nota de ¡a requisición de la orden de compra.

El botón Agregar sirve para ingresar los artículos que contiene dicha orden de
compra. Al presionarlo se obtendrá el siguiente cuadro:

• Código: Registra el código del artículo.

• Descripción: Registra el nombre del artículo, automáticamente después de haber


ingresado su código.

• Unidad: Registra de forma automática la Unidad de medida del artículo

• Cantidad: Registra la cantidad requerida del artículo.

• Fecha requerim.: Registra la fecha de la requisición, por defecto aparece la fecha


actual

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• Centro de Costo: Registra el Centro de Costo a la cual pasará el costo de la
requisición.

3.1.2. REQUISICIONES DE SERVICIO

En este sub. Menú se ingresan los pedidos de servicios. La primera pantalla que se
presenta al seleccionar la opción de Actualización de datos Generales, es un
BROWSE con la relación de las requisiciones de servicios, mostrando en la parte
superior un FILTRO que nos ayudará a seleccionar sólo los documentos que
deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del número de la requisición
de servicio deseada. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan
a los caracteres digitados. El Filtro está ordenado por No de requisición, área,
solicitante, fecha de requisición, estado.

La pantalla mostrada tendrá la siguiente información:

3.1.2.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas requisiciones


de servicio, modificar los datos de las requisiciones ya existentes (excepto el
código), o consultar cualquier dato requerido.

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El botón Agregar sirve para ingresar los artículos que contiene dicha orden de
servicios, al presionarlo se obtendrá el siguiente cuadro:

3.2. COTIZACIONES

3.2.1. EMISIÓN DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN

En este sub. Menú se encuentran registradas las solicitudes de cotizaciones a los


proveedores, después de ingresar la orden de requisición. El primer cuadro a
mostrar será el siguiente:

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Se procede a marcar los artículos con los proveedores de los cuales se desea
realizar la solicitud de cotización, luego de presionar el botón grabar aparecerá un
cuadro de confirmación de la solicitud de cotización, después de presionar la opción
SI, se muestra la siguiente ventana:

Para ver el detalle de la solicitud de cotización de las órdenes de compra se procede


a presionar el botón Consultar y se mostrara la siguiente ventana, donde se muestra
la relación de artículos con sus respectivas cantidades:

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3.2.2. ACTUALIZA SOLICITUD DE COTIZACIÓN

En este sub. Menú se procederá a actualizar la solicitud de cotización, si se desea


realizar algún cambio se procederá a presionar el botón Editar. Se muestra la
siguiente ventana:

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3.2.3. REGISTRO DE COTIZACIONES

En este sub. Menú se registra las cotizaciones de los proveedores.

Presionando el botón editar, se pueden actualizar los artículos, cambiar el precio,


descuento, garantía, calidad, etc. También se puede editar la forma de pago, la
validez de la oferta, tiempo de entrega, el número de cotización (distinto al número
de solicitud), el tipo de moneda.

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3.2.4. IMPRIME CUADRO COMPARATIVO

En este sub. Menú se imprimen los cuadros comparativos de las cotizaciones


solicitadas a los diferentes proveedores, primero el sistema pedirá el No de
Solicitud.

Después de ingresar el No de Solicitud se presiona el botón Reporte

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3.3. ORDENES DE COMPRA

3.3.1. EMISIÓN DE ORDEN DE COMPRA

En este sub. Menú se procederá a emitir la orden de compra de los artículos


solicitados de acuerdo a los pedidos realizados, en la primera pantalla aparecerán
indicando el estado respectivo de la orden de compra. Se muestra la siguiente
ventana:

3.3.1.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas órdenes de


compra, modificar los datos de las órdenes ya existentes (excepto el código), anular
o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta
con la siguiente información:

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· Proveedor: Registra el código del proveedor a quién se le efectuará la compra
del artículo a solicitado.

· Emisión: Registra la fecha de emisión de la orden de compra.

· Entrega: Registra la fecha de entrega del artículo solicitado

· Moneda: Registra la moneda de compra del artículo.

· T. Cambio: Registra al tipo de cambio del día.

· Forma: Pago Registra la forma de pago en que será cobrado el artículo.

· Entregar en: Registra la dirección de entrega del artículo

· Solicitado por: Registra el nombre de la persona que hizo el requerimiento.

· Observación: Registra una nota respecto a la compra a realizar.

Después de llenar los datos requeridos se presiona el botón agregar, para luego
pasar a llenar los siguientes datos:

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• Código: Registra el código del articulo a comprar. Se puede obtener ayuda
presionando la tecla [F1].

• Descripción: Registra automáticamente la descripción o nombre del artículo.

• Cantidad: Registra la cantidad a comprar.

• Precio: Registra el precio del artículo cuya información se obtendrá de la


cotización realizada por el proveedor.

• Porcent. Dscto. : Registra el porcentaje de descuento otorgado por el proveedor.

• Precio Neto: Registra el precio unitario después de aplicado el descuento.

• Total Compra: Registra e! total en unidades monetarias de la compra a efectuar.

• Porcent. IGV: Registra el porcentaje del IGV.

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• Importe IGV: Registra el importe del IGV, este cálculo se realiza de forma
automática.

• Total Neto: Registra el cálculo automático del importe total de la compra, después
de realizado el descuento y haber calculado el IGV.

• Comentario: Registra cualquier observación que se requiera hacer sobre la


compra.

3.3.2. ACTUALIZAR ESTADO DE ORDEN DE COMPRA

En este sub. Menú se actualizan las órdenes de compra después de haber sido
emitidas, aquí se realiza el cambio de estado de la Orden de Compra. La primera
pantalla mostrada es la siguiente:

Para cambiar el estado de la orden de compra se presiona el botón Cambiar Estado


y se mostrará la siguiente ventana:

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Se puede obtener ayuda presionando la tecla [F1].

3.4. ORDENES DE SERVICIO

3.4.1. EMISIÓN DE ORDEN DE SERVICIO

En este sub. Menú se procederá a emitir la orden de servicio. Se mostrará la


siguiente ventana:

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3.4.1.1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES

Por Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas órdenes de


servicio, modificar los datos de las órdenes de servicio ya existentes (excepto el
código), anular o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas
opciones se cuenta con la siguiente información:

Después de llenar los datos requeridos se presiona el botón agregar, para luego
pasar a llenar los siguientes datos:

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3.4.2. ACTUALIZAR ESTADO DE ORDEN DE SERVICIO

En este sub. Menú se actualizan las órdenes de servicio después de haber sido
emitidas, aquí se realiza el cambio de estado de la Orden de Servicio. La primera
pantalla mostrada es la siguiente:

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Para cambiar el estado de la orden de servicio se presiona el botón editar, y se
obtendrá el siguiente cuadro:

3.4.3. NOTA DE INGRESO POR SERVICIO

En este sub. Menú se realizan las notas de ingreso por servicio después que han
sido emitidas. Cada nota de servicio está caracterizada por un número. Se puede
realizar una búsqueda, basándose en el número de ingreso, movimientos o fecha
de documento. La primera pantalla mostrada es la siguiente:

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3.5. LIQUIDACIÓN DE COMPRA

En este sub. Menú se realiza el registro o mantenimiento de las liquidaciones de


compra. Cada liquidación tiene un tipo de documento y serie, la primera pantalla
muestra los registros ya realizados de las liquidaciones, estos se pueden modificar.
La primera pantalla es la siguiente:

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Para agregar nuevos registros se debe presionar el botón agregar, aquí se hace el
mantenimiento completo de el registro de la liquidación a efectuar. Una vez que se
han llenado todos los datos correspondientes, se procede a hacer clic al botón
GRABAR CABECERA. La pantalla mostrada es la siguiente.

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4. FACTURAS
4.1. REGISTRO DE FACTURAS

Este sub. Menú hace un registro de toda la facturación de la empresa. Se distribuye


de la siguiente manera:

4.1.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS

Este sub. Menú hace un registro de toda la facturación por servicios de la empresa.
El listado de documentos puede ser buscado por orden, proveedor, o documento.
La primera pantalla mostrada es la siguiente:

Si se quiere realizar un nuevo ingreso por servicio, tipo luz, agua, desagüe, etc. se
presiona el botón nuevo y se llenan los datos requeridos por la pantalla. La pantalla
mostrada es la siguiente:

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4.1.2. REGISTRO DE FACTURAS SIN GUÍAS

Este sub. menú nos permite realizar el registro de la facturación de las compras
efectuadas o los ingresos al almacén sin el requerimiento de guías de compras. La
primera pantalla nos muestra el listado de las facturas ya ingresadas y enviadas
tanto a contabilidad como al registro de documentos.

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Para modificar facturas ya registradas se presiona el botón modificar, para agregar
nuevas facturas simplemente se presiona el botón agregar y mostrará la siguiente
pantalla en la cual debemos llenar todos los campos requeridos:

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Luego de llenar todos los datos solicitados, se presiona el botón grabar cabecera y
luego se ingresan los artículos haciendo un clic en el espacio debajo de código y
se procede a colocar de igual manera la cantidad de artículos y el precio de compra.
Finalizamos presionando grabar.

4.1.3. REGISTRO DE FACTURAS CON GUÍAS

Este sub. menú nos permite realizar el registro de la facturación de las compras
efectuadas o los ingresos al almacén por medio de guías de compras. La primera
pantalla nos muestra el listado de las facturas ya ingresadas y enviadas tanto a
contabilidad como al registro de documentos. Para modificar facturas ya registradas
se presiona el botón modificar, para agregar nuevas facturas simplemente se
presiona el botón agregar y mostrará la siguiente pantalla en la cual debemos llenar
todos los campos requeridos:

Para seleccionar los proveedores se debe de dar doble clic al espacio en blanco
después de proveedores y luego presionar el botón pegado a este para que nos
muestre todos los datos de las guías con sus respectivos artículos que pertenecen
a dicho proveedor. Luego de llenar todos los datos solicitados, se presiona el botón
grabar cabecera y luego se ingresan los artículos haciendo un clic en el espacio
debajo de código y se procede a colocar de igual manera la cantidad de artículos y
el precio de compra. Finalizamos presionando grabar.

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4.2. ASIENTO CONTABLE

Este sub. Menú nos permite enviar los asientos de compras al sistema StarSoft
Contabilidad.

4.2.1. PROVISIÓN A CONTABILIDAD

Este sub. Menú nos permite realizar la provisión de la compra de todas las facturas
registradas en el sub. Menú anterior y presionando el botón registrar, las registra
en el sistema StarSoft Contabilidad, presentando luego el estado de contabilizado.
La pantalla mostrada será la siguiente.

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4.2.2. MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES DE COMPRA

Este sub. Menú nos permite realizar modificaciones a los comprobantes


contabilizados. Para esto, debemos seleccionar un documento de la lista que se
muestra en la primera pantalla y luego se presiona el botón actualizar y a
continuación aparecerá la pantalla siguiente:

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4.3. REGISTRO DE GUÍA DE SERVICIO

Este sub. Menú nos permite visualizar y registrar las guías de servicio. Primero se
nos muestra una vista general, luego seleccionamos una, si la queremos modificar,
para esto presionamos el botón modificar. Si queremos agregar un nuevo registro,
presionamos el botón agregar y se nos mostrará la siguiente pantalla:

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Luego de llenar todos los datos solicitados, se presiona el botón grabar cabecera y
luego se ingresan los artículos haciendo un clic en el espacio debajo de código y
se procede a colocar de igual manera la cantidad de artículos y el precio de compra.
Finalizamos presionando grabar.

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5. CONSULTAS
Este menú nos permite realizar consultas de las cotizaciones, ordenes de compra
y ordenes de servicio, cada una de estas consultas se distribuye en consultas por
artículo y por proveedor, viendo también en los casos de órdenes de compra y
servicio, las que aun están pendientes. Contamos con los siguientes sub. menús:

5.1. COTIZACIONES

Este sub. Menú nos permite visualizar y hacer una búsqueda exacta de las
cotizaciones recibidas, estas se distribuyen en dos casos:

5.1.1. COTIZACIONES RECIBIDAS POR PROVEEDOR

En este sub. Menú se visualiza una lista de todas las cotizaciones recibidas,
agrupadas por proveedores. Si seleccionamos alguno de estos proveedores, en la
parte inferior se mostrarán una lista de los artículos cotizados por dicho proveedor,
indicándonos la fecha de la cotización, el número de cotización, el número de
artículo, el nombre del artículo, la cantidad, el precio y el tipo de moneda. La pantalla
mostrada será la siguiente:

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5.1.2. COTIZACIONES RECIBIDAS POR ARTÍCULO

En este sub. Menú se visualiza una lista de todas las cotizaciones recibidas,
agrupadas por artículos. Si seleccionamos alguno de estos artículos, en la parte
inferior se mostrarán una lista de los proveedores que nos han cotizado dicho
artículo, indicándonos la fecha de la cotización, el número de cotización, el código
del proveedor, el nombre del proveedor, la cantidad, el precio y el tipo de moneda.
La pantalla mostrada será la siguiente:

5.2. ÓRDENES DE COMPRA

En este sub. Menú se pueden visualizar todas las órdenes de compra. La


visualización de estas órdenes de compra se divide en tres tipos:

5.2.1. ÓRDENES DE COMPRA POR ARTÍCULO

Este sub. Menú nos permite visualizar todas las órdenes de compra eligiendo de
una lista que contiene todos los artículos. Si elegimos un artículo, este nos mostrará
en la parte inferior las ordenes de compra de ese artículo.

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5.2.2. ÓRDENES DE COMPRA POR PROVEEDOR

Este sub. Menú nos permite visualizar todas las órdenes de compra eligiendo de
una lista que contiene todos los proveedores. Si elegimos un proveedor, este nos
mostrará en la parte inferior los datos de la orden de compra de ese proveedor.

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5.2.3. ÓRDENES DE COMPRA PENDIENTES

Este sub. Menú nos permite visualizar una lista de todas las órdenes de compra
que aun están pendientes, indicándonos a los proveedores con los respectivos
artículos, pero solo nos mostrará a aquellos que estén pendientes, no la lista
completa como en los casos anteriores. La pantalla mostrada será la siguiente:

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5.3. ÓRDENES DE SERVICIO

En este sub. Menú se pueden visualizar todas las órdenes de servicio. La


visualización de estas órdenes de servicio se divide en tres tipos:

5.3.1. ÓRDENES DE SERVICIO POR TIPO DE SERVICIO

Este sub. Menú nos permite visualizar todas las órdenes de servicio eligiendo de
una lista que contiene todos los tipos de servicio. Si elegimos un servicio, este nos
mostrará en la parte inferior los proveedores de este servicio.

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5.3.2. ÓRDENES DE SERVICIO POR PROVEEDOR

Este sub. Menú nos permite visualizar todas las órdenes de servicio eligiendo de
una lista que contiene todos los proveedores. Si elegimos un proveedor, este nos
mostrará en la parte inferior los artículos que son distribuidos por este proveedor.

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5.3.3. ÓRDENES DE SERVICIO PENDIENTES

Este sub. Menú nos permite visualizar una lista de todas las órdenes de servicio
que aun están pendientes, indicándonos a los proveedores con los respectivos
artículos, pero solo nos mostrará a aquellos que estén pendientes, no la lista
completa como en los casos anteriores.

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6. REPORTES
En este menú se obtendrán los reportes correspondientes a los movimientos
realizados en el departamento de compras, se pueden emitir los siguientes
reportes:

6.1. REQUISICIONES

En es sub. Menú se puede emitir reportes de las requisiciones pendientes, tanto de


compras como de servicios.

6.1.1. REQUISICIONES DE COMPRA PENDIENTES

En este sub. Menú se puede emitir los reportes de compra pendientes, catalogados
por clase, artículo, solicitante, o centro de costos, indicando desde donde hasta
donde se desea realizar el reporte. Luego de seleccionados los objetos, se procede
a presionar el botón imprimir.

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6.1.2. REQUISICIONES DE SERVICIO PENDIENTES

En este sub. menú se puede emitir los reportes de servicio pendientes, catalogados
por clase, servicio, solicitante, o centro de costos, indicando desde donde hasta
donde se desea realizar el reporte. Luego de seleccionados los objetos, se procede
a presionar el botón imprimir.

6.2. ÓRDENES DE COMPRA

6.2.1. ÓRDENES DE COMPRAS POR PROVEEDOR

En es sub. Menú se puede emitir reportes de las compras realizadas según el


proveedor o según el estado de la orden de compra. Para ello se debe ingresar los
datos solicitados en la siguiente pantalla:

• Desde P.: Registra el código de proveedor, desde el cual se desea el reporte.

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• Hasta P.: Registra el código del proveedor, hasta e! que se desea el reporte.

• Desde E.: Registra el código del estado de la OC, desde el cual se desea el reporte

• Hasta E.: Registra el código de estado de la OC, hasta la cual se desea el reporte.

6.2.2. ÓRDENES DE COMPRAS POR ARTÍCULO

En es sub. Menú se puede emitir reportes de las compras realizadas según el


artículo de la orden de compra. Para ello se debe ingresar los datos solicitados en
la siguiente pantalla:

•Desde A. Registra el código del artículo, desde el cual se desea el reporte.

•Hasta A. Registra el código del artículo, hasta el que se desea el reporte.

•Desde E. Registra el código del estado de la OC, desde el cual se desea el


reporte.

•Hasta E. Registra el código del estado de la OC, hasta la cual se desea el


Reporte.

6.3. FACTURAS DE COMPRAS

6.3.1. COMPRAS POR PROVEEDOR

Emite un reporte de las facturas de las compras por proveedor y artículo. Para ello
se debe ingresar los datos solicitados en la siguiente pantalla:

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• Desde P. Registra el código del proveedor, desde el cual se desea el reporte.

•Hasta P. Registra el código del proveedor, hasta el que se desea el reporte.

•Desde A. Registra el código del artículo, desde el cual se desea el reporte.

•Hasta A. Registra el código del artículo, hasta el que se desea el reporte.

6.3.2. COMPRAS POR ARTÍCULO

Emite un reporte de las facturas de las compras agrupadas por artículo.

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• Desde A. Registra el código del artículo, desde el cual se desea el reporte.

•Hasta A. Registra el código del artículo, hasta el que se desea el reporte.

6.4. GUÍAS POR PROVEEDOR

Este sub. Menú nos permite emitir un listado de las guías de compra o de servicio
por proveedor. Podemos elegir el tipo de documento, el estado que está entre
pendientes, facturas y todos; el tipo de moneda, las fechas y el rango de
proveedores. La pantalla emitida será la siguiente:

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6.5. ESTADÍSTICAS DE INGRESOS POR COMPRAS

Este sub. Menú nos permite emitir un listado con todas las estadísticas de los
artículos que ingresan al almacén y también nos permite hacer un comparativo por
meses.

6.5.1. INGRESOS AL ÁLMACEN POR ARTÍCULOS

Este sub. Menú nos permite emitir un listado con las estadísticas de todos los
ingresos al almacén agrupados por artículos. Debemos seleccionar el rango de los
artículos, el movimiento de compras y la dev. de compras. También tenemos la
opción de realizar un reporte resumido como uno detallado.

6.5.2. INGRESOS AL ALMACÉN POR PROVEEDOR

Este sub. Menú nos permite emitir un listado con las estadísticas de todos los
ingresos al almacén agrupados por proveedores. Debemos seleccionar el rango de
proveedores a investigar, el movimiento de compras y la dev. de compras. También
tenemos la opción de realizar un reporte resumido como uno detallado. La primera
pantalla mostrada será la siguiente:

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6.5.3. INGRESOS AL ALMACÉN POR COMPRAS – COMPARATIVO POR
MESES.

Este sub. Menú nos permite emitir un listado comparativo por meses de todos los
ingresos por compras al almacén agrupados por artículos. Debemos seleccionar el
rango de artículos a investigar, el movimiento de compras y la dev. de compras. La
primera pantalla mostrada será la siguiente:

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6.6. LISTADO DE DOCUMENTOS

Este sub. Menú nos permite emitir un listado de las facturas de compras con la
relación de guías de compra o ser vicio.

6.6.1. FACTURAS CON GUÍAS EMITIDAS

Este sub. Menú nos permite emitir un listado de cada factura y la relación de guías
de acuerdo al tipo de documento (GC = guía de compra, GS = guía de servicio), y
al proveedor.

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6.6.2. GUÍAS EMITIDAS CON FACTURAS

Este sub. Menú nos permite emitir un listado de las guías con su respectiva factura
de acuerdo al tipo de documento (GC = guía de compra, GS = guía de servicio), y
al proveedor.

6.7. REGISTRO DE COMPRAS

Este sub. Menú nos permite emitir el registro de compras de un mes. Estos registros
se pueden ordenar por tipo de documento, fecha de documento, o comprobante
contable.

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6.8. REGISTRO DE COMPRAS POR PROVEEDOR

En este sub. Menú se puede emitir un registro de compras por proveedor.

• Desde : Registra el código de proveedor, desde el cual se desea el reporte.

• Hasta : Registra el código del proveedor, hasta e! que se desea el reporte.

6.9. CONSISTENCIA DE ASIENTOS


Esta opción se utilizará para emitir un reporte de consistencia acerca de la
transferencia de los movimientos de compras a la contabilidad. Es de mucha utilidad
para comprobar que todos los movimientos digitados en el módulo de Copras hayan
sido transferidos correctamente al sistema de contabilidad.

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7. CONFIGURACIÓN
En este menú se crean los parámetros del sistema.

7.1. CREAR

Encontramos los siguientes campos:

• Crear Empresa

• Crear Usuario

• Crear Administrador

7.1.1. CREAR EMPRESA

Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de las empresas que
tendrán acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un
código que asignado por única vez por el administrador, al momento de crear la
empresa, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

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Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas,
modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el código o RUC),
eliminar Empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas
opciones se cuenta con la siguiente información:

• Código: Registra el código asignado a la empresa por ingresar. Este código


contiene 3 caracteres alfa numéricos.

• RUC: Registra el número de RUC de la empresa, el cual será verificado por el


sistema.

• Razón Social: Registra el nombre de la empresa.

• Dirección: Registra la dirección de la empresa.

• Teléfono: Registra el número telefónico de la empresa.

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• Fax: Registra el número de fax de la empresa.

• Representante: Registra al Representante Legal de la empresa.

• Pantalla: Registra la pantalla que será utilizada por la empresa.

• Reporte: Registra los reportes que podrá obtener la empresa ingresada.

Nota : Solo se puede crear la empresa cuando no se tiene instalado el sistema


StarSoft Contabilidad, caso contrario la empresa tiene que ser creada por el sistema
StarSoft Contabilidad.

7.1.2. CREAR USUARIOS

Es la Base de Datos donde se registran a los usuarios que tendrán acceso al uso
del Sistema. Cada usuario es identificado mediante un código asignado por única
vez al momento de crear al usuario, este código no puede ser modificado, ni
reasignado para otro usuario.

Durante la Actualización de Datos Generales es posible ingresar a un nuevo


usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente.

Se cuenta con las siguientes opciones:

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Código Usuario: Registra el código de usuario.

Nombre Usuario: Registra el nombre del usuario que tendrá acceso al


sistema.
Password Usuario: Registra el password con el que se identificará el usuario.
Confirmar: Se confirma el password con el que se identificará el usuario.

Se procederá a marcar con un check, a los menús a los cuales tendrá acceso dicho
usuario.

7.1.3. CREAR ADMINISTRADOR

Es la Base de Datos donde se registran a los administradores que tendrán acceso


al uso del Sistema integrado StarSoft. Cada administrador es identificado mediante
un código asignado por única vez al momento de crearlo, este código no puede ser
modificado, ni reasignado para otro administrador.

Durante la Actualización de Datos Generales es posible ingresar a un nuevo


administrador, editar (modificar) o eliminar a un administrador ya existente.

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Se cuenta con las siguientes opciones:

• Código: Registra el código del administrador. Se recomienda el nombre.

• Password: Registra el password con el que se identificará al administrador.

• Confirmar: Se confirma el password con el que se identificará al administrador,

7.2. FORMATEO DE DOCUMENTOS

En este sub. Menú se configura los formatos de impresión personalizados o


estándar de todos los documentos indicados en la tabla. Se nos muestra la
descripción del documento y su número actual.

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Luego de escoger un documento se procede a presionar el botón modificar si se
quiere alterar algún documento de la tabla. No se puede modificar ni la descripción
ni el tipo de documento.

7.3. CAMBIA EMPRESA ACTIVA

En este sub. Menú se puede cambiar de empresa. Basta con posesionarse del
campo donde se encuentra la empresa y presionar el botón aceptar. Al cambiar de
una empresa a otra, se debe tener en cuenta que se deben cerrar todas las
ventanas previamente, y se tendrá acceso a los menús de acuerdo a la
especificación que ha otorgado el administrador y dependiendo del usuario que se
encuentre usando el sistema.

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7.4. CAMBIAR FECHA DEL SISTEMA

Este sub. menú sirve para cambiar la fecha de trabajo cuando se quiere trabajar
con una fecha distinta a la actual.

Nota.- La fecha de trabajo seleccionada se utilizará como mes de registro de los


documentos de compra.

7.5. FONDO DE PANTALLA

Esta opción permite configurar una imagen como fondo de pantalla del programa:

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8. HERRAMIENTAS
8.1. VERIFICAR LA BASE DE DATOS

Este sub. Menú nos permite actualizar la base de datos con los últimos cambios
realizados desde la última vez que se hizo esta operación, que puede tardar
algunos minutos, dependiendo de la cantidad de cambios que se hayan realizado
en la base de datos y del tamaño de la misma. Luego de ingresar a este sub. Menú
se presionará el botón continuar, si no se quiere efectuar esta actualización. Se
deberá presionar el botón cancelar. La pantalla mostrada será la siguiente:

De mostrar algún mensaje de error se deberán presionar los botones continuar,


aceptar u omitir, dependiendo del caso o del tipo de error. Una vez concluido el
proceso se mostrará la siguiente pantalla y el sistema ya estará actualizado:

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8.2. VERIFICAR MENU

Este sub. Menú nos permite actualizar las opciones del menú del sistema, en caso
de haber actualizado la versión.

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