You are on page 1of 144

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.

id

ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA
DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI

(Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
Surakarta Tahun 2010)

SKRIPSI

Oleh :
NIKEN NURNOVITASARI
K7407025

P. IPS / PAP

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011

commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA
DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI

(Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
Surakarta Tahun 2010)

Oleh :
NIKEN NURNOVITASARI
K7407025

SKRIPSI

Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar
Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi
BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran
Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011

commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN

Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
Surakarta.

Persetujuan Pembimbing

Pembimbing I, Pembimbing II,

Dr. Wiedy Murtini, M. Pd Drs. Hery Sawiji, M. Pd
NIP 19530724 198010 2 001 NIP 19610518 198903 1 001

commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

HALAMAN PENGESAHAN

Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan
diterima untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.

Pada hari :
Tanggal :

Tim Penguji

Nama Terang dan Tanda Tangan

1. Ketua : Dra. C. Dyah S. I, M. Pd 1. ................
2. Sekretaris : Drs. Ign Wagimin, M. Si 2. ................
3. Anggota 1 : Dr. Wiedy Murtini, M. Pd 3. ................
4. Anggota 2 : Drs. Hery Sawiji, M. Pd 4. ...............

Disahkan oleh
Fakultas keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret
Dekan,

Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd
NIP 19600727 198702 1 001

commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Niken Nurnovitasari. ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA
USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI (Studi
kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010).
Skripsi. Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas
Maret, Februari 2011.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penataan ruang kantor tata
usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta yang dapat mendorong pencapaian efisiensi
kerja pegawai dilihat dari asas penataan ruang kantor menurut The Liang Gie
yaitu: (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas penggunaan
segenap ruang, dan (4) asas perubahan susunan tempat kerja.
Pendekatan penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan bentuk deskriptif
dan jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Strategi yang digunakan
adalah strategi tunggal terpancang. Teknik sampling dengan teknik bola salju
(snowball sampling). Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa
serta dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara,
observasi dan analisis dokumentasi. Untuk keabsahan data, menggunakan
trianggulasi data atau trianggulasi sumber. Sedangkan teknik analisis data yang
digunakan adalah analisis interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa: (1) Kantor Tata Usaha
Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan
ruangnya. Hal ini ditunjukkan dengan penempatan almari arsip dan filling
cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai, penempatan pegawai yang banyak
berhubungan dengan mahasiswa di posisi yang jauh dari pintu dan jarak antar
meja yang terlalu sempit sehingga mengganggu proses penyelesaian pekerjaan
oleh pegawai. Beberapa kondisi tersebut menimbulkan pemborosan waktu dan
tenaga, sehingga efisiensi kerja tidak tercapai; (2) Jika ditinjau dari sudut
pandang pegawai, penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS sudah
menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap ruangan sudah ditata sesuai
dengan aliran prosedur kerja masing-masing bagian. Namun, jika ditilik dari

commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

sudut pandang pengguna layanan posisi ruangan (loket) belum sesuai dengan
asas rangkaian kerja, misalnya dalam proses legalisir. Gerakan yang dilakukan
tidak selalu maju, melainkan banyak gerakan mundur dan menyilang. Apalagi
urutan lokasi pelayanan tidak dari yang terdekat sampai terjauh melainkan lokasi
pertama yang harus didatangi justru ruangan yang letaknya paling jauh. Hal ini
mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga; (3) Kantor Tata Usaha Dekanat
FKIP UNS belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang, karena
berdasarkan pengamatan peneliti masih ditemukan ruangan yang komposisi atau
alokasi ruangnya belum seimbang. Dalam satu ruangan terdapat ruang yang
masih lapang atau kosong, sedangkan di sisi lain ruangan terdapat penumpukan,
baik penumpukan pegawai, peralatan maupun perlengkapan; (4) Penataan ruang
Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas perubahan
susunan tempat kerja secara maksimal. Walaupun sebenarnya masing-masing
ruangan ditata dengan tipe terbuka yang memungkinkan perubahan susunan
tempat kerja sesuai kebutuhan, ternyata susunannya tersebut sudah ³dipatenkan´
sehingga sulit untuk diubah jika dibutuhkan. Dipatenkan dalam hal ini
merupakan aturan tidak tertulis antar pegawai (kesepakatan) untuk tidak
mengubah susunan tempat duduk para pegawai.

commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Niken Nurnovitasari. ANALYZE OF ADMINISTRATION OFFICE ROOM
ARRANGEMENT IN REACHING EFFICIENCY OF OFFICER STAFF
WORK (Case Study in the Administration Office of Dean of FKIP UNS
Surakarta, Year 2010). Script. Surakarta: Pedagogic and Education Science
Faculty, Sebelas Maret University, February 2011.

This research aims to know how the administration room arrangement of
).,3 GHDQ RI 816 RI 6XUDNDUWD FDQ HQFRXUDJH WKH UHDFKLQJ RI VWDII¶V ZRUN
efficiency viewed from principle of office room arrangement according to The
Liang Gie, they are: (1) the shortest distance principle, (2) work chain principle,
(3) principle of using all room, and 4) work place change arrangement
principle.
In line with the objectives of the research, so this research use approach
or the form of research is qualitative research with descriptive method, Strategy
used is single driven strategy. Sampling technique used is snow ball sampling.
The sources of data are informer, place and event and document. Data collecting
technique used is interview, observation, and documentation analysis.
Triangulation data or triangulation is used for legalizing data. While data
analysis used is interactive analysis.
Based on the result of the research, it can be concluded that: (1)
Administration office room of dean of FKIP UNS has not yet shortest distance
principle in room arrangement. This is showed by archive cabinet placement
and filling cabinet which is far from the seat of staff so that they have to walk
when they will take a file, document or archive which is needed at the moment of
work. By placing archive cabinet and filling cabinet which is far from VWDII¶VVHDW
make the wasting time and energy, so that the work efficiency can not be
UHDFKHG   ,I LW LV YLHZHG IURP WKH VWDII¶V SHUVSHFWLYH $GPLQLVWUDWLRQ RIILFH
room arrangement of dean of FKIP UNS has applied principle of work chain,
because all of rooms have been arranged according to the flow of work
procedure of each departments. However, if it is view from perspective of user of

commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

service of room position (locket), it has not yet suited to principle of work chain,
for example in the process of legalizing process. The movement which is
performed is not always forward, but also a lot of backward and a cross moving.
And even the sequence of service is not from the nearest to the furthest, but the
first location which has to be visited is the furthest room. It makes wasting time
and energy; (3) Administration office of dean of FKIP UNS has not yet applied
principle of using all rooms, because based on observation of the researcher
IRXQGHGWKDWWKHUHLVWKHLUFRPSRVLWLRQDQGLW¶VORFDWLRQKDVQRWEHHQEDOanced.
In a room there is still large and empty , while in another side of that room there
is accumulation , both accumulation of staffs, tools or equipments; (4) The
arrangement of administration office room of dean of FKIP UNS has not yet
applied principle of the change of work place arrangement optimally. Although
in fact each of room is arranged with open type which enables change of work
place arrangement according to the need, but the arrangement has been
patterned, so that it is difficult to be changed, if it is needed.

commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

MOTTO

Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman dan
orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa
derajat
(Q.S. Mujadillah : 11)

Pengetahuan tidaklah cukup, maka kita harus
mengamalkannya.
Niat tidaklah cukup, maka kita harus melakukannya.
(Johann Wolfgang Von Goeth)

THERE IS A WILL, THERE IS A WAY
Dimana ada niat disitu pasti ada jalan

PLAN YOUR WORK, WORK YOUR PLAN
Rencanakan pekerjaanmu, kerjakan rencanamu

SIMPLE LIVING BUT HIGH THINKING
Hiduplah apa adanya tetapi berpikirlah yang luas
(Penulis)

commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Kusuntingkan skripsi ini untuk :

Bapak Darno dan Ibu Lis
ďĂƉĂŬĚĂŶŝďƵŬƵƚĞƌĐŝŶƚĂ͕ĚŽ͛ĂŶLJĂƉĞŶŐƵĂƚũŝǁĂŬƵ

Meyda dan Zaky
adik-adikku terkasih, aku ingin pulang karena kalian

Alm. Eyang Supangat dan Almh. Eyang Etty
Alm. Mbah Suharjo dan Almh. Mbah Ditmiarti
semoga Allah SWT selalu menjaga Eyang dan Mbah di surga-ELJĂ͕ŵŝĞŶ͙

Keluarga besar SUHARJO dan SUPANGAT
(paman, bibi dan sepupu2ku tersayang)
keluarga penuh cinta

The Special One
waktu terasa singkat jika bersamamu

0\6LVWD´)(/1,(='<7+$µ
(febe, elyn, ezty, mb dee, yunita)
kebersamaan penuh kenangan dan kegilaan

PAP - FKIP ² UNS Surakarta
almamater tercinta tempatku menimba ilmu

commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

$VVDODPX¶DODLNXPZUZb
Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat
rahmat dan hidayah-Nya, peneliti diberi kemampuan dan kemudahan sehingga
PDPSX PHQ\HOHVDLNDQ SHQ\XVXQDQ VNULSVL GHQJDQ MXGXO ³$1$/,6,6
PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI
EFISIENSI KERJA PEGAWAI (Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat
FKIP UNS Surakarta Tahun 2010) dengan baik dan lancar. Penyusunan skripsi
ini sebagai syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan di Program
Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam proses penyelesaian skripsi ini, tentu saja peneliti mengalami berbagai
hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, bimbingan dan pengarahan dari
berbagai pihak, akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat teratasi. Oleh
karena itu, atas segala bentuk bantuannya, peneliti sampaikan terima kasih
kepada:
1. Bapak Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd selaku Dekan Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang
telah memberikan izin penulisan skripsi ini.
2. Bapak Drs. Syaiful Bachri, M. Pd selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah menyetujui permohonan
penyusunan skripsi ini.
3. Bapak Drs. Sutaryadi, M. Pd selaku Ketua Program Studi Pendidikan
Ekonomi Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS yang telah
memberikan izin penelitian ini.
4. Ibu Dra. C. Dyah S. I, M. Pd selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi
Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekomomi Jurusan Pendidikan Ilmu

commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah memberikan ijin peneliti untuk
menyusun skripsi ini.
5. Ibu Dr. Wiedy Murtini, M. Pd selaku Pembimbing I yang telah memberikan
pengarahan, bimbingan dan motivasi tiada henti kepada peneliti selama
pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.
6. Bapak Drs. Hery Sawiji, M. Pd selaku Pembimbing II yang telah banyak
memberikan pengarahan, bimbingan dan dukungan kepada peneliti selama
pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.
7. Bapak Drs. Ign. Wagimin, M. Si selaku Pembimbing Akademik yang telah
banyak membimbing peneliti selama menimba ilmu di sini.
8. Bapak Djoko Santoso, Bapak Pradja Suminta, Bapak Andre Rahmanto,
Bapak J. Widodo, Bapak Anton Subarno, Ibu Tri Murwaningsih, Ibu Patni
Ninghardjanti, Ibu Tutik Susilowati dan Ibu Susantiningrum, selaku Bapak
dan Ibu dosen di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS atas
bimbingan dan segala ilmu yang telah diajarkan selama ini.
9. Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub-sub Bagian, Staff dan seluruh
karyawan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta yang telah
membantu kelancaran penelitian ini.
10. Ayahanda dan Ibunda tercinta, atas motivasi dan doa-doa yang tak pernah
putus untukku.
11. Adik-DGLNNXWHUNDVLK³0H\GDGDQ=DN\´\DQJPHndorongku menyelesaikan
skripsi ini.
12. 6HSXSXNX WHUVD\DQJ ³*DOLK 5HVSDWL 3UDGDQD 0XNWL´ \DQJ VHODOX VLDS
membantu mencarikan bahan yang aku butuhkan.
13. Taufik Hidayat beserta keluarga (Bapak, Ibu, Mba Kurni, Mas Imam, Mbah)
atas motivasi dan perhatian yang telah diberikan selama ini.
14. Sahabat-VDKDEDWNX ³FELNIEZDYTHA´ \DQJ WHODK PHQMDGL VDXGDUD \DQJ
menemaniku di perantauan dan banyak memberikan semangat untukku.
15. Compaq-ku, Accer-nya Ezty dan Axio-nya Ita yang telah berjuang bersamaku
di malam-malam panjang.

commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

16. Anak-DQDN .RVW ³5LQHQJJR´ 0E 0\WKD $QJJUD /DVWUL 1LWKD /XVV\
Shelma, Lisa, Septi, Sepfriend, Fitrie, Hanna, Githa), hidup seatap bersama
kalian membuat hari-hariku berwarna seperti pelangi.
17. Keluarga Luliana Elin (Bapak, Ibu, Pikachu) yang sudah menerima aku di
rumahnya seperti keluarga sendiri.
18. Sahabat-VDKDEDWNX ³ 1HQ\ $U\ ,WKD 0\UQD 9LYL GDQ /LO\´ DWDV MDOLQDQ
persahabatan yang tak pernah putus.
19. Chikal, MovieZone, Azten dan El Torros, berkat buku dan film kalian
pikiranku kembali segar, sesegar es kelapa muda.
20. Teman-teman kelas A- 3HQGLGLNDQ (NRQRPL GDQ NHODV $ 3$3¶ \DQJ
karena terlalu banyak maka tidak bisa disebutkan satu persatu, bersama
kalian hari-hari kuliahku tidak membosankan. Semoga kita semua sukses
kawan.
21. Semua pihak yang telah banyak membantu penyusunan skripsi ini.

Dengan semua kemampuan yang ada, peneliti berusaha menyajikan skripsi ini
dalam bentuk yang sebaik-baiknya. Namun, peneliti menyadari bahwa masih
banyak kekurangan dalam skripsi ini. Oleh karena itu, saran dan kritik sangat
peneliti harapkan guna kesempurnaan skripsi ini.
Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan pembaca pada
umumnya. Amin.
:DVVDODPX¶DODLNXPZUZE

Surakarta, Februari 2011

Peneliti

commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL...................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................... iii
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ iv
ABSTRAK ..................................................................................................... v
MOTTO ......................................................................................................... ix
PERSEMBAHAN .......................................................................................... x
KATA PENGANTAR ........................................... xi
DAFTAR ISI .................................................................................................. xiv
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xvii
DAFTAR TABEL .......................................................................................... xviii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xix
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1
B. Fokus Masalah ........................................................................... 5
C. Perumusan Masalah ................................................................... 6
D. Tujuan Penelitian ....................................................................... 6
E. Manfaat Penelitian ..................................................................... 6
BAB II LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka ........................................................................ 8
1. Tinjauan Tentang Tata Ruang Kantor .................................. 8
a. Pengertian Tata Ruang Kantor ........................................ 8
b. Tujuan Tata Ruang Kantor.............................................. 10
c. Asas Tata Ruang Kantor ................................................. 12
d. Tata Ruang Kantor yang Efektif ..................................... 13
e. Manfaat Tata Ruang Kantor............................................ 16
f. Macam Tata Ruang Kantor ............................................. 17
g. Faktor-faktor yang Berpengaruh dalam Penataan Tata
Ruang Kantor .................................................................. 19
2. Kantor Tata Usaha ................................................................ 31
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

a. Pengertian Tata Usaha .................................................... 31
b. Ruang Lingkup Tata Usaha ........................................... 32
3. Efisiensi Kerja ...................................................................... 35
a. Pengertian Efisiensi Kerja............................................... 35
b. Prinsip Bekerja Efisien ................................................... 37
c. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja ........ 38
B. Tinjauan Penelitian yang Relevan ............................................. 39
C. Kerangka Pemikiran................................................................... 43
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................... 46
1. Tempat Penelitian ................................................................. 46
2. Waktu Penelitian .................................................................. 47
B. Bentuk dan Strategi Penelitian ................................................... 47
1. Bentuk Penelitian ................................................................. 47
2. Strategi Penelitian ................................................................. 48
C. Sumber Data............................................................................... 49
D. Teknik Sampling ........................................................................ 50
E. Teknik Pengumpulan Data ......................................................... 51
F. Validitas Data............................................................................. 53
G. Analisis Data .............................................................................. 54
H. Prosedur Penelitian .................................................................... 56
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Lokasi Penelitian ....................................................... 58
1. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS ............................... 58
a. Lantai 1 .......................................................................... 58
b. Lantai 2 .......................................................................... 59
c. Lantai 3 .......................................................................... 59
2. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP
UNS ...................................................................................... 60
a. Sub Bagian Pendidikan .................................................. 62
b. Sub Bagian Kemahasiswaan ........................................... 62
c. Sub Bagian Kepegawaian ............................................... 63
d. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan ............................ 63
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

B. Deskripsi Ruang Sub-sub Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP
UNS............................................................................................ 63
1. Bagian Tata Usaha ................................................................ 63
2. Sub Bagian Pendidikan ........................................................ 69
3. Sub Bagian Kemahasiswaan ................................................ 72
4. Sub Bagian Kepegawaian ..................................................... 74
5. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan .................................. 78
6. Bidang Keuangan ................................................................. 81
C. Deskripsi Permasalahan Penelitian ............................................ 84
1. Alokasi Ruangan .................................................................. 84
2. Penempatan Peralatan dan Perlengkapan ............................. 90
3. Tata Ruang yang Aman dan Nyaman ................................... 92
a. Cahaya atau penerangan ................................................. 92
b. Warna .............................................................................. 94
c. Udara ............................................................................... 95
d. Suara ............................................................................... 96
D. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori ............ 97
1. Asas Jarak Terpendek ............................................................ 98
2. Asas Rangkaian Kerja ........................................................... 105
3. Asas Penggunaan Segenap Ruang ......................................... 111
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja ................................ 113
5. Asas Kepuasan Kerja Pegawai ............................................... 114
a. Cahaya............................................................................. 115
b. Warna .............................................................................. 117
c. Udara ............................................................................... 118
d. Suara ............................................................................... 119
BABV SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A. Simpulan .................................................................................... 121
B. Implikasi .................................................................................... 122
C. Saran .......................................................................................... 123
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 126
LAMPIRAN ................................................................................................... 128
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar 1. Kerangka Pemikiran................................................................... 44
Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball
Sampling .................................................................................................... 51
Gambar 3. Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Secara
Interaktif .................................................................................................... 55
Gambar 4. Bagan Prosedur Penelitian ......................................................... 57
Gambar 5. Struktur Organisasi FKIP UNS .................................................. 60
Gambar 6. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha ..................................... 61
Gambar 7. Denah Ruangan Kepala Bagian Tata Usaha .............................. 65
Gambar 8. Denah Ruang Bagian Tata Usaha .............................................. 66
Gambar 9. Denah Ruang Sub Bagian Pendidikan ....................................... 69
Gambar 10. Denah Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan .............................. 73
Gambar 11. Denah Ruang Sub Bagian Kepegawaian ................................... 75
Gambar 12. Denah Ruang Sub Bagian UMKAP ........................................... 78
Gambar 13. Denah Ruang Bidang Keuangan ................................................ 83
Gambar 14. Alur Pengurusan Legalisir ......................................................... 87
Gambar 15. Loket Pelayanan di Gedung F .................................................... 88
Gambar 16. Proses Pengurusan Legalisir Alumni ......................................... 106
Gambar 17. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir Sekarang ...... 107
Gambar 18. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir yang
Disarankan .................................................................................................... 108

commit to user
xvii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Halaman
Tabel 1. Saran-saran Besarnya Cahaya (Foot Candle) ................................ 22
Tabel 2. Pengaruh Warna ............................................................................ 24
Tabel 3. Persentase Pemantulan terhadap Cahaya dari Lampu Neon
Putih ....................................................................................................... 25
Tabel 4. Sumber Kebisingan........................................................................ 29
Tabel 5. Daftar Barang Inventaris Ruang Bagian Tata Usaha..................... 68
Tabel 6. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Pendidikan ............. 71
Tabel 7. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ..... 74
Tabel 8. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kepegawaian .......... 77
Tabel 9. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian UMKAP ................. 81
Tabel 10. Daftar Barang Inventaris Ruang Bidang Keuangan ...................... 84
Tabel 11. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 1 meter .......................... 99
Tabel 12. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 4 meter .......................... 100
Tabel 13. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 6 meter .......................... 101
Tabel 14. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 0 meter .......................... 102

commit to user
xviii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman
Lampiran 1. Jadwal Penelitian ..................................................................... 128
Lampiran 2. Struktur Organisasi FKIP UNS ............................................... 129
Lampiran 3. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha................................... 130
Lampiran 4. Data Ruang Gedung F ............................................................. 131
Lampiran 5. Daftar Barang Inventaris Gedung F ........................................ 132
Lampiran 6. Daftar Rincian Tugas Karyawan Tata Usaha .......................... 149
Lampiran 7. Foto Kegiatan dan Ruangan .................................................... 179
Lampiran 8. Pedoman Wawancara .............................................................. 182
Lampiran 9. Field Note ................................................................................ 183
Lampiran 10. Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi ............................... 193
Lampiran 11. Surat Permohonan Ijin Penelitian ............................................ 194
Lampiran 12. Surat Permohonan Ijin Research ............................................. 195
Lampiran 13. Surat Ijin Menyusun Skripsi .................................................... 196
Lampiran 14. Surat Keterangan Penelitian .................................................... 198

commit to user
xix
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi sekarang ini, banyak bermunculan berbagai macam
organisasi baik organisasi-organisasi swasta maupun pemerintah yang bergerak
dalam berbagai bidang kehidupan seperti bidang politik, ekonomi, sosial budaya
dan lain sebagainya. Hal ini membuktikan bahwa di zaman kehidupan yang
modern ini, manusia tidak dapat meninggalkan dan terlepas dari adanya
organisasi sebagai sarana yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.
Hampir di setiap lini kehidupan, manusia tidak bisa keluar dari lingkup
organisasi. Beragamnya organisasi yang berkembang tersebut merupakan bukti
nyata bahwa semakin modernnya kehidupan manusia maka akan semakin
kompleks pula kebutuhan manusia yang harus dipenuhi. Kenyataan inilah yang
mendorong manusia untuk memasuki dan menjadi anggota suatu organisasi,
dimana di dalam organisasi inilah manusia akan bersosialisasi dengan orang lain
demi mewujudkan tujuan.
Setiap organisasi yang dibentuk dan bergerak di bidang apapun
memiliki suatu tujuan yang hendak dicapai. Keberhasilan pencapaian tujuan
organisasi tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu manusia (man),
metode (method), mesin (machine), bahan (materials) dan modal (money) atau
yang lebih dikenal dengan 5M. Dalam usaha mencapai tujuan tersebut organisasi
seringkali menghadapi suatu masalah yaitu bagaimana agar pekerjaan tersebut
dapat berjalan dengan lancar.
Dalam setiap organisasi yang menginginkan tujuannya tercapai
dengan baik dituntut untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif
dan efisien. Dikatakan efektif apabila sasaran yang dicapai sesuai dengan
kebijaksanaan, rencana dan program yang telah ditentukan. Sedangkan efisien
jika segala sarana dan fasilitas kerja yang diperlukan bagi tercapainya tujuan
relatif lebih kecil dibanding dengan besarnya
commit hasil yang dicapai.
to user
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

2

Salah satu upaya agar pekerjaan organisasi dapat berjalan dengan
lancar adalah dengan cara menjalankan setiap aktivitas organisasi dengan
berlandaskan pada efisiensi yakni perbandingan terbaik antara usaha yang
dilakukan dengan hasil yang dicapai. Dengan cara tersebut diharapkan seluruh
sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dimanfaatkan dan dipergunakan
sebaik-baiknya. Efisiensi disini memiliki arti penghematan yaitu dalam
penggunaan tenaga, pikiran, waktu, ruang dan benda termasuk uang.
Adapun kantor merupakan pusat seluruh kegiatan pegawai dalam
melaksanakan tugas pekerjaan. Pengaturan tata ruang kantor yang sesuai asas
dapat membuat pegawai menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan dapat
membantu terciptanya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik
pula sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan dapat dengan mudah
dicapai.
Susunan ruang kantor yang tidak berdesak-desakkan dan terkesan
rapi serta faktor warna dan cahaya yang sesuai dengan ruang kerja dapat
memunculkan kegairahan pegawai dalam bekerja. Penataan ruang dan fasilitas di
dalamnya akan dapat membantu tercapainya suatu proses mekanisme dan
mobilisasi kerja yang baik sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan
organisasi dapat tercapai. Jika semua anggota organisasi mulai dari jabatan yang
tertinggi hingga yang terendah bekerja secara efisien, maka setiap pekerjaan
dapat terselesaikan dengan baik. Namun, jika hal ini tidak dapat dijalankan maka
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dikhawatirkan akan sulit diraih.
Dalam melakukan aktivitasnya, tiap-tiap bagian di suatu kantor harus menjalin
hubungan kerja yang baik. Satu sama lain saling berkaitan dan memiliki
ketergantungan sehingga tidak mungkin berjalan sendiri-sendiri.
Tata usaha merupakan unsur administrasi yang sangat penting bagi
suatu organisasi dalam usaha mencapai tujuan. Oleh karena itu, pada
pelaksanaan kegiatan operatif di dalam setiap organisasi pasti melaksanakan
pekerjaan tata usaha. Menurut pola isinya, tata usaha adalah segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

3

menyimpan pelbagai keterangan untuk keperluan sesuatu organisasi. Hal ini
sering disebut juga pekerjaan kantor (office work).
Kegiatan ketatausahaan merupakan kegiatan yang menyeluruh yang
harus ada di setiap organisasi yang mana kegiatan tersebut ikut menentukan
berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Menurut The Liang Gie
(2000:21) tata usaha mempunyai 3 (tiga) ciri utama yaitu :
1) Bersifat pelayanan
Menyatakan bahwa tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-
pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
2) Bersifat merembes ke segenap bagian
Artinya bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan
dalam seluruh organisasi.
3) Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
Walaupun tata usaha dapat menjadi tugas pokok dari sekelompok
pegawai, pekerjaan itu tidak merupakan monopoli kelompok pegawai
tersebut melainkan dilaksanakan oleh pimpinan tertinggi hingga
pegawai terendah.

Ketatausahaan bertujuan untuk melayani dan membantu dalam
pelaksanaan pekerjaan, karena kegiatan-kegiatan tersebut menyangkut
penanganan informasi bagi suatu organisasi. Hal ini berarti dalam pelaksanaan
kegiatan ketatausahaan harus terdapat informasi yang mutakhir, lengkap dan
dapat diandalkan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.
Kantor tata usaha FKIP UNS sendiri belum lama ini menempati
gedung yang baru dan dengan susunan yang berbeda dari yang sebelumnya.
Kantor tata usaha menempati dua lantai yakni lantai satu dan lantai dua. Lantai
satu digunakan oleh bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) sedangkan
lantai dua ditempati oleh kantor pimpinan tata usaha, bagian kemahasiswaan,
bagian pendidikan dan kepegawaian. Para mahasiswa sendiri lebih banyak
berurusan di lantai satu ini khususnya bagian pendidikan dan kemahasiswaan.
Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti menemukan bahwa penataan
perabot dan peralatan kantor di dalam masing-masing ruangan, khususnya ruang
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Pendidikan, tidak sesuai dengan asas penataan
ruang kantor yang baik terutama asas jarak terpendek dan asas penggunaan
segenap ruang. Di ruangan Sub commit
Bagian to
Pendidikan,
user penataan meja dan kursi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

4

yang berdempetan di tengah ruangan dengan jarak antar meja terlalu pendek
membuat ruangan terasa sesak dan ruang gerak menjadi sempit. Walaupun
ruangan sudah dilengkapi dengan AC (air conditioner) tetapi masih saja terasa
pengap karena sirkulasi udara yang terganggu dengan banyaknya barang yang
ada di ruangan tersebut. Kurang maksimalnya pemanfaatan fasilitas-fasilitas
yang tersedia di kantor tata usaha menyebabkan proses pelayanan terganggu.
Loket pelayanan mahasiswa di ruang Sub Bagian Pendidikan kurang berfungsi
dengan baik. Hal ini disebabkan barang-barang yang digunakan untuk melayani
mahasiswa tidak diletakkan di dekat loket sehingga proses pelayanannya lebih
lama. Seharusnya dengan adanya loket tersebut akan dapat mempercepat
pelayanan yang dilakukan untuk mahasiswa. Hal ini menunjukkan belum
diterapkannya asas jarak terpendek dalam penataan ruang kantor. Di depan loket
pelayanan mahasiswa bagian pendidikan juga terdapat meja-meja yang berjejer
tetapi jarang digunakan oleh pegawai dan di belakang meja pimpinan juga masih
ada ruang kosong yang justru digunakan untuk menumpuk arsip. Hal ini tidak
sesuai dengan asas penggunaan segenap ruang, dimana di suatu bagian ruang
berdempetan tetapi di bagian lain kosong dan belum dimanfaatkan secara
optimal. Posisi meja pimpinan yang berada di dekat pintu membuat pimpinan
terganggu dalam bekerja akibat adanya lalu lintas orang yang keluar masuk
ruangan. Seharusnya meja pimpinan berada di bagian dalam ruangan yang
terpisah sendiri.
Di ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan terlihat ada lemari arsip,
tetapi arsip dan dokumen justru diletakkan di meja dan berbagai sudut ruangan
dengan susunan yang belum teratur. Banyak dokumen yang hanya diletakkan di
lantai ruangan sehingga mengganggu lalu lintas pekerjaan. Masalah lain yang
peneliti temukan yaitu di ruangan Sub Bagian Kepegawaian dimana penerapan
prinsip efisiensi khususnya efisiensi waktu dan tenaga belum terlaksana dengan
baik. Lemari-lemari arsip diletakkan di satu sisi ruangan tersendiri, tidak
diletakkan di tempat yang dekat dengan pengguna arsip dan dokumen tersebut.
Oleh karena itu, ketika akan menggunakan arsip atau dokumen harus mengambil
di tempat yang jauh dari tempat duduknya.
commit to userBegitu pula ketika arsip atau
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

5

dokumen telah selesai digunakan dan akan dikembalikan, maka harus berjalan
lagi ke tempat lemari arsip itu diletakkan. Masalah penempatan arsip di satu sisi
ruangan bukan di dekat pegawai yang membutuhkan sebenarnya tidak hanya di
ruang Sub bagian Kepegawaian saja tetapi juga di ruang sub-sub bagian lainnya,
seperti UMKAP, Pendidikan dan Kemahasiswaan.
Susunan atau tata ruang dari kantor tata usaha tersebut sedikit banyak
ikut menentukan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Hal ini diperkuat
dengan implikasi hasil penelitian tentang tata ruang kantor dan efisiensi kerja
(Nur Syamsiyah Widyaningrum, 2008) yang dilakukan di Kantor Pelayanan
Pajak Pratama Surakarta, menyatakan bahwa penataan ruang kantor yang baik
akan dapat menciptakan suasana yang hangat serta komunikasi yang lancar dan
efektif bagi pegawai sehingga efisiensi kerja pegawai di Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Surakarta dapat tercapai.
Berdasarkan hal itulah, maka peneliti berusaha mengkaji tentang
efisiensi kerja dalam kaitannya dengan penataan ruang kantor tata usaha dengan
melakukan penelitian yang diberi judul ³ANALISIS PENATAAN RUANG
KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA
PEGAWAI (Studi kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
Surakarta tahun 2010)´.

B. Fokus Masalah
Seorang peneliti yang melaksanakan penelitian ilmiah harus
menetapkan pembatasan masalah agar bidang penelitiannya terfokus pada satu
masalah saja dan tidak meluas tetapi mendalam. Hal ini mengingat adanya
keterbatasan-keterbatasan yang dimiliki oleh seorang peneliti baik itu
keterbatasan waktu, dana, pikiran dan lain sebagainya. Dengan adanya fokus
penelitian seorang peneliti tahu mana data atau informasi yang dibutuhkan dan
relevan dengan penelitian yang dilakukan.
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, penelitian
ini berfokus pada penataan dan pemanfaatan ruang kantor guna mendorong

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

6

terciptanya efisiensi kerja pegawai di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP pada
tahun 2010.
C. Perumusan Masalah
Kegiatan penelitian muncul karena disebabkan adanya suatu masalah
yang harus dipecahkan secara ilmiah. Masalah merupakan suatu gejala yang
menimbulkan kesulitan sehingga menggerakan manusia untuk
menyelesaikannya. Menurut pendapat Winarno Surachmad (1998:34 ³0DVDODK
DGDODKVHWLDSNHVXOLWDQ\DQJPHQJJHUDNNDQPDQXVLDXQWXNPHPHFDKNDQQ\D´
Berdasarkan uraian identifikasi dan fokus masalah, rumusan masalah
dari penelitian ini adalah ³Bagaimana penataan ruang kantor tata usaha Dekanat
FKIP UNS Surakarta mampu mendorong tercapainya efisiensi kerja pegawai
dilihat dari asas penataan kantor menurut The Liang Gie yaitu: (1) asas jarak
terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas penggunaan segenap ruang, dan (4)
asas perubahan susunan tempat kerja?´

D. Tujuan Penelitian
Tujuan merupakan suatu arah dan cara yang hendak ditempuh dalam
melaksanakan suatu kegiatan. Untuk itu dalam melaksanakan suatu kegiatan
tidak bisa terlepas dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian jika
masalah dalam suatu penelitian sudah ditentukan maka tujuan penelitian tersebut
adalah untuk memecahkan masalah yang telah dirumuskan sebelumnya. Tujuan
dari penelitian ini yang hendak dicapai adalah untuk mengetahui bagaimana
penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta mampu
mendorong pencapaian efisiensi kerja pegawai dilihat dari asas penataan kantor
menurut The Liang Gie yaitu : (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja,
(3) asas penggunaan segenap ruang, dan (4) asas perubahan susunan tempat
kerja.

E. Manfaat Penelitian
Manfaat merupakan suatu hal baik yang dapat dirasakan ketika
kegiatan telah selesai dilaksanakan. Manfaat
commit penelitian menjadi sesuatu yang
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

7

penting karena dapat memberikan gambaran jelas dalam menjawab suatu
permasalahan baik secara teoritis maupun praktis. Penelitian yang dilakukan
dengan baik akan menghasilkan informasi yang akurat, rinci, dan faktual.
Adapun menfaat yang dapat diambil dari penelitian ini antara lain:
1. Manfaat teoretis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas
pengetahuan di bidang administrasi perkantoran khususnya tentang
penataan ruang kantor dan efisiensi kerja.

2. Manfaat praktis
Dari hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat
sebagai berikut :
a. Sebagai bahan masukan bagi pimpinan di kantor tata usaha Dekanat
FKIP UNS Surakarta dalam menentukan kebijakan penataan ruang
kantor yang berhubungan dengan efisiensi kerja dalam usaha mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
b. Sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan bagi pengembangan
penelitian sejenis di masa yang akan datang.
c. Sebagai bahan informasi bagi masyarakat mengenai tata ruang kantor dan
efisiensi kerja.
d. Sebagai tambahan bahan pustaka di perpustakaan.
e. Syarat kelulusan pendidikan jenjang Strata Satu (S1).

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

BAB II
LANDASAN TEORI

D. Tinjauan Pustaka
4. Tinjauan Tentang Tata Ruang Kantor
h. Pengertian Tata Ruang Kantor
Salah satu faktor yang dapat menciptakan efisiensi kerja pegawai
adalah penyusunan tata ruang kantor yang baik. A. S. Moenir (1983:7)
menyatakan bahwa ³Kantor sebagai tempat untuk bekerja seseorang dengan
menggunakan peralatan seperti mesin tulis, mesin hitung, pensil/pulpen dan
alat tulis lain dan perlengkapan kerja seperti meja, kursi, almari, telepon,
meja gambar dan lain-ODLQ´ A. S. Moenir (1983:8) juga menyatakan bahwa
suatu tempat kerja disebut kantor apabila memenuhi tiga syarat yaitu:
1) Tempat itu berupa bangunan yang berfungsi sebagai tempat yang
bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat
itu.
2) Jenis pekerjaan yang dilakukan pada umumnya ialah tulis/menulis,
komunikasi dan arsip/dokumentasi.
3) Di tempat itu terdapat alat-alat kerja seperti mesin-tulis, mesin hitung,
mesin ganda dan lain-lain dan perlengkapan kerja serta pasilitas kerja
seperti lampu, air, telepon dan lain-lain.

Sedangkan Prajudi Atmosudirdjo dalam Ida Nuraida (2008:1)
menyatakan bahwa ³.antor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat,
staf, personel, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan´.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kantor
adalah tempat seseorang melakukan pemikiran dan menyelesaikan segala
sesuatu yang menjadi tugas, pekerjaan dan tanggung jawabnya sebagai
anggota suatu organisasi. Selain itu, kantor merupakan tempat untuk
menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyalurkan surat-
surat, dokumen-dokumen, data-data dan informasi penting lainnya.
Produktivitas suatu organisasi secara langsung ataupun tidak
langsung dipengaruhi oleh penataan ruang kerja. Porras dan Robertson dalam
commit to user
8
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

9

Badri Munir Sukoco (2007:189) PHQ\DWDNDQ ³3HPLOLKDQ layout harus
menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen, karena akan
PHPSHQJDUXKLSURGXNWLYLWDVVHEXDKRUJDQLVDVL´
Littlefield dan Peterson dalam The Liang Gie (2000:186)
menyatakan ³7ata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan
perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia´6HGDQJNDQ
Komaruddin (1993:157) PHQJDWDNDQ EDKZD ³7DWD UXDQJ NDQWRU LWX
merupakan suatu metode untuk membenahi dan menyusun alat-alat, alat-alat
pembantu, dan perlengkapan di dalam ruangan yang bertujuan untuk
PHPEHULNDQVDUDQDEDJLSHNHUMD´
Selain itu George R. Terry dalam The Liang Gie (2000:186)
PHQHUDQJNDQ EDKZD ³7ata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan dan penggunaan ruang secara terperinci untuk menyiapkan suatu
susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang perlu bagi pelaksanaan
kerja perkantoran dengan biaya-ELD\D \DQJ OD\DN´. Pendapat tersebut
mengindikasikan bahwa dalam penyusunan tata ruang kantor juga harus
memperhatikan faktor kenyamanan dan biaya. Sedangkan The Liang Gie
  PHQJHPXNDNDQ EDKZD ³7DWD UXDQJ NDQWRU DGDODK SHQ\XVXQDQ
alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
menimbulkan kepXDVDQEHNHUMDEDJLSHJDZDL´
Mengenai definisi tata ruang kantor, Ida Nuraida (2008:142)
PHQJDWDNDQ ³7DWD UXDQJ NDQWRU adalah pengaturan ruangan kantor serta
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan
kantor yang tersedia untuk PHPEHULNDQVDUDQDEDJLSHNHUMD´
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tata ruang
kantor adalah penyusunan perabot, peralatan dan perlengkapan kantor serta
pengaturan tempat kerja yang disesuaikan dengan ruangan yang bertujuan
untuk mewujudkan efisiensi kerja bagi pegawai. Tata ruang kantor tidak
hanya sebatas tentang penempatan dan penyusunan peralatan dan
perlengkapan kantor saja, tetapi juga menyangkut jumlah peralatan dan

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

10

perlengkapan tersebut, jumlah orang yang menempati ruangan, jumlah dan
fungsi ruangan serta biaya yang diperlukan.

i. Tujuan Tata Ruang Kantor
Setiap kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi atau instansi,
memiliki suatu tujuan. Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada
beberapa tujuan yang hendak dicapai. Menurut The Liang Gie (2000:188-
189) tujuan tersebut antara lain:
1) Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat
menempuh jarak yang sependek mungkin.
2) Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan
pekerjaan.
4) Kesehatan dan kepuasan kerja pegawai dapat terpelihara.
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara
memuaskan.
6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat
kesan yang baik tentang organisasi itu.
7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai
pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

Sedangkan Slamet Soesanto (1995:57) mengemukakan tata ruang
kantor memiliki tujuan-tujuan khusus seperti:
1) Agar tersedia ruang kantor yang cocok dan memaksimumkan
penggunaannya.
2) Untuk menjamin kenyamanan para karyawan maupun masyarakat
luar yang berhubungan dengan perusahaan.
3) Mengembangkan aliran kerja yang efektif dengan biaya yang
murah.
4) Untuk merancang tempat-tempat kerja yang mampu menyerap
metode-metode kerja yang baik dan memelihara sistem aliran
kerja.
5) Untuk mengkoordinasi penggunaan ruang dengan faktor-faktor
lingkungan terkait, seperti pemanas, penerangan, warna dan
pengendalian kebisingan.
6) Menjamin fleksibilitas dan mengembangkan tata letak agar bisa
dirubah-rubah untuk kecepatan kerja yang diperlukan.
7) Untuk lebih mempertimbangkan perlunya hubungan antar
karyawan dengan menyediakan suatu lingkungan yang bebas dari
hambatan-hambatan komunikasi.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

11

Berkenaan dengan tujuan tata ruang kantor, Ida Nuraida (2008:142-
143) memberikan rumusan sebagai berikut:
1) Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah
ekonomis yang besar.
2) Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang
sedang bekerja.
3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4) Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.
5) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti
komputer, telepon, teleks, intercom, faksimili, e-mail, dan
pelayanan lainnya yang menyangkut pelayanan rumah tangga
perusahaan seperti penyediaan air minum.
6) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan
arsip.
7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
8) Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh,
dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi
tinggi.
9) Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan
tamu perusahaan.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa
tujuan dari tata ruang kantor adalah untuk memanfaatkan segenap ruangan
secara optimal dan menempatkan perabot kantor di tempat yang sesuai,
sehingga dapat melancarkan dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan kantor.
Jika ruangan kantor tidak ditata dengan baik, maka akan menyita banyak
waktu, tenaga dan pikiran para pegawai dalam menyelesaikan tugasnya
sehingga prinsip efisiensi dalam bekerja sulit terwujud. Dengan tata ruang
kantor yang baik, akan memberikan kepuasan dan kenyamanan untuk
bekerja, sehingga pegawai merasa betah ketika bekerja di kantor.
Penataan ruang kantor tidak hanya ditujukan untuk pegawai saja
melainkan pihak-pihak lain yang berkepentingan di kantor tersebut, antara
lain pimpinan dan pihak luar yang mengunjungi kantor. Bagi pimpinan, akan
lebih memudahkan pengawasan terhadap para pegawainya sedangkan bagi
pihak luar akan memberikan kesan yang baik terhadap kantor tersebut.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan diperlukan agar proses
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

12

pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai dapat terlaksana sesuai dengan yang
semestinya. Penataan kantor juga bertujuan agar pihak-pihak luar yang
berkepentingan merasa nyaman berada di kantor tersebut, apalagi jika fungsi
kantor adalah untuk pelayanan masyarakat, maka harus benar-benar
memperhatikan segi kenyamanan dan efisiensi kerjanya, sehingga akan
menimbulkan kesan yang baik dari masyarakat.

j. Asas Tata Ruang Kantor
Agar penataan ruang kantor dapat tercapai secara maksimal, maka
perlu memperhatikan asas-asas tata ruang kantor. Ada empat asas pokok tata
ruang (The Liang Gie, 2000) yaitu: 1) asas mengenai jarak terpendek, 2) asas
mengenai rangkaian kerja, 3) asas mengenai penggunaan segenap ruang, 4)
asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Asas-asas tersebut berfungsi
sebagai pedoman dalam menyusun dan menata ruang kantor agar dapat
menciptakan efisiensi kerja bagi para pegawai.
Asas jarak terpendek berguna agar penyelesaian pekerjaan lebih
cepat. Salah satu penerapan asas ini adalah dengan meletakkan barang-
barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya,
sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga. Selain itu,
penataan ruang kantor juga harus memperhatikan rangkaian kerja yang
dilakukan para pegawai. Pengaturan dan penempatan para pegawai
seharusnya disesuaikan dengan urutan pelaksanaan dan penyelesaian
pekerjaan. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju
dari permulaan sampai penyelesaian, tidak ada gerakan mundur atau
menyilang. Dalam penataan ruang kantor, suatu ruangan harus ditata
sedemikian rupa sehingga satu ruangan tersebut dapat dimanfaatkan secara
optimal. Artinya, semua sudut dan sisi ruangan terpakai sesuai dengan
komposisinya, tidak terjadi penumpukan di suatu sudut tetapi di sudut yang
lain justru tidak dimanfaatkan. Susunan tempat kerja yang baik harus bisa
menerapkan prinsip fleksibilitas. Artinya, ruangan tersebut bisa diubah
susunannya sesuai dengan situasi
commitdantokondisi,
user dengan tidak mengeluarkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

13

biaya yang terlampau banyak. Hal ini sesuai dengan asas perubahan susunan
tempat kerja. Jadi, sebaiknya ruang kantor disusun dan ditata dengan posisi
yang mudah diubah letaknya agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan para
personil kantor tersebut.
Mengenai asas tata ruang kantor, Ida Nuraida (2007) menambahkan
bahwa dalam penataan ruang kantor juga harus memperhatikan 2 (dua) hal
yaitu asas integrasi kegiatan dan asas kepuasaan kerja bagi pegawai. Tata
ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter
bagian yang ada dalam organisasi. Selain itu, tata ruang dan peralatan kantor
harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas.
Artinya, pegawai dalam bekerja tidak terganggu oleh situasi-situasi yang
menghambat pekerjaannya misalnya suasana yang berisik dan panas, barang-
barang yang dapat membahayakan dan lingkungan kantor yang tidak
mendukung dalam penyelesaian pekerjaan.
Dengan berpedoman pada asas-asas tersebut, diharapkan dapat
terwujud tata ruang kantor yang mampu mendorong suatu pekerjaan berjalan
secara efektif dan efisien. Jika efisiensi dalam bekerja dapat terwujud, maka
pencapaian tujuan organisasi pun dapat tercapai dengan baik.

k. Tata Ruang Kantor yang Efektif
Slamet Soesanto (1995:56) menyatakan bahwa pedoman penyusunan
tata ruang kantor yang baik dan efektif yaitu:
1) Menjamin terselenggaranya komunikasi dan transportasi yang
mengalir secara garis lurus bukannya saling menyilang.
2) Sebaiknya ruang tidak dibagi-bagi menjadi ruang-ruang kecil,
melainkan dibiarkan dalam ruang lebar yang terbuka sifatnya.
3) Dinding penyekat hendaknya bisa dipindah-pindah.
4) Ruangan hendaknya dihemat sebanyak mungkin tanpa
mengekang tempat-tempat kerja individual.
5) Bagian yang memerlukan kontak dengan masyarakat seperti
bagian personalia harus ditempatkan di suatu ruangan yang
memudahkan hubungan dengan masyarakat.
6) Alokasi ruangan didasarkan pada aliran-aliran tugas utama yang
berfungsi disekitar penyimpanan dokuman untuk bagian-bagian
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

14

yang membutuhkan komunikasi silang dengan departemen lain
harus diletakkan berdekatan satu sama lain.

Selain itu, Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007) menyebutkan
ada beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan tata ruang
kantor agar lebih efektif dan efisien, antara lain: 1) tugas pegawai, jenis tugas
dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan
jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka; 2)
arus kerja, dalam perancangan layout analisis arus kerja yang mengacu pada
pergerakan informasi dan tugas sangat diperlukan agar dalam penyelesaian
pekerjaan selalu bergerak lurus dan maju; 3) bagan organisasi, bagan
organisasi mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai dan membantu
dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai tersebut sehingga
pegawai-pegawai yang memiliki keterkaitan pekerjaan yang erat ditempatkan
saling berdekatan; 4) proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang,
menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan
melakukan perluasan atau pengurangan di masa akan datang; 5) jaringan
komunikasi, semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan oleh
pegawai maka akan semakin dekat letak ruangannya; 6) departemen dalam
organisasi, banyak perusahaan maupun instansi yang mengelola kantornya
berdasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap
keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan
arus kerja di antara mereka; 7) kantor publik dan privat, pengoperasian
kantor privat yang mahal; sulitnya mengontrol sejumlah pegawai yang
bersifat teknis; sulitnya mengubah layout bila diperlukan; lebih sulit
dilakukan dibandingkan di kantor terbuka yang tentunya akan menghambat
komunikasi yang efektif; 8) kebutuhan ruang, pegawai yang membutuhkan
peralatan yang banyak dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan
ruangan yang lebih besar dibandingkan yang tidak; 9) pertimbangan
keamanan, perencanaan layout harus dapat membuat pegawai bergerak
secara mudah tanpa terhambat, dan sebaiknya lorong tempat pegawai
bergerak tidak diisi oleh furnitur atau peralatan
commit to user yang dapat menghalangi; dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

15

10) pembiayaan ruang perkantoran, beberapa faktor yang merupakan potensi
biaya di masa depan juga harus diperhatikan, seperti layout yang tidak efisien
sehingga arus kerja kurang optimal dan lain-lain.
Sedangkan The Liang Gie (2000:191-192) berpendapat bahwa untuk
menentukan letak dan susunan ruang kantor perlu memperhatikan beberapa
pedoman sebagai berikut:
1) Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani
publik hendaknya ditaruh di teampat yang mudah didatangi
orang-orang luar itu tanpa mengganggu satuan-satuan lainnya.
2) Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain
hendaknya dikelompokkan pada 1 tempat.
3) Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari
organisasi itu hendaknya diberi tempat di tengah-tengah, sehingga
satuan-satuan lainnya dapat mudah menghubunginya.
4) Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gaduh, hendaknya
dijauhkan dari satuan-satuan lainnya terutama satuan yang banyak
menjalankan pekerjaan otak.

Martinez dan Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:196)
berpendapat bahwa ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna
mendesain layout kantor yang efektif, antara lain:
1) Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai
dalam arus kerja.
2) Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus
dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan
backtracking.
3) Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa
harus ditempatkan dalam area yang bedekatan.
4) Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus
ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk.
5) Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus
ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang.
6) Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang
dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing
individu.
7) Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
8) Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan
yang lebih efisien dari pekerja.
9) Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi.
10) Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil
yang tertutup.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

16

11) Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban,
dan kontrol suara.
12) Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13) Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.

Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa tata ruang
kantor yang baik dan efektif adalah tata ruang yang menekankan pada
penyusunan dan penempatan perabot dan alat perlengkapan kantor secara
tepat, sehingga dengan pengaturan tersebut diharapkan akan tercipta suatu
ruangan yang menunjang kelancaran aktivitas pegawai dalam bekerja.
Dengan pedoman-pedoman tersebut diharapkan layout kantor dapat
membuat pekerjaan berlangsung secara efektif dan efisien serta sesuai
dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh pegawai dalam menjalankan
pekerjaannya tersebut.

l. Manfaat Tata Ruang Kantor
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya tata ruang kantor yang
efisien diharapkan dapat mengakibatkan lancarnya kegiatan-kegiatan kantor.
Badri Munir Sukoco (2007:189) menyatakan bahwa layout kantor yang
efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut:
1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif.
2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3) Memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat.
4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6) Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan
melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Dari pendapat tersebut dapat diketahui bahwa tata ruang kantor yang
baik dan terencana memberikan manfaat kepada 2 (dua) pihak yaitu pihak
internal kantor yakni para personil kantor khususnya pegawai dan pihak
eksternal kantor yakni masyarakat umum. Manfaat yang diberikan bagi
pegawai antara lain dapat menciptakan suatu kondisi yang menunjang
kelancaran pekerjaan kantor, penghematan ruangan, mempercepat
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

17

terselesainya pekerjaan kantor dan yang paling utama adalah terciptanya
efisiensi dalam bekerja. Sedangkan bagi pihak luar, tata ruang kantor yang
baik juga memberikan kenyamanan dan kepuasan bagi masyarakat, sehingga
masyarakat memiliki kesan yang baik terhadap kantor tersebut.

m. Macam Tata Ruang Kantor
Dalam melaksanakan penataan ruang kantor, ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan, antara lain bentuk dan luas ruangan yang tersedia serta
jenis pekerjaan, sehingga akan menghasilkan tata ruang kantor yang efektif
dan efisien. The Liang Gie (2000:192-193) membedakan tata ruang kantor
dalam dua macam, yaitu:
1) Tata ruang kantor yang terpisah-pisah
Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam
beberapa satuan.
2) Tata ruang terbuka
Menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak
dipisahkan.

Tata ruang kantor yang terbuka lebih baik dan memuaskan daripada
ruang yang sama luasnya tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil. Hal
tersebut diungkapkan The Liang Gie (2000) dengan alasan sebagai berikut:
1) memudahkan pengawasan terhadap pegawai, dengan tata ruang kantor
yang terbuka, para pimpinan lebih leluasa untuk melihat dan mengamati
proses pelaksanaan pekerjaan pegawainya; 2) lebih memudahkan hubungan
di antara para pegawai, karena merasa bekerja dalam satu ruangan yang sama
maka akan menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat; 3) jika terjadi
penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai
proses penyelesaian suatu pekerjaan, tataruang yang terbuka lebih mudah
menampungnya.
Meskipun tata ruang kantor yang terbuka memiliki keuntungan dalam
hal penyelesaian pekerjaan, tetapi Komarudin (1993:160) menjelaskan
beberapa kerugiannya, yaitu:

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

18

1) Dapat merendahkan moral pekerja atau staf. Hal ini terutama
disebabkan oleh cara hidup yang diawasi yang dirasakan terus
menerus. Tidak ada perasaan eksklusif yang diperlukan sebagian
jiwa pekerja.
2) Pekerja akan kehilangan kepribadiannya, kehilangan status dari
staf Pembina dan kurang rasa memiliki.
3) Ruang yang terbuka (meskipun dapat disekat-sekat) akan
mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia dan pengelolaan
kas.
4) Penyakit infeksi, epidemik dan endemik dapat menyebar dengan
lebih bebas.
5) Ketidakpuasan akan lebih mudah menjalar.
6) Suara yang ditimbulkan oleh pekerja-pekerja secara bersamaan
dapat menjadi-jadi.
7) Akan menyebabkan gangguan yang disebabkan letak taman
sebagai penyekat hidup dan gerakan umumnya.

Berkenaan dengan macam ruang kantor, Ida Nuraida (2008:143-144)
menyebutkan bahwa secara garis besar tata ruang kantor dapat dibedakan
menjadi dua macam yaitu:
1) Ruang kantor terbuka (open plan offices)
Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa
pegawai dalam satu ruangan besar yang terbuka serta tidak
dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungannya adalah :
a) Memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu biaya
yang tinggi.
b) Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai
baik.
c) Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.
d) Memudahkan pengawasan.

Kerugiannya adalah:
a) Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
b) Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan
pendingin udara serta air cleaner untuk mengurangi bau.
c) Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu
konsentrasi kerja.

2) Ruang kantor tertutup (closed plan offices)
Tempat kerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang
dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

19

Keuntungannya adalah:
a) Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan,
kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan,
dokumen-dokumen, atau asset perusahaan yang berharga.
b) Konsentrasi terhadap pekerjaan lebih mudah.
c) Dapat lebih menghargai tamu.

Kerugiannya adalah:
a) Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan
ruangan, lebih banyak alat komunikasi (seperti telepon dan e-
mail), penerangan, ventilasi, peralatan kantor dan
pemeliharaannya, dan lain-lain.
b) Mempersulit perubahan layout kantor atau fleksibilitas
ruangan kurang.
c) Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang
oleh alat komunikasi yang memadai.
d) Mempersulit pengawasan.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, secara garis besar tata ruang
kantor dibagi menjadi 2 (dua) macam, yaitu ruang kantor terbuka dan ruang
kantor tertutup, dengan keuntungan dan kerugiannya masing-masing.
Pemilihan jenis tata ruang kantor baik itu terpisah, terbuka atau tertutup
tergantung pada jenis pekerjaan, situasi dan kondisi organisasi yang
bersangkutan. Setelah memahami keuntungan dan kerugian dari macam-
macam tata ruang ini, hendaknya benar-benar menjadi perhatian karena jika
tidak tepat dalam menentukan jenis tata ruang kantor, maka prinsip efisiensi
dalam pelaksanaan pekerjaan kantor tidak akan terwujud.

n. Faktor-faktor yang Berpengaruh dalam Penataan Tata Ruang Kantor
The /LDQJ *LH   PHQ\DWDNDQ EDKZD ³(PSDW KDO SHQWLQJ
yang sangat mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan perkantoran adalah
FDKD\D ZDUQD XGDUD GDQ VXDUD´ Hal-hal itulah yang harus diperhatikan
dalam penataan ruang kantor. Berikut ini adalah uraian dari keempat hal
tersebut.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

20

1) Cahaya
Cahaya sangat diperlukan di sebuah kantor guna menunjang
pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya penerangan yang cukup dan
memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja pegawai, karena
mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit melakukan
kesalahan dan matanya tidak cepat lelah. Hal tersebut sesuai dengan yang
dikemukakan oleh Ida Nuraida (2008:155) bahwa:
Cahaya/penerangan merupakan faktor penting untuk meningkatkan
efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai,
keselamatan, serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan
hal vital yang dibutuhkan pancaindra penglihatan untuk dapat
melaksanakan tugas kantor. Tugas-tugas kantor ini lebih banyak
tuntutannya karena yang dilihat adalah catatan-catatan kantor sehingga
harus didukung oleh penerangan dalam jumlah dan mutu yang tepat
dan dalam tempat yang tepat pula.

Selain itu McShane dalam Badri Munir Sukoco (2007:208)
mendeskripsikan bahwa:
80 hingga 85 persen informasi yang diterima pegawai di kantor adalah
menggunakan indera penglihatan (mata). Hal inilah yang menjadikan
kenyamanan visual bagi pegawai di kantor sangat penting karena akan
mempengaruhi produktivitas mereka. Kelelahan pada mata pegawai
akan meningkat apabila tingkat cahaya di tempat kerja tidak sesuai
yang akan mengakibatkan pegawai mengalami ketegangan pada
matanya, sehingga mempengaruhi fisiknya. Hal ini berdampak terhadap
penurunan motivasi pegawai dan mengakibatkan kinerja pegawai
menurun. Oleh karena itu, sistem pencahayaan yang efektif harus
memperhitungkan kualitas dan kuantitas cahaya yang sesuai dengan
tugas, ruangan, serta pegawai itu sendiri.

Lebih lanjut Ida Nuraida (2008) mengemukakan penerangan
kantor yang optimal berguna untuk: a) meningkatkan produktivitas kerja,
suasana ruangan yang terang akan membuat pegawai lebih mudah
melaksanakan pekerjaannya sehingga produktivitas akan meningkat; b)
meningkatkan mutu kerja, pencahayaan yang baik dan cukup dapat
mengurangi tingkat kesalahan pegawai sehingga mutu kerja pegawai pun
akan tinggi; c) mengurangi ketegangan/kerusakan mata, karena sebagian
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

21

besar pekerjaan yang dilakukan pegawai menggunakan indera
penglihatan, maka diperlukan penerangan yang optimal agar dapat
mencegah kerusakan pada mata; d) mengurangi rasa lelah, suasana kantor
dengan pencahayaan yang baik akan menimbulkan perasaan semangat
dalam diri pegawai dan akan mengurangi perasaan letih dan lelah; e)
meningkatkan semangat kerja pegawai, suasana yang terang akan
membuat pegawai bersemangat dalam bekerja, lain halnya jika suasana
ruangan gelap atau remang-remang maka pegawai akan cenderung malas;
dan f) memberikan citra yang baik bagi perusahaan, jika ruangan kantor
dilengkapi dengan pencahayaan yang optimal, maka masyarakat akan
lebih nyaman dan mendapatkan kesan yang baik atas kantor tersebut.
Menurut The Liang Gie (2000:213-215), cahaya penerangan
buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam yaitu:
a) Cahaya langsung
Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan
meja. Apabila dipakai lampu biasa (pijar), cahaya bersifat
sangat tajam. Bayangan yang ditimbulkan sangat tegas.
Cahaya ini lekas menimbulkan kelelahan pada mata. Lebih-
lebih apabila terletak dalam lingkungan sudut 45 derajat dari
SHQJOLKDWDQPDWDODPSXLWXGDSDWPHQ\LODXNDQVLSHNHUMD«
b) Cahaya setengah langsung
Cahaya ini memancar dari sumbernya melalui tudung lampu
yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu«
. Sebagian besar cahaya tetap langsung jatuh ke permukaan
meja dan memantul kembali ke arah mata si pekerja.
c) Cahaya setengah tak langsung
Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah
langsung, karena sumbernya untuk sebagian besar adalah
langit-langit ruangan. Sifat cahaya dan bayang-bayang yang
diciptakannya sudah tidak begitu tajam«
d) Cahaya tak langsung
Cahaya ini dari sumbernya memancar ke arah langit-langit
ruangan, dari situ barulah dipantulkan ke arah permukaan
meja. Sifat cahaya ini benar-benar sudah lunak, karena itu
tidak menimbulkan kelelaKDQSDGDPDWD«

Dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa cahaya
penerangan yang paling baik digunakan di kantor adalah cahaya tak
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

22

langsung, karena cahaya tersebut tidak menimbulkan kelelahan pada
mata sehingga para pekerja akan lebih cepat dalam menyelesaikan
pekerjaannya dan kesehatan mata para pekerja terjaga.
McShane dalam Badri Munir Sukoco (2007:209) menjelaskan
bahwa ada 4 (empat) jenis pencahayaan di kantor, yaitu:
a) Ambrient lighting, yang digunakan untuk memberikan
pencahayaan ke seluruh ruangan dan biasanya dipasang pada
langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu jenis ini
merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di
ruangan kantor tersebut.
b) Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja
seorang pegawai, misalnya meja kerja. Meskipun
menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai, namun jenis
cahaya ini jarang digunakan pada kantor-kantor di Indonesia
NDUHQDDODVDQNHSUDNWLVDQ«
c) Accent lighting «dirancang pada lorong sebuah kantor atau
area lain yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai
atau pengunjung tidak tersesat.
d) Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca,
dinding, serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan
memberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini
tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung
atau gelap.

The Liang Gie (2000:215) mengemukakan:
Selain macamnya penerangan, hal lain yang perlu diperhatikan
adalah banyaknya cahaya penerangan tersebut. Satuan untuk
mengukur besarnya penerangan dipakai sebuah satuan hitung
yang disebuW ³foot-candle´ ,QL LDODK EDQ\DNQ\D FDKD\D yang
dipancarkan dari sebuah lilin ukuran biasa pada sebuah benda
yang jaraknya 1 kaki (30,48 cm) dari lilin itu.

Tabel 1. Saran-saran Besarnya Cahaya (Foot Candle)

Macam Pekerjaan Foot Candle

1. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan 50
tajam. Contoh: memeriksa perhitungan,
pembukuan, menggambar.
2. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan 30
biasa. Contoh: surat menyurat, mengurus
arsip, rapat, pengiriman dan penerimaan
surat. 10
commit to user
3. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

23

sepintas lalu. Contoh: aktivitas dalam
ruang resepsi, tangga gedung, atau kamar 5
mandi.
4. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan
sederhana. Contoh: untuk lorong atau
jalan lalu lintas dalam gedung.
Sumber: The Liang Gie (2000:215)

Pemilihan cahaya penerangan untuk ruang kerja pegawai harus
diperhatikan dengan sebaik-baiknya. Hal ini perlu dilakukan karena
sistem pencahayaan yang berpengaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan
oleh pegawai. Dengan pemilihan pencahayaan yang tepat, maka akan
mengurangi ketegangan dan kelelahan mata pegawai sehingga pegawai
dapat bekerja secara maksimal.

2) Warna
Warna adalah salah satu elemen penting dalam lingkungan kantor
yang berpengaruh dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Bagi
suatu kantor warna tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga
mempunyai nilai fungsi. Penggunaan tata warna dalam kantor
mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa pegawai. seperti yang
dikemukakan ROHK $OH[ 6 1LWLVHPLWR   EDKZD ³:DUQD
mempunyai pengaruh terhadap jiwa orang yang melihatnya dan masing-
PDVLQJZDUQDLWXDNDQPHQLPEXONDQSHUDVDDQWHUWHQWX´
Dalam pemilihan warna, hendaknya disesuaikan dengan iklim,
suasana kerja dan cahaya yang digunakan di dalam kantor tersebut.
Selain itu, pemilihan warna juga harus memperhatikan sifat dan jenis
pekerjaan yang dilakukan. McShane dalam Badri Munir Sukoco
(2007:214) EHUSHQGDSDWEDKZD³Meskipun sebagian besar pegawai sadar
akan dampak fisik warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak
psikologisnya-baik positif maupun negatif- pada produktivitas, kelelahan,
PRUDOWLQJNDKODNXGDQNHWHJDQJDQ´

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

24

Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:214) menjelaskan ada
beberapa faktor yang dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam
pemilihan warna di kantor, antara lain:
a) Kombinasi warna
b) Efek cahaya pada warna
c) Nilai pemantulan warna
d) Dampak dari warna

Para ahli membedakan 3 (tiga) warna pokok, yaitu merah, kuning
dan biru. Merah adalah warna yang menggambarkan panas, semangat
dan kegembiraan. Warna kuning menggambarkan kehangatan, sedangkan
warna biru menggambarkan keleluasaan dan ketentraman. Dari ketiga
warna tersebut, dapat diciptakan beberapa warna sekunder. Warna merah
dan kuning jika dicampur dengan kuantitas yang sama maka akan
menghasilkan warna oranye. Warna kuning ditambah dengan biru maka
akan menjadi hijau, sedangkan jika biru dan merah dicampur maka akan
menghasilkan warna ungu. Apabila ketiga warna pokok dicampur,
terciptalah warna abu-abu netral.
Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan bagi setiap
orang dan setiap orang akan menunjukkan rekasi yang berbeda terhadap
warna-warna tertentu. Pengaruh umum warna dapat dijelaskan sebagai
berikut:
Tabel 2. Pengaruh Warna
No. Warna Jarak Temperatur Efek Psikis
1. Putih Netral Dingin Ketenangan
2. Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan
3. Hijau Jauh Netral Ketentraman
4. Merah Dekat Panas Menyenangkan
Merangsang
kegembiraan
tapi bisa juga
mengganggu
5. Oranye Sangat dekat Sangat hangat Merangsang
6. Kuning Dekat Hangat Merangsang
riang gembira,
7. Coklat Sangat dekat Netral Merangsang
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

25

8. Ungu Sangat dekat Dingin Agresif
9. Hitam Sangat dekat Panas (menyerap Agresif,
cahaya besar) menakutkan
mengganggu,
menolak

Sumber: Ida Nuraida (2008:158)

Bukan hanya pemilihan warna saja yang diperlukan, tetapi
komposisi warnapun harus diperhatikan juga, karena jika memilih
komposisi warna yang salah, maka akan mengganggu pemandangan dan
dapat menimbulkan rasa kurang nyaman serta dapat mempengaruhi
kegairahan dan semangat kerja pegawai. Oleh karena itu, untuk ruang
kantor hendaknya dipilih warna-warna yang lembut seperti coklat muda
atau krem, abu-abu muda, biru muda, dan lain sebagainya.
The Liang GLH   PHQ\DWDNDQ EDKZD ³0asing-masing
warna apabila disoroti oleh cahaya penerangan akan memantulkan
kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan suatu warna untuk
memantulkan kembali cahaya yang mendatangi disebut daya pantul
warna. Banyaknya cahaya yang dipantulkan dinyatakan dengan
presentasi(sic)«´ Persentase-persentase ini diperhitungkan berdasarkan
pemantulan terhadap cahaya dari lampu neon putih.

Tabel 3. Persentase Pemantulan terhadap Cahaya dari Lampu Neon Putih
Warna Persentase

1. Kaca bening 100%
2. Putih 88%
3. Warna sangat muda:
x Hijau kebiru-biruan 76%
x Gading 81%
x Biru 65%
x Kuning kecoklat-coklatan 76%
x Abu-abu 83%
4. Warna sedang:
x Hijau kebiru-biruan 54%
65%
x Kuning commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

26

x Kuning kecoklat-coklatan 63%
x Abu-abu 61%
5. Warna tua/gelap:
x Biru 8%
x Kuning 50%
x Coklat 10%
x Abu-abu 25%
7%
x Hijau
0%
x Hitam
6. Perabotan kayu:
42%
x Kayu maple 16%
x Kayu pohon kenari 12%
x Kayu mahoni

Sumber: Ida Nuraida (2008:160)

Menurut Badri Munir Sukoco (2007:215), ada beberapa faktor
yang perlu diperhatikan sebelum memulai proses perencanaan memilih
warna ruang kantor, yaitu:
a) Penutup Lantai
Warna yang digunakan untuk menutup lantai sangat penting,
dan menutup lantai dengan karpet merupakan pilihan yang
bagus. Pilihan warnanya beragam sangat beragam dan mudah
disesuaikan dengan faktor lain yang terdapat di kantor,
menjadikan karpet sebagai pilihan favorit untuk menutup
ODQWDL«
b) Penutup Dinding
Karpet juga menjadi pilihan favorit untuk menutup dinding
karena nilai estetikanya serta kemampuan untuk menyerap
suara. Pilhan warna disesuaikan dengan kondisi raung
NDQWRU«
c) Warna Furnitur
Pemilihan warna furnitur yang akan digunakan dalam ruang
kantor juga harus disesuaikan dengan kedua hal tersebut di
DWDV«  Dewasa ini, tren yang sedang berkembang adalah
memilih furnitur dengan warna yang kontras dengan warna
GLQGLQJ«

3) Udara
Faktor udara sangat penting bagi pegawai yang bekerja dalam
suatu ruangan. Udara yang dihirup pegawai setiap hari dapat
mempengaruhi kesehatan commit to user pegawai dalam bekerja. Udara
dan ketenangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

27

yang kotor disebabkan karena kurangnya sirkulasi udara, sehingga akan
mengganggu kesehatan pegawai, yang berakibat pada menurunnya
prestasi kerja pegawai. Oleh karena itu, perlu adanya ventilasi dan
jendela yang banyak supaya pertukaran udaranya baik, sehingga udara di
dalam kantor akan tetap bersih.
Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara
yang sesuai akan menaikkan produktivitas, kualitas kerja meningkat,
memperbaiki suasana kerja dan kesehatan, serta menimbulkan kesan
yang baik bagi para tamu yang datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan
Moekijat dalam Ida Nuraida (2008:161) bahwa:
Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan
mengawasi suhu, peredaran, kelembaban, dan kebersihan.
Efisiensi pegawai kantor menunjukkan keuntungan rata-rata 20%
setelah diberi AC. Dengan terpenuhinya kualitas dan kuantitas
udara yang baik maka akan memberikan keuntungan yang banyak
bagi kantor antara lain meningkatkan produktivitas kerja,
meningkat mutukerja kantor, menjaga kesehatan pegawai,
meningkatkan semangat kerja dan menimbulkan kesan yang
menyenangkan bagi para tamu.

Badri Munir Sukoco (2007:219) mengemukakan bahwa faktor
kualitas udara yang perlu diperhatikan ada 4 (empat), yaitu:
a) Temperatur udara
Temperatur ideal yang digunakan pada ruang kantor adalah 3-
4ºCelcius, sehingga tubuh pegawai tidak terkejut ketika
memasuki ruangan. Apabila di luar kantor sedang panas
dengan temperatur udara 30ºC, sebaiknya temperatur diatur
pada 26ºC, dan apabila temperatur di luar sebesar 14ºC,
sebaiknya di dalam kantor GLDWUXUSDGDž&«
b) Tingkat kelembaban udara
Tingkat kelembaban udara mempengaruhi temperatur udara.
Tingkat kelembaban udara antara 40-60% akan
memaksimalkan kenyamanan bagi pegawai di ruang kantor.
Tingkat kelembaban optimum adalah sekitar 50%.
c) Sirkulasi udara
Udara pada beberapa tempat kerja, terutama yang
peralatannya menghasilkan panas, harus disirkulasikan untuk
menghasilkan kenyamanan. Tanpa sirkulasi udara, temperatur
XGDUD VHNLWDU DNDQ PHQLQJNDW« . Tingkat pergantian udara
rata-rata yang cukup
commitadalah 0,67 m³«
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

28

d) Kebersihan udara
«VHEDJLDQ EHVDU $& \DQJ GLSDVDUNDQ SDGD VDDW LQL WHODK
dilengkapi dengan alat guna membersihkan udara dari kuman,
debu, dan kotoran. Cahaya ultraviolet digunakan untuk
membunuh kuman dan filter mekanik digunakan untuk
membuang debu serta kotoran lain. Kebersihan udara menjadi
pertimbangan yang besar, karena bangunan akan menjadi
lebih kedap udara dan pemakaian energy listrik menjadi lebih
efisien.

Menurut American Society of Heating and Ventilating
Engineering, suhu udara yang nyaman bagi sebagian pekerja adalah
25,6ºC dengan kelembaban 45% (The Liang Gie, 1996:145). Di
Indonesia nilai kelembaban udaranya rata-rata lebih dari 70% dengan
suhu udara yang berbeda-beda dari satu tempat ke tempat lain. Soetarman
dalam The Liang Gie (2000:220) mengemukakan bahwa ada beberapa
hal yang dapat mengatasi udara yang panas-lembab seperti yang terjadi di
Indonesia, yaitu:
a) Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat
conditioning.
b) Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang
kerja.
c) Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh
para pekerja.

4) Suara
Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama
pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang
bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan
pegawai. Seperti yang diungkapkan Shomer dalam Badri Munir Sukoco
(2007:216) EDKZD ³Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang
tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap
PHUHNDDNDQWHUMDGL«´
Selain itu Alex S. Nitisemito (1992:196) menyatakan ³'HQJDQ
adanya kebisingan ini maka konsentrasi dalam bekerja akan pula
terganggu. Dengan terganggunya konsentrasi ini maka pekerjaan yang
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

29

GLODNXNDQ DNDQ EDQ\DN WLPEXO NHVDODKDQ DWDX NHUXVDNDQ´ 0RHNLMDW
dalam Ida Nuraida (2008:161-162) mengemukakan:
Pengaruh suara yang gaduh adalah:
a) Gangguan mental dan saraf pegawai.
b) Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil,
kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon, dan
ketidakhadiran yang lebih banyak.
c) Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang
berkurang.
Adapun cara-cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi
kebisingan tersebut, antara lain:
a) Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif.
b) Menggunakan peralatan kantor yang yang tidak menimbulkan
VXDUDELVLQJ«
c) Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada
dinding, jendela, ataulantai yang menyerap dan mengisolasi
VXDUD«
d) Menjauhkan peralatan yang menimbulkan VXDUDELVLQJ«

Berikut ini adalah beberapa sumber kebisingan hasil dari
penelitian Ayr, Cirillo, Fato, dan Martellota.

Tabel 4. Sumber Kebisingan

Sumber Kebisingan

Orang Telepon Suara HVAC Peralatan
berbicara Berbunyi dari luar systems* kantor

Seluruh sampel 31% 8% 11% 34% 16%
Ruang baca 47% 9% 14% 26% 4%
Kantor tunggal 7% 18% 21% 27% 27%
Kantor non AC 14% 33% 13% - 40%
Kantor ber-AC 21% 10% 12% 41% 16%
*HVAC systems: heating, ventilating, and conditioning system

Sumber: Badri Munir Sukoco (2007:217)

Dari data tersebut dapat diketahui bahwa sumber kebisingan dapat
berasal dari beberapa hal dengan tingkat kebisingan yang berbeda satu sama
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

30

lain di berbagai tempat, khususnya kantor. Hal ini dapat dijadikan acuan bagi
kantor agar dapat mengantisipasi adanya kebisingan-kebisingan yang
mungkin muncul dan dapat mengganggu aktivitas pekerjaan kantor.
Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:217-218) mengemukakan
beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol kebisingan pada
ruang kantor, antara lain:
a) Konstruksi yang Sesuai
Berikut adalah teknik konstruksi yang direkomendasikan untuk
mengurangi kebisingan:
(1) Memasang jaringan yang terhubung dengan jaringan utama
dari sistem HVAC.
(2) Penggunaan jendela dan pintu yang rapat dan memiliki seal
yang terbuat dari kaUHW«
(3) Membangun udara diam (silent air) pada beberapa struktur
bangunan, yaitu dengan menempatkan ruang berongga«
(4) Penggunaan material konstruksi yang dapat mengurangi
kemungkinan WHUMDGLQ\DJHWDUDQVXDUD«
b) Penggunaan Material Peredam Suara
Tingkat peredaman suara diukur dengan menggunakan noise
reduction coefficient (NRC), yang kebanyakan materialnya
mempunyai ukuran .50 sampai .95. nilai .50 berarti 50% suara
diredam oleh material tersebut. Untuk tujuan meredam suara,
material dengan nilai di bawah .75 kurDQJHIHNWLI«
c) Alat Peredam Suara
Beberapa alat peredam suara sering digunakan untuk mengontrol
VXDUDSHUNDQWRUDQ«Alat yang dapat digunakan adalah penutup
peralatan yang dapat meredam suara (misalnya, karpet atau kain
WHEDO «
d) Masking
Metode ini melibatkan pencampuran suara kantor dengan suara
rendah yang tidak mengganggu.

Ada suatu cara yang saat ini sering digunakan untuk meningkatkan
efisiensi kerja, yaitu penggunaan musik. Musik menghasilkan beberapa
keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan kepuasan kerja dan
produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam
bekerja. Memutar musik yang menstimulasi akan menguntungkan secara
psikologis ketika efisiensi karyawan berada di bawah rata-rata.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

31

Penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa musik yang diputar
secara terus menerus akan berkurang efektivitasnya karena karyawan tidak
lagi menyadari kehadirannya. Oleh karena itu, sebaiknya pemutaran musik
hanya diberikan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya 10-15 menit
setiap jam, sehingga karyawan menjadi sadar akan keberadaannya di kantor
dan diharapkan dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

5. Kantor Tata Usaha
c. Pengertian Tata Usaha
Setiap organisasi tidak terlepas dari penyelenggaraan pekerjaan
ketatausahaan. Ig. Wursanto (2003:24) menyatakan bahwa ³6uatu pekerjaan
kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan untuk kepentingan orang-
orang´ A. S. Moenir (1983:7) mengemukakan bahwa syarat kantor³«-HQLV
pekerjaan yang dilakukan pada umumnya ialah tulis/menulis, komunikasi
dan arsip/dokuPHQWDVL«´
Sebagaimana telah dijelaskan pada pengertian kantor sebelumnya
bahwa kantor merupakan tempat seseorang melakukan pemikiran dan
menyelesaikan segala sesuatu yang menjadi tugas, pekerjaan dan tanggung
jawabnya sebagai anggota suatu organisasi. Selain itu, kantor merupakan
tempat untuk menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan
menyalurkan surat-surat, dokumen, data dan informasi penting. Kantor
dalam hal ini bukan hanya sekedar tempat, gedung atau ruangannya saja,
tetapi juga segala perabotan dan perlengkapan yang ada di dalamnya.
Pekerjaan ketatausahaan tidak dapat dielakkan dari sebuah instansi
atau organisasi, karena berhubungan dengan penyediaan, penyimpanan dan
penyampaian berbagai bahan keterangan (informasi), yang diperlukan oleh
pimpinan organisasi dalam melaksanakan tugasnya. Bahan keterangan
merupakan unsur yang sangat penting dalam suatu organisasi sehingga
pengaturannya pun merupakan hal yang penting untuk diketahui. Pengaturan
bahan keterangan tersebut dinamakan tata usaha. Djoko Santoso (2003:14)
menyatakan EDKZD³Tata usaha dalamtoistilah
commit user asing adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

32

(1) office work berarti pekerjaan kantor, (2) clerical work berarti pekerjaan
tulis, (3) paper work EHUDUWLSHNHUMDDQNHUWDV´
Menurut The Liang Gie (2000:16) ³Tata usaha adalah segenap
rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
usaha kerjasama itu³.
Dari beberapa pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa tata
usaha adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan, menggandakan
dan mengirim berbagai bahan keterangan yang dapat dipergunakan bagi
siapa saja yang membutuhkan.
Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada
di dalamnya. Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak
cukup hanya melihat dari segi bangunan atau orang-orang yang ada di
dalamnya, tetapi juga harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang-
RUDQJ\DQJDGDGLEDQJXQDQWHUVHEXW³'L dalam kantor dilakukan pekerjaan-
pekerjaan yang meliputi pekerjaan pemikiran dan ketatausahaan.´ $ 6
Moenir, 1983:7)
Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa kantor tata
usaha adalah tempat di mana dilaksanakannya kegiatan menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan dan mengirim berbagai bahan
keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama untuk mewujudkan
tugas-tugas pokok organisasi.

d. Ruang Lingkup Tata Usaha
Awalnya tata usaha hanya dianggap sebagai pekerjaan dasar saja.
Dengan peranan informasi yang semakin berkembang, maka semakin
penting pula ketatausahaan guna menunjang tugas tersebut. Pengelolaan
informasi sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi formal guna mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Informasi yang akurat sangat
dibutuhkan dalam setiap pengambilan keputusan.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

33

Pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan jika tidak ada
informasi yang akurat. Baik buruknya suatu informasi ditinjau dari
kelengkapan, ketepatan dan ketelitian yang sangat berpengaruh terhadap
kualitas keputusan yang akan ditetapkan.
Pengelolaan informasi sangat penting bagi setiap kantor. Penyediaan
informasi merupakan salah satu fungsi yang paling penting bagi kegiatan
perkantoran dan akan memberikan kontribusi paling riil dan esensial bagi
produktivitas dengan catatan informasi tersebut dikelola secara efektif dan
efisien. Inilah yang merupakan tugas dari tata usaha. Menurut The Liang Gie
(2000) tata usaha memiliki ciri utama sebagai berikut: 1) Bersifat pelayanan,
artinya bahwa tata usaha melaksanakan tugas melayani pekerjaan-pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan suatu organisasi; 2) Bersifat merembes ke
segenap bagian dalam organisasi, artinya bahwa pekerjaan tata usaha
diperlukan dan dilaksanakan di seluruh lingkup organisasi; 3) dilaksanakan
oleh semua pihak dalam suatu organisasi, maksudnya ialah bahwa tata usaha
dilaksanakan oleh semua personel dalam setiap organisasi terlepas dari tugas
pokok masing-masing anggota tersebut.
Tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam
melancarkan aktivitas dan perkembangan di suatu organisasi atau instansi.
Peranan tata usaha menurut The Liang Gie (2000:20) sebagai berikut:
1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan organisasi.
2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan
organisasi itu untuk membantu membuat keputusan atau
melaksanakan tindakan yang tepat
3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.

Tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan operatif dengan
menyediakan pelbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan
itu memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif dengan baik sehingga
akan memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan. The Liang Gie
(2000) merumuskan 6 (enam) pola kegiatan tata usaha sebagai berikut: 1)
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

34

menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap digunakan jika diperlukan;
2) mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan; 3)
mengolah, yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan tujuan
menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna sehingga akan lebih mudah
ketika digunakan; 4) mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan
pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan; 5) mengirim, yaitu
kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang
diperlukan; 6) menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan
alat di tempat tertentu yang aman.
Tata usaha melaksanakan berbagai macam kegiatan ketatausahaan.
Seperti yang diungkapkan Prajudi Atmosudirdjo dalam Ida Nuraida (2008:1-
2) bahwa tata usaha dapat digolongkan menjadi:
1) Pekerjaan yang bersifat komunikasi, yakni:
a) Penyelenggaraan rapat
b) Briefing
c) Musyawarah
d) Pertemuan
e) Wawancara
f) Konferensi
g) Pengaturan telepon
h) Pengaturan telegram
i) TV dan radio
j) Pengaturan korespondensi (penaskahan, koreksi, pengetikan)
k) 0HVVHQJHU¶VVHUYLFH
l) Protokol
2) Pekerjaan yang bersifat registrasi, yakni:
a) Agendaris surat-surat (penomoran agenda)
b) Filling
c) Recording
d) Dokumentasi
e) Perpustakaan
f) Microfilm
g) Photocopy
h) Perekam tape
3) Pekerjaan yang bersifat komputasi, yakni:
a) Analisa dan pengetahuan daripada laporan-laporan
b) Data processing
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

35

c) Penyusunan tabel-tabel
d) Daftar-daftar ikhtisar
e) Grafik-grafik
f) Penyusunan laporan harian, bulanan, triwulan, semester,
tahunan
4) Pekerjaan yang bersifat informasi, yakni:
a) Pengumpulan data
b) Pemberian peringatan
c) Survey
d) Research
e) Inspeksi
f) Opname (pemeriksaan-pemeriksaan)
g) Intelegence
h) Pemberian keterangan

6. Efisiensi Kerja
d. Pengertian Efisiensi Kerja
WJS Poerwodarminto dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
(1995:250) ³(fisiensi adalah ketepatan cara dalam menjalankan sesuatu
(dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya) kedayagunaan.
Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat (dengan tidak
membuang-buang tenaga dan biaya ´ Sedangkan Marshal Edward Dimock
dan Gladys Ogden Dimock dalam A. S. Moenir (1983:256) mengatakan
EDKZD ³(ILVLHQVL DGDODK VXDWX FDUD XQWXN PHQFDSDL VXDWX RE\HNWLS VLF ,
bukan suatu tujuan bagi dirinya sendiri; efisiensi adalah suatu aspek dari alat-
alt SHQJXNXUEXNDQVXDWXDODWXQWXNGLULQ\DVHQGLUL´
Selain itu menurut The Liang Gie (2002:171) ³(ILVLHQVL yaitu suatu
asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya´.
Ibnu Syamsi (2007:2) mengatakan ³Efisien diterjemahkan dengan daya
JXQD´
Dari beberapa pengertian efisiensi tersebut, dapat diambil kesimpulan
bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara usaha yang dilakukan
dengan hasil yang dicapai dengan tidak membuang waktu, biaya dan tenaga.
Definisi kerja menurut WJS Poerwodarminto dalam Kamus Besar
Bahasa Indonesia LDODK ³.egiatan melakukan sesuatu´. Sedangkan The
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

36

/LDQJ *LH   PHQ\DWDNDQ EDKZD ³.HUMD DGDODK NHVHOXUXKDQ
pelaksanaan kegiatan-kegiatan rohaniah dan jasmaniah yang pelaksanaan
kegiatan-kegiatan untuNPHQFDSDLWXMXDQWHUWHQWX´
Allan H. Morgensen dalam The Liang Gie (2000:173) merumuskan
efisiensi kerja VHEDJDL ³3HQJJXQDDQ DNDO VHKDW VHFDUD WHUDWXU XQWXN
menemukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan
SHNHUMDDQ´ The Liang Gie   PHQJXQJNDSNDQ EDKZD ³(ILVLHQVL
kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang
GLFDSDLROHKNHUMDLWX´
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa
efisiensi kerja adalah keseluruhan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan
untuk mencapai tujuan dengan perbandingan terbaik antara usaha dan hasil
yang dicapai. The Liang Gie (2000:171-172) meninjau tentang efisiensi kerja
dari 2 (dua) segi, yaitu:

1) Segi Usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu
tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Ibnu Syamsi
[2007:6] mengatakan bahwa:
Yang dimaksud dengan efisiensi ditinjau dari segi usaha yaitu
hasil minimum yang dikehendaki ditetapkan terlebih dahulu.
Kemudian pengorbanan maksimalnya (tenaga, pikiran, uang, atau
ODLQQ\D  MXJD GLWHWDSNDQ«  .DODX WHUQ\DWD SHQJRUEDQDQ OHELK
sedikit daripada yang ditetapkan, itu termasuk efisien. Tetapi
kalau pengorbanannya lebih banyak, itu termasuk tidak efisien.
2) Segi Hasil
Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha
tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang
mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa efisiensi
kerja merupakan perwujudan dari cara kerja yang memungkinkan mencapai
hasil yang ditentukan dengan penggunaan sumber usaha yang kecil. Seperti
halnya yang dikemukakan oleh The Liang Gie (2000:173) bahwa:
Dengan tidak mengabaikan faktor-faktor lainnya yang ikut
mempengaruhi sesuatucommit
kerja, maka perbandingan terbaik antara usaha
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

37

dan hasilnya dalam kerja itu terutama ditentukan oleh caranya
melakukan aktivitas yang bersangkutan. Jadi, efisiensi kerja pada
umumnya merupakan perwujudan dari cara-cara kerja yang
memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha dan
hasil, yaitu cara-cara bekerja efisien.

Efisiensi kerja dapat dilihat dari 2 (dua) segi yaitu segi hasil kerja dan
segi usaha. Efisiensi kerja dilihat dari segi hasil kerja yang dikehendaki
berkaitan dengan jumlah yang lebih banyak dan mutu yang lebih baik,
dengan kata lain bahwa dengan usaha tertentu yang dilakukan akan mampu
mendapatkan hasil yang maksimal. Sedangkan efisiensi kerja jika dilihat dari
segi usaha, dapat dikembalikan pada 5 (lima) unsur yang dapat juga disebut
sebagai sumber-sumber kerja, yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda,
termasuk uang (The Liang Gie, 2000), dimana dalam penggunaan kelima
unsur kerja tersebut sesuai dengan kebutuhan dan tidak menimbulkan
pemborosan. Artinya efisiensi kerja jika dilihat dari segi usaha adalah
bekerja yang tidak sedikitpun mengurangi hasil yang dicapai karena
dilakukan melalui cara yang paling mudah, ringan, cepat, dekat dan murah.

e. Prinsip Bekerja Efisien
Cara bekerja efisien berarti setiap pegawai dalam melaksanakan tugas
pekerjaannya berusaha untuk tidak melakukan pemborosan-pemborosan
dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini berarti cara
bekerja yang efisien ialah cara kerja yang termudah, teringan, tercepat,
terpendek dan termurah untuk mencapai tujuan.
Cara bekerja termudah artinya tidak sulit dan tidak memakai banyak
pikiran, teringan artinya tidak memerlukan banyak tenaga, tercepat artinya
tidak memakan waktu yang banyak, terdekat artinya jarak tempuh yang tidak
jauh dan termurah yang artinya tidak memerlukan banyak biaya.
Untuk menentukan apakah suatu kegiatan dalam organisasi itu
termasuk efisien atau tidak, maka prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi
harus terpenuhi. Ibnu Syamsi (2007) mengemukakan beberapa prinsip antara
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

38

lain: 1) efisiensi harus dapat diukur, untuk dapat mengukur efisiensi maka
harus ada standar yang digunakan dan disepakati oleh pihak-pihak yang
terkait; 2) efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional, rasional artinya
segala pertimbangan harus berdasarkan akal sehat, masuk akal, logis, bukan
emosional. Dengan pertimbangan rasional, objektivitas pengukuran dan
penilaian akan terjamin; 3) efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas,
dalam bekerja efisien jangan hanya mengejar kuantitas tetapi mengorbankan
kualitas. Jangan sampai hasil ditingkatkan tetapi kualitasnya rendah; 4)
efisiensi merupakan teknis pelaksanaan, artinya dalam pelaksanaannya
jangan sampai bertentangan dengan kebijaksanaan atasan; 5) pelaksanaan
efisiensi harus disesuaikan dengan kemampuan organisasi yang
bersangkutan, ini berarti bahwa penerapannya disesuaikan dengan
kemampuan sumber daya manusia (SDM), dana, fasilitas, dan lain-lain, yang
dimilki oleh organisasi yang bersangkutan sambil diusahakan
peningkatannya; 6) efisiensi itu ada tingkatannya, secara sederhana dapat
ditentukan penggolongan tingkatan efisiensi, misalnya tidak efisien, kurang
efisien, efisien, lebih efisien, dan paling efisien (optimal).
Untuk mencapai perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya
dalam bekerja, maka diperlukan suatu prinsip dalam bekerja. Menurut The
Liang Gie (2000) agar tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja
ketatausahaan dengan hasilnya, ada 5 asas yang harus dilakukan antara lain:
1) perencanaan, yaitu menggambarkan dan mempersiapkan di awal
mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan; 2) penyederhanaan,
yaitu tindakan membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar
menjadi lebih mudah; 3) penghematan, yaitu mencegah pemakaian benda-
benda secara berlebih-lebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan
menjadi mahal; 4) penghapusan, yaitu tindakan menghilangkan langkah-
langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang
dianggap kurang perlu; 5) penggabungan, yaitu menyatukan benda-benda
atau pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan dan memungkinkan
untuk dikerjakan dalam satu langkah
commitsekaligus.
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

39

f. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja
Kemampuan seseorang bekerja efisien tidak hanya tergantung pada
kecerdasan dan bakat yang dibawa sejak lahir. Upaya untuk mewujudkan
efisiensi kerja tidak terlepas dari beberapa faktor yang berpengaruh
terhadapnya, seperti yang diungkapkan Lehrer dalam The Liang Gie
(1992:15) bahwa:
Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi kerja itu dapat
diketegorikan menjadi delapan jenis yaitu:
1) Non physical working environtment (Suasana kerja)
2) Physical working environtment (Lingkungan tempat bekerja)
3) Product design (Corak hasil produksi)
4) Process or procedure (Proses atau prosedur)
5) Equipment and facilities (Perlengkapan dan fasilitas)
6) Tools (Alat-alat perkakas)
7) Workplace lay out (Tata ruang tempat kerja)
8) Hand and body motion (Gerak-gerak tangan dan tubuh)

Dari seluruh pembahasan mengenai efisiensi kerja sebelumnya, dapat
ditarik kesimpulan bahwa efisiensi kerja adalah pelaksanaan seluruh
aktivitas-aktivitas manusia dengan memperhatikan perbandingan terbaik
antara usaha dengan hasilnya. Jadi, setiap pegawai dikatakan dapat mencapai
efisiensi kerja apabila ia dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya dengan
mudah, murah dan cepat, tanpa menyisihkan kualitas pekerjaan yang
dilakukan. Hal tersebut merupakan perwujudan dari 5 (lima) unsur efisiensi
yaitu pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda termasuk uang.
Pengukuran efisiensi kerja pegawai dapat dilakukan dengan melihat
pada ketercapaian tujuan dengan memperhatikan perbandingan antara usaha
dengan hasilnya.

E. Tinjauan Penelitian yang Relevan
1. Juwanti (2002) dalam penelitiannya yang berjudul ³3HQJDUXK 6LNDS
Pegawai dalam Bekerja dan Lingkungan Kerja Fisik terhadap Prestasi
Kerja Pegawai di Kantor Kelurahan Trimulyo Kecamatan Jetis Kabupaten
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

40

%DQWXO 'DHUDK ,VWLPHZD <RJ\DNDUWD´ menyimpulkan bahwa: a) ada
pengaruh yang signifikan sikap pegawai dalam bekerja terhadap prestasi
kerja pegawai di kantor kelurahan Trimulyo kecamatan Jetis kabupaten
Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta, b) ada pengaruh yang signifikan
lingkungan kerja fisik terhadap prestasi kerja pegawai di kantor kelurahan
Trimulyo kecamatan Jetis kabupaten Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta, c)
ada pengaruh yang signifikan sikap pegawai dalam bekerja dan lingkungan
kerja fisik secara bersama-sama terhadap prestasi kerja pegawai di kantor
kelurahan Trimulyo kecamatan Jetis kabupaten Bantul Daerah Istimewa
Yogyakarta. Sedangkan bedasarkan deskripsi data yang diperoleh, dapat
diketahui bahwa tingkat pencapaian sikap pegawai dalam bekerja sebesar
84,21%, lingkungan kerja fisik sebesar 83,62% dan prestasi kerja pegawai
sebesar 82,65%.
2. Khalyun Dwi Kusumaningrum (2003) dalam penelitiannya yang berjudul
³3HQJDUXK .RPXQLNDVL $GPLQLVWUDVL GDQ 7DWDUXDQJ .DQWRU WHUKDGDp
Kelancaran Kerja Karyawan Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta Tahun
´ mengambil kesimpulan bahwa: a) ada pengaruh yang signifikan
komunikasi administrasi terhadap kelancaran kerja karyawan Rumah Sakit
Jiwa Daerah Surakarta tahun 2002 dan berdasar pada deskripsi data yang
diperolah dari masing masing variabel dapat diketahui bahwa tingkat
pencapaian komunikasi administrasi sebesar 74,90%, b) ada pengaruh yang
signifikan tataruang kantor terhadap kelancaran kerja karyawan Rumah Sakit
Jiwa Daerah Surakarta tahun 2002 dan berdasar pada deskripsi data yang
diperolah dari masing masing variabel dapat diketahui bahwa tingkat
pencapaian tata ruang kantor sebesar 72,35%, c) ada pengaruh yang
signifikan komunikasi administrasi dan tata ruang kantor secara bersama-
sama terhadap kelancaran kerja karyawan Rumah Sakit Jiwa Daerah
Surakarta tahun 2002 dan berdasar pada deskripsi data yang diperolah dari
masing-masing variabel dapat diketahui bahwa tingkat pencapaian
kelancaran kerja sebesar 74,10%.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

41

Implikasi dari kesimpulan penelitian tersebut antara lain:
«WDWD ruang kantor berpengaruh secara signifikan terhadap kelancaran kerja
karyawan Rumah Sakit Jiwa Surakarta tahun 2002. Implikasinya, karyawan
Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta lebih bersemangat dalam menciptakan
dan memelihara suasana nyaman dan penataan ruang kerja yang efisien bagi
pelaksanaan kerja mereka.

3. Nur Syamsiyah Widyaningrum (2006) dalam penelitiannya yang berjudul
³Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha dalam Mencapai Efisiensi
Kerja Pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Surakarta TDKXQ´
dengan implikasi hasil penelitian sebagai berikut: a) hasil penelitian dan
analisis data menunjukkan bahwa penataan tata ruang kantor yang baik dapat
menimbulkan inspirasi dan semangat baru bagi pegawai dalam upaya
pencapaian efisiensi kerja pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama
Surakarta; b) dengan penataan ruang kantor yang baik di Kantor Pelayanan
Pajak Pratama Surakarta, maka akan tercipta kondisi mutualis antara pegawai
dengan pekerjaannya, antara pegawai yang satu dengan pegawai lain, antara
pegawai dengan pimpinan maupun antara pegawai dengan lingkungan
kerjanya; c) penataan ruang kantor yang baik akan dapat menciptakan
suasana yang hangat serta komunikasi yang lancar dan efektif bagi pegawai
sehingga efisiensi kerja pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama
Surakarta dapat tercapai.
4. Amin Priyono (2006) dalam penelitiannya yang berjudul ³6WXGL .RUHODVL
Sistem Kearsipan dan Tata Ruang Kantor dengan Efisiensi Kerja Pegawai
Kantor Dinas Pendidikan KabupDWHQ 6XNRKDUMR 7DKXQ ´ dengan hasil
sebagai berikut: a) ada hubungan yang signifikan antara sistem kearsipan
dengan efisiensi kerja pegawai Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten
Sukoharjo, b) ada hubungan yang signifikan antara tata ruang kantor dengan
efisiensi kerja pegawai Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Sukoharjo, c)
ada hubungan yang signifikan antara sistem kearsipan dan tata ruang kantor
secara bersama-sama dengan efisiensi kerja pegawai Kantor Dinas

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

42

Pendidikan Kabupaten Sukoharjo. Implikasi penelitiannya antara lain
menyebutkan bahwa:
Berdasarkan analisis data menunjukkan bahwa tata ruang kantor mempunyai
hubungan yang signifikan dengan efisiensi kerja pegawai di Kantor Dinas
Pendidikan Kabupaten Sukoharjo. Implikasinya, pegawai Dinas Pendidikan
Kabupaten Sukoharjo lebih memahami tentang tata ruang kantor dan
melaksanakan tata ruang kantor yang dapat meningkatkan efisiensi kerja
pegawai.

Hasil penelitian yang dilakukan Juwanti (2002) PHQ\DWDNDQ ³ada
pengaruh yang signifikan lingkungan kerja fisik terhadap prestasi kerja pegawai
di kantor kelurahan Trimulyo kecamatan Jetis kabupaten Bantul Daerah
,VWLPHZD<RJ\DNDUWD´/LQJNXQJDQfisik berkaitan erat dengan tata ruang kantor.
Jika demikian, untuk meningkatkan prestasi pegawai perlu menerapkan penataan
ruang kantor yang efektif dengan memperhatikan lingkungan kerja fisik yang
sehat dan nyaman bagi pegawai. Selain itu, Khalyun (2003) dalam penelitiannya
MXJD PHQ\LPSXONDQ EDKZD ³ada pengaruh yang signifikan tata ruang kantor
terhadap kelancaran kerja karyawan Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta tahun
´+DOLQLPHQXQMXNNDQEDKZDNHODQFDUDQkerja karyawan dipengaruhi oleh
penataan ruang kantornya. Jika kantor ditata sesuai dengan 4 (empat) asas yaitu
asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruang dan
asas perubahan susunan tempat kerja, maka akan dapat melancarkan pelaksanaan
kerja pegawai dan efisiensi kerja pun dapat tercapai.
Penelitian yang dilakukan Nur Syamsiyah Widyaningrum (2006)
memberikan gambaran lebih jelas bahwa tata ruang kantor yang baik dan sesuai
asas akan dapat membantu pencapaian efisiensi kerja pegawai. Penataan ruang
kantor yang baik akan memperlancar arus komunikasi antarpegawai dan
memberikan inspirasi bagi para pegawai. Jika arus komunikasi lancar dan
pegawai merasa nyaman dalam bekerja, maka pekerjaan dapat tertangani dengan
baik sehingga efisiensi kerja pun dapat tercapai. Lebih lanjut Amin Priyono
(2006) dalam penelitiannya juga menyimpulkan hal yang sama yaitu ³DGD
hubungan yang signifikan antara tata ruang kantor dengan efisiensi kerja
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

43

SHJDZDL.DQWRU'LQDV3HQGLGLNDQ.DEXSDWHQ6XNRKDUMR´. Hal ini menunjukkan
bahwa antara tata ruang kantor dan efisiensi kerja pegawai saling berkaitan. Tata
ruang kantor yang baik dan efektif akan membantu pencapaian efisiensi kerja di
kantor.
Beberapa penelitian yang dilakukan di tempat dan waktu yang
berbeda tersebut menyimpulkan satu hal yang sama yaitu bahwa tata ruang
kantor memang memiliki keterkaitan dan pengaruh terhadap efisiensi kerja
pegawai, dengan presentase pengaruh yang berbeda satu sama lain. Dengan
adanya tata ruang kantor yang baik akan membantu tercapainya efisiensi kerja
para pegawai di kantor. Hal ini semakin meyakinkan peneliti untuk
melaksanakan penelitian mengenai tata ruang kantor dalam upaya mencapai
efisiensi kerja pegawai di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS. Hasil
penelitian ini dapat menguatkan kesimpulan dari penelitian-penelitian
sebelumnya yang menyatakan bahwa tata ruang kantor berkaitan dan
mempengaruhi efisiensi kerja pegawai atau justru menghasilkan kesimpulan
yang berbeda sehingga akan memperbanyak referensi hasil penelitian yang
sejenis.
F. Kerangka Pemikiran
Sebuah organisasi atau instansi pasti memilki tujuan yang hendak
dicapai. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, salah satu prinsip yang harus
diperhatikan adalah efisiensi kerja. Salah satu unsur penting dalam mewujudkan
efisiensi kerja pegawai adalah dengan menerapkan penataan ruang kantor yang
baik dan efektif. Hal ini dikarenakan tata ruang kantor menjadi sesuatu yang
bersinggungan langsung dengan pegawai selaku subyek pelaksana pekerjaan
kantor. Dalam hal ini kantor tata usaha merupakan pusat dari seluruh kegiatan
dalam pengelolaan informasi dalam suatu organisasi, sehingga kantor perlu
dibuat seaman dan senyaman mungkin bagi pegawai untuk bekerja.
Penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP belum sepenuhnya
menerapkan 4 (empat) asas penataan ruang kantor yang baik, yaitu asas jarak
terpendek, asas rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruang dan asas
perubahan susunan tempat kerja. Misalnya,
commit to userpeletakkan arsip di sembarang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

44

tempat, penumpukkan pegawai di suatu sisi ruangan dan peralatan kantor yang
diletakkan jauh dari penggunanya. Hal inilah yang diduga menyebabkan efisiensi
kerja para pegawai belum tercapai secara optimal. Oleh karena itu, untuk
menciptakan efisiensi kerja pegawai yang optimal perlu memperhatikan prinsip-
prinsip dalam penataan ruang kantor.
Melalui kegiatan penelitian ini, akan dapat diketahui kondisi nyata di
lapangan mengenai penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP.
Berdasarkan data yang diperoleh kemudian akan dianalisis sehingga akan dapat
diketahui kelemahan penataan ruang kantor yang diduga menyebabkan efisiensi
kerja pegawai di kantor tata usaha Dekanat FKIP belum optimal. Seteleh
mengetahui kelemahan atau kekurangannya, maka langkah berikutnya adalah
mencari dan menemukan solusi atas masalah tersebut, yaitu dengan membuat
suatu rancangan tata ruang kantor yang efektif dan mampu meningkatkan
efisiensi kerja pegawai.
Dengan penataan ruang kantor yang baik di mana dalam
penyusunannya didasarkan pada asas-asas yang ada, akan mampu menciptakan
suasana kerja yang kondusif bagi pegawai dalam bekerja. Suasana kerja yang
kondusif akan mendorong terciptanya efisiensi kerja pegawai. Jika para pegawai
dapat bekerja secara efisien, maka hal tersebut akan semakin mempercepat
pencapaian tujuan suatu organisasi dengan kualitas pencapaian yang baik pula.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan berikut:

Penataan ruang kantor tata usaha

berdasarkan asas jarak terpendek, Efisiensi
asas rangkaian kerja, asas Kerja
Pegawai
penggunaan segenap ruang dan asas
perubahan susunan tempat kerja.

Gambar 1. Kerangka Pemikiran

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

Kehidupan tidak bisa terlepas dari masalah. Sesuai dengan keinginan
manusia bahwa masalah harus dicari solusi penyelesaiannya. Melakukan
penelitian pada intinya menggiring manusia kepada usaha mencari solusi
penyelesaian masalah secara metode ilmiah. Penelitian merupakan suatu
kegiatan untuk memperoleh data atau informasi yang sangat berguna untuk
mengetahui dan memecahkan masalah.
Penelitian dalam hal ini berupa penelitian ilmiah. Kerlinger dalam
Iskandar (2009:7) menyatakan bahwa ³3HQHOLWLDQ LOPLDK DGDODK aktivitas
penelitian yang dilakukukan secara sistematis, terkontrol, empiris dan kritis
terhadap proposisi-proposisi hipotesis tentang hubungan yang diperkirakan
WHUKDGDS DQWDUD JHMDOD DODP´ Sedangkan Mukhtar dalam Iskandar (2009:8)
menyebutkan bahwa
Penelitian ilmiah adalah suatu kegiatan untuk memilih judul,
merumuskan persoalan, kemudoan diikuti dengan pengumpulan,
pengolahan, penyajian dan analisis data yang dilakukan dengan metode
ilmiah secara efisien dan sistematis, yang hasilnya berguna untuk
mengetahui suatu keadaan/persoalan dalam usaha pengembangan ilmu
pengetahuan atau untuk membuat keputusan dalam rangka pemecahan
persoalan.

Dari beberapa pendapat tentang penelitian ilmiah, dapat disimpulkan
bahwa penelitian ilmiah adalah proses mengumpulkan, menganalisis dan
menafsirkan fakta-fakta atau fenomena yang terjadi sebagai data untuk membuat
keputusan dan dilakukan secara sistematik.
Dalam penelitian, untuk mendapatkan kebenaran diperlukan tata cara
atau prosedur tertentu. Sebelum penelitian ini dilaksanakan, perlu ditentukan
terlebih dahulu metodologi penelitian yang digunakan. Ketepatan dalam
menentukan metodologi disesuaikan dengan jenis data yang akan mengantar
penelitian kearah tujuan yang diinginkan.
commit to user
45
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

46

³0HWRGH penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk
PHQGDSDWNDQ GDWD GHQJDQ WXMXDQ GDQ NHJXQDDQ WHUWHQWX´ 6XJL\RQR  
Cara ilmiah berarti bahwa data yang diperoleh menunjukkan ciri-ciri keilmuan,
seperti rasional (masuk akal), empiris (dapat diamati oleh panca indera) dan
sistematis (menggunakan langkah-langkah tertentu). Menurut Suharsimi
Arikunto (2006:36) ³0HWRGRORJL SHQHOLWLDQ DGDODK FDUD \DQJ GLJXQDNDQ ROHK
SHQHOLWLGDODPPHQJXPSXONDQGDWDSHQHOLWLDQQ\D´
Berdasarkan beberapa pengertian metodologi penelitian tersebut,
dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud metodologi penelitian adalah suatu
kegiatan mengumpulkan data dalam penelitian dengan teratur, terencana dan
sitematis untuk mencari jawaban atas suatu masalah.

I. Tempat dan Waktu Penelitian
3. Tempat Penelitian
Penentuan tempat atau lokasi penelitian berkaitan erat dengan adanya
data atau informasi yang bisa diperoleh sesuai dengan permasalahan yang
diketengahkan dalam penelitian. Di dalam penelitian ini, peneliti memilih lokasi
di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS, dengan pertimbangan sebagai
berikut:
b. Kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta merupakan bagian dari
kampus tempat peneliti menimba ilmu, sehingga diharapkan akan dapat
memberikan saran, ide, dan gagasan demi kemajuan instansi tersebut.
c. Tersedianya data dan informasi yang dibutuhkan untuk menjawab
permasalahan dalam penelitian ini.
d. Lokasi kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS yang mudah dijangkau
sehingga dapat memberikan kemudahan bagi peneliti untuk datang dengan
frekuensi yang besar sehingga mampu mendapatkan data yang lengkap dan
aktual

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

47

4. Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan selama 8 (delapan) bulan mulai dari
disetujuinya proposal penelitian sampai dengan terselesaikannya laporan
penelitian ini, terhitung dari bulai Juli 2010 - Februari 2011. (Jadwal terlampir)

J. Bentuk dan Strategi Penelitian
4. Bentuk Penelitian
Penelitian merupakan suatu usaha menentukan, menggambarkan, dan
menguji kebenaran dari suatu pengetahuan yang dilaksanakan dengan
menggunakan suatu metode ilmiah. Dalam penyelesaian suatu masalah
diperlukan suatu pendekatan. Pada dasarnya pendekatan dalam penelitian ilmiah
dibedakan menjadi 3 macam, yaitu kuantitatif, kualitatif dan kombinasi antara
kualitatif dan kuantitatif.
Dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, yaitu jenis
penelitian yang menghasilkan penemuan-penemuan yang tidak dapat dicapai
dengan menggunakan prosedur-prosedur statistik atau dengan cara ± cara lain
dari kuantifikasi (pengukuran). Bogdan dan Taylor dalam Iskandar (2009:11)
mengemukakan EDKZD ³0HWRGRORJL NXDOLWDWLI PHUXSDNDQ SURVHGXU SHQHOLWLDQ
yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari
orang-orang dan perilaku yang diamati´. Sedangkan H.B. Sutopo (2002)
mengemukakan bahwa penelitian kualitatif adalah suatu kegiatan penelitian yang
menekankan pada proses dan makna. Oleh karena itu jika dirumuskan dalam
bentuk pertanyaan cenderung menggunakan kata bagaimana dan mengapa yang
jawabannya mencakup pemahaman mengenai prosesnya dan sejauh mana
dampak itu bisa terjadi.
Selain itu, Kirk dan Miller dalam Iskandar (2009:12) menyatakan
EDKZD ³3HQHOLWLDQ NXDOLWDWLI DGDODK WUDGLVL WHUWHQWX GDODP LOPX SHQJHWDKXDQ
sosial secara fundamental tergantung pada pengamatan manusia dalam
kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam
EDKDVDQ\D GDQ GDODP SHULVWLODKDQQ\D´ 'DUL EHEHUDSD SHQGDSDW DKOL WHUVHEXW
dapat disimpulkan bahwa penelitian kualitatif
commit to useradalah penelitian yang dilakukan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

48

terhadap obyek dengan tidak mengubah kondisi obyek tersebut, dan hanya
mencatat sesuai dengan kondisi alamiah obyek penelitian tersebut.
Dalam penelitian kualitatif, peneliti adalah instrumen kunci karena
peneliti harus bisa menginterpretasikan data yang diperoleh guna mengambil
kesimpulan akhir. Oleh karena itu, peneliti harus memiliki bekal teori dan
wawasan yang luas sehingga bisa menganalisis dan mengkonstruksi obyek yang
diteliti supaya menjadi lebih jelas. (Iskandar, 2009).
Bentuk penelitian ini mengikuti paradigma penelitian deskriptif
kualitatif yang dilakukan tehadap variabel mandiri, yaitu tanpa membuat
perbandingan atau menghubungkan dengan variabel lain. Peneliti tidak
memberikan perlakuan apapun terhadap objek penelitian sehingga objek
dibiarkan seperti kondisi aslinya secara apa adanya. Penelitian kualitatif
diarahkan pada kondisi aslinya, bahwa datanya ditanyakan pada keadaan apa
adanya sesuai dengan yang ada di lapangan. Sedangkan deskriptif dimaksudkan
bahwa penelitian bertujuan mendeskripsikan data berdasarkan kenyataan
dilapangan dengan kata-kata, uraian ataupun penjelasan cara untuk memecahkan
masalah dengan menjabarkan fakta-fakta yang tampak sebagaimana adanya.
Jenis penelitian yang dipilih yakni studi kasus. Menurut Iskandar
(2009) penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan metode kerja yang paling
efisien, di mana peneliti mengadakan telaah secara mendalam tentang suatu
kasus, dan kesimpulan hanya berlaku atau terbatas pada kasus tertentu saja. Hasil
penelitian kasus tidak dapat dipakai untuk kepentingan generalisasi kepada
semua populasi.

5. Strategi Penelitian
Strategi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
strategi tunggal terpancang. Tunggal diartikan bahwa hanya ada satu
permasalahan dan satu ruang lingkup lokasi penelitian yaitu tentang penataan
ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS. Sedangkan terpancang maksudnya
peneliti terjun langsung ke lapangan memilih dan menentukan fokus utama atau

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

49

sasaran dan tujuan serta permasalahan yang sudah berbekal teori-teori yang
sudah ada.

K. Sumber Data
Sumber data merupakan suatu sumber di mana data dapat diperoleh.
Dalam memilih sumber data, peneliti harus benar-benar berpikir mengenai
kemungkinan kelengkapan informasi yang akan dikumpulkan dan juga
validitasnya. Menurut H. B. Sutopo (2002:49 ³6XPEHUGDWDSHQHOLWLDQNXDOLWDWLI
dapat berupa manusia, peristiwa dan tingkah laku, dokumen dan arsip serta
berbagai benda lain. Informan adalah orang yang dipandang mengetahui
permasalahan yang dikaji dalam penelitian dan bersedia untuk memberikan
LQIRUPDVLNHSDGDSHQHOLWL´
Adapun sumber data yang peneliti gunakan dalam penelitian ini
adalah sebagai berikut:
2. Informan
Informan adalah orang-orang yang dipandang mengetahui permasalahan
yang akan dikaji oleh peneliti dan bersedia memberikan informasi terkait
dengan penelitian ini. Informan dalam penelitian ini adalah :
b. Dekan atau Pembantu Dekan FKIP UNS Surakarta.
c. Kepala bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta.
d. Staff bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta
Dalam penelitian ini yang ditunjuk sebagai informan kunci (key informan)
adalah Kepala Bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta
karena dianggap sebagai informan utama yang mengerti tentang
permasalahan yang sedang diteliti.
3. Tempat dan peristiwa
Dari pengamatan pada tempat dengan keragaman benda yang berada di
lokasi, peneliti dapat memperoleh informasi yang berkaitan dengan perilaku
atau peristiwa yang terjadi. Tidak semua peristiwa dapat diamati secara
langsung, kecuali peristiwa atau aktivitas yang sedang berlangsung ketika
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

50

penelitian dilakukan. Dalam hal ini, kajian peristiwa didapatkan dari cerita
informan atau dokumen yang ada.
4. Dokumen
Dokumen merupakan bahan tertulis/benda yang berkaitan dengan suatu
peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam penelitian ini, dokumen yang
digunakan sebagai sumber data antara lain foto, denah tata ruang, laporan-
laporan dan catatan-catatan mengenai kepemilikan peralatan dan
perlengkapan kantor.

L. Teknik Sampling
H. B. Sutopo (2002:55) PHQ\DWDNDQEDKZD³7eknik sampling atau teknik
cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi pemusatan atau
SHPLOLKDQ GDODP SHQHOLWLDQ \DQJ PHQJDUDK SDGD VHOHNVL´ Teknik sampling
digunakan untuk menyeleksi dan memfokuskan permasalahan agar dalam
pelaksanaan penelitian atau dalam pemilihan sampel lebih terarah dan tepat pada
orang yang mengetahui permasalahan yang dibahas. Menurut Iskandar (2009:
114) bahwa ³'alam penelitian kualitatif, teknik yang biasa digunakan dalam
memilih dan menentukan subjek penelitian dengan menggunakan teknik subjek
sesuai tujuan (Purposive Sampling) dan teknik bola salju (Snowball Sampling)´.
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan teknik bola salju (Snowball
Sampling). Dalam teknik bola salju, peneliti memulainya dengan menetapkan
satu atau beberapa orang informan kunci (key informan) dan melakukan
wawancara (interview) terhadap mereka secara bertahap atau berproses, kepada
mereka kemudian diminta arahan, saran, petunjuk siapa sebaiknya yang menjadi
informan berikutnya yang menurut mereka mempunyai pengetahuan,
pengalaman, dan informasi yang dicari, selanjutnya penentuan informan
berikutnya dilakukan dengan teknik yang sama sehingga akan diperoleh jumlah
informan yang semakin lama semakin besar.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

51

Adapun proses teknik bola salju dapat digambarkan sebagai berikut:

4
1
8

Key
2 5 10
Informan

6
3 9

7

Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball Sampling
Sumber: Iskandar (2009 : 116)

M. Teknik Pengumpulan Data
Pemecahan suatu masalah dalam penelitian memerlukan data yang
relevan dengan permasalahan. Teknik pengumpulan data merupakan cara khusus
yang digunakan untuk memperoleh data tersebut. Oleh karena itu, data yang
obyektif dan relevan dengan permasalahan sangat diperlukan dalam suatu
penelitian. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa teknik
pengumpulan data, yaitu:
1. Wawancara
Wawancara adalah suatu proses memperoleh keterangan atau informasi
guna tujuan tertentu yang dilakukan dengan cara tanya jawab antara
pewawancara yang mengajukan pertanyaan dengan responden yang
memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh pewawancara.
Licoln dan Guba dalam Iskandar (2009) mengemukakan bahwa tujuan
mengadakan wawancara antara lain adalah untuk mengkonstruksi
mengenai orang, kejadian, kegiatan, organisasi, perasaan, motivasi,
tuntutan dan kepedulian commit
tentang to user sosial (setting social). Dalam
situasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

52

penelitian ini, peneliti menggunakan jenis wawancara terstruktur. Hal ini
dikarenakan pokok-pokok pertanyaan sudah dibuat kerangka dan garis
besarnya, sehingga pertanyaan lebih terstruktur dan terarah. Pertanyaan
dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan data, sehingga dapat
menggali informasi secara mendalam.
2. Observasi
Kegiatan observasi meliputi melakukan pengamatan, pencatatan secara
sistematik kejadian-kejadian, perilaku, objek-objek yang dilihat dan hal-
hal lain yang diperlukan dalam mendukung penelitian yang sedang
dilakukan. Dalam penelitian ini, teknik observasi yang peneliti gunakan
adalah observasi berperan pasif. H. B. Sutopo (2002) menyatakan bahwa
observasi berperan pasif adalah metode pengumpulan data yang
digunakan untuk menghimpun data penelitian melalui pengamatan dan
penginderaan, di mana peneliti hanya mendatangi lokasi, tetapi sama
sekali tidak berperan sebagai apapun selain sebagai pengamat pasif.
3. Analisis dokumentasi
Selain menggunakan observasi dan wawancara, pengumpulan data juga
dilakukan dengan cara mencatat arsip atau dokumen yang berkaitan
dengan pemasalahan penelitian. Analisis dokumen dilakukan untuk
mengumpulkan data yang bersumber dari arsip dan dokumen baik yang
berada di tempat penelitian ataupun yang berada di luar penelitian, yang
ada hubungannya dengan penelitian tersebut. Arikunto dalam Iskandar
 PHQ\DWDNDQEDKZD³Teknik dokumentasi yaitu mencari data
mengenai atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar,
majalah, prasasti,notulen rapat, agenda dan sebagaiQ\D´
Dalam penelitian ini, peneliti mengumpulkan data dengan mempelajari
dokumen, arsip dan laporan-laporan yang ada di kantor tata usaha
Dekanat FKIP UNS, antara lain berupa struktur organisasi, job
description, denah tata ruang kantor dan dokumen lain yang relevan.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

53

N. Validitas Data
Dalam pengumpulan data sering kali terjadi perbedaan bahkan
pertentangan antara sumber data terhadap data yang diperoleh. Untuk itu,
diperlukan suatu teknik pengabsahan data. ³.HDEVDKDQGDWDPHUXSDNDQ NRQVHS
penting yang diperbaharui dari konsep kesahihan (validitas) dan keterandalan
(reliabilitas)´ ,VNDQGDU 
Dalam penelitian kualitatif, data yang dikumpulkan diolah dan diuji
validitasnya melalui trianggulasi. Lexy J. Moleong (2001:178) menjelaskan
EDKZD ³Trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang
memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau
sebagai pembanding terhadap suatu data itu´.
Patton dalam H. B. Sutopo (2002) terdapat empat macam teknik
trianggulasi, yaitu:
1. Trianggulasi data (data triangulation), cara ini mengarahkan peneliti agar
dalam mengumpulkan data, peneliti wajib menggunakan beragam sumber
yang tersedia. Artinya, data yang sejenis akan lebih mantap kebenarannya
jika digali dari berbagai sumber yang berbeda. Trianggulasi data sering
disebut juga dengan trianggulasi sumber.
2. Trianggulasi peneliti (investigation triangulation), hasil peneliti baik data
maupun kesimpulan mengenai bagian atau keseluruhannya bisa diuji
validitasnya dari beberapa peneliti.
3. Trianggulasi metodologi (methodological triangulation), jenis trianggulasi
ini bisa dilakukan oleh seorang peneliti dengan mengumpulkan data sejenis
tetapi menggunakan teknik atau metode pengumpulan data yang berbeda.
Dengan menggunakan metode yang berbeda untuk satu informasi yang sama,
peneliti dapat menarik kesimpulan atas data yang digali secara lebih mantap.
4. Trianggulasi teoritis (theorical triangulation), trianggulasi ini dilakukan
dengan menggunakan perspektif lebih dari satu teori dalam membahas
permasalahan yang dikaji. Hal ini dikarenakan setiap pandangan teori selalu
memiliki kekhususan cara pandang, maka dengan menggunakan beberapa
perspektif dapat menghasilkancommit
simpulan
to yang
user multidimensi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

54

Untuk memastikan keabsahan data, dalam penelitian ini
menggunakan trianggulasi data (data trianggulation). Trianggulasi data sering
juga disebut trianggulasi sumber berarti membandingkan dan mengecek balik
derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang
berbeda. Dengan teknik ini data yang diperoleh melalui sumber yang satu bisa
lebih teruji kebenarannya bila dibandingkan dengan data sejenis yang diperoleh
dari sumber yang berbeda.

O. Analisis Data
Bogdan dan Taylor dalam Iskandar (2009:136) mengemukakan
EDKZD ³$QDOLVLV GDWD sebagai proses yang mencari usaha secara formal untuk
menemukan tema dan merumuskan ide seperti yang disarankan oleh data dan
VHEDJDLXVDKDXQWXNPHPEHULNDQEDQWXDQSDGDWHPDGDQLGHLWX´ Teknik analisis
data adalah proses kategori urutan data, mengorganisasikan ke dalam suatu pola,
kategori dan satuan uraian dasar. Karena penelitian ini bersifat kualitatif, maka
analisis data berlangsung mulai dari awal penelitian sampai penelitian berakhir
yang dituangkan dalam laporan penelitian yang dilakukan secara simultan dan
terus menerus.
Analisis data sebagai proses yang merinci usaha secara formal untuk
menemukan tema dan merumuskan hipotesis. Teknik analisis data yang
digunakan dalam penelitian ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan-
pertanyaan yang didapat dalam penelitian dan mengembangkan serta
menghubungkan dengan teori-teori yang melandasinya. Teknik analisis data
yang digunakan adalah teknik interaktif. Adapun langkah-langkah yang
digunakan dalam analisis interaktif adalah:
1. Reduksi data
Reduksi data merupakan suatu kegiatan analisis data yang menajamkan,
mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data.
Proses reduksi data berlangsung secara terus menerus sepanjang pelaksanaan
penelitian, bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan
data. Artinya, sebenarnya peneliti
commitsudah melaksanakan reduksi data sejak
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

55

peneliti mengambil dan menyusun kerangka kerja konseptual mengenai
penelitian yang akan dilakukan.
2. Penyajian data
Penyajian data merupakan suatu proses pengumpulan informasi yang
tersusun dan disajikan yang memberi kemudahan dalam penarikan
kesimpulan, data yang sudah terkumpul perlu disajikan dalam bentuk-bentuk
tertentu guna menggabungkan informasi yang tersusun dalam bentuk yang
padu dan sistematis sehingga akan lebih mudah dipahami ketika dibaca.
3. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Penarikan kesimpulan merupakan langkah analisis data yang dilaksanakan
segera setelah data diperoleh. Kesimpulan-kesimpulan yang didapat juga
harus diverifikasikan. Jadi, bukan berarti sesudah dilakukan penarikan
kesimpulan merupakan analisis final, karena pada dasarnya makna-makna
yang muncul dari data harus diuji kebenarannya.

Secara dragmatik proses siklus pengumpulan data dan analisis data
sampai pada tahap penyajian hasil penelitian serta pengambilan keputusan
tampak pada gambar di bawah ini:

Pengumpulan data

Reduksi Data Sajian Data

Kesimpulan / Verifikasi

Gambar 3. Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Secara Interaktif
Sumber: H. B. Sutopo (2002:96)

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

56

P. Prosedur Penelitian
Prosedur penelitian adalah tata urutan atau langkah-langkah rinci
yang harus ditempuh untuk melaksanakan penelitian. Hal ini dimaksudkan agar
penelitian dapat berjalan teratur sehingga hasil penelitian dapat
dipertanggungjawabkan.
Dalam penelitian ini peneliti melakukan beberapa langkah atau
melalui beberapa prosedur yang dapat dilakukan secara sistematis. Adapun
prosedur yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Tahap persiapan
Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan bahan informasi dan teori yang dapat
mendukung permasalahan. Tahap ini dimulai dari pembuatan rancangan
penelitian, penyusunan proposal, memilih lokasi, mengurus perijinan dan
persiapan pelaksanaan teknis.
2. Tahap pelaksanaan
Tahap pelaksanaan dilakukan dengan terjun ke lapangan dan memulai untuk
menggali data yang relevan dengan tujuan penelitian.
3. Tahap analisis
Untuk analisis awal penelitian ini dilakukan sejak pengumpulan data di
lapangan, sedangkan analisis akhir dilakukan setelah penggalian data
dianggap cukup mendukung maksud dan tujuan penelitian. Tahap ini
merupakan usaha untuk menemukan tema-team yang relevan dengan masalah
penelitian. Setelah data yang dikumpulkan relevan dengan masalah penelitian,
data tersebut kemudian dianalisis kembali secara intensif dan mendalam
untuk kemudian ditarik suatu kesimpulan.
4. Tahap penulisan laporan penelitian
Pada tahap ini peneliti akan menuliskan hasil penelitiannya dalam bentuk
skripsi. Hasil laporan ini kemudian digandakan sesuai kebutuhan guna
pelaporan kepada pihak-pihak terkait.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

57

Untuk lebih memudahkan peneliti dalam melangkah, peneliti sajikan
skema prosedur penelitian sebagai berikut.

Persiapan Pengumpulan data Analisis Akhir
dan analisis awal

Penarikan
kesimpulan

Penulisan laporan
penelitian

Penggandaan
Laporan

Gambar 4. Bagan Prosedur Penelitian

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

BAB IV
HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Lokasi Penelitian
1. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS merupakan kantor yang
berfungsi untuk membantu penyelenggaraan kegiatan administrasi di FKIP UNS.
Kantor ini berada di lantai 1 dan 2 gedung F FKIP dan mulai ditempati sejak
pertengahan Juni 2010. Gedung F sendiri berada di kompleks FKIP UNS dan
merupakan gedung yang terakhir dibangun sehingga menjadi gedung termegah
di antara gedung-gedung lain di komplek FKIP UNS. Sedangkan gedung-gedung
lain yang dimiliki FKIP UNS yaitu gedung A, B, C, D dan E digunakan untuk
perkuliahan baik Program S1 maupun S2.
Pada awalnya pembangunan gedung F FKIP UNS ini tidak
dimaksudkan untuk djadikan kantor melainkan untuk laboratorium. Sedangkan
kantor Tata Usaha tetap berada di gedung A seperti semula. Namun, pada
perkembangannya gedung F ini beralih fungsi dan dijadikan kantor Tata Usaha
dan kantor bagi pimpinan fakultas. Hal ini merupakan keputusan dari para
pimpinan fakultas yang terdiri dari Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan
II dan Pembantu Dekan III.
Gedung F FKIP UNS ini terdiri dari 3 (tiga) lantai. Berikut ini rincian
ruang yang berada di masing-masing lantai.
a. Lantai 1
Lantai yang terletak paling bawah dari Gedung F FKIP UNS. Di lantai ini
memiliki 13 (tiga belas) ruangan yang terdiri dari :
1) SBI A
2) SBI B
3) Arsip/Dokumen
4) Umkap
5) Risograp/Foto Copy commit to user
58
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

59

6) Gudang
7) Penelitian Abdimus/Jurnal
8) Sertifikasi
9) Arsip Dok. PLPG/Sertifikasi
10) Gudang Perabot/Peralatan Kantor
11) Sekretariat Sertifikasi
12) Sekretaris Sertifikasi
13) Hall Sertifikasi

b. Lantai 2
Lantai 2 Gedung F terbagi menjadi 14 (empat belas) ruang, yaitu ruang:
1) Bagian Tata Usaha, terbagi lagi menjadi 2 ruang yaitu ruang Kepala
Bagian Tata Usaha dan ruang pegawai.
2) Sub Bagian Pendidikan
3) Sub Bagian Kemahasiswaan
4) Sub Bagian Kepegawaian
5) Bidang Keuangan
6) Dekan
7) Pembantu Dekan 1
8) Pembantu Dekan 2
9) Pembantu Dekan 3
10) Mushola
11) Sidang
12) Sidang 1A
13) Hall
14) Gudang

c. Lantai 3
Lantai 3 merupakan lantai tertinggi di Gedung F yang diperuntukkan untuk
aula besar yang digunakan untuk berbagai kegiatan.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

60

Penelitian ini berkaitan dengan tata ruang kantor tata usaha, sehingga
ruang yang akan diobservasi dan dijadikan objek penelitian adalah ruangan-
ruangan yang merupakan bagian dari kantor tata usaha di Gedung F FKIP UNS.
Dengan kata lain, penelitian ini hanya akan meneliti tata ruang bagian atau sub
bagian yang berada di bawah garis komando tata usaha. Hal ini dimaksudkan
agar penelitian lebih terfokus dan tidak keluar dari lingkup penelitian. Ruangan-
ruangan tersebut antara lain :
1) Ruang Bagian Tata Usaha, termasuk di dalamnya ruang Kepala Bagian Tata
Usaha.
2) Ruang Sub Bagian Pendidikan
3) Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan
4) Ruang Sub Bagian Kepegawaian
5) Ruang Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP)
6) Ruang Bidang Keuangan

2. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
Di dalam struktur organisasi FKIP UNS Surakarta, Bagian Tata
Usaha berada di bawah komando Dekan. Bagian Tata Usaha memiliki jalur
tersendiri sehingga terpisah dari jurusan yang sama-sama di bawah garis
komando Dekan dan Pembantu Dekan. Berikut ini struktur organisasi FKIP UNS
Surakarta.

Dekan Senat FKIP
UNS
PD I PD II PD III

Kasubag TU

Jur Jur Jur Jur Jur Jur Unsur
P. IPS P. MIPA PBS PTK POK P. IP Penunjang

Gambar 5. Struktur
commitOrganisasi
to user FKIP UNS
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

61

Dalam melaksanakan tugasnya, bagian Tata Usaha dibagi dalam 4
(empat) sub bagian dan satu bidang. Sub bagian yang ada di bawah komando
Bagian Tata Usaha adalah Sub Bagian Pendidikan, Kemahasiswaan,
Kepegawaian serta Umum dan Perelengkapan (UMKAP). Satu bidang lain di
luar sub bagian ialah bidang administrasi. Bidang administrasi ini terbagi dalam
6 (enam) jurusan, yaitu administrasi jurusan P. IPS, IP, PBS, P.MIPA, POK dan
PTK. Untuk lebih jelasnya, berikut ini disajikan struktur organisasi bagian tata
usaha FKIP UNS.

KABAG TATA
USAHA

ADMINISTRASI

ADM. JURUSAN ADM. JURUSAN P.
P.IPS MIPA

ADM. JURUSAN
ADM. JURUSAN IP
POK

ADM. JURUSAN ADM. JURUSAN
PBS PTK

SUBBAG
PENDIDIKAN

SUBBAG
KEMAHASISWAAN

SUBBAG
KEPEGAWAIAN

SUBBAG UMKAP

Gambar 6. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha

Dari struktur organisasi tersebut dapat diketahui bahwa Bagian Tata
Usaha dipimpin oleh seorang Kasubag. Kabag Tata Usaha membawahi 4
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

62

(empat) Kasubag dan 6 (enam) Kepala Administrasi Jurusan, baik yang berada di
Kentingan, Kleco maupun Kebumen. Seorang Kasubag membawahi beberapa
Kepala Urusan (Kaur) dan seorang Kaur membawahi beberapa pegawai. jumlah
total pegawai yang berada di bawah komando Kasubag Tata Usaha ± 140 orang
yang tersebar di kampus FKIP Kentingan, Kleco dan Kebumen. Berikut ini
rincian masing-masing sub bagian.

e. Sub Bagian Pendidikan
Sub Bagian Pendidikan dipimpin oleh seorang Kasubag yaitu Bapak
Arif Wibowo. Sub Bagian Pendidikan terdiri dari 4 (empat) urusan, yaitu
urusan Pendidikan dan Evaluasi, urusan Registrasi dan Statistik, urusan
Kerjasama, Penelitian, P2M, urusan Komputer dan urusan Perpustakaan.
Masing-masing urusan dipimpin oleh seorang Kepala Urusan (KAUR).
Jumlah seluruh personil di Sub Bagian Pendidikan sebanyak 20 orang.
Tanggung jawab Sub Bagian Pendidikan adalah melaksanakan semua proses
yang berhubungan dengan aktivitas perkuliahan mahasiswa, mulai dari
registrasi, pembayaran, pengolahan nilai dan transkrip nilai.
f. Sub Bagian Kemahasiswaan
Sub Bagian Kemahasiswaan dipimpin seorang Kasubag
Kemahasiswaan yaitu Bapak Supardi, S.IP. Sub Bagian Kemahasiswaan terdiri
dari 2 (dua) urusan yaitu urusan Minat, Penalaran dan Info dan urusan
Kesejahteraan dan Alumni. Masing-masing urusan terdiri dari seorang KAUR
dan seorang pegawai, sehingga total seluruh personil di Sub Bagian
Kemahasiswaan berjumlah 5 (lima) orang. Jumlah personil di Sub Bagian
Pendidikan adalah yang paling sedikit diantara sub-sub bagian di Kantor Tata
Usaha FKIP UNS ini. Tugas Sub Bagian Kemahasiswaan adalah mengurus
segala sesuatu yang berhubungan dengan mahsiswa dan alumni di luar urusan
perkuliahan. Misalnya, mengajukan beasiswa, mengurus legalisir alumni dan
mengajukan PKM.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

63

g. Sub Bagian Kepegawaian
Kepala Sub Bagian Kepegawaian adalah Ibu Dra. E. Aris Setiyani
yang merupakan satu-satunya Kasubag wanita di lingkungan Kantor Tata Usaha
FKIP UNS. Sub Bagian Kepegawaian ini terdiri dari 3 (tiga) urusan yaitu urusan
Tenaga Edukatif, urusan Administrasi dan urusan Keuangan. Total personil di
Sub Bagian Kepegawaian berjumlah 18 orang. Tanggung jawab Sub Bagian
Kepegawaian adalah mengurus segala hal yang berhubungan dengan seluruh
pegawai baik dosen maupun karyawan di lingkungan FKIP UNS, serta mengurus
keuangan FKIP UNS.
h. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan
Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) dipimpin oleh
seorang Kasubag yaitu Bapak Sukaryono, S.Pd. Sub Bagian Pendidikan terdiri
dari 5 (lima) urusan, yaitu urusan Persuratan, urusan Rumah Tangga, urusan
perlengkapan, urusan Keamanan dan tenaga kontrak Fakultas. Masing-masing
urusan dipimpin oleh seorang KAUR, kecuali tenaga kontrak Fakultas. Jumlah
seluruh personil di Sub Bagian Pendidikan sebanyak 36 orang. Tanggung jawab
Sub Bagian Pendidikan adalah melaksanakan semua proses yang berhubungan
dengan pencatatan dan pengadaan seluruh kebutuhan perlengkapan dan peralatan
yang dibutuhkan oleh FKIP UNS.

B. Deskripsi Ruang Sub-sub Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
1. Bagian Tata Usaha
Ruang tata usaha ini berada di bagian depan Gedung F FKIP UNS
Lantai 2. Ruangan ini terletak di sebelah lobi Gedung F dan bersebelahan
dengan front office atau receptionist. Jika kita masuk ke lobi lewat pintu
sebelah barat, maka ruang tata usaha ini tepat berada di belokan ketika akan
memasuki bagian dalam gedung F atau tepat di belakang mesin registrasi
legalisir alumni. Namun, jika kita masuk dari pintu sebelah selatan, kita
tinggal berjalan lurus ± 5 m dan ruang tata usaha ini akan berada di kiri,
berseberangan dengan front office. Ruang Bagian Tata Usaha ini berbentuk L

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

64

karena di dalamnya terdapat ruang khusus untuk pimpinan atau Kepala
Bagian Tata Usaha.
Ruang Kabag Tata Usaha terletak di pojok dengan ukuran 3,40 m x
3, 60 m. Pintu ruangan berada ± 3 m dari pintu masuk ruang Bagian Tata
Usaha. Tepat di sebelah kiri pintu terdapat 2 (dua) buah filling cabinet
dengan 4 (empat) laci yang ditata saling membelakangi. Filling cabinet yang
berada di sebelah pintu ruangan menghadap ke timur, sedangkan filling
cabinet kedua diletakkan membelakangi filling cabinet yang pertama
sehingga menghadap ke barat. Di depan pintu, terdapat satu set sofa
berwarna coklat dengan 4 (empat) buah kursi dan diselingi oleh sebuah meja
kecil. Sofa ini juga dilengkapi dengan sebuah meja kaca yang diatasnya
terdapat vas beserta bunganya. Sofa tersebut diletakkan di pojok utara
ruangan.
Di ruangan tersebut juga terdapat 1 (satu) buah almari arsip yang
berukuran 180 cm x 88 cm berwarna abu-abu. Almari arsip ini diletakkan di
pojok kiri ruangan dan menghadap ke selatan. Tepat di depan almari arsip ini
terdapat satu set meja pimpinan yang terdiri dari 1 kursi metal baja berwarna
hitam untuk pimpinan, 1 meja kaca dan 2 kursi metal baja warna biru untuk
tamu. Kursi pimpinan menghadap ke timur sedangkan kursi tamu menghadap
sebaliknya. Meja pimpinan berbeda dengan meja pegawai, karena ukurannya
lebih besar dan terbuat dari stainless stell dan di atasnya dilapisi kaca,
sedangkan meja pegawai hanya berupa meja kayu biasa. Meja pimpinan
memiliki panjang 148 cm, lebar 76 cm dan tinggi 75 cm. Baik meja maupun
kursi yang digunakan oleh Kabag Tata Usaha ini juga digunakan oleh
seluruh Kasubag yang ada di kantor ini. Di atas meja tersebut banyak sekali
ditemukan dokumen-dokumen yang dimiliki oleh Kabag Tata Usaha. Selain
dokumen, di atas meja juga terdapat kalender duduk, alat-alat tulis dan
sebuah baki arsip.
Di belakang kursi pimpinan terdapat tirai berwarna biru dan di
atasnya terdapat Air Conditioner (AC), sehingga AC ini tepat berada di atas
pimpinan. AC ini dipasang pada suhu to
commit 16°-21°
user Celcius. Selain itu, di ruangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

65

ini terdapat pengharum ruangan otomatis yang dipasang di dinding bagian
atas sofa. Ruangan ini dipasangi lampu neon merk Philips sebanyak 2 (dua)
buah dengan masing-masing lampu berdaya 25 watt. Lampu neon ini ditutupi
sejenis teralis agar cahaya tidak langsung jatuh ke permukaan yang
menyebabkan mata menjadi silau, melainkan dipantulkan terlebih dahulu.
Dengan adanya teralis yang menutupi lampu, ruangan akan tetap terang
tetapi tidak menyilaukan. Dinding di ruangan pimpinan ini maupun di
ruangan-ruangan lainnya berwarna krem muda sehingga menimbulkan
suasana yang sejuk dan tenteram ketika memasuki ruangan tersebut. Dinding
ruangan Kabag Tata Usaha bagian utara terbuat dari triplek yang tebal,
karena pada awalnya ruangan tersebut tidak ada. Seperti yang diungkapkan
Informan I (wawancara tanggal 28 Desember 2010) bahwa:
³Dinding ruangan sebelah utara ini bukan merupakan dinding yang
permanen melainkan tripleks tebal karena dulunya ini bukan
merupakan suatu ruangan, sehingga untuk menambah ruangan
dipasangi tripleks sebagai pembatasnya. Penggunaan tripleks
dimaksudkan agar pembuatan sekat ruangan cepat dan mudah
dicopot, tetapi sepengetahuan saya pembatas ini belum pernah
GLFRSRW´

Skala 1 : 40

Gambar 7. Denah Ruangan Kepala Bagian Tata Usaha
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

66

Selain ruangan Kabag Tata Usaha, ruangan yang terdapat di ruang
Bagian Tata Usaha ini ialah ruang karyawan. Seperti halnya ruang Kabag
Tata Usaha, ruangan karyawan ini dipenuhi dengan barang-barang yang
berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan administrasi, karena pada
hakekatnya tugas Tata Usaha ialah melaksanakan administrasi di instansi
yang terkait.
Ruang bagi pegawai tata usaha terletak tepat di depan pintu masuk
ruang Bagian Tata Usaha. Baik pintu masuk utama ruang Tata Usaha
maupun pintu masuk ruangan Kabag Tata Usaha tidak pernah ditutup apalagi
dikunci, kecuali pada saat istirahat. Hal ini dimaksudkan untuk
mempermudah para pegawai untuk keluar masuk ruangan mengingat
mobilitas pekerjaan pegawai yang cukup tinggi. Berikut ini denah ruang
pegawai Tata Usaha.
U

Skala 1 : 62

Gambar 8. Denah Ruang Bagian Tata Usaha

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

67

Ruang pegawai ini berukuran 7,40 m x 7,50 m. Tepat di depan pintu
masuk terdapat 2 (dua) buah almari arsip yang ditata berjajar menghadap ke
selatan. Di sebelah barat almari arsip terdapat 1 (satu) buah meja telepon
yang di atasnya terdapat pesawat telepon dan buku telepon. Bagian dinding
di atas mejatelepon ini digantungkan sebuah kalender. Meja telepon ini
berada tepat di sebelah timur pintu masuk ruang Kabag Tata Usaha.
Di sebelah kiri pintu masuk terdapat 3 (tiga) buah meja kayu kecil
yang ditata sejajar ke arah selatan, sehingga meja yang ketiga berada tepat di
pojok ruangan. Adapun 2 meja pertama yang terletak bersebelahan dengan
pintu masuk digunakan untuk menumpuk dokumen, sedangkan meja yang
berada di pojok ruangan di digunakan sebagai meja dapur yaitu meja untuk
meletakkan dispenser dan alat-alat makan seperti gelas, piring dan sendok.
Di sebelah barat meja dapur terdapat sebuah filling cabinet 4 laci
menghadap ke utara. Di tengah ruangan atau di sebelah barat filling cabinet
terdapat 3 (tiga) buah meja pegawai yang berderet ke arah barat. Masing-
masing meja pegawai terdapat 1 (satu) buah kursi yang menghadap ke utara
untuk pegawai dan 1 (satu) buah kursi yang menghadap ke selatan untuk
tamu yang. Jarak antara meja pegawai pertama dan kedua ± 30 cm,
sedangkan antara meja kedua dan ketiga jaraknya lebih besar yaitu ± 50 cm.
Hal ini dikarenakan di antara meja kedua dan ketiga (jika diurutkan dari
timur) terdapat meja komputer yang berisi seperangkat komputer dan printer.
Dengan jarak meja yang lebih luas, maka akan memudahkan lau lintas
pegawai yang ingin menggunakan komputer.
Di sebelah barat ruangan terdapat 2 (dua) buah meja kayu yang
berjejer menghadap ke barat dan memenuhi seluruh dinding ruangan bagian
barat. Masing-masing meja dilengkapi dengan satu buah kursi. Jika diurutkan
dari timur, meja yang pertama terletak di pojok timur sedangkan meja ketiga
terletak di pojok barat ruangan. Meja ketiga ini sekaligus dijadikan meja
untuk Loket 1 di gedung F ini, sedangkan meja pertama dan kedua dijadikan
tempat meletakkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan di Loket 1.
Dokumen tersebut antara laincommit
legalisir
to alumni,
user kwitansi pembayaran, buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

68

pencatatan dokumen dan lain sebagainya. Di meja loket terdapat
cap/stempel, buku pencatatan dokumen dan di meja loket bagian kiri terdapat
printer.
Selanjutnya, di sebelah timur printer terdapat 1 (satu) meja kayu yang
diatasnya diletakkan seperangkat komputer dan kursi yang menghadap ke
utara. Kemudian di sebelahnya lagi terdapat 1 (satu) filling cabinet 4 laci
yang menghadap ke timur. Filling cabinet ini tepat berada di sebelah barat
pintu masuk ruang Kabag Tata Usaha. Jadi, pintu masuk ruang Kabag Tata
Usaha diapit oleh meja telepon di sebelah timur dan filling cabinet di sebelah
barat.
Di ruangan ini terdapat sebuah AC yang dipasang di dinding ruangan
bagian selatan. Sumber pencahayaan yang digunakan di ruangan ini berupa 2
set neon yang masing-masing set terdiri dari 2 (dua) lampu neon berdaya 40
watt. Lampu neon di ruangan ini juga menggunakan teralis sehingga
pencahayaannya tidak terlalu kuat, tetapi cukup terang. Berikut ini adalah
daftar barang inventaris yang terdapat di ruang Bagian Tata Usaha.

Tabel 5. Daftar Barang Inventaris Ruang Bagian Tata Usaha
No. Nama Barang Jumlah (buah)
1. Meja besi 1
2. Meja kayu 8
3. Kursi 10
4. Almari arsip 3
5. Komputer 2
6. Printer 2
7. Meja komputer 1
8. Filling cabinet 3
9. Sofa 1 set
10. AC 2
Sumber: Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

69

2. Sub Bagian Pendidikan
Ruang Sub Bagian Pendidikan terletak di sebelah utara ruang Bagian
Tata Usaha. Pintu masuk ruangan ini terletak sejajar dengan pintu masuk Ruang
Bagian Tata Usaha. Jika kita masuk ke gedung F, berjalan dari front office ke
arah utara ± 7 m akan menemukan ruang Sub Bagian Pendidikan di sebelah kiri
sedangkan di sebelah kanan adalah ruang Pembantu Dekan I. Dengan kata lain,
ruang Sub Bagian Pendidikan berhadapan dengan ruang Pembantu Dekan I.
Pintu masuk ruang Sub Bagian Pendidikan merupakan jenis pintu
yang terbuat dari aluminium dengan 2 (dua) daun pintu. Pemilihan pintu ini
disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang dilakukan, mengingat dalam
pelaksanaan pekerjaan di Bagian Tata Usaha ini membutuhkan mobilitas yang
cukup tinggi. Dengan adanya pintu yang berbentuk dapat ditarik maupun
didorong ini akan memudahkan pegawai untuk keluar masuk ruangan. Ruang
inti Sub Bagian Pendidikan berukuran 7,40 m x 8,70 m, tetapi ada tambahan
ruang di bagian kiri pintu masuk berukuran 3,90 m x 3,80 m. Tambahan ruang
ini berasal dari sisa ruang Bagian Tata Usaha yang disekat sebagai ruang Kabag
Tata Usaha. Berikut ini gambaran ruang Sub Bagian Pendidikan.

U

Skala 1 : 90

Gambar 9. Denahcommit
Ruang Sub Bagian Pendidikan
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

70

Di bagian ruang tambahan ini terdapat seperangkat meja bagi
pimpinan, yang terdiri dari sebuah meja kaca, sebuah kursi metal baja warna
hitam bagi pimpinan, sebuah meja kayu dan dua buah kursi bagi tamu pimpinan.
Meja pimpinan ini ditata menghadap ke utara. Selain meja pimpinan, di bagian
ruang tambahan ini terdapat 4 (empat) buah almari kaca yang diletakkan berjejer.
2 (dua) almari kaca diletakkan di sebalah kiri pintu masuk ruangan dan
menghadap ke barat. Kemudian di sebelah selatan almari kaca ini terdapat meja
telepon beserta pesawat teleponnya. Meja telepon ini terletak di pojok ruangan.
Sedangkan 2 (dua) almari kaca yang lainnya diletakkan di sebelah barat meja
telepon dan menghadap ke utara. Almari laca ini berjarak ± 2 m dari meja
pimpinan yang berada di depannya. Terlihat hanya sebuah almari kaca yang diisi
penuh, sedangkan 3 almari lainnya tampak masih kosong. Di bawah almari kaca
tersebut atau tepat di belakang kursi pimpinan tampak dokumen-dokumen yang
diletakkan di lantai dalam kondisi bertumpuk-tumpuk.
Di sebelah barat meja pimpinan dipasang whiteboard yang berguna
sebagai tempat untuk menempel atau menuliskan pengumuman. Bagian barat
ruang Sub Bagian Pendidikan ini berjejer meja-meja baik meja kayu maupun
meja komputer. Bagian barat ruang Sub Bagian Pendidikan ini digunakan
sebagai Loket 3 pelayanan mahasiswa. Jika diurutkan dari selatan, meja yang
berderet itu adalah meja kayu kecil yang digunakan untuk meletakkan mesin tik,
meja komputer beserta komputernya, 2 (dua) buah meja kayu untuk pegawai dan
3 (tiga) buah meja komputer beserta perangkat komputernya.
Di bagian utara ruangan diletakkan 3 (tiga) buah filling cabinet
dengan 4 laci. Filling cabinet ini digunakan untuk menyimpan file-file pegawai,
sehingga untuk memudahkan tiap laci ditempeli nama sesuai dengan nama
pegawai yang bersangkutan. Sedangkan, di sisi timur ruangan terdapat 3 (tiga)
buah meja komputer beserta seperangkat komputer di masing-masing meja.
Masing-masing meja dilengkapi dengan sebuah kursi. Meja-meja ini ditata
berjejer ke arah selatan, sehingga kursi-kursi ini diletakkan menghadap ke timur.
Di tengah ruangan Sub Bagian Pendidikan diletakkan meja bagi para
pegawai. Ada 12 (dua belas) meja kayu dan
commit tiap meja dilengkapai sebuah kursi
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

71

pada masing-masing meja. Kedua belas meja tersebut ditata sedemikian rupa
agar dapat memenuhi ruangan tersebut. Dari arah utara ke selatan berjejer 4
(empat) meja dengan jarak antar meja ± 60 cm. Dari arah barat ke timur berjejer
3 (tiga) buah meja dengan jarak antara meja pertama dan kedua ± 50 cm,
sedangkan meja kedua dan ketiga saling berhimpitan tanpa ada celah. Di atas
meja-meja pegawai yang berhimpitan di dua baris paling utara terdapat
perangkat komputer sebanyak 5 (lima) unit.
Penerangan di ruangan ini berasal dari lampu neon yang berjumlah 6
(enam) set. Masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya 40
watt. Sebagaimana ruangan Bagian Tata Usaha, ruang Sub Bagian Pendidikan
ini dicat warna krem muda diseluruh bagian dindingnya. Ruangan Sub Bagian
Pendidikan ini dilengkapi dengan 3 (tiga) buah Air Conditioner (AC). AC ini
diset dalam suhu 16°-21°C. Peralatan di ruang ini cukup lengkap dalam upaya
melaksanakan pekerjaan di Sub Bagian Pendidikan ini. Peralatan yang
mendominasi di ruang ini adalah komputer, karena pada dasarnya pekerjaan di
Sub Bagian Pendidikan ini memang banyak menggunakan komputer dalam
pengolahan data. Untuk lebih jelasnya, berikut ini daftar barang inventaris yang
terdapat di ruang Sub Bagian Pendidikan.
Tabel 6. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Pendidikan
No. Nama Barang Jumlah (buah)
1. Meja besi 1
2. Meja kayu 13
3. Kursi 23
4. Almari arsip 1
5. Komputer 11
6. Printer 11
7. Meja komputer 14
8. Filling cabinet 3
9. AC 3
10. Lemari kaca 4
11. Mesin ketik 1

commit
Sumber: Sub Bagian Umum to user
dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

72

3. Sub Bagian Kemahasiswaan
Ruangan berikutnya adalah ruang Sub Bagian Kemahasiswaan
(MAWA). Karena ruangan sub-sub bagian ditata berjejer ke arah utara, maka
letak ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ini tentunya berada di sebelah utara
ruang Sub Bagian Pendidikan. Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ini berukuran
5,40 m x 7,40 m.
Pintu masuk ruangan ini merupakan pintu aluminium yang terdiri dari
2 (dua) daun pintu. Pintu ini bisa didorong maupun ditarik, sehingga
memudahkan lalu lintas pegawai yang keluar masuk ruangan. Di depan pintu
masuk atau tepatnya di sisi selatan ruangan tampak berjejer almari dan filling
cabinet. Jika diurut dari timur ke barat ada almari kaca I, almari arsip I, almari
kaca II, filling cabinet 4 laci dan almari arsip II. Barang-barang tersebut
memenuhi sisi selatan ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan, sehingga almari
arsip II menempati pojok ruangan.
Di sisi barat ruangan yang sekaligus digunakan sebagai Loket 3 untuk
pelayanan, terdapat beberapa meja yang dijejerkan ke arah utara. Di sisi barat
paling selatan terdapat tumpukan dokumen-dokumen yang diletakkan di lantai
ruangan. Kemudian di sebelah utaranya terdapat meja kayu berukuran kecil yang
digunakan untuk meletakkan mesin ketik dan sebuah meja kayu berukuran besar
untu meletakkan dokumen-dokumen legalisir alumni. Di atas meja besar ini,
dipasang sebuah AC pada dinding. Di sebelah timur meja besar ini ada banyak
sekali tumpukan arsip yang terikat dengan tali rafia. Kebanyakan arsip tersebut
merupakan arsip-arsip beasiswa para mahasiswa. Selanjutnya, ada 2 (dua) buah
meja kayu yang dijejerkan sampai ke pojok ruangan. Kedua meja ini digunakan
sebagai tempat untuk melayani para mahasiswa, misalnya untuk memberi
stempel pada dokumen.
Untuk sisi ruangan bagian utara dipenuhi oleh 4 (empat) meja
komputer beserta perangkat komputernya yang berjejer ke arah timur. Masing-
masing meja dilengkapi dengan sebuah kursi, dengan arah kursi menghadap ke
utara. Di sebelah timur meja komputer yang ke-4, terdapat tumpukan arsip dan

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

73

dokumen yang diletakkan di atas lantai dan sebuah almari arsip yang berada
tepat di pojok utara pada sisi timur ruangan.
Meja pimpinan terletak di sisi timur ruangan dengan 2 (dua) buah
filling cabinet di sebelah selatannya. Filling cabinet ini berada tepat di sebelah
utara pintu masuk. Jadi, jika kita memasuki ruangan maka meja pimpinan tidak
terlihat karena tertutup oleh filling cabinet. Meja pimpinan ini menghadap ke
barat dan di depannya terdapat 2 (dua) buah kursi untuk tamu. Selain meja
pimpinan, ada 2 (dua) buah meja yang diperuntukkan bagi Kepala Urusan
(KAUR). Letak meja ini di sebelah utara almari arsip I dan almari kaca II.
Masing-masing meja Kaur ini dilengkapi 2 (dua) buah kursi yaitu kursi kayu
untuk Kaur dan kursi metal baja warna merah untuk tamu. Untuk lebih jelasnya,
berikut ganmbaran ruang Sub Bagian Kemahasiswaan.

U

Skala 1 : 74

Gambar 10. Denah Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan

Di ruang Sub Bagian Pendidikan ini terlihat banyak sekali tumpukan-
tumpukan arsip yang diletakkan di atas lantai. Tumpukan arsip ini terdapat baik
di tengah, pinggir maupun pojok ruangan. Selain tumpukan arsip, salah satu hal
yang bisa kita temui di ruang Sub Bagian Pendidikan ini adalah adanya musik
yang selalu mengalun disepanjang waktu.
commit Jenis musik yang biasa terdengar
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

74

antara lain keroncong, campur sari, langgem dan lagu nostalgia. Pencahayaan di
ruangan ini berupa lampu neon sebanyak 4 (empat) set dengan masing-masing
set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya 40 watt.
Peralatan dan perlengkapan yang terdapat di ruang Sub Bagian
Kemahasiswaan ini cukup lengkap dan memadai dalam menunjang aktivitas
pekerjaan. Berikut ini daftar barang yang terdapat di ruang Sub Bagian
Kemahasiswaan.
Tabel 7.
Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan
No. Nama Barang Jumlah (buah)
1. Meja besi 1
2. Meja kayu 9
3. Kursi 13
4. Almari arsip 3
5. Komputer 3
6. Printer 3
7. Meja komputer 4
8. Filling cabinet 4
9. Lemari kaca 2
10. AC 1

Sumber: Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS

4. Sub Bagian Kepegawaian
Ruangan Sub Bagian Kepegawaian terletak di sebelah utara ruang
Sub bagian Kemahasiswaan. Ruang Sub Kepegawaian berukuran 5,80 m x 7,40
m. Karena jumlah pegawai dan peralatan di Sub Bagian Kepegawaian ini relatif
banyak, maka ruangnya ditata sedemikian rupa agar dapat menampung seluruh
pegawai dan peralatan yang dibutuhkan. Berikut ini denah ruangan Sub Bagian
Kepegawaian.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

75

U
Skala 1 : 62

Gambar 11. Denah Ruang Sub Bagian Kepegawaian

Pintu masuk yang digunakan di ruang Sub Bagian Kepegawaian ini
sama dengan pintu yang digunakan di ruang sub-sub bagian lainnya yaitu jenis
pintu aluminium dengan 2 (dua) daun pintu. Pintu masuk ini terletak di pojok
tenggara ruangan. Di depan pintu masuk atau sisi selatan ruangan terlihat almari
yang berjejeran. Urutan dari timur ke barat adalah filling cabinet 4 laci, lemari
arsip besi, 2 (dua) buah almari kayu ukuran besar yang digunakan untuk
menyimpan arsip, kemudian almari arsip besi dan yang paling barat adalah
filling cabinet 4 laci. Di atas almari kayu besar terdapat TV yang dipasang di
dinding. Hampir sepanjang waktu kerja TV ini dinyalakan dan dimatikan pada
saat istirahat atau berakhirnya jamcommit
kerja. to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

76

Kemudian, disisi barat ruangan paling selatan terdapat meja Kasubag
Kemahasiswaan yang dilengkapi kursi metal baja warna hitam menghadap ke
timur, sedangkan di depan meja disediakan 2 (dua) buah kursi metal baja warna
biru untuk tamu yang menghadap ke arah sebaliknya. Di dinding belakang kursi
pimpinan bagian atas dipasang sebuah AC. Di sebelah utara meja pimpinan ini
ada sebuah meja kayu kecil yang digunakan untuk meletakkan kertas-kertas.
Selanjutnya ada 2 (dua) buah meja komputer beserta perangkat komputernya dan
dilengkapi kursi pada masing-masing meja. Kedua meja komputer ini
menghadap ke selatan dan ditata berjejeran ke arah timur. Dibelakang kursi atau
disebelah utaranya terdapat meja kayu kecil yang tampak kosong. Tidak seperti
ruang-ruang sebelumnya dimana sisi barat ruangan dijadikan loket, di sepanjang
sisi barat ruang Sub Bagian Kepegawaian ini tidak dijadikan loket. Tirai yang
berada di sisi barat ruangan ini dibiarkan selalu tertutup sepanjang hari.
Ruang Sub Bagian di sisi utara diisi oleh meja-meja komputer dan
lemari arsip. Mulai dari sisi utara paling barat diletakkan 2 (dua) buah meja
komputer beserta perangkat komputernya. Masing-masing meja dilengkapi
sebuah kursi. Meja-meja ini ditata menghadap ke timur sehingga posisi kedua
meja ini tidak berjejeran tetapi membelakangi dan posisi kursi berada di barat
meja. Jarak antara kedua komputer ini ± 40 cm. Selanjutnya di timur meja
komputer ini terdapat 2 (dua) buah meja kayu yang ditata berjejeran menghadap
ke utara dengan posisi kursi di sebelah selatannya. Kedua meja ini digunakan
untuk meletakkan komputer dan printer. Ada 2 (dua) buah lemari arsip di
sebelah timur meja. Kedua lemari arsip ini menghadap ke selatan. Di samping
lemari arsip terdapat meja kayu yang diatasnya digunakan untuk meletakkan
dispenser dan kipas angin.
Sisi timur ruangan atau sebelah kanan pintu ketika kita memasuki
ruangan, terdapat lemari kayu di pojok utara ruangan yang digunakan untuk
menyimpan arsip. Di sebelah selatan lemari kayu, terdapat sebuah filling cabinet
4 laci. Tepat di sebelah pintu masuk terdapat meja kayu yang digunakan untuk
meletakkan telepon dan mesin tik. Di atas meja ini dipasang kalender gantung

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

77

pada dindingnya. Di bawah meja terdapat sebuah tempat sampah berukuran
sedang.
Di tengah-tengah ruangan diletakkan 4 (empat) buah meja bagi para
pegawai yang ditata berjejer dan membelakangi. 2 (dua) buah meja di sebelah
utara dan sisanya berada di selatannya. Kedua meja baik di sebelah utara
maupun selatan ditata berhimpitan. Keempat meja ini menmghadap ke selatan.
Jarak antara meja yang berada di sebelah utara dan selatan ± 30 cm. sedangkan
jarak antara meja yang berada di sebelah utara dengan lemari arsip di
belakangnya ± 40cm. Berikut ini gambaran ruang Sub Bagian Kepegawaian.
Untuk sumber pencahayaan di ruangan ini berasal dari lampo neon
sebanyak 4 (empat) set dengan masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah
lampu TL (neon) berdaya 40 watt. Di ruangan ini tidak tercium wewangian dari
pengharum ruangan. Warna dinding ruangan ini sama dengan ruangan-ruangan
lainnya di gedung F yakni menggunakan warna krem muda. Peralatan dan
perlengkapan di ruanagn ini didominasi oleh komputer, mesin ketik dan tempat
penyimpanan arsip baik berupa almari arsip maupun filling cabinet. Berikut ini
daftar barang inventaris yang ada di ruang Sub Bagian Kepegawaian.
Tabel 8.
Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kepegawaian
No. Nama Barang Jumlah (buah)
1. Meja besi 1
2. Meja kayu 6
3. Kursi 15
4. Almari arsip 7
5. Komputer 5
6. Printer 4
7. Meja komputer 5
8. Filling cabinet 3
9. AC 2
10. Mesin ketik 1

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

78

Sumber: Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS
5. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan
Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) menempati ruang
Lantai 1 pojok bagian utara. Dari 6 (enam) ruangan yang diteliti, ruangan ini
menjadi satu-satunya ruangan yang berada di Lantai 1. Di dalam ruang Sub
Bagian UMKAP ini tedapat ruangan bagi pimpinan yang terpisah dengan ruang
pegawai. Selain itu, di dalam ruang ini juga terdapat pula gudang tempat
penyimpanan alat-alat. Berikut gambaran ruang Sub Bagian UMKAP.
Skala 1 : 85

Ruang
Kasubbag U
UMKAP

GUDANG

RUANG
FOTO
COPY

Gambar 12. Denah Ruang Sub Bagian UMKAP

Ruangan untuk Kasubag UMKAP berada di sisi timur ruangan bagian
pojok utara utara dengan ukuran 3 m x 4 m. Ruangan ini menghadap ke timur
dengan pintu masuk di sebelah commit
barat. Di
to sebelah
user utara pintu masuk terdapat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

79

sebuah lemari arsip. Sisi utara ruangan tidak diletakkan barang apapun hanya ada
tirai dengan warna biru. Jika diletakkan barang-barang disini, akan menyulitkan
untuk membuka tirai atau gordyn. Tirai ini selalu dibuka sehingga cahaya dan
udara selalu masuk ke ruangan.
Ruangan ini tergolong sempit, maka barang-barang di sini pun relatif
sedikit. Meja pimpinan berada tepat di depan pintu masuk dan menghadap ke
barat. Meja ini dilengkapi 3 (tiga) buah kursi, satu kursi untuk pimpinan berada
di sebelah timur meja dan dua kursi lainnya diperuntukkan bagi tamu
menghadap ke timur. Di sisi barat terdapat sebuah filling cabinet dan di sisi
timur tedapat sebuah almari arsip. Di sebelah selatan kursi pimpinan terdapat 2
(dua) buah meja kayu ukuran kecil, masing-masing untuk meletakkan printer dan
kertas-kertas dokumen. Sedangkan di belakang kursi pimpinan terdapat
tumpukan file dan dokumen diletakkan di atas lantai begitu saja. Di ruangan ini
terpasang sebuah AC di dinding sisi timur ruangan. Berbeda dengan ruangan
yang lain, ruangan ini dilengkapi dengan lampu esensial merk Philips berdaya 23
watt.
Di sebelah selatan ruang Kasubag UMKAP terdapat sebuah gudang
berukuran 3 m x 4 m sebagai tempat penyimpanan barang. Gudang ini
merupakan gudang khusus bagi Sub Bagian UMKAP, bukan gudang utama
gedung F. Gudang utama gedung F berada di sisi lain ruangan. Pintu masuk
gudang berhimpitan dengan pintu masuk ruangan Kasubag UMKAP. Di dalam
gudang ini hanya terlihat tumpukan-tumpukan barang, gardus dan alat-alat kecil
lainnya. Di gudang ini tidak terdapat AC maupun kipas angin. Di gudang ini
juga hanya menggunakan lampu esensial merk Philips berdaya 23 watt dan lebih
sering dimatikan. Lampu dinyalakan ketika pegawai masuk ke gudang dan
dimatikan begitu keluar. Hal ini berbeda dengan ruangan lain yang sepanjang
waktu kerja lampu terus dinyalakan, karena memang gudang ini hanya dimasuki
sesekali saja.
Di sebelah pintu gudang bagian luar, terlihat tumpukan-tumpukan
barang dan berkas yang diikat dengan tali rafia, yang diletakkan begitu saja di
atas lantai dan disebelahnya ada sebuah
commitmeja yang digunakan untuk meletakkan
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

80

pesawat telepon dan buku teleponnya. Di dinding ruangan sisi timur tergantung
sebuah whiteboard yang digunakan untuk menuliskan atau menempelkan
pengumuman dan sebuah kalender. Di pojok ruangan atau tepatnya di sebelah
timur pintu masuk terdapat sebuah kulkas dan dispenser. Kulkas dan dispenser
ini menghadap barat.
Jika di timur pintu masuk terdapat kulkas, maka di sebelah barat pintu
masuk terdapat 2 (dua) buah meja pegawai yang ditata ke arah barat dan
dilengkapi sebuah kursi pada masing-masing meja. Kedua meja ini menghadap
timur dengan kursi yang berada di sebelah baratnya. Di belakang kursi pegawai
yang paling barat terdapat jendela kecil yang ditutupi gorden warna biru. Jendela
ini tepat berada di pojok ruangan. Ruang bagi pegawai ini berukuran 7 m x 8,90
m.
Di bagian tengah ruangan ini terdapat 6 (enam) buah meja sekaligus
kursi bagi pegawai Sub Bagian UMKAP. Keenam meja dan kursi ini dibagi
menjadi 2 (dua) saff sehingga masing-masing saff terdiri dari 3 (tiga) meja dan 3
(tiga) kursi. Saff ini ditata ke arah barat. Semua meja pegawai menghadap ke
arah timur. Jarak antar meja yang bersebelahan ± 60 cm, sedangkan jarak antar
meja yang saling membelakangi ± 40 cm.
Sisi barat ruang Sub Bagian UMKAP terdapat dua buah filling
cabinet di bagian selatan, 4 (empat) lemari arsip dan sebuah rak kayu besar yang
berjejer ke arah utara. Rak kayu ini digunakan menyimpan arsip dan dokumen,
tetapi terlihat baru sebagian yang terisi. Sisi utara ruangan digunakan untuk
meletakkan 4 (empat) buah meja komputer beserta perangkat komputernya dan 4
(empat) buah kursi. Tiga meja komputer ini ditata berjejer ke arah barat-timur
dan menghadap ke utara, sehingga masing-masing kursi akan berada di sebelah
selatan meja. Di bawah meja komputer terlihat tumpukan dokumen yang
berceceran di lantai
Ruang pegawai Sub Bagian UMKAP ini diterangi oleh 6 (enam) set
lampu yang masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya
40watt. Ruang seluas ini hanya dilengkapi dengan sebuah AC yang dipasang di
dinding sisi utara ruangan. Tidak commit
tampak adanya
to user kipas angin di ruangan ini. Ada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

81

sebuah dispenser di depan ruangan Kasubag atau tepatnya di sebelah utara pintu
masuk ruangan Kasubag bagian luar. Dispenser ini dilengkapi sebuah galon air
mineral. Berikut ini barang-barang inventaris yang dapat ditemukan di ruang Sub
Bagian UMKAP.

Tabel 9. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian UMKAP
No. Nama Barang Jumlah (buah)
1. Meja besi 1
2. Meja kayu 12
3. Kursi 13
4. Almari arsip 6
5. Komputer 4
6. Printer 5
7. Meja komputer 4
8. Filling cabinet 3
9. Kulkas 1
10. AC 3
11. Dispenser 1

Sumber: Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS

6. Bidang Keuangan
Bidang keuangan merupakan bagian dari Sub Bagian Kepegawaian.
Namun, karena tugas dan personil pegawai yang banyak maka Bagian Keuangan
menempati ruangan tersendiri. Hal ini juga dimaksudkan agar pelaksanaan
pekerjaan di bidang keuangan ini lebih terjaga kerahasiaannya. Bidang
Keuangan menempati ruangan di sisi barat Gedung F lantai satu bagian pojok
utara.
Walaupun ruangan bidang keuangan ini berada di lantai 1 Gedung F
dan berderet dengan ruangan sub-sub bagian, tetapi letaknya terpisah karena
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

82

antara ruang Sub Bagian Kepegawaian dan Bidang Keuangan dipisahkan oleh
jalan masuk gedung F dari sebelah barat. Perlu diketahui bahwa pintu masuk
gedung F di bagian barat ada 2, yaitu pintu yang bersebelahan dengan lobi di
sebelah utara dan pintu masuk di sebelah ruang bidang keuangan ini. Namun,
pintu masuk di sebelah ruang bidang keuangan ini sudah ditutup agar lebih
efektif.
Ruang Bidang Keuangan ini berukuran 7 m x 8,60 m. Pintu masuk
terdapat di pojok selatan sisi timur ruangan. Di depan pintu masuk terdapat
sebuah lemari kaca yang menghadap ke utara. Di sebelah barat lemari kaca
terdapat meja receptionist besar yang terbuat dari kayu membujur ke arah utara-
selatan dan menghadap ke timur. Di bagian dalam meja tersebut terdapat
seperangkat komputer, 2 (dua) buah kursi, tumpukan dokumen dan di bagian
barat meja ini digunakan sebagai Loket 4.
Di sebelah utara pintu masuk juga terdapat sebuah meja receptionist
yang sejenis yang menghadap ke selatan. Di belakang meja receptionist inilah
terdapat meje-meja bagi para pegawai. Untuk masuk ke dalam, harus melalui
sebuah pintu semi permanen yang berada di sisi barat meja receptionist ini. Ada
12 (dua belas) buah meja kayu untuk pegawai yang semuanya menghadap ke
selatan. Meja-meja ini membujur ke arah utara-selatan sebanyak 4 (empat) meja
dan membujur ke arah timur-barat ssebanyak tiga meja. Meja-meja yang berada
di ruangan ini dipenuhi oleh tumpukan berkas/file dan dokumen-dokumen.
Sisi timur ruangan digunakan untuk meletakkan brankas. Ada 5
(lima) buah brankas yang terlihat berjejeran menghadap ke arah barat.
Sedangkan sisi barat ruangan terdapat 6 (enam) buah meja computer yang ditata
ke arah utara dan menghadap ke timur. Walaupun ada 6 (enam) meja tetapi yang
di atasnya terdapat komputer hanya 3 (tiga) meja saja. Tiga meja lainnya
digunakan untuk meletakkan dokumen. Sisi utara ruangan diisi 3 (tiga) meja
komputer beserta seperangkat komputernya dan dilengkapi sebuah kursi pada
masing-masing meja. Di pojok ruangan terdapat sebuah lemari arsip dan sebuah
filling cabinet yang menghadap ke selatan. Berikut gambaran ruangan Bidang
Keuangan. commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

83

Skala 1 : 86 U

Gambar 13. Denah Ruang Bidang Keuangan

Di ruang Bidang Keuangan ini terpasang 2 (dua) buah AC. Warna
dinding ruangan ini sama seperti ruangan lainnya yaitu krem muda. Tidak
tampak adanya pengharum ruangan. Di ruangan ini juga tidak terdengar alunan
suara baik dari radio maupun televisi, mengingat pekerjaan bidang keuangan
membutuhkan konsentrasi tinggi. Untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan di
bidang keuangan, peralatan yang paling penting adalah komputer dan brankas.
Untuk lebih mengetahui secara detail barang-barang yang terdapat di ruang
Bidang Keuangan, berikut ini adalah daftarnya.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

84

Tabel 10. Daftar Barang Inventaris Ruang Bidang Keuangan
No. Nama Barang Jumlah (buah)
1. Meja receptionist 2
2. Meja kayu 12
3. Kursi 24
4. Almari arsip 1
5. Komputer 6
6. Printer 6
7 Meja komputer 9
8. Filling cabinet 4
9. AC 2
10. Brankas 5

Sumber: Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS

C. Deskripsi Permasalahan Penelitian
1. Alokasi Ruangan
Jumlah ruangan di seluruh gedung F ini berjumlah 28 ruang. Unit-
unit kantor yang banyak berhubungan dengan pelayanan berada di lantai 1.
Selain unit-unit utama pelayanan, di lantai 1 ini juga terdapat kantor Dekan,
Pembantu Dekan I dan Pembantu Dekan II. Praktis semua kegiatan terpusat di
lantai 1, sehingga lantai 1 ini menjadi lantai utama di Gedung F.
Penataan ruang kantor merupakan pengaturan tempat pegawai dalam
melaksanakan pekerjaannya, serta pengaturan peralatan dan perlengkapan kantor
yang mendukung pelaksanaan pekerjaan, dengan mempertimbangkan luas lantai
yang tersedia. Penataan ruang kantor dimaksudkan untuk memperlancar
pekerjaan yang menjadi tugas dan wewenang pegawai yang menempatinya, serta
agar dapat memaksimalkan ruangan yang ada pada suatu kantor.
Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS terbagi dalam beberapa
ruangan. Sebuah ruangan untuk Bidang Tata Usaha sedangan 5 (lima) ruangan
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

85

untuk sub-sub bagian di bawah garis komando Tata Usaha, yaitu Pendidikan,
Kemahasiswaa, Kepegawaian, Umum dan Perlengkapan, serta Keuangan. Di
ruang Bidang Tata Usaha, Kabag Tata Usaha memiliki ruangan khusus yang
disekat semi permanen. Begitu pula Kepala Sub Bagian Umum dan
Perlengkapan (UMKAP) memiliki ruangan khusus di dalam ruang Sub Bagian
UMKAP. Ruangan Kasubag UMKAP dan gudang di dalam ruang Sub Bagian
UMKAP disekat semi permanen dengan menggunakan papan kayu. Namun,
ruang bagi pegawai tidak disekat-sekat untuk masing-masing pegawai. Hal ini
menunjukkan bahwa jenis atau tipe yang digunakan di ruang Tata Usaha dan
UMKAP adalah semi terbuka. Adanya ruangan khusus bagi pimpinan ini
dimaksudkan agar pelaksanaan pekerjaan pimpinan tidak terganggu karena
beban kerja pimpinan lebih banyak. Seperti yang diungkapkan Informan I
(wawancara tanggal 6 Januari 2011) bahwa:
³3LPSLQDQ PHPDQJ VXGDK VHSDQWDVQ\D PHPLOLNL UXDQJDQ NKXVXV
tidak bercampur dengan pegawai. Hal ini akan membuat saya lebih
berkonsentrasi pada pekerjaan dan tidak terganggu oleh lalu lalang
SHJDZDL´

Ruangan sub-sub bagian lainnya yaitu Sub Bagian Pendidikan,
Kemahasiswaan, Kepegawaian dan Keuangan menggunakan tipe ruang terbuka
karena di dalam ruang tersebut tidak terdapat sekat, baik sekat antara pegawai
dan pimpinan maupun antar pegawai. Hal ini dilakukan agar menghemat
ruangan, kedekatan antarfungsi dan memudahkan pengawasan. Hal ini sesuai
dengan pernyataan Informan IV (wawancara tanggal 7 Januari 2011):
³'HQJDQSHQDWDDQUXDQJWHUEXNDVHSHUWL LQLGDQWLGDNEersekat-sekat
ruangan akan menjadi lapang sehingga bisa digunakan untuk
meletakkan berbagai barang, dibandingkan dengan adanya sekat
maka ruangan akan terasa sempit. Selain itu juga agar pengawasan
WHUKDGDSSHJDZDLOHELKPXGDK´

Sementara Informan III (wawancara tanggal 7 Januari 2011)
menyatakan bahwa:
³5XDQJ \DQJ WHUEXND GDQ WLGDN EHUVHNDW VHSHUWL LQL DNDQ PHPEXDW
semua pegawai dekat dan juga memudahkan pengawasan terhadap
NHUMDDQDNEXDK´ commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

86

Pada awalnya gedung F ini akan digunakan sebagai laboratorium,
tetapi atas beberapa pertimbangan maka akhirnya gedung F ini digunakan
sebagai kompleks kantor Dekanat. Karena penempatan gedung F yang diluar
rencana awal, maka ruangan-ruangan yang disediakan juga tidak direncanakan
secara matang. Penataan kantor yang baik bukan hanya penataan yang rapi,
bersih dan nyaman saja, melainkan juga harus memperhatikan luas ruangan yang
dibutuhkan berdasarkan jumlah pegawai dan jenis pekerjaannya, serta
penempatan ruang yang sesuai alur prosedur kerja. Beberapa informan yang
peneliti wawancarai mengeluhkan masalah alokasi ruang yang tidak sesuai
kebutuhan. Seperti yang diungkapkan Informan IV (wawancara tanggal 7 Januari
2011):
³Sebenarnya ruangan ini terlalu sempit walaupun jika dibandingkan
dengan ruangan lainnya, ruangan ini lebih luas. Hal ini terjadi karena
pegawai di bagian ini banyak jadi tetap terasa sempit. Tetapi apa
boleh buat, kita hanya bisa menerima karena yang mengatur ruangan
mana untuk bagian apa adalah atasan. Kami harus pintar-pintar
menata ruangan agar cukup menampung semua personil dan
SHUDODWDQ\DQJGLEXWXKNDQ´

Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan VII (wawancara tanggal 8
Januari 2011) sebagai berikut.
³Karena ruang ini memang sempit makanya ditata sedemikian rupa
DJDUVHPXDQ\DWHUWDPSXQJ´

Penataan ruang kantor tata usaha ini juga belum mengikuti alur
prosedur kerja, misalnya dalam prosedur pengurusan legalisir. Dalam proses
pengurusan legalisir, gerakan yang dilakukan tidak selalu maju tetapi ada
gerakan mundur, membelok dan penyelesaiannya tidak dalam satu arah
melainkan harus bolak balik. Berikut ini bagan alur prosedur pengurusan
legalisir di Gedung F.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

87

Pembayaran Pengambilan Pendaftaran Anjungan
Keuangan setelah jadi (dapat kuitansi) pembuatan

4 3 2 1

Gambar 14. Alur Pengurusan Legalisir
Sumber: Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

Alumni yang akan mengurus legalisir di Gedung F ini harus
mengunjungi beberapa loket yaitu Loket 1, Loket 3 dan Loket 4. Setelah
melakukan registrasi on-line dan mendapatkan pin, alumni menuju Loket 1 (Tata
Usaha) untuk menyerahkan dokumen yang akan dilegalisir. Oleh petugas Loket
1 dokumen tersebut akan dicek kebenaran dan jumlahnya. Hal ini dikarenakan
jumlah dokumen yang dilegalisir dibatasi. Untuk Dekan maksimal 9 lembar (3
ijasah, 3 akta dan 3 transkrip) sedangkan untuk PD I dan PD III maksimal 15
lembar (5ijasah, 5 akta dan 5 transkrip).
Setelah dicek, alumni akan mendapatkan kuitansi pembayaran
rangkap 3 warna putih, kuning dan merah muda. Di kuitansi tersebut tercantum
jumlah uang yang harus dibayarkan oleh alumni di Loket 4 (Keuangan). Di
Loket 4 ini kuitansi yang berwarna merah muda ditinggal sebagai bukti bagi
bagian Keuangan. Setelah membayar di Loket 4, alumni kembali ke Loket 1
untuk menyerahkan kuitansi yang berwarna kuning, sedangkan kuitansi warna
putih dipegang oleh alumni sebagai bukti pengambilan di Loket 3 (Pendidikan).
Dari tata usaha, dokumen legalisir ini diserahkan ke Sub Bagian Pendidikan
untuk dikerjakan, dengan melampirkan kuitansi pembayaran berwarna kuning.
Legalisir alumni ini memang menjadi tanggung jawab Sub Bagian Pendidikan.
Alumni dapat mengambil dokumen yang sudah dilegalisir di Loket 3
(Pendidikan) dengan menyerahkan lembar kuitansi warna putih untuk kemudian
ditukar dengan lembar kuitansi warna kuning. Jadi, pada akhirnya lembar
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

88

kuitansi yang berada di bagian Pendidikan adalah yang berwarna putih. Proses
penyelesaian legalisir ini membutuhkan waktu antara 3 hari sampai 1 minggu.
Berikut ini susunan loket pelayanan di Gedung F FKIP UNS
Surakarta.

LOKET 4

P

A U

R
LOKET 3

K

LOKET 2
I

R
LOKET 1

Registrasi

On-Line

Gambar 15. Loket Pelayanan di Gedung F

Jika kita melihat susunan loket pelayanan tersebut, dapat kita ketahui
bahwa seorang alumni yang akan mengurus legalisir pertama-tama harus
berjalan jauh ke tempat registrasi on-line yang sudah disediakan dan berada di
lobi Gedung F. Setelah itu, dia harus berjalan
commit kembali menuju Loket 1 kemudian
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

89

ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Dengan susunan loket seperti yang
tergambar di atas, maka perjalanan yang harus dilalui tidak selalu maju tetapi
maju-mundur. Hal ini tentu saja membuat pelaksanaan pekerjaan menjadi tidak
efisien.
Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan Informan III (wawancara
tanggal 7 Januari 2011) bahwa:
³6HEHQDUQ\D XQWXN SHQJurusan legalisir kurang efisien karena
perjalanannya harus bolak balik. Lebih baik jika ada bagian keuangan
yang ditempatkan di tata usaha sehingga tidak bolak-balik, tetapi
ternyata juga tidak bisa karena keterbatasan tempat.´

Dari wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa letak loket tidak
berdasarkan alur prosedur kerja, sehingga terjadi aliran gerakan maju mundur
dan pelaksanaan pekerjaan menjadi tidak efisien. Sebenarnya, hal ini disadari
betul baik oleh para pegawai maupun mahasiswa serta alumni, sehingga muncul
usulan agar antara Loket 1 dan Loket 4 diperpendek jarak tempuhnya dengan
cara menempatkan bagian keuangan di Loket 1 (tata usaha). Dengan adanya
bagian keuangan di Loket 1, maka alumni yang akan membayar tidak harus
berjalan lagi ke Loket 4 dan pencatatan data di bagian keuangan juga akan lebih
cepat. Hal ini tidak hanya menghemat tenaga tetapi juga menghemat waktu
pekerjaan. Namun, usulan ini pun terbentur masalah ruang tata usaha yang
terbatas dan tidak bisa menampung bagian keuangan di ruangan tersebut.
Untuk penataan ruang di masing-masing bagian atau sub bagian pada
dasarnya sudah mengikuti alur prosedur kerja, walaupun tidak semua berjalan
selalu maju melainkan ada pula yang arahnya berbelok. Hal ini dipermudah
dengan bentuk ruangan yang terbuka dan tanpa sekat. Selain untuk efisiensi
gerak, waktu, langkah dan tenaga, hal ini juga untuk mengurangi tingkat lalu
lintas pegawai yang dapat mengganggu pegawai lain.
Tata ruang kantor yang baik dan efektif akan memberikan pengaruh
terhadap efisiensi kerja pegawai, sehingga dalam penataannya didasarkan pada
fungsi masing-masing tugas pegawai. Suatu bagian dalam satu kantor
mempunyai keterkaitan tugas dan tujuan yang sama, sehingga penataan ruang
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

90

kantor yang baik dan sesuai dengan aliran tugas pegawai akan memperlancar
pelaksanaan tugas dan kewajibannya dalam rangka mencapai tujuan.

2. Penempatan Peralatan dan Perlengkapan
Dalam melaksanakan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung
jawabnya, seorang pegawai membutuhkan peralatan dan perlengkapan kantor
yang memadai untuk menunjang pekerjaannya tersebut. Peralatan dan
perlengkapan tersebut memerlukan penempatan yang tepat agar aktivitas
pekerjaan yang dilakukan pegawai dapat berjalan dengan baik dan lancar sesuai
dengan prosedur.
Peralatan dan perlengkapan di bagian tata usaha dan sub-sub bagian
dibawahnya dapat dikatakan cukup lengkap dan sesuai dengan pekerjaan di
masing-masing bagian. Pekerjaan di tata usaha lebih banyak berupa kegiatan
administrasi. Seperti yang kita ketahui bahwa pekerjaan tata usaha meliputi
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
Semua kegiatan tersebut lebih banyak membutuhkan peralatan berupa komputer,
mesin ketik, printer, scanner, lemari arsip, filling cabinet, brankas dan lain-lain.
Sedangkan perlengkapan yang dibutuhkan berupa alat tulis kantor (ATK) seperti
pulpen, pena, pensil, spidol, kertas, tinta spidol, tinta printer, tip-ex dan lain
sebagainya.
Sarana komunikasi yang disediakan adalah pesawat telepon yang ada
di setiap ruang di bagian tata usaha dan sudah disambungkan secara paralel ke
ruang-ruang lainnya, sehingga memudahkan komunikasi lintas bagian.
Sedangkan prasarana lainnya antara lain jam dinding, radio, televisi dan satu set
sofa yang diletakkan di ruang Kabag Tata Usaha.
Penataan peralatan dan perlengkapan kantor mempunyai pengaruh
terhadap pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai. Namun, berdasarkan observasi
yang peneliti lakukan letak peralatan dan perlengkapan tidak berdekatan dengan
tempat duduk pegawai. Misalnya lemari arsip atau filling cabinet yang
diletakkan di sisi ruangan secara berjejeran, tidak di dekat tempat duduk pegawai
yang menggunakan file atau arsip tersebut.
commit Hal ini menghambat kerja para
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

91

pegawai karena harus bolak balik ketika membutuhkan file atau arsip tersebut.
Seperti yang diungkapkan oleh Informan III (wawancara tanggal 7 Januari 2011)
bahwa:
³/HWDN DUVLS PHPDQJ WHUSHQFDU-pencar dan letaknya jauh dari
pegawai yang menggunakan, sehingga jika akan menggunakan arsip
tersebut harus berjalan agak jauh.´

Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan II (wawancara tanggal 7
Januari 2011) sebagai berikut.
³Semua lemari arsip berada di belakang sehingga kalau
membutuhkan arsip harus mengambilnya di sana. Ini membuat
SHNHUMDDQMDGLWLGDNHILVLHQ´

Penataan lemari arsip di satu sisi tertentu ruangan dan bukan di dekat
masing-masing pegawai dilakukan karena keterbatasan ruangan serta tidak
adanya sarana berupa lemari arsip kecil untuk masing-masing pegawai. Seperti
yang diungkapkan oleh Informan I (wawancara tanggal 8 Desember 2010)
bahwa:
³)LOOLQJ FDELQHW LQL EHULVL file-file pegawai terpaksa diletakkan di
ruangan saya karena sudah tidak ada tempat di ruang pegawai. Jadi
jika ada pegawai yang membutuhkan file di filling cabinet ini harus
PDVXNNHUXDQJDQVD\D´

Dari beberapa wawancara di atas dapat diketahui bahwa peralatan
yang tidak diletakkan di dekat pegawai akan menghambat pekerjaan dan
efisiensi kerja tidak tercapai. Selain filling cabinet dan lemari arsip, peralatan
lain yang perlu diperhatikan adalah meja telepon. Meja telepon sebaiknya
diletakkan di sisi ruangan yang mudah dijangkau oleh semua personil di ruangan
tersebut. Namun, meja telepon di ruang Sub Bagian Pendidikan terletak di pojok
selatan ruangan, di belakang kursi pimpinan yang jauh dari para pegawai. Jadi,
jika telepon berdering yang lebih sering mengangkat adalah Kasubag
Pendidikan. Padahal dengan tugas yang begitu banyak, kondisi seperti itu tentu
saja mengganggu konsentrasi Kasubag Pendidikan dalam melaksanakan
tugasnya.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

92

Selain penataan peralatan, perlengkapan seperti kertas, pulpen, pensil
dan alat tulis lainnya, sebaiknya juga diletakkan dekat dengan pegawai. Kertas
untuk print sebaiknya diletakkan di meja komputer atau di dekat printer agar
mudah dan cepat diambil jika dibutuhkan. Namun, yang tampak bahwa di meja
pegawai adalah berkas-berkas pekerjaan yang menumpuk dan berserakan,
hingga tidak menyisakan tempat untuk meletakkan alat-alat tulis. Sedangkan
kertas juga diletakkan di lemari dan diambil ketika membutuhkan saja. Hal
seperti ini akan menghambat kerja pegawai karena tidak efisien waktu, tempat
dan tenaga.

6. Tata Ruang yang Aman dan Nyaman
Dalam menjalankan pekerjaan, selain harus dilengkapi dengan
peraatan dan perlengkapan yang memadai, pegawai juga membutuhkan suasana
ruangan yang aman dan nyaman. Aman artinya terbebas dari berbagai gangguan
dalam melaksanakan tugasnya, sedangkan nyaman artinya kondisi yang
menyenangkan hati dan pikiran serta membuat pegawai betah berada di ruangan
tersebut. Suasana kantor yang tidak gaduh, tenang, terang dan tidak sumpek
akan membuat pegawai merasa nyaman, sehingga dapat menimbulkan semangat
kerja pada para pegawai.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi keamanan dan kenyamanan
dalam penataan ruang kantor, yaitu:
a. Cahaya atau penerangan
Penerangan yang ada harus sesuai dengan kebutuhan, tidak terlalu
terang tetapi juga tidak terlalu gelap. Dengan sistem penerangan yang baik,
diharapkan para pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik,
kenyamanan dalam bekerja dapat tercapai dan akan memperkecil tingkat
kesalahan pegawai, sehingga akan dapat meningkatkan produktivitas
pegawai.
Penerangan atau pencahayaan di seluruh ruang Tata Usaha
menggunakan cahaya kombinasi, yaitu perpaduan antara cahaya buatan
dengan cahaya matahari. Cahaya buatan
commit berasal dari lampu TL (neon) yang
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

93

ditutupi semacam teralis yang terbuat dari aluminium dan lampu esensial.
Sedangkan cahaya matahari yang ikut menerangi ruangan berasal dari
jendela kaca warna bening. Namun, pada ruang-ruang tersebut terdapat
perbedaan dalam besarnya kombinasi cahaya ini. Misalnya, pencahayaan di
ruang Kabag Tata Usaha dan ruang Sub Bagian Kepegawaian lebih dominan
berasal dari lampu buatan yaitu lampu TL (neon) yang berdaya 40 watt,
karena walaupun memiliki jendela kaca yang besar di sisi ruangan tetapi
jendela tersebut selalu tertutup gordyn warna biru dan jarang sekali dibuka.
Informan I (wawancara tanggal 28 Desember 2010) menyatakan:
³Gordynnya memang sengaja ditutup karena silau jika dibuka.
6D\DUDVDGHQJDQSHQFDKD\DDQGDULODPSXLQLVXGDKFXNXS´

Untuk pencahayaan di ruangan-ruangan lain seperti ruang pegawai
Tata Usaha, ruang Sub Bagian Pendidikan, Sub Bagian Kemahasiswaan dan
Bidang Keuangan memang berasal dari kombinasi cahaya buatan dan cahaya
matahari. Karena selain menyalakan lampu TL (neon), ruangan-ruangan
tersebut juga membuka gordyn sehingga cahaya matahari dapat masuk ke
ruangan. Selain agar cahaya matahari dapat masuk, alasan utama gordyn ini
dibuka adalah karena memang sisi ruangan yang dipasangi gordyn dijadikan
loket pelayanan, sehingga gordyn tersebut harus dibuka.
Sedangkan ruang Sub Bagian UMKAP tidak memiliki jendela kaca,
sehingga cahaya yang dominan dalam menerangi ruangan ini berasal dari
cahaya lampu TL (neon) berdaya 40 watt. Penerangan dari cahaya matahari
berasal dari pintu masuk ruangan. Untuk ruangan Kasubbag UMKAP,
penerangan berasal dari cahaya lampu esensial berdaya 23 watt dan cahaya
matahari yang masuk melalui jendela kaca di sisi utara ruangan. Kabag Tata
Usaha dan Kasubbag UMKAP sama-sama memiliki ruang khusus dengan
jendela kaca di salah satu sisinya dengan gordyn berwarna biru. Namun,
gordyn di ruang Kabag Tata Usaha lebih sering ditutup dengan alasan silau,
maka berbeda dengan gordyn di ruangan Kasubbag UMKAP yang selalu

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

94

dibuka. Ada alasan gordyn di ruang Kasubbag UMKAP dibuka, seperti yang
GLXQJNDSNDQROHK,QIRUPDQ,,, ZDZDQFDUDWDQJJDO-DQXDUL ´
³Gordynnya memang selalu saya buka. Tidak silau kok, malah saya
ELVDPHOLKDWSHPDQGDQJDQGLOXDU´

Dari beberapa wawancara yang peneliti lakukan, walaupun dengan
ruangan yang relatif sama ternyata memiliki pertimbangan sendiri dalam
sistem pencahayaannya. Masing-masing keputusan untuk jenis pencahayaan
di suatu ruangan memiliki dasar alasan. Yang penting adalah ruangan
tersebut harus cukup cahaya, karena para pegawai akan lebih efisien dalam
bekerja jika ditunjang oleh pencahayaan yang baik.
Dengan adanya cahaya matahari maupun lampu TL (neon) dan
esensial, sudah cukup memberikan penerangan bagi pegawai di ruangan tata
usaha. Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan VIII (wawancara tanggal
14 Januari 2011) bahwa:
³6D\DNLUDGHQJDQSHQHUDQJDQVHSHUWLLQLVXGDKFXNXSWHUDQJDSDODJL
GLSDGXNDQGHQJDQZDUQDGLQGLQJ\DQJNDOHP´

Dalam sebuah kantor, cahaya sangat diperlukan untuk menunjang
pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya dalam ruangan diusahakan dapat
memancar dengan cukup dan tepat ke segala penjuru ruangan, agar pegawai
lebih sedikit membuat kesalahan, mata tidak cepat lelah dan penyelesaian
pekerjaan akan lebih cepat, yang artinya efisiensi kerja pegawai dapat
tercapai.

b. Warna
Bagi suatu kantor, warna tidak hanya berfungsi untuk memperindah
ruangan saja. Namun, warna juga memiliki pengaruh yang penting pada
kejiwaan pegawai. Dengan pemilihan warna yang tepat bagi ruangan, maka
akan dapat menumbuhkan kegembiraan dan kenyamanan dalam bekerja.
Dengan kegembiraan dan kenyamanan yang dirasakan pegawai, akan
meningkatkan semangat pegawai dalam
commit bekerja, sehingga efisiensi dapat
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

95

tercapai. Warna yang dipilih untuk ruangan-ruangan di gedung F ini adalah
warna krem muda yang menimbulkan hawa sejuk.
Sebagaimana yang diungkapkan Informan III (wawancara tanggal 14
Januari 2011) bahwa:
³:DUQD UXDQJDQ GL VHOXUXK JHGXQJ ) DGDODK NUHP PXGD NHFXDOL GL
ruang sidang. Kemarin di ruang sidang dindingnya ditambahi motif
bunga-bunga berwarna ungu sebagai cirri khas FKIP. Dengan warna
krem muda ini ruangan menjadi terasa sejuk dan nyaman jika
GLSDQGDQJPDWD´

Untuk sebuah kantor atau instansi, sebaiknya menggunakan warna-
warna yang kalem. Pemilihan warna pada ruangan menjadi penting karena
setiap warna memiliki pengaruh yang berbeda-beda. Jika kita memilih warna
yang tidak cocok, maka akan membuat suasana ruangan menjadi tidak
nyaman. Dengan suasana ruangan yang tidak nyaman, akan membuat
pegawai tidak betah berada di ruangan, sehingga efisiensi dan produktivitas
pegawai akan menurun.

c. Udara
Kualitas udara yang dihirup pegawai setiap hari, dapat mempengaruhi
kesehatan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Udara yang kurang bersih
karena kurangnya sirkulasi, akan mengganggu kesehatan para pegawai yang
akan berakibat pada menurunnya kinerja pegawai. Oleh karena itu, setiap
ruangan perlu adanya ventilasi udara yang berguna untuk memperlancar
sirkulasi udara. Keberadaan Air Conditoner (AC) sangat membantu dalam
sirkulasi udara ini, karena pada AC sudah dilengkapi dengan alat penyaring
udara. Selain itu, dengan adanya AC membuat ruangan menjadi lebih
nyaman. Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan I (wawancara tanggal
28 Desember 2010) berikut.
³.DODX VHNDUDQJ UXDQJDQQ\D OHELK Q\DPDQ GDULSDGD \DQJ GXOX GL
gedung A. Sekarang sudah memakai AC sedangkan dulu hanya kipas
DQJLQELDVDVDMD´

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

96

Semua ruangan di gedung F ini dilengkapi dengan AC, yang jumlah
di masing-masing ruangan berbeda sesuai dengan kebutuhan. Jika
ruangannya tergolong sempit dengan pegawai yang sedikit maka AC yang
dipasang cukup satu saja. Namun, jika pegawai yang ada di ruangan relatif
banyak, maka ruangan tersebut dipasangi 2 (dua) buah AC. Seperti yang
diungkapkan Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa:
³3DNDL VDWX $& VDMD sudah cukup karena ruangannya juga cuma
segini. Ini saja sudah dingin apalagi kalau ditambah lagi, nanti ada
SHJDZDL\DQJWLGDNNXDW´

Keberadaan AC ini juga harus diikuti dengan pengaturan suhu yang
tepat. Suhu udara sangat penting bagi kenyamanan dan kesehatan pegawai.
Suhu yang sesuai dapat menciptakan semangat para pegawai dalam
melakukan aktifitas. Dengan semangat kerja yang tinggi, produktivitas kerja
akan meningkat dan efisiensi kerja pun dapat tercapai. Jangan sampai
pegawai merasa kedinginan karena suhu AC yang terlalu rendah ataupun
sebaliknya. Seperti yang diungkapkan Informan I (wawancara tanggal 28
Desember 2010) menyatakan:
³.DODX $& GHQJDQ VXKX ƒ& LWX WHUODOX GLQJLQ 0EDN ELDVDQ\D
diatur pada suhu 21°C supaya tidak terlalu dingin´

d. Suara
Suara berpengaruh terhadap kelancaran pegawai dalam melaksanakan
pekerjaan. Suara gaduh dan bising akan mengganggu konsentrasi dan
ketenangan pegawai dalam bekerja, apalagi jika melaksanakan pekerjaan
yang membutuhkan konsentrasi tinggi seperti menghitung.
Namun, ada pula suara yang justru membuat pegawai lebih
bersemangat dalam bekerja. Suara itu ialah musik yang disetel di dalam
ruangan. Ruangan yang selalu terdengar musik di dalamnya adalah ruang
Sub Bagian Kemahasiswaan. Musik tersebut dinyalakan dari komputer yang
ada di ruangan. Sedangkan di ruang Sub Bagian Kepegawaian terdapat

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

97

televisi yang bisa dinikmati suara sekaligus gambarnya. Seperti yang
diungkapkan Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa:
³'L VLQL VHODOX PHQ\HWHO PXVLN GDUL NRmputer. Adanya musik ini
tidak mengganggu, justru membuat pegawai semangat bekerja. Selain
itu musik ini membuat pegawai betah di kantor karena serasa seperti
di rumah sendiri. Suara yang mengganggu itu jika ada mahasiswa
atau alumni yang marah-marah di loket karena masalah legalisir yang
belum jadi. Suara mereka menimbulkan kegaduhan sehingga
PHQJJDQJJXNRQVHQWUDVLSDUDSHJDZDL´

Dari wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa keberadaan suara
sangat mempengaruhi kondisi jiwa para pegawai. Adanya musik justru
membuat pegawai betah dan meningkatkan semangat dalam bekerja,
sedangkan suara yang gaduh dan bising membuat konsentrasi pegawai dalam
bekerja menjadi terpecah.

D. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori
Tata usaha merupakan unsur administrasi yang sangat penting bagi
suatu organisasi dalam usaha mencapai tujuan. Oleh karena itu, pada
pelaksanaan kegiatan operatif di dalam setiap organisasi pasti melaksanakan
pekerjaan tata usaha. Menurut pola isinya, tata usaha adalah segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan pelbagai keterangan untuk keperluan sesuatu organisasi. Hal ini
sering disebut juga pekerjaan kantor (office work). Seluruh kegiatan tata usaha
ini dilakukan di kantor.
Kantor merupakan pusat seluruh kegiatan pegawai dalam
melaksanakan tugas pekerjaan. Pengaturan tata ruang kantor yang sesuai asas
dapat membuat pegawai menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan dapat
membantu terciptanya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik
pula sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan dapat dengan mudah
dicapai. ,GD 1XUDLGD   PHQ\DWDNDQ ³7DWD UXDQJ NDQWRU DGDODK
pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor pada
luas lantai dan ruangan yang tHUVHGLDXQWXNPHPEHULNDQVDUDQDEDJLSHNHUMD´
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

98

Susunan ruang kantor yang tidak berdesak-desakkan dan terkesan
rapi dapat memunculkan kegairahan pegawai dalam bekerja. Penataan ruang dan
fasilitas di dalamnya akan dapat membantu tercapainya suatu proses mekanisme
dan mobilisasi kerja yang baik sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan
organisasi dapat tercapai. Jika semua anggota organisasi mulai dari jabatan yang
tertinggi hingga yang terendah bekerja secara efisien, maka setiap pekerjaan
dapat terselesaikan dengan baik. Namun, jika hal ini tidak dapat dijalankan maka
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dikhawatirkan akan sulit diraih.
Dalam melakukan aktivitasnya, tiap-tiap bagian di suatu kantor harus menjalin
hubungan kerja yang baik. Satu sama lain saling berkaitan dan memiliki
ketergantungan sehingga tidak mungkin berjalan sendiri-sendiri.
Ada empat asas pokok tata ruang (The Liang Gie, 2000) yaitu: 1) asas
mengenai jarak terpendek, 2) asas mengenai rangkaian kerja, 3) asas mengenai
penggunaan segenap ruang dan 4) asas mengenai perubahan susunan tempat
kerja. Berikut ini akan peneliti uraikan permasalah penataan ruang kantor di
Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta berdasarkan 4 (empat) asas
tersebut.
1. Asas Jarak Terpendek
Asas jarak terpendek berguna agar penyelesaian pekerjaan lebih cepat.
Salah satu penerapan asas ini adalah dengan meletakkan barang-barang yang
diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya, sehingga akan
mengurangi pemborosan waktu dan tenaga. Penataan ruang kantor Tata Usaha
Dekanat FKIP UNS nampaknya belum menerapkan asas jarak terpendek ini secara
maksimal. Hal tersebut dapat dilihat dari peletakkan lemari arsip dan filling cabinet
yang jauh dari tempat duduk pegawai. Padahal, dalam pekerjaan tata usaha selalu
berhubungan dengan file, dokumen dan arsip. Jadi, setiap hari pekerjaan pegawai tata
usaha selalu menggunakan file, dokumen maupun arsip tersebut. Dengan intensitas
penggunaan yang sering tetapi letaknya jauh dari tempat duduk akan menimbulkan
pemborosan waktu dan tenaga.
Permasalahan ini dapat ditemui di seluruh ruangan tata usaha, baik ruang
bagian Tata Usaha maupun ruang sub-sub to user Lemari arsip dan filling cabinet
commitbagiannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

99

diletakkan di satu sisi ruangan yang jauh dari tempat duduk pegawai, sehingga jika
pegawai membutuhkan file, dokuman atau arsip yang tersimpan di dalamnya harus
berjalan agak jauh. Apalagi jika file,dokumen atau arsip yang diperlukan berbeda-
beda dan berganti-ganti, maka pegawai akan berjalan bolak balik dari tempat
duduknya ke tempat menyimpan file tersebut. Contoh di Sub Bagian Umum dan
Perlengkapan yang letak lemari arsip dan filling cabinet berada di belakang tempat
duduk pegawai atau di sisi barat ruangan. Berikut ini analisis gerakan dan waktu
ketika pegawai mengambil arsip di Sub Bagian UMKAP.
a. Pegawai yang duduk paling dekat dengan almari arsip
Jarak : ± 1 meter
Tabel 11. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 1 meter
No Gerakan Waktu (detik)
1. Berdiri sambil menggeser kursi ke belakang 10
2. Gerakan mata mencari letak almari arsip 20
3. Menemukan letak almari arsip 10
4. Berjalan menuju almari arsip 15
5. Membuka almari arsip 10
6. Mencari folder dari file yang dibutuhkan 30
7. Mengambil folder 10
8. Mencari file di dalam folder 90
9. Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan file 45
yang dicari

10. Mengambil file yang sesuai 10
11. Merapikan file lainnya dan menutup folder 30
12. Meletakkan folder ke tempat semula 10
13. Menutup pintu almari arsip 10
14. Berjalan kembali ke tempat duduk 15
15. Masuk ke bagian antara meja dan kursi
16. Menarik kursi ke depan 15
17. Duduk
18. Meletakkan file di meja
TOTAL 325
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

100

b. Pegawai yang duduk paling jauh dengan almari arsip (depan)
Jarak : ± 4 meter

Tabel 12. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 4 meter
No Gerakan Waktu (detik)
1. Berdiri sambil menggeser kursi ke belakang 10
2. Gerakan mata mencari letak almari arsip 20
3. Menemukan letak almari arsip 10
4. Berjalan menuju almari arsip 60
5. Membuka almari arsip 10
6. Mencari folder dari file yang dibutuhkan 30
7. Mengambil folder 10
8. Mencari file di dalam folder 90
9. Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan 45
file yang dicari
10. Mengambil file yang sesuai 10
11. Merapikan file lainnya dan menutup folder 30
12. Meletakkan folder ke tempat semula 10
13. Menutup pintu almari arsip 10
14. Berjalan kembali ke tempat duduk 60
15. Masuk ke bagian antara meja dan kursi
16. Menarik kursi ke depan 15
17. Duduk
18. Meletakkan file di meja
TOTAL 415

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

101

c. Pegawai yang duduk paling jauh dengan almari arsip (samping)
Jarak : ± 6 meter

Tabel 13. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 6 meter
No Gerakan Waktu (detik)
1. Berdiri sambil menggeser kursi ke belakang 10
2. Gerakan mata mencari letak almari arsip 20
3. Menemukan letak almari arsip 10
4. Berjalan menuju almari arsip 90
5. Membuka almari arsip 10
6. Mencari folder dari file yang dibutuhkan 30
7. Mengambil folder 10
8. Mencari file di dalam folder 90
9. Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan file 45
yang dicari
10. Mengambil file yang sesuai 10
11. Merapikan file lainnya dan menutup folder 30
12. Meletakkan folder ke tempat semula 10
13. Menutup pintu almari arsip 10
14. Berjalan kembali ke tempat duduk 90
15. Masuk ke bagian antara meja dan kursi
16. Menarik kursi ke depan 15
17. Duduk
18. Meletakkan file di meja
TOTAL 475

Berdasarkan analisis gerak dan waktu ketika pegawai mengambil file
di lemari arsip yang tidak berada di dekat tempat duduknya, hasilnya adalah
sebagai berikut.
a. Jarak tempat duduk pegawai yang terdekat dengan almari arsip ± 1 meter,
ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan kembali

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

102

ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu tempuh 325
detik atau 5 menit 25 detik.
b. Jarak tempat duduk pegawai yang terjauh dengan almari (depan) ± 4 meter,
ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan kembali
ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu tempuh 415
detik atau 6 menit 55 detik.
c. Jarak tempat duduk pegawai yang terjauh dengan almari (samping) ± 6
meter, ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan
kembali ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu
tempuh 475 detik atau 7 menit 55 detik.

Untuk dapat mengetahui gerakan dan waktu tersebut sudah efisien
atau belum, kita harus membandingkan dengan perlakuan yang lain. Di muka
sudah dikatakan bahwa sebaiknya file, arsip atau dokumen diletakkan di dekat
tempat duduk pegawai yang menggunakannya. Dengan keberadaan
file/dokumen/arsip di sebelahnya, pegawai tersebut tidak perlu beranjak dari
tempat duduknya. Berikut ini analisis gerak dan waktunya.

Tabel 14. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 0 meter
No Gerakan Waktu (detik)
1. Tangan mendekati lemari atau meja kecil 2
2. Mencari folder 10
3. Mengambil folder 3
4. Mencari file/dokumen/arsip 30
5. Mengambil file/dokumen/arsip 5
6. Mengembalikan folder ke almari atau meja kecil 3
TOTAL 53

Berdasarkan tabel tersebut dapat kita ketahui bahwa jika masing-
masing pegawai memiliki meja atau almari kecil tempat menyimpan arsip dan
dokumen yang dibutuhkannya, commit to user
dia hanya melakukan 6 (enam) gerakan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

103

membutuhkan waktu 53 detik. Hal ini menunjukkan bahwa dengan meletakkan
file, dokumen atau arsip di dekat pegawai, maka pekerjaan akan lebih efisien
baik gerakan dan waktu. Efisiensi waktu yang diperoleh adalah (325-53) detik =
272 detik sampai dengan (475-53) detik = 422 detik. Sedangkan efisiensi
gerakan yang diperoleh adalah 18-6 = 12 gerakan, artinya pegawai tidak perlu
melakukan 12 gerakan yang lainnya. Dengan berkurangnya 12 gerakan, maka
pegawai juga akan menghemat energi atau tenaga. Penghematan tenaga ini akan
menghindarkan pegawai dari kelelahan dan keletihan dalam bekerja.
Jadi, sebaiknya setiap pegawai memiliki almari atau meja kecil
sebagai tempat menyimpan file, dokumen atau arsip tersebut dan diletakkan di
sebelah pegawai. Akan lebih tepat jika meja atau lemari kecil tersebut diletakkan
di sebelah kiri kursi pegawai. Jika diletakkan di sebelah kursi, keberadaan meja
atau lemari kecil tersebut masih dalam wilayah meja pegawai tersebut, tidak
mengambil tempat atau wilayah pegawai yang lain. Sedangkan peletakkan di
sebelah kiri dimaksudkan agar ketika mencari file/dokumen/arsip dapat
menggunakan tangan kiri, sedangkan tangan kanan tetap bisa memegang pena
dan ketika mengambil file/dokumen/arsip tersebut tubuh tidak akan melakukan
gerakan membelok. Selain itu, ketika proses pengambilan tidak terhalang oleh
adanya tangan kanan sebagaimana jika letak lemari atau meja tersebut berada di
sebelah kanan.
Selain masalah penempatan almari arsip dan filling cabinet yang jauh
dari pegawai, belum diterapkannya asas jarak terpendek juga dapat diketahui
dari penempatan posisi tempat duduk pegawai yang tidak sesuai dengan jenis
pekerjaannya. Misalnya, di ruang Sub Bagian Pendidikan yang banyak
berhubungan dengan mahasiswa, posisi tempat duduk pegawai yang langsung
mengurus kepentingan mahasiswa berada di bagian paling belakang.
Tidak semua pelayanan mahasiswa dilakukan di depan loket, tetapi
sering mahasiswa atau pihak lain yang berkepentingan langsung masuk melalui
pintu masuk ruangan, misalnya ketika mengurus transkrip atau revisi nilai. Dari
pintu masuk ruangan, tempat duduk pegawai administrasi mahasiswa masing-
masing jurusan justru berada paling belakang
commit (utara). Jarak dari pintu masuk ke
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

104

tempat duduk pegawai tersebut ± 5 m. Hal ini mengakibatkan mahasiswa harus
berjalan lebih jauh untuk menemui petugas yang dimaksud. Dengan jarak yang
lebih jauh maka otomatis waktu penyelesaian pekerjaan pun akan lebih lama.
Sebaiknya pegawai yang banyak berhubungan dengan mahasiswa ditempatkan di
dekat pintu masuk ruangan yaitu di deretan depan, sehingga begitu mahasiswa
masuk akan dapat langsung menemui petugas yang dimaksud. Jika pegawai
tersebut di tempatkan di deretan depan, jarak yang ditempuh ± 2 m dari pintu
masuk. Semakin cepat dia menemui petugas maka akan semakin cepat pula
proses penyelesaian pekerjaan tersebut.
Belum diterapkannya asas jarak terpendek juga dapat diketahui dari
jarak antar meja di dalam ruangan yang terlalu sempit. Asas jarak terpendek
menyebutkan bahwa tata ruang kantor yang paling baik adalah tata ruang yang
memungkinkan para pegawai menempuh jarak yang sependek-pendeknya dalam
penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek dalam hal ini bukan berarti jarak yang
paling pendek tanpa menghiraukan proses penyelenggaraan pekerjaan, tetapi
jarak terpendek yang paling ideal untuk proses penyelenggaraan pekerjaan. Jadi,
jika terdapat jarak yang lebih pendek dari jarak terpendek ideal justru
mengganggu proses penyelesaian pekerjaan, maka hal tersebut dapat
dikategorikan belum menerapkan asasa jarak terpendek. Misalnya di ruang Sub
Bagian Pendidikanyang jarak antar meja pegawai ± 50-60 cm.
Di tengah ruangan Sub Bagian Pendidikan diletakkan meja bagi para
pegawai. Ada 12 (dua belas meja) yang ditata sedemikian rupa agar dapat
memenuhi ruangan. Dari arah utara ke selatan berjejer 4 (empat) meja dengan
jarak antar meja ± 60 cm. Dari arah barat ke timur berjejer 3 (tiga) buah meja
dengan jarak antara meja pertama dan kedua ± 50 cm, sedangkan meja kedua
dan ketiga saling berhimpitan tanpa ada celah. Padahal, jarak terpendek ideal
antar meja baik yang bersebelahan ataupun membelakangi ± 80 cm. Dengan
jarak antar meja yang hanya 50-60 cm mengakibatkan pegawai tidak memiliki
ruang gerak yang cukup. Apalagi ada meja yang berhimpitan sehingga
mengganggu lalu lintas para pegawai yang akan duduk di kursinya, karena
terhalang kursi pegawai yang berada di sebelahnya.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

105

Dari hasil analisis tersebut, dapat kita ketahui bahwa dengan
menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan ruang kantor, efisiensi kerja
pegawai dapat tercapai. Penerapan asas jarak terpendek ini dapat berupa
peletakkan benda-benda yang dibutuhkan pegawai di tempat yang dekat dengan
tempat duduk pegawai yang menggunakannya tersebut, menempatkan pegawai
di posisi yang paling dekat sesuai dengan arus prosedur kerjanya dan mengatur
posisi antar meja pegawai dengan jarak terpendek yang paling ideal. Efisiensi
yang dapat diperoleh berupa efisiensi waktu, gerakan dan tenaga. Jika efisiensi
kerja dapat tercapai, maka pencapaian tujuan organisasi atau instansi dapat
terwujud dengan baik.

2. Asas Rangkaian Kerja
Menurut asas ini, suatu tata ruang yang baik harus menempatkan para
pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan
penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Suatu pekerjaan harus senantiasa
bergerak maju dari permulaan dikerjakan hingga selesai. Tidak boleh ada
gerakan mundur atau menyilang. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara
yang peneliti lakukan, ternyata penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP
UNS ini sudah menerapkan asas rangkaian kerja. Letak atau posisi duduk
pegawai di masing-masing ruangan disusun sedemikian rupa sehingga sesuai
dengan alur kerja yang dilakukan di bagian tersebut. Seperti yang diungkapkan
Informan IV (wawancara tanggal 7 Januari 2011) bahwa:
³5XDQJDQ LQL PHPDQJ VXGDK GLDWXU DJDU VHVXDL GHQJDQ UDQJNDLDQ
SHNHUMDDQVXSD\DOHELKFHSDWGDQHILVLHQ´

Namun, jika kita melihat dari sudut pandang pengguna layanan di
gedung F FKIP UNS ini, ternyata penataan antar ruang khususnya loket
pelayanannya belum efisien, misalnya dalam mengurus legalisir. Letak loket
pelayanan yang terkait ternyata saling berjauhan. Prosedur pengurusan legalisir
alumni adalah sebagai berikut.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

106

U
LOKET 4

P

A
LOKET 3

R 2
LOKET 2
3
K
LOKET 1

I
Registrasi
1 On-Line

R

Gambar 16. Proses Pengurusan Legalisir Alumni
Jika kita melihat alur pengurusan dengan susunan loket pelayanan
tersebut, dapat kita ketahui bahwa seorang alumni yang akan mengurus legalisir
pertama-tama harus berjalan jauh ke tempat registrasi on-line yang sudah
disediakan dan berada di lobi Gedung F. Setelah itu, dia harus berjalan kembali
menuju Loket 1 kemudian ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Dengan
susunan loket seperti yang tergambar di atas, maka perjalanan yang harus dilalui
tidak selalu maju tetapi maju-mundur. Hal ini tentu saja membuat pelaksanaan
pekerjaan menjadi tidak efisien.
Seperti yang dituturkan Informan IX (wawancara tanggal 14 Januari
2011) bahwa:
³8QWXNPHQJXUXVOHJDOLVLUVD\DKDUXVMDODQERODNEDOLNGDULORNHWVLQL
ke sana terus balik ke sini lagi bikin saya capek aja. Nanti pas ambil
GLORNHWEHGDODJLVD\DPDODKMDGLELQJXQJ´

Dari wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa letak loket tidak
commit
sesuai dengan asas rangkaian kerja jika todilihat
user dari sudut pandang pengguna
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

107

layanan. Hal ini dikarenakan adanya gerakan yang mundur yaitu dari anjungan
pembuatan ke Loket 1, lalu ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Berikut ini
adalah diagram aliran tata kerja pengurusan legalisir ditinjau dari sudut pandang
pengguna layanan

No O T I D S Proses pengerjaan : legalisir dokumen
O D Jarak/m Waktu/menit Keterangan
1. 23 3 Berjalan dari tempat
parkir ke anjungan
2. 0 10 Mengantre penggunaan
komputer
3. 0 15 Registrasi on-line dan
mendapat pin
4. 4 1 Berjalan ke Loket 1
5. 0 2 Mempersiapkan dan
menyerahkan berkas
6. 0 5 Menunggu pencatatan
administrasi (kuitansi)
7. 17 2 Berjalan ke Loket 4
8. 0 2 Membayar
9. 0 5 Menunggu penyelesaian
pembayaran
10. 17 2 Berjalan ke Loket 1
11. 0 1 Menyerahkan lembar
kuitansi warna kuning
12. 19 3 Berjalan menuju tempat
parkir
4 5 0 3 0 80 51 Jumlah langkah, jarak dan
waktu

Gambar 17. Diagram Aliran commit to user
Tata Kerja Pengurusan Legalisir Sekarang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

108

Dari diagram aliran tata kerja tersebut, dapat diketahui bahwa dalam
pengurusan legalisir alumni akan melakukan 12 aktivitas menempuh jarak 80
meter dalam 51 menit mulai dari proses awal sampai akhir. Dari diagram
tersebut pula, dapat diketahui bahwa tata ruang kantor (loket) belum mengikuti
asas rangkaian kerja, sehingga terjadi pemborosan tenaga dan waktu. Sebaiknya
ada pegawai tata usaha yang diberi wewenang untuk memegang kas kecil dan
ditempatkan di Loket 1 untuk mengurus pembayaran. Dengan demikian, alumni
tidak harus bolak balik antara Loket 1 dan Loket 4 untuk membayar. Pengurusan
legalisir terpusat di satu loket saja yaitu Loket 1. Berikut ini diagram aliran tata
kerja yang disarankan.

No O T I D S Proses pengerjaan : legalisir dokumen
O D Jarak/m Waktu/menit Keterangan
1. 23 3 Berjalan dari tempat
parkir ke anjungan

2. 0 10 Mengantre penggunaan
komputer
3. 0 15 Registrasi on-line dan
mendapat pin
4. 4 1 Berjalan ke Loket 1
5. 0 2 Mempersiapkan dan
menyerahkan berkas
6 0 3 Membayar
7. 0 5 Menunggu penyelesaian
pembayaran
8. 19 3 Berjalan menuju tempat
parkir
3 3 0 2 0 46 42 Jumlah langkah, jarak dan
waktu
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

109

Gambar 18. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir yang Disarankan
Dari diagram tersebut dapat diketahui bahwa jika dengan
menempatkan pegawai tata usaha yang memegang kas kecil di Loket 1, maka
alumni tidak perlu melakukan perjalanan bolak balik Loket 1 ke Loket 4 dan
kembali ke Loket 1. Alumni hanya melakukan 8 aktivitas dengan jarak tempuh
46 meter dalam waktu 42 menit. Dengan demikian akan menghasilkan beberapa
penghematan yaitu:
a. Aktivitas/gerakan : 12 - 8 = 4 aktivitas/gerakan
b. Tenaga, karena jarak lebih pendek : 80 m - 46 m = 34 meter
c. Waktu : 51 menit ± 42 menit = 9 menit

Jika registrasi on-line tidak dilakukan di tempat yang sudah
disediakan di lobi gedung F atau alumni datang dengan status sudah registrasi,
maka akan menghemat waktu dan tenaga. Alumni akan menempuh jarak yang
lebih pendek karena langsung menuju ke Loket 1, tidak ke anjungan regitrasi on-
line di lobi gedung. Alumni juga tidak harus mengantre untuk menggunakan
komputer di anjungan. Dengan menempuh jarak yang lebih pendek dan terhindar
dari antrean, alumni akan dapat menyelesaikan proses legalisir dengan lebih
cepat.
Penempatan pegawai pemegang kas kecil di Loket 1 juga akan
membuat pekerjaan pegawai lebih cepat. Jika pembayaran dilakukan di Loket 4,
maka waktu yang dibutuhkan oleh pegawai untuk mengurus administrasinya
adalah:
Adminstrasi di Loket 1 + waktu tempuh + Administrasi di Loket 4
= (2+5) menit + (2x2) menit + (2+5+1) menit
= 7 menit + 4 menit + 8 menit
= 19 menit

Sedangkan jika menempatkan pegawai pemegang kas kecil di Loket
1, maka akan mengurangi waktu penyelesaian,
commit to user karena waktu tempuh antara
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

110

Loket 1 dan Loket 4 tidak ada. Selain itu, karena hanya di satu loket, proses
pengurusan administrasi hanya dilakukan satu kali oleh pegawai. Berikut ini
perhitungan waktu pengurusan administrasinya.

Administrasi di Loket 1 = 2 menit + 3 menit + 5 menit
= 10 menit

Dari hasil kedua perhitungan waktu tersebut dapat diketahui dengan
jelas bahwa dengan adanya pegawai tata usaha pemegang kas kecil di Loket 1
dapat menghemat waktu dan tenaga para pegawai pelaksana. Penghematan
waktu yang diperoleh sebesar (19-10) menit = 9 menit. Jadi, jika proses
administrasi yang dilakukan di 2 (dua) loket menyelesaiakn administrasi legalisir
untuk 1 (satu) orang, maka jika proses administrasi dilakukan di satu loket dapat
menyelesaikan administrasi untuk 2 (dua) orang, dalam kurun waktu yang sama.
Namun, walaupun memberikan beberapa penghematan, penempatan
tambahan pegawai di Loket 1 menemui kendala, yaitu ruangan Loket 1 yang
sempit dan tidak cukup untuk memuat seorang pegawai lagi. Loket 1 sebenarnya
memiliki 2 (dua) pintu loket, tetapi yang digunakan hanya satu yaitu yang berada
di bagian paling utara. Di dalam Loket 1 terdapat 2 (dua) buah meja kayu, tetapi
yang digunakan untuk melakukan kegiatan administrasi hanya satu meja, yaitu
meja yang di pintu loket bagian utara, sedangkan satu meja lainnya digunakan
untuk meletakkan dokumen-dokumen.
Menurut peneliti sebaiknya dokumen-dokumen yang terdapat di
kedua meja disingkirkan. Loket 1 ini memerlukan sebuah rak arsip yang bisa
diletakkan menempel dinding sisi selatan. Dengan demikian ada sebuah meja
yang bisa digunakan oleh pegawai bidang keuangan. Sebaiknya tempat duduk
pegawai Loket 1 berada di sebelah selatan dan pegawai pemegang kas kecil di
sebelah utaranya. Hal ini juga sesuai dengan asas rangkaian pekerjaan.
Kemudian seluruh pintu Loket 1 dibuka sehingga akan mempermudah proses
pelayanan. Dengan dibukanya seluruh pintu loket, maka penggunaan Loket 1
akan lebih maksimal dalam memberikan
commitpelayanan.
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

111

3. Asas Penggunaan Segenap Ruang
Menurut asas ini, penataan ruang kantor yang baik adalah penataan
yang menggunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang yang dimaksud
tidak hanya berupa luas lantai saja (ruang datar) melainkan juga ruang vertikal
ke atas maupun ke bawah. Jadi, dalam suatu ruangan jangan terdapat ruang yang
kosong.
Penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS pada dasarnya
sudah menerapkan asas ini, tetapi nampaknya ruangan Sub Bagian Pendidikan
belum menerapkan asas ini sepenuhnya. Di ruangan Sub Bagian Pendidikan
masih terlihat ada ruang kosong di belakang kursi pimpinan, sementara di sisi
lain ruangan terdapat penumpukan.
Di belakang kursi pimpinan terdapat 4 (empat) buah lemari kaca yang
tampak masih kosong, hanya terisi ± 5% dari keseluruhan ruang lemari kaca
tersebut. Padahal di bawahnya terlihat tumpukan berkas atau dokumen yang
diletakkan di atas lantai. Di beberapa bagian ruangan pun tampak tumpukan-
tumpukan arsip yang diletakkan di atas lantai. Ada baiknya lemari kaca tersebut
digunakan untuk menyimpan berkas dan dokumen, sehingga tidak bertumpuk di
lantai yang menimbulkan kesan berantakan dan memenuhi jalan ruangan.
Adanya lemari kaca yang tidak dimanfaatkan secara optimal, justru membuat
ruangan menjadi tidak efektif dan efisien. Jika memang lemari kaca tersebut
belum diperlukan, sebaiknya disingkirkan terlebih dahulu saja. Dengan demikian
ada ruang kosong di belakang kursi pimpinan.
Ruang kosong tersebut dapat digunakan untuk meletakkan meja-meja
komputer yang berada di sisi timur ruangan. Dengan pemindahan meja-meja
komputer, maka ruang bagi pegawai akan lebih lebar. Meja-meja pegawai yang
berhimpitan dapat dilonggarkan dan diberi jarak antarmeja tersebut. Jika
antarmeja memiliki jarak, maka akan memudahkan pegawai untuk keluar dan
masuk mejanya serta memperlancar lalu lintas pegawai dalam ruangan. Agar
pimpinan tidak terganggu dengan adanya meja komputer dan pegawai di
sebelahnya, lebih baik ruang bagicommit
pimpinan
to disekat
user dengan partisi atau penyekat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

112

ruangan yang semi permanen. Tidak harus menyekat secara keseluruhan, cukup
di sebelah ruang pimpinan yang terdapat meja komputer tersebut, bagian depan
meja pimpinan tidak perlu disekat jika memang pimpinan menghendaki agar
pengawasan lebih mudah dilakukan.
Selain di ruangan Sub Bagian Pendidikan, asas penggunaan segenap
ruang juga belum sepenuhnya diterapkan di ruangan Sub Bagian Umum dan
Perlengkapan (UMKAP). Jika di ruangan Sub Bagian Pendidikan belum
menerapkan asas penggunaan segenap ruang pada ruang datarnya, maka di
ruangan Sub Bagian UMKAP belum menerapkan asas ini pada ruang
vertikalnya. Ruang vertikal khususnya vertikal ke atas yang dimaksud adalah
dinding atau tembok ruangan.
Sebagaimana sudah dijelaskan sebelumnya bahwa setiap ruangan
dilengkapi dengan Air Conditioner (AC) yang dipasang di dinding ruangan.
Ruangan Sub Bagian UMKAP memiliki 2 (dua) buah AC yang keduanya
dipasang di dinding sisi utara ruangan. Dinding di sisi selatan ruangan kosong
karena tidak dipasang atau ditempeli apapun. Dinding di sisi barat digunakan
untuk memasang whiteboard yang berfungsi sebagai papan pengumuman,
sedangkan dinding di sisi timur tertutup lemari arsip dan lemari kayu yang
diletakkan menempel ke dinding.
Dengan kondisi demikian, dapat diketahui bahwa ruangan Sub
Bagian UMKAP belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang karena
masih ada ruang kosong sementara di sisi lain justru berlebihan. Dinding sisi
selatan dipasangi 2 (dua) buah AC sedangkan sisi utara tidak dipasang apapun.
Sebaiknya, 2 (dua) buah AC tersebut dipasang di kedua sisi ruangan yaitu sisi
utara dan selatan supaya seimbang. Dengan pemasangan salah satu AC di sisi
utara ruangan, maka tidak ada lagi kekosongan pada keempat sisi ruangan.
Selain untuk menghindari kekosongan pada salah satu ruang,
pemasangan AC di sisi utara ruangan akan membuat pegawai lebih nyaman.
Ruangan pegawai Sub Bagian UMKAP dari sisi utara ke selatan memiliki
panjang 8,90 meter. Di sepanjang ruangan ini berjejer meja-meja pegawai.
Dengan ruangan sepanjang itu dan letak AC
commit hanya berada di sisi selatan, maka
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

113

hembusan angin dan sirkulasi udara tidak maksimal ke seluruh ruangan. Ketika
AC diletakkan di sisi yang seimbang, maka akan membuat semua pegawai
merasakan kesejukan dan sirkulasi udara yang lebih baik, tidak hanya pegawai
yang duduk di sebelah selatan saja, dimana AC diletakkan pada awalnya.

4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah tata ruang yang dapat
diubah dan disusun kembali dengan tidak terlampau sulit dan memakan biaya
serta tenaga yang besar. Jadi, dalam menata ruangan susunan tempat kerjanya
dapat diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan, kemudian menyusunnya kembali
dengan mudah dan murah.
Hampir seluruh ruangan di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP ini
sudah memiliki susunan yang paten. Artinya, susunan empat kerja pegawai
sudah diatur sedemikian rupa yang susunannya tidak pernah diubah. Hal tersebut
dilakukan dengan alasan supaya lebih tertib dan menilai bahwa susunan tersebut
adalah yang paling ideal. Seperti yang diungkapkan Informan IV (wawancara
tangal 7 Januari 2011) bahwa:
³6XVXQDQ UXDQJDQ LQL PHPDQJ WLGDN SHUQDK GLXEDK GDUL DZDO
ditempati, karena susunan ini adalah yang dinilai paling ideal untuk
VHOXUXKSHJDZDL´

Asas perubahan susunan tempat kerja ini juga belum diterapkan di
ruang Sub Bagian UMKAP. Susunan tempat duduk pegawai Sub Bagian
UMKAP sudah ³paten´ dan tidak diubah-ubah. Paten dalam hal ini merupakan
aturan tidak tertulis antar para pegawai (kesepakatan) dimana susunan tempat
duduk para pegawai tidak boleh diubah. Hal ini membuat ruangan menjadi tidak
fleksibel, misalnya ketika proses pembuatan amplop. Pada saat proses
pembuatan amplop, pegawai mengerjakan tugas tersebut di luar ruangan atau
tepatnya di meja yang berada di depan pintu ruangan Sub Bagian UMKAP.
Padahal berdasarkan pengamatan peneliti, di dalam ruangan masih banyak meja

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

114

yang kosong karena ada pegawai yang sedang dinas di luar. Informan V
(wawancara tanggal 28 Desember 2010) menuturkan bahwa:
³3HNHUMDDQPHPEXDWDPSORSGLODNXNDQGLOXDUUXDQJDQNDUHQDWLGDN
ada meja yang bisa digunakan. Memang ada beberapa meja yang
NRVRQJWDSLLWXNDQVXGDKDGD\DQJSXQ\DMDGLWLGDNELVDGLSDNDL´

Berdasarkan wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa walaupun
ada meja yang kosong tetapi tidak bisa digunakan untuk melaksanakan tugas
pegawai lain, misalnya membuat amplop. Ada atau tidak pegawai yang
menempati meja, meja tersebut tidak bisa digunakan untuk melaksanakan
pekerjaan lainnya. Padahal meja tersebut sangat dibutuhkan untuk
menyelesaikan pembuatan amplop, tetapi hanya dibiarkan kosong begitu saja
tanpa memberi kemanfaatan bagi Sub Bagian UMKAP sendiri.
Hal ini menunjukkan bahwa susunan tempat kerja di ruangan Sub
Bagian UMKAP tidak fleksibel dan belum menerapkan asas perubahan susunan
tempat kerja. Seharusnya meja-meja yang kosong tersebut dapat digabung dan
beralih fungsi untuk melaksanakan pekerjaan yang lainnya. Dengan demikian
tidak perlu mengerjakan tugas di luar ruangan, padahal masih ada ruang kosong
di dalam untuk bekerja. Setelah pembuatan amplop selesai, susunan dan letak
meja dikembalikan seperti semula.
Penerapan asas susunan tempat kerja ini perlu diperhatikan karena
akan membuat ruangan menjadi fleksibel untuk menyelesaikan tugas. Susunan
ruangan yang paten mengakibatkan efisiensi kerja sulit tercapai, karena tidak
bisa diubah sesuai dengan kebutuhan. Ada baiknya tempat kerja diatur dengan
susunan yang mudah diubah karena selain untuk mencapai efisiensi kerja juga
menghindarkan pegawai dari kebosanan karena letak dan susunan tempat kerja
yang seperti itu-itu terus.
Selain empat asas yang dikemukakan The Liang Gie tersebut, Ida
Nuraida (2007) menambahkan bahwa dalam penataan ruang kantor yang baik
juga harus memperhatikan asas kepuasaan kerja bagi pegawai.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

115

5. Asas Kepuasan Kerja Pegawai
Menurut asas ini, tata ruang dan peralatan kantor harus membuat
pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman dan puas. Artinya, pegawai dalam
bekerja tidak terganggu oleh sitasi-situasi yang menghambat pekerjaannya,
misalnya suasana yang berisik dan panas, barang-barang yang dapat
membahayakan dan lingkungan kantor yang tidak mendukung dalam
penyelesaian pekerjaan.
Berkaitan dengan asas kepuasaan kerja pegawai, ada beberapa hal
yang harus diperhatikan. The Liang Gie (2000) menyatakan bahwa ada empat
hal penting yang sangat mempengaruhi kinerja pegawai yaitu cahaya, warna,
udara dan suara.

e. Cahaya
Cahaya sangat diperlukan di sebuah kantor guna menunjang
pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya penerangan yang cukup dan
memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja pegawai, karena
mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit melakukan kesalahan
dan matanya tidak cepat lelah.
Ida Nuraida (2008) mengemukakan penerangan kantor yang optimal
berguna untuk: a) meningkatkan produktivitas kerja, suasana ruangan yang
terang akan membuat pegawai lebih mudah melaksanakan pekerjaannya
sehingga produktivitas akan meningkat; b) meningkatkan mutu kerja,
pencahayaan yang baik dan cukup dapat mengurangi tingkat kesalahan
pegawai sehingga mutu kerja pegawai pun akan tinggi; c) mengurangi
ketegangan/kerusakan mata, karena sebagian besar pekerjaan yang dilakukan
pegawai menggunakan indera penglihatan, maka diperlukan penerangan
yang optimal agar dapat mencegah kerusakan pada mata; d) mengurangi rasa
lelah, suasana kantor dengan pencahayaan yang baik akan menimbulkan
perasaan semangat dalam diri pegawai dan akan mengurangi perasaan letih
dan lelah; e) meningkatkan semangat kerja pegawai, suasana yang terang
akan membuat pegawai bersemangat
commit dalam
to userbekerja, lain halnya jika suasana
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

116

ruangan gelap atau remang-remang maka pegawai akan cenderung malas;
dan f) memberikan citra yang baik bagi perusahaan, jika ruangan kantor
dilengkapi dengan pencahayaan yang optimal, maka masyarakat akan lebih
nyaman dan mendapatkan kesan yang baik atas kantor tersebut.
McShane dalam Badri Munir Sukoco (2007:209) menjelaskan
bahwa ada 4 (empat) jenis pencahayaan di kantor, yaitu:
a) Ambrient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan
ke seluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang
kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya
pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor tersebut.
b) Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang
pegawai, misalnya meja kerja.
c) Accent lighting«GLUDQFDQJSDGDORURQJVHEXDKNDQWRUDWDXDUHDODLQ
yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung
tidak tersesat.
d) Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, dinding,
serta cahaya langit.
Untuk keseluruhan ruang di gedung F FKIP UNS ini menggunakan 3
(tiga) jenis pencahayaan yaitu ambrient lighting, accent lighting dan natural
lighting. Ambrient lighting digunakan di masing-masing ruangan berupa
lampu TL (neon) berdaya 25 watt dan 40 watt serta lampu esensial berdaya
18 watt dan 23 watt. Lampu esensial hanya digunakan di ruang Kasubag
UMKAP dan gudang, selebihnya menggunakan lampu TL (neon). Ruang
Kabag Tata Usaha menggunakan 2 lampu TL (neon) masing-masing berdaya
25 watt, sedangkan ruangan lainnya menggunakan lampu TL (neon) berdaya
40 watt dengan jumlah yang berbeda-beda di masing-masing ruangan
tergantung luasnya.
Seharusnya jumlah lampu atau pencahayaan bukan hanya tergantung
pada luas ruangannya saja melainkan juga jenis pekerjaan yang dilakukan.
Untuk pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan penglihatan yang baik,
seperti menghitung dan mencatat lebih banyak memerlukan pencahayaan.
Hal ini untuk mengurangi kesalahan pegawai dalam bekerja. Oleh sebab itu
pencahayaan di ruang Bidang Keuangan harus lebih diperhatikan.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

117

Jenis, jumlah dan daya lampu di ruangan Sub Bagian UMKAP dan
Bidang Keuangan sama, padahal dari jenis pekerjaannya tentu saja Bidang
Keuangan lebih membutuhkan pencahayaan yang maksimal. Jika perlu, meja
pegawai Bidang Keuangan dilengkapi dengan lampu meja (task light) untuk
membantu pegawai dalam bekerja sehingga akan mengurangi tingkat
kesalahan. Walaupun demikian lampu TL atau neon yang dipasang di
masing-masing ruangan sudah memberikan penerangan yang cukup, apalagi
didukung adanya pencahayaan alami (natural lighting) yang berasal dari
cahaya matahari yang masuk melalui jendela kaca dan pintu.
Di lorong ruangan mulai dari ruang Bagian Tata Usaha sampai ruang
Bidang Keuangan dilengkapi 5 set lampu TL (neon) berdaya 25 watt.
Masing-masing set terdiri dari 2 lampu yang dilengkapi teralis dari
aluminium agar cahaya yang memancar tidak menyilaukan mata. Lampu
yang digunakan di lorong ruangan ini biasa disebut accent lighting.

f. Warna
Warna adalah salah satu elemen penting dalam lingkungan kantor
yang berpengaruh dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Bagi suatu
kantor warna tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai
nilai fungsi. Penggunaan tata warna dalam kantor mempunyai pengaruh
besar terhadap jiwa pegawai. seperti yang dikemukakan oleh Alex S.
1LWLVHPLWR   EDKZD ³:DUQD PHPSXQ\DL SHQJDUXK WHUKDGDS MLZD
orang yang melihatnya dan masing-masing warna itu akan menimbulkan
SHUDVDDQWHUWHQWX´
Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan bagi setiap orang
dan setiap orang akan menunjukkan rekasi yang berbeda terhadap warna-
warna tertentu. Seluruh ruangan di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
menggunakan warna krem muda pada dindingnya. Warna krem adalah warna
campuran antara coklat dan putih. Menurut Ida Nuraida (2008) warna putih
memiliki temperatur dingin dan menimbulkan efek tenang, sedangkan warna
coklat memiliki temperatur netral dan to
commit menimbulkan
user efek bergairah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

118

Berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa warna krem
menimbulkan kesan dingan dan sejuk. Warna krem juga menimbulkan efek
ketenteraman pada pegawai sekaligus merangsang pegawai unuk
bersemangat dalam bekerja. Hal itu pula yang peneliti rasakan ketika
memasuki ruangan-ruangan di lingkungan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP
UNS. Untuk kantor sebuah instansi memang sebaiknya menggunakan warna-
warna yang terkesan kalem dan tidak mencolok, karena pegawai instansi
biasanya membutuhkan suasana yang sejuk dan tenang dalam bekerja.

g. Udara
Kualitas udara yang dihirup pegawai stiap hari, dapat mempengaruhi
kesehatan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Udara yang kurang bersih
karena kurangnya sirkulasi, akan mengganggu kesehatan para pegawai yang
akan berakibat pada menurunnya kinerja pegawai.
Seperti yang diungkapkan oleh Moekijat dalam Ida Nuraida (2008)
bahwa Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi
suhu, peredaran, kelembaban, dan kebersihan. Adanya AC dapat
meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Oleh karena itu, seluruh ruangan di
lingkungan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS sudah dilengkapi dengan
AC. Jumlah AC di masing-masing ruangan berbeda-beda tergantung luas
ruangan dan jumlah pegawai di ruangan tersebut.
Ruangan yang tergolong sempit dan jumlah pegawai yang sedikit
(antara 1-5 orang) hanya dipasangi sebuah AC, misalnya ruangan Kasubag
Tata Usaha, ruangan pegawai Tata Usaha, ruangan Sub Bagian
Kemahasiswaan dan ruang Kasubag UMKAP. Untuk ruangan yang lebih
luas tetapi dengan pegawai yang lebih banyak (antara 6-8 orang) dilengkapi
2 (dua) buah AC, yaitu di ruangan Sub Bagian Kepegawaian. Ruangan yang
paling luas dengan jumlah pegawai antara 9-14 orang juga dilengkapi 2 (dua)
buah AC, misalnya ruangan Sub Bagian Pendidikan dan Bidang Keuangan.
Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara
yang sesuai akan menaikkan produktivitas,
commit to user kualitas kerja meningkat,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

119

memperbaiki suasana kerja dan kesehatan, serta menimbulkan kesan yang
baik bagi para tamu yang datang. Badri Munir Sukoco (2007)
mengemukakan bahwa temperatur ideal yang digunakan pada ruang kantor
adalah 3-4qCelcius. Hal ini bertujuan agar tubuh pegawai tidak terkejut
ketika memasuki ruangan. Misalnya jika di luar kantor sedang panas dengan
temperatur udara 30qC maka sebaiknya temperatur di dalam ruangan diatur
pada suhu 26qC.
Di dalam ruangan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS ini, AC
diatur pada suhu antara 16qC sampai dengan 21qC. Jika dicocokkan dengan
teori yang diungkap Badri Munir Sukoco tersebut, maka pengaturan suhu
udara di dalam ruang kantor tata usaha ini masih masih belum sesuai.
Temperatur 16-21qC masih terlalu dingin karena suhu udara di Indonesia
sebagai negara tropis > 30qC.

h. Suara
Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan
yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang bising dapat
mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai.
Seperti yang diungkapkan Shomer dalam Badri Munir Sukoco (2007:216)
EDKZD³$SDELODWLQJNDW NHELVLQJDQPHODPSDXLEDWDV \DQJWLGDNGLLQJLQNDQ
EHEHUDSDJDQJJXDQILVLNGDQSVLNRORJLVWHUKDGDSPHUHNDDNDQWHUMDGL«´
Gangguan suara seringkali dihadapi oleh petugas atau pegawai di Sub
Bagian Pendidikan. Misalnya, jika ada orang yang marah dan berbicara
dengan tensi yang tinggi ketika mengambil dokumen legalisir tetapi ternyata
belum selesai. Selain itu ada pula orang yang meminta agar proses legalisir
dokumennya dengan suara keras. Suara-suara tersebut menimbulkan
kebisingan dan mengganggu konsentrasi para pegawai. Tidak hanya dampak
psikologis yang dirasakan pegawai, tetapi secara fisik mereka juga terganggu
karena para pegawai harus mengerahkan fisik untuk menangani dokumen

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

120

legalisir jika ada yang memaksa harus cepat. Seperti yang diungkapkan
Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) berikut.
³.DPL WHUJDQJJX VHNDOL GHQJDQ VXDUD ELVLQJ RUDQJ-orang di Loket
jika berkas legalisirnya belum jadi. Apalagi kalau yang mintanya
cepat, padahal pekerjaan disini juga banyak. Kasihan anak-anak yang
magang itu harus lari pontang panting mencari berkas legalisir yang
GLPLQWD´

Namun, di ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan ini selalu terdengar
alunan musik dari komputer. Menurut beberapa penelitian, musik
menghasilkan beberapa keuntungan antara lain membantu meningkatkan
kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan
dan monoton dalam bekerja. Memutar musik yang menstimulasi akan
menguntungkan secara psikologis ketika efisiensi karyawan berada di bawah
rata-rata.
Dari seluruh ruangan yang peneliti observasi, hanya ruangan Sub
Bagian Kemahasiswaan inilah yang selalu memperdengarkan musik. Jenis
musik yang biasa didengarkan adalah langgam, keroncong, campursari dan
lagu-lagu nostalgia. Mendengarkan musik di dalam ruangan ternyata
memberi banyak manfaat. Hal ini sesuai dengan penuturan Informan VIII
(wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa:
³$GDQ\D PXVLN LQL WLGDN PHQJJDQJJX DVDO WLGak keras-keras
menyetelnya. Justru dengan adanya musik ini kami jadi lebih betah
NDUHQDVHSHUWLGLUXPDKVHQGLULGDQVHPDQJDWNHUMDSXQPHQLQJNDW´

Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa adanya musik di
dalam ruangan tidak mengganggu selama volumenya tidak terlalu keras,
justru memberi manfaat bagi pegawai. Dengan adanya musik ini, para
pegawai lebih betah berada di ruangan dan semangat dalam bekerja
meningkat. Oleh karena itu, sebaiknya instansi-instansi mulai sekarang ini
mencoba untuk menerapkan metode ini, dengan cara mendengarkan musik di
ruangan dengan porsi yang sesuai.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

BAB V
SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Simpulan
Berdasarkan pembahasan dan analisis yang telah dilakukan, maka
simpulan yang dapat ditarik peneliti sebagai berikut.
1. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak
terpendek dalam penataan ruangnya. Hal ini ditunjukkan dengan penempatan
almari arsip dan filling cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai
sehingga pegawai harus berjalan ketika akan mengambil file, dokumen dan
atau arsip yang dibutuhkan pada saat bekerja, penempatan pegawai yang
banyak berhubungan dengan mahasiswa di posisi yang jauh dari pintu dan
jarak antar meja yang terlalu sempit sehingga mengganggu proses
penyelesaian pekerjaan oleh pegawai. Beberapa kondisi tersebut
menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga, sehingga efisiensi kerja tidak
tercapai.
2. Jika ditinjau dari sudut pandang pegawai, penataan ruang Kantor Tata Usaha
Dekanat FKIP UNS sudah menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap
ruangan sudah ditata sesuai dengan aliran prosedur kerja masing-masing
bagian. Namun, jika dilihat dari sudut pandang pengguna layanan, posisi
ruangan (loket) belum sesuai dengan asas rangkaian kerja, misalnya dalam
proses legalisir. Gerakan yang dilakukan tidak selalu maju, melainkan
banyak gerakan mundur dan menyilang. Apalagi urutan lokasi pelayanan
tidak dari yang terdekat sampai terjauh melainkan lokasi pertama yang harus
didatangi justru ruangan yang letaknya paling jauh. Hal ini mengakibatkan
pemborosan waktu dan tenaga.
3. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas penggunaan
segenap ruang, karena berdasarkan pengamatan peneliti masih ditemukan
ruangan yang komposisi atau alokasi ruangnya belum seimbang. Dalam satu
ruangan terdapat ruang yang masih lapang atau kosong, sedangkan di sisi

commit to user
121
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

122

lain ruangan terdapat penumpukan, baik penumpukan pegawai, peralatan
maupun perlengkapan.
4. Penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan
asas perubahan susunan tempat kerja secara maksimal. Walaupun sebenarnya
masing-masing ruangan ditata dengan tipe terbuka yang memungkinkan
perubahan susunan tempat kerja sesuai kebutuhan, ternyata susunannya
tersebut sudah ³dipatenkan´ sehingga sulit untuk diubah jika dibutuhkan.
Dipatenkan dalam hal ini merupakan aturan tidak tertulis antar pegawai
(kesepakatan) untuk tidak mengubah susunan tempat duduk para pegawai.

B. Implikasi
Berdasarkan simpulan yang telah diuraikan sebelumnya, implikasi
hasil penelitian ini sebagai berikut.
1. Menimbulkan inspirasi bagi Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS untuk
menerapkan asas-asas penataan ruang kantor yang baik agar dapat
mendorong tercapainya efisiensi kerja pegawai. Apabila Kantor Tata Usaha
Dekanat FKIP UNS tetap ditata seperti sekarang yang ternyata belum
menerapkan asas-asas penataan ruang kantor yang baik, maka penyelesaian
pekerjaan administrasi akan terhambat. Namun, jika melakukan penataan
ulang (re-design) maka Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP memerlukan
persiapan dana khusus.
2. Mendorong peneliti lain untuk melaksanakan penelitian dengan mengambil
tema penataan ruang kantor yang efektif guna mencapai efisiensi kerja
pegawai. hasil penelitian ini dapat dijadikan pedoman bagi peneliti lain
sebagai tambahan kajian teori pada penelitian sejenis.
3. Dengan penataan ruang kantor yang sesuai asas, maka akan memperlancar
pelaksanaan pekerjaan secara lebih maksimal dan efisiensi kerja dapat
dicapai. Selain itu, akan tercipta kondisi mutualis antarpegawai, antara
pegawai dengan pekerjaannya, pegawai dengan pengguna layanan, pegawai
dengan pimpinan maupun pegawai dengan lingkungannya.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

123

C. Saran
Berdasarkan simpulan dan implikasi hasil penelitian yang telah
dikemukakan, maka saran yang dapat diberikan peneliti sebagai berikut.
a. Kepada Para Pegawai Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
a. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ternyata musik memberikan
efek yang positif karena mampu meningkatkan semangat kerja para
pegawai. Oleh sebab itu, peneliti menyarankan agar para pegawai dalam
bekerja sambil mendengarkan musik yang lembut sebagai alat relaksasi.
Sebaliknya, jangan menggunakan musik-musik yang keras sehingga akan
mengganggu pelaksanaan pekerjaan.
b. Susunan tempat duduk para pegawai sebaiknya fleksibel agar dapat
diubah sewaktu-waktu jika dibutuhkan.
c. Para pegawai hendaknya selalu menjaga kebersihan dan kerapian
lingkungan kerja mereka. Dengan ruangan yang bersih dan rapi, pegawai
akan merasa nyaman dalam bekerja dan semangat kerja pun meningkat,
sehingga efektivitas dan efisiensi akan dapat dicapai.

b. Kepada Pimpinan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
a. Jenis pekerjaan dan jumlah personil pada masing-masing Sub Bagian
berbeda-beda. Oleh karena itu, sebaiknya alokasi ruangan untuk masing-
masing Sub Bagian diperhitungkan dan disesuaikan dengan tugas dan
jumlah personil, sehingga pelaksanaan pekerjaan akan lebih efektif dan
efisien.
b. Untuk memudahkan dan melancarkan pelaksanaan pekerjaan, sebaiknya
pada masing-masing tempat duduk pegawai dilengkapi dengan almari
atau rak arsip kecil yang dapat menampung file/dokumen/berkas masing-
masing pegawai. Jika masing-masing pegawai memiliki meja atau almari
kecil tempat menyimpan arsip dan dokumen yang dibutuhkannya, dia
hanya melakukan 6 (enam) gerakan dan membutuhkan waktu 53 detik.
Hal ini menunjukkan bahwa dengan meletakkan file, dokumen atau arsip
di dekat pegawai, maka pekerjaan
commit toakan
user lebih efisien baik gerakan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

124

waktu. Efisiensi waktu yang diperoleh adalah (325-53) detik = 272 detik
sampai dengan (475-53) detik = 422 detik. Sedangkan efisiensi gerakan
yang diperoleh adalah 18-6 = 12 gerakan. Dengan berkurangnya 12
gerakan, maka pegawai juga akan menghemat energi atau tenaga.
Penghematan tenaga ini akan menghindarkan pegawai dari kelelahan dan
keletihan dalam bekerja.
c. Sebagai kantor yang berkutat di bidang pelayanan baik mahasiswa
maupun alumni, susunan dan letak ruangan tidak hanya dilihat dari
efisiensi kerja pegawai saja melainkan juga dari sudut pandang para
pengguna. Oleh karena itu, sebaiknya ruangan atau loket yang banyak
digunakan untuk pelayanan mahasiswa dan alumni letaknya saling
berdekatan sehingga akan memudahkan para pengguna layanan tersebut.
d. Sebaiknya pimpinan kantor menempatkan salah satu pegawai tata usaha
yang diberi wewenang untuk memegang kas kecil di Loket 1. Tugas
petugas pemegang kas kecil ini adalah mengurus pembayaran legalisir,
sehingga alumni tidak perlu membayar ke Loket 4. Dengan demikian,
alumni tidak perlu melakukan perjalanan bolak balik Loket 1 ke Loket 4
dan kembali ke Loket 1. Alumni hanya melakukan 8 aktivitas dengan
jarak tempuh 46 meter dalam waktu 42 menit. Dengan demikian akan
menghasilkan beberapa penghematan yaitu:
a) Aktivitas/gerakan : 12 - 8 = 4 aktivitas/gerakan
b) Tenaga, karena jarak lebih pendek : 80 m - 46 m = 34 meter
c) Waktu : 51 menit ± 42 menit = 9 menit

c. Kepada Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan
a. Sebaiknya mengatur ulang (re-design) ruangan agar dapat menampung
almari arsip atau filling cabinet yang lebih banyak. Dengan adanya
tambahan filling cabinet ini, arsip dan dokumen yang pada saat ini masih
berserakan baik di lantai maupun meja-meja dapat diletakkan di
dalamnya sehingga ruangan akan terlihat rapi.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

125

b. Mengoptimalkan adanya almari kaca yang terdapat di dalam ruangan Sub
Bagian Kemahasiswaaan sebagai tempat menyimpan arsip dan dokumen.
Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatur tata letak barang-barang di
dalam almari kaca tersebut sehingga terdapat ruang yang luas sebagai
tempat menyimpan arsip atau dokumen.

d. Kepada Kepala Sub Bagian Pendidikan
Sebaiknya menempatkan pegawai yang banyak berhubungan dengan
mahasiswa di dekat pintu ruangan, agar mahasiswa yang menemui akan
menempuh jarak yang lebih dekat dan waktu yang lebih singkat pula.

commit to user