INSTRUCŢIUNI privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.

217 din 23 mai 1996 Prezentele Instrucţiuni reglementează organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente, în conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Naţionale. CAPITOLUL I Dispoziţii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare şi religioase, precum şi de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigură protecţie specială, în condiţiile Legii Arhivelor Naţionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, după caz, şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează de Arhivele Naţionale - unitate bugetară în cadrul Ministerului de Interne. Atribuţiile acestora se exercită prin compartimentele specializate şi direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea lor, în condiţiile prevederilor Legii Arhivelor Naţionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente, au obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivă, organizate în funcţie de complexitatea şi cantitatea arhivelor pe care le creează sau le deţin. Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, precum şi structura şi competenţa compartimentelor de arhivă vor fi stabilite de conducerea unităţii creatoare şi deţinătoare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naţionale sau, după caz, al direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. Fac excepţie de la aceste prevederi Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii, Serviciul Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale. Formarea, perfecţionarea şi atestarea personalului compartimentului de arhivă se realizează prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică, contra cost. Art. 5. - Atribuţiile personalului compartimentului de arhivă sunt: a) iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unităţii respective; asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi confirmării nomenclatorului', urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite; întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigură evidenta tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă (anexa nr. 3); c) şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de selecţionare şi, în această calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate şi care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocmeşte formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele Naţionale; asigură predarea integrală a arhivei selecţionate la unităţile de recuperare; d) cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare; e) pune la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale, menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii unităţii dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ş.a.): informează 1

Gruparea documentelor în dosare Art. 11. Arhivelor Naţionale sau. 9. In cazul documentelor expediate ca răspuns. . 2 . la registratura generală se înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris. . g) pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori. reorganizarea sau oricare alte modificări survenite în activitatea instituţiei. Art. numărul anexelor. fie într-un singur registru de intrare-ieşire. destinatarul. fie. potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. în mai multe. B. şi se numerotează cu cifre romane. potrivit legii. completându-se coloanele adecvate. în rubrica corespunzătoare. în dreptul fiecărui document conexat se trece. înregistrarea acestora se poate face şi la fiecare compartiment de muncă In această situaţie. . înfiinţarea. în ordinea primirii lor. Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an. după caz.Creatorii de documente sunt obligaţi să înregistreze toate documentele intrate. pe compartimente de muncă. numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după nomenclator. Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele intrate. în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului. conţinutul documentului în rezumat. In prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă. numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. h) pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora. Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic. cu implicaţii asupra compartimentului de arhivă. compartimentul căruia i s-a repartizat. în vederea predării la Arhivele Naţionale. 10.Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene controlează aplicarea şi respectarea prevederilor legislaţiei în vigoare. fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete. . Evidenţa documentelor Art. 6. 8. direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. după modelul din anexa nr. 1. numărul şi data documentului date de emitent. în termen de 30 de zile. . emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente.înregistrarea documentelor se face la registratura generală. Nomenclatorul se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu.Anual. pe linia muncii de arhivă şi stabilesc măsurile ce se impun. documentele se grupează în dosare. categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare. acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde. 7. emitentul. Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat. ieşite ori întocmite pentru uz intern Art. data înregistrării. Când creatorul de documente primeşte. a) întocmirea nomenclatorului dosarelor Art. modul rezolvării. . CAPITOLUL II Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente A. numărul filelor documentului. conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei. care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii. concomitent. La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele clemente: numărul de înregistrare. data expedierii. Art.

întocmite pe perioade de timp diferite şi. In dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"). Intr-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă. 13. nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele. în cazul dosarelor compuse din mai multe volume. pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent. de importanţă ştiinţifică a informaţiilor pe care !e conţin documentele. sau dacă există motive să se presupună că. agrafele metalice. în două exemplare. 3 . cu acelaşi termen de păstrare. 17. La expirarea termenului de păstrare. clamele. fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe. l la fiecare compartiment de muncă. cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (l." (comisie de selecţionare). • dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 . 15. aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi. la nivel local. datelor şi rezoluţiilor.In vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează următoarele operaţiuni: • documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau. în vederea aplicării lui. Acesta poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra arabă. trimestriale.După rezolvarea lor.). în mod deosebit. filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum. după alte criterii (alfabetic. In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. • documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton. în rezumat. nomenclatorul se completează cu noile dosare.După confirmare. • se îndepărtează acele. La înregistrarea documentelor. 3. In nomenclator se trec şi registrele. dări de seamă lunare. . în al doilea an de la constituire. Dacă se înfiinţează noi compartimente de muncă sau subdiviziuni. b) Constituirea dosarelor Art. când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică. în momentul întocmirii nomenclatorului. la rubrica rezervată acestuia.a. geografic etc. la nivel central. . cartotecile. 5. dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau nici compartimente de muncă. . cu creion negru. K) etc.300 file. Aceste proiecte se centralizează de şeful compartimentului de arhivă şi se înaintează. în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului. Art. potrivit nomenclatorului şi se predau la compartimentul de arhivă.S. spre aprobare şi confirmare. filele nescrise. . conţinutul documentelor ce constituie dosarul. documentele se grupează în dosare. • filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus. In cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial. informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică. ca şi pe fiecare document în parte.). Art. Stabilirea lui se face ţinânduse seama de legile în vigoare. . actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt. termene de păstrare diferite (planuri. începând cu nr. iar pentru acelea care se păstrează temporar. In cazul aceloraşi genuri de documente. anuale s. 14. In rubrica a treia se trece. 16. Art. se constituie dosare separate. condicile şi alte materiale preconstituite Cifra romană.Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. de importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente şi. Art. nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create. după caz. Art.In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează cu litere majuscule. ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente. de Arhivele Naţionale şi. dubletele. indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieşire. de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar. în cazul depăşirii acestui număr. 12.Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual.). cu.Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente şi se confirmă. . litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului. Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine. lângă termenul de păstrare temporară se menţionează „C. în cazuri speciale. pentru fiecare termen de păstrare. respectiv. în anumite conjuncturi.

23. sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor. emitentul. create în cursul unui an. Art. In cazul dosarelor formate din mai multe volume. condică) conţine . urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar.Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început. . la capitolul „Preluări". . în registrul de evidenţă curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond. Art. fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator. • denumirea. întocmite după modelul prezentat în anexa nr.In registrul de evidenţă curentă. 20. Se va înscrie numărul din inventar al fiecărui dosar reţinut de compartiment.La preluare. se trec. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare.) de documente. inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor creatoare de documente. 4 . din motive justificate. • pe o foaie nescrisă. file". se trec în inventarul anului respectiv. Inventarierea dosarelor. se opresc la compartimentele de muncă. stabilită de comun acord între cele două compartimente (predător şi primitor). datele de început şi de sfârşit. Pentru fiecare inventar se notează: • numărul de ordine al inventarului: • data preluării documentelor din inventarul respectiv. Art. In cazul în care compartimentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice. în cifre şi . Predarea la arhiva generală se face conform unei programări prealabile. la compartimentul respectiv.Constituirea dosarelor. se vor preciza genurile (corespondenţa. Predarea la compartimentul de arhivă Art. dintre care un exemplar rămâne la compartimentul care face predarea. . Astfel. numărul de dosar din inventar.Dosarele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare. în momentul predării lor ulterioare. compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar. 2. în inventar fiecare volum va primi un număr curent distinct.Evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în registrul de evidenţă curentă. 22.In ce priveşte completarea rubricii „Conţinutul dosarului". după care semnează şi pune data certificării. perioada la care se referă. numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă. Art. lucrătorul de Ia compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru. care efectuează corecturile ce se impun. • datele extreme ale documentelor..Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 exemplare pentru documentele permanente. problema sau problemele conţinute şi. . destinatarul. Art. fiecare inventar se trece separat. 24. după caz. In cazul constatării unor neconcordanţe. 25. • totalul dosarelor ieşite. adăugată la sfârşitul dosarului. memorii. sinteze. de către un compartiment de muncă.. . Art. • totalul dosarelor din inventar: • totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv: • numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior. în litere. în inventar se va menţiona acest lucru. volumul şi termenul de păstrare. toate inventarele dosarelor preluate. 18. numărul de file. . 21. rapoarte. ele se aduc la cunoştinţă compartimentului creator. anul. • denumirea compartimentului de la care provine inventarul. între paranteze. conform modelului prevăzut în anexa nr. în ordinea preluării. . ca şi cele care. ordine etc. cu menţionarea nepredării lor. menţionându-se în inventar datele extreme. .Dosarele neîncheiate în anul respectiv.• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator. iar celelalte se depun o dată cu dosarele la compartimentul de arhivă. La capitolul „Ieşiri" se trec: • dala ieşirii dosarelor din evidenţă: • unde s-a predat. sub un alt număr de ordine. 19. . 4. 26. Art. C. indicativul din nomenclator. Art.

însoţite de procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează. acestea au termene de păstrare temporară. 32. La încheierea lucrărilor. pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naţionale. Art. după modelul prezentai în anexa nr. numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective. la anul şi compartimentul de muncă respectiv. 28. Art. într-un registru. Ordonarea. întrucât la stabilirea valorii se au în vedere şi alte elemente: însemnele şi înscrisul din câmpul sigilar.". prevăzute în nomenclatorul dosarelor. 5). în cazul unităţilor centrale. sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. comisia de selecţionare are în vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor. cât şi a celor create de alte unităţi şi păstrate în depozitul unităţii. Art. Matricele sigilare (sigilii. 31. reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. In aprecierea importanţei documentelor.Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale. . . • proces-verbal de " constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora.Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate. pe lângă termenul de păstrare. • proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. valoarea artistică. . Art. studiază si păstrează potrivit actelor normative în vigoare privind apărarea secretului de stat. .Selecţionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectuează de către comisiile de selecţionare. acordând o atenţie deosebită celor care au. 27.In cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare. 6). se inventariază. ştampile.Comisia efectuează selecţionarea atât a documentelor create de unitatea respectivă. în urma selecţionării.Gruparea în dosare. ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare. 5 . Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de selecţionare.Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare.Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte. Art. . inventarierea şi selecţionarea documentelor secrete de stat Art. 30. după caz. . transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute. E. . potrivit nomenclatorului. 36. în ordinea dării lor în folosinţă. 35. cu adresă înregistrată. . Art. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare. în vederea confirmării lucrării de selecţionare. cu următoarele precizări: • gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului. .: • proces-verbal de selecţionare (conform anexei nr. 37. 34.S. 6. D.Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte. aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele Naţionale.Documentele se păstrează. . 5. la sesizarea secretarului. comisia întocmeşte procesul-verbal model anexa nr. 29. în care se cuprind şi categoriile de documente din listele de date şi informaţii secrete de stat. Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora. Selecţionarea documentelor Art. 33. inventarierea şi selecţionare! se fac potrivit prezentelor Instrucţiuni. în ordine. preşedintele convoacă comisia de selecţionare. Ari. frecvenţa s. care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii. pe bază de proces-verbal însoţit de inventar. la Arhivele Naţionale. pentru confirmare. Art. confecţionate din metal.Anual sau ori de câte ori este nevoie.Documentele secrete de stat se înregistrează manipulează. numiţi din rândul specialiştilor proprii.Art. în cazul unităţilor locale Art. chiar dacă. cu confirmarea Arhivelor Naţionale. . Când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate permanent. . cauciuc sau orice alte materiale. 38. secretar şi un număr impar de membri.a. menţiunea „C. parafe).

certificate.Documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului se ordonează. după un criteriu stabilit (pe am şi compartimente de muncă. alfabetic s. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen. în dosare. informări. 41. de către cetăţeni români şi străini. cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. Inventarele vor cuprinde: numărul curent. F. documentări. inventariază şi selecţionează a compartimentul de arhivă. vor intra în componenţa dosarului cu documente secrete de stat. fără a se lua în consideraţie datele documentelor anexate.Documentele secrete de stat care îşi păstrează acest caracter şi după expirarea termenului de păstrare prevăzut în nomenclator se selecţionează la compartimentul special de către o comisie de selecţionare având în componenţă persoane care au acces ia date. potrivit legii. la expirarea caracterului secret. informaţii şi documente secrete de stat.• gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete.In carul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante).Pe parcursul ordonării documentelor fără evidenţe. • selecţionarea se efectuează de către comisia de selecţionare pe baza inventarului. Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1. aflate în depozitul de arhivă. • documentele secrete de serviciu şi nesecrete. iar în cadrul compartimentului. Operaţiuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme şi termene de păstrare Art.). numerotarea filelor şi certificarea se fac în anul următor creării lor. după 30 de ani de la crearea lor. ţinându-se seama de denumirea destinatarului. indiferent de termenul de păstrare. pe compartimente şi ani. 43. pe bază de inventare. Şeful compartimentului special va face parte din această comisie. 17: • inventarierea dosarelor. anii extremi. Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi consultate. iar în cadrul anului pe probleme. 6 . Art. în vederea eliminării lor globale. condici de prezenţă). Folosirea documentelor Art. la cererea persoanelor fizice sau juridice. • gruparea documentelor secrete de stat în dosare. . ştampila de înregistrare. la compartimentul special. se separă documentele de acelaşi fel. schiţe. . pe fiecare an.a. 42. iar apoi se grupează pe probleme. urmând a se preda compartimentului de arhivă. Constituirea dosarelor se va face conform art. categoria de documente. 39. Art. copii şi extrase după documentele pe care le creează şi le deţin. In acest sens se au în vedere: • determinarea apartenenţei la fond (fondarea). care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaţii. Păstrarea şi selecţionarea lor la compartimentul de arhivă se fac în acelaşi mod ca la documentele nesecrete. se întocmeşte pe ani. Art. grafice. registrelor etc. . 40. extrase. cu ocazia selecţionării. cantitatea (în metri lineari sau unităţi arhivistice). poziţie cu poziţie. la expirarea termenului de păstrare. pe probleme. poziţia din nomenclator şi termenul de păstrare. Pentru unităţile arhivistice care se propun a fi eliminate se întocmeşte un proces-verbal în care se menţionează anul creării documentului şi numărul curent al unităţii arhivistice din inventar. la cerere. acestea prezentând importanţă ştiinţifică şi practică. rezolvarea unor lucrări administrative. • ordonarea documentelor în cadrul fondului. labele) şi care nu pot fi separate.Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi folosite pentru cercetare ştiinţifică. stabilind unităţile arhivistice care se elimină şi cele care se reţin.Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze. chitanţiere. In cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani se ordonează la anul cel mai vechi al dosarului. rezoluţie sau note tergale conţinutul actului. G. . legarea acestora. cu termene de păstrare 1 . Art. fondarea se efectuează după criteriile amintite mai sus. 44. . fişe de pontaj. Ordonarea documentelor se execută după criteriul cronologic. certificate.5 ani (boniere. eliberarea unor copii. Comisia de selecţionare cercetează dosarele. La selecţionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instrucţiuni. .

se înregistrează Ia intrarea. datele cuprinse în aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizări în legătură cu conţinutul documentelor cercetate. se consemnează întrun registru de depozit.Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă. aceasta situaţie se comunică în scris solicitantului. Fişa va cuprinde: numele şi prenumele solicitantului. dacă se cunoaşte unitatea deţinătoare a documentelor ce fac obiectul cererii. noul certificat va primi alt număr de înregistrare. se găsesc noi date. cu cerneală. 51. datat şi semnat de persoana care a făcut cercetarea. comunicându-i-se şi solicitantului acest lucru. 7 . fotosensibili sau din hârtie tratată special etc. 45. 49. studii. fără să se întregească perioadele pentru care nu există documente. cum sunt: vechimea în muncă. recercetându-se documentele. Art. . Art. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere. Persoana care a întocmit referatul şi şeful său ierarhic poartă răspunderea asupra exactităţii datelor comunicate. In textul certificatului nu sunt admise ştersături sau completări printre rânduri. într-un fişier special. crearea sau ieşirea lor. pentru cercetare. în spiritul Legii Arhivelor Naţionale. In cazul în care dotarea permite. se poate elibera fie un nou certificat. dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant. Art. Art. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se găseşte înscris numele solicitantului se vor menţiona în adresa de expediere a certificatului. întocmit. Fisele se ordonează alfabetic.In cazul în care. cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unităţi.Certificatul trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din documente. copiile si extrasele se eliberează personal solicitantului ori împuternicitului său legal sau se expediază prin poştă. a suportului sau a scrisului. inventarierea. Se vor indica numai datele existente. Evidenţa cererilor se ţine pe bază de fişe întocmite pentru fiecare solicitant în parte. apoi. 46. . In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului şi. Diplomele.Documentele tehnice şi de înregistrare. 50. In certificat datele se expun în ordinea cronologică. 47. conform anexei nr. înregistrarea se poate face fie pe bază de registru de intrare-ieşire. care sunt în directă legătură cu obiectul cererii. II. menţionându-se ca îl completează pe cel anterior. se înţelege: totalitatea actelor purtătoare de informaţie tehnică sau produse ale acţiunii de înregistrare tehnică pe suporţi magnetici. cu condiţia asigurării regăsirii rapide a documentelor în circulaţia lor de la intrare/creare la ieşire/arhivare. după caz.Prevederile acestui capitol se aplică în cazurile speciale ale arhivelor tehnice şi de înregistrare. Referatul trebuie să cuprindă denumirea fondului cercetat şi cotele unităţilor arhivistice cercetate (anul şi numărul din inventar). Copiile sau extrasele se certifică sau. . reţinându-se la dosar o copie certificată de responsabilul arhivei. care se va anula şi retrage. menţionându-se toate datele. Certificatele. . inclusiv cele din certificatul anterior. într-o registratură generală. drepturi patrimoniale. conform anexei nr. să se creeze un subsistem arhivistic computerizat de evidenţă şi regăsire a cererilor şi actelor eliberate. fişa se va anula la rearhivarea dosarului.chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani.Prin documente tehnice şi de înregistrare tehnică. ori pe compartimente. 48. se legalizează de unitatea care le eliberează. . In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fişă de control. cu indicarea numărului şi datei de emitere a precedentului.In cazul în care în arhivă nu se găsesc date cu privire la obiectul cererii. la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. selecţionarea şi valorificarea documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică Art. . sub semnătură. Ordonarea. Art. numărul şi data de înregistrare a cererii. 8. certificatele de studii. fie se poate emite un nou certificat. fie prin alte mijloace moderne de înregistrare. Art. . 9. după caz. actele de stare civilă sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului. indiferent de natura informaţiilor. fie pe calculator.

) se predau Ia arhivă în al doilea an după crearea lor sau în al doilea an după ce procesul tehnic.Intrările. modalităţi. familie sau persoană fizică (fonduri arhivistice).„unitatea fondurilor". având în vedere că arhivele tehnice şi de înregistrare se prezintă în cele mai dese cazuri pe suporţi de diferite naturi şi care din această cauză impun condiţii de păstrare specifice (principiul priorităţii conservării). Prelucrarea fondurilor şi colecţiilor constituite integral din documente tehnice şi de înregistrare Art.întreaga activitate desfăşurată asupra documentelor tehnice şi de înregistrare se realizează cu respectarea principiilor generale . instituţie. în mod practic ele se organizează separat. eventual selecţiona. este necesar să se respecte succesiunea unităţilor arhivistice în fond (sau colecţie). potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului faţă de creator).Unităţile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii. 55.O dată înregistrat. • zona geografică sau grad geografic.Ordonarea documentelor tehnice şi de înregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond.Deşi în mod teoretic documentele tehnice şi de înregistrare nu formează singure fondul arhivistic al instituţiei creatoare. Motivele acestei separaţii sunt determinate atât de natura suportului şi deci a conservării. Art. fondurile şi colecţiile arhivistice se impun a fi păstrate în zona geografică în care au fost create (principiul dreptului comunităţilor locale). cronologic). „respectul faţă de creatorul de fond şi sistemul său de organizare" şi „drepturile comunităţilor locale asupra documentelor proprii" . a) Ordonarea Art. . inventaria. Pe de altă parte. fie ca unităţi arhivistice de sine stătătoare. noţiune definibilă prin totalitatea documentelor care se referă la o problemă dată şi se constituie ca unitate de păstrare. . 2). In cazul în care documentul tehnic şi de înregistrare este o unitate sau mai multe unităţi arhivistice incidentale. Prelucrarea arhivistică Art. 59. 8 . . Totodată.Lucrătorii de arhivă au răspundere civilă şi penală pentru documentele pe care le au în gestiune. ele se vor ordona. Prelucrarea documentelor tehnice şi de înregistrare incidentale Art. fie ca anexe. Predarea se face pe bază de proces-verbal (anexa nr. 53. . ci numai o structură a acestuia. 60. familie sau persoană fizică (colecţie) trebuie să se păstreze într-un singur loc. împreună cu unitatea arhivistică în care sunt încorporate. 56. Când documentele sunt |n text. a fost încheiat. 58. 57. • tematic. pe baza criteriilor: • cronologic.Art. . .Documentele tehnice şi de înregistrare pot apărea incidental în interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri şi colecţii integrale. ele se vor constitui în parte structurală separată. după natura suportului şi în cadrul acesteia. documentul poate deveni o piesă într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unităţi arhivistice. birouri. laboratoare etc. toate documentele create de o societate. Art. se consemnează în registrul de evidenţă curentă. ori selecţionate de o instituţie. ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (şi în cadrul lui. . In acelaşi timp. Art. sub o singură gestiune şi prelucrare (principiul unităţii fondurilor). ca ilustraţie sau ca anexă. • alfabetic. . 4. In acest sens. cât şi de regimul de consultare şi valorificare.Documentele tehnice şi de înregistrare incidentale pot apărea fie ca ilustraţii cuprinse în text. • categorie de document. Art.precum şi a celor specifice arhivelor tehnice şi de înregistrare: „compatibilitatea sistemelor" şi prioritatea conservării asupra tuturor celorlalte principii. 52. criterii. 54. este necesară găsirea unor forme de administrare care să asigure compatibilitatea sistemului cu tradiţie arhivistică (principiul compatibilităţii sistemelor). 3) şi inventare (anexa nr. ca şi ieşirile din gestiunea arhivei. . întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. pentru care au fost întocmite.

. Ea se menţionează fie într-un plan metodic de lucru . b) Cotarea unităţilor arhivistice si inventarierea lor Art. nr. mai ales după format. 65. 67. după formă . cât şi la partea desenată (sau de înregistrări de laborator).iar partea desenată. înregistrări experimentale . documentele cartografice geologice. se trece la inventarierea şi cotarea documentelor. la care se adaugă un simbol alfabetic sau numeral. eventual autorul In cazul documentelor ştiinţifice . Art. cronologic şi/sau alfabetic. măsurile suportului. în cadrul fondurilor deschise aflate la creatori. certifică şi înregistrează în registrul de evidenţă curentă. o rolă ori înregistrate pe o bandă sau un disc magnetic/optic.• formă. . întocmit conform art. • scara. 66. se pot selecţiona. conţinutul pe scurt al documentului sau grupării de documente . .) şi în cadrul acesteia. înregistrări foto sau magnetice etc. La unităţile arhivistice cu cotaţii de corespondenţă. conservarea documentelor. care dau aceeaşi cotă atât la partea scrisă. file . 64. orale şi de proiectare (mai ales cele de arhitectură ) se menţionează ori în cuprinsul rezumatului . Art. In cazul documentelor fotografice care reprezintă grupuri de persoane.Criteriile de ordonare se pot combina în cursul acţiunii.Inventarele o dată încheiate se numerotează.Odată terminată ordonarea sau concomitent cu ordonarea unităţilor arhivistice. la împlinirea termenului de păstrare prevăzut în nomenclatorul de arhivă al instituţiei creatoare sau deţinătoare. foi volante .). film. Art.în cadrul fondurilor închise.. tehnica de realizare . 11. desen sau nr. în rezumat vor fi menţionate persoanele surprinse de aparatul fotografic şi ocazia care a prilejuit înregistrarea lor pe peliculă. banda) ori durata Ia turaţia n .Acţiunea de ordonare propriuzisă constă în aşezarea unităţilor arhivistice.Succesiunea criteriilor de ordonare se stabileşte de către creatori într-un sistem logic. în funcţie de natura informaţiei.Documentele tehnice şi de înregistrare. documentele de cercetare teoretică se ordonează cronologic . cinematografice . cu respectarea prevederilor legale în vigoare. alfabetic sau tematic. obsedaţii. solicitarea vitezei de acces. pe zonă geografică . în ordinea prestabilită prin planurile metodice de lucru sau regulamentul menţionat la articolul precedent. 63. lungimea (in cazul rolelor de microfilm. 61. Art. ori tematic şi în interiorul tematicii.şi în cadrul cronologiei. deci de la l la n . • alte criterii.Inventarierea documentelor tehnice şi de înregistrare se poate executa fie cronologic (în ordinea intrării lor în arhivă ) . In cazul documentelor cartografice şi planurilor tehnice la rubricaţia inventarului se adaugă scara (de reducţie cartografică) .M. eventual înregistrările experimentale . fie pe structuri organizatorice şi apoi cronologic . fie alfabetic şi cronologic. ori ca rubricaţie separată coordonatorul lucrării.după data lansării temei de cercetare . • faza de proiect. 9 . fie în regulamentul de funcţionare a arhivei. reprezentată prin numărul curent de inventar Se exceptează de la prevederea din alineatul anterior instituţiile din proiectare-dezvoltare. file + nr. anii extremi ai documentelor. alfabetic. respectiv principalii realizatori (elementele de generic). pe staţii şi apoi cronologic. documentele de proiectare-dezvoltare se ordonează cronologic. .în parte scrisă şi parte desenată. în sfârşit cronologic ele. In cursul inventarierii se consemnează : cota documentului (nr. curent din inventar ) . 62. • format. .sau grad apoi pe scară de proporţii. Art. pe rafturi sau în alt mobilier specific. Astfel. nr. c) Selecţionarea Art. . la observaţii se va menţiona locul de păstrare a pieselor suplimentare (desene. documentele climatologice se ordonează după categoria de act (T. scară. păstrate într-o mapă/sul. fiind legate prin conţinut/temă unele de celelalte) primeşte o cotă. aflate la diverşi deţinători. Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite într-un dosar. fie pe categorii de acte şi cronologic . . anual . menţinut consecvent în întreaga prelucrare a fondului.

In aceeaşi categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice şi de înregistrare. situate.Scoaterea din evidenţă a unor documente propuse spre selecţionare. mai ales a celor din proiectare-dezvoltare). In cazul în care creatorii are în organizare o comisie (consiliu) ştiinţifică. . O copie pozitivă sau o a doua copie magnetică se poate folosi pentru înlocuirea originalelor în cercetare (microfilme sau copii de protecţie). toţi creatorii şi deţinătorii de arhivă tehnică şi de înregistrare vor realiza copii de asigurare pe bază de microfilm sau alte forme de reproducere magnetică (disc. 45 10 .". întocmite pentru asigurare. dar neaprobate de către comisia de selecţionare a Arhivelor Naţionale. totodată. . bandă s. Art.Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere. 71. .Copiile de asigurare se ordonează pe fonduri şi în ordinea numărului de rolă. se realizează copii de asigurare şi protecţie şi pentru acestea. Termenele de păstrare ale documentelor tehnice cuprinse în nomenclatoare se vor pune în concordanţă cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toată durata existenţei şi funcţionării acestuia. la rubrica observaţii. Art.Având în vedere atât valoarea documentară prelungită a documentelor tehnice şi de înregistrare.. 77. se va acţiona pentru recopierea documentelor după originale. rezistenţa relativ redusă a suporţilor şi înregistrarea informaţiilor pe suporţi. . Art. . pentru asigurarea în caz de catastrofe naturale sau război. pe de altă parte. vor fi păstrate în depozite adecvate conservării acestora. 75. pe de-o parte. .Art.Având în vedere. 79.) după documentele clasate ca permanente în propriul nomenclator arhivistic. cu îndeplinirea prevederilor legale. In cazurile în care se constată deprecierea în timp a copiilor de asigurare. se consideră fapt penal şi se sancţionează în consecinţă. indiferent de forma de proprietate. d) Microfilmarea şi alte forme de reproducere pentru asigurare şi protecţie Art. 70. Art.a. . în registrul de evidenţă curentă se va înscrie ieşirea unităţii arhivistice şi cantitatea de arhivă selecţionată.Evidenţa microfilmării sau a celorlalte mijloace de asigurare şi protecţie se ţine în inventarele fondurilor şi colecţiilor create şi deţinute prin înregistrarea la rubrica „Observaţii" a numărului rolei şi cadrelor unde sunt reproduse unităţile arhivistice respective.35). într-o localitate diferită de cea în care îşi desfăşoară activitatea creatorul sau deţinătorul.Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb şi comercializare se realizează potrivit reglementărilor proprii ale instituţiilor Creatoare sau deţinătoare. pentru această categorie de documente procedura de selecţionare se prevede în prezentele instrucţiuni (art. cât şi cea juridică ( probatorie. Art. 76. . . dar şi cea istorică. 69. Art. pe cât posibil. .. e) Valorificarea informaţiilor din documentele tehnice si de înregistrare Art. 68. Comisiile de selecţionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni specialişti în domeniul în care lucrează în sistemul organizatoric al creatorului şi vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al instituţiei. aceasta trebuie să-şi dea avizul pentru selecţionarea arhivelor tehnice şi de înregistrare. 74. se va menţiona: . 73. Art.Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatică a unor documente create în cantităţi mari şi fără valoare documentar-istorică. 29 .Numai copiile de înlocuire se pot selecţiona. . .Valorificarea informaţiilor din documentele tehnice şi de înregistrare se reglementează de către proprietarul de jure al documentelor. Art. dar cu valoare practic sau juridică) se poate face numai cu aprobările de principiu ale Arhivelor Naţionale şi Ministerului Justiţiei. 72. avizul se dă de către consiliul de administraţie. 78. . în cazul instituţiilor care nu au un asemenea consiliu. Art.In cazurile în care creatorii sau deţinătorul realizează acţiuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor deţinute.Selecţionat conform aprobării Arhivelor Naţionale cu nr. în inventare. în baza unui regulament de acces aprobat de către consiliul de administraţie.După aprobarea lucrării de selecţionare de către Arhivele Naţionale. iar copiile depreciate se vor scădea din evidenţă pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune.

2.0. Art. Art. sustragerii ori comercializării în alte situaţii decât cele prevăzute de lege.Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice. Art. 95. ţinându-se seama că încărcarea cu arhivă (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dată de hârtia depozitată în vrac. tuburi etc. Această aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferică se încadrează în limitele specificate la art.Art. 85.0 m lăţime. filme. pericol de foc. 90.Aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta inferioară. 80. degradării. rastele. iar iluminatul artificial va urmări culoarul dintre rafturi.Pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat. în raport de natura şi dimensiunea lor.60%. documentele se introduc în cutii de carton.Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate numai în cazul în care au spaţii prevăzute pentru păstrarea arhivei.Indiferent de forma de proprietate. iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de O. 82.Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante. 11 . astfel încât păstrarea şi conservarea lor să poată fi organizată în mod corespunzător. Art. Păstrarea documentelor. . 94. ale spaţiului din construcţie aferent. surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici. Se recomandă amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală. .Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesară organizarea de camere de lucru lângă depozit Art.7 . variaţii de temperatură şi umiditate. asigurându-le împotriva distrugerii. 84. se vor aerisi natural. asigurându-se accesul la materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate. Art.Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele în condiţii corespunzătoare. 81. dulapuri etc. Art. inundaţii sau infiltraţii de apă.In cazul în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie. . cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu şi celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure şi de facto al documentelor I. higrometre şi alte asemenea). depozitele pot fi dotate şi cu cărucioare de transport interior. fără a se depăşi 1 .8 m lăţime. In depozitele mari se pot organiza şi coridoare centrale de 1. ale materialelor de protecţie (cutii. .24° C şi umidităţi relative de 50 . . film etc. depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre. In funcţie de necesităţi. Art. dependente de natura materială a acestora. fotografii.) acestea se depozitează pe categorii. 86.Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi amenajate în acest scop. dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice.3 schimburi de aer/oră. ca şi între rafturi se asigură un spaţiu liber de 0. Art.Depozitele vor fi dotate cu rafturi. 97. 96.).Depozitele. .Intre pereţi şi rafturi. pentru manevrarea documentelor. 92. anticorozive şi fără emanaţii. temperaturi excesive.18° C. 1 . . . .3 m/secundă.Toate depozitele de arhivă mai înalte de 2. Art. Art. Art. 87.). atunci când nu dispun de instalaţii de climatizare sau centrale de ventilaţie. Se vor lua măsuri pentru asigurarea stabilităţii sistemelor de depozitare.5 . Art. pe lungimea sau pe lăţimea depozitului. delegatul Arhivelor Naţionale are drept de acces la toate nivelurile de informaţii. . . solicitări la uzura mecanică. benzi magnetice etc. obloane etc. . Art.4 m se dotează cu scări de arhivă. ca şi pentru cele cuprinzând benzi magnetice. de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile.Pentru depozitele de materiale fotografice. 91. mape.Pentru protejarea împotriva degradării. 83. . Elementele de rezistenţă ale construcţiei vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare.Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei (rafturi. iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.0.50%. 93. .). Art. temperaturile optime sunt cuprinse între 14 . . 89. organizarea depozitului de arhivă Art. containere etc. lumina solară. Art.In depozitele de arhivă conţinând documente scris trebuie să se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 .) se va face în funcţie de dimensiunile materialului suport (hârtie. iar umiditatea relativă de 40 . cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare: praf. 88. plicuri. . . 91. .

103. asigurându-se toate celelalte condiţii necesare stingerii incendiilor. fumatului în incinta depozitului. Art.In depozitele de arhivă se vor asigura curăţenia şi ordinea interioară. 98. pentru organizarea unor măsuri de conservare. cusătura de legătură se aplică la distanţă de cel puţin 12 .Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional le depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. dezinsecţia şi deratizarea depozitelor de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o dată la 5 ani. cerându-se.La manipularea şi transportul documentelor se iau măsurile de protecţie necesare asigurării arhivei pe toată durata transportului Art. în cazul semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de înlăturare a acestuia. mucegai). pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (rozătoare. a locurilor din apropierea gurilor de apă şi a instalaţiilor de stingere a incendiilor. a radiatoarelor. Art. sprijinul Arhivelor Naţionale. 107. după 100 de ani de la întocmirea lor. 99. . 101.Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze în stare perfectă de funcţionare utilajul şi materialele de prevenire şi stingere a incendiilor. ca şi terenul învecinat construcţiei de arhivă vor fi menţinute în ordine şi curăţenie. . Rafturile şi poliţele se numerotează. in cazurile deosebite. sau pe compartimente şi. • actele de stare civilă. Art. . iar absorbţia prafului rezultat. dezinsecţie şi deratizare.Ferestrele şi alte locuri de acces vor fi prevăzute cu gratii care să prevină efracţia în depozite.Art. 104. după caz. . creatorii şi deţinătorii de documente pot solicita consultanţă de specialitate Arhivelor Naţionale şi direcţiilor judeţene. înlăturarea agenţilor dăunători se face prin desprăfuire. Depozitele vor fi prevăzute cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu. în cadrul anului. şine de îndosariere ele. prevăzute în normele de stat în vigoare.). . Pe rafturi. J. 100. Art. 109. . pe care Ie au în dotare şi să controleze periodic existenţa şi starea de funcţionare a acestora. pe compartimente şi termene de păstrare. asigurare şi protecţie a documentelor pe care le deţin. 105.Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis. zugrăvelile şi lucrările de întreţinere a depozitului de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie. 108. în cadrul compartimentului. depozitele de arhivă.Dosarele preluate de la compartimentele de muncă se organizează în depozitul de arhivă pe ani şi.15 mm de la partea scrisă spre margine. agrafe. Orice situaţie de calamitate în depozitele de documente se comunică imediat Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene. 12 . după 30 de ani de la crearea lor. pe ani şi pe termene de păstrare. . curăţire mecanică. dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la dreapta. după caz. asigurându-se în permanentă igiena încăperilor şi funcţionarea normală a instalaţiilor electrice şi sanitare. pentru a primi confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze depozitele de arhivă. Art. Art. cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf sau gaze inerte. după cum urmează: • documentele scrise.Camerele de lucru. 106. întrerupătoarelor sau altor instalaţii electrice defecte. după 50 de ani de la crearea lor. Desprăfuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane. cu păstrarea liberă a căilor de acces. Art. . iar după caz şi cu instalaţii de stingere automată a incendiilor. legătorie aplicate dosarelor se îndepărtează corpurile metalice (ace. insecte. Art. precum şi utilizarea comutatoarelor. . • documentele tehnice. In cazul în care marginea de îndosariere aste mai mică de 15 mm se lipeşte o alonjă de îndosariere.In cazuri deosebite. 102. . Dezinfecţia. Art.Creatorii şi deţinătorii de documente au obligaţia să comunice Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene intenţia de a construi sau amenaja depozite de arhivă.Depozitele şi celelalte încăperi din vecinătatea acestora vor fi prevăzute cu stingătoare portabile.In timpii! operaţiunilor de. Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale Art. reşourilor. . cu aspiratoare electrice. Este interzisă păstrarea oricăror alte materiale ce nu aparţin depozitelor de arhivă Reparaţiile interioare. .

K. distrugerea. un exemplar al procesului-verbal se predă reprezentantului Arhivelor Naţionale. Creatorii şi deţinătorii de documente le pot deţine. Art. . se face şi verificarea modului de constituire a mulaţilor arhivistice predate. .Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional sunt bunuri de interes naţional.• lor. fără ca activitatea acesteia să fie continuată de o alta. documentele cu valoare ştiinţifică vor fi preluate de Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene. 6. după expirarea termenului de depunere. In această situaţie. conform modelului anexa nr. anii extremi.Preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele Naţionale se efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile arhivistice. 110. Ari. în care se consemnează: denumirea fondului arhivistic. Documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional. numărul procesului-verbal fiind trecut în registrul de evidenţă curentă. în dreptul inventarelor dosarelor predate. 114. selecţionarea şi păstrarea acestor documente conform Legii Arhivelor Naţionale. Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se pot face plângeri.Sustragerea. stadiul de prelucrare (inventariere.Documentele cu valoare practică. . potrivit legii. Art. în baza cărora se eliberează copii. dacă le sunt necesare desfăşurării activităţii. şeful compartimentului de arhivă întocmeşte un proces-verbal în prezenţa reprezentantului Arhivelor Naţionale. degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional constituie infracţiuni şi se pedepsesc conform prevederilor Codului penal. Un exemplar rămâne la unitatea creatoare sau deţinătoare. Răspunderi şi sancţiuni Art. extrase şi certificate privind drepturile individuale ale cetăţenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale sau la direcţiile judeţene ale acestuia. 13 . cărora statul le acordă protecţie specială. 111. Art. în depozitele Arhivelor Naţionale. împreună cu documentele se preiau şi inventarele acestora. Art. în termen de 15 zile de la primirea comunicării.. cantitatea. iar cele cu valoare practică. Procesul-verbal se întocmeşte şi se înregistrează la unitatea creatoare sau deţinătoare. . creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin. starea de conservare. în baza cărora se eliberează copii. după caz. . întocmit în două exemplare. Totodată. după 20 de ani de la crearea • matricele sigilare. pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrităţii Fondului Arhivistic Naţional sau nu iau măsuri privind evidenţa. . certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor.Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor se fac de către împuterniciţii Arhivelor Naţionale sau ai direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. 115. In situaţia mai sus prevăzută. vor fi păstrate de creatori şi deţinători. după scoaterea lor din uz. :celelalte merg la Arhivele Naţionale.In cazul desfiinţării unei unităţi creatoare de documente. selecţionare). nu mai pot fi retrase din administrarea acestora. Procesul-verbal se înregistrează şi la Arhivele Naţionale. 113. Procesul-verbal va fi semnat de şeful compartimentului de arhivă din unitatea desfiinţată şi de membrii comisiei de lichidare. 112. precum şi peliculele cinematografice. pe baza aprobării Arhivelor Naţionale sau a direcţiilor judeţene. Predarea-preluarea se consemnează într-un proces-verbal. în trei exemplare. o dată intrate. la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contravenţia. documentele fotografice.

.. au fost lăsate la............ (director) Se confirmă Directorul general al Arhivelor Naţionale (Directorul Direcţiei Judeţene.. La preluare au lipsit dosarele de la nr.....Anexa Nr. 2 Denumirea creatorului se Denumirea compartimentului păstrează ..... crt...... Astăzi... a Arhivelor Naţionale) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr........... nefiind încheiate. dosare.... ani (permanent) INVENTARUL PE ANUL ___ pentru documentele care Nr.... 5 1. P 2. Am predat............. Direcţia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de (conţinutul pe scurt păstrare al problemelor la care se referă) 1... Dosarele de la nr.... ... din ………....... Am primit.......... file conţinute ............... cartoteci etc... Prezentul inventar format din . ……. etc........ ..... 1 Aprob Preşedintele consiliului de Administraţie.. s-au preluat . registre.. nomenclator registrului... 2..... ......... 3..... crt. ..... crt... .... .. ...... dosare........... Datele extreme Numărul filelor Obs............ 14 . condici. .. Indicativul Conţinutul pe scurt al dosarului după dosarului. P 10 5 Obs. Direcţia secretariat şi administrativă A) B) Serviciul secretariat Serviciul administrati v Anexa Nr..... ....... 10 3.

extreme mentului ale documentelor Nr. primite efectiv Ieşiri Nr... Numele şi prenumele Numele şi prenumele Numele şi prenumele Semnătura Semnătura Semnătura *) Anii extremi....... Predarea ......... Data Unde Denumirea Total dos.......... arhivarul instituţiei .. expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii..... Preşedinte Membri Secretar ……………………................ delegaţi ai compartimentului. pagini dactilografiate......... dos.. Am primit... (sediul) PROCES-VERBAL Nr..... cuprinzând . …....... subsemnaţii . 4 REGISTRU DE EVIDENTĂ a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice Intrări Nr... dosare............. după inv....... ….... intrării comparti. dos. Nr..Anexa nr............... Data Denumirea Date Crt................ avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare.. conform dispoziţiilor legale... ieşite la nr..... data Anexa nr..... societate comercială) PROCES-VERBAL de predare primire a documentelor Astăzi..... şi ........... Comisia de selecţionare......... documentele din anii*) …....... .... de către serviciul menţionat.. Am predat. 3 Instituţia_________________ ( regie autonomă. (denumirea creatorului) …...... ………………… ………………………......... din …... selecţionând în şedinţele din …......... numită prin Ordinul nr. ieşirii s-au actului de dosare rămase predat predare.... Se aprobă ( conducerea ) 15 .... comp.primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate........................ în cantitate de ......... Anexa nr.. …...................5 ................... am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada .................

a. 2 Data preluării şi denumirea organizaţiei/ persoanei de la care s-a preluat matricea 3 Materialul 4 Forma 5 Dimensiunea 6 Descrierea câmpului 7 Legenda 8 Anul confecţionării 9 Obs. crt. Anexa nr.a.7 Inventar al colecţiei de matrice sigilare 1 Nr.preluare din ___________________________________ (lanul. 8 _____________________________________________ (Denumirea creatorului sau deţinătorului) REGISTRU DE DEPOZIT 1 Nr. Anexa nr. semnătura arhivarului 7 Data restituirii u. primul la predarea şi al doilea la preluarea___________________________________________ ani extremi_____________________însumând_____________________u.. ziua) Subsemnaţii____________________________ din partea_________________________________________ şi_____________________________________ din partea_________________________________________ am procedat.a. Am preluat Anexa nr. Am predat.Anexa nr. Totodată s-au predat şi preluat________________________________________________________________ În timpul verificării nu au fost găsite următoarele____________________________________ u. de inv. luna. funcţia. 2 Denumirea fondului/ compartimentului 3 Cota dosar 4 Scopul scoaterii din depozit 5 Numele solicitantului. INVENTAR___________________________________________________________________ ANUL____________________________________________________________________________ NUMELE ŞI PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________ DATA____________________________________________________________________________ 16 .. 6 PROCES-VERBAL Predare .l. serviciul 6 Data soaterii u. semnătura arhivarului 8 Obs. Prezentul poces-verbal cuprinde ________file şi s-a încheiat în două exemplare. 9 FIŞĂ DE CONTROL FONDUL/COLECŢIA______________________________________________________________ COMPARTIMENTUL______________________________________________________________ NR.a. şi ________m.