I.

Mô tả chi tiết hệ con “Quản lý nhà hàng khách sạn” – Dương Văn Nam
1. Cơ cấu tổ chức của hệ con

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:

a. Bộ phận quản lý nhà hàng:
 Tiếp nhận yêu cầu đặt bàn và quản lý đặt bàn: Khi khách hàng yêu cầu đặt bàn,
bộ phận quản lý sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Có hai khả năng xảy ra:
i. Nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng ngay thì bộ phần này sẽ kiểm tra bàn
nào còn trống và chưa có người đặt thì sẽ dành để phục vụ khách hàng
đó. Sau khi chọn được bàn cho khách, bộ phận quán lý sẽ lấy thông tin
khách hàng và tạo hóa đơn, sau đó sẽ bàn giao khách hàng lại cho nhân
viên phục vụ. Sau khi nhận được hóa đơn từ bộ phận nhân viên phục vụ,
bộ phận quản lý sẽ cập nhật thực đơn vào hóa đơn và chuyển thực đơn
về cho bộ phận bếp.
ii. Nếu khách hàng có nhu cầu đặt bàn cho thời điểm khác thì bộ phận quản
lý sẽ lập lịch đặt bàn cho khách, lấy các thông tin của khách hàng và thực
đơn yêu cầu. Khách hàng sẽ được nhận giấy hẹn bao gồm các thông tin
cần thiết.
 Cập nhật, hủy bỏ hóa đơn dịch vụ:
  Cập nhật: Sau khi khách hàng sử dụng xong thực đơn chính và có nhu cầu
sử dụng thêm món, bộ phận phục vụ sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách
hàng và chuyển thực đơn mới về bộ phận quản lý để cập nhật vào hóa
đơn.
 Hủy bỏ: Sau khi lập hóa đơn mà khách hàng có yêu cầu hủy đặt bàn thì
bộ phận quản lý sẽ tiến hành hủy hóa đơn.
 Tìm kiếm hóa đơn: Chức năng tìm kiếm dùng để tìm kiếm thông tin hóa đơn trong
hệ thống. Chức năng này bao gồm các chức năng con:
 Tìm kiếm theo tên khách hàng
 Tìm kiếm theo ngày
 Tìm kiếm theo số điện thoại
 Thống kê, báo cáo: Việc thống kê và báo cáo được thực hiện hàng ngày theo các
tiêu chí:
 Thống kê số bàn được đặt
 Thống kê tổng doanh thu trong ngày
b. Bộ phận bếp:
Sau khi nhận được thực đơn từ bộ phần quản lý, bộ phận bếp sẽ lên danh sách
các thực phẩm cần thiết sau đó yêu cầu đến bộ phận kho.Sau khi có thực phẩm,
bộ phận bếp sẽ tiến hành chế biến món ăn và chuyển cho bộ phận phục vụ mang
ra cho khách.
c. Bộ phận kho:
 Kiểm tra thực phẩm: Bộ phận kho hằng ngày phải kiểm tra kho thực
phẩm,các thực phẩm hỏng sẽ bị loại bỏ, các thực phẩm hết hoặc gần hết
sẽ được yêu cầu nhập mới đến nhà cung cấp.
 Cung cấp thực phẩm cho bộ phận bếp: Khi nhận được yêu cầu cung cấp
thực phẩm từ bộ phận bếp, bộ phận kho sẽ lập phiếu xuất và chuẩn bị các
thực phẩm được yêu cầu để giao cho bộ phận bếp.
 Báo cáo: Việc thống kê và báo cáo được thực hiện hàng ngày bao gồm
việc báo cáo hóa đơn nhập thực phẩm, phiếu xuất kho.
d. Bộ phận kế toán:
 Lập báo cáo thống kê chi tiết: Sau khi tiếp nhận báo cáo từ các bộ phận quản lý
nhà hàng và quản lý kho, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thống kê chi tiết doanh
thu và các chi phí phát sinh trong trong ngày. Từ đó lập ra một bản báo cáo chung
về doanh thu dịch vụ nhà hàng của khách sạn.

2. Mô hình tiến trình nghiệp vụ

a. Ký hiệu sử dụng
 b. Vẽ mô hình

Xác định các quy trình nghiệp vụ của hệ thống:

1. Quy trình đặt bàn

2. Quy trình cập nhật hóa đơn thanh toán
3. Quy trình nhập thực phẩm
4. Quy trình xử lý thực đơn
5. Quy trình thanh toán
6. Quy trình báo cáo - thống kê chi phí nhập thực phẩm
 7. Quy trình báo cáo – thống kê doanh thu

3. Biểu đồ hoạt động

a. Ký hiệu sử dụng

b. Biểu đồ hoạt động

1) Quy trình đặt bàn
2) Quy trình cập nhật hóa đơn thanh toán

3) Quy trình nhập thực phẩm

4) Quy trình xử lý thực đơn
5) Quy trình thanh toán
6) Quy trình báo cáo - thống kê chi phí nhập thực phẩm

7) Quy trình báo – cáo thống kê doanh thu

4. Mẫu biểu
a. Phiếu đặt bàn (MB_01)

b. Danh sách món ăn (MB_02)

c. Danh sách thực phẩm (MB_03)

d. Hóa đơn nhập thực phẩm (MB_04)

e. Hóa đơn thanh toán (MB_08)

f. Phiếu thực đơn (MB_05)
g. Đơn yêu cầu báo cáo hóa đơn (MB_06)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

ĐƠN YÊU CẦU BÁO CÁO HÓA ĐƠN

Kính gửi: Bộ phận kho thực phẩm khách sạn Bảo Sơn

Nội dung yêu cầu: Yêu cầu bộ phận kho báo cáo thống kê hóa đơn nhập ngày 5/9/018.

Nơi gửi: Bộ phận kế toán khách sạn Bảo Sơn

Nơi nhận: Bộ phận lễ tân khách sạn Bảo Sơn

ngày 5 tháng 9 năm 2018

(Đã ký)
 h. Báo cáo thống kê hóa đơn (MB_09)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

BÁO CÁO THỐNG KÊ HÓA ĐƠN

Kính gửi: Bộ phận kế toán khách sạn Bảo Sơn

Nội dung: Báo cáo toàn bộ thông tin hóa đơn thanh toán ngày 17/10/2018.

STT Mã hóa đơn Số khách Tổng thu

1 HD01 3 800.000

2 HD02 8 2.600.000

3.400.000

Nơi gửi: Bộ phận quản lý nhà hàng khách sạn Bảo Sơn

Nơi nhận: Bộ phận kế toán khách sạn Bảo Sơn

ngày 17 tháng 10 năm 2018

(Đã ký)

i. Báo cáo tổng hợp (MB_07)

Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

BÁO CÁO TỔNG HỢP

Kính gửi: Bộ phận quản lý khách sạn Bảo Sơn

Nội dung: Báo cáo toàn bộ thông tin doanh thu và chi phí ngày 17/10/2018.
STT Thông tin Tổng tiền Số hóa đơn Tỷ lệ tiền tăng

1 Doanh thu 12.000.000 23 2%

2 Chi phí 7.000.000 6 5%

Nơi gửi: Bộ phận kế toán khách sạn Bảo Sơn

Nơi nhận: Bộ phận quản lý khách sạn Bảo Sơn

ngày 17 tháng 10 năm 2018

(Đã ký)