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LA FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás
funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben
cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar
en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde
se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en qué orden debe hacerse.
La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración se
puede conceptualizar de las siguientes maneras:
 "La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro
para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales."
George Terry
 "La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar más consistencia
al desempeño de la empresa." Idalberto, Chiavenato
 "La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro
modo no sucederían" David, Ewing
A nivel pedagógico se habla de Planificación Didáctica. La planificación del docente está
relacionada con las decisiones de política educativa, nacionales y jurisdiccionales, y con la
contextualización institucional, permitiendo de este modo que el diseño y programación de
su práctica docente no sea un elemento aislado, pero respetando al mismo tiempo la
independencia y autonomía profesional, necesarias para el desarrollo de su actividad. A
partir del momento en que el docente comienza a planificar, tanto en la dimensión de
proceso mental como en la dimensión referida al explicitación gráfico, se pone de
manifiesto la utilidad de la planificación como herramienta para la toma de decisiones; a su
vez, la planificación es también producto de decisiones previas y continuas del docente y
de la institución.
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN
Los principios de la planificación más importantes son los siguientes:
 Principio de la contribución a lograr y facilitar la consecución de los objetivos de la
organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal.
 Principio de la primacía de la planificación – la primera función administrativa que
desempeña la gerencia es la planificación, que facilita la organización, la dirección y el
control.
 Principio de la iniciación de las planificaciones en la alta gerencia – porque esta es
responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma más eficaz de
lograrlos es por la planificación.
 Principio de la penetración de la planificación – pues la planificación abarca todos los
niveles de la empresa.
 Principio de la eficiencia de operaciones por planificación – las operaciones serán
eficientes si se efectúan mediante un proceso formal de planificación que abarque
objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas.
 Principio de la flexibilidad de la planificación – el proceso de planificación y los planes
resultantes deben ser adaptables a las condiciones cambiantes.
 Principio de sincronización de la planificación – los planes a largo plazo están
sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a
corto plazo.
 Principio de los factores limitantes – los planificadores deben tomar en cuenta los
factores limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración)
conjuntándolos cuando elaboren los planes.
 Principio de estrategias eficaces – una guía para establecer estrategias viables consiste
en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con
las necesidades de los consumidores.
 Principios de programas eficaces – para que los programas sean eficaces deben ser una
parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y deben estar integrados a la
planificación estratégica, táctica y operacional.
 Principios de políticas eficaces – las políticas se basan en objetivos de la organización;
mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores físicos y personal
de la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y suficientemente amplias; y son
complementarias y suplementarias de políticas superiores.
En el ámbito educativo nacional también se pueden establecer los siguientes principios
generales:
 Principio de Participación: favorece y propicia el análisis, reflexión, discusión y toma de
decisiones en la participación de todos y todas en los espacios educativos y
comunitarios, teniendo como fin la búsqueda del bien social.
 Principio de Interculturalidad: toma en cuenta las características y realidades existentes
en la localidad, municipio o región donde se encuentra la escuela, asumiéndose la
diversidad sociocultural de la población venezolana.
 Principio de Equidad: la construcción de la planificación debe garantizar la inclusión de
todos y todas en igualdad de oportunidades y condiciones.
 Principio de Integralidad: El maestro Simón Rodríguez considera a la sociedad como
una gran escuela formadora de ciudadanos y ciudadanas. Desde esta perspectiva, la
escuela es el espacio de integración de todos los ámbitos del quehacer social. Crear
para aprender, reflexionar para crear y valorar, participar para crear, fomentará la
convivencia, reflejándose en el trabajo integrado entre familia, escuela y comunidad.
Componentes de la Planificación:
Es el "objeto" de la planificación el que determina cuáles serán los componentes que se
deberán tomar en consideración. En el caso de la planificación didáctica o pedagógica se
pueden destacar los siguientes componentes:
 Objetivos – lo que se pretende que los alumnos alcancen.
 Contenidos - qué deberán aprender para alcanzar los objetivos propuestos.
 Actividades - qué consideramos que los alumnos deben realizar para aprender los
contenidos que les permitirán alcanzar los objetivos propuestos.
 Estrategias – lo que los docentes ponen en práctica para que los alumnos realicen las
actividades que les permitirán aprender los contenidos para alcanzar los objetivos
propuestos.
Esta planificación debe ser estratégica, dinámica, sistemática y formalizadora, flexible y
participativa. La planificación representa y ha representado siempre el explicitación de los
deseos de todo educador de hacer de su tarea un quehacer organizado, científico, y
mediante el cual pueda anticipar sucesos y prever algunos resultados, incluyendo por
supuesto la constante evaluación de ese proceso e instrumento.

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN:
Las características más importantes de la planificación son las siguientes:
1. La planificación es un proceso permanente y continuo.
2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro, está ligada a la previsión.
3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas
para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio.
4. La planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de
caminos potenciales.
5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y
subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.
6. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que
forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
7. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el
dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa,
según se haya estudiado y decidido con anterioridad.
8. La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida
que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de
evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y
perspectivas más seguras y correctas.
9. La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está
estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las
que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la
organización.
10. La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e
integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.
11. La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores
maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y
seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.
Pasos del proceso de planificación.
El proceso de planeación incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998):
1) Definición de los objetivos organizacionales
2) Determinar donde se está en relación a los objetivos
3) Desarrollar premisas considerando situaciones futuras
4) Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción
5) Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados

Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La


planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la organización y en las
formas generales para alcanzarlos. La opción frente a la planificación es la actividad
aleatoria, no coordinada e inútil. Como ya se ha mencionado los planes efectivos son
flexibles y se adaptan a las condiciones cambiantes de la empresa u organización educativa.
Toda planificación debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con
los resultados internos, y externos y los eventos.
Establecimiento de la misión y los objetivos
No faltan definiciones genéricas de los objetivos de una empresa u organización en general.
Se puede definir un objetivo como un "resultado que se desea lograr" (Byars, 1984) o como
"los fines hacia los cuales se dirige el comportamiento de una organización" (Duncan, 1975;
Glueck, 198O), "como una medida de eficiencia del proceso de conversión de recursos"
(Ansoff, 1976).
La especificación de las funciones que deben cumplir los objetivos empresariales nos
ayudarían a dar una definición suficientemente general. Estas son:
 La de guiar, incitar y coordinar las decisiones y las acciones en el seno de la empresa.
 La de propiciar una base de evaluación y control de los resultados obtenidos.
 Motivar a los miembros de la empresa por el conocimiento, entendimiento y
aceptación de sus metas, en busca de la implicación de estos en la empresa.
 La de transmitir al exterior (a los proveedores, clientes, competidores, sociedad en
general) las intenciones de la empresa, en busca de apoyos, de imagen.
La importancia de estas dos últimas funciones se recoge, por ejemplo, en el cada vez más
utilizado "proyecto de empresa", que es un documento escrito que explicita la visión que
tiene la empresa de su futuro y las grandes prioridades económico-sociales (Boyer y
Equilbey, 1986) con el objeto de, por una parte, llamar a la participación a los miembros de
la empresa, creando un sentimiento de pertenencia a la empresa y de identificación de
estos con los objetivos, alrededor de los cuales se estimulan los esfuerzos; y por otra parte,
servir de mensaje de la empresa hacia el exterior, dando a conocer su misión y su
compromiso con el entorno, y transmitiendo la imagen de la empresa.
Ahora bien, para cumplir con estas funciones, los objetivos deben reunir ciertas
cualidades como son:
-Claridad y especificidad.
- Realismo, ya que la fijación de objetivos inalcanzables supondría desanimar,
mientras unos objetivos excesivamente fáciles fallarían en su función de estímulo
y movilización de los esfuerzos.
- Medibles, para facilitar la función de evaluación y control.
Formulación de objetivos, estrategias
Objetivos:
La empresa deberá tener un conjunto de objetivos sobre los cuales se podrá medir el éxito
de la estrategia. Los objetivos deberán ser:
Específicos, cuantificables, alcanzables dentro del marco del tiempo establecido, relevantes
en el contexto de la visión, limitados en el tiempo.
Definida la misión, se debe proceder a traducirla operativamente en objetivos de corto,
mediano y largo plazo. La razón de ello estriba en que, si bien la misión brinda una
orientación en cuanto a la dirección a la cual debe apuntarse al planeamiento
organizacional es también cierto que es demasiado genérica. Al ser tan general, no permite
tener metas específicas a las cuales apuntar en el planeamiento. El resultado es que se
termina teniendo planes que no llegan a concretarse por falta de una mayor precisión en
las metas.
Para que los planes de la empresa funcionen adecuadamente, se deben establecer objetivos
de corto, mediano y largo plazo. Los objetivos en tres tiempos trazan un camino por seguir
para la consecución de la misión. La ventaja es que, por ser objetivos pueden ser controlado
ya que están elaborados considerando un tiempo determinado, una forma de medir el
avance (son tangibles); en suma, son específicos y realistas.
El plan puede tener objetivos centrales y secundarios.
La intención es que los objetivos sirvan como herramienta de gestión y que ayuden a medir
el desempeño organizacional. Entonces, resulta mejor al tener unos pocos objetivos que
sirvan para medir la marcha de la organización y que sean fácilmente verificables; por
ejemplo, se podrán tener objetivos para el punto de equilibrio y las utilidades antes de
impuestos.
Ejemplos:
- Dentro de 6 meses, el 95% de los ingredientes serán productos orgánicos
certificados.
- Las ventas del 1er año serán 800 menús por día, 1200 en el 2do año y 1500 en el 3er
año.
Los objetivos cuantitativos claros complacerán a los banqueros y demás prestadores de
ayuda financiera.
Los objetivos no tienen que ser necesariamente financieros, si no también no financieros,
relativos a la inversión en clientes, proveedores, empleados, procesos, innovación, etc.
ESTRATEGIAS:
Se considera estrategia como la orientación y el alcance ideales de la organización a largo
plazo, que ajusta recursos a su entorno cambiante y en particular, a sus mercados,
consumidores de forma que satisfagan las expectativas de los propietarios
El análisis estratégico considera tres elementos:
La actitud de la empresa, ya que en el trabajo del planificador tendrá gran influencia la
cultura de la compañía. Los propietarios tienen valores y creencias que definitivamente
imponen el curso de actuación, tales como una estrategia ofensiva, el servicio al cliente, el
crecimiento de las ventas como metas de la empresa.
La aptitud. La cual tiene que ver con la capacidad de la organización para operar. Tener una
comprensión real de la aptitud requiere de un estudio interno en el que se observen tanto
los elementos positivos como los negativos de la actuación de la empresa.
La oportunidad. El análisis estratégico implica la tarea de evaluar el contexto actual (micro
y macro ambiente) y futuro en el que la organización desenvuelve sus operaciones.
En el diseño de la estrategia deben de tomar en cuenta aspectos tales como:
- Las tecnologías existentes y las nuevas por sugerir.
- Las leyes y reglamentos actuales y los proyectos de leyes nuevas.
- ¿Qué hace la competencia en términos de estrategias de su negocio?
- Las tendencias económicas y del mercado.
- ¿Qué es lo que realmente quiere hacer la organización?
Con base en lo que se quiere y lo que se puede hacer, se establece lo que se debe hacer al
diseñar una estrategia se identifican las áreas funcionales en las que la empresa posea
mayores ventajas y los que son puntos débiles, que son específicos de cada tipo de negocio.
Para seleccionar la estrategia adecuada, esta debe reunir ciertos requisitos importantes.
- Representar los deseos de la empresa.
- Representar un reto para la empresa.
- Poderse ejecutar en un tiempo razonable.
- Considerar todas las oportunidades del negocio.
- Ser clara comprensible y fácil de entender.
- Estar en sintonía con los valores (cultura) de la organización.
- Considerar adecuadamente los recursos de la empresa.
- Procurar neutralizar las fortalezas de la competencia.
Las estrategias pueden tratar de reforzar diferentes procesos de la organización como. La
disminución de costos, el posicionamiento del producto, el rediseño del canal de
distribución, la segmentación del mercado, el establecimiento de mejores procesos de
información, diversificar los productos que ofrece la empresa o de los mercados a los que
atiende.
La planificación estratégica no hace predicciones, no extrapola una situación actual y
tampoco elimina los riesgos, simplemente marca un camino a seguir para la obtención de
mejores resultados, asegurando la competitividad y sobrevivencia de la organización.

PROGRAMAS
Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este
último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un
conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una
acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de
pequeño tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar
actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se
requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc.
Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la planeación de
los negocios, por ejemplo es extraño encontrar un programa que se sostenga a sí mismo,
por lo general se subordinan unos con otros, lo que hace muy difícil la planeación. Es por
esto que la planeación coordinada requiere de ciertas habilidades administrativas que
permitan el logro de los objetivos.
 SEGÚN SU FIN

 NUEVOS
Es aquella planificación que se pretende plantear, por lo tanto, aún no existe y se
necesita de un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto
se desarrolla un nuevo plan.

 VIGENTES
Son aquellos planes que ya están establecidos, y se están ejecutando.
Estos ya han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar su de
efectividad a través de otro función administrativa el control y poder saber si se
lograra cumplir con el objetivo, en caso de presentar posibles fallas este podrá ser
corregido.

 CORRECTIVOS
Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos con
anterioridad, por lo general son correcciones en pequeñas fallas en los planes
actuales. En estos planes se determina las posibles fallas que no permitirían alcanzar
los objetivos establecidos. Son complementarios de los planes vigentes.

 SEGÚN SU USO

 UNA SOLA VEZ


Estos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo
específico en un momento especifico, es decir aquellos que se laborar para realizar
una actividad o tarea única, que no se repetirá o por los menos no se repetirá en un
periodo de tiempo largo.

 VARIAS VECES
Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias
ocasiones, es un estilo de planificación cíclica por al ser ejecutada en su totalidad no
finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es una planificación continua.
 SEGÚN SU PERÍODO DE REALIZACION
Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes períodos:

 CORTO PLAZO
También llamada planificación operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacén.
Es una extensión de la planificación a mediano plazo, con gran énfasis en los
presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de producción específicos
durante el período no mayor a un año.
Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas suministrados
por mercadotecnia.

 MEDIANO PLAZO
Es un subconjunto de la planificación a largo plazo.
Se centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero dentro de un
marco de tiempo menor (de dos a cinco años). Los estados financieros pro forma en
este período son más detallados que aquellos para la planificación a largo plazo. En
definitiva, se refinan los planes estratégicos a largo plazo de la organización al
desarrollar planes financieros más específicos. El resultado de este nivel de
planeación sirve como entrada para la planeación a corto plazo.
Se relaciona primordialmente con la planificación financiera, de manera que pueda
colocar a la organización en la mejor postura financiera para materializar las
oportunidades descubiertas por la planificación a largo plazo.

 LARGO PLAZO
Su parte central está formada por las consideraciones estratégicas en cuanto a
oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una
característica distintiva de este tipo de planificación es el descubrir oportunidades,
y después desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas
oportunidades.
Se concentra en la extrapolación de datos recopilados de fuentes externas e
internas para proyectar la información relacionada con
la comercialización y distribución, técnica y de instalaciones, financiera, de recursos
humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento realista de
los mercados, productos, plantas, almacenes, márgenes, utilidades, retorno sobre
la inversión, flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniería y
habilidades y capacidades del personal