MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

Procedimento Extrajudicial
Macroprocesso: Defesa dos Interesses da Sociedade
Tema: Procedimento Extrajudicial
Processos: Receber e distribuir aos Ofícios

Realizar triagem e designação

Realizar atos de instrução e procedimentais
Acompanhar Extrajudicial
Realizar Finalização Extrajudicial

Manual de Normas e Procedimentos

Anexo da Instrução Normativa nº 05/2018

Aprovado por: Data de emissão: Versão:

Alexandre Camanho de Assis 11/04/2018 1
Ministério Público Federal

Procuradoria Geral da República

SAF Sul, Quadra 4, Conjunto C, s/n - Zona Cívico-Administrativa

Fone (61) 3105-5100
70050-900 - Brasília - DF - Brasil

Elaboração
Amanda Aguiar de Souza
Bruna Pereira de Alencar
Ingrid Aparecida Leão Guedes Castor
Karen Vieira da Silva
Rogério Fagundes Gomide
Wanderson Simões Pereira

Secretário-Geral
Alexandre Camanho de Assis

Secretária de Modernização e Gestão Estratégica

Renata Coelho Vieira

Revisão
Anderson Silva Santos
Bruno Gouveia de Lima
Fernando Batista de Melo
Diogo Soares Silva
Karen Vieira da Silva
Renata Castro Awada Fecuri
Sandra Ganzer
Sílvia Kazumi Kumoto Fukuoka
Simone Balster Moreira de Castilho

Revisão Geral
Corregedoria-Geral do Ministério Público Federal
Oswaldo José Barbosa Silva
Ana Carolina Figueiro Longo
Gustavo Ferreira Souza
Secretaria Jurídica e de Documentação
Luciane Gomes
Ana Paula Gavros Dinyako
Fernanda Mundy da Costa Gangoni
Renata Castro Awada Fecuri
Selma Duenias Gonçalves Rosa
Vanessa Maia Veras

Procuradoria da República no município de Tabatinga

Procuradoria da República no município de Barra do Garças

Gerente do Projeto
Guilherme Fernandes Ferreira Tavares
 LISTA DE SIGLAS

CCR Câmara de Coordenação e Revisão

CNMP Conselho Nacional do Ministério Público
CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica
COJUD Coordenadoria Jurídica e de Documentação
CPF Cadastro de Pessoas Físicas
CSMPF Conselho Superior do Ministério Público Federal
DPF Delegacia da Polícia Federal
IPL Inquérito Policial
MP Ministério Público
MPF Ministério Público Federal
MPU Ministério Público da União
NF Notícia de Fato
PA Procedimento de acompanhamento
PFDC Procuradoria Federal dos Direitos do Cidadão
PRDC Procuradoria Regional dos Direitos do Cidadão
PGE Procuradoria Geral Eleitoral
PGR Procuradoria Geral da República
SAC Sala de Atendimento ao Cidadão
SPEA Secretaria de Pesquisa e Análise
TRF Tribunal Regional Federal
 Apresentação

Este Manual é resultado do empenho do Ministério Público Federal para

racionalizar e padronizar os procedimentos de trabalho da Instituição, visando proporcionar
aos clientes internos e externos respostas mais rápidas e eficazes.
Por constituir-se um instrumento importante num contexto de modernização e de
mudanças, este Manual deve primar pela flexibilidade e adaptação diante de futuras
realidades, podendo sofrer modificação e revisões normalmente requeridas pela
necessidade de melhoria contínua dos serviços prestados pelo Ministério Público Federal.
Objetivo – Otimizar os fluxos de Procedimentos Extrajudiciais no âmbito do MPF,
por meio do aperfeiçoamento a padronização das rotinas de trabalho, de modo a
compartilhar boas práticas que viabilizem a extração de relatórios estatísticos confiáveis,
aptos a subsidiar a tomada de decisões estratégicas adequadas e proporcionando,
consequentemente, o fortalecimento do trabalho de coordenação das Câmaras de
Coordenação e Revisão, a otimização do processo correicional, o aprimoramento da
atividade finalística dos membros e a melhoria da qualidade do conteúdo na gestão do
conhecimento, na consecução do macroprocesso DEFESA DOS INTERESSES DA
SOCIEDADE.
Âmbito de aplicação – este Manual de Normas e Procedimentos será executado
pelos Gabinetes, áreas de Apoio Jurídico e de Documentação no âmbito das Procuradorias
da República, Procuradorias da República nos Municípios e Procuradorias Regionais da
República.
Este Manual de Normas e Procedimentos deverá ser revisado e revalidado a cada
seis meses ou a qualquer tempo em virtude de alterações significativas no processo.

Alterações e sugestões de melhoria deverão ser encaminhadas ao Escritório de Processos do

MPF (escritoriodeprocessos@mpf.mp.br).
 Indicadores do Processo
Fonte de
Indicador Descrição Fórmula de cálculo Periodicidade Polaridade Meta
informação
O indicador mede o
percentual de
distribuições realizadas
Quantidade de
de forma automática na
Percentual de distribuições automáticas Quanto
Cojud das Unidades,
distribuições de titularidade / Total das Trimestral Sistema Único maior, 95%
considerando sua
automáticas distribuições de melhor
obrigatoriedade,
titularidade realizadas
instituída pelo Ato
Conjunto nº 1
PGR/CAS/MPU
Quantidade de
arquivamentos pela
Percentual de resolutividade /
O indicador afere a
procedimentos Quantidade de
quantidade de Quanto
cíveis arquivamentos pela
procedimentos cíveis Semestral Sistema Único maior, 25%
resolvidos pela resolutividade +
sanados pela via melhor
via quantidade ações
extrajudicial
extrajudicial ajuizadas decorrentes de
um Procedimento
Extrajudicial
Percentual de O indicador mede o Quantidade de Quanto
Trimestral Sistema Único 75%
Procedimentos percentual de Procedimentos maior,
Extrajudiciais procedimentos Extrajudiciais autuados melhor
autuados em extrajudiciais autuados em formato eletrônico /
formato em formato eletrônico na Total de procedimentos
eletrônico Cojud da Unidade. autuados
Percentual de O indicador mede o Quantidade de
Procedimentos percentual de Procedimentos
Extrajudiciais Procedimentos Extrajudiciais com saída Quanto
com saída Extrajudiciais físicos e direta para Órgão externo Trimestral Sistema Único maior, 95%
direta para eletrônicos com saída / Total de Procedimentos melhor
Órgão externo direta para Órgão externo Extrajudiciais enviados
(Câmaras) (Câmaras) para Órgão externo
 Cadeia de Valor do Ministério Público Federal

O mapeamento das atividades realizadas nos Ofícios, assim como das atividades nas
áreas que dão suporte aos Gabinetes, permitiram o entendimento e desenho da Cadeia de
Valor da atuação finalística dos Ofícios do MPF.
A Cadeia de Valor dos Ofícios do MPF é um conjunto de atividades desempenhadas
pelas instituições para o alcance de resultados. A Cadeia de Valor decompõe a Instituição
em torno de suas atividades estratégicas para entender suas interações e seus
comportamentos para identificar as forças institucionais e oportunidades de aprimoramento.
Cada elo da Cadeia de Valor contém atividades realizadas para a transformação de
informações e dados em conhecimento e ações. O modelo contempla atividades primárias
realizadas nos Ofícios e áreas de suporte, como as áreas de Apoio Jurídico e de
Documentação; atividades de suporte ou apoio, como as desempenhadas pelas Câmaras de
Coordenação e Revisão, Procuradoria Federal de Direitos do Cidadão e Função Eleitoral,
assim como de tecnologia da informação e comunicação, e treinamento. O valor gerado
pela atuação coordenada desse sistema está detalhado nos resultados esperados,
organizados em camadas.
A atuação dos Gabinetes deve ser compreendida de modo estratégico dentro da
Cadeia de Valor. Apesar das diferenças entre os Gabinetes, todos desempenham atividades
comuns que serviram de base para o desenho do fluxo do Procedimento Extrajudicial.
O fluxo do Procedimento Extrajudicial, estabelecido como parte da Cadeia de
Valor, garante o alinhamento da atuação do Gabinete à visão e missão institucional do
MPF.
Cadeia de Valor do Ministério Público Federal
 Definições

Anexação: ato que se destina a unir documentos não integrados aos volumes do
procedimento ou processo principal.

Apensamento: ato que se destina a unir procedimentos ou processos, quando as

informações contidas em um, servirem de elemento elucidativo ou subsidiário para a
instrução de outro ou com vistas à uniformização de tratamento em matérias semelhantes,
conforme determinação do Membro ou servidor responsável pelos feitos.

Autuação: ato que compreende a instauração de um procedimento, dando ensejo a sua

abertura.

Conferência ou certificação: funcionalidade do sistema destinada ao registro da

autenticidade dos documentos digitalizados, com fé pública.

Desentranhamento: ato de retirada de documento de um procedimento ou processo, com

os devidos registros.

Desmembramento: ato de retirada ou extração de cópia de um ou mais documentos de um

procedimento ou processo, com os devidos registros, para formação de um novo, no qual
deverá constar referência ao procedimento ou processo de origem.

Distribuição: é o ato de se atribuir a um Ofício a titularidade de um feito.

Impedimento: proibição absoluta ao exercício da jurisdição. Tendo como referência essa

definição, o impedimento ocorre quando o juiz não pode continuar em determinado
processo, pois se encontra numa situação onde existe alguma causa que fere o princípio da
imparcialidade na realização de suas funções, ou seja, quando há um obstáculo que o
impeça de continuar julgando tal processo. De acordo com o artigo 148 do Código de
Processo Civil: “Aplicam-se os motivos de impedimento e de suspeição: I - ao Membro do
Ministério Público”.

Inquérito Civil: procedimento investigatório, instaurado e presidido pelo Ministério

Público, destinado a apurar fato que possa autorizar a tutela dos interesses ou direitos a
cargo do Ministério Público nos termos da legislação aplicável, servindo como preparação
para o exercício das atribuições inerentes às suas funções institucionais.

Juntada: ato destinado a incorporar documento a procedimento ou processo, dando

sequência à numeração dos autos.

Macroprocesso: conjunto de processos de trabalho executados de forma coordenada e cuja

operação tem impactos significativos na forma de funcionamento da Instituição.

Notícia de Fato: qualquer demanda dirigida aos Órgãos da atividade-fim do Ministério

Público, submetida à apreciação das Procuradorias e Promotorias de Justiça, conforme as
atribuições das respectivas áreas de atuação, podendo ser formulada presencialmente ou
não, entendendo-se como tal a realização de atendimentos, bem como a entrada de notícias,
documentos, requerimentos ou representações.

Ofício: a menor unidade de atuação funcional individual no âmbito do Ministério Público

da União, com sede na respectiva unidade de lotação.

Parte: autor, representante ou requerente; réu, representado ou requerido; e qualquer

pessoa envolvida no objeto de um expediente.

Prevenção: critério que mantém a competência de um Ofício em relação a determinada

causa, pelo fato de tomar conhecimento da demanda em primeiro lugar, conforme disposto
nos artigos 54 a 63 do Código de Processo Civil e 83 do Código de Processo Penal.
Procedimento Administrativo: instrumento próprio da atividade-fim destinado a
acompanhar o cumprimento das cláusulas de termo de ajustamento de conduta celebrado;
acompanhar e fiscalizar, de forma continuada, políticas públicas ou instituições; apurar fato
que enseje a tutela de interesses individuais indisponíveis; embasar outras atividades não
sujeitas a inquérito civil. O procedimento administrativo não tem caráter de investigação
cível ou criminal de determinada pessoa, em função de um ilícito específico.

Procedimento Extrajudicial: expedientes afetos à atividade finalística do MPF que não

tenham sido submetidos ao crivo do Judiciário, como Procedimentos Preparatórios,
Notícias de Fato, Procedimentos de Investigação Criminal, Inquérito Civil, Inquérito
Policial.

Procedimento Investigatório Criminal: instrumento de natureza administrativa e

inquisitorial, instaurado e presidido pelo Membro do Ministério Público com atribuição
criminal e terá como finalidade apurar a ocorrência de infrações penais de natureza pública,
servindo como preparação e embasamento para o juízo de propositura ou não da respectiva
ação penal.

Procedimento Preparatório: procedimento formal, prévio ao Inquérito Civil, que visa

apurar elementos para identificação de investigados ou de fatos.

Procurador Natural: Princípio reconhecido pelo Supremo Tribunal Federal como

decorrente das cláusulas da independência funcional da inamovibilidade dos integrantes do
MPF. Significa que somente o Procurador Natural é que deve atuar no processo, o que
impede a chefia da instituição de efetuar designações casuísticas, afastando um Procurador
e designando outro para atuar naquela causa. Um Procurador somente se afasta de um
processo por algum dos motivos previstos em lei ou quando mudam de área de atuação ou
jurisdição.
Sistema Único: sistema eletrônico de prática de atos administrativos, procedimentais e
processuais e de registro, distribuição, tramitação, instrução e controle de documentos,
procedimentos e processos.

Suspeição: situação do Juiz em que haja falta de imparcialidade, alegada por ele ou pela
parte. A suspeição impõe ao Membro, sob dúvida de procedimento, o dever de se afastar da
causa, sob pena de a parte poder impugná-lo, no prazo e forma legais, conforme o art. 145
do Código de Processo Civil.
 Sumário
ATUAÇÃO EXTRAJUDICIAL .................................................................................................................... 17
ATUAÇÃO EXTRAJUDICIAL ........................................................................................................................... 18
1 - Receber e distribuir aos Ofícios......................................................................................................... 18
2 - Realizar triagem e designação ............................................................................................................ 18
3 - Realizar atos de instrução e procedimentais ....................................................................................... 18
4- Acompanhar extrajudicial ................................................................................................................... 19
5- Realizar finalização extrajudicial ........................................................................................................ 19
ELO 1 - RECEBER E DISTRIBUIR AOS OFÍCIOS ................................................................................. 21
ELO 1- RECEBER E DISTRIBUIR AOS OFÍCIOS ................................................................................................ 22
1.1 - Recebe expediente ........................................................................................................................... 22
1.2 -Cadastra expediente .......................................................................................................................... 22
1.3 - Verifica se é retorno da Câmara ...................................................................................................... 23
1.4 - Verifica se há pressupostos para autuação de Notícia de Fato - NF ................................................ 24
1.5 -Define encaminhamento ................................................................................................................... 24
1.6 - Realiza pesquisa de correlatos ......................................................................................................... 24
1.7 - Verifica se está autuado ................................................................................................................... 25
1.8 - Autua procedimento ........................................................................................................................ 25
1.9 - Realiza classificação ........................................................................................................................ 26
1.10 - Orienta a distribuição .................................................................................................................... 26
1.11 - Realiza distribuição ....................................................................................................................... 26
1.12 - Envia aos Ofícios........................................................................................................................... 27
Elo 2 - Realizar triagem e designação...................................................................................................... 27
ELO 2 - REALIZAR TRIAGEM E DESIGNAÇÃO .................................................................................. 28
ELO 2 - REALIZAR TRIAGEM E DESIGNAÇÃO ................................................................................................ 29
2.1 - Recebe no Único ............................................................................................................................. 29
2.2 - Tria os autos .................................................................................................................................... 29
2.3 - Orienta a triagem e designação ........................................................................................................ 29
2.4 - Registra a designação ...................................................................................................................... 30
Elo 3 -Realizar atos de instrução e procedimentais ................................................................................ 30
ELO 3 -REALIZAR ATOS DE INSTRUÇÃO E PROCEDIMENTAIS................................................... 31
ELO 3 - REALIZAR ATOS DE INSTRUÇÃO E PROCEDIMENTAIS ....................................................................... 32
3.1 – Verifica providências ...................................................................................................................... 32
3.2 - Analisa decisão ................................................................................................................................ 32
3.3 - Solicita arquivamento ou declínio ................................................................................................... 32
3.4 - Recorre da decisão........................................................................................................................... 32
3.5 - Encaminha para redistribuição ....................................................................................................... 33
3.6 - Realiza diligências ........................................................................................................................... 33
3.7 - Analisa os autos ............................................................................................................................... 33
3.8 - Registra providência no sistema ...................................................................................................... 34
3.9 - Analisa os autos ............................................................................................................................... 34
3.10 - Registra providência no sistema .................................................................................................... 34
3.11 - Redige a minuta ............................................................................................................................. 34
3.12 - Revisa as minutas .......................................................................................................................... 35
3.13 - Corrige minuta ............................................................................................................................... 35
3.14 - Assina os expedientes .................................................................................................................... 35
 3.15 - Cumpre tarefas .............................................................................................................................. 36
3.16 - Verifica se a instrução foi finalizada ............................................................................................ 36
Elo 5 - Realizar Finalização Extrajudicial ............................................................................................... 36
Elo 4 - Acompanhar extrajudicial ............................................................................................................ 37
ELO 4 - ACOMPANHAR EXTRAJUDICIAL ........................................................................................... 38
ELO 4 - ACOMPANHAR EXTRAJUDICIAL ........................................................................................................ 39
4.1 - Acompanha prazos e respostas ........................................................................................................ 39
4.2 - Analisa o auto/ resposta ................................................................................................................... 39
4.3 - Junta resposta .................................................................................................................................. 39
Elo 3 - Realizar atos de instrução e procedimentais ................................................................................ 40
ELO 5 - REALIZAR FINALIZAÇÃO EXTRAJUDICIAL ....................................................................... 41
ELO 5 - REALIZAR FINALIZAÇÃO EXTRAJUDICIAL ........................................................................................ 42
5.1 - Identifica tipo de finalização ........................................................................................................... 42
5.2 - Encaminha para CCR/ PFDC/ Judiciário ........................................................................................ 42
5.3 - Arquiva na unidade ......................................................................................................................... 42
5.4 - Encaminha para CCR/PFDC ........................................................................................................... 42
5.5 - Realiza saída para o declinado......................................................................................................... 43
5.6 - Realiza remessa ao orgão do judiciário ........................................................................................... 43
5.7 - Realiza remessa à DPF .................................................................................................................... 43
Elo 1 - Receber e distribuir aos Ofícios ................................................................................................... 44
Atuação Extrajudicial

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

17
Atuação Extrajudicial

Considerações iniciais
Os elementos do Procedimento Extrajudicial descrevem, de forma sucinta, a
finalidade das tarefas administrativas realizadas em cada um de seus Elos. Os Elos, por sua
vez, possuem as descrições das atividades em seus respectivos processos.
O fluxo do Procedimento Extrajudicial começa a partir de seu recebimento pelo
Apoio Jurídico e de Documentação, e pode ter sido proveniente de diversas origens, seja
por meio do protocolo na unidade (onde é digitalizado), por meio de denúncia no Sala de
Atendimento ao Cidadão - SAC, ou mesmo por encaminhamento de um Membro que o
requisita a partir de um determinado fato.
Essa demanda, por algum motivo, chegou ao Ministério Público e, portanto, alguma
providência deve ser tomada. As etapas administrativas dessa providência serão vistas a
seguir.

1 - Receber e distribuir aos Ofícios

Descrição
Consiste no recebimento, na Unidade, de documentos ou Procedimentos
Extrajudiciais. Quando físicos, devem antes ser conferidos fisicamente e após recebidos no
sistema Único, quando eletrônicos, recebidos diretamente no sistema. Após o recebimento
devem ser triados, classificados e distribuídos aos Ofícios.

2 - Realizar triagem e designação

Descrição
A triagem é realizada após a distribuição dos Procedimentos Extrajudiciais aos
Ofícios, com o intuito de identificar os que demandam análise prioritária e imediata. Após a
triagem, os procedimentos devem ser designados para os atos de instrução processuais.

3 - Realizar atos de instrução e procedimentais

Descrição

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

18
 Fase de instrução do Procedimento Extrajudicial presidida pelo Membro do MPF.
Na fase de instrução, ocorre a atuação extrajudicial do MPF propriamente dita, a partir das
diretrizes do Membro Oficiante.

4- Acompanhar extrajudicial
Descrição
Fase em que o Ofício atuante já requisitou providências e aguarda respostas de
ofícios, solicitações, diligências, etc. O acompanhamento extrajudicial pode ensejar o
retorno ao Elo anterior (Realizar atos de instrução e procedimentais), quando se faz
necessária nova análise de dados pelo Membro Oficiante.

5- Realizar finalização extrajudicial

Descrição
Atividade de finalização dos Procedimentos Extrajudiciais por meio do
arquivamento, declínio, ajuizamento de ação ou requisição de instauração de Inquérito
Policial - IPL.

Boas práticas: a finalização dos procedimentos no sistema, por possibilitar a extração de

relatórios confiáveis acerca do acervo de procedimentos, é boa prática que possibilita que
a Corregedoria do MPF, na extração de relatórios utilizados para operacionalizar o
processo correicional, consiga aferir de forma eficiente os Ofícios que realmente devem
ser correicionados, evitando o dispêndio de recursos em correições desnecessárias.

Base normativa:
Conforme o art. 11 da Instrução Normativa nº 11/2016, “a finalização do trâmite dos
Procedimentos Extrajudiciais no sistema de controle processual dar-se-á por meio da
finalização da distribuição que deverá ocorrer nas seguintes hipóteses:
I - Remessa para Órgãos externos, como requisição de instauração de inquérito policial,
propositura de ação na Justiça Federal, dentre outros;
II - Remessa para outra Unidade do MPF, quando o registro da distribuição observará as

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

19
seguintes regras:
a) a distribuição deverá ser finalizada, caso a remessa indique que o procedimento não terá
mais tramitação na origem, como nos casos de promoção de arquivamento, declínio de
atribuição e/ou remessa a outra unidade, conforme art. 4º, VI da Resolução CSMPF nº 87,
de 6 abril de 2010; e
b) a distribuição deve permanecer ativa, caso a remessa indique que o procedimento não
terá o seu trâmite encerrado na origem, como nos casos de encaminhamento do
procedimento para perícia.
III - arquivamento na Unidade, sem remessa à Câmara de Coordenação e Revisão ou
PFDC, conforme às regras respectivas; e
(…)”

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

20
Elo 1 - Receber e Distribuir aos Ofícios

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

21
Elo 1- Receber e Distribuir aos Ofícios

1.1 - Recebe expediente

Descrição
O recebimento de documentos na Unidade pode ocorrer por manifestação de um
terceiro (pessoa física ou jurídica, que manifesta sua intenção de o fazer protocolando
documentos físicos ou eletrônicos via protocolo, ou realizando uma reclamação por meio
da SAC, ou por solicitação de Membro do Ministério Público Federal. Em todos os casos, o
documento será encaminhado para o setor de Apoio Jurídico e de Documentação, para que,
caso físico, seja transformado em eletrônico, e, em ambos os casos (físicos e eletrônicos) se
realize a pesquisa de correlatos, para o encaminhamento correto de destinação do
documento, ou para que se proceda sua autuação e distribuição.

1.2 -Cadastra expediente

Descrição
O documento é cadastrado no sistema Único, preenchendo-se todos os campos
possíveis e lançando no resumo elementos mínimos de identificação do objeto tratado no
documento, tais como: ementa, documentos citados, local do fato. O nome dos envolvidos
deve ser inserido no cadastro de partes, inclusive com a indicação do CPF/CNPJ. Ainda,
deverá ser observado o grau de sigilo do expediente.
Os documentos físicos de origem externa deverão ser digitalizados nos termos do
artigo 23 da Portaria PGR nº 350, de 28 de abril de 2017, sendo necessária a criação de
cópia eletrônica no sistema Único para tramitação no MPF.
Os documentos recebidos na SAC devem ser cadastrados conforme os manuais da
Sala de Atendimento ao Cidadão e do sistema Único.
Em se tratando de respostas de expedições dos Ofícios da Unidade, os documentos
são encaminhados à equipe de Gabinete para tomada de providências.
Faz-se necessário o preenchimento dos seguintes campos para autuação de um
Procedimento Extrajudicial:
- Formato (eletrônico ou físico)
- Número do auto (oriundos de outros ramos do MP)

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

22
 - Área de atuação
- Data da autuação
- Prioridade
- Urgente
- Valor da causa
- Unidade responsável pelo acompanhamento
- Resumo
- Capa
- Observação
- Caso relacionado
- UF
- Município
- Grupo Temático
- Tema CNMP
Para a instauração de Procedimento de Cooperação Internacional, outros campos são
necessários de acordo com orientação da SCI.

Informação complementar:
Art. 23 da Portaria PGR nº 350, de 28 de abril de 2017
§ 5º A digitalização de expedientes deverá ser realizada com resolução mínima de 200 dpi
e com Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), preferencialmente no modo “tons de
cinza”, e salva em formato “PDF/A”.

1.3 - Verifica se é retorno da Câmara

Descrição
Ao receber procedimento já autuado, a área de Apoio Jurídico e de Documentação
deve, primeiramente, verificar se é o caso de retorno de alguma das Câmaras de
Coordenação e Revisão (CCR) ou da Procuradoria Federal dos Direitos do Cidadão
(PFDC), para onde o expediente pode ter sido enviado para homologação de arquivamento

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

23
 ou de declínio. Esta verificação é feita consultando o procedimento para identificar se há ou
não voto da CCR/PRDC determinando o retorno dos autos, e o motivo do retorno.

1.4 - Verifica se há pressupostos para autuação de Notícia de Fato - NF

Descrição
Orienta-se que, desde haja conteúdo legível e possível de ser interpretado para atribuir ao
conteúdo competência relacionada à matéria do Ministério Público Federal, o documento
deve ser encaminhado para a pesquisa de correlatos.

Informação Complementar:
A Notícia de Fato é qualquer demanda dirigida aos Órgãos da atividade-fim do Ministério
Público, submetida à apreciação das Procuradorias e Promotorias de Justiça, conforme as
atribuições das respectivas áreas de atuação, podendo ser formulada presencialmente ou
não, entendendo-se como tal a realização de atendimentos, bem como a entrada de
notícias, documentos, requerimentos ou representações. (Resolução CNMP nº 174/2017,
Art. 1º).

1.5 -Define encaminhamento

Descrição
Quando não há pressupostos para a autuação de Notícia de Fato, o expediente é
encaminhado para o Procurador-Distribuidor, que decidirá acerca do destino do expediente
(encaminhar a outro Órgão, arquivar etc).

1.6 - Realiza pesquisa de correlatos

Descrição
Documentos e autos extrajudiciais recebidos na Unidade, que não sejam respostas
de ofícios já expedidos, ou que, em sendo, não façam referência direta ao expediente ao
qual respondem, passam pela pesquisa de correlatos.
O objetivo da pesquisa de correlatos é identificar se existe algum Ofício prevento
para o caso em questão, visando evitar duplicidade de tratamento a mesma demanda, além
de gerar economia e celeridade.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

24
 Uma vez localizado um possível correlato, o expediente é encaminhado ao Ofício
responsável pelos autos, para que este estabeleça se, de fato, há correlação.
Quando há conexão identificada na análise de prevenção, a denúncia/NF é remetida
ao Ofício supostamente prevento, com indicação do procedimento a que seria conexo. Se o
Membro não identificar a conexão, a denúncia/NF retorna ao Apoio Jurídico e
Documentação para autuação/redistribuição.

Base normativa:
Conforme art. 20, §6º da Portaria nº 350 de 2017, o setor responsável, ao proceder à
autuação, deverá realizar pesquisa prévia de correlatos com a finalidade de identificar
possível prevenção em relação a expediente já em trâmite, bem como cadastrar todas as
informações obrigatórias requeridas pelo sistema.

1.7 - Verifica se está autuado

Descrição
Verificar se é declínio de procedimento já autuado em outra Unidade do MPF ou
documento com pressupostos para autuação de Notícia de Fato.

1.8 - Autua procedimento

Descrição
As denúncias ou representações novas - primeira entrada na Unidade, em geral -
devem ser autuadas para posterior movimentação aos Ofícios. Neste momento, devem-se
cadastrar informações sobre o documento, entre elas: o grau de sigilo do documento
(normal, reservado ou confidencial); a área de atuação (eleitoral, criminal, cível-tutela
coletiva, cível-custos legis etc.); os volumes (volumes que acompanham o documento); a
confirmação do resumo (já cadastrado durante a inclusão do documento no Único); o tema
(assunto principal, segundo tabela pré-definida pelo CNMP).

Informação complementar:
A autuação de qualquer expediente, a conversão ou a alteração do respectivo objeto e o

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

25
registro, no sistema, dos dados relativos a partes ou interessados somente poderão ser
realizados conforme o respectivo despacho, ou portaria, do membro ou servidor
responsável pelo expediente, contendo, preferencialmente, o grupo temático, a classe, a
área de atuação, o assunto/tema e o grau de sigilo, nos termos das normas pertinentes.

1.9 - Realiza classificação

Descrição
É a indicação do grupo de distribuição. A classificação variará conforme regras da
Unidade.

1.10 - Orienta a distribuição

Descrição
O papel do Procurador-Distribuidor é coordenar as atividades de classificação e
distribuição dos Procedimentos Extrajudiciais.

1.11 - Realiza distribuição

Descrição
Consiste na vinculação do Ofício responsável pela atuação do MPF ao
procedimento. A distribuição é realizada conforme as regras definidas pelo Colégio de
Procuradores da Unidade. A distribuição deve ocorrer de forma automática por meio do
sistema Único, podendo ser feita de forma manual somente em casos excepcionais e
devidamente fundamentados. Pode, ainda, ser realizada individualmente ou em lote, e por
sorteio ou prevenção. A autuação de documento no sistema Único é feita por meio de uma
das providências de autuação.
A autuação requer despacho do Procurador-Distribuidor ou de servidor com delegação
para tanto, contendo os elementos previstos no art. 20 §2º da Portaria PGR 350/2017.
Neste momento, devem ser cadastrados os dados do procedimento, destacando-se:
• Grau de sigilo;
• Área de atuação;
• Revisão do resumo (já cadastrado durante a inclusão do documento no sistema Único);

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

26
 • Local do fato;
• Tema (assunto principal, segundo tabela unificada do CNMP);
• Grupo temático (escolher o principal no caso de tema relacionado a mais de uma CCR).

Informação complementar:
A autuação de qualquer expediente, a conversão ou a alteração do respectivo objeto e o
registro, no sistema, dos dados relativos a partes ou interessados somente poderão ser
realizados conforme o respectivo despacho, ou portaria, do Membro ou servidor
responsável pelo expediente, contendo, preferencialmente, o grupo temático, a classe, a
área de atuação, o assunto/tema e o grau de sigilo, nos termos das normas pertinentes.

1.12 - Envia aos Ofícios

Descrição
Após a identificação do Ofício responsável, o expediente deve ser enviado para o
respectivo Gabinete por meio da funcionalidade de “conclusão automática”.
Se for realizada distribuição do procedimento, este deverá ser concluso ao Gabinete.

Elo 2 - Realizar triagem e designação

Descrição
A triagem é realizada após a distribuição dos autos extrajudiciais aos Ofícios, com o
intuito de identificar as prioridades e tratativas a serem dadas aos procedimentos. Consiste
nos atos preparatórios físicos (quando ainda existentes) e eletrônicos para os atos de
instrução processuais. Quando aplicável, deve-se indicar, no sistema Único, o responsável
pela análise.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

27
Elo 2 - Realizar Triagem e Designação

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

28
Elo 2 - Realizar Triagem e Designação

2.1 - Recebe no Único

Descrição
Registro do recebimento dos procedimentos e documentos no sistema Único.
Ato contínuo ao recebimento, o Gabinete deve conferir a distribuição, prevenção,
classificação e, se necessário, complementar o cadastro.
Quando tratar-se de procedimento físico que esteja retornando ao Ofício, faz-se
necessária a conferência física entre os dados constantes no único (número do
procedimento, quantidade de voumes) antes do recebimento eletrônico na pasta “a receber”.
Após atestar-se a compatibilidade de dados, proceder o recebimento eletrônico.

2.2 - Tria os autos

Descrição
Triagem realizada pela equipe do Gabinete e análise inicial para identificar a
temática, a matéria, a urgência e eventuais prazos para atuação do Gabinete.
Cada Procurador deve estabelecer com sua equipe quais são os critérios de triagem.
Note-se que, a qualquer momento, constatados novos elementos ou advindas novas
circunstâncias, pode-se e deve-se alterar e atualizar priorização realizada na triagem inicial.

2.3 - Orienta a triagem e designação

Descrição
O papel do Procurador na triagem e designação é esclarecer e coordenar as
atividades.
Porém, o recomendado é que todo Procurador estabeleça, junto à sua equipe, a
melhor dinâmica de triagem e designação dos autos entre a assessoria, como por exemplo,
por complexidade, urgência ou por especialização dos assessores.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

29
 2.4 - Registra a designação
Descrição
Deve ser formalizada no sistema Único, sendo a funcionalidade importante para
registrar o responsável pela análise dos autos, podendo ser feito de forma aberta ou
"sigilosa".
A designação sigilosa tem por objeto preservar a identidade do responsável atuando
em processos sensíveis.

Informação complementar:
O registro da designação permite a identificação do servidor responsável pela elaboração
da minuta da manifestação e documentos. Também devem ser utilizados os marcadores do
gerenciador extrajudicial para organizar o fluxo de trabalho no gabinete, tais como coluna
de prazos, filtros.
Otimiza a organização interna do Gabinete, possibilitando maior controle dos
procedimentos, além de facilitar a rotina de feedback entre Membros e servidores.

Elo 3 -Realizar atos de instrução e procedimentais

Descrição
Fase de instrução do procedimento extrajudicial presidida pelo Membro do MPF.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

30
Elo 3 -Realizar Atos de instrução e procedimentais

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

31
 Elo 3 - Realizar Atos de Instrução e Procedimentais

3.1 – Verifica providências

Descrição
Verificar se trata-se de autuação ou ciência.

3.2 - Analisa decisão

Descrição
Análise da decisão acerca da homologação de arquivamento pelas Câmaras e declínio
para outra Unidade.

3.3 - Solicita arquivamento ou declínio

Descrição
Após a homologação, o Membro toma ciência e, via providência no sistema Único,
realiza o arquivamento do auto ou sua remessa a Órgão externo (declínio).

Informação complementar:
A submissão de todos os arquivamentos realizados em Notícias de Fato, procedimentos
investigatórios criminais, procedimentos preparatórios e inquéritos civis à homologação
das CCR's/PFDC/PGE, à exceção dos casos previstos nos respectivos Enunciados, é um
dos itens avaliados na certificação de Gabinetes.
Todos os declínios de atribuição externos também devem ser submetidos à homologação
das CCR's, exceto os casos previstos em Enunciados das CCR's, PFDC e Procuradoria-
Geral Eleitoral (PGE).

3.4 - Recorre da decisão

Descrição

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

32
 Quando o arquivamento ou o declínio não for homologado pela Câmara, o Membro
poderá recorrer da decisão apresentando recurso com as respectivas razões, conforme disposto
na Resolução CSMPF nº 165/2016.

Base normativa:
A recente Resolução nº 165, de 6 de maio de 2016, que dispõe sobre o Regimento Interno
do Conselho Institucional do MPF regulamenta a possibilidade de recurso pelo Órgão do
MP que atuou no feito.

3.5 - Encaminha para redistribuição

Descrição
Quando o arquivamento não for homologado, o Membro tomará ciência e poderá
encaminhar à área de Apoio Jurídico e Documental para solicitar nova distribuição dos autos na
Unidade.

3.6 - Realiza diligências

Descrição
Quando o arquivamento não for homologado pela CCR, o Membro pode decidir por
continuar sua instrução, quando solicitará a realização de diligências complementares.

3.7 - Analisa os autos

Descrição
Análise dos autos pelo Procurador para as providências de instrução.
O Membro também poderá determinar a realização de diversas diligências, dentre
elas: expedir ofícios; solicitar informações a entes públicos; realizar reuniões, oitivas e
audiências públicas; celebrar TAC; expedir Recomendação; encaminhar os autos para a
redistribuição; prorrogar prazos; e converter os procedimentos de acordo com o que
determinam as normas pertinentes.
Especificamente em relação à redistribuição dos autos, o Procurador poderá solicitá-la
em razão da matéria, de suspeição ou impedimento declarado.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

33
 É nessa fase em que deverá ocorrer a análise acerca de eventual necessidade
conversão/prorrogação de prazo do procedimento analisado, embora o procedimento seja
passível de conversão/prorrogação a qualquer tempo, de acordo sua natureza. A Equipe de
Gabinete deve acompanhar as diretrizes que o Membro instruir para cada caso, a conversão
solicitada como providência, e acompanhar para que esses prazos se prorroguem antes do
vencimento.

3.8 - Registra providência no sistema

Descrição
Registrar, no sistema Único, as providências necessárias para a instrução do
procedimento.

3.9 - Analisa os autos

Descrição
Análise dos autos pela equipe do Gabinete para as providências de instrução, conforme
orientação prévia do Membro e fluxo de trabalho pré-definido.

3.10 - Registra providência no sistema

Descrição
Registrar, no sistema Único, as providências necessárias para a instrução do
procedimento, por meio da aba providência.

3.11 - Redige a minuta

Descrição
A Equipe de Gabinete redige o documento necessário para prosseguimento da
tramitação do expediente.
Para a elaboração das minutas recomenda-se o uso dos recursos institucionais
fornecidos aos Gabinetes, exemplos: enunciados, orientações e manuais de atuação elaborados
pelas CCRs e PFDC; pesquisa Aptus; e pesquisa SPEA.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

34
 Recomenda-se o uso do editor de textos do sistema Único, pois, assim, a revisão se
torna mais célere - descartando a necessidade do carregamento de novas versões, e a utilização
de modelos pré-definidos.

Boas práticas: Para facilitar a recuperação da informação na busca do Aptus, sugere-se a

elaboração de uma ementa concisa, sintética e seletiva dos pontos relevantes da
manifestação.

Base normativa:
Conforme art. 22 da Portaria PGR nº 350/2017, os documentos eletrônicos produzidos no
MPF deverão ser elaborados, preferencialmente, no editor de texto do sistema Único, com
a utilização dos modelos disponibilizados e de acordo com o manual de redação e
padronização de atos oficiais da instituição.

3.12 - Revisa as minutas

Descrição
Revisão, pelo Procurador, das minutas dos expedientes (ofício, recomendação,
promoção de arquivamento, petição inicial, entre outros).
Se houver necessidade de alterações substanciais de forma e conteúdo, o Membro deve
instruir a assessoria, utilizando-se de anotações no sistema Único, designação, marcadores ou
despacho pessoal.

3.13 - Corrige minuta

Descrição
Eventuais correções, de forma ou de conteúdo, efetuadas nos expedientes após revisão
pelo Procurador.

3.14 - Assina os expedientes

Descrição

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

35
 Assinatura eletrônica dos documentos e expedientes pelo Procurador, após a devida
instrução e eventuais correções realizadas.

3.15 - Cumpre tarefas

Descrição
A Equipe de Gabinete cumprirá as tarefas existentes nas providências registradas pelo
Membro. As providências podem ser múltiplas, relacionadas à conversão de tipo de
procedimento, solicitação de audiência, oitiva, expedir intimações, expedição de TAC,
expedição de Recomendações, sobrestamento, declínio, arquivamento, etc.

3.16 - Verifica se a instrução foi finalizada

Descrição
A equipe de Gabinete, diante das instruções determinadas pelo Membro, verifica se é
caso de acompanhamento de prazos, cumprimento de solicitações ou diligências, ou finalização
do procedimento Elo 4.

Elo 5 - Realizar Finalização Extrajudicial

Descrição
Atividade de finalização dos procedimentos extrajudiciais por meio do arquivamento,
declínio, ajuizamento de ação ou requisição de instauração de Inquérito Policial - IPL.

Boas práticas: a finalização dos procedimentos no sistema, por possibilitar a extração de

relatórios confiáveis acerca do acervo de procedimentos, é boa prática que possibilita que a
Corregedoria do MPF, na extração de relatórios utilizados para operacionalizar o processo
correicional, consiga aferir de forma eficiente os Ofícios que realmente devem ser
correicionados, evitando o dispêndio de recursos em correições desnecessárias.

Informação Complementar:

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

36
 Conforme o art. 11 da Instrução Normativa nº 11/2016, “a finalização do trâmite dos
Procedimentos Extrajudiciais no sistema de controle processual dar-se-á por meio da
finalização da distribuição que deverá ocorrer nas seguintes hipóteses:
I - Remessa para Órgãos externos, como requisição de instauração de Inquérito Policial,
propositura de ação na Justiça Federal, dentre outros;
II - Remessa para outra Unidade do MPF, quando o registro da distribuição observará as
seguintes regras:
a) a distribuição deverá ser finalizada, caso a remessa indique que o procedimento não terá
mais tramitação na origem, como nos casos de promoção de arquivamento, declínio de
atribuição e/ou remessa a outra unidade, conforme art. 4º, VI da Resolução CSMPF nº 87, de
6 abril de 2010; e
b) a distribuição deve permanecer ativa, caso a remessa indique que o procedimento não terá o
seu trâmite encerrado na origem, como nos casos de encaminhamento do procedimento para
perícia.
III - arquivamento na unidade, sem remessa à Câmara de Coordenação e Revisão ou PFDC,
conforme às regras respectivas;

Elo 4 - Acompanhar extrajudicial

Descrição
Consiste no acompanhamento dos prazos das diversas classes extrajudiciais, das
respostas de ofícios, solicitações, diligências e outros.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

37
Elo 4 - Acompanhar Extrajudicial

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

38
Elo 4 - Acompanhar Extrajudicial
4.1 - Acompanha prazos e respostas
Descrição
Na atuação em Procedimentos Extrajudiciais, a equipe deverá monitorar os prazos
tanto dos próprios procedimentos quanto das respostas às notificações, ofícios expedidos,
solicitações, diligências e outros.
É também nessa fase que a Equipe de Gabinete acompanha o prazo de cumprimento
de medidas estipuladas em Termos de Ajustamento de Conduta eventualmente já firmados,
ou a realização de diretrizes orientadas em Recomendações eventualmente já expedidas no
procedimento, permanecendo em acompanhamento de prazos e instrução até que se
proceda seu arquivamento (por cumprimento e exaurimento da demanda) ou ajuizamento
de Ação Judicial (por descumprimento da determinação imposta) a critério do Membro
Oficiante – Elo 5 – Realizar Finalização Extrajudicial.
Para o acompanhamento dos prazos de procedimentos, a equipe utilizará o
Gerenciador do sistema Único, e para o acompanhamento dos prazos de documentos a
ferramenta controle de prazos. O decurso de quaisquer prazos no procedimento, inclusive
dessas demandas, necessitam que o Membro seja comunicado, e o procedimento posto em
situação “em andamento – concluso no Gabinete”.

4.2 - Analisa o auto/ resposta

Descrição
Ao analisar o procedimento, o Membro poderá identificar necessidade de
novas providências de prorrogação de prazos, conversão e/ou instrução, ou diligências
específicas, caso em que especificará a conversão/especificará a diligência para providência
pela Equipe de Gabinete.

4.3 - Junta resposta

Descrição
Registra a juntada da resposta no procedimento respectivo.
No caso de autos físicos, é necessário juntar a resposta no procedimento físico e
providenciar a numeração das páginas.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

39
Elo 3 - Realizar atos de instrução e procedimentais
Descrição
Fase em que a Equipe de Gabinete efetiva as diligências de instrução do
Procedimento Extrajudicial, determinadas pelo Membro.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

40
Elo 5 - Realizar Finalização Extrajudicial

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

41
Elo 5 - Realizar Finalização Extrajudicial
5.1 - Identifica tipo de finalização
Descrição
A Equipe de Gabinete deverá identificar o tipo de finalização do procedimento,
conforme determinação do Membro no procedimento: arquivamento, declínio, ajuizamento
ou instauração de IPL.

5.2 - Encaminha para CCR/ PFDC/ Judiciário

Descrição
Casos em que as Resoluções do CNMP e do CSMPF determinam a necessidade de
homologação pela CCR/PFDC ou pelo Judiciário da promoção de arquivamento.
O próprio Gabinete deverá providenciar a remessa ao Órgão destinatário. No caso
de homologação pela CCR/PFDC, o fluxo retorna ao Elo 1.

5.3 - Arquiva na unidade

Descrição
O próprio Gabinete deverá providenciar o arquivamento dos autos no sistema
Único, nos casos previstos nos normativos, bem como dos procedimentos físicos, quando
houver, de acordo com as orientações da sua respectiva Unidade.

Informação complementar:
Para arquivamento no sistema Único há um modelo padrão do “Termo de Avaliação e
Destinação de Autos”, e tarefa específica nas providências com essa finalidade.

5.4 - Encaminha para CCR/PFDC

Descrição
Casos em que as Resoluções do CNMP e do CSMPF determinam a necessidade de
homologação pela CCR/PFDC do declínio de atribuição para outro Órgão do Ministério
Público.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

42
 O próprio Gabinete deverá providenciar a remessa ao Órgão destinatário. No caso
de homologação pela CCR/PFDC, o fluxo retorna ao Elo 1.

5.5 - Realiza saída para o declinado

Descrição
Nos casos de declínio interno ou externo que exista enunciado de CCR/PFDC ou
Resolução dispensando a homologação, o envio é realizado diretamente da Unidade para o
Órgão declinado. O próprio Gabinete deverá providenciar a remessa ao Órgão/Unidade
declinada.
A contrafé dos procedimentos físicos, se houver, deverá ter seus dados atualizados
no sistema Único pela área de Apoio Jurídico e de Documentação para concentrar o
controle e gestão dos documentos, com posterior disponibilização aos Gabinetes.
O arquivamento de guias e contrafés deve considerar a tabela de temporalidade do
MPF.

5.6 - Realiza remessa ao orgão do judiciário

Descrição
O ajuizamento de uma ação ocorre quando há a intenção de propositura de uma
Ação Judicial pelo Membro, em regra por meio do oferecimento de uma denúncia
(criminal) ou da propositura de uma petição inicial diversa (cível).
Se o Órgão do judiciário possibilitar o recebimento de via eletrônica da petição ou
manifestação, deverá ser providenciado o envio eletrônico da petição e do Procedimento
Extrajudicial que a fundamenta.
Se o peticionamento for no formato físico, o Gabinete prepara o procedimento e o
envia com a respectiva peça de peticionamento (duas ou mais vias) para o setor de
segurança e transporte, a fim de que se proceda o protocolo no Poder Judiciário.

5.7 - Realiza remessa à DPF

Descrição
Se o Órgão da polícia possibilitar o recebimento de ofício requisitório de IPL no
formato eletrônico, deverá ser providenciado o envio via sistema.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

43
 Se a requisição for no formato físico, o Gabinete prepara o procedimento e o envia
com a respectiva peça de peticionamento para o setor de segurança e transporte, que os
enviará para protocolo na Polícia federal.
A expedição de documentos também pode não ocorrer por meio do setor de
transporte e segurança, e sim por meio de expedição via protocolo da Unidade, por meio do
serviço de Correios e Telégrafos, de acordo com as regras da Unidade.

Elo 1 - Receber e distribuir aos Ofícios

Descrição
Consiste no recebimento, na Unidade, de documentos ou autos extrajudiciais. Os
autos/documentos podem ser físicos, quando então são conferidos fisicamente e recebidos
no sistema Único, ou apenas eletrônicos, que são recebidos diretamente no sistema. Após o
recebimento devem ser triados, classificados e distribuídos aos Ofícios.

Secretaria de Modernização e Gestão Estratégica - SGE

44