Anexa 1

SIF spre arhivare RF elaboreaza, transmite spre aprobare

Schema fluxului RIA setul de documente financiare pentru plata;
transmite catre EE din judete, partenerului IT
SHOTRON si ISE documentele pentru plata
(intre 5 si 10 ale lunii)

EE SHOTRON ISE
realizeaza realizeaza realizeaza
plata (14 ale plata(14 ale plata(14 ale
lunii) lunii) lunii)
MG aproba toate
RIA si FP si trimite
SIF si RF (5 ale
lunii)

AM avizează rapoartele CJV,CT, CCF,

CSM verifica pe email rapoartele RS, EC,EBD, RV,
CJ realizează si trimite SIF (3, luna urmatoare) realizeaza
RF verifica pe email rapoartele RF
catre MG raportul de propriul raport semnat si trimite (penultima zi a lunii), realizeaza si trimite
SHOTRON (penultima zi a lunii), avizează rapoartele CJV,
activitate semnat in catre MG , alaturi de raportele CT, catre MG propriul raport in data de 3 ale lunii
EC,EBD, RV, SHOTRON (2, luna urmatoare), realizeaza si
urmatoare (semnat)
trimite propriul raport semnat si rapoartele CJV, EC,EBD, data 3 ale lunii CCF, SIF semnate (3, luna urmatoare)
RV, SHOTRON semnate catre MG (3 , luna urmatoare) urmatoare

CJV avizează rapoartele RS, RT, RCF, EE din
propriul judet (1, luna urmatoare), realizeaza
propriul raport semnat si trimite catre CSM ,
alaturi de raportele RS, RT, RCF, EE semnate (1
, luna urmatoare)
SIF realizează si
CT verifica pe email rapoartele RT CCF verifica pe email rapoartele trimite propriul
(penultima zi a lunii), realizeaza RCF (penultima zi a lunii), realizeaza
raport catre AM
propriul raport semnat si trimite propriul raport semnat si trimite
in data 1 ale lunii
catre AM (1 , luna urmatoare) catre AM (1 , luna urmatoare)
(semnat)

EC EBD RV SHOTRON RS RT RCF EE

realizează si trimite RIA si FP pe email (in penultima zi a lunii ) catre realizează si trimite RIA si FP pe email (in penultima zi a lunii )catre coordonatorii de activitate
CSM, iar dupa ce primeste confirmarea, trimite semnat catre CSM in (respectiv CSM, CT, CCF, RF) si dupa ce primesc confirmarea de la acestia trimit semnat catre CJV in
ultima zi a lunii ultima zi a lunii
 Instructiuni de completare a Rapoartelor Individuale de Activitate (RIA) si Fiselor de pontaj (FP)
1. RIA si FP se vor realiza de catre fiecare membru al echipei de implementare, vor fi documente cu exprimari clare, concise, sintetice si relevante, in concordanta cu activitatile si
obiectivele proiectului in curs de implementare si, deopotriva, in concordanta cu Schema Fluxului RIA, descris mai sus(anexa 1 la Instructiune);
2. RIA si FP se realizeaza lunar si doar pe Modelul de raport de activitate individual si Modelul de fisa de pontaj;
3. Foaia de prezenta(document unic pentru intreaga echipa) va fi completata de catre secretarul proiectului, pe baza condicii de prezenta a proiectului;
4. RIA este corelat cu Fisa de pontaj (FP), atat in ceea ce priveste activitatea si descrierea ei, data, locul desfasurarii activitatii si numarul de ore alocate; In cazul in care intr-o zi se
efectueaza mai multe activitati in cadrul proiectului, linia alocata zilei se imparte in numarul de linii corespunzatoare activitatilor lucrate(vezi model FP);
5. FP contine numarul de total de ore lucrate pe luna, care trebuie sa corespuna postului ocupat si Contractului individual de munca incheiat;
6. Toate activitatile înscrise în RIA si FP vor fi în conformitate cu atributiile prevazute în fisa postului si conform cererii de finantare; In cazul in care expertul realizeaza activitati prevazute in
alta fisa de post, acestea nu apar in RIA propriu sau FP proprie;
7. In RIA sau FP nu va fi inclus timpul necesar redactarii/întocmirii raportului propriu de activitate, doar in cazul expertilor care au rol de coordonare si monitorizare;
8. Pentru activitatile derulate în comun de mai multi membri ai echipei, este recomandat ca descrierea activitatilor sa fie corelata.
9. Intocmirea si predarea RIA si FP trebuie sa respecte strict Fluxul RIA(detaliat mai jos) pentru a permite efectuarea platilor, programarea salariilor si, respectiv arhivarea documentelor
suport ale acestor plati ;
10. Toti expertii in cadrul proiectului trimit pe email catre AM (asistentul manager) RIA si FP in forma finala (dupa verifiarea de catre expertul coordonator) intre 1 si 3 ale lunii urmatoarea
realizarii activitatilor, in vederea centralizarii ;

Schema Fluxului RIA

Abrevieri folosite:

1 MG- Manager general

2 CJ- Consilier juridic
3 RF – responsabilul financiar
4 AM- Asistent manager
5 CSM- Coordonator specialitate, monitorizare
6 RV- Responsabil vizibilitate
7 EC- Experti cercetare(ISE)
8 EBD- Expert baze de date
9 CCF- Coordonator curriculum/formare
10 CT- Coordonator tehnic/IT
11 SIF- Secretariat IF
12 CJV- Coordonatori judeteni/vizibilitate(B, DB, CT, MS)
13 RS- Responsabili specialitate (IF, plus B, DB, CT, MS)
14 RCF- Responsabili curriculum/formare (plus IF, B, DB, CT, MS)
15 RT- Responsabili tehnic (plus IF, B, DB, CT, MS)
16 EE- Experti economisti (plus IF, B, DB, CT, MS)