You are on page 1of 22

MINUTES OF MEETING

HARI : Rabu Peserta :
TANGGAL : 4 April 2018 1. Pak Yulius 5. Bu Wulan
JAM : 14.30 WIB - Selesai 2. Pak Eka 6. Febrina
TEMPAT : Meeting room Prominence 3. Pak Uci
AGENDA : Meeting rutin BM Prominence 4. Pak Derry

NO PEMBAHASAN DUE DATE
1 Pengecatan marka di area parkir 6-Apr-18
Progress pembersihan cat arah panah 14 dan 15 April
2 Status BAST Pak Tian (lantai 1) dengan vendor
3 Pengecatan pot tanaman di depan kantin 6-Apr-18
4 Perlengkapan safety untuk TNN harus digunakan pada saat 7-Apr-18
melakukan pekerjaan
5 Pengecekan getaran yang ada di lantai 29 → on progress
sudah meeting dengan pihak Wiratman
PT Wiratman akan mengerjakan di Unit
6 Perbaikan kebocoran lantai 8 & 9 → perbaikan area luar
akan dilanjutkan untuk area lantai 7, 6, & 5
7 Lampu Lapicola → dinyalakan sesuai dengan jam operasional
gedung
8 Weekly Report → setiap Jumat dikirimkan ke Pak Yulius
9 Pembersihan kap lift
Jadwal disesuaikan dengan kondisi lapangan dan dikoordinasikan
dengan pihak OTIS
10 Rencana meeting dengan calon tenant (Singapore), ada 2 opsi :
1. Pemakaian kwh meter diluar jam kerja :
- pukul 07.00 sd 19.00 → tanggung jawab pengelola
- pukul 19.00 sd 07.00 → tanggung jawab tenant
2. Pemakaian listrik area koridor diserahkan seluruhnya ke tenant
Akan ada penambahan untuk : alat cleaning & jadwal manpower akan
dibicarakan, penambahan kwh meter untuk area koridor (AC & Lampu),
penggunaan lift untuk oprasional, & area parkir
11 Pylon Sign → Mintakan penawaran + asuransi (kerusakan menjadi
tanggung jawab vendor)
12 Pembuatan pagar stainless
Buatkan price comparation untuk 4 pagar (2 pagar masuk mobil &
2 pagar keluar mobil) dan pastikan harga ke vendor
13 Kantin kosong :
- Kantin C akan diisi oleh Soto Wong Solo
- Kantin F akan diisi oleh JalJil Minang (masakan padang)
- Kantin G & H rencana mundur di bulan April 2018
14 Kantin C (Ibu Sonya) belum bayar sd Feb'18 → out dibulan Feb'18
Total tagihan ± Rp 3-4juta
15 Kantin G & H (Yunita) → out dibulan Apr'18
Total tagihan ± Rp 12juta
16 PT Delami → jatuh tempo SC tgl 12 Apr'18 12-Apr-18
Jika lewat tanggal jatuh tempo maka listrik akan dimatikan
17 Kekurangan bayar SC Mandiri Healthcare
→ Mintakan memo ke marketing
18 Material yg blm datang data harap di e mail ke Ho Pcs CC P Rodry
19 Data permintaan lembur harusndiajukan sebelum pekerjaan dimulai
20 Kontrak TN mulai maret 2018
21 Kontrak Landscape per april kontrak baru PKS di legal
22 Calmic periode April tambahan unit untuk lt 1
23 Fasilitas Toilet lt 1 sdh siap
24 Pembagian kartu acces ke HKP
25 Pendataan alat HKP sesuai dengan kontrak baru May-18
26 Penalty secutity akan dimulai january ,pemotongan di april
27 Komala helli pet
28 kebersihan balkon AC
29 Surat surat dan ijin dr Developmen
30 Buang puing hasil pekerjaan sipil
31 instalasi tangga genset
32 Pasang acrilik diatas Trafo pada RST Trafo

Serah terima unit dr Kontruk si Ke Pengelola
Lt 1 Cubicle tdk ada pintu
PROPERTY
MANAGEMENT BY:

5. Bu Wulan
6. Febrina

PIC Status
ENG & TRO
HKP
ENG & TRO done
HKP done
HKP done

Progress

ENG done

ENG done

ALL
ENG & HKP progress

BM, TRO, done
ENG, HKP
GA

GA

TRO

FINANCE

FINANCE

FINANCE & ENG

FINANCE

akan beroperasi per pertengahan April

habis kontrak 2018
sementara diambil dr lt 33
PROPERTY
MANAGEMENT BY:

MINUTES OF MEETING
HARI : Rabu Peserta :
TANGGAL : 11 April 2018 1. Pak Yulius 5. Bu Wulan
JAM : 14.30 WIB - Selesai 2. Pak Eka 6. Febrina
TEMPAT : Meeting room Prominence 3. Pak Uci
AGENDA : Meeting rutin BM Prominence 4. Pak Derry

NO PEMBAHASAN DUE DATE PIC
Material yang belum datang (PR), data harap di email ke HO Purchasing cc
1 GA
Pak Rodry
2 Data permintaan lembur harus diajukan sebelum pekerjaan dimulai All
3 Kontrak TNN mulai maret 2018 GA & HKP
4 Kontrak Landscape per april kontrak baru PKS di legal GA & HKP
5 Calmic periode April tambahan unit untuk lt 1 HKP
6 Fasilitas toilet lantai 1 sudah siap 17-Apr-18 Calmic
7 Pembagian kartu acces ke HKP TRO &HKP
8 Pendataan alat HKP sesuai dengan kontrak baru HKP
9 Penalty secutity akan dimulai january ,pemotongan di april HKP & Finance
10 Komala - Helipad
11 kebersihan balkon AC ENG & HKP
12 Surat-surat dan ijin dari Development
13 Buang puing hasil pekerjaan sipil
14 instalasi tangga genset
15 Pasang acrilik diatas Trafo pada RST Trafo
PROPERTY
MANAGEMENT BY:

PIC

GA

All done
GA & HKP done
GA & HKP progress di Legal
HKP done
Calmic akan beroperasi per pertengahan April
TRO &HKP progress pendataan plotingan
HKP data done , pengiriman blm
HKP & Finance done , ada revisi kontrak sdh di legal
Kontrak selesai Des-18 cari pembanding Tunas Enginnering dan Pt Baganusa Adiprima akan dihub
ENG & HKP Koordinasi ant Eng dan Hkp . Lt 30 ~35 done
data GA done , dr Eng dan Kontruksi ( BAST / IPLC dll )progress
tunggu mobil
progress G 1 , G 2 dan 3 Done
tunggu material
PROPERTY
MANAGEMENT BY:

MINUTES OF MEETING
HARI : Rabu Peserta :
TANGGAL : 18 April 2018 1. Pak Yulius 5. Bu Wulan
JAM : 14.30 WIB - Selesai 2. Pak Eka 6. Febrina
TEMPAT : Meeting room Prominence 3. Pak Uci
AGENDA : Meeting rutin BM Prominence 4. Pak Derry

NO PEMBAHASAN DUE DATE PIC STATUS
1 Perbaikan drain AC di raiser plumbing Janitor pada T yg bocor ENG & GA - Solusi GA akan beli cash untuk jenis pipa/pralon yang diperlukan dengan kualitas bagus agar tidak cepat rusak
- ENG akan info ke GA untuk jenis pipa/pralon yang diperlukan untuk perbaikan
2 Drainase gedung ke saluran kota diganti dr 1.5 " ke 3 " ENG
3 Kantin G dan H 24-Apr-18 ENG & TRO - TRO buatkan surat peringatan terakhir untuk pembayaran
- ENG siapkan type + gambar untuk lockcase pintu kantin, jika sampai tgl 24 April belum bayar makan akan kita segel
- GA beli lockcase (untuk penggantian anak pintu)
4 Memo salah transfer dari Evolusi sebesar Rp 17 jt ke HO CFA Progress ttd Bu Sari
Pembuatan memo ke tenant ttg rekening pembayaran SC dan SF agar tdk
5 23-Apr-18 CFA Akan dibuatkan surat
salah transfer
6 Deposito Rp . 1 M dr SF Progress

7 Kebersihan toilet wanita lantai LG → Bu Esti ambil air wudhu di wastafel toilet TRO akan email ke PM perihal pemberitahuan kejadian tsb

8 SOP Wiragarda blm di submit ke Pengelola Wiragarda akan buat plotingan terbaru
9 Penambahan Pos security di Labirint TRO Koordinasi dengan Pak Randy untuk permintaan pos
10 Permintaan Solar 8000 liter ENG - ENG akan buatkan permintaan ke GA
11 Komunikasi dengan WA Call susah Eng akan menanyakan ke Netciti
12 Pemasangan Stiker di lobby GA
13 Grill kantine panggil kontraktor untuk pembersihan ducting
Pekerjaan Pengelola

No Jenis Pekerjaan

3 Pengecatan Marka / tanda panah di parkir area
8 Kekurangan Tagihan mandiri
11 Perbaikan kerusakan akibat gempa
12 Pemakaian peralatan safety petugas Pest kontrol

13 Tagihan Delami brands

15 Pengecekan getaran dalam unit

16 Tenant kantine keluar ( Bu Sonya dan Bu Widya )
17 Perbaikan kebocoran
18 Permintaan HT Security
20 Laporan mingguan setiap jumat
21 Meeting dengan marketing dan tenant PNX Petrolium Singapore ada beberapa opsi
Opsi 1: Pemakaian KWH meter diluar jam kerja ( 19.00 ~ 0700 ) menjadi tanggung jawab mereka
Opsi 2 : Pemakaian KWH meter Koridor mdiserahkan ke mereka
Penambahan untuk . Peralatan cleaning , petugas cleaning + 21 %
Buatkan perhitungannya
perhitungan lift .
Penambahan Teknisi
Pemasangan KWH meter , pengambilan pemakaian kwh
Area parkir mobil ,reserved area musholla
22 Pekerjaan karpet akan dikerjakan malam hari
23 Electrick statis akan dimintakan surat dr PT Otis
24 Pembelian pompa emergency Diesel
25 Perbaikan CCTV yg existing akan dilaksanakan perbaikan ke PT Otis 6 unit HZ
26 Perbaikan CCTV yg tdk ada monitor area kantien dan Basement
27 Pekerjaan lantai kosong setelah selesai diinfokan ke CLSV akan segera dibersihkan
28 Pekerjaan lift selesai ( Cladding )
29 Pekerjaan pembersihan ceilling lift dan pit lift akan di chek kondisi selama 1 bln
30 Kristalilasi Lift akan dibuat schedule
31 Tagihan Cleaner bln januari , februari , kalau perlu panggil P. Teguh.
32 Pilon sign akan dicari vendor pembersihan ,
33 Survey DELH dr Kontruksi dan kontraktor
34 Pembelian Speed Bump
35 Pembelian Evacuation Chair
36 Pembuatan Grill drain line area Labirint
37 Area belakang Lapicola dirapikan
38 IPLC dr PT Dwi jaya selaras
39 Penawaran Pylon dengan discount 50 % sampai Mei 2018
40 Penawaran peletakan signed di area dinding gedung parkir tiap lot @ Rp 200 000 / th
41 Bentuk akan ambil Foto signed Prominence untuk BAST 2
42 Panggil pengelola Helipet , sbg pembanding komala
43 panggil Kontraktor pembuatan pagar stainless stell untuk penawaran dan speck pekerjaan
44 Koordinasi Planning untuk spec material ATM Room
45 Koordinasi ke Planning apakah perlu penguat lantai untuk penempatan 6 unit ATM
46 Data BAST dr Kontruksi dan Kontraktor ke BM
47 Buat List , nama nama yg sdh pesan tempat jualan di kantine
48 Surat teguran ke Prudential atas suara keras dr speaker yg mengganggu tenant lain
49 BAST BUIlding ID dr Rainbow Bu Fitri
tgl selesai Keterangan
engineering akan requet material , TRO dan Eng , Parkir akan survey lokasi , cari cat
4/6/2018 special marka jalan
4/20/2018 tunggu surat dr Marketing
progress
7-Apr-18 done

tgl 12 April akan bayar , jika tdk ada pembayaran matikan listrik . Info Bu Ss dahulu

3-Apr-18 akan dilakukan meeting
Kantine C akan diganti Soto Wong Solo , Kantine F diganti padang Jal Jil Minang ( P.
Charles ) Kantine G dan H rencana akan mundur April 18
Lt 10,9,8 dr dalam unit A done , progress dr luar akan lanjut ke lantai 7,6, 5
17-Apr-18 Amortisasi 7 unit HT , surat sdh disetujui Direksi
lengkapi dengan Foto , kecuali FA laporan paling lambat Sabtu
blm ada info lanjutan
wab mereka

cari speck
14-Apr-18 Cable traveler sdh diganti , progres penggnatian converter dr Kontruksi
Cable traveler sdh diganti , progres penggnatian converter dr Kontruksi

Engineering

tunggu hasil survey dr CV kalpataru
eng dan Ga koordinasi dlm pengukuran di area / lokasi Ram PM

sdh diukur , material dr besi

Development masih mencari UKL dan URL
akan panggil 2 vendor pembanding PT Komala
PT Rahmat Dinamika Mulia . Juamt tgl 20 April jam 10.00
engineering akan requet material , TRO dan Eng , Parkir akan survey lokasi

tunggu akhir bulan akan ditanyakan ke Bu SS

sdhn di email ke Kontruksi dan Planning

Buat list daftar tunggu penyewa kantine .
done unit A , unit lain tunggu indalek
done, yang lama 7 unit sdh di GA

done ( tenant PT Kredit Plus Tecnologi )
progress .

done
done
progress sesuai jadwal Otis
schedule 1 hari 1 car lift ( kecuali tanggal merah, sabtu dan minggu ) 1 hari 2 Unit
progress permintaan tagihan ke Quality
done

done , tunggu tenant yg minat , TRO Blast e mail ke all tenant
surat done , ke SGU , tunggu informasi
TRO koordinasi dengan Vendor dan security

eng akan cari datanya

ada di engineering
TEMUAN PATROLI
2-Apr-18
NO Description
1 Daun di area luar banyak yg kuning
2 Daun rumput melewati batas / kansteen jalan
3 Perapihan rumput di samping pagar luar sisi barat
4 Banyak pohon liar tumbuh di sele sela rumput
5 Pemasangan signed arah masuk Prominence
6 Peletakan barang barang ( jas hujan dll ) dalam post security
7 Appar jangan diletakkan dibawah meja hrs Dipasang di dinding

8 Pembuatan pagar stainless PM dan PK @ 2 unit
9 Bak sampah tdk terpasang plastik sampah
10 Lantai parkir menuju bck lobby srceed rusak
11 Lantai batu alam dan trap tangga sisi back lobby dr parkir area kusam
12 Plastik check list Hydrat sdh sobek , harap diganti
13 Lampu ceiling mau mati ( Flicker )
14 Pengganatan APAR yg expire dan penempatah di dinding
15 Meeting dengan marketing dan tenant PNX Petrolium Singapore ada beberapa opsi
Opsi 1: Pemakaian KWH meter diluar jam kerja ( 19.00 ~ 0700 ) menjadi tanggung jawab mereka
Opsi 2 : Pemakaian KWH meter Koridor mdiserahkan ke mereka
Penambahan untuk . Peralatan cleaning , petugas cleaning + 21 %
Buatkan perhitungannya
16 Pemasangan acrilik di Atas travo
Location PIC Remarks STATUS
all landscape
PM sisi timur landscape
sisi barat luar landscape
sisi barat, diatas pagar landscape
PM sisi timur GA / Quality Parkir sdh disampaikan ke Quality
PM sisi timur Security belikan box plastik
PM sisi timur Security
kecuali area labirin dan pintu
GA kecil samping pos PM timur
Parkir area Cleaner
lt Dasar Sipil Eng
lt Dasar Cleaner trial di cooting
all GA / Eng
depam Mor lt GF Eng
all sec / GA