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T EMA : P LATAFORMAS C OLABORATIVAS

Plataformas
Colaborativas
Eduexperts, (2017). DERECHOS Reservados ©.

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El software colaborativo es, sin duda, una de las herramientas más potentes a la hora de poder
compartir información. Este tipo de plataformas se usan tanto a nivel interno de una empresa
(entre trabajadores) como a nivel interempresarial, donde un grupo de empresas con intereses
comunes crean un repositorio de información accesible por todas ellas.

Bajo el concepto de cloud computing (computación en la nube), estas plataformas


proporcionan herramientas como foros de discusión, repositorio de archivos o planificadores de
tareas, entre otros.

Este trabajo colaborativo permite evitar formalismos organizativos, espontaneidad y fluidez, y


potenciar las capacidades individuales. Para ello, lógicamente, será necesario conocer las
políticas de la organización y los límites de maniobra de cada interviniente.

Es posible crear proyectos compartiendo información sobre ideas de proyecto y publicando


demandas de colaboración para proyectos con ideas maduras. Las herramientas de trabajo
colaborativo suelen disponer de gestores de proyecto (es decir, de agendas, tareas y grado de
avance, etc.).

Tener objetivos claros y estrategias comunes, tanto a nivel individual como colectivo, propicia
que las herramientas colaborativas faciliten los procesos conducentes a tener éxito. Es
importante considerar que la tecnología sólo es un medio, no una solución en sí misma.

Las plataformas colaborativas disponen de repositorios comunes que facilitan el seguimiento


de procesos y su trazabilidad, especialmente en procesos en los que intervienen varias partes.
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De esta forma, los proyectos se dividen en tareas que son asignadas a cada uno de los
integrantes del equipo.

La nueva filosofía empresarial basada en el trabajo en equipo permitirá, entre otros aspectos,
la identificación y desarrollo de proyectos fruto del diálogo colaborativo, oportunidades de
expansión a nuevos mercados, la participación en nuevos programas y proyectos, una mayor
agilidad en la gestión de procesos, una mejora en la información sobre riesgos, oportunidades
y una mayor fluidez de comunicación.

Aunque no existe una regla fehaciente para un correcto


desarrollo del trabajo en equipo por medio de plataformas
colaborativas, se recomiendan una serie de acciones que den
comienzo al mismo, lo que permitirá llevar a cabo un trabajo
de mayor calidad. Así, se podría comenzar por crear lugares
de discusión para problemas propios o bien para problemas
conjuntos (del sector o del grupo de empresas que están
¿Qué se puede hacer compartiendo información), proponiendo ideas de proyectos
para empezar a e iniciativas, con el fin de que maduren en el entorno
trabajar en
colaboración? colaborativo o se pudieran solicitar colaboraciones concretas
para ideas que ya se tienen maduras. Igualmente, se deberá
trasladar la gestión de trabajos conjuntos disponiendo de un
entorno que permita compartir discusiones, seguimiento de
planes de trabajo (agendas, cronogramas), documentos, etc.
Por último, es posible crear lugares de reposición de
información de interés común.

Aunado a esto, un buen sistema tecnológico permite tener éxito no sólo en la implementación
del proyecto en el equipo sino en la rentabilidad de la compañía.

El éxito de los proyectos es fundamental para la rentabilidad de las empresas. Cuando se logra
dominar el tema de la administración de proyectos y se logran los resultados esperados en
forma repetitiva, se puede volver hasta un proceso tan “adictivo”, que hay compañías que
deciden organizar su operación entera como una serie de proyectos. Todo se vuelve un proyecto.

Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades y de pronto se ven con proyectos atrasados
o que sobrepasan el presupuesto asignado. Para asegurar que un proyecto alcance sus objetivos,
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éste debe ser controlado durante todo el proceso, incluyendo las etapas (quizá más
importantes) de estimación y planeación. Especialmente las desviaciones de la ruta definida,
deben identificarse, o incluso predecirse, en forma inmediata. Esto permite al administrador
de proyectos realizar los pasos necesarios para guiar al proyecto en su camino hacia el éxito.

Existe una creciente gama de software para la administración de proyectos, diseñados para
apoyar en la planeación, soporte, gestión y control de los proyectos. Estos son algunos tipos de
funcionalidades que deben considerarse al seleccionar el software de administración de
proyectos que mejor convenga:

• Planeación y programación de proyectos


• Administración de recursos
• Administración del tiempo
• Administración de gastos
• Facturación de proyectos
• Análisis de proyectos

La planeación y programación de proyectos precisa, es esencial para el éxito de cualquier


proyecto. El software de administración de proyectos debe ser capaz de planear con total
certidumbre la serie de tareas del proyecto para garantizar su éxito desde el inicio.

Por otra parte, la administración de recursos, que incluye al personal, la maquinaria, el equipo,
etcétera, proporciona una representación de sus capacidades y disponibilidad. Además,
la gestión del tiempo y gastos, así como su aprobación, asegura que los proyectos
reflejen con precisión los costos reales. Una función integral para el reconocimiento de
ingresos y facturación asegura el cumplimiento de los requisitos de contrato y otros
estándares contables. La incorporación de análisis de proyectos y presentación de
informes, combinada con la administración de los procesos de negocio a lo largo del
proyecto, debe generar alertas importantes y comunicar el estado del proyecto de forma
puntual y al día. La facturación de proyectos precisa, asegura que las cuentas de clientes
sean administradas para mejorar el flujo de caja y la salud financiera de la organización
con el mínimo esfuerzo. La automatización de este proceso brinda facilidad y comodidad.

El conjunto ideal de herramientas para la administración de proyectos brindará una


funcionalidad completamente integrada de manera que:

• Las herramientas compartan el mismo medio de comunicación con el equipo. Por


ejemplo: web, intranet, servidor Exchange, correo electrónico, etc.
• La información pueda ser transferida automáticamente a otras herramientas.

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• La eficiencia y eficacia sean compatibles con el control automático de mensajes y flujo


de trabajo.
• Las aplicaciones siempre señalarán a los responsables de las acciones.

Las herramientas que proveen una


funcionalidad integral tienen típicamente
componentes diferentes para diversos
propósitos. Ya que comparten
información, es necesario que exista un
servidor de base de datos central.
Además, los usuarios pueden tener
diferentes herramientas dependiendo de
sus necesidades, todas ligadas a este
servidor central. Por ejemplo, el
administrador de proyectos requiere
acceso total al componente de planeación
y programación, mientras los otros
miembros del equipo necesitan acceder
sólo a las partes del plan que les
conciernen. Por otra parte, el administrador de la oficina de proyectos necesita acceso
completo a todo, información de riesgos y administración del cambio, mientras que otros
participantes únicamente requieren ver información e ingresar actualizaciones.

La mayoría de los proyectos utilizan herramientas de automatización para dar soporte a


algunas funciones del proyecto, aunque todavía hay un alarmante número de administradores
de proyectos que hacen todo utilizando hojas de cálculo. Es fácil darse cuenta por qué esto es
común todavía. Contar con un conjunto integrado de herramientas para la administración de
proyectos y ponerlo en operación, toma tiempo y esfuerzo, que inevitablemente coincide con
el lanzamiento del proyecto cuando todos están enfocados en las actividades principales, en
lugar de atender las funciones de soporte. Una vez que el equipo tiene tiempo de buscar un
conjunto de herramientas inteligentes, a menudo es muy tarde para eliminar las hojas de
cálculo ad hoc que están utilizando. De esta manera, el conjunto de herramientas para la
administración de proyectos necesita ser considerado antes de iniciar el proyecto, o bien, deben
enfocarse los recursos necesarios a esto, mientras el administrador del proyecto y su equipo se
dedican a atender lo prioritario.

Seleccionar e instalar un nuevo conjunto de herramientas de proyecto toma tiempo. Al igual


que con cualquier otra selección de software, los requerimientos o preferencias de
funcionalidad, aspectos técnicos y de soporte, deben ser comparados con las capacidades de
las aplicaciones de software disponibles al momento. Así como sucede con el proceso de
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selección, también toma tiempo finalizar la adquisición, instalar las aplicaciones y capacitar al
personal del equipo del proyecto. Lo más recomendable es que todo lo anterior sea considerado
y esté listo antes de iniciar un proyecto.

En la fase última del proyecto, las herramientas deben dar soporte a las actividades de cierre
cuando se integran los informes finales. Los datos deben ser almacenados con información
práctica como referencia para la planeación y estimación de nuevos proyectos, al mismo tiempo
que el conocimiento y los materiales deben transferirse a sistemas de administración del
conocimiento de manera que el conocimiento adquirido pueda ser utilizado para enriquecer
otros proyectos.

Algunos datos y herramientas como la documentación de usuarios y del sistema, la


administración de configuraciones, gestión de problemas y solicitudes de cambio, pueden ser
requeridos para el continuo soporte y mantenimiento del sistema. Para tener éxito en un
entorno de proyectos, la administración debe permear cada aspecto de la solución empresarial.
Las empresas que son capaces de satisfacer eficientemente las demandas de administrar su
cartera de proyectos, tienen una clara ventaja sobre sus competidores, ya que pueden ofertar
con más confianza al tener un mejor conocimiento de sus costos y crear pronósticos.

El pronóstico es una estimación numérica del futuro; es imposible conocer lo que pasará, pero
si sabemos qué y por qué ocurrió, podemos predecir en el futuro.

El pronóstico se usa para lidiar con la incertidumbre, que es en esencia la ausencia de


información. El proceso para elaborar el pronóstico se basa en recolectar información de
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muchas fuentes para integrarla a un modelo que nos permita tener un estimado del futuro, que
esté tan cerca de la realidad como el comportamiento del producto o servicio lo permita.

En una organización que tienen pronósticos adecuados seguramente algunos de los recursos no
serán utilizados de manera óptima, ya que habrá capacidad que no se esté utilizando y
materiales en exceso cuando el pronóstico se quede por encima de lo real, y en el otro extremo
se tendrán que pagar tiempos extra, expedición de materiales y posiblemente se ocasione un
daño a la relación con los clientes.

Debemos entender que los resultados del pronóstico no son solamente una serie de números,
sino que en muchos casos —basados en esos números— se generan compromisos, algunos de los
cuales pueden ser irreversibles, lo que trae como consecuencia impactos económicos y de nivel
de servicio al cliente.

Es importante que las empresas evalúen el costo aproximado que tiene cada porciento de error
de su pronóstico, como una herramienta para lograr la atención de la dirección a la mejora de
este proceso.

El pronóstico colaborativo es un gran primer paso en la búsqueda de una mayor integración


hacia modelos como el CPFR (Planeación, pronóstico y reemplazo colaborativo) y debe ser una
prioridad en las organizaciones que quieran enfrentar exitosamente los retos de la nueva
competencia global.

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“Sólo una cosa convierte en imposible un sueño: el


miedo a fracasar”.

Paulo Coelho

¡Ha concluido con este tema!

Referencias
• Benavides, A. (2013). Tecnología, la clave en la gestión de proyectos. Recuperado de:
http://www.logisticamx.enfasis.com/articulos/66153-tecnologia-la-clave-la-gestion-
proyectos
• Cortés, J. C. (2012). Forecast colaborativo, más lejos de la incertidumbre. Recuperado
de: http://www.logisticamx.enfasis.com/articulos/64300-forecast-colaborativo-mas-
lejos-la-incertidumbre
• CYBERSUDOE. (2010). Plataformas de Colaboración Interempresarial. Recuperado de:
http://www.cybersudoe.eu/es/actualidades/plataformas.html

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