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Tema 5

Manuales o Guía del usuario


Definición

Una Guía de usuario, también conocida como Manual de usuario, es un documento


de comunicación técnica destinado a dar asistencia a las personas que utilizan un sistema en
particular. Por lo general, este documento está redactado por un escritor técnico, como por ejemplo
los programadores del sistema o los directores de proyectos implicados en su desarrollo, o el
personal técnico, especialmente en las empresas más pequeñas.

Las Guías del usuario son más comúnmente asociadas con los productos electrónicos,
como computadoras y programas.

La mayoría de las guías de usuario contienen tanto una guía escrita como imágenes asociadas. En el
caso de las aplicaciones informáticas, es habitual incluir capturas de pantalla de cómo el programa
debería ser, y manuales que a menudo incluyen diagramas claramente detallados y sencillos que
detallan los pasos a realizar por el usuario para llevar a cabo las distintas opciones disponibles. El
lenguaje utilizado deberá ser sencillo, dirigido a una audiencia que podrá no entender un lenguaje
demasiado técnico.

Secciones básicas del manual de usuario

Las secciones de un manual de usuario a menudo incluyen:

1. Una página de portada.

2. Una página de título.

3. Una página de derechos de autor.

4. Un prefacio, que contiene detalles de los documentos relacionados y la información sobre


cómo navegar por la guía del usuario.

5. Una sección de introducción, que incluye:

1. Una breve descripción del sistema y su finalidad.

2. Una sección de novedades desde la última versión.

6. Una sección de requisitos previos necesarios para usar el sistema, que incluye:
1. Conocimientos mínimos del usuario

2. Requisitos técnicos previos, incluyendo:

1. Capacidades técnicas mínimas del equipo

2. Software asociado necesario

3. Mecanismo para acceder al sistema

7. Una sección de instalación y configuración

8. Una guía sobre cómo utilizar al menos las principales funciones del sistema, es decir,
sus funciones básicas.

9. Una sección de solución de problemas que detalla los posibles errores o problemas que
pueden surgir, junto con la forma de solucionarlos.

10. Una sección de preguntas frecuentes.

11. Dónde encontrar más ayuda, y datos de contacto.

12. Un Glosario y, para documentos más grandes, un Índice.

13. Modalidad de pagina

Manuales y guías de programas informáticos

Los Manuales de usuario y Guías de usuario para la mayor parte de las aplicaciones de software
contienen comúnmente todos los contenidos detallados en el apartado anterior. Sin embargo,
algunos documentos tienen una estructura más fluida con muchos enlaces internos.

El término guía se suele aplicar a un documento que aborda un aspecto específico de un producto de
software. Algunos ejemplos son: Guía de Instalación o Guía de Introducción.

En algunos sistemas software de negocios, donde los grupos de usuarios tienen acceso sólo a una de
la funcionalidad total de la aplicación, es bastante aconsejable preparar una guía de usuario para
cada grupo. Las mismas que contienen por separado una Guía del Administrador y las distintas
Guías de Usuario, además de una Guía para desarrolladores. Estos manuales son una herramienta
valiosa para el entrenamiento en el trabajo.

Tipos de manuales

Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos e información en
forma sistémica y organizada. También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de
guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar.
Pueden distinguirse los manuales de:

 Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican
la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.
 Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a
cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma
diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple
 Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y
dirección de una empresa en particular.
 Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para
emprender alguna actividad de manera correcta.
 Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares,
tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.
 Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen,
hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre
adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los
derechos y obligaciones en el ámbito laboral.
 Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que
se acceden en un puesto preciso.
 Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo
normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre
expresándose en forma clara.
 Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a
la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.
 Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado
por otro grupo de manuales.
 Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa en
cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de
la organización.