MANAJEMEN

PENGENDALIAN 2

Oleh:

Averos Ramadhan Syahlani (1515351100) (3)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

206/2017
Langkah-Langkah Dalam Proses Pengendalian

Secara umum, pengendalian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut:

1. Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-
titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut
guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan
itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah
ditetapkan.
2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga
penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3. Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah
ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya
beada dalam kendali.

4. Pembandingan Pelaksanaan dengan Standard an Analisa Menyimpang

Tahap kritis dari proses pengendalian adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan
pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini
paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya
penyimpangan (deviasi).

5. Mengambil Tindakan Korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan
penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan
penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat,
terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan
koreksi itu harus dikenakan.
Kulitas Sistem Pengendalian Yang Efektif

Pada Sistem pengendalian yang efektif cenderung mempunyai beberapa karakteritik itu
berbeda-beda sesuai dengan situasinya namun dapat digeneralisasikan dengan ciri-ciri yakni:

1. Ketepatan, sebuah sistem pengendalian yang menghasilkan informasi yang tidak tepat dapat
membuat manajemen lupa mengambil tindakan manakala seharusnya bertindak atau menanggapi
suatu masalah yang sebetul tidak ada,

2. Tepat Waktu, pengendalian seharusnya menggugah perhatian para manajer terhadap

penyimpangan tepat pada waktunya guna mencegah akibat serius terhadap kinerja sebuah unit,

3. Hemat, sebuah sistem pengendalian harus hemat dalam penerapanya, dan harus bisa
memberikan manfaat dalam kaitannya dengan biaya yang ditimbulkannya,

4. Fleksibel, bisa menyesuaikan dengan perubahan yang tidak bersahabat atau untuk
mamanfaatkan peluang baru,

5. Bisa dipahami, oleh para penggunaannya,

6. Kriteria (standar) yang masuk akal, bisa dicapai karena bila kriteria itu terlampau tinggi atau
tidak masuk akal, maka tidak akan lagi memotivasi,

7. Penempatan yang strategis, para manajer tidak mungkin mengendalikan segala sesuatu yang
berlangsung dalam organisasi, seandainya mampu manfaatkanya tidak akan dapat menutupi
biayanya,

8. Tekanan pada perkecualian, para manajer yang tidak mampu mengendalikan semua
kegiatanya, seharus menempatkan alat pengendali strategis ditempat di mana alat itu dapat
meminta perhatian hanya bagi perkecualian,

9. Multikriteria, para manajer dan karyawan akan berusaha untuk “tampil bagus” pada kriteria
yang dikendalikan. Multi Kriteria mempunyai dampak positif ganda, karena lebih sulit
dimanipulasi ketimbang kriteria tunggal. Kriteria tersebut dapat mengurangi usaha untuk sekedar
tampil “bagus”, juga karena kinerja jarang dapat dinilai secara obyektif dari satu indikator saja,
multi kriteria memungkinkan penilaian kinerja yang lebih akurat,
10. Tindakan koreksi, sebuah sistem pengendalian yang efektif bukan saja menunjukkan kapan
terjadi penyimpangan yang berarti dari standar, melainkan juga menyarankan tindakan apa yang
harus diambil untuk membetulkan penyimpangan tadi.

Alat Bantu Pengendalian Manajerial

Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengendalian
menjadi lebih efektif. Dua teknik yang paling terkenal adalah manajemen dengan pengecualian
(management by exception) dan sistem informasi manajemen (management information sys-
tems)-Management By Exception ( MBE ).

Management By Exception (MBE), atau prinsip pengecualian, memungkinkan manajer

untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengendalian yang paling kritis dan
mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-
variasi rutin. Hal ini dapat dipraktekkan oleh manajer-manajer penjualan, produksi, keuangan,
personalia, pembelian, pengendalian mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Bahkan
manajer-manajer lini pertama dapat mempergunakan prinsip ini dalam pengendalian harian me-
reka.

Pengendalian yang ditujukan pada terjadinya kekecualian ini murah, tetapi penyimpangan
baru dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana. Biasanya pengendalian ini dipergunakan untuk
operasi-operasi organisasi yang bersifat otomatis dan rutin.

Management - Information System ( MIS ). Sistem informasi manajemen atau management-

information system memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
perencanaan dan pengendalian dengan efektif. MIS dapat didefinisikan sebagai suatu metoda
formal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat
dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi fungsi
perencanaan, pengendalian dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif. MIS adalah
sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang direncanakan agar
keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem menyediakan informasi
waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian-kejadian di dalam dan di luar
organisasi.
Berbagai Teknik dan Metode Pengendalian

Metode-metode pengendalian bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengendalian

non-kuantitatif dan pengendalian kuantitatif.

Pengendalian Non-kuantitatif

Pengendalian non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk

mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah:

1) Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan

untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
2) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic
dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
3) Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi
yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif
lebih cepat.
4) Evaluasi pelaksanaan. Evaluasi merupakan suatu penilaian akhir dari suatu kegiatan
dan tindakan apa yang selanjutnya diambil.
5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini
dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis
dan dipecahkan bersama.

Pengendalian Kuantitatif

Pengendalian kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi.

Beberapateknik yang dapat dipakai dalam pengendalian kuantitatif adalah:

1. Anggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana
pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh.
Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah
disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan.
Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengendalian.
 2. Audit
Metode pengawasan efektif lainnya adalah dengan menggunakan pemeriksaan
akuntan (auditing),yaitu suatu proses sistematik untuk memperoleh bukti secara obyektif tentang
pernyataan-pernyataan berbagai kejadian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria
yang telah ditetapkan, dan penyampaian hasil-hasilnya kepada para pemakai yang
berkepentingan.

3. Analisis break-even
Analisa “break-even” adalah peralatan yang berguna untuk menjelaskan hubungan biaya,
volume, dan laba. Analisa ini menggunakan konsep yang sama seperti dalam peyiapan anggaran
variabel. Analisa break-even menganalisa dan menggabarkan hubungan biaya dan penghasilan
untuk menentukan pada volume berapa (penjualan atau produksi) agar biaya total sama dengan
penghasilan total sehingga perusahaan tidak mengalami laba atau rugi.

4. Analisis rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka
dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas
posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran
finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

5. Bagan dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti:
a. Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta
menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan
antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.

b. Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)

Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengendalian proyek – proyek yang bersifat
kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan
tertentu dan dibatasi oleh waktu
 DAFTAR PUSTAKA

T. Hani Handoko 2001 Manajemen, Edisi 2 BPFE Yogyakarta