You are on page 1of 7

Planificación del estudio

El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización


& Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las
principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el
objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que
obstaculicen o dispersen el trabajo.
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe
llevarse a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para
determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben
realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más
apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de
solución.

La planificación debe llevar:

 Determinar las necesidades específicas que existen dentro del


campo de aplicación y la identificación del problema que
requiere atención prioritaria.
 Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión
del problema.
 Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que
se requerirán para resolver el problema.
 Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán
necesarios para resolver el problema, así como las técnicas
administrativas
 Antecedentes y justificación del estudio
 Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se
esperan obtener
 Alcance y limitaciones del estudio
 Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
 Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en
cada acción o fase del estudio
 El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o
terminación de cada acción o fase del estudio
 Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para
conducir la investigación
 La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases
del estudio
 Los programas auxiliares de información y orientación acerca
de la naturaleza y propósitos del plan.

El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al


momento de la observación de los hechos, para disponer de un
historial completo del caso que permita:

 Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de


cambio que se implementen.
 Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados
parciales con los planes y programas respectivos.
 Facilitar la información al personal para que conozca los
objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por
hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o
recomendaciones para mejorarlo.
 Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados,
constituyen la mejor fuente de información para realizar
trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como
un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que
realiza el estudio.

Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los


datos son la investigación documental, la entrevista, el
cuestionario y la observación directa. La elección de las diversas
técnicas está en función de los objetivos de la investigación, de la
naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban
obtenerse, pero sobre todo de la visión y criterio del Analista.

Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de


Organización & Métodos es importante cubrir con aquella
información que permita:

 Definir los objetivos del área afectada


 Conocer la estructura orgánica actual
 Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas
relacionadas con el problema en estudio.
 Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de
trabajo, que tengan relación con el problema.
 Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional,
relaciones internas y externas del personal, canales de
comunicación.

Análisis de la información

Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos


del estudio de Organización & Métodos, para someterlos a un
proceso de análisis o examen crítico que permita descubrir los
problemas y establecer cuáles son las causas que impiden la
operación normal del sistema, procedimiento o método de trabajo,
generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de
su desarrollo.

Las actividades que conforman la fase del análisis de la información


deben desarrollarse en la siguiente secuencia:

 Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en


mente el objetivo del estudio.
 Describir claramente el problema o los problemas principales
detectados.
 Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos
sus detalles o particularidades.
 Examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus
elementos componentes.
 Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación
elegido, realizando comparaciones y buscando analogías o
discrepancias con otros hechos similares.
 Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
considerándolos individualmente y en conjunto, tomando en
cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan en
forma aislada y por sí solos, sino que son también causa-efecto
de las circunstancias del ambiente interno y externo que los
rodea.
 Formular un diagnóstico de la situación, identificando y
explicando las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos.
Elaboración y presentación del informe final

Comprende la elaboración de un documento que describe los


hallazgos y las alternativas de cambio o solución a los problemas
detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones que a
criterio del investigador permitirán un mejor desarrollo
administrativo dentro del área evaluada.

La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones


posibles que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas,
sino que conviene seleccionar solamente las más viables y las que
puedan ocasionar mayor impacto en los interesados. Cada opción
debe ser acompañada de la estimación de costos, los requerimientos
de recursos, así como la descripción de sus ventajas y limitaciones.

Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un


estudio de Organización & Métodos, se deben tener presentes las
siguientes consideraciones y/o sugerencias:

 No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la


realización del estudio.
 La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden
ser valiosas, pero debe combatirse la tendencia a apegarse a
soluciones que sigan ciertos patrones establecidos dentro de la
organización.
 Es de suma importancia que a quienes resulten directamente
afectados por los cambios y recomendaciones se les de
oportunidad de participación en las evaluaciones antes de que
se tomen las decisiones finales.
 Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables,
entendiéndose por ellas las que dentro de las condiciones que
prevalecen dentro del área objeto de estudio sean las más
factibles de aproximarse a la realidad.
 Considerar las limitaciones que puedan emanar de
disposiciones jurídicas y administrativas cuando presenten
dificultades para su modificación.
 Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de
cooperación por parte de más de una unidad, cuando esta sea
difícil de lograr.
 Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a
mejores resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios y
opiniones del personal que labora dentro del área de estudio y
de otras personas ajenas a ella, así como la asesoría de
especialistas en campos determinados.

La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o


tomar una decisión dentro del tiempo mínimo requerido y con el
aprovechamiento adecuado de los recursos disponibles, para obtener
resultados en un corto plazo.

Implementación y seguimiento

Se refiere a la puesta en práctica de el nuevo sistema y comprende la


integración de los recursos humanos y materiales necesarios y la
ejecución del programa previsto bajo la supervisión y asesoría del
Analista creador del sistema.

Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los


cuales son:

 Formulación de un programa para la implementación del nuevo


sistema.
 Integración de los recursos humanos y materiales que sean
necesarios.
 Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa
de implementación a los responsables de la ejecución del
programa.
 Ejecución del programa.

En la formulación del programa de implementación del nuevo


sistema debe determinarse las actividades que deberán desarrollarse
y la secuencia de su realización, las cuales pueden representarse a
través de un diagrama o cronograma de actividades.

Para prevenir los obstáculos y la resistencia al cambio de quienes se


vean afectados por los nuevos métodos de trabajo es necesario
incluir programas de información y orientación sobre la naturaleza,
propósito y bondades del nuevo sistema.
La ejecución del programa debe responder adecuadamente a la
sencillez o complejidad de los nuevos sistemas, no existe una sola
metodología para realizarla, por lo que dependiendo de los cambios
que se deseen implementar se deberá elegir entre alguna o varias de
los métodos que se describen a continuación:

 El método instantáneo
 El proyecto piloto
 La implementación en paralelo
 El método parcial o por aproximaciones sucesivas

El método de implementación instantáneo es el más aconsejable y el


más aceptado en la práctica.

Es una forma fácil de implementar los nuevos sistemas a menos de


que los cambios por sencillos que sean impliquen utilización de
equipo diferente y desconocido para el personal o exista alto grado
de resistencia al cambio.

El método de implementación a través del proyecto piloto consiste


en realizar un ensayo del nuevo sistema en tan solo una parte del
total de la organización, con la finalidad de medir su eficacia. Debe
entenderse por esto que sólo es posible cuando existe una relativa
semejanza en las condiciones que imperan dentro del área objeto de
estudio o de la organización como un todo.

Cuando se trata de la implementación de proyectos complejos y


riesgosos para la organización, es recomendable utilizar el método de
implementación en paralelo, el cual consiste en la operación
simultánea por un período determinado de tiempo tanto del sistema
tradicional como del que se va a implementar.

El método de implementación parcial o de aproximaciones sucesivas


es el más adecuado para implementar sistemas de gran magnitud y
riesgo para la organización, puede afirmarse que para estos casos es
el único que permite realizarla con éxito. Consiste en seleccionar
parte del nuevo sistema o pequeñas porciones del mismo e
implementarlas procurando no causar graves alteraciones y avanzar
al siguiente paso solamente hasta que se haya consolidado
suficientemente el anterior.