CHECKING/

SIKLUS PEMERIKSAAN

Pertemuan 7
10 November 2016

1
Checking & corrective actions

z Monitoring
M it i and d measurementt
z Evaluation of Compliance
z Non-conformance,, corrective and
preventive action
z Control of Records
z EMS audit (Internal Audit )

2
CHECK

4.5.1 PEMANTAUAN
DAN PENGUKURAN

3
Interpretasi Klausul
9 Hasil pemantauan dan pengukuran harus direkam,
terutama informasi yang berhubungan dengan : kinerja
lingkungan pengendalian operasi yg relevan,
lingkungan, relevan kesesuaian
terhadap tujuan, sasaran serta program manajemen
lingkungan.
g g
9 Organisasi harus mengkalibrasi peralatan untuk
pemantauan dan pengukuran, yang mempunyai dampak
penting terhadap lingkungan yang juga dipasang pada
unit/ alat pengendali pencemaran lingkungan.

4
Monitoring and measurement
9 Procedures to monitor process parameters that
affect environmental impacts
9 Record
R d performance
f against
i t objectives
bj ti & targets
t t
9 Calibration records of monitoring equipment
9 Periodically
P i di ll evaluate
l compliance
li with
i h relevant
l
environmental legislation and regulations

5
Pertimbangan dlm Pemantauan & Pengukuran

9 Fokus pada :
- Aspek Lingkungan Penting
- Kebijakan lingkungan
- Tujuan, Sasaran, Program
9 Perlunya pengetahuan dalam
- Isu lingkungan
- Proses yang ada
- Metodologi dan terminologi pengukuran
- Peraturan yang ada/berlaku

6
4.5.2. EVALUASI
PENAATAN

7
Interpretasi Klausul
9 Organisasi sebaiknya menetapkan, melaksanakan
dan memelihara prosedur evaluasi secara periodik
mengenai penaatan terhadap persyaratan
peraturan perundangan yg berlaku untuk aspek
lingkungannya sebagai bagian dari komitmennya
terhadap penaatan. Organisasi sebaiknya
merekam hasil-hasil evaluasi tersebut.

8
Metoda yg dapat digunakan untuk menilai penaatan
termasuk proses-proses seperti :

9 Audit internal / Audit eksternal

9 Kajian dokumen dan atau rekaman
9 Pemeriksaan fasilitas
9 Wawancara
9 Kajian proyek atau pekerjaan
9 Analisis sampel yg rutin dan atau hasil-hasil uji dan atau
verifikasi pengambilan contoh pengujian
9 Kunjungan keliling/Pengamatan langsung

9
4.5.3.
4 53
Ketidaksesuaian,
Tindakan Koreksi
dan Pencegahan

10
4.5.3. Ketidaksesuaian, Tindakan Koreksi
dan Pencegahan
a)) O
Organisasi
i i harus
h membuat
b d memelihara
dan lih
prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan
kewenangan g dalam p penanganan
g dan p
penyelidikan
y
ketidaksesuaian, pengambilan tindakan untuk
mengurangi setiap dampak yang ditimbulkan serta
untuk memulai dan menyelesaikan tindakan koreksi
dan pencegahan.
b) Set
Setiap
ap ttindakan
da a koreksi
o e s atau pe
pencegahan
cega a ya yangg
diambil untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang terjadi dan yang berpotensi
untuk terjadi harus sesuai dengan besarnya
masalah dan sepadan dengan dampak lingkungan
yang dihadapi.
11
c). Organisasi harus menerapkan dan merekam setiap
perubahan ke dalam prosedur terdokumentasi yang
disebabkan oleh tindakan koreksi dan
pencegahannya.

12
Interpretasi klausul 4
4.5.3.
53
9OOrganisasi
i i harus
h mempunyaii prosedur
d untuk k
menetapkan tanggung jawab dan wewenang dalam
:
™ menangani dan menyelidiki ketidaksesuaian
™ mengambil tindakan perbaikan dan mengurangi
dampak yang timbul
™ Melakukan tindakan pencegahan

9 Organisasi harus mempertimbangkan personil yang

bertanggung jawab dalam membuat laporan
ketidaksesuaian. Personil tersebut sebaiknya
mempunyai pengetahuan yang memadai tentang
SML.
13
Non-conformance, corrective &
preventive actions
9 Procedures on how to react to non-conformances,
with follow
f up corrective & preventive actions
9 Allocate responsibilities
9 Implement & document recommended changes

14
Non-conformance, corrective &
preventive actions – definitions
9 Non-conformance
9 Deviations from prescribed performance
9 Non-conformance corrections
9 Remedial action taken to mitigate the environmental
impact of non-conformance
non conformance
9 Corrective action
9R
Reactive
ti action
ti ttaken
k tto eliminate
li i t or minimise
i i i ththe
recurrence of the problem
9 Preventive action
9 Proactive action taken to minimise the potential for non-
conformances

15
Ketidaksesuaian dapat timbul akibat :

ƒ Penyimpangan terhadap peraturan atau

persyaratan lingkungan lainnya.
ƒ Penyimpangan
P i t h d persyaratan
terhadap t ISO 14001
ƒ Penyimpangan terhadap prosedur
ƒ Tidak
Tid k tercapainya
i tujuan
j d sasaran
dan
ƒ Terjadinya keadaan darurat, seperti tumpahan
bahan kimia dalam jumlah yang sangat besar
ƒ Hasil audit internal maupun eksternal.

16
Apabila timbul perubahan akibat dari tindakan
perbaikan/pencegahan, maka organisasi
harus merekam setiap :

¾ Perubahan prosedur
¾ Perubahan sistem pelatihan
¾ Perubahan
P b h kualifikasi
k lifik i jabatan,
j b t t gg g
tanggung
jawab dan wewenang
¾ Perubahan kebijakan lingkungan

17
4.5.4.
PENGENDALIAN
REKAMAN

18
Pengendalian Rekaman
9 Organisasi harus membuat dan memelihara
prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan
penempatan rekaman lingkungan.
lingkungan
9 Rekaman harus mudah dibaca dan dimengerti,
dapat diidentifikasi dan dapat ditelusuri ke
kegiatan, produk atau jasa yang terkait.
9 Rekaman
e a a harus
a us ddipelihara,
pe a a, sesua
sesuai de
dengan
ga
kebutuhan sistem dan organisasi untuk
menunjukkan kesesuaiannya dengan persyaratan
yng tercantum dalam ISO 14001

19
Records
9 Records shall be maintained,
9 As appropriate to the system and organisation
9 To DEMONSTRATE conformance to the requirements of
this standard
9 For each “establish & maintain p procedures” expect
p
to find a record or verbal evidence, confirmed by
sampling

20
Records
9 ISO 14001 contains requirements for procedures
on how to handle environmental records:
9 To be legible
legible, identifiable
identifiable, traceable to activity involved
9 To be stored & maintained so they are easily retrieved &
protected against spoilage
9 Retention times to be defined & recorded

21
Rekaman – Rekaman yang diperlukan,
misalnya :
9 Informasi mengenai penaatan terhadap persyaratan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan persyaratan lain yang
diikuti oleh organisasi.
9 Rincian ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan dan
pencegahan
9 Hasil audit sistem manajemen lingkungan dan tinjauan
manajemen
9 Informasi atribut lingkungan dari produk
9 Bukti pemenuhan tujuan dan sasaran
9 Informasi mengenai keikutsertaan dalam pelatihan
9 Hasil
H il pemeriksaan
ik l
lapangan (i
(inspeksi)
k i) dari
d i kegiatan
k i k lib i
kalibrasi
9 Hasil pengendalian operasional ( pemeliharaan, perancangan
g
kegiatan) )
22
Pengendalian terhadap rekaman-rekaman tersebut
adalah penting untuk keberhasilan pelaksanaan
SML Kunci utama dari pengendalian rekaman
SML.
lingkungan mencakup identifikasi, pengumpulan,
pembuatan indeks,, p
p pengarsipan,
g p ,p penyimpanan,
y p ,
pemeliharaan, pencarian/pengambilan dan
penyimpanan rekaman.

23
Audit Internal
Organisasi
O i ih harus membuat
b d
dan memelihara
lih program d dan
prosedur untuk pelaksanaan audit SML secara berkala,
agar
g dapat
p :
1. Menetukan apakah sistem manajemen lingkungan :
a. Memenuhi pengaturan manajemen lingkungan yang
sudah direncanakan atau tidak, termasuk persyaratan
yang tertera dalam Standar.
b Telah diterapkan dan dipelihara secara baik atau belum
b.
2. Memberikan informasi tentang hasil audit kepada
manajemen.

24
EMS (internal) audits
9 Shall have procedures for periodic EMS audits to
determine if EMS:
9 Conforms to the plan and this Standard
9 Has been implemented and supported
9 Provide information on audit results
to management

25
EMS (internal) audits
9 Programme & schedule shall reflect
9 Potential environmental impact of activity
9 Results of the previous audit
9 Procedures cover:
9 Audit scope/frequency/methodology
9 Responsibility/auditor requirements
9 How to report findings

26
Interpretasi klausul 4
4.5.5.
55
9 Organisasi harus mempunyai program dan prosedur
untuk pelaksanaan audit SML
9 Secara
S umum tujuan
t j audit
dit adalah
d l h:
1. Audit kesesuaian, yaitu kesesuaian SML organisasi
dengan standar ISO 14001
2. Audit kepatuhan, yaitu kepatuhan organisasi
terhadap peraturan lingkungan yang berlaku
3. Audit efektivitas, yaitu menguji efektivitas penerapan
SML organisasi
4. Audit kemajuan, yaitu menguji kemajuan
pencapaian
p p tujuan
j dan sasaran serta ppelaksanaan
program manajemen lingkungan 27
9 Penentuan program audit, termasuk jadwalnya ditentukan
berdasarkan tingkat kepentingan lingkungan dari suatu
kegiatan/bagian/unit.
kegiatan/bagian/unit
9 Audit internal atas sistem manajemen lingkungan tidak
harus dilaksanakan oleh personil internal organisasi ,
sehingga organisasi dapat saja menggunakan pihak auditor
eksternal untuk mengaudit internal sistem manajemen
lingkungannya.
9 Organisasi harus menjamin bahwa kompetensi personil
yang melaksanakan audit sistem manajemen
lingkungaannya dapat dipertanggungjawabkan.

28
4.6. TINJAUAN
MANAJEMEN

29
4 6 Tinjauan Manajemen
4.6.
9 Manajemen puncak organisasi harus mengkaji
sistem manajemen lingkungan sesuai dengan
jadwal yang ditentukan untuk menjamin
kesesuaian kecukupan dan keefektifan secara
kesesuaian,
berkelanjutan. Proses ini memungkinkan
manajemen
j melakukan evaluasi.
9 Pengkajian manajemen harus membahas
kemungkinan perlunya perubahan , kebijakan,
tujuan dan unsur-unsur lain dari sistem
manajemen lingkungan, berdasarkan laporan
hasil audit sistem manajemen lingkungan,
lingkungan
perubahan keadaan dan komitmen atas
penyempurnaan secara berkelanjutan.
30
Masukan-masukan untuk tinjauan
manajemen dapat mencakup :
™ Hasil-hasil audit internal dan evaluasi penaatan
terhadap persyaratan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan persyaratan yang
diikuti oleh organisasi
™ Komunikasi dari pihak luar yang terkait,
terkait termasuk
keluhan keluhan
™ Kinerja
e ja lingkungan
g u ga o organisasi
ga sas
™ Tingkat pencapaian tujuan dan sasaran
™ Status tindakan perbaikan dan pencegahan
™ Tindak lanjut yang dilakukan dari tinjauan
manajemen
j sebelumnya.
y
™ Rekomendasi untuk perbaikan 31
Management review
9 Top management shall review management
system at pre-defined intervals :
9 To check its relevance & effectiveness
9 To
T collect
ll allll relevant
l iinformation
f i
9 According to a documented procedure

32
Management review
9 Shall determine whether policy, objectives and
procedures need changing based on:
9 Audit findings
9 Changing operational conditions
9 Commitment to continual improvement
p

33
Management review - process
ƒ EMS AAudit
di Report
R
ƒ Performance Review Reports
ƒ Complaints from interested parties
ƒ Progress report on environmental
objectives Necessary changes to:
ƒ Non-conformance reports
9 policy
ƒ Statistics from monitoring
ƒ Communication with authorities 9 objectives & targets
ƒ Changes
g in production facilities, processes 9 other elements of
ƒ Changes in legislation, government policy
9 the EMS
ƒ Competition, interested parties
ƒ Technology, knowledge changes

34
Perubahan keadaan termasuk :
9 Perubahan dalam produk, kegiatan dan jasa
organisasi
9 Hasil-hasil
H il h il evaluasi
l i aspek-aspek
k k lingkungan
li k d i
dari
yang telah direncanakan
9 Perubahan persyaratan-persyaratan
persyaratan persyaratan perundangan
yang berlaku atau persyaratan lain yg diikuti oleh
o ga sas
organisasi
9 Pandangan dari pihak-pihak berkepentingan
9 Kemajuan ilmu dan teknologi
9 Pelajaran yang dipelajari dari situasi darurat dan
kecelakaan
35
Pelaksanaan Perbaikan Berkelanjutan

Perbaikan
P b ik berkelanjutan
b k l j adalah
d l h sifat
if utama dari
d i
sistem manajemen lingkungan yang efektif.
Perbaikan ini dapat
p dicapai
p melalui analisis akar
penyebab dari kekurangan SML tersebut. Sumber-
sumber informasi yang berguna utk perbaikan
berkelanjutan misalnya :
berkelanjutan,
ƒ Pengalaman yang didapat dari tindakan perbaikan
dan pe
da pencegahan,
cega a ,
ƒ Hasil kemajuan menuju pencapaian tujuan dan
sasaran,
ƒ Pandangan dari pihak-pihak berkepentingan
termasuk pegawai, pelanggan dan pemasok.

36
Sehingga, agenda pengkajian manajemen
meliputi :
9 Evaluasi kinerja lingkungan terhadap tujuan dan
sasaran
9 Kepatuhan
K t h terhadap
t h d peraturant li k
lingkungan yang
relevan
9 Mengkaji kebijakan lingkungan,
lingkungan tujuan,
tujuan sasaran
9 Mengkaji hasil audit sebelumnya
9 Mengkaji bagaimana organisasi menunjukkan
komitmennya terhadap perbaikan berkelanjutan
9 Mengkaji pandangan dari pihak-pihak
pihak pihak yang terkait.
terkait

37
TERIMA KASIH.....

38