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UNIDAD II: SIGNIFICADO DE LA ADMINISTRACIÓN DE UNA EMPRESA

Para mejorar la administración de una empresa cualquiera que esta sea, es importante entender su significado en la forma más completa posible, así como entender los factores que influyen en ella. El hombre ordena y controla concientemente el intercambio de recursos materiales entre él y la naturaleza, poniendo en acción y orientando en cierto modo sus fuerzas y conocimientos: los materializa y finalmente domina ciertos procesos naturales, modificándolos y sometiéndolos a su voluntad, es decir, el hombre dirige tanto su persona como los procesos existentes fuera e independientemente de sus conciencia y voluntad. En este sentido, la administración en todo caso, bajo la forma ejercida por el hombre, se halla en constante correlación con la transformación de la naturaleza. Esta unidad entre la actividad productiva y la administración se hace evidente incluso al observar superficialmente la actividad conjunta de los hombres. Pero el hombre es un ser social y su actividad individual es también social. Estas es la razón por la que la administración debe conceptualizarse como una función social. La administración ofrece una seria de elementos que ayudan a iniciar y a mantener en operación a un organismo social. No hay duda de la valiosa ayuda que significa la administración empírica, ya que esta ofreció las bases para la aplicación de conocimientos más técnicos y científicos de la administración moderna; con esto las sociedades están en condiciones de complementar sus experiencias, adaptando las facilidades científicas que ofrece la administración, ya que en el mundo actual ésta ofrece la opción de aplicarla a muy diversos sectores de la economía (Gobierno, Industria, Comercio, Agricultura, Ganadería, etc.), y como aprovechar al máximo los recursos de operación de que dispone un organismo social (Personal, Capital, Materiales, etc.). la administración reúne y combina factores de la producción, incrementando la productividad de los distintos sectores de la economía a través de la efectividad y eficiencia. Se puede concluir que la función de l administración, en forma general, es lograr el mejor funcionamiento del sistema, la obtención del máximo efecto útil con el mínimo esfuerzo y gasto.

2.0. FUNCION Y FIN DE LA ADMINISTRACIÓN

La función de la administración consiste en lograr que las actividades de una empresa produzcan los resultados originalmente planeados. La administración es el elemento

empresarial que tiene que tomar decisiones y es el elemento responsable de la formulación de su política de trabajo, acción, directriz y de la supervisión para que éstas se lleven a cabo. Puede decirse que una actividad ha tenido éxito cuando logra dos objetivos estrechamente relacionados:

  • 1. Éxito en la administración empresarial. (la empresa analizada en su orden interno).

  • 2. Éxito en el sentido económico. (comercial o social, la empresa analizada por

sus resultados). Hay que hacer dos puntualizaciones antes de enunciar los fines de la administración:

en primer lugar, como se ha puesto al servicio de los objetivos que trata de alcanzar, la

administración se presenta como una actividad instrumental frente a un conjunto de fines coordinados; en segundo lugar como esta apoyada en objetivos a largo plazo y cuya configuración varía según los casos concretos, la actividad directiva no puede encerrarse solamente en modelos teóricos o esquemas idealizados, debe generar reglas de acción formales, o principios y procedimientos uniformes, susceptibles de resolver los problemas y promover invariablemente los mejores resultados. En el análisis de las finalidades que gobiernan la acción de los administradores debe hacerse referencia a tres grandes “DIMENSIONES”, características de la administración:

  • La personalidad de los dirigentes

  • La naturaleza de las empresas y su organización y

  • El medio ambiente

Por consiguiente los fines de la administración son:

  • a) Dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia un fin

común.

  • b) La obtención de una mayor eficiencia técnica, es decir, lograr en el campo de actividad la mejor ejecución de las acciones.

  • c) Una mayor y más racional utilización de recursos.

  • d) La integración del esfuerzo humano en el proceso productivo de bienes y servicios.

  • e) Asegurar la cooperación de todos los recursos humanos que participan en la empresa, reduciendo y eliminando los conflictos laborales.

  • 2.1. CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN

    • La administración sigue un propósito. Una condición de la administración es un objetivo, sea éste implícito o enunciado específicamente.

    • Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración influye en su medio ambiente.

    • Está asociada generalmente a los esfuerzos de un grupo,. Todo organismos acciona para alcanzar determinados objetivos, los que se logran más fácilmente por medio de un grupo y no solo por una persona.

    • Se logra mediante el esfuerzo. Para participar en la administración se requiere superar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y lograr que las tareas se cumplan coordinando el esfuerzo de otros.

    • La efectividad administrativa requiere el uso de conocimientos, iniciativa, aptitud y práctica.

    • La administración es intangible, su presencia se demuestra por el resultado de esfuerzos.

  • 2.2. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

    • La administración se aplica a todo tipo de empresa.

    • El éxito de un organismo depende directamente de la calidad de su administración.

    • Una adecuada administración eleva la productividad.

    • La eficiencia técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo empresarial.

    • La administración coordina y optimiza todos los recursos para lograr sus objetivos con la máxima eficiencia.

  • 2.3. CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA AGROPECUARIA

  • la características más sobresalientes, que identifican a la empresa como unidad de decisiones son en primer término: Recursos que se pueden utilizar en un proceso de producción (tierra, mano de obra, capital, conocimientos, tecnología e información). Segundo: un proceso administrativo y una persona (el administrador), que tiene capacidad para tomar decisiones, es decir, planificar, organizar, integrar, ejecutar y controlar el uso de los recursos en tal forma que pueda cumplir los objetivos de la empresa, mediante las actividades básicas de la misma, como son: producción, mercadeo, finanzas y personal. Tercero: un producto (o varios) que se desea obtener eficientemente con los insumos disponibles. Estos significa que se van a combinar ciertos insumos en un proceso físico-biológico y de eficiencia económica, bajo condiciones de riesgo e incertidumbre. El centro de atención, es entonces, donde, como y cuando se deben aplicar las decisiones del administrador y cuales son las consecuencias de la aplicación de las mimas.

    2.4. UNIDAD EMPRESARIAL

    Diversos autores afirman que la unidad empresarial se puede estudiar desde varios ángulos distintos por lo que se consideran seis características definidas que

    conforman a esta unidad:

    • Unidad física. Por cuanto dispone de un conjunto de factores productivos que se van a utilizar desde el punto de vista físico y técnico.

    • Unidad social. Por cuanto los resultados técnicos y económicos se deben traducir en el mejoramiento de las condiciones de la vida del productor, su familia y los trabajadores de la empresa. “Es la que resulta y exige la comunidad de vida, de interacción de ideas y de intereses que realiza la empresa”.

    • Unidad económica. La empresa agropecuaria se considera una unidad de producción de productos agrícolas y pecuarios para satisfacer un mercado. Esta unidad se basa en el concepto de racionalidad económica de lograr niveles óptimos en el uso de los recursos en forma tal que se pueda sostener la familia, pagar las deudas y tener un excedente.

    • Unidad jurídica. Para la empresa debe existir normas legales claras sobre los derechos (incluyendo la propiedad de los recursos) y obligaciones, así como una definición concreta sobre su papel dentro del orden jurídico establecido.

    • Unidad administrativa. Se puede afirmar que desde el punto de vista administrativo la unidad de la empresa está representada por la fuente común de decisiones finales que coordina las distintas actividades para el logro del mismo fin.

    • Unidad de información. Por cuanto la empresa es el punto de partida para obtener la información relacionada con el sector agropecuario para la formulación de políticas dirigidas a mejorar la situación rural.

    2.5. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

    Una forma de definir la administración consiste en analizar lo que ésta hace. Esto nos conduce a las llamadas “Funciones Administrativas”. Estas funciones son las actividades en las que se efectúa el verdadero papel de la administración. No debe suponerse que todo lo que hace la administración corresponde necesariamente a esta categoría, ya que en la práctica existen actividades que no son de índole puramente administrativa. Cuando se determinan las funciones administrativas, la responsabilidad administrativa se divide en varios renglones. Algunos autores en este tema difieren con respecto al numero y estructura de las subdivisiones. Sin embargo, lo más importantes es recordar que las subdivisiones deben ser unidades lógicas y que deben abarcar todo el sector de responsabilidad. A continuación se exponen las funciones administrativas de:

    • Planeación.

    • Organización.

    • Integración.

    • Dirección.

    • Control.

    FUENTE BIBLIOGRAFICA: Manual Practico para la Administración de Agronegocios; Dirección de Empresas Agropecuarias, Biblioteca Básica; Guillermo Guerra Espinel y Alfredo Aguilar Valdés; Noriega Editores (UTEHA), 1994.

    FUNCIONES FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACIÓN

     

    FUNCIONES

    PREGUNTAS

    FUNDAMENTALES

    RESULTADOS

    • ¿Qué

    es

    lo

    que

       

    necesita?

    • ¿Qué objetivos se van a alcanzar? ¿Qué

    • de

    cursos

    Planeación

    Objetivos,

    Políticas,

    Procedimientos,

    Programas, etc.

    acción

    deben

    adoptarse?

    • ¿Cuándo deben tener lugar las acciones?

     

    División del trabajo, Distribución

    del

    • ¿Quién debe hacer ese trabajo?

    Organización

    trabajo, Delegación autoridades.

    de

    • ¿Qué

    recursos

    Reclutamiento

    y

    humanos

    son

    selección,

    necesarios?

    Integración

    Presupuestos,

    ¿Qué

    • cantidad

    de

    Instalaciones,

    recursos

    financieros

    Equipo-compras,

    son requeridos?

    Almacén.

    • ¿Qué tareas se van a

     

    Autoridad

    ejecutar?

    Dirección

    Responsabilidad

    ¿Cómo

    • se

    van

    a

    Comunicación

    ejecutar?

    innovación

    ¿Cómo

    • están

    siendo

       

    ejecutadas

    las

    Informes

    acciones?

    Control

    Comparaciones

    • ¿Son

    ejecutadas

    de

    Costos

    acuerdo

    con

    los

     

    Presupuestos, etc.

     

    planes?

    FUNCIONES ADMINISTRATIVAS (CRITERIOS DE DIVISIÓN)

     
     

    REYES

    FAYOL

    TERRY

    PONCE

    KOONTZ

    ITESM

    Preveer

    Planeación

    Previsión

    Planeación

    Planeación

    Organizar

    Organización

    Planeación

    Organización

    Organización

    Mandar

    Control

    Organización

    Integración

    Dirección

    Coordinar

    Integración

    Dirección

    Control

    Controlar

    Dirección

    Control

    Control

    2.6. AREAS OPERACIONALES BASICAS
    2.6. AREAS OPERACIONALES BASICAS

    2.6. AREAS OPERACIONALES BASICAS

    Por lo general, los especialistas en administración acostumbran dividir los campos de la administración en áreas funcionales, en tanto que los agrónomos enfatizan más típicamente actividades, campos o áreas de experiencia. En realidad. Las cuatros funciones y los campos o áreas de administración están muy interrelacionados. Para desarrollar de manera adecuada la planificación, la organización, la ejecución y la función de control en la empresa, el administrador debe tener una experiencia analítica y acceso a datos referidos a la producción, el mercadeo, las finanzas y el personal. Los recursos, las funciones administrativas y las áreas funcionales básicas se integran por medio del procesos administrativo. En cada una de estas áreas funcionales básicas hay decisiones importantes.

    ACTIVIDADES

    MAS

    IMPORTANTES

    PARA

    CADA

    UNA

    DE

    LAS

    FUNCIONES

     

    PRINCIPALES.

     

    PLANEACIÓN

    ORGANIZACIÓN

     

    DIRECCIÓN

     

    CONTROL

     

    Identificar y

    definir

    Subdividir el trabajo de

    Dirigir las actividades de

    Desarrollar

    un

    sistema

    objetivos y metas.

    la empresa

    en tareas

    la empresa para el logro

    para medir el desempeño

    operativas

    de sus objetivos.

    de

    la

    producción, el

    mercadeo, el personal

    y

    las finanzas.

     

    Estimar los

    precios de

    Disponer

    la

    tareas

    Adquirir y administrar la

    Diseñar y llevar registros y

    finanzas.

    productos

    e

    insumos

    operativas de grupos en

    tierra y otras propiedades.

    un sistema de contabilidad

    futuros.

    puestos operativos.

    apropiados para la

    producción, mercadeo y

    Determinar

    las

    Agrupar

    las

    posiciones

    Contratar, capacitar,

    Comparar

    los

    resultados

    condiciones en que

    operativas en unidades

    incentivar y supervisar la

    actuales

    con

    los

    operará el agronegocio

    relacionadas

    y

    mano de obra.

    estándares

    establecidos

    administrables.

    en la planificación.

     

    Desarrollar un plan de

    Definir las funciones de

    Adquirir

    (por

    compra o

    Identificar

    las

    acciones

    largo plazo para el año

    los miembros de la

    alquiler) y administrar la

    correctivas

    que

    se

    agrícola en curso

    gerencia y los requisitos

    maquinaria y el equipo de

    requieren.

     

    de cada puesto.

    servicio.

       

    Establecer

    políticas,

    Seleccionar y asignar al

    Adquirir el capital, lograr

    Ajustar el plan de acción

    procedimientos

    y

    individuo en el puesto

    el crédito

    y comprar

    los

    de la empresa conforme a

    métodos

    para

    obtener

    adecuado.

    insumos

    que

    se

    los resultados del control.

    las metas

    determinan en el plan.

    Establecer estándares

    Delegar

    la

    debida

    Preparar un cronograma

     

    de comportamiento de la

    autoridad

    en

    cada

    de las tareas que se van a

    producción, mercadeo y finanzas.

    miembro de la gerencia.

    realizar.

    Anticipar problemas

    Proporcionar

    Mantener

    comunicación

     

    futuros y desarrollar

    instalaciones y otros

    con

    los

    empleados,

    planes de contingencia.

    recursos al personal.

    vecinos,

    banqueros

    y

    otras

    personas

    que

    se

    requieran

    para

    llevar

    adelante los planes

     

    Modificar

    los

    planes

    Revisar la organización

    Revisar

    la

    ejecución

     

    conforme

    los

    a la luz de los resultados

    conforma a los resultados

    resultados.

    del control.

    del control.

     

    INTEGRACIÓN DE RECURSOS, FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y ÁREAS FUNCIONALES BÁSICAS DE LA EMPRESA AGROPECUARIA

    FUNCIONES ADMINISTRATIVAS RECURSOS
    FUNCIONES
    ADMINISTRATIVAS
    RECURSOS

    AREAS

    FUNCIONALES

    BASICAS

    Producción: El área de responsabilidad más obvia del administrador de empresas agropecuarias es la relacionada con el procesos de producción. Se diseñan y ejecutan planes con respecto a un sistema o proceso de producción determinado para cada producto o rubro seleccionado. Para determinar la rentabilidad de la alternativa de producción, los datos físicos deben combinarse con la información de costos y de precios, así como con datos sobre la disponibilidad de tierra, mano de obra y recursos de capital. Es necesario combinar la información proporcionada por las ciencias físicas, químicas y biológicas con la información sobre precios para tomar la decisión de producción. Mercadeo: la necesidad de contar con datos sobre precios y costos con el fin de tomar decisiones administrativas más racionales, enfatiza la importancia de tener experiencia y conocimiento en cuanto se refiere a la segunda área funcional básica de la administración de empresas agropecuarias: el mercadeo. Para maximizar el ingreso o aun para subsistir, muchos productores no solo producen o transforman el producto de manera eficiente, sino que deben comprar los insumos y vender sus productos a un precio que les proporcione una ganancia. La habilidad para analizar el mercadeo, refleja los cambios de expectativas de venta del producto son componentes esenciales para que una administración tenga éxito. Las decisiones básicas con respecto a los esquemas o periodo de producción y venta requieren la proyección de precios futuros. Las decisiones sobre esquemas de producción requieren que el productor se familiarice con la información referida a movimientos estaciónales y cíclicos, y con las tendencias de los precios. El productor debe estar atento a las relaciones de oferta y demanda para productos determinados, al impacto de los ingresos del consumidor y a la disponibilidad de sustitutos, sobre los precios, tal como

    lo sugiere la elasticidad cruzada de la demanda, y a la respuesta esperada de otros productores a los precios corrientes. La habilidad para manejar y analizar la expectativa de datos sobre precios es una de las funciones básicas de mercadeo que debe ejecutar el administrador de la empresa agropecuaria. Existen otras numerosas decisiones que requieren el conocimiento de las relaciones y del proceso de mercadeo, por ejemplo, cual canal de mercadeo debe utilizarse para obtener mayores beneficios económicos. Finanzas: Las decisiones de finanzas son básicamente aquellas relacionadas con la obtención y uso de dinero para comprar bienes y servicios. Por ejemplo, la compra de terrenos con el análisis de las varias combinaciones de pago de la deuda requiere de una decisión de administración financiera. Alternativamente, el compromiso de compra de una planta de transformación, o el contrato de mano de obra estacional abarcan un compromiso de capital de trabajo que constituye también una decisión de carácter financiero. La capacidad de repago para pagar los prestamos u otras deudas también se incluyen en este tipo de decisiones. Las decisiones sobre el uso de capital para compra de propiedad raíz, en contraposición al arrendamiento, es una típica decisión de administración financiera. El arrendamiento de la maquinaria comparado con la compra, así como los esquemas de pagos para amortizar el préstamo o compra de maquinaria, son también decisiones importantes del campo de las finanzas. La selección entre fuentes alternativas de fondos, incluida una apropiada combinación de deuda y liquidez, requiere un detallado análisis financiero, así como la comparación de las diferentes tasas de interés ofrecidas por instituciones financieras alternativas. La administración del capital de trabajo para tomar ventaja de los descuentos por la compra de alimentos y otros insumos en efectivo son casos significativos en el análisis financiero. Las decisiones de la administración financiera abarcan asuntos tales como la organización del negocio para hacer frente a riesgos esperados, mantenimiento de reservas de caja para hacer frente a contingencias, adquisición de pólizas de seguros para proteger la propiedad contra daños y el desarrollo de planes similares. Para un adecuado análisis financiero, el administrador de empresas agropecuarias debe estar familiarizado con los conceptos y procedimientos de flujo de fondos para evaluar la capacidad de pago, comprender el análisis del valor presente y las bases del descuento en el análisis de inversión. Finalmente la habilidad para analizar estados financieros, estrategias de pago de impuestos y otras alternativas de la organización del negocio, son también aspectos importantes del análisis financiero. Personal: la capacidad de trabajar con otras personas, comprenderlas y motivarlas, tanto individualmente como en grupos, abarca lo que es el área operacional básica de personal. Muchas personas son expertas desde un punto de vista técnico, pero incompetentes desde un punto de vista interpersonal. Por ejemplo, pueden ser oyentes pasivos, incapaces de comprender las necesidades de otras personas, o tener dificultades para manejar conflictos. Puesto que los administradores llevan a cabo las cosas por medio de otras personas, es necesario que desarrollen sus habilidades humanas de comunicar, motivar y delegar.

    TIPOS DE DECISIONES EN LAS ÁREAS FUNCIONALES BASICAS

    PRODUCCIÓN

    COMERCILIZACION

     

    Que producir Donde producir Cuanto producir (volumen de producción) Que combinación de insumos y productos usar (encontrar los niveles óptimos)

    Como, donde y cuando comprar los insumos Como, donde y cuando vender los productos Como fijar los precios de venta Seleccionar entre mercado indiferenciado o segmentación del mercado Selección de “mezcla de

    mercado”

    FINANZAS

    PERSONAL

     

    Comprar o arrendar tierras Cuales fuentes de fondos usar

    Como administrar humano:

    el

    recurso

    En que términos se adquirirán

    • planificar

    los fondos

    • reclutar

    Como estructurar el capital

    • seleccionar

    Que maquinas y equipos se

    • orientar

    compran o arriendan

    • motivar

    Como adquirir nuevos fondos

    • evaluar

    Cuales son los planes de pago

    • capacitar

    de las deudas

    • desarrollar

    Cuales son los planes de

    • promover

    seguros de familia, cosecha,

    • incentivar

    ganado u otras propiedades Que tipo de registros y sistemas

    • degradación Como usar eficientemente la

    contables se deben llevar en la empresa

    mano de obra

    FUENTE BIBLIOGRAFICA:

    1.- Economía del Agronegocio; Dirección de Empresas Agropecuarias, Biblioteca Básica; Guillermo Guerra E. Y Alfredo Aguilar Valdés; Noriega Editores (LIMUSA); 1997. 2.- Comportamiento Organizacional, Teoría y Práctica; Stephen P. Robbins; Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. 7ª Edición; 1996.