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DOCUMENTOS Y SOPORTES CONTABLES

CONTABLIDAD

PRESENTADO A:
MARY YADIRA

PRESENTADO POR:
LUISA FERNANDA CHAVERRA
HAMLER DARIO
GABRIEL ASPRILLA
LUIS JAVIER JARAMILLO
EDIER ARLEY

SERVICIO NACIONAL DEL APRENDIZ SENA


SEDE PRINCIPAL

PROGRAMA:
CONTABILIDAD DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANSIERAS

QUIBDO-CHOCO
DOCUMENTOS Y SOPORTES CONTABLES
Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales
de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para
cada una de ellas,
Los soportes de contabilidad son indispensables para para liquidar correctamente
las obligaciones fiscales ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
(DIAN), así como para elaborar estados contables de calidad que reflejen la
situación financiera real del negocio.
Sin embargo, muchos empresarios no saben a ciencia cierta lo que es un soporte
contable y omiten muchos de ellos dentro de la contabilidad de sus negocios,
generando problemas a la hora de reportar correctamente su pago de impuestos y
definir la situación financiera del negocio.

¿QUÉ HACE UN SOPORTE CONTABLE?


Básicamente, hace referencia a todo documento que sirva para registrar y validar
las operaciones comerciales o hechos económicos de un negocio. Por ejemplo, la
factura de venta, en la que quedan relacionados los bienes vendidos o los servicios
efectivamente prestados, junto con el importe, un número consecutivo autorizado
por la DIAN y la identificación plena del comprador. De acuerdo con el Decreto
2649/93, estos documentos deben ser utilizados para registrar los hechos
económicos de la empresa en los libros o de detalle.
Según la normativa de la DIAN, los hechos económicos que no se encuentren
debidamente soportados no pueden registrarse en la contabilidad de las empresas.
Además, tienen que:
 Identificar claramente el hecho económico.
 Diseñarse en base a los estándares de calidad establecidos por la DIAN.
 Elaborarse en original y expedir tantas copias como las necesidades del
negocio lo exijan.
Adicionalmente, tienen que ir adheridos a sus respectivos comprobantes de
contabilidad y ser archivados en orden cronológico y de tal manera que su
verificación sea posible en cualquier momento.
CLASES DE SOPORTES CONTABLE
Dependiendo de su origen, hecho económico y emisor los soportes contables
pueden clasificarse en dos grandes categorías:
Comprobantes externos: son los emitidos fuera del negocio o empresa, como las
facturas de compras y los recibos de pagos efectuados.
Comprobantes internos: son aquellos que se emiten al interior de la empresa, para
ser entregados a terceros ajenos a ella o para circular en su interior. Un ejemplo
común de este tipo de soporte son la factura de venta y los recibos de caja.
Independientemente de su origen estos comprobantes deben contener, al menos,
los siguientes datos:
 Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
 Nombre, número y fecha del soporte.
 Descripción del contenido.
 Firmas de los responsables e intervinientes en su elaboración y aprobación.
Como ya señaló, pero vale la pena recordar, debes archivar estos documentos en
sus respectivos libros, a fin de tener pruebas ante las posibles fiscalizaciones de la
DIAN y materia prima para elaborar estados financieros de calidad.

Tipos de soportes de contabilidad


Existen bastantes tipos de comprobantes contables, pero los principales y más
usados para gestionar la contabilidad de una empresa, liquidar los impuestos y
solicitar las deducciones, son los siguientes:

Recibo de caja menor


En este se registran los gastos en efectivo por cuantías mínimas que no requieren
transferencia bancaria o el giro de un cheque. Son de importancia para la gestión
contable de la empresa porque relacionan los pequeños gastos que, en muchas
ocasiones, no se tienen en cuenta por considerarse pequeños, pero que sumados
pueden significar sumas importantes que requieren atención.

Comprobante de ingresos
En este soporte se da fe de los ingresos en efectivo. Generalmente, tienes que
entregarle al cliente el original y dejar dos copias para ti, una para el archivo
consecutivo y otra para el comprobante diario de contabilidad.
Recibo de consignación bancaria
Es el comprobante emitido por los bancos en el momento en que consignas. Sirve
para validar ingresos a las cuentas de la empresa, pagos a proveedores o
acreedores y demás transacciones en las que medie una consignación bancaria.
Comprobantes de depósito y retiro de las cuentas de ahorros
Como su nombre lo indica es el comprobante de las consignaciones y retiros de
dinero que haces de las cuentas de ahorros de la empresa.

Factura
Quizá es una de las más populares, Debes emitirla al concretar una venta o exigirla
al realizar una compra. Recuerda que mediante este documento es que se tramita
el crédito fiscal cuando hay lugar a ello.
En Colombia, la DIAN y el gobierno esperan que para el 2019 se haya implementado
en todo el territorio la obligatoriedad de emitir las facturas en formato electrónico.

Comprobante de venta con tarjeta de crédito


Al aceptar pagos mediante tarjeta de crédito debes tomar el comprobante como un
soporte de venta de contado, pues este se consigna mediante el formato especial
que el banco ha diseñado para ello. De otra parte, debes tener presente que también
sirve para justificar la comisión que cobra el banco, entendida como un gasto
financiero.

Cheque y comprobante de pago


Respalda el pago de un monto determinado a un acreedor, proveedor o cualquier
tipo de beneficiario. Por si mismo hace las veces de un soporte de egreso. Pero lo
más usual es emitir un comprobante de pago que respalde la operación.

Certificado de transferencia electrónica


Es un soporte utilizado últimamente para validar los traslados de dinero de una
cuenta a otra cuando se hacen por canales digitales.
Letra de cambio
Además de ser un título valor y una garantía de pago, es un soporte de una
transacción comercial -generalmente de compraventa- en la que queda un saldo a
favor de uno de los intervinientes.
Pagare
Este documento, por medio del cual te obligas a pagar cierta cantidad de dinero en
una fecha determinada, se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Nota débito
Es un soporte empleado para cargar en las cuentas de los clientes, un valor más
elevado por concepto de omisión o error en el proceso de liquidación de facturas,
así como los intereses en caso de financiación o mora en el pago. Debes elaborar
tres copias: el original lo entregas al cliente, una copia la anexas al archivo
consecutivo y otra la incluyes en el comprobante diario de contabilidad.

Nota de crédito
Es un soporte de una factura anulada o modificada por contener errores u omisiones
en los datos que contiene. Debes emitir tres copias para el debido registro.

Notas de contabilidad
Hacen referencia a los documentos que debes expedir para registrar las
operaciones que no tienen un soporte contable, como los asientos de corrección,
ajustes y cierre.

Remisión
Hace referencia al documento que, como vendedor, expides al recibir el pedido de
un cliente y proceder al despacho de la mercadería o prestación del servicio
solicitado. Su objetivo es facilitarle al comprador la confrontación de lo que recibe
con la solicitud hecha.

Pedido
Es el soporte que contiene la información sobre los objetos a comprar o los servicios
a contratar, junto con las condiciones de negociación.

Libranza
Hace referencia al comprobante emitido -por una cooperativa o empresa- para
certificar al beneficiario de un préstamo.
Comprobante diario de contabilidad
Se trata del documento que debes elaborar antes del registro de cualquier
operación. En el debes incluir número, fecha, origen, descripción, cuantía del hecho
económico y una relación de las cuentas afectadas con el asiento. No olvides
anexarle los documentos y soportes que lo justifican.

OTROS SOPORTES CONTABLES


Los anteriores son los comprobantes más conocidos y empleados a diario al interior
de las empresas que llevan una contabilidad responsable. Pero es importante que
sepas que además de los documentos comerciales también se registran:
Instrumentos públicos, como las escrituras e hipotecas.
Instrumentos privados, como los contratos de arrendamiento, depósito e incluso de
trabajo.
Cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable. Por ejemplo, las
planillas de sueldos, los informes de operaciones internas, los vales y demás que
puedan servir como fuente de información al respecto.
Los soportes son esenciales para la contabilidad de una empresa y debes tener
mucho cuidado al emitirlos, pero también al exigirlos de las personas jurídicas o
naturales con las que mantengas relaciones comerciales.