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AVANZADO

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CONTENIDO
MACROS .............................................................................................................................................. 3
Como Hacer una Macro en Excel ........................................................................................................ 3
Una pequeña introducción.................................................................................................................. 3
Comienzo............................................................................................................................................. 4
Grabando una Macro .......................................................................................................................... 6
Uso de Visual Basic ............................................................................................................................ 11
VALIDACIÓN DE DATOS .................................................................................................................... 13
Pasos.................................................................................................................................................. 14
A. Validación de Productos. .............................................................................................................. 14
B. Validación de Ventas. .................................................................................................................... 16
Formato condicional de Excel ........................................................................................................... 17
¿Qué es el formato condicional de Excel? ........................................................................................ 17
¿Por qué utilizar el formato condicional? ......................................................................................... 17
¿Cómo puedo aplicar formato condicional? ..................................................................................... 17
Proteger hojas de cálculo de Excel 2010 .......................................................................................... 20
Proteger Libros .................................................................................................................................. 23
Proteger celdas.................................................................................................................................. 24
Mostrar las relaciones entre las fórmulas y las celdas .............................................................. 25
Fórmulas de seguimiento que hacen referencia a una celda en particular (dependientes) ............ 26
Para identificar el siguiente nivel de las celdas que dependen de la celda activa, haga clic
nuevamente en Seguimiento de dependientes . ......................................................................... 26
Ver todas las relaciones en una hoja de cálculo ............................................................................... 26
Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo ...................................................................... 28
Crear un esquema de filas ................................................................................................................. 28
Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen ............................................................... 34
Mostrar u ocultar datos de esquemas .............................................................................................. 37
ANÁLISIS Y SI ..................................................................................................................................... 42
Manejo de escenarios con Excel ....................................................................................................... 42
Utilizar Buscar objetivo ..................................................................................................................... 49

2

Definir y resolver un problema con Solver ........................................................................................ 52
Información general .......................................................................................................................... 52
Ejemplo de una evaluación de Solver ............................................................................................... 52
Definir y solucionar un problema ...................................................................................................... 53
Desplazarse por las soluciones de prueba en Solver ........................................................................ 55
Cambiar la forma en que Solver encuentra soluciones .................................................................... 56
Guardar o cargar un modelo de problema ....................................................................................... 56
Métodos de resolución usados por Solver ........................................................................................ 56
Consolidar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo....................................... 58
Consolidar datos por posición ........................................................................................................... 58
Consolidar datos por categoría ......................................................................................................... 60
Importar o exportar archivos de texto ............................................................................................ 62
Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel ........................................................................... 62
Importar un archivo de texto conectándose a él .............................................................................. 63
Exportar datos a un archivo de texto guardándolo .......................................................................... 64
Cambiar el delimitador que se usa en un archivo de texto .............................................................. 65
Cambiar el separador de todos los archivos de texto .csv ................................................................ 65
Crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de datos de la hoja de
cálculo ............................................................................................................................................... 66
Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y activarlo ............................................. 66
Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML................................................................... 67
Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (.xml) ...................................................... 67
Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML (.xsd) ........................................ 68

A fin de cuentas una Macro es un programa el cual contiene un trozo de código de manera que podemos automatizar procesos que el realizarlos a mano nos pueden tomar mucho tiempo. Pero Ojo. ya que VB es un lenguaje de programación que permite crear programas auto ejecutables (conocidos como archivos EXE). Este robot puede leer instrucciones y operar sobre Excel de manera rápida y precisa. Por ejemplo. Excel. La idea de crear una Macro es la de automatizar tareas que son repetitivas o que deben ser desarrollas con frecuencia. son dos cosas distintas. Un lenguaje en código para robots. ordenar y hacer cálculos respectivos. Al ser anual estamos hablando de al menos unos 4000. se utiliza VBA (Visual Basic for Applications) el cual es un lenguaje de programación desarrollado por Microsoft. Imaginen un Robot que conoce todo sobre Excel. Eso es justamente VBA. si cuatro mil. En este caso particular. al igual que los otros programas de Microsoft Office incluyen el lenguaje VBA. preparar reportes mensuales de manera que . Una pequeña introducción Cuando hablamos de una Macro en Excel nos referimos a un lenguaje de programación orientado a aplicaciones. Estamos hablando de las Macros. Simplemente escribimos un lenguaje que este robot comprenda. datos en Excel. =) La combinación entre la generación de un código VBA y su posterior ejecución en Excel es lo que se llama una Macro. Otra cosa que se debe tener en cuenta es que VBA no es lo mismo que VB (Visual Basic). 3 MACROS Como Hacer una Macro en Excel Actualmente me encuentro realizando mi tercera práctica profesional en la cual me han dado como tarea la de realizar un resumen anual de unos servicios de enlaces de internet y telefonía IP. para que luego el robot haga el trabajo sucio mientras nos relajamos y tomamos una limonada. Excel no viene ni con un robot ni con la limonada. A pesar de que VBA y VB tienen mucho en común. los cuales se deben filtrar. Para que este proceso no se haga tan tedioso es que he recurrido a una herramienta que muchos han escuchado pero creo estar en la razón al decir que pocos saben utilizar. La palabra Macro proviene del griego makros que significa grande-lo cual podría describir el tipo de pago que podrías recibir por convertirte en un experto en programación de Macros.

Él quedará impresionado por tu consistencia y la gran calidad de tu trabajo. . e incluso te promoverá a un nuevo cargo al cual no estás capacitado!! Comienzo Lo primero a realizar es hacer visible la lengüeta de “Programador”. 4 todos los meses podrás presentarle a tu jefe reportes con un mismo formato. Por defecto esta lengüeta viene oculta en Excel 2007. Iremos a Inicio y daremos click en “Opciones de Excel”.

5 La primera opción es “Más Frecuente” y dentro de ella debemos marcar la opción de “Mostrar Ficha Programador en la cinta de Opciones”. . Acá podemos observar como la hemos marcado. que en este caso es la tercera opción.

6 Con ello la lengüeta “Programador” está visible y podemos comenzar a utilizar Macros en nuestro libro de Excel. Esto es muy parecido a la grabación de acciones que alguna vez cubrimos en un tutorial de Photoshop. Lo que cubriremos en este instructivo es la grabación de Macros. en “método abreviado” pondremos una combinación de teclas como acceso directo (por defecto es CTRL +”algo ”. En “Nombre de la macro” pondremos un nombre representativo (Ojo no puede llevar espacios por lo que si desean pueden usar guión bajo “_” para poner espacios entre palabras). En la lengüeta de programador damos click en “grabar Macro”. cualquier celda servirá. en mi caso utilizá la tecla Shift o Mayúscula más la . Con ello nos aparece la ventana “Grabar Macro”. Grabando una Macro Seleccionamos una celda.

Damos click en “Aceptar ”. por lo tanto todos los movimientos que realicemos dentro del libro de Excel serán grabados. Si damos Click en la flecha bajo el ícono verán que aparecen más opciones. Seleccionamos la celda que contiene la fórmula y la copiaremos (Con CTRL+C o en la lengüeta Inicio -> Copiar) En la lengüeta Inicio está el botón Pegar. . y en “Descripción” anotamos justamente una descripción de lo que hará la macro. Elegimos la opción “Pegar Valores”. 7 tecla N). en “Guardar macro en: ” dejamos igual como está. Anotaremos nuestro nombre en una celda Hacemos click en la celda bajo el nombre y anotaremos la siguiente fórmula: =AHORA() Esta fórmula muestra la fecha y hora actual. Con ello la grabación de la Macro comienza.

Aplicamos a ambas celdas un formato. por ejemplo “Negrita ” y en el tamaño de la letra ponemos “16”. osea la celda con la fecha y la celda con el nombre. 8 Esto convierte la fórmula a su valor correspondiente. . Seleccionamos ambas celdas.

Seleccionamos la celda A1. Para ello iremos a una nueva hoja de cálculo. 9 Vamos a la lengüeta Programador y detenemos la grabación de la Macro con el botón respectivo. ¡Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una buena oportunidad para llamar a tu madre y contarle las buenas noticias. Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. .

. que en este caso es única y le damos click al botón ejecutar. 10 En la lengüeta de Programador hacemos click en Macros con lo cual se nos abre la ventana que administra las Macros. También si prefieren pueden seleccionar la celda A1 y simplemente utilizar la combinación de teclas que configuramos. Elegimos nuestra Macro. en este caso Ctrl+Shift+N.

Para ello podemos dar click en el botón “Visual Basic” de la lengüeta Programador o utilizar la combinación de teclas ALT+F11. pegarla. Con ello se nos abre el editor de VBA. Con un simple click o combinación de teclas sin necesidad de anotar el nombre. aplicar una fórmula. . seleccionar ambas celdas y darles formato. 11 Como observarán se ha pegado la información y se le ha dado el formato de letra en negrita y tamaño 16. Uso de Visual Basic Ahora analicemos el código o lenguaje que se ha grabado. copiarla.

12 Damos click en el símbolo “+” de “Módulos” de manera de ampliar el árbol de módulos y con ello nos aparecerá “módulo 1” tal como se observa en la fotografía. .

nos muestre una lista de los productos a elegir. O también se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas. 13 VALIDACIÓN DE DATOS La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas. Por ejemplo. Tenemos solamente dos columnas: Productos y Ventas. Validación es la herramienta que resuelve nuestros problemas. que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado está fuera de los parámetros deseados. podemos necesitar que los usuarios completen el campo “Producto”. Necesitamos limitar que solo puedan seleccionarse determinados productos (que pusimos en la columna D) y que las ventas sean valores enteros mayores que cero. En Excel 2003 debemos ir al Menú “Datos” y después seleccionar “Validación …” . En estos casos. Vamos a utilizar el ejemplo de la derecha . Por ejemplo.

1. Borrar círculos de validación: Simplemente deja de mostrar los círculos del punto anterior. 14 En Excel 2007 se hace desde la pestaña “Datos” y el menú “Validación de datos”. Validación de Productos. Rodear con un círculo datos no válidos: Rodea con un círculo rojo los datos de las celdas a las cuales les asignamos una restricción pero que por alguna razón tienen datos que están fuera de estos rangos. En la pestaña de Datos. 3. A. Se despliega un menú como el de la siguiente figura. Seleccionamos entonces las celdas A2:A14 2. al oprimir “Validación de datos” se despliega un nuevo menú con tres opciones: Validación de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones. Seleccionamos Validación de datos. va a ser más fácil si descargas el archivo que acompaña este tutorial (el link está al inicio del post). . PASOS Para seguir los pasos. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la selección y que muestre el menú con las opciones disponibles.

Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando se selecciona la celda con la validación. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores. En nuestro ejemplo. o Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos. 4. Configuración. nos avisa de esta condición. tenemos una lista específica con los productos que necesitamos que estén disponibles. o Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados. pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar. Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos. 15 Tenemos 3 pestañas: Configuración: En la cual configuramos qué valores están permitidos. Seleccionamos la opción “Lista” lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos disponibles. Por defecto nos indica permitir “Cualquier valor”. o Información: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados. . Vamos pestaña por pestaña.

ACEPTAR !!! Y Listo! Veremos ahora cuando vamos a alguna de las celdas que acabamos de validar (de la columna A). en cuanto hacemos click aparece inmediatamente el botón característico del menú desplegable. el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si no tendremos problemas al querer copiar la validación en otras celdas). Solo cambia el criterio. 16 En este caso. simplemente pondré un Mensaje de Error en el cual indico: Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3) Título (lo que se mostrará en la barra azul del mensaje): ingreso “Error de datos” Mensaje de error: “El producto no está dado de alta”. Seleccionadas las celdas de la columna B (B2:B14). así que puede ser 99999999999999). Validación de Ventas. Mensajes de error Para no extenderme mucho más. 5. y fijo el mínimo en cero y el máximo en cualquier número muy grande (no estamos validando en este ejemplo un máximo. selecciono “Número entero” (si quisiéramos un rango que permita cualquier tipo de número debemos seleccionar “Decimal”). debemos ingresar un rango de valores aceptables. . Los pasos son idénticos al anterior. En lugar de seleccionar de una lista. B.

17 FORMATO CONDICIONAL DE EXCEL ¿Qué es el formato condicional de Excel? El formato condicional de Excel es la manera de decirle a a la herramienta el formato de todas las celdas que respondan a un criterio en cierta manera. ¿Cómo puedo aplicar formato condicional? Esto es muy simple. Segundo. Por ejemplo puedes utilizar el formato condicional para cambiar el color de la fuente de todas las celdas con valores negativos o cambiar el color de fondo de las celdas con valores duplicados. especialmente si tienes un gran conjunto de valores o sus valores cambian con frecuencia. en la cinta de opciones selecciona Menú Inicio. Primero. Es por ello que debes utilizar el formato condicional. . selecciona las celdas a las que deseas dar formato condicional. Formato condicional y escoges la regla que desea aplicar a las celdas seleccionadas. pero esto sería un proceso engorroso y repetitivo. para cambiar el formato de forma automática cuando una celda cumpla con ciertos criterios. ¿Por qué utilizar el formato condicional? Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un criterio.

18 En Excel 2007 existen 5 tipos de reglas generales del formato condicional que podemos utilizar en distintos casos: Resaltar reglas de celdas Reglas superiores e inferiores Barras de datos Escalas de color Conjunto de iconos ¡En Practica! Algunos ejemplos: Aquí les tenemos algunos ejemplos aplicando formato condicional: .

. 19 Esto es solo una breve introducción a la amplia gama de utilidades que nos ofrece el formato condicional en Excel 2007 ya que a través de esta novedosa funcionalidad es mucho más sencillo destacar los detalles que deseamos apreciar en un conjunto de datos. en versión para Excel 2007 para que puedan aplicar sus propias prácticas ensayando con los datos de los mismos o aplicando sus propios datos. Les dejamos anexos el archivo con el que preparamos este artículo.

. Aparecen las siguientes opciones: La imagen siguiente es un ejemplo de las opciones de Proteger libro. 20 PROTEGER HOJAS DE CÁLCULO DE EXCEL 2010 Para proteger las hojas de cálculo de Excel 2010. En el cuadro Contraseña. Se abrirá la vista Backstage. Proteger hoja actual Proteja la hoja de cálculo y las celdas bloqueadas. Cifrar con contraseña Establezca una contraseña para el documento. En una hoja de cálculo abierta. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo proteger la hoja actual. Marcar como final Haga que el documento sea de solo lectura. aparece el cuadro diálogoCifrar documento. haga clic en Proteger libro.Importante: Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas o perdidas. En Permisos. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo cifrar con contraseña. así que mantenga una lista de las contraseñas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro. haga clic en la pestaña Archivo. En la vista Backstage. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo marcar como final. escriba una contraseña. use las siguientes opciones. Cuando seleccione Cifrar con contraseña. haga clic en Información.

o puede agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Consulte el vínculo al final de este tema para obtener más información acerca de las firmas digitales. Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para restringir los permisos. mover o eliminar datos importantes. ordenen o modifiquen áreas de la hoja de cálculo. Mediante la característica Proteger la estructura del libro. puede seleccionar protección con contraseña y seleccionar opciones para impedir que los usuarios puedan cambiar. vea el tema sobre lasfirmas y los certificados digitales . Puede aplicar permisos a través de una plantilla que usa su organización. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo agregar una firma digital. apliquen formato. inserten. vea el tema sobre Information Rights Management en Office 2010. Las firmas digitales autentican información digital. mensajes de correo electrónico y macros usando criptografía informática. Para obtener más información sobre Information Rights Management. Agregar una firma digital Agregue una firma digital invisible o visible. puede seleccionar la protección con contraseña y permitir o impedir que otros usuarios seleccionen. eliminen. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo restringir permisos por personas. Para obtener información acerca de las firmas digitales. Restringir permisos por personas Instale Windows Rights Management para restringir permisos. como documentos. 21 Mediante la característica Proteger hoja actual. Proteger estructura del libro Proteja la estructura de la hoja de cálculo. Las firmas digitales se crean escribiendo una firma o mediante una imagen de una firma para establecer la autenticidad. integridad y ausencia de renuncia. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo proteger la estructura del libro.

se encuentran disponibles en la ficha “Revisar” de la Cinta de Opciones de Excel 2007 y Excel 2010. Luego de seleccionado este comando. se despliega en pantalla el cuadro de diálogo “Proteger Libro” que nos consulta las siguientes opciones: . 22 Excel 2007 y Excel 2010 Las opciones de “Proteger”.

esta es la opción que debemos seleccionar si deseamos impedir que se creen o eliminen las hojas. se renombren. desaparecen del borde superior derecho de la ventana de la hoja de trabajo. 2007 y 2010. El cuadro de diálogo “Proteger Libro” no ha sufrido cambio en las versiones 2003. es utilizada normalmente cuando trabajamos con Modelos de Datos que incluyen formularios. se deshabilita la opción de mostrarla. los íconos de Maximizar. están disponibles en la opción “Proteger Libro” de Microsoft Excel. . Resumen Las opciones de protección de la estructura del libro de trabajo. nombre y permanencia de las hojas de trabajo y/o cuando deseamos mantener oculta una hoja determinada. Minimizar y Cerrar. se copien o muevan o se les cambie el color de la etiqueta. 23 Proteger Libros Estructura: Se refiere a la disposición de las hojas del libro. Restaurar. Si existe alguna hoja de cálculo que permanezca oculta. Ventanas: Esta opción impide que se cambie el despliegue de la hoja de cálculo. evitando la posibilidad de que un usuario siquiera la despliegue. donde debemos optimizar el control del despliegue del Libro de trabajo. Adicionalmente el cuadro de diálogo “Proteger Libro” nos permite incluir una contraseña para controlar la activación de estas opciones. al estar el libro protegido. sus casos prácticos de uso son cuando se nos hace necesario que se mantenga el orden. Las opciones de Protección de la Ventana en el Libro.

éstas no se muestren en la barra de fórmulas. Para aplicar estas configuraciones. posteriormente hemos de hacer click en el icono Formatode la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio y seleccionar Proteger hoja. Podremos establecer una clave que deberá ser introducida cuando se desee cambiar la configuración de la hoja. impide que si en la casilla hay una fórmula o función. tal y como vemos en la imagen de la derecha. Marcando la casilla Bloquear impediremo s que se pueda modificar el contenido de las celdas seleccionadas. Marcando la casilla Oculta. . 24 Proteger celdas En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestañaProteger.

en el grupo Auditoría de fórmula de la ficha Fórmulas . a continuación. Celdas de seguimiento que proporcionan datos a una fórmula (precedentes) Seleccione la celda que contiene la fórmula para la que desea buscar celdas precedentes. mostrar:. En la sección Mostrar opciones para este libro. Si otra celda en otra hoja de cálculo o en otro libro hace referencia a la celda seleccionada. si la celda D10 contiene la fórmula =B5. Las flechas rojas muestran celdas que causan errores. la comprobación de las fórmulas para determinar la precisión o encontrar el origen de un error puede resultar difícil cuando la fórmula usa celdas precedentes o dependientes: celdas precedentes Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Haga clic en la pestaña Archivo. Para ayudarle con la comprobación de las fórmulas. celdas dependientes Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras celdas. Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda que proporciona directamente datos a la celda activa. una flecha negra señala un icono de hoja de . si la celda D10 contiene la fórmula =B5. la celda D10 depende de la celda B5. abra ese libro. en la categoría Avanzadas. Por ejemplo. después en Opciones y. la celda B5 es la celda precedente a D10. haga clic en Seguimiento de precedentes. Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación. Por ejemplo. Las flechas azules muestran celdas sin errores. Si las fórmulas hacen referencia a las celdas de otro libro. Excel no puede ir a una celda de un libro que no está abierto. 25 MOSTRAR LAS RELACIONES ENTRE LAS FÓRMULAS Y LAS CELDAS A veces. puede usar los comandos Seguimiento de precedentes y Seguimiento de dependientes para mostrar de forma gráfica o siga paso a paso las relaciones entre estas celdas y las fórmulas con flechas de seguimiento. seleccione el libro que desea y luego asegúrese de que la opción Todos esté seleccionada en Para objetos.

una flecha negra señala un icono de hoja de cálculo desde la celda seleccionada . es posible que Excel le solicite que lo busque y lo abra. Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la celda activa. empezando por la celda precedente más alejada de la celda activa. Si otra celda en otra hoja de cálculo o en otro libro hace referencia a la celda seleccionada. Si el otro libro no está abierto. a continuación. Las flechas rojas muestran celdas que causan errores. haga clic nuevamente en el botón. Para identificar el siguiente nivel de las celdas que dependen de la celda activa. haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y. haga clic nuevamente en Seguimiento de dependientes . El otro libro deberá estar abierto antes de que Excel pueda seguir paso a paso estas dependencias. es posible que Excel le solicite que lo busque y lo abra. en Quitar un nivel de precedentes . en la ficha Fórmulas en el grupo Auditoría de fórmulas. en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas. haga clic nuevamente en el botón. 26 cálculo desde la celda seleccionada . empezando por la celda dependiente más alejada de la celda activa. vuelva a hacer clic en Seguimiento de precedentes . Para quitar otro nivel de flechas de seguimiento. haga clic en Seguimiento de dependientes . El otro libro deberá estar abierto antes de que Excel pueda seguir paso a paso estas dependencias. Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez. en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas. Para quitar otro nivel de flechas de seguimiento. Las flechas azules muestran celdas sin errores. Fórmulas de seguimiento que hacen referencia a una celda en particular (dependientes) Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes. Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda dependiente de la celda activa. haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y luego en Quitar un nivel de dependientes . Si el otro libro no está abierto. Ver todas las relaciones en una hoja de cálculo . Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez.

seleccione una celda y presione F2. 27 En una celda vacía. Problema: Excel emite un pitido cuando hago clic en el comando Seguimiento de dependientes o en el comando Seguimiento de precedentes. Todas las flechas de seguimiento desaparecen si cambia la fórmula a la que apuntan las flechas. en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas. Los siguientes elementos en las hojas de cálculo a los que se puede hacer referencia mediante fórmulas no se pueden seguir con las herramientas de auditoría: Referencias a los cuadros de texto. haga doble clic en Seguimiento de precedentes . inserta o elimina columnas o filas. NOTAS Para ver las celdas precedentes codificadas por colores para los argumentos en una fórmula. Haga clic en el botón Seleccionar todo. Para restaurar las . Si Excel emite un pitido cuando hace clic en Seguimiento de dependientes o en Seguimiento de precedentes. Si la celda está en otra hoja de cálculo u otro libro. haga doble clic en la flecha negra para mostrar el cuadro de diálogo Ir a y luego haga doble clic en la referencia que desee en la lista Ir a. o elimina o mueve celdas. Seleccione la celda y en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas. Excel ya ha realizado un seguimiento en todos los niveles de la fórmula o se está intentando realizar un seguimiento de un elemento que no se puede seguir. haga doble clic en la flecha. haga clic en Quitar flechas . escriba = (signo igual). Para seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha. gráficos incrustados o imágenes en las hojas de cálculo Referencias a constantes con nombre Fórmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el otro libro se cierra Para quitar todas las flechas de seguimiento en la hoja de cálculo.

2. 28 flechas de seguimiento después de realizar cualquiera de estos cambios. debe volver a usar los comandos de auditoría en la hoja de cálculo. Los datos de detalle suelen ser adyacentes. Se pueden mostrar u ocultar los datos detallados presionando en el signo más. muestra datos de detalle (datos de detalle: para subtotales automáticos y esquemas de hoja de cálculo. haga clic en los símbolos de esquema adecuados. representado por un número inferior de símbolos de esquema. un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.). Puede crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente). filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen. El nivel 3 contiene las filas de detalle (sólo las filas de detalle 11 a 13 están actualmente visibles). Para mostrar filas para un nivel. Para realizar un seguimiento de las flechas de seguimiento originales. Crear un esquema de filas . 3 o 4 que indican el nivel de esquema. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región. Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir. haga clic en los símbolos de esquema y . El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle.) del nivel externo anterior. por encima o a la izquierda. representado por un número superior de símbolos de esquema (símbolos de esquema: símbolos que se utilizan para cambiar la vista de una hoja de cálculo esquematizada. Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geográficas y meses con varias filas de resumen y detalles. o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. imprima la hoja de cálculo con las flechas de seguimiento visibles antes de aplicar los cambios. Cada nivel interno. a los datos de resumen. puede crear un esquema de hasta ocho niveles. Para expandir o contraer datos en el esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen. uno para cada grupo. en el signo menos y en los números 1.

haga clic en Esquema. . Para trazar esquemas de los datos por filas. active la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle. en la ficha Datos. contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles. debe tener filas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho grupo. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar. desactive la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle. Especifique si la ubicación de la fila de resumen está encima o debajo de las filas de detalle. 29 Asegúrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rótulo en la primera fila. haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles. Cómo especificar la ubicación de la fila de resumen En el grupo Esquema de la ficha Datos. Insertar sus propias filas de resumen Inserte sus propias filas de resumen con las fórmulas inmediatamente anterior o posterior a cada grupo de filas de detalle. seleccione dicha columna y. Inserte las filas de resumen. Siga uno de los procedimientos siguientes: Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal Use el comando Subtotal. vea el artículo sobre cómo insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo. Seleccione una celda del rango. en el grupo Ordenar y filtrar. Para obtener más información. que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema.

829 $ 9 Este Abril 6. Siga uno de los procedimientos siguientes: Aplicar un esquema a los datos automáticamente En caso necesario. y la fila 10 contiene los subtotales para las filas 7 a 9. Aplique un esquema al grupo externo. A B C 1 Región Mes Ventas 2 Este Marzo 9.647 $ 3 Este Marzo 4.820 $ 7 Este Abril 4. En el ejemplo siguiente. Cómo aplicar un esquema al grupo externo Seleccione todas las filas de resumen subordinadas. haga clic en Autoesquema. es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente. la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5.115 $ 5 Este Marzo 2. Para agrupar todos los datos de detalle para la fila 11. seleccione las filas 2 a 10. así como sus datos de detalle relacionados.101 $ 4 Este Marzo 7.957 $ 6 Este Total de marzo 23.550 $ . En el grupo Esquema de la ficha Datos. seleccione una celda del rango. haga clic en la flecha al lado de Agrupar y. Aplicar un esquema a los datos manualmente Importante Cuando agrupe manualmente niveles de esquema. a continuación. 30 Aplique un esquema a los datos. y la fila 11 contiene los totales generales.257 $ 8 Este Abril 1.

A B C 1 Región Mes Ventas 2 Este Marzo 9. Para agrupar las filas 7 a 9. seleccione las filas 2 a 5.829 $ 9 Este Abril 6. haga clic en Agrupar.820 $ 7 Este Abril 4.257 $ 8 Este Abril 1.636 $ 11 Total del este 36.636 $ 11 Total del este 36. aplique un esquema a un grupo interno anidado. Cómo aplicar un esquema al grupo interno anidado Para grupo interno anidado.647 $ 3 Este Marzo 4.957 $ 6 Este Total de marzo 23.456 $ . De manera opcional. En el ejemplo siguiente. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la fila de resumen. para agrupar las filas 2 a 5. 31 10 Este Total de abril 12. que tienen una fila resumen 6.456 $ Importante No incluya la fila de resumen 11 de la selección.115 $ 5 Este Marzo 2.101 $ 4 Este Marzo 7.550 $ 10 Este Total de abril 12. En el grupo Esquema de la ficha Datos. que tiene una fila resumen 10. seleccione las filas 7 a 9.

debe tener columnas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las columnas de detalle para dicho grupo. Si desea desagrupar filas. Nota También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. a continuación. Importante Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos. Para mostrar los datos. haga clic en Desagrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en o en del grupo y. las filas de detalle permanecen ocultas. Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle. Nota Para trazar esquemas de los datos por columnas. a continuación. en el grupo Esquema de la pestaña Datos. a continuación. desplácese por los números de fila visibles adyacentes a las filas ocultas. Seleccione una celda del rango. en el grupo Esquema de la pestaña Datos. . 32 Importante No incluya en la selección la fila resumen para dicho grupo. haga clic en Formato. selecciónelas y. haga clic en Desagrupar. elija Ocultar y mostrar y. haga clic en Mostrar filas. Crear un esquema de columnas Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rótulo en la primera fila. contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco. haga clic en Agrupar. En el grupo Esquema de la ficha Datos. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio. Ordene las filas que forman los grupos.

. 33 Especifique si la ubicación de la columna de resumen está a la derecha o a la izquierda de las columnas de detalle.

Para especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles. es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente. haga clic en la flecha al lado de Agrupar y. desactive la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Para aplicar un esquema a los datos. En el grupo Esquema de la ficha Datos. Aplique un esquema al grupo externo. siga uno de estos procedimientos: Aplicar un esquema a los datos automáticamente En caso necesario. haga clic en Autoesquema. Aplicar un esquema a los datos manualmente Importante Cuando agrupe manualmente niveles de esquema. a continuación. así como sus datos de detalle relacionados. . seleccione una celda del rango. Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles. haga clic en Esquema. Haga clic en Aceptar. active la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. 34 Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen En el grupo Esquema de la ficha Datos. Cómo aplicar un esquema al grupo externo Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas.

seleccione las columnas B a I.471 5 Sur 281 511 410 1. 35 En el ejemplo siguiente. Para agrupar todos los datos de detalle para la columna J.755 186 653 229 1.557 2. para agrupar las columnas B a D. seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna que contiene la fila de resumen.074 2. haga clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. A B C D E F G H I J 1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1 . A B C D E F G H I J 1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1 2 Este 371 504 880 1. aplique un esquema a un grupo interno anidado.202 124 750 200 1.345 579 180 367 1. Cómo aplicar un esquema a un grupo interno anidado Para grupo interno anidado.077 4 Norte 447 469 429 1. En el ejemplo siguiente. Para agrupar columnas F a H.276 Importante No incluya la columna resumida J en la selección. De manera opcional.823 3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1. y la columna J contiene los totales generales. y la columna I contiene los subtotales para las columnas F a H.068 2. que tiene una columna resumida E. seleccione las columnas F a H. la columna E contiene los subtotales para las columnas B a D. seleccione las columnas B a D. En el grupo Esquema de la ficha Datos. que tiene una fila de resumen I.126 2.

. a continuación.074 2. Nota También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo.823 3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.755 186 653 229 1. haga clic en Desagrupar. en el grupo Esquema de la pestaña Datos. En el grupo Esquema de la ficha Datos. en el grupo Esquema de la pestaña Datos. Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema.077 4 Norte 447 469 429 1.276 Importante No incluya en la selección la columna resumida para dicho grupo. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en o en del grupo y. haga clic en Desagrupar.068 2.202 124 750 200 1. selecciónelas y. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. haga clic en Agrupar. Si desea desagrupar columnas.557 2.345 579 180 367 1. 36 2 Este 371 504 880 1. a continuación.471 5 Sur 281 511 410 1.126 2.

haga clic en . haga clic en . Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo Para mostrar los datos de detalle de un grupo. a continuación. Para ocultar los datos de detalle de un grupo. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan. desplácese por las letras de columna visibles adyacentes a las columnas ocultas. Estos estilos emplean la negrita. Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema Para mostrar todos los datos de detalle. Con respecto a las columnas del esquema. elija Ocultar y mostrar y. haga clic enArchivo. Microsoft Office Excel usa estilos (estilo: combinación de características de formato. que se nombra y almacena como un conjunto. las columnas de detalle permanecen ocultas. haga clic en el número del nivel que desee. tamaño de fuente y sangría. haga clic en del grupo. Para mostrar los datos. 37 Importante Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos. Cuando aplique un estilo. seleccione Opciones. seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema. haga clic en Mostrar columnas. la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o . Personalizar un esquema con estilos En el caso de las filas del esquema. Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado En los símbolos de esquema . haga clic en la categoría Avanzadas y. a continuación. Mostrar u ocultar datos de esquemas Si no ve los símbolos de esquema . si un esquema tiene cuatro niveles. haga clic en del grupo. como fuente. y . en Mostrar opciones para esta hoja. haga clic en Formato. si existen tres niveles. Para ocultar todos los datos de detalle. todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) como NivelFila_1 y NivelFila_2. haga clic en el nivel más bajo de los símbolos de esquema . En el grupo Celdas de la pestaña Inicio. puede ocultar el cuarto y mostrar los restantes haciendo clic en . Por ejemplo. Por ejemplo.

Copiar datos esquematizados Si no ve los símbolos de esquema . Active la casilla de verificación Estilos automáticos. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de crearlo. haga clic enArchivo. Haga clic en Aplicar estilos. en Mostrar opciones para esta . Nota Asimismo. haga clic en Esquema. Si se cambia la forma en que están definidos estos estilos. a continuación. seleccione Opciones. tramas y alineación) que puede aplicar a un rango de datos. puede usar los formatos automáticos (formato automático: colección incorporada de formatos de celda (como tamaño de fuente. y . se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema. 38 columnas de resumen en los datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia. En el grupo Esquema de la ficha Datos.) para dar formato a los datos esquematizados. Active la casilla de verificación Estilos automáticos. haga clic en Esquema. Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Aplicar un estilo automáticamente a una columna o fila resumen En el grupo Esquema de la ficha Datos. haga clic en la categoría Avanzadas y.

haga clic en Buscar y seleccionar y. seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema. Haga clic en Archivo. Mostrar u ocultar datos de esquemas. a continuación. Ocultar o quitar un esquema Nota No se eliminan los datos al ocultar o quitar un esquema. Haga clic en Ir a Especial. 39 hoja. seleccione la hoja de cálculo y desactive la casilla de verificaciónMostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema. en la sección Mostrar opciones para esta hoja. a continuación. seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema. Seleccione el rango de filas de resumen. en Mostrar opciones para esta hoja. seleccione Opciones. haga clic enArchivo. y para ocultar los datos de detalle que no desee copiar. Ocultar un esquema Si no ve los símbolos de esquema . haga clic en la categoría Avanzadas y. Utilice los símbolos de esquema . haga clic en la categoría Avanzadas y. en Ir a. Quitar un esquema . seleccione Opciones. Vea todos los datos haciendo clic en el número más alto de los símbolos de esquema . y . vea la sección. a continuación. Haga clic en Aceptar y. Para obtener más información. Haga clic en Sólo celdas visibles. En el grupo Modificar la ficha Inicio. a continuación. copie los datos.

haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas. arrastre los encabezados de fila o columna visibles a ambos lados de las filas y columnas ocultas. 40 Haga clic en la hoja de cálculo. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio. Crear un informe de resumen con un gráfico Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que solo muestra los totales acompañados de un gráfico de dichos totales. puede hacer lo siguiente: Crear un informe de resumen Aplicar un esquema a los datos. desplácese por los números de fila o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. Importante Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos. a continuación. haga clic en Formato. las columnas o filas de detalle permanecen ocultas. en Borrar esquema. a continuación. Crear un esquema de filas o Crear un esquema de columnas. a continuación. Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema . Para mostrar los datos. vea las secciones. Si las filas o columnas siguen ocultas. haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar y. haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas. En el grupo Esquema de la ficha Datos. Para obtener más información. y para mostrar sólo los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila: . elija Ocultar y mostrar en el comando Formato (que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaña Inicio) y. elija Ocultar y mostrar y. En general.

tendrá un aspecto similar al del siguiente ejemplo. Nota Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos. como se muestra en el ejemplo anterior. Mostrar u ocultar datos de esquemas. seleccione las celdas A1 a C11. Cree el gráfico. . Representar en un gráfico el informe de resumen Seleccione los datos de resumen que desea representar. el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos. Por ejemplo. para representar sólo los totales de Buchanan y Davolio. vea la sección. Por ejemplo. 41 Para obtener más información. si crea el gráfico con el Asistente para gráficos. pero no los totales generales.

que por algún motivo me parece menos acertado que su equivalente literal en inglés. Mi inclinación personal es usar la expresión "análisis de escenarios" y precisamente Escenarios es el nombre de una las herramientas que Excel pone a disposición de los usuarios. En el proceso de escribir esta nota he buscado un equivalente en castellano a esta expresión. pero supongo que a los traductores les debe haber parecido excesivamente largo. En ingles existe el término "what if" para describir este tipo de análisis. Tal vez sería mas expresivo usar "qué pasaría si". esta herramienta es poco conocida y aún menos usada a pesar que puede ahorrarnos tiempo y errores. Según mi experiencia personal. 42 ANÁLISIS Y SI Manejo de escenarios con Excel Uno de los usos frecuentes de Excel es crear modelos de predicción de resultados o presupuestos según van cambiando ciertas variables. De acuerdo a la ayuda de Excel "Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo" . La ayuda en línea de Excel traduce el término a "y si".

El cuadro de pérdidas y ganancias de semejante empresa será afectado por los cambios en las cotizaciones de las monedas. Queremos investigar cuáles serán los resultados del año para este empresa de acuerdo a distintos escenarios para las tasa de cambio. El modelo que construimos será éste: . junto con Buscar Objetivo y Solver. Supongamos una empresa cuyos ingresos son en euros (todas sus ventas son en Europa). las Tablas. Veamos un uso posible de Escenarios con un ejemplo. 43 La funcionalidad se encuentra en el menú Herramientas. aún si no hay cambios en la actividad real de la empresa. Bajo el menú Datos se encuentra otra herramienta para realizar análisis de sensibilidad. los materiales son adquiridos en dólares y el resto de los ingresos y gastos son en pesos. Esta herramienta acepta hasta 32 variables. Antes de usar la herramienta Escenarios necesitamos construir un modelo cuyos resultados sean sensibles al cambio en una serie de variables. Esto no es casualidad ya que estas herramientas también permiten realizar análisis de sensibilidad y de escenarios.

10 3 . dólar = 3. En el cuadro de pérdidas y ganancias proyectado tenemos los montos en la moneda original en la columna C y los montos convertidos a pesos en la columna D. Con las tasas de cambio actuales. euro = 4.10. predecimos un porcentaje de beneficio bruto del 42%. dólar = 3.50. euro = 4. ¿Que pasaría si esta tasa cambiaran? Supongamos tres posibilidades (escenarios) posibles: 1 . euro = 4.30 2 .10. Estas celdas serán las variables en nuestro modelo. dólar = 3. 44 En las celdas B2 y B3 tenemos las tasas de cambio actuales del euro y el dólar.30 Para crear los escenarios con la herramientas abrimos el menú Herramientas-Escenarios .

45 Apretamos el botón Crear e ingresamos los datos. Al primer escenario lo llamaremos Devaluación. Al apretar el botón Aceptar se abre este formulario donde ingresamos los valores de las variables correspondientes al escenario . al segundo Revaluación y al tercero Mixto.

Pero la real utilidad de usar Escenarios se evidencia al apretar el botón Resumen. Así podemos elegir cada vez un escenario distinto y ver el resultado directamente en la hoja. Por ejemplo. veremos en la hoja que el porcentaje de la ganancia bruto cae al 39%. las celdas variables conservan el valor del último escenario elegido. Cuando terminamos de ingresar los datos de todos los escenarios podemos apretar el botón Mostrar. Hay que tener en cuenta que al cerrar el formulario. Esto hará que los resultados en el modelo cambien de acuerdo al escenario elegido. 46 Apretamos aceptar y en el formulario que se abre volvemos a apretar Agregar para insertar el próximo escenario (Devaluación). si elegimos el escenario Revaluación y apretamos Mostrar. Se abre este formulario . Volvemos a realizar el proceso para agregar Mixto.

Si queremos que aparezca todo el total de ingresos. La técnica para superar este inconveniente es poner nombres a las celdas que estamos interesados en mostrar . 47 En la ventanilla Celdas de Resultado ponemos las celdas que queremos que aparezcan en el resumen. lo que hace que la tabla sea prácticamente ilegible. elegimos las celdas D10. el total de gastos y el beneficio bruto. D16 y D17 Al apretar Aceptar Excel crea una nueva hoja donde podemos ver un cuadro que compara los tres escenarios con la situación actual Uno de los inconvenientes es que Excel usa la dirección de las celdas como nombre de la fila. es especial si se trata de un modelo con muchas líneas.

la hoja Resumen usa Agrupación y Esquema para ocultar ciertas filas. a condición que los modelos sean idénticos. Si mostramos estas filas podemos ver el nombre del creador del escenario y la fecha en que fue creado . Para combinar escenarios hay que apretar el botón Combinar que abre un formulario donde ingresamos los libros y las hojas que queremos combinar. Como habrán notado. 48 Beneficio_bruto = Hoja1!$D$17 Dólar = Hoja1!$B$3 Euro = Hoja1!$B$2 Total_de_Gastos = Hoja1!$D$16 Total_de_Ingresos = Hoja1!$D$10 Volvemos a generar el resumen y obtenemos Escenarios permite consolidar escenarios de distintas hojas.

Esos cálculos dan lugar a los resultados. cuando al comenzar el año. También podemos crear una tabla dinámica del escenario usando la opción Informe de tabla dinámica en el formulario de Resumen. este proceso se invierte: conocemos el objetivo pero queremos llegar a la fuente o fuentes originales de ese cálculo. En algunas ocasiones. Un ejemplo bien claro lo podemos encontrar en el departamento comercial de una empresa. Utilizar Buscar objetivo En la mayoría de las hojas de cálculo comenzamos introduciendo datos. Otro ejemplo lo encontramos en el mundo financiero: Deseamos obtener una cantidad de rentabilidad y necesitamos calcular capitales. para luego realizar cálculos con ellos. Para utilizarla debemos tener en cuenta los siguientes aspectos: . Buscar objetivo es la herramienta ideal para resolver las cuestiones anteriores. intereses o tiempos para conseguirla. se fijan los objetivos a conseguir (conocemos el beneficio que deseamos obtener y necesitamos calcular las ventas que deben hacer los comerciales para conseguir ese beneficio). podemos crear varias hojas que guarden distintos escenarios. 49 Dado que Excel crea una hoja cada vez que activamos la opción Resumen.

Esta variable es el dato que Excel ajusta para poder ofrecer una solución. Solamente existe una variable de celda. pensemos en el siguiente ejemplo: Contamos con una hoja de cálculo como la del dibujo. ya que el interés que debemos abonar será mayor al de la cuota mensual). Existe una solución válida: Si deseamos calcular los años en los que pagaremos 100. La columna de la derecha muestra el porcentaje del curso superado. Yolanda Muñoz desea saber qué puntuación debe obtener para superar el curso en un 80% sabiendo que el trabajo práctico supone el 50% de la nota final. la puntuación de 2 exámenes y la puntuación de un trabajo práctico que deben realizar. Excel termina encontrando una respuesta (será un número negativo de años. Para utilizar Buscar objetivo en este escenario debemos seguir los siguientes pasos: Seleccionamos la ficha Datos.25 € al mes. Para comprender mejor el funcionamiento de Buscar objetivo. el grupo Herramientas de datos. En ella aparecen los alumnos de un curso. Análisis Y si. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: . 50 Se busca un solo resultado en una celda y esta celda contiene una fórmula. Buscar objetivo.000 € a razón de 0.

El cuadro de diálogo Estado de la búsqueda de objetivo aparece en pantalla y Excel comienza a probar series de valores. pulsamos Aceptar para confirmar el resultado o Cancelar para volver a los datos originales. incrementando el valor de Trabajo práctico y calculando el resultado. En la mayoría de las ocasiones la operación suele terminar en el acto. Haga clic en la pestaña Archivo y. haga clic en Opciones. En nuestro caso se trata de la celda D3. En el cuadro de texto Para cambiar celda. 51 En el cuadro de texto Definir la celda. En el cuadro de texto Con el valor. Haga clic en Ir. Si Excel no logra encontrar una respuesta después de una serie de intentos. Pulsamos en Aceptar. haga clic en Aceptar. introduciremos el valor al que queremos llegar. En este caso es 80% ó 0. a continuación. introducimos la celda donde introduciremos el objetivo. para usarlo en Excel. En el cuadro Complementos disponibles. Cargar el complemento Solver l complemento Solver es un programa de complemento de Microsoft Excel que está disponible cuando se instala Microsoft Office o Excel. . active la casilla de verificaciónSolver y. Sugerencia Si Solver no se enumera en el cuadro Complementos disponibles. Cuando aparezca una respuesta.84 en el Trabajo práctico. haga clic en Examinar para encontrarlo.80. En un instante. aunque raramente se da este caso. Haga clic en Complementos y. a continuación. podemos pulsar el botón Pausa. Si Excel se atasca en un largo proceso. debemos seleccionar la celda donde irá el dato que queremos calcular. Sin embargo. El cuadro de diálogo Estado de la búsqueda de objetivo nos dará la opción de seguir intentándolo o detener la operación. Excel averigua que una puntuación de 8. seleccioneComplementos de Excel. primero debe cargarlo. hará que Yolanda Muñoz obtenga un 80% del curso superado. en el cuadro Administrar.

hasta que el valor total de beneficios (celda objetivo F7) alcance el monto máximo posible. Nota En las versiones anteriores de Solver. variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de amortización para determinar el importe de los pagos. puede cambiar el importe del presupuesto previsto para publicidad y ver el efecto sobre el margen de beneficio. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de decisión para cumplir con los límites en las celdas de restricción y producir el resultado deseado para la celda objetivo. Ejemplo de una evaluación de Solver En el siguiente ejemplo. con una restricción total máxima de $20. . "celdas cambiantes" o "celdas ajustables". Por ejemplo. o simplemente celdas de variables. determinando indirectamente el monto de los ingresos por ventas. 52 Si se le indica que el complemento Solver no está instalado actualmente en el equipo. funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. por tanto. referencias de celda. y las celdas de variables de decisión. puede encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo) para una fórmula (fórmula: secuencia de valores. que participan en el cómputo de fórmulas en las celdas objetivo y de restricción. Los valores en las celdas variables se usan para calcular los beneficios para cada trimestre. haga clic en Sí para instalarlo. el comando Solver estará disponible en el grupo Análisis de la ficha Datos.000 (celda F5). los gastos asociados y los beneficios.) en una celda. Solver puede modificar los presupuestos trimestrales de publicidad (celdas variables de decisión B5:C5). nombres. el nivel de publicidad de cada trimestre afecta al número de unidades vendidas. Información general Utilice Solver para determinar el valor máximo o mínimo de una celda cambiando otras celdas. sujeta a restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en una hoja de cálculo. Una vez cargado el complemento Solver. están relacionados con la fórmula en la celda objetivo F7. Por ejemplo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión. la celda objetivo se denominaba "celda de destino". DEFINIR Y RESOLVER UN PROBLEMA CON SOLVER Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si (análisis de hipótesis: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Con Solver.). Una formula comienza siempre con el signo igual (=). =SUMA(Q1 Beneficios:Q2 Beneficios). denominada la celda objetivo.

haga clic en Solver. los nuevos valores son los siguientes: Definir y solucionar un problema En el grupo Análisis de la ficha Datos. En el cuadro Complementos disponibles. deberá cargar el programa de complemento (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office. a continuación. en Ir.) Solver. Si el comando Solver o el grupo Análisis no está disponible. En el cuadro Administrar. haga clic en la categoría Complementos. haga clic en Complementos de Excel y. elija Opciones y. . active la casilla de verificación Complemento Solver y. 53 Celdas variables Celda restringida Celda objetivo Una vez ejecutado Solver. a continuación. haga clic en Aceptar. a continuación. Cómo cargar el programa de complemento Solver Haga clic en la pestaña Archivo.

Si hace clic en bin. Para aceptar la restricción y volver al cuadro de diálogo Parámetros de Solver. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver. haga clic en Agregar. Haga clic en la relación (<=. 54 En el cuadro Establecer objetivo. Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo posible. o >= para la relación en el cuadro Restricción. Si hace clic en int. =. haga clic en Máx. Separe con comas las referencias no adyacentes. aparece binary en el cuadro Restricción. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para aceptar una restricción y agregar otra. escriba una referencia de celda o un nombre para la celda objetivo. escriba la referencia de celda o el nombre del rango de celdas para los que desea restringir el valor. En el cuadro Referencia de la celda. =. escriba un nombre o una referencia para cada rango de celda de variable de decisión. bin y dif solamente en restricciones en celdas de variables de decisión. una referencia de celda o nombre o una fórmula. int. >=. realice lo siguiente para especificar todas las restricciones que desee aplicar. haga clic en Valor de y luego escriba el valor en el cuadro. aparece integer en el cuadro Restricción. haga clic en Aceptar. Si desea que la celda objetivo tenga un valor determinado. bin o dif ) que desea establecer entre la celda a la cual se hace referencia y la restricción. En el cuadro Sujeto a las restricciones. haga clic en Mín. Nota Puede aplicar las relaciones int. haga clic en Agregar. En el cuadro Cambiando las celdas de variables. Si elige <=. Se puede especificar un máximo de 200 celdas de variables. aparece alldifferent en el cuadro de diálogo Restricción. Si hace clic en dif. escriba un número. La celda objetivo debe contener una fórmula. Siga uno de los procedimientos siguientes: Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible. Las celdas de variables deben estar directa o indirectamente relacionadas con la celda objetivo. .

seleccione un tipo de informe en el cuadro Informes y haga clic en Aceptar. Haga clic en Cambiar y realice los cambios que desee. haga clic en Conservar solución de Solver. Si Solver no encuentra una solución. a continuación. haga clic en Restaurar valores originales. la opción de crear un informe no está disponible. haga clic en Opciones en el cuadro de diálogo Parámetros de Solver. Para restaurar los valores originales tal como estaban antes de hacer clic en Resolver. Para guardar los valores de la celda de variable de decisión como un escenario que pueda mostrar más tarde. Haga clic en Resolver y siga uno de los procedimientos siguientes: Para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo. puede presionar ESC. 55 Puede cambiar o eliminar cualquier restricción existente haciendo lo siguiente: En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver. haga clic en Guardar escenario en el cuadro de diálogo Resultados de Solver y luego escriba un nombre para el escenario en el cuadro Nombre del escenario. active la casilla de verificación Mostrar resultado de iteraciones para ver los valores de cada solución de prueba y. haga clic en la restricción que desee cambiar o eliminar. o haga clic en Eliminar. Para crear un informe basado en su solución después de que Solver encuentre una solución. Desplazarse por las soluciones de prueba en Solver Después de definir un problema. El informe se crea en una nueva hoja de cálculo del libro. Microsoft Excel actualiza la hoja de cálculo con los últimos valores encontrados para las celdas de variable de decisión. haga clic en Aceptar. Notas Para interrumpir el proceso de resolución. En el cuadro de diálogo Opciones. . en el cuadro de diálogo Resultados de Solver.

Métodos de resolución usados por Solver Puede elegir cualquiera de los tres algoritmos o métodos de resolución siguientes en el cuadro de diálogo Parámetros de Solver: . Sugerencia Puede guardar las últimas selecciones con una hoja de cálculo en el cuadro de diálogo Parámetros de Solver guardando el libro. En el cuadro de diálogo Mostrar solución de prueba. haga clic en Detener. especifique la referencia de la primera celda de un rango vertical o de las celdas vacías en que desee colocar el modelo de problema. haga clic en Opciones. Para continuar el proceso de solución y ver la siguiente solución de prueba. Cuando cargue un modelo. También puede definir más de un problema para una hoja de cálculo haciendo clic en Cargar/Guardar para guardar los problemas individualmente. Especifique un rango de celdas para el área modelo y haga clic en Guardar o en Cargar. haga clic en Continuar. Elija o especifique valores para cualquiera de las opciones en las pestañas Todos los métodos. 56 En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver. Guardar o cargar un modelo de problema En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver. Cuando guarde un modelo. siga uno de los procedimientos siguientes: Para detener el proceso de solución y ver el cuadro de diálogo Resultados de Solver. haga clic en Resolver. especifique la referencia de todo el rango de celdas que contenga el modelo de problema. haga clic en Cargar/Guardar. Cambiar la forma en que Solver encuentra soluciones En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver. GRG Nonlinear y Evolutionary en el cuadro de diálogo. Cada hoja de cálculo en un libro puede tener sus propias selecciones de Solver y todas ellas se guardan.

57

Generalized Reduced Gradient (GRG) Nonlinear Se usa para problemas que son no
lineales suavizados.

LP Simplex Se usa para problemas lineales.

Evolutionary Se usa para problemas no suavizados.

58

CONSOLIDAR DATOS DE VARIAS HOJAS DE
CÁLCULO EN UNA SOLA HOJA DE CÁLCULO
Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de cálculo e informar de ellos,
puede consolidar los datos de cada hoja de cálculo independiente en una hoja de cálculo
(u hoja de cálculo maestra). Las hojas de cálculo que se consolidan pueden estar en el
mismo libro como una hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos en
una hoja de cálculo, puede actualizarlos y agregarlos más fácilmente de forma regular o
puntual.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podría usar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo
de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener los totales de ventas
y promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la
organización.

Hay dos formas principales de consolidar datos:

Consolide por posición Use este método cuando los datos de varias áreas de origen se
organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo,
cuando tiene una serie de hojas de de cálculo de gastos creadas a partir de la misma
plantilla).

Consolide por categorías Use este método cuando los datos de varias áreas de origen
se organizan de forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de fila y columna. Por
ejemplo, puede usar este método cuando tiene una serie de hojas de inventario de cada
mes en las que se usa el mismo diseño, pero cada hoja de cálculo contiene distintos
elementos o un número diferente de elementos.

Puede consolidar datos mediante el comando Consolidar (pestaña Datos, grupo
Herramientas de datos). También puede consolidar los datos con una fórmula o un
informe de tabla dinámica.

Consolidar datos por posición

=está consolidando, asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta
celda para los datos consolidados.

En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

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En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de
cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de
consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos.
Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea
que use Microsoft Excel para consolidar los datos.

Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en otro libro, haga
clic en Examinar para buscar el libro y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el
cuadro de diálogo Examinar.

La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de
exclamación.

Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en el libro actual,
haga lo siguiente:

En el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los datos
de la hoja de cálculo.

Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione
los datos y, a continuación, haga clic en el botón Expandir diálogo.

En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para
agregar todos los rangos que desea.

Indique cómo desea actualizar la consolidación mediante una de las siguientes acciones:

Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando
cambien los datos de origen en otro libro, active la casilla de verificación Crear vínculos
con los datos de origen.

Importante Active esta casilla de verificación únicamente si la hoja de cálculo que contiene
los datos se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación, ya no
podrá cambiar las celdas y los rangos que se van a incluir en la consolidación.

Para configurar la consolidación de modo que pueda actualizarla manualmente
cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla Crear vínculos con los
datos de origen.

haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación. pero no ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación. contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco. puede que sea conveniente basar las hojas de cálculo en una plantilla de hoja de cálculo que usa un diseño coherente. En la hoja de cálculo maestra. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar. asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados. Nota Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo de destino que contiene los datos que está consolidando. haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados. Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. 60 Consolidar datos por categoría En cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar. En el cuadro Función. a continuación.) que desea que use Excel para consolidar los datos. haga clic en Examinar para buscar el archivo y. Contar y Promedio. prepare los datos del siguiente modo: Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene una etiqueta en la primera fila. Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño. haga clic en Consolidar. o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. . Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. Sugerencia Si suele consolidar datos frecuentemente.

Si la hoja de cálculo está en el libro actual. la Columna izquierda o ambas. Asegúrese de que las categorías que no desee consolidar tienen rótulos únicos que aparecen solamente en un rango de origen. 61 La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación. haga lo siguiente: Haga clic en el botón de referencia a la derecha del cuadro de Referencia para abrir el cuadro de diálogo Consolidar .Referencia. active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen. Importante Solamente puede activar esta casilla de verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro. desactive la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen. En el cuadro de diálogo Consolidar. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Abra la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar. Active las casillas de verificación de Usar rótulos en que indican donde se encuentran los rótulos en los rangos de origen. Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidación. Notas Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación. haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para agregar todos los rangos que desea. Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos. . seleccione los datos y haga clic en el botón a la derecha del cuadro. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen. que puede ser: la Fila superior.

txt).csv). Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel con el comando Abrir. Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente: Archivos de texto delimitado (. Haga clic en Ayuda en cualquier página del Asistente para importación de texto para obtener más información sobre el uso del asistente. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente.csv. haga clic en Abrir. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada. Notas Puede importar o exportar hasta 1. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto. seleccione Archivos de texto. Aparece el cuadro de diálogo Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel. En la lista.048.csv). Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él. Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los . En Excel. Excel inicia el Asistente para importación de texto. Haga clic en la pestaña Archivo y. en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.). Archivos de texto de valores separados por comas (. a continuación. puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos. 62 IMPORTAR O EXPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel. en los que el carácter de coma (.) separa normalmente cada campo de texto. . no cambia su formato: puede verlo en la barra de título de Excel. como en una base de datos o un archivo de texto. haga clic en Finalizar para completar la operación de importación. donde el nombre del archivo conserva la extensión del nombre del archivo de texto (por ejemplo. .txt o .txt).384 columnas. Si el archivo es un archivo de texto (.576 filas y 16. use el comando Guardar como.

haga clic en Desde texto. En el cuadro de diálogo Importar datos. Excel abre automáticamente el archivo de texto y muestra los datos en un libro nuevo. Nota Cuando Excel abre un archivo . formato y diseño de los datos importados. haga clic en Finalizar para completar la operación de importación. Para forzar a Excel que ejecute el Asistente para importación de texto. como en una base de datos o un archivo de texto. haga clic en Propiedades para establecer las opciones de actualización. Puede usar el Asistente para importación de texto si desea disponer de mayor flexibilidad para convertir las columnas a los distintos formatos de datos. Siga las instrucciones del Asistente para importación de texto.csv. En ¿Dónde desea situar los datos?. Haga clic en Ayuda en cualquier página del Asistente para importación de texto para obtener más información sobre el uso del asistente. puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos. o puede que desee convertir en texto una columna de números precedida de ceros para conservar dichos ceros. pero el formato de datos predeterminado de Excel sea AMD. puede cambiar la extensión .csv del nombre del archivo a . usa la configuración de formato de datos predeterminada actual para interpretar el modo en que debe importar cada columna de datos. realice uno de estos procedimientos: . Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos del archivo de texto.csv sea MDA. Importar un archivo de texto conectándose a él Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel. Por ejemplo. es posible que el formato de una columna de datos del archivo .csv. o bien puede importar un archivo de texto conectándose a él. haga lo siguiente: Si lo desea.). 63 Si el archivo es un archivo . Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en él. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente.txt antes de abrirlo. En Excel. En la ficha Datos. en el grupo Obtener datos externos.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Haga clic en Aceptar. a continuación. haga clic en Guardar como. elija el formato de archivo de texto para la hoja de cálculo. . Puede guardar otras hojas de cálculo como archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja. Si está seguro de que la hoja de cálculo actual es la que desea guardar como archivo de texto. puede convertir los datos después de importarlos. 64 Para devolver los datos en la ubicación seleccionada. Haga clic en la pestaña Archivo y. haga clic en Aceptar. Para devolver los datos en la esquina superior izquierda de una nueva hoja de cálculo. Busque la ubicación en la que desee guardar el nuevo archivo de texto y. En el cuadro Guardar como tipo. haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas). Nota Cada formato admite conjuntos de características diferentes. haga clic en Guardar. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se informa de que solo la hoja de cálculo actual se va a guardar en el nuevo archivo. a continuación. haga clic en Hoja de cálculo nueva. Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada. Por ejemplo. haga clic en Hoja de cálculo existente. Si Excel no convierte una columna de datos al formato que desea. Exportar datos a un archivo de texto guardándolo Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar como. vea el tema sobre los formatos de archivo admitidos en Excel. Para obtener más información. vea los temas sobre cómo convertir números almacenados como texto en números y cómo convertir fechas almacenadas como texto en fechas. Para obtener más información sobre los conjuntos de características admitidos por los diferentes formatos de archivo de texto.

haga clic en Panel de control. puede cambiar también el modo en que se tratan los delimitadores consecutivos. Cambiar el separador de todos los archivos de texto . Puede volver a cambiar al carácter predeterminado mediante el mismo procedimiento. En este paso. Cambiar el delimitador que se usa en un archivo de texto Si usa el Asistente para importar texto para importar un archivo de texto. Haga dos veces clic en Aceptar. haga clic en el botón Inicio y. haga clic en Sí. Abra el cuadro de diálogo para cambiar la configuración regional y de idioma. a continuación. Si solo está interesado en guardar los datos de la hoja de cálculo en el nuevo archivo de texto. haga clic en Ayuda para obtener información. Nota Una vez cambiado el carácter separador de listas del equipo. todos los programas usarán el nuevo carácter como separador de listas. Para obtener más información sobre cómo guardar archivos con otros formatos.csv En Microsoft Windows. vea el tema sobre cómo guardar un libro con otro formato de archivo. puede cambiar el delimitador usado por un archivo de texto delimitado de un carácter de tabulación a cualquier otro carácter en el paso 2 del Asistente para importar texto. 65 Aparecerá un segundo cuadro de diálogo en el que se indica que la hoja de cálculo puede contener características no compatibles con los formatos de archivo de texto. como las comillas consecutivas. Para obtener más información sobre el uso del Asistente para importación de texto. . Si no está seguro y desea obtener más información sobre las características de Excel incompatibles con los formatos de archivo de texto. Escriba un nuevo separador en el cuadro Separador de listas. vea Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel.

en Ir. versión 1. este archivo se almacena en la siguiente carpeta del disco duro: \Office Samples\OfficeExcel2003XMLToolsAddin. haga clic en Examinar. Para obtener más información para usar este complemento. De forma predeterminada. a continuación. 2. busque el archivo XmlTools. haga clic en Aceptar. haga clic en Aceptarpara cargar el complemento. vea el artículo Usar el complemento de herramientas XML de Excel 2003. La documentación y la interfaz de usuario hacen referencia a listas que en Excel 2010 ahora reciben el nombre de tablas de Excel. en la categoría Comandos del menú asegúrese de que aparezca el comando del menú XML Tools. NOTA Este complemento fue desarrollado para Excel 2003. 4. 5. 3. Haga clic en la pestaña Archivo. haga clic en la categoríaComplementos. Para comprobar que el complemento está activo. Inicie Excel. a continuación. haga clic en este vínculo. Haga clic en Opciones y. En el cuadro Administrar. Compruebe que la casilla de verificación XmlTools esté seleccionada en la lista Complementos disponibles y. Complemento de herramientas XML de Excel 2003 y. en la fichaComplementos. siga las instrucciones en la página de descarga. 7. puede usar la versión 1. 1. a continuación. Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y activarlo Para descargar el complemento. haga clic en Complementos de Excel y.1 del complemento de herramientas XML de Excel 2003 para mejorar las características XML existentes en Microsoft Excel 2010.xla. 6.1. . selecciónelo y. a continuación. a continuación. 66 CREAR UN ARCHIVO DE DATOS XML Y UN ARCHIVO DE ESQUEMA XML A PARTIR DE DATOS DE LA HOJA DE CÁLCULO Si desea crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de un rango de celdas de una hoja de cálculo. En el cuadro de diálogo Complementos.

en el cuadro de diálogo. haga clic enConvert a Range to an XML List. y crea una tabla XML. arrastre el puntero hasta la celda inferior derecha. . haga clic y mantenga presionada la celda superior izquierda del rango y. Haga clic en la pestaña Archivo. Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (. 2. seleccione No si la primera fila contiene datos o Yes si la primera fila contiene encabezados de columna y. a continuación. En la ficha Programador. a continuación. active la casilla de verificación Programador y luego haga clic en Aceptar. Indique el rango de celdas de los datos que desea convertir como una referencia absoluta en el cuadro de texto. asigna las celdas al esquema. En Fichas principales. Los datos deben estar en un formato tabular de columnas y filas (denominados también datos sin formato). En la ficha Complementos. haga clic en Aceptar. En Use first row as column names. haga clic en la flecha que aparece junto a XML Tools y. haga lo siguiente para mostrarla: 1.xml) Si la pestaña Programador no está disponible. NOTA Para ver todas las tablas XML del libro. a continuación. Si no puede ver la ficha Programador. haga clic en el botón que aparece a la derecha del cuadro de texto. 67 Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML Escriba los datos para los que desea crear el archivo de datos XML y el archivo de esquema XML. En la parte inferior del panel de tareas. SUGERENCIA Para que le resulte más sencillo indicar la referencia de celdas correcta. 4. Haga clic en Opciones y luego haga clic en la categoría Personalizar cinta. haga clic en Asignaciones XML. Excel crea automáticamente un esquema XML. realice los tres pasos del paso 1 en la sección a continuación para agregarla a la cinta de Excel. en la ficha Programador. haga clic en Exportar. en el grupo XML. haga clic en Origen para mostrar el panel de tareas Origen XML. 3. en el grupo Comandos del menú . en el grupo XML.

En el cuadro de diálogo grande Exportar XML. Escriba un nombre de archivo y un tipo de archivo. En el Bloc de Notas. haga clic en Aceptar. haga clic enCreate XSD files for the XML Schema at the active cell. por ejemploProdOrders. en el cuadro Nombre de archivo.xsd) Seleccione cualquier celda de una tabla de Excel asignada. a continuación. En la ficha Complementos. a continuación. a continuación. haga clic en Archivo y. Haga clic en Exportar. haga clic enGuardar como. en el grupo Comandos del menú.xsd y. Excel copia el esquema XML y lo pega en el Bloc de notas. 68 NOTA Si aparece un pequeño cuadro de diálogo Exportar XML que solo contiene los botones Aceptar y Cancelar. haga clic en la asignación XML que desea usar y. a continuación. . haga clic en Guardar. haga clic en la flecha que aparece junto a XML Tools y. Este pequeño cuadro de diálogo Exportar XML solo aparecerá si no se selecciona ninguna tabla XML y el libro contiene más de una asignación XML. Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML (. escriba un nombre para el archivo de datos XML.