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Descripción de la empresa:

Presentación:

Nombre de la empresa: Productos Lácteos el Manjar Tipo de empresa: Elaboración, Venta y Distribución de productos lácteos Número de empleados: 16 Personas. Ramo a que pertenece: Alimentos.

Historia

Antonio Alvarado, hombre visionario que con su firmeza y su espíritu empresarial, da inicio al negocio de los productos derivados de los lácteos, así:

Antonio Alvarado en 1970, se dedicaba a producir leche en su finca el Remanso, vendía leche cruda sin ningún tipo de pasteurización, en varios sectores de la ciudad de Tunja Boyacá. En 1982, las normas del Ministerio de salud son reformadas, exigiendo la venta al público de leche pasteurizada, ante ese acontecimiento Antonio invierte en los equipos necesarios para la pasteurización de la leche y de esta forma continuar en el mercado, atendiendo la demanda de leche pasteurizada. En 1983, inicia la producción de leche pasteurizada con un volumen aproximado de 1200 litros de leche diarios. Sacan al mercado nuevos productos como yogurt y

kumis. 1984, se adiciona productos como quesos y arequipe. En 2000, continúan ofreciendo los mismos productos al mismo sector En la actualidad, las empresas del sector lácteo se enfrentan a uno de sus mayores desafíos por la competencia de los tratados de libre comercio. Pero, para poder seguir compitiendo y expandirse en el mercado, Antonio con asesoría de su hija que estudio Administración de Empresas en la UNAD, ve la necesidad de aplicar la administración en la empresa. Organigrama Gerencia: 1 persona (Antonio Alvarado) Gerencia de ventas y distribución: 1 persona (Antonio Alvarado) Jefe de producción: 1 persona. (Antonio Alvarado) Personal: 15 personas.

De acuerdo al caso anterior, el grupo colaborativo debe aplicar las funciones administrativas a la empresa Productos Lácteos el Manjar:

1. Previsión

  • Propósito: Alcanzar las metas establecidas, con el fin de poder continuar compitiendo en el mercado y cumpliendo con todo lo establecido por la ley, además de producir cada mes más leche y productos derivados con la misma para seguir creciendo.

  • La información: Ningún propósito podrá convertirse en realidad si la empresa no se preocupa por obtener, a través de la investigación, toda la información necesaria sobre su funcionamiento y las condiciones del medio ambiente, para poder identificar tendencias y plantear supuestos válidos. Para ello, deben realizar un análisis DOFA

DOFA

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

Escasa tradición

Alta elasticidad ingreso /

exportadora. Limitada diversificación de

precio. Fortalecimiento del

los mercados externos. Escasa diferenciación de

Mercosur. Alto Arancel Externo

productos exportables.

Común. Reintegros extrazona.

 

Disponibilidad de leche a

precios competitivos internacionalmente. Gran potencial de

crecimiento horizontal. Aumento de las exigencias

de calidad de la leche.

 

FORTALEZAS

AMENAZAS

Mercado interno

Alta elasticidad ingreso /

desarrollado. Bajos costos de

precio. Estabilización del consumo.

producción.

Crisis en la economía

Mayor difusión de sistema

mundial.

 

de pago por parámetros objetivos de calidad.

Tendencia a la baja de precios de la leche.

Disponibilidad de

Aumento del poder de

tecnología. Fuerte adopción de

negociación de la gran distribución.

tecnología.

Excesivo fortalecimiento de

Aprovechamiento de economías de escala.

las "marcas blancas" (de la distribución).

Alta productividad.

Aumento en las exigencias

Calidad de la leche según

de normas para procesos.

parámetros industriales.

Disminución del consumo

de productos de alto tenor

 

graso. Competencia de productos

importados (por calidad y denominación de origen). Ingresos de nuevos

competidores extranjeros. Competencia con la

industria informal.

Los procedimientos: Análisis o conclusiones de la Matriz DOFA, Para contar con una información confiable para tomar buenas decisiones.

En conclusión podemos decir que las fortalezas y las oportunidades que tiene esta empresa son bastantes fuertes para contrarrestar las amenazas y las debilidades, pienso que si se fortalecen todas las posibilidades y cosas favorables, esta puede crecer sin ningún problema hasta el punto de llegar a exportar los productos.

2. Planeación Misión: Debe tener los siguientes componentes:

Identidad: ¿Quiénes somos?

Principales necesidades a satisfacer: ¿Para qué existimos?

Principales clientes o beneficiarios: ¿A quiénes nos debemos?

Principales productos o servicios: ¿Qué brindaremos?

Principales fuentes de ventaja o factores críticos de éxito: ¿Cómo lo lograremos?

Principales principios y valores: ¿Cuál es nuestra filosofía?

Somos una empresa comercializadora de lácteos y sus derivados, que estamos comprometidos con una oferta de productos de la canasta familiar en aras de satisfacer las necesidades de los clientes y al mismo tiempo brindar un producto de calidad y buen precio, Brindando leche pasteurizada, yogurt, kumis, quesos y ariquipe, productos con alto contenido nutricional que satisfacen las expectativas de los mismos, lográndolo de manera competitiva, innovando, implementando nuevas tecnologías y adquiriendo personal comprometido con el objetivo de la empresa con responsabilidad, eficiencia y excelencia en el servicio.

Visión: debe incluir los siguientes componentes:

  • Qué aspira a ser la organización en el futuro

  • Qué otras necesidades futuras se buscará satisfacer

  • Qué otros segmentos de población y/o ámbitos futuros de atención

  • Nuevos productos y/o servicios a brindar

  • Nuevas competencias necesarias a desarrollar para lograr el liderazgo en el sector.

“Continuar siendo una empresa de carácter competitiva, y con productos de buena

calidad con el fin de ampliar nuestro mercado, hasta lograr exportar nuestros productos hacia el 2015, además de estar completamente tecnificados con el fin de brindar un producto de buena calidad y con un signo característico que haga que el cliente busque el producto, además de innovar con nuevos productos tales como leche esterilizada, leche condensada, leche en polvo, quesos frescos, madurados, además de instruir a los empleados esto con el fin de ser líderes en el

mercado”.

Principios y valores

Toda organización tiene un conjunto de valores corporativos y que conforman las bases éticas.

Principios:

Realizar trabajos con calidad, seguridad y cuidando el medio ambiente.

Contribuimos al logro de resultados, garantizando el crecimiento y la rentabilidad de la organización.

Reconocemos el aprendizaje como camino para el logro de los objetivos organizacionales.

Transmitimos la visón de ser líderes en los sectores que trabajamos.

Valores:

HONESTIDAD: Realizamos nuestro trabajo con transparencia y rectitud.

LEALTAD: Somos fieles a la empresa y buscamos su permanencia.

PARTICIPACIÓN: Promovemos la participación activa de todo el personal en la toma de decisiones.

RESPETO: Escuchamos y valoramos a los demás buscando armonía personal y laboral.

TRABAJO EN EQUIPO: Buscamos el logro de objetivos organizacionales.

Objetivo

Drucker (1984) dice que los objetivos responde al ¿Qué? de la empresa, es decir,

¿Qué haremos? o ¿Qué queremos lograr?

Criterios para la formulación de objetivos

  • 1. Debe comenzar con un verbo de acción afirmativa (Desarrollar un

programa…Reducir costos…., Mejorar el rendimiento.

  • 2. Especificar un solo resultado calve a lograrse

  • 3. Especificar la fecha objetivo o el plazo a completarse y,

  • 4. Aportar realmente a la consecución de la meta pertinente

  • 5. Además, deben reunir las siguientes características

-Que sean precisos y claros -Que expresen resultados -Que sean posibles de ser medidos - Que señalen el tiempo - Que sea pertinente al sector Que sean factibles o realizables.

Lograr ser una empresa reconocida en el país para el 2015 y de carácter competitivo, que cumpla con las leyes establecidas por el gobierno y a su vez logre la satisfacción de cliente ofreciendo así unos productos de calidad y a un precio asequible a todas las personas.

Metas

Las metas deben ser coherentes con el objetivo señalado y deben ser claras, medibles y cuantificables.

Ser una empresa reconocida en el 2015 a nivel nacional, y que a su vez sea competitiva y cumpla con los estándares establecidos por la ley.

Como toda empresa lo más importante y su razón de ser es es cliente, lograr la satisfacción del mismo, con un producto de alta calidad de con un carácter característico que haga que el cliente nos busque.

Actividades (¿Qué debemos hacer?) Las actividades constituyen el conjunto de acciones necesarias, programadas y ejecutadas que buscan obtener a partir de un conjunto de recursos, los componentes y el producto final de un periodo terminado. PNUD(2002), define las actividades como las acciones en el marco de la programación, que son necesarias y suficientes y a través de las cuales se movilizan las contribuciones (recursos financieros, humanos técnicos y materiales) para obtener productos específicos o contribuir a lograr un efecto dado.

Por último, ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas. (Realizar un Diagrama de Gantt)

PROYECTO : FORTALECIMIENTO EN EL MERCADO PARA EL 2015 - OFERTA DE NUEVOS PRODUCTOS

Actividades

Fecha de inicio

Fecha de terminación

Duración

Inicio del proyecto

1-1-2014

31-1-2014

30

Planificación

5-2-2014

28-2-2014

23

Diseño

1-3-2014

15-3-2014

14

Revisión y Validación

16-3-2014

30-3-2014

14

Pruebas y Testeo

1-4-2014

10-4-2014

9

Producción

15-4-2014

1-6-2014

47

Implementación

3-6-2014

30-7-2014

57

Finalización

1-8-2014

30-9-2014

60

3. Organización

  • Realizar el organigrama.

Gerencia general Gerencia de mercadeo Producción de Producción de Control de calidad Almacenamiento Pasteurización materia prima
Gerencia general
Gerencia de
mercadeo
Producción de
Producción de
Control de calidad
Almacenamiento
Pasteurización
materia prima
derivados
  • Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores

Cada área presenta un director encargado del control y seguimiento correspondiente, cada área cuanta con un número de trabajadores encargados de funciones específicas:

  • Producción de materia prima: subdividido en 3 campos:

Ganado: cuidado y ordeño (2); cantidad (1); transporte (1)

  • Control de calidad: realizado al ingresar a la planta (2

  • Almacenamiento: cantinas o tanques según el destino (2)

  • Pasteurización: control de temperatura y tiempos (2), cultivos (1)

  • Producción de derivados: el personal trabaja por tiempos en conjunto para la producción de los distintos productos (4)

  • Establecer claramente los deberes de cada empleado.

Cada área tiene unas funciones y/o deberes específicos.

  • 1. Producción de materia prima: *ganado: se encargan de mantener el ganado en buen estado, mantenimiento de pastos y concentrados, que el ambiente sea el apropiado (establo), mantener condiciones de higiene y asepsia correspondientes; ordeño y mantenimiento de máquinas utilizadas ´para la labor. *cantidad: control de litros promedio diariamente producidos por día, semana y mes por cada animal, reporte diario, semana y mensual. *Transporte: además del traslado que se mantengan las condiciones de asepsia, temperatura y almacenado adecuados durante dicho traslado.

  • 2. Control de calidad: revisar el contenido de elementos y nutrientes que contiene la materia prima (leche) en cuanto a grasa y lactosa especialmente, temperatura, el contenido de bacterias, el nivel de fluidez, es decir las condiciones de calidad en que llega el producto y que debe mantenerse para su almacenamiento.

  • 3. Almacenamiento: depende del uso (yogurt, kumis, queso, arequipe) es almacenado en cantinas o tanques, es necesario el control de temperaturas, tiempo de almacenado, revisión y seguimiento al proceso de aplicación de cultivos previos. Cada destino tiene sus propios parámetros d almacenamiento.

  • 4. Pasteurización: control de aplicación de cultivos, temperaturas tiempos para cada uno, seguimiento.

  • 5. Producción de derivados: se encargan del proceso de fermentación, aplicación de aditivos correspondientes, revisión de parámetros de calidad, empacado y almacenamiento.

  • Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad.

Áreas : las indicadas en el organigrama más la zona de almacenamiento luego de la producción de materia prima, con los deberes ya indicados en el punto anterior.

  • Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeñen su trabajo.

Es de gran importancia contar con los recursos no solo humanos sino los tecnológicos y electrónicos (para las mediciones y controles de calidad asi como para la parte de la información y resultados); además de los elementos de trabajo necesarios y requeridos para realizar cada labor (guantes, tapabocas, overoles, gafas, nada de elementos ornativos; la ropa debe ser blanca, las gafas pláticas, los tapabocas desechables preferiblemente o blancos)

Cada área tiene sus materiales propios para cada labor, algunos de estos son: cantinas, máquinas de ordeño, tanques de almacenamiento, hornos, estufas industriales, elementos básicos de cocina, elementos electrónicos y tecnológicos (termómetros, material básico de laboratorio)

Es necesario realizar desinfección antes y después de entrar y salir de cada área.

  • 4. Dirección

    • Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente.

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS.

  • 1. Selección de personas

    • reclutamiento y selección

    • contratación e inducción

      • 5. Relaciones laborales

        • Gerencia de finanzas.

          • 6. Contabilidad

 
  • Registros

  • 2. Capacitación y desarrollo.

  • Impuesto

  • Nominas

  • 3. Sueldos y salarios.

    • análisis y descripción de puestos

    • evaluación del desempeño

      • 7. Crédito y cobranzas

  • encuestas de salarios

  • 8. Costos

  • 4. Higiene y seguridad

  • 9. Contraloría

  • auditoria interna

  • desarrollo y comunicación

  • tesorería

  • eventos

  • 10. Inversiones

Gerencia de informática

  • Gerencia de mercadotecnia.

  • 18. Procesamiento de datos

  • 11. Publicidad

  • investigación y desarrollo

  • desarrollo de sistemas

  • Medios

  • Creatividad

  • 19. Soporte técnico

  • Productos

  • Mensajería

  • 20. Operación de sistemas

  • 12. Investigación de mercados

  • captura de datos

  • análisis de datos

  • control de procesos

  • estadísticas

Gerencia de producción

  • Pronósticos

 
  • 21. compras

  • almacén de materia prima

  • recepción de materiales

  • 13. Ventas

  • control de inventarios

  • ventas mayoreo

  • ventas menudeo

  • ventas regionales

  • ventas nacionales

Ingeniería industrial

  • 1. distribución de la planta

  • 2. tiempos y movimientos

  • 14. Distribución

  • 3. sistemas y procedimientos

  • almacén producto terminado

  • 4. cremas

  • trafico

  • 5. mantequilla y margarina

  • Trasportes

  • 6. yogurt

  • 7. quesos

  • 15. Planeación y desarrollo de

  • 8. laboratorio

productos

  • 9. análisis fisicoquímico

  • Diseño

  • Precios

  • garantas y servicios

    • 16. Planeación de ventas

  • marcas y registros

    • 2. Fabricación

      • 1. mermas

      • 2. estándares de rendimiento

  • empacado

  • 3. recuperación de materiales

  • patentes

  • 3. Control de calidad

  • Embaces

  • 1. ingeniería de la planta

  • 17. Relaciones publicas

    • 2. mantenimiento industrial

    • 3. servicios generales.

  • Mantener una comunicación eficaz con los empleados.

Motivar al equipo humano, inculcar una cultura corporativa, mantener a los

mejores a nuestro lado, mejorar la productividad

Todos ellos son objetivos de la

... comunicación interna dentro del club: uno de los pilares básicos para que la organización funcione y resulte eficaz y, sin embargo, uno de los aspectos más descuidados en muchas empresas.

.La comunicación interna depende directamente del Director de la empresa y debe planificarse en función de los objetivos que quiera alcanzar, partiendo del principio de que el empleado es el primer público de la empresa. Todo lo que

consigamos “hacia adentro” en cuanto a cultura corporativa, será lo que se transmita “hacia afuera”, hacia nuestros socios o clientes.

Sólo si los empleados conocen los entramados de la compañía, su misión, su

filosofía, sus valores, su estrategia, sus objetivos

se sentirán realmente parte de

... ella y, por lo tanto, estarán más dispuestos a trabajar en beneficio de ella.

Una buena comunicación interna consigue, entre otros objetivos:

Motivar al equipo humano

Retener a los mejores en nuestra organización

Informar de lo que ocurre dentro de la empresa

Contribuir a implantar cambios y mejorar objetivos

Contribuir a inculcar una cultura corporativa y a la identificación del personal

con esa cultura Implicar a los empleados en los objetivos de la organización

Conseguir una imagen homogénea del club, que se transmitirá a los socios

o clientes Eliminar las incertidumbres y prevenir el rumor (un elemento muy peligroso

en cualquier organización) Aumentar, en definitiva, la eficacia del equipo humano y mejorar los resultados

La comunicación interna debe ser bidireccional y constante. Es un error plantearla únicamente en sentido descendente: de los jefes hacia lo subordinados. Precisamente ahí radica la diferencia entre comunicación e información.

Algunos de los principios básicos en los que se debe basar la comunicación interna en una empresa:

  • 1. La directiva debe estar realmente dispuesta a compartir información con los empleados.

  • 2. La comunicación debe estar reforzada con mensajes escritos para evitar la distorsión del significado.

4.
4.

Las comunicaciones no deben falsearse deliberadamente, sino incluir hechos verídicos.

4. Las comunicaciones no deben falsearse deliberadamente, sino incluir hechos verídicos.
4. Las comunicaciones no deben falsearse deliberadamente, sino incluir hechos verídicos.
  • 5. La información debe ser oportuna.

  • 6. La repetición es esencial en las buenas comunicaciones.

  • 7. La información debe ser comunicada en pequeñas dosis.

  • 8. Es importante utilizar métodos audiovisuales que refuercen la comunicación oral

La comunicación puede ser:

  • La comunicación oral es la más valorada por los empleados, si atendemos a diferentes estudios realizados en empresas de toda índole. Es, además, muy eficaz. En este sentido, los mandos intermedios suelen ser los canales más eficaces de comunicación ente la dirección general y los empleados: desde conversaciones informales hasta reuniones de departamento son fórmulas que pueden servir para conseguir este fin.

  • Escrita: En cuanto a la comunicación escrita, existen diferentes fórmulas, algunas de ellas verdaderamente eficaces, como los manuales de bienvenida y los manuales de procesos de trabajo.

El manual de bienvenida

manuales de procesos de trabajo.

Las cartas de la Dirección.

Los boletines informativos, revistas.

buzón de

El tablón de anuncios.

Identificar la comunicación a utilizar.

La forma de identificar cual es la comunicación a utilizar es precisamente preguntando a sus empleados para ellos cual es la forma más correcta de comunicación, de esta forma, todos estarían hablando un mismo idioma, y no se tendrían inconvenientes más adelante.

Las estadísticas afirman que la mejor forma de comunicación es la oral, de esta forma los empleados y sus jefes podrán comunicarse de una manera más práctica y eficiente.

Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal.

Esto lo podemos logar realizando talleres de participación de los empleados y creando un espacio en donde puedan interactuar, donde se sientan parte de la empresa, ya sin ellos serían imposible lograr los objetivos y metas propuestas, también para que un empleado se sienta feliz con su trabajo es necesario que se cumpla con todas las reglas establecidas por el gobierno para su contratación y su remuneración.

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo.

Para poder lograr mantener la disciplina es necesario crear espacios de descanso donde los empleados u operarios puedan despejar su mente y a la vez poder ejercitar su cuerpo con espacios de 5 a 10 minutos, de esta forma regresaran a sus labores con más ánimo y disciplina y su rendimiento será mayor.

5. Control Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. Realizar el control en el momento oportuno. (Cómo)

Para realizar un buen control debe haber unas herramientas y unas técnicas que nos ayuden o permitan realizar esta función más fácilmente. Entre los objetos que un gerente más debe controlar es la información. La información apropiada en el momento oportuno y en cantidad precisa puede ser la clave para salir de un problema o de una situación de riesgo.

Una vez que se tenga un buen proceso de información, hay que saber implementarlo. Antes de la implementación hay que hacerle una prueba al sistema, si se encuentran fallas en estos ensayos, es necesario corregirlas y buscar una solución. Luego toca prepara al usuario con la capacitación adecuada, en este punto toca estar preparado para encontrar resistencia puesto que las personas tienden a resistirse al cambio. Toca lograr que los empleados y clientes se involucren y vigilar que a este sistema de información no entre gente que no pueda tener acceso a estos. Finalmente hay que realizar revisiones periódicas de la información e ir extractando lo que sea necesario.

Los sistemas de información actuales, obligan a los administradores a participar directamente en los sistemas de información y no a delegar a otras personas, también obliga al gerente a mejorar su capacidad de toma de decisiones y obliga también a crear nuevos diseños organizacionales.

Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. (Cómo)

Como lo describimos en el punto anterior lo más importante es tener una información apropiada u oportuna, además se debe investigar antes de realizar cualquier juicio o tomar cualquier decisión, ya que se pondría en tela de juicio en nombre de la empresa al tomar una decisión equivocada, la sección de control es una de las partes más delicadas de la misma, ya que es donde se ejerce la revisión de cada una de las secciones de la empresa y se toman decisiones en cuanto a sus fallas y mal manejo.

Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cuándo)

Esto se realiza cuando hay alguna falla en la empresa, o cuando un empleado por distintas razones está afectando el proceso de producción, también se utilizan cuando por cuestiones de que no hay una buena comunicación sucede algo inesperado h y que tomar medidas para remediarlo.