You are on page 1of 13

KELUARGA BESAR MAHASISWA

POLTEKKES KEMENKES SEMARANG


DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA


PANDUAN PENYUSUNAN
PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

POLITEKNIK KESEHATAN
KEMENTERIAN KESEHATAN SEMARANG
2017

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dewasa ini, suatu organisasi pasti tidak terlepas dari urusan surat-menyurat dan juga
manajemen keuangan, sehingga dalam suatu organisasi diperlukan suatu standarisasi
dalam bidang kesekretariatan dan manajemen keuangan disamping dasar hukum yang
jelas.
Untuk mewujudkan kerapihan administrasi dan keuangan tersebut, maka Dewan
Permusyawaratan Mahasiswa Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Semarang
membentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) yang menjadi landasan bagi organisasi
mahasiswa yang tergabung dalam civitas akademika Poltekkes Kemenkes Semarang
sebagai pedoman penyusunan proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ). Selain
dapat membantu kelancaran dalam kepengurusan organisasi, standar ini diharapkan dapat
memudahkan dalam pertanggungjawaban di akhir periode.

B. TUJUAN
Adapun tujuan dibuatnya panduan penyusunan proposal dan laporan
pertanggungjawaban (LPJ) ini adalah sebagai berikut :
1. Mempermudah pembuatan proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ)
2. Memperjelas aturan dalam pembuatan proposal dan LPJ
3. Mempermudah pengawasan dan perekapan data oleh Dewan Permusyawaratan
Mahasiswa.

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

BAB II
FORMAT PROPOSAL DAN LPJ

A. FORMAT PROPOSAL KEGIATAN


a. Cover/Halaman Judul
Dalam cover/halaman judul berisikan nama kegiatan, nama organisasi (HIMA, DEMA,
BEM, DPM, atau UKM), logo Poltekkes Kemenkes Semarang, nama institusi
(termasuk prodi/jurusan), nama kota, dan tahun pelaksanaan.
b. Lembar Pengesahan
Berisikan tentang bagian-bagian yang terkait dalam penyusunan proposal ini, nama
kegiatan, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, penyelenggara kegiatan, termasuk
tanda tangan dan cap asli disertai dengan tanda tangan dari ketua panitia, Ketua Umum
DPM/Presiden BEM/Ketua Dema/Gubernur Hima/Ketua UKM maupun petinggi
jurusan/Poltekes Kemenkes Semarang. Dalam lembar pengesahan ini, dapat
menyesuaikan dengan ketentuan yang ada di tiap prodi yang dapat
dipertanggungjawabkan.
c. Latar Belakang
Berisikan hal-hal yang melatarbelakangi program kerja tersebut dan merupakan
penjelasan singkat mengenai program kerja yang akan dijalankan.
d. Landasan Kegiatan
Berisikan hal-hal yang menjadi landasan terselenggaranya program kerja tersebut.
Seperti PPOM, AD/ART, maupun rapat koordinasi antar organisasi mahasiswa.
e. Tujuan Kegiatan
Berisikan hal-hal yang merupakan tujuan dari pelaksanaan program kerja tersebut.
f. Tema Kegiatan
Merupakan penjelasan dari tema yang diangkat dalam program kerja tersebut.
g. Waktu dan Tempat Kegiatan
Berisikan hal-hal yang menjelaskan mengenai waktu dan tempat pelaksanaan program
kerja tersebut. Contoh :
Hari, tanggal : hari.., tanggal..bulan..tahun

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

Waktu : pukul ... WIB s.d. selesai


Tempat : ....tempat....
h. Susunan Kepanitiaan
Berisi daftar panitia yang tergabung dalam pelaksanaan program kerja. Susunan
kepanitiaan ditentukan sesuai kebutuhan dalam setiap program kerja.
i. Peserta Kegiatan
Merupakan daftar yang berisi siapa saja yang mengikuti kegiatan termasuk sasaran
yang menjadi objek dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.
j. Susunan Acara
Merupakan penjelasan mengenai agenda yang akan dilaksanakan dalam program kerja
tersebut. Berupa rundown kegiatan (termasuk di dalamnya hari, tanggal, tempat dan
penanggungjawab setiap kegiatan).
k. Rencana Anggaran
Berisi perkiraan dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu program kerja.
Pembuatan rencana anggaran ini harus disesuaikan dengan rancangan anggaran saat
pengajuan proker.
l. Penutup
Berisi kalimat penutup proposal dengan tujuan menyampaikan harapan dan ucapan
terima kasih.
m. Lampiran
Lampiran-lampiran berupa susunan kepanitiaan, rencana anggaran, susunan acara serta
lampiran lain yang diperlukan.

B. FORMAT PROPOSAL RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN BELANJA


(RAPB)
a. Cover/Halaman Judul
Dalam cover/halaman judul berisikan nama kegiatan, nama organisasi (HIMA, DEMA,
BEM, DPM, atau UKM), logo Poltekkes Kemenkes Semarang, nama institusi
(termasuk prodi/jurusan), nama kota, dan tahun pelaksanaan.

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

b. Lembar Pengesahan
Berisikan tentang bagian-bagian yang terkait dalam penyusunan proposal ini, meliputi
judul proposal, periode pembuatan RAPB, termasuk tanda tangan dan cap asli disertai
dengan tanda tangan dari Ketua Umum DPM/Presiden BEM/Ketua Dema/Gubernur
Hima/Ketua UKM maupun petinggi jurusan/Poltekes Kemenkes Semarang. Dalam
lembar pengesahan ini, dapat menyesuaikan dengan ketentuan yang ada di tiap prodi
yang dapat dipertanggungjawabkan.
c. Latar Belakang
Berisikan hal-hal yang melatarbelakangi pembuatan proposal RAPB tersebut dan
merupakan penjelasan singkat mengenai program kerja yang akan dijalankan.
d. Landasan Kegiatan
Berisikan hal-hal yang menjadi landasan pembuatan RAPB tersebut. Seperti PPOM,
AD/ART, maupun rapat koordinasi antar organisasi mahasiswa.
e. Visi
Berisi visi dari masing-masing organisasi
f. Misi
Berisi misi dari masing-masing organisasi
g. Motto
Berisi motto dari Keluarga Besar Mahasiswa Poltekkes Semarang
h. Susunan Kepengurusan
Meliputi pelindung (direktur Poltekkes Kemenkes Semarang/Ketua Jurusan/Ketua
Perwakilan Jurusan yang ada di setiap Prodi), pembina (pudir III/kemahasiswaan
jurusan/prodi). Dilanjutkan dengan uraian dari masing-masing struktur organisasi.
i. Rencana Program Kerja
Berisi tabel yang menjelaskan proker-proker yang akan dijalankan ditiap periode.
Disertakan juga waktu pelaksanaan dan penanggungjawab acara.
j. Rencana Anggaran
Berisi perkiraan dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu program kerja.
Rencana anggaran ini meliputi dana umum yang dibutuhkan organisasi dan dana yang
dibutuhkan setiap program kerja.

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

k. Penutup
Berisi kalimat penutup proposal dengan tujuan menyampaikan harapan dan ucapan
terima kasih.

C. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) KEGIATAN


a. Cover/Halaman Judul
Dalam cover/halaman judul berisikan nama kegiatan, nama organisasi (HIMA, DEMA,
BEM, DPM, atau UKM), logo Poltekkes Kemenkes Semarang, nama institusi
(termasuk prodi/jurusan), nama kota, dan tahun pelaksanaan.
b. Lembar Pengesahan
Berisikan tentang bagian-bagian yang terkait dalam penyusunan LPJ ini, nama
kegiatan, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, penyelenggara kegiatan, termasuk
tanda tangan dan cap asli disertai dengan tanda tangan dari ketua panitia, Ketua Umum
DPM/Presiden BEM/Ketua Dema/Gubernur Hima/Ketua UKM maupun petinggi
jurusan/Poltekes Kemenkes Semarang. Dalam lembar pengesahan ini, dapat
menyesuaikan dengan ketentuan yang ada di tiap prodi yang dapat
dipertanggungjawabkan.
c. Latar Belakang
Berisikan hal-hal yang melatarbelakangi program kerja tersebut dan merupakan
penjelasan singkat mengenai program kerja yang telah dijalankan.
d. Landasan Kegiatan
Berisikan hal-hal yang menjadi landasan terselenggaranya program kerja tersebut.
Seperti PPOM, AD/ART, maupun rapat koordinasi antar organisasi mahasiswa.
e. Tujuan Kegiatan
Berisikan hal-hal yang merupakan tujuan dari pelaksanaan program kerja tersebut dan
tujuan pembuatan LPJ.
f. Visi
Berisi visi dari masing-masing organisasi
g. Misi
Berisi misi dari masing-masing organisasi

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

h. Motto
Berisi motto dari Keluarga Besar Mahasiswa Poltekkes Semarang
i. Tema Kegiatan
Merupakan penjelasan dari tema yang diangkat dalam program kerja tersebut.
j. Waktu dan Tempat Kegiatan
Berisikan hal-hal yang menjelaskan mengenai waktu dan tempat pelaksanaan program
kerja tersebut. Baik yang akan (rencana awal) maupun yang sudah dilaksanakan seperti
di bawah ini :
 Rencana Pelaksanaan Kegiatan :
Hari, tanggal pelaksanaan kegiatan : ....
Waktu pelaksanaan kegiatan : ....
Tempat pelaksanaan kegiatan : ....
 Realisasi Pelaksanaan Kegiatan :
Hari, tanggal pelaksanaan kegiatan : ....
Waktu pelaksanaan kegiatan : ....
Tempat pelaksanaan kegiatan : ....
k. Peserta Kegiatan
Merupakan daftar yang berisi siapa saja yang mengikuti kegiatan termasuk sasaran
yang menjadi objek dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Dalam LPJ, dijelaskan
berapa jumlah peserta yang direncanakan dan realisasi yang mengikuti kegiatan,
disertakan juga alasan mengapa tidak mengikuti.
l. Pelaksanaan Kegiatan
Pemaparan tentang susunan kegiatan yang telah dilaksanakan, mulai dari persiapan,
pembukaan, inti acara hingga penutup. Sertakan rincian dan uraian tentang acaranya.
m. Output Kegiatan
Merupakan pemaparan dari hasil yang dapat diperoleh, merupakan uraian tentang
tujuan kegiatan yang dapat terlaksana dan tercapai dalam pelaksanaan program kerja.
n. Realisasi Program Kerja
Dalam bentuk tabel, disertakan juga waktu pelaksanaan dan kendala/hambatan yang
menyertai pelaksanaannya.

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

o. Evaluasi Program Kerja


Berisi tentang evaluasi dan proyeksi dari program kerja yang telah terlaksana, baik hal
yang sudah bagus atau hal yang masih memerlukan perbaikan ke depannya. Dalam hal
ini dikhususkan pada kinerja dari kepanitian yang telah dibentuk.
p. Susunan Kepanitiaan
Berisi daftar panitia yang tergabung dalam pelaksanaan program kerja. Susunan
kepanitiaan ditentukan sesuai kebutuhan dalam setiap program kerja. (TERLAMPIR)
q. Susunan Acara
Berupa rundown kegiatan (termasuk di dalamnya hari, tanggal, tempat dan
penanggungjawab setiap kegiatan). (TERLAMPIR)
r. Rencana Anggaran
Berisi perkiraan dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan program kerja dan
realisasi dana yang digunakan dalam pelasanaan program kerja. Pembuatan rencana
anggaran ini harus disesuaikan dengan rancangan anggaran saat pengajuan RAPB.
(TERLAMPIR)
s. Penutup
Berisi kesimpulan dan saran untuk program kerja selanjutnya.
t. Lampiran
Dirincikan sebagai berikut :
1. Susunan kepanitiaan
2. Realisasi anggaran
3. Darft kwitansi (*LPJ kegiatan)
4. Materi kegiatan atau notulensi (*bila diperlukan)
5. Dokumentasi

D. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) PERIODE


a. Cover/Halaman Judul
Dalam cover/halaman judul berisikan nama kegiatan, nama organisasi (HIMA, DEMA,
BEM, DPM, atau UKM), logo Poltekkes Kemenkes Semarang, nama institusi
(termasuk prodi/jurusan), nama kota, dan tahun pelaksanaan.

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

b. Lembar Pengesahan
Berisikan tentang bagian-bagian yang terkait dalam penyusunan LPJ ini, judul LPJ,
periode pembuatan LPJ, termasuk tanda tangan Ketua Umum DPM/Presiden
BEM/Ketua Dema/Gubernur Hima/Ketua UKM maupun petinggi jurusan/Poltekes
Kemenkes Semarang. Dalam lembar pengesahan ini, dapat menyesuaikan dengan
ketentuan yang ada di tiap prodi yang dapat dipertanggungjawabkan.
c. Latar Belakang
Berisikan hal-hal yang melatarbelakangi pembuatan LPJ dan merupakan penjelasan
singkat mengenai program kerja yang telah dijalankan.
d. Landasan Kegiatan
Berisikan hal-hal yang menjadi landasan pembuatan LPJ periode tersebut. Seperti
PPOM, AD/ART, maupun rapat koordinasi antar organisasi mahasiswa.
e. Tujuan Kegiatan
Berisikan hal-hal yang merupakan tujuan dari pembuatan LPJ.
f. Visi
Berisi visi dari masing-masing organisasi
g. Misi
Berisi misi dari masing-masing organisasi
h. Motto
Berisi motto dari Keluarga Besar Mahasiswa Poltekkes Semarang
i. Susunan Kepengurusan
Meliputi pelindung (direktur Poltekkes Kemenkes Semarang/Ketua Jurusan/Ketua
Perwakilan Jurusan yang ada di setiap Prodi), pembina (pudir III/kemahasiswaan
jurusan/prodi). Dilanjutkan dengan uraian dari masing-masing struktur organisasi.
j. Realisasi Program Kerja
Berisi tabel yang menjelaskan proker-proker yang sudah dijalankan ditiap periode.
Disertakan juga waktu pelaksanaan, keterangan, total dana dan penanggungjawab.
k. Laporan Realisasi Anggaran
Berisi rincian dana yang digunakan untuk melaksanakan suatu program kerja.

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

l. Penutup
Berisi kalimat penutup proposal dengan tujuan menyampaikan harapan dan ucapan
terima kasih.
m. Lampiran I
Berisi lampiran nota-nota penggunaan dana IOM.

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

BAB III
ATURAN PENULISAN PROPOSAL DAN LPJ

A. ATURAN PENULISAN PROPOSAL KEGIATAN DAN RAPB


Untuk mempermudah dan menyerasikan penulisan proposal di tiap prodi atau jurusan,
maka beberapa sistematika penulisan proposal ini perlu diperhatikan antara lain sebagai
berikut :
a. Proposal dicetak pada kertas A4 dengan berat 70 gram dan menggunakan sampul
mika warna pataka.
b. Margin yang digunakan adalah normal sesuai format di Ms. Word.
c. Dalam penulisannya menggunakan font Times New Roman ukuran 12 (bila
diperlukan dapat menggunakan ukuran 14, 16 dan 18).
d. Untuk bagian cover dan kop ukuran huruf (font) adalah 14.
e. Dalam setiap Bab maupun sub-bab menggunakan huruf kapital dan dicetak tebal.
f. Spasi 1,5 (tetapi masih dapat dirubah sesuai kebutuhan terutama pada halaman
pengesahan), pada page layout before dan after diatur 0pt.
g. Pada bagian nama dan NIM di lembar pengesahan spasi yang digunakan adalah 1.
h. Letak cap organisasi maupun institusi berada di sebelah kiri tanda tangan.
i. Pada lembar pengesahan Hima maupun Dema, jika memerlukan tanda tangan dari
Sekretaris jurusan/prodi maka diparaf kecil dibagian kiri TTD Kajur/Ketua
Perwakilan Jurusan.
j. Pada lembar pengesahan proposal DPM, BEM dan UKM diparaf oleh Pudir III di
sebelah kiri tanda tangan Direktur Poltekkes Kemenkes Semarang dan diparaf oleh
Kepala Sub Bag ADAK disebelah kanan tanda tangan Direktur.
k. Pada proposal dan RAPB, pengajuan dana harus disesuaikan dengan dana yang
diperlukan dengan sebenar-benarnya.
l. Ketentuan diatas masih dapat dirubah sesuai ketentuan jurusan/prodi dengan
perubahan yang masih dapat dipertanggungjawabkan.

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”


KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Sekretariat: Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

B. SISTEMATIKA PENULISAN LPJ


Untuk mendukung terciptanya laporan pertanggungjawaban yang lebih terbuka,
transparan dan lebih rapi, maka dibuat sistematika penulisan antara lain sebagai berikut :
a. LPJ dicetak pada kertas A4 dengan berat 70 gram dan sampul mika warna pataka.
b. Margin yang digunakan batas atas 2 cm, batas bawah 2 cm, batas kiri 3 cm dan
batas kanan 2 cm (digunakan dalam rangka mempermudah penyusunan laporan
realisasi anggaran).
c. Dalam penulisannya menggunakan font Times New Roman ukuran 12 (bila
diperlukan dapat menggunakan ukuran 14, 16 dan 18).
d. Untuk bagian cover dan kop ukuran huruf (font) adalah 14.
e. Dalam setiap bab maupun sub-bab menggunakan huruf kapital dan dicetak tebal.
f. Spasi 1,5 (tetapi masih dapat dirubah sesuai kebutuhan terutama pada halaman
pengesahan), pada page layout before dan after diatur 0pt.
g. Pada bagian nama dan NIM di lembar pengesahan spasi yang digunakan adalah 1.
h. Letak cap organisasi maupun institusi berada di sebelah kiri tanda tangan.
i. Pada lembar pengesahan Hima maupun Dema, jika memerlukan tanda tangan dari
Sekretaris jurusan maka diparaf kecil dibagian kiri TTD Kajur/Ketua Perwakilan
Jurusan.
j. Pada lembar pengesahan proposal DPM, BEM dan UKM diparaf oleh Pudir III di
sebelah kiri tanda tangan Direktur Poltekkes Kemenkes Semarang dan diparaf oleh
Kepala Sub Bag ADAK disebelah kanan tanda tangan Direktur.
k. Ketentuan diatas masih dapat dirubah sesuai ketentuan jurusan/prodi dengan
perubahan yang masih dapat dipertanggungjawabkan.

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA KOMISI C “KEBIJAKAN ADMINISTRASI”

You might also like