Open Space Technology (OST

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Kurzbeschreibung Open Space ist eine lebendige Konferenzmethode, bei der zu einem Rahmenthema bzw. einem Problem selbstgesteuert und selbstbestimmt Lösungsansätze erarbeitet sowie Veränderungsprozesse in Gang gesetzt und bewältigt werden. Sie eignet sich wegen ihrer Offenheit auch besonders für sehr grosse Gruppen. Altersgruppe Gruppengrösse Gruppeneigenschaften Dauer Ort Personal Vorbereitungsaufwand Materialbedarf Inhaltlich offen? Teilnehmerrekrutierung 14 – 99 5 – 1’000 Erwachsene und Jugendliche halbtags, ganztägig, mehrtägig (zusammen) ModeratorIn, HelferInnen hoch hoch nein ausgewählte TeilnehmerInnen/Gruppen, feste Gruppen, gewählte TeilnehmerInnen/Vertreter/Delegierte, offene Gruppen lich umsetzen. Niemand ist gezwungen, etwas anzuhören, was ihn nicht interessiert, wie es oft bei herkömmlichen Veranstaltungen der Fall ist. Eignung und Vorbereitung Die Open Space Technology ist aufgrund ihres offenen Charakters für sehr unterschiedliche Gruppengrössen geeignet. Die Spanne reicht in etwa von 5 bis 1000 Personen. Allerdings ist anzumerken, dass bei kleinen Gruppen die kreativen Ressourcen, die entfaltet werden können, naturgemäss geringer sind. Die Methode kann in sehr verschiedenen gesellschaftlichen Kontexten eingesetzt werden. In Unternehmen, Institutionen und Organisationen, in Vereinen und Verbänden, im Grunde überall dort, wo Menschen kooperieren und ein gemeinsames Anliegen haben. Sie eignet sich allerdings nicht zur Konfliktlösung. Voraussetzungen zum Einsatz sind die persönliche Betroffenheit der Teilnehmenden und das Vorliegen eines dringenden Handlungsbedarf. Die Lebendigkeit und die Effizienz der Methode ist zudem stark abhängig von der Zusammensetzung der Gruppe. Hier sollten Menschen aus unterschiedlichen Kontexten, mit unterschiedlichen Erfahrungen und Potentialen, mit unterschiedlichen Funktionen und Rollen
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Verlauf/Beschreibung Die Open Space Methode wurde Mitte der 80er Jahren entwickelt. Ihr Erfinder Harrison Owen, ein Organisationsberater, kam durch Umfragen zu dem Ergebnis, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer herkömmlicher Konferenzen und Veranstaltungen zwar im Grunde zufrieden waren, sie jedoch die informellen Kontakte und Gespräche am Rande, z.B. in den Kaffeepausen, als besonders effizient und zufriedenstellend erlebten. Diese Momente zeichneten sich vor allem durch Unstrukturiertheit, Fehlen von jeglicher Kontrolle und Selbstbestimmtheit aus. Aus dieser Erkenntnis heraus entwickelte Owen die Open Space Technology, die lediglich durch die Vorgabe eines einfachen Rahmens und einer zeitlichen Struktur, den reibungslosen Ablauf sichert. Hauptakteure sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die individuell und als Gruppe Verantwortung für ihr eigenes Tun übernehmen. Entscheidend für den Prozess ist die "Kultur" der Veranstaltung, die Art des Miteinanders. Hier liegt das Geheimnis der Open Space Technology begründet. Ein einfaches Regelwerk aus vier Leitlinien und einem Gesetz (siehe unten) ermöglicht es, dass die Teilnehmenden ihre eigenen Themen einbringen können, an diesen nach ihrem Engagement arbeiten, Ideen entwickeln und diese schliessOpen Space Technology (OST)

usw. zusammentreffen. Letztlich muss die Teilnahme immer freiwillig sein, denn nur so ist ein hohes Engagement, eine grosse Motivation, die Akzeptanz der und eine Verantwortungsübernahme für die zu entwickelnden Massnahmen gewährleistet. Das Leitthema der Veranstaltung muss komplex sein und auch ein breites Meinungsspektrum zulassen. Dies fördert die Auseinandersetzung, die Kommunikation und regt zudem die Kreativität an. Die Vorbereitungen sind im Vergleich zu anderen Versammlungstechniken und Grossgruppenmethoden denkbar gering. Die Moderation muss lediglich den logistischen Rahmen bereitstellen. Darüber hinaus macht sie zu Beginn der Veranstaltung die Teilnehmenden mir der Denkweise, dem Ablauf und dem Regelwerk der Open Space Technology vertraut. (Zur Rolle der Moderation während der Veranstaltung siehe Hinweise zur Durchführung.) Die Raumgestaltung bzw. das Raumangebot ist wichtig, denn Open Space bedeutet offener Raum, was durchaus wörtlich zu verstehen ist. Zentral ist der "Plenumsraum", der gross, hell und freundlich sein sollte. In der Mitte befindet sich ein Stuhlkreis, in dem alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer Platz finden. Auf dem Boden in der Mitte liegen Filzschreiber und Themenblätter. Nahe dem Eingang befindet sich ein Tisch, auf dem Namensschilder o.ä. bereitstehen. Auf einem anderen Tisch stehen Getränke und vielleicht etwas zum Essen (je nach Verpflegungsplanung). In einer Ecke des Raumes sind Arbeitsplätze mit PC’s und Drucker aufgestellt. Diese werden für die Anfertigung der Dokumentationen und zum Festhalten von Arbeitsergebnissen benötigt. An den Wänden ist das Regelwerk und Erklärungen zu "Hummeln" und "Schmetterlinge" (siehe unten) visualisiert. Zudem ist ein Plakat angebracht, das die "Agenda", den Arbeitsplan in Form einer Zeit- und Raumtafel, darstellt und ein "Nachrichtenbrett", das während der Arbeit zum zentralen Punkt für den Austausch von Informationen wird. Je nach Durchführung und Bedarf ist eine weitere Ausstattung denkbar. Neben dem Plenungsraum stehen eine Reihe von kleineren Räumen bzw. Arbeitsecken für die Arbeit in Gruppen zur
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Verfügung. Auch sie sollten über eine Ausstattung verfügen, die zum Arbeiten einlädt und diesbezügliche Möglichkeiten bietet (z.B. Stellwände, Pinnnadeln, Papier und Moderationskarten, Stifte. Auch in diesen Räumen sollte das Regelwerk visualisiert sein. In manchen Fällen empfiehlt es sich, einen Raumplan und Wegweiser anzufertigen. 1) Einführung/Einstieg Nach der Begrüssung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer (und evtl. Erwartungsabfrage, Warming-up, Kennenlernen usw.) folgt die Einführung in die Methode und die Bekanntmachung des Regelwerks. Dieses sollte visualisiert werden und immer sichtbar bleiben. Vier Leitlinien und ein Gesetz sind die Rezeptur, die den besonderen "Geist" des Open Space sichern. Die vier Leitlinien des Open Space: a) "Wer kommt, ist die richtige Person." In dieser Leitlinie kommt vor allem das Prinzip der Freiwilligkeit zum Tragen. Niemand darf zur Teilnahme an der Veranstaltung verpflichtet oder gar gezwungen werden. Wichtig ist, dass sich Menschen versammeln, die zur Verbesserung oder Veränderung der Situation etwas beitragen wollen. Dies gilt auch für die Teilnahme an den verschiedenen Workshops, die während des Open Space’s stattfinden. Jeder, der will, kann kommen und an der Bearbeitung des jeweiligen Themas teilhaben. Erlischt sein Interesse, entspricht der Workshop nicht seinen Vorstellungen usw. kann er jederzeit gehen und an einem anderen Workshop teilnehmen oder eine Pause machen. b) "Offenheit für das, was passiert." Open Space Prozesse sind eben "offen". Um an ihnen teilhaben zu können, müssen die Teilnehmenden ihre Erwartungen zurückstellen und sich für das Kommende und vielleicht Unerwartete öffnen. Nur so wird eine Atmosphäre des Voneinanderlernens und ein kreatives und innovatives Arbeiten möglich.

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c) "Es beginnt, wenn die Zeit reif ist." Der Zeit- und Raumplan dient nur zur Orientierung. Das Zeitmanagement liegt ganz in der Hand der jeweiligen WorkshopGruppe. Denn Ideen und Anregungen kommen nicht auf Kommando. Sie kommen, wenn die Zeit reif dafür ist. Die Verantwortung über die Entscheidung obliegt der Gruppe. d) "Vorbei ist vorbei." Während die vorherige Leitlinie sich auf den Beginn einer Arbeitsphase bezieht, markiert diese Leitlinie den Abschluss. Wann ein Thema ausreichend bearbeitet ist, bestimmt die Gruppe. Das kann nach kürzester Zeit sein, aber auch über den abgesteckten zeitlichen Rahmen hinausgehen. Auch hier liegt die Entscheidung im Ermessen der Gruppe. Ist eine Themenbearbeitung als abgeschlossen erklärt können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sich anderen Dingen widmen, zu anderen Workshops hinzustossen oder eine neue Arbeitsgruppe bilden. Das "Gesetz der zwei Füsse." Es ist das einzige Gesetz beim Open Space und sollte auch strikt eingehalten werden. Inhalt des Gesetzes ist, das jeder, der der Meinung ist, zur Arbeit einer Gruppe nichts mehr beitragen zu können oder nichts mehr in der Situation lernen zu können, seine Füsse benutzen und die Gruppe verlassen soll. In einer anderen Gruppe wird er vielleicht benötigt. So wird keine Zeit verschwendet, Langeweile und Frust werden vermieden. Dieses Gesetz lässt verschiedene Teilnehmerverhalten zu. Griffig sind sie in zwei Typen bzw. Erscheinungsformen veranschaulicht. a) Hummeln: Hummeln fliegen von Blüte zu Blüte, trägt dabei Pollen von der einen zur anderen und trägt so zur Befruchtung bei. Diese Bild umreisst metaphorisch die Rolle der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die an vielen Workshops Interesse haben und von einem zum anderen wechseln. Sie bringen entweder ihr vorhandenes oder soeben erworbenes Wissen ein oder wirken allein durch ihr Auftauchen oder ihre Anwesenheit anregend und inspirierend.
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b) Schmetterlinge: Anders dagegen verhalten sich Schmetterlinge. Auf den ersten Blick scheinen sie keinen Beitrag zu leisten. Sie verbringen ihre Zeit mit Kaffeetrinken, schwatzen u.ä. Jedoch sind sie für das Gelingen eines Open Space unverzichtbar. Sie prägen den arbeitsfreien Raum, sie markieren Erholung und Entspannung. Darüber hinaus verwickeln sie andere in Gespräche und bringen so indirekt, ungeplant und unstrukturiert neue Impulse in die Workshops. Das Gesetz der zwei Füsse ist ein Kernpunkt der Methode. Doch gerade in diesem Punkt tun sich viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer schwer. Es ist ungewohnt, die Freiheit zu geniessen, dorthin zu gehen, wo man will. Die Moderation sollte die Teilnehmenden immer wieder dazu motivieren. 2. Der Kreis/Themensammlung: Mit dem Kreis beginnt der eigentliche Open Space. Alle Teilnehmenden werden nun eingeladen, Themen zu benennen, die ihnen unter den Nägeln brennen, die sie bearbeiten möchten. Es geht als so hier nicht um die Menge, sondern um die Bedeutung der Themen für jeden einzelnen. Wer ein Thema vorschlägt, geht in die Mitte und schreibt es auf die vorbereiteten Themenblätter. Er ist nun der "Einberufer" eines Workshops und übernimmt damit Verantwortung. Er ist der einzige, der während der Zeit, in der sein Workshop läuft, nicht wechseln darf, denn in der Regel leitet es diesen, er führt meist Protokoll und stellt am Schluss die Ergebnisse dar. Gerade der erste Einberufer eines Workshops überwindet eine hohe Hemmschwelle. Es gehört einiges an Mut dazu. Viele zweifeln auch an ihrer Fähigkeit, einen Workshop zu leiten. Diese Schwelle muss überwunden werden. Die blosse Anwesenheit der Betroffenen signalisiert bereits ihre Bereitschaft zur Mitarbeit, denn die Teilnahme ist ja freiwillig. Ist der Schritt zum Einberufer getan, sind viele Menschen erstaunt, welche Führungspotentiale sie freisetzen können. Hat der Einberufer das Thema auf das Themenblatt geschrieben und seinen Namen hinzugefügt, stellt er es noch in der
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Kreismitte verbleibend der Gesamtgruppe vor. Für viele ist diese "Zurschaustellung" eine Strapaze. Aber sie ist bewusst gewollt. Denn nur so wird sichergestellt, dass das Thema dem Einberufer wirklich wichtig und für ihn Bedeutung hat, ihm also unter den Nägeln brennt. Desweiteren bleibt so die Aufmerksamkeit der Gesamtgruppe erhalten und jeder weiss, welche Themen genannt worden sind. Nach der Vorstellung geht der Einberufer zur Raumund Zeittafel (siehe Beispiel) und legt einen Ort und Zeitpunkt für den Workshop fest. Es ist niemals vorherzusehen, wie viele Themen genannt werden. Deshalb sollte die Moderation immer zusätzliche Spalten für die Raum- und Zeittafel und viele Räumlichkeiten für die Durchführung der Workshops in der Hinterhand haben. Die Themensammlung dauert in der Regel zwischen 10 und 30 Minuten (je nach Gruppengrösse und Komplexität des Rahmenthemas). 3. Der Marktplatz Sind alle Themen genannt und an der Raum- und Zeittafel angebracht, wird der Marktplatz eröffnet. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer gehen nun zur Tafel und tragen sich in die Workshops ein, an denen sie teilnehmen möchten. Oft kommt es vor, dass sich hier Einberufer einigen und Themen zusammenlegen. Manchmal werden Zeiten verändert. Für all dies bietet der Marktplatz Raum. 4. Die Workshops Nun beginnt die Phase der parallel laufenden Workshops. In der Regel ist ihre Dauer mit 60 bis 120 Minuten angesetzt. An einem Tag finden meist drei oder vier Workshopblöcke statt. Dazwischen gibt es kleinere und grössere Pausen zum Essen, Kaffeetrinken, Entspannen usw. Die Gestaltung der Workshops obliegt jeder Gruppe selbst. 5. Die Dokumentation Der Dokumentation der Workshop-Arbeit kommt eine besondere Rolle zu. Anders als bei anderen Veranstaltungsmethoden, wo man oft tage- oder wochenlang auf die Dokumentation wartet, werden hier nach
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jedem Workshop Protokolle zur Dokumentation angefertigt. Anschliessend werden diese an der "Nachrichtenwand" ausgehängt. Dieses Vorgehen hat viele Vorteile. Auf diese Weise wird eine gemeinsame Informationsbasis geschaffen. Jeder hat die Möglichkeit, sich über den neusten Stand der Arbeit in den Workshops zu informieren und ggf. Anmerkungen zu machen oder Hinweise zu geben. Da die Teilnehmenden die Dokumentationen selbst erstellen, erhöht sich die Akzeptanz der Ergebnisse. Zum Ende der Veranstaltung hin werden sie in so genannten Dokumentationsbänden zusammengefasst und den Teilnehmerinnen und Teilnehmern ausgehändigt. Sie ermöglichen zum einen eine Bewertung der Ergebnisse und zum anderen sind sie Basis für die Realisierung der Massnahmen bzw. ein mögliches Fortführen der Arbeiten. Um diese Dokumentationstechnik zu ermöglichen, ist allerdings ein hoher Aufwand notwendig. Es müssen ausreichend PC-Arbeitsplätze und Drucker zur Verfügung stehen. Diese sollten sich immer im Plenungsraum befinden. Zur Anfertigung der Protokolle empfiehlt sich eine Vorlage. Damit wird die Arbeit insgesamt erleichtert und die Überschaubarkeit und schnelle Erfassbarkeit der Ergebnisse gesichert. Mögliche Gliederungspunkte sind beispielsweise: Thema der Arbeitsgruppe, Inhalte, Ziele/Wünsche, Massnahmen/Empfehlungen, Einberufer/Mitwirkende. Angefertigt wird das Protokoll in der Regel vom Einberufer, aber auch andere können helfen oder diese Aufgabe übenehmen. Sie werden zunächst handschriftlich angefertigt und nach Abschluss des Workshops auf dem PC abgetippt. Hier ist ein Eingabeformular in Form der Protokollbögen hilfreich. Für die Inhalte gilt das so genannte KEKK-Prinzip (kurz, einfach, klar und knackig).

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6. Abendnachrichten und Morgenankündigung Bei mehrtägigen Veranstaltungen endet der "offizielle" Teil mit den so genannten Abendnachrichten. Die Gesamtgruppe kommt zusammen. Es werden neue Themen vorgeschlagen, organisatorische Fragen angesprochen, Erfahrungen ausgetauscht und Erlebtes reflektiert. Längere Diskussionen sind hier zu vermeiden. Jede Bemerkung ist hier erwünscht und erlaubt. Die "Morgenankündigung" hat keine reflektierende Funktion. Sie dient zur Sammlung und Motivation. Sie soll schwungvoll gestaltet sein. Aktivierende Methoden und Spiele können hier eingesetzt werden. 7. Redaktionsschluss Nach Abschluss aller Workshop-Einheiten (bei dreitägigen Veranstaltungen meist am Ende des zweiten Tages) werden die Protokolle zur Vervielfältigung gesammelt. Es ist wichtig, einen klaren Termin, den Redaktionsschluss, zu nennen. Danach werden alle Ergebnisse zu einem Dokumentationsband mit Inhaltsverzeichnis zusammengefasst. 8. Ergebnisssicherung: Zum Schluss der Veranstaltung werden die Ergebnisse gesichtet, bewertet, einzelne Vorhaben ausgewählt und ihre Umsetzung geplant. Dies alles geschieht nun anders als zuvor in strukturierter und moderierter Form. Es gibt unterschiedliche Varianten. Immer werden zunächst die Dokumentationsbände verteilt und von den Teilnehmenden gelesen. Hier macht sich die einheitliche und klare Gestaltung der Protokolle besonders bezahlt. Nun schliesst sich eine Gewichtung der Ergebnisse an. Dazu werden von den Moderatoren so genannte Bewertungsblätter in die Raum- und Zeittafel gepinnt. Zu jedem Thema kleben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Punkte, die ausdrücken, für wie wichtig sie die Realisierung der vorgeschlagenen Massnahmen halten. Sind sie bereit, bei der Umsetzung mitzuwirken, tragen sie ihren Namen auf
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dem Blatt ein (Mitwirkende). Haben alle ihre Punkte geklebt, wird eine Hitliste der 10 meistfavorisierten Themen erstellt. Anschliessend kommen die Gruppen der "Top 10" in so genannten "Umsetzungsgruppen" zusammen und beraten über die Massnahmen, nehmen evtl. Ergänzungen vor und legen erste Schritte zur Umsetzung fest. Ggf. können diese Beschlüsse in einem sich anschliessenden Plenum vorgestellt werden. In einer anderen Variante werden vor der Bewertung alle Massnahmen auf ihre Realisierbarkeit hin überprüft. Dazu sollten in Organisationen und Unternehmen Verantwortliche und Entscheidungsträger hinzugezogen werden. Eine letzte Variante ist gerade für eintägige bzw. noch kürzere Open Spaces geeignet. Hier wird eine Matrix erstellt (siehe Beispiel). In einer ersten Spalte werden die Workshoptitel untereinander aufgelistet. Daneben befinden sich zwei Spalten mit den Überschriften "Ich nehme es in die Hand" und "Ich mache mit" (Weitere Abstufungen sind möglich.). Nun überlegen die Teilnehmenden zu welchem Engagement sie für das Thema bereit sind und tragen sich ein. Bei sehr grossen Gruppen bietet es sich an, farbige Karten an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die im Stuhlkreis sitzen, zu verteilen. Nun wird jedes Thema aufgerufen. Durch Heben einer farbigen Karte signalisieren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer den Grad ihres Engagements. Die Namen werden von den Moderatoren in die Matrix eingetragen. 9. Abschlussrunde Wie am Anfang sitzen alle im Kreis. Hier können sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer noch einmal als Gruppe erleben. Unsicherheit und Skepsis sind Offenheit, Sicherheit und Gemeinschaftsgefühl gewichen. Hier ist nun Gelegenheit für ein kurzes Resümee jedes einzelnen. Ein "Blitzlicht" zur Frage wie "Was nehme ich mit?", "Was ist mir besonders wichtig?" usw. wäre hier denkbar. Äussern darf sich jeder, der will. Die Äusserungen werden weder kommentiert noch diskutiert. Die Open Space Technology kann, wie bereits mehrmals angeklungen, in unter5/6

schiedlichen Formen durchgeführt werden: halbtägig als Besprechungsform, ein- oder zweitägig, oder wie meist verbreitet als dreitägige Veranstaltung. Zur Durchführung und Planung, sowie viele praktische Hinweise und Checklisten finden sich in: Maleh, Carole: Open Space: Effektiv arbeiten mit grossen Gruppen. Beltz Verlag Weinheim und Basel, 2001 Hinweise zur Durchführung Zur Rolle der Moderation: In erster Linie ist die Moderation für die Gewährleistung eines problemlosen Arbeitens verantwortlich. Sie konzentriert sich auf die Gruppe Pädagogische Hinweise Vorbereitungen Varianten Sonstiges Benötigtes Material

und nicht auf die Inhalte der Workshops. Dennoch sind die Anforderungen hoch. Sie muss in die Methode einstimmen, ermutigen, Atmosphäre und Vertrauen schaffen und in hohem Masse präsent sein. Open Space-Prozesse lassen sich nicht im voraus kalkulieren. Es gibt oft chaotische Phasen, in den die Moderation viel Ruhe, Kraft, Gelassenheit und Zutrauen benötigt. Niemals aber sollte sie eines tun, wie der Erfinder Owen schrieb: "Es gibt einen einzigen Weg, der den Misserfolg eines Open-Space-Ereignisses garantiert, und das ist der Versuch, die Kontrolle zu behalten" (Owen 1995).

Literatur Personelle Erfordernisse

keine siehe Verlauf/Beschreibung keine keine Angaben umfangreiches Moderationsmaterial zahlreiche Pinnwände und Flipcharts PC-Arbeitsplätze und Drucker u.v.a.m. (näheres siehe Verlauf/Beschreibung) Owen, Harrison: Open Space Technology : ein Leitfaden für die Praxis. Stuttgart, 2001. Auch wenn es sich hier nicht um eine klassische Moderationsmethode handelte, sollten die Moderatoren über viel Erfahrung in der Moderation verfügen (weiteres siehe Hinweise zur Durchführung)
http://www.bpb.de/methodik/J4X0OC,0,0,Anzeige_einer_Methode.html?mid=267

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