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MANUAL BASICO

DE EXCEL (2013)
PRESENTA
MICHE HERNANDEZ FELIPEDEJESUS

CONTACTO

Micheuv@gmail.com
MANUAL
DEL CURSO: EXCEL (2013) BÁSICO

1
INDICE

Introducción a las hojas de cálculo. .......................................................................................2


El entorno de trabajo. ...............................................................................................................3
Uso del sistema de ayuda. .......................................................................................................8
Operaciones básicas en una hoja de cálculo........................................................................8
Introducción de datos............................................................................................................. 12
Fórmulas. ................................................................................................................................. 16
Edición de hojas de cálculo................................................................................................... 18
Diseño de páginas (tamaños, orientación, márgenes)....................................................... 20
Libro de trabajo (renombrar hojas, copiar hojas, eliminar hojas, etc.). ........................... 23
Impresión en red. .................................................................................................................... 28
Creación de Gráficos básicos. .............................................................................................. 32
Imágenes, diagramas y títulos. ............................................................................................. 34
Tablas de Excel. ...................................................................................................................... 37
Ordenar información............................................................................................................... 39
Filtrar información .................................................................................................................. 40
Las tablas dinámicas .............................................................................................................. 41
Macros ...................................................................................................................................... 45
Introducción a las hojas de cálculo.

Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva.
Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden
introducir números, letras y gráficos.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

Puedes observar cómo las columnas se numeran por letras A,B,C,... y


las filas por números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las
columnas B y C.
También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier
parte de la hoja de cálculo; incluso podríamos haber puesto un gráfico con el
logotipo de la ferretería.

Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para


utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bási cas.
Por supuesto, si sabes matemáticas podrás sacar mucho más partido de Excel.
3
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a
partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en
forma de barras que se ven en las encuestas.

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el
profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos
financieros.

El entorno de trabajo.

Barra de título

Está situada en la parte superior de la ventana, y muestra el nombre del libro con el
que estamos trabajando. También contiene hacia su derecha, los botones
de minimizar, maximizar y cerrar ventana.

Barra de herramientas de acceso rápido


Está situada de forma predeterminada en la parte superior izquierda de la ventana
de la aplicación. Está formada por las herramientas que usemos más habitualmente.
Así, podemos personalizarla y añadir o eliminar las herramientas que
queramos: Guardar, Deshacer, Rehacer, Ortografía, Nuevo…
4

Cinta de opciones
Está formada por un conjunto de fichas, las cuales tienen las distintas herramientas
que necesitamos para trabajar con la hoja de cálculo. Cada ficha es específica y se
relaciona con un tipo de actividad, elemento o acción, y algunas de ellas solo se
muestran cuando hemos seleccionado un determinado elemento.

También podemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas o grupos, y


cambiando su nombre u orden.

De manera predeterminada, el programa tiene las siguientes fichas:

INICIO, INSERTAR, DISEÑO DE PÁGINA, FÓRMULAS, DATOS, REVISAR Y


VISTA.

Para acceder a cada una de las fichas, solo tenemos que pinchar en la pestaña. O si
queremos, también podemos utilizar los métodos abreviados del teclado. Para ello
debemos utilizar la tecla correspondiente junto con la tecla ALT. Para saber cuáles
son las teclas que se corresponden a cada ficha, tenemos que presionar la
tecla ALT y ya nos saldrá encima de cada ficha la tecla correspondiente.

Si queremos ocultar o mostrar el contenido de las fichas, debemos presionar a la vez


las teclas CTRL y F1
Encima de las fichas, a la derecha de la Barra de título tenemos el botón
de Opciones de presentación de la cinta de opciones. Si pinchamos en él, se nos
abre un desplegable con tres opciones:
 Ocultar automáticamente la cinta de opciones
 Mostrar pestañas

 Mostrar pestañas y comandos 5

Barra de fórmulas
Está situada debajo de la cinta de opciones y muestra el contenido de la celda que
está activa.

Está dividida en tres sectores: el cuadro de nombres, los botones


de insertar, aceptar y cancelar función, y el cuadro de fórmulas.
Menú archivo
La primera ficha que tenemos, es la ficha Archivo. A diferencia de las demás, ésta
es de color verde. Al pichar en ella, vamos a la Vista Backstage de Excel 2013. Aquí
están las opciones de administración de archivos, éstas son: Nuevo, Abrir,
Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar,
Cuenta y Opciones.
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Cuando pinchemos en una de estas opciones, se nos abrirá en el panel de la
derecha, las diferentes opciones que tiene cada una.

 En Nuevo, podemos elegir entre un libro en blanco o las diferentes plantillas


predefinidas, para que creemos un archivo nuevo.
 En Abrir, podemos abrir un archivo que tengamos guardado.

 Desde Guardar y Guardar como, podemos guardar un archivo.

 Al pinchar en Imprimir, nos mostrará las opciones de impresión.

 En Compartir, nos muestra las opciones de cómo compartir nuestro archivo.

 Exportar, para poder cambiar el tipo de archivo.

 En Opciones, accederemos a las herramientas generales de configuración de


Excel 2013, y a las diferentes opciones para personalizar la Cinta de opciones
y la Barra de herramientas de acceso rápido.

Como anclar archivos


Si queremos tener un archivo a mano, podemos anclarlo a la lista de Libros
recientes. Tenemos que pinchar sobre el archivo con el botón derecho del ratón, y
pinchar en Anclar a la lista. En la lista, podemos anclar hasta 25 archivos, pero
podemos elegir el número de archivos que queremos ver.

Barra de estado
Se sitúa en la parte inferior de la ventana de la aplicación y es de color verde. En ella
podemos ver el resultado de operaciones. A la izquierda, nos muestra la información
del estado de la celda que tengamos seleccionada: 7
 Listo, si no estamos haciendo nada

 Introducir, si estamos escribiendo datos en una celda vacía

 Modificar, si estamos editando una celda.

A la derecha del estado de la celda, tenemos los botones de vista, desde donde
elegiremos como queremos ver la hoja de cálculo. Tenemos tres opciones:
 Normal

 Diseño de página

 Vista previa de salto de página

En la parte derecha tenemos el Zoom.

Si pinchamos en la barra de estado con el botón derecho del ratón, se nos abre el
desplegable de Personalizar la Barra de estado, desde donde podemos activar o
desactivar las distintas opciones de acuerdo a nuestras necesidades.
Uso del sistema de ayuda.

Todos los programas que funcionan bajo Windows tienen un sistema de ayuda que
se integra con el sistema operativo. Dicho sistema de ayuda, generalmente,
consiste en una lista de temas sobre el uso del programa en cuestión en donde 8
el usuario debe elegir el tema del que requiere información.

En otros casos, el sistema de ayuda ofrece un pequeño curso sobre el uso del
programa.

En Excel, al igual que otros programas, su ventana de ayuda se despliega pulsando


la tecla F1, la cual contiene su propia barra de herramientas para facilitar la
búsqueda de información sobre su uso.

Operaciones básicas en una hoja de cálculo.

Operaciones básicas

Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel están las operaciones
básicas como son: suma, resta, multiplicación, división y exponenciación.
Suma

Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas, valores que sean
susceptibles de sumar, es decir únicamente números, si introducimos un dato
alfabético por ejemplo, no se puede realizar la operación y el resultado que Excel
dará es “#¡VALOR!” indicando con esto que un valor utilizado en la fórmula es
erróneo.
Suma de celdas individuales.

Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a
realizar la suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el
cursor donde queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y
seguidamente ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la siguiente
celda B5 otra vez el signo + y la última celda B6, el resultado obtenido se muestra en
la celda B7.
9

Suma utilizando icono de sumatoria

Esta forma para sumar es generalmente más utilizada, ya que solo necesitamos
colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de
sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de fórmulas =SUMA(B3:B7), luego
que damos un Enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma
automática a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen.

Excel, además de sumar en forma vertical, también puede hacerlo de forma


horizontal como lo podemos observar a continuación, la gráfica corresponde a la
suma del rango A3:D3.
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Resta

Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los


signos +(mas) o –(menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celda
donde deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas,
es necesario anteceder el signo =(igual), en el ejemplo siguiente sumamos dos
valores C4+C5 y restamos otros dos –C6-C7, el resultado lo obtenemos en la celda
C8.

También se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dos
valores, en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250),
restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20)
11

Multiplicación

Para obtener la multiplicación entre dos o más valores, antecedemos el signo =


colocamos la celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda para
ingresar un segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5, el
resultado de multiplicar =A3*A4.

División

Para la división, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego
utilizamos el signo “/” y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en la
celda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de fórmulas aparece
=C4/C5.
Exponenciación

Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel también
puede elevar a cualquier potencia un número dado, en el siguiente ejemplo
utilizamos la fórmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo
elevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.

12

Introducción de datos.

Para introducir datos, lo primero que tenemos que hacer es situarnos en la celda
en la que queremos escribir, y pinchar con el ratón para que se seleccione y esté
activa.
Los datos que vamos introduciendo, además de ir mostrándose en la celda, también
van saliendo en la Barra de fórmulas. Una vez que hemos escrito el dato, le damos a
la tecla ENTER o en la Barra de fórmulas le damos a Introducir, o también podemos
pinchar con el ratón en otra celda. Si queremos borrar lo que hemos escrito, y aún
no está validado el dato, le damos a la tecla ESC y se borrará.
Si queremos modificar un dato que hemos escrito, nos situamos en esa celda,
escribimos el nuevo dato y le damos a ENTER. Si solo queremos modificar una
parte, entonces tenemos que hacer doble clic en la celda para poder editarla,
desplazamos el cursor o nos movemos con las flechas hasta la parte que queremos
editar y borramos, o introducimos el nuevo dato. Cuando hayamos terminado,
pulsamos ENTER.
Para borrar datos, tenemos que seleccionar la celda y darle a la tecla SUPR. Otra
opción es ir al grupo Modificar y pinchar en Borrar, y en el menú desplegable elegir
la opción adecuada.
13

Si lo que queremos es completar una secuencia de datos, o realizar una misma


operación repetidas veces, debemos utilizar el Controlador de relleno.

En una celda que tenemos seleccionada, la parte verde pequeña que sobresale en
la esquina inferior derecha, es el Controlador de relleno. Cuando ponemos el
cursor del ratón encima, este se transformará en una cruz negra, la cual ya nos
permitirá arrastrar la selección. Así, podremos repetir datos o hacer series de datos.

Opciones de autorrelleno
Cuando arrastramos una serie, en la esquina inferior derecha de la celda, nos
aparece un botón. Si pinchamos en él, nos sale un desplegable, es el menú de
Opciones de autorrelleno.

Nos muestra diferentes opciones:


 Copiar celdas
 Serie de relleno
 Rellenar formatos solo
 Rellenar sin formato
 Relleno rápido

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Barra de fórmulas y Cuadro de nombres.


Para introducir datos, podemos escribir directamente en la celda o escribir en
la Barra de fórmulas.
Una celda, es la intersección de las letras y números, por ejemplo, la D2, pero
también podemos darle un nombre a esa celda. Para ello, vamos al Cuadro de
nombres y escribimos el nombre con el que queremos designar a esa celda. Esto
nos permitirá acceder a ella rápidamente. Entonces, seleccionamos la celda
deseada, vamos al cuadro de nombres y le damos a la tecla ENTER.
Si hemos designado varios nombres a distintas celdas, en el cuadro de nombres
pinchamos en la esquina derecha y nos sale un desplegable con todos los nombres .
Hacia la derecha del cuadro de nombres, encontramos tres iconos:

 (fx) Insertar función: para insertar una función en la celda activa. Cuando
pinchamos nos sale un cuadro llamado Asistente de funciones, que nos
ayuda en la elección de la función que queremos hacer.
 (√) Introducir: aceptar la introducción de un dato
 (X) Cancela: cancelar la introducción de un dato
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Espacio disponible en la celda


Si el espacio que tenemos en la celda no es suficiente, podemos ampliar el espacio.
Para ello tenemos que pinchar en un icono de expansión que nos sale en el lado
derecho de la barra, que está sobre el área de escritura.
Si queremos escribir más de una línea dentro de una misma celda, tenemos que
pulsar ALT+ENTER y se hará un salto de línea.
Fórmulas.
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese
código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la
celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula 16


que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de
fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la
regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).
Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será
mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo


contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto.
Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del
texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la


operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación,
pero no realiza ningún cálculo .

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:


 Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto
también puede ser utilizado dentro de una fórmula, pero siempre deberá estar
encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

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 Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras


fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que
contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

 Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores


matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para
la multiplicación.

 Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones


de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual
podemos incluir como parte de una fórmula .
Edición de hojas de cálculo.

18

Barra Edición en hojas de cálculo

La barra de herramientas Edición se encuentra en el extremo superior del espacio de


trabajo. Utilice los iconos de la barra de herramientas para acceder a las tareas más
comunes.

Nombre de
función Icono Descripción

Deshacer Invierte la última acción o la última entrada escrita.

Rehacer Invierte la acción del último mandato Deshacer.

Cortar Elimina la selección y la copia en el portapapeles.

Copiar Copia la selección en el portapapeles.

Inserta el contenido del portapapeles allí donde se


encuentre el cursor y reemplaza cualquier texto u
Paste
objeto seleccionado. Haga un clic prolongado para
seleccionar el formato.
Nombre de
función Icono Descripción

Duplicar Aplica el mismo formato que el del elemento


formato seleccionado en otros textos u objetos.

Crear hoja Define las opciones para insertar una nueva hoja. 19

Crear
Inserta un diagrama en el documento.
diagrama

Crear imagen Inserta una imagen en el documento.

Inserta filas en la hoja de cálculo actual. El número


de filas insertadas depende del número de filas
Crear filas
seleccionadas. El contenido de las filas originales se
desplaza hacia abajo.

Inserta columnas en el hoja de cálculo actual. El


Crear número de las columnas a insertar se determina por
columnas el número de columnas seleccionadas. El contenido
de las columnas originales se desplaza a la derecha.

Desplazar
Desplaza el contenido del área seleccionada hacia
celdas hacia
abajo.
abajo

Desplazar
Desplaza el contenido del área seleccionada a la
celdas hacia la
derecha.
derecha

Combina las celdas seleccionadas en una sola celda


Unir celdas
o divide las celdas unidas.

Separa el área de celdas unidas en los componentes


Dividir celdas
de celda originales.

Orden los campos de texto alfabéticamente y los


campos numéricos en orden ascendente.

Orden Un campo queda seleccionado en el momento de


ascendente situar el cursor en él. Los datos del campo
actualmente seleccionado se ordenan siempre.
Para ordenar más de un campo de datos, seleccione
Datos > Ordenar y, a continuación, haga clic en la
Nombre de
función Icono Descripción

ficha Criterio de ordenación, donde puede combinar


varios criterios de ordenación.

Ordena los campos de texto alfabéticamente y los 20


campos numéricos en orden descendente.
Un campo queda seleccionado en el momento de
situar el cursor en él. Los datos del campo
Orden
actualmente seleccionado se ordenan siempre.
descendente
Para ordenar más de un campo de datos, seleccione
Datos > Ordenar y, a continuación, haga clic en la
ficha Criterio de ordenación, donde puede combinar
varios criterios de ordenación.

Filtra automáticamente el área de celdas


Filtro seleccionada y crea cuadros de lista de una fila en
instantáneo los que puede elegir los elementos que desea
mostrar.

Reduce o aumenta el tamaño de la visualización en


Escala pantalla del documento actual. El factor de escala
actual se muestra en la barra de estado.

Revisa los errores ortográficos en el documento o la


Ortografía
selección.

Diseño de páginas (tamaños, orientación, márgenes).

Cambiar el tamaño de la página


Este procedimiento establece el tamaño de la publicación. Por ejemplo, puede usar
este método para seleccionar el tamaño de la publicación impresa correspondiente a
un póster que mide pulgadas 22 x 34 pulgadas al imprimir, independientemente de si
la impresora admite una sola hoja de gran tamaño o si se va a imprimir como un
número de hojas de papel (denominados mosaicos) superpuestas.
NOTA: Puede crear publicaciones tan grandes como 240 x 240 pulgadas.
Elegir un tamaño de página
1. Seleccione la pestaña Diseño de página.

21

2. En el grupo Configurar página, seleccione tamaño y haga clic en el icono que


representa el tamaño de página que desee. Por ejemplo, haga clic en carta
(vertical) 8,5 x 11". Si no ve el tamaño que desee, haga clic
en Preestablecidos más tamaños de página o haga clic en Crear nuevo
tamaño de página para crear un tamaño de página personalizado.
Crear un tamaño de página personalizado
1. Seleccione la pestaña Diseño de página.
2. En el grupo Configurar página, seleccione tamaño, a continuación, Crear
nuevo tamaño de página. En la página, escriba el ancho y el alto que desee.

Cambiar el tamaño del papel.


1. Se selecciona la pestaña en diseño de página.
2. En el grupo Configurar página, seleccione el menú desplegable de tamaño de
hoja y selecciona Tamaño.

22
Cambiar la orientación de la página
Puede cambiar la orientación de la página entre vertical y horizontal.
1. Seleccione la pestaña Diseño de página.

2. En el grupo Configurar página, seleccione el menú desplegable


de orientación y seleccione horizontal o vertical.

Cambiar las medidas de regla


¿Necesita medir el documento en centímetros y no en pulgadas? Puede cambiar la
regla a centímetros, picas, puntos o píxeles, además de las pulgadas.
Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas y desplácese hasta los
parámetros Presentación. Busque Mostrar medidas en unidades de y cambie las
unidades.
Libro de trabajo (renombrar hojas, copiar hojas, eliminar
hojas, etc.).

Para agregar una hoja, tenemos que pinchar en el icono de Hoja nueva (+), que se
encuentra en la parte inferior de la hoja. 23

Otra forma de hacerlo, es situarnos en una de las pestañas de las Hojas, darle al
botón derecho del ratón y pinchar en Insertar. Se nos abrirá una ventana, y tenemos
que pinchar en Hoja de cálculo. Otra opción es SHIFT + F11
Si lo que queremos es eliminar una hoja, pinchamos con el botón derecho del ratón
en una de las pestañas, y pinchamos en Eliminar.

24

Mover y copiar hojas


Para mover una hoja pinchamos en su pestaña, y la arrastramos hacia donde
queramos. Otra forma, es pinchar con el botón derecho del ratón y pinchar en la
opción Mover o copiar. Se nos abrirá un cuadro, donde nos da a elegir en que libro
la queremos colocar y en que posición respecto de las otras hojas.
Para copiar una hoja, mantendremos pulsada la tecla CTRL y arrastramos la hoja a
la vez. Otra opción es como en el caso anterior, pinchar con el botón derecho del
ratón, elegir la opción Mover o copiar, y en el cuadro que sale pinchar en la opción
de Crear una copia. Esta nueva hoja se llamará igual que la anterior, pero con un
(2).
Ocultar y mostrar hojas
Si queremos Ocultar una hoja, pinchamos en una de las pestañas, le damos al
botón derecho del ratón y le damos a Ocultar.

25

Para mostrar la hoja de nuevo, pinchamos en una de las pestañas de las otras
hojas y le damos a Mostrar. Nos sale un cuadro donde nos da a elegir la hoja que
queremos mostrar de todas las que tengamos ocultas. Elegimos la que queramos y
le damos a Aceptar.

Cambiar el nombre a una hoja


Para cambiar el nombre a una hoja, pinchamos en el botón derecho del ratón y
elegimos la opción de Cambiar nombre, y escribimos el nombre con el que
queramos designar a nuestra hoja. Otra opción, es hacer doble clic sobre el nombre,
este se selecciona y ya podemos escribir el nuevo nombre.
26

Cambiar el color
Se puede cambiar el color de las pestañas. Para ello, pinchamos en la pestaña, le
damos al botón derecho del ratón, y le damos a Color de etiqueta. Ya nos sale un
cuadro, con toda la gama de colores.

Insertar una nueva hoja de cálculo


Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Haga clic en el botón Nueva hoja en la parte inferior de la pantalla.


 Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione la hoja
de cálculo existente y, a continuación, haga clic en Inicio > Insertar, > Insertar
hoja.

27

Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de
la hoja de cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación
deseada.

Insertar varias hojas de cálculo a la vez


1. Presione Mayúsculas y seleccione el mismo número de pestañas de hojas
existentes de las hojas de cálculo que desea insertar en el libro abierto. Por
ejemplo, para agregar tres hojas de cálculo, seleccione tres pestañas de hojas
existentes.

2. Haga clic en Inicio > Insertar > Insertar hoja.

Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de
la hoja de cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación
deseada.
Cambiar el número predeterminado de hojas de cálculo en un libro nuevo

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en la pestaña Opciones.

3. En la categoría General, bajo Al crear nuevos libros, en el cuadro Incluir este


número de hojas, escriba el número de hojas que desea incluir de forma
predeterminada al crear un libro nuevo. 28

Eliminar una o más hojas de cálculo


1. Seleccione la hoja o las hojas de cálculo que desea eliminar.

2. Haga clic en Inicio, en la flecha que se encuentra debajo de Eliminar, y


en Eliminar hoja.

También puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de hoja de una hoja
de cálculo o en la pestaña de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo
seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar hoja.

Impresión en red.

Imprimir en Excel

De forma predeterminada Excel imprime el área de la página que contengan datos,


es decir desde la primera hasta la última celda.
Para eso el programa usa algunos parámetros predeterminados:
 El tamaño del papel, o sea dimensiones físicas (A4, Carta, Legal, etc.)
 La orientación de la página (Vertical u Horizontal)
 Los márgenes (espacios alrededor)
La siguiente imagen muestra un ejemplo, una página con solo dos celdas: "dato1" y
"dato2".
La celda "dato2" queda fuera del área de impresión ya que en este ejemplo la
orientación de la página es Vertical y se usa una hoja A4. Se imprimirá en otra hoja.

29

En caso que el contenido de la tabla u hoja no quepa en una página, se imprimirán


varias.
No obstante podemos hacer los ajustes para que el archivo impreso sea
exactamente como lo necesitamos.

¿Cómo imprimir un documento en Excel?

Para imprimir una hoja de cálculo o una tabla en la ficha Archivo usamos "Imprimir",
se abrirá la ventana de Vista previa.
Esta ventana nos permite ver como quedará exactamente el documento impreso y
hacer los ajustes necesarios en caso de errores.
También podemos abrirla usando las teclas: CONTROL + P.
30

Los comandos en la barra lateral de la ventana de Vista previa nos permiten hacer
los ajustes para que la impresión sea exitosa.

No obstante lo ideal es configurar el documento en la vista de Diseño de página y


usar la Vista previa para dar los toques finales.
Como imprimir correctamente una tabla en Excel
1- El primer paso es abrir la ficha Diseño de página y escoger la "Orientación" y el
"Tamaño" de la hoja en la impresora.
2- Seleccionar el área de la tabla que se desea imprimir.
Para eso damos un clic en la primera celda y con la tecla Shift (Mayus) presionada
seleccionamos la última celda.

3- Damos un clic en el icono "Área de impresión" y en el menú seleccionamos:


"Establecer área de impresión".
31
Veremos ahora una línea de puntos gruesa rodeando el área.
Si dentro de dicha área aparece otra línea de puntos delgada, indica que nos
excedimos del área de la hoja a imprimir o sea no cabe lo que necesitamos imprimir
físicamente.

En la imagen de ejemplo las dos últimas columnas quedan fuera del área de
impresión.
Necesitamos hacer algunos cambios como reducir el ancho de columnas, la fuente,
usar otra orientación u otros, hasta que desaparezca dicha línea.
Si queremos a toda costa mantener el formato actual podemos reducir toda el área
completamente, la opción la encontraremos en la ventana de Vista previa.

Configurar el resultado de la impresión en la ventana de Vista previa

Usa las teclas CONTROL + P


Para sorpresa nuestra en la ventana de vista previa no se muestran las líneas de
división.
Debemos activar la opción manualmente.
Para eso da un clic en el vínculo "Configurar página", en la pestaña Hoja marca la
casilla: "Imprimir líneas de división".
Ahora en la opción "Escalado" da un clic y en el menú selecciona: "Ajustar hoja en 32
una página" Verás que ahora se muestran correctamente todas las columnas.

Creación de Gráficos básicos.

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de


cálculo y facilita su interpretación.

En esta unidad, vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e
inmediata la interpretación de los datos. A menudo, un gráfico nos dice mucho más
que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

 Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.
 Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico. En
las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Veamos cómo crear un gráfico.

Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
33

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que


participen en el gráfico. De esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En
caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de
error en los datos que solicita.

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar


gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos
previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección
nueva, Herramientas de gráficos, con dos pestañas: Diseño y Formato.

En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de


estas pestañas. 34

Imágenes, diagramas y títulos.

insertar imágenes que tengamos en nuestro equipo, como pueden ser imágenes
fotográficas creadas por nosotros o descargadas anteriormente de internet.

Para insertar cualquier archivo de imagen, debemos hacer clic en el botón.


Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen para escoger la imagen desde el
disco duro. El aspecto del cuadro puede variar en función del sistema operativo que
utilices.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar, pulsaremos el


botón Insertar y la imagen se copiará en nuestra hoja de cálculo.
Diagramas con SmartArt
Si lo que queremos es crear un diagrama de procesos u organigrama, no será
necesario que lo creemos a partir de formas. Podría ser muy tedioso ir dibujando
cada uno de sus elementos. Para esa función existe la opción SmartArt ,
que encontraremos en la pestaña Insertar.
Al hacer clic en ella, se abre una ventana que nos permite elegir el tipo de diagrama 35
que queremos. Hay muchos tipos entre los que podremos elegir: listas, procesos,
ciclos, jerarquías, pirámides, etc.

Hay que seleccionar uno y pulsar Aceptar. De esta forma, se insertará en la hoja de
cálculo y apreciaremos algunos cambios en el entorno de trabajo.
Mientras el diagrama esté seleccionado, veremos en la zona superior una nueva
barra de Herramientas de SmartArt, que incluye dos pestañas: una para el Diseño y
otra para el Formato.

Las herramientas de formato son similares a las que ya hemos visto.


En la pestaña Diseño, la opción más utilizada es la de Agregar forma, que nos
permite ir añadiendo elementos al diagrama en la posición que necesitemos. La
posición será relativa al elemento que tengamos seleccionado.
36
Otra opción muy utilizada es De derecha a izquierda, que cambia de lado el
elemento seleccionado.
Todo lo dicho hasta ahora sobre SmartArt concierne a la organización y formato de
sus elementos. Pero un diagrama no tiene sentido si sus elementos no contienen un
texto.
Cuando creamos un diagrama con SmartArt y se inserta en la hoja de cálculo, se
incluye además un pequeño recuadro con el esquema que sigue el mismo.
Podremos modificar el texto de los elementos desde ahí, o bien directamente desde
el interior de los mismos.

Si borras todo el texto de uno de los elementos desde el panel izquierdo, éste se
eliminará del diagrama. Del mismo modo, si pulsas la tecla Intro desde un elemento,
se creará uno nuevo al mismo nivel. Puedes convertirlo en hijo pulsando la
tecla Tabulación, y en padre pulsando.
Insertar wordart:

opción insertar-wordart:
37

Esto permitirá ingresar texto bajo varios modelos establecidos.

Tablas de Excel.

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la
lista.
- Seleccionar Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

38

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos


hacer ahora.
o Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras
(recomendado), activaremos la casilla de verificación La tabla tiene
encabezados.

o Hacemos clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece


la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece el rango seleccionado con el formato propio de la


tabla.
Ordenar información.

Seleccionar los datos que desea ordenar


Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una
sola columna). El rango puede incluir títulos (encabezados) creados para identificar
las filas o las columnas. 39

Ordenación rápida
1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en para


clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

1. Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número


mayor al menor).

Especificar criterios para ordenar

Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar, además de otros
criterios como la fuente o los colores de la celda.

2. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar.

3. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.


1. En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea
ordenar.

2. En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de


fuente o Icono de celda.

3. En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de


40
ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es
decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de
mayor a menor para los números).

Filtrar información

Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar
solamente aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la
tabla no son eliminados ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista. Las
opciones de filtrado se muestran también al pulsar el botón de flecha que se
encuentra al lado de los encabezados de columna.

En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando
la columna tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias
opciones a elegir como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas
opciones mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá
indicar el detalle del filtro que deseamos aplicar.

41

En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para una misma
columna y elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al
hacer clic en el botón Aceptar se aplicará el filtro a los datos.

Las tablas dinámicas

Teniendo previamente seleccionados los datos que deseamos formen parte de


nuestra Tabla Dinámica y estando en la ficha "Insertar"...
CLICK 1:
Hacemos click en el nuevo asistente para Tablas Dinámicas de Excel 2013:

42

Con ello, obtenemos este cuadro de diálogo:


Vemos que a la izquierda, Excel nos propone 7 modelos de Tablas Dinámicas. Estos
modelos que propone el asistente ofrecen distintas posibilidades:

1. Ventas clasificadas por Rutas


2. Ventas clasificadas por Rutas y por Clientes 43

3. Ventas clasificadas por Rutas y Agentes


4. Ventas por Agentes
5. Nº Clientes a los que se ha vendido en cada Ruta
6. Nº Pedidos que ha vendido cada Agente en cada Ruta
7. Nº Clientes que maneja cada Agente

Tenemos que elegir cuál se adapta a nuestras necesidades y....

CLICK 2:
Hacemos click en la Tabla Dinámica elegida a la izquierda:
CLICK 3:
Hacemos click en el botón "Aceptar" del asistente:

44

y tenemos nuestra Tabla Dinámica totalmente utilizable:

... donde podemos apreciar


que hemos elegido el modelo
nº 2 que decíamos se refería
a las Ventas clasificadas por
Ruta y Cliente.
Macros

Macros, puedes encontrarla en la pestaña ‘Vista’, dentro del grupo ‘Macros’.

45

El ejemplo.
Imagina que tienes unos datos que te descargas diariamente de algún sistema
dentro de tu empresa. Estos datos bajan sin formato y tú tienes que hacer, todos los
días, lo siguiente:
 Pintar los encabezados de amarillo.
 Poner los encabezados en negrita.
 Pintar los bordes de todas las celdas para crear una tabla o rejilla.
Imagina que esto debes hacerlo en 20 o 30 archivos similares todos los días. ¡Qué
tedioso! ¿No lo crees?
Comenzar la grabación.
Para comenzar con la grabación, solo debes de pinchar en el botón macros
(recuerda que se encuentra en la pestaña ‘Vista’, sección ‘Macros’) y en el menú que
aparece, pincha en ‘Grabar macro…’.

Aparecerá una ventana como la de la imagen siguiente. Aquí debes ponerle un


nombre a tu macro, yo le pondré ‘FormatearReporte’.
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En la sección ‘Método abreviado’ puedes elegir una letra como atajo de teclado (si
no quieres, no lo hagas. No es obligatorio), para el ejemplo, yo usaré la ‘F’ de
formato, y lo pondré usando la tecla ‘Mayúsculas’. Recuerda que no puedes usar un
atajo de teclado que ya esté asignado.
En la sección ‘Guardar macro en’, debes elegir ‘Este libro’ para que la macro se
guarde en el mismo libro en el que estás trabajando.
En la sección ‘Descripción’, debes escribir un texto que te ayude a reconocer la
funcionalidad de esta macro, algo que explique para qué sirve. Es buena idea
hacerlo, porque cuando tengas muchas macros, va a ser más complicado saber qué
hace cada una.
Ya que has terminado de llenar todos los campos, presiona en el botón ‘Aceptar’. La
macro ha comenzado a grabar todas tus acciones.

Realizar los pasos con cuidado.


Ahora que Excel está grabando, debes cuidarte de no hacer ninguna acción
innecesaria, por eso es buena idea que tengas muy claro lo que vas a hacer desde
antes de comenzar a grabar.
Debes realizar los pasos en orden, con calma y siempre la menor cantidad de pasos
posible.
En nuestro caso imaginario, los reportes son similares. Todos tienen ocho columnas.
La primera columna es la del código y las otras siete son el reporte de unidades
producidas de cada producto.
Teniendo en claro esto, los pasos que daremos son los siguientes:
Selecciona las ocho columnas.
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Haz un doble clic entre la unión de dos columnas para que se ajusten
automáticamente.

Presiona CTRL + 1 y dibuja los bordes de las celdas.


Ahora selecciona los encabezados y píntalos de amarillo. También ponlos en
negrita.

48
Detener la grabación.

¡No haremos más! Creo que has captado muy bien la idea hasta ahora.
El siguiente paso es detener la grabación para evitar que se grabe alguna acción
que no nos interesa, así que para hacerlo, debes volver a pinchar en el botón
‘Macros’ de la pestaña ‘Vista’ y selecciona la opción ‘Detener grabación’.

Ejecutar la macro.
¡Ya está listo! Ahora puedes pinchar en el mismo botón ‘Macros’ y esta vez
seleccionarás la opción ‘Ver macros’.
En la ventana que aparece, verás el nombre de la macro que acabas de crear.

Si quieres poner en acción a tu macro, bastará con que presiones en el botón


‘Ejecutar’, una vez hayas seleccionado el nombre de tu macro.
Es posible que aparezcan otras macros listadas, ya sea porque tú has grabado
algunas macros o porque otras personas grabaron macros en otros libros que tengas
abierto.
Si ese fuera el caso, en la sección ‘Macros en:’, selecciona la opción ‘Este libro’. Así
solo te aparecerán las macros grabadas en el libro actual, que en este caso, solo es
una.
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Una vez que has pinchado el botón ‘Ejecutar’, se ejecutará tu macro, repitiendo
exactamente los mismos pasos que hiciste durante su grabación. ¡Alucinante! ¿No te
parece?
¡Ah! Y como un adicional, te mostraré que puedes ejecutar tu macro aún más rápido.
¿Recuerdas que escribimos un atajo de teclado? Pues bien, si presionas las teclas
CTRL + SHIFT + F, tu macro se ejecutará sin tener que usar el menú ‘Macro’.