PEMBAHASAN

SAP 12

MANAJEMEN DATA DAN KONSEP DATA BASE DALAM PRAKTIK

1. PENGERTIAN MANAJEMEN DATA

Manajemen data adalah fungsi organisasi yang bertanggung jawab terhadap
pengembangan kontrol sistematis terhadap pembuatan, penyimpanan, penelusuran juga
pemeliharaan dan penempatan data. Fungsi yang luas tidak dapat dianggap sama dengan
pekerjaan pengarsipan atau penyimpanan yang merupakan fase kecil dalam rentang hidup
data. Tujuan program manajemen pendata yang dikembangkan dengan baik yang ada pada
industri skala besar didiagramkan dalam Gambar 9-1.Konsep program ini diatur dalam siklus
hidup dari pembuatan – penempatan data, dengan prosedur administrasi yang sesuai untuk
menangani setiap tahapan siklus tersebut.
1.1.Tujuan Manajemen Data.
Manajemen data, seperti fungsi manajemen lain, harus berorientasi hasil dan berfikir
pelayanan.Ini berarti tujuan harus ditetapkan sebagai standar untuk mengukur kinerja
program. Sebagai hasil dari tujuan pelayanan umum ini, muncul tujuan program yang
lebih spesifik yaitu:
a. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.
b. Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk membuat,
menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasi firma.
c. Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol standar yang
efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data, peralatan dan
prosedur.
d. Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif untuk
mengontrol dan mengolah data perusahaan.

1.2.Field, Unsur Data, Atribut, dan Elemen- Elemen

Istilah- istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk
menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi.

1
 Field dapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau dapat terdiri dari beberapa
karakter atau nomor.
Contoh- contoh field adalah :
a. Nama pelanggan
b. Nomor tunjangan sosial karyawan
c. Nomor pesanan pembelian
Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya; pengelompokan logis atas
field disebut catatan (record). Record adalah kelompok item data yang terkait dengan
entitas tertentu seperti seorang pelanggan, karyawan, vendor, tagihan, dan sebagainya.
1.3.Data Occurence / Okurensi Data
Struktur catatan memiliki okurensi (occurrences), yang juga disebut instances. Okurensi
catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan. Sebagai contoh, untuk
catatan : KARYAWAN (NAMA, NOMOR, USIA)
1.4.Fixed-Length Record dan Variable-Length Record
Record dalam sebuah file dapat memiliki panjang data yang bersifat tetap atau variabel.
Dalam sebuah fixed-length record, baik jumlah field dan panjangnya (ukuran karakter) tiap
field sudah tetap atau tertentu. Fixed-length record lebih mudah dimanipulasi dalam
aplikasi komputer dibandingkan dengan variable-length record karena ukuran fixed-length
record terstandarisasi. Kebanyakan record yang disimpan dalam direct-access storage
devices (DASD) adalah fixed-length. Terdapat dua alasan mengapa menggunakan
variable-length record:
1. Variable length karena panjang field yang variable
2. Variable length karena field yang berbeda
Repeated Group adalah kelompok-kelompok field terkait yang berulang kali disimpan
dalam variable-length record. Dalam beberapa kasus kita cukup menyebut repeated groups
sebagai segmen atau kelompok, atau bahkan node. Segmen dapat diringkas dengan cara
yang sama seperti record. Sebagai contoh:
PART (PART_NO, PNAME, TYPE, COST)
SUPPLIER (PVEND)
LOCATION (WARSHE, LOC)

2
 Kelemahan fixed-length record adalah tiap field harus cukup besar untuk memuat
perkiraan entri yang paling maksimum dalam field tersebut. Akibatnya, biasa terdapat
spasi, misal menyisakan 25 spasi atau banyak spasi untuk sebuah nama, yang pada
kenyataan banyak nama hanya memerlukan 8 karakter atau kurang. Dalam variable-length
record, lebar field dapat disesuaikan untuk tiap data occurrence.
1.5.Record Key dan Sekuensi File
Key atau record key adalah item data atau kombinasi item data yang secara unik
mengidentifikasi sebuah record tertentu dalam sebuah file. Istilah urutan acak relatif
berlaku untuk sebuah field yang file-nya tidak diurutkan. Sebelum mengurutkan lima
record sebelumnya, file tersebut pada dasarnya relatif berada dalam urutan acak (random
order) terhadap field WARSHE.

Misalkan catatan berikut memuat format: PART (PART_NO, WARHSE). Dimana

PART_NO merupakan nomor komponen, dan WARHSE merupakan nomor gudang yang
berkaitan dengan lokasinya. Lebih jauh, asumsikan bahwa file memuat empat catatan
berikut ini:
PART (101, 1)
PART (102, 2)
PART (103, 3)
Dalam contoh ini, field pertama (PART_NO) disebut sort key primer (atau disebut
kunci primer), dan field kedua (WARHSE) disebut sort key sekunder (atau kunci
sekunder). Oleh karena itu, kunci primer adalah field yang digunakan untuk menyortir
catatan-catatan dalam file, dan kunci sekunder digunakan untuk menentukan posisi relatif
antar kumpulan catatan manakala kunci primer memiliki nilai yang sama untuk setiap
catatan-catatan dalam kumpulan.

2. Sistem Manajemen Database dan Arsitekturnya

Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen
database: tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik. Dalam upaya mengimplementasi
sebuah database yang telah ditentukan pada tingkat konseptual, field dengan data-data dan
record khusus harus ditentukan. Sebagai contoh, akan lebih mudah untuk menampilkan catatan
rekening pelanggan dengan pesanan yang telah dilakukannya. Oleh karena itu, field dan record

3
dalam database distruktur dan diorganisasi dalam cara yang logis kemudian dikembangkan
menjadi struktur data logika. Tiga jenis dasar struktur data logika dapat digunakan untuk
mencapai tujuan tesebut, yakni hierarkis, jaringan, dan relasional.

Gambar 1. Arsitektur Database

2.1 Arsitektur Konseptual

Model data entity-relationship (E-R) merupakan salah satu pendekatan yang populer.
Model E-R secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada.

4
 Gambar 2. Diagram E-R untuk PART, SUPPLIER, dan LOCATION

Teknik-teknik pemodelan konseptual semuanya memiliki dua kelemahan umum. Pertama,

terdapat begitu banyak cara untuk memodelkan sebuah perusahaan sehingga proses
evaluasi terhadap hasil sebuah teknik tertentu bukanlah hal yang mudah. Kedua, ada risiko
bahwa aplikasi sebuah teknik tertentu dapat menghasilkan gambaran yang tidak lengkap
terhadap sistem yang sedang dimodelkan.

2.2 Arsitektur Database pada Tingkat Logika: Struktur Data Logika

Tugas utama yang dihadapi oleh seorang analis ketika mendesain sebuah database
adalah mengidentifikasi dan mendesain hubungan yang sistematis di antara setiap segmen.
Database harus distruktur sedemikian rupa sehingga mampu menyediakan bagi para
penggunanya informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang efektif.
Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur
data logika, yang juga biasa disebut skema atau model database.
Tiga model utama dalam struktur data data logika yang dibahas dalam buku ini
adalah: (1) model pohon atau hierarkis, (2) model jaringan, dan (3) model relasional.
Struktur pohon dan hierarkis adalah representasi langsung proses segmentasi yang
dijelaskan dibagian terdahulu. Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan
satu set field (atau segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkat
berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Struktur jaringan adalah model yang
memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orangtua. Oleh karena itu,
sebuah jaringan merupakan sebuah struktur data yang lebih bersifat umum daripada model

5
pohon. Beberapa DBMS tidak secara langsung menyediakan struktur jaringan, namun
karena setiap struktur jaringan dapat diubah menjadi struktur pohon, maka dimungkinkan
untuk mengimplementasikan struktur jaringan dalam sistem yang berorientasi pohon.
Model CODASYL adalah sebuah model jaringan.
Mengimplementasikan struktur pohon dan jaringan merupakan bagian dalam
arsitektur fisik database daripada arsitektur logisnya. Terdapat beragam cara untuk
mengimplementasikan struktur pohon dan jaringan. Dalam sebuah daftar organisasi, setiap
record berisi satu atau lebih penunjuk (field) yang mengindikasikan alamat record logis
berikutnya dengan atribut-atribut yang sama. Sebuah record tagihan dapat berisi sebuah
field yang berisi kunci tagihan lainnya dari vendor yang sama. Sebuah record dapat pula
dipecah menjadi beberapa daftar. Daftar ini disebut organisasi multilist.
Sistem hiperteks adalah sistem yang berbasis penunjuk (pointer-based system)
yang memungkinkan pengguna untuk menjelajahi database secara acak dengan memilih
beberapa kata atau objek kunci. Jaringan data semantik mirip dengan sistem hiperteks.
Perbedaannya adalah record lintas hubungan pada jaringan terbatas pada teks, sementara
pada sistem hiperteks, lintas hubungan dapat memasukkan objek multimedia seperti foto
dan bentuk grafis lainnya. Struktur data relasional memandang database sebagai sebuah
kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan.
Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah
tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi. Tabel yang dapat
memenuhi aturan-aturan ini dikatakan ternormalisasi. Tabel yang tidak memenuhi aturan-
aturan tersebut dikatakan tidak ternormalisasi. Normalisasi menjadi penting karena tanpa
hal tersebut, proses pembaruan entri-entri dalam tabel menyebabkan permasalahan.
Normalisasi hanyalah sebuah proses mengubah struktur record dari bentuk pohon atau
jaringan menjadi tabel-tabel yang sesuai. Hal ini bukanlah proses yang sulit karena
dimungkinkan untuk memasukkan sebuah diagram pohon ke tabel tunggal.

Ketiga bentuk normal, adalah :

BENTUK NORMAL ATURAN

Bentuk normal pertama Membagi tabel-tabel untuk
menghapus repeated group

6
 Bentuk normal kedua Membagi tabel-tabel sehingga tidak
ada kunci yang menentukan nilai dari
sebuah field nonkunci
Bentuk normal ketiga Membagi tabel-tabel sehingga tidak
ada field nonkunci yang menentukan
nilai-nilai dari field nonkunci lainya

2.3 Arsitektur Database: Tingkat Fisik

Pembahasan arsitektur database tingkat fisik akan focus kepada tiga metode akses
file: sekuensial, indeks, dan langsung. DASD mampu mendukung seluruh metode tersebut,
dan pilihan yang terbaik dari ketiganya akan tergantung paa aplikasi tertentu. Pada sebuah
file akses sekuensial, record hanya dapat diakses dalam sekuens mereka sebelumnya.
Sebagai contoh, jika terdapat 100 record dalam sebuah file, seseorang harus mengakses 99
record yang pertama sebelum dapat mengakses record yang terakhir. Sekuens sebelumnya
biasanya adalah sebuah pertama sebelum dapat mengakses record yang terakhir. Sekuens
sebelumnya biasanya adalah sebuah hasil record yang telah diurutkan oleh beberapa kunci
record.
Pengorganisasian file sekuensial tidak menjadi sarana yang bermanfaat jika record
yang perlu diakses hanya sedikit, padahal file berisi banyak record. File sekuensial
bermanfaat dalam pemrosesan bentuk batch, yang biasanya mengakses seluruh record
dalam sebuah file. Prosedur yang biasanya dilakukan adalah pertama mengurutkan
transaksi dan file utama dalam kunci yang sama. Aplikasi ini dapat memperbarui piutang
dagang pelanggan (dalam file master) untuk mencerminkan pembayaran yang diterima
(dalam file transaksi). Pertama, program akan mengurutkan kedua file dengan urutan kecil-
besar berdasarkan nomor rekening. Kemudian, program membaca seluruh record dari
setiap file.
Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan digunakan
untuk membangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah indeks untuk file
aslinya. Bentuk file seperti ini disebut file berindeks atau file terinversi. Tentunya saja
dimungkinkan untuk memiliki lebih dari satu indeks untuk suatu file. Sebuah file dikatakan
terinfersi penuh bila terdapat indeks di setiap field-nya. Struktur file ISAM sebuah file

7
 ISAM secara struktual terdiri atas tiga daerah yang berbeda: indeks, bidang utama, dan
bidang overflow.
File akses-langsung memungkinkan record secara individu dimunculkan dengan
segera tanpa menggunakan indeks. Hal ini dilakukan dengan menempatkan tiap record
dengan lokasi penyimpanan yang menyediakan hubungan dengan nilai record kunci. Oleh
karena itu, dengan metode akses-langsung satu hal yang dibutuhkan untuk menempatkan
sebuah record hanyalah nilai kuncinya.
Transformasi acak digunakan secara luas sebagai metode penyimpanan dan
penempatan record dalam sebuah file akses-langsung. Ada empat record yang berbeda
dalam file tersebut, sebaliknya tiap kunci record digunakan dalam penghitungan
matematis. Sekali sebuah file dimuati oleh record-record tersebut. Setiap record dapat
diakses secara langsung dengan melewati kunci yang ada melalui penghitungan acak untuk
menentukan alamatnya; media kemudian mengakses record tertentu ini secara langsung
dengan melewati record lainya dalam file tersebut.
Kelemahan penyimpanan cadangan dan penggunaan overflow sering melebihi
keunggulan yang didapat dari pengorganisasian file akses-langsung. Akses-langsung
memungkinkan terjadinya proses pembaharuan nonsekuensial yaitu tidak diperlukannya
pengurutan dan pengelompokan transaksi dalam bagian-bagian tertentu. Keunggulan lain
file akses-langsung adalah kecepetan akses untuk record individual. Record-record tersebut
dapat dengan segera diakses.

2.4 Aspek Ekonomis pada Teknik Pengorganisasian File

Pertimbangan ekonomis paling mendasar dalam pemrosesan file ditentukan
sepenuhnya oleh rasio aktivitas yang diakses dibagi dengan jumlah record dalam suatu file
dan waktu respons yang diinginkan untuk pemrosesan dan penempatan.

Teknik-teknik Waktu terbaik untuk Keterbatasan

pengorganisasian file menggunakannya

Sekuensial Rasio aktivitas tinggi, Tidak memungkinkan

seperti dalam pemrosesan untuk mengakses
batch secepat record tunggal

8
 Indeks Rasio aktivitas rendah Pembaharuan file
untuk ukuran file membutuhkan indeks
menengah sampai besar

Indeks-sekuensial File perlu diproses dalam Sama seperti halnya

batch(rasio aktivitas indeks dan sekuensial
tinggi) dan nonbatch
(rasio aktivitas rendah)

Langsung Rasio aktivitas rendah, Butuh kunci untuk

file-file berukuran besar, menempatkan record.
jaringan dan pohon

Membandingkan rata-rata biaya per transaksi yang diproses untuk ketiga teknik
tersebut untuk sebuah rentang rasio aktivitas tertentu. Pengorganisasian sekuensial
merupakan pendekatan yang memiliki biaya tetap untuk memproses file, berbeda dengan
pengorganisasian akses-langsung yang merupakan pendekatan bersifat variable. Dalam
akses-langsung, biaya pemrosesan setiap record sebanding dengan jumlah record yang
diproses , berapapun jumlah record yang diproses. Dalam pemrosesan sekuensial, total
biaya tetapnya cukup besar namun seiring peningkatan jumlah record yang diproses, biaya
pun semakin tersebar luas dan dan pada akhirnya biaya per transaksi menurun dengan
cepat.

2.5 Arsitektur File, Perangkat Keras, dan Waktu Respons

Waktu respons dapat menjadi sebuah permasalahan besar pada database besar yang
mungkin diakses oleh ratusan ribuan pengguna pada saat yang sama. Jika system database
dan perangkat keras computer tidak sesuai dengan permintaan, maka pengguna akan
menunggu dengan sia-sia dalam waktu yang lama untuk queri mereka. Oleh karena itu,
system database harus didesain dengan baik bagi penggunanya dan perangkat harus cukup
cepat untuk mengerjakan semua pekerjaan yang diminta.

9
3. SISTEM DATABASE DALAM PRAKTIK
Sistem manajemen database (DBMS) adalah program komputer yang memampukan
seseorang pengguna untuk menciptakan dan memperbaharui file-file, menyeleksi dan
memunculkan kembali data dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan.
Seluruh DBMS memiliki tiga atribut umum berikut ini untuk mengelola dan
mengorganisasi data.

3.1 Bahasa Deskripsi Data (Data Definition Language)

Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika
database, yang disebut skema. Skema tersebut mencakup:
a) Nama elemen data
b) Jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen data
numeric.
c) Jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social)

Data Definition Language juga digunakan untuk mendefinisikan subskema, yang

merupakan database yang dapat dilihat pemakai individual. Data Definition
Language dapat digunakan untuk membuat, memdifikasi, dan menghapus tabel – tabel
dalam lingkup relasional.
3.2 Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation Language)
Data Manipulation Language mencakup perintah-perintah untuk pemutkhiran,
pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu
menggunakan Data Manipulation Language, tetapi program aplikasi (misalnya,
program penggajian atau system akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan
pernyataan Data Manipulation Language untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.
3.3 Bahasa Kueri Data (Data Query Language)
Data Query Language adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung
yang memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari database. Terdapat
penghubung bahasa alami yang memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi
dengan menggunakan bahasa sehari-hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam
gaya bahasa permintaan, dan jika pemakai menyampaikan permohonan yang tidak

10
lengkap, system akan menyampaikan pertanyaan seperlunya untuk memastikan
masalahnya.
Structured Query Language (SQL) adalah teknologi yang digunakan untuk
memunculkan informasi dari database. SQL merupakan bahasa pemrograman
nonprocedural. Bahasa ini memungkinkan penggunaanya untuk fokus.
Empat bentuk pernyataan DML (data manipulation language) yang merupakan
komponen SQL adalah:
1. SELECT : Memunculkan baris tabel
2. UPDATE : Memodifikasi baris tabel
3. DELETE : Memindahkan baris dari tabel
4. INSERT : Menambahkan baris baru pada tabel

11
 DAFTAR PUSTAKA

[1] Bodnar, Hopwood. 2004. Accounting Information Systems Ninth Edition. Prentice
Hall: New Jersey.
[2] Marshall B. Romney, Paul john steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi.
Jakarta: Salemba Empat.
[3] George H. Bodnar, William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta:
Salemba Empat.
[4] Soemarso, S.R. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Buku Satu, edisi 5 (Revisi). Jakarta:
Salemba Empat.
[5] http://rumah-akuntansi.blogspot.com/2013/10/makalah-sistem-informasi-akuntansi-
sia_27.html. Diakses pada tanggal 20 November 2017

12