Professional Documents
Culture Documents
La Política de Modernización tiene por objetivo general orientar, articular e impulsar, en todas las
entidades públicas, el proceso de modernización hacia una gestión pública con resultados que
impacten positivamente en el bienestar del ciudadano y en el desarrollo del país.
El primero refiere que la Política se enmarca en el objetivo nacional del eje 3 del Plan Bicentenario
‘El Perú hacia el 2021’, lo que implica lograr que el Estado se oriente al servicio de los ciudadanos
y a la promoción del desarrollo y al ejercicio de una función pública eficiente y transparente.
En tercer lugar, se deberá adoptar la gestión por procesos en todas las entidades para lograr
servicios con resultados que beneficien a los ciudadanos y priorizar aquellos que sean más relevantes
de acuerdo a la demanda ciudadana. Además, se deberá eliminar los obstáculos o costos
innecesarios que generan un inadecuado funcionamiento de la gestión pública.
El cuarto pilar señala que la Política de Modernización incorpora y se articula con la Reforma del
Servicio Civil, destinado a mejorar el desempeño de los servidores públicos y armonizar sus derechos
con los intereses de la ciudadanía. Finalmente, se establece un sistema de información para recoger,
organizar y analizar los procesos y si las actividades transcurren conforme a lo previsto.
De acuerdo con la Política de Modernización, estos cinco pilares deben ser apoyados por tres ejes
transversales: el gobierno abierto, el gobierno electrónico y la articulación interinstitucional.
La identificación implica:
• Por un lado, recoger toda la información posible acerca del organismo y sus funciones, saber
qué documentación posee, en qué cantidad, dónde se encuentra, quiénes las producen y cómo.
• Por otro, analizar toda esa información, averiguar las series producidas por el organismo,
descubriendo las señas de identidad de los documentos, las tipologías documentales que
reflejan sus funciones y competencias, lo que permitirá su valoración y la elaboración de
propuestas de conservación o eliminación.
El estudio identificativo de las series generadas por un organismo debe contemplar, por lo
tanto, las siguientes cuestiones:
Ahora bien, se debe constatar que existe una serie de elementos que distorsionan la adopción
de una práctica normalizada de la identificación. En un plano más general, hay que hacer
referencia a la creciente complejidad orgánica de la Administración, la generación y el
crecimiento exponencial de documentos, el funcionamiento más interconectado de las
administraciones, que deriva en el encabalgamiento de funciones y la existencia de
competencias compartidas, así como la pérdida de efectividad de los mecanismos de control
de la circulación de documentos desde el momento de su producción hasta que se constituyen
en expediente. Además, dificulta la existencia de unos procedimientos reglados y no reglados
por lo que se refiere a la materialización de los expedientes, la ausencia de una práctica y
una formación adecuada en cuanto a la generación de los expedientes administrativos, y
también los problemas de identificación y valoración de los documentos en las
administraciones descentralizadas o desconcentradas, reflejados a menudo en la aparición
de un expediente principal y otro secundario. Por otra parte, está la creciente complejidad
tecnológica que la irrupción de la administración electrónica ha traído y la necesidad de
desarrollar estrategias globales y homogéneas para integrar la gestión de documentos
electrónicos con la de otros soportes tradicionales, evitando la dispersión e incluso la pérdida
de documentación.
c) Gestión Documental
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo
tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven
y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios
de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito
para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas
de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más
compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Bases de Datos
Hardware
Software
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los
servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información
por Internet.
Usuarios
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados
dentro del Sistema de Gestión Documental (SGD) permitiendo así, realizar la consulta
electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los
usuarios registrados en el Sistema.
Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e
indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento
original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos
digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.
Las Tecnología informática, son todas aquellas que permiten la descripción y automatización
de cada uno de los procesos relacionados con la documentación y que están basadas en la
informática y los nuevos soportes electrónicos. La aplicación de estas tecnologías representa
ventajas indiscutibles para la gestión administrativa, el control de transferencias, de
préstamos y consultas, control de expurgo, el almacenamiento y conservación de la
documentación, para el tratamiento y recuperación de la información, para la difusión de los
fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo.
A continuación tratare de exponer los principales recursos tecnológicos existentes que de una
manera general conocemos, sin embargo, es necesario conocerlos profundamente para
determinar sus posibilidades de aplicación en el mundo de los archivos.
Para las tareas de descripción es básica la normalización. Este es un esfuerzo que se está
realizando en la actualidad, con la elaboración de tecnologías internacionales que faciliten
el intercambio de información entre organismos. Los objetivos de la normalización archivística
son la cooperación y la comunicación, entre profesionales y los usuarios. La informatización
potencia los esfuerzos de normalización.
Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif
Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de
los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es
necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar
la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo.
Desde la aparición de estas tecnologías que nos agilizan el trabajo, nos comunican en
segundos y nos permiten almacenar la información en espacios muy reducidos, para los
archiveros es importante reflexionar sobre La obsolescencia de los equipos modernos, La
perdurabilidad y conservación de la información en los nuevos soportes así como la
confiabilidad, seguridad y protección de la información y La legalidad de los documentos
electrónicos. Permítanme efectuar la reflexión de estos cuatro puntos:
La Obsolescencia De Los Equipos Modernos
Hoy existe una serie de soportes electrónicos tanto para los documentos que serán producidos
en ellos como los que se convertirán a soporte electrónico, la perdurabilidad del soporte como
medio físico de estos está considerada entre 10 a 30 años o quizás 50, Pero la de la
información es mucho menor de acuerdo con los estudios de los especialistas en el tema,
debido a que será necesario ir migrando la información cada 3, 4, o 5 años, además de
advertir, que en cada migración se va perdiendo datos, esto quiere decir que estamos
conservando documentos en soportes que en un tiempo muy corto de vida estarán borrados
o mutilados. Esto nos preocupa, los archiveros debemos conservar la información contenida
en los documentos para la reconstrucción de la historia de los individuos, de las instituciones,
de las naciones y del mundo en general, esto quiere decir que en el momento que deberemos
tener acceso a la información contenida en los soportes electrónicos ya no existirá. Seria
irónico que en la era de la informática, no se pueda escribir la historia del siglo XX porque
las fuentes no se pueden recuperar o porque la información ha desaparecido de esos
soportes.
Los documentos son utilizados desde el momento que el hombre busca perdurar su conocimiento como
prueba, testimonio y memoria, hecho que hasta el momento es importante en cualquier sociedad y
por cualquier individuo. Aunque existe un marco jurídico para proteger la documentación electrónica,
todavía no existe norma alguna que proteja a estos nuevos soportes, en todas aquellas características
que los documentos deben poseer para su conservación y servir como testimonio y prueba de las
actividades institucionales o particulares.
Es de preocupación para la comunidad archivística que la legislación de la que se dispone para estos
nuevos soportes no es suficiente, para que estos se constituyan en documentos de archivo. Mientras
estos hechos se mantengan los archiveros consideramos que debemos conservar los documentos
paralelamente en el soporte tradicional y moderno y defender la perdurabilidad, privacidad y
seguridad de la información porque son el testimonio de la humanidad, esto es un valor archivístico
y un principio profesional archivero.
La implementación del MGD debe incluir como mínimo el desarrollo de todos sus componentes, los
cuales comprenden 02 ejes transversales, 10 requisitos y 04 procesos, permitiendo a las entidades
de la Administración Pública definir e incorporar componentes adicionales que mejoren lo previsto en
el mismo.
Por otro lado, para los efectos del presente Modelo, los documentos electrónicos que las entidades
de la Administración Pública intercambien comprenderán: información básica sobre el documento,
representación de la firma digital, documentos anexos y metadatos asociados a este, todo ello en
consonancia con lo establecido en el artículo 8 del Decreto Legislativo N° 1310.
Realizar un análisis de los dispositivos legales y normativos (internos o externos) que deben
cumplir, relacionados a su gestión documental.
El Análisis del Contexto de la entidad debe estar disponible como información documentada.
b) Realizar un análisis de riesgos asociados a la gestión documental, para lo cual puede utilizar los
procesos, herramientas y técnicas de gestión de riesgos implementados en el marco del Sistema de
Gestión de Seguridad de la Información - SGSI o Sistema de Control Interno - SCI, en cumplimiento
con la normatividad vigente.
Asimismo, debe definir un Responsable del Proyecto e involucrar a las personas que deben ejecutar
sus actividades. El Plan del Proyecto de implementación del MGD de la entidad debe estar disponible
como información documentada.
Al respecto, el Titular de la entidad debe establecer un equipo de trabajo para la gestión del
cambio, el cual debe estar conformado por el Responsable Directivo, funcionarios influyentes y
aquellos con competencias en gestión documental, con quienes se coordinarán acciones o iniciativas
para la gestión del cambio, las cuales incluyen:
c) Cursos de capacitación en gestión documental, todo ello con la finalidad de eliminar las barreras
existentes y la resistencia al cambio en las personas.
Las acciones o iniciativas para la gestión del cambio deben estar disponible como información
documentada.
REQUISITOS
Política y Objetivos
El Titular de la entidad debe aprobar una Política de Gestión Documental, la cual debe partir por
una comprensión clara del contexto y estar relacionada a los objetivos estratégicos de la entidad
definidos en su Plan Estratégico Institucional, así como también con los componentes del MGD y la
regulación vinculada a la gestión documental.
Los objetivos deben ser aprobados por el Titular de la entidad o por la máxima autoridad
administrativa, asegurándose de que se comuniquen en todos sus niveles. Estos objetivos deben:
Los objetivos de Gestión Documental deben estar disponibles como información documentada.
Roles y Responsabilidades
a) Responsabilidades de dirección
Evaluar el desempeño del MGD, para ello toma como entrada los resultados de los Requisitos:
Análisis de Contexto y Políticas de Estado, Supervisión y Evaluación del Desempeño, e
Innovación y Mejora Continua.
Proponer la política y objetivos de gestión documental.
Gestionar la incorporación de acciones, actividades u otros necesarios para la implementación
y mantenimiento del MGD en el Plan Operativo Institucional - POI u otros documentos de
gestión, de acuerdo a lo establecido en la presente normativa.
Elaborar e implementar los planes de acción que permitan alcanzar los objetivos de la gestión
documental.
Elaborar y/o gestionar la aprobación de las normas y procedimientos de la gestión
documental.
Realizar el seguimiento a los objetivos del MGD e informar sobre los resultados al Titular de
la entidad.
Promover que los componentes del MGD se integren en los procesos y cultura organizacional.
Gestionar la asignación del personal y recursos necesarios para la implementación y
mantenimiento del MGD.
Difundir la importancia de una efectiva gestión documental a las partes interesadas, en
conformidad con los componentes del MGD.
Designar a un Responsable Operativo, de preferencia la designación de dicho rol debe
corresponder al Responsable del Órgano de Administración de Archivos o quien haga sus
veces en la entidad.
b) Responsabilidades de operación
Asimismo, es responsabilidad de todos los servidores públicos gestionar los documentos generados
en el ejercicio de sus actividades, de acuerdo con la Política de Gestión Documental y la normatividad
aplicable.
Los roles de Responsable Directivo y Responsable Operativo pueden ser desempeñados por la misma
persona, dependiendo de la complejidad y tamaño de la entidad.
La designación de los roles de Responsable Directivo y Responsable Operativo debe estar disponible
como información documentada.
Procedimientos formalizados
Como parte de la implementación del MGD, cada entidad debe tener en cuenta su impacto en los
procedimientos administrativos y los servicios prestados en exclusividad, descritos en su Texto Único
de Procedimientos Administrativos (TUPA), evaluando la necesidad de adecuarlos en caso sea
oportuno. En ese sentido, en el desarrollo de su gestión por procesos, la entidad considerará los
cambios necesarios en sus procedimientos administrativos, como en su sustentación técnica y legal.
Asimismo, toda entidad debe asegurar que durante la formulación y actualización de los
procedimientos, se consideren los procesos de Recepción, Emisión, Archivo y Despacho del MGD para
efectos que puedan vincularse efectivamente al costo del procedimiento, sobre la base de las
metodologías establecidas por la Presidencia del Consejo de Ministros.
Lineamientos documentados
El MGD procesos que se desarrollan de manera sistemática: Recepción, Emisión, Archivo y Despacho,
como resultado de las actividades que lleva a cabo la entidad. Para ello, la entidad debe elaborar,
revisar y aprobar los lineamientos de gestión y formalidad para una correcta gestión de los citados
procesos, debiendo estar documentados.
Los lineamientos de gestión y formalidad se constituyen en documentos normativos internos que
regulan la gestión documental en la entidad en función a su naturaleza. Los funcionarios y servidores,
según su competencia, son los responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar los
lineamientos de gestión y formalidad existentes.
Incluir los lineamientos para la recepción y registro de los documentos recibidos y emitidos.
Establecer el formato de los documentos emitidos por la entidad.
Promover el uso de lenguaje inclusivo en los documentos emitidos.
Definir los lineamientos a seguir en los procesos de recepción, emisión, despacho y archivo de
los documentos confidenciales.
Establecer la prioridad y plazos para la atención de los documentos emitidos para la gestión
interna.
Incluir los lineamientos para el uso de certificados y firmas digitales.
Definir los lineamientos para la reproducción de los documentos en soporte papel.
Aplicar para el archivo de documentos, la normatividad vigente en dicha materia, emitida
por el Archivo General de la Nación.
Establecer los lineamientos para el despacho de los documentos.
Comunicar los lineamientos de gestión y formalidad, de tal manera que estos sean entendidos
en todos los niveles de la entidad para su cumplimiento.
El Responsable Directivo debe evaluar el desempeño del MGD, para ello debe:
Herramientas informáticas
Los sistemas o aplicaciones de gestión documental deben cumplir ciertos requisitos para que sus
documentos electrónicos puedan inter operar, a través de la PIDE, con las diferentes aplicaciones de
las entidades de la Administración Pública. En tal sentido, la aplicación o sistema de gestión
documental de cada entidad debe:
Los documentos electrónicos generados en sistemas o aplicativos de gestión documental dentro del
marco del MGD, deberán emplear en su emisión el uso de firmas y certificados digitales y, en su
caso, sellos de tiempo los cuales deberán cumplir con la legislación de la materia.
Conviene señalar que en un documento electrónico la firma digital generada desde un certificado
digital vigente identifica al emisor de forma segura y lo vincula con dicho documento (autenticación),
y, al mismo tiempo, permite determinar si el documento fue modificado luego de dicha firma digital
(integridad), siendo, por consiguiente, un mecanismo tecnológico que dota de validez y eficacia
jurídica al “esquema de documentos electrónicos técnica y jurídicamente válidos” (Cero Papel).
Asimismo, indicar que un documento electrónico que se encuentre firmado digitalmente por sí solo no
proporciona prueba del momento temporal de dicha firma; en tal sentido, se deberá evaluar la
necesidad o no de introducir marcas temporales, combinando la firma digital con el uso de sellos de
tiempo, con lo cual también podrá probarse que el mensaje ha sido enviado en un momento
determinado. De igual manera, en el caso del certificado digital desde el cual se generó dicha firma
alcance su tiempo de vigencia o fuera cancelado, la firma digital previamente creada desde el
mismo, conservará su integridad por los periodos de tiempos que sean necesarios según la exigencia
legal aplicable.
Las firmas y certificados digitales buscan garantizar que la implementación del MGD se realice en
base a los “esquemas de documentos electrónicos técnica y jurídicamente válidos” (Cero Papel),
implicando que los funcionarios y servidores firmen digitalmente todos los documentos oficiales
generados de manera digital.
Los certificados digitales para firmar digitalmente, a ser empleados en el MGD, pueden ser los
certificados digitales de persona jurídica contenidos en dispositivos criptográficos, o de persona
natural contenidos en el Documento Nacional de Identidad electrónico – DNI e, ello en base a la
normativa vigente, al análisis que efectúe cada entidad en función de sus necesidades, diseños de
sus aplicaciones y sistemas, y la evaluación de riesgos respectiva.
En tal sentido, los documentos electrónicos firmados digitalmente generados dentro del MGD, deben
incluir:
El Responsable Directivo debe revisar y mejorar continuamente el desempeño del MGD, tomando
como entrada el resultado de la supervisión y medición del mismo, a fin de implementar actividades
de mejora continua o innovación. Estas acciones deben priorizarse de acuerdo a los resultados del
análisis de riesgos que disponga la entidad.
Las acciones de innovación o planes de mejora deben estar disponibles como información
documentada.
Inducción y Capacitación
Interoperabilidad
Los sistemas o aplicaciones dentro del marco del MGD deben emplear la Plataforma de
Interoperabilidad del Estado – PIDE para el envío automático de documentos electrónicos entre
entidades de la Administración Pública.
Los procedimientos relativos a la publicación y consumo de servicios de la PIDE, así como sus
condiciones asociadas, estándares y lineamientos son establecidos y administrados por la SEGDI. En
consecuencia, las entidades deberán interconectar sus sistemas o aplicativos de gestión documental
a esta Plataforma, de acuerdo al procedimiento establecido en la página web de dicha Secretaría.
Linkografia
https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
http://www.tbs-telecon.es/que-es-gestion-documental
http://eprints.rclis.org/14236/1/gestfondoc.pdf
https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
http://sgp.pcm.gob.pe/politica-nacional-de-modernizacion-de-la-gestion-publica-al-2021/
http://www.gobiernodigital.gob.pe/normas/0/NORMA_0_RESOLUCI%C3%93N_DE_SECRE
TAR%C3%8DA_DE_GOBIERNO_DIGITAL_001_2017_PCM_SEGDI.pdf