Microsoft Access

Pendahuluan
Pengertian Basis Data (Database) Basis data adalah kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software tertentu untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.

databas e table field record

Secara tertulis, hierarki sebuah database adalah sebagai berikut : • • • • Sebuah database memuat satu atau beberapa table. Sebuah table terdiri atas satu atau beberapa field. Sebuah field memuat satu atau beberapa record. Sebuah record terdiri atas satu atau beberapa karakter atau angka atau simbol.

Microsoft Access ? Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi- aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko.

AGH.) 2 . Query digunakan untuk memanipulasi data c. pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan Koperasi (Untuk membuat aplikasi penjualan Barang di Koperasi PT. Setelah terbuka klik Blank Database. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi Bagaimana memulai microsoft Access? 1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2.Di Microsoft Access terdiri dari : a. Report digunakan untuk membuat laporan e. Table digunakan untuk menyimpan data b. Biasanya untuk menampilkan data. menambah data dll. Form digunakan untuk tampilan aplikasi. d.

Kita sudah membuat database dengan nama Koperasi tetapi database itu belum dapat digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel. adalah tipe data yang berisikan angka untuk perhitungan matematis. Saat membicarakan table dalam database. 2. Number. adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Record adalah data yang ada di dalam sebuah field. Memo. Record. Field dapat dikatakan sebagai judul dari kolom dalam sebuat table. Report dan Macro bila perlu. dan Tipe Data Untuk mengenal lebih jauh tentang field. Contohnya data barang disimpan di table barang atau Table adalah sebuah lokasi informasi yang terstruktur. Tipe data ini memiliki panjang 1. perhatikan gambar berikut ini : Nama Dosen Budhi Kristianto Felix David Teguh Wahyono Julius Mata Kuliah Web Programming Bahasa C Etika Profesi Bahasa Inggris Dasar field record Secara harafiah. Table Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Tipe data ini memiliki panjang 255 karakter. kita tidak bisa lepas dari field. yang terdiri dari baris (rows) dan kolom (column). Form. dan tipe data. Mengenal Field. Tipe data ini memiliki panjang 65535 karakter. adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Query. 4. atau 8 byte (1 byte = 1 karakter = 8 bit binary). Sedangkan tipe data adalah jenisjenis data yang dikenal dalam sistem database dan pemrograman komputer. record. record. dan tipe data. Tipe data yang dikenal oleh Access adalah : • • • Text. .

adalah tipe data yang berisikan tanggal bulan dan tahun. Bit. adalah tipe data yang berisikan jawaban yes/no. Logical1. Date. Yes/No. VarBinary Boolean. YesNo Byte. adalah tipe data yang berisikan angka yang mengalami increment (penambahan dengan skala kelipatan yang tetap). gambar. tetapi memiliki maksud yang sama : Ms Access Yes/no Number (fieldsize = byte) AutoNumber (FieldSize=Long Integer) Currency Date/time SQL Query Binary Yes/no Byte Long Integer Visual Basic Boolean Byte Long ADO Engine adBinary adBoolean adUnsignedTinyInt adInteger Ms SQL Engine Binary. AutoNumber. adalah tipe data yang berisikan bermacam-macam object. Hyperlink. String (kumpulan karakter). Panjangnya 4 byte. Tipe data yang dimaksud adalah : • • • • • Char (karakter). Time. Currency. true/false. Sebenarnya ada beberapa tipe data standart yang sangat familiar dalam bidang komputasi database. Namun demikian. Panjangnya 2048 karakter. spreadheet milik Ms Excel. dan sebagainya. Dan sebagainya. AutoIncrement Currency. namun memiliki nama yang berbeda dari yang dikenal Access. Panjangnya hanya 1 bit (bukan byte). tergantung dari kapasitas hardisk. atau on/off. grafik. Integer1 Counter. Berikut ini tabel penyebutan tipe data yang berbeda. Ukurannya tak terbatas. OLE Object.• • • • • • Date/Time. TimeStamp Currency Date/Time Currency Date adCurrency adDate . adalah tipe data yang berisikan link ke sebuah object atau situs web. adalah tipe data yang berisikan angka yang melibatkan 1 sampai 4 angka di belakang koma (desimal). Long Integer (angka). Logical. Tipe data ini mampu terlibat dalam perhitungan sampai 15 digit di depan koma. Tipe data ini memiliki panjang 8 byte. seperti file Ms Word. Panjangnya 8 byte. Integer (angka). dan 4 digit di belakang koma. Access juga dapat mengenali tipe data standart tersebut. Money DateTime. Defaultnya adalah 1.

SmallInt Text. Table Barang No Field Tipe data Keterangan 1. Pada jendela database klik Table. Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan beserta field-fieldnya. OLE Object LongText. Memo. Integer4 LongBinary. Memo. Char. Integer2. Character. IEEESingle. Real Short. pada jendela table ketikan field-field table Barang beserta tipe datanya. LongChar. *Kode_Barang Text (4) Kode untuk Barang 2. Int. Note Value Hyperlink - Memo Value String Variant adLongVarWChar adVariant Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data. Integer. klik dua kali create table in design view 3. AlphaNumeric. Satuan Text (10) Satuan Junmlah Barang 4. Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Float4. Float. Bagaimana cara membuat table. IEEEDouble. Numeric GUID Long.Number (FieldSize= Double) AutoNumber/GUI D(FieldSize= Replication ID) Number (FieldSize= Long Integer) OLE Object Memo Number (FieldSize= Single) Number (FieldSize= Integer) Text Double Double adDouble Replication ID Long Integer OLE Object Memo Single Integer Text Long String String Single Integer String adGUID adInteger adLongVarBinary adLongVarWChar adSingle adSmallInt adVarWChar Double. Note Single. LongChar. . Float8. Harga CURRENCY Harga Barang * Primary Key Langkah membuat Table 1. General. Nama_barang Text (30) Nama Barang 3. VarChar LongText. 2. Number. String.

4. Table Karyawan simpan dgn nama Tbl_Karyawan No 1. Header Penjualan dan detail penjualan dengan spesifikasi sebagi berikut. 2. 3.jangan lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key. kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti Excell). . 3.Save. tutup table untuk membuat table-table lainnya. Field No_Fak Kode_barang Jumlah Tipe Data Text (5) Text (30) Number Keterangan Nomor Faktur Nama Barang Jumlah Barang Kemudian isi Data pada table-table yang kita telah buat. 2. 3. caranya klik dua kali table yang ingin kita isi. Field *No_Fak Tgl_Fak NIK Tipe data Text (5) Date Text (10) Keterangan Nomor Faktur Tanggal Faktur Nomor Induk Karyawan Table Detail_Penjualan simpan dengan nama Tbl_D_Pjl N o 1. Field *NIK Nama_Karyawan Bagian Tipe data Text (5) Text (30) Text (10) Keterangan Nomor Induk Karyawan Nama Karyawan Bagian/Jabatan Table Header_Penjualan simpan dengan nama Tbl_H_Pjl No 1. Ketikan Nama Table. Pilih File . 2. Kemudian butalah tabel . seperti gambar dibawah ini. Table Barang sudah selesai dibuat. karena table ini berkaitan dengan Barang. Kita simpan dengan nama “ Tbl_Barang ”. 5.

Dalam Access disediakan query dalam bentuk wizard. ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. atau pada dua/lebih tabel. untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Artinya kita dituntun langkah demi langkah secara viasual untuk membuat sebuah query yang kita inginkan. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. yang digunakan untuk menampilkan data-data tertentu dari satu atau beberapa tabel untuk keperluan laporan atau untuk diolah lagi dalam operasi matematika. .Query Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja. Query adalah fasilitas standart yang diberikan oleh setiap aplikasi database.

contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001” b. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa pemiliknya. Aturan query ini baku. Apasih Manfaatnya Query ? Dengan Query kita dapat : a. Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View. Sebagai penghubungnya adalah field NIK. 1 . Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan. yang dikenal dengan nama SQL (Structured Query Language). c. Langkah-langkah membuat Query 1. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report. SQL ini akan diterangkan lebih lanjut di bagian selanjutnya. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table. query ini dibuat dalam bentuk text.dan Form. Query.Dalam aplikasi database lain. Dapat melakukan operasi perhitungan. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. Itulah tiga fungsi utama query. Bagaimana cara membuat query.

2. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi klik Close. Untuk melihat hasil Query Pilih menu Query lalu klik Run atau bisa . Keterangan Field = Nama Field yang ingn ditampilkan Table = Nama Table dari Filed tersebut Sort = Mengurutkan Data hasil query Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan 3. Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang Pada Field.* 4. mislanya kita pakai table Barang. Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query. Klik Tbl_Barang lalu klik Add. klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang.

langsung mengklik icon Run pada toolbar. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan. Bila dijalankan. Hasilnya 5. Pilih Field Kode_Barang. pada jendela save beri nama query lalu klik OK. Untuk menampilkan field-field tertentu saja. Untuk menyimpan Query klik icon disket. Misalnya kita hanya ingin menampilkan Field KoDe_Barang dan Nama_Barang. tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan). lalu arahkan kursor kesebelahnya lalu klik tombol panah kebawah pilih Nama Barang. 6. Maka Query akan tersimpan dan dapat kita gunakan kapan saja. hasilnya . Caranya pada Field klik tombol panah ke bawah.

Kita harus membuat hubungan antara table Tbl_H_Pjl dangan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_karywan “akan muncul garis penghubung kedua table” (Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung). Untuk Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. . 8. baru klik Close. Caranya adalah pada saat kita memilih table yang akan digunakan pada query. Untuk Menampilkan nomor faktur “F0001” siapa yang punya. Pilih Tbl_Karyawan. Bila dijalankan hasilnya.7. pada field No_Fak pada criterinya diketik “F0001”. Setelah itu Jalankan Query. caranya adalah Pilih field-filed yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik B001. Pilih Tbl_H_Pjl lalu klik Add. Pilih Field-field yang akan ditampilkan.

Caranya : a.Bila di jalankan hasilnya 9. lalu klik dua kali Design View pilih tbl_D_Pjl klik Add klik close b. Klik Query. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form penjualan. Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini Pada kolom terakhir pada field ketikan “ Total Harga = [Harga] * [Jumlah] .

Crosstab Query c. Simpan Query dengan nama qry_Detail_Penjualan 10. Update Query.(untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field) e. Query itu ada beberapa jenis yaitu : a. Untuk menampilkan data b.Jika dijalankan Hasilnya c. Delete Query (Untuk menghapus data pada table) . Make-Table Query (Untuk Menyimpan Data hasil Query kedalam Table Baru) d. Append Query (untuk memasukan data hasil query kedalam table) f. Select Query (yang sedang kita praktekan).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful