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INSTITUTO TECNOLOGICO DE

MORELIA
ALUMNO: DORIAN ALEJANDRO
VILLA PIZANO
MATERIA: CONTABILIDAD Y
COSTOS
TEMA: UNIDAD 6 SISTEMA DE
CONTROL PRESUPUESTAL
PROFESOR: MIGUEL ALBERTO
DURAN IBARRA
NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS Y DEL
CONTROL PRESUPUESTAL
Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea
de cuál es su papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces un
presupuesto es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que
consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial,
se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del


clásico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más
específicamente, como parte de un sistema total de administración que incluye:

 Formulación y puesta en práctica de estrategias.

 Sistemas de Planeación.

 Sistemas Presupuéstales.

 Organización.

 Sistemas de Producción y Mercadotecnia.

 Sistemas de Información y Control.

Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede


definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan,
un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción
entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos
últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aun cuando en su
función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse
con los resultados reales (pasados).

Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo sí bien
por costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso.
Pueden, sin embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a
propósito, esta definición no implica que el presupuesto deba establecerse en
términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido cabe
mencionar que los sistemas presupuéstales completos pueden incluir, y de
hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras
informaciones.

En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan


claramente definidos y a menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En
empresas pequeñas no es raro que el mismo grupo maneje tanto la contabilidad
como los presupuestos. Pocas veces se lleva a cabo la tarea gerencial como ese
paquete limpio y ordenado que teóricamente se presenta. Por lo general los
directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para
la cual el juicio es un factor crítico.

Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es


raro encontrar que utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan
anual de la empresa. Como se dijo, el presupuesto es resultado de algún tipo de
plan o está basado en él, sea éste explícito o bien algo que se encuentra en las
mentes de los directivos.

Finalmente, se puede definir el Presupuesto como un plan de acción


dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos
financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad
de la organización.

Control Presupuestal

Es un conjunto de procedimientos y recursos que usados con pericia y


habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y
controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una
empresa con el fin de que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo de
esfuerzo.

VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LOS


PRESUPUESTOS
Los presupuestos se pueden preparar de diferentes formas, dependiendo de
la complejidad deseada. Todos ellos conllevan una serie de ventajas, incluso los
presupuestos más simples presentan enormes ventajas por razones internas y
externas.
A continuación se presentan algunos de los principales beneficios de tener un
sistema de presupuestación:

1. Obliga a la Dirección a especificar los objetivos a mediano y largo plazo.

2. Obliga a la Dirección a analizar los problemas futuros, de forma que se


puedan identificar las diferentes alternativas.

3. Dirige el esfuerzo y la inversión hacia la alternativa más rentable de todas.

4. Hace hincapié en la necesidad de coordinación entre todos los elementos de


la empresa, ya que la presupuestación desvela rápidamente las debilidades de
una organización.

5. Sirve como medio de comunicación.

6. Proporciona las normas de funcionamiento que sirven de aliciente para


obtener un mejor rendimiento.

7. Indica aquellas áreas faltas de control, proporcionando datos que se


pueden emplear para analizar las varianzas entre los valores reales y los
presupuestados. Estas varianzas sirven como plataforma para el estudio de la
causa del problema.

Es importante observar que la gerencia de la organización tiene la


responsabilidad de la preparación de los presupuestos, pero es necesario que
exista un comité para prestar ayuda. El director establece normalmente los
principios de presupuestación y el comité ejecuta los procedimientos. El comité
también debe revisar y avaluar todos los informes que cree que proporcionan la
información necesaria.

Desventajas

1. El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo


que sucederá en el futuro.

2. El presupuesto no debe sustituir a la administración, sino todo lo contrario es


una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

3. Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.


4. se puede poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto.
Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustar o forzar a hechos
falsos.

ORGANIZACIÓN PARA EL
CONTROL PRESUPUESTAL

La planeación y control presupuestal de los negocios deben descansar en una


sana organización esta organización debe estar claramente trazada en los
organigramas preparados por los jefes de departamento las líneas de autoridad
y responsabilidad deben ser tan precisas que no quede duda a nadie sobre el área
en que actúa.
Un comité de presupuestos, constituido por varios miembros de la alta
gerencia, puede vigilar la preparación de estas herramientas indispensables.
Este comité debe fijar las pautas generales que la organización debe seguir, y
coordinar los presupuestos que por separado preparen las diversas unidades de
la organización, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego
someter el presupuesto a la consideración del director general y del consejo.
Las instrucciones deben ser transmitidas a través de las vías de mando
ordinarias y el presupuesto debe devolverse para su revisión y aprobación por
los mismos canales Debe solicitar formalmente al resto de la organización que
presente sus objetivos y expectativas, haciendo hincapié en las ventajas de una
buena elaboración presupuestal.
Es indispensable la coordinación de todas las áreas si se quiere lograr la
eficiencia Por ello se requiere fijar fechas límite en las que la información de
cada departamento deba estar a disposición de dicho comité Aquí es de gran
ayuda la utilización de un camino crítico para determinar los puntos que
requieren mayor aten del comité de presupuestos.

PERIODO PRESUPUESTRIO

En un sistema de control presupuestal deben planearse absolutamente todas las


operaciones que llevará a cabo el negocio en un tiempo determinado. El tiempo
que abarque el período presupuestal dependerá de las operaciones que realice la
empresa, pues existen industrias que necesitan pronosticar sus ventas con tres o
cinco años de anticipación. Sin embargo, dada la complejidad de las
operaciones que realiza una firma y por la dificultad de predecir con razonable
exactitud todos los elementos y factores que afectarán su marcha en un período
demasiado extenso, esta planeación suele efectuarse en un estudio estratégico a
largo plazo.
Al agregar las situaciones cambiantes de los factores externos, se llega a la
conclusión de que el período del presupuesto debe ser más bien corto, como ya
se explicó antes. Se puede decir que el período ideal del presupuesto es el de un
año, ya que muchas empresas terminan sus operaciones cada año, tanto desde
el punto de vista fiscal como desde el punto de vista comercial. Este período
presupuestal todavía es susceptible de dividirse en meses, trimestres, etc., lo
cual ayuda a efectuar de manera más eficiente las comparaciones de lo real con
lo presupuestado y a tomar las medidas correctivas a tiempo de mejorar la
situación.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

Existen distintas maneras de clasificar a los presupuestos:

Según la flexibilidad:
PRESUPUESTOS RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOS: recibe
esta denominación debido a que una vez efectuado no es posible realizar
ningún ajuste o modificación sobre el mismo. En consecuencia, no se tiene en
cuenta la conducta política, económica demográfica, etc. del territorio donde
la empresa tiene injerencia. Este tipo de presupuesto sirve para llevar a cabo
un control de manera anticipada.

PRESUPUESTOS VARIABLES O FLEXIBLES: esta clase de presupuestos


cuentan con la posibilidad de adaptación a las diversas cuestiones que se
presenten una vez realizado. El presupuesto flexible permite visualizar los
ingresos, gastos y costos, adaptados a la magnitud de operaciones comerciales.
Según el período que cubran:
PRESUPUESTO A CORTO PLAZO: son aquellos ideados para solventar un
período de operación determinado, pero no abarcan más de un año.

PRESUPUESTO A LARGO PLAZO: contrariamente, los presupuestos a


largo plazo son realizados con el fin de cubrir un período extenso de tiempo, y
tienen en cuenta factores económicos tales como empleo, seguridad,
infraestructura, etc.

De acuerdo al contenido:
AUXILIARES: ofrecen las operaciones para cada área de una determinada
organización, y se presentan de forma analítica.

PRINCIPALES: incluyen los presupuestos auxiliares, y brindan información


acerca de características importantes del conjunto de presupuestos de una
empresa u organización.

Según la técnica de evaluación:


ESTIMADOS: son llevados a cabo teniendo en cuenta experiencias previas.
Es decir, son presupuestos realizados de manera empírica, por lo cual
constituyen la probabilidad de que ocurra aquello que se ha proyectado.

ESTÁNDAR: son realizados en base a elementos científicos, de manera que


se descarta toda posibilidad de equivocación. Los números que arroja, son
aquellos que se deberán conseguir.
De acuerdo al tipo de empresa:
PÚBLICOS: son propios del estado, el municipio o las empresas
descentralizadas. En esta clase de presupuestos calcula la cifra necesaria para
cubrir las necesidades de tipo social, y a partir de allí, se realiza un modelo
con el propósito de crear los ingresos suficientes.

PRIVADOS: inversamente a los públicos, en el presupuesto privado primero


se calculan los ingresos y a partir de esto, se realiza un planeamiento para su
distribución.

ASPECTOS NORMATIVOS DE LA ELABORACIÓN


DEL PRESUPUESTO

Para que los presupuestos logren su cometido de forma satisfactoria, las


personas encargadas de su elaboración deben basarse en ciertos requisitos, que
explicamos a continuación:
1. Conocimiento de la Empresa. Es muy importante que tengas un conocimiento
amplio de la empresa en cuanto a sus objetivos, políticas y organización, ya que
si un presupuesto no se elabora de acuerdo a las características principales, no
tiene razón de ser y no servirá. El contenido y forma de los presupuestos, por lo
tanto, va a variar de una empresa a otra.
El conocer los objetivos y políticas de la empresa es de gran utilidad. Los
primeros nos van indicar a dónde queremos llegar, van a señalamos el campo
de operaciones, especificarán su tamaño y horizontes esperados y definen sus
funciones; éstos deben ser establecidos cuidadosamente, y de forma que sean
alcanzables. Las segundas serán las directrices a seguir para saber cómo
enfrentarnos a las distintas situaciones que se nos presenten; representan
actitudes o puntos de vista que la compañía procura mantener en forma
consistente en todas sus operaciones.
En cuanto a lo que se refiere a la organización, es importante que exista un
organigrama general y otro por cada departamento para definir claramente las
áreas de responsabilidad y las líneas de autoridad, pues en la elaboración del
presupuesto intervendrán los gerentes de cada área así como los subordinados.
2. Total apoyo de la alta gerencia. Para su buena realización y desarrollo es
indispensable que te asegures de que los directivos apoyen la implantación del
presupuesto. Esto hace que el presupuesto se convierta en un plan de acción
operativa y un patrón de control comparando lo presupuestado contra lo real.
3. Exposición del plan o política. Una vez que se han definido claramente los
criterios de los directivos respecto al plan, necesitarás difundirlos en forma clara
y concreta por medio de manuales o instructivos. Esto tiene como fin informar
el trabajo y coordinar las funciones de las personas que intervienen en la
elaboración del presupuesto. En dichos métodos también se incluirá el período
que abarcará el presupuesto, las formas que se usarán con instrucciones para
saber cómo llenarlas, y toda la información necesaria.
Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboración del
presupuesto estén de acuerdo con ello y conozcan bien cuál será su labor para
que sea más fácil el trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad de
capacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados.
4. Coordinación para la ejecución del plan o política. Para que cada uno de los
presupuestos de los diferentes departamentos de una empresa formen parte del
presupuesto general y éste sea como una unidad, es necesaria la presencia de
una persona que actúe como coordinador de todos los departamentos que
intervienen en el plan. A esta persona se le denomina Director del Presupuesto.
Lógicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario con
preparación técnica y con un conocimiento amplio de la compañía en cuanto a
su organización y aspecto financiero, así como del sistema contable de la
entidad, tomando en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades de ésta,
porque el Director del Presupuesto va a ver la empresa de manera global.
Para sincronizar las actividades de cada departamento debes elaborar un
calendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento deberá
tener lista la información necesaria para que otros puedan desarrollar las
estimaciones. Toda esta información, al igual que el calendario de actividades,
las debe manejar el Director del Presupuesto.
5. Fijación del Período Presupuestal. Otro de los requisitos indispensables para
poder ejercer el control presupuestal es la fijación del lapso que comprenden las
estimaciones. Esto dependerá de la estabilidad o inestabilidad de las
operaciones del negocio. Lo más conveniente es hacer coincidir las
estimaciones con los resultados para que se puedan llevar a cabo las
comparaciones y hacer las correcciones necesarias. En caso contrario,
probablemente los resultados no serían significativos.
En resumen, es aconsejable establecer períodos del presupuesto por un año
dividido en meses, para poder comparar mensualmente los resultados obtenidos
contra lo planeado, con el fin de detectar desviaciones y así prever en lo que sea
posible para el mes siguiente.
6. Dirección y Vigilancia. Una vez que el plan ya ha sido aprobado, cada
departamento empezará a elaborar su presupuesto con las recomendaciones que
ayudarán a poner en práctica dichos planes.
El siguiente paso será revisar periódicamente las estimaciones y las actividades
que se van desarrollando y, de ser necesario, modificarlas.
Un buen presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, y que la
persona encargada de vigilarlo posea los conocimientos necesarios para ver que
se cumpla y se lleven a cabo las modificaciones cuando las circunstancias así lo
requieran. De esta manera, el presupuesto podrá ser un verdadero instrumento
de control para la empresa.

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