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Administración equipos · Ofimática en la nube

Unidad 1. Configuración avanzada del sistema operativo

SCORM Realizado según norma

STANDARD UNE 66181
Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 1. Configuración avanzada del sistema operativo

INTRODUCCIÓN
Empezamos el curso haciendo un extenso repaso a las principales tareas de gestión de los equipos informáticos que podemos
llevar a cabo con el sistema operativo, apoyándonos en Windows 7, uno de los más extendidos entre los usuarios de todo el
mundo en la actualidad.

En los primeros apartados aprenderemos a instalar y desinstalar programas con seguridad, así como a llevar a cabo una
buena gestión de las actualizaciones y características de Windows.

Más adelante profundizaremos en la configuración del hardware: controladores, resolución de conflictos, propiedades de los
dispositivos…

En un siguiente bloque se hará un estudio de los diferentes tipos de usuario que podemos crear en un equipo, de manera que
en el mismo ordenador puedan trabajar diferentes personas con distintos privilegios.

A continuación, pasaremos a describir cómo realizar las principales tareas de mantenimiento del ordenador: buscar errores en
los discos duros, desfragmentar éstos, crear puntos de restauración y copias de seguridad, dar formatos a los discos… entre
otras tareas.

Finalmente, se estudiarán las principales funciones y herramientas relacionadas con la gestión de redes a nivel de usuario.

Para facilitarte el aprendizaje, en esta unidad se hará uso de diferentes recursos pedagógicos como:

• Definiciones y ejemplos de los principales conceptos.

• Mapa conceptual.

• Autoevaluaciones para comprobar el aprendizaje adquirido.

• Actividad para poner en práctica los conocimientos adquiridos.

• Resumen con las ideas clave de la unidad.

CONOCIMIENTOS PREVIOS

Antes de comenzar a estudiar esta unidad es recomendable conocer:

• Tener una experiencia previa en el uso del ordenador.

• Conocimiento básico en el manejo del sistema operativo Windows.

• Tener ciertos conocimientos sobre el software y el hardware habitual que componen los equipos informáticos.

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AL FINALIZAR ESTA UNIDAD SABRÁS...
• Conocer los procedimientos para instalar, modificar y eliminar programas con seguridad así como gestionar
adecuadamente las actualizaciones de Windows.

• Aprender a manejar todas las herramientas necesarias para llevar a cabo una correcta configuración del
hardware.

• Diferenciar cuáles son los diferentes tipos de usuario y aprender a crear éstos.

• Saber realizar las tareas de mantenimiento de un ordenador para preservar la seguridad del equipo y su
información, así como conseguir un mejor rendimiento del equipo.

• Conocer las principales tareas que se pueden realizar a nivel de usuario para gestionar pequeñas redes de
ordenadores.

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1. PROGRAMAS Y CONFIGURACIÓN DE WINDOWS
Durante la vida útil de nuestro ordenador es habitual instalar y desinstalar muchos programas.

Es recomendable hacer uso de ciertas pautas al realizar estas dos tareas, con el objetivo de aprovechar mejor el espacio
libre en el equipo y de no generar inconsistencias en el sistema que perjudiquen el funcionamiento y la velocidad del mismo.

Para instalar programas, haremos uso de tres vías:

1.1. INSTALAR PROGRAMA
Es aconsejable instalar los programas en una misma zona del equipo, una única carpeta raíz que generalmente detecta
automáticamente los programas de instalación y que suelen ser Archivos de programa (o Program Files).

De esta forma, es más sencillo localizar los programas instalados y la información queda mejor estructurada.

Una solución más eficaz que la anterior, consiste en que si la unidad de almacenamiento cuenta con más de una partición,
todos los programas queden instalados en una diferente a la del sistema operativo (que generalmente la unidad C).

Esta solución la explicaremos más delante de manera más detallada.

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Por ejemplo, en la captura de imagen se está instalando un programa en una carpeta específica de Programas ubicada dentro
de E, una partición distinta a la que contiene el Sistema Operativo (Unidad C).

1.2. DESINSTALAR, MODIFICAR O REPARAR PROGRAMAS
En muchas ocasiones surge la necesidad de desinstalar, modificar o reparar un programa, acciones que se realizan desde:
Inicio-Panel de Control-Programas y características.

• Desinstalar. El paso del tiempo provoca que alguna aplicación no haga falta y que sea preferible eliminarla para tener
espacio libre a nuevos programas. Es fundamental eliminar los programas a través de este procedimiento, para no dañar
el funcionamiento del equipo.

• Modificar. En otros casos, se hace necesario actualizar las herramientas que tiene un programa instalado, con algún
complemento del mismo que en un primer momento no se estimó conveniente contar con él.

• Reparar. Esta opción se emplea cuando un programa deja de funcionar bien, entonces se puede reparar el programa
haciendo uso de los archivos de instalación originales, para tratar de solventar el problema.

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En la ventana de Programas y características encontraremos todas las aplicaciones presentes en el equipo. Se pueden
organizar por el tamaño que ocupan, la fecha de la instalación, la versión, el nombre… pulsando en la primera fila de la
tabla, en el campo adecuado.

Eligiendo el programa en cuestión, se llevará a cabo la acción elegida, pulsando en Desinstalar, Cambiar o Reparar. Según
cada programa, surgirán unas u otras opciones disponibles. No todos los programas, por ejemplo, permiten la opción de
Reparar.

1.3. CONFIGURAR LAS CARACTERÍSTICAS DE WINDOWS
Por defecto, Windows llega con una serie de funciones activadas, las que Microsoft prevé que el usuario va a utilizar con
mayor frecuencia durante el manejo de su equipo.

En versiones anteriores a Windows 7, la mayoría de estas funciones (las características de Windows) venían instaladas por
defecto, lo que hacía consumir muchos recursos.

Ahora, el programa de instalación activa una selección más reducida de estas características y además, es posible añadir o
eliminar todas las funciones disponibles de una manera muy sencilla.

En la parte superior izquierda de la ventana
Programas y características, está la opción para
acceder a Activar o desactivar las características
de Windows. Se trata de una nueva ventana que
permite al usuario marcar o desmarcar las distintas
casillas que se corresponden con cada una de las
características o funciones de Windows. Eligiendo
el programa en cuestión, se llevará a cabo la acción
elegida, pulsando en Desinstalar, Cambiar o Reparar.
Según cada programa, surgirán unas u otras opciones
disponibles. No todos los programas, por ejemplo,
permiten la opción de Reparar.

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No es aconsejable desactivar características de las que se desconocen sus funciones. Por norma general,
no será necesario desinstalar alguna. En todo caso, el hecho de desmarcar una característica no supone
borrarla del sistema: siempre se pueden volver a activar sin tener que descargarlas o hacer uso del programa
de instalación de Windows.

1.4. INSTALAR ACTUALIZACIONES: WINDOWS UPDATE
El sistema operativo (SO) necesita actualizarse e instalar nuevos complementos continuamente. Esta tarea se hace con la
herramienta Windows Update, accesible en el Panel de Control. Aquí Windows informa de las actualizaciones importantes y
opcionales disponibles tanto para el SO como para otros programas de Microsoft.

En la parte central, accedemos a la instalación de las distintas actualizaciones disponibles.

En la zona izquierda podemos configurar diversas opciones Windows Update. Por ejemplo:

• Buscar actualizaciones: inicia en ese momento la búsqueda de actualizaciones.

• Cambiar configuración: permite modificar la manera de encontrar nuevas actualizaciones. Por defecto, se buscan e
instalan automáticamente, indicando su instalación a través de un icono en la barra de tareas. Es recomendable elegir que
se busquen automáticamente y se instalen previo visto bueno del usuario.

Al acceder al listado disponible, se puede clicar sobre cada actualización para informarse de qué se trata y seleccionarla o no
en cada caso para proceder a instalarla pulsando en Aceptar.

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Las actualizaciones permiten instalar directamente desde Internet las mejoras y soluciones que salen para el Sistema Operativo.
Son especialmente importantes las que implican mejoras en la seguridad, lo cual se describe en el archivo correspondiente
(‘Actualización de seguridad…’).

2. CONFIGURACIÓN DEL HARDWARE
Actualmente, casi todos los elementos de hardware que conectemos a nuestro ordenador se configuran solos. Los sistemas
operativos más recientes almacenan toda la información necesaria (los controladores) para que cualquier dispositivo que se
conecte al equipo funcione correctamente en pocos segundos.

En el caso de no poder realizar esa configuración de manera inmediata, el equipo tratará de encontrar la información que
necesite a través de Internet.

Pero en ocasiones, algunos dispositivos pertenecientes a fabricantes menos conocidos, obligan a actuar de otra forma. En ese
caso, el SO pedirá que sea el usuario quién aporte los controladores.

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Pulsando en Buscar e instalar el software de controlador, se iniciará un asistente con el que poder aportar esos archivos a
través del CD que acompaña a dicho hardware y que aporta el fabricante.

2.1. EL ADMINISTRADOR DE DISPOSITIVOS
En cualquier caso, para gestionar todo el hardware instalado en el equipo haremos uso del Administrador de dispositivos, el
cual se encuentra directamente en el Panel de Control.

Se trata de una ventana que muestra una lista con los dispositivos conectados al equipo agrupados por su tipología. Pulsando
sobre cada icono con forma de triángulo, expandimos ese grupo.

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Los dispositivos que no estén correctamente instalados aparecerán con un signo de advertencia amarillo.

Para solucionarlo, clicaremos en el dispositivo que no funcione correctamente y a continuación sobre el menú desplegable
Acción o bien con el botón secundario del ratón sobre dicho dispositivo.

2.1.1. DISPOSITIVOS INCORRECTAMENTE INSTALADOS
En función del tipo de dispositivo que se quiera analizar y su estado, aparecerán distintas herramientas al desplegar tanto
dicho menú contextual como el menú desplegable Acción.

Veamos qué función tiene cada una:

• Actualizar software de controlador: abre un sencillo asistente para localizar un nuevo controlador para el dispositivo.

• Desinstalar: si es imposible reparar el dispositivo y esto está causando un mal funcionamiento del equipo, con esta
herramienta se desinstala el hardware y su controlador. Tras este paso, volviendo a instalar el dispositivo, éste empieza a
funcionar correctamente.

• Deshabilitar: se impide el uso del dispositivo, sin desinstalarlo, una opción que puede servir de manera temporal mientras
se localizan por alguna vía los controladores del hardware.

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• Habilitar: rehabilita el uso de un dispositivo deshabilitado.

• Agregar hardware heredado: opción que se utiliza cuando no contamos con un dispositivo que se instala automáticamente
y se quiere iniciar la instalación desde el principio.

• Buscar cambios en el hardware: forzamos a que el Administrador comprueba si existe hardware que no se ha instalado o
no lo ha hecho correctamente e intenta instalarlo.

Por último, la opción Propiedades, nos muestra las características específicas del dispositivo, profundizamos a continuación
en esta ventana.

2.1.2. PROPIEDADES DE DISPOSITIVOS
Al clicar en Propiedades, se abre una ventana con información relevante respecto al elemento del hardware elegido, la cual
se presenta en varias pestañas. En función del dispositivo que se consulte, el sistema operativo nos dará más o menos
información y distintas opciones.

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• General: muestra información sobre el funcionamiento del dispositivo. Dentro de Estado del dispositivo se informa de si el
elemento de hardware funciona o no, correctamente.

• Detalles: proporciona información más técnica y concreta sobre el elemento elegido.

• Controlador: es la pestaña más importante. En ella se visualizan datos específicos sobre el controlador del dispositivo, junto
con una serie de acciones (Habilitar, Desinstalar, Actualizar…) que permiten realizar cualquier tarea de mantenimiento al
hardware.

¿SABÍAS QUE…?

La opción Revertir al controlador anterior permite que se pueda volver a un estado de instalación del con-
trolador anterior si al actualizar el controlador, el elemento da algún problema de funcionamiento.

2.2. LOS CONTROLADORES

DEFINICIÓN

Los controladores son programas informáticos que permiten que el equipo se comunique correctamente
con cada elemento del hardware instalado. Por ello, conviene tenerlos actualizados y funcionando de manera
adecuada.

Con el paso del tiempo, los fabricantes de hardware van encontrando y solucionando distintos fallos de funcionamiento de sus
elementos. La evolución de la tecnología y de los sistemas operativos demanda esa continua actualización.

En la mayoría de los casos, los controladores se incluyen con la instalación original de Windows pero también se van añadiendo
al equipo a través de las actualizaciones con Windows Update.

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Es aconsejable que cada cierto tiempo se revise que los controladores de los dispositivos funcionan adecua-
damente.

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2.3. ACTUALIZAR CONTROLADORES
Para actualizar un dispositivo hay dos opciones: desde el menú contextual, eligiendo Actualizar software de controlador,
o bien seleccionado la misma herramienta desde la pestaña Controlador en Propiedades del dispositivo. En ambos casos
aparece el mismo asistente:

Clicando en Buscar automáticamente software de controlador actualizado, el sistema operativo hace una búsqueda
inteligente del controlador más actualizado instalado en el equipo. Finalizado el proceso, nos informará de que ha instalado
el mejor controlador posible.

Dependiendo de la configuración de Windows Update, también realizará dicha búsqueda en Internet, de forma que
mostrará el resultado como una actualización opcional de esa herramienta.

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Si en el paso anterior se elige Buscar software de controlador en el equipo, el sistema operativo permite indicar en qué
carpeta se encuentra el controlador que desea instalar.

Se trata de la opción utilizada en aquellos casos en los que el usuario cuenta con un CD de instalación del hardware y quiere
emplear el controlador aportado por el fabricante.

Por otra parte, si se clica en Buscar software de controlador en el equipo, se elegirá el controlador entre las propuestas que
marque el Sistema Operativo. Se podría decir que es el procedimiento manual que puede emplear el usuario para realizar lo
que Windows hace con Buscar automáticamente software de controlador actualizado.

En este caso, es el usuario quien decide qué controlador se instala entre los disponibles en su equipo.

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2.4. INSTALAR HARDWARE ANTIGUO
Una última opción de instalar correctamente un hardware en el equipo es emplear la opción Agregar hardware heredado que
aparece en el menú Acción del Administrador de dispositivos.

A través de esta herramienta, podremos instalar cualquier dispositivo que esté presente en el equipo. Una opción muy útil si
en el ordenador tenemos conectado algún tipo de hardware que no cuenta con tecnología Plug & Play, es decir, un elemento
cuya instalación no se realiza automáticamente tal y como vimos unos apartados atrás.

El asistente ofrece dos opciones. La primera, Buscar e instalar el hardware automáticamente, que es la más recomendable.

Clicando en esa opción el sistema operativo rastreará todo el hardware activo en el ordenador y tratará de instalarlo
automáticamente.

A través de Instalar el hardware manualmente desde una lista, el usuario podrá elegir de manera específica un tipo de
hardware conectado al PC, pero para ello deberá tener claro el tipo, fabricante y modelo del dispositivo.

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A través de diferentes listas, el asistente ofrecerá elementos que concuerden con esa tipología, modelo y fabricante, para
ofrecer el controlador presente en el ordenador, que mejor se adapte al hardware.

3. LOS USUARIOS
Cuando varias personas comparten un ordenador, puede ser muy práctico crear diferentes cuentas de usuario, de forma
que el acceso y uso del mismo se realice a través de distintos permisos (o privilegios) que otorguen los respectivos perfiles.

Es decir, en el mismo equipo se puede mostrar una configuración distinta en cualquier momento, con un diseño diferente
del escritorio e incluso definiendo para cada perfil qué programas puede ejecutar y cuáles no o qué parte de la información
contenida en las unidades de almacenamiento de datos se puede consultar.

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Si previamente no se ha creado ninguna cuenta de usuario, aparecerá por defecto la del perfil de la persona
que maneja el equipo, quién contará con el estatus de Administrador: el perfil que tiene acceso a todos los
programas y datos presentes en el ordenador.

3.1. EL ADMINISTRADOR
Este usuario tiene la potestad de crear las diferentes cuentas de usuarios, estableciendo los permisos para realizar las
distintas tareas en el equipo.

Para ello bastará con clicar en Administrar otra cuenta, a donde se accede desde el Panel de Control en Cuentas de usuario.
Posteriormente aparecerá una ventana donde se podrán ver los usuarios existentes en el equipo.

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Para añadir un usuario nuevo se pulsará en Crear una cuenta nueva, apareciendo una ventana donde se le dará nombre al
usuario y se elegirá entre Usuario estándar o Administrador. Se finaliza el proceso pulsando en Crear cuenta.

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Al volver a reiniciar el equipo, el nuevo usuario podrá indicar cuál es su contraseña de acceso, creándose
entonces su propia carpeta de usuario. En cualquier caso, el Administrador siempre podrá editar las propie-
dades de esa cuenta y hasta modificar la contraseña.

3.2. MODIFICAR LAS CUENTAS DE USUARIOS
La ventana de Cuentas de usuario ofrece diferentes opciones para editar las cuentas activas. Clicando en una de ellas es
posible Crear, Cambiar o Quitar la contraseña, Cambiar imagen, Cambiar el nombre de cuenta, Cambiar el tipo de cuenta
(entre administrador y usuario estándar).

El Administrador tiene la potestad de cambiar la configuración del resto de cuentas, lo que podrá hacer clicando en Administrar
otra cuenta o bien en Cambiar configuración de Control de cuentas de usuario, para obtener notificaciones de las tareas
que realizan otros perfiles en el equipo.

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Además, en la parte izquierda de Cuentas de usuario aparecen otras opciones interesantes:

• Administrar credenciales. Permite introducir las páginas web en las que se esté registrado junto con el usuario y contraseña
correspondientes, para que al iniciar sesión y navegar no necesitemos identificarnos en ellas.

• Crear un disco para restablecer contraseña. Un asistente crea un archivo para restablecer la contraseña, aunque esta
se cambie.

• Vincular identificadores en línea. Facilita la tarea compartir archivos entre los diferentes usuarios del equipo.

• Administrar sus certificados de cifrado de archivo. Para establecer que ciertos documentos tengan un nivel superior de
seguridad, cifrándolos si fuera necesario.

3.3. CONTROLAR EL USO DE LOS PROGRAMAS
Para controlar el uso de los programas por parte de las cuentas de los distintos perfiles, hay que acceder a Cuentas de usuario
y pulsar en Administrar otra cuenta. Desde Configurar Control Parental, se elige el usuario y se configuran las distintas
propiedades.

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Antes de activar el control parental, es preciso crear una cuenta de usuario estándar para el usuario y asegurarse de que el
usuario Administrador tiene contraseña. En caso contrario cualquier usuario podría desactivar el control parental.

Esta herramienta configura diferentes limitaciones mediante los tres enlaces de la zona inferior de la ventana. En la zona
derecha aparece un resumen del estado de los mismos.

En Límites de tiempo, se accede a un planificador semanal para controlar las horas que el usuario en cuestión puede utilizar
el equipo. En azul se reflejan las horas en las que no se podrá usar el equipo, en blanco las que sí se podrá.

Desde Permitir y bloquear programas específicos, se puede configurar a qué programas puede tener acceso el usuario, una
herramienta que habitualmente se emplea para el control del ordenador a menores pero que también puede hacerse para
aplicaciones manejadas por otros usuarios.

Además, a través de Juegos, se puede de controlar cuáles de estos programas se pueden abrir y establecer su uso en función
de la Clasificación PEGI (http://www.pegi.info/es/).

3.4. SESIONES Y CAMBIO DE USUARIO
El Sistema Operativo permite crear tantas Cuentas de usuario se precisen. Al arrancar el ordenador, la pantalla de inicio
mostrará la posibilidad de elegir el perfil de usuario deseado, quien podrá terminar de iniciar el equipo introduciendo su
contraseña si así se ha configurado.

En caso contrario, bastará con clicar en el perfil correspondiente y acceder al escritorio personalizado, con las opciones de
utilización de programas, juegos o tiempos realizadas por el Administrador.

También es posible cambiar de usuario con el ordenador en funcionamiento, clicando en el botón Inicio y desde la flecha
desplegable que aparece junto a Apagar, seleccionando Cambiar de usuario.

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• Cambiar de usuario: sirve para que otro usuario inicie su sesión sin cerrar la que está activa. Dado que no pueden estar
abiertas las dos sesiones a la vez, la que estaba al principio permanece activa, con sus programas en ejecución pero
bloqueados.

• Cerrar sesión: finaliza la sesión activa sin apagar el equipo, de forma que se vuelve a la pantalla de inicio de sesión desde
la que el resto de usuarios pueden arrancar la suya o retomarla si se había cambiado de usuario.

• Bloquear: deja la sesión activa sin acceso a otros usuarios puesto que solo el usuario que conoce la contraseña puede
acceder a ella.

¿SABÍAS QUE…?

Otra forma de acceder a estas opciones es pulsando a la vez las teclas Ctrl + Alt + Supr.

3.5. COMPARTIR CARPETAS
Como se indicó anteriormente, al activar una cuenta de usuario y acceder a ella por primera vez se crea una carpeta propia
en c:\usuarios (o bien c:\users, según el equipo) con el nombre del usuario en cuestión, en la que se almacenarán todos los
archivos personales que la cuenta genere. A esta carpeta sólo tienen acceso el usuario y el administrador.

Pero es muy práctico que los distintos usuarios de un equipo quieran compartir sus archivos, lo que se puede realizar mediante
un proceso muy simple.

Entre las opciones que se explican a continuación, la forma más fácil de compartir archivos en una red doméstica consiste
en crear o unirse a un grupo en el hogar.

Un grupo en el hogar es un conjunto de equipos que comparten imágenes, música, vídeos, documentos e incluso dispositivos
conectados como la impresora, un smartphone, una cámara, la smartTV, etc. Veremos más adelante cómo funciona.

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En cualquier caso, para compartir una carpeta, se abre el explorador de archivos, se pulsa en ella y en la parte superior
desplegamos el botón Compartir con.

En función de las cuentas de usuario presentes en el equipo, se podrán seleccionar diferentes opciones.

3.5.1 MODOS DE COMPARTIR CARPETAS
El desplegable Compartir con nos ofrece estas opciones para compartir información con otros usuarios:

• No compartir con nadie: se emplea cuando se quiere compartir una carpeta pero se estima conveniente que una subcarpeta
en concreto no se comparta. En este caso, se marca aquella que se quiere confirmar como privada.

• Compartir con grupo en el hogar: es una opción recomendable si se ha establecido un Grupo hogar, pues se compartirá
la información con todos los usuarios del mismo. Seleccionando lectura, el resto de usuarios solamente podrán abrir y
visualizar los archivos, mientras que eligiendo lectura y escritura también podrán modificarlos.

• Usuarios específicos: permite compartir con otros usuarios (concretos) del mismo equipo o con todos ellos la carpeta, a
través de una ventana muy intuitiva. Lo vemos a continuación.

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Pulsando en la flecha que se encuentra junto al botón Agregar se desplegarán distintas configuraciones: usuarios en particular,
todos, el grupo del hogar, etc. Se eligen los usuarios del equipo con los se desee compartir archivos y se clica en Agregar.

En la lista inferior, a través de la columna Nivel de permiso se configuran los permisos que se otorgan a cada usuario sobre
la carpeta: lectura o lectura y escritura.

En esa zona también se pueden quitar permisos, dejando de compartir la carpeta seleccionada con ese usuario.

3.5.2. EDITAR LOS PERMISOS
Para editar los permisos otorgados a los distintos usuarios hay que seleccionar la carpeta en cuestión y luego pulsar Organizar
de la barra de herramientas del Explorador de Windows y seleccionar Propiedades.

En la ventana de Propiedades que se abre, se selecciona la pestaña Seguridad. Dentro de Nombres de grupos o usuarios,
aparecen todos los usuarios o grupos con permisos en la carpeta. Los que no aparezcan, no podrán usar la carpeta o subcarpeta.

Un grupo de usuarios se trata de un conjunto de perfiles al que se le
pueden dar unos derechos en conjunto. Windows 7 cuenta con estos
grupos: Usuarios (incluye a todos los usuarios del equipo), Usuarios
autentificados (todos excepto el invitado), Administradores (contiene
todos los usuarios administradores) y SYSTEM (el propio sistema y del que
no es conveniente modificar sus permisos).

Abajo, en la sección Permisos de, aparecen detallados los permisos con
que cuenta el usuario o grupo seleccionado en la lista de arriba. Aquí sólo
podrán ser visualizados, no modificados.

Para hacerlo se pulsará en Editar... abriéndose una ventana que permitirá
Agregar o Quitar usuarios para los que hay definidos permisos, así como
otorgar otros específicos que tenga cada uno de ellos, mediante sus
respectivas casillas de verificación.

PRESTA ATENCIÓN

Otra manera más directa para abrir esta ventana consiste en elegir Propiedades desde el menú contextual
de la carpeta, activado con el botón secundario del ratón al pinchar sobre la carpeta que nos interese.

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3.5.3. OPCIONES AVANZADAS
En esta misma ventana de Propiedades, a través del botón Opciones avanzadas, es posible editar los permisos de una forma
más compleja y detallada, de forma que se puedan modificar permisos a pesar de que sean heredados o incluso cambiar el
propietario a través de distintas pestañas.

• Permisos: modifica todos los permisos de la carpeta. Muestra un listado con los usuarios y grupos así como sus permisos
y herencia. Al pulsar en Cambiar permisos... se puede desmarcar la opción Incluir todos los permisos heredables... así
como editar los permisos para cada usuario.

• Auditoría: se utiliza para revisar el uso de los permisos que han realizado los distintos usuarios. Se trata de una manera de
lograr pruebas que responsabilicen a un usuario de infringir las normas establecidas sobre seguridad de los documentos.

• Propietario: permite modificar el propietario de un objeto (carpeta o subcarpeta) con lo que incluso se podría privar el
acceso al propietario del mismo.

• Permisos efectivos: refleja qué permisos reales tiene el usuario sobre el objeto abierto. Y es que pese a poder permitir
o denegar permisos a un usuario, también influyen los permisos que tengan los grupos a los que pertenezca. Desde esta
pestaña podemos introducir un usuario y se mostrarán todos sus permisos.

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4. GESTIÓN DE HERRAMIENTAS DEL SISTEMA
El sistema operativo tiene la importante misión de encargarse de gestionar todos los recursos del hardware, ofreciendo una
serie de herramientas y funcionalidades para optimizar el funcionamiento del ordenador.

Un conjunto de tareas de mantenimiento y administración de los
elementos físicos del equipo que es preciso conocer para que el
ordenador rinda al 100 %.

Desde el menú de Inicio de Windows, clicando en Todos los
programas - Herramientas del sistema, aparece un listado con
ese conjunto de aplicaciones instaladas por defecto en el equipo.A
través de estas funciones, podremos desfragmentar el disco
duro, liberar el sistema de almacenamiento de espacio ocupado
de forma innecesaria, eliminar archivos obsoletos, configurar las
características de seguridad del navegador de Internet, programar
tareas, restaurar el sistema, obtener información sobre el equipo…

Todo lo anterior lo mostraremos en los siguientes apartados.

4.1. COMPROBAR ERRORES EN EL DISCO
Una de las funciones más usadas es Scandisk, la herramienta de Comprobación de errores en el disco, que permite localizar
los posibles errores que haya en el disco (o discos duros) conectados al equipo, tratando de repararlos si es posible.

También puede utilizarse sobre cualquier otro sistema de almacenamiento que se conecte externamente: discos externos,
memorias flash, etc.

Se recurre a esta herramienta cuando el usuario detecta que uno de estos dispositivos no funciona correctamente, con el
objetivo de recuperar los datos que haya en su interior.

En algunas ocasiones, esta herramienta se inicia de forma automática cuando se produce un apagado inesperado del equipo:
fallo eléctrico, bloqueo del sistema, apagado incorrecto, etc., para tratar de reparar en ese instante los posibles errores de
guardado de información que se hayan producido en el disco duro.

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PRESTA ATENCIÓN

Además de activar Scandisk desde el menú Inicio, se puede activar desde el Explorador de Windows, clicando
con el botón secundario del ratón sobre el sistema de almacenamiento a analizar y pulsando Propiedades al
aparecer el menú contextual. También seleccionando el disco y pulsando en el botón Propiedades de la barra
de herramientas.

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4.2. REPARAR ERRORES EN LAS UNIDADES FÍSICAS
Para reparar esos posibles errores, en la ventana Propiedades hay que seleccionar la pestaña Herramientas y pulsar el botón
Comprobar ahora, apareciendo un cuadro de diálogo con dos opciones:

• Reparar automáticamente errores en el sistema de archivos, que trata de solventar problemas existentes en esa unidad
con los archivos.

• Examinar e intentar recuperar los sectores defectuosos, que tras localizar un sector físico de la unidad de almacenamiento
dañada, tratará de extraer su información y reparar el disco.

Para poner en marcha la herramienta se pulsa en Iniciar.

Dependiendo del tipo de error y del tamaño del dispositivo de almacenamiento y de la cantidad de información guardada,
durará más o menos. Al acabar el proceso, se emite un informe con los posibles errores (o no) encontrados y las acciones
realizadas para repararlos (si ha sido posible).

PRESTA ATENCIÓN

Si el sistema de almacenamiento está en uso, se puede programar el uso de la herramienta de forma que se
ejecute cuando se vuelva a iniciar el equipo.

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4.3. LA IMPORTANCIA DE DESFRAGMENTAR LOS DISCOS
En los sistemas de almacenamiento (discos duros internos o externos, memorias flash, etc.) la información se guarda de
forma que con el paso del tiempo, al ir creando, modificando y eliminando archivos, un mismo fichero se ubica en trozos en
distintas partes del equipo.

Es decir, un documento de texto creado en Word (por ejemplo) no se guarda en zonas del disco duro cercanas y/o continuas,
sino que por pequeño que sea su tamaño se almacena en los espacios disponibles, los cuales pueden estar lejos físicamente
unos de otros.

Este ejemplo trasladado a todos los archivos, incluidos los que hacen posible que se ejecuten los programas o el propio
sistema operativo, provoca que la rapidez del equipo vaya disminuyendo conforme la información esté más fragmentada,
más repartida en pequeños trozos a lo largo del volumen de almacenamiento.

Por ello es conveniente que cada cierto tiempo se desfragmenten las unidades del ordenador, para que el rendimiento del
equipo no disminuya por tener que estar más tiempo del habitual buscando la información necesaria para leer cada archivo.

Por otra parte, un disco duro muy fragmentado tiene menos vida útil que uno menos fragmentado, puesto que los movimientos
de búsqueda que realizan los elementos físicos provocan que éstos se vayan desgastando con el paso del tiempo.

PRESTA ATENCIÓN

En el Panel de Control, dentro de Herramientas administrativas, encontraremos la función que nos ayudará
a unificar la información guardada: el Desfragmentador de disco.
También podemos acceder a él pinchando con el botón secundario del ratón en la unidad de disco que nos
interese desde el explorador de Windows. En el menú contextual que aparece, seleccionamos Propiedades y
dentro de aquí, en la pestaña Herramientas, la opción Desfragmentar ahora.

4.3.1 EL DESFRAGMENTADOR DE DISCOS
Al abrir el Desfragmentador de disco aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación, en la que aparecen
todas las unidades de almacenamiento conectadas al ordenador.

Junto al nombre de cada unidad, aparece la información sobre la última vez que se realizó la desfragmentación de dicho
disco y el tanto por ciento del mismo que en ese momento tiene la información fragmentada.

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El óptimo, lógicamente, es conseguir un 0% de información fragmentada.

Para comprobar en ese momento el porcentaje del disco que está fragmentado, bastará con pulsar en Analizar disco y
Windows hará un diagnóstico de la unidad seleccionada. Si pulsamos en Desfragmentar disco, llevará a cabo dicha tarea.

Puesto que el proceso de desfragmentación supone un consumo de recursos notable para el sistema y puede que el trabajo
se alargue bastante, es recomendable pulsar en Analizar disco antes, de manera que si el porcentaje de fragmentación es
menor al 10 % no llevemos a cabo la Desfragmentación del disco.

¿SABÍAS QUE…?

Podemos programar este proceso a través del botón Configurar programación, con el que se podrá indicar la
frecuencia de desfragmentación, el horario en que se realiza y sobre qué discos se ejecuta la tarea.

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4.4. OBTENER INFORMACIÓN SOBRE EL SISTEMA
En muchas ocasiones puede ser muy útil recabar información detallada sobre los componentes y programas que conforman
nuestro equipo.

Ya sea para actualizar el hardware o para localizar la versión de algún programa instalado en el sistema, por poner dos
ejemplos, Windows ofrece una herramienta en la que se refleja el software instalado, los controladores existentes y cada
componente del hardware conectado en el equipo.

Para acceder a la información del sistema, lo haremos desde el menú Inicio, en Todos los programas – Accesorios –
Herramientas del sistema, pinchando sobre la herramienta Información sobre el sistema.

Aquí encontraremos información útil acerca de los modelos, versiones y fabricantes de cada programa y elemento físico
conectado al ordenador, la cual puede ser muy relevante para proporcionarla a algún experto informático en el caso de que el
componente o aplicación no funcione correctamente.

Al abrir esta herramienta aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación en la que aparece en la zona izquierda
un árbol jerárquico, que se despliega al pulsar en el icono ‘+’ para mostrar los Recursos de hardware, Componentes y
Entorno de software que haya instalados.

En la parte derecha, se muestra información detallada del elemento o programa seleccionado en el árbol.

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• Resumen del sistema, nos proporciona de manera resumida información general acerca del equipo y el sistema operativo.

• Dentro de Recursos de hardware veremos las direcciones de los componentes físicos.

• En la zona de Componentes tendremos acceso a información detallada de los componentes instalados en el equipo, de
forma similar a lo que veíamos en Administrador de dispositivos.

• Desde Entorno de software se pueden consultar todas las características de los programas y controladores instalados, así
como las tareas y aplicaciones que se ejecutan en cada instante.

PRESTA ATENCIÓN

Si necesitamos localizar información específica acerca de un programa o componente del equipo, es más
eficaz introducir un término de búsqueda en el campo Buscar esto.

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4.5. RESTAURAR EL SISTEMA
Para prever los problemas que puede ocasionar un fallo en nuestro equipo provocado por un corte de energía eléctrica, una
subida de la tensión que dañe a algún componente del hardware, el ataque de un virus informático, o la mala instalación de
un programa, entre otras posibles causas, el sistema operativo nos ofrece la posibilidad de crear copias de seguridad (o
backups).

Se trata de crear un estado de funcionamiento (óptimo) de nuestro ordenador, de manera que ante una circunstancia
inesperada podamos rescatar esa información almacenada y volver a una configuración anterior correcta.

La restauración del sistema a un momento posterior no tiene por qué realizarse siempre debido a un fallo grave del sistema.

A veces, la instalación de un programa puede hacer que algún componente del hardware empiece a funcionar de forma
menos efectiva. También puede que ese programa no cumpla nuestras expectativas y que su instalación haya acarreado la
desinstalación de otras aplicaciones que antes sí estaban en el equipo.

4.5.1. LLEVAR EL EQUIPO A UN MOMENTO ANTERIOR
Un punto de restauración se puede crear de forma manual, aunque también el sistema operativo lo hace de manera
automática, cada cierto tiempo, así como antes de llevar a cabo instalaciones (o actualizaciones) importantes de software
o del propio Windows.

Para llevar el equipo a un momento de funcionamiento anterior activaremos la herramienta en: Inicio - Todos los programas
- Accesorios - Herramientas del sistema - Restaurar sistema.

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El asistente nos mostrará los distintos puntos de restauración guardados en el equipo.

Si no se recuerda qué programas había en un punto de restauración, con Detectar programas afectados obtendremos
información de los programas o controladores que desaparecerán si procedemos a la restauración.

Una vez seleccionado el punto de restauración, pulsamos Siguiente para iniciar la restauración. Rescatada la copia, Windows
incorporará la opción de Deshacer la restauración para volver atrás.

PRESTA ATENCIÓN

Es importante tener en cuenta que la herramienta hará que todos los archivos vuelvan al momento en que se
creó el punto de restauración, aunque no afecta a los documentos del usuario. En todo caso no servirá, por
ejemplo, para recuperar un documento eliminado accidentalmente.

4.5.2. CREAR UN PUNTO DE RESTAURACIÓN
Para crear de manera manual un punto de restauración, podemos empezar de varias formas. Una de ellas es a través del Panel
de Control, eligiendo la función Sistema.

En la parte izquierda, pulsaremos en Herramientas avanzadas, abriéndose la ventana Propiedades del Sistema. En su
pestaña Protección del sistema clicaremos en Crear… para comenzar a definir el Punto de Restauración.

El asistente nos pedirá que le demos un nombre: se aconseja introducir la fecha de realización del punto de seguridad.

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Finalmente, pulsamos en Crear y en unos minutos estará creado el punto de restauración.

En esta pestaña de Propiedades del sistema, desde Restaurar sistema vamos a lo explicado en el epígrafe anterior y a través
de Configurar podemos eliminar puntos de restauración que no nos interesen entre otras opciones.

4.6. LA IMPORTANCIA DE REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD
Acabamos de aprender a crear puntos de funcionamiento óptimos del sistema y a volver a uno de esos estados anteriores. Pero
como se ha comentado, un punto de restauración no sirve para recuperar archivos de datos que hayamos perdido a lo largo
del tiempo.

Es decir, anteriormente hemos estudiado el procedimiento para restaurar los archivos del sistema, pero no cómo rescatar los
archivos propios del usuario (imágenes, vídeos, documentos de texto, hojas de cálculo, contactos, etc.) que podamos tener
almacenados en nuestro ordenador.

Aunque como mostraremos a continuación, Windows realiza copias de seguridad de los archivos personales, y también existen
otras opciones muy eficaces para salvaguardar la información personal.

El procedimiento más tradicional consiste en realizar copias de archivos a dispositivos externos como CD/DVD, discos duros
externos portátiles o incluso contar con espacios virtuales en la Nube, como veremos en la Unidad 2, que ya nos permiten
almacenar mucha cantidad de información digital de forma gratuita y segura.

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Pero también podemos optar por instalar en nuestro equipo algún sistema de recuperación de datos automático, como es el
RAID (acrónimo de Redundant Array of Independent Disks) que mediante la instalación de al menos otro disco duro redundante,
hace que automáticamente nuestro equipo guarde la información en ambos volúmenes, con el objetivo de recuperar ésta si
hiciera falta.

La idea es que aun siendo poco probable que en algún momento falle un disco duro, es casi imposible que lo hagan dos o más
al mismo tiempo.

En caso de instalar un sistema RAID, también puede gestionarse desde el propio sistema operativo.

4.6.1. COPIAS DE SEGURIDAD Y RESTAURACIÓN
Para realizar una copia de seguridad haciendo uso de las funcionalidades de Windows, abriremos la herramienta a través de
Inicio – Todos los programas – Mantenimiento – Copias de seguridad y restauración.

También la podemos localizar a través del Panel de control dentro de la categoría Sistema y seguridad. En ambos casos
aparecerá una ventana llamada Hacer una copia de seguridad o restaurar los archivos, como la siguiente:

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Aquí el sistema operativo nos informa de las copias de seguridad que se han realizado, indicando el tamaño que ocupa, la
fecha en que se realizó y la programación que tiene configurada si es el caso.

Si alguna copia de seguridad de una unidad de almacenamiento no se ha podido ejecutar, ese mensaje aparece en la parte
superior. Pinchando en Más información, se dan detalles del por qué y de la forma de solucionarlo. Una causa común puede
ser que no haya suficiente espacio libre para realizar la copia.

4.6.2. CÓMO HACER UNA COPIA DE SEGURIDAD
Para realizar una copia de seguridad de forma manual, pincharemos en el botón Hacer copia de seguridad ahora. Aparecerá
un sencillo asistente para configurarla.

Una vez creada, se actualizará información en la ventana que hemos visto anteriormente. Pero en la ventana de Copias de
seguridad y restauración hay dos botones que merecen atención: Administrar espacio y Cambiar la configuración.

Con Administrar espacio podremos acceder a la ubicación en que se encuentra la copia de seguridad de la unidad elegida,
pulsando en Examinar.

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Y desde Ver copias de seguridad se puede acceder al registro de copias de seguridad existente para eliminar las que no
interesen.

4.6.3. CAMBIAR LA CONFIGURACIÓN DE LA COPIA DE SEGURIDAD
Por su parte, desde el botón Cambiar la configuración podemos lanzar de nuevo el asistente de configuración pero con la
opción de modificar las características de la copia de seguridad que se quiera realizar.

Pinchando dos veces sobre la unidad que se desee configurar, aparecerá una ventana con un asistente que nos permite
seleccionar las carpetas que deseamos incluir o no en la copia de seguridad, la ubicación de la misma e incluso programar
dicha tarea de forma automática para próximas ocasiones.

PRESTA ATENCIÓN

Las modificaciones de la configuración realizadas sobre una unidad, se realizarán sobre las siguientes
copias de seguridad.
Si existen varios discos en el equipo, conviene guardar las copias de seguridad de unas unidades físicas
en otras, para salvaguardar la copia de un posible fallo físico del disco duro al que pertenece. Por ejemplo:
guardar la copia de seguridad de C en D y viceversa. Una vez realizada una copia de seguridad, ésta no se
modificará nunca, salvo que el usuario la elimine.

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4.7. LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
Entre las funciones que lleva a cabo el sistema operativo, está la de almacenar y organizar los archivos del sistema, de los
programas y personales del usuario.

Cuando navegamos en nuestro equipo vemos la información organizada en carpetas y subcarpetas que contienen los diferentes
tipos de archivo. Pero a un nivel más básico, invisible para el usuario, el sistema operativo almacena esa información en las
distintas zonas físicas del disco duro (interno o externo), memoria flash, CD/DVD, etc.

El sistema de archivo es el método que emplea el sistema operativo para realizar dicha organización física y encontrar la
información que se almacena en distintos fragmentos de los volúmenes de almacenamiento.

Windows, empleaba originalmente el sistema de archivos FAT, que posteriormente abandonó al aparecer archivos de tamaño
grande, sobre todo multimedia, que provocaban errores de lectura.

UNA VENTANA AL MUNDO

Más información sobre los sistemas de archivo:
• https://support.microsoft.com/es-es/kb/100108

¿SABÍAS QUE…?

El sistema de archivos más habitual en la actualidad para un disco duro en el que se instalará Windows es
NTFS, aunque también se trabaja en otros como HPFS, WinFS o el más reciente ReFS. Esta evolución tiene el
objetivo de que sea más fácil la lectura de los archivos, que éstos puedan almacenar más información y la
disminución de los errores de guardado.
En general, para sistemas de almacenamiento de un gran tamaño y/o que vayan a contener a su vez archivos
grandes, lo recomendable es elegir el sistema de archivos NTFS (Master File Table). Para formatear unidades
de memoria USB, tarjetas de memoria, CD, DVD… puede ser más conveniente emplear el sistema FAT32, una
evolución del original sistema FAT que hemos referido.

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4.8. FORMATEAR Y PARTICIONES
Formatear (o dar formato) un disco consiste en borrar toda la información que contiene y dar el formato de sistema de
archivos adecuado, en función del uso que vaya a tener dicha unidad de almacenamiento y de su tamaño.

Es una tarea que se realiza cuando se pretende reinstalar el sistema operativo, aunque también se recurre a ella para
solucionar problemas en unidades de almacenamiento más pequeñas que tienen algún error de funcionamiento relacionado
con el almacenamiento físico de datos, incoherencias en el guardado, etc.

Cuando se adquiere un equipo informático, éste suele venir con su disco duro formateado y con el sistema operativo instalado.
Pero en algunos casos, el usuario prefiere crear nuevas particiones en el disco, con el objetivo de almacenar en una partición
el sistema operativo y en otra (u otras) los programas y datos personales.

UNA VENTANA AL MUNDO

Aquí puedes aprender más sobre cómo crear particiones en Windows.
• http://windows.microsoft.com/es-es/windows/create-format-hard-disk-partition#create-format-hard-
disk-partition=windows-7

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¿SABÍAS QUE…?

Una partición es el nombre que recibe cada división de un sistema de almacenamiento con su sistema de
archivos (formato) independiente.
Creando particiones en un mismo disco duro, se puede volver a dar formato a una parte del mismo, sin afec-
tar a la información guardada en otras.
De esta manera, si fuera necesario reinstalar el sistema operativo, no habría que volver a instalar a su
vez los programas ubicados en las otras particiones ni se perderían las imágenes, documentos, vídeos o
archivos de música allí existentes, al quedar éstos a resguardo en una partición lógica independiente.

4.9. DAR FORMATO A UN DISCO
Para dar formato a una partición o a todo un disco, buscaremos el volumen a través del explorador del equipo. Una vez
localizado pulsaremos sobre él con el botón secundario del ratón y en el menú contextual que aparece, clicaremos en Formatear
para así configurar el proceso a través de la siguiente ventana.

• Capacidad nos indica en un botón desplegable el tamaño que podemos elegir
para formatear la unidad. En muchos casos aparece el total de la unidad y no se
podrá modificar.

• En Sistema de archivos elegiremos el indicado entre FAT, FAT32 o NTFS.

• En Tamaño de la unidad de asignación, se indica el tamaño mínimo de un
clúster del dispositivo, es decir, el del lugar donde se guardan los archivos. Si
vamos a guardar archivos grandes, se recomiendan tamaños mayores de clúster,
si solo se almacenarán pequeños, se puede bajar el tamaño. Es recomendable
dejar el que aparece por defecto.

• En Etiqueta del volumen podemos nombrar el dispositivo o unidad.

• Desde Formato rápido borramos el disco, pero sin llegar a formatearlo. Es una
opción que permite ganar tiempo si se pretende borrar la información sin más.

Cuando todos estos valores están seleccionados y estamos seguros de que se
quiere dar el paso para la unidad asignada, se pulsa en Iniciar. Tras el formato,
se habrá perdido toda la información existente en esa partición o unidad.

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4.10. EL LIBERADOR DE ESPACIO
Nuestra actividad con el ordenador va dejando archivos que no nos sirven y quedan sin eliminar.

Y no nos referimos solamente a aquellos que vamos enviando a la papelera de reciclaje porque los hayamos borrado de su
ubicación; el propio sistema genera una gran cantidad de ficheros en función del uso que le damos al equipo y que con el paso
de tiempo dejan de ser útiles.

De esta forma, si no se realiza la tarea de liberar espacio del disco, puede que las unidades de almacenamiento acaben
teniendo dificultades para seguir guardando más información.

Para activar esta herramienta iremos a Inicio - Todos los programas - Accesorios - Herramientas del sistema - Liberador
de espacio en disco. Se abrirá una ventana preguntando sobre qué unidad deseamos utilizar la aplicación. A continuación,
analizará ese volumen en busca de archivos prescindibles y cuando acabe mostrará una ventana con toda la información
eliminable.

Activando las diferentes marcas, se pueden ir añadiendo los tipos de archivo que se desean eliminar. Los señalados por defecto
se recomienda dejarlos así: archivos temporales de Internet, la Papelera de reciclaje, archivos temporales del sistema…

Clicando sobre Ver archivos, se puede consultar el listado de ficheros que contiene el grupo seleccionado en ese momento.
Pulsando sobre Limpiar archivos de sistema, se añadirán aquellos que Windows almacena cuando hace actualizaciones del
equipo.

Para llevar a cabo la liberación de espacio pulsaremos en Aceptar.

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4.11. EL ADMINISTRADOR DE TAREAS
Una de las herramientas más utilizadas de Windows es el Administrador de tareas. Se trata de una ventana a través de la cual
el usuario puede gestionar todas las tareas, aplicaciones, programas… que el equipo está llevando a cabo en cada momento.

Por ejemplo, se recurre a ella cuando se pretende cerrar un programa que se ha quedado bloqueado y no se puede cerrar a
través del procedimiento habitual. Pero tiene más funcionalidades.

Para abrir dicha herramienta, haremos clic con el botón secundario del ratón sobre la Barra de tareas, en un espacio libre en
el que no haya un icono de algún programa, pinchando sobre Iniciar el Administrador de tareas.

Seguidamente aparecerá una ventana gráfica dividida en 6 pestañas.

PRESTA ATENCIÓN

Otra forma muy sencilla de activar el Administrador de tareas es pulsando a la vez las teclas Alt + Ctrl
+ Supr. Es el método empleado cuando se bloquea algún programa, incluido el explorador o alguna otra
función del sistema operativo.

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4.11.1. LA PESTAÑA APLICACIONES
La pestaña Aplicaciones es la primera que aparece al abrir el Administrador de dispositivos y en ella encontramos los
programas que tenemos abiertos en ese momento.

En la columna Tarea se muestra el nombre de cada programa que está usándose en ese momento. Es posible que una misma
aplicación aparezca en varias filas si se ha abierto en distintas sesiones de uso.

A la derecha de cada tarea, la columna Estado informa del funcionamiento del programa: si lo hace correctamente indicará
Activo, en caso contrario aparecerá No responde. En función del estado, podemos tomar varias determinaciones:

• Al clicar en Finalizar tarea se cierra la tarea seleccionada
arriba, como si la cerrásemos desde la propia aplicación.
De no poder hacerse, aparecerá un cuadro de diálogo con el
botón Cerrar el programa. Pulsando en él, Windows forzará
el cierre del programa, perdiéndose la información que no
hayamos guardado. Puesto que nuestro sistema operativo
tratará de solucionar el problema para que no sea necesario
cerrarlo, es preferible, si lo pide Windows, esperar algo de
tiempo a que el programa responda.

• Cambiar a pasa a ejecutar en primer plano la tarea
seleccionada en el panel de arriba.

• Pulsando en Nueva tarea, abrimos un cuadro de diálogo
para buscar una aplicación determinada en el equipo. Se
trataría de una acción similar a abrir un programa desde
su acceso directo o haciendo doble clic sobre su archivo
ejecutable. Esta herramienta también puede realizarse con
la opción Ejecutar desde el menú Archivo.

4.11.2. LA PESTAÑA PROCESOS
Cualquier programa que se está ejecutando en la pestaña Aplicaciones implica que nuestro equipo está realizando una
serie de procesos. Para saber qué proceso se corresponde con una determinada tarea, hacemos clic sobre ella con el botón
secundario del ratón en la lista de Aplicaciones y pulsamos Ir al proceso en el menú contextual.

Esa acción abrirá la pestaña Procesos con el proceso correspondiente a dicha tarea.

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Esta segunda pestaña del Administrador de tareas de Windows nos muestra los procesos de las aplicaciones en curso y los
correspondientes al propio sistema operativo que se estén ejecutando en ese momento en el equipo.

La información que proporciona esta pestaña se compone del nombre del archivo ejecutable (bajo la columna Nombre
de imagen), el Nombre de usuario que lo ha ejecutado, la cantidad de Memoria que consume y el nombre del programa o
aplicación vinculado al archivo (bajo Descripción).

Mediante Finalizar proceso, se puede cerrar el proceso seleccionado pero teniendo en cuenta que al hacerlo de manera brusca
no se salvará la información que no haya sido guardada en la aplicación correspondiente.

Sería un acción similar a la de Finalizar tarea que podemos hacer en la pestaña Aplicaciones, pero actuando directamente
sobre el archivo ejecutable elegido.

4.11.3. LAS PESTAÑAS SERVICIOS, RENDIMIENTO, FUNCIONES DE RED Y USUARIOS
Desde Servicios encontramos los servicios disponibles en el sistema operativo, de modo similar a como se muestran los
procesos, pudiendo iniciarlos o detenerlos si es necesario. Un servicio es una aplicación que ejecuta el sistema operativo en
segundo plano, por no ser prioritaria para el funcionamiento del equipo.

En la pestaña Rendimiento, se muestra información muy interesante sobre el rendimiento del equipo. Mediante una serie de
datos y gráficos se representa el Uso de CPU y de la Memoria del equipo.

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En el caso de que precisemos una información más detallada podemos hacer uso de la herramienta Monitor de recursos.

A través de la pestaña Funciones de red se encuentra información acerca del estado de nuestra conexión de red actual. Un
recurso importante para lo que estudiaremos en los siguientes epígrafes.

Por último, desde la pestaña Usuarios se accede a la información de los usuarios que tienen sesión abierta en el equipo en
ese momento así como su estado.

¿SABÍAS QUE…?

Estas tres pestañas del Administrador de sistemas facilitan una información que suele ser relevante para
usuarios avanzados en la gestión de sistemas operativos.

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5. REDES
En la actualidad no se entiende el trabajo con nuestro ordenador sin la conexión de éste a otros equipos o bien a Internet, ya
sea mediante una conexión cableada o inalámbrica, tanto para el ámbito profesional como el privado.

Existen muchos tipos de tecnologías de red siendo las más comunes: inalámbrica, Ethernet, HomePNA y Powerline. Su
elección depende de la ubicación de los equipos y la velocidad que se precise para que estén interconectados.

La tecnología inalámbrica utiliza las ondas de radio para enviar la información de unos equipos a otros. Sus ventajas son la
autonomía que proporciona para trasladar los ordenadores de un lugar a otro y la sencillez de su instalación. En cambio, son
más lentas que otras redes y pueden tener la interferencia de dispositivos como el microondas o los teléfonos inalámbricos.

Las redes Ethernet son las que emplean este tipo de cables para interconectar los equipos. Son muy económicas y proporcionan
una gran velocidad de transmisión de datos. Su principal hándicap es la dificultad que puede conllevar el trazado del cableado.

La tecnología HomePNA emplea el cableado de teléfono doméstico como medio de conexión, lo que elimina el inconveniente
de la anterior en cierta medida, precisando que exista un conector de línea telefónica en cada puesto.

Por último, las redes Powerline se caracterizan por utilizar el cableado eléctrico doméstico para la interconexión. Transmiten
datos a una altísima velocidad, con el inconveniente de poder recibir interferencias de otros dispositivos electrónicos en la
línea.

5.1. EL GRUPO DE TRABAJO Y NOMBRE DEL EQUIPO
El grupo de trabajo es la forma de organizar los ordenadores conectados en una red de Windows.

Para distinguir cada uno de los equipos es conveniente saber cada ordenador que se conecta y el grupo de trabajo.

Para ello accederemos a las Propiedades del sistema haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre Equipo, desde el
menú Inicio. O bien, desde el Panel de Control, a través de Sistema y luego clicando en Configuración avanzada del sistema.

En ambos casos, se abrirá la ventana Propiedades del sistema y en la pestaña Nombre del equipo veremos tanto el nombre
del equipo como del grupo de trabajo.

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Para poder modificarlos, hay que clicar en Cambiar, introduciendo el nombre escogido en los campos correspondientes.
Finalmente, para los cambios, se pulsa en Aceptar, aunque no serán efectivos hasta reiniciar el equipo.

El acceso a las opciones de redes se puede hacer a través el icono de red ubicado en el área de notificación, lo que mostrará
las redes disponibles y el acceso al Centro de redes y recursos compartidos.

PRESTA ATENCIÓN

También podemos acceder al Centro de redes y recursos compartidos desde el Panel de control, clicando en
Redes e Internet.

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5.2. CONFIGURAR UNA NUEVA CONEXIÓN DE RED
Suponiendo que los equipos se hayan conectado correctamente mediante alguno de los modos de red vistos anteriormente y
que se ha nombrado cada ordenador y el grupo de trabajo, ya podemos configurar la nueva conexión.

La ventana para realizar esta tarea es Centro de redes y recursos compartidos, a la que acabamos de ver cómo acceder.

Desde Configurar una nueva conexión o red, arrancaremos un asistente para elegir el tipo de conexión y configurarla. Las
opciones son:

• Conectarse a Internet.

• Configurar una nueva red local.

• Conectarse a un área de trabajo.

• Configurar una conexión de acceso telefónico.

De contar con tarjetas inalámbricas o conectividad Bluetooth, aparecerán dichas opciones también en esta nueva ventana.

En cualquier caso, al pulsar en la red que nos interese, el asistente nos irá guiando paso a paso según el modo de red elegido
y los equipos y red de trabajo disponible.

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5.3. CONECTARSE A RED
La conexión a una red que está configurada es muy sencilla. Basta con clicar en la barra de tareas sobre el icono de Red y
cuando se despliega el panel, seleccionar alguna de las redes disponibles (en la imagen de abajo sería Conexión VPN).

También podemos consultar las redes disponibles dentro de la ventana
Centro de redes y recursos compartidos, haciendo clic en la zona izquierda de
la pantalla sobre Cambiar configuración del adaptador.

A veces, algunas de las redes creadas, a las que se accede con cierta
frecuencia desaparecen de estos listados. Si buscamos el icono actualizar
en cualquiera de estas dos opciones vistas, se refrescará la lista.

Si el problema persiste, recurriremos al asistente Solucionar problemas que
aparecerá haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre el icono de
Red o bien directamente en el Centro de redes y recursos compartidos sobre
Solucionar problemas (en la parte inferior de esta ventana).

¿SABÍAS QUE…?

Actualmente, Windows cuenta con una eficiente herramienta que tratará de localizar el problema, dando
diferentes opciones para solucionarlo (si no lo hace automáticamente).

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5.4. LAS CONEXIONES DE PUENTE
Cuando tenemos varios equipos conectados entre sí en una red usando una conexión cableada y solo uno de ellos dispone
de tarjeta inalámbrica, puede ser muy útil realizar un trasvase de la red de datos de una a la otra para mejorar la velocidad.

Es lo que en el argot se conoce como "puentear" dos redes del mismo equipo.

Otro ejemplo: contamos con una red local cableada con Ethernet pero solo uno de los ordenadores dispone de Internet a través
de una conexión inalámbrica. Si puenteamos la red cableada y la inalámbrica de ese equipo, el resto de usuarios de la red se
beneficiará del acceso a Internet por ese medio.

Para crear el puente, desde el Centro de redes y recursos compartidos, elegimos nuevamente Cambiar configuración del
adaptador.

Aquí seleccionamos las dos conexiones a puentear, clicamos con el botón secundario del ratón sobre una de ellas y pinchamos
en Conexiones de puente, creándose una nueva conexión llamada Puente de red.

PRESTA ATENCIÓN

Solo es posible crear el puente entre dos conexiones de alta velocidad.

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5.5. EL CENTRO DE REDES Y RECURSOS COMPARTIDOS
La ventana Centro de redes y recursos compartidos se ha convertido en los últimos apartados en un lugar ineludible para la
gestión de redes. Veamos con algo más de detalle la información que nos puede proporcionar.

En la parte superior se indica la información acerca de las redes y conexiones a las que el equipo tiene acceso. Por ejemplo,
en la siguiente imagen vemos que el equipo CONTABILIDAD está conectado a más de una red (por ello indica Varias redes, en
caso contrario veríamos Red) y a su vez tiene acceso por dichas redes a Internet.

Si se quiere visualizar un esquema más detallado de esas conexiones, se pincha en Ver mapa completo.

En el caso anterior, las redes activas son Red 3 (una red doméstica a la que se tiene acceso a Internet) y Conexión VPN, una
Red pública a la que se accede a través de Internet.

¿SABÍAS QUE…?

La elección de Red doméstica, de trabajo o pública la podemos realizar pinchando sobre ella y seleccionado
en el listado una u otra. La diferencia está en los niveles de seguridad que Windows nos proporcionará al
conectarnos a dicha red.
Por ejemplo, en el caso de no tener mucha confianza en la red a la que nos conectamos, le indicaremos a
Windows que es pública.

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5.6. TIPOS DE REDES
Veamos con más detalles cuáles son las características de uno u otro tipo de Red.

• La Red doméstica nos permite tanto ver a otros equipos conectados a la red y ser vistos por los demás. Se trata del tipo
que elegiremos cuando al conectarnos a una red de plena confianza. Al seleccionarla, podremos indicar qué bibliotecas
compartimos con esos otros ordenadores que formen parte del Grupo hogar, como veremos más adelante.

• Desde una Red de trabajo también podremos ver a otros equipos y ser vistos, por lo que se empleará este modo de conexión
cuando se tenga bastante confianza con los otros usuarios. En la red de trabajo para utilizar un equipo del grupo habrá que
disponer de una cuenta en él. Aquí, todos los equipos están en un mismo nivel: ninguno tiene control sobre el otro.

• El caso de la Red pública es el más restrictivo en cuanto a seguridad. Al seleccionar este modo no veremos ni nos verán
otros equipos de la red. Tampoco se podrán compartir recursos entre los dispositivos. Se recomienda al conectemos a través
de un punto de acceso público (una cafetería, una biblioteca, un hotel…) o a una red que nos sea de nuestra confianza.

Actualmente, Windows es capaz de gestionar de forma independiente cada una de las conexiones, con lo que se pueden
asignar a la vez diferentes perfiles para las distintas redes en función de la confianza que tengamos sobre ellas.

PRESTA ATENCIÓN

Desde el Centro de redes y recursos compartidos podremos diagnosticar y reparar los problemas habi-
tuales que puedan surgir con cualquier conexión a Internet, a través del botón Diagnosticar de la Ventana
Estado de Conexión de área local o bien pinchando en los iconos de Ver información básica de la red y
configurar conexiones. Clicando en el aspa roja podremos encontrar solución al problema de conexión.

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5.7. EL GRUPO HOGAR
La forma más sencilla para compartir recursos de unos equipos a otros en una red local es haciendo uso del Grupo hogar.
Para ello los equipos que estén conectados deberán tener configurada la Red doméstica y contar todos con Sistema Operativo
Windows 7 o superior.

Unirse al Grupo hogar se puede hacer al instalar Windows, en una de las preguntas de configuración que hace el programa
de instalación o bien desde la ventana de Centro de redes y recursos compartidos haciendo clic en Elegir grupo en el hogar y
opciones de uso compartido, que veremos en la parte central, en la sección Cambiar la configuración de red.

En caso de que no se detectara un Grupo hogar ya creado entre los ordenadores ya conectados, Windows nos dará la opción
de crear uno, a través del botón Crear un grupo en el hogar. En la siguiente pantalla se podrá configurar qué información
queremos compartir con los otros usuarios. Una vez creado, nos podremos unir a través de Unirse ahora.

Al crear un Grupo hogar habrá que introducir una contraseña, la misma que deberá usar otro equipo para unirse al Grupo.

En cualquier momento, podemos volver al asistente para modificar cualquiera de las opciones de las bibliotecas compartidas,
cambiar la contraseña, abandonar el grupo en el hogar, etc. Bastará con pulsar en el enlace Grupo Hogar que por ejemplo
aparece en la parte izquierda de la ventana Centro de redes y recursos compartidos.

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5.8. COMPARTIR ARCHIVOS EN UNA RED LOCAL
Como vimos en un epígrafe anterior, una de las opciones para compartir una carpeta (y toda su información) es desde el
propio explorador de Windows, ubicándonos en la carpeta y pinchando en la parte superior en Compartir con.

Entre las opciones que nos proporciona el sistema operativo está la de compartir con el Grupo hogar para lectura (solo
visualizar los elementos) o para lectura y escritura (con la opción de consultarlos y modificarlos).

Otra posibilidad es la de copiar los archivos a una carpeta de acceso público. Esas carpetas se ubican generalmente en la
dirección C:\Users\Public. Allí aparecerá la información ordenada en subcarpetas con diferentes contenidos de manera que
podamos almacenar en ellas los archivos de cada tipo que se decidan compartir.

Un problema derivado de colocar información en esas carpetas es que si dicho contenido está a su vez en otra ubicación del
disco duro, estamos redundando archivos, perdiendo espacio. La solución es situar solo los archivos en esas carpetas públicas.

Pero en ese caso habrá que tener presente que cualquier usuario de la red puede modificar esos archivos.

5.9. COMPARTIR RECURSOS EN UNA RED LOCAL
Compartir un recurso significa poner a disposición de otros usuarios carpetas o dispositivos que podrán usarse por otros
usuarios nada más encender sus ordenadores, sin necesidad de que aquel equipo que contiene la información o el dispositivo
tenga abierta su propia sesión.

Se trata de una opción muy útil para compartir impresoras o discos duros externos, por poner dos ejemplos. Para ello se busca
al dispositivo en Equipo y se clica sobre él con el botón secundario del ratón, pinchando en Propiedades y abriendo la pestaña
Compartir.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 1. Configuración avanzada del sistema operativo

Aquí pincharemos en Uso compartido avanzado,
saltando otra ventana en la que se puede dar Nombre
al Recurso y establecer los Comentarios pertinentes
sobre su contenido.

En Permisos, se decidirá qué usuario o usuarios
podrán acceder al dispositivo elegido. Desde el
botón Caché se puede guardar una copia con todos
los archivos y carpetas contenidas en el recurso (si
es el caso), con lo cual cualquier otro equipo que
pretenda acceder a la información ahí contenida,
podrá verla aun estando el dispositivo desconectado
del ordenador.

En ese caso, no tendrían acceso al contenido actualizado hasta que se volviera a conectar dicho aparato al equipo que
comparte el recurso.

5.10. EL ACCESO A RECURSOS COMPARTIDOS
Para finalizar la gestión de la red de nuestro equipo, es útil aprender cómo controlar qué equipos hay en nuestra red y qué
recursos están compartiendo éstos en cada momento.

Como siempre, accederemos al Centro de redes y recursos compartidos y pincharemos en este caso en Ver los equipos y
dispositivos de red, o bien desde el Explorador de Windows pinchando directamente en Red.

Aparecerá una ventana de exploración, en la que figurarán los equipos conectados, de manera que pinchando sobre alguno de
ellos accederemos a sus recursos y carpetas compartidas.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 1. Configuración avanzada del sistema operativo

¿SABÍAS QUE…?

Si algún equipo en concreto no aparece, podemos actualizar la vista clicando en el icono actualizar como
vimos antes.
En el caso de que se haya creado un Grupo hogar, éste también aparecerá en el panel de navegación, aunque
en lugar de ver el contenido organizado por equipos, aparecerá organizado por usuarios.

ACTIVIDAD

Realiza las siguientes tareas de gestión de tu equipo informático y comenta el resultado de las mismas con
tus compañeros y tutor/a en el foro de debate de la Unidad:
• Libera todo el espacio posible de tu disco duro.

• Desfragmenta las unidades de almacenamiento.

• Crea una copia de seguridad de los documentos personales que estimes oportuno.

• Crea un punto de restauración.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 1. Configuración avanzada del sistema operativo

RESUMEN
A lo largo de este primer y extenso tema hemos realizado un completo repaso de las principales funciones que pueden llevarse
a cabo con el sistema operativo, en materia de gestión y mantenimiento de los recursos de software y hardware.

Arrancamos estudiando cómo instalar, modificar y desinstalar adecuadamente los programas de nuestro equipo para continuar
aprendiendo a realizar una buena gestión de las actualizaciones y características de Windows.

La siempre importante correcta configuración del hardware fue la siguiente etapa del tema, en la que vimos cómo gestionar el
uso de los controladores, la resolución de conflictos o indagar en las propiedades de los dispositivos entre otras tareas.

Más adelante estudiamos el procedimiento a seguir para que en el mismo ordenador puedan trabajar diferentes personas con
distintos privilegios: la gestión de los usuarios en Windows.

Posteriormente llegamos a un bloque crucial: saber realizar las principales tareas de mantenimiento del ordenador para
optimizar su funcionamiento y aprovecharnos de las ventajas en materia de seguridad que puede aportarnos Windows.

Finalizamos estudiando cuáles son los comandos y funciones que ofrece este sistema operativo en materia de gestión de redes
a nivel de usuario.

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

SCORM Realizado según norma

STANDARD UNE 66181
Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

INTRODUCCIÓN
El concepto de Cloud Computing empieza a ser tan popular como Internet.

De la mano de la red de redes, este concepto tecnológico se define como la posibilidad de utilizar una serie de servicios en
Internet, similares o incluso superiores a los que podemos obtener en nuestros equipos informáticos físicos, sin la necesidad
de contar con la infraestructura ni los programas para utilizarlos.

Es decir, el usuario no necesita contar con un dispositivo de almacenamiento para guardar información, con un determinado
software para ejecutar una aplicación o de un servidor físico para hospedar una web; por poner varios ejemplos.

Estos servicios son proporcionados por terceras personas de forma gratuita o de pago (en función del tipo de recurso requerido).

En los siguientes apartados veremos las principales características, ventajas y desventajas del uso de la Nube. E posteriormente
daremos un repaso a algunas de las aplicaciones más populares que se utilizan actualmente.

En esta unidad se hará uso de diferentes recursos pedagógicos para facilitar el aprendizaje de los conocimientos que se
explican:

• Definiciones y ejemplos de los principales conceptos.

• Mapa conceptual.

• Autoevaluación para comprobar el aprendizaje adquirido.

• Actividad para poner en práctica los conocimientos adquiridos.

• Resumen con las ideas clave de la unidad.

CONOCIMIENTOS PREVIOS

Antes de comenzar a estudiar esta unidad es recomendable conocer:

• Tener una experiencia previa en el manejo de Internet.

• Conocer los conceptos de software y hardware.

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

AL FINALIZAR ESTA UNIDAD SABRÁS...
• Aprender el concepto tecnológico de Computación en la Nube.

• Conocer cuáles son las principales características del Cloud Computing.

• Describir las ventajas e inconvenientes que conlleva el trabajo con servicios en la Nube.

• Aprender y diferenciar cuáles son los distintos tipos de nube.

• Conocer las principales características de algunas de las aplicaciones más utilizadas en la Nube en la
actualidad.

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

1. INTRODUCCIÓN AL CLOUD COMPUTING
Hasta hace pocos años la única forma de guardar información digital era la utilización de dispositivos físicos de
almacenamiento de datos (discos magnéticos y magneto-ópticos, tarjetas de memorias…) a través de los equipos
informáticos de los propios usuarios o en redes locales. Algo similar ocurría si se quería poner en marcha un programa.

Este concepto tecnológico presenta varias limitaciones: el espacio físico es reducido, con el paso del tiempo la información
puede perderse por la rotura o la pérdida de dichos dispositivos y el hardware acaba quedando obsoleto, lo que no permite
utilizar ciertos programas que requieren altos recursos de los ordenadores.

Gracias a la aparición de Internet y su desarrollo apareció el Cloud Computing o la Nube: un tipo de computación que ofrece
al usuario todo aquello que un equipo informático proporciona en el hogar o en la oficina, pero ubicado en la red de redes y
aportando una flexibilidad y adaptación a las necesidades casi sin límites.

PRESTA ATENCIÓN

La Nube oferta todo tipo de aplicaciones y programas, un espacio de almacenamiento prácticamente
ilimitado e incluso configuraciones de hardware en función de la demanda puntual que se precise en cada
momento en servidores remotos, con lo que no es necesario que una persona o compañía adquiera e instale
para el desarrollo de su actividad unos recursos propios.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

1.1. CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE LA NUBE
La Computación en la Nube consiste esencialmente en la gestión y el suministro de datos, información, hardware y
programas como un servicio, los cuales se proporcionan al usuario a través de una red de telecomunicaciones pública
(generalmente Internet). Este concepto tecnológico lo dota de las siguientes características.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

1.2. VENTAJAS DEL USO DE LA NUBE
De todo lo anterior se desprenden una serie de ventajas evidentes del uso del Cloud Computing, por parte de los usuarios
privados y de las empresas.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

1.3. DESVENTAJAS DEL USO DE LA NUBE
No cabe duda de que las ventajas superan a los inconvenientes respecto al uso de servicios en la Nube. Esas desventajas, se
deben en casi todos los casos al desconocimiento por parte del usuario de lo que contrata o lo que precisa, o bien por tener
la mala fortuna de contar con un proveedor poco profesional.

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

2. TIPOS DE SERVICIOS DE CLOUD COMPUTING
En función de la manera en que se implementan los servicios de Cloud Computing, se puede establecer la siguiente
clasificación: Nube Pública, Nube Privada, Nube Híbrida y Nube Comunitaria.

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

2.1. NUBES PÚBLICAS
Se podría decir que es el modelo de desarrollo estándar del Cloud Computing. Se basa en que el proveedor del servicio en la
Nube, pone a disposición de los usuarios su infraestructura (software o hardware) de manera gratuita o mediante el pago
en base al uso de la misma.

En la Nube pública tanto las aplicaciones como los datos se almacenan en servidores externos a los que se accede a través
de Internet. Por lo general, las Nubes públicas son más grandes que las privadas y permiten ampliar fácilmente los recursos
ofrecidos.

La Nube pública no precisa de una inversión inicial para el usuario y solo requiere el gasto derivado del consumo si es el caso.
Son bastante rentables y flexibles. Además, puede hacerse uso de ellas independientemente de la ubicación del usuario.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

Como contrapartida, respecto a la Nube privada proporcionan menos control del servicio y son poco personalizables. Además,
al depender de la conexión a Internet, la velocidad de transmisión de datos puede estar limitada por el proveedor de este
servicio, por lo que no sería recomendable para empresas que van a trasegar mucha cantidad de información.

UNA VENTANA AL MUNDO

Como ejemplos de nubes públicas encontramos: Microsoft Azure (http://azure.microsoft.com/es-es/), Amazon
Elastic Compute Cloud (EC2) (http://aws.amazon.com/es/ec2/), IBM Blue Cloud (http://www.ibm.com/
cloud-computing/es/es/), Google AppEngine (https://cloud.google.com/appengine/?gclid=CjwKEAjw5Nih-
BRCZmdLkuuTHyWYSJACtCY0JkzTAiYvkvANtc2YCxv2ekJa_Yti1wM8RvjqrNRpZMBoCpizw_wcB) o Microsoft
Windows Azure Services Platform(http://azure.microsoft.com/es-es/).

2.2. NUBES PRIVADAS
En este caso el modelo de la Nube Pública se traslada a la empresa privada, para ofrecer un servicio utilizando la red
privada de la compañía.

Para su puesta en marcha se emplean redes o centros de procesamiento de datos propios de la empresa, que utilizan
tecnologías de Cloud Computing, como la virtualización. Se trata de un concepto más cercano al de la computación
tradicional.

Es un tipo de Nube que suele diseñarse adaptada para un usuario específico (generalmente una gran empresa, una
multinacional) con el objetivo de que sus trabajadores operen de forma exclusiva en ella, haciendo uso de sus programas,
sistemas de almacenamiento y hardware virtual para el desempeño de sus funciones.

Requiere de un coste elevado, tanto para la instalación de los servidores, como para su mantenimiento y gestión. Además,
tiene una posibilidad de escalarse mucho menor: la ampliación de los recursos puede conllevar un gran gasto y rediseño de
la infraestructura.

En cambio, ofrece a sus usuarios mayor seguridad y privacidad, puesto que los servicios de la nube están solo dedicados a
una empresa, controlando de manera total el uso de los datos y las aplicaciones instaladas en ella. Otra ventaja es que al
utilizar la Intranet de la empresa, la velocidad de transferencia de datos es mucho mayor en comparación con la obtenida
a través de Internet.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

3. PRINCIPALES HERRAMIENTAS EN LA NUBE
En la actualidad hacemos uso de una gran cantidad de herramientas y aplicaciones en la Nube, casi sin percatarnos de que
nuestra actividad en Internet tiene lugar en ese ámbito.

Acciones tan habituales como consultar el correo electrónico, subir imágenes o vídeos a algún espacio de almacenamiento
gratuito, editar un documento de texto o una hoja de cálculo son tareas frecuentes para muchos usuarios de la red de redes.

Tanto en el ámbito profesional como en el lúdico o privado, las posibilidades son enormes: servicios de almacenamiento y
gestión de datos, imágenes o multimedia; gestión del correo web; herramientas ofimáticas; servicios para gestionar tareas
y proyectos de forma colaborativa; aplicaciones antivirus online; comercio electrónico…

En los siguientes apartados conoceremos algunas de las herramientas más populares en la Nube. Antes, esta tabla, te ayudará
a conocer más aplicaciones y a abrirte un abanico de posibilidades para buscar otras nuevas de la misma temática. Las
opciones se cuentan por miles.

CAMPOS DE APLICACIÓN Y EJEMPLOS EN LA NUBE

• Almacenamiento de datos: Box, Dropbox, Google Drive, iCloud, OneDrive, SugarSync, WeTransfer

• Servicios de correo web: Gmail, Outlook, Yahoo

• Almacenamiento y gestión de imágenes: Flickr, Photobucket, Zooomr

• Almacenamiento y gestión de vídeos: Tu.tv, YouTube, Vimeo, Veoh

• Herramientas de ofimática: Google Docs, EyeOS, Office365, Zoho

• Gestión de tareas: Remember the milk, Nirvana, Evernote, Orionbelt,

• Gestión de las relaciones con los clientes: Agilízate, Aqua eSolutions, Siebel CRM, Redk, Salesforce

• Antivirus: Panda Cloud Antivirus, Trend Micro

• Comercio electrónico: Norsis, E-tecnia, Atnova

• Administración de finanzas: Quicken

• Toma de decisiones: Apara

• Estrategia empresarial: Litebi

• Herramientas de trabajo offline: Google Gears

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

3.1. DROPBOX
Para muchos usuarios, Dropbox fue una de las primeras herramientas que empezaron a utilizar la tecnología de la Computación
en la Nube. Se trata de uno de los servicios pioneros para alojar todo tipo de archivos en la Nube.

Permite almacenar y sincronizar archivos en línea y entre ordenadores, compartiendo también las carpetas de los equipos
informáticos o de las existentes en tabletas y teléfonos inteligentes.

Ofrece 2 GB de almacenamiento gratuito inicial aunque es posible aumentar esa capacidad. Por ejemplo, Dropbox premia
a los usuarios que comparten su aplicación con más espacio de almacenamiento gratuito. Además, contratando diversas
tarifas, es posible llegar hasta los 5 TB.

También existe una versión de Dropbox para empresas (https://www.dropbox.com/business).

Se trata de un servicio de almacenamiento en la nube multiplataforma, es decir, es compatible con Linux, Windows, Android,
iOS, etc.

SABER MÁS

Para saber más sobre el funcionamiento de Dropbox: http://www.youtube.com/watch?v=JWot760x2pA

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

3.2. ICLOUD
iCloud se trata del sistema de almacenamiento en la Nube de la compañía estadounidense Apple. Pese a ello, es un servicio
que está disponible no solo para iOs y Mac OS, sino que también para Windows.

El espacio de almacenamiento gratuito que ofrece es de solo 5 GB, sin embargo, los archivos que se pueden subir no tienen
límite de tamaño, circunstancia que no siempre es posible en este tipo de servicios

Además de permitir la subida y descarga de archivos desde cualquier dispositivo, permite crear y editar documentos de
ofimática desde cero mediante una aplicación compatible con iCloud.

Al realizar la edición de uno de esos archivos en la Nube con iCloud, éste se actualiza automáticamente en todos los
dispositivos del usuario en los que esté guardado, de manera que la última versión del archivo estará siempre disponible.

Como ocurre con sus grandes competidores (GoogleDrive y OneDrive), iCloud permite gestionar en una plataforma única
el correo electrónico, las notas, los contactos, calendarios, etc. en cualquier parte y mediante cualquier dispositivo,
actualizándose automáticamente en todos los demás.

iCloud conjuga a la perfección aplicaciones de tipo profesional y de tipo lúdico, integrando en su interfaz accesos a herramientas
para sincronización en la Nube de canciones o fotos junto con las funciones antes comentadas.

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

3.3. BOX
Esta herramienta se define como un servicio de gestión de contenidos en la Nube y un sistema para compartir archivos
online.

Resulta una aplicación perfecta para el trabajo colaborativo, por lo que es empleada en empresas, universidades o escuelas
que están habituadas a realizar tareas coordinadas entre distintos usuarios sobre un mismo archivo.

Ofrece hasta 10 GB de almacenamiento gratuito y la opción de subir archivos de hasta 250 MB de peso.

Al igual que otras aplicaciones similares, permite seleccionar qué carpetas y/o subcarpetas desea el usuario sincronizar con la
cuenta alojada en la Nube, para que automáticamente los cambios se vean reflejados en todos los dispositivos físicos.

Además, ofrece un directorio de contactos para poder manejar con eficacia el trabajo colaborativo con otros usuarios.

Box Sync es la aplicación de escritorio para Windows y Mac OS X, aunque cuenta con una aplicación para teléfonos inteligentes
en los sistemas operativos Android, BlackBerry, iOs, WebOS y Windows Phone.

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

3.4. EVERNOTE
Entre las aplicaciones más populares en la Nube está Evernote. Se trata de una herramienta para la organización de la
información mediante archivos de notas, que puede ser utilizada tanto en el ámbito profesional como privado.

Su concepto es muy simple: tomar notas y mantenerlas sincronizadas. Con el paso de los años, la aplicación ha pasado de solo
tomar notas en formato de texto a poder hacerlo mediante imágenes, capturas de pantalla, audios, enlaces…

La aparición de los dispositivos móviles ha potenciado su uso y popularización, gracias a la facilidad para su manejo y a que
está presente en las plataformas más importantes: Windows, Windows Phone, OS X, iOS, Linux, Android, Blackberry…

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

¿SABÍAS QUE…?

La versión gratuita ofrece un espacio gratuito de 60MB mensuales, más que suficiente para trabajar con
texto e imágenes de resolución media.
En la versión para empresas, se potencia el uso compartido de libros de notas y de todo tipo de documenta-
ción corporativa. Además, permite realizar asignaciones de perfiles diferentes para cada empleado, de ma-
nera que se puedan crear carpetas privadas para la información o notas que quieran contar con un estatus
específico de privacidad.
Los usuarios o empresas suscritos a Evernote Premium obtienen almacenamiento de notas ilimitado y pue-
den añadir hasta 1 GB de nuevo contenido cada mes.

3.5. MICROSOFT ONEDRIVE
OneDrive es el servicio de alojamiento de archivos en la nube de Microsoft. Junto con Google Drive, su principal competidor,
es el servicio más empleado para cargar, crear, editar y compartir documentos de ofimática entre otras tareas.

En este caso, emplea para ello las populares aplicaciones informáticas Word, Excel, PowerPoint y OneNote que pueden
usarse a través del propio navegador web.

Ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito, con un tamaño máximo para subida de archivos de 2 GB para su aplicación de
escritorio o 300 MB si se suben a través de la web (OneDrive).

Aquellas empresas que requieren más espacio, cuentan con planes para ampliar la capacidad de almacenamiento a 100 GB,
200 GB o 1 TB, a cambio de realizar un pago mensual.

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

Lógicamente, es un servicio compatible tanto con Windows, pero desde Microsoft no se han cerrado las puertas a otras
plataformas pudiendo utilizarse también desde terminales móviles mediante cualquier sistema operativo: Android, iOS o
Windows Phone.

Cabe destacar la capacidad de OneDrive para editar archivos en línea y de manera simultánea por varios usuarios, convirtiéndolo
en un servicio ideal para el trabajo colaborativo.

3.6. GOOGLE DRIVE
Google Drive es el servicio de almacenamiento de Google, el cual se convirtió en la evolución de Google Docs en abril de
2012.

Tiene similares características a OneDrive, utilizando editores propios para elaborar documentos de texto, hojas de cálculo
y presentaciones online.

Cuenta con la ventaja añadida de que se presenta en la misma plataforma que el popular servicio de correo electrónico Gmail,
lo que hace que sea elegido por muchos usuarios para gestionar desde un único lugar el almacenamiento de archivos en la
nube, la realización de tareas ofimáticas en la red y el control de la mensajería electrónica y de los contactos.

Al igual que OneDrive, proporciona 5 GB de almacenamiento gratuito inicial, aunque en el caso de Google Drive se pueden subir
archivos de hasta 10 GB. Mediante la elección de diferentes cuotas, se puede optar por adquirir espacios de almacenamiento
mayores mientras que la versión para empresas cuenta con almacenamiento ilimitado.

Como la mayoría de sus competidores, este servicio sincroniza automáticamente los archivos del ordenador con los que están
almacenados en la web, permitiendo el trabajo colaborativo y jerarquizando la actividad de los distintos usuarios en un
mismo archivo.

¿SABÍAS QUE…?

El apoyo tecnológico de Google hace que este servicio sea para muchos el más completo y con más poten-
cial de crecimiento durante los próximos años en la Nube.
Además, es accesible desde cualquier sistema operativo, tanto para versión escritorio (PC, portátil) como
para dispositivos móviles.

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Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

ACTIVIDAD

Realiza un repaso de tus tareas diarias frente al ordenador y trata de encontrar aplicaciones en la nube que
realicen esas funciones, de forma que en un hipotético caso pudieras dejar de recurrir a todos esos progra-
mas que habitualmente utilizas.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 2. Introducción al Cloud Computing

RESUMEN
A lo largo de esta unidad didáctica hemos conocido las enormes ventajas que proporciona el uso de la Nube para nuestra
actividad diaria.

Ya sea a nivel profesional o lúdico, el Cloud Computing pone a disposición de los internautas una fuente inagotable de recursos
de almacenamiento, aplicaciones informáticas de todo tipo e incluso de hardware virtual, para poder llevar a cabo multitud de
tareas sin la necesidad de contar con una infraestructura propia.

Normalmente, los usuarios privados recurren a los servicios gratuitos, mientras que las empresas aprovechan esta tecnología
para utilizar unos recursos más avanzados, aún con el coste que precisa, pues puede suponer en muchos casos un sensible
ahorro económico respecto a la infraestructura que utiliza día a día.

Incluso, el trabajo puede llegar a ser más eficaz haciendo uso de las aplicaciones de la Nube que del software propio, por
ejemplo, al ser muy sencillo en la mayoría de los casos el trabajo colaborativo.

Además, hemos repasado las principales aplicaciones que se utilizan en la Nube actualmente. En los próximos temas
profundizaremos en dos de ellas: OneDrive y Google Drive.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

SCORM Realizado según norma

STANDARD UNE 66181
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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

INTRODUCCIÓN
En esta unidad vamos a conocer los aspectos generales sobre el manejo de dos aplicaciones de la Nube que tienen el honor de
ser de las más utilizadas en todo el mudo: Google Drive y OneDrive.

Realizan funciones similares y por tanto son competidas en el mercado. Sus desarrolladores (Google y Microsoft) pujan por el
liderazgo tecnológico en el Planeta.

Tras describir cómo se realiza el acceso y analizar el aspecto gráfico de las dos aplicaciones, aprenderemos a transferir
archivos a la Nube, crear carpetas, borrar y compartir archivos, renombrar éstos, así como conocer los diferentes formatos
compatibles con ambos servicios.

En esta unidad se harán uso de diferentes recursos pedagógicos para facilitar el aprendizaje de los conocimientos que se
explican:

• Definiciones y ejemplos de los principales conceptos.

• Mapa conceptual.

• Autoevaluación para comprobar el aprendizaje adquirido.

• Actividad para poner en práctica los conocimientos adquiridos.

• Resumen con las ideas clave de la unidad.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

CONOCIMIENTOS PREVIOS
Antes de comenzar a estudiar esta unidad es recomendable conocer:

• Saber navegar en Internet.

• Comprender cómo se organiza la información en archivos y carpetas a través del sistema operativo.

AL FINALIZAR ESTA UNIDAD SABRÁS...
• Aprender a acceder al servicio de Google Drive y OneDrive.

• Conocer el aspecto gráfico de ambas aplicaciones.

• Saber trabajar con archivos y carpetas en la Nube: crear, modificar, renombrar, borrar, compartir…

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

1. EL ACCESO A GOOGLE DRIVE
Para acceder a Google Drive debemos contar con una cuenta de Gmail. Si no la tenemos, podemos crearla desde el
siguiente enlace: https://accounts.google.com/SignUp?service=mail&hl=es&continue=http%3A%2F%2Fmail.google.
com%2Fmail%2F%3Fpc%3Dtopnav-about-es

Una vez que hemos creado la cuenta, iniciaremos sesión y accederemos a Google Drive a través del siguiente enlace: https://
www.google.com/intl/es_es/drive/

Por último pinchamos en Ir a Google Drive para acceder al mismo.

Es posible acceder a Google Drive desde cualquier sistema operativo y podremos hacerlo desde la web, tal y como acabamos
de explicar o desde la aplicación de Google Drive para Mac, PC o para Smartphones.

Para acceder a Drive desde un Smartphone tendremos que descargar e instalar la aplicación desde uno de los siguientes
enlaces:

Drive para Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs&hl=es

Drive para iPhone y iPad: https://itunes.apple.com/en/app/google-drive/id507874739

Si además queremos tener todos los archivos que subamos a Google Drive también disponibles en nuestro ordenador, tendremos
que instalar su versión para Mac o PC: https://www.google.com/intl/es_es/drive/download/. Una vez que la hayamos instalado
se añadirá a nuestro Explorador de carpetas el icono Google Drive.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

El acceso a OneDrive es similar al explicado para Google Drive, pero en este caso, debemos contar con una cuenta
Microsoft. Por ejemplo si tenemos una cuenta de correo electrónico de Hotmail o Outlook.com ya disponemos
de una cuenta Microsoft. En caso contrario podemos crearla desde el siguiente enlace: https://signup.live.com/
signup?bk=1439661499&ru=https%3a%2f%2flogin.live.com%2flogin.srf%3fmkt%3dES-ES%26lc%3d3082%26bk%3d14
39661499&uiflavor=web&uaid=9b8805d4113b4ff6bfd91ff61b055f9d&mkt=ES-ES&lc=3082&lic=1.

Una vez que hemos creado la cuenta, iremos a OneDrive (https://onedrive.live.com/about/es-es/) y nos identificaremos clicando
en el botón Inicia sesión de la esquina superior derecha.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

¿SABÍAS QUE…?

Al igual que ocurre con Google Drive, OneDrive nos permite instalar una versión de escritorio para Windows
o para Mac, para Tabletas, Teléfonos o Xbox. Se pueden descargar aquí: https://onedrive.live.com/about/
es-es/support/#tablet.

2. EMPEZAR A TRABAJAR CON GOOGLE DRIVE
Google Drive funciona como un disco duro en la nube, por lo que permite almacenar cualquier tipo de archivo: fotos, vídeos,
música, pdf, archivos de Office, etc.

Al pertenecer a Google, tiene la ventaja de que al trabajar con Gmail y Google Fotos, podremos guardar cualquier archivo
adjunto o una imagen de manera fácil y rápida. Así, simplemente con situar el cursor encima de un archivo adjunto de Gmail
aparecerá el icono de Drive. Clicando en él lo guardaremos directamente en Google Drive.

Una vez que tenemos los archivos guardados, podremos acceder a ellos en cualquier momento y no perderemos Información
en caso de que nuestro Smartphone u ordenador se pierda o estropee. Podremos compartir lo que nos interese para que otros
usuarios puedan ver nuestras imágenes o trabajar de manera colaborativa. Para ello, Drive dispone de permisos para ver,
comentar o editar cualquier carpeta o archivo.

Por último, destacar que Google Drive ofrece la posibilidad de crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones,
formularios o dibujos, entre otras aplicaciones.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

2.1. INTERFAZ DE GOOGLE DRIVE
En la interfaz de Google Drive distinguimos las siguientes partes:

• Una zona central que albergará las distintas carpetas y archivos almacenados.

• Un menú lateral donde gestionar nuestros archivos.

• Una franja superior que nos permitirá realizar búsquedas en Drive, acceder a la Configuración del mismo o realizar
acciones sobre el elemento seleccionado.

PRESTA ATENCIÓN

El botón con forma de cuadrícula que encontramos en la esquina superior derecha nos facilita el acceso a
las aplicaciones de Google como Maps, YouTube, Google+, Gmail, Google Play, etc.

83
Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

Veamos a continuación los botones más importantes de esta interfaz:

• Nuevo: es claramente el botón que más destaca y, a través de un menú desplegable, nos permitirá crear nuevas carpetas,
subir archivos y crear documentos, hojas de cálculo o presentaciones, entre otros.

• Mi unidad: equivalente al explorador de Windows, muestra las carpetas y archivos almacenados en Drive.

• Compartido conmigo: presenta los archivos que otros usuarios de Google Drive han compartido con nosotros.

• Google Fotos: aparecen todas las fotos que tengamos guardadas en Google Fotos. Podemos añadirlas a Mi unidad para
localizarlas y organizarlas más fácilmente.

• Reciente: permite acceder a los archivos abiertos recientemente.

• Destacados: muestra los archivos o carpetas que hayamos definido como importante, marcándolos con una estrella.

• Papelera: es el lugar donde van los elementos eliminados. Desde aquí podremos recuperarlos en caso de haberlos borrado
por error o vaciar la papelera para eliminarlos para siempre.

• Configuración (rueda dentada): ofrece las opciones de configuración de Drive. También podremos descargar Drive para el
ordenador desde su menú desplegable o acceder a la Ayuda.

2.2. EMPEZAR A TRABAJAR CON ONEDRIVE
Al igual que ocurre con Google Drive, el servicio OneDrive de Microsoft nos permite almacenar archivos en la nube para poder
acceder a ellos desde cualquier lugar, independientemente de nuestro sistema operativo.

Posteriormente, es posible compartir los archivos que nos interese. Cuando compartimos fotos con otros usuarios, éstos
pueden añadir personas etiquetadas a las mismas.

Además de esto, con OneDrive podremos crear, editar y compartir documentos de Microsoft Office online y de manera gratuita.

Es decir, incluso aunque no tengamos instalado Office en nuestro equipo, a través de OneDrive accederemos a la suite ofimática
online y podremos trabajar con documentos de Word, Excel o PowerPoint directamente desde el navegador.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

2.3. INTERFAZ DE ONEDRIVE
Como podemos comprobar en la imagen siguiente, la interfaz de OneDrive es similar a la de Google Drive, contando con una
zona central con todas nuestras carpetas y archivos, un menú lateral para gestionarlos y una franja superior donde realizar
búsquedas y organizar los archivos.

A diferencia de Google Drive, el botón Nuevo con el que crear Carpetas, Documentos de Word, Libros de Excel y Presentaciones
de PowerPoint, se encuentra en la zona horizontal superior.

PRESTA ATENCIÓN

El acceso a las aplicaciones de Microsoft, como Outlook.com, Calendario, Office Online, etc. aparece en la
esquina superior izquierda en el botón con forma de cuadrícula.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

3. TRABAJAR CON ARCHIVOS EN GOOGLE DRIVE Y ONEDRIVE
La forma de trabajar, tanto con Google Drive como con OneDrive es muy parecida. Se suelen crear carpetas para tener los
archivos organizados y se suben archivos o carpetas.

Como resultado obtenemos una red de archivos organizados en la nube que automáticamente tendremos disponibles en
cualquier sitio y cualquier momento siempre que tengamos acceso a nuestra cuenta.

Podremos acceder a todo lo que tenemos almacenado simplemente iniciando sesión en nuestra cuenta a través de un
navegador web o verlo en nuestra aplicación para Smartphones o Tabletas. Todo lo que se modifique desde cualquiera de
estos dispositivos se actualizará inmediatamente en todas partes.

Además, con ambos servicios podremos crear y trabajar con documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

Como veremos a continuación las funciones básicas son las mismas, exceptuando que en OneDrive no podremos marcar
elementos como favoritos o destacarlos para encontrarlos más fácilmente después.

PRESTA ATENCIÓN

Con ambos servicios, en cualquier momento podremos descargar los archivos subidos si lo necesitamos.
Además, tanto Google Drive como OneDrive tienen la opción de que los archivos subidos estén disponibles
también sin conexión a internet.
Se acabó el ir de un lado a otro con pendrives para guardar archivos que queremos usar en otro dispositivo,
subiéndolos a la nube se sincronizarán automáticamente.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

3.1. CREAR CARPETAS Y ARCHIVOS
Tanto para crear una carpeta como un archivo en Google Drive, clicaremos en el botón NUEVO del menú lateral izquierdo.
También podremos acceder a estas mismas opciones desde el botón desplegable Mi unidad, en la parte superior de la ventana.

La opción Carpeta, creará una carpeta nueva que nos ayudará a mantener nuestros archivos organizados.

En caso de que queramos escribir un documento de texto, elegiremos la opción Documentos de Google, esto abrirá el
procesador de texto.

Para crear una hoja de cálculo, clicaremos en NUEVO – Hojas de cálculo de Google. Se abrirá la hoja de cálculo en una nueva
pestaña y podremos empezar a trabajar.

Si lo que queremos es realizar una presentación, seleccionaremos Presentaciones de Google dentro de este mismo botón.

La opción Más, dentro del botón NUEVO, abre un menú desplegable en el que podremos crear otro tipo de archivos, como
dibujos o formularios.

3.2. SUBIR UN ARCHIVO O UNA CARPETA
Existen distintos modos de subir un archivo o una carpeta a Google Drive. Podemos hacerlo a través de las opciones Subir
archivos o Subir carpetas, respectivamente, que encontraremos tanto en el botón NUEVO del menú lateral izquierdo como en
el botón Mi unidad de la zona superior.

Clicando con el botón secundario del ratón sobre una zona vacía de la parte central de la pantalla, llegaremos también a las
mismas opciones anteriores.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

Con cualquiera de estos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir
o Buscar carpeta, con un explorador de archivos donde buscaremos el
archivo o la carpeta a subir en nuestro equipo.

Por último, una manera muy rápida e intuitiva de subir elementos es
arrastrar y soltar. Es decir, los seleccionamos en nuestro ordenador,
clicando en ellos y sin soltar el botón del ratón los arrastramos a la
parte central de la ventana de Google Drive, soltamos el botón del ratón
cuando aparezca el mensaje Los archivos se subirán aquí.

3.3. BUSCAR ARCHIVOS EN LA NUBE
Si tenemos muchos archivos y carpetas, encontrar un elemento en concreto puede resultar una tarea ardua y aburrida. Para
evitar esto, Google Drive nos ofrece un campo de búsqueda en la franja superior de la ventana.

En el campo Buscar en Drive escribiremos un criterio de búsqueda y pulsaremos la tecla Intro o clicaremos en el botón con
forma de lupa.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

Aparecerán en la zona central de Drive los archivos o carpetas que coincidan con la búsqueda realizada.

Podemos acceder a opciones avanzadas de la búsqueda clicando en la flechita negra que aparece a la izquierda de la lupa.
Se abrirá un desplegable donde podremos especificar el tipo de archivo que estamos buscando, con qué aplicación se abre o
elegir quién es el propietario.

3.4. DESCARGAR ARCHIVOS
Para descargar cualquier archivo que tengamos almacenado en Google Drive simplemente nos situaremos sobre él y haremos
clic con el botón secundario del ratón. En el menú desplegable que aparece, elegiremos la opción Descargar.

La opción de Descargar también la encontramos en el icono con tres puntos
que aparece en la franja superior de la ventana cuando tenemos seleccionado
un elemento.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

PRESTA ATENCIÓN

La descarga de archivos desde la Nube puede resultar muy útil si, por ejemplo, hemos subido desde nuestro
ordenador un archivo a Drive que necesitamos utilizar en otro equipo. Gracias a Google Drive lo tendremos
disponible en cualquier momento y podremos descargarlo y guardarlo en cualquier equipo.

3.5. RENOMBRAR UN ARCHIVO
Si queremos cambiar el nombre de un archivo o una carpeta subida a Google Drive, haremos clic con el botón secundario del
ratón sobre el mismo y en el menú desplegable elegiremos Cambiar nombre…

Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar nombre donde escribiremos
el nuevo nombre del archivo o carpeta. Clicamos en Aceptar para
validar el nombre.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

3.6. EDITAR UN ARCHIVO
Hay que tener en cuenta que los archivos que se hayan creado desde Google Drive se podrán modificar directamente.
Sin embargo, si queremos modificar un archivo que se haya creado con otra aplicación y se haya subido, Google Drive hará
automáticamente una copia del mismo en el formato propio de la aplicación y será la copia la que se edite.

Para editar el archivo, haremos clic sobre él con el botón secundario del ratón. En el desplegable clicaremos en Abrir con y
elegiremos Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google en función del tipo de archivo que
vayamos a modificar.

También encontramos la opción Abrir con, en el icono con tres puntos de la franja superior de la ventana.

PRESTA ATENCIÓN

Con Google Drive podremos modificar los documentos de texto, las hojas de cálculo o las presentaciones.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

3.7. ELIMINAR ARCHIVOS Y VACIAR LA PAPELERA
Para borrar un archivo podemos proceder de una de las siguientes maneras:

• Seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

• Seleccionarlo, hacer clic con el botón secundario del ratón y elegir
la opción Eliminar.

En el momento en el que borramos un archivo aparecerá un mensaje en
la esquina inferior izquierda de la ventana que nos permitirá deshacer
dicha acción. Este mensaje desaparecerá a los pocos segundos.

Todos los archivos eliminados pasan automáticamente a la Papelera.
Desde aquí podremos Restaurarlos o Eliminarlos para siempre,
eligiendo una de estas dos opciones en el desplegable que aparece al
hacer clic con el botón secundario sobre ellos.

PRESTA ATENCIÓN

Para vaciar la Papelera, eliminando así definitivamente todo lo que contenga, clicaremos en el botón Papele-
ra en la franja superior de la ventana y seleccionaremos Vaciar papelera.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

3.8. MARCAR UN ELEMENTO COMO DESTACADO
Google Drive nos permite marcar un archivo o una carpeta como destacado o favorito. Para ello, seleccionaremos el elemento
que nos interese y haremos clic con el botón secundario del ratón, en el desplegable elegiremos Destacar. Podemos llegar a
esta misma opción desde el icono con tres puntos de la parte superior de la ventana.

Una vez que lo hayamos destacado, aparecerá al lado del nombre una
estrella. Esto resulta útil para encontrar rápidamente los elementos que
consideremos más importantes, ya que todos los elementos marcados
con una estrella aparecerán en la sección Destacado del menú lateral
izquierdo.

Si queremos dejar de destacar un elemento, clicaremos sobre él con el
botón secundario del ratón y elegiremos la opción Quitar estrella.

3.9. COMPARTIR ARCHIVOS PARA LA COLABORACIÓN EN GRUPO
Una de las principales ventajas que ofrece Google Drive es el trabajo colaborativo en el que un grupo de usuarios trabaja en
un mismo documento, hoja de cálculo o presentación al mismo tiempo a través de internet.

Para poder compartir un archivo, tendremos que abrirlo con la aplicación de Google, de la misma forma que explicamos
anteriormente para editar un archivo. Una vez abierto, clicaremos en el botón Compartir en la esquina superior derecha.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

Aparecerá el cuadro de diálogo Compartir con otro donde tenemos varias opciones.

¿SABÍAS QUE…?

Podemos obtener el enlace para compartir el archivo o escribir directamente el correo electrónico de los usua-
rios con los que vamos a compartirlo.
En el desplegable Puede editar, elegiremos el tipo de permiso que tendrán los usuarios sobre el archivo.
Es decir, si indicaremos si sólo pueden ver su contenido, pueden verlo y dejar comentarios sobre el mismo o
pueden incluso editarlo.
Si clicamos en Avanzada, en la esquina inferior derecha, accederemos a más opciones entre las que tenemos
botones para compartir el archivo directamente a través de Gmail o las redes sociales Google +, Facebook o
Twitter.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

3.10. CREAR Y SUBIR CARPETAS Y ARCHIVOS EN ONEDRIVE
En los apartados anteriores hemos aprendido a manejar Google Drive y se han estudiado sus funciones principales. Vamos a
ver ahora cómo realizar las acciones más importantes en OneDrive.

Para crear una nueva carpeta tendremos que clicar en el botón Nuevo que aparece en la franja superior de la ventana.
Aparecerá un desplegable donde elegiremos Carpeta.

En caso de que nos interese crear un Documento de Word, un Libro
de Excel, una Presentación de PowerPoint, un Bloc de notas de
OneNote, etc. seleccionaremos la opción correspondiente de este
mismo desplegable.

Si lo que queremos es subir archivos o carpetas, lo haremos clicando
en el botón Cargar de la zona superior de la ventana o mediante el
sistema de arrastrar y soltar explicado para Google Drive.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

3.11. TRABAJO COLABORATIVO CON ONEDRIVE
Existen distintas formas de compartir un archivo en OneDrive para que varios usuarios puedan trabajar con el mismo.

Con el archivo seleccionado, haciendo clic con el botón secundario del ratón, aparecerá un menú desplegable donde se elegirá
Compartir.

El cuadro de diálogo que aparece es similar al explicado para Google Drive. Escribiremos los emails de los usuarios con los
que lo vamos a compartir e indicaremos los permisos que tendrán.

Si tenemos el archivo abierto, en la esquina superior derecha de la aplicación, veremos el botón Compartir, que abrirá el mismo
cuadro de diálogo anterior.

Por último, también podemos clicar en la opción Compartir que aparece en la franja superior de la ventana cuando tenemos
un elemento seleccionado.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

ACTIVIDAD

Haciendo uso de lo aprendido anteriormente, crea una cuenta, en caso de que no la tengas, para poder utili-
zar Google Drive y otra para usar OneDrive. Una vez hecho esto, crea algunas carpetas en ambas aplicaciones
y sube cualquier archivo para comprobar su funcionamiento.
Para terminar, destaca alguno de los elementos subidos en Google Drive para poder localizarlo fácilmente.

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Unidad 3. Ofimática en la nube: Google Drive y OneDrive, aspectos generales

RESUMEN
A lo largo de estos últimos apartados hemos dado los primeros pasos en Google Drive y OneDrive: dos aplicaciones indispensables
para almacenar archivos y carpetas, sincronizando la información de nuestros equipos informáticos con el contenido en la
Nube.

Para ello, hemos aprendido a acceder a ambos servicios, cómo es su interfaz y cuáles son los pasos para realizar las principales
tareas de transferencia de archivos y carpetas: crear nuevos elementos, compartirlos, modificarlos, borrarlos o editarlos.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

SCORM Realizado según norma

STANDARD UNE 66181
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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

INTRODUCCIÓN
Estudiadas las principales características de Google Drive y One Drive, vamos a profundizar en las respectivas herramientas
para crear Documentos de texto en la nube con ambas aplicaciones.

En los siguientes epígrafes se explicarán los métodos de trabajo, herramientas y funciones en Google Drive, aclarando también
aquellos procedimientos que se realicen de manera diferente en OneDrive.

Ambas plataformas se manejan de un modo muy similar, como vimos en el tema anterior, por lo que el conocimiento de la
edición de Documentos con Google Drive servirá en la mayoría de los casos para su aplicación a la herramienta de Microsoft.

Arrancaremos por conocer el interfaz de ambas herramientas de edición de texto en la nube. Posteriormente, se estudiarán las
tareas básicas para editar documentos: formatear textos e insertar elementos.

Luego, se describirán procedimientos específicos válidos para el trabajo en la nube, cómo buscar información en la red, añadir
comentarios para el trabajo colaborativo o descargar los trabajos realizados.

En esta unidad se hará uso de diferentes recursos pedagógicos para facilitar el aprendizaje de los conocimientos que se
explican:

• Definiciones y ejemplos de los principales conceptos.

• Mapa conceptual.

• Autoevaluaciones para comprobar el aprendizaje adquirido.

• Actividad para poner en práctica los conocimientos adquiridos.

• Resumen con las ideas clave de la unidad.

¡Comenzamos!

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

CONOCIMIENTOS PREVIOS
Antes de comenzar a estudiar esta unidad es recomendable conocer:

• Saber navegar por las herramientas Google Drive y OneDrive.

• Tener una experiencia previa en el manejo de programas de edición de texto como Word o Writer.

AL FINALIZAR ESTA UNIDAD SABRÁS...

• Conocer con detalle el interfaz de las herramientas de edición de Documentos en Google Drive y OneDrive.

• Aprender a formatear textos e insertar elementos.

• Conocer diferentes herramientas para el trabajo colaborativo en la nube.

• Saber descargar documentos de texto desde la nube al dispositivo del usuario.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

1. LA INTERFAZ DE DOCUMENTOS
Cuando accedemos a Documentos de Google a través del botón de aplicaciones de Google o directamente desde el enlace docs.
google.com, veremos los últimos documentos abiertos con esta aplicación.

Desde aquí podremos acceder directamente a cualquiera de los archivos que se muestran, simplemente clicando encima.
Podemos filtrar los documentos que aparecen por el propietario, clicando en el desplegable Cualquiera es el propietario, en
la esquina superior derecha.

También es posible cambiar la vista a Lista, así como el criterio de ordenación de los archivos, desde los botones que
aparecen en la esquina superior derecha.

Para abrir un documento que no aparece en esta lista, clicaremos en el icono con forma de carpeta de la esquina superior
derecha.

PRESTA ATENCIÓN

Si queremos crear un archivo nuevo con el que trabajar, clicaremos en el símbolo + que aparece dentro de
un círculo rojo en la esquina inferior derecha de la ventana.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

Cuando abrimos un documento o creamos uno nuevo, veremos la interfaz propia del procesador de texto.

Podemos distinguir las siguientes partes:

• Barra de título.

• Menús desplegables.

• Barras de herramientas.

• Área de trabajo.

En la barra de título, aparecerá el nombre del documento, que por defecto será Documento sin título. Haciendo clic encima
podremos modificar el nombre de nuestro documento.

Junto al nombre aparece una estrella, clicando en ella destacaremos este archivo, lo que, como explicamos anteriormente,
hará que aparezca en la sección Destacado de Google Drive.

A la derecha de la estrella encontramos un icono con forma de carpeta. Desde aquí podremos definir la ubicación de nuestro
archivo, eligiendo entre las carpetas que tengamos creadas en Drive.

El área de trabajo equivale a la hoja de papel que utilizamos cuando escribimos físicamente, es decir, aquí es donde
escribiremos nuestro texto, le daremos formato e insertaremos elementos como imágenes, tablas, etc.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

PRESTA ATENCIÓN

En la parte superior derecha de la ventana podemos ver los botones Comentarios y Compartir, que utilizare-
mos para ver los comentarios realizados sobre nuestro documento y compartirlo, respectivamente, para que
otros usuarios puedan consultarlo o editarlo.

1.2. LOS MENÚS DESPLEGABLES Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS
En los menús desplegables encontramos todas las opciones y herramientas de esta aplicación.

El menú Archivo nos permite realizar tareas básicas como abrir, crear una copia, imprimir, etc.

Es importante resaltar que no es necesario guardar en este tipo de aplicaciones, ya que todos los cambios que realicemos se
guardan automáticamente en Google Drive, tal y como podemos observar en la parte derecha de los menús desplegables, con
la frase Todos los cambios guardados en Drive.

A través del menú Editar podemos acceder a las opciones de deshacer y rehacer, cortar, copiar, pegar, buscar, etc.

Mediante el menú Ver podremos personalizar nuestro entorno de trabajo eligiendo si mostrar la regla, la barra de herramientas
de ecuaciones, así como visualizar nuestro documento en pantalla completa, cambiar el modo de edición, etc.

El menú Insertar nos ofrece distintos elementos para incluir en nuestro archivo como imágenes, dibujos, tablas, encabezados
y pies de página, etc.

Con el menú Formato accederemos a las herramientas necesarias para dar formato a nuestro texto, como veremos en los
siguientes apartados.

Gracias al menú Herramientas podremos aplicar la corrección ortográfica a nuestro documento, realizar búsquedas en la web,
traducir el documento o modificar las preferencias de la aplicación entre otras opciones.

En el menú Tabla encontramos las opciones necesarias para trabajar con tablas, como insertar una tabla, una fila o una
columna, eliminar elementos de la tabla, combinar celdas, modificar las propiedades de la tabla, etc.

Los Complementos son herramientas, que no han sido creadas por Google y que están diseñadas para añadir nuevas
funcionalidades a nuestro documento. Por ejemplo, para crear gráficos, diagramas, resolver ecuaciones, obtener ayuda sobre
nuestra forma de escribir, etc.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

Por último, encontramos el menú Ayuda donde podremos acceder a la ayuda de Google Docs, informar de un problema o
conocer los métodos abreviados de teclado.

Las barras de herramientas, aparecen debajo de los menús desplegables y nos ofrecen un acceso rápido a las opciones que
más se utilizan en el trabajo con documentos de texto.

Imprimir: desde aquí podremos imprimir nuestro documento.

Deshacer: este botón nos da la opción de deshacer los últimos cambios realizados en el archivo.

Rehacer: si queremos rehacer algún cambio que hayamos deshecho, clicaremos en este botón.

Copiar formato: esta opción es muy útil, ya que nos permite copiar el formato de una parte del documento y aplicarlo
al texto que nos interese.

El resto de herramientas que encontramos aquí las explicaremos en los siguientes apartados.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

2. LA INTERFAZ DE WORD ONLINE
Cuando accedemos a Word Online, de OneDrive, tal y como vimos en la unidad anterior, vemos una pantalla con dos secciones
claramente diferenciadas:

• Una franja izquierda azul con los archivos recientes. Para abrir cualquiera de ellos, clicaremos encima de su nombre.

• Una zona derecha que ocupa casi toda la ventana, que nos permitirá crear un archivo nuevo, bien a partir de un documento
en blanco o desde una plantilla.

¿SABÍAS QUE…?

Para abrir un documento que no aparezca en la lista Reciente, clicaremos sobre la opción Abrir desde One-
Drive que aparece en la esquina inferior izquierda.
Una vez que abramos un documento o creemos uno nuevo, accederemos a la interfaz del procesador de texto
propiamente dicho.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

La interfaz de Word Online es similar a la del software de escritorio Microsoft Word. Podemos diferenciar claramente las
siguientes partes:

• Barra de título.

• Pestañas de menús.

• Cinta de opciones.

• Área de trabajo.

En la barra de título, vemos la ubicación actual del archivo, justo a la derecha del nombre Word Online (en el ejemplo de
la imagen, se está guardando en la carpeta Documentos de OneDrive). En la zona central de esta barra, aparece el nombre
del documento, que podemos modificar clicando sobre él. A la derecha tenemos el botón Compartir, que como estudiamos
anteriormente, sirve para realizar trabajo colaborativo con otros usuarios.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

PRESTA ATENCIÓN

Al igual que veíamos para Documentos de Google, la mayor parte de la interfaz la ocupa el área de trabajo
donde escribiremos y formatearemos nuestro texto, introduciremos imágenes, enlaces, tablas, etc.

2.1. LAS PESTAÑAS DE MENÚS Y LA CINTA DE OPCIONES
Los menús en Word Online aparecen como en las últimas versiones de Microsoft Office, que a partir de la versión 2007
cambiaron los menús desplegables por pestañas de menús.

Clicando en las distintas pestañas se muestra el contenido de cada una de ellas en la cinta de opciones. Es decir, las
herramientas que aparecen en la cinta de opciones variarán en función de la pestaña que esté seleccionada. Aquí
encontraremos prácticamente todas las herramientas necesarias para editar nuestro documento.

Al igual que ocurre con los menús desplegables, las herramientas se agrupan por funcionalidades. Así, en Inicio aparecen las
herramientas básicas para dar formato al texto junto con las opciones del portapapeles y deshacer y rehacer.

En la siguiente imagen vemos cómo el contenido de la cinta de opciones ha cambiado al estar seleccionada la pestaña
Insertar. Desde aquí podremos agregar al texto imágenes, tablas, enlaces, encabezados y pies de página, etc.

La pestaña Diseño de página permite cambiar los márgenes del documento así como la orientación y el tamaño, entre otras
opciones.

La corrección ortográfica la realizaremos desde la pestaña Revisar, mientras que desde la pestaña Vista modificaremos el
zoom o el tipo de vista.

Si necesitamos ayuda escribiremos directamente en el cuadro ¿Qué desea hacer?, a la derecha de la pestaña Vista.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

Es importante resaltar que cuando trabajemos con objetos en Word Online, como tablas, gráficos, imágenes, etc., al
seleccionarlos nos aparecerán una o más nuevas pestañas en la cinta de opciones que son específicas de dicho objeto.
En la siguiente imagen podemos ver las nuevas pestañas de Herramientas de tabla, Diseño y Presentación que aparecen al
seleccionar una tabla.

A la izquierda de la pestaña Inicio encontramos Archivo que nos permite abrir un documento, crear uno nuevo, imprimirlo, etc.

3. EL TRABAJO CON DOCUMENTOS
En los siguientes apartados, conoceremos las principales tareas que haremos en nuestro trabajo habitual con Documentos de
Google.

Una vez que tenemos nuestro texto escrito lo primero que debemos hacer es darle formato para obtener el aspecto visual que
más nos interese. El formato de texto incluye todo lo relacionado con el tipo de letra, su tamaño, alineación, etc.

Para aplicar un formato tenemos dos opciones, si el texto ya está escrito, debemos
seleccionarlo previamente para que se le apliquen los cambios de formato. En caso de que no
haya ninguna selección, el formato afectará al texto que se escriba a partir de ese momento.

Encontraremos las herramientas necesarias para dar formato al texto en la barra de
herramientas y en el menú desplegable Formato.

Para cambiar el estilo del texto, clicaremos en el botón que pone Texto normal, a la derecha
del botón de zoom. Podremos elegir entre distintos tipos de título o subtítulo.

A la derecha encontramos un botón desplegable que nos permitirá
cambiar el tipo de fuente.

En el siguiente botón desplegable definiremos el tamaño de la letra.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

3.1. FORMATEAR TEXTOS
Veamos a continuación el resto de herramientas de la barra de herramientas que nos permitirán dar formato al texto.

Botón Negrita: cambia el estilo de letra a negrita, dándole mayor grosor y oscuridad al texto.

Botón Cursiva: convierte el estilo de fuente en cursiva, inclinando el texto hacia la derecha.

Botón Subrayado: subraya el texto con una línea debajo de él.

Botón Color del texto: aplica al texto el color que se elija en este desplegable.

Alinear a la izquierda: al alinear el texto a la izquierda, todas las líneas aparecerán pegadas al margen izquierdo del
papel.

Centrar: las líneas mantendrán la misma distancia respecto a cada uno de los márgenes de la página, quedando el
texto centrado en ella.

Alinear a la derecha: en este caso todas las líneas quedarán pegadas al margen derecho de la página.

Justificar: es la alineación más utilizada, en la que las líneas aparecen ajustadas a los dos márgenes, con la excepción
de la última línea de cada párrafo, que quedará con su longitud original.

El botón Interlineado nos ofrece una serie de opciones para aumentar o
disminuir el espacio entre las líneas de un mismo párrafo.

Por último, el botón desplegable Más nos permitirá crear listas
numeradas o con viñetas, aumentar o disminuir la sangría del texto, que
es la distancia entre el texto y el margen de la página, o borrar el formato
del mismo.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

3.2. INSERTAR ELEMENTOS
A continuación vamos a explicar cómo introducir elementos en nuestro documento para hacer mucho más atractivos nuestros
trabajos. Documentos de Google nos ofrece muchos tipos de elementos distintos para insertar en nuestros textos, vamos a ver
algunos de los elementos más importantes: imágenes, enlaces y tablas.

Para incluir una imagen, iremos al menú desplegable Insertar y elegiremos la opción Imagen.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen que nos ofrece distintas opciones.

• Subir: nos permite elegir una imagen que tengamos guardada en nuestro equipo. Podemos arrastrarla directamente al
recuadro punteado o clicar en el botón Seleccionar una imagen para subirla y buscarla directamente en un explorador de
carpetas.

• Tomar una instantánea: habilitará la webcam del equipo (en caso de que la tengamos) para realizar una fotografía.

• De URL: esta opción permite introducir la dirección web donde está ubicada la imagen que queremos insertar.

• Tus álbumes: muestra nuestros álbumes de fotos de Google Fotos, donde podremos elegir la imagen que nos interese.

• Google Drive: aquí veremos las carpetas y archivos que tenemos en Google Drive para que podamos seleccionar una
imagen.

• Búsqueda: aparece un campo de búsqueda de Google donde podremos buscar una imagen en internet.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

PRESTA ATENCIÓN

Una vez que hemos elegido la imagen que nos interesa, por cualquiera de estos medios, clicaremos en el
botón Seleccionar en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo para insertarla.

Para insertar un enlace, iremos a la opción Enlace del menú Insertar.

En el cuadro de diálogo que aparece deberemos escribir el texto que queremos que se muestre, es decir, el texto sobre el que
tendremos que pulsar para acceder al enlace, y la URL del enlace en sí.

Si teníamos un texto seleccionado antes de insertar el enlace, este texto aparecerá automáticamente en el campo Texto, con lo
que únicamente tendremos que incluir la dirección web que le queremos asociar.

Clicaremos en Aplicar para insertar el enlace.

En el caso de las tablas, podemos insertarlas a través de dos menús distintos. Desde el menú Insertar – Tabla, indicando en
la cuadrícula que aparece el número de filas y columnas o desde el menú Tabla – Insertar tabla, siguiendo el mismo proceso.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

PRESTA ATENCIÓN

Desde el menú Insertar, introduciremos otros elementos como ecuaciones, dibujos, saltos de página, índices,
encabezados y pies de página, etc. de manera similar a la explicada para imágenes, enlaces y tablas.

3.3. TRABAJO CON DOCUMENTOS EN WORD ONLINE DE ONEDRIVE
La manera de trabajar con textos en Word Online es muy parecida a la explicada para Documentos de Google y prácticamente
igual que en el trabajo con Microsoft Word.

Las herramientas necesarias para dar formato al texto las encontramos en la pestaña Inicio de la cinta de opciones.

En el grupo Fuente tenemos las herramientas que nos permitirán modificar el aspecto de la letra, como el tipo de fuente, su
tamaño, negrita, cursiva, subrayado o color de fuente entre otras.

A continuación aparece el grupo Párrafo que nos ofrece las opciones de alineación, interlineado, listas con viñetas, listas
numeradas así como las de aumentar y disminuir la sangría.

Por último, encontramos los Estilos de texto, que se utilizan para destacar parte del mismo como los títulos, subtítulos, etc.

Si lo que queremos es insertar elementos en Word Online, tendremos que ir a la pestaña Insertar.

Desde aquí podremos incluir saltos de página, tablas, imágenes, complementos, enlaces, comentarios, encabezados y pies de
página, números de página, notas al pie y símbolos.

En el caso de las imágenes, las opciones para insertarlas son algo más reducidas que en Documentos de Google, así podremos
elegir una imagen que tengamos almacenada en nuestro equipo o buscar una imagen en internet.

El procedimiento para insertar tablas y enlaces es idéntico al explicado anteriormente.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

3.4. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN EN GOOGLE
Entre las herramientas que nos ofrece la aplicación Documentos de Google encontramos la opción Búsqueda, que resulta muy
útil para buscar información en Internet sin tener que abandonar nuestro documento.

Para ello, iremos al menú Herramientas y seleccionaremos Búsqueda, o utilizaremos la combinación de teclas Ctrl+Alt+Mayús+I.

Aparecerá en la parte derecha del documento la ventana Investigación donde podremos
buscar todo lo que necesitemos.

En el cuadro de búsqueda escribiremos las palabras relacionadas con lo que queremos
encontrar. Podremos filtrar rápidamente el resultado eligiendo el tipo de información que
nos interesa: Todo, Imágenes, Académico, Citas, Diccionario o Personal (esta última
opción busca en nuestros documentos de Google Drive).

Cuando aparezcan los resultados, al pasar el ratón por encima de alguno de ellos,
aparecerán las opciones Vista previa, Insertar un enlace y Citar.

¿SABÍAS QUE…?

La Vista previa ampliará el tamaño de la ventana Investigación para mostrar la web seleccionada. Si quere-
mos insertar un enlace de la misma en nuestro documento, elegiremos la segunda opción. Por último, Citar
añadirá un superíndice con un número donde tengamos situado el cursor del ratón y creará una cita en la
parte inferior del documento, con el mismo número que contiene el título de la página web y la fecha.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

3.5. TRADUCIR UN DOCUMENTO CON GOOGLE
Otra herramienta muy útil, de la aplicación Documentos de Google, es la de traducir el documento. Esta opción creará una
copia de nuestro documento traducida al idioma que nos interese.

Para ello, iremos al menú Herramientas y elegiremos Traducir documento…

Aparecerá el cuadro de diálogo Traducir documentos donde indicaremos el título del nuevo documento, que será la copia
traducida. En el desplegable Traducir al, elegiremos el idioma que nos interese y clicaremos en Traducir para traducir el texto.

Se creará entonces un archivo con el mismo texto de nuestro documento pero traducido al idioma que hemos seleccionado.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

3.6. COMENTARIOS PARA EL TRABAJO COLABORATIVO
Ya hemos visto que una de las grandes ventajas del trabajo con Documentos de Google es colaborar con otros usuarios
trabajando sobre el mismo documento y al mismo tiempo.

Lo primero que debemos hacer para poder trabajar simultáneamente sobre un mismo documento es compartirlo, tal y como
se explicó en la unidad anterior y asignar los permisos pertinentes a cada usuario. Cada uno de los cuáles tendrá asignado
un color que lo identifica así como un nombre.

Cuando empezamos a trabajar es muy importante ir añadiendo comentarios para que el resto de miembros del grupo puedan
estar informados de algo que consideremos importante, para aclarar algo del documento o comentar cualquier tipo de
incidencia. También podremos chatear en directo con otro usuario.

Para incluir un comentario, seleccionaremos la parte del texto que queremos comentar y añadiremos un comentario de una de
las siguientes maneras:

• Desde el menú Insertar – Comentario.

• Clicando en el botón Insertar comentario de la barra de herramientas.

• Haciendo clic en botón Comentarios que aparece en la esquina superior derecha de la ventana.

Aparecerá un pequeño cuadro en la parte derecha del archivo donde escribiremos el comentario. Clicaremos en Comentar para
que se guarde el comentario.

Automáticamente les aparecerá este comentario al resto de usuarios. Si queremos asegurarnos de que un usuario en concreto
reciba una notificación por correo electrónico sobre nuestro comentario, añadiremos en cualquier parte del mismo el signo
+ seguido de la dirección de correo electrónico del usuario.

Podemos responder a un comentario clicando encima y escribiendo en el recuadro Responder.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

PRESTA ATENCIÓN

Para cerrar un comentario, clicaremos en el botón Resolver en la esquina superior derecha del mismo.

3.7. COMENTARIOS EN WORD ONLINE
El trabajo colaborativo con Word Online se realiza de manera similar a la explicada para Documentos de Google. En primer
lugar debemos compartir el documento con los usuarios que nos interese y darles permisos de edición.

Para realizar un comentario, una vez que seleccionemos el texto que queramos comentar, crearemos un nuevo comentario de
una de las siguientes formas:

• Desde la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios clicaremos en Nuevo comentario.

• A través del botón Comentario, del grupo Comentarios de la pestaña Insertar.

• Clicando con el botón secundario del ratón sobre el texto seleccionado y eligiendo Nuevo comentario en el menú contextual.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

Aparecerá en la parte derecha de la ventana, la sección Comentarios donde escribiremos nuestro comentario. Aquí veremos
también el resto de comentarios sobre el documento y podremos responderlos, marcarlos como listos o eliminarlos.

3.8. LA DESCARGA DEL DOCUMENTO DE TEXTO EN DOCUMENTOS DE GOOGLE
La aplicación Documentos de Google nos permite descargar el documento de texto con el que estamos trabajando y guardarlo
en nuestro equipo. Esto puede ser útil si queremos seguir trabajando con él pero no vamos a tener conexión a internet, por
ejemplo.

Para ello, iremos al menú desplegable Archivo y clicamos sobre la opción Descargar como.

Aparece un desplegable con todos los formatos en los que podremos descargar nuestro documento.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

PRESTA ATENCIÓN

Entre las opciones que aparecen para descargar, podemos elegir entre documento de Microsoft Word, formato
OpenDocument, de texto enriquecido, PDF, texto sin formato o página web y comenzará la descarga.

3.9. LA DESCARGA DEL DOCUMENTO EN WORD ONLINE
El proceso de descarga del documento de texto en Word Online se realiza clicando en el botón Archivo, que aparece a la
izquierda de la pestaña Inicio. Esto abre un menú donde seleccionaremos Guardar como.

En la franja central de este menú se mostrarán las distintas opciones que nos ofrece Word Online para guardar el archivo.
Entre ellas, tenemos Descargar una copia, que descargará el documento en el formato de Microsoft Word, Descargar como
PDF y Descargar como ODT.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

Elegimos la opción que nos interese y tras un momento Word Online nos avisará de que el archivo está listo para su descarga.
Clicaremos en el enlace que aparece para descargarlo.

ACTIVIDAD

En esta actividad deberás crear un documento de texto con la aplicación Documentos de Google.
Puedes escribir un texto propio o buscar cualquier texto en internet. Aplícale el formato que consideres nece-
sario para que quede atractivo (título, alineación adecuada, resaltar alguna palabra importante). Por último,
tradúcelo al idioma que prefieras.

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Unidad 4. Ofimática en la nube: Documentos de Google, Word Online

RESUMEN
En esta cuarta unidad didáctica hemos aprendido a manejar las herramientas de edición de texto en la nube que ofrecen las
aplicaciones de Google y Microsoft.

Hemos comprobado como el interfaz o el método de trabajo son prácticamente similares a lo que se puede encontrar y realizar
con programas de edición de textos tan conocidos como Writer o Word.

Así, hemos repasado las principales tareas para dar formato a los textos o insertar los diferentes elementos que enriquecen
éstos.

Como no podía ser de otra forma, se han explicado tareas específicas del trabajo en la nube, aprovechando el trabajo en línea
(Internet) o la posibilidad de compartir y descargar documentos editados en la red de redes.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

SCORM Realizado según norma

STANDARD UNE 66181
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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

INTRODUCCIÓN
En este quinto tema del curso estudiaremos las principales peculiaridades con las que cuentan los programas de edición de
hojas de cálculo de Google y Microsoft en la nube.

Como en el resto de las aplicaciones ofimáticas que ofrecen ambos servicios en Internet, se tratan de programas muy completos,
que aportan al usuario todas las herramientas que las versiones offline brindan.

Al igual que hicimos en el anterior tema, empezaremos por estudiar el aspecto gráfico de las dos aplicaciones, describiendo
las principales áreas de trabajo y donde se encuentran las distintas herramientas.

Más adelante, empezaremos a estudiar las tareas más básicas que se realizan en una hoja de cálculo: editar las hojas,
introducir datos, insertar filas, columnas, notas y gráficos… Además, haremos una especial mención en las herramientas
relacionadas con el trabajo colaborativo en la nube.

También, tendremos tiempo de estudiar cómo se realiza el trabajo con funciones y fórmulas y en especial se explicará lo que
nos pueden aportar algunas funciones exclusivas que aporta la Hoja de cálculo de Google en la nube.

En esta unidad se hará uso de diferentes recursos pedagógicos para facilitar el aprendizaje de los conocimientos que se
explican:

• Definiciones y ejemplos de los principales conceptos.

• Mapa conceptual.

• Autoevaluaciones para comprobar el aprendizaje adquirido.

• Actividad para poner en práctica los conocimientos adquiridos.

• Resumen con las ideas clave de la unidad.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

CONOCIMIENTOS PREVIOS
Antes de comenzar a estudiar esta unidad es recomendable conocer:

• Saber navegar por las herramientas Google Drive y OneDrive.

• Tener una experiencia previa en el manejo de programas de edición de hojas de cálculo como Excel o Calc.

AL FINALIZAR ESTA UNIDAD SABRÁS...

• Conocer con detalle el interfaz de las herramientas de edición de Hojas de cálculo en Google y Excel onlie
de Microsoft.

• Aprender a realizar las tareas básicas de introducción de datos en ambas aplicaciones, insertar filas o
columnas así como añadir gráficos o comentarios.

• Saber utilizar las funciones y fórmulas con ambos programas online y en particular el uso de algunas
funciones exclusivas de Hojas de cálculo de Google.

• Saber descargar las hojas de cálculo realizadas en la nube al dispositivo del usuario.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

1. LA INTERFAZ DE HOJAS DE CÁLCULO DE GOOGLE
Al igual que ocurría con Documentos de Google, cuando accedemos a la aplicación Hojas de cálculo de Google a través del
botón de aplicaciones de Google o directamente desde el enlace docs.google.com/spreadsheets, veremos las últimas hojas de
cálculo abiertas con esta aplicación.

Desde aquí podremos acceder directamente a cualquiera de los archivos que aparecen, simplemente clicando encima. Podemos
filtrar las hojas de cálculo que se muestran por el propietario, clicando en el desplegable Cualquiera es el propietario, en la
esquina superior derecha.

También podemos cambiar la vista a Lista, así como el criterio de ordenación de los archivos, desde los botones que aparecen
en la esquina superior derecha.

Para abrir una hoja de cálculo más antigua, que no aparezca en este listado, clicaremos en el icono con forma de carpeta de
la esquina superior derecha.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

¿SABÍAS QUE…?

Desde esta pantalla también es posible crear una nueva hoja de cálculo. Para ello, clicaremos en el símbolo
+ que aparece dentro de un círculo rojo en la esquina inferior derecha de la ventana.

Una vez que abrimos una hoja de cálculo existente o creamos una nueva, nos encontramos con la interfaz de la aplicación.

Las distintas partes que podemos distinguir son las mismas que en Documentos de Google:

• Barra de título.

• Menús desplegables.

• Barras de herramientas.

• Área de trabajo.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

El nombre de la hoja de cálculo aparece en la parte izquierda de la barra de título. Por defecto será Hoja de cálculo sin título.
Para cambiar el nombre clicaremos encima del mismo.

Al igual que se explicó en Documentos de Google, desde la barra de título podremos destacar un archivo, clicando en el icono
con forma de estrella o cambiar la ubicación de la hoja de cálculo desde el icono con forma de carpeta.

PRESTA ATENCIÓN

El área de trabajo está formada por múltiples celdas que componen la hoja de cálculo en sí. Cada una de
esas celdas es una unidad básica de información de la hoja de cálculo. En las celdas se introducirán los
datos, fórmulas, etc.
En su parte inferior encontramos tres pestañas por defecto, cada una de esas pestañas es una hoja de
cálculo, que juntas forman un libro de trabajo. Los botones que nos permiten trabajar de forma colaborativa
con la hoja de cálculo, Comentarios y Compartir, aparecen en la esquina superior derecha de la ventana.

1.1. LOS MENÚS DESPLEGABLES Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS
A través de los menús desplegables podremos realizar todas las tareas que necesitemos, ya que nos ofrecen todas las opciones
y herramientas de esta aplicación.

Desde el menú Archivo gestionaremos nuestros archivos, pudiendo abrir uno o crear uno nuevo, cambiar su nombre o ubicación,
imprimir, etc.

El menú Editar nos da acceso a las opciones de deshacer y rehacer, al portapapeles, a eliminar filas o columnas, buscar, etc.

Gracias al menú Ver podremos inmovilizar filas o columnas, lo que resulta muy útil cuando se trabaja con hojas de cálculo
con una gran cantidad de datos. Este menú también permite personalizar el entorno de trabajo eligiendo si ver o no las líneas
de cuadrícula, barra de fórmulas, etc.

El menú Insertar nos permite, además de incluir elementos como gráficos, imágenes, enlaces, comentarios, etc., insertar filas,
columnas o nuevas hojas de cálculo.

Mediante el menú Formato podremos definir el formato de número, es decir si es un porcentaje, una fecha, una moneda, etc.,
el tipo y estilo de la letra, su alineación y ajustes. Así mismo, podremos crear desde aquí un formato condicional, con el que
podremos resaltar de forma automática las celdas que cumplan un determinado criterio.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

El menú Datos nos permite ordenar nuestra hoja de cálculo, filtrar los datos o crear tablas dinámicas, entre otras opciones.

En el menú Herramientas encontramos lo necesario para crear un formulario, acceder a las opciones de ortografía, proteger
nuestra hoja de cálculo, etc.

Al igual que en Documentos de Google, podremos obtener nuevos complementos para nuestras hojas de cálculo desde el menú
Complementos.

El último es el de Ayuda, desde donde podremos consultar la ayuda, informar de un problema o examinar un listado con todas
las funciones disponibles.

Debajo de la barra de herramientas se encuentra la barra de fórmulas donde introduciremos las fórmulas, los datos o el texto
que irán en una celda. Cuando tengamos seleccionada una celda con una fórmula, en la celda aparecerá el resultado de la
misma mientras que en la barra de fórmulas podremos consultar la fórmula en sí.

¿SABÍAS QUE…?

La barra de herramientas aparece debajo de los menús desplegables y nos facilitan la realización de ciertas
operaciones comunes como deshacer, imprimir, dar formato al texto o a la hoja de cálculo, filtrar datos, etc.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

2. LA INTERFAZ DE EXCEL ONLINE
Al acceder a Excel Online desde las aplicaciones de OneDrive aparecerá una pantalla donde distinguimos dos secciones:

• En la parte izquierda, vemos una franja vertical verde con los archivos utilizados recientemente. Al clicar en cualquiera
de ellos se abrirán.

• En el resto de la ventana aparecen las plantillas de Excel Online, así como la posibilidad de crear un nuevo libro en blanco.

PRESTA ATENCIÓN

Si queremos abrir un archivo que no aparezca en la lista Reciente, clicaremos sobre la opción Abrir desde
OneDrive que aparece en la esquina inferior izquierda.
Al abrir un libro de trabajo o crear uno nuevo, accedemos a la interfaz de la hoja de cálculo en sí.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

Excel Online, al pertenecer a Microsoft sigue la línea de sus programas, ofreciendo una interfaz similar a la de Word Online o
a la del propio software de escritorio Microsoft Excel. Se distinguen las siguientes partes:

• Barra de título.

• Pestañas de menús.

• Cinta de opciones.

• Área de trabajo.

El nombre del libro de trabajo aparece en la zona central de la barra de título. El nombre será por defecto Libro, si queremos
cambiarlo, simplemente clicaremos sobre él y escribiremos el nuevo nombre. En la parte derecha de esta misma barra,
tenemos la ubicación actual del archivo. El botón Compartir, para realizar trabajo colaborativo con otros usuarios, aparece en
la parte derecha de la barra de título.

PRESTA ATENCIÓN

El área de trabajo está compuesta por celdas, al igual que Hojas de cálculo de Google, donde escribiremos
números, textos, fórmulas, etc.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

2.1. LAS PESTAÑAS DE MENÚS Y LA CINTA DE OPCIONES
Siguiendo el formato de las últimas versiones de Microsoft Office, todas las opciones y herramientas de Excel Online se
encuentran en la cinta de opciones, agrupadas en pestañas.

Las herramientas que se muestran en la cinta de opciones variarán en función de la pestaña que esté seleccionada.

En la pestaña Inicio se encuentran las opciones de deshacer y rehacer, el portapapeles y los grupos de herramientas Fuente,
Alineación, Número, Tablas, Celdas y Edición que se utilizarán para dar formato al texto, cambiar su alineación, combinar
celdas, dar formato a los números (moneda, porcentaje, etc.), convertir los datos en tablas, insertar o eliminar filas y columnas,
así como acceder a las funciones más habituales o buscar datos en la hoja de cálculo.

Desde la pestaña Insertar podremos incluir funciones, tablas, complementos, gráficos, vínculos o comentarios en nuestra hoja
de cálculo.

La pestaña Datos ofrece herramientas para actualizar las conexiones, calcular libro (en caso de que esté configurado que las
fórmulas no se calculen automáticamente) y ordenar los datos.

Las opciones para escribir, editar, eliminar o mostrar comentarios aparecen en la pestaña Revisar.

¿SABÍAS QUE…?

La pestaña Vista nos permite cambiar entre vista de edición o vista de lectura. Desde aquí también podre-
mos elegir si se mostrarán o no los títulos y las líneas de división de las celdas.

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3. EL TRABAJO CON HOJAS DE CÁLCULO
El trabajo con la aplicación Hojas de cálculo de Google no encierra ningún secreto para todos aquellos usuarios que estén
acostumbrados al trabajo con versiones de escritorio de este tipo de programas.

Podemos empezar a trabajar de distintas formas. Si se parte de un nuevo libro en blanco, podremos definir y dar formato
libremente a los datos, las celdas, etc. Para llegar a un resultado elaborado, se necesitará más tiempo ya que no se contará
con ningún elemento como imágenes, enlaces, etc. teniendo que insertarlos nosotros mismos.

Por último, Hojas de cálculo de Google nos permite editar un libro de trabajo creado previamente con otro programa como
Microsoft Excel, Libre Office Calc, etc. para continuar el trabajo de manera online pudiendo aprovechar las herramientas de
esta aplicación como el trabajo colaborativo por ejemplo.

Independientemente del método de trabajo elegido, siempre se realizarán algunas tareas básicas, que se explicarán en los
siguientes apartados. La primera de ellas es la de introducir datos en la hoja de cálculo. Para ello, clicaremos en la celda
que nos interese y escribiremos directamente texto, números o fórmulas.

Para validar un dato introducido pulsaremos Intro, Tabulador o cualquier tecla de movimiento (flecha arriba, abajo, derecha
o izquierda).

Una forma rápida de introducir datos es mediante el relleno automático, que funciona tanto en Hojas de cálculo de Google
como en Excel Online de manera similar a otras hojas de cálculo como Microsoft Excel o Calc. Para ello, clicaremos en el
cuadradito que aparece en la esquina inferior derecha de la celda y arrastraremos el contenido de la misma con el ratón
hacia la dirección que nos interese.

Automáticamente se rellenarán las celdas seleccionadas con el dato de origen o continuando la serie si es el caso.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

PRESTA ATENCIÓN

Otra opción para empezar a trabajar con una Hoja de Cálculo es utilizar directamente una plantilla, con
elementos prediseñados, de entre las que nos ofrece Google. Para ello, iremos al menú Archivo y dentro de
Nuevo elegiremos Desde la plantilla. Esto abrirá una página web con multitud de plantillas, tanto para
Documentos, como para Hojas de Cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos. Podremos filtrarlas por tipo,
categorías, etc.

3.1. EDITAR HOJAS
Cuando se escribe un texto largo en la aplicación Hojas de cálculo es posible ajustar el texto para que ocupe el ancho de la
celda pasando a tener varias líneas si es más ancho, para que se vea por encima de las siguientes celdas o que aparezca
recortado.

Para ello, seleccionaremos la celda que contiene el texto y en la barra de herramienta clicaremos en
el botón Ajuste de texto que aparece en la parte derecha.

Podemos elegir entre desbordamiento, ajuste y recorte. A continuación podemos ver la diferencia con cada una de estas
opciones:

• Desbordamiento: • Ajuste: • Recorte:

Además de introducir datos, también es posible dar una apariencia organizada y atractiva a la hoja de cálculo mediante el
formato de celdas. Para ello utilizaremos las herramientas de estilo de texto, alineación y bordes de la barra de herramientas.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

Otra opción muy útil que encontramos entre estas herramientas es la de Combinar celdas. Con ella se pueden unir varias
celdas distintas en una sola. Esto resulta muy útil para poner los encabezados de una tabla, tanto de filas como de columnas.

Como podemos ver en la siguiente imagen se han combinado las celdas de la fila 2 para obtener una única celda con el título.

3.2. IMPORTAR HOJAS DE CÁLCULO
Cuando trabajamos con hojas de cálculo, a veces tendremos que utilizar datos de otras hojas de cálculo o incluso hojas
enteras para completar lo que estamos realizando en la aplicación.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

Hojas de cálculo de Google nos permite importar estos datos a través
de la opción Importar del menú Archivo. Esto abrirá un cuadro de
diálogo donde elegiremos el archivo a importar bien desde nuestras
carpetas de Google Drive o subiéndolo directamente desde nuestro
ordenador.

Una vez elegido el archivo, hacemos clic en Seleccionar y aparecerá
otro cuadro de diálogo en el que decidiremos cómo queremos importar
la hoja de cálculo, creando un archivo nuevo, insertándose como una
nueva hoja o sustituyendo la actual.

Clicamos en Importar para finalizar el proceso.

3.3. INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y NOTAS
Es habitual que al trabajar en hojas de cálculo nos demos cuenta de que necesitamos introducir datos o información entre
dos filas o dos columnas ya existentes.

Para insertar una fila tenemos dos opciones:

• Situar el cursor en la posición que nos interese e ir al menú Insertar. Elegiremos la opción Fila encima o Fila debajo en
función de dónde la queramos insertar.

• Hacer clic con el botón secundario del ratón sobre el número de la fila que nos interese y en el menú contextual elegir si
queremos insertar la fila encima o debajo de la seleccionada.

El procedimiento para insertar una columna es similar sólo que en este caso
elegiremos la opción Columna a la izquierda o Columna a la derecha del menú
Insertar. Si lo hacemos a través del menú contextual, debemos seleccionar la
columna que nos interese clicando en la letra que la define y elegiremos si insertar
la nueva columna a la izquierda o a la derecha de la actual.

Además de insertar filas y columnas podremos añadir otros elementos a nuestra
hoja de cálculo como notas, imágenes o enlaces entre otros.

Para insertar una nota en una celda clicaremos con el botón secundario del ratón sobre la misma y seleccionaremos Insertar
nota en el menú contextual. Aparecerá un recuadro donde escribiremos la nota.

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¿SABÍAS QUE…?

Las celdas que contengan una nota aparecerán con un triángulo negro en su esquina superior derecha. Para
ver la nota simplemente situaremos el cursor del ratón encima de la celda.
También podemos insertar una nota desde el menú Insertar – Nota.

3.4. INSERTAR IMÁGENES Y ENLACES
Si lo que queremos es añadir una imagen a nuestra hoja de cálculo para hacerla más atractiva iremos al menú desplegable
Insertar y elegiremos la opción Imagen.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen que ya vimos en la unidad anterior.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

Las opciones para obtener la imagen son las mismas que las explicadas para la aplicación Documentos de Google. Una vez
elegida la imagen, clicamos en Seleccionar para insertarla.

Aparecerá la imagen en la hoja de cálculo como un elemento flotante, es decir, no se inserta en una celda sino que queda por
encima de ellas, pudiéndolo desplazar o cambiar de tamaño según nuestras necesidades.

Para insertar un enlace, iremos a la opción Enlace del menú Insertar.

Escribiremos en el cuadro de diálogo que aparece el texto que queremos que se muestre y el enlace de la página web que se
abrirá al clicar en él.

Clicaremos en Aplicar para insertar el enlace.

3.5. INSERTAR GRÁFICOS
Los gráficos son elementos que ayudan a ver de modo rápido y visual los datos incluidos en nuestra hoja de cálculo, al mismo
tiempo que hacen la hoja de cálculo más atractiva.

Insertar un gráfico en Hojas de cálculo de Google es muy fácil. Para ello, en primer lugar seleccionaremos las celdas con la
información que queramos reflejar en el gráfico. Después tenemos dos opciones: clicar en el botón Insertar gráfico de la barra
de herramientas o ir al menú Insertar y elegir Gráfico.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editor de gráficos donde distinguimos 3 pestañas: Recomendaciones, Tipos de gráficos y
Personalización.

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La pestaña Recomendaciones muestra algunos modelos de gráficos, al clicar en cualquiera de ellos veremos una
previsualización del mismo en la parte derecha del cuadro de diálogo.

La pestaña Tipos de gráfico nos ofrece la posibilidad de cambiar las filas por las columnas, utilizar una fila determinada como
encabezados del gráfico o una columna como etiquetas. También podremos cambiar el tipo de gráfico, eligiendo entre multitud
de opciones que aparecen agrupados por categorías: línea, área, columna, barra, etc.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

La última pestaña del cuadro de diálogo Insertar gráfico es Personalización que nos permite personalizar el aspecto de
nuestro gráfico.

Aquí podremos cambiar el título del gráfico, dar formato al texto, cambiar el color del fondo, de las barras, etc.

Modificaremos todos los parámetros que consideremos necesarios hasta obtener el resultado buscado y clicaremos en Insertar
para añadirlo a la hoja de cálculo.

Una vez que está insertado el gráfico, podremos editarlo siempre que esté en modo de edición rápida, es decir, con el icono
con forma de lápiz de la esquina superior derecha activo.

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3.6. COMENTARIOS PARA EL TRABAJO COLABORATIVO
Cuando trabajamos en colaboración con otros usuarios sobre una misma hoja de cálculo, la comunicación es fundamental
para realizar un trabajo eficaz.

Una vez que hemos compartido la hoja de cálculo, veremos destacada con otro color la celda en la que se encuentran el
resto de usuarios en cada momento. Al situar el ratón encima de ella aparecerá el nombre del usuario que está trabajando
en dicha celda.

Hojas de cálculo de Google nos permite insertar comentarios en las celdas para que los demás usuarios puedan verlos. Esto
puede resultar muy útil, por ejemplo, si un usuario detecta un error y deja un comentario para que otro miembro del grupo de
trabajo lo corrija.

Para insertar un comentario, nos situaremos sobre la celda que nos interese y clicaremos en el botón Insertar comentario de
la barra de herramientas

Aparecerá un recuadro al lado de la celda donde se escribirá el comentario.

También podemos realizar esta misma operación desde el menú Insertar – Comentario, clicando en el botón Comentarios de
la esquina superior derecha o haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre la celda y eligiendo Insertar comentario
en el menú contextual.

Cuando una hoja de cálculo tiene comentarios, aparecerá en la pestaña de la hoja de cálculo un
número delante del nombre indicando el total de comentarios.

Los comentarios se representan por un triángulo amarillo en la esquina superior derecha de la celda y aparecerán al pasar el
ratón por encima de la misma o por encima del número de comentarios en la pestaña.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

PRESTA ATENCIÓN

Para dar un comentario por finalizado, clicaremos en el botón Resolver en la esquina superior derecha del
mismo.

3.7. LA DESCARGA DE LA HOJA DE CÁLCULO
Si queremos guardar una copia local del archivo con el que estamos trabajando en la aplicación Hojas de cálculo de Google,
tendremos que descargarlo.

Para ello, iremos al menú Archivo y clicaremos sobre Descargar como.

En el menú desplegable que aparece veremos todos los formatos disponibles para descargar la hoja de cálculo.

Si la descargamos como un archivo de Microsoft Excel, podremos seguir editando la hoja de cálculo en nuestro ordenador con
cualquier programa de hojas de cálculo.

También podemos elegir otros tipos de formato como pdf, muy útil para pasar nuestra hoja de cálculo a alguien y que pueda
consultarla pero no editarla. El formato zip sirve para descargar la hoja de cálculo comprimida, ocupando así menos espacio.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

¿SABÍAS QUE…?

Existen otros formatos disponibles para que podamos elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades:
formato OpenDocument, valores separados por comas o valores separados por tabuladores.

3.8. TRABAJO CON EXCEL ONLINE
El trabajo con Excel Online es similar al explicado para la aplicación Hojas de cálculo de Google y cuenta con prácticamente
las mismas opciones que el software de escritorio Microsoft Excel.

Desde la pestaña Inicio podremos dar formato al texto y a los números. Para insertar o eliminar filas o columnas rápidamente
utilizaremos las opciones que nos ofrece el grupo Celdas de esta misma pestaña.

Para añadir a nuestra hoja de cálculo elementos como encuestas, tablas o enlaces iremos a la pestaña Insertar.

Desde esta misma pestaña podremos introducir gráficos que, como hemos visto anteriormente, aportan un valor añadido a
las hojas de cálculo.

Elegiremos el tipo de gráfico que más nos interese y una vez insertado, cada vez que lo seleccionemos, aparecerán las
herramientas de gráficos con una nueva pestaña Gráfico que nos permite editar todo lo relacionado con el mismo.

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3.9. LA DESCARGA DE LA HOJA DE CÁLCULO EN EXCEL ONLINE
Para descargar una copia local de la hoja de cálculo con la que estamos trabajando, clicaremos en el botón Archivo, que
aparece a la izquierda de la pestaña Inicio. En el menú que se abre seleccionaremos Guardar como.

En la parte derecha de la pantalla aparecerán las distintas opciones que nos ofrece Guardar como. Además de la opción
de Guardar como, que se utiliza para guardar una copia de la hoja de cálculo en OneDrive y Cambiar nombre con el que
podremos renombrar el libro de trabajo, encontramos Descargar una copia y Descargar como ODS.

Para descargar el archivo, elegiremos si descargar una copia de la hoja de cálculo con formato .xslx que es el propio de Excel
o descargar una copia como un archivo .ods.

PRESTA ATENCIÓN

Como podemos observar en la última frase de la imagen anterior, en Excel Online no existe el botón Guardar,
ya que todos los cambios se guardan automáticamente.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

4. FUNCIONES Y FÓRMULAS BÁSICAS
Las fórmulas son ecuaciones que se utilizan en las hojas de cálculo para realizar cálculos sencillos mediante el uso de unos
operadores. Estos operadores pueden ser:

• Aritméticos: suma, resta, división, multiplicación, porcentaje, etc.

• Comparativos: igual, mayor que, menor que, mayor o igual que, etc.

• De texto: concatenación.

• De referencia: dos puntos, coma o espacio.

Para escribir una fórmula en una hoja de cálculo debemos empezar siempre por el signo igual (=).

Para realizar operaciones más complejas podremos usar una función dentro de la
fórmula. Las funciones son una macro creada para realizar operaciones complicadas o
que implican el trabajo con un gran número de celdas.

Para introducir una función en Hojas de cálculo de Google nos situaremos sobre la
celda que nos interese y clicaremos sobre el botón Funciones que aparece en la parte
derecha de la barra de herramientas.

Elegiremos la función que nos interese de la lista y se insertará automáticamente en
la celda. Aparecerán debajo de la celda las instrucciones de la función introducida,
incluyendo un ejemplo, un resumen de para qué se usa dicha función y definiendo los
argumentos utilizados.

Seguiremos las instrucciones y seleccionaremos las celdas
que intervendrán en la función. Clicaremos Intro para aplicar
la función y obtener el resultado.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

4.1. FUNCIONES MÁS UTILIZADAS
Existen muchas funciones que nos facilitarán el trabajo con hojas de cálculo. A continuación se muestran las funciones
básicas más utilizadas:

• SUM: se utiliza para sumar los valores de las celdas o el rango de celdas seleccionado. Seleccionaremos las celdas que
contengan los valores que queremos sumar. Para seleccionar un rango de celdas, clicaremos sobre la primera y sin
soltar arrastraremos el ratón hasta la última celda del rango. Si queremos seleccionar varias celdas o rangos de celdas,
utilizaremos la tecla Ctrl al mismo tiempo que clicamos en otras celdas.

• AVERAGE: se utiliza para realizar el promedio o la media aritmética de las celdas o el rango de celdas que seleccionemos.

• MAX: halla el valor máximo de un rango de celdas.

• MIN: devuelve el valor mínimo de un rango de celdas.

• COUNT: esta función devuelve el número de celdas no vacías de un rango de celdas.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

Vamos a explicar a continuación otras funciones más avanzadas que también se suelen utilizar a menudo en las hojas de
cálculo:

• ABS: el resultado obtenido de esta función es el valor absoluto del número de la celda seleccionada.

• EXP: devuelve el valor del número elevado a la potencia indicada en el argumento de la función.

• INT: se utiliza para obtener el número entero más próximo al valor introducido.

• LOG: se introducen como argumentos dos números, devolviendo el logaritmo del primer número en la base del segundo
número.

• MULTIPLY: devuelve el resultado de la multiplicación de los dos números introducidos.

• CHAR: convierte el número introducido en un carácter.

• EXACT: como argumentos tendrá dos cadenas de texto que comparará y devolverá el valor TRUE si son exactamente iguales
y FALSE si no lo son.

• CONCAT: une las dos cadenas de texto utilizadas como argumentos de la función.

Para consultar el resto de funciones que nos ofrece Hojas de cálculo de Google clicaremos en el botón Funciones y en el
desplegable elegiremos Más funciones…

Se abrirá el listado de funciones de la aplicación donde veremos cómo utilizarlas y los argumentos que necesita cada una
de ellas. Para introducirlas debemos escribir el signo igual (=) en la celda y a continuación el nombre de la función que nos
interese.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

4.2. FUNCIONES EXCLUSIVAS DE HOJAS DE CÁLCULO DE GOOGLE
Las Hojas de cálculo de Google ofrecen algunas funciones exclusivas y muy útiles. Veamos tres de ellas.

Para trabajar con fechas puede resultarnos muy útil recurrir a la función DATEDIF que nos calcula la diferencia entre dos
fechas en días, meses y años.

La función tiene la siguiente estructura: DATEDIF(fecha_inicio;fecha_final;unidad).

Tanto fecha_inicio como fecha_final son los campos para introducir fechas o celdas con fechas. En unidad podemos elegir
los siguientes valores: "Y","M","D","MD","YM" y "YD".

• Y, M y D equivalen a años, meses y días, mostrando la diferencia total en cada una de esas unidades.

• MD es el número de días descontando los meses

• YM es el número de meses descontando los años.

• YD es el número de días transcurridos descontando los años.

Otra función muy útil es el conversor de unidades CONVERT, que es capaz de transformar unidades de todo tipo (peso,
distancia, tiempo, fuerza, energía, temperatura, volumen... entre otras variables).

Su estructura es: CONVERT(valor;unidad_inicio;unidad_fin).

En valor solo se puede introducir un número mientras que unidad_inicio y unidad_fin deben pertenecer a la misma categoría
(es decir, no podemos convertir unidades de energía en temperatura y viceversa). En la ayuda de Google Sheets (https://
support.google.com/docs/answer/6055540) encontrarás la manera correcta de llamar a las unidades.

Una tercera función muy interesante es el conversor de divisas, que nos proporciona el cambio de unidades de unas monedas
a otras basándose en los últimos datos proporcionados por el portal Google Finanzas (http://www.google.com/finance).

Su estructura es: celda*GoogleFinance("Código_divisa_origen_Código_divisa_destino").

Para escribir correctamente los códigos de las divisas debemos consultar el estándar ISO-4217 (http://es.wikipedia.org/wiki/
ISO_4217) y escribirlos juntos. Por ejemplo, la conversión tan usual de euros a dólares estadounidenses, se escribe EURUSD.

4.3. FUNCIONES ANIDADAS
Como no podía ser de otra manera en Google también podemos utilizar funciones anidadas, es decir, una función que se
utiliza junto con otra en la misma celda.

El anidamiento de funciones en Google funciona así: cuando se combinan funciones se realiza antes el cálculo de la función
de primer nivel. La función anidada se introduce entre paréntesis y se utiliza como uno de los componentes de la función que
la contiene.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

Para entender mejor el funcionamiento, lo mejor es estudiar su uso con un ejemplo. Imaginemos que queremos obtener cuál
es el valor absoluto de la suma de una serie de números, dado que puede haber celdas con valores negativos y positivos.

Para el cálculo de la suma de una columna de 8 filas haríamos =SUM(A1:A8). Pues bien, para obtener el valor absoluto de ese
resultado, introduciremos la función SUM en la función ABS, que es la que devuelve el valor absoluto de cualquier número:

PRESTA ATENCIÓN

Fíjate como mientras introducimos las fórmulas, Google nos va ayudando con la colocación de los parénte-
sis. Igualmente nos refleja antes de dar por buena la operación el resultado del anidamiento (en este caso el
valor 17).

4.4. APLICAR FILTROS
Las Hojas de cálculo de Google nos permiten trabajar con Filtros, una herramienta muy eficaz para seleccionar valores en
amplias listas de datos.

Para trabajar con esta herramienta es recomendable contar con una primera fila ‘resumen’ de la hoja de cálculo, en la que se
indiquen los valores que se representan en cada columna, para aplicar el filtro sobre esa fila. De lo contrario, se aconseja dejar
una fila en blanco para insertar en dicha primera línea el filtro.

De una forma u otra, seleccionamos esa primera fila y a continuación pulsamos en el botón Filtro de la barra de herramientas:

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

Aparecerá junto a cada celda de la primera fila una pequeña flecha.
Pulsándola aparece un menú desplegable para realizar diferentes filtros:
ordenar por orden alfabético, por una condición lógica que marquemos dentro
del propio menú, por valores específicos que aparezcan en la columna, etc.

Bastará con elegir la regla que nos interese y pulsar en Aceptar. Seguidamente
el listado de datos de nuestra hoja de cálculo se modificará, ocultando
aquellas celdas que no pertenezcan al filtro establecido, al igual que ocurre
en las hojas de Excel o Impress.

4.5. EL TRABAJO CON FUNCIONES EN EXCEL ONLINE
El trabajo con funciones en Excel online no difiere mucho del que podemos desarrollar con la versión offline de este programa.

Las opciones que encontramos en ambas herramientas son similares aunque seguramente, si cuentas con un programa no
muy actual puedas apreciar ciertas ayudas interesantes.

Por ejemplo, si a una tabla de valores numéricos queremos realizarle alguna operación aritmética, al colocarnos en la celda
destino y clicar en la barra de herramientas sobre Autosuma y elegir un tipo de función, automáticamente el programa
nos seleccionará la columna que tenga encima (o la fila que quede a su izquierda) anticipándose a nuestra elección e
introduciendo los valores que queremos sumar, contar, promediar…

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

Además, pinchando sobre el nombre de la función, que aparecerá en color azul y subrayado, Excel online nos devuelve una
ayuda sobre cómo usar dicha herramienta.

4.6. LOS FILTROS EN EXCEL ONLINE
A diferencia de Hojas de cálculo de Google, para trabajar con filtros en Excel online no podemos aplicar la herramienta
directamente sobre las celdas.

Previamente es necesario crear una tabla con los valores sobre los que se aplicará posteriormente la selección de resultados.
Para ello, seleccionaremos el conjunto de celdas y después clicaremos en el botón Dar formato como tabla de la barra de
herramientas, dentro de la pestaña Inicio.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

En seguida se cambiará el formato de diseño de esos valores, apareciendo en la primera fila unas pequeñas flechas que nos
permitirán aplicar los filtros a los datos de la tabla.

PRESTA ATENCIÓN

Como en el caso de Google, podremos aplicar ordenaciones por orden ascendente o descendente, filtrar
valores en concreto o aplicar condiciones lógicas para depurar la lista de celdas que componen la tabla. Una
solución que es muy útil para realizar informes o sacar conclusiones de los datos que compongan una hoja
de cálculo.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

ACTIVIDAD

Copia los siguientes valores en una nueva hoja de cálculo de Google y realiza las siguientes tareas:

• Halla el valor medio de la primera columna.

• Halla el recuento de todas las columnas y filas.

• Halla el valor absoluto de todos los datos de la última columna.

• Los datos de temperatura están en ºC (valores en T. min y T. Med) convierte dichos valores a otra unidad de
temperatura.

• Guarda la hoja de cálculo en Google y descárgala a tu equipo. Luego ábrela con la herramienta de online de
Excel.

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Unidad 5. Ofimática en la nube: Hojas de cálculo de Google, Excel Online

RESUMEN
En estos últimos apartados hemos realizado un repaso a las principales características que aporta el trabajo en la nube con
hojas de cálculo.

Nuevamente, arrancamos con la exploración de las ventanas gráficas de las aplicaciones de Google y Microsoft: ahí residen
la mayoría de las diferencias entre ambos programas online cuyo funcionamiento no difiere prácticamente en nada a lo que
estamos acostumbrados a realizar con software como Excel o Calc.

Así hemos comprobado como la realización de las más básicas que se realizan en una hoja de cálculo como editar las hojas,
introducir datos, insertar filas, columnas, notas y gráficos o trabajar con fórmulas y funciones, no guarda grandes diferencias
respecto a las versiones clásicas de este tipo de programas.

Como salvedad, hemos aprendido el funcionamiento de ciertas funciones exclusivas que aporta Google en su hoja de cálculo:
calcular la diferencia entre fechas, convertir unidades o divisas se hace muy sencillo gracias a dicha Hoja de cálculo.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

SCORM Realizado según norma

STANDARD UNE 66181
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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

INTRODUCCIÓN
Acabamos el repaso a las características de los programas ofimáticos en la nube con las aplicaciones para la creación y
edición de presentaciones que ofrecen Google y Microsoft.

Ambos programas cuentan con un modo de trabajo muy similar y prácticamente con las mismas funciones para la edición
de diapositivas. Las grandes diferencias llegan de la mano de la interfaz, en la que se distribuyen de manera diferente los
distintos comandos de ambas aplicaciones.

Por ello, empezaremos por estudiar el aspecto gráfico de PowerPoint Online y Presentaciones de Google para posteriormente
describir las principales funciones que nos ofrece el segundo. Al final, como en los anteriores temas se indicarán las
particularidades del programa de Microsoft.

Entre esas herramientas que estudiaremos destacan los diseños predefinidos en ambas aplicaciones así como la posibilidad
de insertar animaciones y transiciones, que se podrían considerar son las funciones principales de este tipo de programas.

En esta unidad se harán uso de diferentes recursos pedagógicos para facilitan el aprendizaje de los conocimientos que se
explican:

• Definiciones y ejemplos de los principales conceptos.

• Mapa conceptual.

• Autoevaluaciones para comprobar el aprendizaje adquirido.

• Actividad para poner en práctica los conocimientos adquiridos.

• Resumen con las ideas clave de la unidad.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

CONOCIMIENTOS PREVIOS
Antes de comenzar a estudiar esta unidad es recomendable conocer:

• Saber navegar por las herramientas Google Drive y OneDrive.

• Tener una experiencia previa en el manejo de programas de edición de presentaciones como PowerPoint o
Impress.

AL FINALIZAR ESTA UNIDAD SABRÁS...

• Conocer con detalle el interfaz de las herramientas de edición de Presentaciones en Google Drive y OneDrive.

• Saber cómo arrancar a trabajar con ambas aplicaciones, aprendiendo en particular el uso de plantillas de
Google o de Microsoft.

• Aprender a insertar diapositivas y los distintos elementos que las componen en ellas.

• Conocer las herramientas para aplicar animaciones y transiciones en las presentaciones.

• Saber descargar las presentaciones realizadas en la nube al dispositivo del usuario.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

1. LA INTERFAZ DE PRESENTACIONES
Al acceder a Presentaciones de Google a través del botón de aplicaciones de Google Drive o bien de manera más directa desde
el enlace https://docs.google.com/presentation, aparecerán las últimas presentaciones abiertas con esta herramienta online
al igual que ocurría en las anteriores herramientas ofimáticas que hemos estudiado.

Pulsando en una de las miniaturas, se accede a cualquiera de los archivos que se muestran, retomando su edición o
reproduciendo la misma. Además, es posible realizar un filtro de los archivos que aparecen en función de su propietario,
clicando en el desplegable Cualquiera es el propietario, en la esquina superior derecha.

Si se desea abrir una presentación que no aparece entre las propuestas en pantalla, hay que pinchar en el icono con forma de
carpeta de la esquina superior derecha.

PRESTA ATENCIÓN

Desde la esquina superior derecha de la interfaz, podemos cambiar la vista a Lista (para contar con más
detalles sobre las presentaciones disponibles) así como modificar el criterio de ordenación de los archivos.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

Tanto al editar un archivo de Presentaciones existente como al crear una presentación nueva, la aplicación online de Google
nos mostrará la ventana de trabajo de la herramienta. Su aspecto, recuerda al de los programas de presentaciones integrados
en las suites ofimáticas de LibreOffice o Microsoft Office, por poner dos ejemplos.

Cuenta con las siguientes zonas: Barra de título, Menús desplegables, Barras de herramientas y Área de trabajo.

Como en las otras herramientas, en la barra de título aparece el nombre de la presentación abierta (modificable al clicarlo) y
pinchando en la estrella podemos marcar la presentación como Destacada. El icono con forma de carpeta sirve para gestionar
la ubicación del archivo en el directorio de Drive.

El área de trabajo muestra en la zona izquierda las diapositivas que componen la presentación en miniaturas. En el centro,
ocupando casi toda la pantalla, aparece la que estemos editando en ese momento utilizando las herramientas de los menús
desplegables y de la barra de herramientas.

PRESTA ATENCIÓN

Los botones de trabajo colaborativo (Comentarios y Compartir) los encontramos en la parte superior derecha
de la interfaz.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

1.1. LOS MENÚS DESPLEGABLES Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS
Para editar nuestras presentaciones haremos uso de los comandos que proporciona la aplicación online en los diferentes
menús desplegables y en la barra de herramientas, lugar en el que se muestran las funciones más utilizadas.

Desde el menú Archivo llevaremos a cabo las tareas de gestión de archivos e imprimir.

En Editar, se cuenta con las opciones de deshacer y rehacer, cortar, copiar, pegar, buscar, etc. Tareas que nos facilitarán el
trasiego de elementos de unas diapositivas a otras.

Desde Ver, se personaliza el entorno y configurar el tamaño y forma de visualización de la pantalla, podemos activar el panel
de Animaciones (aparecerá a la derecha) o arrancar la reproducción de la presentación. Igualmente, activa la ventana de
Notas del ponente.

El menú Insertar nos ofrece distintos elementos para incluir en nuestro archivo como imágenes, dibujos, tablas, vídeos… y
la opción de añadir nuevas diapositivas o numerar éstas. Aquí tenemos la opción de añadir Animaciones a los elementos que
conforman la presentación, apareciendo entonces la ventana Animaciones para su configuración.

Mediante Diapositiva, además de añadir, mover, duplicar o eliminar diapositivas, podremos modificar su estilo de forma
particular o aplicando alguno predefinido. También, cuenta con el botón Transiciones para animar, si es preciso, el paso de
una diapositiva a otra.

Desde el menú Formato se podrán editar los diferentes elementos agregados en el panel Insertar. Por ejemplo: formatear los
textos, mejorar el aspecto de las imágenes insertadas o modificar el diseño de las formas.

Con Disponer, se pueden realizar diferentes tareas para ordenar los elementos que componen la diapositiva (centrar, girar,
justificar, alinear…).

Herramientas cuenta con la corrección ortográfica y las funciones de búsqueda en la web, traducir textos online o modificar
las preferencias de la aplicación entre otras opciones.

Por último el menú Tabla contiene todo lo necesario para añadir y editar estos elementos tan importantes a nuestras
presentaciones.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

2. LA INTERFAZ DE POWERPOINT ONLINE
Cuando accedemos a PowerPoint Online, desde nuestra cuenta de OneDrive nos aparecerá una pantalla de trabajo similar a
la de Word y Excel:

• Una zona de color rojo (en este caso) con las presentaciones más recientes que el usuario ha utilizado, en forma de lista,
que se abren con solo clicar en el nombre del archivo.

• La parte central-derecha de la pantalla, nos da la opción de arrancar una presentación nueva en blanco o bien crear un
trabajo partiendo de uno de los muchos diseños gratuitos y predefinidos que proporciona Microsoft. Esta última opción es
muy recomendable, pues nos ahorrará tiempo y ayudará a crear presentaciones con un aspecto profesional.

¿SABÍAS QUE…?

Si se quiere cargar una nueva presentación desde nuestro equipo o bien presente en las carpetas ubica-
das en la Nube de OneDrive, clicaremos en la zona inferior izquierda, sobre Abrir desde OneDrive.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

Si eres un usuario habitual del software para ordenador de Microsoft PowerPoint, la versión online no tiene ningún secreto
respecto a lo que el aspecto gráfico presenta. Cuenta con las siguientes zonas claramente diferenciadas: Barra de título,
Pestañas de menús, Cinta de opciones y Área de trabajo.

En la barra de título, se muestra el nombre de la presentación, su ubicación en la nube de OneDrive así como el botón
Compartir.

El área de trabajo nos muestra una gran zona central en la que se presenta la diapositiva que estemos editando, eligiendo
ésta en el listado que vaya apareciendo a su izquierda, en el Esquema de diapositivas.

PRESTA ATENCIÓN

Como en PowerPoint, podremos mostrar más ventanas en función de las herramientas que elijamos en la
cinta de opciones, para realizar las Animaciones, Transiciones o insertar las Notas del orador.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

2.1. LAS PESTAÑAS DE MENÚS Y LA CINTA DE OPCIONES
Como en todos los programas de la suite de Office, al ir cambiando las pestañas de menús, aparecerán diferentes herramientas
en la cinta de opciones.

La pestaña Inicio nos permitirá realizar las tareas para copiar, pegar, mover o borrar elementos de las diapositivas o éstas
por completo. Además, cuenta con los comandos para formatear textos y añadir Formas a las diapositivas. Por último, incluye
dos botones muy importantes: Organizar (para distribuir rápidamente los elementos de las diapositivas) y Estilo rápido (para
cambiar el estilo de manera sencilla en un solo clic).

Desde Insertar agregaremos a las diapositivas todos los elementos que proporciona Microsoft (textos, imágenes, Formas,
comentarios, símbolos…) Por supuesto contamos con los imprescindibles SmartArt o con la opción de agregar imágenes o
vídeos en línea, desde Internet.

La pestaña Diseño servirá para editar el aspecto que tendrá el conjunto de una presentación o una diapositiva en particular,
empleando las galerías prediseñadas de Microsoft.

Transiciones y Animaciones, permitirán insertar elementos dinámicos entre diapositivas o en los elementos que forman las
mismas respectivamente. Dos pestañas fundamentales en un editor de presentaciones como PowerPoint online.

Desde Ver, podremos modificar el aspecto de la interfaz de la aplicación, haciendo que se muestren las Notas o los Comentarios
así como cambiando el modo de visión en función de las tareas que estemos realizando: Edición, Lectura, Presentación…

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

PRESTA ATENCIÓN

Al tocar cualquier elemento que componga una diapositiva, el programa activará la pestaña Formato, la
cual contará con distintos comandos de edición en función de que se haya seleccionado una imagen, un
cuadro de texto, una forma, etc.

3. EL TRABAJO CON PRESENTACIONES
Elaborar Presentaciones con Google no guarda muchos secretos para aquellos usuarios que previamente han utilizado
versiones offline de este tipo de programas.

Podríamos definir tres métodos de trabajo:

• Arrancar con una presentación en blanco, un proceso más elaborado y personal, que requiere más tiempo pero que dota a
la presentación de una originalidad total al contar con el sello de su creador.

• Trabajar a partir de un prediseño de Presentaciones de Google y luego editar las diapositivas para añadir los elementos
particulares de la misma. Una opción muy recomendable para ahorrar tiempo en el diseño de las diapositivas y la ordenación
de sus elementos, dotando al conjunto de la presentación un aspecto visual trabajado, uniforme y muy estudiado.

• Editar una presentación realizada previamente con un programa distinto, la cual importaremos al editor de Presentaciones
de Google para seguir trabajando con ella mediante las herramientas de este programa.

En cualquier caso, siempre se necesitarán realizar algunas
tareas básicas, que explicaremos en los siguientes epígrafes.
La primera, lógicamente, es la acción de añadir diapositivas
a la presentación.

La primera opción es a través del botón ‘+’ que encontramos en
la parte superior izquierda de la interfaz.

PRESTA ATENCIÓN

Por defecto se añade una diapositiva tipo ‘Título’ si en el archivo no hay abierta ninguna con ese formato o
bien una de tipo ‘Título y cuerpo’ si ya contamos con la anterior.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

3.1. CREAR DIAPOSITIVAS
Una segunda manera de agregar diapositivas es en el mismo botón, desplegando la lista que nos permite elegir el tipo de
diapositiva a insertar. Tenemos muchas opciones, y estas son las más interesantes, aunque es recomendable indagar en los
otros formatos:

• Título: crea una viñeta con 2 cajas de texto para escribir un título y un subtítulo.

• Título y objetos: genera una diapositiva con 2 cajas de texto. La superior diseñada para añadir un título y la inferior, para
escribir el contenido de la diapositiva.

• Título y dos objetos: contiene 3 cajas de texto. La superior para añadir un título a la diapositiva y otras 2 en para escribir
el contenido de la misma.

• Imagen con título: además del título, en lugar de añadir una caja de texto agrega la opción de insertar imagen
automáticamente.

• Comparación: agrega un título y 4 campos más, para realizar una comparación entre contenidos, con sendos campos de
subtítulo y texto.

• En blanco: genera una diapositiva sin ninguna caja de texto alguna para que el usuario cree de manera libre el diseño de
la misma.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

¿SABÍAS QUE…?

Una tercera opción consiste en agregar diapositivas desde el menú Diapositiva. Aquí podremos duplicar la
diapositiva activa, borrarla, utilizar los comandos para desplazarla de posición en la presentación o incluso
para movernos de forma rápida por las diapositivas que compongan el trabajo que se esté editando.

3.2. IMPORTAR DIAPOSITIVAS
Desde otras presentaciones podemos copiar y pegar diapositivas en los trabajos que tengamos en curso. Para importar
diapositivas clicaremos en el menú Insertar y luego en Importar diapositivas.

Aparecerá una ventana en la que se puede navegar para localizar una presentación existente en nuestra Nube de Google.
Localizada la presentación que nos interese, se pincha en Seleccionar.

A continuación, aparecerán todas las diapositivas que componen dicho archivo, pudiéndose marcar aquellas que nos interesen
y clicando finalmente en Importar diapositivas para incorporarlas a nuestro trabajo. Lo harán, detrás de la diapositiva que
tengamos activa en ese momento.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

3.3. DAR FORMATO A LAS DIAPOSITIVAS
El tema de la presentación es un aspecto fundamental que se recomienda elegir al iniciar un trabajo, para ir añadiendo las
diapositivas poco a poco con el formato definido, pero obteniendo desde el principio una visión de conjunto de cómo será su
aspecto.

En cualquier caso, como en las versiones offline de los programas de presentaciones, siempre hay ocasión para modificar con
posterioridad el diseño completo del archivo o de alguna diapositiva en particular.

El tema se elige desde el botón Tema que se ubica en la barra de herramientas.

Se abrirá le ventana Elige un diseño que en una zona superior encontraremos los diseños usados en la presentación abierta.
Abajo, el programa muestra el grupo de diseños propuestos por Google.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

Basta con clicar en el que más nos guste y pinchar en Importar tema y Aceptar, para ver ese diseño reflejado en la presentación.

PRESTA ATENCIÓN

El botón Tamaño de la diapositiva, permite además configurar el ancho y alto de las diapositivas de la
presentación.

3.4. CAMBIAR EL DISEÑO DE UNA DIAPOSITIVA
En cualquier momento podemos modificar el aspecto de toda la presentación, volviendo a elegir un tema diseño desde el botón
Tema.

Pero además, es posible cambiar ciertos aspectos de una
diapositiva mediante el botón Fondo de la barra de herramientas.
En la ventana que se abre aparecen estas opciones:

• Color: despliega una paleta de colores para elegir el tono que
deseemos para la diapositiva.

• Imagen: permite seleccionar una imagen tanto de nuestro
equipo, ubicada en la nube de Google Drive o en Internet.

• Restablecer diseño: vuelve al fondo que teníamos por defecto
en la diapositiva si no nos convencen los cambios realizados.

Además, desde el menú Disponer se pueden ordenar fácilmente los elementos que componen la diapositiva. Por ejemplo, en
una diapositiva en la que se solapen varios cuadros de texto y/o imágenes podemos enviar hacia adelante o atrás los que nos
interesen (con las herramientas que aparecen en el desplegable Mover).

PRESTA ATENCIÓN

También es posible alinear dichos objetos o agruparlos para moverlos como uno solo, mediante las herra-
mientas de Alinear y Agrupar/Desagrupar respectivamente.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

3.5. INSERTAR ELEMENTOS
No cabe duda de que los distintos elementos que insertamos en las presentaciones son uno de los secretos para que éstas
causen un buen impacto a las personas a las que van dirigidas.

Desde Presentaciones de Google podemos agregar Imágenes, Tablas, Vídeos, Formas, Líneas, textos de WordArt y Enlaces,
además de las cajas de texto.

El procedimiento es muy sencillo. Desde el menú Insertar elegimos el tiempo
de elemento a insertar y éste se colocará en la diapositiva en la zona elegida.
Luego, puede ser modificado de posición y tamaño arrastrando los cursores y
controles que delimiten el objeto.

En Formas, podemos elegir polígonos, flechas, llamadas y ecuaciones. Desde
Línea, es posible agregar líneas, flechas, curvas, polilíneas, arcos y trazados a
mano alzada.

Al agregar un vídeo, el programa abrirá una ventana que nos permitirá agregar
el enlace de un vídeo del canal YouTube.

3.6. CREAR ANIMACIONES
Los elementos que se inserten en las diapositivas de las Presentaciones de Google pueden ser animados para que los trabajos
tengan un aspecto más vistoso y dinámico.

No conviene recargar en exceso las presentaciones de animaciones, ya que pueden crear en el espectador un efecto contrario
al deseado: distrayendo la atención de lo realmente importante que se quiere compartir o quitando seriedad y criterio a la
exposición.

Para agregar una animación se selecciona el objeto que se quiera dinamizar y
pinchamos dentro del menú Insertar en Animación. Seguidamente se abrirá a
la derecha la ventana Animaciones con la que configurarla.

El primer botón desplegable nos da la opción de elegir entre diferentes tipos
de animaciones: sin transición, fundido, entrada por izquierda, derecha,
arriba, abajo, salida por izquierda, derecha, arriba, abajo, ampliar, reducir…
Son muchas las opciones.

Además, se puede configurar si la animación arranca al pulsar con el ratón o
el teclado o bien después de reproducirse la anterior directamente.

Igualmente, se puede indicar la velocidad a la que se desencadena la animación en el cursor inferior de lenta a rápida.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

3.7. AGREGAR TRANSICIONES
De igual forma que se pueden animar los elementos, es posible crear algún tipo de efecto visual entre diapositiva y diapositiva:
agregar transiciones.

El consejo lanzado en el anterior epígrafe es válido para este caso también: utilizar muchos tipos de transiciones entre
diapositivas puede provocar que la presentación se empobrezca o que pierda sentido.

Si en el caso de las animaciones, éstas pueden ser aplicadas para resaltar algunos elementos concretos, las transiciones se
utilizan para lograr un efecto visual común en el paso de una a otra diapositiva, no siendo aconsejable que se cambie mucho
formato.

Se insertan desde el botón Transición, en la barra de herramientas.

A continuación se abre el panel Animaciones en la parte derecha de la ventana, pudiendo elegir el tipo de transición y si esta
se aplica al paso de diapositiva concreta en el que estamos o a toda la presentación.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

¿SABÍAS QUE…?

Las opciones de transición que aparecen son: sin transición, fundido, mover diapositiva desde la derecha,
desde la izquierda, girar, cubo y galería.
Y con el botón Reproducir, se puede pre-visualizar el efecto elegido.

3.8. COMENTARIOS PARA EL TRABAJO COLABORATIVO
En las anteriores aplicaciones hemos visto cómo insertar comentarios para el trabajo colaborativo. En las Presentaciones de
Google aparece la novedad de que se pueden comentar cada uno de los elementos insertados en las diapositivas.

De esta forma, cada uno de los usuarios que trabajen en una misma presentación, pueden aportar ideas acerca del diseño o
contenido de las cajas de texto, imágenes, vídeos, frases, formas, tablas, etc. insertadas.

El procedimiento para insertar comentarios de manera general es similar al visto anteriormente. Si se quiere añadir un
comentario a un elemento de la diapositiva, basta con señalar éste y hacer clic en Insertar-Comentario.

La otra opción es, teniendo el comentario insertado, agregar una nota desde el icono correspondiente en la barra de
herramientas.

A continuación aparecerá una ventana, con el nombre del usuario que ha realizado el comentario, en la que se podrá dejar la
referencia deseada sobre el elemento de la diapositiva seleccionado.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

3.9. REPRODUCIR Y DESCARGAR LA PRESENTACIÓN
Finalizada la presentación solo nos queda reproducirla y descargarla.

La primera acción se realiza a través del botón Iniciar presentación que aparece en la parte superior derecha de la interfaz
de Google.

Además, si pulsamos en la flecha que aparece en esta herramienta, se despliegan varias opciones:

• Comenzar la visualización de la presentación desde la primera diapositiva.

• Iniciar la presentación desde la primera diapositiva mostrando las notas que se hayan insertado en las diapositivas.

• Arrancar la presentación en nueva ventana.

Por último, es posible descargar la presentación realizada desde el menú Archivo, clicando en Descargar como. Aquí se nos
abrirá una ventana de exploración en nuestro equipo para salvar el archivo creado en distintos formatos.

Entre ellos está el propio de Microsoft PowerPoint (pptx) así como otros que permitirán reproducir o visualizar la presentación
sin tener un programa de edición de presentaciones: como svg, png, jpeg o txt.

4. EL TRABAJO CON PRESENTACIONES CON POWERPOINT ONLINE
La edición de presentaciones con PowerPoint Online no tiene muchas diferencias con lo visto para la aplicación desarrollada
por Google. Además de las diferencias del interfaz, las herramientas se utilizan de manera similar.

Cambian algunos aspectos propios de la aplicación, como es el ejemplo del Diseño de las presentaciones en los que Microsoft
aporta formatos diferentes a los de Presentaciones de Google.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

Esa galería de diseños predeterminados, los podemos encontrar en la pestaña Diseño.

El panel desplegable muestra un amplio abanico de diseños de presentaciones, que en su parte derecha cuentan incluso con
ligeras variantes sobre el diseño seleccionado.

También cuenta con una amplia variedad de elementos para insertar en las diapositivas, destacando el hecho de contar con la
opción de agregar imágenes y vídeos de Internet. Las primeras a través del buscador Bing, mientras que los vídeos también
se pueden seleccionar desde YouTube.

PRESTA ATENCIÓN

Sin duda alguna, merece la pena utilizar algún formato de gráfico SmartArt (https://support.office.com/es-
hn/article/Crear-un-elemento-gr%C3%A1fico-SmartArt-4c36e284-2b76-400d-99d7-6cf198a33a4b?ui=es-
ES&rs=es-HN&ad=HN), herramienta genuina de Microsoft que puede enriquecer en buena medida una
diapositiva.

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Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

4.1. PARTICULARIDADES DE POWERPOINT ONLINE
Las transiciones y animaciones se agregan en PowerPoint Online desde pestañas independientes.

Para aplicar a un objeto de una diapositiva una animación, bastará con seleccionar éste y luego en la pestaña Animaciones
elegir uno de los efectos que se plantean. En este caso, la interfaz es muy intuitiva y el icono que aparece junto al nombre nos
simula qué ocurrirá con ese efecto:

Además, se pueden ordenar los efectos aplicados en una misma diapositiva y la configuración de su aparición en pantalla en
la misma pestaña, en la parte derecha.

Por otra parte, desde la pestaña Transiciones, se programarán los pasos de unas diapositivas a otras, que de igual manera
se hacen de forma muy eficaz observando los iconos que acompañan cada efecto.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

ACTIVIDAD

Crea una presentación en Presentaciones de Google partiendo desde un diseño predeterminado. En ella, nos
puedes contar algún aspecto interesante de tu currículum o de tu perfil laboral. En todo caso, tienes vía libre
para elegir el tema deseado.
El trabajo debe contar con al menos 10 diapositivas. De ellas una será el título, otra un índice y una final a
modo de resumen. Deben contar con algunas imágenes y vídeos online.
Guarda la presentación en tu equipo y luego ábrela desde PowerPoint Online. Aquí añade una nueva diaposi-
tiva que contenga un gráfico SmartArt.

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Administración equipos · Ofimática en la nube
Unidad 6. Ofimática en la nube: Presentaciones de Google, PowerPoint Online

RESUMEN
Hemos finalizado el curso estudiando las características con que cuentan Presentaciones de Google y PowerPoint online, los
programas en la nube de Google y Microsoft para realizar presentaciones.

Ambas aplicaciones nos dan la posibilidad de empezar a trabajar de cero, de arrancar con prediseños proporcionados por
ambos programas o incluso de retomar archivos de presentación creados con programas offline, como Microsoft PowerPoint o
LibreOffice Impress.

Además, es posible realizar cualquiera de las funciones habituales en este tipo de programas, siendo tan sencillo como en los
softwares tradicionales la inserción de elementos como imágenes, vídeos, tablas o gráficos y por supuesto las animaciones y
transiciones que caracterizan a los programas de presentaciones.

Todo ello con la ventaja de poder almacenar los trabajos en la nube, trabajar con ellos de manera colaborativa o descargarlos
e importarlos de manera sencilla.

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FIN

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