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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTIAS
EMPRESA: C.V.G. ALUMINIOS DE CARONI (ALCASA)
GRADO ACADEMICO: LIC.ADMINISTRACION DE EMPRESAS. MENCION
BANCA Y FINANZAS.

ANALISIS Y PROCESOS DE PAGOS QUE EFECTUA LA DIVISION DE


TESORERIA DE C.V.G ALCASA EN EL SEGUNDO SEMESTRE DE 2017

TUTOR ACADEMICO: BACHILLER:


Prof. YamiraTrias Morillo Rendon, Joel David
C.I: V-10.046.570 C.I: V-24.377.351

TUTOR INDUSTRIAL:
Lic. Animir Romero
C.I: V-12.547.140

CIUDAD GUAYANA, NOVIEMBREDEL 2017.


II
JOEL MORILLO DAVID RENDON
PASANTE

DEDICATORIA

Este informe de pasantías se lo dedico a Dios, por darme la vida y la voluntad de

seguir adelante muy a pesar de las adversidades del día a día.

A Mi Madre (MARY RENDON) y a Mi Padre (CRISANTO MORILLO) a quienes

les dedico mis metas, mis éxitos y todos mis triunfos. Por ser los pilares de mi vida,

por ser incondicionales conmigo, sin ellos nada de esto sería posible.

A mi hermana por estar presente siempre, son mi motivación para seguir adelante,

para hacer un buen ejemplo para ustedes y toda mi familia en general por ser parte de

esto, de mi vida y de lo que soy.

A mis hermanos de la vida y amigos incondicionales que siempre están allí para

cualquier dificultad.

Dedicado a esas personas que ya no se encuentran conmigo, pero siempre estuvieron

y estarán presentes en mi vida.

III
AGRADECIMIENTO

Agradecido con Dios por darme la vida porque gracias a él, todo esto es posible y por

todas las cosas buenas que están por venir.

Agradecido infinitamente con mis padres por ser mi ejemplo de perseverancia,

constancias en querer ser mejor cada día. Muchas gracias por todo. Los amo.

Gracias a la Universidad Nacional Experimental de Guayana. Por ser mi casa de

estudio por haberme dado la oportunidad de formarme profesionalmente. De igual

manera gracias por la oportunidad de conocer y compartir con estupendos profesores

y amigos que me ayudaron a lo largo de mi carrera.

A mis compañeros y amigos por siempre estar presentes.

A la empresa Aluminios del Caroní C.V.G.ALCASA. S.A por haberme permitido a

realizar de manera exitosa mi pasantía en sus instalaciones, al equipo de la División

de Tesorería por prestarme el apoyo y colaboración en la ejecución y culminación de

este informe de pasantía.

A mi tutora académica (YAMIRA TRIAS) y Mi Tutora industrial (ANIMIR

ROMERO) y todas las personas que de alguna manera fueron participes de todo este

proceso. A todos mil gracias.

IV
INDICE GENERAL

Introducción
1. Descripción de la empresa
1.1Reseña histórica
1.2 Misión
1.3 Visión
1.4 Línea de acción
1.5 Funciones del personal de la División de Tesorería
2. Situación Problema
3. Objetivos
3.1 Objetivo General
3.2 Objetivos Específicos
4. Justificación
5. Delimitación
6. Descripción del Plan Inicial de Pasantías21 -
7. Métodos, procedimientos y/o técnicas
8. Resultados obtenidos
9. Facilidades y dificultades en el desarrollo de las pasantías
10. Aportes del pasante para la empresa
11. Apreciación del pasante para la empresa
12. Conocimientos adquiridos
13. Conclusión
14. Recomendaciones
15. Referencias bibliográficas

16. Anexos

V
LISTA DE CUADROS

CUADRO 1 Estructura organizacional de la división de tesorería. 12

CUADRO 2 Página principal del Sistema SAP 23

CUADRO 3 Sistema SAP. Transacción FBL1: Lista de Acreedores 25

CUADRO 4 Transacción - Sistema de Orden SPOOL 27

CUADRO 5 Lista de partidas abiertas por código de acreedores o proveedores 28

CUADRO 6 Transacción FCH8, Anulación de pagos por cheques. 31

VI
INTRODUCCIÓN.

A nivel mundial en el ámbito empresarial, la contabilidad es fundamental para las

operaciones y ampliación de una empresa. Sin ella toma en riesgo de tener

dificultades en el flujo de caja, malgasto de dinero y desperdiciar oportunidades y

negocios con clientes y proveedores en una ampliación empresarial a futuro. Al

actualizar los registros contables de la empresa se tiene como resultado la buena

administración de la empresa y por ende, se logran los objetivos y metas trazadas.

La administración de los suministros y recursos son de importancia, ya que,

promueven su estabilidad y producción.

Un ejemplo del mismo es C.V.G. ALCASA. S.A, empresa del estado venezolano

dedicada a la producción y comercialización de aluminio primario, es por eso que el

siguiente informe de pasantías su objetivo principal es el análisis y procesos de los

pagos nacionales que efectúa la división de tesorería de CVG alcasa en el segundo

semestre de 2017. Lo cual permitirá conocer la problemática en el cumplimiento de

dichas actualizaciones ya establecidas por la empresa para el manejo de las cuentas

por pagar a proveedores. Tomando en cuenta los diferentes aspectos contables que

maneja la empresa como su sistema administrativo de proceso (SAP), que se maneja

como un agente de retención para la empresa.

Con el propósito de simplificar la compresión de este informe de pasantías se

estructuro de la siguiente manera

1
Descripción de la empresa: Reseña histórica de la empresa, Objetivos, Misión,

Visión, Estructura organizativa de la empresa, Descripción de la División de

Tesorería.

Objetivos de la Pasantía: Objetivo General, Objetivos Específicos, Descripción de

Cronograma de Actividades, Métodos, Técnicas y/o procedimientos aplicados,

Logros del Plan de trabajo, Facilidades, dificultades y conocimientos adquiridos

durante el periodo de pasantías.

Conclusiones y recomendaciones: Conclusión, Recomendaciones, Referencias y

Anexos.

RESEÑA HISTORICA
Industria básica del Estado venezolano, tutelada por la Corporación Nacional del

Aluminio (Corpoalum), ente adscrito al Ministerio del Poder Popular para Industrias

Básicas, Estratégicas y Socialistas, productora y comercializadora de aluminio

primario, cilindros, productos laminados y extrusión. El 14 de octubre de 1967

marca el inicio de sus operaciones de producción de aluminio.

En la actualidad, CVG Alcasa opera con dos Líneas de Reducción (Línea III y

Líneas IV), una planta de Laminación, una de Fundición y una planta Extrusora.

Dentro de sus proyectos en ejecución está la recuperación y adecuación

tecnológica de sus dos líneas de reducción, su planta de Fundición y Laminación.

Asimismo, entró en operaciones en el año 2013 las líneas de 7 y 8 pulgadas de la

2
Planta Extrusora, unidad productiva que agrega valor al aluminio de CVG Alcasa,

con una producción en su primera etapa de 23.500 toneladas año de perfiles de

aluminio, dirigidos en su mayoría a la Gran Misión Vivienda Venezuela.

CVG Alcasa destina el 100% de su producción al mercado nacional

transformador, siguiendo los lineamientos establecidos por el Gobierno Bolivariano,

que presidente Nicolás Maduro Moros.

Los productos de CVG Alcasa son: Aluminio primario en forma de lingotes,

cilindros para extrusión y planchones. Asimismo, aluminio laminado en forma de

rollos, láminas y cintas y, perfiles de extrusión para marcos, puertas y ventanas.

Objetivo:

En Alcasa, nuestro compromiso es, elaborar y comercializar, productos de aluminio

que satisfagan los requisitos de nuestros clientes, mediante el mejoramiento continuo

de la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Misión

Producir, transformar y comercializar en forma eficiente los productos de aluminio

garantizando el suministro de materia prima al sector transformador nacional,

fomentando la diversificación productiva con mayor valor agregado, defendiendo la

soberanía productiva y tecnológica.

3
Visión

Posicionar a Alcasa como promotor del desarrollo endógeno, impulsando la industria

del aluminio, permitiendo diversificar y transformar la materia prima en productos

terminados, que aporten al sostenimiento socio- económico del país, a través de

empresas de producción social, bajo las premisas del nuevo modelo productivo que

apunta al Socialismo del Siglo XXI.

Líneas de Acción del 2011

Nueva Ética Socialista: CVG Alcasa promovió la conciencia socialista con la

participación de trabajadores en las mesas conformadas para el desarrollo del Plan

Guayana Socialista (PGS). Adicionalmente la Gerencia de Economía Popular y

Formación Permanente, el Centro de Formación Negro Primero y la Universidad de

Trabajadores (UBTJR) contribuyó con la realización de 150 eventos de

entrenamiento a trabajadores en 16.000 horas de actividad de aprendizaje. Como

complemento la Gerencia de Cultura y Deporte desarrolló programas tales como:

• Escuela de arte y oficios donde se imparte y fomenta la cultura en sus

manifestaciones de teatro y la enseñanza e interpretación de instrumentos musicales a

niños y a adolescentes.

• Presentaciones del grupo musical el Son del Aluminio, Coral de Adultos,

Agrupación de Música Llanera Aluminio Copla y Sabana en comedores y diferentes

espacios de la Ciudad.

4
• Participación del colectivo alcasiano en las olimpiadas laborales, con una

participación de 367 trabajadores, donde obtuvimos el sexto lugar.

• Incorporación del Proyecto Social Comunitario “Escuela de Futbol Menor de CVG

ALCASA”, a la asociación de Futbol Nacional, donde se fomenta los valores de

unidad y trabajo en equipo, así como el esparcimiento y recreación lúdica de la

práctica de este deporte. En la escuela están inscritos 150 niños, hijos de trabajadores

y de la comunidad.

5
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIVISIÓN DE TESORERÍA DE

C.V.G ALCASA.

6
OBJETIVOS DE LA DIVISIÓN DE TESORERÍA

Asegurar la captación y aplicación de fondos necesarios para el desarrollo de las

actividades de la empresa, manteniendo niveles óptimos del efectivo dentro de las

estrategias y directrices de la gerencia de administración y finanzas, a fin de pagar de

manera oportuna y confiable las obligaciones y compromisos adquiridos por la

empresa.

Funciones del personal de división de tesorería

Secretaria de Departamento: Yudelis Muñoz, Norbelis Nessi.

• Atender vía telefónica y personalizada a trabajadores y proveedores.

• Elaborar las correspondencias internas y/o externas.

• Mantener actualizado el archivo de correspondencias.

• Solicitar la elaboración de cheques de gerencia a los bancos.

Auxiliar de finanzas: Tomas Betancourt

• Solicitar revisión de los cheques, enviar a firma, desglosar y remitir a caja.

• Organizar y resguardar el archivo de comprobantes contables pendientes de

pago y remitir al archivo de contabilidad los pagados.

Cajero: Félix Espinoza

• Verificar, ejecutar y registrar los pagos por caja chica.

• Entregar a sus respectivos beneficiarios los cheques emitidos.

• Elaborar la solicitud de reposición de fondos de caja, para cubrir los gastos

menores oportunamente.

• Recibir y registrar otros ingresos realizados por banco.

7
Analista de Administración y Finanzas: Mariana Makovicka

• Elaborar y controlar los pagos a los trabajadores por transferencia (nomina,

ahorros, plan de vivienda, prestaciones sociales).

Analista de administración y Finanzas: Animir Romero

• Elaborar, registrar y controlar los pagos a proveedores nacionales

• Elaborar los cheques en forma automatizada, a través del sistema SAP en

base a la planificación de pagos de la gerencia de finanzas.

• Archivar correlativamente por banco las copias de los cheques emitidos

Analista de administración y Finanzas: Elianor Cabeza

• Recibir y registrar los anticipos para gastos de viaje.

• Recibir, revisar y registrar los reportes de gastos de viaje.

• Verificar los saldos a favor de la empresa o trabajador y elaborar listado de

descuentos y/o reintegros para ser remitido a la división de nómina.

Analista de administración y Finanzas: José Vargas

• Revisar y registrar los reportes de gastos por caja chica.

• Verificar los saldos a favor de la empresa o trabajador y elaborar listado de

descuentos y/o reintegros para ser remitido a la división de nómina.

Analista de administración y Finanzas: OdilaPerezClement

• Emitir a través de la banca electrónica los extractos de cuenta bancaria.

• Registrar los extractos de cuenta en el sistema SAP.

• Revisar las conciliaciones bancarias elaboradas por contabilidad, a fin de

mantener actualizados los registros contables.

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Analista de administración y Finanzas: Lucy Faysal

• Elaborar, registrar y controlar los pagos a proveedores nacionales.

• Elaborar, registrar y controlar los pagos a clínicas por concepto de planes de

salud.

• Procesar los pagos a proveedores y trabajadores a través de internet

Especialista administración y Finanzas: Lilia Ruiz

• Elaborar, registrar y controlar los pagos a proveedores internacionales.

• Elaborar registrar y controlar los pagos de derechos de importación

• Procesar los pagos a proveedores y trabajadores a través de internet.

Especialista administración y Finanzas: Simar Aguilera

• Controlar el manejo de los fondos, a fin de asegurar el pago oportuno de las

obligaciones y compromisos financieros contraídos por la empresa.

• Elaborar la disponibilidad bancaria

• Elaborar el flujo de caja programado y ejecutado.

• Elaborar el control de gestión, a fin de evaluar el rendimiento de la unidad.

• Elaborar los informes para el banco central de Venezuela: movimiento

mensual de ingresos y egresos (dsfi-04) y flujo de caja proyectado (dsfi-03).

SITUACION PROBLEMA

Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otra empresa con

existencias o artículos, los cuales serán transformados para venderlos posteriormente

o directamente se compran para su venta.

9
En toda empresa u organización hay un conjunto de procedimiento interno y

externo que permitan un buen desenvolvimiento de las actividades, haciendo énfasis

en los procesos contables que se llevan a cabo en una empresa u organización, ya que

todos ellos dependen de un excelente manejo del control de la misma.

Vale destacar que a nivel mundial, toda organización empresarial posee deudas

que se adquieren de eventos o transacciones financieras si es el caso. Las cuales

deben ser pagadas en un margen en específico o en una fecha establecida,

consideradas de igual manera como obligaciones financieras. En el mundo contable y

administrativo se conoce como pasivos.

En nuestro país se encuentra un gran número de organizaciones empresariales o

instituciones tanto públicas como privadas, orientadas al logro de diferentes metas y

objetivos, con el fin de dar un bien común para la organización como para la

población, siguiendo normas y políticas señaladas dentro de una política de atención a

las necesidades básicas de la población venezolana; como es el caso de la planta

reductora C.V.G. ALCASA, S.A. pionera en la producción de aluminio en nuestro

país.

Cuanto se habla del capital y pasivo se trata de las fuentes de financiamiento de las

operaciones de cualquier empresa y C.V.G. ALCASA, S.A. no es la excepción, ya

que, por ser una empresa grande y de producción nacional para la exportación se ve

en la obligación de contraer deudas u obligaciones con diferentes proveedores

nacionales o internaciones para la realización anual de su producción, es allí que

10
surgen sus cuentas por pagar comerciales. Esta se define como obligaciones a corto

plazo, según lo que corresponde a la adquisición de bienes o servicios.

En C.V.G. ALCASA, S.A. se encuentra ubicada en Ciudad Guayana, avenida

Fuerzas Armadas, zona Industrial Matanzas, la cual fue fundada hace

aproximadamente 45 años. Se ha caracterizado por la realización del aluminio para

luego realizar otras actividades como de importación o exportación a diferentes

organizaciones la cuales están inscritas dentro de los parámetros establecidos. C.V.G.

ALCASA, S.A cuenta con diversas Coordinaciones, entre las cuales se encuentran:

gerencia de administración y finanzas de carbones, y otras más que están adscritas a

la empresa. En la Gerencia de administración y Finanzas, se encuentra la división

nomina, división de seguros, división de administración, división de crédito y

cobranza y la División de Tesorería. Esta última se encarga de realizar el pago a

proveedores nacionales e internacionales de las cuales adquieren sus productos y/o

servicios

Es decir, le da cumplimiento a los procedimientos para el pago de las obligaciones

contraídas por otras empresas. Este tipo de procedimiento ha sido de suma

importancia durante muchos años, debido a sus notables resultados que surgen al

momento de utilizarlo de esta manera disminuye las debilidades que se puedan

presentar en el manejo de la información financiera, administrativa y contable. Como

es el caso de C.V.G. ALCASA, S.A, que usa un riguroso control en sus procesos

contables y financieros pero ha mostrado una problemática relacionado

específicamente en la División de Tesorería con el pago a proveedores nacionales,

11
como lo son actualización de los datos de los comprobantes de pago no registrados

contablemente, cuentas por pagar atrasadas, exceso de documentación por archivar,

errores en los registros contables en Sistema SAP, falta de registros de los finiquitos

de los comprobantes contables una vez realizado los pagos, actualización de fechas o

pagos vencidos por pagar.

De no encontrar una solución a esta situación aumentaran las cuentas por pagar de

la empresa, ya que afectara los recursos que se asigne en el presupuesto anual,

teniendo como resultado un desventaja en lo que es la realidad y la información

presentada por los programas de suministros y servicios directos e indirectos en

C.V.G. ALCASA, S.A. es por ello que se requiere tomar acciones sobre las

observaciones antes mencionadas, ya que afectan de manera negativa el proceso de

pago a proveedores nacionales, con el fin de darle una normalidad y un equilibrio al

manejo de este proceso que favorecerá a la División de tesorería principalmente y

consigo a la empresa en general.

OBJETIVO GENERAL:

Análisis de los pagos nacionales que efectúa la división de tesorería de CVG alcasa

en el segunde semestre de 2017

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Describir la elaboración e implementación de la Actualización de registros contables

para pagos a proveedores nacionales con el sistema SAP.

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Verificar los comprobantes contables actualizados para la generación de pagos a

proveedores nacionales mediante cheques y/o transferencias bancarias que se generan

en la División de Tesorería.

Determinar el control de los registros contables para pagos a proveedores nacionales

a través de cheques y /o transferencias bancarias en la División de Tesorería.

JUSTIFICACIÓN:

Desde el punto de vista teórico, esta investigación tiene como fin dar a conocer,

informar y analizar los procedimientos administrativos y contables de los pagos a

proveedores mediante cheques y/o transferencias bancarias.

Con respecto al punto de vista práctico, descriptivo e informativa, se refleja una

empresa básica como lo es C.V.G.ALCASA.S.A usa una tecnología sistematizada

con relación bancaria para generar los pagos en este caso a proveedores nacionales.

Es por ello, que esta investigación se basa en analizar los procedimientos

administrativos y contable para pago a proveedores mediante cheques y/o

transferencias bancarias que se generan en la División de Tesorería en C.V.G.

ALCASA. S.A en el segundo semestre – 2017. Ubicada en Ciudad Guayana. Estado

bolívar.

Por último, desde el punto de vista metodológico, en la presente investigación tendrá

como objetivo servir como antecedente o registro para próximos informes de

pasantías.

13
DELIMITACIÓN:

Este informe se realiza para lograr los objetivos trazados mediante las actividades

reflejadas como: Analizar, describir, verificar y determinar los procedimientos

administrativos y contable para pago a proveedores mediante cheques y/o

transferencias bancarias que se generan en la División de Tesorería en C.V.G.

ALCASA. S.A.

DESCRIPCION DEL PLAN INICIAL DE PASANTIA

1°Semana (19/06/2017 – 23/06/2017): Presentación e inducción por las plantas de

C.V.G. ALCASA. S.A

Se realiza el inductivo con las charlas correspondientes sobre la historia de la

empresa, su ubicación geográfica, cuáles son sus funciones, su desarrollo al pasar los

años, como se ejecutan varias funciones fundamentales de la empresa, de esta manera

charlas sobre la salud y la seguridad de los empleados de planta.

De igual manera, en la charla se establecen cuáles son los deberes y derechos de los

pasantes y a donde corresponde cada postulante y asignación de División y Tutor

Industrial en las instalaciones de C.V.G. ALCASA, S.A.

Por consiguiente, los recorridos necesarios por las plantas de reducción, laminación,

planta carbón, extractora y fundición. También por los edificios administrativos I y II,

comedores, servicios médicos y adyacencias.

14
2° Semana (26/06/2017 – 30/06/2017): Adiestramiento en el área asignada:

División de Tesorería

Una vez asignada el área donde realizara la jordana de trabajo, en este caso la

división de Tesorería, se procede la presentación en la División, donde conoce a todo

el personal, secretarias, analistas y auxiliar en administración y finanzas. Por

consiguiente las funciones de cada uno.

Asignación de tutor industrial y funciones laborales; en la cual en papel de tutora

industrial lo toma la Lic. Animir Romero. Analista en finanzas, la cual corresponde

las funciones de los análisis y ejecución de los procedimientos administrativos y

contable para pago a proveedores nacionales mediante cheques y/o transferencias

bancarias, elaboración los cheques en forma automatizada, a través del sistema SAP

en base a la planificación de pagos de la gerencia de finanzas, archivar

correlativamente por banco las copias de los cheques emitidosque se generan en la

División de Tesorería. Las cuáles serán las funciones a desarrollar en el periodo de

pasantías asignado que van conjuntamente con la carrera Administración de

empresas, mención Banca y Finanzas.

3° Semana (03/07/2017 – 20/09/2017): Conocer el sistema SAP utilizado con

respecto a la División de Tesorería:

Sistema para la realización de las actividades de registro de distintos pagos a los

proveedores en la unidad de control de compromiso se utiliza el sistema de

información SISA, el cual nace de la necesidad de adecuar los sistemas información

15
de las empresas del sector aluminio a la realidad competitiva del siglo XXI.

Apoyados en herramientas de planificación empresarial con SAP/R3.

El sistema SAP es un sistema On-line y en tiempo real diseñado para cubrir de forma

global las necesidades de gestión o información de corporaciones de tipo

medio/grande. Tiene varias transacciones totalmente integrados que cubren una

amplia variedad de funciones de negocio entre las que incluyen: Gestión Económica

Financiera (Contabilidad General, Contabilidad Analista, Activos fijos, modulo

financiero, etc.)

Tiene como misión proveer soluciones empresariales que permitan a los clientes

desarrollar ventajas en los ámbitos de negocio.

Los componentes del Sistema SAP R/3 se destacan por su tecnología sumamente

avanzada y su máxima funcionalidad empresarial. La integración de las aplicaciones

garantiza la compatibilidad de todas las funciones en el sistema y por ende, de la

empresa.

En cuestión a las funciones establecidas para la División de Tesorería en C.V.G.

ALCASA, S.A.

CUADRO 2. Página principal del Sistema SAP

16
3° - semana (20/07/2017 – 05/09/2017): chequeo y ordenamiento los registros de

comprobante contables pagar a proveedores nacionales

Cada proveedor tiene un Código en el Sistema SAP, con respecto a la División de

tesorería, de cual su principal función es visualizar las deudas pagadas y por pagar,

basándose en el cargo de facturas acumulas diarias y/o mensuales. Del registro de las

deudas de cada proveedor se encarga principalmente la División de Control de

Compromiso una vez realizado ese proceso, se imprime cada comprobante contable

donde se refleja los datos personales y bancarios de cada proveedor, constancia de la

deuda con su respectivo registro de factura por pagar y a las fechas pertinentes. Luego

se llevan a la División de Tesorería para realizar los pagos emitidos por solicitud o

por cronograma de pago autorizados por la Gerente de Administración y Finanzas

(Belinda Ortiz) y el jefe de la división de Tesorería (Simar Aguilera).

- Organizar lotes de comprobantes por pagar.

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Se organizan los comprobantes por proveedores y acreedores, por ejemplo (PLS,

Terminación de servicio, guarderías, número de documentación, fecha de

emisión de comprobante contable).

- Visualización en el sistema SAP los comprobantes según el código de

proveedor y por forma de pago (Cheque y/o transferencia)

Cuando se va a generar el pago, una vez autorizada por el jefe de la División de

Tesorería, se debe revisar si todos los datos suministrados en los comprobantes

contables coinciden con los registro del Sistema SAP, a través de una Transacción

llamada (FBL1) la cual consiste en la visualización de lo acumulado por numero

de acreedor o proveedor por pagar en la opción (Partidas abiertas), y de igual

manera visualizar lo pagado en la opción (Partidas compensadas). También a

través de ella se puede ver sus datos financieros y personales.

CUADRO 3. Sistema SAP. Transacción FBL1: Lista de Acreedores

18
4-semana (10/08/2017 – 24/09/2017): Registro de los finiquitos de los

comprobantes contables pagados a proveedores nacionales.

Los finiquitos son la constancia de la ejecución de los pagos a proveedores o

acreedores por transferencias o por cheques donde también establece los impuestos

y/o retenciones que generan los pagos.

Cada vez que se genera una propuesta de pago en el Sistema SAP,

independientemente del banco o del proveedor se generan un finiquito y unos

impuestos, estos se debe guardar en la computadora a través de un transacción

llamada (ZPDF) en la cual se registra el código en que se encuentra en el Sistema

SPOOL y automáticamente se guarda en un Documento de PDF y se guarda en una

carpeta en específico.

19
Cuando no se guardan, el sistema SAP cada 3 días borra los finiquitos y las

retenciones generadas y se pierden. Cuando sucede esto hay una transacción el

Sistema SAP que se llama (ZRF00111) que consiste en regenerar el finiquito de un

pago en específico y procede a visualizarse en el Sistema SPOOL para ser guardado,

se guarda en PDF, se imprime y se anexa al comprobante contable correspondiente

para ese pago en específico.

CUADRO 4. Transacción - Sistema de Orden SPOOL

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5° - semana (10/07/2017 – 20/08/2017): Actualización de datos de los

comprobantes contables a pagar a los proveedores nacionales

Esta actividad consiste en que se registra y se revisa continuamente la carga de

deudas pendientes o cuentas por pagar a un proveedor o acreedor en específico, para

que al momento de la ejecución de pago se tengas presente cuales son las

obligaciones contables a pagar, según lo registrado por la División de Control de

compromiso.

CUADRO 5. Lista de partidas abiertas por código de acreedores o proveedores

21
5° - semana (15/07/2017 – 27/08/2017): Realización de las propuestas de pago a

proveedores nacionales en el sistema SAP.

Los pagos en la División de Tesorería se procesan de manera sistemática a través del

Sistema SAP, en una transacción llamada F110 que consiste en la ejecución de

propuestas de pago.

Donde lo primordial es seleccionar el banco del cual se hará el pago.

Tener los comprobantes contables seleccionado y ordenados secuencialmente,

teniendo correctamente todos los datos registrados y actualizados tanto en los

comprobantes como en el sistema.

Se bloquean o desbloquean los montos correspondientes a los comprobantes

contables y autorizados por el Jefe de la División de Tesorería.

Revisar que todos los datos coincidan a la perfección y automáticamente se genera el

pago con sus finiquitos y comprobantes de retención como lo son los timbres fiscales

e impuestos municipales

Una vez generada la simulación de pago o propuesta de pago, se le entrega al jefe de

la División todos los comprobantes de pago y se procede la autorización de pago por

la plata forma on-line de cada banco, vale destacar, que solo se manejan cuentas de

los siguientes bancos: Banco de Venezuela, Banco Mercantil, Provincial, Banco

Occidental de Descuento

22
Se realiza el fin de pagar las deudas pendientes con proveedores nacionales para la

fecha, vale destacar, que esta fecha debe estar vencida y tener la autorización de pago

del jefe de la División de Tesorería (Sr. Simar Aguilera)

7°- semana (10/08/2017 – 25/08/2017): Registro de la anulación de cheques y

transferencias emitidos a proveedores nacionales por concepto específicos.

La emisión de cheques se realiza como forma de pago a los pre-pagos clínicos, que

consiste en la pagar a las clínicas, hospitales, ambulatorios, etc. Un servicio por

ejecución como por ejemplo, una cirugía, una cesaría, etc. A algún trabajador de

C.V.G. ALCASA, S.A o que sea integrante del seguro que se le otorga a los mismo.

Esta emisión de cheque se da por una transacción llamada F-58, donde se coloca los

datos de la clínica, concepto te pago, monto a pagar, beneficiario y fecha de

ejecución, luego se procesan los impuestos y las retenciones automáticamente y se

genera el pago.

Vale destacar, que los cheques que se manejan en la actualidad son los de “Banco

Occidental de Descuento”. Una vez impreso el cheque se le da al jefe de la División

de Tesorería para que los autorice y firme, luego se van a la oficina de “Caja” donde

el beneficiario del cheque puede retirarlo.

Los beneficiarios tienen 90 días hábiles para retirarlos de no ser así se devuelven a la

División de Tesorería para hacer anulados, anulación que se da a través del Sistema

SAP, en una transacción llamada FCH8, que consiste la anulación de cheques por

23
conceptos específicos, como lo puede ser la antes mencionada, caducidad de los 90

días hábiles, mal impresión, mal colocación del monto o datos, entre otras.

Se procede la siguiente manera:

- Numero de cheque

- Fecha de emisión y fecha del periodo contable

- Causa de la anulación

- Numero de comprobante contable para realizar la ejecución de pago

- Autorización de anulación de pago (Lo aprueba el sistema SAP)

- Se genera la anulación.

- Se sella el cheque físico como ANULADO.

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CUADRO 6: Transacción FCH8, Anulación de pagos por cheques

Métodos, procedimientos y/o técnicas aplicadas

De esta manera se describe los métodos, procedimientos y/o técnicas aplicados

para el desarrollo del Informe final de pasantía. “Actualización de los registros

contables de proveedores nacionales en C.V.G. ALCASA. S.A primer trimestre –

2017.

Según Arias (2006) explica el marco metodológico como el conjunto de pasos,

técnicas y procedimientos que se emplean para formular y resolver problemas.

(Pag.16).

Se realizo un estudio Descriptivo, Sabino (2001) relata que la “Investigación

Descriptiva: es aquella que permite describir algunas características fundamentales de

conjuntos homogéneos de fenómenos en estudio, proporcionando de ese modo

información sistemática comparable con la de otras fuentes”. De esto, se puede inferir

25
que la investigación es de nivel descriptiva dado que, en ella se describieron,

registraron, analizaron, e interpretaron de forma precisa y veraz los procedimientos

del área estudiada (pág. 24)

El principal método para la ejecución de pago a proveedores es la revisión de los

Requisitos, ya que, que todos los datos suministrados en el sistema SAP. Debe

coincidir con el comprobante contable en físico donde debe poseer: Una factura

valida (Esta debe ser presentada tanto en original y copia, sin enmienda, conformada

de acuerdo a las instrucciones que señale el pedido correspondiente). Debe verificarse

que esta cumpla con los requisitos los cuales son: membrete, numero de factura, fecha

de factura, descripción del articulo facturado, cantidad de mercancía, precio por

unidad, importe en bolívares, condición de pago, nombre o denominación de la

empresa, y persona o ente comprador; de igual manera se debe determinar que la

factura posea el Rif y el domicilio fiscal completo de C.V.G. ALCASA, S.A. Así

mismo lo deberá tener el registro contable o comprobante contable donde este

plasmado el número de factura, numero de control y numero de pedido, de igual

manera la fecha de emisión de la factura y fecha de vencimiento de la misma.

El Sistema de aplicación SAP/R3: También fue una técnica de suma importancia ya

que este Sistema automatizado por CVG ALCASA, S.A. Permite corroborar la

información de las cuentas bancarias y datos de los proveedores, cuentas por pagar,

las solvencias, ejecución de pago, etc.

Observación Directa

26
Según Tamayo (2007), indica que la observación directa “es aquella en la cual el

investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observación.”

La técnica de la observación directa, consiste en visualizar de cerca la

problemática que se presenta en la División de Tesorería

Esta técnica se desempeñó con el fin de conocer los pasos que se llevan a cabo para la

ejecución de pago a proveedores mediante cheques y/o transferencias bancarias, de

igual manera para la verificación de datos, entre otras actividades desempeñadas en la

División de Tesorería y también a lo que C.V.G. ALCASA, S.A. Se refiere.

Cuestionario

Según Arias, (2006) Lo define como “cualquier recurso, dispositivo o formato

(papel o digital) que se utiliza para obtener, registrar o almacenar información”

(Pag69)

El cuestionario, la cual se desempeñó con el fin de adsorber la mayor cantidad

de información tanto teórica como práctica de la ejecución de actualización de

registros contables y pago a proveedores, con el objetivo de realizar las actividades y

funciones delegadas correctamente.

A medida que se obtuvieron los datos se analizaban de manera que fueran facilitando

la aplicación de los procedimiento en las actividades, todos los resultados obtenidos

sirvieron de base para lograr conocer, describir, caracterizar y diferenciar las

actividades como lo son el registro de actualización de datos y los pago a proveedores

por medio de cheques y/o transferencias bancarias.

27
RESULTADOS OBTENIDOS.

El en periodo de pasantías se establecieron unas actividades las cuales se

desarrollaron de manera responsable y satisfactoria en la División de Tesorería, con

ciertos inconvenientes que con el debido apoyo brindado por la tutora industrial,

quien estuvo atenta y supervisando todo, se pudieron resolver a tiempo de manera

exitosa.

Entre esas actividades están: Adiestramiento para el manejo de Sistema SAP, la

actualización de los registros contables, ejecución de pago a proveedores mediantes

transferencias bancarias, emisión y anulación de cheques por pagar. Las cuales fueron

cumplidas satisfactoriamente en el periodo de pasantías (junio 2017 – octubre 2017)

brindando nuevos conocimientos y experiencia laboral, de igual manera poniendo en

práctica los conocimientos adquiridos en la casa de estudio de la Universidad

Nacional Experimental de Guayana (UNEG).

Desde la semana (uno) se hizo la inducción por parte de la tutora industrial y demás

personal sobre las actividades a realizar en la División de Tesorería de C.V.G.

ALACASA. S.A. con el propósito de dar a conocer sus principales funciones y

proceso, así mismo conocer las demás funciones delegadas al personal que labora en

la División.

En División de Tesorería durante las diez y seis semanas se realizaron los pagos

emitidos por solicitud o por cronograma de pago autorizados por la Gerente de

28
Administración y Finanzas (Belinda Ortiz) y el jefe de la división de Tesorería (Simar

Aguilera).

- Organizar lotes de comprobantes por pagar.

Se organizan los comprobantes por proveedores y acreedores, por ejemplo (PLS,

Terminación de servicio, guarderías, número de documentación, fecha de emisión de

comprobante contable).

- Visualización en el sistema SAP los comprobantes según el código de

proveedor y por forma de pago (Cheque y/o transferencia)

Cuando se va a generar el pago, se debe revisar si todos los datos suministrados en

los comprobantes contables coinciden con los registro del Sistema SAP, se lleva a

cabo la visualización de lo acumulado por número de acreedor o proveedor por pagar

en la opción (Partidas abiertas), y de igual manera visualizar lo pagado en la opción

(Partidas compensadas).

Un inconveniente común que se pudo presentar es que si un analista de Finanzas

usaba el sistema SAP para hacer un pago en específicos, los demás analista tenían que

esperar a que se terminara esa ejecución para hacer otros pagos, es decir, no se

pueden hacer varios pagos a la vez y mucho menos si eran de bancos diferentes.

29
FACILIDADES Y DIFICULTADES DE LA PASANTÍA

Facilidades

- Conocimientos adquiridos en la formación académica, los cuales facilitaron la

realización de las actividades.

- Apoyo y asesoramiento por parte de la tutora industrial y demás personal en el

desarrollo de las actividades a realizar.

- Fácil acceso a las instalaciones de la empresa

- Asesoramiento y apoyo por parte de la Tutora académica en la elaboración de

informe de pasantías.

Dificultades

En desarrollo de las semanas de pasantías hubo ciertos inconvenientes con respecto al

Sistema SAP, como por ejemplo:

- El bajo uso de internet, lo cual hace que el sistema sea lento.

- El no poder hacer varios pagos a la vez, hace que la capacidad de ejecución de

pago sea más lento.

- Los apagones y bajadas de luz, reiniciaban los equipos y tenía como

consecuencia la desmejora de los equipos y pérdida de ciertos datos sin

guardar.

30
APORTES DADOS A LA EMPRESA

- El apoyo brindado a la División para la realización de las funciones y

actividades delegadas, debido a que son muchas responsabilidades para una

sola persona

- La aplicación de conocimientos adquiridos y suministrados tanto por ellos

mismo, como por la formación académica y prácticas.

- Brindando todas ganas, dedicación y responsabilidad para el cumplimento de

las actividades delegadas.

- Mejora en la base de datos de los registros contables pagados y por pagar, ya

que se actualizaron y se guardaron de manera correcta. De todos los pagos

realizados durante el periodo establecido.

- Organización de los archivos donde guardan todos los comprobantes

contables con respecto al pago de proveedores nacionales.

- Buen manejo la documentación (Finiquitos, renciones de impuestos, avisos de

pago y comprobantes contables) de pagos por medio de transferencias y/o

cheques.

- APRECIACIÓN DEL PASANTE

Durante el proceso de pasantías se adquirió muchos conocimientos nuevos los cuales

servirán para una mejor formación profesional y para mejorar los niveles de

responsabilidad que se requieren el ámbito laborar al momento de darle cumplimento

a actividades delegadas, desigual manera se apreció que los conocimientos teóricos

31
adquiridos en clases en las distintas asignaturas fueron de gran ayuda al momento de

desarrollar las actividades del plan de trabajo establecido.

En el ámbito laboral siempre surgirán complicaciones y es allí donde se debe hacer

uso de los conocimientos y del profesionalismo para darle una solución y seguir

adelante.

CONOCIMIENTOS TEÓRICOS Y PRÁCTICOS ADQUIRIDOS.

Lo fundamental para cualquier pasantía es poner en práctica los conocimientos que se

obtiene durante el desarrollo de la carrera en la universidad, sin embargo hay aspectos

que solo se aprenden en la práctica que se realiza en la empresa, lo que enriquece

más el aprendizaje académico adquirido en clases. La realización de la pasantía en la

C.V.G ALCASA. S.A. deja una buena experiencia gracias a todo lo aprendido y al

buen trato recibido.

Actualización de los Registros contables:

Sobre este concepto, se considera pertinente resaltar en enfoque de Rosenberg (1994)

quien explica que la actualización de registros contables, “Es el método para

transformar datos contables en informes que pueden ser interpretados y utilizando en

los procesos de elaboración de decisiones; a menudo se conoce también como ciclo

contable”.

Pago a proveedores en la División de Tesorería:

Para este parte, podemos tomar en cuenta lo que Santoma (2002) indica que “la

persona o el departamento que se encarga de la gestión de pagos debe tener toda la

32
información precisa y exacta sobre las cantidades, el modo y el cuándo se van a pagar

las deudas que tienen con sus proveedores/acreedores” También debe elaborarse, a

partir de la información obtenida, con la finalidad de ordenar y clasificar dicha

información detallada y exacta de todos los pagos, así como para poder realizar una

previsión de pagos a corto y mediano plazo.

Cuentas por pagar:

Loring (2004), relata que muchas empresas nunca hubiesen podido iniciar su

actividad de no ser por sus proveedores. “Las empresas industriales serían incapaces

de obtener fondos en otras fuentes para pagar al contado sus compras de materias

primas y elementos utilizados en el proceso de productos. Las empresas comerciales,

mayoristas y minoristas, no podrían pagar en efectivo los productos y mercancías que

adquieren para su posterior venta.”

Partidas abiertas:

Entre los tipos de crédito comercial menciona Van Horne y Wachowicz (2002)

(cuentas abiertas, documentos por pagar, aceptaciones comerciales) las cuentas

abiertas con las más comunes.

En este aspecto, los proveedores envían los productos a los consumidores y adjunta

una factura en la especifican crédito a su nombre al hecho de que los consumidores

no suscriben ningún instrumento formal de deuda en que se demuestre la suma

adeuda al proveedor

33
Las grandes empresas pueden financiar sus compras con otras fuentes de fondos, más

bien embargo, las cuentas de proveedores representan un elevado porcentaje del

crédito a corto plazo utilizado por la empresa.

Sistema de aplicaciones para procesamiento de datos (SAP): Ventajas

Mejor visibilidad, información y toma de decisiones: las aplicaciones de SAP ayudan

a mejorar la visibilidad de las operaciones y ofrecen una sola versión de la

información de la empresa para mejorar la toma de decisiones. Mediante la conexión

de las operaciones con la estrategia, su empresa puede crear y alinear planes,

presupuestos e informes operativos en toda la organización y para todos los procesos

empresariales.

Eficiencia mejorada en todos los procesos de importancia crítica: utilizando procesos

globales ampliados, las aplicaciones de SAP pueden ayudar a incrementar la

integridad de los procesos y la eficiencia empresarial.

A este respecto, Muñiz (2004) afirma que “el SAP cubre de forma adecuada los

principales requisitos exigibles. a saber: a) integración con el resto de las áreas o

departamentos de la empresa, lo cual permite procesar todas las transacciones que

constituyen las operaciones habituales del negocio; b) propuesta de soluciones

flexibles y adaptables, a la vez que probadas y segur

34
CONCLUSIÓN

Para cualquier empresa es suma importancia llevar a cabo la solvencia de todos

los pagos acumulados, ya que estos tienen como consecuencia cierta negatividad con

respecto a su estabilidad y rentabilidad.

La División de Tesorería tiene como objetivo principal asegurarse de la captación y

aplicación de fondos necesarios para el desarrollo de las actividades de la empresa, de

igual manera está encargada de ejecutar los procesos de cancelación de pago a

proveedores nacionales de dicha la empresa.

Una vez realizada la pasantía y teniendo el conocimiento de sus procesos se puedo

tomar en cuenta que en C.V.G.ALCASA. S.A. muy a pesar de sus sofisticado sistema

SAP/R3, se pueden visualizar fallas y dificultades en cuanto al pago de proveedores

nacionales.

Por lo que tiene como consecuencia: La acumulación de las cuentas por pagar a

proveedores nacionales de la empresa. Y haciendo que los proveedores nacionales

nieguen el suministro de material y la prestación de servicios necesarios para el

funcionamiento de la misma.

35
RECOMENDACIONES

Según lo concluido anteriormente se le recomienda a la División de tesorería, lo

siguiente:

- La división de Tesorería debe requerir de un personal competente, calificado y

capacitado, ya que, el pago a proveedores es uno de los procesos más

delicados e importantes para la empresa, es por ello que se debe procesar de la

manera más cuidadosa y responsable posible.

- A la gerencia de tesorería, cuidar del uso del sistema SAP. Para los registros y

verificación de los datos de las cuentas por pagar a los proveedores, de igual

manera, llevar a cabo talleres de adiestramiento, capacitación, orientación y

fortalecimiento del conocimiento del Sistema SAP.

- El analista encargado de la recepción de facturas debe revisar más

detalladamente la factura y los soportes recibidos en cuanto a los sellos y las

formas de los departamentos que especifique la orden de compra con la

finalidad de disminuir la pérdida de tiempo en el momento de realizar los

pagos requeridos.

36
Referencias Bibliográficas

Loring, J. (2004). La Gestión Financiera. España. Ediciones Deusto. Consultado


20/04/2017

Mollar, E. (2004). ABC de las finanzas. España. Editorial Deusto. Consultado


16/05/2017

Santoma, J. (2002). Gestión de Tesorería. España. Ediciones Gestión 2000, S.A.


Consultado 06/06/2017.

Van Horne, J. y Wachowicz, J. (2002). Fundamentos de Administración


Financiera. México. Editorial Pearson Educación. Consultado 26/06/2017.

Arias F. (2006). El Proyecto de investigación introducción. A la metodología


científica. Quinta Edición. Caracas: editorial Epesteme.. Consultado 26/06/2017

Catacora, F. (1996) Sistema y procedimiento contable. Caracas: McGraw Hill.


Consultado. 26/06/2017.

Manual de Normas y Procedimiento (2010) División de Tesorería, sección del


proceso de pagos. C.V.G. ALCASA. S.A. consultado 23/05/2017.

Tamayo y Tamayo. M (2007). El proceso de InvestigacionCientifica. 6ta. Edic.


México: Limusa. Consultado 03/07/2017

Sabino, C. (2007)El proceso de la Investigacion. 5ta Ediccion. Caracas. Consultado


03/07/2017

37
Anexos

38
Conograma de Actividades aprobado por la uneg

39
Estructura Organizacional de C.V.G. Alcasa

40
www.cvgalcasa.com.ve

Estructura organizacional de la Gerencia administrativa de C.V.G. Alcasa. S.A

41
www.cvgalcasa.com.ve

Anexo 1 - Proceso a pago a proveedores nacionales mediante a transferencias


bancaria por el Sistema SAP, correspondiente a la División de Tesorería en C.V.G.
ALCASA. S.A

42
Anexo 2 – Sistema SAP. Pestaña “Parámetros” donde se registra la forma de pago y
los códigos de proveedores a pagar.

Anexo 3 – transacción “Propuesta de pago” (Pestaña) Variante ALCA. Donde se


coloca la forma de pago y el banco de donde se va a pagar.

43
Anexo 4 – “Pestaña” tratar propuesta de pago, donde se verifica todas las cuentas por
pagar por código de proveedores, previamente seleccionado.

Anexo 5 – “Pestañas” tratar partida abiertas, se bloquean y desbloquean las cuentas


por pagar de los proveedores seleccionados.

44
Anexo 6 – “Pestaña” Pagos Automatizados. Realización final de la propuesta de
Pago.

45