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TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a


continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un


memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato
para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la
auditoría.
EMPRESA: INSPETCOL S.A.S
Dirección: Cr46 69-148 Of 209
Representante: DIEGO SANTAMARIA
Tel: (57) 3183881959
Cargo: Gerente
Correo electrónico: Dsantamaria@gmail.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Raycuesta2018@gmail.com
Para: Coordinación de Servicio
Jhon Edinson
Fecha: OCTUBRE 01 de 2018

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el


programa de Sistema de Gestión de Calidad de INSPETCOL S.A.S, en los
procedimientos de Operación y Servicio Técnico.
Alcance: Verificar los procedimientos de Operación y Servicio Técnico de la
empresa INSPETCOL S.A.S
Criterios de Auditoria

 SGC
 Política de Logística y Servicio al Cliente
 Manual de Procedimientos
 Políticas Corporativas
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de Procedimientos de Servicio Técnico PO-ST-004 Versión
Junio de 2015
 Instructivos de desarrollo de Mantenimientos Preventivos M-ST-003
 Manual de Documentos de Retención y Archivo de Servicio Técnico M-
ST-005
 Manual de Formatos y Registro de Servicio Técnico M-ST-03 Versión
Junio de 2015
 Manual de Calidad M-ST-001, Versión 01 de Junio 15 de 2015

Reunión de Apertura:
1 de noviembre de 2018
Hora 7:45 am
Reunión de Cierre:
1 de noviembre de 2018
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de Servicios Técnico consignados en cada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de
tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el
Coordinador de Servicio Técnico, Gerente, Analista de Mantenimiento, el día 1 de
Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones de
la sucursal Costa. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo
auditor, antes del 30 de Octubre de 2018. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo
auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar
a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido
el favor de disponer de las documentaciones, condiciones de seguridad y salud
ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección
personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta
auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de
la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno


Responsable Área: Superintendencia de Logística
Asistentes:

• Gerencia General
• Secretaria de Gerencia
• Superintendencia de Logística
• Supervisor de Logística
• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Juan Camilo Casas Experto Tecnico SGC firma
Manuel Perez Días Coordinador de Servicio Técnico firma
Ana María Rivas Representante de Gerencia firma
AUDITADOS
Ray Cuesta Supervisor de Servicio Técnico firma
Jhon Edinson Analista de Mantenimiento firma
Andra Felipe Asistente de Servicio Técnico firma
Santiago Perea Auxiliar de Soporte Call Center firma
Hernan Villanueva Asesor Técnico Comercial firma

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en


idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail Raycuesta2018@gmail.com
Cualquier duda comunicarse al celular: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento


revisado Observaciones del documento.
N° DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO

Manual de Procedimientos de
M-ST-002 VERSIÓN 15 DE JUNIO 2015
1 Servicios Técnicos

I-ST-003 Carpetas de Protocolos e


Instructivos de Servicios Técnicos
2 Instructivos

Manual de Documentos de Retención M-DT-004 Libros de Registros


3 y Archivo Documentales

4 Manual de Formatos y Registro M-FR-03 Versión 15 de Junio 2015

5 Manual de Calidad M-AM-001 Versión 15 de Junio 2015

6 Libros de Registro Recepción de solicitudes y registros

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de


comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o


estrategias de recolección y verificación de información usará durante la
auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y


escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de


Manual de Calidad (Documentación nivel
Si I)
calidad

claramente señaladas en el manual


de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicación
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSiprocedimientos que unifiquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno


Existe evidencia documentada del conocimiento
No de manuales,
conocenormas,
sus funciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se de laboratorio?
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si


(Documentación nivel III)

Tacitamente se en tiende que las


solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identificados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los formatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo


Si asignadas?
Formatos y registros (DocumentaciónSi de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia definida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si y metodos vigentes
La informacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder informacion


Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?
debido al desorden

Respecto del servicio.


Existen registros de las verificacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan definidas las pautas de actuaciónNo cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen definidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medición, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensa
Se emprenden acciones para conocerNo y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?
a. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2018 Auditor(es): Auditores Internos


Proceso auditado: Servicio Técnico Auditado(s): Gerencia Sucursal
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos de implementación de
costos en política de gestión procedimiento para
X
materiales en financiera costos en materiales
bodega y stand-by de bodega y stand-
by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. Compras y único de despachos
despachos, Manual X
logística y recibo de
de procedimientos
mercancía en el
procedimiento
3 Falta actualización
de la política de
logística, cuya
última actualización
Política de
Cambios fue el 18 de julio
logística y X
organizacionales 2011 y no se han
servicio al cliente
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2012
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

b. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión de Mantenimiento y crear un


procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de


procedimientos.
• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales del año 2018.
• Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión De Servicio Técnico y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigación y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

c. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para


verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

d. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado
y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades
de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.