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Unidad 1- Introducción y Planeación de Proyectos

Clase 1 - ¿Qué es un proyecto?

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Introducción a la Gestión de Proyectos

Vamos a comenzar por lo elemental y por el objeto de estudio del programa: el


proyecto. Podrás haber leído o escuchado muchas acepciones frente a este
concepto; sin embargo, en esta lectura queremos presentar una definición muy
sencilla con la que queremos partir. Este documento, entonces, ofrece una
concepción propedéutica sobre lo que significa proyecto y cómo puede ser
entendido a la luz de la praxis.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto se define como el esfuerzo “Para administrar un proyecto deben


temporal para consolidar un producto o identificarse los requisitos o
condiciones, establecer objetivos
servicio, u obtener resultados enfocados a claros y realizables, balancear las
satisfacer una necesidad hallada dentro de un variables que se entrelazan de
público objetivo. Se caracteriza por ser calidad, alcance y costo y, adecuar
las condiciones necesarias, según las
realizado por personas, tener restricción por expectativas e intereses.”
límites de recursos, y ser segmentado por
procesos y subprocesos que necesitan ser
planeados, ejecutados y controlados.

De igual manera, un proyecto tiene un inicio y una finalización establecida. El


final se logra cuando se cumplen los objetivos o, en el más negativo de los
casos, cuando sus propósitos no se cumplirán, no pueden ser cumplidos o
no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Sin embargo, el carácter
temporal no significa que es de corta duración; se refiere a que debe cumplir un
ciclo de vida que proyecta un final.

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Esa condición temporal es esencial, puesto que si un proyecto se finaliza
después de los plazos inicialmente estimados, los recursos físicos,
económicos y humanos continúan invirtiéndose sin medida en esta causa, en
lugar de destinarse, quizá, a la consolidación de oportunidades de negocio,
reingeniería institucional y producción. Por lo tanto, la extensión
adicional en tiempo menoscaba los beneficios de la empresa.

Por supuesto, el detrimento en utilidades o logros, impacta en la motivación


del equipo de trabajo. La insatisfacción que se genera entre los miembros de
una organización, al reconocer que su dedicación en tiempo y esfuerzo a los
objetivos del proyecto no son suficientes o han sido en vano, disminuye su
productividad y genera una percepción negativa de la organización; y esa
actitud se propaga y se transmite hacia otras personas o equipos.

De otra parte, los proyectos se conciben y ejecutan en todos los estamentos


de una organización. Pueden involucrar una sola persona o varias; una sola
unidad, o múltiples unidades. Sin embargo, a diferencia de las operaciones, que
son continuas o repetitivas, los proyectos, son únicos y, como decíamos,
determinados por una temporalidad.

Es en este contexto en el que debe hacerse hincapié la necesidad de


comprender que los proyectos son esfuerzos diferentes a las operaciones. Si no
se parte de la aprehensión de esa diferencia, se presentan problemas en las
organizaciones, y lógicamente, fracasos en los proyectos. Las tareas de un
proyecto requieren mayor rigurosidad en la planificación que un trabajo de
rutina

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Características de los proyectos

Como lo hemos advertido, los proyectos tienen en común dos elementos


universales: temporalidad y planificación rigurosa.

Sin embargo, podríamos enumerar otras características en común:


• Responden a necesidades y requisitos: se “Los proyectos tienen en común
busca un propósito puntual, según una dos elementos universales:
situación identificada. temporalidad y planificación
rigurosa.”

• Se planifican, se ejecutan y se controlan: se piensan y se estructuran, se


llevan a cabo acciones y se verifican el cumplimiento de las mismas.

• Deben gestionar variables tales como calidad, tiempo, presupuesto,


recursos y riesgo: la ejecución de las tareas debe responder a criterios
de eficiencia, eficacia y efectividad, en un periodo determinado, con
una asignación presupuestal y de recursos definidos, y con la previsión de
escenarios difíciles o imprevistos.

En ese orden de ideas, podríamos mencionar como ejemplos de proyectos las


siguientes situaciones:

• Ir de vacaciones a Europa. ¿Por qué? Responde a la necesidad de descanso


y esparcimiento, debe considerarse un itinerario y un plan de ahorro, y
además, se debe estimar el número de personas que irán, la fecha y la mejor
opción en relación con el costo y el beneficio.

• Diseñar un nuevo vehículo de transporte ¿Por qué? Se trata del


desarrollo de un producto que atiende a las demandas del mercado y estima
un flujo de ventas para la marca. Debe considerarse un prototipo, un plan
de producción y la concertación con diferentes áreas de la compañía. Así
mismo, se determina un tiempo para cada una de las fases, los responsables,

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el momento del lanzamiento, y se contemplan planes de contingencia frente
a variables macroeconómicas.

• Una campaña política ¿Por qué? Se trata del diseño de un discurso y


divulgación de ideas que responden a necesidades que expresa la
sociedad. Deben estructurarse líneas de acción y emplear actividades
concretas que deben tener seguimiento constante. De igual manera, se debe
estimar un presupuesto y responder ante la ley por el destino de los recursos,
coordinar esfuerzos de personas e instituciones y plantear diferentes
escenarios posibles frente a los resultados que se registren tras las
votaciones.

• Fusionar dos departamentos de una empresa. ¿Por qué? Es un proceso


temporal que responde a necesidades concretas que podrían ser reducción
en costos de operaciones o mejorar eficacia en procedimientos. Requiere un
tiempo de sensibilización, integración de procesos y redefinición de
funciones, y debe hacerse un seguimiento a indicadores de gestión. Es
necesario invertir recursos, tiempo de los colaboradores y empleados, y
reorganizar la información, la gestión tecnológica y la distribución física. Por
supuesto, deben considerarse actitudes disidentes y algunas curvas de
aprendizaje variables, según cada empleado.

Podemos concluir, entonces, que para administrar un proyecto deben


identificarse los requisitos o condiciones, establecer objetivos claros y
realizables, balancear las variables que se entrelazan de calidad, alcance y
costo y, adecuar las condiciones necesarias, según las expectativas e
intereses.

Por supuesto, este ejercicio requiere la aplicación de conocimientos y


habilidades, además de herramientas y técnicas en cada una de las actividades
que garanticen el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

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La gestión del proyecto: costo, tiempo, objetivos, calidad, riesgo y
cliente

Todos los proyectos están expuestos a diferentes


“La definición de objetivos deberá
problemas y pueden fallar por diferentes razones. incluir la filosofía general del
Sin embargo, hay una serie de factores proyecto, su misión o los planes
comunes a casi todos ellos que deben estratégicos de la compañía de los
cuales éste se enmarca.”
tenerse en cuenta, pues si no están controlados
pueden provocar el fracaso.

Una de las primeras tareas al abordar un proyecto será la definición clara de los
objetivos que se persiguen.

La definición de objetivos

Habitualmente se hace una definición de objetivos en casi todos los


proyectos, pero para que el proyecto funcione con éxito, no basta con decir
“vamos a abrir una franquicia en Colombia”. Con esa escueta información será
difícil ponerse manos a la obra para iniciar un proyecto.

La definición de objetivos debe ser suficientemente concreta, lo más clara


posible, y deberá incluir la filosofía general del proyecto, su misión, o los planes
estratégicos de la compañía dentro de los cuales éste se enmarca.

Los objetivos deben servir de guía o de orientación para la dirección del


proyecto, además de ayudar al personal involucrado a enfocarse en sus
metas reales y en los resultados esperados.

Aunque los objetivos se deben fijar al inicio de la planificación, la mejor manera


de definir eficazmente un objetivo para el director de proyecto es comenzar por
el final; es decir ubicarse mentalmente en el escenario que debería alcanzarse

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para poder considerar que el proyecto ha sido un éxito. Si existe una idea
clara y bien definida de la situación a la que se quiere llegar, será mucho más
fácil planificar cómo conseguirla.

De otro lado, la definición de objetivos también es útil para comprobar en todo


momento la evolución del proyecto y tener una idea clara de en qué momento
se ha alcanzado el éxito.

Veámoslo con un ejemplo

Supongamos que en nuestra empresa el gasto de material de oficina por


empleado ha aumentado un 20% anual en los últimos años. Nos encargan
que tomemos medidas al respecto; he aquí un nuevo proyecto.

Podríamos pensar que no merece la pena dedicar demasiado tiempo a la


definición del objetivo, ya que lo realmente importante es contener este gasto.
Podríamos escribir algo así: “Objetivo: Control del gasto en material de oficina”.

Finalizado el ejercicio actual, vemos que ha habido un incremento del 10% en el


gasto de material de oficina por empleado. ¿El proyecto ha tenido éxito?

Habrá quien diga que no, que un incremento en el


gasto es un fracaso; pero también habrá quien “Los buenos objetivos son
claros, medibles, y
diga que sí, ya que el incremento ha sido menor preferentemente cuantificables. Si
que en ejercicios anteriores. Y además, siendo no son claros, es difícil asegurar
si el proyecto ha tenido éxito.”
estrictos, como se ha guardado registro de cada
factura semana a semana, “el gasto está
controlado”.

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¿Cómo podríamos haber definido el objetivo?

Los buenos objetivos son claros, medibles, y preferentemente cuantificables. Si


no son claros, es difícil asegurar si el proyecto ha tenido éxito. Para
clarificar los objetivos puede ser útil definir tres conceptos: propósito,
resultados finales y criterio de éxito.

En este caso, podríamos haber definido el objetivo de la siguiente manera:

• Propósito: evitar que el gasto de material de oficina por empleado siga


incrementándose según la tendencia de los últimos años.
• Resultado final: un informe que identifique las causas de estos
incrementos pasados y que presente las recomendaciones oportunas para
mantener el gasto en los niveles esperados.
• Criterio de éxito: el informe debe estar finalizado el 30 de junio . La
recomendación debe permitir que el consumo de material de oficina por
empleado se reduzca al menos un 5%.

Con un objetivo definido de esa manera, no sólo es más evidente si se ha


alcanzado el éxito o no, sino que además, las personas involucradas en la
consecución del objetivo tienen una meta más clara sobre la cual trabajar.

Objetivos en la Gestión de Proyectos

Los procesos se podrían calificar según cinco características: calidad, velocidad,


fiabilidad, flexibilidad y costo.

En los proyectos ocurre lo mismo, con unas características particulares: pueden


ser considerados como procesos que se ejecutan una única vez, por lo que el
grado de flexibilidad será algo inherente.

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De otro lado, la fiabilidad y velocidad pueden fundirse en una única
característica: tiempo. Es por esto que en la Gestión de Proyectos suele hablarse
de tres objetivos: costo, tiempo y calidad.

 La jerarquía de objetivos

Los proyectos más complejos suelen dividirse en proyectos menores o sub


proyectos. Los objetivos de cada sub proyecto deberán estar relacionados con
el proyecto mayor. Lo mismo ocurre si se dividen los sub proyectos en
actividades menores, construyendo así una jerarquía de objetivos acorde con la
estructura del proyecto.

 Costo

Aunque el dinero es un recurso flexible, en casi todos los proyectos existe un


presupuesto global fijado desde el principio. Cuando se presupuesta un
proyecto medianamente grande es habitual dejar una partida especial para
imprevistos, como una reserva que permita pequeñas variaciones en las
estimaciones de costos. Una tarea clave del gestor de proyectos es controlar
que los recursos no excedan del costo planificado.

 Tiempo

El tiempo es un recurso totalmente inflexible. Un día


transcurrido es irrecuperable. Aunque algunas “La calidad de un proyecto
dependerá no sólo de la
actividades pueden ser acortadas, el tiempo total conformidad del resultado final
de un proyecto sólo puede ser modificado a las especificaciones, sino
también de lo adecuadas que
mediante redefinición de objetivos. El control del sean las especificaciones en sí
mismas.”
tiempo suele ser una de las tareas más críticas en la
gestión de proyectos.
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 Calidad

El resultado de un proyecto debe ajustarse al producto o servicio deseado; debe


funcionar tal y como se esperaba. La calidad de un proyecto dependerá no
sólo de la conformidad del resultado final a las especificaciones, sino también
de lo adecuadas que sean las especificaciones en sí mismas.

La importancia relativa de cada objetivo diferirá según sea la naturaleza del


proyecto. En un proyecto de investigación que busca encontrar una vacuna
contra el cáncer, donde la salud de los pacientes está en juego, se pondrá un
énfasis especial en el objetivo de calidad; en proyectos a precio cerrado podría
ser primordial el costo; mientras que en un proyecto para la organización de un
evento, el tiempo es vital ya que la fecha de finalización inamovible.

 Riesgo

La definición del proyecto debe incorporar el análisis de los factores de riesgo


del mismo, sea cual sea su naturaleza.

Con frecuencia se tiende asociar el riesgo de un proyecto con factores de índole


técnica o de programación. Sin embargo, un análisis amplio del riesgo debe
incorporar cualquier elemento que, mal gestionado, puede provocar que los
resultados del proyecto no se ajusten a las expectativas en tiempo, calidad y
costo.

En este sentido, los factores de riesgo deben acotarse “Puede haber proyectos que
aparentemente sean un éxito
desde el principio, en la fase de definición, para poder y sin embargo no han llevado
tomar las cautelas pertinentes en la propia estructura a cabo lo que realmente
necesitaba el cliente.”
del proyecto, en los puntos y criterios de validación de

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su avance y en su planificación.

 Cliente

La definición de objetivos requiere en muchos casos un periodo largo de


contacto con el cliente. El entendimiento de sus necesidades no es un asunto
trivial; en muchos casos es crítico.

Puede haber proyectos que aparentemente sean un éxito y sin embargo no han
llevado a cabo lo que realmente necesitaba el cliente.

 Resumen

Todo el proceso hasta aquí apuntado, desde que surge la idea hasta que se
ultima el diseño del proyecto, podría quedar resumido en el siguiente gráfico:

Figura 1

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Alcance, estrategia, especificaciones, fases e hitos del proyecto

Los objetivos del proyecto se concretan en la definición del alcance, donde se


estructura el proyecto en todas sus partes. Sin ello, no puede pasarse a la fase
de planificación. Una mala definición del alcance es una garantía de fracaso.

Definición del alcance

Una vez definido el objetivo del proyecto, será necesario dar un paso más, y
concretar su alcance. La definición del alcance significa:

• Identificar las partes del proyecto


• Establecer los límites de cada una de ellas
• El contenido de trabajo que se le asigna
• Definir el resultado esperado.

La definición del alcance de un proyecto, o de cada uno de sus capítulos,


dependerá de la naturaleza de las actividades a realizar, pero en general incluirá
esos conceptos.

En proyectos de gran envergadura es necesario dividir el conjunto en sub


proyectos de menor complejidad y de más fácil manejo. Así mismo, en
muchos proyectos, en el alcance se especifica también lo que el proyecto no
incluye.

Cada una de las partes definidas en el alcance corresponderá a un grupo de


trabajo, interno o subcontratado, con responsabilidades delimitadas,
asignación de recursos y un objetivo, que como vimos, se englobará dentro de
la jerarquía del proyecto de acuerdo con el objetivo general.
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En el caso de contratación externa, además habrá que tener en cuenta los
aspectos comerciales o legales de su relación con la organización que
gestiona el proyecto y el cliente.

Ejemplo

Si analizamos el caso de la franquicia en Colombia de la cadena de comidas


rápidas, se podrían delimitar las siguientes partes: análisis de mercado,
estrategia de distribución, construcción de sucursales, contratación de agencia
de publicidad, suministro de material de merchandising, entre otros.
“En proyectos de gran
De cada una de ellas, (aquí se analiza la primera, el envergadura es necesario
dividir el conjunto en sub
análisis de mercado) deberían considerarse los proyectos de menor
siguientes aspectos: complejidad y de más fácil
manejo.”

 Una definición de la relación con el resto del proyecto: estudio de


mercado para identificar clientes potenciales afines a la nueva franquicia
de comidas rápidas.
 El tiempo del proyecto involucrado: el estudio de mercado tomará tres
meses. El inicio de las encuestas será antes del 1 de abril, y el análisis
cualitativo y cuantitativo se presentará el 1 de julio.
 Las partes involucradas: deberá coordinarse con el departamento de
relaciones industriales y mercadeo
 Los recursos a utilizar: se contratará a una firma encuestadora y el
seguimiento lo hará el departamento de mercadeo.
 Las responsabilidades del contratista: deberá practicar una encuesta de
hábitos de consumo en comidas rápidas en personas de 18 a 40 años de
estratos 3 a 5, que vivan en las 5 ciudades más importantes del país. Los
resultados deberá presentarlos ante la junta directiva de la empresa.
 Normas a aplicar: La encuesta debe cumplir con los estándares definidos
en la política de calidad de la compañía.

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El alcance del proyecto se formaliza en sus especificaciones, en la forma de
información escrita que se acompaña de la información gráfica que se considere
necesaria.

Estas especificaciones se suelen escribir antes de que empiece el


proyecto, pero con frecuencia es necesario hacer cambios al alcance definido
inicialmente, especialmente si el proyecto tiene alto nivel de incertidumbre.
Incluso ocurre con frecuencia que no se puede determinar la mejor manera de
hacer las cosas hasta que el trabajo está comenzado. En estos casos es
imprescindible contar con una retroalimentación fluida.

Pueden producirse cambios internos o externos.

Los cambios internos son resultado de una decisión de la dirección de proyecto


por hacer las cosas de otra manera. Es posible que se decida cambiar un
material por otro que no estaba disponible al escribir las especificaciones.

En este caso, por ejemplo, antes de autorizar el cambio será necesario llegar a
un acuerdo con el proveedor y con el cliente, para que sea aceptado.

De otra parte, los cambios externos son


frecuentes en proyectos largos. En general se
“En muchos proyectos puede ser
deben a decisiones del cliente, ya que con el una buena idea realizar un
tiempo han podido evolucionar sus prototipo inicial para hacer
pruebas. Esto minimiza el riesgo
necesidades, o las características del entorno. de ‘vuelta atrás’ que puede ser
En general, en estos casos la dirección del muy costo en tiempo y dinero.”

proyecto puede solicitar un incremento al


presupuesto, cosa que no es tan evidente si el
cambio es interno.

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Es importante mantener una contabilidad rigurosa en estas circunstancias, ya
que una decisión de cambio no presupuestada correctamente podría afectar a
la rentabilidad del proyecto.

La definición de la estrategia

El siguiente paso necesario antes de abordar la planificación detallada del


proyecto, es la definición de la estrategia, que implica la división del proyecto
en fases e hitos (momentos cruciales en el desarrollo del proyecto).

La definición de la estrategia consiste en especificar de una manera amplia


cómo se van a alcanzar los resultados objetivos.

En general, se basa en hacer una división temporal del proyecto en fases


(imprescindible en proyectos especialmente largos y complejos).

Fases del proyecto

Las fases son agrupaciones de actividades en el tiempo. Es posible que exista


cierto solapamiento temporal entre las distintas fases y en casi todos los casos
existirá cierta interacción entre ellas.

Sin embargo, en un proyecto de desarrollo, por ejemplo, las fases podrían ser
las siguientes:

 Definición de especificaciones: en esta fase se estudian las


necesidades o los deseos de los clientes y se dibujan las especificaciones
del producto.
 Diseño: se diseña el sistema o producto y se definen las especificaciones
concretas de los subsistemas o subproductos.

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 Implementación: se desarrollan los módulos concretos o componentes
de los sistemas y se ponen en marcha.
 Pruebas parciales: se prueban los resultados de la fase anterior
comprobando que todos los componentes cumplen sus
especificaciones.
 Integración y pruebas globales: se integran los distintos componentes
y se realizan las pruebas de subsistemas y sistema final.
 Entrega: se entrega el producto al cliente y se le da la información o
formación necesaria para su utilización.

En este momento se toman decisiones estratégicas importantes. Por ejemplo,


en muchos proyectos puede ser una buena idea realizar un prototipo inicial
para hacer pruebas. Esto minimiza el riesgo de “vuelta atrás” que puede ser
muy costoso en tiempo y dinero.

Como puede verse, no existe una sucesión temporal estricta entre las fases, no
empieza una justo en el momento en que termina otra. Es posible que parte
del proyecto se encuentre en fase de implementación, mientras que se estén
haciendo pruebas con otra parte, y además, el resultado de esas pruebas
puede hacer que sea necesaria una nueva implementación o incluso a un nuevo
diseño.

Sin embargo, esta definición en fases simplifica considerablemente la


definición del proyecto, y facilita el trabajo de especificaciones. Será más
fácil definir cómo y cuándo se debe realizar una prueba de integración que dar
especificaciones concretas para el proyecto de desarrollo en su conjunto.

Definición de hitos

Entre tanto, al contemplar la estrategia se suelen definir hitos: instantes


puntuales en la vida del proyecto con especial relevancia.

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Los hitos pueden servir para delimitar fases o tareas y además suelen ser
momentos cruciales de revisión del progreso del proyecto, de especificaciones
de tiempo, de costo o de calidad.

No es necesario en este momento fijar el “Colocar algunos hitos en el


plan del proyecto o el
momento justo en el que se espera un hito cronograma como señal que
importante, pero si es bueno definirlos. nos indica que llegamos a un
punto importante en el
cumplimiento del proyecto.”
¿Por qué es necesario definir los hitos del
proyecto?, Los hitos nos permiten conocer el
estado del proyecto es decir los avances, es
un punto en un momento especifico del proyecto. Determinado por tiempos
de ejecución para las actividades que se plantearon para el desarrollo del
proyecto, dando la posibilidad de identificar si existe algún desfase
cronológicamente hablando en la ejecución de las actividades.

Los hitos permiten controlar la ejecución de un proyecto. Cuando Pedro está


cumpliendo su sueño de tener casa propia les comenta a sus familiares que “el
lunes completaron los cimientos”, “la próxima semana terminan de colocar los
pisos y ventanas”, etc., se está refiriendo a hitos y NO al cronograma.

Colocar algunos hitos en el plan del proyecto o el cronograma como señal


que nos indica que llegamos a un punto importante en el cumplimiento
del proyecto.

Suele ocurrir que en algunos casos solo les interese los hitos a las personas que
revisan en qué estado se encuentra el proyecto, pero es necesario que los
miembros del proyecto identifiquen donde están estos hitos y lleven un
control de ellos.
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