You are on page 1of 49

1 - Fundamentos de Excel (I)

En estos 2 primeros capítulos del curso avanzado de Excel, se van a repasar y asentar los conceptos considerados
como imprescindibles y necesarios, que como usuarios del programa, ya debiéramos tener debidamente afianzados.
Sólo con esta sólida base, podremos realizar un seguimiento adecuado de este segundo nivel de Excel.
Si somos usuarios con experiencia en la base, recorreremos estos dos capítulos de forma rápida.
Si somos usuarios que hemos manejado el programa pero a un nivel muy básico deberemos prestar mucha atención a
la perfecta comprensión de estos 2 capítulos que son considerados como fundamentales y en los que se sintetizan los
puntos más importantes del curso de Excel básico.

Concepto de hoja de cálculo


Los programas denominados como Hojas de Cálculo son aplicaciones diseñadas para la gestión de datos numéricos
fundamentalmente y la realización de operaciones matemáticas (y de todo tipo) con dichos datos.

Así como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es "el folio" que aparece en pantalla y en el que
escribimos los textos, en las hojas de cálculo nos encontramos con un gran casillero comparable al tablero del juego de
los barcos, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas, identificándose cada fila mediante un número y
cada columna por una letra. Por tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un número,
representativos de la posición en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la segunda columna
(columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4 (estaría mal referirse a ella como 4B y es indistinto escribir en
mayúsculas que en minúsculas dicha referencia). En cada celda, podremos colocar un dato.

Ejemplo de pantalla Excel en donde nos encontramos situados en la celda B4:

Nota: El recuadro amarillo que se muestra en la anterior imagen se debe a que en la celda B4 se ha insertado un
comentario con el texto de "Esta es la celda B4". El nombre que aparece (Beatriz) es con el que está registrado el
programa.

El programa: Microsoft Excel


Microsoft Excel es un potente programa de Hoja de Cálculo que junto con Word, Access y PowerPoint, forma parte del
paquete integrado de programas que se denomina Microsoft Office.

Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:

1. Las grandes dimensiones de sus hojas de cálculo. Office 2007 ha ampliado el número de celdas disponibles,
admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo, en concreto tiene 1.048.576 filas por
16.384 columnas, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV.
2. La agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo. Podríamos
utilizar hasta 255 hojas por cada archivo de Excel.
3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando son modificados los datos de los
cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla.
4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la
posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas
informaciones juntas o separadas.
6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones
que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

Iniciar una sesión en Excel


Se puede iniciar una sesión de Excel de las formas siguientes:

• Situarse sobre el botón de Inicio de la barra de tareas, pulsar el botón izquierdo del ratón. Se despliega el menú
de Todos los programas (en Windows XP) o el de Programas (en Windows 98), y picamos sobre la opción
Microsoft Excel.

• Si en el escritorio se encuentra el icono de acceso directo del programa hacemos doble clic sobre él.

Una vez ejecutado el programa se abre la pantalla de Excel 2007, en la cual aparece un libro nuevo, llamado Libro1, el
cual contiene inicialmente tres hojas de cálculo (3 solapas o lengüetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y
Hoja3).

Es muy importante saber que cada libro que se utilice generará un archivo al ser guardado. Desde cada
programa, los archivos generados se guardan en disco con una extensión. En Excel 2007 dicha extensión es .XLSX.

La pantalla de Excel
La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se distinguen dos ventanas, la ventana del
programa (ventana principal), y la ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro llamado
Libro1. Ambas ventanas se podrán minimizar, maximizar, cerrar, desplazar, cambiar su tamaño, etc. de forma
independiente, como cualquier otra ventana de Windows.
Opciones configurables de la pantalla
La apariencia de la pantalla no tiene por que ser la que se observa en la primera figura mostrada, pudiendo variar
alguno de los elementos que componen su ventana principal. De esta forma el usuario puede amoldar el programa a
sus necesidades de trabajo. A continuación se desarrollan los procedimientos básicos para la personalización de la
pantalla.

La cinta de opciones

Las opciones que Excel 2007 pone a mi disposición, se estructuran en forma de fichas, en las que aparecen
clasificadas la mayoría de las opciones con las que vamos a poder trabajar.

De manera inicial siempre aparecen siete fichas, divididas en grupos de opciones, que recogen aquellas relacionadas
entre si, también aparecen en ella iniciadores de cuadros de diálogo que amplían las opciones disponibles en la
cinta.

Las alternativas que me presenta Excel 2007 para personalizar el aspecto de la cinta de opciones son limitadas,
pasamos ahora a describir las opciones de personalización más importantes que nos plantea.
Las fichas de la Cinta de Opciones

La Cinta de opciones presenta inicialmente siete fichas en las que estructura y organiza las diferentes opciones que
presenta Excel. Estas siete fichas son:

• Inicio
• Insertar
• Diseño de página
• Formulas
• Datos
• Revisar
• Vista

Todas estas fichas aparecen de manera prediseñada, no podemos eliminar ninguna de la Cinta de opciones, ni añadir
o eliminar opciones de ninguna de ellas.

Sin embargo estas no son todas las fichas que nos ofrece Excel 2007, existen otro tipo de fichas que se activan
únicamente cuando trabajamos con algunos elementos especiales, que necesitan tener disponibles opciones
particulares. Estas fichas sólo aparecerán visibles cuando dichos objetos estén seleccionados en el documento, e
incluyen a su vez una o varias sub-fichas, para organizar mejor las opciones que recogen.

Aunque inicialmente partimos de siete fichas de opciones, Excel 2007 nos permite añadir alguna más, se trata de una
ficha que suponen el uso opciones avanzadas dentro de la aplicación, y que por lo tanto son superfluas para la mayor
parte de los usuarios del programa. Se trata de la ficha de Programador.

La ficha de Programador, me va a permitir acceder a toda una serie de opciones avanzadas, como son la de creación
y tratamiento de formularios, y grabación de macros, entre otras opciones.

Para incluir esa ficha dentro de la cinta de opciones, accederemos a las Opciones de Excel, desde el Botón de
Office, eligiendo el bloque de opciones Más frecuentes, marcaremos Mostrar ficha de Programador en la cinta de
opciones, y pulsamos el botón Aceptar.
Minimizar la cinta de opciones

En ocasiones nos puede resultar interesante minimizar la cinta de opciones, y así disponer de más superficie de
pantalla para poder realizar nuestro trabajo.
En este caso la cinta de opciones desaparece de la pantalla, en la que sólo se mostrará el nombre de las diferentes
fichas activas en ese momento, y al pulsar con el puntero del ratón sobre cualquiera de ellas, la cinta se desplegará de
nuevo para que podamos acceder a todas sus opciones, sin embargo, al pulsar sobre otra zona del documento la cinta
se volverá a minimizar.

Para conseguir la minimización de la cinta de opciones podemos proceder de varias formas:

1. Método 1. Haciendo doble clic sobre la ficha de opciones activa en ese momento pasamos de un modo a otro,
es decir, de minimizada a desplegada y viceversa, en función del estado actual de la misma.

2. Método 2. Pulsado sobre la cinta de opciones con el botón derecho aparecerá un menú contextual, en el que la
última de las opciones es Minimizar la cinta de opciones. En el caso de que esté minimizada ya, aparecerá
seleccionada con una marca de verificación en el lateral derecho de la misma, si queremos visualizarla
desplegada en nuestra pantalla, pulsaremos de nuevo sobre esa marca suprimiéndola.

Barra de Herramientas de Acceso Rápido

La barra de herramientas de acceso rápido, es una pequeña barra de herramientas, situada en la barra de títulos de
la ventana principal de Excel. Esta barra la podemos personalizar, colocando en ella diferentes iconos de aquellos
comandos que utilicemos de una manera más habitual. De esa forma siempre podremos disponer de las opciones que
utilizamos frecuentemente de una manera rápida sin necesidad de tener que buscarlas en la cinta de opciones.

Para personalizar esta barra de herramientas pulsaremos sobre el triángulo que aparece junto a la misma, y de la lista
que se despliega elegimos aquellos comandos que deseemos que aparezcan en la barra de herramientas. En el caso
de que no tengamos disponible en este listado inicial la opción deseada, pulsaremos sobre la opción Más comandos.

De esta manera aparecerá un cuadro de diálogo correspondiente a las Opciones de Excel, dividido en dos zonas. En
el cuadro izquierdo, podemos ver los iconos de todos los comandos disponibles en Excel, para que aparezcan dentro
de esta barra de herramientas, sólo tendré que seleccionarlos y pulsar el botón Agregar.
En el caso de que desee eliminar algún icono que aparece en la Barra de herramientas de acceso rápido y que no
deseo que aparezca, lo seleccionaré del panel de la derecha y pulso el botón Quitar.

Una vez que los iconos seleccionados sean aquellos que quiero visualizar en esta barra de accesos rápidos, pulsaré
sobre Aceptar.

También podemos modificar la posición en la que queremos que aparezca esta barra de herramientas, pudiendo
colocarla sobre la cinta de opciones o bajo ella. Para poder desplazarla, pulsaremos de nuevo sobre el triángulo que
aparece junto a la misma y seleccionaremos la opción que corresponda, Mostrar bajo la cinta de opciones o Mostrar
encima de la cinta de opciones. La opción disponible será la opuesta a la establecida en ese momento.

• Sobre la cinta de opciones:

• Bajo la cinta de opciones:

La barra de fórmulas y sus vistas

La barra de fórmulas es el espacio en el que va a aparecer las expresiones que introduzcamos en cada una de las
celdas de nuestras hojas de cálculo, y desde será más sencillo realizar modificaciones de las mismas en caso de que
sea necesario.

Esta barra de fórmulas tiene dos estados posibles, como ya se ha comentado anteriormente:

• Barra de fórmulas contraída.

• Barra de fórmulas expandida.


Conseguiremos pasar de un estado a otro de la barra de fórmulas, pulsando sobre la doble flecha ascendente que
aparece en el extremo derecho de la barra, .

Barra de estado

La barra de estado es la zona inferior de la ventana de Excel 2007. Esta barra podemos personalizarla haciendo que
aparezca en ella la información que consideremos necesaria. Colocando el puntero del ratón sobre ella y pulsado el
botón derecho del mismo, aparecerá un panel como el de la siguiente imagen:

Desde aquí podremos marcar aquella información que consideremos necesario que aparezca en ella. Se trata en todo
caso de establecer la información que nos resulte útil en nuestro trabajo, sin colocar elementos superfluos que puedan
molestarnos o entorpecernos.

Tipos de datos
Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores y fórmulas. Cada uno de los cuales se
caracteriza por los siguientes aspectos:

Texto

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de
naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.
Cualquier serie de números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato de tipo texto.
Los textos más usuales son las palabras, títulos, rótulos, letreros...

Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de ésta.

Si el texto fuese demasiado largo, aparecería sobre las celdas de la derecha, si bien se encuentra contenido
únicamente en la celda en la cual fue introducido. Puede ocurrir, que si las celdas de la derecha están ocupadas, que
no se vea en pantalla la totalidad del texto introducido, pero si lo veremos entero en la barra de fórmulas. Para verlo
entero, habría que dar más anchura a su columna.

Si se quiere establecer un salto de línea dentro de una celda habrá que pulsar la tecla Intro manteniendo pulsada la
tecla Alt. (Alt + Intro)

Números

Dentro de esta categoría se incluyen los números propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes etc... Tratándose
todos ellos por igual, y quedando alineados a la derecha de la celda donde se introducen. Los estudiamos:

Un dato de tipo número puede incluir dígitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres:

• Signos + ó – delante del número, indicando un valor positivo (por defecto si no se coloca ninguno de los
símbolos) o un valor negativo (Ej.: -34).

• Paréntesis, que indican un valor negativo, equivale al signo -. Por ejemplo (34): significa que es negativo.

• Los signos "." y ",": que indican la separación entre miles y la separación decimal, respectivamente. El punto ‘.’
del teclado numérico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado), se utiliza como separador
decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separación de los miles
al introducir un número. Ya se le dará si se desea un formato para que se presente de esa manera. (Ej.:
Deberemos introducir 234500,00 y no 234.500,00 aunque al darlo posteriormente un formato adecuado, lo
veamos estéticamente de la forma 234.500,00).

• Signo "/" para indicar una fracción mixta. Su nomenclatura es la siguiente:


o Si se quiere expresar un número decimal, mayor de la unidad, mediante un número entero y la
fracción correspondiente a la parte decimal: se escribiría 18 3/4, correspondiendo al número 18,75 ó 7
1/2 correspondiente al 7,5.
o Si se quiere expresar un número decimal, menor de la unidad, mediante un número entero y la
fracción correspondiente a la parte decimal: se escribiría 0 3/4, correspondiendo al número 0,75 ó 0 1/2
correspondiente al 0,5. Nunca se escribirá la fracción como 3/4 ó 1 /2, ya que sería considerado como
una fecha.

• Símbolo "%" detrás del número indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale a 0,65. (En este caso,
vemos un 65% pero en la celda tenemos un 0,65. De este modo, si operamos en una fórmula por ese valor no
deberemos añadir en la fórmula el "...y dividido por cien" ya que el valor ya está dividido por 100. No tenemos un
65 sino un 0,65).


2
La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6e2 representa 6 por 10 , lo que equivale a 600. Esta es la
llamada notación científica.

Consejo: Es una buena práctica introducir los números limpios sin ningún carácter adicional excepto el signo "-" si es un
número negativo, y la coma para separar los decimales, nada más. Un cien mil se introduce: 100000

Un número que no ocupe el ancho total de la celda se sitúa, por defecto, alineado a la derecha de la misma. Si
el número fuese más largo que el ancho de la celda, aparecerá automáticamente en formato científico o de potencias
de 10. Por ejemplo, al introducir el número 266410566056 en una celda, éste aparecerá como 2,66410E+11, es decir,
11
2,66410 por 10 .
La visualización de los números en la barra de fórmulas siempre será en formato estándar, independientemente de
cómo aparezcan en la celda. Más tarde estudiaremos otros formatos.

Fechas y horas

Son tratadas como números, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1
de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de
segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400).

De este modo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato
fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas.

De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por
ejemplo se pueden restar (fecha de hoy - fecha de nacimiento = días vividos).

Los formatos en los que se debe introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes:

Formato Ejemplo A tener en cuenta

d/m 6/11 Supone el año actual.

d/m/aa 6/11/99 Supone año 20__hasta el 30 y año 19__ del 30 y siguientes.

d-mmm 6-nov Supone el año actual.

d-mmm-aa 6-nov-06

mmm-aa nov-06 Supone el día 1.

hh:mm 15:45 Supone 0 segundos.

hh:mm:ss 15:45:30

hh:mm am/pm 3:45 pm Supone cero segundos.

hh:mm:ss am/pm 3:45:30 pm

Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u hora:

• Se pueden utilizar indistintamente los signos" / " ó "– "como separador en las fechas.
• Se pueden utilizar mayúsculas o minúsculas indistintamente.
• Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o más.
• Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda separándolas por un espacio en blanco.

Importante: En Excel, si introducimos una fecha con solo 2 dígitos para el año, ésta será tratada de la siguiente manera:
Hasta el 29 el año será tomado como 2029 pero introducimos el año 30 (o mayor) será tomado como 1930.

Consejo: El método más rápido de introducir fechas correspondientes al año actual es introducir "d/m". Si introducimos
fechas correspondientes a años diferentes del actual aconsejamos el empleo de esta fórmula "d/m/aaaa" (Ej.: 5/5/1925)
escribiendo los cuatro dígitos para el año y evitar posibles errores.

Fórmulas

Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

Una fórmula admite un máximo de 1.024 caracteres y habitualmente está compuesta por números, operadores y
direcciones (referencias) de celdas. También se podrán introducir funciones (fórmulas que ya vienen pre-hechas con
Excel). Las funciones se tratarán en temas posteriores.

Los operadores utilizados en la creación de fórmulas son los siguientes:

Operador Valor

+- Positivo, Negativo (como signo. Por ejemplo: -9).

% Porcentaje.

^ Exponente.

*/ Multiplicación, División.

+- Suma, Resta (como operación).

& Concatenación de textos.

= <> Igual, Distinto a.

<> Menor que, Mayor que.

<= >= Menor o igual que, Mayor o igual que.

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si
en una misma fórmula existe un operador de suma y otro de multiplicación, primero se efectúa la multiplicación y luego
la suma. Si varios operadores en una fórmula tienen igual preferencia, éstos se evalúan en el orden en que se
encuentren, de izquierda a derecha dentro de la fórmula. Para alterar el orden de evaluación de los operadores en una
fórmula se puede hacer uso de los paréntesis.

Consejo: Siempre que escribamos una fórmula con más de una operación, es interesante usar los paréntesis para evitar
posibles errores de prioridades. Eso sí, abriremos tantos como cerraremos.

MUY IMPORTANTE: Todas las fórmulas han de comenzar con el signo igual (hay usuarios que las comienzan con el
signo + del teclado numérico de la derecha del teclado -ésta forma también es válida- porque están acostumbrados a
trabajar con él), de lo contrario Excel las interpretará como texto.
Por ejemplo, la fórmula B5+B8 está mal y sería considerada como una palabra que comienza por la letra B. Debería ser
escrita =B5+B8. Las referencias a celdas en las fórmulas podemos escribirlas en mayúsculas o minúsculas
indistintamente.
Algunos ejemplos de fórmulas válidas son los siguientes:

Fórmula Operación que realiza

=20*4 Realiza la multiplicación (80)

=A3*15% Halla el 15% del contenido de la celda A3

=A4-B2+D7 Resta el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le suma el de la D7

=C3*(A10+B3) Suma el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el de C3

=C7+D6^8 Eleva el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el valor de C7

=F12^(1/2) Halla la raíz cuadrada del contenido de la celda F12

=H17&"Enero" Concatena el texto contenido en H17 con el texto Enero

="12/01/07"-"12/05/06" Resta las dos fechas y devuelve el número de días transcurridos entre ambas:
245

=F7>=63 Da como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7 es mayor o igual


que 63 y Falso si no lo es

Los textos y fechas dentro de las fórmulas deben ir entre comillas.

Consejo importante: Cuando en una fórmula queramos operar con un valor fijo, por ejemplo calcular un descuento del
10% sobre un precio introducido en B5, evitaremos por todos los medios introducir el 10% en la fórmula (=B5*10%),
especificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. Así la fórmula
debería quedar: =B5*C20. Esta es la técnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en vez de
tener que modificar la fórmula, cambiaríamos simplemente el contenido de la celda C20.

Advertencia: Cuando en una celda, el resultado numérico que exista (como resultado de una fórmula por ejemplo),
presente en la celda: ############ no deberemos asustarnos. Es una manera que tiene Excel de comunicarnos que
el resultado es tan ancho que no cabe entero en la anchura actual de la columna de esa celda y que, antes de
mostrarnos un resultado numérico (un saldo, un sueldo, un importe...) de forma truncada, no nos lo muestra,
presentando esos símbolos de almohadilla (#) para advertir de que tenemos que ampliar la anchura de la columna en
la que se encuentra esa celda. La anchura de una columna se cambia desde la línea separadora que existe entre todas
las columnas en la línea de títulos de columna (A B C D...).
Adjuntar comentarios
Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un número o una fórmula, pero
independientemente del tipo de dato que insertemos también se le puede adjuntar un comentario. Los comentarios son
útiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para anotar como funciona una fórmula compleja o para
informar de su contenido a otros usuarios.

Los pasos para adjuntar un comentario son:

1. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario.


2. Ir la ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la opción Nuevo comentario

, o bien mediante el menú contextual (hacer clic con el botón derecho del ratón) seleccionar Insertar
Comentario.

3. Se abre un cuadro como el de la figura siguiente indicando el usuario que hace el comentario.
4. Escribir en el cuadro el comentario.
5. Para terminar hacer clic fuera del cuadro.

Información: El nombre del usuario que aparece en el comentario, Excel lo toma de un panel en el que aparece el
nombre del usuario desde el momento en que el programa se instaló en nuestro ordenador. Este dato se puede observar
y/o modificar desde las Opciones de Excel, dentro de Más frecuentes en el apartado nombre de Usuario.

Una celda que tiene un comentario se distingue de las demás porque tiene un triangulo rojo en su parte superior
derecha.
Y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.

Modificar un comentario

1. Nos situamos en la celda que lo contiene.


2. Ir la ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la opción Modificar comentario

, o bien mediante el menú contextual (hacer clic con el botón derecho del ratón) seleccionar Modificar
comentario.

3. Se abre el cuadro del comentario de forma que permite modificar su contenido.


4. Una vez que hemos terminado hacer clic fuera del cuadro.

Eliminar un comentario

1. Nos situamos en la celda que lo contiene.


2. Ir la ficha Revisar y dentro del grupo de opciones comentarios seleccionamos la opción Eliminar comentario

, o bien mediante el menú contextual (hacer clic con el botón derecho del ratón) seleccionar Eliminar
comentario.

En definitiva, es bueno añadir comentarios en nuestros trabajos de cara a futuras necesidades de aclaración.

Desplazarse por un libro


Los desplazamientos por un libro de Excel pueden ser de dos tipos, los realizados entre las hojas de cálculo existentes
en un libro (que inicialmente suelen ser tres) o los realizados dentro de cada una de estas hojas.
Desplazamientos entre hojas

1. Mediante el ratón:: se accede a cada una de las hojas picando en su solapa correspondiente, situadas a la parte
inferior izquierda de la pantalla. Si la solapa de la hoja que se quiere activar n
no
o está visible, se pueden utilizar
los botones de desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las solapas de hojas, haciendo clic sobre uno de
ellos . De izquierda a derecha su función es la de activar: la primera hoja, la hoja anterior, la hoja
siguiente y la última hoja.

2. A través del teclado:: se accede a las distintas hojas pulsando, de forma simultánea, las teclas Control + AvPág
para acceder a la hoja siguiente, o las teclas Control + RePág para acceder a la hoja anterior.

Nota: Más adelante estudiaremos


diaremos en detalle como trabajar con hojas: Crear otras nuevas, eliminar alguna ya existente,
seleccionar varias hojas, cambiarlas el nombre, etc. Un usuario experimentado podría intentar descubrir estos conceptos
haciendo uso del menú de contexto (clic con
con el botón de la derecha del ratón) sobre las propias solapas de hoja.

Las hojas de un libro

Desplazamientos en la hoja de cálculo

1. Mediante el ratón:: se selecciona una celda haciendo clic sobre ella. Si la celda no estuviese visible en la
pantalla se utilizan las barras de desplazamiento situadas a la derecha y en la parte inferior de la pantalla.

2. A través del teclado:: se pueden realizar los siguientes desplazamientos mediante la pulsación de la tecla o
teclas indicadas (el signo + indica
indic la pulsación de varias teclas a la vez).

Teclas a pulsar Desplazamiento a realizar

Teclas de dirección (las flechas) Activan la celda: superior, inferior, de la izquierda o de la derecha.

Ctrl+tecla de dirección arriba o abajo Activan la celda del borde superior o inferior de la región de datos
activa (la primera celda anterior o posterior a una celda vacía).

Ctrl+tecla de dirección izquierda o Activan la celda del borde izquierdo o derecho de la región de datos
derecha activa.

Inicio Activa la primera celda (columna A) de la fila actual

Ctrl+Inicio Activa la primera celda (A1) de la hoja de cálculo. Nos lleva arriba
del todo a la izquierda.

Ctrl+Fin Activa la celda intersección de la última fila y la última columna que


contengan algún dato.

AvPág Activa la celda situada una pantalla más abajo


RePág Activa la celda situada una pantalla más arriba

Alt+AvPág Activa la celda situada una pantalla hacia la derecha.

Alt+RePág Activa la celda situada una pantalla hacia la izquierda

Consejo: También, para desplazarse rápidamente a una referencia o celda, podremos hacerlo pulsando la tecla de
función del teclado (zona superior del teclado) F5 que sirve para Ir a... una celda tecleando sus coordenadas.
Si por ejemplo pulsamos F5 y tecleamos XFD1048576, al aceptar, nos habremos posicionado directamente en la celda
más abajo y más a la derecha de cuantas tiene una hoja. Para volver a la casilla A1, lo podremos hacer igualmente con
F5 marcando como referencia A1.

También iremos a A1 con las teclas Ctrl + Inicio.


Con la tecla F5 por lo tanto, podremos ir rápidamente a la celda que deseemos. Conviene recordarla. En el panel que
aparece pulsando la tecla de función F5, existe un botón de Especial... desde el que podemos elegir ir a cierta celda
con características especiales.
Selección de rangos
Cuando una misma operación ha de realizarse sobre un grupo de celdas, Excel permite designar todas aquellas celdas
de la hoja de cálculo con las que se precise trabajar, seleccionándolas.

Así, si en vez de tener seleccionada una celda tenemos varias, la operación a realizar la efectuaremos de una sola vez
sobre todas ellas.

Se denomina rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan para realizar una misma operación. Los rangos
de celdas suelen tener forma o abarcar espacios rectangulares.

Por tanto el rango más pequeño que se puede seleccionar es una única celda (celda activa) y el mayor una hoja
completa, si bien como se verá en lecciones posteriores es posible seleccionar varias hojas.

Selección de un único rango

La selección de un rango puede realizarse mediante el teclado o el ratón,

I. Mediante el teclado:

1. Activar una de las celdas situadas en la esquina del rango que se quiere seleccionar.
2. Pulsar la tecla Mayúsc. y, sin soltarla, señale mediante las teclas de dirección del teclado, la celda de la
esquina contraria del rango deseado. El rango seleccionado queda resaltado.
3. Para poder cancelar la selección pulsar cualquier tecla de movimiento, o bien pinchar con el ratón sobre
cualquier otra celda dentro o fuera de la selección.

II. Mediante el ratón:

1. Hacer clic sobre una de las celdas de la esquina del rango a seleccionar.
2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y, mientras visualizamos la cruz blanca ancha, sin soltarlo, arrastre el ratón
hasta la celda situada en la esquina opuesta del rango.
3. Soltar el botón y la selección estará realizada, quedando resaltado el rango seleccionado.
Observar que el rango seleccionado queda oscurecido exceptuando la celda desde donde iniciamos la selección. Por
supuesto, también esa está seleccionada.

III. Método mixto (Teclado - ratón):

1. Hacer clic sobre una de las celdas de la esquina del rango a seleccionar.
2. Pulsar la tecla Mayúsc. y sin soltarla, hacer clic en la celda situada en la esquina opuesta del rango.

Selección de varios rangos. Rangos múltiples

En ocasiones necesitamos operar con varios grupos de celdas (varios rangos) por ejemplo para aplicarles un formato.
Si tras seleccionar un rango de celdas se realiza otra selección en otro lugar de la hoja, se observa como la primera de
las selecciones desaparece (se deselecciona). Para realizar la selección de varios rangos a la vez hay que tener en
cuenta las siguientes indicaciones:

1. Realizar la selección de un rango como ya se ha indicado.

2. Pulsar la tecla Ctrl y manteniéndola pulsada, realizar una nueva selección con el ratón.

3. Manteniendo la tecla Ctrl pulsada se puede realizar otra selección, y otra.... De esta forma se podrán seleccionar
tantas celdas o rangos como sean necesarios aunque estén separados físicamente o aislados.
Selección de una fila completa

Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una fila determinada, desde la
columna A hasta la última columna, la forma más rápida de realizar la selección es:

1. Mediante el ratón: haciendo clic sobre el botón identificador de la fila que se quiere seleccionar (botón gris
donde se ve el nº de fila -1, 2, 3,...- en el lateral izquierdo de la pantalla). El cursor se convierte en una flecha
negra hacia la derecha y se oscurece toda la fila mostrando de esta forma que está seleccionada.

2. Mediante el teclado: pulsando Mayúsc+Barra espaciadora, se seleccionará la fila donde se encuentra la celda
activa.

Selección de una columna completa

Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una columna determinada, la forma
de realizarlo es similar a la expuesta anteriormente:

1. Mediante el ratón: haciendo clic sobre el botón identificador de la columna (donde se sitúa el nombre de ésta -
por ejemplo A, B, C...- en la zona superior del área de trabajo). El cursor se convierte en una flecha negra hacia
abajo.

2. Mediante el teclado: pulsando Ctrl+Barra espaciadora, se seleccionará la columna donde se encuentra la celda
activa.
Selección de una hoja completa

Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una hoja de cálculo, la forma de
realizar la selección es:

1. Mediante el ratón: haciendo clic sobre el botón Selección total, situado entre el botón identificador de la primera
columna y el de la primera fila, en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo.

2. Mediante el teclado: pulsando Ctrl+Mayúsc+Barra espaciadora, se seleccionará la hoja completa.

Celda activa
En la hoja de cálculo siempre hay una celda activa que se distingue de las demás por tener su contorno remarcado
como indica la figura siguiente (sería el equivalente al cursor en otros programas: nos indica dónde estamos para
trabajar).
Si se ha realizado la selección de un rango, la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para
seleccionar el rango.

En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:

1. El interior de la celda: área blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratón sobre ella

éste toma apariencia de cruz blanca ancha.

2. Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratón al situar cerca del

borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cuádruple flecha.

3. Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas. Al situar el

cursor del ratón sobre él éste toma apariencia de cruz negra fina .
.

La dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de fórmulas.

Desplazar celdas o rangos (mover)

Para mover una celda o un rango se dan los siguientes pasos:

1. Situar el cursor del ratón sobre el marco de la celda o rango.

2. Con el cursor en forma de flecha cuádruple pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta la nueva posición.

Si al desplazar una celda o rango de celdas en la nueva ubicación hay ya datos existentes, el programa avisará de ello
permitiendo anular el desplazamiento o sobrescribir las celdas. Lo mismo ocurrirá en el caso de realizar una copia.
Copiar celdas o rangos

Es posible copiar una celda o rango de celdas a una única posición (un lugar en concreto) o bien a lo largo de una fila o
columna (a celdas contiguas), los métodos a seguir son:

I. Copiar a una posición:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.


2. Situar el cursor del ratón sobre el marco o borde de la selección, toma apariencia de cuádruple flecha.
3. Pulsar el botón izquierdo del ratón y comenzar a arrastrar a la nueva posición.
4. Pulsar la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada (apreciar que aparece un signo + en pequeño indicando que no se
trata de mover sino de copiar), soltar el botón del ratón en la celda de destino deseada. En ese momento queda
realizada la copia.

II. Copiar a lo largo de una fila o columna:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.


2. Situar el cursor del ratón sobre el cuadro de llenado (esquina inferior derecha de la celda), toma apariencia de
cruz negra.
3. Picar con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar la selección en dirección de una fila (a celdas
contiguas de su derecha) o una columna (a celdas contiguas por debajo de ella) hasta la última celda en la que
se quiera realizar la copia.

Con esta operación conseguiremos que el contenido de la celda que copiados aparezca en todas las celdas en las que
he extendido la selección de la fila o columna elegida.
III. Copiar a otras hojas:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.


2. Seleccionar la opción Copiar del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.
3. Acceder a la hoja en la cual se quieren copiar los datos y situar el cursor sobre la celda donde se desean poner
los datos.

4. Seleccionar la opción Pegar , que aparece dentro del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.

Este último método para copiar aunque puede resultar más lento que los anteriores sirve para realizar cualquier tipo de
copia y es el más universal, además a la hora de pegar tenemos diferentes opciones como vemos a continuación.

Pegar celdas o rangos

Las diferentes alternativas con las que contamos a la hora de pegar son las siguientes:

1. Pegar utilizando el portapapeles:

Excel nos permite, utilizado la herramienta del Portapapeles, pegar no sólo lo último que hemos copiado sino lo que
anteriormente habíamos copiado.

Para que un contenido vaya al portapapeles tenemos que utilizar la opción de Copiar de la ficha de Inicio, o con el
botón derecho del ratón acceder al menú contextual y seleccionar la opción copiar.

Para ver todo el contenido del portapapeles, que puede ser como máximo de 24 elementos, pulsaremos sobre el
iniciador de cuadros de diálogo del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.
De este modo se abre el Panel de tareas del portapapeles desde allí podemos pegar cualquier contenido o eliminarlo
para ello basta hacer clic en el triángulo situado a la derecha de cada elemento almacenado.

2. Pegado especial:

El pegado especial nos permite definir diferentes condiciones en el pegado de las celdas. Para conseguir acceder a
este pegado especial podemos actuar de dos maneras diferentes.

A. Mediante el menú contextual.


Después de Pegar aparece, junto al texto pegado, un botón con un triángulo, haciendo clic sobre él se despliega el
siguiente cuadro el cual permite realizar un pegado especial.

B. Mediante la opción Pegar de la cinta de opciones.

Excel permite realizar un pegado especial más completo, desde la opción Pegar de la ficha Inicio .

Para ello, una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, desde la ficha Inicio seleccionamos la opción
Pegar, pinchando sobre el triángulo que aparece bajo esta opción desplegaremos un panel con todas las posibilidades
de pegado.

Seleccionamos Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de diálogo:


Las opciones más interesantes que podemos encontrar dentro de este cuadro de diálogo son:

• Todo:: Pega el contenido y el formato de todas las celdas


• Fórmulas:: Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de fórmulas.
• Valores:: Pega los valores como se presentan en las celdas.
• Formatos:: Pega solamente el formato de la celda.
• Comentarios:: Pega los comentarios adjuntos a una celda.
• Validación:: Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas.
• Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes.
• Ancho de las columnas:: Pega el ancho de columna o de columnas.
• Formatos de números y fórmulas
fórmulas:: Pega únicamente las fórmulas y todos los formatos de número de las celdas
seleccionadas.
• Formatos
matos de números y valores:
valores: Pega únicamente los valores y todos los formatos de número.

Copiar, pegar y mover celdas

Este panel de pegado especial también nos permite definir diferentes operaciones realizar con los datos que se
están copiando sobre los datos que residen en el lugar sobre se desea hacer el pegado.

La operación puede ser que los valores a copiar se sumen a los que ya existen en el lugar de destino, con lo cual en
este caso se acumulan,, se pueden restar, se pueden multiplicar o también dividir. Veamos como funciona:
Otra posibilidad que nos aporta el panel de pegado especial es el de pegar los valores de forma transpuesta
(Transponer), es decir, cambiando lo que son filas por columnas y viceversa.

A veces no tenemos ciertos valores colocados de la forma idónea para trabajar. Esta operación puede resolver y
facilitar el trabajo posteriormente. Veamos lo que ocurre al copiar el rango de ventas de enero de la tabla superior a la
celda apuntada por la flecha a la derecha de Enero en la tabla inferior, pero transponiendo los valores:

Por último destacar la posibilidad de hacer un pegado especial Con vínculo (Pegar vínculos). Esto copia los valores
pero vinculándolos con las celdas de origen, de tal forma que si los datos cambian en el origen, cambiarán también en
el destino ya que en el destino se ha creado una fórmula que los vincula.

En este ejemplo se ha copiado el rango de valores de Enero a un lugar de destino con vínculo:
Llenado rápido
El llenado rápido es una aplicación muy útil de Excel, que es capaz de entender ciertas entradas de texto o número
como comienzos de una serie, con lo cual se podrá, de forma rápida, rellenar un rango con una serie escribiendo
únicamente el valor inicial de la misma. La forma de realizar un llenado rápido es:

1. Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie.

2. Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior
derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna.

La serie se repetirá a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas.
Alguna de las entradas que entiende como comienzos de serie a partir de una sola celda son:

Una forma más interesante de utilizar el botón de llenado es poner datos en las dos primeras celdas de la serie. Excel
analiza estos dos primeros datos y completa el resto de los datos con una progresión aritmética.

Algunos ejemplos de entradas de una serie con varias celdas consecutivas son:

Hay que tener presente que el llenado se realiza en forma ascendente si se arrastra el cuadro de llenado hacia abajo o
hacia la derecha, si se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda el llenado se realiza en forma descendente.

Opciones de llenado rápido

Al hacer un llenado rápido aparece un botón junto con un triángulo, si lo desplegamos nos da diferentes opciones de
relleno.

• Copiar celdas: Copia el contenido y formato de las celdas. Veamos el ejemplo:


• Rellenar en serie: Hace un cálculo de como es nuestra serie y rellena tanto el contenido como el formato, en
nuestro ejemplo las celdas iniciales eran: 12, 14 y las siguientes las rellena automáticamente con 16, 18, 20, 22.

• Rellenar formatos sólo: Sólo copia el formato, no el contenido de las celdas de las que partimos.

• Rellenar sin formato: Sólo rellena en serie el contenido, no el formato.


La opción de llenado rápido

Creación de listas personalizadas

Es posible, que por necesidades de trabajo tengamos que crear algunas listas personalizadas de elementos con
valores, de tal forma que solo con teclear el primero de ellos, y desde el cuadro de llenado arrastrando, aparezcan el
resto de los valores de nuestra
tra serie personalizada, evitándonos así, tener que teclearlos todos una y otra vez.

Para conseguir crear nuestras propias listas personalizadas seguiremos el siguiente procedimiento:

1. Elaboramos en una hoja de Excel la lista que queremos que se complete a


automáticamente
utomáticamente al colocar el primer
elemento, y la seleccionamos.

2. Entramos en las Opciones de Excel desde el Botón de Office.


3. Dentro de las Opciones de Excel,
Excel en el apartado Más frecuentes pulsamos sobre la opción Modificar listas
personalizadas.
4. Se abre ahora un cuadro de diálogo de Listas personalizadas, en el que podemos ver las listas que ya vienen
predeterminadas con Excel.
5. En la zona entradas de lista podremos escribir en columna y separados con Intro, los valores de nuestra nueva
lista. Una vez finalizada la lista, presionamos sobre el botón Agregar y el nuevo listado se añade como uno
más dentro de las listas personalizadas. Nombres de empleados, ciudades en donde nuestra empresa tiene
delegación, etc...

6. También podemos optar por importar directamente de la hoja de cálculo el contenido de las celdas. En el caso
de que estén seleccionadas las celdas que contienen la nueva lista personalizada, (como indicábamos que
debíamos hacer en el punto número 1), aparecerá el rango de correspondiente en el espacio reservado a
Importar lista desde las celdas.
Para que esta lista pase a ser una lista personalizada, debemos pulsar sobre el botón importar, en ese momento
aparecerá añadida con el resto de las listas personalizadas.

6. Si no hemos seleccionado previamente las celdas que componen nuestra lista, pero la tenemos elaborada en
la hoja de cálculo, podemos introducirla pulsado sobre el botón . De esa manera podremos acceder a la
hoja de cálculo, quedando reducida la venta correspondiente al cuadro de diálogo, y seleccionar ahora las
celdas que contienen la lista personalizada que queremos crear.
Una vez seleccionadas las celdas, aparecerán sus coordenadas dentro del espacio en blanco reservado para ellas,
ahora pulsaremos sobre el botón , y volveremos a visualizar el cuadro de diálogo correspondiente a Listas
personalizadas, ahora ya con la información necesaria para crear una nueva lista, para ello sólo nos queda pulsar el
botón Importar.

Crear un libro nuevo


Para crear un libro nuevo (es decir, archivo de Excel compuesto por varias hojas o solapas de la parte inferior
izquierda), se debe acceder a la opción Nuevo que aparece al abrir el Botón de Office.

De esta manera se abre el cuadro de diálogo Nuevo libro y hacemos clic en libro en blanco de esta manera
empezamos a trabajar en un libro vacío que contiene tres hojas de cálculo.
Nota: Cuando abrimos la aplicación Excel 2007 por primera vez durante una sesión de trabajo, aparecerá abierto de
manera automática un nuevo libro en blanco.

Abrir un libro ya creado


Para abrir un libro guardado de antemano, se deben seguir los pasos siguientes:

1. Acceder a la opción Abrir del Botón de Office, se visualizará el cuadro de diálogo que muestra la figura
siguiente donde se aparecen todos los archivos de la carpeta actual.
2. Si el archivo se encuentra en otra unidad o carpeta, se localiza desplegando la lista Buscar en, seleccionando la
ubicación del archivo a abrir (del triangulito de su derecha).

3. Seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón Abrir.

También podemos abrir un libro que tengamos ya guardado desde el botón de la barra de herramientas de acceso
rápido, en el caso de que lo tengamos activado en la misma, de esta forma también llegaremos al mismo panel para
Abrir.

Nota: Los archivos Excel en la versión 2007 del programa, es decir, los libros de cálculo, tienen extensión .XLSX. En el
caso de las plantillas de Excel, tienen extensión .XLTX en la versión 2007 de la aplicación.

Guardar un libro
Mientras se está trabajando en un libro, la información que se va introduciendo no está siendo almacenada en el disco
duro o disquete, simplemente se mantiene en la memoria (RAM) del ordenador. Para mantener la información
introducida en un libro ésta debe ser guardada ya que una característica de la memoria del ordenador es la de ser
volátil, es decir, si se apaga el ordenador (por cualquier causa ajena a nosotros como un corte inesperado de luz)
perderíamos toda la información introducida en nuestro trabajo.

Cada libro guardado genera un archivo de extensión .XLSX, en el que se almacena el libro con todas sus hojas de
cálculo y los datos incluidos en ellas (datos, formulas,...).

Guardar un libro nuevo

Si el libro en el que se trabaja no se ha guardado anteriormente se siguen los pasos que se detallan:

1. Desplegar el Botón de Office.


2. Seleccionar la opción Guardar o Guardar como (la primera vez da lo mismo ya que nos llevan al mismo panel),
apareciendo el siguiente cuadro de diálogo en pantalla:
3. En el cuadro de texto 'Guardar en' localizar la carpeta o ubicación en la que almacenar el archivo (libro).
4. En el cuadro de texto Nombre de archivo teclear el nombre que se quiere dar al archivo.
5. Hacer clic en el botón Guardar.
6. Si no existe un archivo con ese nombre en la ubicación indicada el archivo queda almacenado. Si por el contrario
existe ya un archivo con ese nombre aparecerá el siguiente mensaje:

Si se selecciona Sí el archivo existente se reemplazará por el actual y si se selecciona No se volverá al cuadro de


diálogo anterior donde se podrá renombrar el archivo actual.

Nota: Si se desea poner contraseña a un libro para evitar que cualquiera pueda ver su contenido (esto a nivel profesional
es muy interesante para privacidad de datos contables, tablas de comisiones, ventas, etc...), cuando nos encontramos en
el cuadro de diálogo de Guardar o de Guardar como hay que desplegar el menú Herramientas que se encuentra
dentro de ese mismo cuadro (abajo a la izquierda desde su triangulito), picar sobre el elemento de Opciones generales.
Se nos mostrará un nuevo cuadro de diálogo en el que podremos escribir la contraseña para abrir. Cada vez que
abramos este libro se nos solicitará dicha contraseña, y quien no se la sepa, no lo podrá abrir. Si podrá copiar el
archivo, borrarlo, llevárselo, pero jamás abrirlo para ver su contenido.

Guardar un libro existente

Si se abre un libro ya existente y se realizan modificaciones sobre él, al guardarlo nuevamente hay dos opciones:

1. Opción Guardar del Botón de Office: el libro se guarda con el nombre que se le asignó anteriormente,
sustituyendo el contenido que había en el archivo al abrirlo por el contenido actual. No se pregunta nada al
usuario.

2. Opción Guardar como del Botón de Office: aparece el cuadro de diálogo descrito anteriormente, pudiendo
guardar el libro con un nombre distinto al que ya tenía y/o en otra ubicación. De esta forma se crea un nuevo
archivo a partir del ya existente.

Consejo: Si se tiene duda respecto a con que nombre se guardará un archivo, si reemplazaremos otro ya existente, de si
ya tenemos uno creado con ese mismo nombre que estamos pensando en dar a nuestro archivo actual, la mejor opción
es Guardar como, ya que es la única que SIEMPRE nos presenta el panel de Guardar, y desde él podremos ver la
situación de trabajo en la carpeta del almacenamiento en disco, los nombres de archivo, etc... y tomar la decisión
adecuada.

Con el botón de la barra de herramientas de acceso rápido, se realiza la misma operación que con Guardar (sólo
presentará panel cuando se guarda por primera vez). Su forma de disquete no significa que se vaya a guardar en la
unidad A:. Se guardará en la carpeta predeterminada del disco actual.

Nombres de Archivos (o ficheros)


Una de las encrucijadas con la que nos encontramos a la hora de guardar un archivo (un trabajo, un libro) es la de que
nombre asignar a dicho archivo. En ocasiones, debemos guardar casi a diario archivos con el mismo tipo de
información pero con diferentes datos (los da cada día).

Ejemplo-1. Si tenemos creada una hoja de caja "caja.XLSX" que abrimos diariamente vacía de datos y en donde
introducimos el arqueo diario de nuestro comercio, cada día crearemos, por ejemplo en una carpeta llamada "Arqueos
2007" del disco duro, un archivo mediante la opción "Guardar como" al que tendremos que asignar un nombre diferente
para cada día del año. Si los nombres que vamos asignando son "caja1", "caja2", "caja3",... al final esto sería válido ya
que cada archivo tiene un nombre distinto, pero no sabríamos cual es el archivo que corresponde al arqueo del 23 de
mayo dado que, por ejemplo, tenemos que abrirlo para repasarlo o volver a imprimirlo.

Una buena técnica es la de dar nombres a cada archivo reservando ciertas posiciones del nombre para cierto tipo de
información identificativa de cada archivo.

Así por ejemplo, para guardar el arqueo de caja del día 23 de mayo de por la mañana (en nuestro comercio se realiza
arqueo y cierre de caja por la mañana y por la tarde, por ejemplo) o el del 7 de julio por la tarde o el del 14 de
noviembre por la mañana, unos buenos nombres podrían ser:

Hemos, con ésta técnica previsto que los 2 primeros caracteres serán para albergar el número del mes, los 2 siguientes
el día del arqueo, y el siguiente para identificar si es un arqueo de por la mañana o de por la tarde (M o bien T).

Con éstos nombres, nuestra carpeta "Arqueo 2.007" estaría llena de archivos con nombres aparentemente extraños
pero muy significativos y representativos para el usuario que los utiliza.

Además, mediante las técnicas de búsqueda de archivos que tiene Windows, utilizando los caracteres comodín (* y ?)
resultaría sencilla la búsqueda de cualquier arqueo. También, simplemente con ordenar por nombre el contenido de
esa carpeta, sería sencilla la localización, en este caso, del arqueo que quisiéramos.

Ejemplo-2.

Supongamos que tenemos un modelo de archivo Excel en donde diariamente registramos los datos más importantes
(tipo formulario) de las personas que se inscriben en cierto servicio, para cierta subvención, etc...¿Con qué nombre
guardaríamos el archivo de cada solicitante? Cada solicitante puede inscribirse hasta un máximo de 3 veces, y en 3
tipos de servicio (solicitud de casa, de beca o de servicio).

Una buena técnica podría ser como la que se muestra, siendo cualquier otra válida también:
En este caso, hemos reservado la primera letra del nombre para la inicial que identifica el servicio para el que se
inscribe (piso -P- beca -B- o bien servicio -S-), en las 8 siguientes posiciones el número del DNI del solicitante (si el DNI
fuera de 7 dígitos antepondríamos un cero para que fueran 8). La siguiente posición, el número de orden (1, 2 o 3) de
las solicitudes (1 si es la primera, 2 si es la segunda...).

Cerrar un libro
Para cerrar el libro de trabajo en el que se encuentra, hay que acceder al Botón de Office en la opción Cerrar.

También se puede realizar la misma operación haciendo clic sobre el botón de cerrar colocado en la esquina superior
derecha de la ventana del documento, situado exactamente a la derecha de la cinta de opciones.

Si los cambios realizados en el libro ya han sido guardados el documento se cerrará, pero si éstos no han sido
guardados aparecerá el siguiente mensaje:
• Sí, guarda el archivo con el nombre que ya tiene. En el caso de que sea la primera vez que lo guardemos, se
abre el cuadro de diálogo correspondiente a la opción Guardar como, donde se nos pedirá el nombre del
archivo a guardar, cerrándose a continuación la ventana.
• No, cierra la ventana sin guardar el archivo.
• Cancelar, vuelve al libro de trabajo sin cerrar la ventana.

Determinar el directorio (o carpeta) por defecto


Al abrir o guardar un documento, por defecto, Excel siempre lo va a buscar o guardar en el mismo directorio de forma
predeterminada (directorio es lo mismo que carpeta). Dicho directorio es el que tiene establecido el programa por
defecto y es el que aparece en el cuadro Buscar en del cuadro de diálogo Abrir o Guardar como.

Se puede establecer como directorio por defecto el que el usuario desee, de tal modo que al abrir o guardar sea dicho
directorio el que se muestre abierto, nos posiciona en el que nosotros le hemos indicado y no en la carpeta Mis
Documentos que suele ser la predeterminada de la mayoría de los programas. De esta manera evitamos tener que
seleccionar el directorio destino de nuestros archivos, sobretodo si la mayor parte de las veces es el mismo. Los pasos
a seguir para modificar el directorio por defecto son:

1. Abrimos las Opciones de Excel, desde el Botón de Office.

2. Seleccionamos la opción Guardar.


3. En el cuadro de texto Ubicación de archivo predeterminada, indicar la ruta completa del directorio que se
quiere establecer por defecto.

4. Finalmente hacer clic sobre el botón Aceptar.

Consejo: Para especificar la ruta o ubicación predeterminada para los archivos, tenemos que escribirla nosotros
directamente, para evitar errores al añadir rutas largas y difíciles de escribir, podemos hacer los siguiente:

1. Minimizar Excel, ejecutar el Explorador de Windows.


2. Posicionarnos en el árbol de carpetas, y desde la barra de Dirección que aparece debajo de la de menús.
3. Seleccionar la ruta que aparece y que se corresponde a la carpeta elegida y copiarla, una buena elección puede
ser utilizar la combinación de teclas Ctrl + C.
4. Ahora cerramos el Explorador de Windows y volvemos a las Opciones de Excel, nos posicionamos en
Ubicación de archivo predeterminada con el cursor y terminamos la operación con Ctrl + V (Pegar), con lo que
hemos trasladado la ruta del archivo que deseamos utilizar como predeterminado al guardar los libros de Excel.

Opciones de Ventana
Excel permite el trabajo con varias ventanas, varios libros, en una misma aplicación. Si la ventana en la que se está
trabajando está maximizada, el resto de ventanas no aparecen en pantalla, estando ocultas detrás de la primera. Para
visualizarlas seguiremos los siguientes pasos:

1. Acceder a la ficha Vista.


2. Dentro del grupo de opciones Ventana,
Ventana seleccionamos la opción Cambiar ventanas.
ventanas

3. En la parte inferior del mismo, debajo de la última rayita, aparece el nombre de todos los libros que están
abiertos en ese instante de trabajo.

4. Vemos como se despliega un panel con todos los libros que se encuentran abiertos en ese momento,
seleccionamos el libro en el que se quiere trabajar, mostrándose éste delante del resto.

5. La ventana activa aparece señalada en la lista anterior con una marca de verificación a su izquierda.

Información: Es posible desde el panel de Abrir, seleccionar varios archivos en vez de uno solo, de cara a abrir varios
con una sola acción. Deberemos para ello mantener pulsada la tecla Control mientras picamos en los nombres de los
distintos archivos que deseemos abrir. Esto es interesante para que a través del menú de ventana podamos trabajar en
uno u otro y desde luego Copiar o Mover información de uno a otro. (Archivos con datos de diferentes meses, años,
vendedores, proveedores...).

Cómo trabajar con varios archivos simultáneamente

... en la Versión 2007


La versión 2007, tiene incorporada una herramienta que facilita la comparación de dos
libros. Para acceder a esta herramienta, seguiremos los siguientes pasos:

1. Abrimos los libros que deseamos comparar en paralelo.


2. En el la ficha Vista, hacemos clic en la opción Ver en paralelo , dentro del
grupo de opciones Ventana.
3. Aparecen en la ventana del programa de manera simultánea, los libros que ya
hemos abierto, pudiendo visualizarlos a la vez. Además podremos:

o Si deseamos desplazarnos por los libros a la vez, haremos clic en


Desplazamiento sincrónico .
o Si deseamos restablecer las ventanas de los libros a las posiciones en
que se encontraban cuando comenzamos a comparar los documentos,
haremos clic en Restablecer
er posición de la ventana .
4. Haremos clic de nuevo en el botón Ver en paralelo , para desactivar la
opción y dejar de comparar los documentos.

Ejercicios
Ejercicio 1
Plantear la siguiente situación real de trabajo:

Supongamos que nos dedicamos a poner suelos (pavimentar) superficies rectangulares (por ejemplo, canchas
polideportivas tales como pistas de balonmano, frontones,...). El cliente, para poder nosotros calcular el presupuesto,
deberá aportarnos tres datos: Largo, ancho y precio del metro cuadrado del material elegido por él para colocar, según
catálogo que se supone que ya tiene el cliente.

Teniendo en cuenta que disponemos de millones de celdas para organizarnos el trabajo en Excel, confeccionar una
hoja de cálculo en donde se calcule un presupuesto de pavimentación (poner suelos) para superficies rectangulares
teniendo en cuenta los siguientes datos:

• Se solicitarán al usuario introducir los datos de largo y ancho de la superficie a pavimentar, así como el precio
metro cuadrado del tipo de suelo deseado.
• La superficie se calculará multiplicando largo por ancho.
• El importe de la mano de obra se calculará teniendo en cuenta que colocar un metro cuadrado lleva media hora
de trabajo y que la hora se cobra a 20 Euros (meditar la operación que hay que realizar).
• El IVA es el 16 % del importe total (material + mano de obra).
• Sabiendo que 1 Euro equivale a 166,386 Ptas. de antes, calcular sólo, el importe final con impuestos tanto en
Euros como en Ptas. (recordar que si hay que realizar una operación con un valor fijo como en el caso de los
Euros, se introducirá ese valor en una celda y se operará con esa celda en la fórmula correspondiente).

No es necesario aplicar formatos a las celdas (colores ni negritas...) porque se verá en capítulos posteriores.

Aportamos en la siguiente imagen, una organización de datos en celdas que puede servir de orientación para el
planteamiento del ejercicio.
Solución ejercicio 1

Ejercicio 2
Basándonos en el ejercicio anterior, vamos a ahora a ampliarlo según el siguiente planteamiento:

Nos dedicamos a pavimentar pabellones de superficie rectangular.


Elaborar una hoja de cálculo, que dadas las dimensiones del pabellón (largo por ancho) así como el precio del metro
cuadrado de material que se desea utilizar, que presente
presente las cifras del importe del material, el importe de la mano de
obra (un metro cuadrado, lleva de promedio media hora de trabajo (0,5 horas)), la suma, el IVA y el total. También
deseamos los totales en pesetas. Hasta ahí ya fue resuelto y recomendamos
recomendamos hacerlo desde el principio de nuevo para
agilizar el manejo de Excel.

La modificación consiste en crear un presupuesto paralelo PRESUPUESTO-B para otro importe dado de precio metro
cuadrado de material. Es decir hacer dos presupuestos y compararlos, cal
calculando
culando también la diferencia en una tercera
columna llamada DIFERENCIA.
Tendremos que crear las fórmulas pertinentes en las celdas en donde tenemos interrogaciones. Lo realizaremos
copiando cuantas fórmulas ya tengamos puestas para el PRESUPUESTO-A pero modificando sus referencias a
relativas, absolutas o mixtas según convenga antes de copiarlas. Pensar en que podríamos pedir no sólo la
comparación de dos presupuestos sino la de 20. (De ese modo, creamos la necesidad de realizarlo mediante copiado
de fórmulas).

Las referencias al precio hora, importe metro cuadrado e IVA a primera vista parecen fijas para ambos presupuestos.
No preocuparse de momento por los formatos de las celdas. Lo veremos en el próximo capítulo.