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OpenOffice 2.

x Guía de Calc

Guía de Calc

© FEISA / IAP 2008


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Copyright

Copyright © 2008 FEISA/IAP Algunos Derechos Reservados


(Formación en Educación Inicial San Andrés / Iglesia Anglicana Paraguaya)

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© FEISA / IAP 2008


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Autores
Rupert Parsons
Silvia Maidana
Marisol de Morales

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feisa.recursos@gmail.com

Fecha de Publicación y Versión de Software


Publicado el 24 de marzo de 2008
Basado en OpenOffice.org 2.3

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Índice de contenido
Escribir texto ........................................................................................................................................................1
Seleccionar celdas..................................................................................................................................................2
Escribir en la planilla...............................................................................................................................................3
Corregir lo escrito en la planilla...............................................................................................................................4
Eliminar lo escrito en la planilla ..............................................................................................................................5
Columnas y filas...................................................................................................................................................6
Modificar el ancho de columna...............................................................................................................................7
Modificar el alto de una fila.....................................................................................................................................8
Insertar columnas ..................................................................................................................................................9
Eliminar columnas ................................................................................................................................................11
Ocultar columnas..................................................................................................................................................13
Insertar filas .........................................................................................................................................................15
Eliminar filas.........................................................................................................................................................17
Ocultar filas...........................................................................................................................................................19
Ordenar filas.........................................................................................................................................................21
Formato de Celdas..............................................................................................................................................23
Formato de Celdas: Fuente..................................................................................................................................24
Formato de Celdas: Alineación.............................................................................................................................26
Formato de Celdas: Bordes..................................................................................................................................27
Formato de Celdas: Color.....................................................................................................................................29
Formato de Celdas: Número.................................................................................................................................31
Formato Avanzado: Alineación (vertical)...............................................................................................................34
Formato Avanzado: Orientación del texto.............................................................................................................35
Formato Avanzado: Ajustar texto automáticamente ...........................................................36
Formato Avanzado: Ajustar texto al tamaño de la celda.......................................................................................37
Formularios.........................................................................................................................................................38
Sumar datos.........................................................................................................................................................39
Calcular promedio.................................................................................................................................................41
Calcular porcentajes.............................................................................................................................................43
Gráficos...............................................................................................................................................................47
Gráfico circular......................................................................................................................................................48
Gráfico de barras..................................................................................................................................................55

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Como Imprimir....................................................................................................................................................64
Introducción a como imprimir ...............................................................................................................................65
Formato de papel y márgenes..............................................................................................................................66
Definir el rango del papel......................................................................................................................................67
Vista preliminar.....................................................................................................................................................68
Salto de página.....................................................................................................................................................70
Como insertar salto de página.......................................................................................................................70
Si deseas eliminar el salto de página.............................................................................................................72
Como ajustar la escala de impresión....................................................................................................................73
Encabezamiento...................................................................................................................................................75
Pie de página........................................................................................................................................................77

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Escribir texto

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Seleccionar celdas
La planilla está organizada como una tabla de doble entrada. Las columnas se nombran
con letras mayúsculas, las filas; con números
Las celdas reciben los nombres comenzando con una letra, por ejemplo: C5

Para avanzar de una celda a otra puedes utilizar las siguientes teclas:

• para bajar: la tecla Enter

• para avanzar hacia la derecha: tecla de Tabulación

• para avanzar en cualquier dirección: las teclas de Flechas

• para mover entre filas o columnas, se puede utilizar el mouse

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Escribir en la planilla
Seleccionar la celda en la cual necesites escribir
Escribir la palabra necesaria
Pulse Enter

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Corregir lo escrito en la planilla


Hay dos maneras de corregir la información:

• Si deseas cambiar todo lo que escribiste, ubícate nuevamente en la celda


correspondiente y escribe. Se borrará directamente lo que escribiste y aparecerá la
nueva información

• Si deseas cambiar solo parte de lo que escribiste, ubícate en la celda


correspondiente y luego haz un clic en la Línea de Entrada. Puedes avanzar dentro
del texto de la celda utilizando las flechas del teclado

Para salir de la celda en la que realizabas cambios deberás usar la tecla de Enter o la de
Tabulación. En este tipo de procedimientos no podrás cambiar de celda utilizando las
flechas

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Eliminar lo escrito en la planilla


Hacer un clic sobre las celdas en donde estén ubicadas la palabras que
necesites eliminar
Apretar la tecla Supr; para suprimir la palabra
Automáticamente aparece la ventana; Eliminar contenidos
En Selección; tildar la opción Eliminar todo
Pulse Aceptar

Al término de éste procedimiento, la palabra desaparecerá automáticamente:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Columnas y filas

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Modificar el ancho de columna


Con el mouse, arrastrar la línea de la columna que desees modificar, hasta que el
contenido tenga suficiente espacio
Por ejemplo; Columna B

Al término de éste procedimiento, la columna se verá mas espaciada:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Modificar el alto de una fila


Arrastrar con el mouse la línea de la fila que desees modificar, hasta que el
contenido tenga suficiente espacio
Por ejemplo; Fila 3

Al término de éste procedimiento, la fila se verá mas espaciada:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Insertar columnas
Ubícate en el número de la columna siguiente a la que quieres insertar;
por ejemplo: Columna A

Menú Insertar
Seleccionar Columnas

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

La nueva columna se inserta automáticamente al lado izquierdo de la columna


seleccionada:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Eliminar columnas
Para seleccionar la columna; deberás hacer un clic sobre la letra de la columna que
que desees eliminar por ejemplo; Columna B

Menú Editar
Seleccionar Eliminar celdas...

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Al término de éste procedimiento, la columna desaparecerá automáticamente:

Antes Después

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Ocultar columnas
Deberás hacer un clic sobre la columna que desees ocultar, por ejemplo; Columna B

Menú Formato
Seleccionar Columnas
Seleccionar Ocultar

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:

Antes Después

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Insertar filas
Ubícate en el número de la fila siguiente a la que desees insertar otra,
por ejemplo; Fila 5

Menú Insertar
Seleccionar Filas

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

La nueva fila se inserta automáticamente arriba de la fila seleccionada:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Eliminar filas
Para seleccionar la fila; deberás hacer un clic sobre el número de la fila que
desees eliminar por ejemplo; Fila 6

Menú Editar
Seleccionar Eliminar celdas...

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Al término de éste procedimiento, la fila desaparecerá automáticamente:

Antes Después

© FEISA / IAP 2008 18


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Ocultar filas
Deberás hacer un clic sobre el número de fila que desees ocultar, por ejemplo; Fila 2

Menú Formato
Seleccionar Fila
Seleccionar Ocultar

© FEISA / IAP 2008 19


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Al término del procedimiento la planilla se modificará automáticamente:

Antes Después

© FEISA / IAP 2008 20


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Ordenar filas
Es posible ordenar los datos según uno o diferentes criterios a la vez

Seleccionar los datos incluyendo el título

Menú Datos
Seleccionar Ordenar
Seleccionar la ventana Criterios
Bajo Ordenar según seleccionar el título que desees, por ejemplo; Apellido y nombre
Pulse Aceptar

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Según se hayan elegido los criterios y el orden en que se realizó, los datos se
ordenarán, como en el ejemplo:
Antes

Después

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato de Celdas

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato de Celdas: Fuente


Es posible modificar el tipo, el tamaño y el estilo de fuente
Seleccionar las celdas que desees modificar
Para cambiar el tipo de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barra
de herramientas:

Para cambiar el tamaño de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barra


de herramientas:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Para cambiar el estilo de fuente (negrita y cursiva), seleccionar el ícono que desees en
la barra de herramientas:

Ejemplo, después de cambiar el estilo de fuente (Negrita):

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato de Celdas: Alineación


Seleccionar las celdas que desees alinear, por ejemplo; Edad

Para elegir la Alineación deberás hacer un clic en uno de los iconos de acuerdo al
estilo que desees

Pulse el ícono de alineación, por ejemplo; Centrado

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato de Celdas: Bordes


Seleccionar las celdas que desees modificar

Pulse el icono de Borde

Seleccionar el tipo de borde que desees, por ejemplo; borde exterior y todas las líneas
interiores:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Los bordes de las celdas aparecerán, según el tipo de borde seleccionado,


como en el ejemplo:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato de Celdas: Color


Seleccionar las celdas que se deseen destacar

Pulse el icono de Color de fondo

Seleccionar el color que desees, por ejemplo; Gris

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Automáticamente aparece modificada, la celda seleccionada:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato de Celdas: Número


Es posible para mejorar la presentación de los números. Por ejemplo; decimales,
separador de miles

Seleccionar los datos que desees modificar, por ejemplo; Aporte para Clausura:

Menú Formato
Seleccionar Celdas...
Seleccionar la ventana de Números
Seleccionar Números

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Tildar la opción que desees para mejorar la presentación de los datos


Por ejemplo; separador de miles:

Automáticamente se muestra el dato modificado dentro de la misma ventana:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Automáticamente aparecen los datos modificados:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato Avanzado: Alineación (vertical)


Seleccionar las celdas que deseas modificar

Menú Formato
Seleccionar Celdas...
Seleccionar la ventana Alineación
Debajo de Alineación de texto selecciona en Vertical la alineación que
desees, por ejemplo; Arriba
Pulse Aceptar

Al término de éste procedimiento, verás el cambio automático:

Antes Después

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato Avanzado: Orientación del texto


Seleccionar las celdas que deseas modificar

Menú Formato
Seleccionar Celdas...
Seleccionar la ventana Alineación
Debajo de Orientación del texto escribe el Ángulo de inclinación que desees que tenga el
texto, por ejemplo 90
Pulse Aceptar

La celda se modificará según lo que selecciones, como en el ejemplo:

Antes Después

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato Avanzado: Ajustar texto automáticamente


Seleccionar las celdas que deseas modificar

Menú Formato
Seleccionar Celdas...
Seleccionar la ventana Alineación
Debajo de Propiedades selecciona Ajustar texto automáticamente
Pulse Aceptar

La celda se modificará tal como en el ejemplo:

Antes Después

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato Avanzado: Ajustar texto al tamaño de la celda


Seleccionar las celdas que deseas modificar

Menú Formato
Seleccionar Celdas...
Seleccionar la ventana Alineación
Debajo de Propiedades hacer un tic en Reducir para ajustar al tamaño de celda
Pulse Aceptar

La celda se modificará como en el ejemplo:

Antes Después

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formularios

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Sumar datos
Seleccionar la celda donde deseas que esté el resultado de la suma
Pulse el símbolo

Automáticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo; C2:C14


Hacer un clic en el icono de Aplicar

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Podrás observar el resultado de la suma en la celda seleccionada, como en


el ejemplo:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Calcular promedio
Para calcular el promedio debes ubicarte en la celda donde quieras que se escriba el
resultado
Pulse Asistente: funciones

Seleccionar la ventana de Funciones


Bajo Función, busca y selecciona la palabra PROMEDIO
Pulse Siguiente

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

El cursor estará ubicado en una casilla bajo el título de número 1


Pulse el icono Reducir

Luego, aparecerá una ventana en la que automáticamente se van escribiendo las celdas
que vas seleccionando; para seleccionar dichas celdas deberás arrastrar el cursor sobre
todas las celdas necesarias, por ejemplo; Edad
Pulse el icono Aumentar

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Luego, aparece de vuelta la ventana de Asistente:Funciones; con los datos


correspondientes
Pulse Aceptar

Al término de éste procedimiento, aparecerá el promedio en la celda


seleccionada:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Calcular porcentajes
Por ejemplo; para calcular el porcentaje pagado del aporte para una clausura

En el caso que se presenta, el total que debe pagar cada alumno es


Gs. 50.000

Entonces se plantea:

50.000  100%
40.000  x

x = 40.000 * 100 / 50.000

x = 80%

Seleccionar la celda donde desees que aparezca el resultado:

Haz un clic en la línea de entrada


Escribe siempre = (para los formularios)

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Escribe el nombre de la celda que contiene el dato a sumar, por ejemplo; de cuánto
se pagó, en este caso =C2
(En lugar de escribir el nombre es posible hacer un clic sobre la celda en cuestión. Se
escribirá automáticamente el nombre de la celda donde corresponda)

Luego, escribe el resto de la fórmula, es decir, en este caso, * 100 / 50000

Hacer un clic en el icono de Aplicar

Aparecerá el resultado esperado, como en el ejemplo:

Antes Después

© FEISA / IAP 2008 45


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Para calcular el porcentaje de los demás datos, copia la fórmula:

Seleccionar la celda con el formulario


Pulse el ícono de Copiar

Luego, pégala en los lugares correspondientes:

Seleccionar las celdas en las cuales desees pegar el formulario


Pulse el ícono de Pegar

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Gráficos

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Gráfico circular
Seleccionar los datos que necesites que se grafiquen en le gráfico circular, con el título
correspondiente a la fila, por ejemplo; TOTAL PAGADO y TOTAL POR PAGAR
Pulse el ícono de Gráficos

Automáticamente aparece la ventana; Asistente de gráficos

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Bajo el título Seleccione un tipo de gráfico seleccionar la opción Círculos


Pulse Siguiente

Pulse Siguiente

© FEISA / IAP 2008 49


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Pulse Siguiente

Escribe el título del gráfico. En este caso PAGADO Y NO PAGADO – CLAUSURA


Pulse Finalizar

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Automáticamente aparece el gráfico


Arrastrar el gráfico con el mouse hasta el espacio en el cual desees ubicarlo:

Se creará un gráfico similar al del ejemplo:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Para agregar el porcentaje en el gráfico; haz doble clic en una parte del círculo:

Automáticamente aparece la ventana; Series de datos


Seleccionar la ventana Etiqueta de datos
Tildar Mostrar valor
Seleccionar como porcentaje
Pulse Aceptar

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Aparecerá el porcentaje que corresponda a esa parte del gráfico:

Haz doble clic en la otra parte del círculo:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Seleccionar la ventana Etiqueta de datos


Tildar Mostrar valor
Seleccionar como porcentaje
Pulse Aceptar

Aparecerá el porcentaje que corresponda a esa parte del gráfico:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Gráfico de barras
Seleccionar una celda en la cual colocar el gráfico:

Pulse el ícono Gráfico

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Automáticamente aparece la ventana: Asistente de gráficos


Pulse Siguiente

Pulse el icono de Seleccionar un rango de datos

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Seleccionar los datos que desees agregar, por ejemplo; Porcentaje Pagado
(Obs: Seleccionar los datos con el título)

Tildar Primera fila como etiqueta


Destildar Primera columna como etiqueta
Pulse Siguiente

Rango de
datos
seleccionados

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Bajo la opción Categorías;


Pulse el icono de Seleccionar un rango de datos

Seleccionar los datos a ser agregados


(Obs: Seleccionar los datos sin el título)

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Pulse Siguiente

Rango de
datos
seleccionados

Escribe el título del gráfico, por ejemplo: Porcentaje Pagado


Pulse Finalizar

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Resultado del ejemplo realizado:

Doble clic sobre el gráfico, luego un clic sobre las líneas de los datos:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Clic derecho sobre la misma línea


Seleccionar Propiedades del objeto

Seleccionar la ventana de Eje X; Seleccionar Etiqueta

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Bajo la opción de Girar etiqueta; Seleccionar 90 Grados


Pulse Aceptar

Automáticamente se modifica la posición de los datos:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Agrandar el gráfico hasta que estén todos los datos dentro del mismo:

© FEISA / IAP 2008 63


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Como Imprimir

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Introducción a como imprimir


Para imprimir correctamente es necesario;

Formato de papel y márgenes (ver página 66)


Definir rango de papel (ver página 67)
Vista preliminar (ver página 68)

Otras cosas para considerar;

Salto de página (ver página 70)


Escala de impresión (ver página 73)

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Formato de papel y márgenes


Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:
Menú Formato
Seleccionar Página

Automáticamente aparece la ventana Estilo de hoja: Predeterminado


Seleccionar la ventana Página
Debajo de Formato de papel, seleccionar el formato de papel que desees
Debajo de Márgenes, seleccionar los márgenes que desees
Pulse Aceptar

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Definir el rango del papel


Con el mouse, arrastrar las celdas que desees que se impriman:

Menú Formato
Seleccionar Imprimir rango
Seleccionar Definir

© FEISA / IAP 2008 67


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Vista preliminar
En la vista previa se podrá observar lo que has seleccionado para imprimir
Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:
Menú Archivo
Seleccionar Vista preliminar

En el ejemplo se puede observar que no cabe la información y el gráfico en una


misma página:

© FEISA / IAP 2008 68


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Solución a éste problema:

Si deseas imprimir datos y gráfico, en hojas separadas deberás;

insertar salto de página (ver página 70)

Si deseas imprimir datos y gráficos en una misma hoja deberás;

ajustar la escala (ver página 73)

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Salto de página
Como insertar salto de página
Clic en la columna que esté al lado derecho de la columna donde se hará un salto de
página (en el ejemplo la columna que separa los datos del gráfico)

Menú Insertar
Seleccionar Salto manual
Seleccionar Salto de columna

Automáticamente queda una línea de color azul, separando los datos de el gráfico:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Para verificar la impresión, realizar los pasos de Vista preliminar

Vista preliminar en el ejemplo después de realizar el Salto de página (página 1 y 2):

Página 1

Página 2

© FEISA / IAP 2008 71


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Si deseas eliminar el salto de página


Seleccionar con un clic nuevamente la columna en la cual realizó un salto de página

Menú Editar
Seleccionar Eliminar salto manual
Seleccionar Salto de columna

Automáticamente la línea de color azul, desaparece de la columna seleccionada:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Como ajustar la escala de impresión


Para imprimir reduciendo o aumentando el tamaño deberás seleccionar los
siguientes puntos en secuencia:
Menú Formato
Seleccionar Página

Automáticamente aparece la ventana Estilo de hoja: Predeterminado


Seleccionar la ventana Hoja
Ajustar Factor de escala para elegir un porcentaje de impresión, por ejemplo; 80%
Pulse Aceptar

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Para verificar la impresión realizar los pasos de Vista Preliminar

Vista preliminar en el ejemplo después de Escala de impresión:

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Encabezamiento
Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:

Menú Editar
Seleccionar Encabezamientos y pies de página

Seleccionar la ventana Encabezamiento

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Se muestran tres áreas: área izquierda, central y derecha

Para escribir en estas áreas deberás ubicar el cursor en cada área, hacer un clic y
luego escribir
Puedes utilizar Encabezados Personalizados para agregar información. Los más
utilizados son los siguientes:

Atributos de texto: para cambiar la fuente, el estilo y el tamaño de la letra

Nombre de archivo: para que aparezca directamente el nombre del archivo en el


área que selecciones, presiona este ícono

Página: para que aparezca el número de página que corresponde en el área que
selecciones, pulsa este ícono

Cuando hayas terminado de escribir; pulsa Aceptar

Lo que escribas en cada área no aparecerá en la planilla en la que trabajes, pero sí lo


verás cuando imprimas tu trabajo

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OpenOffice 2.x Guía de Calc

Pie de página
Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:

Menú Editar
Seleccionar Encabezamientos y pies de página

Seleccionar la ventana Pie de página

© FEISA / IAP 2008 77


OpenOffice 2.x Guía de Calc

Se muestran tres áreas: área izquierda, central y derecha

Para escribir en estas áreas deberás ubicar el cursor en cada área, hacer un clic y luego
escribir
Puedes utilizar Encabezados Personalizados para agregar información. Los más
utilizados son los siguientes:

Atributos de texto: para cambiar la fuente, el estilo y el tamaño de la letra

Nombre de archivo: para que aparezca directamente el nombre del archivo en el


área que selecciones, presiona este ícono

Página: para que aparezca el número de página que corresponde en el área que
selecciones, pulsa este ícono

Cuando hayas terminado de escribir; pulsa Aceptar

Lo que escribas en cada área no aparecerá en la planilla en la que trabajes, pero sí lo


verás cuando imprimas tu trabajo

© FEISA / IAP 2008 78