Penerapan Manajemen Proses Bisnis pada Proses

Bisnis Sistem Komputerisasi Haji Terpadu

(SISKOHAT)

LAPORAN TUGAS AKHIR

Disusun sebagai syarat kelulusan tingkat sarjana

Oleh :

Fata Mukhlish / 13504084

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

2008
LEMBAR PENGESAHAN PROGRAM STUDI SARJANA INFORMATIKA

PENERAPAN MANAJEMEN PROSES BISNIS PADA PROSES BISNIS

SISTEM KOMPUTERISASI HAJI TERPADU (SISKOHAT)

Tugas Akhir
Program Studi Sarjana Informatika ITB

Oleh
Fata Mukhlish / 13504084

Telah disetujui dan disahkan sebagai laporan Tugas Akhir

Program Sarjana Teknik Informatika, Sekolah Teknik Elektro dan Informatika
Institut Teknologi Bandung
di Bandung, pada tanggal 22 September 2008

Pembimbing

Ir. Kridanto Surendro, M.Sc, Ph.D

NIP : 131933281

ii
 ABSTRAK

Kinerja layanan atau produk suatu organisasi sangat menentukan tingkat tercapainya
tujuan, visi, dan misi organisasi tersebut. Salah satu faktor yang sangat mendukung
tingkat kinerja suatu organisasi adalah kualitas dan kuantitas proses bisnis dari
organisasi tersebut. Pengelolaan proses bisnis yang kurang optimal dapat
menyebabkan terjadinya berbagai masalah. Oleh karena itu, diperlukan perbaikan dan
perancangan ulang proses bisnis serta manajemennya, agar kinerja proses dapat
ditingkatkan.

Salah satu metode yang digunakan dalam meningkatkan kinerja proses bisnis adalah
Manajemen Proses Bisnis (BPM). Metode ini banyak digunakan organisasi karena
memiliki pendekatan dan terstruktur dalam pengelolaanya. Selain itu, dalam
kenyataannya telah banyak organisasi yang mendapat keuntungan yang signifikan
dengan menerapkan BPM ini. BPM menggunakan suatu framework yang terdiri dari
10 tahap, yang pada studi kasus ini digunakan untuk perancangan ulang proses bisnis
pendaftaran calon jamaah haji.

Setiap analisis yang dilakukan pada studi kasus ini merujuk pada setiap langkah pada
fase framework BPM, dan diolah berdasarkan data dan fakta yang didapat pada
tempat studi kasus. Selain itu, setiap analisis ini merupakan input informasi yang
digunakan pada fase-fase framework sesudahnya.

Hasil dari penerapan BPM ini meliputi 3 komponen utama, yaitu perancangan proses
bisnis pendaftaran calon jamaah haji, perancangan proses bisnis SISKOHAT, dan
perancangan pengembangan aplikasi SISKOHAT yang baru, yang mendukung proses
bisnis yang baru. Pengujian juga dilakukan terhadap prototipe SISKOHAT yang baru.
Setiap resiko baru dari perubahan proses bisnis juga diidentifikasi dan dianalisis agar
dapat dminimalisir dalam penerapannya

Kata Kunci: Manajemen Proses Bisnis, BPM, SISKOHAT

iii
 KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Wr. Wb.

Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur kehadirat Allah SWT sehingga penulis

dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Penerapan Manajemen Proses Bisnis
dalam Proses Bisnis Sistem Komputerisasi Haji Terpadu”.

Dalam proses pengerjaan tugas akhir ini, penulis mendapat dukungan dan bantuan
dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada
pihak-pihak berikut:
1. Allah SWT yang Maha Kuasa atas limpahan rahmat dan karunia yang sangat
berlimpah yang diberikan pada penulis.
2. Bapak Ir. Kridanto Surendro, M.Sc, Ph.D, selaku pembimbing tugas akhir
yang banyak memberikan masukan, bantuan, serta bimbingan sejak awal
hingga akhir penulisan tugas akhir. Terima kasih atas segala bimbingan, saran,
kritik, serta kesabarannya dalam menghadapi penulis
3. Ibu Masayu Leylia Khodra ST.,MT. selaku penguji proposal dan dosen wali
akademik penulis. Terima kasih atas segala bimbingan, masukan, serta ilmu
yang diberikan kepada penulis.
4. Ibu Dra. Harlili M.Sc. selaku penguji seminar, prasidang dan sidang, serta Ibu
Dr. Eng. Ayu Purwarianti , S.T., M.T. selaku penguji sidang. Terima kasih
atas segala koreksi, masukan, serta ilmu yang diberikan kepada penulis.
5. Bapak Ade, Bapak Rasidi, Ibu Tita, Ibu Titi, staf tata usaha lainnya, staf
perustakaan, serta staf dukungan teknis yang telah membantu dalam hal
administrasi dan pelaksanaan tugas akhir.
6. Bapak, Praptono Zamzam, dan Mama, Mutmainah atas doa, dukungan, dan
kasih sayangnya yang tidak pernah berhenti diberikan kepada penulis.
7. Adik-adik penulis, Fahmi Mumtaz, Adhi Ramadhan, atas dukungan serta
doanya. Serta tidak lupa kepada adikku Fikri Averous, yang selalu memberi
keceriaan kepada penulis.

iv
 8. Bapak Erwin, selaku Kepala Bagian SISKOHAT yang telah memberikan
informasi, data, dan fakta yang telah membantu dalam pengerjaan tugas akhir
penulis.
9. Ami Wari dan ami Mad yang telah membantu dalam aspek izin pengambilan
data dan informasi di Departemen Agama Pusat.
10. Teman-teman mahasiswa Teknik Informatika ITB angkatan 2004 yang tidak
mungkin saya sebutkan satu per satu disini atas kebersamaan dan warna hidup
yang telah kalian berikan selama ini kepada penulis.
11. Pihak-pihak lain yang turut mendukung namun tidak bisa atau lupa penulis
sebutkan satu per satu. Terima kasih atas segalanya dan mohon maaf atas
segala kekhilafan penulis selama ini.

Dan, last but not least kepada Nitia Rahmi, yang telah memberikan suka, duka,
keceriaan, kesedihan, dukungan, serta kasih sayang yang selama ini telah mewarnai
kehidupan penulis.

Penulis berharap bahwa tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pembacanya. Di
sisi lain, penulis juga menyadari bahwa tugas akhir ini belum sempurna. Oleh karena
itu, penulis sangat terbuka dalam menerima kritik dan saran yang berguna bagi
pengembangan tugas akhir ini yang bermanfaat bagi semua pihak. Akhir kata, terima
kasih atas segalanya dan mohon maaf atas segala kesalahan dan kekurangan yang ada.

v
 DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ................................................................................................ ii

ABSTRAK .............................................................................................................. iii
KATA PENGANTAR ............................................................................................ iv
DAFTAR ISI.......................................................................................................... ivi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... x
DAFTAR TABEL.................................................................................................. xii
DAFTAR PENOMORAN .................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... I-1
1.1 Latar Belakang .......................................................................................... I-1
1.2 Rumusan Masalah ..................................................................................... I-4
1.3 Tujuan ....................................................................................................... I-4
1.4 Batasan Masalah ........................................................................................ I-4
1.5 Metodologi ................................................................................................ I-5
1.6 Sistematika Pembahasan ............................................................................ I-5
BAB II DASAR TEORI ...................................................................................... II-1
2.1 Business Process Management .................................................................II-1
2.1.1 Konsep Dasar .....................................................................................II-1
2.1.2 Triggers .............................................................................................II-2
2.1.3 Pendekatan .........................................................................................II-5
2.1.3.1 Pendekatan Strategi ............................................................II-5
2.1.3.2 Pedekatan Inisiatif Operasional ..........................................II-6
2.1.4 Skenario Implementasi .......................................................................II-7
2.2 Framework BPM ......................................................................................II-8
2.2.1 Fase Framework .................................................................................II-8
2.2.1.1 Organization Srategy .........................................................II-9
2.2.1.2 Process Architecture ..........................................................II-9
2.2.1.3 Launch Pad ..................................................................... II-10
2.2.1.4 Understand ...................................................................... II-11
2.2.1.5 Innovate ........................................................................... II-11
2.2.1.6 People.............................................................................. II-12

vi
 2.2.1.7 Develop ........................................................................... II-12
2.2.1.8 Implement ........................................................................ II-13
2.2.1.9 Realize Value ................................................................... II-13
2.2.1.10 Sustainable Performance ............................................... II-13
BAB III ANALISIS SISKOHAT ....................................................................... III-1
3.1 Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT) ................................. III-1
3.1.1 Sekilas tentang SISKOHAT ............................................................. III-1
3.1.2 Struktur Jaringan SISKOHAT .......................................................... III-2
3.2 Analisis Pemilihan Proses ....................................................................... III-4
3.3 Pendaftaran Calon Jamaah Ibadah Haji ................................................... III-6
3.3.1 Sekilas tentang Proses Pendaftaran Calon Jamaah Haji ..................... III-6
3.3.2 Sub Proses Pendaftaran Calon Jamaah Haji BPIH Reguler ............... III-6
3.3.3 Sub Proses Pendaftaran Calon Jamaah Haji BPIH Khusus ................ III-9
3.3.4 Sub Proses Pelunasan BPIH Calon Jamaah Haji ............................. III-12
3.3.5 Sub Proses Mutasi Calon Jamaah Haji ............................................ III-15
3.3.6 Sub Proses Pembatalan Calon Jamaah Haji..................................... III-16
3.3.7 Sub Proses Pemindahbukuan & Pelimpahan Setoran BPIH ............ III-19
3.3.8 Analisis Proses Pendaftaran Calon Jamaah Haji ............................. III-19
3.3.9 Aplikasi Pendaftaran Calon Jamaah Haji SISKOHAT .................... III-21
3.3.10 Analisis Aplikasi Pendaftaran Calon Jamaah Haji SISKOHAT..... III-23
3.3.11 Matriks Analisis Keterlibatan Proses ............................................ III-25
BAB IV PERANCANGAN ................................................................................ IV-1
4.1 Tahap Pra Penerapan BPM ..................................................................... IV-1
4.1.1 Organization Strategy ...................................................................... IV-1
4.1.1.1 Direktorat Penyelenggaraan Ibadah Haji & Umrah .......... IV-1
4.1.1.2 Visi & Misi SISKOHAT .................................................. IV-2
4.1.1.3 Model Bisnis SISKOHAT ................................................ IV-3
4.1.1.4 Analisis SWOT SISKOHAT ............................................ IV-3
4.1.1.5 Strategi Peningkatan Kinerja SISKOHAT ........................ IV-4
4.1.2 Process Architecture ........................................................................ IV-5
4.1.2.1 Rancangan Arsitektur Proses............................................ IV-5
4.1.2.2 Organizational Process View ........................................... IV-6
4.2 Tahap Penerapan Perancangan BPM ....................................................... IV-9

vii
4.2.1 Launch Pad ...................................................................................... IV-9
4.2.1.1 Pembatasan Lingkup Penerapan BPM .............................. IV-9
4.2.1.2 IdentifikasiStakeholderProses .......................................... IV-9
4.2.1.3 Identifikasi Tujuan Proses .............................................. IV-11
4.2.1.4 Identifikasi Proses .......................................................... IV-12
4.2.1.5 Prioritas Penerapan BPM ............................................... IV-13
4.2.1.6 Perancangan Perencanaan Implementasi ........................ IV-13
4.2.1.7 Pengembangan dokumentasi Business Case ................... IV-14
4.2.2 Understand .................................................................................... IV-14
4.2.2.1 Model Proses ‘AsIs’ ....................................................... IV-14
4.2.2.2 Analisis Kinerja Proses .................................................. IV-14
4.2.2.3 Analisis Sumber Permasalahan ...................................... IV-18
4.2.2.4 Matriks Kapabilitas Personal.......................................... IV-18
4.2.2.5 Identifikasi Informasi & Pengetahuan ............................ IV-19
4.2.3 Innovate ......................................................................................... IV-19
4.2.3.1 ExecutiveWorkshop ........................................................ IV-19
4.2.3.2 Harapan & Ekspektasi Stakeholder ................................ IV-20
4.2.3.3 Simulasi Proses ‘to-be’ .................................................. IV-22
4.2.3.4 Perancangan Model Proses “to-be” ................................ IV-33
4.2.3.5 Update Matriks Kapabilitas Personal ............................. IV-42
4.2.3.6 Update Matriks Pemilihan Proses .................................. IV-42
4.2.3.7 Analisis Perbedaan Proses .............................................. IV-43
4.2.3.8 Identifikasi Keuntungan ................................................. IV-46
4.2.3.9 Capacity Planning ......................................................... IV-47
4.2.4 Develop .......................................................................................... IV-48
4.2.4.1 Penentuan Komponen BPM .......................................... IV-48
4.2.4.2 Penentuan Metode Pengembangan Aplikasi ................... IV-48
4.2.4.3 Kebutuhan Perangkat Lunak .......................................... IV-49
4.2.4.4 Kebutuhan Perangkat Keras ........................................... IV-55
4.2.5 People ............................................................................................ IV-55
4.2.5.1 Design People Strategy .................................................. IV-56
4.2.5.2 Perancangan Ulang Peran Stakeholder ........................... IV-56
4.2.5.3 Performance Management and Measurement ................. IV-57

viii
BAB V PENUTUP ............................................................................................... V-1
5.1 Kesimpulan ............................................................................................. V-1
5.2 Saran ....................................................................................................... V-2
DAFTAR REFERENSI ......................................................................................... xv
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... xvi
LAMPIRAN A BUSINESS CASE ...................................................................... A-1
LAMPIRAN B Skenario Use Case SISKOHAT .................................................B-1
LAMPIRAN C Form SPPH ................................................................................ C-1
LAMPIRAN D Peraturan Menteri Agama RI No. 15 2006 tentang Pendaftaran
Haji ..................................................................................................................... D-1
LAMPIRAN E Pengujian Prototipe ....................................................................E-1
E.1 Deskripsi Prototipe .................................................................................... E-1
E.2 Pengujian Skenario Pendaftaran BPIH Reguler ......................................... E-2
E.3 Pengujian Skenario Pelunasan BPIH Reguler ............................................ E-4
E.4 Pengujian Pelaporan Data Calon Jamaah Haji ........................................... E-5

ix
 DAFTAR GAMBAR

Gambar I-1: Framework BPM ................................................................................. I-3

Gambar II-1: Pendekatan Strategi ...........................................................................II-6
Gambar II-2: Pendekatan Operasional Inisiatif .......................................................II-6
Gambar III-1: Struktur Jaringan SISKOHAT ........................................................ III-3
Gambar III-2: Flow Chart Pendaftaran Haji BPIH Reguler ................................... III-7
Gambar III-3: Flow Chart Pendaftaran Calon Jamaah Haji BPIH Khusus ........... III-10
Gambar III-4: Pelunasan BPIH Calon Jamaah Haji ............................................. III-13
Gambar III-5: Mutasi Calon Jamaah Haji ........................................................... III-15
Gambar III-6: Pembatalan Calon Jamaah Haji .................................................... III-17
Gambar IV-1: Struktur Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji & Umroh ........ IV-2
Gambar IV-2: Model Bisnis SISKOHAT ............................................................. IV-3
Gambar IV-3: Gambaran Proses Organisasi.......................................................... IV-6
Gambar IV-4: Flow Chart Proses ‘to-be’ Pendaftaran Calon Jamaah Haji BPIH
Reguler .............................................................................................................. IV-34
Gambar IV-5: Flow Chart Proses ‘to-be’ Pendaftaran Calon Jamaah Haji BPIH
Khusus ............................................................................................................... IV-36
Gambar IV-6: Flow Chart Proses ‘to-be’ Pelunasan BPIH Calon Jamaah Haji BPIH
Reguler .............................................................................................................. IV-38
Gambar IV-7: Flow Chart Proses ‘to-be’ Pembatalan Calon Jamaah Haji ........... IV-40
Gambar IV-8: Deskripsi Umum Sistem ‘to-be’ ................................................... IV-50
Gambar IV-9: Use case Pengembangan SISKOHAT .......................................... IV-51
Gambar IV-10: Perancangan Antarmuka ............................................................ IV-54
Gambar IV-11: Diagram Kelas Perancangan ...................................................... IV-55
Gambar E-1: Login Petugas DATI II ...................................................................... E-2
Gambar E-2: Register Data Calon Jamaah Haji ...................................................... E-3
Gambar E-3: Monitor Data Calon Jamaah Haji ....................................................... E-3
Gambar E-4: Ubah Status Pembayaran BPIH Calon Jamaah Haji ........................... E-4
Gambar E-5: Ubah Status Lunas BPIH ................................................................... E-5
Gambar E-6: Pencarian data untuk report ............................................................... E-6
Gambar E-7:Pemilihan Generate Report ................................................................. E-6
Gambar E-8: Contoh Report ................................................................................... E-7

x
Gambar E-9: Form upload report ............................................................................ E-7
Gambar E-10: halaman download report................................................................. E-8

xi
 DAFTAR TABEL

Tabel II-1: Karakteristik skenario BPM ..................................................................II-7

Tabel III-1: Analisis Proses Pelayanan Haji .......................................................... III-4
Tabel III-2: Skenario pendaftaran calon jamaah haji BPIH Reguler .................... III-21
Tabel III-3: Skenario pendaftaran calon jamaah haji BPIH Khusus ..................... III-22
Tabel III-4: Matriks Keterkaitan Proses – Stakeholder ........................................ III-26
Tabel III-5: Matriks Keterkaitan Fungsi – Proses ................................................ III-27
Tabel IV-1: Analisis SWOT SISKOHAT ............................................................. IV-3
Tabel IV-2: Arsitektur Proses ............................................................................... IV-5
Tabel IV-3: Identifikasi Stakeholder Proses .......................................................... IV-9
Tabel IV-4: Identifikasi Tujuan Proses ............................................................... IV-11
Tabel IV-5: Matriks Pemilihan Proses ................................................................ IV-12
Tabel IV-6: Prioritas Penerapan BPM................................................................. IV-13
Tabel IV-7: Analisis Kinerja Proses Pendaftaran Calon Jmaah Haji BPIH .......... IV-14
Tabel IV-8: Analisis Kinerja Proses Pelunasan BPIH Reguler/Khusus................ IV-15
Tabel IV-9: Analsis Kinerja Proses Pembatalan Calon Jamaah Haji Reguler/Khusus
........................................................................................................................... IV-16
Tabel IV-10: Analisis Kinerja Mutasi Calon Jamah Haji .................................... IV-17
Tabel IV-11: Analisis Proses Pemindahbukuan BPIH ......................................... IV-17
Tabel IV-12: Matriks Kapabilitas Personal ......................................................... IV-18
Tabel IV-13: Analisis Kebutuhan Informasi & Pengetahuan ............................... IV-19
Tabel IV-14: Harapan & Ekspektasi Stakeholder ................................................ IV-20
Tabel IV-15: Simulasi Sub Proses ‘to-be’ Pendaftaran Calon Jamaah Haji BPIH
Reguler .............................................................................................................. IV-22
Tabel IV-16: Analisis Simulasi Sub Proses ‘to-be’ Pendaftaran Calon Jamaah Haji
BPIH Reguler ..................................................................................................... IV-24
Tabel IV-17: Simulasi Sub Proses ‘to-be’ Pendaftaran Calon Jamaah Haji BPIH
Khusus ............................................................................................................... IV-25
Tabel IV-18: Analisis Sub Proses ‘to-be’ Pendaftaran Calon Jamaah Haji BPIH
Khusus ............................................................................................................... IV-27

xii
Tabel IV-19: Simulasi Sub Proses ‘to-be’ Pelunasan BPIH Calon Jamaah Haji BPIH
Reguler .............................................................................................................. IV-28
Tabel IV-20: Analisis Sub Proses ‘to-be’ Pelunasan BPIH Calon Jamaah Haji BPIH
Reguler .............................................................................................................. IV-29
Tabel IV-21: Simulasi Sub Proses ‘to-be’ Pembatalan Calon Jamaah Haji .......... IV-30
Tabel IV-22: Analisis Simulasi Sub Proses ‘to-be’ Pendaftaran Calon Jamaah Haji
BPIH Reguler ..................................................................................................... IV-32
Tabel IV-23: Matriks Kapabilitas Personal ......................................................... IV-42
Tabel IV-24: Proses ‘to-be’ Selection Matriks .................................................... IV-43
Tabel IV-25: Analisis Gap Sub Proses Pendaftaran Calon Jamaah Haji BPIH Reguler
........................................................................................................................... IV-43
Tabel IV-26: Analisis Gap Sub Proses Pendaftaran Calon Jamaah Haji BPIH Khusus
........................................................................................................................... IV-44
Tabel IV-27: Analisis Gap Sub Proses Pelunasan BPIH Calon Jamaah Haji BPIH
Reguler .............................................................................................................. IV-45
Tabel IV-28: Analisis Gap Sub Proses Pembatalan Calon Jamaah Haji ............... IV-45
Tabel IV-29: Kebutuhan Fungsional Pengembangan SISKOHAT ...................... IV-50
Tabel IV-30: Kebutuhan Non Fungsional Pengembangan SISKOHAT ............... IV-51
Tabel IV-31: Definisi Aktor ............................................................................... IV-51
Tabel IV-32: Definisi Use case........................................................................... IV-52
Tabel IV-33: Paket Analisis................................................................................ IV-53
Tabel IV-34: Perancangan Ulang Peran Stakeholder ........................................... IV-56
Tabel IV-36 Performance Management .............................................................. IV-57

xiii
 DAFTAR PENOMORAN
Format Penjelasan
SGS-F-YY Kebutuhan fungsional dengan nomor urut YY
SGS-NF-YY Kebutuhan non fungsional dengan nomor urut YY
SGS-A-YY Aktor dengan nomor urut YY
SGS-S-XX-YY Skenario untuk use case XX dangan nomor urut YY

xiv